TABLE OF CONTENTS 
1.  THE MICROSOFT EXCEL WINDOW ..................................................................................... 4 
Setting up Your Excel Environment ....................................................................................................................... 5 
The Quick Access Toolbar ...................................................................................................................................... 6 
The Title Bar .......................................................................................................................................................... 6 
The Ribbon ............................................................................................................................................................ 6 
The Formula Bar .................................................................................................................................................... 6 
The Status Bar ....................................................................................................................................................... 6 
The Microsoft Office Button .................................................................................................................................. 7 

2.  STARTING A WORKBOOK ................................................................................................ 12 
Create a Workbook ............................................................................................................................................. 12 
Save a Workbook ................................................................................................................................................ 13 
Open a Workbook ............................................................................................................................................... 14 
Entering Data ...................................................................................................................................................... 15 
Copy and Paste ................................................................................................................................................... 16 
Cut and Paste ...................................................................................................................................................... 17 
Undo and Redo ................................................................................................................................................... 17 
Auto Fill ............................................................................................................................................................... 17 

3.  MODIFYING COLUMNS, ROWS, & CELLS ......................................................................... 18 
Insert Cells, Rows, and Columns .......................................................................................................................... 18 
Delete Cells, Rows and Columns ......................................................................................................................... 18 
Find and Replace ................................................................................................................................................. 18 
Go To Command ................................................................................................................................................. 18 
Spell Check .......................................................................................................................................................... 19 

4.  FORMATTING TEXT & GRAPHICS .................................................................................... 20 
Adding a Picture .................................................................................................................................................. 20 
Adding Clip Art .................................................................................................................................................... 20 
Adding Shapes ..................................................................................................................................................... 21 
Adding SmartArt ................................................................................................................................................. 23 

5.  CREATING SIMPLE FORMULAS ........................................................................................ 24 
Excel Formulas .................................................................................................................................................... 24 
Function Library .................................................................................................................................................. 25 
Linking Worksheets ............................................................................................................................................. 25 

6.  PRINTING WORKBOOKS ................................................................................................. 26 
Set Print Titles ..................................................................................................................................................... 26 
Create a Header or Footer .................................................................................................................................. 26 
Change Page Orientation .................................................................................................................................... 28 
Set Page Breaks ................................................................................................................................................... 28 
Print a Range....................................................................................................................................................... 28 


 

7.  CREATING COMPLEX FORMULAS .................................................................................... 29 
Perform Mathematical Calculations ................................................................................................................... 29 
AutoSum .............................................................................................................................................................. 32 
Perform Automatic Calculations ......................................................................................................................... 33 

8.  WORKING WITH BASIC FUNCTIONS ................................................................................ 35 
Calculate an Average .......................................................................................................................................... 36 
Calculate an Average with the AutoSum Button ................................................................................................. 36 
Find the Lowest Number ..................................................................................................................................... 37 
Find the Highest Number .................................................................................................................................... 38 
Count the Numbers in a Series of Numbers ........................................................................................................ 38 
Fill Cells Automatically ........................................................................................................................................ 39 
Adjust Column Width .......................................................................................................................................... 42 

9.  SORTING, GROUPING, AND FILTERING CELLS .................................................................. 42 
Basic Sorts ........................................................................................................................................................... 43 
Custom Sorts ....................................................................................................................................................... 43 
Filtering ............................................................................................................................................................... 43 

10.  FORMAT WORKSHEET .................................................................................................... 45 
Convert Text to Columns ..................................................................................................................................... 45 
Modify Fonts ....................................................................................................................................................... 45 
Format Cells Dialog Box ...................................................................................................................................... 46 
Add Borders and Colors to Cells .......................................................................................................................... 47 
Hide or Unhide Rows or Columns ........................................................................................................................ 49 
Merge Cells ......................................................................................................................................................... 49 
Align Cell Contents .............................................................................................................................................. 49 

11.  WORKING WITH WORKSHEETS ....................................................................................... 50 
Reposition Worksheets in a Workbook ............................................................................................................... 51 
Insert and Delete Worksheets ............................................................................................................................. 51 
Copy and Paste Worksheets: ............................................................................................................................... 52 
Freeze Rows and Columns ................................................................................................................................... 52 
Hide Worksheets ................................................................................................................................................. 53 

12.  WORKING WITH CHARTS ................................................................................................ 53 
Create a Chart ..................................................................................................................................................... 53 
Modify a Chart .................................................................................................................................................... 54 
Chart Tools .......................................................................................................................................................... 56 
Copy a Chart to Word ......................................................................................................................................... 56 

13.  SPECIAL FORMULAS FOR FINANCE .................................................................................. 57 
13.1 
13.2 
13.3 

VLOOKUP FUNCTION ..................................................................................................................................... 57 
HLOOKUP FUNCTION ..................................................................................................................................... 57 
MATCH FUNCTION .......................................................................................................................................... 58 


 

...................9  13.................................................... 59  LEFT FUNCTION ...............................................................................6  13.........13...............................7  13................................................................... 60  RIGHT FUNCTION ..............................................................................................11  13..................................................................................................................................................................................... 61  MID FUNCTION .............................12  INDEX FUNCTION ............... 62  CONCATENATE FUNCTION ............................................ 63  FIND FUNCTION .................................................................................................................................... 65  IF FORMULA ........................................................................................ 66  FINANCIAL FORMULA ........................... 67  3    ......................5  13............................................................................................................................................................................................ 64  LEN FUNCTION .........................................................................................4  13..........................................................10  13.....................8  13..........

The Microsoft Excel Window  Microsoft Excel is an electronic spreadsheet. You can use it to organize your data into rows and columns.  1.       4    .  You can also use it to perform mathematical calculations quickly.

     Ribbon: A combination of old versions menu bar and toolbar. and exit as well as the Excel Options button that enables you to change Excel's  default settings. Each tab contains buttons. and Redo buttons.  save. and row headings. and commands.     Formula bar: Displays the address of the active cell on the left edge. switch page views.     Name box: Displays the address of the current active cell where you work in the worksheet. Click on the intended tab  will go to the particular worksheet. arranged into a series of tabs  ranging from Home through View.  configure the Quick Access toolbar. and access your Excel options.     Sheet tabs: Excel 2007 contains 3 blank worksheet tabs by default. you may want to set up your Excel environment and  become familiar with a few key tasks and features such as how to minimize and maximize the Ribbon.     Status bar: Reports information about the worksheet and provides shortcuts for changing the  view and the zoom.     Quick Access Toolbar: A small toolbar next to the Office button contains shortcuts for some of  the most common commands such as Save. using numbers along the left edge with  tabs for selecting new worksheets. Undo. print.  5    .Office button: When clicked. from which you can open.     Worksheet area: This area contains all the cells of the current worksheet identified by column  headings. using letters along the top. lists. this button opens the Office menu.      Zoom control: Use to zoom the Excel screen in or out by dragging the slider  Setting up Your Excel Environment    Before you begin creating spreadsheets in Excel. and it also shows you the  current cell's contents.

  2. perform the following steps:  1. Undo to roll back an action you have taken. You can use Save to save your file. At the top of the Excel window. the cell address of the cell you are in displays in the Name box which is  located on the left side of the Formula bar. Click Formula Bar in the Show/Hide group.  The Ribbon    The Formula Bar  Formula Bar    If the Formula bar is turned on. and Redo appear on the Quick Access  toolbar. The Quick Access toolbar gives you with  access to commands you frequently use. Cell entries display on the right side of the Formula bar. If  you do not see the Formula bar in your window. and Redo to  reapply an action you have rolled back. On the Title bar. By default.  The Title Bar    Next to the Quick Access toolbar is the Title bar.  The Status Bar  6    . Save. Choose the View tab. The Formula bar appears.  Note: The current cell address displays on the left side of the Formula bar. Microsoft Excel displays the name of  the workbook you are currently using.The Quick Access Toolbar    Next to the Microsoft Office button is the Quick Access toolbar. Undo. you should see "Microsoft Excel ‐  Book1" or a similar name.

 publish. and print. The Ribbon disappears.   Select Minimize Ribbon from the list. send. You can also add security features. From this menu you can create a new spreadsheet.   7    . click the arrow again and select Minimize the Ribbon to toggle the  feature off. When you left‐click the button.   The Microsoft Office Button  The Microsoft Office Button appears at the top of the Excel window.   To Minimize and Maximize the Ribbon:  • • • Click the drop‐down arrow next to the Quick Access toolbar. and close files.   To maximize the ribbon. open existing files.     You can also minimize and maximize the Ribbon by right‐clicking anywhere in the main menu  and selecting Minimize the Ribbon in the menu that appears. a  menu appears. save files in a  variety of ways.

 A dialog box will appear.   Select a category on the left to access different Excel options.  To Change the Default Excel Options:  • • Click the Excel Options button.  8    .

  Excel 2007 offers a  wide range of  customizable options  that allow you to make  Excel work the best for  you.  Click OK.  To access these  customizable options:  • • Click the Office  Button   Click Excel  Options        9    .  • • Modify any of the default settings.

Proofing  This feature allows you  personalize how word  corrects and formats  your text.         Save  This feature allows  you personalize how  your workbook is  saved.  You can  specify how often  you want auto save  to run and where you  want the workbooks  saved.           10    . You can  customize auto  correction settings and  have word ignore  certain words or errors  in a document through  the Custom  Dictionaries.

 you may want to add these to the Quick Access Toolbar.    11    . copying. pasting. displaying.Advanced  This feature allows you to specify options for editing.  calculations. printing. and other general settings.     Customize  Customize allows you to add features to the Quick Access Toolbar. formulas.  If there are tools that you are  utilizing frequently.

  12    .2.  Starting a Workbook    Create a Workbook    To create a new Workbook:    • Click the Microsoft Office Toolbar  • Click New  • Choose Blank Document     If you want to create a new document from a template. explore the templates and choose one  that fits your needs.

  Remember that older versions of Excel will not be able to open an  Excel 2007 worksheet unless you save it as an Excel 97‐2003 Format. you have two choices:  Save or Save As.  To save a document:  • • Click the Microsoft Office Button  Click Save      You may need to use the Save As feature when you need to save a workbook under a different name or  to save it for earlier versions of Excel.  Save a Workbook    When you save a workbook. To use the Save As feature:  13    .

• • • • Click the Microsoft Office Button  Click Save As  Type in the name for the Workbook  In the Save as Type box. choose Excel 97‐2003 Workbook    Open a Workbook    To open an existing workbook:  • • • • • Click the Microsoft Office Button  Click Open  Browse to the workbook  Click the title of the workbook  Click Open    14    .

  Select Data  To select a cell or data to be copied or cut:  • Click the cell      • Click and drag the cursor to select many cells in a range  15    . and paste cells  and cell content through cutting and pasting and  copying and pasting.  • • To enter data in an active cell:Click in the cell where you want the data  Begin typing      To enter data into the formula bar  • • • Click the cell where you would like the data  Place the cursor in the Formula Bar  Type in the data    Excel allows you to move.Entering Data  There are different ways to enter data in Excel:  in an active cell or in the formula bar. copy.

  Select a Row or Column  To select a row or column click on the row or column header. click Paste           16    . click Copy        • •   Select the cell(s) where you would like  to copy the data  On the Clipboard group of the Home  tab.     Copy and Paste    To copy and paste data:  • • Select the cell(s) that you wish to copy   On the Clipboard group of the Home  tab.

 you only need to complete one cell. days of the week) fill in the first two cells in the series and then use the  auto fill feature.  If you want to have  a series of data (for example.Cut and Paste    To cut and paste data:  • • Select the cell(s) that you wish to copy   On the Clipboard group of the Home tab. If you  want the same data copied into the other cells. click Paste  Undo and Redo To undo or redo your most recent actions:  • • On the Quick Access Toolbar  Click Undo or Redo      Auto Fill  The Auto Fill feature fills  cell data or series of data in a worksheet into a selected range of cells. To use the Auto Fill feature:  • • Click the Fill Handle  Drag the Fill Handle to complete the cells      17    .  click Cut      • • Select the cell(s) where you would like to copy the data  On the Clipboard group of the Home tab.

 Rows and Columns    To delete cells. Rows. rows.  or column that you want to  delete  Click the Delete button on the  Cells group of the Home tab  Click the appropriate choice:   Cell. and columns:  • • • Place the cursor in the cell. or in  the column to the left of where you  want the new column  Click the Insert button on the Cells  group of the Home tab  Click the appropriate choice: Cell. row. Rows. rows. Modifying Columns. Row. & Cells  Insert Cells. or Column      Find and Replace    To find data or find and replace data:  • • • • Click the Find & Select button on  the Editing group of the Home  tab  Choose Find or Replace  Complete the Find What text box Click on Options for more search  options    Go To Command 18    . and Columns    To insert cells. and columns in Excel:  • • • Place the cursor in the row below  where you want the new row.3.  or Column      Delete Cells.  Row.

The Go To command takes you to a specific cell either by cell reference (the Column Letter and the Row  Number) or cell name.    • • Click the Find & Select button on the Editing group of the Home tab  Click Go To    Spell Check  To check the spelling:  • On the Review tab click the Spelling button    19    .

Formatting Text & Graphics  Adding a Picture  To add a picture:  • • • • • • Click the Insert tab  Click the Picture button  Browse to the picture from your files  Click the name of the picture  Click Insert  To move the graphic. click it and drag it to where you want it    Adding Clip Art  To add Clip Art:  • • Click the Insert tab  Click the Clip Art button  20    .  4.

• • • Search for the clip art using the search Clip Art dialog box  Click the clip art   To move the graphic. contrast. an additional tab appears on the Ribbon.  The Format tab  allows you to format the pictures and graphics. click it and drag it to where you want it    Editing Pictures and Clip Art  When you add a graphic to the worksheet.  This tab has four groups:  Adjust:  Controls the picture brightness. and colors  Picture Style:  Allows you to place a frame or border around the picture and add effects  Arrange:  Controls the alignment and rotation of the picture  Size:  Cropping and size of graphic    Adding Shapes  To add Shape:  21    .

• • • Click the Insert tab  Click the Shapes button  Click the shape you choose    • • Click the Worksheet   Drag the cursor to expand the Shape    To format the shapes:  • • Click the Shape  Click the Format tab  22    .

 including flow  charts. lists. and processes. cycles.  To add SmartArt:  • • • Click the Insert tab  Click the SmartArt button  Click the SmartArt you choose    • • Select the Smart Art  Drag it to the desired location in the worksheet  To format the SmartArt:  • • • Select the SmartArt  Click either the Design or the Format tab  Click the SmartArt to add text and pictures.    23    .  Adding SmartArt  SmartArt is a feature in Office 2007 that allows you to choose from a variety of graphics.

   Formals are started in the formula box with an = sign. etc. /.  A function has a name and arguments (the mathematical  function) in parentheses. *. ‐.5.    There are many elements to and excel formula. Creating Simple Formulas  Excel Formulas  A formula is a set of mathematical instructions that can be used in Excel to perform calculations.  Common functions in Excel:  Sum:  Adds all cells in the argument  Average:  Calculates the average of the cells in the argument  Min:  Finds the minimum value   Max:  Finds the maximum value  Count:  Finds the number of cells that contain a numerical value within a range of the argument  To calculate a function:  • • • • Click the cell where you want the  function applied  Click the Insert Function button  Choose the function  Click OK    • • Complete the Number 1 box with the first cell in the range that you want calculated  Complete the Number 2 box with the last cell in the range that you want calculated  24    .) that specify the calculation to be performed  Constants:  Numbers or text values that do not change  Functions:  Predefined formulas in Excel  A function is a built in formula in Excel.  References:  The cell or range of cells that you want to use in your calculation  Operators:  Symbols (+.

 
Function Library 

 
The function library is a large group of functions on the Formula Tab of the Ribbon.  These functions 
include: 
AutoSum:  Easily calculates the sum of a range 
Recently Used:  All recently used functions 
Financial: Accrued interest, cash flow return rates and additional financial functions 
Logical: And, If, True, False, etc. 
Text: Text based functions 
Date & Time: Functions calculated on date and time 
Math & Trig:  Mathematical Functions  

 
Linking Worksheets 
You may want to use the value from a cell in another worksheet within the same workbook in a formula. 
For example, the value of cell A1 in the current worksheet and cell A2 in the second worksheet can be 
added  using  the  format  "sheetname!celladdress".  The  formula  for  this  example  would  be 
"=A1+Sheet2!A2" where the value of cell A1 in the current worksheet is added to the value of cell A2 in 
the worksheet named "Sheet2". 

25 
 

 

6. Printing Workbooks 
Set Print Titles 
The print titles function allows you to repeat the column and row headings at the beginning of each new 
page to make reading a multiple page sheet easier to read when printed.  To Print Titles: 




Click the Page Layout tab on the Ribbon 
Click the Print Titles button 
In the Print Titles section, click the box to select the rows/columns to be repeated 
Select the row or column 
Click the Select Row/Column Button and Click OK 

 
Create a Header or Footer 

 
To create a header or footer: 


Click the Header & Footer button on the Insert tab 
This will display the Header & Footer Design Tools Tab 
To switch between the Header and Footer, click the Go to Header or Go to Footer button 

26 
 

 


To insert text, enter the text in the header or footer 
To enter preprogrammed data such as page numbers, date, time, file name or sheet name, click 
the appropriate button 
To change the location of data, click the desired cell  

 
Set Page Margins 
To set the page margins: 

Click the Margins button on the Page 
Layout tab 
Select one of the give choices, or 

 

 

27 
 

• • • Click Custom Margins  Complete the boxes to set margins  Click Ok      Change Page Orientation  To change the page orientation from portrait to landscape:  • • Click the Orientation button on the Page Layout  tab  Choose Portrait or Landscape    Set Page Breaks    You can manually set up page breaks in a worksheet for  ease of reading when the sheet is printed.  To set a page  break:  • • Click the Breaks button on the Page Layout tab  Click Insert Page Break    Print a Range  28    .

There may be times when you only want to print a portion of a worksheet.  When  entering  a  mathematical  formula. you can reference the cell when you perform mathematical calculations such as  addition.  or  division. you can enter numbers and mathematical formulas into cells. you practice some of the methods you can use to move around a worksheet  and you learn how to perform mathematical calculations.  precede  the  formula with an equal sign. Whether you enter a  number or a formula.  This is easily done through  the Print Range function.  29    .  multiplication. Use the following to indicate the type of calculation you wish to perform:  • • • • • Addition (+)  Subtraction (‐)  Multiplication (*)  Division ( / )  Exponential ( ^ )    In the following exercises.  subtraction.  To print a range:  • • • Select the area to be printed  Click the Print Area button on the Page Layout tab  Click Select Print Area          7. Refer to Lesson 1 to learn more about moving  around a worksheet. Creating Complex Formulas  Perform Mathematical Calculations  In Microsoft Excel.

  Press Enter.  Type 1 in cell A2.  Note: Clicking the check mark on the Formula bar is similar to pressing Enter. Excel moves down one cell.  Press Enter. 6. Excel records your entry  but does not move to the next cell. 7.  Type =A2+A3 in cell A4.  Press Enter. Excel adds cell A1 to cell A2 and displays the result in  cell A4.  30    . Excel moves down one cell. 2. Type Add in cell A1. The formula displays on the Formula bar.Addition    1. 3. 8. Excel moves down one cell.  Type 1 in cell A3. 5.  Click the check mark on the Formula bar. 4.

  Press Enter. 9. 7. 5. Excel moves to cell B1.  2. Excel moves down one cell.  Press Enter. Type B1 in the Reference field. The Go To dialog box appears. Press F5. 8.  3.    4.  Type =B2‐B3 in cell B4. Type Subtract. Excel moves down one cell. 10.  Type 3 in cell B3.Subtraction    1.  Type 6 in cell B2. Press Enter. 6.  Press Enter.  31    . Excel moves down one cell.

  Click the check mark on the Formula bar.  Press Enter.  When creating formulas. 7. 4. 4.  Press Enter. Excel moves to cell D1.  Press Enter. Excel divides cell D2 by cell D3 and displays the result  in cell D4. 6. 2. 2. 6. 9. All of the following formulas are  valid:  =A2/B2  =A1+12‐B3  =A2*B2+12  =24+53      AutoSum   You can use the AutoSum button  on the Home tab to automatically add a column or row of numbers.  Type Divide.  Division  1. you can reference cells and include numbers. 8. 11. Excel subtracts cell B3 from cell B2 and the result  displays in cell B4. 10. 5.  When you press the AutoSum button  . Press F5. 11. 5.  Press Enter.  Click the check mark on the Formula bar. The formula displays on the Formula bar. 10.  Press Enter.  Press Enter. 3. Excel moves down one cell. Excel moves down one cell. Excel moves down one cell. Excel moves down one cell.  Type 2 in cell C2. The Go To dialog box appears. The formula displays on the Formula bar.  Type D1 in the Reference field. 8. Excel selects the numbers it thinks you want to add.  Type =D2/D3 in cell D4.  Type C1 in the Reference field. Excel multiplies C1 by cell C2 and displays the result in  cell C3. The formula displays on the Formula bar. Click the check mark on the Formula bar. If you  32    .  Type 6 in cell D2.  Press Enter.  Multiplication  1. 9.11. Excel moves down one cell. 7.  Type 3 in cell D3.  Type 3 in cell C3. Hold down the Ctrl key while you press "g" (Ctrl+g). Excel moves down one cell.  Type =C2*C3 in cell C4. 3.  Press Enter. Excel moves to cell C1  Type Multiply.

  Press Enter. you can select the cells you want. 6.  9.      10. Go to cell F1. Excel moves down one cell to cell F4.  Choose the Home tab. 7.  Type 3.  Type 3.  Excel selects cells F1 through F3 and enters a  formula in cell F4. If Excel's  guess as to which numbers you want to add is wrong.  Perform Automatic Calculations  33    . Excel adds cells F1 through F3 and displays the result in cell F4.  Type 3. 2. 3.   Press Enter.   The following illustrates AutoSum:    1. Excel moves down one cell. Click the AutoSum button  in the Editing group.then click the check mark on the Formula bar or press the Enter key. Press Enter.   Press Enter. 4. 5. Excel moves down one cell. Excel adds the numbers. 8.

  4.   6. Excel divides cell D2 by cell D3 and the new result appears in cell D4. Press the right arrow key.   12.  7.  5. Excel changes the result in cell A4. Move to cell A2.  11. Type 8. Excel multiplies cell C2 by cell C3 and the new result appears in cell  C4. Excel adds cell A2 to cell A3 and the  new result appears in cell A4.  Make the changes described below and note how Microsoft Excel automatically recalculates.  34    . Type 2.  3. Type 4. Move to cell B2. Press the right arrow key. Move to cell C2. Move to cell D2.  2.    1. This makes it easy for  you to correct mistakes and analyze a variety of scenarios. Type 12.  10.  8. Press the Enter key.  9. Press the right arrow key.  Excel subtracts cell B3 from cell B3 and the new result appears in cell  B4.By default. Microsoft Excel recalculates the worksheet as you change cell entries.

  Type =SUM(B1:B3) in cell A4.  Type 12 in cell B1.  Type 27 in cell B2.  Press Enter. 3. appears.  8. 7.  Working with Basic Functions  The SUM function adds argument values. which is 63.  Press Enter. 5.  Press Enter.  Type 24 in cell B3.  Alternate Method: Enter a Function with the Ribbon    35    . 4. 9. 2. Open Microsoft Excel. 6.     1. The sum of cells B1 to B3.  Press Enter. 8.

  13.  Press Enter.  Click Sum in the Select A Function box. 8. Move to cell A6.    1. The Insert Function dialog box appears. The sum of cells C1 to C3. 4. which is 300. 2. which is 21.  Type 65 in cell C3.    12. 3. 4. 6.  Click OK. 9. appears. Type 150 in cell C1.1. The average of cells B1 to B3.  Choose the Formulas tab. appears.  Press Enter. 2. 10.  Calculate an Average  You can use the AVERAGE function to calculate the average of a series of numbers.  Press Enter. 5.  Type =AVERAGE(B1:B3). if it does not automatically appear. Press the right arrow key to move to cell B6.  Type Average.  Choose Math & Trig in the Or Select A Category box.  Type 85 in cell C2. Type C1:C3 in the Number1 field.  Calculate an Average with the AutoSum Button  36    . 7. Click OK.  Click the Insert Function button. 3. The Function Arguments dialog box appears.

  2.  . Select cells C1 to C3. you can use the AutoSum button  to calculate an average.  6. Press Enter. Click Average. Press the right arrow key to move to cell  B7. which is 100. Type Min.  2. Type = MIN(B1:B3). Choose the Home tab. Press Enter.  5. appears. Move to cell A7.  Find the Lowest Number  You can use the MIN function to find the lowest  number in a series of numbers. Move to cell C6.  3.  1.  3.In Microsoft Excel.    5. Click the down arrow next to the AutoSum button  4. The average of cells C1 to C3.  4. The lowest number in the  37    .    1.

  1. and counts.  2. which is 27.  to calculate minimums. appears.    38    . Press the right arrow key to move to cell  B8.  6. 2.  Press the right arrow key to move to cell B9. The guess is incorrect. Move to cell A8. so you must select the proper cells.  Choose the Home tab. Click the down arrow next to the AutoSum button  . Move to cell A9. Type Max.  4.  Count the Numbers in a Series of Numbers  You can use the count function to count the number of numbers in a series. Press Enter.series. 4. 3.  3.  Note: You can also use the drop‐down button next to the AutoSum button  maximums.  Find the Highest Number  You can use the MAX function to find the  highest number in a series of numbers. Click Count Numbers.  1. The highest number in the  series. appears. Type = MAX(B1:B3).  5. Excel places the count function in cell C9 and takes a guess at which cells  you want to count.  5. which is 12.  Type Count.

  8. which is 3. you can have Excel  automatically fill your worksheet with days of the week. For example. The number of items in the series. months of the year. appears.   39    . Select B1 to B3.    Fill Cells Automatically  You can use Microsoft Excel to fill cells automatically with a series. Press Enter.7. years. or other types of  series.

Grab the fill handle and drag with your  mouse to fill cells A1 to B14. Excel moves to  Sheet2. Click the Sheet2 tab.  8.  6.Fill Cells Automatically  The following demonstrates filling the days of the  week:  1.  Also.  4.   10. Move to cell B1. Excel bolds cells  A1 to B1. Note how the  days of the week fill the cells in a series.  7. The small  black square is called the fill handle. Find the small black square in the lower‐ right corner of the selected area. Select cells A1 to B1. Choose the Home tab. Click the Bold button  . Type Sunday.  5.    40    . Move to cell A1. Type Sun.  9. note that the Auto Fill Options  button appears.  2.  3.

  Copy Cells    1.  41    . The Auto Fill Options menu appears. Click the Auto Fill Options button.  2. The entry in cells A1 and B1 are copied to all the highlighted  cells. Choose the Copy Cells radio button.

  Choose the Fill Without Formatting radio button.  Click the Auto Fill Options button again.  Adjust Column Width  Some of the entries in column B are too long to fit in the column. The cells fill as a series from Sunday to Saturday again.  Choose the Fill Series radio button. Move your mouse pointer over the line that separates column B and C. The cells fill as a series from Sunday to  Saturday. and Filtering Cells  42    . your worksheet will look like the one shown here. but the entries are not bolded. Click the Auto Fill Options button again. Double‐click. 6. The Width Indicator  appears.      9. Click the Auto Fill Options button again. The Column adjusts to fit the longest entry. 5.  After you complete the remainder of the exercise.  7.  1. 4.3. Sorting.    2. Grouping. Choose the Fill Weekdays radio button. You can quickly adjust the column  width to fit the longest entry. The cells fill as a series from Monday to Friday.  8.

  Basic Sorts    To execute a basic descending or ascending sort  based on one column:  • • • Highlight the cells that will be sorted  Click the Sort & Filter button on the Home  tab  Click the Sort Ascending (A‐Z) button or  Sort Descending (Z‐A) button     Custom Sorts  To sort on the basis of more than one column:  • • • • • Click the Sort & Filter button on the Home tab  Choose which column you want to sort by first  Click Add Level  Choose the next column you want to sort   Click OK    Filtering  Filtering allows you to display only data that meets certain criteria. click on Sort & Filter  Click  Filter button  Click the Arrow at the bottom of the first cell  Click the Text Filter   43    . To filter:  • • • • • Click the column or columns that contain the data you wish to filter  On the Home tab.Sorting and Filtering allow you to manipulate data in a worksheet based on given set of criteria.

• Click the Words you wish to Filter    • • To clear the filter click the Sort & Filter button  Click Clear    44    .

 To modify a font:  • Select the cell or cells that you would like the font applied  45    .  10.  You can do this easily by  utilizing the Convert Text to Columns Wizard. Format Worksheet  Convert Text to Columns  Sometimes you will want to split data in one cell into two or more cells. or click fixed widths to set the  data separation at a specific size.      Modify Fonts  Modifying fonts in Excel will allow you to emphasize titles and headings.  • • • Highlight the column in which you wish to split the data  Click the Text to Columns button on the Data tab  Click Delimited if you have a comma or tab separating the data.

 bold.• On the Font group on the Home tab. you can also apply specific formatting to a cell. or color    Format Cells Dialog Box  In Excel. italics. choose the font type. To apply formatting to a cell or group of cells:  • • Select the cell or cells that will have the formatting   Click the Dialog Box arrow on the Alignment group of the Home tab    46    . size. underline.

 size. shrink text. wrap text. color.  Font:  Allows for control of font.There are several tabs on this dialog box that allow you to modify properties of the cell or cells.   Number:  Allows for the display of different number types and decimal places  Alignment:  Allows for the horizontal and vertical alignment of text. merge cells  and the direction of the text.  To add borders manually:  • • Click the Borders drop down menu on the Font  group of the Home tab  Choose the appropriate border        To apply colors manually:  • • Click the Fill drop down menu on the Font group  of the Home tab  Choose the appropriate color      47    . font style. and additional features  Border:  Border styles and colors  Fill:  Cell fill colors and styles  Add Borders and Colors to Cells    Borders and colors can be added to cells manually or  through the use of styles.

  To apply borders and colors using styles:  • • Click Cell Styles on the Home tab  Choose a style or click New Cell Style    Change Column Width and Row Height  To change the width of a column or the height of a  row:  • • • Click the Format button on the Cells group  of the Home tab  Manually adjust the height and width by  clicking Row Height or Column Width  To use AutoFit click AutoFit Row Height or  AutoFit Column Width      48    .

 click the cell or cells you want to align and click on the options within the  Alignment group on the Home tab. larger cell  Merge Across: Combines the cells across columns without  centering data  Merge Cells: Combines the cells in a range without  centering  Unmerge Cells: Splits the cell that has been merged    Align Cell Contents  To align cell contents.  The four choices for merging cells are:  Merge & Center: Combines the cells and centers the  contents in the new.  Hide or Unhide Rows or Columns    To hide or unhide rows or columns:  • • • Select the row or column you wish to hide or  unhide  Click the Format button on the Cells group of the  Home tab  Click Hide & Unhide    Merge Cells  To merge cells select the cells you want to merge and click the Merge & Center button on the  Alignment group of the Home tab.  There are several options for alignment of cell contents:  Top Align:  Aligns text to the top of the cell  Middle Align:  Aligns text between the top and bottom of the cell  Bottom Align:  Aligns text to the bottom of the cell  49    .

Working with Worksheets  You can rename a worksheet or change the color of the tabs to  meet your needs.Align Text Left:  Aligns text to the left of the cell  Center:  Centers the text from left to right in the cell  Align Text Right:  Aligns text to the right of the cell  Decrease Indent:  Decreases the indent between the left border and the text  Increase Indent:  Increase the indent between the left border and the text  Orientation:  Rotate the text diagonally or vertically    11.    To rename a worksheet:  • • • • • Open the sheet to be renamed  Click the Format button on the Home tab  Click Rename sheet  Type in a new name  Press Enter      50    .

To change the color of a worksheet tab:  • • • • Open the sheet to be renamed  Click the Format button on the Home tab  Click Tab Color  Click the color    Reposition Worksheets in a Workbook  To move worksheets in a workbook:  • • • Open the workbook that contains the sheets you want to rearrange  Click and hold the worksheet tab that will be moved until an arrow appears in the left corner of  the sheet  Drag the worksheet to the desired location    Insert and Delete Worksheets    To insert a worksheet  • • • Open the workbook  Click the Insert button on the Cells group of the Home tab  Click Insert Sheet      51    .

  To Freeze a row or  column:  • • • • Click the Freeze Panes button on the View tab  Either select a section to be frozen or click the defaults of top row or left column  To unfreeze.  This is accomplished through the Freeze Rows and Columns Function.To delete a worksheet  • • • Open the workbook  Click the Delete button on the Cells group of the Home tab  Click Delete Sheet    Copy and Paste Worksheets:    To copy and paste a worksheet:  • • • • • Click the tab of the worksheet to be copied Right click and choose Move or Copy  Choose the desired position of the sheet   Click the check box next to Create a Copy  Click OK    Freeze Rows and Columns  You can select a particular portion of a worksheet to stay static while you work on other parts of the  sheet. click the Freeze Panes button  Click Unfreeze    52    .

  To view the charts  available click the Insert Tab on the Ribbon.  Working with Charts  Charts allow you to present information contained in the worksheet in a graphic format. Area.Hide Worksheets  To hide a worksheet:  • • • Select the tab of the sheet you wish to hide  Right‐click on the tab   Click Hide      To unhide a worksheet:  • • • Right‐click on any worksheet tab  Click Unhide  Choose the worksheet to unhide    12.  Create a Chart  To create a chart:  • • Select the cells that contain the data you want to use in the chart  Click the Insert tab on the Ribbon  53    . Pie. Line. Excel offers  many types of charts including: Column. Scatter and more. Bar.

• Click the type of Chart you want to create    Modify a Chart  Once you have created a chart you can do several things to modify the chart.    To move the chart:  • • • Click the Chart and Drag it another location on the same worksheet. or  Click the Move Chart button on the Design tab  Choose the desired location (either a new sheet or a current sheet in the workbook)    To change the data included in the chart:  • • Click the Chart  Click the Select Data button on the Design tab  54    .

    To reverse which data are displayed in the rows and  columns:  • • Click the Chart  Click the Switch Row/Column button on the  Design tab    To modify the labels and titles:  • • • Click the Chart  On the Layout tab. click the Chart Title or the Data Labels button  Change the Title and click Enter      55    .

      Within the Design tab you can control the chart type.  The tools are located on three tabs:   Design.      Within the Layout tab you can control inserting pictures. and location.Chart Tools  The Chart Tools appear on the Ribbon when you click on the chart. layout. and Format. labels.  background. axes. Layout. shapes and text boxes. and analysis.  Copy a Chart to Word  • • • • Select the chart  Click Copy on the Home tab  Go to the Word document where you want the chart located  Click Paste on the Home tab   56    . styles.

 In this example. and will accept 0 instead of FALSE.  looking for values across a row. instead  of a relative reference (A2:C5). col_index_num: Which column has the value you want returned? In this example.  Special Formulas for Finance  13. or they can work horizontally. the product code is in cell  A7. and later we'll use an Excel VLookup formula to do a vertical lookup. except that  column values are replaced by row values.  3.  3. and refer to it by name. so if the product code is not found. As an example.  2. If you have other data on the worksheet.  13. the product  names are in the second column of the lookup table.1 VLOOKUP Function Lookup formulas can work vertically. range_lookup)  57    . with values  down a column.  The general syntax for the HLOOKUP function is  =HLOOKUP(lookup_value. [range_lookup]: Do you want an exact match? Is an approximate match okay?   If you use TRUE as the last argument. and you want to find its product name. it will be easier to copy to formula to other cells. and one blank column at the right of the table. the information will be stored vertically. This example has FALSE as the last argument.  1. Enter the headings in the first row  2. the  result will be #N/A. you can find the price for a specific product code. name the  lookup table.)  13. lookup_value: What value do you want to look up? In this example. (Note: Excel is rather forgiving. table_array. an approximate match can be  returned. table_array: Where is the lookup table? If you use an absolute reference ($A$2:$C$5). but this time we’ll view it in a row format. looking for values down a column. In this  example.  4. we’ll look at the same table of information  that we have been using. Or. to separate the lookup table from the  other data. row_index_num. or omit the last argument.  The Excel VLOOKUP function has four arguments:    1. and 1  instead of TRUE. leave at least one blank row at the bottom of the  table. The first column should contain the unique key values on which you will base the lookup.2  HLOOKUP Function  The construction of an HLOOKUP function is identical to that of its VLOOKUP counterpart.

 match_type )  value is the value to search for in the array.  row_index_num refers to the row number of the table that contains the information to be returned by  the function.  0  The Match function will find the first value that is equal to value. the Match function assumes a match_type of  1.  You should be sure to sort your array in descending order.  match_type is optional. The array can be  sorted in any order. It the type of match that the function will perform.where the arguments of the function have the same definition as those in the VLOOKUP function. the Match function searches for a value in an array and returns the relative position of that  item. B1:H2.  The HLOOKUP function that produces the same results in this table as the VLOOKUP function in the  previous example is as follows:  =HLOOKUP(B8. Like its companion.  array is a range of cells that contains the value that you are searching for.  Let's take a look at an example:  58    . array. 2)  13.  The syntax for the Match function is:  Match( value. The possible values are:  match_type  1  (default)  Explanation  The Match function will find the largest value that is less than or equal to value. The  only difference here is col_index_num is replaced by row_index_num.  ‐1  The Match function will find the smallest value that is greater than or equal to value.   If the match_type parameter is omitted. You  should be sure to sort your array in ascending order.3  Match Function  In Excel.

 0)  would return 4    13. 1)  would return 3  (it matches on 10571 since the match_type parameter is set to 1)  =Match(10572. The syntax for  the Index function is:  Index( array. row_number. column_number )  array is a range of cells or table. A2:A5. 1)  would return 4  =Match(10573. A2:A5. A2:A5.  59    .  Syntax #1 ‐ Returning a value  The first implementation of the Index function returns the value from a table or range.4  Index Function  In Excel.  Based on the Excel spreadsheet above:  =Match(10572. A2:A5. A2:A5)  would return 3  (it matches on 10571 since the match_type parameter has been omitted and will default to  1)  =Match(10572. 0)  would return #N/A  (it doesn't find a match since the match_type parameter is set to 0)  =Match(10573. the Index function returns either the value or the reference to a value from a table or range.

row_number is the row number in the array to use to return the value.50  =Index(A1:D5. 5.  column_number is the column number in the array to use to return the value. number_of_characters )  text is the string that you wish to extract from. 1)  would return 10569  =Index(A1:D5. 2.  For example:  Let's take a look at an example:    Based on the Excel spreadsheet above:  =Index(A1:D5. the Left function allows you to extract a substring from a string. 2)  would return 12    13.5  Left Function  In Excel.  The syntax for the Left function is:  Left( text. 3)  would return $3. 4. starting from the left‐most  character.  60    .

number_of_characters indicates the number of characters that you wish to extract starting from the  left‐most character.  For example:  Let's take a look at an example:    Based on the Excel spreadsheet above:  =Left(A1.  The syntax for the Right function is:  Right( text. 5)  would return "Alpha"  =Left(A2. 2)  would return "Ex"    13. the Right function extracts a substring from a string starting from the right‐most character.  61    .6  Right Function  In Excel. 8)  would return "techonth"  =Left("Excel". number_of_characters )  text is the string that you wish to extract from.  number_of_characters indicates the number of characters that you wish to extract starting from the  right‐most character.

7  Mid Function  n Excel. 3)  would return "cel"  13. number_of_characters )  text is the string that you wish to extract from.For example:  Let's take a look at an example:    Based on the Excel spreadsheet above:  =Right(A1. The first position in  the string is 1. the Mid function extracts a substring from a string (starting at any position). 4)  would return "soup"  =Right(A2. 6)  would return "thenet"  =Right("Excel".  The syntax for the Mid function is:  Mid( text.  start_position indicates the position in the string that you will begin extracting from.  For example:  Let's take a look at an example:  62    .  number_of_characters indicates the number of characters that you wish to extract. start_position.

 the Concatenate function allows you to join 2 or more strings together. 7.  For example:  Let's take a look at an example:  63    . 1.  The syntax for the Concatenate function is:  Concatenate( text1. 3)  would return "The"  =Mid("Excel". 2)  would return "Ex"    13. 4)  would return "abet"  =Mid(A2..  Based on the Excel spreadsheet above:  =Mid(A1. 5..8  Concatenate Function  In Excel. text_n )  There can be up to 30 strings that are joined together. . text2.

  Note:  If the Find function does not find a match. A2)  would return "Alphabet"  =Concatenate("Tech on the ".  For example:  64    . the Find function returns the location of a substring in a string. "bet soup")  would return "Alphabet soup"    13.  Based on the Excel spreadsheet above:  =Concatenate(A1. "Net")  would return "Tech on the Net"  =Concatenate(A1. start_position )  text1 is the substring to search for in text2.9  Find Function  In Excel.  text2 is the string to search. text2. The first position is 1.  The syntax for the Find function is:  Find( text1.  start_position is the position in text2 where the search will start. it will return a #VALUE! error. The search is case‐sensitive.

 2)  would return 3    13.10  Len Function  In Excel. 3)  would return 9  =Find("ph". A1. "Alphabet". 1)  would return 1  =Find("alpha".  The syntax for the Len function is:  Len( text )  text is the string to return the length for. A2. 1)  would return #VALUE!  =Find("alpha".  For example:  Let's take a look at an example:  65    . A3. the Len function returns the length of the specified string.Let's take a look at an example:    Based on the Excel spreadsheet above:  =Find("Alpha". 1)  would return 1  =Find("the". A1.

 if this argument is the text string  "Over budget" and the logical_test argument evaluates to FALSE. then the IF function displays the text "Within  budget".  Based on the Excel spreadsheet above:  =Len(A1)  would return 13  =Len(A2)  would return 12  =Len("Excel")  would return 5  13.  66    .  Use IF to conduct conditional tests on values and formulas. if the value in cell A10 is equal to 100.  Value_if_false     is the value that is returned if logical_test is FALSE. then the IF function displays the text "Over  budget".value_if_false)  Logical_test     is any value or expression that can be evaluated to TRUE or FALSE. the expression evaluates to TRUE.11 IF Formula Returns one value if a condition you specify evaluates to TRUE and another value if it evaluates to FALSE. This argument can use any comparison calculation operator. Otherwise. A10=100 is a logical  expression. If logical_test is FALSE and value_if_false is omitted. For example. if this argument is the text string  "Within budget" and the logical_test argument evaluates to TRUE. To display the word  TRUE. Value_if_true can be another formula. If logical_test is TRUE and value_if_true is blank. For example. the expression  evaluates to FALSE. For example. If logical_test is FALSE and value_if_false is blank (that is.value_if_true. after value_if_true.  Value_if_true     is the value that is returned if logical_test is TRUE.  Syntax  IF(logical_test. after value_if_true. (that is. there is no comma). then  the logical value FALSE is returned. this argument returns 0 (zero). use the logical value TRUE for this argument.

there is a comma followed by the closing parenthesis).    FV(rate. Value_if_false can be  another formula.    The syntax is as under:    CUMPRINC(rate.end_period.  Nper: total number of payment periods.  13.pv.type)    Rate: interest rate per period  67    .type)    Rate: interest rate.pv.pv.  Start_period: first period in the calculation  End_period: last period in the calculation  Type: timing of the payment  0: Payment at the end of the period  1: Payment at the beginning of the period    CUMPRINC    The CUMPRINC function returns the cumulative principal paid on a loan between two  periods. Rate the interest  rate.start_period.    The syntax is as follows:    CUMIPMT(rate. then the value 0 (zero) is returned. Nper number of periods.  Nper: total number of payment periods  Pv: present value. There are 5 inputs.type)    Rate: interest rate. Payment  End_period: last period in the calculation  Type: timing of the payment (0 or 1 as above)    FV    Returns the future value of an investment.pmt.nper.nper.end_period. Pv present value and Type. Pmt payment per period.nper.  Pv: present value  Start_period: period in the calculation.start_period.12  Financial Formula  CUMIPMT    Returns the cumulative interest paid on a loan between start_period and end_period. namely.

 12 as  Nper number of periods in cell A3.    IPMT(rate. Rate 12% in cell A2 as the interest rate.fv.nper.pv.  Pv: present value. or a cash balance  Type: number 0 or 1    NPV    Returns the net present value of an investment based on a series of periodic cash flows  68    .      IPMT    Returns the interest payment for an investment for a given period. Pv present value and Type are not specified. there are 3 inputs. Both are not required as  we are calculating the Future value of the investment.50). namely. or the lump‐sum amount  Type: number 0 or 1 due    FV‐EXAMPLE 1    In the formula. ‐1000 (notice the minus sign) as Pmt payment per  period in cell A4. The answer is (12682. or the lump‐sum amount  Fv: future value.type)    Rate: interest rate per period  Per: period to find the interest  Nper: total number of payment periods  Pv: present value.Nper: total number of payment periods  Pmt: payment made each period.per.

    PMT(rate.fv.nper.pmt.type)    Rate: interest rate  Nper: total number of payments  Pv: present value  Fv: future value  Type: number 0 (zero) or 1    PV    Returns the present value of an investment.fv.    PV(rate.and a discount rate.type)  Rate: interest rate per period  Nper: is the total number of payment periods  Pmt: payment made each period  Fv: future value.fv.type)    Rate: interest rate per period  69    .nper.pv.    PV(rate. or a cash balance Type number 0 or 1 (due)    Example:        PMT    Returns the periodic payment for an annuity.nper.pmt.

 or a cash balance  Type: number 0 or 1 and indicates when payments are due    Example:          RATE    Returns the interest rate per period of an annuity.pv.pmt.    RATE(nper.fv.guess)    Nper: total number of payment periods  Pmt: payment made each period  Pv: present value  Fv: future value.Nper: total number of payment periods in an annuity  Pmt: payment made each period and cannot change over the life of the annuity  Fv: future value.type. or a cash balance (0)  Type: number 0 or 1 (due)  Guess: (10%)  Example:  70    .

 the cash flows must occur at regular intervals. Be sure to enter your payment  and income values in the sequence you want.    IRR    Returns the internal rate of return for a series of cash flows represented by the numbers  in values. the investment of 70.  The internal rate of return is the interest rate received for an investment consisting of  payments (negative values) and income (positive values) that occur at regular periods.  • Guess is a number that you guess is close to the result of IRR.  • IRR uses the order of values to interpret the order of cash flows.  71    .    Syntax    IRR(values.guess)    Values is an array or a reference to cells that contain numbers for which you want to  calculate the internal rate of return.  However.000 is entered with minus sign to denote negative cash  flow.  • If an array or reference argument contains text.  • Values must contain at least one positive value and one negative value to calculate the internal  rate of return. logical values.    Example:  In the slide the Excel worksheet is shown. or empty cells. as they would be for an annuity. These cash flows do not have to be even. such as monthly or annually. revenue per year (1 to 5) is entered.  In cell A97.  In cell A98 to A102. those values are  ignored.

 only years 1 to 4 were selected for the  revenue stream.In the first formula in cell A103 (=IRR(A97:A101)).      72    . The IIR is ‐2% in this case.  Next only first 2 years of revenue stream were considered with an initial guess of 10%  (not shown in slide). the entire revenue stream was considered. The result was ‐44%. The IRR  improved to 9%.  In the next formula in cell A105.