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Elección de ERP:

Criterios y Costes de
implantación de un ERP

en la implantación
de soluciones
Microsoft®
Miguel Ángel Ortuño
Business Director – IBdos
nº Solutions Participante en más de 300 proyectos de implantación ERP

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Índice

1 Introducción y concepto - ERP


Enterprise Resource Planning

2 Costes en la implantación

3 Adecuada asignación de esfuerzos


y recursos

4 Factores críticos y Administración


de Riesgos en la implantación

5 ROI - Retorno de la inversión

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Introducción y concepto - ERP
Enterprise Resource Planning

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


¿ERP? Enterprise Resource Planning (formal)

El ERP es una herramienta que ayuda


a integrar todos los procesos del
negocio y a optimizar los recursos
disponibles.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Estructura lógica de un sistema ERP - Funcionalidad

Área de Gestión
Contabilidad y Finanzas Gestión de cobros (Cartera) Activos Fijos

Área de Negocio
Compras y Ventas Existencias

CRM
Gestión de Servicios + SAT Gestión de Relaciones (MKT+VTAS)

SCM – Supply Chain


FABRICACIÓN DISTRIBUCIÓN

e-Products
Portal de Usuario Portal de Negocio Herramientas Conectividad

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Características principales buscadas en un ERP

Integrado

Flexible

Modular y abierto

Multifuncional

Tiempo real

Conectividad

e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas de la implantación...

1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.

2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)

3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.

4.- Reducir costes de operación (ROI).

5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).

6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).

7.- Mejorar la imagen de la empresa

6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad

7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.

8.- ERP debe tener herramientas e-business

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se establecieron las expectativas


antes de invertir?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se establecieron los procesos de


medición de cumplimiento de expectativas?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se controlaron los
procesos de implantación?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se midieron los resultados


de la implantación?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿ Se consiguieron ventajas competitivas


al termino de la implantación?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas vs. resultados de la implantación

Una vez arrancado el sistema es importante hacer


balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:

¿Realizaría otra implantación?

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Expectativas concretas

 Se debe traducir en mejoras concretas

 Mejorar servicio a cliente

 Inventario reducido

 Manufactura estabilizada

 Personal cuente con información de calidad que les permita


tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.

Unido a:
Retorno de la inversión realizada en hardware, software,
servicios y tiempo invertido por la Organización.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


ERP - Enterprise Resource Planning
Costes en la implantación

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Costes a considerar en una implantación

COSTES EXTERNOS
 Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)
 Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
 Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento

COSTES INTERNOS
 Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía
 Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Distribución lógica de los Costes Externos
COSTES EXTERNOS
Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...) 10%
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones) 30%
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento 60%

Infraestructura
10%

Software
30%

Servicios
60%

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Distribución lógica de los Costes Internos

20%
Dedicación necesaria
por parte de los
recursos de la
compañía.

Costes asociados a la
aparición del ERP en la
empresa

80%

LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS


PUEDE IR DESDE UN 1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


INFRAESTRUCTURA TÉCNICA
Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables
proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos
asociados a la implantación de un ERP.

COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)


Hardware Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Red
Análisis de las necesidades
Comunicaciones
Reasignaciones y Reutilizaciones
Petición y seguimiento de ofertas con
proveedores

Coste de comunicaciones
Coste de seguridad
Contratos de mantenimiento

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


SOFTWARE

Los costes del Software son marcados por los fabricantes

Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios.


La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación...

COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)


Módulos propios del software Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Licencia
Coste de seguridad
Elección del Software
Coste de la actualización

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO.

Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo


formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor
de servicios.

COSTE VISIBLE COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)


Servicios de consultaría y Dedicación necesaria por parte de los
organización recursos de la compañía...con una dedicación
Nuevos desarrollos en todas las fases similar a la del proveedor
de servicios...
Implantación y Formación
Coste de “fuera de alcance”
Mantenimiento

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


ERP - Enterprise Resource Planning
Adecuada asignación de
esfuerzos y recursos

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Clave principal...
La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto
es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo
con la repetición se consigue ir depurando los métodos.

“…El ÉXITO de un
proyecto, depende
más de la
metodología de
implantación…que
del propio
software…”

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Proceso metodológico en la implantación...
ÁNALISIS Y DISEÑO DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN IMPLEMENTACIÓN

Conversión
Definición Presentación Definición Desarrollo Configuración
de Puesta en
del del de de del Formación
datos explotación
Proyecto Proyecto Requisitos adaptaciones Sistema
maestros

Alcance del Equipo Requisitos


proyecto Proveedor- funcionales Planificación Configuración Validación de Documentación Aceptación
Cliente Cadena de realizada migración de de usuarios final del
pruebas ficheros (desarrollo
sistema
(testing) maestros realizados)

Calendario Calendario
estimativo Final Infraestructura Contrato
técnica Recepción y de
aceptación mantenimiento
(desarrollos)

Equipo de Seguimiento
trabajo de incidencias

Infraestructura técnica
Formación
Gestión del cambio

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


ERP - Enterprise Resource Planning
Factores críticos y
Administración de Riesgos en
la implantación

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Principales riesgos de una implantación
Las razones principales de fallos de una implantación son:

 Paquetes de software que no cubren las


necesidades básicas.
 Mala migración de datos.
 Involucración parcial de la compañía en el
proyecto.
 Salida del patrocinador del proyecto.
 Capacitación insuficiente en el sistema y en
nuevos procesos.
 Uso ineficiente de los consultores.
 Administración del cambio no ejecutada o de
manera insuficiente.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Control de procesos y seguridad...


La implantación de un ERP es relativamente sencilla.

1. El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para


administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos
estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).

2. A esta información se le agregan


procesos como ordenes de venta,
trabajo, compra, control de
inventario, lista de materiales, etc.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Algunas consideraciones....

Si la información y los procesos de


que maneja negocio no se adecuan
la compañía al nuevo modelo de
no es depurada trabajo

Solo se automatiza información


y los procesos no mejoran

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Algunas consideraciones....

Si la información y los procesos de


que maneja negocio no se adecuan
la compañía al nuevo modelo de
no es depurada trabajo

Si hay controles y seguridad sobre


Procesos e Información

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Algunas consideraciones....
...con la implantación del ERP,
obtendremos
y los procesos de
mejoras significativas:
Si la información
que maneja negocio no se adecuan
la compañía al nuevo modelo de
no es depurada trabajo

Mejor servicio a clientes,


Inventario reducido,
Si hay controles
Mejoras enyproducción
seguridad sobre
Información
Procesos de calidad
e Información
Etc.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Reingeniería de Procesos...

1. No se obtendrán beneficios en la implantación


si no hay cambio cultural en la
organización.

2. El ERP de habilitar y establecer nuevos


procesos para la gestión de los negocios.

3. El ERP debe crear confianza en la información


que fluye por los procesos de la organización sea
oportuna, veraz y segura.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Medidas para controlar los riesgos de implantación

Administración de riesgos...

1. Establecer mecanismos de control


que administren los riesgos.

2. Crear un equipo que permita:

 Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.


 Que se apoye la reingeniería de procesos
 Que se apoye la nueva tecnología
 Administre de forma correcta la gestión del cambio.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


ELECCION DEL ERP...
Parámetros que debemos considerar...

 Requerimientos resueltos por ERP estándar


 Flexibilidad
 Coste de la solución
 Experiencias y casos de éxito en el sector
 Calidad de los distribuidores
 Solidez financiera del vendedor
 Tecnología empleada y su estabilidad
 Cantidad y perfil de clientes
 Inversión en I+D
 Capacidad de customización
 Cantidad de módulos adaptables
 Facilidad de uso
 Escalabilidad

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


ELECCION DEL IMPLANTADOR...
Parámetros que debemos considerar...

 Experiencia en el sector
 Coste
 Conocimiento y experiencia del personal en el producto
 Metodología de implantación
 Presencia global
 Proximidad geográfica
 Compromiso en la implantación
 Experiencia en integración de sistemas
 Disponibilidad de recursos
 Estabilidad financiera del implanador
 Servicio de soporte post-implantación
 Formación

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ERP - Enterprise Resource Planning
ROI - Retorno de la inversión

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


El ROI como concepto...

• El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada


unidad monetaria invertida durante un período
de tiempo.
• Formalmente sería el valor actualizado de la
corriente de beneficios generada por la inversión
a lo largo de su vida útil; partido por el valor
actual de la inversión realizada.

ROI=(Beneficios/Costes)x100

• Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el


beneficio es muy complicado ya que queda
mezclado con multitud de factores.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


El método ROI. Período de Recuperación

• Cantidad de tiempo en recuperar la


inversión realizada.
• Tiene una carencia: no contar con los
intereses del capital.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Áreas clave para incrementar el ROI

1. Incremento de la productividad,
reduciendo el tiempo empleado por los
trabajadores para realizar sus tareas, e
incrementando la eficacia de los procesos
de negocio.

2. Reducción de costes, en la medida en


que la mejora en la eficacia lo permita.

3. Generación de ingresos.
Se puede abordar negocios que antes
estaban vedados por las limitaciones de las
aplicaciones y la ineficiencia de los
procesos.

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Algunos ejemplos prácticos...

Empresa de SITUACIÓN INICIAL


Ingeniería Intensivo en personal y control analítico.
Empresa buscando un ahorro en costes.
Disgregación de sistemas.
Dobles y triples imputaciones de datos.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP de fácil uso.
Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.
Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.
Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.

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Algunos ejemplos prácticos...

Empresa venta SITUACIÓN INICIAL


Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control)
y distribución
Dobles imputaciones
de libros Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
Análisis del lugar de entrada de datos
ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP.
Organización de tareas y mejoras del control
Personal reducido en IT y en los puntos de control.
Imputación del dato donde se produce.
Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía.
Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Proceso típico
Antes
Medir situación actual en el caso de existir aplicación.
Identificar procesos básicos susceptibles de mejora.
Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Estimar los costes del proyecto
¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos?
¿me permitirá ahorrar costes?
¿qué oportunidades de negocio podría abordar?

Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.

Después
Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios
obtenidos)
Conversión de estos datos en valores monetarios.
Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas,
aumentos de márgenes respecto a la situación anterior.

Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación


Exposición basada en la experiencia y
conocimiento acumulado, en más de 300
proyectos de implantación de Sistemas de
Gestión Empresarial (ERP)

Más información:
902 119 437
marcom@ibdos.com

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