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Indice

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CURSO DE MICROSOFT PROJECT 2000


INDICE
Pág. 1 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Pág. 2 DEFINIR UN PROYECTO
Pág. 3 CREAR UN PLAN DE PROYECTO
Pág. 4 GUARDAR, ABRIR Y CERRAR UN PROYECTO
VINCULAR DOCUMENTOS AL PROYECTO
Pág. 5 EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT 2000
Pág. 6 INTRODUCIR Y ORGANIZAR UNA LISTA DE TAREAS
CREAR Y ASIGNAR UN CALENDARIO A UNA TAREA
DEPENDENCIAS Y DELIMITACIONES DE TAREAS
Pág. 7 ESTRUCTURAR LAS TAREAS EN UN ESQUEMA LOGICO
CÓDIGOS DE ESTRUCTURAS DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)
CÓDIGOS DE ESQUEMA PERSONALIZADOS
Pág. 8 PROYECTOS Y SUBPROYECTOS
Pág. 9 LOS RECURSOS
ESPECIFICAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS Y ESTABLECER LOS
PERÍODOS LABORABLES
LOS NOMBRES DE LOS RECURSOS
INFORMACIÓN PARA UN RECURSO DE TRABAJO
INFORMACION PARA UN RECURSO MATERIAL
LAS NOTAS
PERÍODOS LABORABLES, NO LABORABLES Y VACACIONES DE LOS
RECURSOS
Pág. 10 ESTIMAR LOS COSTOS
TASAS DE PAGO Y TARIFAS PARA RECURSOS
COSTOS FIJOS DE TAREAS
COSTOS DE MATERIAL
ACUMULACIÓN DE COSTOS
Pág. 11 ASIGNAR UN RECURSO
ELIMINAR UN RECURSO
Pág. 12 COSTO DEL PROYECTO COMPLETO
COSTO DE TAREAS Y RECURSOS
Pág. 13 LA PROGRAMACIÓN Y SUS DETALLES
EL PROYECTO COMPLETO
LA ESCALA TEMPORAL
FECHAS DE COMIENZO Y FIN DEL PROYECTO
IDENTIFICAR EL CAMINO CRÍTICO
CAMBIAR A UNA VISTA DIFERENTE
VER CAMPOS DIFERENTES EN UNA VISTA
APLICACIÓN DE UN FILTRO
ORDENAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA
AGRUPAR INFORMACIÓN EN UNA VISTA
Pág. 14 AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
INSERCIÓN DE MARGENES DE HOLGURA
ADMINISTRACIÓN DE COSTOS
CONTROL DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS
REDUCCIÓN DEL TIEMPO TOTAL
Pág. 15 LÍNEA DE BASE DEL PLAN DEL PROYECTO
GUARDAR UN PLAN PREVISTO
GUARDAR UN PLAN PROVISIONAL
REDEFINICIÓN DE LA LÍNEA DE BASE
ELIMINACIÓN DE LA LÍNEA DE BASE
ELIMINACIÓN DE PLANES PROVISIONALES

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Pág. 16 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROGRESO REAL DE LAS


TAREAS
Pág. 17 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL TRABAJO REAL DE LOS
RECURSOS
Pág. 18 PROCEDIMIENTOS PARA COMPARAR LOS COSTOS REALES CON EL PRESUPUESTO
Pág. 19 PROCEDIMIENTOS PARA COMPENSAR LA CARGA DE TRABAJO DE UN RECURSO
Pág. 20 APLICAR EL FORMATO AL PROYECTO
Pág. 21 PERSONALIZAR MICROSOFT PROJECT
CREACIÓN DE PLANTILLAS PERSONALES
MACROS EN MICROSOFT PROJECT 2000
GABRAR UNA MACRO
EJECUTAR UNA MACRO
Pág. 22 COMUNICAR Y DISTRIBUIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Pág. 23 CONFIGURAR E IMPRIMIR INFORMACIÓN DEL PROYECTO
Pág. 24 COMUNICACIÓN CON LOS GRUPOS DE TRABAJO
Pág. 25 MICROSOFT PROJECT CENTRAL
Pág. 26 ESPECIFICACIONES DE MICROSOFT PROJECT

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 10

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La Administración de Proyectos
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo
concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo,
una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de bolívares.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la
programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que
progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:

1. Crear el plan

2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto

3. Cerrar el proyecto

Microsoft Project 2000

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información
acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del
proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos
simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2000 los tres factores que conforman cada proyecto son:

■ Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la


programación del mismo.

■ Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los


recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar
las tareas.

■ Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo
necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los
otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las
soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear
y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar
la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanto más información se
proporcione, más preciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan
del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá
cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.

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Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información
específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la
misma. Para tener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes:

■ Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un


formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra
información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.

■ Tablas, que definen las columnas mostradas.

■ Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos.

Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas
o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

Vistas

Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las
vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:

1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas


Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o
gráficos.

2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contiene información
acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se
especifica información concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las
columnas se denominan normalmente campos.

3. Los formularios representan la información en un formato similar al de un formulario de


papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de un recurso individual.

Tablas

Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros

Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se
aplica el filtro Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.

Cómo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias
entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft
Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde:

■ Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea


esté realizada.

■ Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para


realizar una tarea.

■ Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos


asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo:

■ Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8


horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).

■ El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8


horas).

■ El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

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Project 10
■ La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la
programación del proyecto.

Seguimiento y Cierre
Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo
completo del proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:

■ Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino


crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo
para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa
cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de
finalización del proyecto.

■ Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma


periódica durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del
proyecto considerando el ámbito, los recursos y la programación.

■ Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A


cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el
plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project
Central o mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido
actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el
proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún
miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el
proyecto?

■ Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las
mejores prácticas.
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Definir un proyecto
Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración significativa o requieren los servicios de muchas personas,
es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto


Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de
los mismos. Un objetivo de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear
resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

■ Una lista de resultados del proyecto.

■ Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto como para los
hitos intermedios.

■ Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados.

■ Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo
con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente
del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo
de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto


Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por
ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para
comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la
programación.

Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

■ Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un


conjunto de suposiciones del proyecto.

■ Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre


esos factores.

Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

■ Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo


de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de
acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

■ Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si


algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a
cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

■ Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una


información sólida o en conjeturas?

■ Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe
aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

■ Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida,
¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

■ Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros


participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los
participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en
primer lugar?

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Project 11
Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto
depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como
de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto


Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente,
las tres delimitaciones principales son:

■ Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.

■ Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos


asociados), como un presupuesto preestablecido.

■ Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo,
si decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y
reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito). El administrador del proyecto determina
entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del proyecto" o
"triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los
participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.

También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones
inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los
participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.

Preparar un plan de administración del ámbito


Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está en condiciones de preparar un plan de
administración del ámbito. El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo
necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los
cambios que se efectúen en el proyecto.

El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el
mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan.

El plan de administración del ámbito puede incluir:

■ Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia
y en qué medida.

■ Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito. Por
ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el cliente solicita
cambios del diseño con un costo inferior a 1.000 dólares, el capataz puede aprobarlos,
pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de
nuevo el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.

■ Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del
ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio
del contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Crear un plan de proyecto

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan.

Primero se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, se
agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta
información, Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.

Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o
fin del proyecto e introducir información general del proyecto.

Iniciando Microsoft Project 2000

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el
proyecto en blanco.

Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:

1. Seleccione en la barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft


Project.

2. Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la
ventana de Project.

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Project 12

Crear un proyecto nuevo


Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la fecha de comienzo o de fin del mismo, pero
no ambas. Se recomienda especificar únicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha
de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir
información relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la
fecha más temprana de fin del proyecto.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. La acción de programar a partir de la fecha de fin
del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lo más tarde
posible sin retrasar la fecha de fin.

1. Haga clic en Nuevo

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha de


comienzo o fecha de fin para el proyecto

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Project 12

3. Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha de


comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto

4. Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a


partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin,
escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto

5. Haga clic en Aceptar

6. Haga clic en Guardar .

7. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuación,


haga clic en Guardar.

Sugerencia: Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento haciendo clic en Información del proyecto en el
menú Proyecto.

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Project 12

Abrir una plantilla o un archivo existente

Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o de fin del proyecto, y agregar las tareas y
recursos necesarios para el proyecto.

Pero también se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga información similar a la que necesita para el
proyecto actual. También se puede utilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o de un archivo
existente elimina la necesidad de volver a introducir información común a la de proyectos similares.

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente

1. Haga clic en Abrir

2. Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y, a continuación, haga clic en el


proyecto

3. Si no lo encuentra, realice una búsqueda

4. Haga clic en Abrir

Basar el proyecto nuevo en una plantilla

1. Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo
y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla.

2. Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú Archivo,
haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Introducir información clave del proyecto

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas que conlleva, las personas que las realizan y los
objetivos del proyecto. Como ayuda para recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre el
proyecto y consúltela cuando sea necesario.

1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Resumen.

2. Escriba la información que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo
administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el
objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y
otras notas de tipo general relativas al proyecto.

3. Haga clic en Aceptar.

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Project 12

Sugerencia: Para buscar un comando de menú que no aparece, haga clic en las flechas situadas al final del menú. El menú se
expande para mostrar más comandos. También puede expandir un menú haciendo doble clic en él.

Configurar el calendario del proyecto


Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días y horas laborables de cada persona que participa en el
proyecto. Los valores predeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso
para el almuerzo.

Puede especificar los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, así como días festivos excepcionales, como las
vacaciones.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

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Project 12

2. Seleccione una fecha en el calendario.


3. Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo, para que la
jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la abreviatura de ese día en
la parte superior del calendario.

4. Para cambiar todos los días laborables, por ejemplo, para comenzar los días laborables
de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura correspondiente al
primer día laborable de la semana y arrastre el ratón hasta la abreviatura
correspondiente al último día laborable de la semana.

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5. Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Período laborable no
predet. para cambiar las horas de trabajo.
6. Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea
que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

7. Haga clic en Aceptar.

Las estadísticas del proyecto


Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demás información del proyecto se accesan las
estadísticas del mismo que proporciona Microsoft Project.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del Proyecto

2. En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, haga clic en Estadísticas

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Project 13

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Guardar un proyecto

1. Haga clic en Guardar

2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en el cuadro
Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo el programa le preguntará si desea
guardar una línea de base.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project13.htm (1 de 5) [25/04/2002 13:17:17]


Project 13

Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir .

En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el


proyecto.
En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que desea. Si no
encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una búsqueda.

2. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias:

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que desea en el cuadro Tipo de archivo y, a
continuación, haga doble clic en el nombre del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro
Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las plantillas de Microsoft Project).

Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del archivo en la parte inferior del menú
Archivo. Si la lista de archivos utilizados recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione
la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usados recientemente.

Cerrar un proyecto

■ En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le preguntará si desea guardarlos.

Vincular o almacenar documentos relacionados con el proyecto en Microsoft Project


Una vez creado un archivo, puede adjuntar al mismo los documentos relacionados con el proyecto. Por ejemplo, puede vincular
al proyecto el plan de administración del ámbito o el plan de administración de riesgos para facilitar el acceso a los mismos.
Puede hacer que los documentos de ayuda sean accesibles desde el proyecto agregando un hipervínculo a una página Web o a
un archivo o carpeta de su equipo o de la red. También puede almacenar los documentos en una nota.

Establecer un vínculo desde el archivo de Microsoft Project

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Project 13

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento

3. Haga clic en Insertar hipervínculo

4. En Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente

5. Escriba o seleccione la dirección del destino para el hipervínculo

6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desee que aparezca cuando se sitúe el cursor
sobre el icono del hipervínculo, por ejemplo, "Plan del proyecto"

7. Nota: Si lo desea, puede agregar una línea de texto adicional para que aparezca en la

Sugerencia, por ejemplo, "Leer el día 27/5". Haga clic en y, a


continuación, escriba el texto.

Almacenar en el archivo de Microsoft Project


1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle el documento

3. Haga clic en Notas de tareas

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Project 13

4. Haga clic en Insertar objeto

5. Haga clic en Crear desde un archivo

6. En el cuadro Archivo, escriba la ruta y el nombre de archivo del documento que desee
insertar, o haga clic en Examinar para localizarlo y seleccionarlo

7. En el cuadro de diálogo Insertar objeto, desactive la casilla de verificación Vincular al


archivo

8. Active la casilla de verificación Mostrar como icono y, a continuación, haga clic en


Aceptar

9. Repita los pasos anteriores para agregar más archivos a la nota

10. Para agregar texto descriptivo que aparezca cuando el cursor se sitúe sobre el icono de

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Project 13
nota (por ejemplo, "Documentos de planes del proyecto"), haga clic en el espacio en
blanco que rodea al icono que acaba de insertar y escriba el texto que desee.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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El ambiente de trabajo de Microsoft Project 2000


Microsoft Project 2000 presenta la información acerca del proyecto, con gráficos y textos, en distintos tipos de vista.

Para iniciar Microsoft Project seleccione el botón Inicio de Windows, luego Programas y finalmente Microsoft Project.

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama de Gantt y la ventana de ayuda sobre el
proyecto en blanco.

Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de ayuda y mostrar la ventana de Project, tal como la que se
muestra a continuación:

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Project 14

En la parte superior se encuentran la barra de título y las barras de herramientas.

A la izquierda se encuentra la barra de vistas.

En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por un línea. A la derecha de la línea se
encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del
mismo. A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna
tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.

La Barra de Título.

Muestra el nombre de la palicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto activo. A la derecha se encuentran los botones
de minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de Menúes.

Presenta los menúes por medio de los cuales accesamos las diferentes opciones que ofrece Microsoft Project.

Las Barras de Herramientas.

Muestra los botones que permiten utilizar las diferentes opciones de Microsoft Project, de una manera más rápida. Por defecto se
muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar. La Barra de Herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes
tales como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La Barra de Herramientas de Formato

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permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las vistas de Microsoft Project.

Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccione
Barras de Herramientas y luego Personalizar.

La Barra Estándar.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra:

Botón Nombre Descripción


Nuevo Abre un archivo nuevo de Project

Abrir Abre un archivo existente

Guardar Guarda un archivo

Imprimir Imprime el documento

Vista Preliminar Muestra la vista previa de un documento

Ortografía Realiza la corrección ortográfica del proyecto

Eliminar Tarea Elimina la tarea seleccionada

Corta el texto seleccionado y lo guarda en el


Cortar
portapapeles
Copia el texto seleccionado y lo guarda en el
Copiar
portapapeles

Pegar Pega el contenido del portapapeles

Copiar Formato Copia el formato

Deshacer deshace la última acción

Inserta un hipervínculo de enlace con otro documento o


Insertar Hipervínculo
página web

Vincular Tareas Establece una relación de dependencia fin a comienzo

Desvincular Tareas Elimina el vínculo entre dos tareas

Dividir Tarea Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos

Información de la Tarea Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información


Notas de la Tarea
de la Tarea

Asignar Recursos Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos

Agrupar por Agrupa las tareas según diversos criterios

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Acercar Aumenta la vista

Alejar Reduce la vista

Ayuda de Microsoft Project Muestra el asistente de Office

La Barra de Formato.

En la siguiente tabla se describen algunos de los elementos que se presentan en esta barra:

Botón Nombre Descripción


Anula la sangría aplicada a una tarea para
Anular Sangría
situarla en un nivel superior del esquema
Aplica una sangría a una tarea para situarla en
Aplicar Sangría
un nivel inferior del esquema
Muestra las subtareas de la tarea resumen
Mostrar Subtareas
seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea resumen
Ocultar Subtareas
seleccionada
Muestra todas las subtareas de todas las tareas
Mostraar todas las subtareas
resumen del proyecto

Mostrar niveles Muestra las subtareas del nivel seleccionado

Muestra el tipo de fuente selccionada y permite


Fuente
cambiarla
Muestra el tamaño de fuente seleccionada y
Tamaño de Fuente
permite cambiarlo

Negrita Pone en negrita el texto selccionado

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado

Subrayado Subraya el texto seleccionado

Alínea a la izquierda el elemento del campo


Alinear a la Izquierda
seleccionado

Centrar Centra el elemento del campo seleccionado

Alínea a la derecha el texto del campo


Alinear a al Derecha
seleccionado

Filtro Aplica el filtro especificado por el usuario

Autofiltro Activa o desactiva el autofiltro

Asistente para Diagramas de Activa el Asistente para dar formato a las


Gantt estructuras del Diagrama de Gantt

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La Barra de Vistas.

La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas, en los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo
largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los medios adecuados para cambiar de vista con sólo
hacer clic en los iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más
vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft
Project muestre la Barra de vistas, haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.

En la siguiente tabla se describe cada una de las vistas que aparecen en la Barra de vistas y muestra el icono de cada una de
ellas.

Nota: Esta tabla no contiene todas las vistas de Microsoft Project, únicamente las que se muestran en la Barra de vistas de
manera predeterminada.

Vista Descripción
Calendario Calendario mensual que muestra las tareas y sus
duraciones. Utilice esta vista de tareas para mostrar las
tareas programadas en una semana o en un intervalo de
semanas concretos.

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Diagrama de Gantt Lista de tareas e información relacionada y un diagrama


que muestra tareas y duraciones en función del tiempo.
Utilice esta vista de tareas para introducir y programar
una lista de tareas.

Diagrama de red Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de


red, que muestra todas las tareas y sus dependencias.
Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la
programación en formato de diagrama de flujo.

Uso de tareas Lista de tareas que muestra los recursos asignados


agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver
qué recursos se encuentran asignados a tareas
específicas y para definir el perfil del trabajo.

Gantt de seguimiento Lista de tareas e información relacionada y un diagrama


que muestra las barras de Gantt de línea de base y de
programación de cada tarea. Utilice esta vista de tarea
para comparar la programación prevista con la actual.

Gráfico de recursos Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo


de los recursos. Utilice esta vista para mostrar
información sobre un solo recurso o sobre un grupo de
recursos a lo largo del tiempo.

Hoja de recursos Lista de recursos e información relacionada. Utilice esta


vista de recurso para introducir y modificar información
acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de cálculo.

Uso de recursos Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la


información del trabajo de cada recurso a través del
tiempo. Utilice esta vista para mostrar información
acerca del costo y de la asignación de trabajo de cada
recurso y para definir el perfil de las asignaciones.

La Escala Temporal.

Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal
principal en la parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma
independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

Las Barras de Desplazamiento.

Microsoft Project muestra barras de desplazamiento horizontales y verticales de manera predeterminada.

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La Tabla de Tareas y el Area de Gráfico.

La tabla de tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud
y los recursos asignados a ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila representa una tarea. La
intersección de una fila con una columna se reconoce como Campo.

La parte de gráfico muestra gráficamente cada una de las tareas, generalmente en forma de barra de tarea. La posición de la
barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra
de tarea en relación a otra indica si las tareas se suceden o si se superponen.

Obtener Ayuda
Microsoft Project 2000 dispone del sistema de ayuda estándar de Microsoft, que incluye el Asistente de Office, de una ayuda en
línea y de las fichas de Contenido, Asistente para Ayuda e Indice.

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Además Microsoft Project posee los elementos Vista Rápida, que muestra una visión global de sus capacidades, un Tutorial
que guía al usuario paso a paso en la programación de proyectos sencillos, y un Mapa del Proyecto que ofrece lineamientos
generales de gestión de proyectos que pueden ser muy utiles en la formulación, control y seguimiento de proyectos en general.

A estos elementos de llega haciendo clic en el menú (Ayuda) y seleccionando Introducción.

Se pueden obtener todas las ayudas por medio de elegir los comandos del menú Ayuda. Buena parte del contenido de este
manual está basado en los elementos de ayuda nombrados de Microsoft Project 2000.

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Introducir y Organizar una lista de tareas

Las listas de tareas son categorías de información que aparecen en la hoja de la vista Diagrama de Gantt que especifican los
detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los
nombres de los recursos. Otra información de la tarea está disponible al aplicar una tabla diferente a la vista.

A su vez una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la
finalización del proyecto. Los proyectos a su vez se componen de tareas.

Para crear una lista de tareas primero se enumeran los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Se comienza
por los grandes bloques de trabajo y después se dividen cada bloque en tareas con resultados individuales. Se agregan hitos y
finalmente, se especifican estimaciones de duración.

Una vez que se haya introducido la información de las tareas, se crea un esquema como ayuda para ver la estructura del
proyecto.

Especificar las tareas y sus duraciones

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un
resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada
tarea y se introduce como una duración. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de
realizarse en la tarea.

Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de
comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas.

Incorporar una tarea a un proyecto

Se puede crear rápidamente una lista de tareas de la programación escribiendo tareas en el campo Nombre de tarea. Un
proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la
programación.

Microsoft Project facilita la especificación y la modificación de una tarea repetitiva. Una tarea repetitiva es aquella que se realiza
de manera repetida en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden
definir como una tarea repetitiva. Se puede definir una tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente.
Asimismo, se puede especificar la duración de cada tarea, el momento en que se producirá y las veces que se repetirá (un
período de tiempo o el número específico de repeticiones).

De esta manera se pueden especificar dos clases de tareas en Microsoft Project: tareas que tienen lugar una vez y tareas
repetitivas.

Sugerencias:

Con Microsoft Project, es posible utilizar un esquema para organizar la programación a medida que se van introduciendo las
tareas o esperar hasta haber introducido todas las tareas del proyecto. Al crear un esquema de la programación del proyecto se
simplifica su organización, de forma que resulta más sencillo crear, administrar y mantener el proyecto. Obtener información
sobre esquemas.

Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva tarea. En el
menú Insertar, haga clic en Nueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

Nota: Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

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Especificar una tarea que tiene lugar una vez

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea y, a continuación,


presione la tecla TAB

3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un
signo de interrogación

4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses,
semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Puede utilizar las
abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m.

5. Presione la tecla ENTRAR

Nota: Para mostrar una duración estimada, escriba un signo de interrogación después de la duración.

Sugerencia: También puede agregar una nota acerca de una tarea. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea y haga
clic en Notas de tareas . Escriba la información en el cuadro Notas y haga clic en Aceptar.

Especificar una tarea repetitiva

1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la
tarea repetitiva.

2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.

3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea.

5. En Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o


Anualmente.

6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique


la frecuencia de la tarea.

7. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a


continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

8. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la


tarea.

9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea
repetitiva.

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Notas:

Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente cuando se inserta una tarea.

Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en Calendario para programar esta tarea, haga clic en el calendario que
desee utilizar.

Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo del proyecto.

Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables, Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces
que ocurra en tales días.

Especificar una duración

Una duración es un período total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el período de tiempo de
trabajo desde el comienzo hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de
recursos. La duración transcurrida es el período de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como base un día de 24
horas y una semana de 7 días, incluyendo los días festivos o feriados y otros días no laborables; se puede especificar en
minutos, horas, días y semanas.

Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

min = minuto

h = hora

día = día

sem = semana

ms = mes

Puede especificar la duración exacta de una tarea o una nueva duración estimada para reemplazar la duración estimada que
Microsoft Project asigna a cada tarea de manera predeterminada.Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna
automáticamente una duración estimada de un día; un signo de interrogación después de la duración indica que es estimada.

Una duración estimada es una duración para la cual la información de que dispone sólo permite determinar un valor provisional
no definitivo. Para que otros miembros del equipo puedan reconocer su estado de inmediato, una duración estimada está
claramente marcada como tal mediante un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad de
duración.

Sugerencia: Puede programar las tareas más eficazmente si especifica la duración y los vínculos de cada una y permite que
Microsoft Project calcule automáticamente las fechas de comienzo y fin. Para conseguir la mayor flexibilidad posible en la

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Project 15
programación, evite el uso de delimitaciones inflexibles.

Crear un Hito
Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede
ser la finalización de una fase principal. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el

símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese día.

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la
finalización de una fase importante.

Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto.

Para crear un hito hacer:

1. En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee convertir en un


hito y escriba 0d.

2. Presione la tecla ENTRAR.

Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto y que se utilizan para controlar el
progreso del proyecto. Las tareas con duración cero se muestran automáticamente como hitos pero el usuario también puede
marcar como hito cualquier otra tarea con cualquier duración.

Aunque una tarea con una duración 0 se marca automáticamente como hito, puede convertir cualquier tarea en un hito.

Para marcar cualquier tarea como hito:

1. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

2. Haga clic en Información de la tarea

3. Elija la ficha Avanzado y active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito

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Sugerencia: Para ver todos los hitos, haga clic en Hitos en la lista Filtro. Para volver a ver todo el proyecto, haga clic en Todas
las tareas en la lista Filtro.

Tareas condicionadas por el esfuerzo

Por defecto Microsoft Project establece la asignación de tiempos a todas las tareas como condicionadas por el esfuerzo. Esto
supone que a medida que se modifica la asignación de recursos inicial, varía la duración de la tarea, si bien las horas de trabajo
necesarias para completarla permanecen constantes. Mediante las tareas condicionadas por el esfuerzo Microsoft Project
distribuye homogéneamente el trabajo entre los recursos.

Desactivar la especificación tarea condicionada por el esfuerzo:

Para una sóla tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

3. Haga clic en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado

5. Haga clic en la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo para eliminar la


marca de selección

6. Haga clic en Aceptar

Para las tareas nuevas del proyecto:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones

2. Seleccione la ficha Programación

3. Haga clic en la casilla de verificación Las tareas nuevas están condicionadas por el

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esfuerzo para eliminar la marca de selección

4. Haga clic en Aceptar

Sugerencia: Si desea que las tareas del proyecto no sean programadas condicionadas por el esfuerzo al crear el archivo de
proyecto antes de introducir las tareas ir al menú herramientas opción programación y desactive la casilla de Las tareas nuevas
están condicionadas por el esfuerzo.

Eliminar una tarea de la Lista de Tareas

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de tareas.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En el campo Nombre de Tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.
3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar la tarea

Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman según las especificaciones de
dependencias, duraciones y delimitaciones establecidas.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador
(número ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y
en el menú desplegado seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso. Esto
eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.

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Crear un calendario para una tarea


Un Calendario de tareas es un calendario base que se puede aplicar a tareas individuales para controlar la programación de estas
tareas, normalmente independiente del calendario del proyecto o de cualquier calendario de recursos asignados. De manera
predeterminada, todas las tareas se programan con el calendario del proyecto. Si hay recursos asignados, las tareas se
programan de acuerdo con los calendarios de recursos asignados. Los calendarios de tareas definen excepciones únicas o
específicas para programar tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el período no laborable.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. Haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario.

4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario
base.

5. Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en
Hacer una copia del y, a continuación, en el nombre del calendario que aparece en el
cuadro.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga los cambios necesarios en el calendario:


■ Para cambiar el calendario en días específicos, seleccione los días que
desee cambiar en el calendario.
■ Para seleccionar días no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL
y haga clic en los días.
■ Para seleccionar días adyacentes, presione la tecla MAYÚS y haga clic en
el primer y en el último día que desee cambiar en el calendario.
■ Para cambiar un día de la semana en el calendario entero, haga clic en la
abreviatura del día situada en la fila superior del calendario.

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8. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Período no
laborable o Período laborable no predet..

9. Para cambiar el Período laborable no predet., escriba las horas en las que desea que
el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo
termine en los cuadros Hasta.

10. Haga clic en Aceptar.

Nota: Después de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea.

Asignar un calendario a una tarea


Un calendario de tareas define excepciones exclusivas o específicas para períodos laborables y no laborables correspondientes a
una tarea, una tarea repetitiva o una tarea de resumen repetitiva.

Una vez creado un calendario de tareas, se debe asignar a las tareas.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un calendario.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha Avanzado.

4. En el cuadro Calendario, haga clic en el calendario que desee utilizar para la tarea.

5. Active la casilla de verificación La programación omite los calendarios de recursos


para que el calendario de tareas anule todos los calendarios de recursos, si procede.

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Project 16

Nota: Si decide que Microsoft Project omita los calendarios de recursos, una tarea se programará aunque los recursos asignados
a la misma tengan establecido período no laborable en el correspondiente calendario de recursos.

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Establecer dependencias y delimitaciones de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas
concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar
otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas de
comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos de delimitaciones que pueden
asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha específica.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se
reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de
tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

En el Diagrama de Gantt las dependencias se


representan con líneas entre las barras de representación de
cada tarea

Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se decoran. Sin
embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas,
otra persona puede comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas dependientes entre sí
y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan
definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento"
debe concluir antes del comienzo de la tarea "Decidir menús".

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas Descripción

La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice


Fin a comienzo (FC)
la tarea (A).

La tarea (B) no puede comenzar hasta que


Comienzo a comienzo (CC)
comience la tarea (A).

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la


Fin a fin (FF)
tarea (A).

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience


Comienzo a fin (CF)
la tarea (A).

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione las tareas relacionadas, vincúlelas
y, a continuación, cambie el tipo de dependencia, si es necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la
sucesora. La tarea de la que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la pared",

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Project 17
entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarán a las fechas de la sucesora. De
forma predeterminada, Microsoft Project crea una dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a
comienzo no funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a comienzo, fin a fin o
comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

3. Haga clic en Vincular tareas

De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo por
un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a comienzo.

Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar en el Diagrama de
Gantt.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra, probablemente se
deba a que no ha hecho clic exactamente en la línea de tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en
dicha línea.

Otra forma es desde el cuadro de Información de tarea:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora

3. Haga clic en Información de tarea

4. Seleccione la ficha de Predecesoras

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project17.htm (2 de 7) [25/04/2002 13:18:20]


Project 17

5. Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia

6. Haga clic en Aceptar

Nota: Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en Desvincular tareas . Las
tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras tareas o de las delimitaciones.

Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas


A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre tareas. Para mostrar que las tareas se
superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposición.

El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si una tarea puede
comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, se puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo
de adelanto de un 50 por ciento para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposición
negativo.

En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la


segunda tarea se adelanta al término de la primera

El tiempo de posposición especifica retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por ejemplo, si se necesita un retraso de
dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un
tiempo de posposición de dos días. El tiempo de posposición se especifica como un valor positivo.

En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la


segunda tarea se pospone al término de la primera

En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposición a la tarea predecesora, y superponga tareas especificando
tiempo de adelanto. También puede escribir el tiempo de adelanto o de posposición en forma de porcentaje de la tarea.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project17.htm (3 de 7) [25/04/2002 13:18:20]


Project 17

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un

tiempo de adelanto o de posposición, y haga clic en Información de la tarea

3. Haga clic en la ficha Predecesoras.

4. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposición que desee como duración o


porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Escriba el adelanto en forma de número negativo (por ejemplo, -1d para indicar
un día de adelanto) o en forma de porcentaje.

Escriba la posposición con un número positivo o con un porcentaje.

5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Puede agregar rápidamente un período de tiempo de posposición o de adelanto a la tarea sucesora haciendo doble
clic en la línea de vínculo del diagrama de Gantt y escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposición o al
adelanto en el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

Asignar una fecha límite para una tarea


Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica pero no desea bloquear la programación
estableciendo una delimitación inflexible, puede fijar una fecha límite para la tarea. Microsoft Project sigue actualizando la
programación según sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza
después de su fecha límite.

La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una forma de que Microsoft Project le
informe de que una tarea finalizará después de su fecha límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir
dicha fecha.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha límite.

3. Haga clic en Información de la tarea

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project17.htm (4 de 7) [25/04/2002 13:18:20]


Project 17

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación

6. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite

7. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Puede arrastrar el símbolo de fecha límite en el Diagrama de Gantt para cambiar la fecha límite.

Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea


Se pueden programar las tareas más eficazmente especificando sus duraciones, creando dependencias entre ellas y dejando que
Microsoft Project calcule automáticamente las fechas de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo
o fin específica para una tarea si fuera necesario.

Las delimitaciones que asocian tareas a fechas específicas se denominan delimitaciones inflexibles; las delimitaciones más
inflexibles son las fechas de comienzo o fin específicas. Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular
la programación, utilice estas delimitaciones inflexibles sólo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una fecha concreta.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una
fecha de comienzo o fin

3. Haga click en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5. En el cuadro Tipo de delimitación, haga clic en un tipo de delimitación.

6. Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitación

7. Haga clic en Aceptar.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project17.htm (5 de 7) [25/04/2002 13:18:20]


Project 17

Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del Diagrama de Gantt o arrastra una barra de
Gantt para cambiar la fecha de comienzo, Microsoft Project establece una delimitación No comenzar antes del (NCAD) basada en
la nueva fecha de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, Microsoft Project asigna automáticamente una
delimitación No finalizar antes del (NFAD).

Delimitación inflexible
Una delimitación inflexible es aquella que no es flexible porque vincula una tarea a una fecha.

Las delimitaciones inflexibles son:

■ Debe finalizar el (para todos los proyectos).

■ Debe comenzar el (para todos los proyectos).

■ No finalizar antes del (se considera inflexible para proyectos


programados a partir de la fecha de fin).

■ No finalizar después del (se considera inflexible para proyectos


programados a partir de la fecha de comienzo).

■ No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos


programados a partir de la fecha de fin).

■ No comenzar después del (se considera inflexible para proyectos


programados a partir de la fecha de comienzo).

Interrumpir el trabajo en una tarea


Al perfeccionar la programación, tal vez necesite interrumpir el trabajo en una tarea. Por ejemplo, el proyecto puede incluir una
tarea que requiere materiales que están pedidos pero que no se recibirán hasta dentro de dos semanas o puede tener dos tareas
que tienen lugar simultáneamente en la programación y utilizan el mismo recurso. Si la programación lo permite, puede dividir
una de las tareas para que parte del trabajo se realice antes de comenzar la otra tarea y se vuelva a retomar cuando ésta
finalice. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Dividir tarea

3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra de fecha donde desea
efectuar la división y arrastre la segunda parte de la barra hasta la fecha en la que debe
reanudarse el trabajo.

Tarea Dividida

Notas:

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project17.htm (6 de 7) [25/04/2002 13:18:20]


Project 17

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que entre en contacto con la otra parte.

Si utiliza un calendario para especificar la división como período no laborable en vez de dividir la tarea, el período no laborable
no aparecerá como tarea dividida en el Diagrama de Gantt.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 18

. .

Estructurar las tareas en un esquema lógico

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas
para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o
fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una
tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.

De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.
Utilice los controles de esquema (sangría y anulación de sangría) para indicar la estructura jerárquica de la lista de tareas.

Un Esquema es una estructura jerárquica de un proyecto que muestra la disposición de algunas tareas en agrupaciones de
mayor volumen. En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante la aplicación de sangrías.

Una Tarea de Resumen es una tarea que se compone de subtareas y que también resume dichas subtareas. Se puede utilizar la
función de niveles de esquema de Microsoft Project para crear tareas de resumen. Microsoft Project determina automáticamente
la información de la tarea de resumen (duración, costo, etc.) utilizando la información de las subtareas.

Una subtarea es una tarea que forma parte de una tarea de resumen. La información de las subtareas se incluye en la tarea de
resumen. Puede designar subtareas utilizando la función de niveles de esquema de Microsoft Project.

Para organizar el esquema, se utilizan los botones de esquema:

Aplicar sangría

Anular sangría

Mostrar subtareas

Ocultar subtareas

Mostrar todas las


subtareas

Para crear una tarea de resumen o fase:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la primera tarea que desee convertir en subtarea.

3. En el menú Insertar, haga clic en Nueva tarea.

4. En la fila insertada, escriba el nombre de la nueva tarea de resumen en el campo

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project18.htm (1 de 3) [25/04/2002 13:18:35]


Project 18
Nombre de tarea.

5. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee convertir en subtareas.

6. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar sangría a estas tareas.

Sugerencia:
Utilizando el mouse (ratón) puede aplicar o anular una sangría rápidamente en una tarea. Seleccione la tarea y sitúe el puntero
sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la
derecha para aplicar la sangría a la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.

Para deshacer niveles de esquema, anule las sangrías de todas las subtareas y de las tareas de resumen del siguiente nivel
hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema.

Notas:
La colocación de tareas en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre
tareas es preciso vincular las tareas.

En Microsoft Project, todas las subtareas de una fase o subfase deben estar directamente debajo de la tarea de resumen para
que sean incluidas en la fase o subfase.

Mostrar y ocultar las subtareas

En un esquema, puede mostrar u ocultar las subtareas de una tarea de resumen. Por ejemplo, tal vez desee ocultar las
subtareas para mostrar solamente las tareas de nivel superior y después imprimir esa vista para crear un informe de resumen
del proyecto; o tal vez desee mostrar únicamente las subtareas que le interesen. Al mostrar todas las subtareas, podrá ver
rápidamente todas las tareas de todos los niveles de esquema existentes en todo el proyecto.

1. En la Barra de vista, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga las


subtareas que desea mostrar u ocultar.

3. Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas

para ocultar las subtareas.

4. Para mostrar todas la subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas .

Sugerencias:

También puede mostrar u ocultar subtareas haciendo clic en el símbolo de esquema de la tarea de resumen. Los símbolos de

esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas mostradas o no tiene subtareas mostradas .

Puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Al mover o eliminar una tarea de
resumen, se mueven o se eliminan automáticamente todas las subtareas asociadas a ella.

Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignación de recursos y tareas con una sangría similar a la de las
subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones
independientemente de las subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o en Ocultar asignaciones.

Modificar una lista de tareas


Cuando se crea una lista de tareas eventualmente se desea copiar, eliminar o mover tareas en el proyecto.

También se puede reorganizar fácilmente las fases de un proyecto en una programación esquematizada. Cuando se mueve o
elimina una tarea de resumen, las subtareas asociadas también se mueven o eliminan.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project18.htm (2 de 3) [25/04/2002 13:18:35]


Project 18

En el campo de identificación (el campo situado más a la izquierda), seleccione la tarea que desee copiar, mover o eliminar.
■ Para seleccionar una fila, haga clic en el identificador de la tarea.
■ Para seleccionar un grupo de filas adyacentes haga clic en la primera y
arrastre el ratón hasta la ultima, suelte el clic.
■ Para seleccionar varias filas no adyacentes, presione la tecla CTRL y
después haga clic en los números de identificación de tarea.

Copiar, mover o eliminar la tarea:

■ Para copiar la tarea, haga clic en Copiar

■ Para mover la tarea, haga clic en Cortar


■ Para eliminar la tarea, presione la tecla SUPRIMIR

■ Para mover la selección que ha cortado o repetir la selección que ha


copiado, seleccione las filas donde desee pegarla.
■ Asegúrese de que selecciona filas enteras.

■ Haga clic en Pegar .


■ Si hay información en la fila de destino, las nuevas filas se insertarán
sobre la fila de destino.

Nota: El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no aparezca por falta de

espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Más botones y elija el botón que desee.

Sugerencia: Para agregar una nueva tarea entre tareas existentes, haga clic en el número de identificación de la tarea y
presione la tecla INSERTAR. Después de insertar una tarea nueva, las tareas se vuelven a numerar automáticamente.

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Project 19

. .

Ver códigos de estructura de descomposición del trabajo

Una estructura de descomposición del trabajo, o EDT, es la jerarquía de tareas en el proyecto, representada por una serie de
números, letras, o una combinación de ambos. Un código EDT identifica el lugar único de una tarea en la estructura del
proyecto. Para trabajar con códigos EDT, puede agregar una columna a una vista de hoja.

Para mostrar códigos EDT:

1. Seleccione una vista de hoja que muestre tareas.


■ Para mostrar la Hoja de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más
vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
■ Para mostrar el Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el código
EDT, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar códigos de esquema
inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas.

3. En el menú Insertar, haga clic en Columna.

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en EDT.

5. En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda.

6. Haga clic en Ajuste perfecto.

Utilizar códigos personalizados de estructura de descomposición del trabajo

Si la organización o el cliente necesitan un formato de código de estructura de descomposición del trabajo (EDT), puede crear
una máscara personalizada que utilizará Microsoft Project para asignar los códigos EDT correspondientes a las tareas
dependiendo de su lugar en la jerarquía del esquema del proyecto. Puede definir un conjunto de códigos EDT por proyecto. Si
tiene que mostrar otra estructura organizativa para las tareas, puede crear un código de esquema personalizado además de
códigos EDT. Si no aparecen los campos EDT, puede agregar una columna EDT a una vista de hoja.

Para ver códigos EDT, utilice una vista de hojas.

■ Para hacer que aparezca la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga
clic en Más vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y
elija Aplicar.

■ Para mostrar la vista Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en


Diagrama de Gantt.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project19.htm (1 de 4) [25/04/2002 13:18:45]


Project 19

1. En el menú Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Definir código.

2. Para especificar un prefijo de código de proyecto que distinga las tareas en este proyecto
de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del código del
proyecto.

Nota: Si trabaja con varios proyectos consolidados en un archivo de proyecto principal o tiene a menudo proyectos con vínculos
a tareas externas, agregar un prefijo de código del proyecto puede ayudarle a distinguir tareas de diferentes proyectos.

3. Para especificar la cadena de código para tareas de primer nivel, haga clic en la primera
fila de la columna Secuencia, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en el tipo
de carácter que desee utilizar para este nivel.

■ Haga clic en Números (ordenados) para mostrar un código EDT


numérico para este nivel.

■ Haga clic en Mayúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT


alfabéticos en mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras
tareas de resumen del proyecto.

■ Haga clic en Minúsculas (ordenadas) para mostrar códigos EDT


alfabéticos en minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras
tareas de resumen del proyecto.

■ Haga clic en Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier


combinación de números y de letras en mayúsculas y en minúsculas; por
ejemplo, Arq1, Const1 e Insp1 y para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto. La selección de Caracteres (desordenados)
proporciona la máxima flexibilidad para introducir códigos EDT
personalizados. Microsoft Project muestra un asterisco (*) en el campo
EDT hasta que escriba o introduzca una cadena de caracteres para este
nivel del código EDT.

4. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o


seleccione el número máximo de caracteres en la cadena de código de primer nivel. Por
ejemplo, especifique 3 para que deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en
este nivel del código EDT. La longitud total de un código EDT puede ser de hasta 255
caracteres.

5. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o


seleccione un carácter para separar la cadena de código para un nivel de la cadena de
código para el siguiente nivel. De manera predeterminada, el carácter separador es un
punto.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project19.htm (2 de 4) [25/04/2002 13:18:45]


Project 19
Sugerencias:

Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de código.

Puede escribir un carácter diferente de un punto, un signo menos, un signo más o una barra oblicua; por ejemplo, puede escribir
un símbolo de "y" comercial (&) o un signo de número (#).

Puede prescindir de carácter separador entre niveles de código. En el campo Longitud, haga clic en un número. En el campo
Separador, elimine el carácter separador.

6. Repita los pasos 3–5 por cada cadena de código que desee especificar.

7. Especifique una cadena de código para cada nivel de tareas con sangría del esquema.

8. Si no desea que Microsoft Project asigne un código EDT cada vez que introduzca una
nueva tarea, desactive la casilla de verificación Generar código EDT para la nueva
tarea.

9. Si desea utilizar el mismo código EDT para tareas diferentes, desactive la casilla de
verificación Verificar exclusividad de los nuevos códigos EDT.

Volver a numerar los códigos de tareas de estructura de descomposición del trabajo


personalizados

Si se mueven, eliminan o reorganizan las tareas, es posible que los códigos EDT no aparezcan en el orden correcto. Puede
cambiar los códigos EDT uno a uno, manualmente, o todos a la vez si debe actualizar bastantes tareas. Si no aparecen los
códigos EDT, puede agregar una columna EDT a una vista de hoja.

Para corregir la secuencia de códigos EDT para un grupo de tareas contiguas:

1. Seleccione dos o más tareas.

Notas:

Si no selecciona ninguna tarea o si sólo se selecciona una tarea, Microsoft Project corregirá los códigos EDT personalizados para
todo el proyecto. Si se seleccionan varias tareas, la primera tarea de la selección no cambia con la nueva numeración pues se
utiliza como la referencia para volver a numerar las demás tareas.

Si tiene subproyectos insertados dentro del proyecto y desea volver a numerar algunas o todas las tareas del subproyecto, haga
clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en Todas las subtareas. Si no aparecen las tareas de un subproyecto, Microsoft
Project no volverá a numerarlas.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project19.htm (3 de 4) [25/04/2002 13:18:45]


Project 19

2. En el menú Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Cambiar numeración.

3. Para corregir la secuencia de códigos EDT para las tareas contiguas seleccionadas, haga
clic en Tareas seleccionadas.

4. Para corregir la secuencia de códigos EDT para todas las tareas del proyecto, haga clic en
Todo el proyecto.

5. Haga clic en Aceptar.

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Project 20

. .

Ver códigos de esquema personalizados

Puede crear hasta diez códigos de esquema personalizados en el proyecto para mostrar etiquetas únicas para cada tarea
basándose en su nivel en la jerarquía de códigos de esquema personalizados. Para ver estos códigos de esquema
personalizados, puede agregar una columna a una vista de hoja que muestre tareas. Para modificarlos, puede introducir o
seleccionar otro valor de código de esquema.

1. Seleccione una vista de hojas que muestre tareas.


■ Para hacer que aparezca la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga
clic en Más vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y
elija Aplicar.
■ Para mostrar la vista Diagrama de Gantt, en el menú Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el código de
esquema personalizado, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar
códigos de esquema inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas.

3. En el menú Insertar, haga clic en Columna.

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Código de esquema.

5. En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda.

6. Haga clic en Ajuste perfecto.

Crear un código de esquema


Además de la estructura de esquema que especifique con tareas de resumen y subtareas y con códigos de esquema integrados y
EDT, puede especificarse una estructura alternativa para el proyecto utilizando los códigos de esquema. Los códigos de esquema
son etiquetas personalizadas para tareas o recursos que comparten características; pueden utilizarse para agrupar las tareas o
recursos de modos alternativos, como por códigos de contabilidad de costos para tareas o por códigos de trabajo para recursos.
Antes de aplicar un código de esquema personalizado a tareas o recursos, agregue una columna de código de esquema a la vista
de hoja para ver los códigos de esquema.

1. Para definir un conjunto de códigos de esquema, muestre una vista de hoja, como la
vista Hoja de tareas u Hoja de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea
organizar con un código de esquema:
■ Para mostrar la vista Hoja de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más
vistas. En el cuadro Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar.
■ Para mostrar la vista Hoja de recursos, en el menú Ver, haga clic en
Hoja de recursos.

2. En el menú Herramientas, elija Personalizar y haga clic en Campos.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project20.htm (1 de 4) [25/04/2002 13:18:59]


Project 20

3. En el cuadro Campo, haga clic en el código de esquema que desee definir, como Código
de esquema 1.

4. Haga clic en Cambiar nombre.

5. En el cuadro Nuevo nombre para, escriba un nombre para el código de esquema


personalizado que desee crear.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Definir código de esquema.

8. Para especificar el código de esquema para tareas de primer nivel, haga clic en la
primera fila de la columna Secuencia y, a continuación, seleccione el tipo de carácter:

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project20.htm (2 de 4) [25/04/2002 13:18:59]


Project 20

■ Haga clic en Números para mostrar un código de esquema numérico


para este nivel.
■ Haga clic en Mayúsculas para mostrar códigos de esquema alfabéticos
en mayúsculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto.
■ Haga clic en Minúsculas para mostrar códigos de esquema alfabéticos
en minúsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de
resumen del proyecto.
■ Haga clic en Caracteres para mostrar cualquier combinación de números
y de letras en mayúsculas y en minúsculas; por ejemplo, Arq1, Const1 e
Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. La selección
de Caracteres proporciona la máxima flexibilidad para introducir códigos
de esquema personalizados.

Nota: Microsoft Project muestra un asterisco (*) en el campo de código de esquema hasta que defina una cadena de caracteres
para este nivel del código de esquema.

9. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuación, seleccione un


número para el número de caracteres en el código de esquema de primer nivel. Por
ejemplo, escriba 3 para que deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en este
nivel del código de esquema. La longitud total de un código de esquema puede ser de
hasta 255 caracteres.

10. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuación, escriba o


seleccione un carácter para separar los niveles de código de esquema. De manera
predeterminada, el carácter separador es un punto.

Sugerencias:
Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de código.

Puede escribir un carácter diferente de un punto, un signo menos, un signo más o una barra oblicua; por ejemplo, puede escribir
un símbolo de "y" comercial (&) o un signo de número (#).

Puede prescindir de carácter separador entre niveles de código. En el campo Longitud, haga clic en un número. En el campo
Separador, elimine el carácter separador.

11. Repita los pasos 8–10 por cada nivel de código de esquema que desee especificar.

12. Para impedir que los usuarios puedan introducir códigos sin todos los niveles del código
de esquema que haya definido, active la casilla de verificación Permitir sólo nuevos
códigos con valores en todos los niveles de máscara.

13. Haga clic en Aceptar.

Asignar códigos de esquema a tareas o recursos

Si ha definido la estructura para un código de esquema, ya puede asignar códigos a tareas o recursos. Para introducir de forma
más eficaz los códigos de esquema, puede crear una tabla de consulta en la que elegir los diversos códigos de esquema que
haya definido.

Para asignar un conjunto de códigos de esquema:

1. En el menú Ver, haga clic en la vista de hoja, como la vista Hoja de tareas o la vista Hoja
de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea organizar con un código de
esquema.

2. Haga clic en el campo de códigos de esquema de la tarea o recurso al que desea asignar
un código de esquema.

3. Escriba o seleccione un código de esquema.

4. Repita los pasos 2 y 3 para cada tarea o recurso.

Si no aparece en la vista de hoja el campo de códigos de esquema:

1. En el menú Ver, haga clic en la vista de hoja, como la vista Hoja de tareas o la vista Hoja
de recursos, que contenga las tareas o recursos que desea organizar con un código de
esquema.

2. Para insertar una columna que muestre el código de esquema que ha definido, seleccione
el campo situado a la derecha del lugar donde desee insertar el campo de código de
esquema, por ejemplo, el campo Nombre de tarea para insertar códigos de esquema
inmediatamente a la izquierda de los nombres de tarea.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project20.htm (3 de 4) [25/04/2002 13:18:59]


Project 20

3. En el menú Insertar, haga clic en Columna. Aparece el cuadro de diálogo Definición de


columna:

4. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en el nombre del campo de código de


esquema personalizado que haya definido.

5. En el cuadro Título escriba el nombre que desee asignar a la columna.

6. Ajuste el formato del campo de códigos de esquema que está agregando:


■ En el cuadro Alinear título, haga clic en Izquierda, Centro o Derecha
para alinear el título con relación al margen del campo.
■ En el cuadro Alinear datos, haga clic en Izquierda, Centro o Derecha
para alinear el número de esquema con relación al margen del campo.
■ En el cuadro Ancho, escriba o seleccione un ancho para el código de
esquema o haga clic en Ajuste perfecto para ajustar el ancho de la
columna al título.

7. Haga clic en Aceptar.


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Project 21

. .

Proyectos y Subproyectos
La tarea de resumen a nivel de proyecto muestra información de resumen acerca de todo el proyecto en una sola fila con la
correspondiente barra de tareas de resumen en la parte superior de la vista de Diagrama de Gantt. Si va a trabajar con
subproyectos consolidados dentro de un archivo de proyecto principal, cada proyecto tendrá su propia tarea de resumen a
nivel de proyecto que aparecerá en el proyecto principal como una tarea de resumen para el subproyecto.

El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan proyectos insertados o subproyectos).
También se denomina proyecto consolidado.

El Subproyecto es un proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos
complejos en partes más fáciles de manejar. También se denominan proyectos insertados.

Un Archivo consolidado es un archivo que contiene uno o más archivos de proyecto insertados (que también se denominan
subproyectos). Los proyectos insertados pueden conservar los vínculos con sus proyectos originales, de modo que todos los
cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarán en el archivo de origen. Los
proyectos insertados se pueden vincular entre sí. Los archivos consolidados también se denominan archivos principales de
proyecto.

Insertar subproyectos en un proyecto principal


Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y administrar de forma más
eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados. Puede ver, cambiar o imprimir información del proyecto principal
y de los subproyectos. También puede tener acceso a cada subproyecto de forma independiente.

1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal.

2. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el
proyecto.

Nota: Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal.

4. En el menú Insertar, haga clic en Proyecto.

5. Si es necesario, realice una búsqueda de su archivo.

6. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el archivo de
proyecto.

7. En la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo de


proyecto que desee.

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Project 21

8. Haga clic en el archivo que desee insertar y después haga clic en Insertar.

Sugerencias:
Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los archivos en el orden en que desee
insertarlos.

Para ver archivos de Microsoft Project guardados en una base de datos, haga clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo
de archivo.

Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, en Insertar sólo
lectura.

9. Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto
original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto
original, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto.

Sugerencia: Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo nombre, y desea eliminar los nombres de
recursos duplicados, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto. La primera instancia de un nombre de recurso y
su correspondiente información, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribirá la segunda instancia y las
instancias posteriores; y como los subproyectos no están vinculados a sus archivos de origen, no podrá actualizar el archivo de
proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal.

10. Haga clic en Insertar.

Notas:

Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y anular las sangrías de las
tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican
o anulan las sangrías de las tareas en un subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados
también se mostrarán en el archivo de proyecto original.

Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales. No
se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.

Mostrar u ocultar las tareas de resumen a nivel de proyecto


1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.

2. Para mostrar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para,


active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.
3. Para ocultar tareas de resumen a nivel de proyecto, en Opciones de esquema para,
desactive la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto.

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Project 21

Sugerencias:
Para ocultar todas las tareas de resumen (incluyendo las tareas de resumen de los subproyectos), haga clic en Ocultar subtareas

Para mostrar sólo una parte del esquema, haga clic en Mostrar y haga clic en el número de nivel de esquema
hasta el que desee ver.

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Project 21

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Project 22

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Estimar las necesidades de recursos

En este punto del proceso de planeación del proyecto, ha identificado el ámbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y
ha estimado las duraciones de las mismas. Ahora puede utilizar esta información para realizar estimaciones preliminares,
identificar requisitos y comenzar los procesos de asignación de personal y adquisición para obtener los recursos que deben
realizar las tareas del proyecto. Entre estos recursos se incluyen los miembros del equipo, el equipamiento y los materiales.

Pasos a seguir:

Preparar un borrador de una lista de recursos propuestos si desea utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para
registrar información preliminar sobre recursos. A continuación, según se aprueban y obtienen los recursos, puede actualizar la
información en la Hoja de recursos. También puede realizar asignaciones preliminares de tareas y la programación de recursos.

Agregar una nota sobre los requisitos de los recursos propuestos si desea utilizar las notas de recursos de Microsoft
Project para introducir información relativa a recursos específicos en la lista de recursos propuestos. Esta información puede
incluir suposiciones sobre títulos de trabajos, grupos de aptitudes, requisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca,
rendimiento y otras características.

Imprimir la lista de recursos: Si ha utilizado Microsoft Project para preparar un borrador de la lista de recursos propuestos e
introducir especificaciones en las notas de recursos, puede imprimir la Hoja de recursos con notas para su inclusión con el
programa de propuesta de recursos.

Desarrollar las estimaciones de los recursos propuestos: En este momento puede enumerar los tipos y cantidades de
recursos. Para los recursos humanos, conoce los títulos de trabajos, los grupos de aptitudes y el nivel de experiencia. También
conoce el tipo, marca, costo y capacidad de los recursos de equipo necesarios. Asimismo, conoce las cantidades de materiales
consumibles requeridos. Puede especificar y recopilar esta información sobre recursos en Microsoft Project y enviarla como parte
de la propuesta de recursos.

Obtener aprobación para los recursos estimados, si procede, después de completar la propuesta de recursos y estar en
disposición de enviarla a los participantes para su aprobación.

Actualizar el borrador de la lista de recursos: Después de obtener la aprobación de los recursos, puede actualizar la lista de
recursos en la Hoja de recursos, según sea necesario, para reflejar los cambios efectuados durante el proceso de aprobación. O
bien, si no ha creado todavía una lista de recursos en la Hoja de recursos, puede hacerlo ahora y comenzar la asignación
preliminar y la programación de recursos mientras trabaja en los procesos de asignación de personal y adquisición.

Actualizar las estimaciones de los recursos en función de la aprobación después de obtener la misma, y disponer de
información nueva sobre la lista de recursos y otros cambios procedentes del proceso de aprobación, por parte de otros
participantes y colaboradores expertos.

Agregar una nota sobre los requisitos de recursos aprobados: Después de obtener la aprobación de los recursos, puede
revisar o agregar notas sobre recursos basándose en los cambios resultantes del proceso de aprobación. Esta información puede
incluir suposiciones sobre títulos de trabajos, grupos de aptitudes, requisitos de disponibilidad, calidad, clase, marca,
rendimiento y otras características.

Desarrollar el plan de administración de recursos: Identificar y estimar los requisitos de los recursos. Reunir información de
diversas fuentes, incluida la información histórica, y realizar estimaciones preliminares para determinar los tipos y cantidades de
recursos necesarios para establecer las tareas del proyecto.

Modificar una duración: Mientras continúa reuniendo información relativa al proyecto en particular y otros proyectos similares,
puede perfeccionar las estimaciones de duración de las tareas. La precisión de las estimaciones de duración está estrechamente
relacionada con la precisión de los requisitos de los recursos.

Desarrollar el plan de administración de recursos para utilizarlo como directriz para administrar el uso de los recursos a lo
largo del proyecto.

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Project 23

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Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables

En este punto del proceso de planificación del proyecto, se han identificado, aprobado y adquirido todos los recursos. Se sabe
quiénes son los integrantes del equipo y qué equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del
proyecto. Ahora es necesario introducir la información de los recursos en el plan del proyecto.

Pasos a seguir:

Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto: Si los recursos que está utilizando pertenecen
exclusivamente a este proyecto, especifique o actualice los nombres de los recursos en la Hoja de recursos de Microsoft Project
de este proyecto.

Especificar información básica de los recursos para agregar más detalles acerca de los recursos, como grupo, tipo de
recurso y capacidad máxima.

Establecer métodos para comunicar la información del proyecto: Configurar mensajería de grupo de trabajo para los
integrantes del equipo para establecer los nombres de correo electrónico de los recursos humanos si utiliza comunicación de
grupo de trabajo por medio del correo electrónico o para establecer los nombres de los integrantes del equipo en Microsoft
Project Central.

Especificar o revisar los conjuntos de aptitudes de recursos: Puede ser útil añadir un campo personalizado a la Hoja de
recursos para especificar conjuntos de aptitudes de recursos. Puede especificar aptitudes, y filtrar, ordenar o agrupar recursos
según sus aptitudes.

Agregar una nota sobre un recurso si desea agregar o actualizar una nota de recurso, que puede contener suposiciones,
peculiaridades, experiencia, resultados, etcétera.

Establecer los costos de los recursos si es el momento de introducir tasas y tarifas para personas, equipamiento y
materiales, y si va a utilizar Microsoft Project para crear un presupuesto o realizar el seguimiento de los costos del proyecto.

Establecer tasas de pago o tarifas para recursos para establecer tasas por hora, costos por uso y otras tarifas para recursos
humanos y de equipamiento. Microsoft Project puede calcular los costos totales de los recursos, de la tareas asignadas y de todo
el proyecto. Puede introducir esta información a medida que la obtiene, puesto que puede estar contratando personal o
negociando con otros jefes para compartir recursos.

Establecer costos de material para establecer los costos de recursos consumibles tales como suministros. Microsoft Project
puede calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han
introducido.

Establecer los períodos laborables para el proyecto y los recursos para establecer la disponibilidad de todos los recursos
del proyecto y de los recursos individuales. Puede indicar vacaciones, programaciones de trabajo, fechas de comienzo y fin del
proyecto y diferentes unidades de recursos a lo largo del proyecto.

Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones para establecer los días y horas de trabajo de recursos
individuales. Puede configurar calendarios de recursos individuales para indicar programaciones de recursos no estándar,
vacaciones y otros períodos no laborables.

Especificar la disponibilidad de los recursos durante todo el proyecto: Puede ajustar la disponibilidad de los recursos
durante todo el proyecto. Puede cambiar las fechas de comienzo y fin del trabajo del recurso en el proyecto. También puede
cambiar la disponibilidad de unidades en diferentes períodos del proyecto.

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Project 24

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Especificar o actualizar los nombres de los recursos en el proyecto

Una vez identificados, aprobados y conseguidos los recursos, se pueden especificar nuevos nombres de recursos y actualizar los
existentes en la Hoja de recursos de Microsoft Project. Este proceso crea una lista básica de los recursos materiales, humanos y
de equipamiento que realizarán las tareas del proyecto.

Los Recursos están constituídos por el personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto.

El Recurso material consiste en los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un
proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. Para especificar un nuevo nombre de recurso, en el campo Nombre del recurso, escriba
el nombre que desee.
4. Para actualizar un nombre de recurso existente, en el campo Nombre del recurso que
contenga el nombre que desea actualizar (por ejemplo, "Ingeniero 1"), escriba el nuevo
nombre de recurso (por ejemplo, Julia Pérez).
5. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre
del recurso, escriba el nombre del grupo.

Nota: Puede seleccionar un recurso de trabajo de la libreta de direcciones de correo electrónico. En una vista de tareas, como

Diagrama de Gantt, haga clic en Asignar recursos y, a continuación, elija Dirección. Seleccione el recurso de la libreta de
direcciones de correo electrónico. Si selecciona un nombre de alias de grupo en la libreta de direcciones de correo electrónico, los
nombres de todos los miembros del alias se introducen en la lista de recursos. Vuelva a mostrar la vista Hoja de recursos. (Si lo
desea, también puede dejar abierto el cuadro de diálogo Asignar recursos). Los nuevos nombres aparecen también en la Hoja de
recursos, donde puede seguir añadiendo información de los recursos.

Especificar información básica de los recursos


Una vez identificado el ámbito y las tareas del proyecto, puede utilizar la Hoja de recursos de Microsoft Project para crear una
lista de las personas, equipamiento y recursos materiales que van a componer su equipo y llevar a cabo la tareas del proyecto.
Puede elaborar una lista preliminar de recursos con nombres de recurso con marcador de posición para obtener la aprobación de
los procesos de asignación de personal y adquisición, si es necesaria. A medida que obtiene los recursos reales, puede completar
la lista de recursos con detalles, incluidos los nombres de los recursos reales.

Introducir información para un recurso de trabajo


Introducir información para un recurso de trabajo si el recurso es una persona o un elemento de equipamiento.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre


del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Tipo, asegúrese de que el tipo de recurso está establecido en el valor


predeterminado Trabajo.

6. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades


disponibles de este recurso.

7. Haga clic en Aceptar

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Project 24

Nota: Puede especificar la capacidad máxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de decimal (0,5; 1; 3).

Introducir información para un recurso material


Introducir información para un recurso material si el recurso es un material o suministro consumible, como hormigón, madera o
clavos.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Grupo correspondiente al nombre


del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Tipo de recurso, seleccione Material para recursos materiales.

6. Los campos Dirección de correo electrónico, Grupo de trabajo e Inicio de sesión


en Windows están desactivados para este recurso, mientras que el campo Etiqueta de
material está activado.

7. En el campo Etiqueta de material, escriba la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas


o cajas) para el recurso.

8. Haga clic en Aceptar

Nota: El campo Capacidad máxima está desactivado para recursos materiales.

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Project 24

Utilizar notas
Se puede agregar notas a los recursos. Las notas pueden modificarse, eliminarse y verse según se desee.

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre de recurso, seleccione un recurso.

4. Haga clic en Notas del recurso .

5. En el cuadro Notas, escriba, modifique o elimine el contenido de la nota y, a


continuación, haga clic en Aceptar.

Para ver la nota del recurso, sitúe el cursor sobre el icono Notas en el campo Indicadores .

Para ver una nota de recurso larga en su totalidad, haga doble clic en el icono Notas .

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Project 24

Nota: También puede incluir esta nota cuando imprima la vista o un informe.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 25

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Establecer períodos laborables, días no laborables y vacaciones a los recursos

Puede configurar los calendarios de períodos laborables del proyecto y de los recursos para reflejar exactamente la disponibilidad
de los recursos. mso-hide: all">Microsoft Project utiliza esta información al programar las tareas, al examinar si los recursos
están sobreasignados y al redistribuir los recursos. Con los calendarios, puede configurar períodos laborables (por ejemplo, de
8:00 a.m. a 5:00 p.m.), días laborables (por ejemplo, de lunes a viernes) y días no laborables (por ejemplo, días festivos de la
organización y vacaciones).

Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del proyecto si desea reflejar los
días y horas laborables de todas las personas que trabajan en el proyecto. Mediante el calendario del proyecto, que
generalmente es el calendario estándar, puede especificar los días y horas no laborables normales, como fines de semana y
noches, y los días festivos excepcionales, como los días festivos de la organización. El calendario estándar del proyecto es el
calendario base predeterminado para los recursos del proyecto.

Asignar un calendario base a un recurso si ha establecido un calendario base para una programación especial, distinto del
calendario estándar del proyecto, y desea que los períodos laborables de un recurso estén basados en este calendario.

Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones para recursos individuales mediante la
creación de calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborables, las vacaciones, los permisos y las bajas por
enfermedad.

Establecer los períodos laborables y los días no laborables para todos los recursos del
proyecto

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, haga clic en el calendario del proyecto.

Nota: El calendario del proyecto actual se muestra seguido de "(Calendario del proyecto)". El valor predeterminado es Estándar
(Calendario del proyecto).

3. Seleccione una fecha en el calendario.


■ Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto,
seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario.
■ Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del
primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte
superior.

4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no


predet..
■ Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los
períodos laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.
y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y período no laborable en
los fines de semana.
■ Si hace clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en
las que desee que el trabajo termine en los cuadros Hasta.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project25.htm (1 de 4) [25/04/2002 13:19:39]


Project 25

Nota: Puede utilizar las horas laborables en el calendario del proyecto para ajustar el trabajo en las tareas que no forman parte
del proyecto. Si los integrantes del equipo sólo pueden estar trabajando realmente seis horas al día en las tareas del proyecto, y
las otras dos horas las emplean en reuniones y tareas administrativas, puede reflejar esta circunstancia indicando una
disponibilidad de recursos de seis horas por día en el calendario del proyecto.

Asignar un calendario base a un recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un


calendario.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Horario de


trabajo.

4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.

5. Por ejemplo, si el recurso seleccionado trabaja durante el turno de noche, haga clic en
Turno de noche para asignar esta opción como calendario base del recurso.

6. Haga clic en Aceptar

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project25.htm (2 de 4) [25/04/2002 13:19:39]


Project 25

Nota: De manera predeterminada, el calendario estándar es el calendario del proyecto. El calendario del proyecto se aplica a
todos los recursos a medida que se agregan. Puede asignar un calendario base diferente al recurso, o puede modificar el
calendario de un recurso individual.

Cambiar los períodos laborables, los días no laborables y las vacaciones para recursos
individuales

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desee asignar un


calendario.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Horario de


trabajo.

4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee asignar al recurso.

5. Seleccione una fecha en el calendario.


■ Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto,
seleccione el día que aparece en la parte superior del calendario.
■ Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del
primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del último día en la parte
superior.

6. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no


predet..
■ Si hace clic en Predeterminadas, los días seleccionados adoptarán los
períodos laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project25.htm (3 de 4) [25/04/2002 13:19:39]


Project 25
y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y período no laborable en
los fines de semana.
■ Si hace clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las
que desee que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en
las que desee que el trabajo termine en los cuadros Hasta.
7. Haga clic en Aceptar
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Project 26

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Estimar costos

La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las
actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos,
puede revisar los datos históricos que va a utilizar como base para la introducción de información de costos en Microsoft Project.
A continuación, puede revisar y ajustar sus costos para crear un presupuesto exacto.

El método de estimación de costos más conveniente para su proyecto depende del alcance del mismo, del nivel de precisión
necesario y de las prácticas de su organización.

Pasos a seguir:

Establecer tasas de pago y tarifas para recursos: Si desea introducir tasas y tarifas por uso para recursos como, por
ejemplo, personas y equipo, para que Microsoft Project calcule los costos totales correspondientes a los recursos, las tareas
asignadas y la totalidad del proyecto.

Establecer costos fijos de tareas: Si introduce una cantidad establecida para el uso o adquisición de recursos como, por
ejemplo, equipo, Microsoft Project puede incorporar este costo fijo al costo total de las tareas de resumen y del proyecto
completo.

Establecer costos de material: Si piensa utilizar recursos consumibles, por ejemplo suministros. Microsoft Project puede
calcular los costos totales de estos recursos materiales a partir de las tasas de pagos y las cantidades que se han introducido.

Cambiar las tablas de tasas en una asignación de recursos: Si desea aplicar tasas de recursos introducidas en tablas de
tasas diferentes.

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Project 27

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Establecer tasas de pago y tarifas para recursos

Microsoft Project calcula los costos correspondientes a los recursos basándose en las tasas de trabajo normal y de horas extra, o
en los costos por uso que se han introducido, o bien se puede introducir un costo de asignación único.

Introducir tasas de recursos: Si desea que Microsoft Project calcule los costos totales de los recursos basándose en las tasas
que se introduzcan para cada recurso. Conviene observar que Microsoft Project puede calcular costos totales en cuanto se
asignan a tareas recursos basados en tasas y recursos con costos por uso.

Introducir un costo por uso: Si desea introducir las tarifas que los recursos pueden cargar por asignación de tarea.

Introducir un costo de asignación de recursos único: Si desea introducir una cantidad de costo total de recursos para una
asignación de recursos que no requiera trabajo. Por ejemplo, si un recurso ha de realizar un desplazamiento para completar una
asignación, los pasajes de avión se pueden asignar como un costo de asignación de recursos único porque no requerirán trabajo.
Conviene observar que, dado que el trabajo del recurso se establece en cero, Microsoft Project no puede asignar a la misma
tarea el mismo recurso como recurso normal basado en tasas. Si se introduce trabajo para el recurso, se perderá el costo único.

Introducir tasas de recursos

Introducir un grupo de tasas por recurso si desea introducir sólo una tasa estándar y una tasa de horas extra por recurso.

Introducir varios grupos de tasas por recurso si desea introducir más de una tasa estándar y una tasa de horas extra por
recurso. Por ejemplo, puede establecer escalas de pago diferentes para tipos diferentes de trabajo e incorporar cambios de tasas
en el futuro.

Introducir un grupo de tasas por recurso

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de


recurso nuevo.

4. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, escriba las tasas de recursos.

5. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible.

Introducir varios grupos de tasas por recurso

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project27.htm (1 de 5) [25/04/2002 13:19:48]


Project 27
1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de


recurso nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos.

5. Haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

6. En los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, escriba las tasas de recursos.

7. En la fila siguiente de los campos Tasa estándar y Tasa de horas extra, escriba un valor o
un cambio porcentual de la tasa anterior.

8. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrará en vigor.

9. Para introducir grupos de tasas de pago adicionales para el recurso, haga clic en la ficha
B y, a continuación, repita los pasos 6 a 8.

Introducir un costo por uso


Introducir un costo por uso por recurso si desea introducir sólo un costo por uso para un recurso y no desea incorporar
cambios de costos en el futuro.

Introducir varios costos por uso por recurso si desea introducir más de un costo por uso por recurso e incorporar cambios
de costos en el futuro.

Introducir un costo por uso por recurso


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project27.htm (2 de 5) [25/04/2002 13:19:48]


Project 27

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de


recurso nuevo.

4. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de costo.

5. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible.

Introducir varios costos por uso por recurso


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso o escriba un nombre de


recurso nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos.

5. Haga clic en la ficha A en Tablas de tasas de costo.

6. En el campo Costo por uso, escriba un costo por uso.

7. En la fila siguiente del campo Costo por uso, escriba un valor o un cambio porcentual
del costo por uso anterior.

8. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de costo entrará en


vigor.

9. Para introducir costos por uso adicionales para el recurso, haga clic en la ficha B y, a
continuación, repita los pasos 6 a 8.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project27.htm (3 de 5) [25/04/2002 13:19:48]


Project 27

Introducir un costo de asignación de recursos único


1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea.

3. En el menú Ventana, haga clic en Dividir.

4. En la vista Formulario de tareas situada en la parte inferior de la pantalla, seleccione el


recurso para el que desee introducir un costo de asignación único, o escriba un nombre
de recurso nuevo en el campo Nombre del recurso y, a continuación, presione la tecla
ENTRAR.

5. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo del recurso.

6. En el cuadro Tipo de tarea, haga clic en Duración fija.

7. En el campo Unidades, escriba 0.

8. Presione la tecla ENTRAR.

9. En el campo Costo prev, escriba un valor de costo para la asignación de recursos.

10. En el menú Ventana, haga clic en Quitar división.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project27.htm (4 de 5) [25/04/2002 13:19:48]


Project 27

Establecer costos fijos de tareas


Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desee introducir un costo
fijo.

4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.

Nota: Si desea introducir un costo fijo para todo el proyecto (por ejemplo, si sólo está interesado en los costos globales del
proyecto pero no en los costos a nivel de tarea, o si desea agregar costos indirectos del proyecto, por ejemplo el costo de
utilidades), haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Vista. En el cuadro Opciones de
esquema, active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar. En el campo
Nombre de tarea, seleccione la opción Tarea de resumen del proyecto. En el campo Costo fijo, escriba un costo para el proyecto.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 28

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Establecer costos de material


Un Recurso Material se define como los suministros y otros elementos consumibles utilizados para realizar las tareas de un
proyecto.

El Costo por uso se refiere a la tarifa fija por el uso de un recurso. Este costo puede ser adicional o sustituir a un costo variable
o costo por hora del recurso. En el caso de recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso.
En el caso de recursos materiales, el costo por uso sólo se acumula una vez al asignarlos, independientemente de las unidades.

Introducir tasas de recursos materiales


Introducir una tasa por recurso material si desea basar los costos de suministros en una tasa por recurso material.

Introducir varias tasas por recurso material si trabaja con calidades diferentes de material o tiene que incorporar cambios
de tasas de material en fechas específicas. Por ejemplo, puede utilizar las fichas de tablas de tasas de costo para introducir tasas
para calidades de cerámica diferentes e incluir los aumentos de costos o los descuentos que se prevé que tengan lugar en
momentos específicos a lo largo del proyecto.

Introducir una tasa por recurso material


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre


de recurso material nuevo.

4. En el caso de un recurso material nuevo, haga clic en Material en el campo Tipo.

5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el


recurso material en el campo Etiqueta de material.

6. En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

7. Presione la tecla TAB para moverse al campo si éste no está visible.

Introducir varias tasas por recurso material


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre


de recurso material nuevo.

4. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha General.

5. En el caso de un recurso material nuevo, haga clic en Material en el cuadro Tipo de


recurso.

6. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el


recurso material en el cuadro Etiqueta de material.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project28.htm (1 de 5) [25/04/2002 13:20:04]


Project 28

7. Si lo desea, escriba fechas en los campos Disponible desde y Disponible hasta en


Disponibilidad de recursos.

8. Haga clic en la ficha Costos y, a continuación, haga clic en la ficha A en Tablas de


tasas de costo.

9. En el campo Tasa estándar, escriba una tasa.

10. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual de la tasa anterior en el


campo Tasa estándar.

11. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de tasa entrará en vigor.

12. Para introducir grupos de tasas adicionales, haga clic en la ficha B y, a continuación,
repita los pasos 9 a 11.

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Project 28

Introducir un costo por uso de recursos materiales


Introducir un costo por uso por recurso material si desea introducir sólo un costo por uso para un recurso material y no
desea incorporar cambios de costos en el futuro.

Introducir varios costos por uso por recurso material si desea introducir más de un costo por uso por recurso o incorporar
cambios de costos por uso de material en el futuro.

Introducir un costo por uso por recurso material


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada.

3. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre


de recurso material nuevo.

4. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el campo Tipo.

5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el


recurso material en el campo Etiqueta de material.

6. En el campo Costo/Uso, escriba un valor de costo.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project28.htm (3 de 5) [25/04/2002 13:20:04]


Project 28

Introducir varios costos por uso por recurso material


1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre


de recurso material nuevo.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha General.

4. En el caso de un recurso material nuevo, seleccione Material en el cuadro Tipo de


recurso.

5. En el caso de un recurso material nuevo, escriba un nombre de unidad de medida para el


recurso material en el cuadro Etiqueta de material.

6. Si lo desea, escriba fechas en los campos Disponible desde y Disponible hasta en


Disponibilidad de recursos.

7. Haga clic en la ficha Costos y, a continuación, haga clic en la ficha A en Tablas de


tasas de costo.

8. En el campo Costo por uso, escriba un valor de costo.

9. En la fila siguiente, escriba un valor o un cambio porcentual del costo por uso anterior en
el campo Costo por uso.

10. En el campo Fecha efectiva, escriba la fecha en que el cambio de costo entrará en
vigor.

11. Para introducir grupos de costos por uso adicionales, haga clic en la ficha B y, a
continuación, repita los pasos 8 a 10.

Definir cuándo se han de acumular costos

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project28.htm (4 de 5) [25/04/2002 13:20:04]


Project 28
Se pueden definir métodos de acumulación de costos para costos de recursos y costos fijos.

Los métodos de acumulación de costos son:

■ Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la


realización de la tarea.

■ Comienzo: todos los costos se acumulan en cuanto comienza la tarea.

■ Fin: todos los costos se acumulan una vez completada la tarea

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso.

3. Haga clic en Información del recurso y, a continuación, en la ficha Costos.

4. En el cuadro Acumulación de costos, haga clic en el método de acumulación que desee


utilizar.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 29

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Asignar un recurso

Se asignan recursos a las tareas para clarificar la responsabilidad de realización de las mismas. La asignación de recursos
también ayuda a determinar cuánto tardará en realizarse una tarea, y si se lleva a cabo un seguimiento de los costos, cuánto
costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, como el recurso Luis Ramírez, o puede ser un grupo, por ejemplo,
Albañiles. Puede ser un elemento de equipamiento como una grúa o un PC. O puede ser el material consumido durante la
realización de la tarea.

Se definen como Recursos a todo el Personal, equipamiento y material utilizados para completar las tareas de un proyecto.

Se conoce como Asignación al recurso específico asignado a una tarea concreta.

Se conoce como Sobreasignación al resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de
trabajo disponible. Microsoft Project determina los recursos que están sobreasignados tomando como base los valores de trabajo
y duración de las tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por el
recurso.

La Disponibilidad es la indicación de cuándo y por cuánto tiempo puede programarse un recurso para un trabajo asignado. La
disponibilidad del recurso viene determinada por:

■ Los calendarios del proyecto y de recursos.

■ Las fechas de comienzo y fin de recursos para el proyecto.

■ El nivel al que el recurso está disponible para trabajar (medido en


unidades, y grabado en la columna Unidades en Disponibilidad de
recursos en la ficha General del cuadro de diálogo Información del
recurso), por ejemplo, al 50%, 100% o 300%, o a tiempo completo.

También se puede controlar la disponibilidad de los recursos introduciendo diferentes valores de Unidades e intervalos de fecha
en la ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso

A su vez las Unidades son el número de unidades o cantidad de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, en una tarea de
albañilería, se podrían asignar dos unidades, es decir, dos albañiles. Si sólo dispone de un albañil, podría asignar el 50% de
unidades (la mitad del tiempo de un fontanero) a la tarea. La capacidad máxima es el número máximo de unidades disponibles
para el recurso. Por ejemplo, si tiene tres albañiles trabajando en un proyecto, la capacidad máxima es 300%, es decir, tres
albañiles trabajando a tiempo completo.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación como
tiempo completo o esfuerzo 100% en la tarea. Éste es el valor predeterminado para todas las asignaciones de recursos.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación como tiempo
parcial en esta tarea. Aunque el recurso sea de tiempo completo, puede haber tareas que sólo requieran un esfuerzo a tiempo
parcial. Si el recurso es un recurso a tiempo parcial, puede indicar este hecho en el calendario o en la disponibilidad de unidades
de este recurso.

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo si desea establecer el nivel de esfuerzo de la asignación para el grupo de
recursos. Si prefiere realizar un seguimiento de las unidades por grupos de recursos, asigne unidades superiores al 100%.

Asignar la tasa de consumo para un recurso material si está asignando un recurso material. Utilice el campo Unidades para
indicar la cantidad de material que se va a utilizar para esta asignación; por ejemplo, 40 toneladas.

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo completo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.


2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos


5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar
6. Asegúrese de que el campo Unidades indica 100% para el recurso seleccionado.
7. Haga clic en Asignar

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project9.htm (1 de 5) [25/04/2002 13:20:10]


Project 29

Asignar un único recurso de trabajo a tiempo parcial

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje inferior a 100.

Nota: Esta cantidad representa el porcentaje de tiempo que el recurso debe trabajar en
la tarea. Por ejemplo, si el recurso va a trabajar la mitad de la jornada laboral en esta
tarea, escriba 50%.

7. Haga clic en Asignar

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project9.htm (2 de 5) [25/04/2002 13:20:10]


Project 29

Asignar un grupo de varios recursos de trabajo

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un porcentaje mayor de 100.

Nota: Esta cantidad debe representar el nivel de esfuerzo que este grupo de trabajo
dedicará al trabajo. Por ejemplo, si el recurso es Operadores, éstos son tres y desea
asignarlos a tiempo completo, escriba 300%.

7. Haga clic en Asignar

Asignar la tasa de consumo para un recurso material

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso

4. Haga clic en Asignar recursos

5. En el campo Nombre, haga clic en el nombre del recurso que desee asignar

6. En el campo Unidades, escriba un valor decimal que indique la cantidad de material que
se va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta de
material.

Nota: Por ejemplo, si va a utilizar 20 metros de madera, escriba 20.

7. Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasa


de uso agregando una barra oblicua (/) y un código de duración o una abreviatura.

Nota: Por ejemplo, si se van a utilizar 20 metros de madera por semana, escriba
20/semana o 20/s.

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Project 29

8. Haga clic en Asignar

Sugerencia: Si desea asignar recursos una vez que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener el cuadro de
diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project.

Eliminar un recurso

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar la asignación de un recurso a una tarea o eliminar un
recurso de la lista de recursos.

Eliminar la asignación de un recurso a una tarea

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee eliminar la asignación


de un recurso.

4. Seleccione el campo Nombre de los recursos.

5. En la barra de edición seleccione el recurso de la tarea que quiere modificar y pulse la


tecla Suprimir para eliminar su asignación.

Eliminar un recurso de la Lista de recursos

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de Recursos.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project9.htm (4 de 5) [25/04/2002 13:20:10]


Project 29
2. En el campo Nombre de Recurso, seleccione el recurso que desee eliminar.

3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar el recurso

Nota: Al eliminar un recurso de la lista de recursos se eliminan también todas las asignaciones de dicho recurso a las tareas del
proyecto. Si las tareas están condicionadas por el esfuerzo se modificarán en consecuencia las duraciones de las mismas
afectándose la duración total del proyecto.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador
(número ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y
en el menú desplegado seleccione eliminar recurso, en el caso de un recurso, y eliminar tarea en el caso de una tarea. Esto
eliminará toda la información relativa al recurso o tarea eliminado.

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Revisado: 10 de April de 2002.

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Project 30

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Costo del proyecto completo

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global.
Estos costos se actualizan cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2. Haga clic en Estadísticas.

3. En Costo en la fila Actual, vea el costo total planeado del proyecto.

Sugerencias:

Una vez que ha establecido una línea de base y comienza a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los
campos Previsto y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones.

A medida que progresa el trabajo real, también puede comparar la variación entre los campos Actual y Restante para comprobar
si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto.

El costo de tareas y recursos


Una vez asignadas las tasas a los recursos o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas
asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al
presupuesto, tendrá que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver
dónde pueden reducirse costos.

Para ver costos de tareas:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Costo

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project30.htm (1 de 2) [25/04/2002 13:20:14]


Project 30
Para ver costos de recursos:

1. En el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos

2. En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Costo

Sugerencias:
También puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los
detalles de los costos. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.

Puede ver los costos de recursos más detalladamente haciendo clic en Uso de recursos en el menú Ver, seleccionando
Detalles en el menú Formato y eligiendo a continuación Costo. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados
gráficamente haciendo clic en Gráfico de recursos en el menú Ver, seleccionando Detalles en el menú Formato y eligiendo a
continuación Costo o Costo acumulado.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 31

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La programación y sus detalles

Una vez especificados los datos básicos del proyecto, revíselos para comprobar si se cumplirá la fecha límite. Si no es así
examine las tareas que conducen a hitos y compruebe si están programadas correctamente.

Primero observe la imagen general: la fecha de comienzo y fin y la ruta crítica. Después compruebe los detalles. Muestre las
tareas y los recursos en vistas que pueda cambiar para adaptarlas a sus necesidades.

Ver en pantalla el proyecto completo

Puede obtener información general acerca de las fechas de comienzo y fin del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases
principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, haga clic en Zoom, en Proyecto completo y en Aceptar.

Visualización del Diagrama de Gantt para el proyecto completo

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Project 31

Sugerencias:

Para ver las barras de Gantt en una escala temporal mayor o menor, haga clic en Acercar o Alejar .

Si tiene que desplazarse hacia abajo para ver la fecha de fin del proyecto y ha esquematizado las tareas jerárquicamente, puede
ver sólo las tareas de resumen de nivel superior. Haga clic en el título del campo de identificación (la celda situada en el extremo

superior izquierdo del Diagrama de Gantt) y elija Ocultar subtareas .

Para ver tareas a un nivel de esquema específico, haga clic en el título de la columna de identificación (el campo situado en el

extremo superior izquierdo del Diagrama de Gantt). Haga clic en y elija el nivel de esquema que desee.

La escala temporal

La Escala Temporal es el área de la vista del Diagrama de Gantt que muestra las unidades de tiempo, y las barras que
representan gráficamente la asignación de tiempo de las tareas.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project31.htm (2 de 11) [25/04/2002 13:20:34]


Project 31

Para modificarla y ajustarla haga doble clic sobre la escala temporal o haga menú Formato y seleccione Escala Temporal.

En la ficha Escala Temporal seleccione el formato para la escala principal y secundaria entre unidades, etiqueta, intervalo,
alineación, etc.

En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa.

En la ficha Período no laborable seleccione el formato para llas opciones ubicación del dibujo, color y trama.

En la parte inferior de la ficha visualice le selección en el cuadro de vista previa.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project31.htm (3 de 11) [25/04/2002 13:20:34]


Project 31

Comprobar las fechas de comienzo y fin del proyecto

Puede revisar la información más importante del proyecto, por ejemplo, la fecha de fin, para comprobar si el proyecto va a
cumplir las previsiones tal como está programado.

■ En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto y elija


Estadísticas.

■ Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y
el costo total.

Identificar el Camino Crítico

El Camino Crítico es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para que un proyecto finalice conforme a la
programación. La mayoría de las tareas de un proyecto normal presentan un cierto tiempo de demora y, por tanto, se pueden
retrasar ligeramente sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Las tareas que no se pueden retrasar sin que se modifique la
fecha de fin del proyecto se denominan tareas críticas. Si modifica las tareas para resolver sobreasignaciones u otros problemas
de la programación, tenga cuidado con las tareas críticas; los cambios que realice en ellas afectarán a la fecha de fin del
proyecto.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project31.htm (4 de 11) [25/04/2002 13:20:34]


Project 31

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt .

3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato a
las tareas de la ruta crítica.

Nota: Por defecto Microsoft Project muestra en el Diagrama de Gantt las tareas no críticas de color azul y las tareas críticas color
rojo.

Sugerencias:

Es posible filtrar la programación de manera que aparezcan solamente las tareas críticas. En el menú Proyecto, elija Filtro para
y haga clic en Tareas críticas. En la lista Filtro haga clic en Todas las tareas para mostrar de nuevo todas las tareas.

Una vez filtradas las tareas críticas, puede ordenarlas por duración para que se muestren de la más larga a la más corta.
Ordenar las tareas críticas le ayudará a observar dónde debe esforzarse para reducir las tareas.

Cambiar a una vista diferente

Puede mostrar información del proyecto en vistas de tareas o en vistas de recursos. Algunas vistas de tareas y de recursos se
encuentran en vistas de hoja, que contienen columnas (denominadas campos) de información relacionada. En una vista de hoja
puede cambiar la tabla para ver campos de información diferentes. Otras vistas muestran la información de tareas o recursos
gráficamente, como las vistas Calendario, Diagrama de red y Gráfico de recursos, o las tareas y recursos relacionados con una
escala temporal, como las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

■ En el menú Ver, haga clic en la vista de tarea o de recurso que desee.

■ Si la vista que busca no está en el menú Ver, haga clic en Más vistas
para obtener más opciones. Haga clic en una vista de la lista Vistas y, a
continuación, en Aplicar.

Nota: El cambio de vista no agrega ni quita información del proyecto, sólo cambia el tipo de información que se muestra en
pantalla.

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Project 31

Ver campos diferentes en una vista

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer de distintas combinaciones de información.
Si cambia la tabla que se aplica a una vista de hoja, los campos de información que muestra esa vista también cambian.

1. Si es necesario, en el menú Ver, haga clic en la vista que desee.

2. Para utilizar una vista que no esté en el menú Ver, haga clic en Más vistas, elija la vista
que desee de la lista Vistas y, a continuación, haga clic en Aplicar.

3. En el menú Ver, señale Tabla y elija la tabla que desee aplicar.

■ Para aplicar una tabla que no se encuentre en el submenú Tabla, haga


clic en Más tablas, en la tabla de tarea o recurso que desee y, a
continuación, en Aplicar.

Nota: Observe que los títulos de campo varían al cambiar entre tablas.

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Mostrar información específica mediante un filtro

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista.
Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Proyecto, señale Filtro para y después haga clic en el filtro que desee
aplicar.

■ Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en el submenú Filtro para


o un filtro para resaltar, haga clic en Más filtros.

2. Haga clic en Aplicar para aplicar el filtro o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

■ Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en


Aceptar.

3. Para desactivar un filtro, señale Filtro para en el menú Proyecto y haga clic en Todas
las tareas o en Todos los recursos.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project31.htm (7 de 11) [25/04/2002 13:20:34]


Project 31
Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas.

Sugerencia: Puede establecer un AutoFiltro en muchas vistas para buscar rápidamente un subconjunto de datos en un campo.

En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Autofiltro o haga clic en Autofiltro . Haga clic en la flecha situada
en la columna que contiene la información que desea mostrar y elija el valor con el que desea filtrar la tabla. Para desactivar los

Autofiltros, señale Filtro para en el menú Proyecto y, a continuación, elija Autofiltro otra vez o haga clic en Autofiltro .

Ordenar información en una vista

Puede ordenar tareas o recursos por criterios como el nombre de la tarea, la fecha de fin y el nombre del recurso. La ordenación
puede resultar útil si desea ver las tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.

La ordenación se mantiene aunque cambie de vista y se guarda cuando se cierra un archivo de proyecto. Sin embargo, no es
posible guardar una ordenación personalizada.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Proyecto, señale Ordenar y elija la opción de ordenación que desee.

■ Para personalizar una ordenación, en el menú Proyecto, elija Ordenar


y, a continuación, haga clic en Ordenar por.

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Project 31

3. En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo por el que desea ordenar los datos
y, a continuación, haga clic en Ascendente o Descendente para especificar el orden.

4. Especificar las opciones de ordenación.

■ Para realizar la ordenación mediante un campo adicional, haga clic en ese


campo en el cuadro Segundo criterio y, a continuación, haga clic en
Ascendente o Descendente para especificar el orden.

■ Para renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de


verificación Renumerar tareas permanentemente.

■ Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las
subtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de
verificación Conservar la estructura del esquema.

■ Para restablecer la ordenación con los valores predeterminados, haga clic


en Restablecer.

Nota: Al hacer clic en Restablecer únicamente se restablecen los valores predeterminados de las opciones de ordenación del
cuadro de diálogo Ordenar. Si las tareas se reordenan constantemente utilizando la casilla de verificación Renumerar tareas
permanentemente, aunque hiciera clic en Restablecer no se restablecería el orden de numeración de las tareas.

Agrupar información en una vista

En muchas vistas, puede agrupar información para tareas o recursos a fin de comparar y contrastar datos. Por ejemplo, es
posible que desee ver agrupadas todas las tareas que tienen una duración similar.

Para agrupar información de tareas, en el menú Ver, haga clic en Más vistas y, a continuación, en Hoja de tareas. Para
agrupar información de recursos, en el menú Ver, haga clic en Hoja de recursos.

1. En el menú Proyecto, elija Agrupar por y después haga clic en el grupo que desee
aplicar.

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Project 31

■ Para aplicar un grupo que no está en el submenú Agrupar por, haga clic
en Más grupos. Por ejemplo, para la Hoja de tareas, haga clic en
Duración para ver las tareas agrupadas por duración. Para la Hoja de
recursos, haga clic en Grupo de recursos para ver los recursos agrupados
por la información del campo Grupo.

■ Para aplicar un grupo personalizado haga clic en Personalizar Agrupar


por que le permite crear un conjunto de campos a libre criterio.

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Project 31

2. Para quitar la agrupación que ha aplicado, en el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a
continuación, haga clic en Sin agrupar.

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Ajuste y conclusión de la programación del proyecto

Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede ajustar tareas para
reducir la programación. Preste especial atención a las tareas críticas, puesto que cualquier cambio en éstas puede afectar a la
fecha de fin.

Si una tarea puede comenzar anticipadamente aplique el tiempo de adelanto. Si existe alguna fecha en la que una tarea deba
comenzar ineludiblemente agregue una delimitación. Si hay recursos que trabajan en exceso mientras otros permanecen
disponibles reasigne los recursos para reducir la duración de las tareas.

Inserción de márgenes de holgura


El margen de holgura es el tiempo que puede retrasar una tarea antes de entrar en la ruta crítica. Microsoft Project le permite
admisnistrar el margen de hogura por medio de:

■ Modificar la programación de las tareas individuales añadiendo


ahora a la duración de una tarea algún tiempo extra en el momento de
hacer la primera estimación. Si más tarde tuvuera que eliminar el margen
de holgura, cambie la duración de las tareas individuales.

■ Creando una tarea separada denominada Margen de Holgura, la


última de su proyecto. A medida que modifique el proyecto para cumplir
fechas límite y resolver conflictos de recursos verá si esta última tarea
sobrepasa la fecha de conclusión, en cuyo caso deberá reducirla para que
el proyecto termine a tiempo.

Administración de costos
Antes de terminar una programación, debe asegurarse de que los costos de los recursos y los costos fijos se atienen al
presupuesto. Utilice Microsoft Project para analizar si se ha sobrepasado el presupuesto y también para recortar los costos.

Análisis de los costos del proyecto en la vista Diagrama de Gantt

La tabla de costo en la vista del Diagrama de Gantt, permite visualizar ampliamente el costo de las tareas.

Para mostrar la tabla de costos:

1. Haga clic en el icono del Diagrama de Gantt de la barra de vistas situada en el aldo
izquierdo de la pantalla de Project.

2. En el menú Ver, seleccione Tabla y haga clic sobre Costo.

En este momento podrá visualizar la columna Costo Total. esta columna muestra los costos totales calculados según el uso de

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Project 32
los recursos y los costos fijos, lo cual puede compararse con cualquier otro parámetro del presupuesto asignado al proyecto.

Reducción manual de los costos

Para reducir los costos de las tareas siga uno de estos métodos o bién una combinación de ellos:

■ Reduzca la duración de una tarea

■ Cambie el tiempo de asignación de un recurso a una tarea

■ Utilice menos recursos o menos materiales

■ Utilice recursos de menor precio y calidad similar

Control de la carga de trabajo de los recursos


Además de los costos se debe comprobar si las asignaciones de recursos son realistas. Microsoft Project dispone de varios
métodos para el análisis y la resolución de conflictos de recursos.

Gráfico de Recursos

La vista Gráfico de recursos muestra un gráfica de barras que representa la cantidad total de esfuerzo que un recurso empleará
en cada una de las tareas del proyecto en un intervalo específico. Puede mostrar la vista y modificar los intervalos para ver un
día en particular, un mes o un cuatrimestre. Para ello.

1. Haga clic sobre el icono Gráfico de Recursos ubicado en la barra de vistas.

2. Use la barra de desplazamiento horizontal ubicada en la parte inferior del panel izquierdo
para ir de un recurso a otro.

3. Use la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho para avanzar o retroceder
sobr el intervalo de duración del proyecto.

Nota: Puede cambiar la escala temporal para poder visualizar tramos de tiempo mayores o menores.

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Vista Uso de Recursos

Para revisar las horas concretas que los recursos utilizan en sus tareas utilice la vista Uso de recursos, que permite ver las tareas
asignadas a cada recurso, el total de horas por tarea y los días trabajados. Para ello active la vista:

Haga clic en el icono Uso de recursos ubicado en la barra de vistas.

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Project 32

Resolución manual de conflictos de recursos

Luego de analizar las vistas Gráfico de Recursos y Uso de recursos para localizar los posibles conflictos intente resolver los
conflictos manuales de una de las siguientes formas:

■ Elimine una asignación: Si un recurso trabaja simultáneamente en dos


o más tareas, relévelo de una de ellas y decida si va a sustituirlo.

■ Modifique las unidades de asignación: Si un recurso puede terminar


la tarea con un 50% de esfuerzo, cambie ahora las unidades de
asignación para que quede reflejado.

■ Alargue una tarea: decida si un recurso puedecompletra otra tarea con


un menor porcentaje de unidades de asignación si se le otorga más
tiempo.

■ Modifique una relación de dependencia: Si ningún otro recurso puede


realizar las tareas en conflicto, tal vez necesite crear una relación de
dependencia en la que una tarea deba terminar antes de que comience la
siguiente. si se elimina ahora la concurrencia de tareas se elima el
conflicto.

■ Divida una tarea: Si una parte de una tarea muestra un conflicto,


suspenda su ejecución hasta que el recurso esté libre.

Reducción del tiempo total


Junto a los temas de asignación presupuestaria y de recursos se debe tener en cuenta el tiempo total que llevará completar el
proyecto. Los ajustes de costos y de asignaciones de recursos generalmente alargan la duración del proyecto. Si esto sucede y
se deben acortar los tiempos proceda con la revisión del camino crítico. Microsoft Project ofrece los siguientes métodos para
ayudar a acortar la duración del proyecto:

■ Asignar más recursos a las tareas condicionadas por el esfuerzo

■ Eliminar tareas.

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Project 32
■ Revisar las duraciones.

■ Desplazar las relaciones de dependencia.

■ Ajustar las delimitaciones de las tareas.

■ Eliminar la redistribución de recursos.

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Línea de base del plan del proyecto

Una vez especificada la información de tareas, recursos y costos para el proyecto, puede guardar una instantánea del plan
original denominada línea de base.

Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar la evolución de lo planificado
versus lo realmente ejecutado.

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios
realizados en el plan previsto.

Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla con la línea de base.

Guardar un plan previsto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté preparado para comenzar el trabajo real,
se puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de
base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime
necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que
han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base
existente.

4. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para crear un presupuesto, primeramente asigne los recursos y especifique la información de las tasas o los
costos fijos y, a continuación, guarde una línea de base. La información de costos del plan previsto puede servir como un
presupuesto. Esta información no se puede guardar en un plan provisional.

Nota: Si cuando se guarda el archivo por primera vez todavía no ha especificado toda la información básica del proyecto,
puede guardarlo sin una línea de base.

Guardar un plan provisional

Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos
de control durante el proyecto.

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1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Guardar plan provisional.

3. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.

4. En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique
un nuevo nombre.

5. Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto.

6. Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.

7. Haga clic en Aceptar.

Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas
fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla.

Redifinición de la línea de base

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. La razón puede ser que haya habido un cambio significativo en el
enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base
actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Redefinir la línea de base borra el plan original y la información que haya introducido hasta ahora sobre sus fechas y costos.

Sugerencia: Obtenga una copia del archivo del proyecto antes de redefinir la línea de base, por si la necesita para conservar un
historias o registro de todos lops cambios efectuados.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base
existente.

4. Haga clic en Aceptar.

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Eliminación de la línea de base

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que regresar a la fase de planificación de su
proyecto y borrar por completo la línea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2. Haga clic en Borrar plan previsto

3. Seleccione Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto.

4. Seleccione Tareas seleccionadas para borra de la línea de base un grupo de tareas.

5. Haga clic en Aceptar.

Eliminación de planes provisionales

Si después de guardar un plan provisional de la información del proyecto, desea borrarlo por completo haga lo siguiente:

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2. Haga clic en Borrar plan provisional y seleccione de la lista un plan provicional para
borrarlo.

3. Haga clic en Aceptar.

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Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al
ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y
cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación.

Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta manera,
puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y utilizar Microsoft Project para encontrar
soluciones.

Procedimientos para realizar el seguimiento del progreso real de las tareas

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin, del
porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan
a otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto. A continuación se presentan los procedimientos que
contribuyen a realizar el seguimiento real de las tareas.

Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo con el plan

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que las tareas
comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan
previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas
límite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación original para cada tarea. Una vez que haya
guardado el proyecto con una línea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de
seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

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Project 34

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviación respecto al plan.

1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.

2. Para ver los campos de variación, en el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga

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Project 34
clic en Variación.

3. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver los campos de variación.

4. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.

5. Actualizar el progreso de las tareas en el proyecto.

■ Si la tarea ha comenzado según lo previsto, haga clic en la tarea y, a

continuación, en Actualizar según programación .

■ Si la tarea no se está realizando según lo previsto, en los apartes


siguientes aprenderá la forma de especificar las fechas reales de
comienzo y fin, la duración real de la tarea y actualizar el progreso de
una tarea como un porcentaje.

Nota: Para que aparezca la información de variación es necesario haber guardado una línea de base.

Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea

Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las fechas de comienzo o de fin de
las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras
tareas de la programación. Microsoft Project utiliza los valores reales introducidos por el usuario para reprogramar las partes
restantes del proyecto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento si no está


seleccionado.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee actualizar.

■ Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla


CTRL y haga clic en las tareas. Para seleccionar tareas adyacentes,
mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la
última tarea que vaya a actualizar.

4. Haga clic en Actualizar tareas .

5. Bajo Estado real, escriba o seleccione una fecha en el cuadro Comienzo o Fin.

■ Si escribe una fecha de fin, asegúrese de que la tarea está completada al


100%; Microsoft Project asumirá que la fecha es correcta y reprogramará
las tareas, según proceda.

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6. Haga clic en Aceptar.

Nota: Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha programada de la tarea cambia. Sin
embargo, las fechas previstas no se ven afectadas.

Escribir la duración real de una tarea

Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento
especificando la duración durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea.

Cuando se especifica la duración real de la tarea, Microsoft Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de
conclusión de la tarea y la duración de lo que resta de tarea en la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee especificar la
duración real.

3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas.

4. En el cuadro Duración real, escriba la duración real de la tarea.

5. Haga clic en Aceptar.

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Sugerencia: Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor
en el cuadro Duración restante.

Nota: Si introduce una duración real mayor o igual que la duración programada, la tarea se convierte en 100% completada, y
la duración programada iguala entonces a la duración real.

Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introducción del porcentaje de la duración de la tarea que se ha
completado. Para las tareas relativamente cortas, quizás no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo,
para las tareas largas, la información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento del progreso con respecto
al plan previsto.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizar el
grado de progreso.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, en la ficha General.

4. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un número entero comprendido entre 0 y


100.

5. Haga clic en Aceptar.

Notas:

Microsoft Project calcula el porcentaje completado de la tarea de resumen basándose en el progreso de sus subtareas. También
puede especificar manualmente el porcentaje completado de la tarea de resumen y Microsoft Project lo utilizará para calcular el
porcentaje completado de sus subtareas.

De forma predeterminada, Microsoft Project indica el porcentaje de conclusión de la tarea mediante una línea delgada y negra,
horizontal, justo en medio de cada barra de Gantt en el diagrama de Gantt.

Cuando se marca una tarea como completada al 100%, Microsoft Project muestra una marca de verificación en el campo
Indicadores.

Sugerencia: Puede utilizar los botones de la barra de herramientas Seguimiento para actualizar el progreso de una tarea y
realizar otras funciones de seguimiento. Para ver la barra de herramientas Seguimiento, señale Barras de herramientas en el
menú Ver y, a continuación, haga clic en Seguimiento.

Actualizar el trabajo real por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento del trabajo real utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento
mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el proyecto periódicamente, dado que puede introducir
información para un día particular de la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

3. En la parte de fase temporal de la vista, en el campo Trabajo real, escriba el trabajo


real de cada recurso asignado.

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Sugerencias:

Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el trabajo combinado
realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Trabajo real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el
trabajo restante entre los recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo restante de cada
asignación.

También puede escribir el trabajo real para la semana de una en una. En el menú Ver, haga clic en Zoom, y después en 1 mes
para mostrar la escala temporal en incrementos de una semana. A continuación, escriba el trabajo real para la semana en el
campo Trabajo real.

Comprobar si las tareas tienen mas o menos trabajo del planeado


Si administra las asignaciones de recursos del proyecto, es necesario asegurarse de que los recursos completan las tareas en el
tiempo programado. Si ha guardado una línea de base para el proyecto, puede comprobar la información sobre la variación.

Las variaciones en la programación pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de la
variación. Por ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar que los
recursos no están asignados eficazmente.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. Si es necesario, presione la tecla
TAB para ver el campo Real.

3. Compare los valores de los campos Trabajo, Previsto y Real.

Nota: Los valores del campo Variación muestran la diferencia entre el trabajo programado y la cantidad de trabajo planeada
originalmente guardada en la línea de base.

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Comparar la información real de las tareas con la línea de base

Cuando se guarda un plan previsto y después se actualiza la programación, es posible comparar el plan previsto con el grado de
progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están
desarrollando como estaba planeado.

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo
posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo
antes posible aquellas tareas que se desvían del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas,
reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

1. En el menú Ver, haga clic en Gantt de seguimiento.


■ La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas
gráficamente, lo que facilita la detección de variaciones en la
programación.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Variación. Si es necesario, presione la tecla
TAB para ver los campos de variación.

Nota: Antes de que aparezcan variaciones, tendrá que actualizar las fechas de comienzo y fin reales de las tareas, los valores
reales de trabajo o las duraciones reales. Microsoft Project calcula otros datos de las tareas tomando como base la información
que escriba.

Consulta del trabajo en las barras de tareas


El seguimiento de tareas programadas puede hacerse observando el progreso de las mismas gráficamente en las vistas
Diagrama de Gantt y Diagrama de Seguimiento.

En el Diagrama de Gantt:

Las tareas individuales indican el progreso de sus subtareas mediante una barra de color negro ubicada dentro de la barra de
tareas.

En el Gantt de seguimiento:

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Las tareas resumen indican el progreso de sus subtareas mediante una barra segmentada de color blanco situada sobre la barra
de tareas de la línea de base.

Las tareas individuales aparecen de un color uniforme en las barras de tareas para indicar la parte de la tarea que se ha
completado. El porcentaje completado también aparece por defecto junto a la barra de tareas.

Nota: Puede modificar la apariencia de estas representaciones gráficas seleccionando en el menú Formato la opción Estilos de
Barra.

Muestra de las líneas de progreso


Las líneas de progreso muestran una foto fija del proyecto al día de la consulta o respecto de la Fecha de estado. La línea de
progreso se muestra en la vista Diagrama de Gantt como una línea vertical que une las tareas que se encuentran en ejecución
con aquellas que se están retrasando en su comienzo. Con esto se crea una línea en zigzag con picos que apuntan a la deracha,
y le indica que se encuentra por delante del plan y picos hacia la izquierda que le indican las tareas que se están retrasando.

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1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Líneas de progreso.

3. Seleccione la ficha Fechas e intervalos.

4. Si desea la línea de progreso siempre en pantalla seleccione la casilla de verificación


Mostrar siempre la línea de progreso actual y a continuación los botones de opción
En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual.

5. Si desea que las líneas de progreso aparezcan a intervalos regulares durante el proyecto,
active la casilla de verificación Mostrar líneas de progreso a intérvalos y configure las
opciones.

6. Si desea que se muestren las líneas de progreso en una fecha concreta, seleccione la
casilla de verificación Mostrar las líneas de progreso seleccionadas.

7. Si desea mostrar el avance del proyecto con respecto a la línea de base, seleccione el
botón de activación Plan real o Plan Previsto de la sección Mostrar líneas de progreso
en relación con el.

8. Haga clic en Aceptar.

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Nota: Puede modificar la apariencia de las líneas de progreso seleccione la ficha Estilos de Línea del cuadro de Diálogo Líneas de
Progreso, que se despliega seleccionando del menú Herramientas la opción Seguimiento y luego Líneas de Progreso.

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Procedimientos para realizar el seguimiento del trabajo real de los recursos


Es posible que necesite controlar la cantidad de trabajo que realiza cada recurso en cada tarea o conjuntamente en todo el
proyecto. Después, podrá comparar la cantidad real de trabajo realizado con la cantidad planeada. Esta comparación puede
ayudarle a controlar el rendimiento de los recursos y a planear la carga de trabajo para proyectos futuros.

Escribir el trabajo total real realizado por un recurso


Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la
actualización del trabajo completado de una tarea. Si utiliza este método, podrá controlar el trabajo que realiza cada uno de los
recursos.

Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Microsoft Project calcula automáticamente el
trabajo restante deduciendo el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. En el campo Nombre de tarea, aparecen los nombres de la tarea y del recurso.

4. En el campo Real para cada recurso, escriba el valor del trabajo actualizado y la
abreviatura de la duración del trabajo real de cada recurso asignado.

Sugerencia: Si es irrelevante conocer qué recurso de los asignados a una tarea realiza el trabajo, escriba un valor para el
trabajo realizado en la tarea por todos los recursos en el campo Real de la tarea. Microsoft Project divide el trabajo real y el
trabajo restante entre los recursos en función de cuándo estén programados en la tarea y del trabajo restante de cada
asignación.

Actualizar el trabajo real de un recurso por período de tiempo


Puede realizar un seguimiento del trabajo real de los recursos individuales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft
Project. El seguimiento del trabajo real de los recursos mediante la utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a
mantener actualizado el proyecto por períodos de tiempo, dado que puede introducir información para un día particular (u otro
período de tiempo) de la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real.

4. En el campo Trab. real para el recurso, escriba el valor del trabajo real.

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Project 35

Comprobar la variación entre el trabajo previsto y el real de un recurso


Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos y realiza un seguimiento del trabajo real, puede averiguar
qué cantidad total de trabajo está realizando un recurso consultando la variación entre el trabajo previsto y el trabajo real.
También puede comparar estos valores con el trabajo previsto y el trabajo real en el transcurso del tiempo, a fin de ver con más
detalle cómo progresa el trabajo del recurso.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo.

3. Compare los valores de los campos Previsto y Real para cada recurso.

4. Asegúrese de que los campos Trabajo y Real aparecen en la parte de escala temporal
de la vista. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo si no está
seleccionado. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real si no está
seleccionado, para mostrarlo también.

5. En la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab. real
para un resumen diario del trabajo de cada recurso.

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Project 36

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Procedimientos para comparar los costos reales con el presupuesto

Es posible que desee realizar un seguimiento de los desfases de costos en una fase del proyecto o aprender a determinar el
costo de un recurso particular en un día concreto. O bien, puede simplemente necesitar el costo acumulado total.

El seguimiento de los costos para el proyecto puede ayudarle a determinar dónde deben realizarse cambios para finalizar a
tiempo el proyecto ajustándose al presupuesto, así como a planear presupuestos para futuros proyectos.

Escribir manualmente los costos reales de tareas

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, en función del método de
acumulación de la tarea y de las tasas de los recursos. Pero, si desea controlar los costos reales independientemente del costo
real de una tarea, puede escribir los costos manualmente.

Para actualizar los costos manualmente debe desactivar la actualización automática de costos reales y, a continuación, escribir
su propio costo real para una asignación una vez que el trabajo restante sea cero.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha


Cálculo.

2. Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos


reales.

3. Haga clic en Aceptar.

4. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

5. En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Seguimiento.

6. Si es necesario, presione la tecla TAB para ver el campo Costo real.

7. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignación cuyos costos esté
actualizando.

Sugerencias:

Puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la tarea o para que se prorratee en la
duración de la tarea. Haga clic en Diagrama de Gantt en el menú Ver. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. En el
campo Acumulación de costos fijos, escriba o seleccione el método de acumulación que desee.

Además de una tasa estándar, en ocasiones los costos de asignación incluyen una cantidad fija que se carga para un recurso
cada vez que el recurso se asigna a una tarea, como gastos de equipamiento, de instalación, de entrega o de alquiler. Puede
especificar este costo por uso haciendo clic en Hoja de recursos en el menú Ver y, a continuación, escribiendo un nuevo costo en
el campo Costo/Uso para el recurso cuyo costo por uso desee modificar.

Actualizar los costos reales por período de tiempo

Puede realizar un seguimiento de los costos reales utilizando los campos de fase temporal de Microsoft Project. El seguimiento de
los costos reales mediante la utilización de campos de fase temporal puede ayudarle a mantener actualizado el proyecto por
períodos de tiempo, dado que puede introducir información para un día particular u otro período de tiempo en la programación.

Microsoft Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de
acumulación que haya definido. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales para modificar los
costos reales. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo.

1. Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos

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reales.

2. Haga clic en Aceptar.

3. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

4. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

5. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo.

6. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Costo real.

7. Para especificar los valores de costo real para una tarea, seleccione un día u otro período
de tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación, escriba un valor
en el campo Costo real para la tarea.

8. Para especificar los valores reales para un recurso, seleccione un día u otro período de
tiempo en la parte de escala temporal de la vista y, a continuación, escriba un valor en el
campo Costo real para el recurso.

Sugerencia: Puede especificar valores reales en otros incrementos de tiempo, como semanas. En el menú Ver, haga clic en
Zoom, y haga clic en el incremento que desee.

Comprobar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

Si asigna costos fijos a tareas o especifica salarios para recursos, probablemente desee ver las tareas que presentan un costo
mayor que el presupuestado. Si crea un presupuesto utilizando un plan previsto y sigue de cerca los costos del proyecto, puede
detectar con antelación desfases en los costos y ajustar la programación o el presupuesto según proceda.

Microsoft Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso y el costo total del proyecto.
Estos costos se consideran costos programados o estimados y reflejan la cifra de costos más reciente a medida que el proyecto
progresa.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo.

3. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto.

4. Para conocer la variación del costo, consulte el valor del campo Variación.

Sugerencias:

Para ver la información del costo total, costo previsto y variación para el proyecto completo, puede mostrar la tarea de resumen
de proyecto. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista. Bajo Opciones de esquema
(para el proyecto actual), active la casilla de verificación Tarea de resumen del proyecto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede ver los recursos asignados a una tarea y los costos de los recursos relacionados con esa tarea. En el menú Ver, haga clic
en Uso de tareas. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Arrastre la barra de división hacia la derecha y compare los
valores de los campos Costo total, Costo previsto, Real y Restante para los recursos asignados a esa tarea.

Ver los costos totales del proyecto

Puede ver los costos actual, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al presupuesto. Estos costos se actualizan
cada vez que Microsoft Project vuelve a calcular el proyecto.

1. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto.

2. Haga clic en Estadísticas.

3. Los costos actual, previsto, real y restante aparecen en la columna Costos.

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Analizar los costos con la tabla Valor acumulado

Cuando desee comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha, puede utilizar la tabla Valor acumulado.
Compara, en términos de costos, la programación prevista de cada tarea con la programación real.

También puede usar la tabla Valor acumulado para pronosticar si la tarea finalizará por debajo o por encima de lo presupuestado
según los costos que se acumulan a medida que se ejecuta la tarea. Por ejemplo, si la tarea está completada al 50% y el costo
real hasta la fecha es de 200 Bs., puede ver si 200 Bs. es más, menos o lo mismo que el 50% del costo previsto o
presupuestado. El campo VAF muestra la variación al finalizar entre el costo previsto y el costo programado para una tarea.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Ver, elija Tabla y haga clic en Más tablas.

3. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y elija Aplicar.

4. Arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar todos los campos de la tabla
Valor acumulado. Los valores se calculan en función del trabajo real y los costos hasta la
fecha actual, incluida ésta.

Nota: Para cambiar la fecha de cálculo, en el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. En el cuadro Fecha de
estado, escriba la fecha que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencias:

Mueva el puntero del mouse (ratón) sobre el nombre de un campo para obtener una descripción del mismo; por ejemplo,
coloque el puntero sobre el campo VAF y haga clic en Ayuda sobre VAF para obtener una descripción del campo.

En la vista Uso de tareas, puede ver los datos de valor acumulado durante períodos de tiempo, diariamente, semanalmente,
mensualmente, trimestralmente o anualmente. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle y después en la ficha Detalles
de uso. En la lista Campos disponibles, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los campos de valor acumulado que
desee mostrar (como CRTR, CPTR, VC o VP) y, a continuación, haga clic en Mostrar. Haga doble clic en la escala temporal para
modificar los períodos de tiempo que se ven.

Para ver variaciones de costos para todo el proyecto, puede mostrar la tarea de resumen del proyecto. En el menú
Herramientas, haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Vista y, bajo Opciones de esquema, seleccione la casilla de verificación
Tarea de resumen del proyecto.

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Procedimientos para compensar la carga de trabajo de un recurso


Debe comprobar si existen recursos en la programación con trabajo excesivo o insuficiente. Si algunos recursos están
sobreasignados, compruebe si agregando más recursos a la tarea o reasignándola consigue el resultado que desea.

Si esto no funciona, puede retrasar las tareas asignadas a un recurso con mucho trabajo para más tarde en la programación o
reducir la cantidad de trabajo para las tareas.

Buscar recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas


El personal y el equipamiento están sobreasignados cuando tienen asignado más trabajo del que pueden completar en el horario
de trabajo programado. Para poder resolver las sobreasignaciones, debe determinar cuáles son los recursos sobreasignados, en
qué períodos están sobreasignados y qué tareas tienen asignadas en dichos períodos. Para resolver el problema, el personal y el
equipamiento deben asignarse de manera diferente o reprogramar la tarea para el momento en el que el recurso tenga tiempo
disponible.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. La vista Uso de recursos muestra el número total de horas que el recurso está
trabajando, el total de horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por período
de tiempo en la escala temporal.

■ Los recursos que no tengan todavía tareas asignadas no presentarán


ninguna tarea bajo sus nombres.

■ Las tareas que no tengan recursos asignados aparecen bajo Sin asignar,
en el campo Nombre del recurso.

3. En el menú Proyecto, elija Filtro para y haga clic en Recursos sobreasignados.

4. Los recursos de trabajo sobreasignados aparecen y están resaltados.

Sugerencias:

Si en la parte de la escala temporal de la vista Uso de recursos aparecen símbolos de número (##), significará que las columnas
de la escala temporal no son lo bastante grandes para presentar la información. Para cambiar el ancho de las columnas, haga
clic en Escala temporal en el menú Formato y, a continuación, aumente el valor del cuadro Tamaño.

Puede ver la cantidad de trabajo de un recurso que se encuentra asignada a tareas concretas y a un período de tiempo
determinado. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle. Haga clic en la ficha Detalles de uso y en la lista Campos
disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, en Mostrar.

Reducir el trabajo de un recurso


Una vez asignado un recurso a una tarea, puede cambiar los valores del trabajo total realizado por el recurso en la tarea o
cambiar los valores del trabajo de un período de tiempo determinado en que el recurso trabaja en la tarea. Este ajuste de los
valores de trabajo permite obtener una programación más precisa y detallada.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

2. Los recursos se agrupan debajo de las tareas a las que están asignados.

3. En la parte de tabla (izquierda) de la vista, escriba un nuevo valor en el campo Trabajo


para cambiar el valor del trabajo total para una asignación.

Sugerencia: La vista Uso de recursos también se puede utilizar para ver y modificar valores de trabajo de las tareas agrupadas
debajo de los recursos que están asignados a las mismas. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

Nota: También puede modificar los valores individuales del trabajo (o las horas) de los recursos asignados en la parte de escala
temporal de la vista.

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Reasignar trabajo a otro recurso


Si ha intentado resolver la sobreasignación de un recurso con otros métodos y ésta persiste, probablemente habrá llegado el
momento de reasignar la tarea a otro recurso que disponga de más tiempo. Se trata de un método alternativo a redistribuir
manualmente la programación, reasignando el trabajo en vez de retrasarlo.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Formato, elija Detalles y haga clic en Sobreasignación.

3. Observe la escala temporal de la derecha y, para cada sobreasignación resaltada,


examine la disponibilidad de otros recursos en ese día.

4. Haga clic en el campo Id para seleccionar toda la fila de la tarea que debe reasignar.

5. Arrastre la tarea hasta el recurso al que desea reasignar la misma.

Retrasar una tarea


Un modo sencillo de resolver una sobreasignación de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que éste
disponga de tiempo para trabajar en ella. Para ello, puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el efecto en la
asignación del recurso y, a continuación, ajustar aún más el retraso, si fuera necesario.

El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la
programación. Para que esto no ocurra, retrase primero las tareas con margen de demora permisible (las tareas no críticas) y
sólo hasta la cantidad de demora disponible para cada tarea. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos
sobre la programación.

1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas.

2. En la lista Vistas, haga clic en Asignación de recursos y, a continuación, haga clic en


Aplicar.

■ En la parte superior derecha de fase temporal, la sobreasignación para un


recurso aparece en rojo.

■ En el diagrama de barras que aparece debajo, los márgenes de demora


para las tareas a que está asignado el recurso aparecen gráficamente en
forma de barras de margen de demora finas contiguas a las barras de
Gantt normales.

3. En el campo Nombre del recurso en la parte superior izquierda de la vista, haga clic en
el nombre del recurso sobreasignado a una tarea que desee retrasar.

4. En el campo Retraso por redist. (parte inferior izquierda de la vista) correspondiente a


la tarea que desee retrasar, escriba la cantidad de tiempo que desea retrasar la tarea.

5. Para asegurarse de que las tareas sucesoras no resultarán afectadas, no especifique un


tiempo de posposición mayor que el margen de demora permisible para esa tarea.

6. Para volver a una vista única, en el menú Ventana, haga clic en Quitar división.

Cambiar los días y las horas laborables de un recurso


El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada para el proyecto, pero se puede crear un
calendario de recursos para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad de cada
recurso.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral.

2. En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.

3. En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de la
semana en todo el calendario, seleccione el día que aparece en la parte superior del
calendario.

4. Haga clic en Predeterminadas, Período no laborable o Período laborable no


predet..

5. Si en el paso 4 hizo clic en Período laborable no predet., escriba las horas en las que
desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que

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Project 37
termine el trabajo en los cuadros Hasta.

6. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Si un grupo de recursos va a tener el mismo horario laboral especial y los mismos días no laborables, puede crear
para ellos un nuevo calendario base. Haga clic en Nuevo en el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, y escriba un
nombre para el nuevo calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un calendario
predeterminado. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del y elija el nombre del
calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y, a continuación, modifique los días y horas en el calendario. En el
menú Ver, haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada
recurso al que desee asignar el calendario.

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Aplicar el formato al proyecto


Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede preparar informes
o presentaciones, publicar información en un sitio Web.

Microsoft Project permite publicar y aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o
de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación utilizando un
programa como Microsoft PowerPoint.

De esta misma forma si trabaja con una larga lista de tareas, puede resultar difícil centrarse en las áreas que le interesan. Para
destacar la información que desea ver, puede personalizar el formato de la lista de tareas y de las barras de Gantt.

Puede dar formato a categorías de información, por ejemplo, a todas las tareas que deben finalizar en una fecha concreta.
También puede aplicar negrita a algunas tareas o utilizar una fuente diferente para ellas.

Utilizar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato con mayor facilidad
El Asistente para diagramas de Gantt consiste en una serie de cuadros de diálogo interactivos con opciones que puede
seleccionar para aplicar formato al Diagrama de Gantt, por ejemplo, para resaltar el camino crítico. Cuando termine de
seleccionar las opciones, el Asistente para diagramas de Gantt se encargará de dar formato al Diagrama de Gantt.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Asistente para diagramas de Gantt .

3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt.

Sugerencia: Para deshacer el formato elegido con el Asistente para diagramas de Gantt, haga clic en Asistente para
diagramas de Gantt y aplique de nuevo las opciones predeterminadas haciendo clic en Siguiente para cada paso, a fin de
devolver al Diagrama de Gantt su configuración predeterminada.

Aplicar formato a una categoría de barras de Gantt

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Para llamar la atención sobre todas las tareas de una categoría determinada, puede cambiar el formato de las barras de Gantt
que representan dicha categoría en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categoría puede incluir tipos de tareas específicos,
como hitos, tareas críticas o tareas que han finalizado.

En vez de seleccionar manualmente barras de Gantt y aplicarles formato, puede crear o modificar un estilo de barra. Cualquier
cambio que realice en el estilo afectará a todas las barras de la categoría.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra.

3. Para modificar un estilo existente, en el campo Nombre, haga clic en el nombre del
estilo de barra.

4. Haga clic en la ficha Barras en la parte inferior del cuadro de diálogo Estilos de barra.

5. Para crear un nuevo estilo, haga clic en la columna Mostrar para tareas y después en la
flecha que aparece junto a la selección para elegir una nueva categoría, por ejemplo
Tareas críticas o Terminadas.

6. Si está creando un nuevo estilo, escriba su nombre en el campo Nombre y después haga
clic en la ficha Barras.

7. Bajo Parte inicial, Parte central y Parte final, seleccione las formas, tramas o tipos, y
los colores para la barra.

8. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia:

Para cambiar el formato de una barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el menú Formato. Haga
clic en la ficha Forma de la barra y después cambie el formato de la barra de Gantt.

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Project 38

Para cambiar la ubicación y el texto de un barra de Gantt individual, seleccione la tarea y haga clic en Barra en el menú
Formato. Haga clic en la ficha Texto de la barra, seleccione la ubicación y el campo a mostrar de la lista desplegable.

Aplicar formato a una categoría de tareas en la lista de tareas


Para distinguir una categoría de tareas, por ejemplo, tareas críticas, de otras tareas del proyecto, puede cambiar el formato de
texto de todas las tareas de esa categoría modificando el estilo de texto. Es posible también cambiar el aspecto de los títulos de
columna y fila, de la escala temporal y del texto de la barra de Gantt.

Asimismo puede cambiar estilos de texto en cualquier vista, excepto en la vista Diagrama de red y en la vista de formulario. Sin
embargo, en algunas vistas no están disponibles todas las opciones de formato. Los cambios que realice sólo se aplican a la vista
actual.

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Project 38

En caso de que la vista contenga información que requiera una atención urgente, por ejemplo la fecha de conclusión de una
tarea pospuesta, puede resaltar dicha información aplicándole formato de forma individual.

1. En el menú Ver, haga clic en una vista de hoja como Diagrama de Gantt.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de texto.

3. En el cuadro Cambiar, haga clic en el tipo de información que desee cambiar y después
seleccione las opciones de formato para esa información.

4. Para cambiar el formato de otro tipo de información sin cerrar el cuadro de diálogo, haga
clic en un nuevo tipo en el cuadro Cambiar y, a continuación, seleccione las opciones de
formato adecuadas.

5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencias:

Para cambiar el formato de una tarea individual, seleccione la tarea, haga clic en Fuente en el menú Formato y después
seleccione las opciones de formato para el texto.

Para copiar rápidamente el formato de texto de una tarea a otra, seleccione la tarea cuyo formato desea copiar, haga clic en

Copiar formato y luego seleccione la tarea a la que desea aplicar ese formato.

Aplicar formato al texto


En caso de que la vista contenga información que requiera una atención urgente, por ejemplo la fecha de conclusión de una
tarea pospuesta, puede resaltar dicha información aplicándole formato de forma individual. En la mayoría de las vistas, puede
cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaño del texto.

■ Para cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamaño del texto,


haga clic en Fuente en el menú Formato y después seleccione el
formato que desea aplicar.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project38.htm (4 de 8) [25/04/2002 13:21:31]


Project 38

■ Podrá aplicar rápidamente formatos de caracteres, como negrita, cursiva


o subrayado, utilizando la barra de herramientas Formato. Seleccione el

texto al que desea aplicar formato y haga clic en Negrita , Cursiva

o Subrayado .

■ Para cambiar la alineación del texto, haga clic en Alinear a la izquierda

Centrar o Alinear a la derecha .

Nota: Este tipo de formato no cambiará si cambia los datos posteriormente. Tendrá que cambiar individualmente el formato que
haya agregado.

Aplicar formato a la cuadrícula


Para que el proyecto pueda ser leído con mayor facilidad, Microsoft Project le permite mostrar distintos tipos de cuadrícula.
puede elegir cuál de ellas desea mostrar y modificar su formato.

1. En el menú Ver, haga clic en la vista que dese cambiar.

2. En el menú Formato, haga clic en Cuadrícula.

3. Seleccione un nombre de cuadrícula de la lista Cambiar la línea.

4. Seleccione un estilo de formato de la lista Tipo y/o Color.

5. Si desea que la apariencia de la cuadrícula cambie automáticamente dependiendo del


intervalo preseleccionado, establezcalo así como el tipo y color de la cuadrícula en la
sección A intervalos. Por ejemplo, si desea un color verde para las líneas alternas del
Diagrama de Gantt, seleccione 2 para el intervalo.

6. Haga clic en Aceptar.

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Project 38

Aplicar formato a las líneas de dependencia


Microsoft Project permite mostrar o no las líneas situadas entre las barras de tareas, que representan los vínculos de
dependencia. También permite elegir el estilo de las líneas.

1. Haga clic en el menú Formato y seleccione Diseño.

2. En la sección Vínculos seleccione si desea ver o no las líneas.

3. En la sección Barras seleccione el Formato de Fecha, el Alto de barras, etc.

4. Haga clic en Aceptar.

Aplicar formato a los cuadros del Diagrama de Red


La vista Diagrama de Red ofrece una interfaz gráfica donde la información de la tarea aparece en cuadros individuales entre
líneas que representan sus relaciones de dependencia, así como el flujo de trabajo. Se puede modificar el borde de los cuadros,
la trama y el color de fondo y el texto que contiene, de manera de hacer la presentación más atractiva.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project38.htm (6 de 8) [25/04/2002 13:21:31]


Project 38

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Red.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de cuadro.

3. Seleccione un nombre de la lista Configuración de estilos para.

4. Seleccione Mostrar datos de la tarea con el identificador, para mostrar una tarea
concreta en el área de vista previa.

5. Seleccione de la lista de Plantilla de datos una plantilla para definir qué información de
la tarea aparece en los cuadros del Diagrama de Red.

6. Seleccione de la lista Forma, Color y Ancho para dar formato al Borde.

7. Seleccione de la lista Color y Trama para dar formato al Fondo.

8. Haga clic en Aceptar.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project38.htm (7 de 8) [25/04/2002 13:21:31]


Project 38

Sugerencia: Si desea cambiar la apariencia de un cuadro en particular en el Diagrama de Red seleccione el cuadro y luego
seleccione Cuadro del menú Formato y realice los cambios deseados.

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Personalizar Microsoft Project


Puede personalizar lo que hace Microsoft Project, su aspecto y lo que imprime para que refleje mejor su manera de trabajar. La
personalización de Microsoft Project puede ayudarle a crear y administrar los proyectos más eficazmente. Con Microsoft Project,
podrá:

■ Cambiar la configuración predeterminada. Puede personalizar Microsoft Project


cambiando la configuración predeterminada, como la vista inicial, la unidad de
presentación del trabajo (horas, días o semanas) y si los cálculos han de realizarse
manual o automáticamente.

■ Mostrar u ocultar elementos de la pantalla. Puede personalizar el aspecto de Microsoft


Project mostrando u ocultando varios elementos, como indicadores, mensajes, cuadros
de diálogo y sugerencias.

■ Crear y personalizar las barras de herramientas y los botones de las barras de


herramientas de Microsoft Project. Puede personalizar barras de herramientas y botones
integrados o crear barras de herramientas y botones personalizados.
Crear y personalizar los menúes y comandos de menú de Microsoft Project. Puede
personalizar menúes y comandos integrados o crear menúes y comandos personalizados.

■ Crear nuevos formularios para escribir y mostrar información acerca de tareas y


recursos. Puede personalizar formularios integrados o crear formularios nuevos
personalizados.

■ Mejorar campos personalizados. Puede insertar y mostrar campos personalizados en


cualquier vista de hoja. Puede realizar cálculos en un campo personalizado. Para efectuar
la inserción de datos de forma rápida y exacta, puede especificar una lista de valores
aceptable para un campo personalizado. También puede asociar un indicador visual con
los datos especificados para avisarle cuando aparezcan los datos en un campo
personalizado.

■ Personalizar vistas e informes. Puede personalizar la información mostrada en una vista o


informe aplicando diferentes tablas y filtros, o personalizar el aspecto de lo que se
imprime agregando notas, cuadrículas, bordes y totales de columnas.

■ Cambiar la apariencia de una página. Puede personalizar el aspecto de una página


cambiando su orientación, ajustando márgenes y agregando encabezados, pies de página
y leyendas.

■ Crear macros para automatizar operaciones repetitivas. Puede asignar macros a


comandos de menúes o a botones de barras de herramientas, e incluso combinar macros
para crear módulos con Microsoft Visual Basic.

■ Compartir elementos entre proyectos y grupos de trabajo. Es posible compartir


elementos personalizados como normas de la organización, proporcionando así
soluciones de Microsoft Project para su negocio y mejorando la compatibilidad y la
coherencia entre todos los usuarios.

Creación de plantillas personales

Cualquier información de un archivo de Microsoft Project puede pasar a formar parte de una plantilla, incluida la información
acerca de tareas y recursos, formatos de vistas y texto, macros y valores específicos del archivo. Guarde cualquiera de los
proyectos como plantilla. Si no desea información prevista, real, acerca de tarifas de recursos o de costos fijos, puede quitar
estos datos al guardar el archivo como plantilla. Utilice las plantillas para ahorrar tiempo en la planeación de nuevos proyectos.
Con éstas, puede volver a usar los archivos de los proyectos existentes como planes de nuevos proyectos.

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro Guardar en, seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la


plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

4. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project39.htm (1 de 5) [25/04/2002 13:21:39]


Project 39

5. Haga clic en Guardar.

6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo de proyecto.

7. Haga clic en Guardar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una plantilla guardada, en el menú Archivo,
haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el archivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Las macros en Microsoft Project 2000

Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie
de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la
tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es
necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos.

Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar
la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su
proyecto.

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Project 39

El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos,
cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

Grabar una macro

1. En el menú Herramientas, señale Macro y haga clic en Grabar nueva macro.

2. En el cuadro Nombre de macro, escriba un nombre para la macro.

El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra. Los restantes pueden ser
letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre
de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras.

3. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el
cuadro Tecla de método abreviado.

Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+ letra
(para letras mayúsculas), siendo letra cualquier tecla de letra del teclado, pero no un
número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya
esté utilizando Microsoft Project.

4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la
macro.

Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic en
Archivo global.

5. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción.

6. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma


columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada
en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la
macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el
momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de columna.

En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda
activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea
que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda
seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (Identificador) en el cuadro
Referencia de fila..

Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie
o hasta que salga de Microsoft Project.

7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice la acciones que desee grabar.

8. En el menú Herramientas señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener


grabación.

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Project 39

Ejecutar una macro

Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general,
las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se
están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER.
1. Abra el proyecto que contiene la macro.
2. En el menú Herramientas, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.
3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.
4. Haga clic en Ejecutar.

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Comunicar y distribuir información del proyecto


Después de generar el plan de proyecto y durante la fase de administración, puede ser necesario comunicar información del
proyecto, por ejemplo, a inversores o a personas que haya asignado para realizar el trabajo.

Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede preparar informes
o presentaciones, publicar información en un sitio Web o utilizar Microsoft Project Central para comunicarse con los miembros del
grupo de trabajo en el Web.

Microsoft Project permite publicar y aplicar formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o
de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación utilizando un
programa como Microsoft PowerPoint.

Para la comunicación, puede utilizar funciones como:

■ Impresión y generación de informes para presentar información del


proyecto en papel a otras personas.

■ Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para


que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio
Web.

■ Integración de Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas
en sus listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas
de vencimiento.

■ Microsoft Project Central o grupo de trabajo para utilizar Microsoft Project


Central, si está instalado en la intranet de su organización o en Internet,
o un sistema de correo electrónico para comunicar información del
proyecto a otras personas.

Imprimir información del proyecto


Una vez que ha introducido la información básica acerca del proyecto puede imprimirla y revisar el plan.

Con el fin de facilitar la identificación del proyecto, puede agregarle encabezados, pies de página y números de página. Si desea
revisar áreas específicas del plan, puede cambiar a otra vista, personalizarla para que muestre únicamente la información que
necesita e imprimirla.

Distribución de información del proyecto en línea


Microsoft Project pone a su alcance el potencial de comunicación del World Wide Web, con numerosas funciones de Internet e
intranet. Con Microsoft Project, puede aprovechar el potencial del Web mediante:

■ La comunicación de planes del proyecto y la obtención de información del


proyecto de los miembros del equipo.

■ La copia de información como imagen estática y su almacenamiento en


formato de archivo compatible con Web.

■ La distribución de documentos en el Web relacionados con el proyecto.

Configurar un sistema de grupos de trabajo

Un sistema de grupos de trabajo permite vincular electrónicamente a los miembros de un equipo en grupos de trabajo
estrechamente relacionados, lo que facilita el intercambio de información sobre el proyecto entre los miembros del equipo. En
Microsoft Project existen dos formas de configurar sistemas de grupos de trabajo: mediante el Web con Microsoft Project
Central o mediante el correo electrónico para comunicar información básica de tareas y actualizar las tareas.

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Mediante el Web:

Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un plan en el que
colaboran estrechamente los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes.

Microsoft Project Central ofrece ventajas adicionales y mucha más flexibilidad que un sistema de grupos de trabajo basado en el
correo electrónico:

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus
proyectos al mismo tiempo. Pueden también ver las tareas en un
Diagrama de Gantt, y agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la última información de


todo el proyecto, y no sólo las tareas que tienen asignadas.

■ Los miembros del grupo trabajo pueden crear nuevas tareas y enviarlas
para su incorporación al archivo del proyecto, así como delegar tareas en
otros miembros del grupo.

■ Los jefes de proyectos pueden solicitar, recibir y consolidar informes de


estado.

■ Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para


aceptar automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del
grupo de trabajo.

Cada sistema de mensajería de grupo de trabajo tiene su propio conjunto de requisitos. Para Microsoft Project Central, los
requisitos básicos de configuración son los siguientes:

■ Microsoft Project Central. Este programa debe estar instalado en un


servidor Web que esté conectado a un Web al que también esté
conectado todo el grupo de trabajo.

■ Licencias de Microsoft Project Central. Cualquier persona que trabaje con


Microsoft Project Central deberá tener licencia de Microsoft Project
Central.

■ Un explorador Web.

■ Acceso a la red e identificador de red.

■ Microsoft Project, que debe estar instalado en el equipo del administrador


del grupo de trabajo.

Mediante el correo electrónico:

Una vez conectado electrónicamente y vinculado, un grupo de trabajo puede utilizar el correo electrónico especial para:

■ Asignar tareas.

■ Aceptar o rechazar asignaciones de tareas.

■ Solicitar y enviar informes de estado.

■ Enviar y recibir actualizaciones de tareas.

Aunque los requisitos varían, para comunicarse a través de un sistema de correo electrónico, el jefe de proyecto y todos los
miembros del grupo de trabajo deben:

■ Estar conectados a una red.

■ Utilizar un sistema de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI.

■ Instalar WGsetup.exe en sus equipos.

Publicar información en formato Web


Puede incluir información de una programación de Microsoft Project en un documento HTML para el World Wide Web. Microsoft
Project utiliza equivalencias de campos de importación y exportación para determinar los campos que se van a exportar a
formato HTML, y puede utilizar una plantilla para determinar cómo y dónde se muestra la información en el archivo HTML. Puede
crear o modificar tanto la equivalencia de campos de importación y exportación HTML como las plantillas HTML.

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.

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2. Si fuera necesario, escriba un nombre para el archivo exportado en el cuadro Nombre
de archivo y después haga clic en Guardar.

3. En la lista Equivalencia de importación-exportación, haga clic en el nombre de la


equivalencia que desee utilizar para exportar los datos, por ejemplo, Exportar a HTML
usando una plantilla estándar.

Nota: Puede definir una nueva equivalencia o modificar una existente haciendo clic en
Nueva equivalencia.

4. Haga clic en Guardar.

Nota: Puede modificar las plantillas de ejemplo que proporciona Microsoft Project para crear archivos con formato HTML a partir
de datos exportados o puede crear sus propias plantillas.

Publicar información en forma de gráfico


Puede copiar información como una imagen estática de la vista activa de Microsoft Project y pegarla en cualquier programa que
pueda mostrar información gráfica en forma de imágenes. También puede guardar la imagen en un formato de archivo
compatible con Web para utilizarla en el Web. En muchas vistas, es posible copiar la imagen de la vista completa o seleccionar y
copiar una parte de la misma.

1. Seleccione las filas del proyecto que desee copiar o muestre el área que desee copiar en
la pantalla.

2. En el menú Edición, elija Copiar imagen.

3. En Representar imagen, especifique cómo desea que se represente la imagen:

■ Para copiar la información que se va a mostrar en la pantalla, por


ejemplo, para una diapositiva de Microsoft PowerPoint, haga clic en Para
pantalla.

■ Para copiar la información tal y como se va a imprimir, haga clic en Para


impresora.

■ Para copiar la información como un archivo de imagen GIF, para utilizarla


en una página Web o en otros programas, haga clic en Para archivo de
imagen GIF y después especifique la ruta y el nombre del archivo al que

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desea copiar la imagen.

4. En Copiar, haga clic en Filas en pantalla para copiar todas las partes visibles del plan o
haga clic en Filas seleccionadas para copiar la fila que ha seleccionado.

5. Para copiar información de un intervalo de tiempo distinto del que muestra la escala
temporal, en Escala temporal introduzca la fecha de comienzo y fin en los cuadros Desde
y Hasta.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Cambie al programa en el que desea pegar la información de Microsoft Project y pegue la


imagen utilizando el comando Pegar del programa.

Diagrama de Gantt en forma de imagen

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Comunicación con los grupos de trabajo


Un Grupo de Trabajo es un grupo de personas compuesto por el administrador y los que trabajan en el mismo proyecto. El
administrador del grupo de trabajo asigna tareas a los miembros del grupo, que pueden recibir mensajes del administrador y
contestar a los mismos. Con Microsoft Project, el administrador del grupo de trabajo puede enviar mensajes a través del correo
electrónico, de una intranet o de World Wide Web.

Un Sistema de mensajería de grupo de trabajo es una red que se utiliza para enviar y recibir mensajes electrónicos sobre el
estado de las tareas y asignaciones. Lo ideal sería que cada integrante del grupo de trabajo tuviera acceso a esta red y pudiera
recibir los mensajes del grupo de trabajo que le fueran enviados (por ejemplo, mensajes Asignar equipo), así como enviar
mensajes del grupo de trabajo (por ejemplo, respuestas a mensajes Estado del equipo). El sistema de mensajería de grupo de
trabajo más fácil de utilizar y que ofrece la máxima flexibilidad es Microsoft Project Central. Un método alternativo es un sistema
de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI, como por ejemplo Microsoft Outlook.

Intercambiar mensajes utilizando correo electrónico


Si se utiliza un sistema de mensajería basado en el correo electrónico, el jefe de proyecto envía los mensajes del grupo de
trabajo desde Microsoft Project. Los miembros del grupo de trabajo reciben estos mensajes en sus bandejas de entrada de
correo electrónico y envían las respuestas a la bandeja de entrada del correo electrónico del jefe de proyecto.

Si utiliza correo electrónico, el proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el siguiente:

1. El jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo y envía
actualizaciones utilizando mensajes Asignar equipo y Actualizar equipo en Microsoft
Project.

2. Mediante el uso de un sistema de correo electrónico, un miembro del grupo de trabajo


recibe mensajes Asignar equipo y Actualizar equipo y les da respuesta. El miembro del
grupo de trabajo debe responder a los mensajes y sólo puede ver las tareas que tiene
asignadas.

3. El jefe de proyecto utiliza el sistema de correo electrónico para ver y responder a


mensajes de los miembros del grupo de trabajo. El jefe de proyecto puede utilizar la
programación del proyecto para incluir la información contenida en la respuesta del
integrante del equipo.

Intercambiar mensajes utilizando Microsoft Project Central


Si el grupo de trabajo utiliza Microsoft Project Central como sistema de grupo de trabajo, el jefe de proyecto envía los mensajes
del grupo de trabajo en Microsoft Project. Los miembros del grupo de trabajo ven estos mensajes y envían sus respuestas con
Microsoft Project Central. El jefe de proyecto también ve y responde a los mensajes del grupo de trabajo en Microsoft Project
Central. El proceso general para intercambiar mensajes del grupo de trabajo es el siguiente:

1. El jefe de proyecto asigna tareas a los miembros del grupo de trabajo, envía
actualizaciones y solicita actualizaciones utilizando mensajes Asignar equipo, Actualizar
equipo y Estado del equipo en Microsoft Project.

2. Mediante un explorador Web, un miembro del grupo de trabajo se conecta a Microsoft


Project Central y recibe mensajes Asignar equipo, Actualizar equipo y Estado del equipo.
De manera predeterminada, las asignaciones y actualizaciones se aceptan
automáticamente, pero el miembro del grupo de trabajo puede abrir los mensajes para
rechazarlas o darles respuesta. El miembro del grupo de trabajo debe responder a los
mensajes Estado del equipo. El miembro del grupo de trabajo también puede trabajar
directamente en el parte de horas para introducir valores reales, enviar actualizaciones al
jefe, etcétera. El miembro del grupo de trabajo sólo ve los mensajes dirigidos a él. Si el
jefe de proyecto ha enviado mensajes para varios proyectos a un miembro del grupo de
trabajo, Microsoft Project Central organiza las tareas en función del nombre de archivo de
cada proyecto.

3. El jefe de proyecto se conecta a Microsoft Project Central para recibir respuestas de los
miembros del grupo de trabajo y actualizaciones sobre las tareas. A partir de estas
respuestas, el jefe de proyecto puede actualizar la programación del proyecto. El jefe de
proyecto también puede establecer reglas para actualizar automáticamente la
programación del proyecto a partir de respuestas de los miembros.

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Conectar el equipo al sistema de correo electrónico del grupo de trabajo


Para conectar vía correo electrónico y vincular los miembros de un grupo de trabajo siga los siguientes pasos:

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Grupo


de trabajo.

2. En el cuadro Mensajería predeterminada del grupo de trabajo, haga clic en Correo


electrónico.

Nota: Puede cambiar la opción de mensajería para recursos individuales en el


cuadro Grupo de trabajo, que se encuentra en la ficha General del cuadro de
diálogo Información del recurso.

3. Para aplicar las selecciones del grupo de trabajo a todos los proyectos nuevos, haga clic
en Predeterminar.

4. Haga clic en la ficha General.

5. En el cuadro Nombre de usuario, escriba el nombre mediante el cual desea que le


identifiquen en los mensajes del grupo de trabajo que envíe.

6. Haga clic en Aceptar.

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Mensajes del grupo de trabajo


Los mensajes del grupo de trabajo se refieren a los mensajes sobre las tareas de un proyecto que envía el administrador del
grupo de trabajo y los miembros del grupo de trabajo mediante Microsoft Project Central o mediante correo electrónico. Existen
tres tipos de mensajes de grupo de trabajo que pueden enviarse desde Microsoft Project, a los que pueden responder los
miembros del grupo de trabajo:

1. Asignar equipo, que se utiliza para asignar tareas a los miembros del grupo de trabajo.

2. Actualizar equipo, que se utiliza para informar a los miembros del grupo de trabajo
sobre los cambios realizados en las tareas de la programación.

3. Estado del equipo, que se utiliza para solicitar a los miembros del grupo de trabajo que
proporcionen al administrador el estado actual de las tareas específicas.

Asignar Equipo
Una vez asignadas tareas a un miembro del grupo de trabajo en Microsoft Project, puede notificárselo a esa persona enviando un
mensaje Asignar equipo. La persona que reciba la solicitud Asignar equipo puede aceptar o rechazar las asignaciones de tareas.
Para asignar una tarea a un miembro del grupo siga los siguientes pasos:

1. Asegúrese de que se han asignado las tareas en el plan del proyecto, y que los recursos
que se están utilizando están identificados correctamente como parte del grupo de
trabajo.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones nuevas que desee
enviar a los recursos con el mensaje Asignar equipo.

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3. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Asignar equipo.

4. Haga clic en Tarea seleccionada y, a continuación, en Aceptar.

5. Si desea incluir un título de asunto distinto de "Asignar equipo", escriba el asunto de la


solicitud en el cuadro Asunto.

6. Si desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de


mensajes.

7. Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo,


asegúrese de especificar los nombres de correo electrónico de los recursos asignados en
el campo Para y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. Los recursos que ya estén
asignados a la tarea pero que no hayan confirmado sus asignaciones, aparecerán
automáticamente en la lista del campo Para.

8. Haga clic en Enviar.

Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo, el campo de indicadores mostrará un sobre
para las tareas para las que haya solicitado un recurso. Este indicador permanece hasta que reciba las respuestas de todos los
recursos solicitados.

Si está utilizando Microsoft Project Central para comunicarse con el grupo de trabajo, Microsoft Project supone que el recurso
acepta la asignación, salvo que la rechace de forma explícita. Si esto sucede, recibirá un mensaje de Microsoft Project Central al
respecto procedente del recurso. A continuación, debe ajustar la asignación en Microsoft Project.

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Nota: Si notifica a varios recursos o a todos los recursos asignados al mismo tiempo, Microsoft Project envía un mensaje
diferente Asignar equipo a cada recurso. Si se asigna un recurso a más de una tarea, cada tarea aparece en el mensaje Asignar
equipo que recibe el recurso.

Nota: Si está utilizando el correo electrónico para comunicarse con el grupo de trabajo, cuando un recurso acepte o rechace la
solicitud de asignación nueva o cambiada, puede incorporar automáticamente la respuesta a la programación. Abra la respuesta
a su mensaje Asignar equipo. Haga clic en Actualizar proyecto para marcar la asignación de tarea como confirmada o rechazada
y actualizar la información de la asignación según sea necesario.

Actualizar Equipo
Cuando se cambian asignaciones existentes, los cambios realizados se han de comunicar a los recursos asignados. Los puede
comunicar electrónicamente mediante Microsoft Project Central o por correo electrónico. Para comunicar a un miembro del grupo
cambios en las asignaciones siga los siguientes pasos:

1. En el campo Nombre de tarea, haga clic en las tareas con asignaciones cambiadas que
desee enviar a los recursos con el mensaje Actualizar equipo.

2. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Actualizar equipo.

3. Si desea cambiar el asunto predeterminado para la actualización, escriba el que desee en


el cuadro Asunto.

4. Si desea cambiar el mensaje predeterminado, escriba el que desee en el área de


mensajes.

5. Haga clic en Enviar.

Estado del Equipo


Mediante la opción estado del Equipo puede enviar un mensaje a los recursos solicitándoles la actualización de las tareas que
tienen asignadas. La lista de mensajes muestra las tareas a las que están asignadas los recursos, horas de trabajo, fechas de
comienzo y fin, y la cantidda de tarea restante y completada. El mensaje solicita de los recursos que actualicen su información y
se la envíen. Para enviar un mensaje de estado de equipo siga los siguientes pasos:

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Para enviar un mensaje Estado del equipo de una sola tarea, en el campo Nombre de
tarea, haga clic en la tarea de la cual desea obtener información de estado.

3. Para obtener el estado de todas las tareas, seleccione todas las tareas o ninguna. Para
enviar un mensaje de las tareas seleccionadas, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en los nombres de las tareas en el campo Nombre de tarea.

4. En el menú Herramientas, elija Grupo de trabajo y haga clic en Estado del equipo.

5. Para enviar un mensaje sólo de la tarea seleccionada, haga clic en Tarea seleccionada,
para enviar una solicitud para todas las tareas del proyecto, haga clic en Todas las
tareas, a continuación, elija Aceptar.

6. En el cuadro Asunto, escriba el asunto de la solicitud de estado.

7. En el área de mensajes, escriba el mensaje.

8. Haga clic en Enviar para solicitar el estado a los recursos asignados.

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Microsoft Project Central


Microsoft Project Central es un producto complementario de Microsoft Project que permite la elaboración de un plan en el que
colaboran los miembros de un grupo de trabajo, los jefes de proyecto y otros participantes. Con Microsoft Project Central, podrá,
junto con los miembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajar con información del proyecto en un sitio Web.

Microsoft Project Central está disponible como parte del producto Microsoft Project 2000 y como el producto Cliente de Microsoft
Project 2000. Cualquiera que trabaje con Microsoft Project Central necesita licencia de Microsoft Project Central; no obstante,
sólo el administrador o el jefe del proyecto necesita tener licencia de Microsoft Project 2000 para realizar el mantenimiento de
una base de datos de Microsoft Project Central. Todos los usuarios deben utilizar copias de Microsoft Project 2000 o de Microsoft
Project Central que tengan la correspondiente licencia.

Microsoft Project ofrece dos soluciones de grupo de trabajo: un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrónico y
Microsoft Project Central. Un sistema de grupos de trabajo mediante correo electrónico ofrece la posibilidad de comunicar
información básica sobre el proyecto, incluyendo información de asignación de tareas y actualización de tareas. Microsoft Project
Central ofrece más flexibilidad y ventajas adicionales que un sistema de grupos de trabajo basado en el correo electrónico:

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver tareas de todos sus proyectos al mismo
tiempo. También pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, y pueden agrupar,
ordenar y filtrar dichas tareas.

■ Los miembros del grupo de trabajo pueden ver la información más reciente para el
proyecto completo, no sólo sus tareas asignadas, a discreción del administrador de
Microsoft Project Central.

■ Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al archivo de proyecto.

■ Los jefes de proyecto pueden solicitar y recibir informes de estado en el formato que
especifique y consolidar fácilmente los informes de estado individual en un informe del
estado del proyecto.

■ Los jefes de proyectos pueden establecer reglas de mensajes para aceptar


automáticamente actualizaciones realizadas por miembros del grupo de trabajo. Pueden
especificar que sean aceptadas automáticamente las actualizaciones de todos los
miembros o sólo de ciertos miembros. Y pueden especificar que ciertas actualizaciones
requieran la revisión del jefe de proyectos, como el exceso de trabajo real respecto al
trabajo planeado.

■ Los integrantes del grupo de trabajo pueden delegar tareas a otros integrantes del grupo
de trabajo, de manera que el jefe de proyectos puede enviar tareas a un jefe de equipo o
a un responsable para reasignarlas a recursos individuales.

Obtener acceso a Microsoft Project Central


Una vez instalado Microsoft Project Central, puede obtener acceso a él desde Microsoft Project por medio del comando Bandeja
de entrada de equipo en el submenú Grupo de trabajo del menú Herramientas. Un usuario y los miembros del grupo de trabajo
también pueden obtener acceso a Microsoft Project Central seleccionando la Página principal de Microsoft Project Central con un
explorador de Web.

Cuando el usuario y los miembros del grupo de trabajo obtienen acceso a Microsoft Project Central, se autentican antes de poder
comenzar a utilizar el sistema. Puede autenticarse mediante dos métodos: autenticación de servidor de Microsoft Project Central
o Autenticación de Windows NT.

La Autenticación de Windows NT proporciona la máxima seguridad para información del proyecto. Cuando se conecta un usuario,
Microsoft Project Central lo autentica automáticamente utilizando su cuenta de usuario de Windows. El usuario no ve una página
de conexión y no tiene que introducir un nombre de usuario o contraseña.

Si no se utiliza Autenticación de Windows NT, Microsoft Project Central muestra una página de conexión al usuario, que deberá
introducir entonces un Id y una contraseña.

El administrador de Microsoft Project Central determina si los miembros del grupo de trabajo deben utilizar Autenticación de
Windows NT o autenticación de servidor de Microsoft Project Central o si pueden utilizar cualquiera de los dos tipos de
autenticación.

Si el administrador requiere Autenticación de Windows NT o permite cualquiera de los dos tipos de autenticación, pero desea
utilizar Autenticación de Windows NT para tener una máxima seguridad, deberá especificar cuentas de usuario de Windows en el
proyecto para cada miembro del grupo de trabajo.

http://www.galainstitute.com/manualesdigitales/project/paginas/project53.htm (1 de 2) [25/04/2002 13:22:03]


project53

Informes de estado
Microsoft Project Central incluye la capacidad de diseñar informes de estado y enviar solicitudes a los miembros del grupo de
trabajo. Un informe de estado es un formulario que los miembros del grupo de trabajo rellenan en Microsoft Project Central con
texto que describe el estado del trabajo. Los informes de estado no contienen información numérica acerca del proyecto y no se
pueden utilizar para actualizar el archivo de proyecto. Pueden utilizarse para proporcionar información más detallada sobre
logros, objetivos, temas y otros factores que afectan al trabajo de una persona. Los informes pueden mostrarse, guardarse o
distribuirse a otras personas. Y Microsoft Project Central puede consolidar automáticamente informes individuales de los
miembros del grupo de trabajo en un informe de estado más grande para todo el equipo.

Como jefe de proyecto, decide con qué frecuencia los miembros del grupo de trabajo deben enviar sus informes de estado y las
secciones que éstos deben contener. Determina qué miembros del grupo de trabajo deben enviar informes de estado y especifica
si los informes deben consolidarse y cómo. Revisa los informes de estado enviados en Microsoft Project Central.

Puede crear informes de estado haciendo clic en Solicitar un informe de estado en la página Informes de estado de Microsoft
Project Central.

Utilizar Microsoft Project Central para realizar el seguimiento del progreso del
proyecto
Una vez enviados los mensajes de asignación de equipo a los miembros del grupo de trabajo, éstos pueden ver y actualizar sus
tareas en cualquier momento en Microsoft Project Central. Los miembros del grupo pueden enviar información actualizada acerca
de las tareas en cualquier momento desde el parte de horas de Microsoft Project Central. Asimismo, puede solicitar una
actualización sobre todas las tareas o sobre tareas específicas enviando mensajes de estado del equipo a los miembros del grupo
de trabajo desde Microsoft Project.

Microsoft Project Central permite ver los mensajes que envían los miembros del grupo de trabajo cuando responden a los
mensajes de estado del equipo o envían actualizaciones. Puede actualizar el archivo de proyecto con la información contenida en
el mensaje haciendo clic en Actualizar, en el mensaje.

A fin de facilitar la actualización del archivo de proyecto con la información de los mensajes del grupo de trabajo, puede
establecer reglas de mensajes. Las reglas de mensajes permiten realizar la actualización del archivo de proyecto de manera más
rápida y fácil, puesto que no necesita revisar cada mensaje para actualizar el archivo. Puede especificar que las actualizaciones
de todos los miembros, o sólo de ciertos miembros, se acepten automáticamente al ejecutar las reglas de mensajes. Puede
especificar los tipos de mensajes del grupo de trabajo que se aceptan automáticamente o especificar los criterios que
determinados tipos de mensajes deben cumplir. Por ejemplo, puede especificar que la actualización de determinadas tareas
requieren su aceptación, como el trabajo real que exceda del trabajo planeado. Puede ejecutar reglas de mensajes haciendo clic
en Ejecutar reglas ahora cuando esté viendo la lista de mensajes.

Funcionamiento de Microsoft Project Central con Microsoft Outlook


Microsoft Project Central proporciona dos funciones para integrar información de Outlook. Los usuarios pueden ver tareas de
Outlook en las hojas de tiempos, aunque no pueden modificarlas. Pueden incorporar en sus hojas de tiempos entradas de
calendario de períodos no laborables de Microsoft Outlook. Los usuarios pueden enviar algunas o todas estas entradas de
períodos no laborables al jefe de proyecto, para que el calendario del proyecto pueda actualizarse.

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Revisado: 10 de April de 2002 .

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Project 41

. .

Especificaciones de Microsoft Project


Las especificaciones y límites siguientes son compatibles al ejecutar Microsoft Project en Windows 95, Windows 98 o Windows
NT, aunque los límites y la velocidad de ejecución dependen en gran medida de la configuración del equipo utilizado. Debe
tenerse en cuenta que pueden producirse errores de memoria insuficiente antes de alcanzar los límites reseñados.

Atributo Máximo
Tareas por archivo de proyecto Un millón
Recursos por proyecto Un millón
Unidades de recurso por asignación 60.000.000 de unidades o el
6.000.000.000 por ciento
Fechas de disponibilidad de recursos 100
Dependencias de tareas por archivo de proyecto Sin límite
Predecesoras por tarea Sin límite
Sucesoras por tarea Sin límite
Niveles de esquema por proyecto 65.535
Proyectos consolidados 998
Archivos de proyecto abiertos por proyecto consolidado 998
Archivos del compartidor conectados a un fondo de recursos 999 (es decir, el máximo de archivos de
proyecto abiertos menos 1 para el propio
fondo de recursos)
Ventanas abiertas 50
Calendarios base Sin límite
Excepciones de calendario por calendario 1.400
Tareas imprimibles en el calendario mensual 4.000
Tablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago cinco por recurso
Tasas variables por tabla de tasas para aumentos y reducciones 25
Valor de costo máximo en un campo de moneda 999.999.999.999
Valor de trabajo máximo 1.666.666.667 horas
Valores de trabajo de asignación máximos para:
Asignaciones de trabajo 999.999.999 minutos
Asignaciones de material variables 999.999.999 unidades
Asignaciones de material fijas 60.000.000 unidades
Porcentaje del intervalo de ajuste de la escala de impresión 10 a 500 por ciento
Texto del encabezado de página cinco líneas
Texto del pie de página tres líneas
Texto de la leyenda de página tres líneas
Ancho del cuadro de texto de la leyenda de página 12,7 centímetros (5 pulgadas)
Criterios de filtro por filtro 40
Criterios de filtro por Autofiltro dos por columna
Fecha más temprana permitida para el cálculo 1 de enero de 1984
Última fecha permitida para el cálculo 31 de diciembre de 2049
Número máximo de selecciones discontinuas en una vista de 9
hoja

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Project 41
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Microsoft Corporation Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052-6399

Microsoft Project 2002

Guía sobre las nuevas características

Microsoft Project 2002 1 Guía sobre las nuevas características


Contenidos
Introducción 4
Project 13
Guía de Project ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
...........................................................................
...........................................13
...........13
Integración en Office ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.................................................................
.................................13
Módulo Grabar ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
............................................................................
............................................14
............14
Etiquetas inteligentes................................
inteligentes ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.................................................................
.................................14
Características de fácil manejo ................................................................
................................................................................................
.................................................................................
.................................................15
.................15
Nuevo asistente para Project ................................................................
................................................................................................
...................................................................................
...................................................17
...................17
Asistente para el Calendario................................
Calendario ................................................................
................................................................................................
......................................................................................
......................................................17
......................17
Asistente para configurar el método de seguimiento ................................................................
.............................................................................
.............................................18
.............18
Asistente para Importar/Exportar ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
..............................................19
..............19
Cuadro de diálogo de importación de Tareas en Outlook ................................................................
.....................................................................
.....................................20
.....20
Listas de tareas en plantillas Excel ................................................................
................................................................................................
..........................................................................
..........................................20
..........20
Agrupamiento................................
Agrupamiento ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
..............................................................................
..............................................21
..............21
Diseño de los grupos en el servidor de Microsoft Project ................................................................
.....................................................................
.....................................21
.....21
Vista del diagrama de red ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
..........................................................22
..........................22
Imprimir las vistas de los totales ................................................................
................................................................................................
..............................................................................
..............................................23
..............23
Varias líneas de base................................
base ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
..................................................................
..................................23
..23
Listado selectivo de las líneas de base de las tareas de sumario .........................................................
.........................................................24
.........................24
Actualización de Project ................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................24
............................24
Opciones de cálculo ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
...................................................................
...................................25
...25
Más campos para el valor devengado y opciones de cálculo ...............................................................
...............................................................26
...............................26
Las páginas del servidor de Microsoft Project en Microsoft Project ....................................................
....................................................27
....................27
Menú Colaborar ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.........................................................................
.........................................27
.........27
Diálogo de asignaciones................................
asignaciones ................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................30
............................30
Recursos genéricos ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
...................................................................
...................................33
...33
Recursos empresariales ................................................................
................................................................................................
............................................................................................
............................................................33
............................33
Cuadrícula global de la empresa................................
empresa................................................................
................................................................................................
...............................................................................
...............................................35
...............35
Campos de la empresa personalizados ................................................................
................................................................................................
...................................................................
...................................35
...35
Asistente para la sustitución de recursos ................................................................
...............................................................................................
...............................................................37
...............................37
Creador de equipos ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
....................................................................
....................................40
....40
Versiones ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.....................................................................................
.....................................................42
.....................42
Modelos de Portfolios ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
................................................................44
................................44
Analizador de Portfolios................................
Portfolios ................................................................
................................................................................................
.............................................................................................
.............................................................49
.............................49
Vista del centro de recursos ................................................................
................................................................................................
......................................................................................
......................................................50
......................50
Los recursos en gráficos ................................................................
................................................................................................
...........................................................................................
...........................................................52
...........................52
Cuentas del servidor de Project ................................................................
................................................................................................
................................................................................
................................................53
................53
Entrar el servidor de Microsoft Project desde Project ................................................................
............................................................................
............................................54
............54
Soporte para varios administradores ................................................................
................................................................................................
.......................................................................
.......................................55
.......55
Compatibilidad con versiones anteriores ................................................................
................................................................................................
................................................................55
................................55
Compatibilidad con versiones futuras ................................................................
................................................................................................
.....................................................................
.....................................55
.....55
Todo bajo el control de Office ................................................................
................................................................................................
..................................................................................
..................................................56
..................56
El servidor de Microsoft Project 57

Microsoft Project 2002 2 Guía sobre las nuevas características


Compatibilidad del servidor de Microsoft Project................................
Project ................................................................
...................................................................................
...................................................57
...................57
Escalabilidad del servidor de Microsoft Project ................................................................
......................................................................................
......................................................57
......................57
El servidor de Project cambia de imagen................................
imagen ................................................................
................................................................................................
.................................................................
.................................57
Sección de Actualizaciones en la página de inicio ................................................................
.................................................................................
.................................................58
.................58
El campo de Comentarios ................................................................
................................................................................................
..........................................................................................
..........................................................61
..........................61
Mejoras en las vistas ................................................................
................................................................................................
..................................................................................................61
................................................................
..................................
..61
Notificaciones ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.............................................................................
.............................................61
.............61
Alertas sobre el spooler ................................................................
................................................................................................
.............................................................................................64
.............................................................
.............................64
Mejoras en las hojas de tiempos................................
tiempos ................................................................
................................................................................................
...............................................................................
...............................................65
...............65
Actualizaciones de tareas selectiva................................
selectiva................................................................
..........................................................................................................67
................................................................
..........................................
..........67
Actualización de los recursos materiales ................................................................
................................................................................................
................................................................68
................................68
Controles de las cuadrículas ................................................................
................................................................................................
.....................................................................................
.....................................................68
.....................68
La lista de tareas por hacer del servidor de Microsoft Project ..............................................................
..............................................................69
..............................69
La integración en SharePoint Team Services ................................................................
..........................................................................................
..........................................................70
..........................70
Librería de documentos ................................................................
................................................................................................
.............................................................................................
.............................................................72
.............................72
Seguimiento de Asuntos ................................................................
................................................................................................
...........................................................................................
...........................................................74
...........................74
Control de entradas y salida................................
salida ................................................................
................................................................................................
......................................................................................
......................................................77
......................77
Programable 78
OLE DB para Project ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
..................................................................
..................................78
..78
Tablero digital ................................................................
................................................................................................
................................................................................................
.............................................................................
.............................................78
.............78
Más modelos de objetos y eventos nuevos................................
nuevos ................................................................
.............................................................................................
.............................................................78
.............................78

Microsoft Project 2002 3 Guía sobre las nuevas características


Introducción
Desde que se produjo el lanzamiento al mercado de Microsoft® Project 2000, hemos dedicado nuestros
recursos y tiempo a compilar y analizar los comentarios y sugerencias procedentes de los usuarios,
trabajadores con conocimientos generales y especialistas en la administración de proyectos. El fruto de tanto
esfuerzo ha sido Microsoft Project 2002, que ofrece más características y ciertas mejoras con respecto a la
versión anterior.
La familia de la línea de productos de Microsoft Project sigue creciendo:
• Microsoft Project Standard 2002 es la nueva versión de nuestra principal herramienta de
administración de proyectos. Si se va a utiliza Microsoft Project Standard de forma individual, se
recomienda para usuarios que realizan la administración de proyectos desde su ordenador personal.
Cuando se utiliza con el servidor de Microsoft Project, se recomienda en aquellos equipos centrados en
la producción de datos de uso común.
• Microsoft Project Professional 2002
2002, está dirigida a las organizaciones que necesitan un tipo de
aplicación que tiene la capacidad necesaria para la administración de proyectos empresariales. Microsoft
Project Professional ofrece todas las características de Microsoft Project Standard y más. Para sacar el
mayor partido de las características de administración de proyectos empresariales debe utilizar el
servidor de Microsoft Project y Microsoft Project Professional conjuntamente.
• Microsoft Project Server 2002 es nuestro último lanzamiento y sirve como plataforma para la
administración de proyectos de empresa y equipo (es el medio de actualización para los usuarios del
servidor de Microsoft Project Central). Se han incorporado bastantes características al servidor de
Microsoft Project (más que al de Microsoft Project Central): mayor seguridad y la integración de Microsoft
SharePoint Team Services para que pueda organizar, almacenar y hacer un seguimiento de las
información relacionada con un proyecto dado como, por ejemplo, documentos, asuntos e informes y
hacerlo en un lugar de uso común.
• Una licencia de Acceso del cliente de Microsoft o CAL ofrece al usuario el derecho a acceder a los
Servicios que ofrece el servidor de Microsoft Project. Aquellos usuarios que tengan esa licencia pueden
ver y actualizar la información sobre el proyecto desde el servidor de Microsoft Project a través de una
interfaz compatible con la Web y llamada Acceso a la Web de Microsoft Project. Podrá actualizar hojas
de tiempos, hacer seguimientos de los asuntos de su interés, almacenar documentos, administrar
carpetas y delegar tareas. Cada aplicación de escritorio tiene una licencia CAL (y la versión minorista del
servidor Microsoft Project incluye cinco CAL). Se pueden adquirir más CAL a través de las licencias por
volumen.

Tipos de administración de proyectos


Usted y su organización pueden utilizar Microsoft Project Standard, Microsoft Project Professional y el
servidor de Microsoft Project, así como las licencias CAL del servidor de Microsoft Project en la construcción
de tres contextos distintos de administración de proyectos.
• Administración de proyectos:
proyectos se trata de una aplicación individual que ofrece una amplia y completa
gama de características que soportan las acciones básicas de la administración de proyectos: la
planificación, administración de recursos, seguimiento y redacción de informes.
• Administración de proyectos por equipos:
equipos Microsoft Project Standard junto al servidor de Microsoft
Project Server y las CAL del servidor de Microsoft Project trabajan conjuntamente para que en su
organización se cree un entorno de trabajo donde cada miembro y persona implicada en un proyecto
pueda colaborar y acceder a la información necesaria.
• Una solución para la administración de proyectos empresariales:
empresariales Si su empresa está buscando una
solución para la administración de proyectos empresariales entonces necesita lo que la unión de
Microsoft Project Professional , el servidor de Microsoft Project y las CAL del servidor de Microsoft

Microsoft Project 2002 4 Guía sobre las nuevas características


Project puede ofrecerle. Gracias a las funciones se estos productos, su compañía podrá administrar,
visualizar y analizar todos los proyectos de su organización a través de códigos corporativos
personalizados; de este modo se asegurará de que los informes sobre los datos son consistentes y de
que se administran los recursos a través de un fondo de recursos central.

Objetivos del nuevo diseño de Microsoft Project 2002


Las nuevas características de Microsoft Project 2002 responden a tres objetivos de diseño:
• Administración de proyectos intuitiva:
intuitiva Microsoft Project es más intuitivo tanto para usuarios antiguos
como nuevos gracias a que tiene nuevas características y gracias a una interfaz de usuarios más
efectiva.
• Accesibilidad y colaboración
colaboración: consiga una mejor colaboración y mayor accesibilidad a los datos de los
proyectos.
• Plataforma de administración de proyectos:
proyectos ofrece una plataforma de administración de proyectos
con la que los usuarios pueden personalizar y ampliar la utilización de las herramientas que mejor se
adapten a sus necesidades.

Microsoft Project 2002 5 Guía sobre las nuevas características


Un primer vistazo a las nuevas características
A continuación le mostramos una tabla para que de “un vistazo” pueda ojear y comprender los cambios
principales que se han realizado en Microsoft Project 2002. Los códigos que ponemos a continuación le
indicarán en qué producto aparece la nueva característica. Los códigos son:
Microsoft Project Standard = Std
Microsoft Project Professional = Pro
Servidor de Microsoft Project = Svr
CAL del servidor de Microsoft Project (Acceso a la Web) = Pwa

Microsoft Project Standard y Professional


Característica Descripción Nueva o Producto
Mejorada
Std y Pro
Guía de Project Esta interfaz le guía a través del proceso de administración de Nueva
proyectos y le ayuda a aprender a buscar y a encontrar.
Std y Pro
Integración en Para adoptar la imagen de Office XP, se ha cambiado el diseño Nueva
Office de la barra de comandos de Microsoft Project. Se han cambiado
los diálogos de Abrir/Guardar y Archivo y la búsqueda también se
ha mejorado. Ahora todos estos cambios aparecen en un panel
lateral.
Std y Pro
Modo para guardar Si surge un problema en los registros o archivos, esta Nueva
característica le permite reiniciar la aplicación aunque algunas de
sus partes estén desactivadas y así poder seguir trabajando.
Std y Pro
Etiquetas Le ofrecen explicaciones sobre los resultados de la herramienta Nueva
inteligentes de planificación además de ayudarle a cambiar sin problemas los
resultados. No puede cambiar o crear sus propias Etiquetas
inteligentes en Microsoft Project como en Microsoft Office XP.
Std y Pro
Características de 1. La tecla de SUPR ya no sirve para borrar una fila; sólo Nueva
fácil uso desaparecerá la celda que se haya seleccionado.
2. Ajuste manual de la altura del encabezamiento de la fila y
del texto del encabezamiento.
3. Ajuste automático de la altura de la fila cuando el
encuadre del texto está predeterminado como verdadero.
4. El modo de Edición se mantiene cuando vuelve a Project
después de haber utilizado otra aplicación.
5. En las columnas de la tabla de la escala de tiempo de la
vista de Uso puede cambiar fácilmente el tamaño
6. Se pueden editar las columnas en una división de la
pantalla
7. Se ha añadido un tercer nivel a las vistas de las escalas
de tiempo.
Std y Pro
Nuevo asistente Le enseña a crear planes de proyectos y le indica el uso correcto Nueva

Microsoft Project 2002 6 Guía sobre las nuevas características


para Project de los campos de empresa personalizados, sugerencias de
colaboración y cómo adjuntar documentación de apoyo.
Std y Pro
Asistente para el Puede configurar los calendarios y las opciones que estén Nueva
Calendario relacionadas con un proyecto y hacerlo en el mismo sitio.
Std y Pro
Asistente para Le ayuda a escoger el método de seguimiento que más le Nueva
configurar el conviene, seguimiento manual o a través del servidor de
método de Microsoft Project. El asistente crea una vista de seguimiento
seguimiento personalizada según el método que haya escogido.
Std y Pro
Asistente para Este asistente facilita la movilidad de datos entre Microsoft Nueva
Importar/exportar Project y otras aplicaciones como por ejemplo XML.
Std y Pro
Cuadro de diálogo El administrador del proyecto puede comenzar su plan de Nueva
de importación de proyecto en la lista de tareas de Outlook e importarlas a Microsoft
tareas en Outlook Project.
Std y Pro
Lista de tareas en Con esta plantilla el administrador del proyecto puede comenzar Nueva
una plantilla Excel su plan de proyecto en Excel y después mover sin problemas sus
tareas, recursos y asignaciones a Microsoft Project.
Std y Pro
Agrupamiento Mejoras en el agrupamiento de soporte sobre campos de Mejorada
asignación y listas de campos por etapas de tiempo en las vistas
de Uso
Pwa
Estilos de los Puede escoger el color de los distintos niveles de agrupamiento Mejorada/
grupos en la hoja de tiempos del servidor de Microsoft Project. También
puede personalizar las vistas de Proyecto, Portfolio y Recursos.
Std y Pro
Vista del diagrama Puede agrupar nódulos en esta vista. También puede mostrar los Mejorada
de red indicadores estándar y gráficos para campos personalizados.
Std y Pro
Imprimir las vistas Mejores posibilidades de crear informes desde las vistas de uso. Nueva
de los totales Estas vistas incluyen los totales de columnas y filas.
Std y Pro
Varias líneas de Puede guardar y almacenar datos de referencias en varias Nueva
base y campos ocasiones (11) durante el tiempo que dura el proyecto.
adicionales
Std y Pro
Listado selectivo de Ahora cuando guarda las líneas de base sobre tareas Nueva
las líneas de base seleccionadas o tareas en general o si se han borrado algunas
de las tareas de tareas hay opciones para guardar las nuevas líneas de base para
sumario las tareas de resumen relacionadas. De esta forma se mantienen
las suficientes líneas de base para todas las tareas.
Std y Pro
Actualización de Cuando actualiza un proyecto o vuelve a planificar el trabajo Mejorada
Project pendiente, las tareas con restricciones en las que no se ha
producido ningún progreso ya no cambian. De esta forma se
mantienen las limitaciones de las tareas. Además la fecha a partir
de la cual decide volver a planificar no se limita a una fecha
posterior sino que se puede hacer desde una fecha incluso
anterior a la establecida.
Std y Pro
Opciones de Puede ajustar automáticamente dónde se sitúan los recursos Nueva
cálculo materiales y el trabajo pendiente dependiendo del estatus de la
fecha del proyecto.
Std y Pro
Más campos para Hay campos nuevos. Puede escoger en que datos de referencia Nueva
el valor devengado se basa el cálculo del valor devengado así como si los cálculos
y opciones de se harán a partir del % físico completado o el % de tarea
cálculo completado.
Std y Pro
Las páginas del La información del servidor de Microsoft Project puede mostrarse Nueva
servidor de en Microsoft Project. Ahora los administradores de proyectos
Microsoft Project en pueden comprobar sin problemas la fiabilidad de la información
Project en el servidor de Microsoft Project antes de actualizarla en el plan
de proyecto.
Std y Pro
Menú Colaborar Este menú que aparece debajo del menú de Herramientas Nueva y
sustituye al de grupos de trabajo. Sirve para realizar un uso más Mejorada

Microsoft Project 2002 7 Guía sobre las nuevas características


intuitivo e instructivo de las características del servidor de
Microsoft Project.
Especialmente
Diálogo de Puede buscar un recurso específico basándose en información Nueva y
asignaciones como habilidades, rangos de capacidad, tasas etc. También Mejorada Pro
puede añadir información de recursos desde el libro de
direcciones, el servidor de Microsoft Project, el fondo de recursos
de empresas o desde Active Directory; de ahí que se reduzca el
tiempo dedicado a la introducción de datos.
Pro y Svr
Recursos genéricos Los recursos genéricos soportan la asignación y sustitución de Nueva
recursos dependiendo de las habilidades ya que se pueden
definir y guardar los perfiles de habilidades/códigos más utilizados
como recursos genéricos.
Pro y Svr
Recursos Son recursos almacenados en el servidor que pueden asignarse Nueva
empresariales a tareas de uno o más proyectos en el servidor de Microsoft
Project.
Pro y Svr
Fondo de recursos Le ofrece un depósito para todos los recursos de empresa y Nueva
empresariales posibilita la escalabilidad de asuntos asociados con versiones
previas.
Pro y Svr
Cuadrícula global Almacena toda la información de todos los departamentos de la Nueva
de la empresa compañía.
Pro y Svr
Campos de la Ahora puede ofrecer información específica sobre los recursos Nueva
empresa que pueden ayudar en la creación de equipos de un plan de
personalizados proyecto.
Pro y Svr
Puede determinar que tipos de recursos necesita y Project Nueva
Asistente para la buscará automáticamente aquellos que cumplan mejor sus
sustitución de requisitos de tiempo y habilidades. También se utiliza para
recursos sustituir asignaciones y modular carpetas.
Pro y Svr
Creador de equipos Esta opción le ayuda en la selección de recursos y le permite Nueva
para la empresa encontrar cuáles utilizar en el plan del proyecto de entre los
almacenados en el fondo de recursos de la empresa.
Pro y Svr
Versiones Puede almacenar versiones diferentes de un mismo plan de Nueva
proyecto para que realizar comparativas, analizar las tendencias
que siguen y las situaciones de supuestos y hacer una mejor
redacción de informes.
Pro y Svr
Modelos de Podrá realizar análisis de “supuestos” sobre los Portfolios de Nueva
Portfolios proyectos. utilizando Pwa
Pro y Svr
Vistas de análisis Le ofrece datos de recursos y proyectos que puede mover y Nueva
de Portfolio analizar de diversas maneras. utilizando Pwa
Pro y Svr
Vista del centro de Puede ver, agrupar y editar la información de recursos de la Nueva
recursos empresa. También puede conocer los recursos disponibles en los utilizando Pwa
distintos proyectos.
Especialmente
Los recursos en Añade vistas de asignaciones en gráficos que se pueden utilizar Nueva
gráficos para identificar cuándo y porqué uno o más recursos se están Pro
utilizando por debajo o por encima de sus posibilidades.
Pro y Svr
Cuentas de entrada Puede establecer conexiones entre el servidor de Microsoft Nueva
Project y abrir proyectos y archivos relacionados. Si hay más de
un servidor disponible puede configurar cuentas adicionales para
dirigirse a otro servidor.
Pro y Svr
Entrar en el Puede comprobar la identidad del usuario a través del sistema de Nueva
servidor de seguridad del servidor de Microsoft Project antes de dar acceso a
Microsoft Project las características que sólo pueden consultarse en el servidor y
desde Project mostrar esta información en Project.
Std y Pro
Compatibilidad con Se puede abrir y modificar un archivo guardado en Microsoft Mejorada
versiones Project 2002 en la versión 2000 y volver a abrirlo después en la
anteriores versión de 2002. No obstante las nuevas características y

Microsoft Project 2002 8 Guía sobre las nuevas características


campos no podrán verse pero no se perderán ya que podrá volver
a verlos de vuelta en la versión 2002.
Std y Pro
Compatibilidad con Los datos de los campos nuevos de futuras versiones de Nueva
versiones futuras Microsoft Project podrán verse en Microsoft Project 2002.
Std y Pro con
Soporte para varios Este soporte hace posible que varios administradores de un Nueva
administradores de mismo plan de proyecto puedan administrar los recursos a los Svr
proyecto que han enviado asignaciones. Además puede delegar
responsabilidades a otro administrador.
Std y Pro
Todo bajo el control Ofrece un método de documentación de asuntos del sistema que Nueva
de Office facilitará al usuario la creación de informes y ofrecerá información
útil con la que Microsoft puede mejorar las futuras versiones de
Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 9 Guía sobre las nuevas características


Servidor de Microsoft Project
Característica Descripción Nueva o Producto
Mejorada
Svr
Compatibilidad del Hace posible la compatibilidad entre Microsoft Project Server Nueva
servidor de Microsoft 2002 y Microsoft Project 2000 y a la inversa por lo que no hay
Project necesidad de actualizar al servidor y al cliente al mismo tiempo.
Svr
Escalabilidad del Puede equilibrar el trabajo de sus servidores de Web y los Nueva
servidor de clusters de su servidor de base de datos para poder gestionar
Microsoft Project cantidades importantes de trabajo.
Svr utilizando
El servidor de El servidor de Microsoft Project ha adoptado una nueva imagen Mejorada
Project cambia de más acorde con la de las aplicaciones Web de Office y para Pwa
imagen colocar las nuevas características.
La página de inicio del servidor de Microsoft Project es más clara
y está mejor organizada por lo que puede ver inmediatamente los
nuevos elementos que necesita para ponerse manos a la obra.
La vista de hoja de tiempos es simple y clara.
Gracias a la vista de Portfolio podrá editar los campos
personalizados de la empresa y agruparlos.
Svr utilizando
Sección de Esta sección de la página de inicio sustituye a la de Mensajes. Nueva
actualizaciones en Puede revisar y seleccionar los cambios que quiere actualizar en Pwa
la página de inicio Microsoft Project y puede revisar el historial de la información.
Svr utilizando
Campo de Este campo, que aparece en una notificación de respuesta, se Mejorada
Comentarios guarda como una nota de una tarea en Project 2002. Pwa
Svr utilizando
Mejoras en las Las configuraciones de las Vistas se mantienen cuando se va de Mejorada
vistas una vista a otra; Los vínculos a estas configuraciones se guardan Pwa
también en el panel lateral.
Svr utilizando
Notificaciones Si surge un problema cuando se está actualizando información al Nueva
servidor de Microsoft Project aparece una alerta más visible y Pwa
clara que le explica qué sucede y qué debe hacer. Las
notificaciones por correo electrónico a través de SMTP sustituyen
la sección de mensajes de la página de inicio del servidor de
Microsoft Project. Las notificaciones se envían cuando un usuario
crea nueva información o actualiza la existente o cuando se
activa un aviso por correo electrónico. El usuario o administrador
también puede elegir el tipo de notificaciones por correo que
quiere enviar.
Svr utilizando
Mejoras en el Se ha mejorado el spooler conectado con el servidor de Microsoft Mejorada
spooler Project para que ofrezca mejores mensajes de error que surgen Pro y Std
de repente en la pantalla para captar su atención.
Svr utilizando
Actualización Los recursos pueden escoger tareas específicas en lugar de Mejorada
selectiva de tareas todas las tareas cuando piden la actualización del estado de las Pwa
tareas.
Svr utilizando
Actualizaciones de Un recurso puede modificar los recursos materiales en cualquier Mejorada
los recursos momento y los cambios son enviados a Project Manager para su Pwa
materiales actualización a no ser que el Administrador jefe del proyecto o el
administrador del servidor hayan denegado su autorización. Si
hay algún problema aparecerá un mensaje en su pantalla
dándole información sobre qué está pasando.
Svr utilizando
Controles de las Se han añadido más herramientas para analizar y agrupar Mejorada
cuadrículas proyectos. Pwa
• Presentación o divisiones en un diagrama de Gantt
• Soporta varias jerarquías de grupos
• Más opciones de autofiltro

Microsoft Project 2002 10 Guía sobre las nuevas características


• Vista de listado de carpetas clasificadas por etapas
• Capacidades de búsqueda
• Listas con varias opciones en los campos personalizados
Svr utilizando
La lista de tareas Puede crear y administrar una lista de tareas en el servidor de Nueva
por hacer del Microsoft Project y facilitar la apertura de la lista en Microsoft Pwa
servidor de Project.
Microsoft Project
Svr utilizando
Librería de Permite compartir y hacer seguimiento de los proyectos Nueva
documentos e individuales y tareas enviadas a los servidores de Microsoft Pwa
Integración en Project.
Microsoft
SharePoint Team
Services
Svr utilizando
Seguimiento de Hace el seguimiento de los asuntos relacionados con un proyecto Nueva
asuntos o tareas y ayuda a resolver asuntos utilizando procesos Pwa
empresariales simples.
Svr utilizando
Control de entrada Ofrece un método seguro para controlar los proyectos Nueva
y salida empresariales cuando hay varios usuarios que tienen que Pro
acceder al mismo proyecto.

Qué se programa en Microsoft Project


Característica Descripción Nueva o Producto
Mejorada
Svr utilizando
Proveedor de Esta solución permite a las empresas integrar el servidor de Nueva
vínculos de objetos Microsoft Project con su propia solución de seguimiento de Pwa
del servidor de asunto o administración de documentos.
Microsoft Project
Std y Pro
Guía de Project Una empresa puede utilizar la guía de Project para que aplique la Nueva
mejor forma de administrar un proyecto o proceso. Puede utilizar
la guía con los nuevos objetos del módulo de objetos de
Microsoft Project
Svr utilzando
Controles de Mejora y amplia las interfaces programables de los controles para Mejorada
Microsoft Project que pode personalizar y sacar el máximo partido del servidor de componentes
Server ActiveX Microsoft Project. de Pwa
Std, Pro y Svr
OLE DB para Ofrece soporte a datos clasificados por tiempos y un mejor Mejorada
Project soporte a los componentes Web de Office además de ampliar la
escalabilidad y fiabilidad.
Svr
Servidor de datos Es un componente de capa intermedia de acceso a datos para Nueva
de Project (PDS) todos los datos de las carpetas. PDS utiliza como mecanismo de
transporte de datos XML y acepta esquemas bien formados
derivados de XML. PDS también funciona como una capa de
seguridad para filtrar los datos de un usuario individual.
componentes
Tablero digital Le ofrece una serie de accesos directos dentro de Outlook para Mejorada
ofrecerle fácil acceso a una información determinada del servidor de Pwa
de Microsoft Project. Las páginas Web del servidor de Microsoft
Project se han fragmentado en componentes más pequeños para
ampliar las oportunidades de creación de Web sin tener que
escribir páginas ASP.
Std y Pro
Más modelos de Mejoras en los modelos de objetos y nuevos eventos. Nueva /
objetos y eventos Mejorada
nuevos

Microsoft Project 2002 11 Guía sobre las nuevas características


Microsoft Project 2002 12 Guía sobre las nuevas características
Microsoft Project Standard y Professional
Guía de Project
El acceso a la guía de Project se hace desde la barra de Herramientas del mismo nombre. Esta guía incluye
opciones para Tareas, Recursos, Seguimiento, Informe, Ocultar/Mostrar y Pasos siguientes y Actividades
relacionadas. Cuando se selecciona una de las opciones de la barra de herramientas de la guía de Project
aparece un panel a la izquierda de la pantalla donde pueden verse una lista de temas de ayuda. La opción
Ocultar/Mostrar sólo sirve para abrir y cerrar el panel lateral de la opción seleccionada. Las opciones Pasos
siguientes y Actividades relacionadas muestran toda la ayuda de la que, por defecto, dispone la guía de
Project. El resto de las opciones ofrece información detallada sobre cada tema e incluye asistentes que le
guiarán hasta el objetivo deseado. La vista que aparece a la derecha del panel lateral se actualiza para
corresponder con la acción que se ha seleccionado. Además el panel lateral se actualiza para mostrarle
información de interés para los nuevos datos que haya añadido al plan del proyecto.
Si no quiere utilizar la guía de Project o ni siquiera quiere que aparezca puede desactivarla. Vaya al menú
Herramientas, seleccione Opciones y haga clic en la etiqueta Interfaz. Desactive el cuadro situado junto a
Mostrar la guía de Project que aparece bajo la sección de configuración de la guía de Project.
Aquí puede ver la presentación de la guía de Project que aparece en su pantalla cuando inicia Microsoft
Project y selecciona Tareas en la barra de herramientas de la guía de Project:

Puede personalizar la guía de Project para que incluya los objetivos y tareas que mejor se adapten al perfil
de su organización.

Integración en Office
Como ya se hizo en las versiones anteriores de Microsoft Project se ha mantenido la estética y diseño de los
productos de Office. Algunas de las coincidencias en el formato que encontrará en Microsoft Project 2002

Microsoft Project 2002 13 Guía sobre las nuevas características


son:

• El diseño de las Barras de comandos es unidimensional, cuando arrastra el puntero sobre la barra
de herramientas aparece cada opción enmarcada y subrayada.
• Ahora Microsoft Project ofrece la opción de drag & drop que sirve para arrastras y colocar las
columnas en una ubicación nueva. Sólo tienen que hacer clic sobre el título de la columna y
arrastrarlo a su nueva ubicación en la tabla.
• El diálogo Abrir/Guardar Archivo muestra una lista con los archivos más utilizados recientemente.
Las cuadrículas de los proyectos y la opción de buscar lugares en la Web para encontrar más
cuadrículas están disponibles en el panel de tareas como se ve en el lado izquierdo de la ilustración
de abajo.

Módulo grabar
Si surgiese algún problema cuando está iniciando Microsoft Project, gracias al modulo Grabar podrá reiniciar
la aplicación y seguir trabajando aunque haya algunas partes de la aplicación desactivadas. Si se produce
una avería o la contaminación de un archivo o registro el módulo Grabar se activará automáticamente.

Etiquetas inteligentes
Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar cómo se realizan los cálculos de la
herramienta de planificación de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones alternativas que
podrían realizar. Se parece a la característica de los mensajes de planificación que ya se utilizaba en
Microsoft Project; la diferencia es que la petición de más información causa menos interferencias en su lugar
de trabajo. Aparece un triángulo verde en la celda que ha editado para mostrar que se ha realizado un
cambio y que éste afecta la tarea que esta relacionada con esa planificación. El indicador solo aparece
cuando las vistas en Gantt, Hoja o Uso. Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la
planificación y si hace clic en el indicador aparecen otras alternativas. Por lo general, el indicador aparece

Microsoft Project 2002 14 Guía sobre las nuevas características


mientras que la edición no puede realizarse, una vez que se ha hecho la edición el indicador desaparece.
Aquellas ediciones en las que aparecen los indicadores de Más información son:

• Asignaciones de recursos adicionales


• Ediciones en Iniciar y Finalizar
• Ediciones en Trabajo, Unidades y Duración
• Eliminación del nombre de una columna

Si quiere desactivar Mas información vaya al menú Herramientas y haga clic en Opciones. Seleccione la
etiqueta Interfaz y desactive los cuadros que aparecen en “Mostrar los indicadores y los botones de opciones
para“. Las Sugerencias en Office XP se pueden modificar a través de las etiquetas inteligentes SDK. Sin
embargo, las SDK para Office XP no funcionan en Microsoft Project 2002.

Este es un ejemplo de una etiqueta inteligente en Microsoft Project:

Características de fácil manejo


• La tecla de SUPR ya no sirve para borrar una fila completa, sólo borra la celda que se haya
seleccionado. Si presiona esta tecla cuando está sobre el nombre de una columna Más información
le pregunta si quiere borrar toda la columna o sólo el nombre de la tarea.

• Ajuste manual de la altura del encabezamiento de la fila y capacidad para crear el ajuste del texto del
encabezamiento de la celda. La opción de encajar el texto automáticamente está activada por
defecto. Para desactivarla vaya al menú Ver y haga clic en Tablas y después en Más tablas y
seleccione la tabla que quiere editar. Desactive la opción de Ajustar automáticamente la altura de las
columnas. Si quiere ajustarlo manualmente, arrastre el borde inferior de la fila hasta alcanzar la
altura deseada. Si utiliza el ajuste manual, el ajuste automático de los textos se desactiva, pero si
hace doble clic en el encabezamiento de la celda y selecciona Mejor ajuste se activará de nuevo el
modo automático.

A continuación se muestra un ejemplo de texto ajustado en una celda:

Microsoft Project 2002 15 Guía sobre las nuevas características


• El modo de entrada se mantiene aunque cambia de aplicación y luego vuelva a Microsoft Project.
• Para cambiar la anchura de las columnas en la escala de tiempo de la vista de Uso tiene que
arrastrar la columna hasta alcanzar la anchura deseada; se aplicará a todas las columnas. Utilice
Ctrl+Z para reestablecer la anchura anterior. Cuando se cambia el tamaño del panel Maestro se
cambia el del subordinado,
• Las cambios en las columnas como Insertar, Editar y Ocultar se pueden hacer en el panel
subordinado (la parte inferior de la vista dividida de una ventana) incluso si no contiene datos.
• Se ha añadido un tercer nivel de etiquetas de escala de tiempo para las vistas en este formato. Los
niveles se llamas Superior,, Intermedio e Inferior y se pueden modificar cuando selecciona Zoom del
menú Ver o el menú Formato y seleccionar la Escala de tiempo o haciendo doble clic y en el
encabezamiento de la escala de tiempo. El Intermediario e Inferior aparecen por defecto y se utilizan
en la compatibilidad con versiones anteriores.

Este es un ejemplo de una escala de tiempo con tres niveles:

• Las escalas de tiempo siempre se alinean juntas. Cuando una vista de Tareas o Recurso o Uso
aparece en una división de la pantalla, puede añadir más campos de información. Haga clic con el
botón derecho en la escala de tiempo y seleccione los nombres que asignará a los nuevos campos.
También aparecen los detalles del encabezamiento de la columna de la escala de tiempo.

A continuación hay un ejemplo de una pantalla dividida en la que aparece un diagrama de Gantt y en
la parte superior y una vista de Uso de Recurso en la parte inferior. El campo Trabajo aparece en la
sección Detalles:

Microsoft Project 2002 16 Guía sobre las nuevas características


Nuevo Asistente para Project
Se puede acceder al Asistente por dos vías: Desde la opción de la Guía de Project llamada ‘Definir un
proyecto” o desde el panel Archivar un trabajo nuevo. Los pasos que indica el asistente son:

1. Definir un proyecto – El programa solicita que introduzca la fecha de inicio del proyecto salvo si éste
se ha planificado desde la fecha de finalización entonces le pedirá que ponga la fecha estimada de
finalización.
2. Colaborar en su proyecto – Si está utilizando una cuenta del servidor de Microsoft Project no
aparecerá esta opción. En esta opción se ofrece consejo al servidor de Microsoft Project para
mostrarle como colaborar con sus recursos. Si ya ha utilizado el servidor de Microsoft Project
aparece el botón ‘Si’ seleccionado por defecto y la información del servidor de Microsoft Project está
completada sino aparece seleccionado el botón de No’. Si selecciona ‘Si’ a pesar de no haber
utilizado previamente el servidor de Microsoft Project, entonces aparece un botón para “Establecer
la conexión”. Si quiere cambiar su conexión al servidor de Microsoft Project entonces vaya al enlace
“Cambiar la información de la conexión”” .Si
. selecciona ‘No’ entonces aparece la información sobre
“Cómo configurar la conexión al servidor de Microsoft Project más adelante”.
3. Guardar el proyecto – Debe guardar el proyecto antes de continuar. Si está utilizando una cuenta del
servidor de Microsoft Project aparecerá un texto informándole de que su proyecto se va a guardar de
forma automática en el servidor de Microsoft Project.
4. Agregar documentos relacionados con su proyecto – este paso le lleva a la librería de documentos
del SharePoint Team Services, desde allí podrá descargar toda la documentación que le parezca
pertinente para su plan de proyecto; motivos por los que se realiza el proyecto, análisis de viabilidad
del mismo y/o cálculos del presupuesto.
5. Introducir información adicional – En este momento aparecerá el enlace “Guardar y Finalizar”
entonces sale del asistente y puede continuar siguiendo las instrucciones que aparecen en el panel
lateral para comenzar a introducir tareas en el proyecto.

Asistente para el Calendario


Para acceder al asistente seleccione Tareas y vaya a la guía de Project, después haga clic en “Definir el
horario laboral general”. Los pasos que indica son:

1. Definir el horario laboral general del proyecto– A la derecha aparece una representación gráfica del
tiempo de trabajo, que se especifica en la cuadrícula que se haya elegido. En la lista de cuadrículas
se pueden encontrar todos los calendarios básicos definidos en el archivo general. Si no se elige una
cuadrícula entonces aparece un calendario estándar de lunes a viernes de 8am a 5pm.
2. Definir la semana laboral– Aquí se establecen los días laborales. A continuación tiene la opción de
aceptar las horas de trabajo establecidas o definir unas nuevas. En el panel lateral aparece un botón

Microsoft Project 2002 17 Guía sobre las nuevas características


de selección para ajustar las horas de trabajo. Si hace clic sobre ese botón aparece un menú donde
podrá elegir qué días quiere cambiar. Hay dos grupos de campos para editar el tiempo de trabajo y
se llaman cambios. Si quiere mostrar o editar más cambios haga clic en el enlace “Determinar
cambios adicionales”.Después puede elegir si quiere aplicar el Nuevo tiempo de trabajo a todos los
días laborables o a algunos en particular. También puede hacer que el Nuevo horario sea el que se
aplica por defecto a todos los archivos de los proyectos si hace clic en “Configurar como
predeterminado”.
3. Establecer vacaciones y días libres– Si quiere determinar excepciones como las vacaciones, haga
clic en “Cambiar el horario de trabajo”. Aparece el cuadro de diálogo de “Cambiar el horario trabajo”..
En el panel lateral aparece una explicación detallada sobre cómo marcar las excepciones.
4. Establecer las unidades de tiempo – En este paso establece a cuántas horas equivale un día de
trabajo, a cuántos días una semana y a cuántas semanas un mes. Estas unidades concuerdan con
las de la barra de Opciones del Calendarios situada bajo la barra de Herramientas.
5. Ya ha configurado el calendario – Este paso le informa de que acaba de configurar el calendario y
que afecta a todos los recursos del proyecto. Si tiene que establecer calendarios adicionales para los
grupos de recursos hay un vínculo para hacerlo, sino ya puede grabar y salir del asistente.

Si selecciona el vínculo para establecer calendarios adicionales el asistente le llevará a los siguientes pasos:

6. Establecer calendarios adicionales– el programa le pregunta si quiere crear un calendario o editar


uno ya creado. Si escoge crear uno tiene que asignar un nombre al calendario. Si quiere editarlo
haga clic en Siguiente y aparecerá una lista con todos los calendarios disponibles.
7. Establecer el horario laboral general – Esta interfaz es bastante parecida a la del paso 1 explicado
arriba. Define el horario laboral general del proyecto, no obstante, el texto le informa de que está
estableciendo el horario para un Nuevo calendario o para uno que haya seleccionado para editar.
8. Establecer la semana laboral – Es idéntico al paso 2 de arriba. Delimita la semana laboral.
9. Establecer vacaciones y días libres – Es idéntico al paso 3 de arriba. Delimita las excepciones.
10. Ya está configurado el calendario adicional – El calendario está configurado; pulse “Guardar y
Finalizar” para salir del asistente.

También hay un asistente para configurar calendarios de recursos. Para iniciarlo haga clic en Recursos
desde la Guía de Project y seleccione “Establezca el horario laboral para los recursos “. Le mostrará cómo
configurar los calendarios de los recursos siguiendo estos pasos:

1. Establecer las horas laborables para cada recurso – Una vista de Hoja de recurso aparece con el
campo de Calendario, así puede ver qué calendarios ya están siendo utilizados por sus recursos.
Aparece un vínculo para Establecer calendarios adicionales por si quiere establecer un calendario
para un grupo de recursos cuyo horario laboral difiere del calendario básico del proyecto. Si sólo
quiere cambiar el horario de trabajo de un recurso y no del grupo entero, seleccione el nombre del
recurso y continúe esta sección del asistente.
2. Establecer las horas laborables generales – lo mismo que el paso 1 de arriba.
3. Establecer la semana laboral – lo mismo que el paso 2 de arriba.
4. Establecer vacaciones y días libres – – lo mismo que el paso 3 de arriba.
5. Ya está configurado el calendario de recursos – Puede grabar y salir del asistente o volver a realizar
los pasos para más recursos.

Asistente para configurar el método de seguimiento


Para acceder a este asistente vaya a Seguimiento situado en la Guía de Project y haga clic en “Prepárese
para hacer el seguimiento del proyecto”. Los siguientes pasos le mostrarán como realizar el proceso de
seguimiento de las tareas en su plan de proyecto.

1. Empieza el progreso – En este primer paso puede elegir entre realizar un seguimiento manual o
través del servidor de Microsoft Project. Si ya ha utilizado el servidor entonces el botón “Si” aparece
seleccionado por defecto y la URL del servidor aparece debajo de El sitio Web del servidor de
Microsoft Project . Si a pesar de no haberse utilizado el servidor “Si” aparece seleccionado verá el

Microsoft Project 2002 18 Guía sobre las nuevas características


vínculo “Establecer la información de conexión para el servidor de Microsoft Project” que le llevará al
panel lateral de Activar el servidor de Microsoft Project donde aparece información detallada sobre
cómo activar el servidor. Se puede seleccionar el botón de “No” independientemente de que se haya
utilizado o no el servidor previamente.
2. Método de seguimiento– Cuando utiliza el servidor para realizar el seguimiento aparecen cuatro
opciones. Si el administrador del servidor ya ha elegido un método de seguimiento, ése será la única
opción disponible. Si Microsoft Project no puede establecer conexión con la URL del servidor de
Microsoft Project que se ha señalado en el paso 1, aparece un mensaje informando de error y un
vínculo “Cambiar la información de la conexión”. No podrá continuar hasta que no se establezca la
conexión. Cuando utiliza el servidor de Microsoft Project para realizar el seguimiento sólo aparecen
tres opciones. Una vez escogido un método aparece una breve explicación sobre él.
Independientemente de si utiliza el servidor Microsoft Project o el seguimiento manual, la vista del
panel lateral crea una vista personalizada de seguimiento y una tabla personalizada con los
seguimientos más adecuados para el método que haya seleccionado. La vista se almacena en el
archivo del proyecto. Si ya se ha creado una vista personalizada con el mismo nombre, Microsoft
Project añade los campos adicionales necesarios al método seleccionado. Si ha seleccionado el
seguimiento manual sólo tiene que guardar y salir del asistente.
3. Publicar asignaciones– Sólo está disponible cuando se ha seleccionado hacer el seguimiento
utilizando el servidor de Microsoft Project. En este paso, Publicar asignaciones envía notificaciones
de todo el proyecto a todos los recursos sobre las tareas que les han sido asignadas. Si quiere
personalizar la información que recibirán sus recursos hay un vínculo para hacerlo. Si no se puede
establecer conexión con el servidor de Microsoft Project aparecerá el mismo mensaje de informe de
error que se mencionó en el paso 2. Guarde y salga del asistente.

Asistente para Importar/Exportar


Un asistente ha sustituido el diálogo de mapeo de Importación/Exportación. El asistente no está disponible
en la Guía de Project pero se inicia cuando abre un archivo que Microsoft Project no reconoce como un
proyecto total. Del mismo modo cuando selecciona Guardar como un archivo ajeno al proyecto también se
inicia el asistente para Exportar. Los pasos del asistente de Importación son los siguientes:

1. Pantalla de bienvenida - no aparece ninguna opción. Sólo se trata de una explicación de lo que
puede hacer el asistente.
2. ¿Cuál es el formato de los datos que quiere importar? – Si Microsoft Project reconoce el tipo de
archivo (Acess por ejemplo) entonces puede escoger Todo el proyecto. En cualquier caso puede
escoger datos selectivos o sin mapear. Si selecciona formatos sin mapear las pantallas de mapeo y
Microsoft Project intentaran adaptar automáticamente sus datos con los campos del proyecto.
a. Todo el proyecto
b. Sólo ciertos datos
c. Datos sin mapear
3. Abrir un proyecto– Esta opción aparece si se selecciona Todo el proyecto.
4. ¿Crear un mapa nuevo o antiguo?– Esta opción aparece si se selecciona Solo ciertos datos.
a. Mapa nuevo
b. Utilizar uno antiguo
5. Escoger una pantalla de mapa– Esta pantalla aparece si en el paso anterior ha escogido utilizar un
mapa ya existente. Aparece una lista con todos los mapas del archivo Total.
6. ¿Cómo quiere importar este archivo?– Puede elegir crear un proyecto nuevo a partir de datos
importados o añadir los datos a un proyecto que ya está abierto. Luego puede combinar sus datos en
un proyecto abierto, de este modo sobrescribe las tareas, recursos o asignaciones que coincidan con
los registros basados en el campo clave que eligió utilizar para realizar las combinaciones.
a. Nuevo
b. Añadido
c. Combinado
7. Seleccione el tipo de datos que quiere importar. – El ajuste de tareas, recursos y asignaciones al
campo de Microsoft Project más adecuado tiene que hacerse por separados.
a. Tareas

Microsoft Project 2002 19 Guía sobre las nuevas características


b. Recursos
c. Asignaciones
Hay otras opciones en la parte de abajo de la pantalla que cambian dependiendo del tipo de
archivo que se utilice. Por ejemplo si es un archivo Excel puede escoger importar los nombres
del encabezamiento de las columnas.
8. Mapear los datos– Si escoge ciertos datos aquí mapea los campos de los archivos ajenos al
proyecto con los campos de Microsoft Project y escoge un campo clave para combinar los datos en
un archivo de proyecto ya.
9. ¡Enhorabuena! – Esta pantalla indica que ya se ha realizado la importación y muestra un botón para
guardar el mapa desde pasos anteriores.
10. Guardar el mapa– Aquí puede guardar el mapa que ha creado antes para utilizarlo en el futuro.

Cuadro de diálogo de importación de Tareas de Outlook


Para acceder a esta característica vaya al menú Herramientas y haga clic en Importar tareas de Outlook. En
el diálogo aparecen todas las carpetas de las tareas de su cliente de Outlook pero no muestra las de los
archivos Públicos. Las tareas aparecen agrupadas según el nombre de la carpeta y el nombre de a
categoría. Seleccione las tareas que quiere importar haciendo clic en el cuadro situado a la izquierda del
nombre de la tarea. Se pueden seleccionar varias tareas si mantiene presionado el botón de control o
Mayúsculas al tiempo que selecciona con el cursor las tareas o seleccione el grupo de tareas haciendo clic
junto al nombre de la categoría. Hay un botón de Seleccionar todo y otro de Borrar todo para trabajar con
mayor rapidez. Cuando ya haya seleccionado lo que quiere importar, haga clic en el botón de Aceptar. Las
tareas de Outlook de añaden al proyecto que esté abierto. Cuando se produce la importación no se guardan
las fechas de las tareas, tal y como están establecidas en Microsoft Outlook y se planifican utilizando la
herramienta de planificación de Microsoft Project.

El siguiente diálogo es el de la selección de tareas de Outlook:

Listas de tareas en plantillas Excel


Dado que es tan sencillo importar/exportar datos de y desde Microsoft Project puede utilizar plantillas de
Microsoft Excel para comenzar a definir su plan de proyecto. La plantilla queda guardada en el directorio de
plantillas de Office (drive:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033) por lo que es sencillo encontrarla.

Microsoft Project 2002 20 Guía sobre las nuevas características


Principalmente, hay tres hojas en el libro de trabajo una para Tareas otra para Recursos y la última para
Asignaciones (hay una cuarta llamada Info_Tabla con información pero que no debería modificarse). Los
campos predeterminados de la Tarea_Tabla son ID, Nombre, Duración, Empezar,, Finalizar,, Anterior,, resumir
nivel y notas. Los campos predeterminados de la Recurso_Tabla son ID, Nombre, siglas, tipo, etiqueta
Material, Grupo, Correo electrónico, cuenta de usuario de Windows, Tasa estándar, Costo por uso y nota.
Los campos predeterminados de la Asignación_Tabla son Nombre de la tarea, Nombre del recurso, % de
trabajo completado, Trabajo y Unidades. Cuando se utiliza para importar o exportar datos desde o de
Microsoft Project no tiene que mapear los campos de datos. Si edita la plantilla, Microsoft Project intentará
mapear todos los campos adicionales de forma automática.

Agrupamiento
Ahora puede hacer grupos basándose en los campos de las asignaciones y crear listas de los totales de los
datos por etapas de tiempo para así agrupar filas de resumen en las vistas de uso. En el diálogo aparece
una opción nueva “Agrupar asignaciones, no tareas” (en una vista de Uso de tarea) o “Agrupar asignaciones,
no recursos” (en una vista de uso de Recurso). Aparece una lista de todos los campos de las asignaciones
por etapas de tiempo salvo: % acumulativo completado, sobre atribución,, Unidades máximas y distribución
del porcentaje.

Cómo agrupar a partir de los campos de asignación:

1. En una vista de Uso haga clic en Proyecto y en Personalizar los grupos por …
2. Seleccione los campos que quiere utilizar para el agrupamiento.

Diseño de los grupos en el servidor de Project


Gracias a esta característica el administrador del servidor de Microsoft Project puede predeterminar los
colores en los que aparecerán los niveles de agrupamiento en las vistas de Hoja de tiempo, Proyecto,
Portfolio, Recurso y Visión. Ahora resulta más sencillo identificar los distintos niveles de agrupamiento
cuando se abre una de estas vistas. El administrador puede cambiar el color y la tonalidad de las celdas de
los niveles de agrupamiento así como el color y el tipo de letra del texto que aparece en la celda.

Microsoft Project 2002 21 Guía sobre las nuevas características


Cómo se utiliza esta característica:

1. Entre en el servidor de Microsoft Project como Administrador


2. Haga clic en la etiqueta Admin y seleccione “Personalizar el acceso a la Web de Microsoft Project..
A continuación seleccione Formatos de grupo.
3. Escoja uno de los Planes de Agrupamiento que aparece en la lista con todos los planes.
4. Si quiere puede utilizar el botón Cambiar el nombre y asignarle un nombre nuevo al estilo de
agrupamiento.
5. Vaya haciendo clic en todas las celdas para cambiar el atributo. Seleccione la flecha y aparecerá
una lista mostrándole las distintas opciones que están disponibles.
6. Haga clic en el botón de Guardar los cambios cuando haya finalizado las modificaciones

Cuando ya haya modificado el formato del grupo podrá aplicarlo a una vista en particular.

1. Entre en el servidor de Microsoft Project como Administrador


2. Haga clic en la etiqueta Admin y seleccione Administrar las vistas
3. Seleccione una de las vistas y haga clic en Modificar vista o en Vista nueva.
4. En la lista con los Planes de estilos de agrupamiento seleccione el plan que quiere que se aplique a
esta vista.
5. Haga clic en Aceptar.

El estilo que haya seleccionado será el atribuido a la vista y la próxima vez que se mueva por esa vista será
el que aparezca.

Vista del diagrama de red


Ahora hay dos características disponibles en esta vista: agrupamiento y la posibilidad de mostrar indicadores
estándar y campos personalizados.

Cómo aplicar un Grupo:

1. Haga clic en el menú Proyecto y seleccione Agrupar por:


2. Seleccione el campo en el que quiere basar el agrupamiento y seleccione Más grupos……o
Personalizar los grupos por….

El agrupamiento del diagrama de red se ha diseñado para que siga la línea del agrupamiento en vista de
Gantt donde una banda de color que aparece en las filas diferencia las distintas tareas de resumen de grupo
que aparecen en la hoja. El diagrama de red tiene bandas de colores horizontales para separar los nodos en
bandas de datos según el criterio de agrupamiento.

El diálogo que se utiliza para dar formato a los grupos es la misma interfaz de usuario que la de la vista en
diagrama de Gantt. Puede escoger el color, la fuente y establecer si aparecerán o no las tareas de resumen.
El diseño del formato en esta vista es automático en el agrupamiento pero no se mantiene cuando se borra
de manera que su diseño personalizado no se pierde. La opción de Arreglos y la de Mostrar tareas de
resumen aparecen en gris. Pero como ya se ha señalado antes puede seleccionar si quiere que aparezcan
las tareas de resumen en el diálogo de Grupo. Cuando aumenta el tamaño de la vista no varía el tamaño de
las tareas de resumen de grupo.

Cuando manda imprimir, la etiqueta Grupo aparece a la izquierda para que siempre pueda comprobar qué
representa la banda de cada grupo. Si quiere ver la información de un grupo sobre los campos utilice el ratón
para deslizarse sobre la banda y aparecerá un Truco de herramientas. Mientras las tareas están agrupadas
se las puede cambiar pero no puede añadir tareas nuevas.

Cómo mostrar indicadores estándar y Campos personalizados:

1. Haga clic en el menú Formato y seleccione Estilos de las barras

Microsoft Project 2002 22 Guía sobre las nuevas características


2. Haga clic en el botón Más cuadrículas
3. Seleccione una cuadrícula o haga clic sobre Nuevo para crear una nueva que añadirá el campo del
indicador o el campo personalizado que creó previamente.

Puede decidir ver una vista previa de los datos de una tarea en particular. Si el indicador no aparece de
inmediato haga clic en la celda y aparecerá; la celda estará vacía si no hay indicadores para la tarea que ha
seleccionado. Los indicadores de los campos personalizados aparecen cuando se añade el campo a la
cuadrícula nueva. Si cambia el tamaño de la fuente puede cambiar el del indicador. Del mismo modo que si
amplía la imagen también amplía el indicador y el nodo. Siempre que el cursor pasa sobre el indicador
aparece un Truco de herramientas. Si quiere editar un campo personalizado en el que aparezca un indicador
gráfico haga un primer clic para llegar a la celda y un segundo para empezar a introducir datos.

Imprimir las vistas de los totales


En el diálogo de Configuración de la página hay dos nuevas opciones: “Imprimir los totales en columnas”e
“imprimir los totales para los valores dentro de la fecha de impresión en filas”. Cuando se ha seleccionado
“Imprimir los totales en columnas” se calculan los totales y se añade una fila en la impresión con los totales
de los datos por etapas de tiempo; lo mismo sucede en los datos de la hoja. Cuando se imprime una vista de
Uso y la opción imprimir los totales para los valores dentro de la fecha de impresión en filas” está
seleccionada, se añade una columna a la impresión con los totales de los datos por etapas de tiempo dentro
del rango de datos como se ha determinado en el diálogo de Imprimir. Estas opciones solo aparecen en las
vistas de Uso de Tareas y de Recurso. Las columnas con los totales solo se imprimen en la última hora pero
antes de cualquier página de notas. Si cambia la fuente de los cabeceros de las columnas cambia la de
todas las filas.

Este es un ejemplo de cómo se ven los totales en columnas en una vista previa de la impresión:

Varias líneas de base


Con esta característica puede guardar los campos de las líneas de base de un proyecto hasta en 11
ocasiones distintas. El cuadro de diálogo Guardar la línea de base ahora incluye una lista desplegable para
cada una de las 11 líneas de base. El cuadro de diálogo Borrar las líneas de base también tiene una lista
desplegable. Cuando se guarda una línea de base también se guarda la última fecha y aparecer en el cuadro
de diálogo para ayudar en referencias futuras. Esto es una foto del diálogo Guardar una línea de base donde
se ve que la 5 línea de base se guardó el 8/13/01.

Microsoft Project 2002 23 Guía sobre las nuevas características


Con los campos de “Guardar el plan provisional” puede mover una línea de base a otra. Para hacerlo se ha
añadido Iniciar la línea de base adicional, finalizar la línea de base, Trabajo en la línea de base, Duración de
la línea de base y costes de la línea de base. Ahora puede escoger la línea de base que quiere utilizar para
calcular el valor devengado (en la sección de valor devengado encontrará más información al respecto).

Para acceder al diálogo Guardar una línea de base, haga clic en el menú Herramientas y seleccione
Seguimiento y allí aparece la opción.

Listado selectivo de las líneas de base de las tareas de sumario


Por defecto, una vez que se ha guardado la primera línea de base, no se actualiza la línea de base de la
tarea de resumen cuando se modifica, añade o borra una subtarea. Ahora hay dos opciones nuevas en el
diálogo de Guardar la línea de base para que pueda elegir cuándo se actualiza la información de una línea
de base de una tarea de resumen si se guarda una línea de base para tareas específicas. Las opciones son
“Añadir la línea de base a todas las tareas de sumario” y “Añadir la línea de base de las subtareas a la(s)
tarea(s) seleccionadas”.

Con la primera opción los datos de la línea de base pueden pasar de una tarea de sumario a las tareas de
sumario que la precedieron. Debido a la segunda opción Microsoft Project tiene que enlazar los detalles de la
línea de base desde su propia subtarea.

Acualización de Project
Cuando selecciona “volver a planificar el trabajo pendiente para realizarlo después”” (herramientas –
Seguimiento – Actualización de Project), las tareas que están limitadas pero que no han sufrido ningún

Microsoft Project 2002 24 Guía sobre las nuevas características


progreso no se vuelven a planificar. Ésta es una novedad que ofrece Microsoft Project 2002. Una mejora con
respecto a Microsoft Project 2000 ya que elimina las limitaciones que se imponen a las tareas y planifica las
tareas con vistas al futuro por lo que el administrador del proyecto tiene un mayor control para decidir qué
hay que hacer con las tareas que tienen restricciones. Otra de las mejoras ha sido que ahora puede
establecer la fecha para cuándo le gustaría que el trabajo pendiente se reiniciase lo que ofrece mayor
flexibilidad. Puede seleccionar cualquier fecha siempre que sea posterior a la fecha límite (cuando se
paraliza el trabajo) o la fecha de inicio actual. Para acceder a esta característica elija el menú Herramientas,
seleccione Seguimiento y haga clic en Actualización de Project.

Opciones de cálculo
Hay opciones nuevas con las que puede utilizar el Estado de la fecha para determinar cuándo se aplica la
fecha actual a una tarea y para cuándo está planificado el trabajo pendiente. Vaya al menú Herramientas,
haga clic en Opciones y después seleccione la etiqueta Cálculos para acceder a las opciones. Las opciones
son:

1. Mueva hacia atrás el final de las partes de la tarea completadas después de la fecha de estado hasta
la fecha de estado.
a. Y mueva hacia atrás el principio de las partes restantes hasta la fecha de estado.
2. Mueva hacia delante el principio de las partes restantes antes del estado de fecha hasta la fecha de
estado.
a. Y mueva hacia delante el final de las partes completas hasta la fecha de estado.

La opción 1a solo está disponible si se ha seleccionado la opción 1. Sucede lo miso con la opción 2a si no se
ha seleccionado la 2. Si la fecha de estatus es ND (no establecida) entonces se utiliza la Fecha Actual. Para
encontrar los campos de Fecha de estado y Fecha Actual vaya al menú Proyecto y haga clic en Información
del Proyecto. Las limitaciones de las tareas no se tienen en cuenta si se han seleccionado estas opciones.
Las opciones no se aplican cuando los recursos materiales están establecidos en las tareas de resumen.
Sólo se aplican cuando se editan el valor total actual: Trabajo de tarea real total, duración de tarea real, %
total completado y % de trabajo completado. Por ejemplo, si se envían las hojas de tiempos de los recursos
materiales a través del servidor de Microsoft Project no se aplican las opciones. Sin embargo, si se envía el
% de trabajo completado se aplican las opciones.

Este es un ejemplo que ilustra como funciona el primer par de opciones:

• La fecha de estado es 5/9 (8:00 AM es la hora predeterminada).


• Tiene una tarea que comenzó el 5/14 y con una duración de 4 días.
• El Inicio real de la tarea es 5/7.
• Si se ha activado la opción 1 el inicio de la tarea se traslada al 5/7, el % completado es del 50% y se
prevé el trabajo pendiente para el 5/16, lo que divide la tarea.
• Si se ha activado la opción 1a entonces la fecha de inicio de la tarea se traslada al 5/7, el %
completado es del 50% y la fecha de inicio del trabajo pendiente se cambia al 5/9.

Este es un ejemplo que ilustra como funciona el segundo par de opciones:

• La fecha de estado es 5/9 (8:00 AM es la hora predeterminada).


• Tiene una tarea que comenzó el 5/1 y con una duración de 4 días.
• Si se ha activado la opción 2 el inicio real de la tarea se deja en el 5/1, el % completado es del 50% y
se prevé el trabajo pendiente para el 5/9, lo que divide la tarea.
• Si se ha activado la opción 2a entonces la fecha de inicio se traslada al 5/7, el % completado es del
50% y la fecha de inicio del trabajo pendiente se establece en el 5/9.

Esta es una foto de la etiqueta Cálculos en la que puede encontrar estas opciones:

Microsoft Project 2002 25 Guía sobre las nuevas características


Más campos para el valor devengado y opciones de cálculo
Microsoft Project ha añadido un campo nuevo, % físico completado. Gracias a estas nuevas opciones podrá
calcular el Coste base del trabajo realizado (BCWP) con % físico completado o con el % completado con
cada tarea por separado. La diferencia entre los dos es que el % completado se basa en la duración real de
la tarea dividida entre la duración total mientras que % físico completado no depende de la duración o del
trabajo. Es el cálculo que se hace de cuál es el progreso de una tarea independientemente del tiempo o
trabajo reales. El % físico completado se calcula para las tareas de resumen al enlazar el BCWP de las
subtareas con el de las tareas de resumen. El % físico completado en una tarea de resumen se aplica a los
datos de asignación o el Coste fijo que se ha asignado especialmente a la tarea de resumen.

Los campos adicionales del valor devengado de las tareas que se explican aquí se añadirán a los campos de
tareas:

Nombre del campo Cálculo Campo TAREA Campos


de por etapas de
tabla tiempo
% físico completado ND Si No
Índice de costes de BCWP/ACWP Si Si
ejecución(CPI)
Índice de planificación de BCWP/BCWS Si Si
ejecución (SPI)
CV% (CV/BCWP) * 100 Si Si
SV% (SV/BCWS) * 100 Si Si
Cálculo para la realización ACWP + (BAC-BCWP)/CPI Si No
(EAC)
Para completar el índice de (BAC – BCWP)/(EAC – Si No
ejecución (TCPI) ACWP)

Con la introducción de varias líneas de base podrá elegir qué línea de base quiere utilizar para calcular el
valor devengado.

Microsoft Project 2002 26 Guía sobre las nuevas características


Cómo establecer el método predeterminado para el valor devengado y qué línea de base se utilizará para
calcularlo:

1. Vaya al menú Herramientas, seleccione Opciones y haga clic en la etiqueta Cálculos.


2. Haga clic en el botón Valor devengado.
3. Haga clic para que aparezca la lista para “Método predeterminado para el valor devengado” y
seleccione el % físico completado o % completado
4. Seleccione la línea de base. También aparecerá la última fecha que haya guardado para la línea
base.

Cómo configurar un método para cada tarea:

1. Haga doble clic en el nombre de la tarea y aparecerá el dialogo de información de la Tarea. Después
vaya a la tarea de Avanzado.
2. Seleccione uno de los métodos de la lista que aparece junto al método para el Valor devengado.

La compatibilidad con versiones anteriores se ve en que si abre un proyecto realizado en Microsoft Project
2002 en Microsoft Project 2000 no aparece ninguno de los campos nuevos del valor devengado pero éste se
calcula utilizando el % completado y la línea de base (0). Este mismo proyecto puede abrirse en Microsoft
Project 2002 y los nuevos campos del valor devengado vuelven a aparecer; no pierde ningún dato.

Las páginas del servidor de Project en Microsoft Project


El objetivo de esta nueva característica es que los administradores de proyectos pueden ver en Microsoft
Project toda la información relacionada con su trabajo que hay en el servidor Microsoft Project sin tener que
estar pasando de una aplicación a la otra. En el panel lateral hay un enlace que le llevará al servidor de
Microsoft Project. La información es filtrada de forma automática al proyecto abierto y aparece en Microsoft
Project. Si tiene conexión con el servidor de Microsoft Project, éstas son las vistas del servidor que podrá ver
en Microsoft Project. Vaya al menú Colaborar: Actualizar el progreso del proyecto: Centro del Proyecto:
Centro de los recursos: Analizador de Portfolio; Documentos y Asuntos

Menú Colaborar
Este menú sustituye al submenú de grupos de trabajo que aparece en el menú Herramientas de Microsoft
Project 2000. Gracias al menú Nuevo y a los nuevos comandos se facilita la utilización del servidor de
Microsoft Project ya que tiene un manejo más intuitivo y es más sencillo lograr el objetivo deseado.

Microsoft Project 2002 27 Guía sobre las nuevas características


Publicar – contiene un submenú de comandos. A continuación hay una lista de los comandos acompañados
de una pequeña explicación sobre su función:
Toda la información – publicar el plan de proyecto y las asignaciones que se han variado todo de una
sola vez.
Asignaciones nuevas y cambiadas– Con este diálogo puede enviar nuevas asignaciones de tareas o
hacer cambios en las ya existentes.
Plan de proyecto… - Con este comando se copia el proyecto en el servidor de Microsoft Project, una
vez allí se puede utilizar para vistas de proyecto.
Volver a publicar las asignaciones… - Con esta opción puede volver a hacer que concuerden el
servidor y Microsoft Project.

Este es el cuadro de diálogo de Publicar las asignaciones nuevas y cambiadas:

• La lista que aparece en “Publicar asignaciones nuevas y cambiadas para “incluye: Todo el proyecto,
vista actual (como en una vista filtrada o plegada) y elementos seleccionados. Esta última se refiere
a las tareas que seleccionó antes de entrar en el cuadro de diálogo.
• Puede hacer los grupos según el Recurso o la Tarea.
• “Avisar por correo electrónico a todos los recursos afectados” si lo selecciona envía un correo de
aviso a los recursos incluso si ellos no has seleccionado esta opción en el servidor de Microsoft
Project.
• Si pulsa el botón “Editar el texto del mensaje” puede revisar y modificar el mensaje que se va a
enviar a los recursos.

Microsoft Project 2002 28 Guía sobre las nuevas características


• Las fechas de inicio y finalización son para la asignación y no para la tarea; esto no lo había en
Microsoft Project 2000.

Plan de proyecto – –Con este comando se envía el proyecto al servidor de Microsoft Project y puede
escoger entre enviar sólo información de resumen del plan de proyecto o todo el plan del proyecto. Ya no
se necesita una segunda base de datos para almacenar los planes de proyecto. Si lo selecciona aparece
el siguiente diálogo:

Volver a publicar las asignaciones… - Este comando sustituye al de “Reenviar todos los mensajes” e
incluye dos opciones nuevas. Este es el diálogo:

• Si la opción “Sobrescribir todo el trabajo que introduzcan los recursos” está seleccionada, envía
asignaciones al servidor de Microsoft Project y sobrescribe la asignación original. Si no está
seleccionada, envía la información de la asignación al servidor pero deja todos los recursos
materiales que ya se han guardado.
• “Convertirme en el administrador de estas asignaciones” le permite erigirse en el administrador de
las tareas de su interés. Se da una información más detallada sobre esta opción en la sección de
Soporte para varios administradores de proyectos.

En el menú principal de Colaborar aparecen estos otros comandos para “publicar”:

Solicitar información sobre el progreso – envía una notificación a los recursos pidiendo la
actualización de la tarea y sustituye la opción Estado del Grupo en Microsoft Project 2000. Este es el
diálogo de “Solicitar información sobre el proyecto”:

Microsoft Project 2002 29 Guía sobre las nuevas características


• como se trata de una solicitud especial, se envían los recursos por mensaje de correo
electrónico. Si quiere modificarlo utilice el botón “Editar el texto del mensaje”.
• Con este comando también puede seleccionar el periodo de tiempo para el que hace la petición

Actualizar el progreso del proyecto – Con esta opción se muestra una página de Actualización del
servidor de Microsoft Project y puede aceptar o rechazar las actualizaciones que de las tareas o el
calendario realizan los recursos. La página Actualizaciones se trata con más detalle en la sección
dedicada al servidor de Microsoft Project que se encuentra bajo Actualizaciones en la página de Inicio.
Barra de Herramientas del servidor de Microsoft Project
Además del menú nuevo se ha añadido la barra de herramientas correspondiente con los botones de
todos los elementos del menú Colaborar.

Dialogo de asignaciones
Se ha cambiado el diálogo para que soporte las nuevas funciones. Ésta ilustración corresponde al Nuevo
diálogo de Asignar Recursos:

Microsoft Project 2002 30 Guía sobre las nuevas características


• “Tarea:” Muestra el nombre de la tarea con la que esté trabajando. Si se han seleccionado
varias tareas entonces aparece “Múltiples tareas seleccionadas” con una lista de los ID de
dichas tareas.
• Si hace clic en el botón de la izquierda de “Lista de opciones de recurso” muestra u oculta la
información del filtro.
• Si ha seleccionado “Filtro”, se activa el despleglable así como la opción de “Más filtros”. En
la lista que aparece se muestran todos los filtros de recursos.
• El botón de “Más filtros” muestra el cuadro de diálogo de “Más filtros” y si el usuarios crea
un filtro nuevo éste aparece inmediatamente en la lista de Filtrado por.
• Si se ha seleccionado “Disponibilidad”, se calcula el resto de las horas disponibles para la duración
de la tarea seleccionada para cara recurso y se compara con el número que aparece en el diálogo.
Aquellos recursos que tengan el mismo o un mayor número de horas disponibles que la cifra que se
ha seleccionado aparecen en la lista junto a aquellos recursos que ya han recibido la asignación de
esa tarea. Así se calcula la “Disponibilidad”:

Se está al corriente del calendario y disponibilidad de todos los recursos. También se conoce
la duración de la tarea seleccionada. El cálculo del número de horas laborables que el
recurso tendrá que emplear en la tarea se hace a partir del calendario de éste. Sin embargo
la disponibilidad se puede aumentar o disminuir el número de horas laborables y la
disponibilidad se reduce si se producen varias asignaciones al mismo recurso en los mismos
días. Por lo tanto, las horas laborables se multiplican por las disponibles y luego el se resta
la asignación del trabajo existente. De esta manera verá el total de las horas disponibles
restantes para cada recurso.

Por ejemplo una tarea comienza el día 1 y termina el 12. Los días 6 y 7 son los del fin de
semana y el día 8 es festivo en el calendario de Project, por lo tanto la duración es de 9 días.
Si la tarea recibe la asignación de esta tarea, ampliará en 72 las horas laborales. Pero si la
disponibilidad del recurso es de un 50%, se reduce a 36 horas. Si ya se le ha asignado el
50% en el día 1 y 2 (8 horas en total), el total de las horas disponibles que quedan es de
28H.

• Cuando se ha seleccionado las dos opciones de filtro los recursos que aparecen deben
cumplir los requisitos de ambos filtros.
• Tanto en el diálogo como en Project se ha añadido un campo llamado E/P. Puede establecer la
prioridad de uso de un recurso específico para utilizar el Asistente para la sustitución de recursos
(más información en la sección dedicada a ese). Los valores de este campo son Exigencia y

Microsoft Project 2002 31 Guía sobre las nuevas características


Petición, siendo la primera la de mayor prioridad. El campo E/P no se activa en los recursos
genéricos o los materiales.
• Los botones para Asignar, Borrar y Reemplazar funcionan como en Project 2000.
• Con botón de Agregar recursos puede añadir nuevos recursos a la lista. Hay una serie de
opciones que le ayudan con los nombres de recursos. Estas opciones dependen de su
entorno: Active Directory, Agenda de direcciones y servidor de Microsoft Project Server:

o Active Directory: Con esta opción puede buscar entre usuarios o grupos para añadir
nuevos recursos a su plan de proyecto.
o Agenda de direcciones: Con esta opción aparecerá su Agenda de dirección y podrá
seleccionar qué recursos qué quiere añadir a su plan de proyecto.
o El servidor de Microsoft Project: El cuadro de diálogo para Importar desde el servidor de
Microsoft aparece de manera que puede escoger de entre los recursos disponibles en el
servidor.

• Los recursos que se han añadido más recientemente aparecen en la lista incluso si no
cumplen los requisitos de los filtros. Sin embargo no están disponibles ya que una vez que
se añaden los nuevos recursos son sólo activos.
• El botón de Gráficos muestra un diálogo para que escoja el tipo de información y para qué
recurso(s) se muestra. Le ayuda a elegir el recurso que mejor encaje con su tarea. La
información que se le ofrece es Disponibilidad restante, Trabajo y Asignación de trabajo. La
leyenda que aparece a la derecha muestra que tipo de datos corresponde con cada recurso;
si quita la selección del recurso los datos de este recurso desaparecen del gráfico. Este el
diálogo Gráficos que muestra la Asignación de trabajo.

Puede seleccionar que el gráfico muestre la siguiente información:

Disponibilidad restante – Datos sobre la disponibilidad de cada recurso.

Trabajo – Datos sobre el trabajo de cada recurso.

• Cuando hay más información disponible en las filas de datos aparece una barra vertical
deslizable. Las barras verticales sirven para que pueda moverse por la escala de tiempo.
• Los datos vienen del trabajo por etapas de tiempo y la Disponibilidad restantes de los
recursos.

Microsoft Project 2002 32 Guía sobre las nuevas características


Asignación de trabajo – En este gráfico puede ver si las asignaciones actuales superan las horas de
las que disponen los recursos. Muestra la carga total de trabajo que se ha asignado a los recursos y la
disponibilidad de dichos recursos. Las barras del gráfico se dividen por cargas de trabajo de la tarea que
se haya seleccionado (incluso si todavía no se ha seleccionado el botón Aplicar) y la carga de trabajo del
resto del proyecto y de otros proyecto. Si la sección contiene múltiples recursos todos los datos se
agrupan en una serie de datos. En el gráfico también se pueden ver las opciones disponibles para cada
recurso, por lo que puede ver los valores de un solo recurso.

Recursos genéricos
Se trata de un nuevo tipo de recursos que soportan la asignación y sustitución de recursos basándose en
habilidades ya que puede identificar y guardar los perfiles más usados basándose en códigos o habilidades
(valores específicos para uno o más campos de recursos empresariales). Se gestionan como si fueses
recursos de trabajo salvo en el sentido de que no son verdaderos recursos por lo que no puede crear
cuentas del servidor de Microsoft Project o enviarles asignaciones a través del servidor de Microsoft Project.
Los recursos genéricos pueden almacenarse en el fondo de recursos de la empresa o en su propio sistema.
Si están almacenados en el fondo necesitará tener autorización (establecida en el servidor de Microsoft
Project) para Abrir o Guardar el fondo así como autorización para añadir, editar o borrar recursos genéricos.
Se ha añadido un nuevo campo Genérico para indicar cuándo hay un recurso de este tipo; los valores son Si
y No. También puede crear un recurso genérico desde el cuadro de diálogo de Información del recurso; sólo
tiene que ir a la etiqueta General.

Recursos empresariales
Crea un depósito para todos los recursos empresariales que se utilizan en el servidor de Microsoft Project.
Los registros de los recursos y los de los recursos de resumen están almacenados en la base de datos de la
empresa. Los recursos de empresa utilizan los calendarios y campos de recursos de empresa básicos que
establece la cuadrícula global de la empresa. Cuando un usuario abre un proyecto de empresa o cuando
retira la selección de uno o más recursos, Microsoft Project abre los recursos empresariales. Cuando abre
un proyecto de empresa, la lista que aparece en la hoja de recursos solo incluye aquellos recursos que ya
han sido asignados. No se pueden compartir los recursos; si se necesitan más recursos tiene que añadirlos
a su proyecto (para hacerlo puede utilizar Crear equipo). En Guardar, actualizar la información de recurso de
su proyecto de empresa con los datos y asignaciones de recurso de resumen más corrientes de sus
recursos empresariales.

Estos recursos se almacenan en el fondo de recursos empresariales para así poder someterlos a una
gestión centralizada. Es necesario sacar los recursos para poder editar sus propiedades. Cuando los haya
seleccionado, serán asignados a tareas o a otros proyectos de la base de datos de la empresa. Mientras
estén seleccionados estarán disponibles para que otros usuarios los visualicen pero no podrán editarlos. Al
entrar, los registros de los recursos se actualizan en el fondo de recursos de la empresa. Las autorizaciones
necesarias para que pueda añadir, editar o borrar estos recursos las establece el administrador del servidor
de Microsoft Project y las operaciones de control de entrada y salida se realizan desde el servidor de
Microsoft Project.

Cómo acceder a estor recursos:

1. Vaya al menú Herramientas, seleccione Opciones empresariales y Haga clic en Abrir el fondo de
recursos de empresa.
2. Cuando el servidor de Microsoft Project haya comprobado su autorización para ver la información
sobre los recursos aparece el diálogo de Abrir los recursos de empresa. Allí encontrará una lista con
todos los recursos junto a un indicador visual que le indicará si puede abrir el recurso como sólo
lectura o lectura-escritura (sacarlo) así como si el recurso ha sido sacado por otros usuarios.
3. Si quiere puede filtrar la lista de recursos. Tiene que elegir campos de empresa de una lista de
campos definidos.

Microsoft Project 2002 33 Guía sobre las nuevas características


4. Seleccione los recursos que quiere sacar haciendo clic en los cuadraditos a la izquierda de los
nombres.
5. Haga clic en Abrir
6. El servidor comprobará si tiene autorización para sacar un recurso. Una vez que lo haya
comprobado, Project abre un proyecto temporal llamada Sacar recursos de empresa.

Puede realizar cambios en los recursos incluyo si están en sólo lectura pero no se guardarán. Cuando los
guarda, los datos modificados se comparan con el fondo de recursos de empresa en aspectos como los
nombres, la utilización del calendario básico de la empresa, valores de código obligatorios de la empresa,
etc. De este modo se guardan los cambios, se establece la firma digital de tiempo y guarda el nombre de la
última persona que sacó un recurso de empresa.

Cómo importar recursos al fondo de recursos de la empresa – La importación de los proyectos y los
recursos se hace por separado. Cuando se importa un proyecto también se importan sus asignaciones y
recursos pero no se crean recursos nuevos en el fondo de empresa. Si quiere importar los dos, importe
primero los recursos antes de importar los proyectos en los que se utilizan de este modo puede utilizar la
capacidad de Importar proyectos para emparejar recursos (Herramientas
Herramientas | Opciones de empresa |
Importar el proyecto a la empresa… para iniciar el asistente para Importar). Los pasos que indica el
asistente son:

1. Abrir el/los proyecto(s) desde el que quiere importar recursos. Seleccionar un proyecto de la base de
datos y hacer clic en Abrir o si quiere abrir un archivo que no está en la base de datos, haga clic en
el botón Abrir situado en el menú Archivo. Seleccione el archivo de su interés y continúe.
2. Mapear los campos locales con los de la empresa; Se necesitan algunos campos.
3. Se asocian los recursos en emparejados/no emparejados, después por el nombre del recurso.
Aquellos que no están emparejados y tienen valores válidos para el calendario y los campos
obligatorios serán seleccionados para su importación.

4. Utilice el botón Editar los recursos para corregir la información que no sea válida o falte. Los errores
aparecen en rojo. Se puede utilizar, por ejemplo, para editar un nombre para que no coincida con el
de otro recurso de empresa o editar otros datos disponibles en este diálogo. Todos los cambios se
trasladan al recurso guardado, el archivo del recurso no cambia y ya está cerrado a estas alturas del
proceso.
5. Haga clic en Aceptar para volver al diálogo de Importación
6. Haga clic en Siguiente y luego en Terminar.

Microsoft Project 2002 34 Guía sobre las nuevas características


Cómo guardar los recursos de empresa –Cuando graba, los recursos de empresa entran pero antes debe
comprobar que son válidos en el asistente de Importación. Los recursos que no sean válidos aparecen en un
diálogo donde se recogen todos los datos de este tipo. Sólo aparece si hay algún error que corregir. Los
recursos que contengan datos válidos se guardan inmediatamente.

Tenga en cuenta que la comprobación de la validez de los datos se realiza antes de que se les asigne un
número ID único de empresa (IDUE) sin embargo no se les reserva el nombre. Cualquier usuario podría
coger ese nombre mientras que está realizando los cambios en los datos que no son válidos, el recurso
podría convertirse en un duplicado en la siguiente presentación. El comando Guardar se puede utilizar si se
trata de un proyecto empresarial, guardar sin conexión se utiliza si quiere sacar el proyecto de la red.

Cuadrícula global de la empresa


Se trata de un archivo global de seguridad (parecido al archivo Global.mpt file) que se aloja en el servidor de
Microsoft Project. Sólo los administradores tienen derecho a hacer cambios en el Global de la empresa. Aquí
se almacenan datos estandarizados de la compañía, los mismos elementos (vistas, tablas, filtros, etc.) que
en la versión anterior de global de Microsoft Project con la particularidad de la introducción de campos de
empresa. Cuando inicia Microsoft Project y tiene conexión con el servidor de Microsoft Project la cuadrícula
global de la empresa se descarga a la memoria y capta todos los calendarios para poder utilizarlos en
cualquier proyecto que se abra durante la sesión. Los elementos de esta cuadrícula se copian en los
proyectos si se solicita. Puede ver tanto los elementos de la empresa como los locales siempre que no se
haya producido duplicación de campos. Si hay duplicados, puede haber cambios en el nombre de los
elementos locales. Cuando se guarda un proyecto no se guardan los elementos empresariales en el plan de
proyecto, sin embargo si trabaja sin conexión, los elementos empresariales si se copian en el plan de
proyecto.

Cómo modificar la cuadrícula global de empresa – Si quiere hacerlo desde Microsoft Project vaya al
menú Herramientas, seleccione Opciones de empresa y haga clic en Abrir Global de empresa. Si está
conectado al servidor y tiene las autorizaciones pertinentes se abrirá y podrá editarlo. Cuando haya
terminado de hacer los cambios puede guardarlo y de esta forma devolverlo a la base de datos de la
empresa.

Campos de la empresa personalizados


Son campos personalizados que se encuentran almacenados en la cuadrícula Global de la empresa. Gracias
a ellos se puede realizar la estandarización de toda la compañía. Cuando abre un plan de proyecto o crea
uno nuevo, los campos de empresa se copian en él y puede utilizarlos. Sólo aquellos que tienen autorización
especial pueden añadir, editar y borrar campos de empresa sacándolos de la cuadrícula Global de la
empresa. Una vez que se ha sacado, vaya al menú de Herramientas y seleccione Configurar y haga clic en
Campos de empresa. El editor de los campos de la empresa personalizados se parece al editor de campos
personalizados local. Es este diálogo aparece un Nuevo tipo de campo de Project así como nuevos
Recursos y tareas. Hay una etiqueta que le permite trabajar con los códigos generales de la empresa:

Microsoft Project 2002 35 Guía sobre las nuevas características


Cómo importar campos personalizados… - puede importar los campos personalizados de uno en
uno si está en el archivo global de empresa.

1. Escoger el nombre del campo del diálogo inicial de campos personalizados.


2. Haga clic en Definir la plantilla del código para definir los valores para las tablas de consulta.
3. Para finalizar, los valores de la tabla de consulta se pueden introducir utilizando el botón
“Editar la tabla de consulta”.

Atributos de le empresa – Con estas características puede:

• Compartir el código de otra tabla de consulta – el objetivo de esta opción es aumentar la


eficacia al reducir la entrada de datos. Para definir un código nuevo seleccione con el código
de que tabla de consulta quiere crear el vínculo.
• Sólo permite la selección de códigos que no tienen valores subordinados – obliga a
seleccionar el nivel más alto del valor de campo disponible. Por ejemplo, si utiliza un código
general para la ubicación, el primer nivel puede ser un país, después un estado y en último
lugar una ciudad. El último valor que se seleccione para este campo tendría que ser en el
nivel ciudad.
• Hacer este campo obligatorio –este campo tiene que tener un valor válido para los proyectos
de empresa antes de que pueda ser publicado en el servidor de Microsoft Project.

Previamente se tienen que definir todos los valores de la tabla de consulta a través del Editor de
Campos personalizados de empresa y no pueden introducirse ad hoc en las vistas. Cuando
introduce un valor en una celda tiene que seleccionarlo o bien del menú desplegable o poner el
nombre exacto de un código ya existente. Si se utiliza un nombre que no está definido aparece un
mensaje de error.

Formulas – los planes de proyecto de empresa pueden tener formulas locales que se refieran a
campos de la empresa. Sin embargo, las formulas de la empresa no pueden tener referencias a
campos personalizados a nivel local porque no se pueden asegurar sus contenidos. Cuando se
intenta introducir este tipo de referencia surge un aviso.

Microsoft Project 2002 36 Guía sobre las nuevas características


Cómo borrar una definición – Si quiere borrar la configuración de los campos personalizados de
empresa vuelva a poner todas las opciones con sus valores predeterminados incluso el cambio de
nombre. Una alternativa más rápida es borrar el código a través del Organizador. Las consecuencias
que sufrirían los clientes que tuvieses tablas que incluyeran los campos de empresa que se han
borrado:

1. Cuando abra el proyecto verá que todas las referencias a esos campos han desaparecido.
2. Los campos ya no aparecen como disponibles en los cuadros de diálogo de los campos
como por ejemplo en el de Insertar columna.

Los códigos generales que utilice el asistente para la sustitución de recursos – Este asistente
es una de las piezas más importantes de las funciones para empresas (encontrará más información
al respecto un poco más abajo). En resumen, este asistente le permite ejecutar “substituciones de
habilidades”. Por ejemplo, quiere un programador de VB para que realice una tarea determinada. En
lugar de elegir un programador en particular puede describir un código de habilidades para usuarios
de VB utilizando el diálogo Asignar recursos y después utilizar el asistente para la sustitución de
recursos en el proyecto. El asistente busca un usuario de VB que esté disponible y lo introduce en la
tarea.

Cuando esté creando un Código General de recursos de empresas, hay un cuadrito para indicar el
código que hay que utilizar para que encaje con los recursos genéricos.

Diálogos de información – En los diálogos de información de Tarea, Recurso y Proyecto hay una
nueva etiqueta para Campos personalizados que señala tanto los campos obligatorios como los
opcionales.

Soporte sin conexión para elementos de empresa – Gracias a esta característica puede utilizar
los datos de su empresa aunque no esté conectado al servidor de Microsoft Project.

Para crear un Nuevo Código general personalizado tiene que;

1. Hacer clic en la etiqueta Códigos generales personalizados


2. Escoger en nombre de campo.
3. Hacer clic en Definir la plantilla de código para definir los valores de la tabla de consulta.
4. Por ultimo, los valores de la tabla de consulta se pueden introducir a través del botón “Editar
la tabla de consulta”.

Asistente para la sustitución de recursos


El asistente para la sustitución de recursos le ofrece la posibilidad de asignar y reemplazar recursos basados
en peticiones sobre habilidades específicas para ciertas tareas en uno o más proyectos, las habilidades de
los recursos y los recursos. Con el asistente puede desarrollar rápidamente desarrollar modelos de
búsqueda de personal para recursos de entre todos los proyectos y ayudarle a configurar la asignación de
recursos y guardar los resultados en la versión del proyecto.

Para poder utilizar el asistente para la sustitución de recursos tienen que estar conectado al servidor de
Microsoft Project. Para iniciarlo, vaya al menú Herramientas haga clic en Sustituir recursos. Estos son los
pasos que le indicará el Asistente de sustitución de recursos y las tareas realizadas:

La página de Bienvenida – describe los pasos para preparar el asistente.


Escoger la página de los proyectos – Paso 1: – puede indicar cuáles de los proyectos que están abiertos
en Microsoft Project debería tener en consideración el asistente. Con esta página puede realizar las
siguientes tareas:

• Ver los proyectos que debe planificar el asistente.


• Evitar que el asistente planifique los proyectos abiertos.

Microsoft Project 2002 37 Guía sobre las nuevas características


Escoger la página Recursos – Paso 2: En esta página puede establecer qué recursos debe tener en
consideración el asistente cuando realice la planificación de los proyectos seleccionados. Puede escoger
entre (a) los recursos en los proyectos seleccionados en la página Contexto, (b) los recursos en un nivel
específico o debajo de éste en el Desglose de la estructura del recurso y (c) cualquier combinación de
recursos dentro del fondo de recursos de la empresa. Con esta página puede realizar las siguientes tareas:

• Seleccionar qué recurso tiene que utilizar el asistente.


• Identificar los recursos seleccionados a los que no se han atribuidos valores específicos
para los códigos de habilidades.
• Especificar la fecha límite del recurso – este asistente sólo tienen en cuenta las
asignaciones que se han realizado después de esta fecha.

Si hace clic en el botón Añadir aparece el diálogo de Construir el equipo de la empresa y se pueden añadir
más recursos a la lista de recursos disponibles para el asistente.

Escoger la página de proyectos relacionados – Paso 3: En la página Contexto puede seleccionar los
proyectos que se incluirán en el asistente para sustituciones. Esta página utiliza la función de búsqueda de

Microsoft Project 2002 38 Guía sobre las nuevas características


contexto del asistente para identificar los proyectos asociados con el que está abierto a través de los enlaces
presentes en todos los proyectos o recursos compartidos. Gracias a esta característica puede ejecutar las
siguientes tareas:

• Ver los proyectos que de una manera directa o indirecta están relacionados con el/los
proyecto(s) seleccionado(s).
• Seleccionar los proyectos que volverán a planificarse teniendo en cuenta el proyecto
seleccionado

El asistente solo planifica proyectos procedentes de la misma versión. Cuando busca proyectos
relacionados, busca aquellos que tengan este tipo de relaciones con los proyectos seleccionados:

• Proyectos a los que se hace referencia en los enlaces entre proyectos que hay en los
proyectos “seleccionados”.
• Proyectos en los que asignaciones a través de recursos seleccionados en la página
Recursos.

Página Asignar recursos – Paso 4: Gracias a esta página puede decidir de qué manera tiene el asistente
que volver a planificar los proyectos seleccionados en las páginas de Proyectos y Contexto y las opciones de
planificación con las que controlar la manera en que el asistente reasigna recursos a cada proyecto. En esta
página puede realizar las tareas siguientes:

• Establecer la prioridad de cada proyecto. El asistente asigna los recursos disponibles a proyectos
partiendo del nivel más alto de prioridad al más bajo.
• Establecer las opciones de planificación para cada proyecto. El asistente puede volver a planificar el
proyecto sólo a través de los recursos de un proyecto o utilizando los recursos del fondo establecido
por el asistente. De este modo si el asistente no puede mapear un proyecto o las limitaciones
propias de la empresa (por ejemplo, no puedo cambiar las asignaciones de un proyecto en progreso
pero puedo ser flexible en los proyectos en consideración).
• El asistente soporta todas las aplicaciones de Microsoft Project y las opciones de planificación de los
niveles del proyecto.

Página Configuración - Paso 5: Con esta página puede empezar a funcionar con los proyectos,
recursos, asignaciones y fechas límites de los recursos que haya establecido. Recibe información del
estatus cuando se está ejecutando por lo que puede cancelarlo si quiere.

Microsoft Project 2002 39 Guía sobre las nuevas características


Página Resultados - Paso 6: Cuando el asistente ya ha terminado, muestra todas las asignaciones
que se han cambiado. En esta página puede realizar las siguientes tareas:

• Ver las consecuencias de reorganizar los proyectos seleccionados.


• Volver al principio del asistente para modificar su configuración.
• Volver a la página Versiones/Actualización.

Escoger la página Actualizar opciones - Paso 7: 7: En esta página puede guardar los resultados derivados
de la sustitución de recursos. Cuando actualiza el proyecto que está incluido en el asistente puede guardar
los resultados. En esta página puede ejecutar las siguientes tareas:

• Establecer que los proyectos incluidos en el proyecto estén abiertos y se les hallan aplicado
los resultados del asistente.

Pagina Final -Paso 8 – En esta página se informa del progreso que se ha hecho en las operaciones
versión/actualización seleccionadas y ofrece avisos. Con esta página puede Parar las actualizaciones del
proyecto o guardar las nuevas versiones de los proyectos.
Mientras que el asistente para la sustitución de recursos actualiza los recursos que se utilizan en cada
proyecto en la memoria de Microsoft Project usted puede ejecutar dos acciones adicionales para reflejar el
impacto que la sustitución de recursos tendrá en sus planes de proyecto:

1. Establecer el nivel de los planes de proyecto utilizando la característica para el nivelado de Microsoft
Project.
2. Guardar el proyecto en el servidor de Microsoft Project o un archivo MPP local. El asistente no
ejecuta ninguna de estas acciones.

Creación de equipos para la empresa


Se puede acceder a esta característica desde Microsoft Project y sirve para seleccionar recursos de un
fondo de recursos empresariales antes o después de construir un plan de proyecto. O puede utilizarse para
sustituirlo por otros recursos que ya se han asignado a un plan de proyecto. Lo único que necesita es estar
conectado al servidor de Microsoft Project para poder acceder al fondo de recursos de empresa y la
autorización necesaria para visualizarlo. Previamente el administrador del servidor de Microsoft Project tiene
que haberle concedido la autorización necesaria.

Cómo iniciar la característica Construir Equipos desde la Empresa:

Microsoft Project 2002 40 Guía sobre las nuevas características


1. Vaya al menú Herramientas y seleccione Construir Equipos desde la empresa. No podrá hacerlo si
no hay conexión a la red o si se trata de un proyecto de sólo lectura.
2. Si el fondo de recursos para el que tiene autorización de visionado está compuesto por más de 1000
recursos, aparecerá automáticamente el diálogo de Pre-filtro. De esta forma puede sacar el máximo
partido a la ejecución del proyecto.
• Tendrá que seleccionar un filtro ya existente o crear uno personalizado en este diálogo. Los
filtros de basan en campos de código de empresa personalizados y disponibles en la red y que
han sido previamente creados por el administrador del servidor de Microsoft Project en el
servidor. El filtro siempre utiliza el mismo operador y Project inserta un “Y” entre las distintas
líneas de criterio que se vayan añadiendo, esto supone que los datos serán el resultado de la
inserción de todos los criterios ya establecidos.
3. Si todavía sigue habiendo más de 1000 que cumplan las condiciones entonces aparece el diálogo de
pre-filtro por segunda vez. Puede o bien añadir más criterios para delimitar aún más el tipo de datos
que busca o simplemente hacer clic en Aceptar para que aparezcan todos los recursos. Si no se
muestra ningún recurso un aviso le informará de que no hay ningún recurso que cumpla los recursos
de búsqueda.
4. Se crea una vista en el servidor, se consigue una línea de conexión y se descargan los recursos de
la empresa en el plan de proyecto. A la derecha del cuadro de diálogo aparece una lista de recursos.

Filtros existente: - En el menú que aparece hay una lista con todos los filtros que están disponibles.

Filtro personalizado (opcional) – La primera vez que entra en el diálogo de Construir Equipos desde la
empresa está plegado. Si hace clic en el botón de + se despliega y muestra una cuadrícula con los filtros
disponibles para construir un filtro nuevo. También hay herramientas para editar las filas y botones para
Aplicar Filtro y Guardar filtro.

“ Trabajo necesario” –El filtro de “Trabajo necesario” siempre está disponible independientemente de que
se estén aplicando filtros o no. Este filtro realiza la búsqueda por los recursos no-materiales resultantes del
recurso global y recursos seleccionados que ofrecen una disponibilidad similar o superior a la del número
que se ha asignado para el valor de “Trabajo necesario” entre las fechas que se han marcado. Utilice el
campo Desde: y A: para delimitar los recursos que necesita. Por defecto aparecen las fechas de inicio y
finalización del proyecto.

Agrupados por: - Los recursos de empresa pueden agruparse por campos generales personalizados de
empresa para ayudarle a la hora de seleccionar su equipo.

Microsoft Project 2002 41 Guía sobre las nuevas características


Recursos del equipo del proyecto:
proyecto - Es una lista que incluye todos los planes de proyecto que ya se han
definido. Por defecto son los recursos de empresa por lo que no aparece ningún indicador para este tipo de
recursos. Los recursos genéricos se identifican con un icono azul y los recursos internos con uno verde.

Asociar – Se puede asociar recursos hacienda clic en el encabezamiento de la fila.

Añadir – Con este botón se adjunta el recurso empresarial que se haya seleccionado al equipo de proyecto.

Quitar – Elimina al miembro seleccionado del equipo de proyecto sólo si no se le han hecho asignaciones.

Sustituir – Para poder utilizar este botón tiene que haber seleccionado previamente un recurso de equipo
del proyecto y uno de empresa. El comando sustituir es diferente al de Añadir. El recurso que sustituye
asume las asignaciones que tenía el recurso que ha reemplazado.

Emparejar – Este botón se utiliza para buscar los recursos empresariales que cumplen los criterios que ha
especificado de una de estas tres maneras.

• Seleccione un recurso genérico en la derecha y haga clic en el botón de Emparejar. Se


construye un filtro personalizado de forma automática a partir de los campos de código general
personalizados de la empresa que se utilizaron para definir al recurso genérico.
• Seleccionar un filtro ya existente
• Editar y crear un filtro personalizado.

Utilice el botón de Reemplazar cuando haya seleccionado un recurso empresarial de entre los resultados que
le ha dado el filtro.

Gráficos… – Haga clic en Gráficos para ver un gráfico con los recursos disponibles. Haga clic en Más
detalles para obtener más información sobre el recurso que ha seleccionado.

Más detalles… – Haga clic en el botón Más detalles para obtener información sobre el recurso.

Versiones
Las versiones del proyecto sientan las bases para ofrecer funciones tales como:

• Una comparativa completa entre las versiones que incluye tareas de Añadir/Borrar y
asignaciones, limitaciones y otros cambios que no se guardan en la base.
• Análisis sobre las tendencias entre los datos tomados en intervalos periódicos.
• Un área de prueba de los escenarios de supuestos, diferente a las versiones publicadas o
actuales.

No hay varias versiones de los recursos – El global de los recursos de empresa sólo tiene una versión de los
recursos con su disponibilidad, calendario etc. Sin embargo, las asignaciones en los proyecto incluyendo las
asignaciones de resumen de proyecto reflejan la versión del proyecto al que pertenecen.

El administrador del servidor de Microsoft Project predetermina las versiones que están disponibles. Una vez
que se han establecido puede copiar su proyecto en una versión, es decir, guardar su plan de proyecto como
una versión. La primera versión es la versión del sistema por defecto, con el nombre de Publicada, que
establece el vínculo con el servidor de Microsoft Project. Por ejemplo, las hojas de tiempo sólo muestran las
asignaciones procedentes de la versión del sistema publicado. Debido lo importante que es, la protección de
la versión “publicada” forma parte de la configuración inicial. El resto de las versiones de un proyecto se
pueden ver en el diálogo de archivo Abierto en Microsoft Project o la visión de Project Center del servidor de
Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 42 Guía sobre las nuevas características


Cómo definir una versión:

1. Entre en el servidor de Microsoft Project como administrador.


2. Haga clic en la etiqueta Admin. Y seleccione Administrar las características empresariales y en la
lista de Opciones empresariales seleccione Versiones.

Para poder Añadir una versión tiene que asignarle un nombre y establecer si se va a tratar de una versión de
archivo. Cuando se abre una versión de archivo del proyecto no se actualiza con los datos de una plantilla
activa Global de empresa o con los del fondo de recursos de empresa pero contiene ciertos datos desde el
momento en que se guarda.
Para poder Borrar una versión no puede tener ningún plan de proyecto guardado en ese tipo de versión.
Aparecerá un aviso si se da el caso. No puede borrar la versión publicada o la establecida por defecto. El
administrador puede formatear versiones para que la identificación sea más fácil. Para hacerlo:

1. Haga clic en la etiqueta admin. y seleccione Personalizar el acceso a la Web de Microsoft Project.
2. Haga clic en Formatos en diagrama de Gantt.
3. Seleccione un nombre de barra del grupo ya existente como Gantt1; establezca el formato de su
elección. Haga clic en Guardar cambios.
4. En la página admin., haga clic en Administrar las características empresariales.
5. Para la versión en particular, modifíquela para cambiar el nombre de la barra de Gantt para
concordarla con el que ha modificado en el paso 3.

Además de los nombres de barra, se ha añadido la versión de resumen del proyecto 1-5. Si esta visionando
varias versiones puede asociarlas, agruparlas o filtrarlas a partir del tipo de versión que sea.

Si tiene conexión con el servidor de Microsoft Project cuando guarde un plan de proyecto por primera vez le
sugerirá un nombre y tipo de versión. A nivel interno el nombre del proyecto y versión se almacenan juntos y
separados por un periodo. Esto es útil para obtener compatibilidad con versiones anteriores y para
asegurarse de que los nombres de los proyectos no se repiten. Cuando se guarda una versión ésta
sobrescribe la información que ya estaba guardada en la versión. Para guardar un tipo de versión diferente,
haga clic en Guardar como y seleccione la nueva versión.

Si cuando abre un proyecto está conectado al servidor aparecerá este diálogo::

Microsoft Project 2002 43 Guía sobre las nuevas características


Si el botón de selección Leer/escribir está seleccionado los nombres de los proyectos que se han sacado
aparecen ensombrecidos. Haga clic en el botón situado junto a sólo lectura y podrá acceder a todos los
proyectos..

El cruce ente enlaces de Project tiene que establecerse entre archivos del proyecto del mismo tipo de
versión. Si no los enlaces estarán en el archivo como estáticos y no se actualizarán.

Cómo abrir Project utilizando vínculos que ya no funcionan – Si por cualquier motivo hay vínculos que
ya no funcionan, (por ejemplo si decidió guardar un solo proyecto como se ha explicado más arriba) podrá
solucionar este problema la próxima vez que abra el proyecto. Como ya sucedió en versiones previas de
Microsoft Project aparece un diálogo con el que puede buscar vínculos que no funcionan. Cuando soluciona
el problema con un vínculo, los problemas con el resto de los vínculos al mismo proyecto también se
resuelven.

Modelos de Portfolio
Gracias a esta característica puede hacer cambios en los modelos de proyectos y personal de recursos y ver
las consecuencias que estos cambios tienen en el Portfolio del proyecto. Los modelos pueden guardarse y
compararse más adelante.
Página de modelos de Portfolio – Esta página muestra la característica de creación de modelos de
Portfolio en Microsoft Project. Aparece una lista con todos los modelos existentes donde puede verlos de
forma detallada, editarlos o borrarlos. La página de Modelo de Portfolio hay las siguientes tareas: Nuevo,
Modificar, Borrar, Abrir y Analizar.

Microsoft Project 2002 44 Guía sobre las nuevas características


Cuando selecciona uno de los modelos y hace clic en Abrir ésta es la página que aparece:

La página muestra los proyectos en una cuadrícula del servidor de Microsoft Project con un diagrama que
contiene los detalles sobre los recursos que se han asignado al proyecto. Las barras del diagrama de Gantt
responden a un código de color para identificar, por etapas de tiempo, hasta que punto ha habido exceso en
las asignaciones de los recursos de los proyectos. Se trata de la vista de un solo modelo sin embargo
también se puede hacer una comparativa de varios modelos en esta página. La Página de Modelador de
Portfolio ofrece las siguientes tareas: Modificar, Analizar, Comparar, Abrir la caja de herramientas, Zoom
más y menos.

Cómo modificar los modelos – Para establecer los modelos de Portfolios es esencial cambiar de forma
interactiva la configuración de un modelo y ver las consecuencias. Se puede modificar el modelo de un
Portfolio utilizando dos interfaces de usuario: Modelar la caja de herramientas de propiedad y Modificar la
página Modelo. Gracias a la propiedad de Modelo puede cambiar una parte de la configuración del mismo.
Esta interfaz de usuarios se puede utilizar para establecer una configuración de una manera relativamente
rápida. Puede ver la caja de herramientas y la página del Modelador simultáneamente.

La caja de herramientas de propiedad del Modelo

Microsoft Project 2002 45 Guía sobre las nuevas características


La página Modificar el modelo muestra todas las configuraciones de los modelos disponibles. Sin embargo
no puede abrirla si está viendo la página Modelador. Gracias a estas características puede realizar las
siguientes tareas:

• Ver la configuración de un modelo


• Añadir/borrar los proyectos en un modelo determinado
• Cambiar el campo del fondo de recursos del modelo( fijado en un proyecto, en un
modelo o en un nivel de desglose de la estructura del recurso)
• Cambiar las opciones de planificación de un modelo, incluyendo las horas extras,
asignación de recursos, criterios(duración, coste, distribución de recursos)

A continuación se muestran las tres acciones que se pueden realizar en la opción Modificar un modelo:

Modificar un modelo – Página de proyectos y recursos

Microsoft Project 2002 46 Guía sobre las nuevas características


Modificar un modelo – Página contexto

Modificar un modelo – Página Opciones de planificación

Microsoft Project 2002 47 Guía sobre las nuevas características


Página Modelo nuevo – Desde la página Modelos puede crear modelos nuevos eligiendo el botón enlace
nuevo. En la página del modelo nuevo aparecen los mismos campos, opciones y presentación que en las
páginas de Modificar un modelo que hemos mostrado más arriba.

Página Comparar modelos – Cuando modifique modelos quizá quiere comparar los resultados de un
modelo con respecto a otros. Por ejemplo, comparar los resultados de un modelo que acepta las horas
extras con otro que no. En la página Comparar modelos puede describir los modelos que quiere que
aparezcan en la página de Modelador de Portfolios.

En la vista del Modelador de Portfolios verá las columnas que Project ha añadido (modelos) a las tablas,
grupos del proyecto y luego añade los proyectos de los modelos específicos. Por defecto, el Modelador
incluye el modelo que se ha seleccionado y el modelo recomendado en la sustitución de recursos. En la
página de Comparar modelos puede determinar o cambiar los modelos que se muestran en la página
Modelador de Portfolio.

Analisis – En esta página se ofrecen detalles gráficos o textuales sobre la utilización de recursos y
limitaciones del proceso que se dan en un modelo dado. En la página también se incluyen recomendaciones
sobre la asignación de personal para un proyecto dentro de un modelo. Gracias a esta característica puede
ver estadísticas de resumen y gráficos sobre las asignaciones y planificación de los proyectos en un modelo
y guardar e imprimir las opciones de planificación que se utilizan en el modelo.

En la página Análisis se incluye:

• Resumen de Estadísticas del modelo


• Gráficos de la utilización de recursos acumulativos
• Opciones de planificación utilizadas en el modelo

Resumen de Estadísticas

Microsoft Project 2002 48 Guía sobre las nuevas características


Gráficos sobre la utilización de recursos

Informe de las opciones de planificación

Analizador de Portfolios
En esta vista se ofrece a los administradores ejecutivos y funcionales fácil acceso a información detallada
sobre sus proyectos y recursos. Además, gracias a esta característica se pueden realizar análisis rápidos y
firmes sobre la capacidad del usuario directamente desde el servidor de Microsoft Project. La tecnología que
Microsoft Project utiliza para presentar las vistas son los Servicios de análisis de Microsoft SQL Server 2000.
De este modo se generar un cubo OLAP que sirve para buscar tablas de datos y posteriormente almacenar
la información en XML para su presentación y carga en los controles de la página de Análisis de Portfolios.

Microsoft Project 2002 49 Guía sobre las nuevas características


Hay tres modelos diferentes de vista del Analizador; Tabla pivote, Diagrama o una combinación de ambos.
La Tabla pivote ofrece a los usuarios una vista de hoja de los datos, mientras que el control de Diagrama
muestra una representación gráfica. En ambos formatos puede mejorar la interactividad de los componentes
Web de Office al analizar proyectos de alto nivel e información sobre recursos. Antes de definir la vista
Visión el administrador tiene que haber creado un cubo OLAP. La vista tiene que estar unida al cubo para
que el administrador pueda ver los campos de información disponibles para crear la vista.

La generación de cubo OLAP - Microsoft Project utiliza la tecnología cubo MOLAP (Multidimensional
OLAP) utilizando los Servicios de análisis de Microsoft SQL Server 2000. A continuación le explicamos el
proceso a seguir para crear el cubo y también la función de admin. para que el administrador pueda controlar
ciertos aspectos de la generación del cubo. Para acceder a esta página tiene que:

1. Entrar en el servidor de Microsoft Project a través del acceso a la Web de Project como
administrador y hacer clic en la etiqueta de Admin.
2. Seleccione el vínculo a “Administrar las características empresariales” y en el panel lateral haga clic
en “Actualizar las tablas de recursos y el cubo OLAP”
3. Crear el cubo OLAP. La opciones disponibles son Si y No, seleccione el botón de Si.
4. Servidor OLAP. El nombre del servidor es el del servidor donde están instalados los Servicios de
análisis de SQL Server 2000. Es un campo obligatorio.
5. Nombre de cubo. Ponga cualquier nombre, Es un campo obligatorio.
6. Descripción del cubo. Es un campo opcional. La descripción sólo aparece en los Servicios de
análisis de SQL Server 2000.
7. Rango de datos para el cubo. Es un campo obligatorio; establece el tiempo que se tarda en extraer
los datos del cubo. Hay tres opciones.
• Utilice la fecha más temprana de iniciación del proyecto y la última de finalización. Microsoft
Project calculará la fecha primera y última para todas las asignaciones y utilice esos datos
siempre que se genere o actualice el cubo.
• Utilice los rangos de datos cuando se construye el cubo. Pone el número y unidad para los que
se aplicara este rango. Esta información se utiliza cuando se genera o actualiza el cubo.
• Utilice el rango de datos fijado abajo, Ofrece las fechas de la creación del cubo. Tendrá que
modificar las fechas siempre que se actualice el cubo.
8. Rangos de datos para la disponibilidad de recursos. Es un campo obligatorio independientemente de
la generación del cubo. Hay dos opciones.
• Utilizar los siguientes rangos de datos para recuperar la información sobre la disponibilidad de
los recursos. Introduce los números y unidades.
• Utilice el rango de datos fijado. Pone las fechas de Desde y Hasta.
9. Frecuencia de actualización. Hay dos opciones,
• Actualizar cada (numero y unidad).
o La actualización comienza el <fecha> y <hora>. La actualización del cubo es automática
comenzando esa fecha y luego con la periodicidad establecida en el campo anterior.
• Actualiza sólo cuando se presiona el botón de Actualizar ahora.

Vista del centro de recursos


Básicamente es una vista del fondo de recursos disponibles en el servidor de Microsoft Project. El centro de
recursos se compone de las siguientes características:

1. Lista de recursos que se pueden agrupar utilizando varios campos generales.


2. Editar las propiedades de algunos niveles de los recursos (como localización, departamento,
habilidades etc.)
3. Ver gráficos de Disponibilidad/uso de un recurso o varios.
4. Ver la información del equipo para recursos.

Microsoft Project 2002 50 Guía sobre las nuevas características


El administrador del servidor de Microsoft Project crea, edita y modifica las vistas de los recursos y otorga las
autorizaciones de los usuarios para ver distintas vistas de recursos ya sea con un proyecto, un centro de
proyectos, asignaciones, centro de recursos y analizador de Porfolio. Cómo establecer la vista de recursos:

1. Entrar en el servidor de Microsoft Project como administrador y seleccionar la etiqueta Admin.


2. Seleccionar el vínculo de Administrar vistas situado en el panel lateral izquierdo.
3. Seleccionar la vista de recurso que quiere modificar y hacer clic en Modificar la vista o en Vista
nueva.

Independientemente de que quiera modificarla o crear una nueva, la interfaz de usuario es idéntica a
excepción de que en el título de la página Modificar la vista ya se ha completado parte de la información.
Cómo se define una vista nueva:

4. Haga clic en el botón de selección situado junto a Recurso.


5. Introduzca el nombre que quiere asignarle a la vista, la descripción es opcional
6. Seleccione, en el lado izquierdo, el campo que quiere que aparezca en la vista. Haga clic en el botón
Añadir y aparecerán a la derecha.
7. Si quiere puede escoger un filtro, Agrupar por o Asociar por.
8. Lo que es más importante es que seleccione las categorías a la izquierda para tener la autorización
necesaria para ver la vista. Haga clic en Agregar para que las categorías pasen al lado derecho.

Para poder tener acceso a la vista en el servidor de Microsoft Project tiene que entrar en el servidor como un
administrador de recursos y hacer clic en el menú Recursos. En la página aparecen una serie de funciones
entre las que están; editar la información de los recursos, filtrar, agrupar, gráficos sobre la disponibilidad de
los recursos y abrir un recurso o grupo de recursos en Microsoft Project. Este es un ejemplo de la
presentación de la página:

Microsoft Project 2002 51 Guía sobre las nuevas características


Para poder modificar la información sobre el recurso debe disponer de una autorización apropiada por parte
del administrador. Si selecciona un recurso y hace clic en Editar los detalles de un recurso se comprueba su
autorización. Si ese recurso ya está seleccionado entonces aparece un aviso para informarle al respecto, si
no aparece una página nueva para que realice las ediciones pertinentes al recurso.

Todos los campos personalizados que aparecen como indicadores gráficos no aparecen en esta página.
Cuando ha terminado de editar el recurso, haga clic en Guardar y Cerrar. El recurso entra en el Global de
recursos de la empresa y usted vuelve a la página anterior.

Una vez de vuelta en la página de vista de Recursos puede seleccionar el botón Abrir para seleccionar uno o
más recursos y escoger su apertura en Microsoft Project. Si ha solicitado un grupo, puede escoger el
resumen de grupo para seleccionar todos los recursos del grupo. Cuando escoge este botón, los recursos se
sacan y abren en un proyecto en Microsoft Project. Si falla, quizá porque uno o más recursos ya han sido
seleccionados, aparece un mensaje avisándole del error y la razón. El botón Abrir sólo aparece si su
máquina tiene instalado Microsoft Project.

Los recursos en gráficos


Puede acceder a los gráficos a través de la vista de Recurso en el servidor de Microsoft Project o a través
del diálogo Asignar recursos en Microsoft Project. Puede escoger uno o más recursos y ver si están
disponibles o no. En el gráfico sobre la disponibilidad de los recursos puede realizar las siguientes tareas:

• Ver las asignaciones de trabajo por etapas de tiempo de uno o más recursos
• Ver la disponibilidad general por etapas de tiempo y la que aún queda libre de uno o más
recursos
• Ver datos por etapas de tiempo y agrupados por proyectos

Si sale de esta página la vista que permanece es la última que ha realizado. Cuando se cambia el tipo de
vista, la escala de tiempo y los recursos seleccionados se mantienen. El estado de la tabla ya sea
desplegada o no también se mantiene. La periodicidad predeterminada de los informes puede editarse y las

Microsoft Project 2002 52 Guía sobre las nuevas características


unidades de la escala de tiempo se pueden aumentar o disminuir. Si tiene autorización para ver el recurso
entonces puede ver todos los proyectos a los que se ha asignado ese recurso independientemente de que
tenga autorización específica para ver los archivos de un proyecto específico. Hay un límite de 200 puntos de
datos en los gráficos, no obstante la periodicidad de los informes gira en torno a esto.

Las tablas de disponibilidad de recursos a partir de las que se crean los gráficos se actualizarán por un rango
establecido por el administrador del servidor de Microsoft Project. Esto sucede cuando se crea un cubo
OLAP (la información sobre este tema se trato más arriba).

Cuentas del servidor de Project


Todas las características de empresa dependen de la conexión que Microsoft Project tenga con el servidor
de Microsoft Project. Cada servidor de Project ofrece acceso a un grupo diferente de proyectos y recursos de
empresa. Cuando las organizaciones implantan Microsoft Project 2002, los administradores de proyectos
quizá tengan que interactuar con los servidores de Microsoft Project además necesita un método que le
permita ejecutar Microsoft Project sin conexión.

Puede definir una o más cuentas del servidor de Microsoft Project. Cuando inicia Microsoft Project puede
elegir la cuenta de servidor que desee o ejecutarlo sin conexión.

Para acceder al cuadro de diálogo de las cuentas del servidor de Project puede:

1. Iniciar Microsoft Project 2002 Professional.


2. Seleccionar una conexión de la lista de los servidores.
3. Hacer clic en el botón Conectar. La cuadrícula global de la empresa se abre desde el servidor que
se ha definido en el perfil y las características de empresa están disponibles según las
autorizaciones de las que disponga.

Puede elegir Trabajar sin conexión y entonces utiliza una versión de memoria temporal de la cuadrícula
global de la empresa. O seleccione Cancelar para finalizar el diálogo.

Para establecer las conexiones con el servidor de Project; vaya al menú Herramientas, haga clic en
Opciones empresariales y seleccione Cuentas del servidor de Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 53 Guía sobre las nuevas características


Añadir – Cómo crear un perfil:

1. Haga clic en el botón Añadir


2. Asigne un nombre a su cuenta.
3. Introduzca la URL del sitio del servidor de Microsoft Project como http://<server_name>/<virtual
directory name>. Puede hacer clic en el botón Comprobar para asegurarse de que ha puesto la URL
correcta. Si surgen problemas al conectar con la URL aparece un aviso explicándole lo que sucede.
4. Seleccione el acceso a la cuenta del servidor –puede ser una cuenta de Usuario de Windows o una
del servidor de Microsoft Project. Se elige esta última tiene que poner el nombre de usuario.
5. Si quiere que esta cuenta aparezca por defecto cuando inicia Microsoft Project seleccione Establecer
como cuenta predeterminada.

Propiedades – En este diálogo puede seleccionar el nombre de una cuenta y los detalles sobre la misma.
Quitar – También puede decidir borrar la cuenta, para ello seleccione el nombre de una cuenta y haga clic
en Quitar.
Establecer como predeterminada – Puede establecer cuál es la cuenta que quiere que Microsoft Project
utilice cuando lo inicie; seleccione el nombre de la cuenta y haga clic en el botón Establecer como
predeterminada.
Cuando inicie – S quiere puede conocer automáticamente el estado de su conexión. Microsoft Project
establecerá la conexión con el servidor elegido por la cuenta. También puede decidir controlar manualmente
la conexión cuando inicia. Esto provoca la aparición del primer diálogo del servidor de Microsoft Project al
iniciarse.

Entrar en Microsoft Project desde el servidor de Microsoft Project


Antes de mostrar la información almacenada en el servidor de Microsoft Project, Microsoft Project tiene que
poder verificar la identidad de los usuarios a través de los sistemas de seguridad de dicho servidor. Si el
usuario utiliza una cuenta de usuario del servidor de Microsoft Project entonces aparece un cuadro de
diálogo de entrada en el sistema del servidor. Si, por el contrario, el usuario utiliza una cuenta de usuario de
Windows, el proceso de autenticación es automático y no aparece ningún cuadro de diálogo. Sin embargo,
este cuadro también aparece si intenta acceder a una característica empresarial y:

• Ha iniciado Microsoft Project sin utilizar una cuenta o sin elegir trabajar sin conexión previamente.
• Ha iniciado Microsoft Project y la información sobre la cuenta de usuario no es correcta.
• Ha interrumpido la conexión con el servidor de Microsoft Project por cualquier motivo.
• Normalmente entra en el servidor utilizando una cuenta del servidor de Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 54 Guía sobre las nuevas características


Soporte para varios administradores
Gracias a que el modo de identificación de un proyecto publicado en el servidor de Microsoft Project no
depende exclusivamente del nombre del administrador de proyectos, Microsoft Project 2002 soporta más de
un administrador al mismo tiempo. Un proyecto adquiere individualidad a partir del nombre y el sello digital de
tiempo del proyecto. Es frecuente entre los administradores de proyectos utilizar un proyecto previo para
crear uno nuevo. Esto supone que el nombre y sello digital de tiempo del proyecto serán idénticos ya que el
primero ya se publicó en el servidor de Microsoft Project. Si surge este problema, Microsoft Project 2002
muestra un aviso y el usuario tiene que seleccionar uno de los siguientes comandos:

• Publicar todo
• Publicar las asignaciones
• Publicar la información del resumen
• Reenviar todas las asignaciones

En el aviso se pregunta si ha habido cambios de ubicación del proyecto y si se quiere actualizar esta
información al servidor de Microsoft Project o si, por el contrario, se trata de un proyecto nuevo. De esta
forma se evita que haya duplicados de un mismo proyecto en el servidor de Microsoft Project.

Encontrará un campo nuevo de direcciones de correo electrónicas relacionadas con Project Manager. Así
hay garantía de que los avisos sobre posibles actualizaciones de las asignaciones se envían a la persona
adecuada. Si quiere agregar la dirección del administrador del programa vaya al menú Herramientas y
seleccione Opciones, después haga clic en la etiqueta Colaboración.

Cómo conseguir soporte para varios administradores:

• Para convertirse en el Administrador de proyecto de una asignación sólo hay que publicar la
asignación para una tarea determinada, no es necesario publicar el plan del proyecto.
• Para que le traspasen la responsabilidad sobre un asignación del Administrador de proyecto tiene
que seleccionar Volver a publicar Asignaciones en asignaciones seleccionadas y activar la
opción”Convertirme en el administrador de estas asignaciones”.
• Sólo puede ver y procesar las actualizaciones de los recursos en aquellas asignaciones en las que
figure como administrador.

Compatibilidad con versiones anteriores


Microsoft Project 2002 mantiene el “mismo” formato de archivo que Microsoft Project 2000. Por lo tanto,
puede guardar un archivo de Microsoft Project 2002, cargarlo en Microsoft Project 2000, realizar los cambios
que desee, volver a guardar el archivo y cargarlo de nuevo en Microsoft Project 2002. Microsoft Project 2000
no podrá identificar algunas de las referencias (características) de Microsoft Project 2002; éstas permanecen
ocultas en el archivo. Por lo general, se guarda la información de Microsoft Project 2002. Sin embargo, si
hace cambios en Microsoft Project 2000 y vuelve a abrir el archivo en Microsoft Project 2002, los cambios
realizados en Microsoft Project 2002 sobrescribirán cualquier cambio realizado en la versión del 2000.

Si para grabar en Microsoft Project 2000 elige la opción Guardar como, se perderán los cambios y recibirá un
mensaje avisándole al respecto.

Se pueden leer los archivos de Microsoft Project 98 en Microsoft Project 2002 y Microsoft Project 2002 sí
estos soportan la opción Guardar como de Microsoft Project 98.

Compatibilidad con versiones futuras


Para estar preparados para el futuro, Microsoft Project 2002 está diseñado para poder gestionar campos de
datos desconocidos que puedan aparecen en versiones futuras de Microsoft Project. En lugar de ocultar los
campos de datos desconocidos como sucedía con la compatibilidad hacia atrás (con versiones anteriores),

Microsoft Project 2002 55 Guía sobre las nuevas características


en Microsoft Project 2002 aparecerá “no disponible” o ND con aquellos datos que procedan de versiones
anteriores. Si, por ejemplo, se añade un campo nuevo a una tabla, el título de la columna no estará
disponible y en los datos se verá N/D. Gracias a un filtro nuevo, en los campos desconocidos aparece un
aviso, “No se ha podido encontrar el <nombre del filtro>”, el mismo que aparece para agrupar y ordenar.

Todo bajo control en Office


Si por cualquier motivo Microsoft Project no respondiese o diese un error grave tendrá la posibilidad de
enviar información detallada sobre el problema al equipo de desarrollo de Microsoft Project. Aparece un
cuadro de diálogo con la opción de reiniciar Microsoft Project y ver los detalles del informe sobre el error.
Además hay dos botones; uno para enviar el informe a Microsoft y uno en el que se lee No enviar. Si se trata
de un error que Microsoft Project puede solucionar aparecerá automáticamente “Grabar” para que pueda
seguir trabajando con Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 56 Guía sobre las nuevas características


El servidor de Microsoft Project
Compatibilidad del servidor de Microsoft Project
Podrá actualizar sus antiguos servidores al servidor de Microsoft Project 2002 y los usuarios de
Microsoft Project 2000 o Microsoft Project 2002 conservarán su acceso al servidor. O viceversa,
quizá quiera actualizar su estación de trabajo a Microsoft Project 2002 y, una vez que ésta haya
finalizado, proceder a la actualización del servidor de Microsoft Project.

Escalabilidad del servidor de Microsoft Project


El servidor de Microsoft Project 2002 cumple con los resultados y escalabilidad que exige una organización
con cientos de proyectos y miles de recursos. Puede instalar todos los componentes del servidor de
Microsoft Project en una sola máquina o en un servidor de Web específico con el mismo servidor que se
utiliza para la base de datos del servidor Microsoft Project. Entonces podrá utilizar el equilibrio de cargas en
sus servidores de Web y servirse de clusters en el servidor de la base de datos. Todos los proyectos se
guardan en la base de datos del servidor de Project.

Project Server cambia de imagen


En general, la presentación de la interfaz de usuario recuerda a otras aplicaciones Web de Microsoft como
por ejemplo SharePoint Team Services. Los primeros cambios se han hecho en la estructura del menú para
que cupiesen todas las características, su uso fuera más sencillo y las páginas individuales más simples. En
el servidor de Microsoft Project no hay ningún menú desplegable. No obstante aparecen una serie de
“etiquetas” en la parte superior de las áreas de las principales funciones y un Panel de acciones a la
izquierda para moverse por las páginas de un área específica.

El Administrador del servidor de Microsoft Project puede, con la autorización de los usuarios del grupo,
“desconectar” algunas opciones en el Panel de acciones. Además hay una serie de grupos que aparecen por
defecto:

• Miembros del equipo – Un miembro del equipo forma parte automáticamente de este grupo cuando
se le hace una asignación.
• Administradores de proyectos – si publica una asignación al servidor de Microsoft Project será
agregado a este grupo.
• Ejecutivos
• Administradores de recursos
• Personal Administrativo
• Jefes de equipo
• Administradores de carteras

Se puede pertenecer a varios grupos. Los elementos del menú así como los del panel de Acciones son la
suma de los elementos a los que usted tiene acceso como usuario individual y a los que tiene acceso como
miembro de un grupo.

Hay algunos elementos del menú a los que, por defecto, solo tienen acceso los miembros de un equipo (el
menú de tareas por ejemplo). Los administradores de proyectos y los miembros de otros grupos no verán
estos elementos hasta que reciban una petición de informe del estatus o un mensaje del grupo de trabajo
que, de forma automática, hace que formen parte del grupo de Recursos.

La página Inicio del servidor de Microsoft Project – En esta versión la página de Inicio del servidor de
Microsoft Project tiene un aspecto más ordenado y claro que en las anteriores y casa con la imagen y el
estilo de otras aplicaciones Web de Microsoft. En esta página aparecen elementos relevantes para la sesión

Microsoft Project 2002 57 Guía sobre las nuevas características


en curso, aquellos que quizá han cambiado desde la última vez que entró en la página y aquellos sobre los
que hay que trabajar. La página de inicio que vea dependerá del grupo de usuarios al que pertenezca.

Éste es un ejemplo de la página de inicio que vería un Administrador:

Actualizaciones – Cuando se han producido actualizaciones de tareas, delegaciones, cambios de


calendario etc. aparecen en esta sección. Si no ha habido actualización se puede leer que no hay
actualizaciones pendientes. Esta sección sustituye a la de Mensajes de la versión anterior.
Tareas – Una sección dedicada a las tareas que le podrían asignar. En este ejemplo no hay ninguna tarea
asignada. Sustituye la sección de Mensajes que aparecía en la versión anterior.
Informes del estado–
estado Si no hay ningún informe de estatus pendiente esta sección no aparece en la página.
En la versión anterior era una etiqueta.
Asuntos – Esta sección es nueva. Si tiene asuntos pendientes de revisión aparecerán un indicador rojo
cuando tenga que solucionarlos, verde si ya están resueltos y Amarillo si están en proceso. La cuestión del
seguimiento de los asuntos se tratará con más detalle más adelante.

Sección de Actualizaciones en la página de inicio


Esta sección sustituye a la de Mensajes de la versión anterior de Microsoft Project Central. Necesita tener
autorización para “Cambios en la administración de tareas “,“Cambios en la administración del calendario”
para poder ver la sección de Actualizaciones. Estas configuraciones sobre seguridad están en Plantillas de
seguridad que se van aplicando a los usuarios. El grupo de administración de proyectos tiene activada esta
configuración de seguridad por defecto. Si tiene que dar este tipo de autorizaciones a un usuario el
administrador del servidor de Microsoft Project puede hacerlo siguiendo estos pasos:

1. Entre en el servidor de Microsoft Project como Administrador


2. Haga clic en la etiqueta de Admin. y seleccione Administrar seguridad. Aparecerá la página de
Categorías.
3. Haga clic sobre “Plantillas de seguridad” y seleccione el vínculo de Agregar Plantillas” para crear
nuevas autorizaciones o puede seleccionar una de las plantillas existentes y hacer clic en Modificar
plantilla.
4. En la cuadrícula de Autorizaciones baje hasta la sección de transacciones y haga clic en Permitir
junto Cambios en la administración de tareas “y “Cambios en la administración del calendario” Haga
clic en Aceptar

Microsoft Project 2002 58 Guía sobre las nuevas características


Cuando la plantilla ya haya sido configurada se aplicará a la cuenta de usuario.

1. Haga clic en la etiqueta admin.


2. Haga clic en “Administrar usuarios y grupos” Seleccione la cuenta de usuario y haga clic en
“Modificar usuario“
3. Debajo de autorizaciones seleccione la sección Categorías y escoja la lista que aparece junto a
Configurar autorizaciones con plantillas seleccione la plantilla que ha creado o modificado
anteriormente.
4. Haga clic en el botón Guardar cambios que está situado en la parte superior de la página.

Puede acceder a la página de actualizaciones por dos vías; haga clic en el enlace Actualizaciones situado en
la página de Inicio o en la etiqueta de Actualizaciones que aparece en la parte superior de la página inicio. Si
ha habido actualizaciones de tareas, aparecerá un mensaje que le informará sobre los cambios que se han
realizado. Si hay actualizaciones de la información del calendario el mensaje que le informa sobre el número
de cambios aparece en una segunda línea.

Hay otros enlaces a otras páginas disponibles desde la página de Actualizaciones. Los enlaces son:

• Actualizar los cambios de tareas presentados por los recursos a Microsoft Project.
• Actualizar cambios a los calendarios de recursos en Microsoft Project.
• Establecer reglas para aceptar cambios de forma automática.
• Ver la historial de los anteriores cambios en las tareas.

Actualizar los cambios realizados a las tareas


tareas– En esta página se muestra una lista con las
actualizaciones de las tareas, las tareas que se han creado, las peticiones de delegación de tareas y las
tareas de rechazo de recursos. Puede seleccionar la actualización en la cuadrícula y aceptar, rechazar o
dejar en blanco el campo de Aceptar. Puede rellenar las zonas en blanco más adelante. Cuando ya haya
seleccionado los elementos haga clic en Actualizar y los planes del proyecto se actualizarán en Microsoft
Project. También puede seleccionar las tareas de resumen de grupo y Aceptar o Rechazar y las tareas
sucesoras heredan la configuración. Si un recurso enviara varias actualizaciones en una sola tareas sólo se
mostrara la última actualización.

Ver opciones – Con esta opción puede hacer que aparezcan los tiempos y fechas, resúmenes y mostrar las
tareas de resumen. También puede variar el tiempo que quiere que transcurra entre la visualización de las
actualizaciones; por defecto el periodo comienza con la fecha más temprana de cualquier actualización
pendiente. También puede ajustar la escala de tiempo; por defecto está establecida en días.

Filtrar y agrupar – Puede filtrar y agrupar de manera que la organización de las actualizaciones sea más
rápida. Puede elegir uno de los filtros predefinidos o crear uno personalizado. Las agrupaciones por defecto
se pueden hacer según el proyecto, la tarea o el nombre del recurso. En el menú aparecen otros muchos
campos de utilidad para la agrupación en esta cuadrícula.

Aplicar las reglas– Con esta opción aplica las reglas configuradas para aceptar automáticamente las
actualizaciones en Microsoft Project en todos los proyectos. En la página hay un enlace para ir a la página
del Administrador de reglas.

Aceptar todo– Con esta opción marca todas las actualizaciones como aceptadas.

Ver Historias – Con esta opción va a otra página para revisar las actualizaciones anteriores que ya han sido
aceptadas.

Insertar Notas– Con esta opción se añaden notas a las tareas de actualización seleccionadas.

Actualizar los cambios del calendario de recursos en Microsoft Project – accederá a una página
parecida a la de los cambios de Actualización de la página de tareas donde dispondrá de las mismas
opciones.

Microsoft Project 2002 59 Guía sobre las nuevas características


También puede seleccionar tareas de resumen de un grupo y tareas de resumen como Aceptar o Rechazar
y las tareas sucesoras heredarán la configuración.

Estas son algunas de las cosas que puede encontrar en la página de Actualización:

• Si un recurso enviara varias actualizaciones de una sola tarea sólo aparecerá la última.
• Si un recurso delega una tarea, aparece una fila en la lista de actualizaciones. Si un miembro del
equipo rechaza esta delegación aparece en otra fila y el campo de Aceptar no puede variarse ya que
las dos actualizaciones se niegan mutuamente.
• Aparecen en rojo los valores cambiados desde las últimas actualizaciones para avisar de que se
trata de nueva información. El servidor de Microsoft Project hace un seguimiento de los datos que
hayan sido aceptados en el plan del proyecto para garantizar que no se pierden las actualizaciones.
• El modo de seguimiento de las actualizaciones pendientes decide si se muestra una hoja de
tiempos o en un diagrama de Gantt. Si se han utilizado unas horas en particular para la actualización
entonces aparece la hoja de tiempos sino el diagrama de Gantt.
• Si, por cualquier motivo, se rechaza una actualización se informa al miembro del equipo que envío la
actualización.
• Para que acepte las actualizaciones Microsoft Project tiene que estar instalado en la máquina. Si no
se está ejecutando se inicia de forma automática y se realiza una conexión al servidor de Microsoft
Project de manera que se pueden realizar actualizaciones en los planes de los proyectos de la
empresa. El proyecto de la empresa se cierra de forma automática pero tendrá que registrarlo
cuando termine de utilizarlo. Los planes de proyecto almacenados en una máquina local se
actualizan sin tener que conectarse al servidor. Si no se puede ultimar una actualización aparece un
aviso.
• El procesamiento de las actualizaciones sigue este orden:

1. Delegación de actualizaciones( incluidas las delegaciones rechazadas)


2. Actualizaciones de tareas nuevas
3. Actualizaciones de tareas
4. Asignaciones rechazadas

• Cuando se ha terminado satisfactoriamente una actualización el registro se pasa a la página de


Historial. Las que se dejen en blanco quedan pendientes y se quedan en la página de
Actualizaciones hasta que sean aceptadas o rechazadas. Los datos marcados ya no aparecen
marcados y aparece una bandera para recordarle que hay que guardar el plan del proyecto hasta
que se guarden los cambios. Además, cuando se ha terminado la actualización satisfactoriamente,
se actualizan las hojas de tiempo de los miembros del equipo. De esta forma se desconecta el
indicador de “pendiente de la actualización del administrador “.

Establecer reglas para que se acepten los cambios de forma automática – tiene que tener la
autorización para configurar las reglas de actualización. Si no dispone de ella no aparecerá la etiqueta de
Regla. El proceso de configuración de reglas no es distinto al de la versión anterior. Sin embargo, cuando se
crean reglas solo están disponibles aquellos nombres de los recursos que dispongan de autorización para
“Enviar Actualizaciones” y “Delegar tareas” Las reglas tienen prioridad: una regla puede invalidar la
configuración de aceptar en la parrilla de actualizaciones si se cumple la regla. Hasta que no haga clic en el
botón “Ejecutar las reglas ahora” las reglas no se aplican.

Ver el historial de los cambios de las tareas – En esta página aparecen todas las actualizaciones tanto
aceptadas como rechazadas. Los comandos Filtrar, Agrupar y Ordenar también aparecen en esta página. El
historial se guarda durante 60 días.

Microsoft Project 2002 60 Guía sobre las nuevas características


El campo de Comentarios
Gracias a este campo, incluido en las actualizaciones de Project Manager, los miembros de un equipo
pueden realizar ediciones. El campo “Notas” es un campo de texto plano con varias líneas que se mantiene
guardado hasta que decida borrarlos. El texto del campo “Notas” es de sólo lectura en cuando se producta
una actualización en la asignación. Este campo también aparece en el registro de historial de
actualizaciones. La nota nueva se añade a la nota de la tarea de forma que, al final no hay comentarios
repetidos en el campo de notas de la tarea.

Ver las mejoras


En el servidor de Microsoft Project cuando se va de una de las vistas como la de Asignaciones o Portfolio, se
mantiene la configuración que ha seleccionado, de ahí que cuando vuelve a la visualización primera está tal y
como la dejó. También puede guardar como enlace en el panel lateral la visualización ya modificada
haciendo clic en el botón “Guardar en enlace en el panel lateral”. Cuando presiona el botón aparece un
cuadro de diálogo para poner el nombre que quiere asignarle a cada vínculo. Por defecto se le atribuye el
nombre de la vista en la que aparece. Si está en la vista de un proyecto entonces por defecto es el nombre
del plan del proyecto seguido de dos puntos y el nombre de la vista, Por ejemplo. <Nombre del proyecto >:
<nombre de la vista >. También puede ver el panel lateral con el enlace en la página de Inicio, muy útil para
acceder a sus vistas.

Notificaciones
En el servidor de Microsoft Project se puede utilizar un sistema SMTP de notificación por correo electrónico
en vez de uno unido a clientes compatible con correo MAPI como ocurría en la versión anterior. Las
notificaciones por correo electrónico surgen gracias a una amplia gama de eventos iniciados por un usuario.
Por lo general, cada vez que se produce un cambio en la información destinada a administradores o
recursos pueden recibir un correo explicándoselo: el nombre del proyecto, detalles sobre la tarea e
hipervínculos a las secciones apropiadas del servidor de Microsoft Project. Las notificaciones o avisos por
correo son producto de acciones. Los usuarios del servidor de Microsoft Project pueden ver sus propios
avisos. Los administradores pueden activar avisos destinados a sus recursos.

Tanto las notificaciones como los avisos por correo se encuentran en el panel izquierdo de la sección de la
Página de Inicio.

• Configurar mis avisos y notificaciones


• Configurar avisos para mis recursos.

Si no tiene la autorización necesaria para “Configurar avisos para recursos” no verá el enlace. El
administrador del servidor de Microsoft Project establece las autorizaciones ya sea a través de plantillas de
grupos, categorías o autorización. Todos los usuarios pueden suscribirse a las notificaciones seleccionando
o no los eventos de su interés en el servidor de Microsoft Project.

Si quiere ver la amplia gama de acciones susceptibles de provocar notificaciones por correo, entre en el
servidor de Microsoft Project con el acceso a Web del programa y una vez en la página de inicio haga clic en
el enlace Configurar mis avisos y notificaciones.

Estas son las acciones de rechazo que activan automáticamente una notificación.

1. Cuando un recurso rechaza una asignación


2. Cuando un administrador rechaza las actualizaciones de una tarea
3. Cuando un administrador rechaza tareas nuevas
4. Cuando un administrador rechaza actualizaciones en el calendario
5. Cuando un administrador rechaza peticiones de delegación de tareas
6. Cuando un administrador elimina un informe de estado

Microsoft Project 2002 61 Guía sobre las nuevas características


Cómo suscribirse para recibir notificaciones–
notificaciones Puede elegir a qué acciones de las que son motivo de
notificación quiere suscribirse para recibir por correo, de este modo mantiene bajo control el número de
correos que recibe. La suscripción también ayuda al administrador del proyecto ya que así no tiene que
decidir quién debería recibir qué. Podrá acceder a las suscripciones siempre que tenga autorización de
configuración por parte del administrador del servidor de Microsoft Project.

Aquí abajo le mostramos una foto de la página que aparece cuando selecciona “Configurar mis avisos y
notificaciones” en la página inicio

Avisos – Hay una revisión diaria de la base de datos por lo que se sabe qué eventos hay que recordarle. El
administrador del servidor de Microsoft Project es el único que puede fijar el momento en que esta revisión
se produce cada día. Cómo verá esto no ocurría en las notificaciones por correo electrónico. Estas
notificaciones giran en torno a eventos que ya existen y por lo tanto pueden repetirse.

La configuración de los avisos en el servidor de Microsoft Project es específica de sus tareas, informes de
estado y elementos. En el proceso de revisión se agrupan las notificaciones según la persona, el tipo de
datos y envía sólo tres correos al día por usuario. Cada usuario puede configurar sus propios avisos en sus
tareas, informes de estado y elementos. Un administrador además puede configurar avisos para recursos
asignados en su proyecto. Del mismo modo, un recurso puede desactivar su propia configuración pero no
puede hacerlo con la del administrador.

A continuación le mostramos la otra mitad de la página que aparece cuando selecciona “Configurar mis
avisos y notificaciones” en la página inicio
.

Microsoft Project 2002 62 Guía sobre las nuevas características


Si el administrador del servidor de Microsoft Project quiere personalizar las notificaciones y avisos que se
envían por correo sólo tiene que seguir estos pasos:

1. Entrar en el servidor de Microsoft Project como Administrador y hacer clic en la etiqueta Admin.
2. Debajo de Personalizar el acceso a la Web de Microsoft Project seleccione Notificaciones y avisos.

Esta es la página que aparecerá:

Microsoft Project 2002 63 Guía sobre las nuevas características


Dirección del remitente – Esta dirección sustituye el “De” de todas las notificaciones por correo. Quizá
prefiera poner su propio alias de soporte de correo para que sus usuarios puedan responder al correo y pedir
ayuda.

Dirección de la compañía – Si queremos que una notificación por correo funcione satisfactoriamente, un
administrador debe asegurarse de que ha escrito la dirección adecuada de un recurso. Los correos SMTP
tienen que tener la dirección completa, por ejemplo user@microsoft.com. La dirección de correo electrónico
de la compañía será su nombre de dominio.

Mensaje de correo predeterminado–


predeterminado El fin de este campo es que su compañía pueda añadir su propia
información al final del mensaje estándar.

Éste es un ejemplo de un mensaje de correo electrónico:

Microsoft Project sigue soportando mensajes de grupo de trabajo compatibles con MAPI como ya lo hacían
las versiones anteriores.

Alertas sobre el spooler


Si se produce un error cuando se está intentando actualizar información al servidor de Microsoft Project,
aparece una alerta para preguntarle si quiere buscar más información en el spooler.

Si acepta podrá ver el spooler donde se le ofrece más información:

Microsoft Project 2002 64 Guía sobre las nuevas características


El tipo de mensaje le indica qué acción se ha llevado a cabo en Microsoft Project, el error le informa del
problema y el resto de los campos ofrecen información adicional. Puede reintentar o deshacer la acción. En
la bandeja del sistema podrá ver un icono del spooler.

Mejoras en la hoja de tiempos


Para moverse por la hoja de tiempos haga clic en el enlace de Tareas que aparece en su página de inicio o
seleccione la etiqueta de tareas. El objetivo de las mejoras era que la presentación de la página fuese más
clara y sencilla. El primer cambio se puede apreciar en el método de seguimiento que se ha utilizado para
informar sobre el desarrollo de las tareas. El administrador del servidor de Microsoft Project puede
configurar un método por defecto para que se haga un seguimiento de todos los proyectos y también puede
decidir bloquearlo. Si no lo bloquea entonces Project Manager puede invalidar la configuración
predeterminada por el administrador para que se adapte mejor a los proyectos en los que se está trabajando.

El administrador del servidor de Microsoft Project también establece el periodo de informe. El recurso puede
cambiar el periodo de informe, siempre que el administrador no lo haya bloqueado.

Además también predetermina el número máximo de horas que pueden introducir al día. Esto no impide que
el recurso pueda introducir más horas; se utiliza en la página de Actualización de Project Manager para
identificar las tareas que tiene una cantidad de trabajo importante.

Se ha añadido un filtro nuevo a la hoja de tiempos “Tareas en curso”. Cuando se activa este filtro las tareas
que ya se han terminado o las de futura realización no aparecen en la tabla. En este caso también es el
administrador del servidor de Microsoft Project el que establece hasta donde abarca este filtro en el tiempo.

También hay posibilidades de agrupación e indicadores del estado de tareas.

Modo de seguimiento: Hay tres formas:

1. El tanto por ciento del trabajo finalizado


2. Trabajo actual y pendiente
3. Horas de trabajo diarias y semanales

Si el administrador del servidor Microsoft Project bloquea el método de seguimiento después de que ya se
haya iniciado el seguimiento de los proyectos, entonces Project Manager tendrá que cambiar el método de
seguimiento de su plan de proyecto. Si Project Manager intenta publicar un plan de proyecto cuyo método de
seguimiento no coincide aparecerá un mensaje notificando error.

Si quiere configurar el método de seguimiento, bloquearlo, limitar las horas y el periodo de informe sigua las
siguientes instrucciones:

1. Entrar en el servidor de Microsoft Project como Administrador y hacer clic en la etiqueta admin.
2. En el panel lateral seleccione Personalizar el acceso a la Web de Microsoft. Haga clic en la opción
de personalización de la configuración del seguimiento.
3. Seleccione uno de los métodos de seguimiento de la sección “Especifique el método preestablecido
para el informe de las tareas”
4. En la sección “bloquear predeterminaciones” seleccione Permitir… u Obligar …
5. En la sección “Configuraciones de periodos de tiempo” establezca la frecuencia

Microsoft Project 2002 65 Guía sobre las nuevas características


6. Escoja en el botón de selección la forma en que los recursos se agregarán al trabajo en curso.. Cada
día del periodo de informes, el total de la semana o el total del periodo de informes.
7. Establezca el número máximo de horas que se pueden poner al día
8. Debajo de Definir las tareas en curso, establezca el margen de días en el futuro.
9. Haga clic en Guardar cambios.

En esta foto de la página Web de “Configuraciones del seguimiento” del servidor de Microsoft Project:

Project Manager puede neutralizar la configuración preestablecida por el Administrador siempre y cuando el
Administrador no hubiese seleccionado la opción de Obligar a los administradores de proyectos a utilizar
para todos los proyectos el método de informe en progreso explicado más arriba. Si quiere neutralizar las
configuraciones predeterminadas siga las siguientes instrucciones:

1. Abra su plan de proyecto en Microsoft Project.


2. En el menú de Herramientas seleccione Configurar y haga clic en Campos publicados.
3. En el botón de selección situado junto al método de seguimiento que quiere utilizar.
4. Seleccione los campos de información que quiere que aparezcan en la hoja de tiempos del servidor
de Microsoft Project (Sólo se podrán editar los campos que aparecen junto al método de
seguimiento).
5. Hacer seguimiento de las horas extras (gracias a esto el recurso puede especificar qué parte del
trabajo que se está realizando se hizo durante horas extras)
6. Si no quiere que los recursos puedan delegar tareas desactive esa opción

Microsoft Project 2002 66 Guía sobre las nuevas características


Antes de que aparezca este cuadro de diálogo se comprueba que hay conexión con el servidor de Microsoft
Project para encontrar y mostrar el método de seguimiento predeterminado. Si no se produce la conexión
aparece un mensaje informando del error. Se actualiza el método de seguimiento en el servidor de Microsoft
Project de manera que las hojas de tiempos de los recursos muestren los campos correctos para el proceso
de seguimiento.

Los recursos pueden tener asignaciones procedentes de distintos proyectos sin ningún problema, utilizando
distintos métodos de seguimiento. Si se da el caso en el que un recurso tiene asignaciones utilizando los tres
modelos de seguimiento, se podrán ver en la hoja de tiempos todos los campos susceptibles de edición. No
obstante, el recurso sólo puede editar los campos dependiendo de cómo se haya predeterminado en cada
proyecto.

Si se cambia el método de seguimiento de Project Manager una vez que ya se ha informado de los recursos
materiales, el método de seguimiento de tareas no cambiará. Todas las tareas que no se hayan iniciado o
que se añadan posteriormente cambiarán al nuevo método

Actualización de tareas selectiva


La hoja de tiempos tiene nuevos comandos Actualizar las columnas seleccionadas, Actualizar todo, y
Rechazar..

Actualizar las columnas seleccionadas– Puede escoger una columna o registro determinado de la hoja de
tiempos, realice cambios al registro y después pulse el botón. Sólo se enviará para su actualización las
columnas que haya seleccionado.

Actualizar todo, – Envía únicamente las columnas que han sufrido cambios.

Rechazar.. – puede rechazar las tareas que un administrador del programa le haya asignado directamente o
una que le hayan delegado: No puede rechazar:

• Tareas con informes de recursos materiales.


• Tareas que pertenecen a una lista de tareas y no a un plan de proyecto.
• Tareas procedentes de Outlook o que no entran en el tiempo asignado al proyecto
• Una tarea que es una copia de seguimiento de una tarea delegada

Microsoft Project 2002 67 Guía sobre las nuevas características


• Una tarea nueva que todavía no ha sido actualizada por Project Manager
• Cuando Project Manager ha desactivado esta opción

Si selecciona un resumen o una tarea de resumen de grupo y después hace clic en el botón de Rechazar se
sobreentiende que rechaza todas las subtareas que comprende el sumario. Sólo se rechazarán aquellas que
cumplan los requisitos explicados arriba. Un cuadro de diálogo le informará del número y el tipo de tareas
que se han rechazado. Hay un botón de Mostrar detalles con el que podrá ver una lista de las que no se han
rechazado y una explicación del porqué. Tan pronto como es rechazada la tarea desaparece de la hoja de
tiempos. Las tareas rechazadas aparecen en la página de Actualización de Project Manager y además se
envía un correo electrónico de notificación. En el caso de que rechace una tarea que le han delegado, el
correo ira a quién se la ha delegado.

Ésta es una imagen del cuadro de diálogo:

Actualización de los recursos materiales


Un recurso puede modificar los recursos materiales de una tarea en cualquier momento y los cambios se
envían al administrador jefe del proyecto para que se realice la actualización. El “periodo de muestra de la
escala de tiempo” de la barra de herramientas se utiliza para mejorar la ejecución de las hojas de horas
trabajadas pero los datos pueden variarse para que se puedan introducir los cambios en los recursos
materiales. La página de Actualizaciones del servidor de Microsoft Project destaca los recursos materiales de
tareas que hayan sido modificados, de esta manera Project Manager puede localizar rápidamente los
cambios y realizar las actualizaciones pertinente en el plan de proyecto. Aparece una bandera “sucio” para
soportar esta característica en cada celda en el vista de uso, cada celda en el campo del cliente y en los de
“Trabajo pendiente” y “Porcentaje de trabajo finalizado”.

• Una celda se marca como “sucia” si los datos que contiene se han cambiado desde la última
actualización de Microsoft Project.
• Una celda aparece limpia si los datos que contiene no han sido cambiado desde la última
actualización de Microsoft Project.
• Una celda sucia se limpia una vez que los datos que contiene han sido actualizados en Project.

Si un recurso introduce datos de actual fuera del marco establecido por el administrador, aparece marcada
en la página de actualizaciones del Administrador

Controles de las cuadrículas


La visualización de la información de proyectos a la que se accede en el servidor de Microsoft Project se
basa de forma primordial en el control de cuadrículas del que dispone. Este control sopota tanto tablas como
diagramas de barras por tiempo. Se han realizado varias mejoras en el control de las cuadrículas, entre los
que se encuentran:

• Presentación o divisiones en un diagrama de Gantt – Esta característica es idéntica a la que


encontramos en Microsoft Project 2000.

Microsoft Project 2002 68 Guía sobre las nuevas características


• Soporta varias jerarquías en grupos – Con esta característica se pueden ver los tres niveles de
grupos en las visualizaciones del servidor de Microsoft Project. Además de dos niveles adicionales
para un total de cinco niveles de agrupamiento.
• Vistas de listados de carpetas clasificadas por etapas – Gracias a esta característica el
administrador puede crear estilos de barras que pueden listar en los niveles de resumen como
puede hacer en Microsoft Project.
• Más opciones de autofiltro – dos nuevos operadores para configurar criterios de búsqueda
personalizados. Son “contiene” y “empieza por”
• Capacidades de búsqueda – Ahora cuando esté en una vista del servidor de Microsoft Project puede
buscar un valor. También puede elegir en qué campo tiene que cumplir los criterios de búsqueda el
valor.
• Listas con varias opciones en los campos personalizados – Si se ha creado en el servidor de
Microsoft Project un campo personalizado para la lista de un valor aparecerá una lista para elegir en
la celda que seleccione. Gracias a la configuración de las opciones de Microsoft Project sabemos si
un valor Nuevo puede o no añadirse a la lista que aparece. No se pueden editar las formulas en los
campos personalizados del servidor de Microsoft Project.

Delegación de tareas
Cuando selecciona una tarea de resumen selecciona todas las subtareas y las marca para que sean
delegadas. Si alguna de las tareas no puede ser delegada aparece un aviso para informarle y preguntarle si
quiere continuar. Si su respuesta es Si puede proceder a delegar el resto de las tareas. Si selecciona el
botón Mostrar detalles aparecen las tareas que no pueden delegarse y la explicación de por qué no se
puede. Los motivos por los que una tarea no puede ser delegada son:

• Se trata de una copia de seguimiento de una tarea delegada


• Se ha introducido nueva información en la tarea y está pendiente de la aprobación del administrador
jefe.
• Ha sido creada por un recurso y está pendiente de la aprobación del administrador jefe.
• Se trata de una tarea realizada fuera de horas de trabajo.
• El administrador jefe ha retirado esa tarea.
• Su administrador jefe ha señalado que no se pueden delegar tareas a recursos diferentes en este
proyecto.

Cuando se delega una tarea se envían dos notificaciones. Una al recurso al que se ha delegado la tarea y la
otra al administrador jefe del proyecto para que la utilice en la actualización de la información de recursos en
el plan de proyectos.

Si el administrador jefe del proyecto rechaza la delegación se envía la notificación al recurso al que se ha
delegado la tarea y a usted para que sepa que todavía es responsable de ella. Del mismo modo, si el recurso
rechaza la delegación tanto usted como su administrador jefe del proyecto serán informados.

Si quiere también puede delegar el papel principal de la tarea. En este supuesto se envían tres
notificaciones. La primera al recurso que quiere que asuma el papel principal, la segunda al recurso en el
que se había delegado la tarea y la última al administrador del proyecto. Se puede dar el caso de que el jefe
de proyecto pregunte el estado de las tareas delegadas, entonces el recurso responsable recibirá una
notificación.

La Lista de tareas por hacer del servidor de Microsoft Project


El objetivo de esta nueva característica es que los usuarios puedan empezar a crear una lista de tareas por
hacer en el servidor de Microsoft Project. Esta lista puede administrarse desde el servidor de Microsoft
Project o se puede cargar en Microsoft Project y administrarse como cualquier otro plan de proyecto con la
herramienta de planificación de Microsoft Project.

Microsoft Project 2002 69 Guía sobre las nuevas características


Para acceder a esta característica haga clic en la etiqueta de Proyectos y seleccione “Crear una lista de
cosas por hacer individual o compartida”. Asigne un nombre a la lista y decida quién puede verla, haga clic
en el botón Siguiente y verá la etiqueta de Tareas. Aparecerá la página de Crear Tareas para poder
empezar a poner tareas. Las tareas asignadas a recursos se pueden visualizar inmediatamente en la página
de Tareas; no tiene que publicar las asignaciones porque las tareas se creen en el servidor de Microsoft
Project. Los recursos pueden actualizar progresos, rechazar o delegar tareas de la lista de tareas.

Para administrar la lista de tareas, vuelva a la etiqueta de Proyectos y haga clic en el enlace que aparece en
el panel lateral para Administrar mi lista de cosas por hacer o opciones de la lista de cosas por hacer. Puede
transferir la lista de tareas a otro usuario o convertirla en un plan de proyecto.

La lista de tareas queda almacenada en el servidor de El Servidor de Microsoft Project como si se tratase de
una tarea de proyecto pero con algunas diferencias, ya que no hay una herramienta de planificación en el
servidor de Microsoft Project. Aquí le presentamos una lista de las diferencias entre un plan de proyecto
publicado y una lista de tareas por hacer.

• No se puede editar ni el trabajo ni la duración. Sólo se pueden cambiar las fechas de inicio y
finalización. El trabajo y la duración aparecen con un cero en todas las tareas de la lista.
• Las tareas pueden asignarse a un solo recurso al 100%. En la lista de tareas por hacer no se admite
ninguna delegación, no obstante Project Manager puede dar una nueva asignación a una tarea.
• Los recursos sólo pueden informar del estatus en porcentajes completos, no pueden referirse a
trabajo en curso o pendiente.
• Progreso de seguimiento – Si una tarea está completada en el 50% y se cambia la fecha final la
tarea sigue apareciendo como completada en un 50%.
• Para los recursos los días no laborables o de baja por enfermedad no figuran. También se hace
caso omiso de los calendarios individuales de los recursos.

Qué HACEN las listas de tareas por hacer:

• Mostrar visualizaciones y otras áreas con las que espera poder trabajar en Project
• Soportar asignaciones sencillas (un recurso =una tarea)
• Tener el tipo de duración de tareas “Fijo”.
• Soportar que los recursos informen sobre el estado de sus tareas

Qué NO HACEN las listas de tareas por hacer:

• Soportar borradores
• Soportar dependencias (todas las tareas tienen fechas de inicio y finalización fijas)
• Soportar limitaciones
• Soportar calendarios
• Soportar tareas de duración variable (i.e. no “trabajo”)
• Nivelación, bases y recursos materiales

La integración en SharePoint Team Services


El objetivo de los Servicios SharePoint Team Services (STS) es agregar documentación de respaldo a los
planes de proyecto y útiles para el seguimiento de Asuntos. Sin embargo antes de que los usuarios del
Servidor de Microsoft Project puedan utilizar la librería de documentos y el seguimiento de asuntos de forma
satisfactoria, el servidor debe haber localizado al servidor de STS. En todos los proyectos, cuando se publica
un plan de proyecto por primera vez se crea una subweb en STS para ese proyecto. El servidor de Microsoft
Project añade automáticamente todos los recursos relacionados con el plan de proyecto a esa Web de STS
siempre que los usuarios estén utilizando las cuentas de entrada de Windows. Para que los usuarios del
Servidor de Microsoft Project tengan acceso a las etiquetas de Documentos y Asuntos, el administrador del
servidor tiene que haberles dado autorización. Estas autorizaciones son “Documentos relacionados” y
“Asuntos relacionados”.. Los usuarios que tienen autorización para “Ver listados de proyectos”, “Ver

Microsoft Project 2002 70 Guía sobre las nuevas características


documentos y asuntos” y/o “Guardar proyecto” podrán utilizar las características de las etiquetas de
Documentos y Asuntos
Tiene que haber coordinación entre el sistema de archivos y el de los datos de la base de datos ya que en
SharePoint Team Services se utilizan los dos para realizar el seguimiento de la información sobre el sitio
Web. El Servidor de Microsoft Project lleva a un sitio virtual STS. Todos los proyectos del Servidor de
Microsoft Project conducen a una subweb del sitio. En lo que se refiere al Servidor de Microsoft Project, las
subwebs no heredan las autorizaciones del sitio. Una Web en STS contiene numerosas listas, eventos,
debates, documentos y tareas. El Servidor de Microsoft Project utiliza una lista personalizada para almacenar
asuntos y documentos. Una vez que se hayan activado SharePoint y el Servidor de Microsoft Project puede
navegar directamente al sitio de SharePoint. Vera una lista personalizada llamada Asuntos que ha creado el
servidor de Microsoft Project. Puede interactuar con la lista de asuntos, pero no puede relacionar asuntos
con proyectos, tareas o documentos.

Cuando se añade un proyecto nuevo al servidor de Microsoft Project se crea automáticamente una subweb
“pública” de STS. También se crea en la librería de documentos y la lista de asuntos del Servidor de
Microsoft Project. Para poder hacer esto el servidor tiene que personalizar el lado del servidor de de la Web
de STS así como la plantilla de la lista. El Servidor de Microsoft Project también utiliza copias personalizadas
de páginas ASP de STS para encajar con las características del Servidor de Microsoft Project de forma que
si se quita éste del sistema las plantillas originales siguen estando disponibles para que la utilicen STS.

Cuando entra en el Servidor de Microsoft Project utilizando una cuenta de Windows, entra automáticamente
en una sesión de STS. Cuando se inicia STS, el Servidor de Microsoft Project ofrece una subweb pública
llamada MS_ProjectServer_PublicDocuments. El administrador puede dirigir esta subweb a cualquier
servidor de STS. Por defecto se establece una búsqueda anónima y se crea un papel personalizado llamado
El Servidor de Microsoft Project basado en el papel de Autor Avanzado in STS. Gracias a esto el servidor en
cuestión tiene ciertos derechos:

• Escribir páginas
• Buscar páginas
• Diseñar listas
• Escribir listas
• Visualizar listas
• Cerrar discusiones sobre documentos Web
• Escribir discusiones sobre documentos Web
• Visualizar discusiones sobre documentos Web
• Suscribirse a documentos

Aparecen estas tres nuevas funciones y los usuarios que los tengan disfrutan del derecho a:

• Buscador – Buscar, ver listas, discusiones y suscripciones


• Administrador de proyecto – todos los derechos de la lista anterior
• Miembro del equipo –descargar documentos, crear, editar y cerrar asuntos.

El administrador puede decidir si la creación de la subweb es automática o manual. Si quiere que sea
automática la subweb se crea la primera vez que las asignaciones se publican en el servidor de Microsoft
Project, la primera vez que un plan de proyecto se publica cuando se convierte una lista de tareas en un plan
de proyecto o la primera vez que se registra un plan de proyecto.

Configuraciones por defecto en SharePoint Team Services:

1. Entre en el Servidor de Microsoft Project como administrador y haga clic en la etiqueta Admin.
2. En el panel lateral seleccione Administrar SharePoint Team Services y haga clic en la Configuración
de la subweb..
3. Seleccione el servidor de SharePoint como ubicación de la subweb.
4. Elegir la creación automática o manual.

Microsoft Project 2002 71 Guía sobre las nuevas características


5. Seleccione la adición automática de la cuenta a subweb para Recursos y para Administradores de
proyectos.
6. Seleccione qué servidor de SharePoint utilizará para los documentos públicos no relacionados con
los planes de proyecto.

Para administrar las subweb antiguas haga clic en el enlace del panel lateral llamado “Administrar subwebs”.
En esta sección, el administrador debe poder ver todas las subwebs creadas para cada proyecto y la lista de
tarea que está en el servidor de Microsoft Project. El administrador puede realizar las siguientes acciones:

1. Ver la dirección de subweb que tiene cada proyecto


2. Moverse a la página de administración de subweb
3. Borrar el enlace a la subweb
4. Cambiar el nombre del enlace a la subweb
5. Borrar la subweb
6. Sincronizar a todos los usuarios

Librería de documentos
Con esta característica puede relacionar documentos de soporte como por ejemplo justificaciones de
proyectos, análisis de la viabilidad de un proyecto, cálculo de presupuestos de un plan de proyecto, la tarea
de un proyecto o una lista de tareas. Esta característica refuerza la colaboración y el proceso de
administración de proyectos. Es un espacio público del documento donde los documentos pueden enviarse y
compartirse por toda la organización. También hay un espacio para los documentos de Project propio de
cada plan de proyecto donde los documentos propios del mismo se pueden almacenar. Los documentos se
“enlazan” a planes de proyecto basados en la subweb de SharePoint a través de su enlace al plan de
proyecto.

Si hace clic en la etiqueta Documentos del servidor de Microsoft Project verá una página con una lista de
todos los proyectos para los que tiene acceso de sólo lectura. Cuando selecciona uno de los proyectos
aparecen todas las librerías de documentos de este plan de proyecto (como se puede ver en la imagen de
más abajo).

Un Administrador de proyecto puede crear varias librerías de documentos en el espacio de documentos del
proyecto; cada librería funciona como una carpeta de archivos de un nivel. Pulse el botón “Documento
Nuevo” para crear otra librería de documentos.

Microsoft Project 2002 72 Guía sobre las nuevas características


Si hace clic en Ver y descargar documentos públicos puede entrar en la librería de documentos y aparece la
página que puede ver arriba. Los comandos de esta página son:

Documento Nuevo – haga clic en este botón y abrirá la plantilla predeterminada del documento en Microsoft
Office XP, de manera que puede crear documentos y guardarlos en la librería de documentos. Si no tiene
Microsoft Office XP, aparecerá un aviso. Si no hay una plantilla preestablecida para la librería del documento,
World la abrirá.
Descargar documento– Al seleccionarlo el usuario abrirá la página de descargas desde donde el usuario
puede copiar el documento al servidor de SharePoint.
Filtro – Se active el autofiltro en la misma página.
Suscribirse– para redireccionar al usuario al Servidor de Microsoft Project a la página de ‘Configuración de
notificaciones”.
Guardar un enlace– Este comando se ha añadido a todas las vistas de SharePoint de manera que pueda
guardar un enlace en el Servidor de Microsoft Project, en el panel lateral de la página predeterminada de
“Documentos”. Por defecto se le asigna el nombre de la librería del documento. Cuando hace clic en Aceptar
se añade el enlace al panel lateral.
Un usuario que tenga derechos de autor avanzado puede cambiar los campos de información que aparecen
en la página. Para ello selecciona el enlace “Modificar la configuración y las columnas”. Por defecto un
recurso no puede ver este comando.

La página de descarga de documentos – También puede agregar documentos de forma directa en la librería
del documento haciendo clic en “Descargar documentos”. El usuario será dirigido a la página de descargas:

“ Tareas relacionadas” – Cuando se hace clic en el comando “Vincular el documento a la tarea” aparece una
página distinta con una lista de tareas de proyecto de entre las que puede seleccionar.

Microsoft Project 2002 73 Guía sobre las nuevas características


El comando de Vincular el documento también aparece en la hoja de tiempos y las vistas de asignaciones.
Si se han seleccionado varias tareas cuando el vínculo todavía no se ha establecido, el documento sólo
estará vinculado a la primera tarea. Si no se ha seleccionado ninguna de las tareas, la primera que aparece
en la lista es la que establece el vínculo. Sólo se pueden establecer vínculos con las tareas que han sido
aceptadas por el Administrador jefe del proyecto, las copias de tareas delegadas y las tareas de resumen.

Seguimiento de Asuntos
Gracias a este tipo de seguimiento se ha conseguido mayo eficacia y eficiencia en la administración de
proyectos ya que se ha mejorado la comunicación sobre asuntos relacionados con los proyectos. Un asunto
es un documento destinado a la colaboración que por lo general cubre un proceso empresarial donde se
explica cómo se va a tratar el asunto. Se pueden crear y editar asuntos y personalizar los campos que
aparecen en la vista. Los asuntos se crean y administran en planes de proyectos individuales o listas de
Tareas. Los recursos pueden crear y editar asuntos, los administradores de proyecto pueden crear, editar y
personalizar, el resto sólo tienen autorización de lectura. Los asuntos pueden asociarse con un proyecto, una
tarea del proyecto, un documento de la librería del proyecto o con otros asuntos pertenecientes al mismo
proyecto. Un asunto puede tener tres estados, Activo, Cerrado y Pospuesto. Los indicadores que muestran el
estado de un asunto aparecen en la vista de la hoja de tiempos, la de asignaciones, la de Portfolio cuando
entra en un plan de proyecto o en la etiqueta de Asunto del servidor de Microsoft Project. Puede suscribirse a
notificaciones por correo para que le avisen si se produce el cambio de estado de un asunto.

Si tiene la autorización para ver asuntos o al menos “Ver documentos y asuntos del proyecto”. Haga clic en la
etiqueta Asuntos del Servidor de Microsoft Project y aparecerá la página de Asuntos. Podrá ver una lista de
proyectos y los asuntos activos, cerrados y pospuestos que tengan relación con cada proyecto. También
aparece el nombre del administrador del proyecto y el tipo de proyecto. Sólo puede agrupar en uno de los
niveles de esta vista pero puede asociar y buscar.

Si quiere ver los asuntos relacionados con ese archivo haga clic en el nombre del proyecto. Abajo puede ver
la foto de la presentación de la página que aparece por defecto:

Microsoft Project 2002 74 Guía sobre las nuevas características


Los vínculos del panel lateral le llevan a distintas vistas de los asuntos. Por ejemplo “Todos los asuntos que
me pertenecen”

En la parte superior de la página se pueden ver los siguientes comandos:

Asunto Nuevo– lleva a la página donde puede crear un asunto nuevo.


Filtro– Se activa el autofiltro.
Exportar – guarda el asunto en un archivo.
Suscribirse– para ir a la página desde la que puede editar las notificaciones sobre asuntos.
Guardar un enlace – guarda un vínculo a la vista en pantalla.
“Modificar la configuración y las columnas”. – verá este elemento sólo si tiene autorización en SharePoint
Team Services para “Diseñar listas”. El administrador del proyecto es, por defecto, la única persona que
puede diseñar nuevas vistas para los asuntos y añadir más columnas a lo asuntos.

A continuación hay una imagen de la página de Asunto nuevo:

Microsoft Project 2002 75 Guía sobre las nuevas características


Título – asigne un título al asunto. Se trata de un campo obligatorio
Estado – por defecto aparece como activo.
Prioridad – La prioridad predeterminada es (2) Media
Asignado a– En el menú que aparece se ve una lista de todos los recursos que tienen autorización a la lista
de la subweb de asuntos. Si un recurso tiene la asignación de un asunto pero sólo tiene autorización de
lectura entonces el administrador del Servidor de Microsoft Project tiene que cambiar la función en
SharePoint Team Services para que el recurso pueda editar derechos.
Propietario del asunto – por defecto se atribuye a la cuenta con la que ha entrado en el Servidor de Microsoft
Project.
Plazo de entrega– La fecha límite para terminar el asunto.
Debate – es un campo de texto acumulativo. El Servidor de Microsoft Project añade el nombre del recurso y
la fecha cada vez que se agrega texto nuevo.
Decisión – es un campo de texto acumulativo, con el mismo funcionamiento que el de “Debate”. Sólo
aparecen dos columnas para su edición.
Tareas influidas– Si hace clic en este enlace aparece un cuadro de diálogo con una lista de tareas de entre
las que se seleccionan las tareas que se verán influidas por el asunto que acaba de crear.

Puedo filtrar:

• Todas mis tareas (las tareas que se le han asignado)


• Las tareas subordinadas de todos los proyectos (subtareas, no las tareas de resumen)
• Todas las tareas de resumen ( no las subtareas)
• Todas las tareas publicadas en el servidor de Microsoft Project

Puede realizar asociaciones con tan solo hacer un doble clic en el título de una columna.
El botón Aceptar vincula las tareas y el botón Cancelar cierra el cuadro de diálogo sin guardar los
cambios que se hayan realizado.

En la página de Ver y someter asuntos también hay vínculos para:

• Seleccionar las tareas de proyecto que pueden ayudarle a resolver ese asunto.

Microsoft Project 2002 76 Guía sobre las nuevas características


• Seleccionar las tareas de proyecto que, por lo general, tienen relación con ese asunto.
• Seleccionar otros asuntos de proyectos relacionados con ese asunto.
• Seleccionar los documentos del proyecto relacionados con ese asunto.

Si hace doble clic en un asunto aparece una página detallada sobre el mismo. Si selecciona el botón Editar
asunto que aparece en esta página aparecerá otra pagina similar a la de Ver y someter asuntos. Aquí puede
añadir notas de debate, cambiar el estado del asunto o vincular otros elementos.

En las vistas de Portfolio, hoja de tiempos o asignaciones aparece un botón llamado Asuntos relacionados.
Si hace clic en este botón aparecerá la página Lista de asuntos donde podrá añadir asuntos nuevos o quitar
los vínculos de las tareas a un asunto.

En la página de inicio del Servidor de Microsoft Project hay una sección llamada Asuntos si se le ha
asignado algún asunto nuevo recientemente.

Debajo del menú Colaborar que aparece en Microsoft Project hay un comando de Asuntos que abre
la página de Asuntos del servidor de Microsoft Project. El administrador del Servidor de Microsoft
Project y el administrador de proyecto que tenga la autorización apropiada pueden establecer otras
vistas (función STS) para los asuntos de un proyecto. Si se trata de un usuario autorizado vera
Modificar la configuración y las columnas” en una vista de la lista de asuntos. En esta página puede
crear nuevas vistas y cambiar la vista establecida por defecto. Una vista nueva se define por:

• Los campos que aparecen en la lista


• El orden en que aparecen
• Cómo está organizada la lista
• Los filtros que se aplican
• El número máximo de elementos que se muestran en la página

Control de entradas y salidas


Con Microsoft Project Professional 2002, cuando está conectado al servidor de la empresa puede guardar un
proyecto fuera de la conexión para poder trabajar con él y no preocuparse de que otros usuarios puedan
cambiarlo. Cuando saca un proyecto (menú Archivo, Guardar sin conexión) se graba una copia “oculta” en su
disco duro. Si vuelve a guardar el proyecto cuando hay conexión la copia del servidor se cambia y muestra
su copia local. Entonces el proyecto está a la disposición de cualquier usuario y puede abrirlo y modificarlo.
Mientras tanto, otros usuarios, que tengan autorización de seguridad, pueden ver el proyecto.

Microsoft Project 2002 77 Guía sobre las nuevas características


Qué se puede programar en Microsoft Project
Proveedor OLE DB para Project
Se han realizado mejoras en el proveedor OLE-DB para Microsoft Project 2002 para así ampliar la
información sobre el proyecto:
• Datos del calendario
• Excepciones del calendario
• Tasas de costes
• Campos personalizados
• Indicadores gráficos para campos personalizados
• Listas de valores de campos personalizados
• Campos codificados personalizados
• Acceso a los recursos
• Datos clasificados por fechas – recurso, tarea, asignación
• WBS

Tablero digital
Se han modificado las páginas del Servidor de Microsoft Project para poder trabajar sin problemas con un
tablero digital. En particular las vistas, información de los Porfolios e informes de estado se han dividido en
partes de Web para que pueda integrarlas sin problemas en el tablero de Outlook. Ahora las páginas
pueden aparecer en Microsoft Project. Por ejemplo, si como administrador del proyecto selecciona el menú
Colaborar y hace clic en “Actualizar el progreso del proyecto”, Aparece la página de Actualizaciones de
Microsoft Project para que vea con más facilidad los cambios que van a aplicarse.

Más modelos de objetos y eventos nuevos


Microsoft Project 2002 presenta algunos modelos de objetos y eventos nuevos. A continuación explicamos
algunas de estas novedades. Atención: el fin de añadir algunos de los métodos y propiedades ha sido ofrecer
soporte a las nuevas características empresariales. Estos métodos y propiedades no se describen aquí.
Vistas
Los objetos de vista representan una vista de Microsoft Project. El objeto de Vista forma parte de la
colección de Vistas.
Vistas La propiedad de Vista muestra el objeto de Vista.
Vista Esta propiedad se aplica al objeto de
Panel.
Panel

Métodos: Delete Borra la vista. No muestra nada.


Apply Aplica la vista. No muestra nada.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Name Muestra o establece el nombre de la vista. Serie
lectura/escritura.
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto Sólo
lectura.
ViewType Específica si se trata de una vista de una tarea o
recurso. La constante es de valores PjItemType.
PjItemType Longitud
sólo lectura.
Single Especifica si es una vista simple o combinada. sólo
lectura booleana.
booleana
ShowInMenu Determina si es una vista que se muestra en el
menú de Vista (Verdadero) o no (Falso). lectura/escritura
booleana.
booleana

Microsoft Project 2002 78 Guía sobre las nuevas características


Las colecciones de vistas recogen todos los objetos de Vista.
Vista La propiedad GlobalViews en el objeto de
aplicación muestra una colección de Vistas en global.mpt mientras que la propiedad Vistas del objeto de
proyecto muestra una colección de Vistas de las vistas en el archivo de proyectos.

Métodos: Copy (View, NewName) hace una copia de una vista. Muestra
la vista nueva.
View Especifica cuál es la vista que hay que copiar.
Objeto obligatorio.
NewName Especifíca el nombre de la vista nueva. Serie
obligatoria.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos que hay en una
colección específica. Longitud de sólo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección que lo
contiene. Longitud de sólo lectura..
Item Muestra un solo elemento de la colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

ViewSingle Object Representa una vista de un solo panel en Project. El objeto de ViewSingle forma parte
de la colección de ViewsSingle.
ViewsSingle
ViewsSingle Collection Una colección de todos los objetos de Vista para vistas únicas. La propiedad
GlobalViewsSingle en un objeto de aplicación muestra una colección de ViewsSingle de vistas en
global.mpt mientras que la propiedad ViewsSingle en el objeto de proyecto muestra una colección
ViewsSingle de vistas en el archivo del proyecto.

ViewCombination Object Representa una vista en combinación de Project. El objeto ViewCombination


forma parte de la colección de ViewsCombination.
ViewsCombination

ViewsCombination Collection Una colección de todos los objetos de Vista para obtener vistas
combinadas. La propiedad GlobalViewsCombination en el objeto de aplicación muestra una colección de
ViewsCombination de vistas en in global.mpt mientras que la propiedad ViewsCombination en el objeto de
proyecto muestra una colección de ViewsCombination de vistas en el archivo del proyecto.
Tablas
Objeto de tablas Representa una tabla de Microsoft Project. El objeto de Tabla forma parte de la colección
de Tablas.
Tablas

Métodos: Delete Borra la tabla. No muestra nada.


Apply Aplica la tabla a la vista que se utiliza. No muestra
nada.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura
: Name Muestra o establece el nombre de la tabla. Serie
lectura/escritura.
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto Sólo lectura.
TableType Específica si la tabla es de tarea o recurso. La
constante es de valores PjItemType.
PjItemType Longitud de sólo
lectura.
TableFields Especifica la colección de TableFields para la
tabla. Object de sólo lectura.
DateFormat Específica el formato para los campos de fechas
en la tabla. Miempro de PjDateFormat.
PjDateFormat Longitud de

Microsoft Project 2002 79 Guía sobre las nuevas características


lectura/escritura.
RowHeight Especifica la altura de las filas de la tabla.
Longitud de lectura/escritura.
LockFirstColumn Especifica si está bloqueada la primera
columna de la tabla (Verdadero) o no (Falso).
Lectura/escritura booleana.
booleana
AdjustHeaderRowHeight Determina si la encabezamiento de
la altura de la fila tiene que ajustarse automáticamente
(Verdadero) o no (Falso). Lectura/escritura booleana.
booleana
ShowInMenu Determina si la tabla aparece en el menú Ver
(Verdadero) o no (Falso). Lectura/escritura booleana.
booleana

Colección de Tablas de Tareas con todos los objetos de Tabla para tareas. La propiedad
GlobalTaskTables en el objeto de aplicación muestra una colección de tablas TaskTables en global.mpt
mientras que la propiedad TaskTables en el objeto de proyecto muestra una colección de vistas en el
archivo del proyecto.

Métodos: Add (Name, Field, ShowInMenu)


ShowInMenu ) Agrega una tabla de tarea a
la colección Tablas.
Tablas Muestra una referencia al Nuevo
objeto.
Name El nombre de la tabla. Serie obligatoria..
Field Determina el primer campo de la tabla. Miembro de
PjFields.
PjFields Longitud obligatoria.
ShowInMenu Especifica si es una vista que se muestra en
el menú de Vista (Verdadero) o no (Falso). Por defecto el
valor es Falso. Booleana opcional..
Copy (Table, NewName) hace una copia de la tabla. Muestra
la nueva tabla.
Table Especifica que tabla se va a copiar. Objeto
obligatorio.
NewName Determina el nombre de la tabla nueva. Serie
obligatoria.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos en una colección
específica. Longitud de sólo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección en la que
se encuentra. Longitud de solo lectura..
Item Muestra un solo elemento de la colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

Colección de tablas de recursos donde se encuentran todos los objetos de tabla de recursos. La propiedad
GlobalResourceTables en el objeto de aplicación muestra una colección de ResourceTables de tablas en
global.mpt mientras que la propiedad ResourceTablese en el objeto de proyecto muestra una colección de
ResourceTables de vistas en un archivo de proyecto.

Métodos: Add (Name, Field, ShowInMenu)


ShowInMenu ) Añadir una tabla de recursos
a la colección de Tablas.
Tablas Muestra una referencia al Nuevo
objeto.
Name El nombre de la Tabla. Serie obligatoria.
Field Especifica cuál es el primer campo de la tabla.
Miembro de PjFields.
PjFields Longitud obligatoria.

Microsoft Project 2002 80 Guía sobre las nuevas características


ShowInMenu Especifica si es una vista que se muestra
en el menú de Vista (Verdadero) o no (Falso). Por defecto
el valor es Falso. Booleana opcional
Copy (Table, NewName) Hace una copia de la tabla. Muestra
la nueva tabla.
Table Específica qué tabla se va a copiar. Objeto
obligatoria.
NewName Específica el nombre de la nueva tabla. Serie
obligatoria.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos que forman la
colección. Longitud de solo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección a la que
pertenece. Longitud de solo lectura..
Item Muestra un solo elemento de una colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

Objeto de campo de tabla representa un campo en una tabla de Microsoft Project. El objeto TableField
forma parte de la colección de TableFields.
TableFields

Métodos: Delete Borra el campo de la tabla. No muestra nada.


Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Field Específica el campo en la tabla. Miembro de pjFields.
pjFields
Longitud de lectura/escritura.
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura.
AlignData Determina cómo se alinean el texto en el campo.
Miembro de pjAlignment.
pjAlignment Longitud de lectura/escritura..
Width Determina the width of the active columns, in
characters. Longitud de lectura/escritura..
Title Especifica el título del campo. Serie de lectura/escritura..
AlignTitle Especifica cómo se ajusta el título en el cabecero
de la columna. Miembro de PjAlignment.
PjAlignment Longitud de
lectura/escritura..
AutoWrap Especifica si el campo debería ajustarte
automáticamente a la altura de la fina (Verdadero) o no
(Falso. Booleana de lectura/escritura.

Colección de Campos de tablas de todos los objetos del TableField . La propiedad TableFields muestra la
colección de TableFields.
TableFields Esta propiedad se aplica al objeto de Tabla.
Tabla

Métodos: Add (Field, AlignData, Width, Title, AlignTitle, Before,


AutoWrap)
AutoWrap ) Añade un campo a la colección TableFields.
TableFields
Muestra una referencia al Nuevo objeto.
Field El campo en la tabla Miembro de PjFields.
PjFields Longitud
obligatoria..
AlignData Determina como se ajusta el texto al campo.
Miembro de PjAlignment.
PjAlignment Por defecto es pjRight.
pjRight
Longitud opcional..
Width Especifica la anchura de las columnas activas, en

Microsoft Project 2002 81 Guía sobre las nuevas características


caracteres. Por defecto son 10. Longitud es opcional..
Title Determina el título del campo. El valor por defecto es
Vacio.
Vacio Serie opcional..
AlignTitle Determina como ajustar el título a la
encabezamiento de la columna. Miembro de PjAlignment.
PjAlignment
Por defecto es pjCenter.
pjCenter Longitud opcional..
Before la posición del campo en la colección a la que
pertenece. Por defecto es la posición del último elemento
de la colección. Longitud opcional.
AutoWrap Determina si el campo debería ajustar
automáticamente la altura de la fila (Verdadero) o no
(Falso. Por defecto es Verdadero.
Verdadero Booleana opcional.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos de una
coleccióndada. Longitud Sólo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección a la que
pertenece. Longitud Sólo lectura..
Item Muestra un solo elemento de la colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

Filtros
Objetos de filtro Representa un filtro en Project. El objeto de Filtro es un miembro de la colección de
Filtros.
Filtros

Métodos: Delete Borra el filtro. No muestra nada.


Apply (Highlight) Aplica el filtro a la vista que se está
utilizando.No muestra nada.
Highlight Determina si el filtro debería aplicarse como un
filtro destacado (Verdadero) o no (Falso). Por defecto es
Falso.
Falso Booleana opcional..
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Name Muestra o establece el nombre del filtro. Serie de
lectura/escritura
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura.
FilterType Determina si el filtro es una tarea o un filtro de
recurso. La constante es una de valores PjItemType.
PjItemType
Longitud de lectura/escritura
ShowRelatedSummaryRows Determina si el filtro muestra
las filas de resumen relacionadas o no.
Booleana.Lectura/escritura
Booleana
ShowInMenu Determina si el filtro se muestra en el menú
(Verdadero) o no (Falso). Booleana de lectura/escritura.

Colección de filtros de tareas Una colección de todos los objetos de Filtros de tareas. La propiedad
GlobalTaskFilters en el objeto de aplicación muestra una colección TaskFilters de filtros en global.mpt
mientras la propiedad TaskFilters en el objeto de proyecto muestra una colección TaskFilters de filtros en el
archivo del proyecto.

Métodos: Copy (Filter, NewName) Hace una copia del filtro. Muestra el

Microsoft Project 2002 82 Guía sobre las nuevas características


nuevo filtro.
Filter Determina qué filtro se va a copiar. Objeto
obligatorio.
NewName Determina el nombre del Nuevo filtro. Serie
obligatoria.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos de una colección
dada. Longitud de sólo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección a la que
pertenece Longitud de sólo lectura..
Item Muestra un solo elemento de la colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

Colección de filtros de recursos recoge todos los objetos de ResourceFilter.


ResourceFilter La propiedad
GlobalResourceFilters en un objeto de aplicación muestra una colección ResourceFilters de filtros en
global.mpt mientras que la propiedad ResourceFilters en el objeto de proyecto muestra una colección
ResourceFilters de filtros en el archivo de proyecto.

Métodos: Copy (Filter, NewName) hace una copia del filtro. Muestra el
nuevo filtro.
Filter Determina qué filtro se va a copiar. Objeto
obligatorio.
NewName Determina el nombre del Nuevo filtro. Serie
obligatoria.
Propiedades Application Muestra un objeto de aplicación. Sólo lectura.
: Count Muestra el número de elementos de una colección
dada. Longitud de sólo lectura..
Index Muestra el índice de un objeto en la colección a la que
pertenece. . Longitud de sólo lectura..
Item Muestra un solo elemento de la colección. Objeto de
sólo lectura..
Parent Muestra los antecedentes del objeto. Objeto de sólo
lectura..

Nuevos eventos
Se ha añadido un Nuevo parámetro a los eventos de Microsoft Project. Se llama el objeto de EventInfo.
Sustituye al parámetro de Cancelar que se utilizaba en Project 2000. la función principal de este objeto es la
Guía de Project – ya que sólo los objetos( en contraposición con otros tipos de campos como booleano) se
pueden pasar por referencia en JScript. EventObjeto tiene una propiedad llamada Cancelar que es booleana.

El objeto de EventInfo representa la cancelación de la información del objeto de evento.

Propiedades Cancel Muestra o estrablece el estado de


: cancelado para el evento.Falso cuando el
evento tiene lugar. Si el proceso establece
Verdadero, se cancela la acción que activo el
evento. Lectura/escritura Boolean.

WindowSelectionChange.
WindowSelectionChange Sucede cuando la selección que se está utilizando se cambia en una
ventana de proyecto.

Microsoft Project 2002 83 Guía sobre las nuevas características


Atención:
Atención El evento NO se activará en las siguientes situaciones:
Si los cambios de selección se realizan en el panel de la derecha de la vista de uso
Si los cambios de selección se realizan en un nodo de la vista del diagrama de red

Sintaxis: Sub
application_WindowSelectionChange(ByVal Wn
as Window, ByVal Sel As Selection, ByVal Type
as Long)
Argumentos: Window es la ventana donde cambia la
selección.
Sel es la selección.
Type es el tipo de datos incluidos en la
selección. Miembro de PjItemType.
PjItemType

WindowBeforeViewChange.
WindowBeforeViewChange Sucede cuando la vista del panel superior se cambia en una ventana del
proyecto.

Sintaxis: Sub application_WindowBeforeViewChange(ByVal


Wn as Window, ByVal CurrentView As View, ByVal
NewView as View, ByVal ProjectViewControlVisible
as Boolean, EventInfo as Object)
Argumentos: Window es la ventana donde cambia la vista.
CurrentView es la vista actual (panel superior) en la
que está el usuario. Si el usuario no estaba en una
vista de proyecto antes de aplicar la vista actual, el
valor volverá a ser cero.
NewView es la nueva vista del proyecto (panel
superior) a la que el usuario está intentando
cambiar.
ProjectViewControlVisible muestra Verdadero si
el control de vistas del proyecto está visible sino
vuelve a aparecer como Falso.
EventInfo EventInfo.Cancel es Falso cuando el
evento sucede. Si el proceso muestra el argumento
Verdadero, el valor del campo no se cambia.

WindowViewChange.
WindowViewChange Sucede un aver que la vista del panel superior se ha cambiado en la ventana del
proyecto. El evento se muestra como un argumento Satisfactorio que informa sobre si el cambio de la vista
tuvo éxito o no
Sintaxis: Sub application_WindowViewChange(ByVal Wn
as Window, ByVal PrevView As View, ByVal
NewView as View, ByVal Success as Boolean)
Argumentos: Window es la ventana donde cambia la vista.
PrevView es la vista del panel superior antes
de que el usuario entrara y lo cambiara. Si el
usuario no estaba en la vista de proyecto antes
de aplicar la vista actual el valor volverá a
aparecer como cero.
NewView es la nueva vista del panel superior
que va a aplicar el usuario
Success muestra Verdadero si el cambio ha
tenido éxito y Falso si no

Microsoft Project 2002 84 Guía sobre las nuevas características


WindowSidepaneDisplayChange.
WindowSidepaneDisplayChange Sucede cuando el usuario hace clic en el botón en la Barra de Objetivos
para mostrar/ocultar el panel lateral.

Sintaxis: Sub application_WindowSidepaneDisplayChange(ByVal


Wn as Window, ByVal Show as Boolean)
Argumentos: Window es la ventana donde se ve u oculta el panel
lateral.
Show es un parámetro que es Falso si el usuario está
cerrando el Panel latera y Verdadero si lo está
mostrando.

ProjectTaskNew.
ProjectTaskNew Sucede cuando se crea una tarea nueva.

Sintaxis: Sub application_ProjectTaskNew(ByVal Tsk As


Task)
Argumentos: Tsk es la tarea que se acaba de crear.

ProjectResourceNew.
ProjectResourceNew Sucede cuando se crea un recurso nuevo.

Sintaxis: Sub application_ProjectResourceNew(ByVal


Res As Resource)
Argumentos: Res es el recurso que se acaba de crear.

ProjectAssignmentNew.
ProjectAssignmentNew Sucede cuando se crea una nueva asignación.

Sintaxis: Sub application_ProjectAssignmentNew(ByVal


Asg As Assignment)
Argumentos: Asg es la asignación que se ha creado.
ProjectTaskDelete.
ProjectTaskDelete Sucede cuando se borra una tarea.
Sintaxis: Sub application_ProjectTaskDelete(ByVal Tsk As
MSProject.Task)
Argumentos: Tsk es la tarea que se ha borrado

ProjectResourceDelete.
ProjectResourceDelete Sucede cuando se borra un recurso.
Sintaxis: Sub application_ProjectResourceDelete(ByVal Res As
MSProject.Resource)
Argumentos: Res es el recurso que se ha borrado
ProjectAssignmentDelete.
ProjectAssignmentDelete Ocurre cuando se borra una asignación.
Sintaxis: Sub application_ProjectAssignmentDelete(ByVal Asg As
MSProject.Assignment)
Argumentos: Asg es la asignación que se está borrando

WindowActivate Ocurre cuando cualquier ventana del proyecto se activa. Este evento no se activa si la
WindowActivate.
ventana de la aplicación está activada.

Sintaxis: Sub application_WindowActivate(ByVal

Microsoft Project 2002 85 Guía sobre las nuevas características


activatedWindow As Window)
Argumentos: activatedWindow es la ventana activada

WindowDeactivate Sucede cuando se desactiva cualquier ventana de un proyecto. Este evento no se


WindowDeactivate.
activa si la ventana de la aplicación está desactivada.

Sintaxis: Sub application_WindowDeactivate(ByVal


deactivatedWindow As Window)
Argumentos: deactivatedWindow es la ventana desactivada

ProjectBeforeSaveBaseline.
ProjectBeforeSaveBaseline Sucede después de haber guardado la línea base.

Sintaxis: Sub application_ ProjectBeforeSaveBaseline (ByVal pj as Project, ByVal


interim as Boolean, ByVal bl as PjBaselines, ByVal interimcopy as
PjSaveBaselineFrom, ByVal interiminto as PjSaveBaselineTo, ByVal
alltasks as Boolean, ByVal rolluptosummarytasks as Boolean, ByVal
rollupfromsubtasks as Boolean, EventInfo as Object)
Argumentos: pj es el proyecto que se muestra en la ventana desactivada
interim Verdadero si el usuario está guardando una línea de base y Falso
si esta guardando todas.
Bl es un miembro de PjBaselines y muestra la línea de base que el
usuarioa está guardando.
Interimcopy es un miembro de PjSaveBaselineFrom y muestra el plan
interno del que se está copiando.
Interiminto es un miembro de PjSaveBaselineTo y muestra el
planinterno en el que se está guardando.
Alltasks Verdadero si el usuario guarda todo el proyecto y falso si no.
Rolluptosummarytasks Verdadero si el usuario ha decidido listar las
líneas base en las tareas de resumen y falso si no.
Rollupfromsubtasks Verdadero si el usuario ha elegido listar las líneas
base desde las subtareas y falso si no.
EventInfo EventInfo.Cancel es Falso cuando el evento tiene lugar. Si el
procedimiento del evento establece este argumento como Verdadero,
entonces no se guarda la línea base.

ProjectBeforeClearBaseline.
ProjectBeforeClearBaseline Sucede después de borrar los datos de referencia.

Sintaxis: Sub application_ ProjectBeforeClearBaseline (ByVal pj as Project, ByVal


interim as Boolean, ByVal bl as PjBaselines, ByVal interimfrom as
PjSaveBaselineTo, ByVal alltasks as Boolean, EventInfo as Object)
Argumentos: pj es el proyecto que se muestra en la ventana desactivada
interim Verdadero si el usuario borra un plan interno y Falso si borra todo
el plan básico.
Bl es miembro de PjBaselines y muestra todo los datos de referencia
que el usuario está borrando.
Interimfrom es un miembro de PjSaveBaselineTo y muestra el plan
interno que se ha borrado.
Alltasks Verdadero si el usuario borra todo el proyecto y falso si no.
EventInfo EventInfo.Cancel es Falso cuando el evento ocurre. Si el
proceso del evento establece el argumento como Verdadero no se borran
los datos de referencia.

Microsoft Project 2002 86 Guía sobre las nuevas características


Los eventos de Microsoft Project 2000 gracias al Nuevo objeto EventInfo
Hay una serie de eventos de Microsoft Project 2000 que tienen el parámetro de Cancelas. Estos
eventos se han duplicado para que puedan utilizar el parámetro de objeto EventInfo. Los eventos
son:

ProjectBeforeTaskDelete2 , ProjectResourceDelete2, ProjectBeforeAssignmentDelete2,


ProjectBeforeTaskChange2, ProjectBeforeResourceChange2, ProjectBeforeAssignmentChange2,
ProjectBeforeTaskNew2, ProjectBeforeResourceNew2, ProjectBeforeClose2,
ProjectBeforeClose2 ProjectBeforePrint2,
ProjectBeforeSave2
Métodos nuevos
Apliación de función::FieldNameToFieldConstant.
función::FieldNameToFieldConstant Esta function muestra una constante PjField
que tiene un nombre de campo.

Sintaxis: Función
FieldNameToFieldConstant(FieldName,
[FieldType]) As Long
Argumentos: FieldName El nombre del campo cuya
constante se exige. Serie obligatoria.
FieldType El tipo de campo. Miembro de
PjFieldType.
PjFieldType Por defecto es pjTask.
pjTask Longitud
opcional.
Resultados: Un miembro de PjField .

Apliación de la función::FieldConstantToFieldName.
función::FieldConstantToFieldName Esta función muestra un nombre de campo
mostrado como una constante de PjField .

Sintaxis: Función FieldConstantToFieldName (Campo)


como serie
Argumentos: Field El campo cuyo equivalente de serie se
exige. Miembor de PjField.
PjField Longitud
obligatoria.
Resultados: Una serie.

Apliación de método:: SidepaneToggle:.


SidepaneToggle: Este método inicia el evento
WindowSidepaneDisplayChange.

Sintaxis: Method SidepaneToggle()


Argumentos: Ninguno
Resultados: Nada

Microsoft Project 2002 87 Guía sobre las nuevas características


Oscar Echeverria- Universidad Tecnológica Nacional
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Microsoft Proyect 2000

INDICE PAGINA

Introducción 3

Instalación de Microsoft Project 4

Introducción de Microsoft Project 4

Proceso de planificación de proyectos 9


• Método de ruta critica 9
• Diagrama de Gantt 10

Actividades claves de la administración de proyectos 10

Adición de personal y equipamiento al proyecto 13

Asignación de costos a las tareas y a los recursos 15

Evaluación y ajuste de la programación 18

Impresión e Informes 24

Trabajo con presentación 28

Seguimiento del progreso del proyecto 30

Trabajo con proyectos múltiples 32

Personalización de Microsoft Project 33

Acerca de la copia y desplazamiento de campos, filas y columnas 34

Objetos vinculados e incrustados 37

Automatización del trabajo 40

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Microsoft Project -3-
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INTRODUCCION

La presente monografía se ha confeccionado en base al Microsoft Project versión 4.0, una


aplicación de Microsoft que ayuda al usuario a crear planes de proyectos, comunicarlos a otros
usuarios y adaptarse a los cambios a medida que éstos se van produciendo. Es un sistema de
planificación de proyectos versátil y fácil de utilizar.
Microsoft Project funciona, en mucho sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de
Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales
y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft
PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.
La versión 3.0 de Microsoft Project es exclusivamente en ingles. A partir de la versión 4.0
comienzan a editarse también en español. Esta versión implico varias mejoras respecto a su
antecesora, especialmente en lo que hace a los cuadros de dialogo. Actividades como la
introducción de las tareas del proyecto y sus duraciones, la organización de tareas en estructura
jerárquica y la vinculación de tareas para diferentes tipos de relaciones están sumamente
simplificadas.
La versión 4.0 apareció para Windows 95 y la ultima, es la que corre en Windows 98, aunque
también puede hacerlo en Windows 95. Estas dos ultimas versiones muestran muchas mejorías en
la porción destinada a los recursos: se advierten cambios en las propiedades otorgadas a la
distribución de las cargas horarias. en versiones anteriores estas eran uniformes. Por ejemplo, si
un operario debía trabajar un total de 20 horas distribuidas en 5 días, el programa
automáticamente le asignaba 4 horas de trabajo por día. Ahora, el usuario puede acomodar dicha
carga en forma arbitraria.
En la versión 98, los informes se pueden obtener mejor logrados, con la posibilidad de
personalizarlos en forma mas que aceptable. También se incluyen prestaciones para crear
hipervínculos y para aprovechar los servicios de Internet y paginas web. Su valor de plaza es de
$720 aproximadamente.
Con un procesador Pentium II de 200 Mhz. y 32 MB de memoria RAM, el programa se desenvuelve
normalmente.

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INSTALACION DE MICROSOFT PROJECT

Procedimiento para instalar e iniciar Microsoft Project en una PC:

* Instalación de Microsoft Project desde disquetes:

Si se instala Microsoft Project para Windows en un entorno de red, deberá consultarse el


archivo en pantalla INSTALAR.WRI. Es posible abrir e imprimir este archivo con Microsoft Write,
incluido en Windows.

Si se lo instala en un sistema independiente (no conectado a red), deberá seguirse el


siguiente procedimiento:

1 - Inicie Microsoft Windows.


2 - Inserte el Disco 1 del programa de instalación en la unidad A: o en la unidad B:.
3 - En el Administrador de programa de Windows, elija EJECUTAR del menú ARCHIVO.
4 - En el cuadro “Línea de comando”, escriba A: INSTALAR o B: INSTALAR, según la unidad de
disquete que haya seleccionado.
5 - Elija ACEPTAR.
6 - Siga las instrucciones que aparecen en pantalla. El programa de instalación lo conducirá a
través del proceso de instalación y le pedirá que le suministre información, haga las elecciones
pertinentes e inserte sucesivamente los discos del programa de instalación.

INTRODUCCION A MICROSOFT PROJECT

Manos a la obra - Tutorial

Mediante este Tutorial se puede crear una planificación de proyecto utlizando los pasos
correspondientes a cada planificación que sea creada; este Tutorial trata:

• La introducción de tareas y duraciones.


• La organización de la lista de tareas en una estructura de esquema.
• La vinculación de tareas y el ajuste de relaciones entre las mismas.
• La introducción y asignación de recursos.
• La comprobación y el formato de la información.
• La impresión de la programación.

Para la programación de un proyecto se deberá planificar las tareas del mismo, tiempo
estimado de duración de las mismas, las relaciones de tiempo y los recursos que se utilizarán para
completar el proyecto.

Para crear una nueva programación:

1 - Haga doble clic en el ícono Microsoft Project.


2 - En el cuadro de diálogo Microsoft Project, haga clic en el botón “Comenzar un nuevo proyecto”.
3 - “Aceptar”.
4 - En el menú “Archivo”, elija “Resumen”.
5 - En el cuadro “Fecha de comienzo”, escriba la fecha del comienzo del proyecto.
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6 - En el cuadro “Comentarios”, escriba comentarios generales del proyecto.
7 - Seleccione la ficha Documento.
8 - Escriba la información del proyecto en los cuadros de texto restantes.
9 - Elija “Aceptar”.

Introducción al Diagrama de Gantt

Al elegir “Nuevo” en el menú “Archivo”, Microsoft Project mostrará el Diagrama de Gantt,


que consta de una tabla de información de las tareas y un diagrama de barras que muestra la
programación del proyecto. Una barra de división separa la tabla de Gantt de la izquierda del
Diagrama de Gantt opuesto.
En la parte superior de la pantalla verá la Barra de herramientas Estándar.
Debajo de ésta, la barra de herramientas Formato. Estas, le ofrecen acceso rápido a los comandos
de Microsoft Project más utilizados.

Introducción de tareas en la programación

Es conveniente introducir la lista de tareas o hechos necesarios para que el proyecto


avance en el orden supuesto para su realización.

Para introducir una tarea:

1 - En el campo “Nombre de tarea” (VER - DIAGRAMA DE GANTT), escriba un nombre de tarea.


2 - Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.

Para eliminar una tarea:

1 - En la tabla de Gantt (VER - DIAGRAMA DE GANTT), seleccione la tarea que desee eliminar.
2 - En el menú “Edición”, elija ELIMINAR UNA TAREA.

Especificación de la duración de tareas

Microsoft Project tiene en cuenta fines de semana y fiestas para la programación.


Las duraciones de las tareas se introducen mediante un número seguido de una letra que indica la
unidad de medida: un día (1d.). Las otras duracione sdisponibles incluyen semanas (s.), horas (h.),
y minutos (m.).
Una tarea con una duración cero se llama Hito. Puede utilizar hitos para identificar hechos
significativos de la programación, así como para medir el avance del proyecto. Si introduce una
duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará un símbolo de hito en el diagrama
de barras de Gantt al comienzo de ese día. A la derecha del símbolo de hito aparecerá la fecha de
comienzo de la tarea.

Para introducir una duración:

1 - Seleccione el campo “Duración” (VER - DIAGRAMA DE GANTT) para la primera tarea.


2.- Escriba un número para la longitud de duración seguido de una abreviatura de unidad de
duración.
3.- Haga clic en el botón de entrada o presione ENTRAR
4.- Repita los pasos 1 al 3 para introducir las duraciones de todas las tareas.
5.- Seleccione la segunda tarea “Inventario e investigación”
6.- Haga clic en el botón “ Ir a tarea seleccionada” de la barra de herramientas Estándar para ver
las barras de Gantt. O bien, elija Ir a en el menú Edición y en el cuadro “Fecha” , escriba la fecha
de comienzo para la tarea seleccionada.
7.- Elija “Aceptar”
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Organización del trabajo mediante esquemas.

El siguiente paso para crear una programación es organizar las tareas que se hayan
introducido. Las tareas de la estructura jerárquica que muestran las subtareas, se organizan para
ver de qué manera se incluyen entre grupos más grandes llamados tareas de resumen.
Las tareas de resumen también son los títulos que ayudan a organizar las tareas. En la tabla de
Gantt aparecen en negrita. Las subtareas se sangran o se degradan bajo las tareas de resumen.

Para degradar una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee degradar.
2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la barra de herramientas Formato. O elija Niveles de
esquema en Herramientas y , después, Aplicar sangría.

Para promover una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt y seleccione la tarea que desee promover.
2.- Haga clic en el botón “Sangría” de la barra de Herramientas Formato. O bien, elija Niveles de
esquema del menú Herramientas y luego elija Aplicar sangría

Vinculación de tareas

Con las tareas introducidas y organizadas en esquemas, deberá vincularlas en secuencia


para crear relaciones entre ellas y calcular la duración del proyecto.
Como línea general se deben vincular subtareas con subtareas dentro de un grupo y luego,
vincular las tareas de resumen con otras tareas de resumen. Es posible eliminar una relación entre
tareas en cualquier momento.

Para crear una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt


2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee vincular.
3.- Haga clic en el botón “Vincular tareas” de la barra de herramientas Estándar. O bien, elija
Vincular tareas en el menú Edición.

Para eliminar una relación entre tareas:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt


2.- En la tabla de Gantt, seleccione las tareas que desee desvincular.
3.- Haga clic en el botón “Desvincular tareas” de la barra de herramientas Estándar; o elija
Desvincular tareas del menú Edición

Asignación de personal a las tareas.

En Microsoft Project, los recursos pueden ser el personal o el equipo necesario para
completar el proyecto. Si en éste participa un número considerable de personas resultará útil
asignar el trabajo de cada tarea a individuos específicos lo cual permite mantener un seguimiento
de quien es el responsable de cada tarea en cualquier momento.

Para asignar un recurso a una tarea:

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.


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2.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.
3.- Haga clic en el botón “Asignación de recursos” de la barra de herramientas Estándar.
O elija Asignación de recursos en el menú Insertar.
4.- En el campo “Nombre” escriba el nombre del recurso que desee asignar a la tarea
seleccionada.
5.- Elija el botón “Asignar”

Además, será posible agregar detalles acerca de los recursos del proyecto en el cuadro de diálogo
Información acerca del recurso.

Para agregar información acerca del recurso:

1.- Haga doble clic en el nombre del recurso, en el campo “Nombre”


2.- En el cuadro de diálogo Información acerca del recurso, escriba la información que desee
acerca del recurso seleccionado.
3.- Elija “Aceptar”
La información acerca del recurso que se halla introducido será almacenada en la presentación
Hoja de recursos.
4.- Cuando termine de agregar información, elija “Cancelar”
5.- Para ver la lista de recursos, elija Hoja de recursos en el menú Ver
6.- Cuando termine de ver la lista de recursos, elija Diagrama de Gantt en el menú Ver

Verificación de la programación

Con las tareas y sus duraciones introducidas, las tareas vinculadas para mostrar sus
relaciones y los recursos asignados a las tareas es el momento de evaluar la programación.
La primera verificación que puede realizar es para ver cuando estará terminado el proyecto
(mirar la fecha de fin en el cuadro de diálogo Resumen )

Para verificar la fecha de fin:

1.- En el menú Archivo, elija Resumen.


2.- Seleccione la ficha Proyecto.
La fecha de fin del proyecto actual aparecerá en el cuadro “Fecha de fin”
3.- Elija el botón “Cancelar”.

Para ver el proyecto completo:

1.- En el menú Ver elija Zoom


2.- En Hacer Zoom hasta, seleccione el botón de opción “Proyecto completo”
3.- Elija “Aceptar”

Dar formato al Diagrama de Gantt

Con Microsoft Project podrá dar el formato que desee al Diagrama de Gantt y resaltar
tareas.
De esta manera aclarará el contenido de la programación y mejorará su aspecto.

Para destacar una tarea con cursiva:

1.- En la tabla de Gantt, seleccione la tarea a la que desee dar formato.


2.- Haga clic en el botón “Cursiva” de la barra de herramientas Formato. O elija Fuente en el menú
Formato y luego seleccione “Cursiva” en el cuadro “Estilo de fuente”.
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3.- Elija “Aceptar”

Para dar formato a una barra de Gantt:

1.- Haga doble clic en la barra de Gantt a la que desee dar formato.
2.- En “Barra Central” , seleccione una nueva forma, un diseño o color para la barra.
3.- Elija “Aceptar”

Impresión de la programación

La impresión le permitirá comunicar los planes a otras empresas, departamentos y personas que
participen en el proyecto.

Para ver una presentación preliminar o imprimir el diagrama de Gantt:

1.- En el menú Archivo elija Imprimir.


2.- Elija el botón “Presentación preliminar” en el cuadro de diálogo Imprimir.
3.- Si está conectado a una impresora, elija el botón “Imprimir”. De lo contrario, elija el botón
“Cerrar” para volver al diagrama de Gantt.

Una vez cumplimentados estos pasos podrá experimentar con Microsoft Project y crear
programaciones para sus proyectos; obtendrá información adicional, a medida que la necesite
utilizando la Ayuda y las Fichas-Guía.

Guardar el trabajo y salir de Microsoft Project

Ahora que ha completado la programación, quizá desee guardarla como archivo en el disco para
volver a utilizarla en el futuro. Si no lo hace, al cerrar la programación o salir de Microsoft Project
perderá todos los cambios efectuados en la misma.

Para guardar un nuevo archivo del proyecto:

1.- En el menú Archivo elija Guardar como.


2.- Luego seleccione el botón “Guardar sin línea de base”
3.- Elija “Aceptar”
4.- Escriba el nombre del nuevo archivo. Si no incluye una extensión, Microsoft Project agregará
automáticamente la extensión .MPP al nombre del archivo.
5.- En Microsoft Project, elija “Aceptar”

Para salir de Microsoft Project

1.- En Microsoft Project elija Salir en el menú Archivo. Si decide salir de un archivo del proyecto sin
guardar los cambios se le preguntará si desea guardarlos.
2.- Para salir guardando los cambios, elija el botón “Si”
Para salir sin guardar los cambios elija “No”
Para volver sin salir, elija “Cancelar”

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EL PROCESO DE PLANIFICACION DE PROYECTOS.

Administración de un proyecto con Microsoft Project

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y administración de


tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido, normalmente con limitación de
tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como escribir en un bloc de notas una lista de
tareas con sus fechas previstas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar
de miles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de los planes de
proyectos comparten elementos comunes , incluyendo la división del proyecto en tareas de fácil
manejo, la programación de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la administración de proyectos está compuesta por tres fases:

• Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase más importante.


Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre
tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la asignación de los mismos.
Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en la información que se les
proporciona cuando se planifica el proyecto.
• Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una
vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La
administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que
refleje los cambios que se hallan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.
• Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del
proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de las ventajas de usar Microsoft
Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El usuario mantiene un control absoluto
que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes, a fin de que muestren la
información deseada en un formato conveniente para el usuario

Modelos Tradicionales de Administración de Proyectos

• METODO DE RUTA CRITICA (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. DuPont


Corporation y Remington Rand, en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de
proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica: un modelo
matemático que calcula la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea
en particular y en sus dependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el
método de programación utilizado fundamentalmente en el software para la administración de
proyectos actualmente, incluido Microsoft Project.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misiles Polaris, un sistema
de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal del proyecto, creó el
sistema de programación PERT ( Programme evaluation and review technique) que utiliza
probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT
(también llamado diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones
entre tareas.
El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la
teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante
gráficos. Se denomina “gráfico” a un conjunto de puntos llamados “nodos” y a un conjunto de arcos
que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estos
gráficos; cada tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que
corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes
(denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor
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duración. Este es denominado “camino crítico” e interesa conocerlo, pues condicionará la duración
total del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino (“tareas críticas”)
deben ser las más controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas.
Este método es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo
y una terminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad en la
interrelación de las tareas que los forman.

• DIAGRAMA DE GANTT

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, Henry L. Gantt


desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo.
El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y
determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos
de programación más completos y, sin duda, el más usado. El gráfico se confecciona a dos
escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas, etc); en la vertical, se
ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes
de trabajo, etc.. El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada elemento
productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez
tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y trabajo
realizado efectivamente en ese lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos
(generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente
contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar lo
programado.
Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación así como
hacer el seguimiento e imprimir informes.

ACTIVIDADES CLAVE DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1 - Creación y Organización de la Programación

Consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la cantidad de tiempo o
duración que precisará cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás
información, como fechas y límites para construir la programación y proporcionarle un modelo
realista del proyecto que va a administrar.
Para crear y organizar la programación deberá:
A - Comenzar una nueva programación: Consiste en crear un nuevo archivo y designar la fecha de
comienzo o final del proyecto así como el resto de la información general del mismo.
Es mejor programar desde la fecha de comienzo del proyecto; de esta manera, Microsoft Project
determinará la fecha de fin del proyecto según el tiempo necesario para completar el resto de las
tareas y demás información del proyecto.
Para introducir la fecha de comienzo o de fin de proyecto:
1 - Haga clic en el botón “Nuevo” de la barra de herramientas Estándar. O elija Nuevo en el menú
Archivo.
2 - Escriba la fecha de comienzo a partir de la que se programará el proyecto. O, seleccione
“Fecha de fin del proyecto” en el cuadro “Programar a partir de :” Y a continuación escriba la fecha
de fin desde la cual programar el proyecto.
3 - Si desea introducir más detalles acerca del proyecto, seleccione la ficha Documento y escriba
la información que desee.
4 - Elija “Aceptar”.
Si cambian los planes, puede cambiar la información del proyecto en cualquier momento mediante
el comando Resumen del menú Archivo.

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B - Introducción de tareas: Con esta información se identifican los trabajos que será necesario
realizar a lo largo del proyecto. Mediante la introducción de tareas en la tabla de Gantt podrá crear
rápidamente la lista de tareas de la programación.

* Introducción de tareas repetitivas: puede establecer que una tarea suceda diaria, semanal,
mensual o anualmente. Asimismo, puede especificar la duración de la aparición, cuándo sucederá
y cuántas veces se repetirá esa tarea.

1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.


2 - Seleccione la primera fila de tareas en blanco de la tabla de Gantt.
3 - En el menú Insertar, elija Insertar tarea repetitiva.
4 - Escriba el nombre de la tarea en el cuadro “Nombre:”.
5 - En el cuadro “Duración” escriba la duración de la tarea: minutos, horas, días, semanas.
6 - En “Esto sucede”, seleccione el intervalo de aparición de la tarea.
7 - En “Diariamente”, “Semanalmente”, “Mensualmente” o “Anualmente”, especifique la frecuencia
de la tarea.
8 - En “Duración”, escriba la fecha de comienzo en el cuadro “Desde:” y la fecha de fin en el cuadro
“Hasta:”, o bien el número de veces que se repetirá la tarea en el cuadro “Para ocurrencias”.
9 - Elija “Aceptar”.

* Cambios de tareas a hitos.


* Cambios de duración de las tareas.
* Eliminación de una tarea.
* Degradación y promoción de tareas.

C - Organización del proyecto según un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las
distintas fases de programación: Es posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la
programación. Cuando ordene una programación esquematizada, Microsoft Project ordenará por
separado las tareas de cada nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre las subtareas y
sus tareas de resumen. Si se desplaza una tarea de resumen sus correspondientes subtareas se
desplazarán con ella.
Para ordenar un esquema:
1 - En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.
2 - En el menú Herramientas, elija Ordenar y a continuación un nombre de campo.

Mediante la contracción y expansión de un esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de


una tarea resumen.
Para contraer un esquema:
1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.
2 - Seleccione la parte del esquema que desee contraer. Si selecciona una tarea de resumen no es
preciso seleccionar sus correspondientes subtareas para contraerlas.
3 - Haga clic en el botón “Ocultar subtareas” de la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Ocultar subtareas.
Es posible contraer o expandir fácilmente una tarea de resumen haciendo doble clic en la misma.

Para expandir un esquema:

1 - Elija en el menú Ver, Diagrama de Gantt.


2 - Seleccione la parte del esquema que desee expandir.
3 - Haga clic en el botón “Mostrar subtareas” de la barra de herramientas Formato.
O, en el menú Herramientas, elija Niveles de esquema y, luego, elija Mostrar subtareas.
Para expandir el esquema completo, haga clic en el botón “Mostrar todas las tareas” de la barra de
herramientas Formato.

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D - Creación de un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas según
los horarios laborales: El calendario del proyecto define los días y horas laborables de todo el
proyecto. Microsoft Project solo programará tareas en los días y horas laborables establecidas en
el calendario del proyecto. Cuando habrá un nuevo proyecto el sistema utilizará un calendario
predeterminado con la siguiente configuración:
- días laborables: de lunes a viernes
- horas laborables: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00
- no hay días no laborables.
Microsoft Project también proporciona un calendario de recursos para cada recurso.
También es posible cambiar los días y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar
exactamente los días y horas laborables del mismo. Puede especificar los días y horas no
laborables normales, como fines de semana y tardes así como feriados y vacaciones.
Para cambiar los días y horas laborables:
1.- En el menú Herramientas elija Cambiar Calendario Laboral
2.- Seleccione una fecha en el calendario
3.- En “Hacer días”, seleccione un botón de opción
4.- Si ha seleccionado el botón de opción “Laborables”, en “Horario de Trabajo:” , escriba las horas
de comienzo y fin de la jornada
5.- Elija “Aceptar”

2.- Programación de Tareas

Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft Project puede
vincular tareas fácilmente en su programación para que reflejen o modelen la forma en que
realmente trabaja el proyecto.

Para crear una programación manejable se debe:

A.- Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas


Algunas tareas pueden relacionarse con otras de diferentes maneras. Una tarea que deba
comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar se denomina predecesora. La tarea que
depende del comienzo o fin de la que la precede se llama sucesora.
Microsoft Project brinda cuatro tipos diferentes de relaciones entre tareas:
* Fin a comienzo (FC): la tarea comienza cuando su predecesora finaliza.
* Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza cuando su predecesora comienza.
* Fin a fin (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina.
* Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza cuando su predecesora comienza.

B- Superponer o retrasar tareas relacionadas


A veces las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que se sucederá
el trabajo en el proyecto. Puede crear este tipo de relaciones entre tareas mediante el uso del
adelanto u la posposición.
Mediante el adelanto, es posible programar la superposición de dos tareas, para que una de ellas
comience antes de que su predecesora finalice. Si agrega una posposición, podrá retrasar el
comienzo de la tarea sucesora. Ambos se expresan en unidades o en porcentajes de la duración
de la tarea predecesora.
* “No comenzar antes del “ (NCAD)
* “No finalizar después del” (NFDD)
* “No comenzar después del” (NCDD)
* “Debe finalizar el “ (DFE)
* “Debe comenzar el” (DCE)
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C- Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta


Microsoft Project puede programar una tarea para que comience en una fecha concreta, o
para que finalice en o antes de una fecha concreta.
Para definir una delimitación:
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón “Información” de la barra de
herramientas Estándar. o, seleccione la tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Avanzado
4.- En “Delimitar Tarea”, seleccione un tipo de delimitación de la lista.
5.- Si ha seleccionado una delimitación distinta a “Lo mas tarde posible” o “Lo antes posible”,
escriba la fecha de delimitación en el cuadro “Fecha”.
6.- Elija “Aceptar”
Microsoft Project volverá a calcular la programación.

Para superponer o retrasar tareas:


Con estas propiedades, puede comenzar una tarea sucesora (con un adelanto) antes de
que la predecesora haya terminado; o definir un período de espera (con una posposición) entre el
fin de la predecesora y el comienzo de la sucesora.
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- Seleccione la tarea que desee y luego haga clic en el botón “Información” de la barra de
herramientas Estándar. o, seleccione la tarea y elija Información acerca de la tarea en el menú
Insertar.
3.- Seleccione la ficha Predecesoras.
4.- En el campo “Posposición” escriba el adelanto o la posposición que desee, en forma de
duración o de porcentaje de la duración de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto como un número negativo o como porcentaje completo y la posposición como
número positivo.
5.- Elija “Aceptar”.

Para delimitar tareas:


Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea
para crear una programación que proporcione información precisa y cumpla los requisitos.
Microsoft Project proporciona las siguientes delimitaciones de tareas:
* “Lo antes posible” (LAP)
* “Lo más tarde posible” (LMTP)
* “No finalizar antes del” (NFAD)

ADICION DE PERSONAL Y EQUIPAMIENTO AL PROYECTO

El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Con Microsoft
Project es posible:
* Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programación contiene el personal y el
equipamiento adecuados.
* Crear programaciones de trabajo para los recursos.

La asignación de recursos a las tareas puede ser una parte importante del éxito en la
administración del proyecto. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo sea:
• Llevar a cabo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a
las tareas.
• Asegurar una buena descripción y comprensión del proyecto; si las responsabilidades están
claras, el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuirá.
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• Aumentar la flexibilidad en la planificación de cómo y cuándo deben estar terminadas las tareas.
• Observar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.
• Realizar un seguimiento de los costos de los recursos.

Las asignaciones de recursos afectan a la cantidad de tiempo que se empleará para finalizar la
tarea; ésto se denomina “Programación en función de los recursos”.
Según las asignaciones de recursos, Microsoft Project calculará también los costos de los recursos
y las tareas, si introdujo información acerca de los costos y la cantidad de trabajo completado.

Creación de la lista de recursos del proyecto:


Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin de
ahorrar tiempo posteriormente. La misma contiene:
* El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento o alguno de
los tipos de recursos intercambiables.
* El número máximo de unidades de recursos intercambiables disponible.

1 - En el menú Ver, elija Hoja de recursos.


2 - En el menú Ver, elija Tabla, y luego, Entrada.
3 - Escriba el nombre del recurso en un campo vacío de la columna “Nombre del recurso”.
4 - Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna “Grupo”.
5 - Si fuera necesario, en la columna “Capacidad máxima”, escriba el número de unidades
disponibles de dicho recurso.
6 - Cambie la información predeterminada que aparece en los demás campos por la más
adecuada.
7 - Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

A medida que trabaje con el Diagrama de Gantt u otras presentaciones de las tareas puede
agregar nombres de recursos. Haga clic en el botón “Asignación de recursos” de la barra de menú
Estándar. Escriba el nombre del recurso en un campo “Nombre” disponible.

Asignación y eliminación de recursos:


Es posible asignar un recurso, un recurso a tiempo parcial, varios recursos o varias unidades del
mismo recurso a una tarea. Microsoft Project mostrará el porcentaje del tiempo que un recurso es
asignado a una tarea y el número de los mismos, si se asignan varios, a continuación del nombre
del recurso en la barra de tareas del Diagrama de Gantt.
Para eliminar un recurso de una tarea:
1 - En la Tabla de Gantt, elija una tarea.

2 - Haga clic en el botón “Asignación de recursos” de la barra de herramientas Estándar. O elija


Asignación de recursos en el menú Insertar.
3 - Seleccione el recurso que desea eliminar.
4 - Elija el botón “Quitar”.
5 - Elija el botón “Cerrar”.

Controlar cuándo un recurso comienza a trabajar en una tarea:

Con este programa es posible indicar dicho momento. Por ejemplo, puede escalonar los
momentos en que varios recursos empiezan a trabajar en la misma tarea retrasando el momento
de comienzo de uno o más recursos. Cuando retrase el comienzo de la asignación de un recurso,
Microsoft Project recalculará la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea.
1.- En el menú Ver , elija el Diagrama de Gantt
2.- En el menú Ventana, elija Dividir
3.- En la tabla de Gantt seleccione la tarea para la que desee retrasar el trabajo del recurso.
4.-Seleccione el Formulario de tareas en la sección inferior
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5.- En el menú Formato, elija Detalles y luego, elija Calendario del Recurso.
6.- Si no especifica la duración del recurso en el campo “Trabajo”, escriba la duración del trabajo
en el campo y luego, presione, entrar.
7.- En el campo “Retraso del recurso”, escriba la duración deseada para el retraso en el comienzo
del trabajo del recurso
8.- Elija “Aceptar”
9.- En el menú Ventana, elija Anular división.

Programación del trabajo de recursos:

Microsoft Project programa las tareas según la información del calendario del proyecto, el
calendario predeterminado de la programación, que indica las horas laborables normales y los
períodos no laborables habituales.
Después de crear el calendario base es necesario asignar el calendario a los recursos que desee
utilizar.
De manera predeterminada, el calendario estandar del proyecto se aplica a todos los recursos del
proyecto, haciéndolo coincidir . Si este es el único calendario que se utiliza, no es neceario
modificar el calendario para cada recurso.
Si un recurso individual tiene una programación diferente, puede modificar el calendario de ese
recurso.

1.- En el menú Herramientas elija Cambiar el calendario laboral


2.- En el cuadro “Para:” seleccionar el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3.- En el calendario seleccione los días que desee cambiar.
4.- Seleccione el botón “Laborables, “No laborables”, o “Predeterminados”
5.- Para cambiar las hojas laborables escriba la nueva hora en el cuadro “De:” o en el cuadro “A:”
6.- Elija “Aceptar”

Cuando cree un calendario base para más de un recurso, será necesario asignar ese
calendario a cada uno de los recursos para que Microsoft Project utilice dicha información cuando
programe el trabajo de los recursos.
1.- En el menú Ver elija Hoja de recursos
2.- Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario
3.- Haga clic en el botón “Información “ de la barra de Herramientas Estándar . O elija Información
acerca del recurso en el menú Insertar
4.- En el cuadro “ Calendario Base:”, seleccione el calendario que desee para ese recurso.
5.- Elija “Aceptar”

ASIGNACION DE COSTOS A LAS TAREAS Y A LOS RECURSOS

Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la


programación y del control del proyecto. Por ejemplo, las consideraciones de costos determinará la
rapidez con la que se llevarán a cabo las tareas y cómo se emplean los recursos (equipamiento y
trabajadores). En algunos casos, el éxito del proyecto se mide por la desviación entre los costos
finales del proyecto y los costos previstos.
Con Microsoft Project, es posible seguir la evolución de los costos a un nivel básico o avanzado.
Es posible:

* Asignar salarios o tasa a los recursos.


* Contabilizar el costo de los materiales.
* Controlar la acumulación de costos.
* Consultar los costos del proyecto.

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Mediante la asignación de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft
Project para seguir la evolución del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el
proyecto, será posible desarrollar escenarios de costos del tipo “ qué pasaría si”, mediante el ajuste
de los recursos y la posterior revisión del efecto de los cambios en los costos de la programación.
Es posible determinar cuanto costará completar una tarea, así como desarrollar un historial de
costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en
una tarea y de todos los gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.

Si se asignan costos a los recursos y tareas, será posible contestar también diversas
cuestiones relativas a los costos en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

* ¿Cuál es el costo de los recursos de esta tarea?


* ¿Cuál es el costo de los recursos del proyecto?
* ¿Cuánto costará completar esta tarea?
* ¿Cuál es el costo total de esta fase del proyecto?
* ¿Cuál es el costo planificado del proyecto?

Asignación de tasas a los recursos

Puede servirle de ayuda para la exacta administración de los costos del proyecto. Las
tasas de los recursos podrían ser el costo horario de los trabajadores o del equipo necesario para
completar una tarea , o el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del
recurso incluye tareas las tasas de hora extra o estándar de los recursos. Cuando un recurso con
una tasa de hora extra o estándar se asigna a una tarea, y ésta dura más tiempo del planificado, se
incrementa el costo del recurso para esa tarea.
1.- En el menú Ver, elija Hoja de recursos.
2.- En los campos “Tasa estándar”, “Tasa hora extra”, o “Costo por uso” del recurso, escriba la
tasa.
3.- Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR.
Nota: Si varios recursos tienen tasas estándar o de hora extra, un importe por uso o un método
acumulativo, puede ahorrar tiempo mediante una entrada válida para todos ellos. En Hoja de
recursos, seleccione los recursos. Para seleccionar recursos no adyacentes, mantenga
presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres de los recursos. Haga clic en el botón
“Información” de la barra de herramientas Estándar o elija el comando Información acerca del
recurso en el menú Insertar, e introduzca la información para todos los recursos seleccionados al
mismo tiempo.

Asignación de un costo fijo a una tarea

Si sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no está asignando recursos a la
tarea, introduzca el costo fijo. El costo fijo podría ser el costo de los suministros para los que ya se
ha negociado un precio de compra. También podría consistir en una oferta aceptada de un
contratista externo o en la tarifa plana que se paga por un trabajo.

1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt.


2.- En el menú Ver, elija Tabla y a continuación elija Costo.
3.- En el campo “Costo Fijo” de la tarea , escriba el costo.
4.- Haga clic en el botón de entrada o presione la tecla ENTRAR

Control de la acumulación de costos

Con Microsoft Project, es posible acumular los costos de la tarea cuando ésta comience o
finalice, o prorratear el costo. Por ejemplo es posible:
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* Acumular el costo total de una tarea al comienzo si paga el total de la cantidad antes de
comenzar el trabajo.
* Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.
* Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo según el grado de cumplimiento de
una tarea.

Nota: Solamente puede prorratear los costos estándar y de horas esta de los recursos. Un recurso
de costo único se acumula sólo al comienzo o al final de la tarea, y los costos fijos siempre se
acumulan al final.

Para controlar la acumulación de costos

1.- En el menú Ver, elija Hoja de Recursos


2.- Seleccione el recurso.
3.- Haga clic en el botón “Información” de la barra de herramientas Estándar. O elija Información
acerca del recurso en el menú Insertar.
4.- En el cuadro “Acumular” y en “Costos”, seleccione un método de acumulación.

Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de una tarea Comienzo
Acumular el costo cuando la tarea esté
terminada Fin
Acumular el costo según el porcentaje
de finalización de la tarea Prorrateado
5.- Elija “Aceptar”

Acerca de la presentación de los costos del proyecto

Con Microsoft Project, hay distintas formas de ver los costos del proyecto. Puede ver los
costos de las tareas cuando desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y del
costo total de una tarea. Puede ver los costos de los recursos cuando desee consultar cuánto
dinero ha gastado en horas extra.
Asimismo, puede consultar los costos totales del proyecto para comprobar si el proyecto
permanece dentro de los valores generales presupuestados.
Observando los costos puede:
- Administrar estrictamente el proyecto mediante el seguimiento de los costos de cada tarea.
- Generar informes de costos de tareas individuales, así como el costo global del proyecto.
- Presentar los costos de los recursos individuales y por grupos.

Presentación del costo por tarea

Si considera inaceptable el costo total del proyecto, necesitará consultar el costo de cada tarea. El
costo de las tareas incluye el costo total de todos los recursos y los costos fijos. Si el costo de una
tarea individual es demasiado elevado, quizás sea posible reducir la magnitud del trabajo, hacer el
trabajo en menos tiempo o asignar un recurso más barato para llevar a cabo el trabajo.
Para presentar el costo por tarea
1.- En el menú Ver, elija Diagrama de Gantt
2.- En el menú Ver, elija Tabla y a continuación, elija Costo
3.- Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta que aparezca el campo “Costo Total”
O arrastre la barra de división hacia la derecha para mostrar el campo “Costo Total”
Nota: Existen varias formas de consultar el costo por recurso.
1.- Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos aplicada para mostrar el costo total de cada
recurso.

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2.- Use la presentación Uso de recursos para mostrar los costos o el acumulado de las horas
extras de cada recurso. Puede copiar los costos de esta presentación y pegarlos en otra
aplicación, Como Microsoft Excel.
3.- Use el Gráfico de recursos para ver una representación gráfica de los costos o acumulados de
las horas extra de los recursos.
4.- Use el Formulario de recursos que muestra los campos de costos para presentar los costos de
los recursos de cada tarea a la que haya asignado el recurso.

EVALUACIÓN Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN

Una vez creada la programación mediante la introducción de tareas, la asignación de


recursos y la introducción de la información acerca de los costos, estará preparado para evaluarla y
ajustarla. Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban
ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso
de planificación y, mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez
iniciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario,
para adecuarla a sus objetivos y necesidades.
Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida
en la programación y del nivel de detalle en que se esté administrando el proyecto. Por
consiguiente, debería considerar la evaluación de:

La fecha de fin de la programación.


La manera en que se han asignado los recursos.
El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la
ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que
deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas
de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la
fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación de las tareas críticas.
Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud,
buscar y resolver recursos sobreasignados y reducir el costo del proyecto.

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Acerca de la evaluación de la programación

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes,


en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo, de los recursos
y de los costos. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a identificar:

La relación entre tareas y la ruta crítica


El tiempo de demora en la programación
Las delimitaciones en las tareas
Los recursos sobreasignados
El costo de las tareas

En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre sí de


diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica
y reducir la programación.
Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación, será
posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de recursos de las tareas no críticas para
utilizar la demora en la programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede
retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin de la programación. Si una tarea que tiene demora
finaliza más tarde, no afectará al resto de la programación. La mayoría de las programaciones
tienen siempre algunas tareas no críticas con demora.
Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de
comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas
fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente
necesarias, ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación.

Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de manera eficaz.


Se dice que un recurso está sobreasignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede
realizar en las horas de trabajo programadas. Se dice que un recurso está infraasignado cuando no
está plenamente asignado. Para asegurarse de que los recursos estén sobreasignados o
infraasignados en la menor cantidad de casos posible, se podrán reprogramar las tareas dentro de
su tiempo de demora.
Si se están introduciendo costos en la programación, será necesario verificar el costo total
del proyecto para comprobar que se mantiene dentro del presupuesto. Si el costo total es
demasiado elevado, se podrá reducir el costo de tareas y recursos individuales para disminuir los
costos del proyecto.
Una vez identificados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la
programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

Verificación de la relación entre tareas

En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre sí de diversas


maneras. Una tarea que deba comenzar o terminar antes de otra pueda comenzar se denomina
tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se
denomina tarea sucesora. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden
utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Utilizando de manera eficaz
estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto.

identificación de la ruta crítica

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función a las duraciones
de tareas en la ruta crítica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del

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zproyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso
entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. La
ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en la programación.
Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las tareas críticas.
Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación. Microsoft
Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto.

Nota Si da formato al texto en Microsoft Project, el formato directo reemplazará todo formato
definido para una categoría de texto, por ejemplo para todas las tareas críticas.

Búsqueda de márgenes de demora en la programación

Al analizar las tareas de la programación es posible buscar demoras permisibles; es decir,


el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. También es posible ver la
cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, lo cual
se denomina margen de demora total.
Es importante saber dónde existen márgenes de demora dentro de la programación, ya
que ello permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases
de la programación no tienen margen de demora y otras tienen demasiado. La mayoría de las
programaciones tienen algunas tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas
tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo que compensaría las
tareas que han tardado más tiempo que el planificado.

Examen de las delimitaciones de las tareas

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin
de tareas importantes. Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignará automáticamente la
delimitación "Lo antes posible". Sólo cuando sea necesario, deberán definirse otras delimitaciones,
como en el caso en que un cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience o
finalice en una fecha específica.
Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa
empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones también pueden restringir la
flexibilidad de la programación. Si se produce un conflicto de programación entre una delimitación y
una relación entre tareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación.
En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas de la
programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente son
necesarias. Toda delimitación que requiera la introducción de una fecha debe utilizarse con sumo
cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de
comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y, además, restringen la posibilidad de
redistribuir los recursos sobreasignados.

Búsqueda de los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas

Al evaluar la programación deberá cerciorarse de haber asignado los recursos de una


manera eficaz. A cada tarea debe asignársele un número de recursos adecuado en el momento
justo de realizar el trabajo. Y a cada recurso deberá asignársele trabajo suficiente, de forma que
pueda elaborarse una programación completa con la menor cantidad posible de casos de
sobreasignación e infraasignación de recursos. (En ocasiones serán inevitables algunas
sobreasignaciones e infraasignaciones.)
Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignación de recursos deberá
determinarse cuáles son los recursos sobreasignados, en qué momentos están sobreasignados y
qué tareas tienen asignadas en dichos momentos. Para resolver la sobreasignación de recursos

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deberá asignarlos de manera diferente, o bien será necesario volver a asignarlos para el momento
en que el recurso esté disponible.

Búsqueda del costo de una tarea

Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar el costo total de la misma para
asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si el costo total es superior
al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si
es posible reducir los costos.
El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos
atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el usuario que es
independiente del tiempo o el trabajo que insumen completar una tarea.

Para ver el costo total de la programación en sus diversas fases, elija Resumen en el menú
Archivo. Elija el botón "Estadísticas". Observe en la columna "Costo" las cantidades totales de los
costos actuales, previstos, reales y restantes.

Reducción de la programación cambiando la ruta crítica

La manera más evidente de reducir la duración de la programación consiste en reducir la


ruta crítica mediante la eliminación o combinación de tareas. Este método puede ser también el
más difícil, ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para
completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar tareas, se puede considerar la
posibilidad de cambiar algunas tareas para que dejen de estar en la ruta crítica.
Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si puede dividirse en subtareas. Para que el
trabajo avance, quizá no sea necesario que algunas de las subtareas se completen de manera
secuencial, por lo que se podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en
subcríticas.

Reducción de la programación agregando tiempo de adelanto o tiempo de posposición a las


tareas

Un método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en analizar todas las
tareas con relaciones de fin a comienzo para ver si es posible superponerlas, de manera que las
tareas puedan llevarse a cabo simultáneamente en la medida de lo posible. Con Microsoft Project
es posible utilizar el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de su
predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el comienzo de
una tarea sucesora.

Reducción de la programación disminuyendo el trabajo de un recurso en una tarea

Una vez analizada la programación y después de determinar lo que debe reducirse, se


podrá disminuir la duración de algunas tareas para reducir la programación.
Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas basándose en la
cantidad de trabajo necesario para completarla, en el número de unidades de recurso que se le
han asignado y en los horarios y el trabajo asignados a dichos recursos. Esto se denomina
programación en función de los recursos. Es posible disminuir la duración de una tarea
disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La
disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del fin de
la programación.

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Reducción de la programación mediante la ampliación de la programación laboral de un


recurso

Después de analizar la programación y de haber determinado que necesita ser reducida,


será posible reducir la duración de algunas de las tareas de la programación.
Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de una tarea basándose en la
cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el número de unidades de recursos
asignadas a la misma. Esto es lo que se denomina programación en función de los recursos. La
reducción de la duración de las tareas en la ruta crítica permitirá adelantar el fin de la
programación.
Si no es posible asignar más recursos a una tarea, quizá sea conveniente ajustar los
calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea, de manera que trabajen
mayor cantidad de horas.

Cambio de las asignaciones de tarea de un recurso sobreasignado

El método más directo para resolver un problema de sobreasignación de recursos consiste


en cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto se efectúa quitando un
recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de sobreasignación. Otra manera es
reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando el recurso esté disponible.

Reasignación de un recurso para que trabaje a tiempo parcial en una tarea

Si un recurso está sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las


que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra
opción. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas
que se efectúen durante el período de sobreasignación.

Nota Si el recurso que se está asignando para que trabaje a tiempo parcial en la tarea es un
recurso esencial, este método incrementará la duración de la tarea. La reasignación de un recurso
para que trabaje a tiempo parcial también puede tener el efecto de convertirlo en un recurso
esencial, aumentando así la duración de la tarea.

Disminución de la cantidad de trabajo asignada a un recurso

Si un recurso está sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas ni


quitar el recurso, no existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la duración de la tarea, existe
otra opción. Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha asignado el recurso
sobreasignado durante el período de sobreasignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al
recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén asignados.
Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el recurso al que se desee
disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso esencial.

Cambio de la programación laboral de un recurso

Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios de recursos, en los cuales es
posible introducir la información individual de la programación, por ejemplo vacaciones o tiempo
necesario para el mantenimiento de los equipos. En el caso de que en determinados puntos de la
programación un recurso esté sobreasignado, una posible solución podría ser cambiar el
calendario de recursos. Por ejemplo, si la programación está basada en una semana laboral de 5

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días y un recurso a tiempo parcial trabaja sólo 3 días de la semana, la extensión del calendario de
recursos a una semana laboral de 4 ó 5 días podría aliviar en parte la sobreasignación del recurso.

Resolución automática de las sobreasignaciones de recursos

En Microsoft Project, es posible resolver automáticamente las sobreasignaciones de


recursos mediante la redistribución. La redistribución, sencillamente retrasa determinadas tareas
de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejan de estar sobreasignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la programación, verifica las relaciones entre
predecesoras, el tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones de
tareas para determinar qué tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar
cuáles deberán retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera.
También se puede decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos
seleccionados. Y, por último, se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fin de la
programación.

Resolución manual de las sobreasignaciones de recursos

Otra manera de redistribuir la programación consiste en resolver manualmente las


sobreasignaciones de recursos. Esto puede ser de utilidad cuando la redistribución automática no
produzca el ajuste de programación deseado. Microsoft Project dispone de una presentación en la
que pueden verse cuáles son los recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede ir a
cada sobreasignación y resolver el conflicto de la manera más adecuada a sus necesidades.

Retraso de una tarea con un recurso sobreasignado

La manera más sencilla para resolver una sobreasignación de recursos consiste en


retrasar la tarea asignada al recurso hasta que éste disponga de tiempo para trabajar en ella. Es
posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto sobre la asignación del recurso y, a
continuación, ajustar aún más el retraso, si ello fuera necesario.
El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y
puede afectar a la fecha de fin de la programación. Para evitarlo, retrase primero las tareas con
margen de demora permisible y agregue un retraso sólo de una duración sólo equivalente al
margen de demora de cada tarea. También resultará de utilidad retrasar las tareas no críticas antes
que las tareas en la ruta crítica. Pruebe a agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos
sobre la programación.

Reducción de costos mediante el reemplazo de un recurso

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos
costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio será necesario tomar en consideración el
hecho de que a un recurso menos cualificado le llevará más tiempo cumplir una tarea que a un
trabajador más cualificado y más caro.

Reducción de los costos por uso mediante la reprogramación del trabajo

Algunos de los recursos del proyecto pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se
los utiliza, además de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidación de
tareas que tengan tarifas por uso.
Por ejemplo, si varias tareas programadas para horarios diferentes incluyen tarifas o tasas
por uso en el caso de un recurso que trabaja en ambas tareas, es posible eliminar una tarifa por
uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. También existe la opción de
dividir la tarifa entre las dos tareas.

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Reducción de costos mediante la eliminación de tareas

Otra estrategia para reducir costos consiste en reducir la extensión del proyecto. En otras
palabras, será posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad.
También se puede reducir la extensión mediante la reasignación de recursos o la reducción
del trabajo en tareas individuales.

Administración de los flujos de caja mediante el cambio del método de acumulación de


costos

Con Microsoft Project es posible administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de los recursos
asignados a la misma. Otra opción consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o
queda concluida.
Por ejemplo, quizá se desee negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que
el trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la
acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.

Nota Sólo es posible prorratear los costos por trabajo estándar y de horas extra del recurso. El
costo por cada uso de un recurso sólo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea, y los
costos fijos siempre se acumulan al final.

IMPRESIÓN E INFORMES

Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es necesario comunicar la información


acerca del mismo a varias personas. Con Microsoft Project es posible imprimir información
específica del proyecto según las necesidades de

• Información general, como resúmenes del proyecto.


• Información acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt.
• Información acerca del recurso, como la programación de cada recurso.
• Información acerca de los costos, como el costo de los recursos con presupuestos
sobrepasados.
• Información acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso con
respecto a la programación.

Si la presentación del proyecto que aparezca en pantalla satisface las necesidades de


comunicación, es posible imprimirla. Existe también la opción de imprimir información variada en
alguno de los formatos de informe predefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de
más de veinte presentaciones e informes predefinidos.
Las tareas clave que es necesario realizar antes de imprimir una presentación o un informe son:

• Seleccionar la presentación o el informe que mejor se adapte a sus necesidades de


comunicación.
• Ajustar los márgenes, agregar bordes y cambiar otras partes del diseño de la página
para adaptarlo a sus necesidades.
• Seleccionar y configurar la impresora o el trazador que se vaya a utilizar con Microsoft
Project.
• Personalizar la presentación o el informe para comunicar la información de la manera
más eficaz posible.

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Qué se puede imprimir

Con Microsoft Project es posible imprimir la información acerca de las tareas, los recursos,
los costos y el progreso del proyecto mediante la impresión de la presentación o del informe que
mejor se adapte a sus necesidades.
Las tablas siguientes presentan información de utilidad que se puede imprimir utilizando
combinaciones de presentaciones, tablas, filtros y opciones del menú Formato de Microsoft Project,
o bien los informes, tablas filtros y opciones de informes de Microsoft Project. Por lo tanto, es
posible imprimir:

¿Imprimo una presentación o un informe?

Para comunicar de manera eficaz la información acerca del proyecto a los administradores,
miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir esta información en un formato que satisfaga
las necesidades de cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la información
utilizando una amplia variedad de presentaciones o informes.
Las presentaciones e informes contienen información de diferente índole y la presentan de
manera distinta:

• Empleando una presentación es posible examinar la información en la ventana del


proyecto o en la ventana de presentación preliminar. Un informe sólo puede
examinarse en la ventana de presentación preliminar.
• En una presentación es posible editar información específica. En un informe no es
posible editar información específica.
• En las presentaciones es posible cambiar el formato aplicado a cada categoría de
texto, como por ejemplo las tareas retrasadas o un texto específico. En los informes
sólo es posible cambiar el formato de una categoría de texto.

Antes de imprimir una presentación o un informe es posible presentar las páginas en la


ventana de presentación preliminar para ver cuál será su aspecto una vez impresas. Por ejemplo,
será posible verificar los márgenes, ver la posición y el texto de los encabezados y pies de página,
y comprobar la orientación de la página (vertical u horizontal).
Antes de poder imprimir desde Microsoft Project es necesario configurar la impresora o el
trazador, si es que todavía no lo ha hecho. Podrá imprimir en cualquier impresora o trazador
aceptado por el software del sistema que se esté utilizando.

Ajuste proporcional de una presentación para imprimirla

Puede resultar más conveniente condensar una presentación impresa de manera que
quepa en menos páginas, a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible condensar una
presentación impresa de cuatro páginas de largo en dos páginas.
Con Microsoft Project es posible especificar el número de páginas en que se desee
imprimir en una presentación. Las presentaciones mayores de una página de largo constan de filas
y columnas de páginas que encajan entre sí como las piezas de un rompecabezas. Al
especificarse un número de páginas a lo ancho o a lo largo para la presentación impresa, durante
la impresión Microsoft Project reducirá (o ajustará proporcionalmente) el texto en consecuencia.

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Adición de un encabezado, un pie de página o una leyenda

Agregar la fecha, el número de página, el nombre de la empresa y otro tipo de información


a cada página de un informe o presentación impreso realzará el aspecto profesional del
documento, además de su inherente utilidad. Con Microsoft Project es posible agregar información
en forma de encabezado (texto que aparece impreso en la parte superior de cada página), de pie
de página (texto que aparece impreso en la parte inferior de cada página) o de leyenda (una lista
explicativa de los símbolos utilizados en un diagrama).
En un encabezado pueden escribirse tres líneas, otras tantas en una leyenda, y solamente
una en un pie de página.

Nota En los diagramas de Gantt y PERT sólo se pueden imprimir leyendas.

Insertar y anular un salto de página

En ocasiones, al imprimir puede resultar útil mantener junta en la misma página


información como una tarea de resumen y sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de página en los diagramas de Gantt, en las hoja de recursos, en
las presentaciones Uso de recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de página insertados
quedan marcados con un diseño de cuadrícula específico que facilita su identificación.
Cuando filtre u ordene la información en una presentación o en un informe, cada salto de
página se mantendrá con la tarea o el recurso seleccionado al insertar el salto de página. Por
ejemplo, si al aplicar un filtro no aparece una tarea, el salto de página asociado a dicha tarea no
aparecerá en la presentación o en el informe.

Impresión de columnas en una presentación de hoja

Al imprimir una presentación o un informe que contenga columnas de información, como es


el caso de los diagramas de Gantt, la presentación Uso de recursos, la Hoja de tareas o la Hoja de
recursos, será posible imprimir o repetir determinada información. Con Microsoft Project podrá:

Imprimir todas las columnas de los diagramas de Gantt y de la presentación Uso de recursos,
incluso aquéllas que no sean visibles en la pantalla.
Imprimir en cada página de una presentación de hoja un determinado número de
columnas.

Configuración de una impresora o un trazador en Microsoft Windows

En Microsoft Windows es suficiente con configurar las impresoras una sola vez para
utilizarlas con todas las aplicaciones. También es posible cambiar a otra impresora instalada o
cambiar la configuración de impresora para trabajar en Microsoft Project.

Nota Para obtener información detallada acerca del uso de una impresora o un trazador con
Microsoft Project para Windows, consulte la documentación del sistema.

Impresión de una programación personalizada como diagrama de barras (Diagrama de


Gantt)

Si desea ver de qué manera un cambio en la duración de una tarea afecta a las fechas de
comienzo y de fin de otras tareas y a la fecha de fin del proyecto, imprima el Diagrama de Gantt.
Un Diagrama de Gantt consta de dos partes: una tabla de Gantt y un diagrama de barras
de Gantt que presenta las duraciones de tareas y las fechas de comienzo y de fin a lo largo de una

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escala temporal. Las posiciones de las barras de tareas en el diagrama de barras de Gantt muestra
de qué manera se relacionan las tareas entre sí en el transcurso del tiempo.
Es posible personalizar un diagrama de Gantt mediante la inclusión de información
diferente y el cambio de su aspecto.

Impresión de una programación de calendario personalizada (Presentación Calendario)

Si desea ver un panorama general de las tareas programadas durante una semana o un
mes en particular, imprima la presentación Calendario. Las barras de tareas, que son similares a
las barras de un diagrama de Gantt, cubren los días en los que están programadas las tareas.
Es posible personalizar la presentación Calendario mediante la inclusión de información
diferente y el cambio de su aspecto.

Impresión de un diagrama de red personalizado que muestre las relaciones entre tareas
(Diagrama PERT)

Si desea ver de qué manera afectan unas tareas a otras y a la fecha de fin del proyecto,
imprima el Diagrama PERT. Un diagrama PERT se asemeja a un diagrama de flujo: un recuadro
representa cada tarea y una línea que conecta a dos recuadros representa la relación entre dos
tareas.
Es posible personalizar los diagramas PERT incluyendo información diferente y cambiando
su aspecto.

Impresión de información acerca de las tareas como hoja de cálculo personalizada (Hoja de
tareas)

Si desea que la información acerca de las tareas aparezca en formato en hoja de cálculo y
no necesita una representación gráfica de las relaciones entre tareas, imprima una Hoja de tareas.
Es posible personalizar la hoja de tareas mediante la inclusión de información diferente y el
cambio de su aspecto.

Impresión de información detallada acerca de las tareas (informe de tareas)

Si desea información detallada acerca de las tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo
total o los recursos asignados a cada tarea, podrá imprimir el informe de tareas. Con este informe
también podrá imprimir información acerca de las tareas y texto u objetos gráficos creados en
Microsoft Project o en otra aplicación.
Es posible personalizar el informe de tareas mediante la inclusión de información diferente
y el cambio de su aspecto.

Impresión de información acerca de las tareas y los recursos (informe Referencias


cruzadas)

Si lo que desea es una sencilla lista de los recursos con columnas de información acerca
de los mismos (como los salarios por hora, el costo y el tiempo total de trabajo), imprima la hoja de
recursos.
Es posible personalizar la hoja de recursos mediante la inclusión de información diferente y
el cambio de su aspecto.
Impresión de información acerca de los recursos como gráfico personalizado (Gráfico de recursos)

Para obtener un panorama claro de con cuánta eficacia se está utilizando el personal y
otros recursos, se puede imprimir la presentación Gráfico de recursos. Gráfico de recursos reúne
información acerca de los recursos, por ejemplo el grado máximo de utilización, el trabajo, la
sobreasignación, el porcentaje del tiempo asignado, los costos superiores a lo presupuestado y el
costo total, todo ello en un formato gráfico.
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Es posible personalizar la presentación Gráfico de recursos mediante la inclusión de
información diferente y el cambio de su aspecto.

TRABAJO CON PRESENTACIONES

En Project se utilizan se utilizan las presentaciones para introducir, cambiar, y mostrar la


información acerca de las tareas y recursos del proyecto. Utilizando diversas presentaciones, podra
ver la información del proyecto de maneras distintas mientras se organiza el proyecto, las tareas de
la programación y los recursos, y el seguimiento del progreso.

Incluye formatos utilizados por los profesionales de la administración de proyectos, como


los diagramas de Gantt y diagramas PERT, así como formatos de para la entrada de datos y su
visualización.

Tipos de presentación

Podrá utilizar tres tipos de presentaciones para mostrar la información del proyecto:

! Una presentación de hoja se parece a una hoja de calculo o una tabla de información.
! Una presentación de gráfico o de diagrama muestran la información de manera gráfica.
! Una presentación de formulario facilita la introducción de acerca de tareas y recursos
específicos.

Una presentación que ocupe toda la ventana Project es una presentación de sección única.
Puede combinar dos presentaciones de sección única para crear una presentación combinada, en
la que dos presentaciones comparten la ventana Project. La presentación Entrada de tarea, que
consta del diagrama de Gantt por encima del formulario de tareas, es un ejemplo de una
presentación combinada. En una presentación combinada, la información de la sección inferior sólo
está relacionada con la tarea o recurso seleccionados en la sección superior.

Acerca de las Presentaciones

Por cada presentación de hoja, diagrama y gráfico, excepto el diagrama PERT , hay un
filtro que determina que tareas o recursos resalta Project. Un filtro contiene instrucciones llamados
criterios que especifican las condiciones bajo las cuales aparecerá una tarea o recurso. Podrá
cambiar el filtro aplicado a una presentación cuando desee ver una información diferente en el
formato actual.
Una presentación de hoja, que contiene una lista de tareas y recursos, queda mas definida
por una tabla. Una tabla es un grupo de información relacionadas.

Acerca de mostrar una Presentación

Si desea crear una programación, podrá utilizar el diagrama de Gantt. Si desea crear
introducir o editar información detallada acerca de un recurso determinado, podra utilizar el
formulario de recursos.

Para mostrar una presentación:


1. En el menú Ver, elija Mas presentaciones.
2. Seleccione la presentación que desee mostrar.
3. Elija el botón Aplicar.

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Presentaciones Disponibles

Podrá mostrar información del proyecto en presentación de tareas o en presentación de


recursos.

Presentación de tareas Descripción

Diagrama de Gantt Muestran tareas y duraciones en el tiempo.


Utilícelas para introducir y planificar una lista de
tareas.

Diagrama Pert Un diagrama de red que muestra todas las tareas y


sus relaciones.

Calendario Muestra las tareas y sus duraciones.


Se utiliza para mostrar las tareas programadas
para una semana o semanas.
Hoja de tareas Una lista de tareas e información relacionada.
Introducir y programar tareas en un formato de tipo
hoja Calculo.
Formulario de tareas Se utiliza para introducir y editar la información
acerca de una tarea determinada.
Formulario de detalles de tareas Se utiliza para revisar y editar el seguimiento
detallado Y la programación de la información de
una tarea determinada.
Formulario nombre de tarea Se utiliza para introducir y editar el nombre de la
tarea y otra información acerca de la misma.
Diagrama Pert de tareas Muestra las predecesoras y las sucesoras de una
tarea.
Gantt de retrasos Muestran el retraso añadido a las tareas durante la
Redistribución.
Gantt detallado Una lista de tareas e información relacionada y un
diagrama de barras que muestran las barras de lo
Planificado y lo programado para cada tarea.
Entrada de tarea Presentación combinada con el diagrama de Gantt
encima y el formulario de tareas abajo.

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Presentación de recursos Descripción

Gráfico de recursos Muestra la asignación de recursos, los costos o las


Horas extras.
Hoja de recursos Una lista de recursos e información relacionada.
Uso de recursos Muestran la asignación, costo, información del
trabajo de cada recurso de trabajo en el tiempo.
Formulario de recursos Se utiliza para introducir y editar la acerca de un
recurso determinado.
Formulario Nombre de recurso Un formulario simplificado que se utiliza para
introducir Y editar el nombre del los recursos.
Asignación de recursos Una presentación combinada que se utiliza para
resolver las sobreasignaciones de recursos.

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO

Crear la programación es solo el primer paso, con Project también se puede seguir el progreso del
proyecto.
Realizando un seguimiento se puede:
! Identificar y resolver los problemas que se produzcan.
! Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto.
! Conservar datos históricos que le ayuden a planificar proyectos futuros de una forma mas
precisa.

Se puede seguir la información con diferentes niveles de detalle. El seguimiento del proceso es de
tres pasos:
! Crear una planificación prevista basada en la programación preliminar.
! Actualizar periódicamente la programación para reflejar el progreso del proyecto.
! Comparar la información actualizada de la programación con la planificación prevista para
determinar hasta
! que punto se ajusta el progreso del proyecto a lo planificado.

¿Por qué configurar una planificación prevista?

La planificación prevista proporciona una base de para la comparación de costos, trabajo y fechas
programadas que permiten seguir el progreso del proyecto.
Mediante la comparación entre el plan previsto y la información actual, puede seguir el progreso
del proyecto para asegurarse de que las tareas cumplen la programación, los recursos realizan el
trabajo en tiempo asignado y los costos no exceden el presupuesto.
Después de crear un plan previsto, puede modificarlo para ajustar los cambios del proyecto como
la combinación, adición o borrado de tareas. Además del plan previsto puede guardar hasta cinco
planes previsionales para compara las fechas programadas.

Configuración de un plan previsto

Una vez preparado el proceso inicial de creación de la programación estará preparado para
configurar el plan previsto. Mediante la comparación de la información del plan previsto con la
programación hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias y planificar de
forma mas precisa proyectos futuros.
Para guardar la programación como plan previsto:
1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija Guardar línea de base.
2. Elija Proyecto completo.
3. Elija Aceptar.
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¿Qué información debería actualizar?

Después de crear una programación y establecer un plan previsional, podrá actualizar la


programación tan frecuentemente como desee para seguir el proceso. Para actualizar la
programación, evalúe el estado de cada tarea y actualice la información pertinente de la
programación. Puede seguir toda la información incluida en el plan previsional, mínimamente o en
detalle.

Indicación de las fechas reales de comienzo y de fin de una tarea

Es importante saber si las tareas se realizan a tiempo o no. Las tareas que comienzan o
terminan tarde pueden desorganizar la programación al retrasar las tareas de comienzo o de fin de
las tareas relacionadas.
1. Para introducir las fechas reales de comienzo y de fin de tarea:
2. En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.
3. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y a continuación elija Actualizar tarea.
4. En Estado Real escriba las fechas en los cuadros Comienzo y Fin.

Indicación del progreso de una tarea en forma de porcentaje

Es posible indicar cuanto se ha progresado en una tarea mediante la introducción del


porcentaje que ha sido completado con respecto a la duración total de la tarea.
En aquellas tareas con una duración relativamente corta, el seguimiento no puede ser
detallado, aunque en las tareas de duración mas extensa la indicación del porcentaje de una tarea
es una ayuda para seguir el grado de progreso real frente al plan previsto.

Para indicar el progreso de la tarea en forma de porcentaje:


1. En la tabla de Gantt seleccione la tarea en la que desee actualizar el grado de progreso.
2. Cliquee el botón Información de la barra de herramientas Estándar.
3. En el cuadro Porcentaje Completado escriba un numero entero comprendido entre 0 y
100.
4. Elija Aceptar.

¿Se esta realizando un seguimiento seguido del proyecto?

Cuando se configura un plan previsto y después se actualiza la programación, es posible


comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las
variaciones provienen acerca de aquellas áreas del proyecto que no se comportan como estaba
planeado.
Algunas variaciones que deben buscarse son:

! Las tareas que no comienzan o acaban en su debido momento.


! Las tareas que no progresan al ritmo esperado.
! Las tareas que precisan mas o menos tiempo del programado.
! Las tareas que están por debajo o por encima del presupuesto.

Mediante el uso de un plan previsto, también es posible identificar variaciones comparando


los
costos previstos con los costos programados a medida que el proyecto avanza. Los costos
programados reflejan la imagen del costo ultimo a medida que el proyecto progresa.

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TRABAJO CON PROYECTOS MULTIPLES

Existen varias formas de trabajar con proyectos múltiples eficazmente. Si necesita revisar u
obtener informes
De un cierto números de proyectos individuales, puede consolidar varios proyectos en una
sola ventana.
Cuando los proyectos comparten los mismos recursos, es posible consolidar los proyectos
para crear un fondo de recursos común, de manera que se eviten los conflictos entre recursos.

Proyecto principal y subproyectos

Puede organizar su proyecto en componentes mas pequeños denominados subproyectos.


Este es un grupo de tareas que tiene su propio archivo de proyecto pero que es representado por
una sola tarea denominado proyecto principal.

Use los subproyectos para:


! Mantener los detalles de un proyecto separados del proyecto principal.
! Reutilizar en varios proyectos las tareas relacionadas.
! Dejar ciertas partes de un gran proyecto a otros administradores de proyectos.

Acerca de la compartición de recursos entre proyectos

Cada proyecto que cree puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de
recursos de otros proyectos. Cuando administre los recursos que trabajen en mas de un proyecto
al mismo tiempo o administra proyectos que comparten recursos, puede agrupar esos en un fondo
de recursos comunes,
Mediante la compartición de recursos entre proyectos puede:
! Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente.
! Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos.
! Identificar los recursos sobreasignados.
! Imprimir los informes de recursos que proporcionan información acerca dl uso de recurso a lo
largo de los proyectos.

consolidación de proyectos para crear un fondo de recursos

Project sigue los recursos de todos los proyectos consolidados en un fondo de recursos de
forma que pueda mantener la información precisa acerca del uso de los recursos mientras
permanezcan como proyectos independientes.

Para consolidar proyectos con el fin de crear un fondo de recursos:


1. En el menú Herramientas elija Proyectos Múltiples y a continuación elija Consolidar
Proyectos.
2. En la columna Nombre de Archivo escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de
cada archivo de proyecto que desee combinar.
3. En Opciones seleccione Combinar Fondos de Recursos.
4. Elija Aceptar

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Acerca del uso de una plantilla

Una plantilla es una copia de un conjunto típico de tareas y otras informaciones.


Una plantilla es como cualquier otro proyecto, a excepción de que se usa como punto de partida
para crear un nuevo proyecto. Puede usar plantillas para reducir el tiempo que se tarda en crear un
nuevo proyecto mejorar la precisión y la coherencia.

Usar una plantilla con varios proyectos:


! Usa una estructura similar de tareas.
! Solicita requisitos de calendarios similares.
! Usa un conjunto de recursos similares.

Creación de una plantilla

Para crear una plantilla:


1. En el menú archivo elija Guardar como
2. En el cuadro Nombre de Archivo escriba el nombra para la plantilla.
3. En el cuadro Guardar archivo como seleccione Plantilla.
4. Elija Aceptar.

PERSONALIZACION DE MICROSOFT PROJET

Es posible personalizar diversas configuraciones para que reflejen mejor la forma en la que
trabaja el usuario:
! Crear y personalizar los botones y las barras de herramientas.
! Crear y personalizar los comandos, los menúes y las barras de menúes.
! Crear nuevos formularios para introducir y presentar la información acerca de los recursos y las
tareas.

Presentación y ocultación de la barra de herramientas

Para mostrar una barra de herramientas:


1. En le menú Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee mostrar.
3. Elija el botón Mostrar.

Para ocultar la barra de herramientas:


1. En el menú Ver elija Barra de Herramientas.
2. Seleccione el nombre de la barra de herramientas que desee ocultar.
3. Elija el botón Ocultar.

Creación de una barra de herramientas personalizada

Par crear una nueva barra de herramientas:

En el menú Ver elija Barra de Herramientas.


1. Elija el botón Nueva.
2. Escriba el nombre de la nueva Barra de Herramientas.
3. Elija Aceptar.

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Acerca de los menúes y comandos personalizados

Es posible construir una estructura de menúes personalizada:


! Agregar nuevos comandos a cualquier menú.
! Modificar un comando.
! Agregar nuevos menúes a cualquier barra de menúes.
! Crear barras de menúes adicionales.

Acerca de los formularios personalizados.

Es un cuadro de dialogo que se usa para introducir información acerca de las tareas y los
recursos de la programación.

Con los formularios podrá:


! Mostrar los formularios que contengan la información especializada acerca de las tareas o los
recursos que desee introducir seguir y ver en el proyecto.
! Crear nuevos formularios personalizados que contengan información especializada acerca de
las tareas o recursos para reflejar su forma de seguir los proyectos.
! Editar los formularios personalizados existentes.
! Organizar, desplazar o ajustar el tamaño de los elementos de sus formularios personalizados,
de manera que adquieran el aspecto que desee.

Project proporciona los siguientes formularios.


! Seguimiento de costos.
! Valor acumulado.
! Entrada.
! Seguimiento de la programación.
! Relaciones entre tareas .
! Seguimiento de trabajo.

ACERCA DE LA COPIA Y EL DESPLAZAMIENTO DE CAMPOS, FILAS Y COLUMNAS

Es posible copiar o desplazar varios campos, filas o columnas de información de recursos


o tareas. La información seleccionada puede copiarse o desplazarse dentro de la presentación de
hoja o entre presentaciones de hoja en un archivo del proyecto. También es posible mover o copiar
información entre diferentes archivos del proyecto.
Si pega campos o columnas en una nueva posición, la información se situará en el área
seleccionada, reemplazando cualquier información existente. Si pega una fila entera, ésta se
insertará entre las filas existentes.
Es posible desplazar o copiar múltiples campos, filas o columnas adyacentes, en grupo.
También es posible copiar o rellenar el contenido de un campo seleccionado en un cierto número
de campos bajo él.
Es posible utilizar el mouse para arrastrar la información en los campos, filas o columnas
de una posición a otra. Arrastrar proporciona el mismo resultado que copiar o desplazar, y pegar
con los comandos.

Copia de la información de un campo a múltiples campos

1. Seleccione el campo o el rango de campos (incluso la fila entera) que desee copiar, y todos
los campos por debajo de él que desee rellenar con la misma información.

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El campo que desee copiar debe estar en la fila superior de la selección.
En Microsoft Project, es posible seleccionar campos no adyacentes manteniendo presionada la
tecla CTRL mientras los selecciona.

2. En el menú Edición, elija Llenar hacia abajo.

Nota Es posible eliminar la información con la que se ha rellenado inmediatamente después de


hacerlo, eligiendo el comando Deshacer Llenar hacia abajo del menú Edición.

Copia o desplazamiento de una fila

1.Si copia o desplaza filas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que tanto la
posición de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
2.Seleccione las filas adyacentes que desee copiar o desplazar presionando Mayúsculas y haga
clic en el Nº de tarea o en el Nº de recurso de las filas.
3.Señale el Nº de tarea o el Nº de recurso, o el borde de selección hasta que el puntero se
convierta en una flecha.
4.Arrastre la selección hasta la primera fila en la que desee situarla.

Si arrastra más allá de lo que muestran las filas en el mismo archivo del proyecto, la presentación
se desplazará.
Si arrastra entre dos ventanas, la selección se copiará automáticamente.
Si desea copiar (en lugar de desplazar), una selección dentro del mismo archivo del proyecto de
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Copia o desplazamiento del contenido de una columna

1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la información de la columna, elija Insertar
columna en el menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
información que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número, etcétera. A
continuación, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posición de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna de destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá de las columnas mostradas en el archivo del
proyecto, la presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en
Microsoft Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Copia de información tipo texto de otra aplicación

1.Abra la aplicación de origen y determine el tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project, el proyecto y la presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
Las filas pegadas reemplazarán a las filas existentes.
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6.Para copiar información en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera fila
vacía. O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva información.
7.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú Edición.

Copia o desplazamiento del contenido de una columna

1.Si necesita definir una nueva columna en la que pegar la información de la columna, elija Insertar
columna en el menú Insertar.
2.En el cuadro "Nombre de campo:", seleccione un campo que sea compatible con el tipo de
información que vaya a pegar, que puede ser de texto, de fecha, de número, etcétera. A
continuación, elija "Aceptar".
3.Si copia o desplaza columnas a otro archivo del proyecto, organice las ventanas de forma que
tanto la posición de origen como la de destino sean, al menos parcialmente, visibles en la pantalla.
4.Haga clic en el título de la columna para seleccionar la columna que desee copiar.
5.Señale al borde de selección hasta que el puntero se convierta en una flecha.
6.Arrastre la selección hasta la columna de destino dentro de la misma presentación de hoja o a un
archivo del proyecto separado. Si arrastra más allá de las columnas mostradas en el archivo del
proyecto, la presentación se desplazará.
Si desea copiar la selección en el mismo archivo del proyecto, en lugar de desplazarlo en Microsoft
Project, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra.

Copia de información tipo texto de otra aplicación

1.Abra la aplicación de origen y determine el tamaño y el tipo de la información que desee copiar
en Microsoft Project.
2.Seleccione y copie la información al Portapapeles usando el equivalente en esa aplicación del
comando Copiar.
3.Para Microsoft Project, el proyecto y la presentación de hoja en la que desee pegar dicha
información.
4.Si fuera necesario, aplíquela en una tabla con columnas que coincidan con el orden y el tipo de la
información copiada.
5.Si fuera necesario, inserte nuevas filas seleccionando el número de filas que va a insertar y, a
continuación, en el menú Insertar, elija Insertar tarea o Insertar recurso.
6.Para copiar información en nuevos campos o filas, seleccione el primer campo o la primera fila
vacía. O seleccione el primer campo de la primera fila vacía tras la última tarea o recurso.
O bien, para reemplazar la información existente, seleccione el primer campo en el que desee
copiar las filas con la nueva información.
7. Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de herramientas Estándar.
O elija Pegar en el menú Edición.

Copia de una imagen de otra aplicación

1.Abra la aplicación de origen y seleccione la información que desee copiar en una área gráfica de
la programación.
2. Copie la información en el Portapapeles usando el equivalente en aquella aplicación del
comando Copiar.
3.Abra Microsoft Project y el archivo del proyecto en el que desee pegar la información.
4.Muestre la área gráfica en la que desee pegar la imagen.

Nota Para pegar la imagen en el diagrama de barras de Gantt, elija Diagrama de Gantt en el menú
Ver.
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Para mostrar el cuadro "Objetos", seleccione una presentación de tareas o recursos. En el menú
Ventana, elija Dividir. Haga clic en la presentación de formulario de la sección inferior. En el menú
Formato, elija Detalles y, a continuación elija Objetos.

5.Haga clic en el botón "Pegar" de la barra de herramientas Estándar.


O elija Pegar en el menú Edición.

Si el diagrama de Gantt está activo, la imagen se pegará en el área superior izquierda visible del
diagrama de barras de Gantt. Si hay activo un cuadro "Objetos", el objeto se pegará en la parte
superior izquierda del mismo.

Copia de texto de Microsoft Project en otra aplicación

1.En Microsoft Project, muestre la presentación y aplique la tabla que contiene la información que
desee copiar en la otra aplicación.
2.Seleccione los campos que desee copiar.
3.Haga clic en el botón "Copiar" de la barra de herramientas Estándar.
O elija Copiar en el menú Edición.
4.Abra el documento de destino en el que desee pegar la información de Microsoft Project.
5.Seleccione la área en la que desee insertar los campos.
Pegue la información usando el equivalente en la aplicación del comando Pegar.

Copia de una imagen de Microsoft Project en otra aplicación

1.En Microsoft Project, seleccione la información que desee copiar.


2.Haga clic en el botón "Copiar imagen" de la barra de herramientas Estándar.
3.Si desea copiar la información seleccionada tal y como será impresa, seleccione el botón de
opción "Para impresora" y, a continuación, elija "Aceptar".
La manera predeterminada es copiar la información para que aparezca en pantalla.
4.Cambie al documento de destino en el que desee pegar la información de Microsoft Project.
5.Pegue la información usando el equivalente del comando Pegar en la aplicación destino.

Acerca de la vinculación e incrustación de objetos desde Microsoft Project

Es posible incluir información creada en Microsoft Project dentro de otra aplicación,


copiándola en forma de objeto vinculado o incrustado desde el archivo del proyecto al documento
contenedor. Utilizando objetos será posible:

Copiar información seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentación entera, y


pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular información entre archivos del proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicación contenedora.

OBJETOS VINCULADOS E INCRUSTADOS

Existen diversos métodos para intercambiar información entre Microsoft Project y diferentes
aplicaciones y documentos. Podrá, por ejemplo:

Vincular o incrustar información en forma de objeto desde otra aplicación en Microsoft


Project, o bien desde Microsoft Project a otra aplicación.
Editar la información vinculada o incrustada, cambiando su contenido.
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Manipular el objeto vinculado o incrustado de diversas maneras, por ejemplo incluyendo el objeto
en un informe impreso; desplazando o copiando el objeto; convirtiendo el objeto en un objeto de
tipo diferente.

Es posible vincular información con cualquier información que acepte vinculación e


incrustación de objetos (OLE) o intercambio dinámico de datos (DDE).
Un objeto es un conjunto de información que suele estar generado por otra aplicación, denominada
aplicación servidora, que se presenta en la aplicación contenedora. El objeto puede aparecer
representado en la pantalla en forma de texto, de gráfico o de icono.

Al vincular un objeto, la información que aparece en el documento contenedor reside en


realidad en el documento servidor separado. Cada vez que la información en el documento
servidor cambia, la información vinculada en el documento contenedor refleja dichos cambios de
acuerdo con las opciones de actualización que se hayan seleccionado.

Por el otra parte, al incrustar un objeto la información del objeto existe sólo en el
documento contenedor de Microsoft Project; es decir, no es un documento separado al que pueda
accederse de manera independiente. Este objeto sólo puede activarse y editarse abriendo la
aplicación servidora desde dentro del archivo de Microsoft Project en el que dicho objeto existe.
Ejemplo: Uso de objetos incrustados y vinculados
Los cambios que se efectúan en un objeto incrustado no cambian en ningún documento
servidor original del cual pueda haberse copiado el objeto. De la misma manera, los cambios
efectuados en el documento servidor no se reflejan en el objeto incrustado, ya que no existe ningún
vínculo entre ellos.

Aspecto de los objetos vinculados e incrustados en la programación

Es posible incluir objetos vinculados o incrustados casi en cualquier lugar de la


programación. La presentación resultante del objeto dependerá de:

El tipo de información y la aplicación servidora.


La manera en que el objeto haya sido copiado o generado en la aplicación servidora.
La manera en que el objeto haya sido pegado en Microsoft Project.
En qué presentación de Microsoft Project ha sido incluido el objeto.

Ejemplo: El aspecto de un objeto dependerá del lugar en que sea insertado


En Microsoft Project, un objeto puede representarse gráficamente (teniendo el aspecto de una
imagen de la aplicación servidora) en el caso de ser insertado en cualquiera de las siguientes
presentaciones:

Un diagrama de barras de Gantt


El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos

Al vincularlo a una presentación de hoja, un objeto puede representarse textualmente; es


decir, con el mismo aspecto y comportamiento que si el propio usuario hubiera escrito la
información en la programación.

Acerca de la vinculación e incrustación de objetos en Microsoft Project

Es posible trasladar a Microsoft Project información creada en otras aplicaciones


incluyéndola como un objeto vinculado o incrustado en el archivo del proyecto, el documento
contenedor. Podrá entonces:

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Copiar y vincular, o incrustar, un objeto de otra aplicación en un área gráfica de Microsoft
Project.
Copiar y vincular un objeto desde otra aplicación a una presentación de hoja de Microsoft Project.
Insertar un documento entero creado en otra aplicación en un archivo de Microsoft, en forma de
objeto vinculado o incrustado.
Crear un nuevo objeto e incrustarlo en un archivo de Microsoft Project.

Algunos campos son calculados por Microsoft Project y, así como no podrá escribir
información dentro de los mismos, tampoco podrá copiar ningún objeto en ellos. Si la selección en
la que esté copiando incluye campos calculados, en esos campos no podrá copiarse ninguna
información.
El tipo de información que se vincule a un archivo de proyecto deberá corresponder al tipo de
información de la presentación que acepte al objeto. Por consiguiente, prepare primero la
programación para que coincida con la información vinculada y, a continuación, copie y vincule la
información.
Un objeto puede estar representado en forma de imagen si se lo incluye en un área gráfica de
Microsoft Project:

Un diagrama de barras de Gantt


El cuadro "Objetos" en el formulario de tareas
El cuadro "Objetos" en el formulario de recursos

Un objeto puede estar representado en forma de texto si se lo incluye en una presentación de hoja
de Microsoft Project:

Una tabla de Gantt


Una hoja de tareas
Una hoja de recursos
Una presentación Uso de recursos

Es posible vincular información de texto con otra aplicación si ésta acepta la vinculación e
incrustación de objetos (OLE) o el intercambio dinámico de datos (DDE).

Acerca de la vinculación e incrustación de objetos desde Microsoft Project

Es posible incluir información creada en Microsoft Project dentro de otra aplicación,


copiándola en forma de objeto vinculado
o incrustado desde el archivo del proyecto al documento contenedor. Utilizando objetos será
posible:

Copiar información seleccionada de Microsoft Project, o incluso una presentación entera, y


pegarla en forma de objeto en el documento contenedor.
Vincular información entre archivos del proyecto o entre diferentes áreas dentro de un archivo del
proyecto.
Arrastrar información de Microsoft Project en forma de objeto hasta la aplicación contenedora.

Acerca de la manipulación de objetos

Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, será posible manipularlo de
diversos modos. Podrá, por ejemplo:

Imprimir un informe que incluya un objeto de un cuadro "Objetos".


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Buscar un objeto en un área gráfica.
Copiar y desplazar un objeto dentro del archivo de proyecto.
Convertir el tipo de objeto.
Cancelar el vínculo entre un objeto vinculado y su documento servidor.

Acerca de la edición de objetos

Una vez que haya incluido un objeto en el archivo de proyecto, tendrá posibilidad de:

Editar el contenido del objeto.


Actualizar un objeto vinculado.
Eliminar el objeto.

La edición de objetos incrustados no tiene efecto alguno sobre el documento servidor


original desde el que fue copiado. De igual modo, los cambios efectuados en el documento
servidor original no se reflejarán en el objeto incrustado en Microsoft Project.
Por otra parte, si se edita un objeto vinculado en un área gráfica se cambiará el documento
servidor original, así como el objeto vinculado en la aplicación contenedora.
Si desea editar un objeto vinculado en una presentación de hoja, deberá editar la
información desde la aplicación servidora, o bien cancelar el vínculo y, a continuación, editar la
información en el archivo del proyecto.

Para mantener el vínculo, edite la información desde dentro de la aplicación servidora. De


esta manera, la aplicación contenedora aceptará las actualizaciones en la información vinculada
según las opciones de actualización correspondientes.
Al cancelar el vínculo se eliminará la relación servidor-contenedor, aunque la información
se mantendrá intacta. A partir de ese momento podrá efectuar cualquier tipo de cambios en el
contenido.

AUTOMATIZACIÓN DEL TRABAJO

Trabajando con Microsoft Project, observará que es posible realizar determinadas tareas
de manera rutinaria. Por ejemplo, con frecuencia podrá dar formato a las programaciones de
acuerdo con directrices de estilo específicas, o bien imprimir varios informes predefinidos,
repitiendo tareas que requieren la ejecución de una serie de acciones. Podrá ahorrar tiempo y
esfuerzo automatizando las tareas repetitivas con una macro.

Para comenzar a trabajar con macros es necesario aprender a:


Crear y ejecutar una macro para automatizar una secuencia de tareas y agilizar el trabajo.
Integrar una macro con Microsoft Project para que funcione como un comando incorporado.

Acerca del trabajo con macros

Automatizando las tareas comunes con macros podrá mejorar la eficacia general del
trabajo. Toda tarea que se repita periódicamente es una buena candidata para una macro. Algunas
de las tareas cotidianas que pueden automatizarse con macros son:

Apertura de un proyecto.
Edición de un campo.
Dar formato a una programación.
Impresión de un informe.

Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones de Microsoft Project. El
proceso de grabar acciones en Microsoft Project es similar a grabar sonidos con un magnetófono.
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Así como este aparato graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una
macro.
Más tarde podrá ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft Project para que
reproduzca las acciones que fueran grabadas.
La información que Microsoft Project almacena en una macro es un código de Visual Basic.
Si está familiarizado con la programación de computadoras quizá desee perfeccionar este código
con Visual Basic para aplicaciones. También se puede crear directamente una macro utilizando
Visual Basic para aplicaciones.

Creación y eliminación de una macro

1.Haga clic en el botón "Grabar macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.


O bien, elija Grabar macro en el menú Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", escriba un nombre para la macro.
El nombre de una macro puede contener letras, números y subrayados. Debe comenzar con una
letra o un subrayado, pero no puede contener espacios ni signos de puntuación.
3.En el cuadro "Descripción:", escriba la descripción de la macro.
Nota Si tiene previsto grabar acciones que impliquen la selección de campos en una hoja de
tareas o de recursos, quizá desee configurar referencias predeterminadas para la macro. Elija el
botón "Opciones" y, a continuación, seleccione las opciones de referencias absolutas y relativas de
su preferencia en "Referencias de fila" y "Referencias de columna".
4.Elija "Aceptar".
5.Ejecute las acciones que desee grabar.
Las acciones pueden incluir elegir comandos y seleccionar texto.
6.Al terminar de grabar acciones, haga clic en el botón "Finalizar grabación" de la barra de
herramientas de Visual Basic.
O bien, elija Finalizar grabación en el menú Herramientas.

Ejecución e interrupción de una macro

1.Haga clic en el botón "Ejecutar macro" de la barra de herramientas de Visual Basic.


O bien, elija Macros en el menú Herramientas.
2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee ejecutar.
3.Elija el botón "Ejecutar".

Cambio de la descripción de una macro

1.En el menú Herramientas, elija Macros.


2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione el nombre de la macro cuya descripción desee
cambiar.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Descripción:", escriba la nueva descripción de la macro.
5.Elija "Aceptar".

Asignación o anulación de una macro como nuevo comando del menú Herramientas

1.En el menú Herramientas, elija Macros.


2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro que desee asignar al menú.
3.Elija el botón "Opciones".
4.En el cuadro "Mostrar en la lista del menú de macros", escriba el nombre del comando tal y como
desee que aparezca en el menú Herramientas.

El nombre del nuevo comando puede contener letras, números, espacios y signos de puntuación.
En Microsoft Project, el carácter siguiente al último signo de unión (&) aislado aparecerá
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subrayado, de manera que podrá presionarlo en el teclado para elegir el comando en el menú.
Para incluir un signo de unión en el nombre del comando, escriba dos caracteres de unión
consecutivos (&&).

5. Elija "Aceptar".

Asignación y anulación de teclas de método abreviado de una macro

1.En el menú Herramientas, elija Macros.


2.En el cuadro "Nombre de macro:", seleccione la macro a la que desee asignar teclas de método
abreviado de la lista.
3.Elija el botón "Opciones".
4.Seleccione una letra para el método abreviado.
Escriba una letra en el cuadro "Ctrl+".
5.Elija "Aceptar".

Nota Algunos comandos de Microsoft Project para Windows utilizan teclas de método abreviado
incorporadas. Por ejemplo, para crear un nuevo proyecto podrá presionar CTRL+U. Por
consiguiente, no es posible asignar estas teclas de método abreviado a una macro.

Oscar Echeverria - Universidad Tecnológica Nacional


Para Softdownload.com.ar
http://www.softdownload.com.ar
Octubre de 2000
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