Louisiana Acts

ACT NO. 390 OF 2001 

HOUSE BILL NO. 1532

  BY REPRESENTATIVE DEWITT

AN ACT To amend and reenact Act No. 487 of the 1954 Regular Session of
  the Legislature, as amended and reenacted by Act No. 655 of the 1997
  Regular Session of the Legislature, relative to the civil service
  system for the employees of the city of Alexandria; to provide for the
  governance and the administration of the system; and to provide for
  related matters.

  Notice of intention to introduce this Act has been published as
provided by Article III, Section 13 of the Constitution of Louisiana.

  Be it enacted by the Legislature of Louisiana:

  Section 1.  The legislature recognizes that an independent civil
service system is essential to the effective administration of government
and the protection of government employees.  The legislature recognizes
that the adoption of Act 655 of the 1997 Regular Session of the
Legislature created a conflict between the administration of government
by the city of Alexandria and the administration of a civil service
system for the employees of the city of Alexandria.  By establishing the
office of civil service/personnel director, the legislature inadvertently
appeared to merge the administrative functions of the civil service system
with the personnel functions of the city of Alexandria.

  The purpose of this Act is to alleviate that problem and clearly
establish the functions of the Alexandria Civil Service Commission and
its director and to leave to the city of Alexandria the powers that it
has under the constitution and its charter, including personnel matters.

  Section 2.  Act No. 487 of the 1954 Regular Session of the Legislature,
as amended and reenacted by Act No. 655 of the 1997 Regular Session of the
Legislature is hereby amended and reenacted to read as follows:

  Section 1.(A)  City of Alexandria; Civil Service System and Personnel
Administration Policy; application.  It shall be the policy of the city
of Alexandria to employ those persons best qualified to perform the
functions of the city and to foster effective career service in city
employment.  All appointments and promotions Any appointment and
promotion of any employee in the classified service of the city and of
each of its departments, offices, and agencies shall be made on the basis
of merit and fitness which shall be determined, insofar as practicable,
by competitive test.  All municipal employees of the city of Alexandria,
except employees of the fire and police departments shall be members of
in the classified service, except that the following shall not be in the
classified service and shall not be subject to the provisions of this Act
regarding appointment, promotion, and dismissal:

  (1)  All elected officials.

  (2)  Ten executive assistants to the mayor.

  (3)  The chief administrative officer/chief of staff.

  (4)  All division heads except the civil service/personnel director.

  (5)  Members of advisory boards and other unpaid bodies who are not
city employees.

  (6)  Organizations and their employees and other persons who are
employed by the city on a contractual basis.

  (7)  Temporary or seasonal employees.

  (8)  The city attorney and any assistant city attorneys.

  (9)  The city prosecutor and any assistant city prosecutors.
city employees.

  (6)  Organizations and their employees and other persons who are
employed by the city on a contractual basis.

  (7)  Temporary or seasonal employees.

  (8)  The city attorney and any assistant city attorneys.

  (9)  The city prosecutor and any assistant city prosecutors.

  (10)  All employees appointed directly by and who work for the
city council.

  (B)  Appointment and dismissal authority.  The appointment and
dismissal of classified Alexandria city employees any employee in the
classified service shall be made by the mayor or other authorized
administrative officer pursuant to and in accordance with Section 3­07 
of the home rule the charter. of Alexandria.

  (C)  Civil service department; director; board.  (1)  There shall be a
civil service department, an Alexandria Civil Service Commission which
shall be policymaking and quasi judicial in nature and which shall
receive adequate annual funding for salaries, and administrative
expenses, and also office space, furnishings, and equipment in order to
effectively carry out the department's its function as provided for by
this Act.  It shall consist of a classified civil service/personnel
director, who shall be the executive head of the department, and a civil
service board, which shall be policymaking and quasi judicial in nature.

  (2)  The commission shall appoint a civil service director.  The
civil service/personnel director shall be appointed by the civil service
board.  The civil service/personnel director shall be qualified and
experienced in personnel administration civil service matters and shall
be responsible to the board commission for the administration of the
classified civil service system for the city.  The civil service director,
whether or not he is a division head, shall be in the classified service
as provided in this Act for employees of the city who are subject to the
provisions of this Act. including all city departments, offices, and
agencies in accordance with civil service rules adopted pursuant to this
Act.

  (3)  The civil service board shall be appointed as provided by
this Paragraph.  All members of the civil service board, except the
elected city employee, shall be electors of the city of Alexandria and
shall hold no other public office or position in city government.
Members of the board shall serve without compensation.

  (a)  The original appointments shall be for terms of one, two,
three, four, and five years respectively as determined by lot at the first
meeting of the board after appointment of the members.  Thereafter, all
terms shall be four years.

  (b)  One member shall be appointed by the president of Louisiana
College.

  (c)  One member shall be appointed by the chancellor of Louisiana State
University at Alexandria.

  (d)  One member shall be appointed by the president of Southern
University at Baton Rouge.

  (e)  One member shall be appointed by the Alexandria Bar Association.

  (f)  One member shall be elected by the classified Alexandria city
employees, as required by law.

  (4)  For appointments made pursuant to Subparagraphs (b) through (e) of
Paragraph (C)(3) of this Section, within sixty days after a vacancy
occurs, the appointing body shall make the required appointment.  Within
thirty days thereafter the city council must ratify or reject the
appointment.  If the appointment is rejected, another appointment must be
solicited from the same source.  If the city council rejects two
consecutive appointments from an appointing authority, the third person
submitted by that appointing authority shall automatically be appointed
without ratification.  If the council fails to act within thirty days
after receipt of the name of the appointee, the appointment shall be
automatically ratified.  If one of the appointing authorities fails to
submit nominees in the time required, the Louisiana Civil Service League
shall make the appointment.  If one of the named appointing authorities
thirty days thereafter the city council must ratify or reject the
appointment.  If the appointment is rejected, another appointment must be
solicited from the same source.  If the city council rejects two
consecutive appointments from an appointing authority, the third person
submitted by that appointing authority shall automatically be appointed
without ratification.  If the council fails to act within thirty days
after receipt of the name of the appointee, the appointment shall be
automatically ratified.  If one of the appointing authorities fails to
submit nominees in the time required, the Louisiana Civil Service League
shall make the appointment.  If one of the named appointing authorities
ceases to exist, the city council shall choose the president of another
accredited college or university within Louisiana to replace it. A board
member shall serve until his successor is appointed and qualified.

  (a)  Whenever the term of a board member expires or there is a vacancy
in an unexpired term, the vacancy shall be filled by appointment in
accordance with the procedures of the original appointment and from the
same source.  An appointment to fill an unexpired term shall be for the
remainder of the unexpired term.

  (b)  Any member of the civil service board commission shall be liable
to removal from office by judgment of the district court in and for the
parish of Rapides, state of Louisiana, for cause.  Any citizen of
Alexandria may institute such suit setting forth the charges against the
board member of the commission sought to be removed.  The same rules of
procedure followed in the district courts of Louisiana shall prevail in
any suit filed for the removal of a member of the board. commission.  The
civil service/personnel director may be removed by a majority vote of the
board commission for cause and after a public hearing before the board
commission. The civil service/personnel director may be removed by a
majority vote of the board for cause and after a public hearing before
the board.

  (D)  Director; duties.  The duties of the civil service/personnel
director shall include but shall not be restricted to the following:
commission shall:

  (1)  To develop and, upon adoption, to Develop, adopt, and administer a
position classification plan which shall provide for the classification of
all the positions of each employee in the classified service on the basis
of duties and responsibilities of each position.  The classification plan
shall be submitted to the civil service board, and it shall become
effective upon approval by the civil service board commission after
public hearing.  In the development, adoption, and administration of the
classification plan, the commission shall utilize the services of the
director, with such expert assistance as may be necessary, in such manner
as the commission may determine in its discretion.

  (2)  To develop and, upon adoption, to Develop, adopt, and administer a
salary plan for all positions in city of employees in the classified
service.  Such The salary plan shall be submitted to the civil service
board, which, after public hearing, shall submit it, together with such
amendments as it deems necessary, to the city council for its approval or
disapproval. adopted by the commission only after public hearing and
shall thereafter be submitted to the city council for its approval or
disapproval.  In the development, adoption, and administration of the
salary plan, the commission shall consult with the mayor and shall
utilize the services of the director, with such expert assistance as may
be necessary, in such manner as the commission may determine in its
discretion.

  (3)(a)  To prepare Adopt civil service rules after public hearing to
carry out the provisions of this Act.  Such rules shall be submitted to
the civil service board which, after public hearing, shall make
amendments as it deems necessary.  Rules shall become effective upon
approval by the civil service board commission and shall have the full
force of law.  Such rules shall apply to all Alexandria city
departments, offices, agencies, and special districts covered by this Act
and shall provide for:

  (i)  Policies and procedures for the administration of the
classification plan.

  (ii)  Policies and procedures for the appointing authority to furnish
forms and records to the civil service department. commission.

  (iii)  Policies and procedures for the administration of the salary
plan.

  (iv)  Policies and methods for holding civil service tests to determine
classification plan.

  (ii)  Policies and procedures for the appointing authority to furnish
forms and records to the civil service department. commission.

  (iii)  Policies and procedures for the administration of the salary
plan.

  (iv)  Policies and methods for holding civil service tests to determine
the merit and fitness of candidates for regular position appointments,
and promotions, reemployment, and reinstatement and shall provide for
appointments defined as emergency and temporary appointments if
certification is not required.

  (v)  The establishment and maintenance of lists of persons eligible for
appointment and promotion by reason of successful participation in
competitive tests and procedures for the certification of persons from
eligible lists for filling vacancies.

  (vi)  The procedure for layoffs, suspensions, demotions, and dismissal
of employees, which shall provide for public hearings before the civil
service board commission in cases of appeals from the demotion,
suspension, or dismissal of permanent employees.

  (vii)  Numbers of hours of work, attendance regulations, leaves
of absence with or without pay, working test periods, and temporary
appointments.

  (viii)  Prohibition against political activity of employees in the
classified service and assessment for political purposes.

  (ix)  Other policies, practices, and procedures necessary for the
administration of the city classified civil service system.

  (b)  No rule, regulation, or practice of the board shall favor or
discriminate against any applicant or employee because of his membership
or nonmembership in any private organization; but this shall not prohibit
the city from contracting with an employee organization with respect to
wages, hours, grievances, working conditions, or other conditions of
employment in a manner not inconsistent with this Act or a valid rule or
regulation of the civil service board.

  (E)  Board; duties.  The Alexandria civil service board commission
shall review and adopt the classification plan, the pay plan, and the
personnel rules and in addition shall:

  (1)  Conduct investigations and take action on complaints by or against
any employee in the classified service.  Although it is incumbent upon
the appointing authority to initiate corrective or disciplinary action,
if warranted, in the absence of such action by the appointing authority
the civil service board may order the appointing authority to act and
such action shall be taken by the appointing authority.

  (2)  Hold hearings on appeals of dismissals, demotions, and other
disciplinary matters as may be provided in the rules.  The right to
appeal from any decision of the civil service board, or from any action
taken by the board under these provisions shall lie direct to the Ninth
Judicial District Court for the parish of Rapides, state of Louisiana or
its successor court.

  (3)  Exercise witness and record subpoena powers.

  (4)  Appoint a civil service/personnel director when a vacancy
occurs.

  (5)  Make investigations concerning civil service management in the
city service and report its findings to the city council.

  (6)  Perform such other policymaking or quasi judicial duties as
may be required under the rules developed pursuant to this Act.

  (7)  Make, alter, amend, and promulgate rules necessary to carry
out effectively the Alexandria classified civil service system.

  (F)(1)  Political activity; prohibition.  No member of the civil
service board or classified employee shall participate or engage in
political activity; be a candidate for nomination or election to public
office or be a member of any national, state, or local committee of a
political party or faction; make or solicit contributions for any political
party, faction, or candidate; or take active part in the management of
  (7)  Make, alter, amend, and promulgate rules necessary to carry
out effectively the Alexandria classified civil service system.

  (F)(1)  Political activity; prohibition.  No member of the civil
service board or classified employee shall participate or engage in
political activity; be a candidate for nomination or election to public
office or be a member of any national, state, or local committee of a
political party or faction; make or solicit contributions for any political
party, faction, or candidate; or take active part in the management of
the affairs of a political party, faction, candidate, or any political
campaign, except to exercise his right as a citizen to express his
opinion privately, to serve as a commissioner or official watcher at the
polls, and to cast his vote as he desires.  The support of issues involving
bonded indebtedness, tax referenda, or constitutional or city charter
amendments shall not be prohibited.

  (2)  No person shall solicit contributions for political purposes
from any classified employee or use or attempt to use his position in
the city service to punish or coerce the political action of a classified
employee.

  (3)  As used in this Act, "political activity" means an effort to
support or oppose the election of a candidate for political office or to
support a particular political party in an election.

  (G)  The director shall perform such administrative functions of
the commission as may be assigned to him by the commission.

  (H)  In the event the city of Alexandria or any interested person is
aggrieved by a decision of the commission, the aggrieved party may appeal
from the decision of the commission to the Ninth Judicial District
Court, Parish of Rapides, or its successor.

  (I)(1)  No person who has gained permanent status in the classified
service shall be subjected to disciplinary action except for cause
expressed in writing.  A classified employee subjected to such
disciplinary action shall have the right of appeal to the commission. The
burden of proof on appeal, as to the facts, shall be on the appointing
authority.

  (2)  No classified employee shall be discriminated against because of
his political or religious beliefs, sex, or race.  A classified employee
so discriminated against shall have the right of appeal to the
commission.  The burden of proof on appeal, as to the facts, shall be on
the employee.

  (3)  Any employee in the classified service who is aggrieved by
any action of the city and who contends that such action violates his
rights under the provisions of this Act may appeal to the commission
within thirty days after such action.

  (J)  As used in this Act the following terms have the meaning ascribed
to them as follows:

  (1)  "Board" or "civil service board" means the commission.

  (2)  "Board member" means a member of the commission.

  (3)  "Charter" means the home rule charter of the city of Alexandria.

  (4)  "City" means the city of Alexandria.

  (5)  "Commission" means the Alexandria Civil Service Commission.

  (6)  "Director" means the director appointed by the Alexandria
Civil Service Commission.

  (7)  "Employee in the classified service" or "classified employee"
shall mean any employee of the city of Alexandria except those who are
declared by this Act not to be in the classified personnel system of the
city.

  Section 3.  Any rule, regulation, classification plan, and salary plan
in effect on the effective date of this Act shall remain in effect unless
same is in conflict  with the provisions of this Act or until amended,
modified, or changed in accordance with the procedures set forth in this
Act.

  Section 4.  Any employee in the classified service on the effective
declared by this Act not to be in the classified personnel system of the
city.

  Section 3.  Any rule, regulation, classification plan, and salary plan
in effect on the effective date of this Act shall remain in effect unless
same is in conflict  with the provisions of this Act or until amended,
modified, or changed in accordance with the procedures set forth in this
Act.

  Section 4.  Any employee in the classified service on the effective
date of this Act and who serves as a permanent employee of the city shall
continue in his position without competitive test but shall be subject in
all other respects to this Act.  All other employees hired prior to the
effective date of this Act shall continue in their original probationary
status until expiration of such status.

  Section 5.  This Act shall not be construed to in any way affect the
term of any member of the civil service board heretofore appointed to
office, and such member shall continue to serve as a member of the
commission in accordance with the provisions of this Act.

  Section 6.  The civil service director/personnel director in office on
the effective date of this Act shall be the first director of the
Alexandria Civil Service Commission.

APPROVED: June 13, 2001. 

Copyright © 2011 CCH Incorporated. All Rights Reserved