Professional Documents
Culture Documents
Pada asasnya, Microsoft Office Excel adalah satu perisian aplikasi lembaran kerja
yang telah dibangunkan oleh Microsoft Corporation. Terdapat pelbagai versi
Microsoft Office Excel yang telah dibangunkan. Walau bagaimanapun, Modul ini
akan memfokus kepada Microsoft Office Excel 2003.
Selain itu, Microsoft Office Excel merupakan satu perisian aplikasi yang popular di
dalam bidang perniagaan atau kewangan. Ia memudahkan penyediaan dokumen-
dokumen perniagaan seperti invois, akaun pembayaran dan penerimaan, lejer
umum, Akaun Untung Rugi, Imbngan Duga dan pelbagai lagi.
Microsoft Office Excel juga membantu pengguna dalam menganalisa data seperti
membuat isihan secara menaik atau menurun dan mengira bilangan cell sama ada
yang mempunyai nilai atau tidak.
CARA 1: Klik…
<Start>
<All Program>
<Microsoft Office>
<Excel 2003>
2
<All Program>
1 4
<Start> <Excel 2003>
3
<Microsoft Office>
Rajah 2.1
CARA 2 : Klik kiri tetikus anda sebanyak dua (2) kali pada ikon Microsoft Office
Excel yang terdapat di Desktop komputer anda.
Klik 2 Kali
Rajah 2.2
Rajah 2.3
Selain itu, terdapat juga tiga (3) butang pada sebelah kanan Bar Tajuk
yang boleh digunakan sebagai jalan pintas untuk mengecilkan
(minimize), membesarkan (maximize) dan menutup (Close) sesuatu
lembaran kerja (Rujuk Rajah 2.5(a)). Arahan ini juga boleh diperolehi
seandainya anda mengklik kanan tetikus pada Bar Tajuk. Menu jalan
pintas seperti Rajah 2.5(b) akan dipaparkan.
Minimize Maximize
Close
Rajah 2.6
Rajah 2.7
Rajah 2.9
Untuk melihat fungsi bagi setiap ikon, letakkan tetikus anda pada ikon
tersebut dan namanya akan dipaparkan (Rujuk Rajah 2.10). Nama ini
dinamakan tooltip.
Tooltip
Rajah 2.10
Rajah 2.11
akan ditandakan .
Rajah 2.13
Untuk mengisih data secara
menaik (Ascending).
Untuk mengisih data secara
menurun (Descending).
Untuk membina carta dan
graf.
Untuk menjadikan
sekumpulan cell kepada satu cell.
Excel akan meletakkan
kandungan merged cell ditengah-tengah.
Akan menukar format data
kepada bentuk mata wang Dollar dengan seperti di
bawah.
100 $100.00
Data Asal Data selepas
ikon ini di klik
Akan mendarab data dengan
100% dan meletakan simbol peratus dihujungnya
seperti di bawah.
373 37300%
Data Asal Data selepas
ikon ini di klik
Akan menukar format data
kepada bentuk berkoma dan 2 titik perpuluhan.
21061978 21,061,978.00
Data Asal Data selepas
ikon ini di klik
Akan menambah bilangan
kosong selepas titik.
2178.00 2178.000
Data Asal Data selepas
ikon ini di klik
Akan mengurangkan
bilangan kosong selepas titik.
2178.00 2178.0
Data Asal Data selepas
ikon ini di klik
Rajah 3.1
Tab Page
p
Rajah 3.2
Butang Pilihan
Rajah 3.3
3. Menerusi kotak dialog Rajah 3.2 juga, anda boleh menetapkan saiz
kertas yang digunakan dengan cara mengklik pada anak panah ke
bawah pada ruangan Paper Size seperti yang digambarkan pada
Rajah 3.4.
Rajah 3.4
Jidar Atas
Jidar
Rajah 3.5
Tab Margins
Rajah 3.6
Rajah 3.7
Memaparkan kombinasi
aksara sel yang sedang dipilih.
Kotak Nama Berdasarkan Rajah 3.7
di atas, Kotak Nama memaparkan A1
kerana sel itu yang sedang dipilih.
Akan menyenaraikan
Fungsi Kemasukan senarai fungsi yang ingin digunakan bagi
sel tersebut.
Memaparkan kandungan
yang telah ditaip di dalam sel.
Bar Formula Berdasarkan Rajah 3.7,
perkataan Name dipaparkan kerana Name
telah ditaip di dalam sel A1.
Penunjuk anak
panah ke bawah.
Rajah 3.8(a)
Penunjuk anak
panah ke kanan.
Rajah 3.8(b)
Butang 1 (First)
Butang 2 (Previous)
Butang 3 (Next)
Butang 2 (Last)
Rajah 3.9
Rajah 3.10
Nama Helaian
Rajah 3.11
Kedudukan helaian
Akaun telah berubah
Rajah 3.13
4. Lakukan langkah yang sama untuk mengalih kedudukan
helaian Belanjawan.
Rajah 3.14
3. Seterusnya, klik dan heret penunjuk meliputi sel B2 ke
E7 dan kelihatan seperti Rajah 3.15.
Lingkungan sel yang telah dipilih
Rajah 3.15
CARA 2 : Menggunakan Kekunci Anak Panah
Rajah 3.16
4. Setelah itu, dalam keadaan masih menekan kekunci
Rajah 3.17
Rajah 3.18
Rajah 3.19
Rajah 3.20
Rajah 3.21
2. Untuk melaksanakannya, anda perlu memilih lingkungan data
tersebut terlebih dahulu seperti Rajah 3.21 di atas (mengikut mana-
mana cara yang telah disebut di para 3.4.1).
3. Seterusnya, letakkan penunjuk tetikus anda di sudut atas sebelah
kiri sempada data yang telah dipilih seperti Rajah 3.22 di bawah.
4. Perhatikan ikon penunjuk anda berubah menjadi seperti yang
digambarkan.
Ikon penunjuk
Rajah 3.22
D10:G15
Rajah 3.23
Rajah 3.24
Butang Save.
Rajah 3.25
Rajah 4.1
Tekan kekunci Enter selepas menaip. Anda akan perolehi
paparan seperti Rajah 4.2.
Rajah 4.2
Teks yang ditaip akan berada di dalam sel A1 sahaja.
Namun, disebabkan teks yang agak panjang, maka ia soalah-olah memenuhi
sel B1.
Aktifkan sel B1 dan taipkan teks “Jualan Bulan September”
dan tekan Enter seperti Rajah 4.3. Kelihatan teks di dalam sel A1 telah ditutup
oleh teks B1.
Rajah 4.3
Untuk mengatasi masalah ini, anda perlu menguabah saiz
lajur dengan cara membawa penunjuk ke garis pemisah antara lajur A dan B.
Rajah 4.4
Untuk memadamkan sebarang teks di dalam sesuatu sel,
aktifkan sel tersebut dan tekan kekuncu Delete pada papan kekunci. Sekarang,
cuba padamkan teks “Jualan Bulan September” di dalam sel B1.
Untuk mengubahsuai teks yang telah ditaip pula, klik pada
sel A1 dan bawa penunjuk ke teks tersebut di ruangan bar formula seperti
Rajah 4.5.
Klik sahaja pada teks tersebut dan ubahsuai mengikut
keperlun anda. Setelah selesai, tekan kekunci Enter.
Formula Bar
Rajah 4.5
Seterusnya taipkan butiran yang perlu supaya lembaran
kerja anda sama seperti maklumat di Rajah 4.6 di bawah.
Rajah 4.6
1. Klik menu File > Open atau mengklik ikon pada Bar Peralatan
Piawai dan tetingkap seperti Rajah 5.1 akan dipaparkan.
Rajah 5.1
2. Klik Folder My Document yang terletak pada tab sebelah kiri tetingkap.
3. Kemudia klik pada folder Kursus yang telah anda bina.
4. Fail Warong.xls yang telah disimpan sebelumnya ada di dalam folder ini
seperti Rajah 5.2 di bawah. Klik fail tersebut dan tekan butang Open.
Fail Warong.xls
Butang Open
Rajah 5.2
5.2 Menambah dan Menetapkan Format Data
5.2.1 Menambah Siri Nombor Berturutan
Data baru akan di tambah ke dalam buku kerja Warong.xls.
Oleh itu, pastikan fail ini masih aktif di skrin komputer anda.
Anda akan menambahkan data di dalam lajur Bil. Secara
umumnya, lajur Bil akan mengandungi nombor berturutan dari
1, 2, 3 dan seterusnya untuk mewakili bilangan pembekal
Warong Pak Mat.
Anda boleh menambah nombor bilangan tersebut dengan
pantas menerusi arahan Edit>Fill>Series di bar Menu tanpa
perlu menaip satu persatu (! kalau 10 data mungkin boleh di
taip, tetapi bagaimana kalau 100 data??).
Langkah-langkah melaksanakannya adalah seperti di
bawah:
1. Taipkan nombor 1 pada sel A4.
2. Aktifkan sel A4 dan sel-sel lain di bawahnya. Dalam
contoh ini, kita aktifkan sehingga A15 (Rujuk Rajah 5.3)
dan sel-sel yang aktif ini akan dipenuhi dengan nombor
yang berturutan.
Rajah 5.3
3. Seterusnya, gunakan arahan Edit>Fill>Series di bar menu
untuk memaparkan tetingkap Series seperti Rajah 5.4 di
sebelah.
Rajah 5.4
4. Seterusnya, pastikan pilihan Columns di ruangan Series in
dan pilihan Linear di ruangan Type.
5. Disebabkan perbezaan antara untuk nombor Bilangan
adalah 1, maka taipkan 1 di ruangan Step Value.
6. Klik Butang OK.
7. Kelihatan sel A4 hingga A15 dipenuhi dengan nombor 1
hingga 12 seperti Rajah 5.5 di bawah.
Rajah 5.5
8. Simpan kembali fail ini dengan arahan File > Save atau
menggunakan ikon .
Rajah 5.6
Rajah 5.7
Rajah 5.8
Rajah 5.9
3. Kemudian bawa penunjuk tetikus pada pilihan Format
Cells dan klik kiri dan tetingkat seperi Rajah 5.10 akan
terpapar.
TIP!!
Arahan Format Cells juga boleh
dicapai di Bar Menu menerusi
arahan Format>Cells.
Rajah 5.10
4. Berdasarkan Rajah 5.10 di atas, format tarikh yang
terpapar di ruangan Type adalah mengikut penetapan lokasi
di ruangan Locale (location) iaitu English (United States).
5. Untuk mengubah lokasi pilihan anda, klik pada anak
panah ke bawah yang berada di sebelah kanannya dan
senarai pilihan akan dipaparkan seperti Rajah 11.
Rajah 5.11
Rajah 5.12
7. Klik pada pilihan Malay (Malaysia) sekali dan format
penulisan tarikh akan terpapar di ruangan Type seperti
Rajah 5.13.
Rajah 5.13
Rajah 5.14
Rajah 5.15
Rajah 5.16
3. Apa yang telah ditaip akan berubah dengan sendiri seperti yang
dipaparkan pada Rajah 5.17.
Rajah 5.17
Rajah 5.18
Pelbagai format
penulisan data.
Rajah 5.19
8.3 Anda boleh mengklik anak panah atas atau bawah di
bawah ruangan Type untuk melihat pilihan-pilihan yang
disediakan. Untuk langkah kerja ini, pilih bentuk penulisan
ke lima seperi Rajah 5.20.
Klik di sini hingga kursor
berkelip kelihatan.
Rajah 5.20
8.4 Seterusnya, bawa tetikus ke ruangan Type dan klik sekali
pada ruangan tersebut sehingga kursor berkelip kelihatan.
8.5 Seterusnya, taip tanda “RM” di hadapan tanda #,##0.00
agar kelihatan seperti yang dipaparkan pada Rajah 5.21.
TIP!!
Tanda “” digunakan untuk
memberitahu Excel bahawa
RM merupakan satu simbol
dan bukan data.
Rajah 5.21
9. Setelah selesai, klik butang OK dan semua nilai ringgit akan
bertukar seperti yang terpapar pada Rajah 5.22.
Rajah 5.22
10. Sekarang, lakukan semula langkah-langkah dalam para 8 untuk
menambah data pada lajur E di bawah tajuk Pembayaran
supaya ia menjadi seperti Rajah 5.23 di bawah.
Rajah 5.23
Center
Align Left Align Right
Rajah 5.24
2. Seterusnya, aktifkan sel A12 hingga A13 dan klik ikon pilihan
Align Left pada Bar Format. Data pada sel A4 hingga A13 akan
disusun ke arah kiri sel seperti Rajah 5.25.
Rajah 5.25
3. Sekarang anda boleh mencuba untuk klik ikon pilihan Center dan
seterusnya Align Right untuk melihat perubahan kedudukan data
di dalam sel.
Rajah 5.26
Rajah 5.27
Rajah 5.28
Walau bagaimanapun, justifikasi data di dalam sel ini
masih boleh diubah kepada kiri atau kanan.
7. Untuk meleraikan semula sel-sel yang telah digabungkan
menggunakan arahan Merge and Center, turuti langkah-langkah di
bawah:
Aktifkan sel A1 yang telah digabungkan.
Klik arahan Format>Cells untuk membuka tetingkap
Format Cells (Boleh juga meggunakan arahan klik kanan).
Klik pilihan tab Alignment dan tetingkap seperti Rajah 5.29
akan dipaparkan.
Rajah 5.29
1.
2.
3.
4.
6.
Rajah 5.32
Rajah 5.33
5. Biarkan isihan jenis Ascending di sebelah kanannya aktif (Rajah 5.34).
TIP!!
Arahan Ascending adalah untuk
turutan menaik (A,B,C,…).
Arahan Descending untuk turutan
menurun (Z,Y,X,…).
Rajah 5.34
Rajah 5.35
Rajah 5.36
9. Setelah selesai, klik butang OK dan hasil seperti Rajah 5.37 akan
dipaparkan.
Rajah 5.37
10. Anda boleh mencuba pelbagai jenis isihan untuk memahirkan diri.
11. Setelah mahir, pastikan skrin anda kembali seperti Rajah 5.37 dan
simpan fail anda.
Rajah 6.1
Rajah 6.2
4. Tetingkap seperti Rajah 6.3 akan terpapar setelah Row Height…
dipilih. (Tetingkap ini turut boleh diperolehi dengan arahan
Format>Row>Height).
Rajah 6.3
5. Klik sekali pada ruangan Row Height dan taipkan nilai 20.00 (Rajah
6.4) dan klik butang OK.
Rajah 6.4
Rajah 6.5
Rajah 6.6
2. Untuk proses ubahsuai gunakan arahan yang sama iaitu, klik kanan
tetikus anda dan pilih arahan Column Width… seperti Rajah 6.7.
Rajah 6.7
3. Tetingkap seperti Rajah 6.8 akan terpapar setelah Column Width…
dipilih. (Tetingkap ini turut boleh diperolehi dengan arahan
Format>Column>Width).
Rajah 6.8
4. Klik sekali pada ruangan Column Width dan taipkan nilai 15.00
(Rajah 6.9) dan klik butang OK.
Rajah 6.9
Rajah 6.10
Rajah 6.11
Rajah 6.12
Rajah 6.13
Rajah 6.14
Rajah 6.15
Rajah 6.16
Untuk menutup paparan Print Preview, klik butang Close
dan ia akan kembali kepada paparan asal Warong.xls.
Jika anda perhatikan, selepas melihat Print Preview, wujud
garisan putus-putus antara lajur F dan G.
Ini adalah disebabkan kita tidak menetapkan orientasi
kertas untuk jadual kita. Secara automatinya, setiap lembaran kerja
akan berorientasi menegak (Potrait) dan orientasi sebegini tidak
memuatkan kesemua lajur jadual anda.
Garis putus-putus menunjukkan bahawa lajur G berada di
muka surat yang lain sekiranya anda mencetak jadual ini (Rajah 6.17).
Garisan putus-putus
Berada di
Berada dalam satu muka surat yang sama. muka surat
yang lain.
Rajah 6.17
Untuk mengubahsuai oreintasi ini kepada melintang
(Landscape), gunakan arahan File>Page Setup dan aktifkan arahan
Landscape seperti yang digambarkan pada Rajah 6.18. Setelah
selesai, tekan butang OK.
Rajah 6.18
Rajah 6.19
Rajah 6.20
Rajah 6.21
Rajah 6.22
Rajah 6.23
Rajah 6.24
Rajah 6.25
Rajah 7.1
Rajah 7.2
Rajah 7.3
Rajah 7.4
Rajah 7.5
=SUM(D4:D14)
Format asas formula Operasi jumlah
merangkumi data bagi
sel D4 sehingga D14.
Tanda ‘:’ mewakili
perkataan ‘sehingga’.
Rajah 7.6
Rajah 7.7
Rajah 7.8
5. Bagi pengiraan baki untuk sel F5 hingga F13, anda tidak perlu
menaip lagi formula tetapi hanya dengan menggunakan
kemudahan Fill handle.
6. Letakkan kursur anda di sudut kanan bawah sel F5 sehingga ia
menjadi bentuk tambah seperti Rajah 7.9.
Rajah 7.9
7. Klik kiri tetikusa anda tanpa lepas dan heret hingga ke sudut kanan
bawah sel F13 seperti yang digambarkan pada Rajah 7.10.
Rajah 7.10
Rajah 7.11
Rajah 7.12
Rajah 7.13
Rajah 7.14
Rajah 7.15
Rajah 8.1
1. Klik ikon Chart Wizard yang terdapat pada bar perkakas piawai dan
satu kotak dialog seperti Rajah 8.2 akan di paparkan.
Rajah 8.2
2. Pelbagai pilihan graf akan dipaparkan. Untuk contoh kita pilih jenis seperti
berikut :
Rajah 8.3
4. Kotak dialog 8.3 berfungsi untuk menyatakan julat data yang hendak di
pamerkan sebagai sebuah carta. Klik butang yang bertanda X dan anda
akan diminta untuk memilih julat data yang telah dibuat pada lembaran
kerja.
5. Pilih data dari sel B3 hingga F13 seperti Rajah 8.4 dan klik kembali butang
bertanda X.
Rajah 8.4
6. Kotak dialog seperti Rajah 8.3 akan mempamerkan data seperti Rajah 8.5.
Klik butang Next.
Rajah 8.5
Rajah 8.6
8. Isikan ruang-ruang kosong seperti maklumat di bawah :
a. Chart Title : Pencapaian Prestasi Peserta Kadet Bomba Sekolah
b. Category (X) axis : Nama
c. Category (X) axis : Markah
9. Klik butang Next. Kotak dialog seperti Rajah 8.7 akan dipaparkan.
Rajah 8.7
10. Kotak dialog ini meminta anda memilih dimanakah carta itu hendak
diletakkan. Terdapat dua pilihan iaitu As new sheet (Carta di letakkan di
helaian baru) dan As object in (Carta di letakkan di helaian kerja yang
sama dengan di mana data itu dipilih).
11. Untuk latihan ini, klik pilihan kedua dan klik butang FINISH.
12. Hasil yang akan diperolehi adalah seperti Rajah 8.8.
Rajah 8.8
2. Klik butang Print Preview dan tetingkap seperti Rajah 9.1 di paparkan.
Rajah 9.1
3. Seperti arahan dalam bab sebelum ini, anda boleh menggunakan butang
Orientasi = Landscape
Saiz kertas = A4
5. Seterusnya, klik pada tab Page untuk menentukan orientasi kertas sama ada
menegak atau melintang. Pemilihan orientasi kertas ini adalah bersesuaian
dengan jadual yang telah di bina.
6. Untuk dokumen Warong.xls, pilih orientasi Landscape.
7. Manakala pada bahagian Paper Size, pilih A4.
8. Setelah selesai klik butang OK.
Rajah 9.3
10. Anda boleh mengubah kedudukan garis-garis ini untuk menetapkan saiz
jidar dan bagi memastikan keseluruhan jadual berada di dalam muka surat
yang sama sekiranya boleh.
11. Bagi menetapkan margin mengikut ukuran yang lebih tepat, sekali lagi klik
butang Setup pada alat perkakasan Preview untuk memaparkan tetingkap
Page Setup (Rajah 9.2). Pastikan tab Margins dipilih.
12. Margin asal akan dipapaparkan seperti Rajah 9.4.
13. Anda juga boleh mengubah saiz margin di bahagian ini sama ada untuk
bahagian Atas (Top), Kiri (Left), Kanan (Right) dan Bawah (Bottom).
14. Bagi memastikan dokumen anda berada di tengah-tengah kertas, klik
Horizontally dan Vertically pada bahagian Center on Page.
15. Klik butang OK setelah selesai.
16. Setelah anda berpuas hati dengan kedudukan dokumen, boleh teruskan
untuk mencetak.
Rajah 9.5
2. Sekiranya computer anda di sambung dengan lebih dari satu pencetak, pilih
pencetak yang sedang aktif di ruang Name (Rajah 9.6).
Rajah 9.6
4. Untuk mencetak muka surat tertentu, pastikan arahan Page diaktifkan dan
taipkan nombor muka surat yang ingin di cetak.
5. Excel juga membenarkan anda mencetak fail Excel mengikut sel-sel yang
sedang aktif menerusi pilihan Selection.
BIBLIOGRAFI
Frye, C. (2001). Microsoft Excel Version 2002, Step by Step. Washington: Microsoft
Press.
Jamalludin Harun & Zaidatun Tasir. (2002). Menguasai Perisian Hamparan Elektronik :
Microsoft Excel XP. Kuala Lumpur: Venton Publishing.
Microsoft Press. (2001). Microsoft Office XP, Step by Step. Washington: Microsoft
Corporation.