Outlook

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Ficha técnica
® Reservados todos os direitos patrimoniais e de reprodução à Fundação Bradesco Homepage: www.fb.org.br AUTORIA Fundação Bradesco COLABORADORES Departamento Escola Virtual - Fundação Bradesco PROJETO GRÁFICO E REVISÃO Setor Geração de Recursos Didáticos PUBLICAÇÃO: 2010

APRESENTAÇÃO

Esta apostila compõe o material didático dos cursos de Informática referentes ao Pacote Office 2007, composto pelos aplicativos Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook e Internet.

Na sequência, apresentamos definições, orientações técnicas, procedimentos e exercícios práticos, fundamentais para qualificar profissionalmente jovens e adultos, para que possam ter autonomia no uso da ferramenta, dominar as competências exigidas pelo mercado de trabalho e, assim, favorecer sua empregabilidade em qualquer área ocupacional.

Lembramos que as profundas transformações ocorridas no mundo do trabalho, a velocidade da informação, a comunicação, a globalização, a difusão de novas tecnologias e de novas formas de organização do trabalho são alguns exemplos das mudanças que vêm exigindo dos trabalhadores o desenvolvimento de novas competências frente às profissões.

Diante desse contexto, a informática é parte fundamental dessa transformação, visto que está presente em todos os setores da sociedade: no comércio, na indústria, na saúde, na educação etc.

Enfim, as informações aqui apresentadas servirão para alicerçar a base do conhecimento requerida para a construção das competências e habilidades propostas na qualificação de Operador de Microcomputador.

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SUMÁRIO
1. ACESSANDO O OUTLOOK 7.0 ....................................................................................9 2. CONHECENDO A JANELA PRINCIPAL DO OUTLOOK 2007 ............................................9 3. UTILIZANDO A AJUDA DO OUTLOOK .......................................................................13 4. FAIXA DE OPÇÕES ..................................................................................................15 5. ENVIANDO E RECEBENDO EMAILS (MENSAGENS) ....................................................16 5.1 Estrutura do email (endereço eletrônico) ..........................................................17 5.2 Enviando uma mensagem ...............................................................................17 5.2.1 Anexando arquivos à mensagem ............................................................19 5.3 Salvando uma mensagem para envio posterior .................................................21 5.4 Lendo mensagens...........................................................................................22 5.5 Apagando mensagens .....................................................................................23 5.6 Respondendo a mensagens .............................................................................25 5.7 Utilizando assinaturas .....................................................................................27 5.7.1 Criando uma assinatura .........................................................................28 5.7.2 Modificando uma assinatura ...................................................................30 5.7.3 Excluindo uma assinatura.......................................................................30 5.7.4 Incrementando uma assinatura ..............................................................31 5.7.5 Aplicando uma assinatura ......................................................................32 5.8 Alterando o layout das mensagens ...................................................................33 5.9 Imprimindo uma mensagem ............................................................................35 6. EDITANDO UMA MENSAGEM ...................................................................................36 6.1 Navegando pelo documento ............................................................................36 6.2 Selecionando partes da mensagem ..................................................................36 6.3 Inserindo texto ...............................................................................................37 6.4 Deletando (apagando) texto ............................................................................37 6.5 Formatando caracteres e parágrafos ................................................................38 6.5.1 Alterando fonte, cor e tamanho do caractere ou texto..............................38 6.5.2 Alterando alinhamento de linhas ou parágrafos .......................................41 6.5.3 Alterando o espaçamento entre linhas ....................................................41 6.6 Trabalhando com listas, numeradores e marcadores ..........................................43 6.6.1 Criando lista de vários níveis ..................................................................45 6.6.2 Interrompendo a lista ............................................................................46 6.6.3 Utilizando marcadores ou números .........................................................46 6.7 Inserindo bordas e sombreamento ...................................................................47 6.8 Visualizando marcas de parágrafos e símbolos de formatação ocultos.................49 6.9 Copiando uma formatação...............................................................................49 6.10 Movendo partes do documento ......................................................................50 6.11 Copiando partes do documento......................................................................51 6.12 Utilizando estilos rápidos ...............................................................................52

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6.13 Aumentando ou diminuindo a visualização da mensagem ................................53 6.14 Localizando e substituindo textos ...................................................................53 6.14.1 Localizando texto ................................................................................54 6.14.2 Localizando e realçando um texto na tela ..............................................54 6.14.3 Localizando e substituindo texto ...........................................................55 6.14.4 Indo para um ponto específico .............................................................56 6.14.5 Selecionando textos, objetos e formatações ..........................................56 7. ORGANIZANDO MENSAGENS EM PASTAS .................................................................57 7.1 Criando pastas ................................................................................................57 7.2 Movendo mensagens para outra pasta..............................................................58 7.2.1 Usando um comando para mover mensagens ..........................................59 7.3 Usando Pastas Favoritas ..................................................................................60 7.3.1 Removendo Pastas Favoritas ..................................................................61 7.4 Excluindo pastas .............................................................................................62 8. CATÁLOGO DE ENDEREÇOS ....................................................................................63 8.1 Listas criadas PARA você .................................................................................63 8.2 Listas criadas POR você...................................................................................63 8.3 Inserindo um novo contato..............................................................................64 8.3.1 Inserindo imagem no contato ................................................................65 8.4 Localizando contatos no catálogo de endereços ...............................................66 8.5 Criando listas de distribuição ...........................................................................68 9. USANDO O OUTLOOK PARA DEFINIR AÇÕES ...........................................................70 9.1 Utilizando o calendário ....................................................................................71 9.1.1 Visualizando o calendário.......................................................................71 9.1.2 Conhecendo as opções do calendário .....................................................72 9.1.3 Apenas você? Insira um compromisso ....................................................73 9.1.4 Uma vez não basta: recorrência .............................................................73 9.1.5 Há outros envolvidos? Marque uma reunião ............................................75 9.1.6 Agendando um evento ..........................................................................80 9.1.7 Utilizando o recurso Lembrete ................................................................80 9.1.8 Barra de Tarefas Pendentes ...................................................................81

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INTRODUÇÃO

Seja bem-vindo ao Microsoft Office Outlook 2007!

O Microsoft Office Outlook é um programa de gestão de informações e de mensagens eletrônicas (correio eletrônico) que nos auxilia no gerenciamento de mensagens, compromissos, contatos (nomes e endereços) e tarefas.

Ele funciona em completa integração com as outras aplicações do Pacote Office, tornando mais fácil a comunicação e a coordenação de atividades pessoais ou profissionais.

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1. Acessando o Outlook 7.0
Há várias formas de acessar o Outlook. A mais utilizada é clicar no botão Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook 2007. Observe a figura abaixo:

Figura 1

2. Conhecendo a janela principal do Outlook 2007

Figura 2

9

Barra de Menus – Exibe os menus do Outlook (figura 3). Clicando sobre cada um deles, temos acesso a seus comandos.

Figura 3

Barra de Ferramentas Padrão – Contém as principais ações do Outlook (figura 4), inclusive, o Botão Ajuda , que acessa a ajuda do Office Online ou a local (salva no computador).

Figura 4

Barra de Ferramentas Web – Permite acessar sites na Web, sem deixar de acompanhar as atividades do Outlook, por exemplo, ver quantas mensagens há na Caixa de entrada (figura 5). O Outlook passa a agir como se fosse seu navegador.

Figura 5

10

Painel de Navegação – Permite navegar entre as pastas do Outlook (figura 6).

Figura 6

Nome da Pasta – Mostra o nome da pasta selecionada (figura 7).

Figura 7

Área de Visualização – Local onde são exibidas as mensagens, calendário ou tarefas (figura 8). O conteúdo visualizado depende da pasta selecionada.

Figura 8

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Barra de Tarefas Pendentes – Mostra as tarefas pendentes (figura 9), que também são exibidas em Tarefas e na lista de tarefas diárias do Calendário. A barra de tarefas aparece verticalmente, conforme mostra a figura 2. Porém, abaixo, ela aparece na horizontal para facilitar sua visualização.

Figura 9

Barra de Status – Mostra informações sobre a pasta atual e a quantidade de emails que ela contém (figura 10).

Figura 10

Controle da Janela – Controle para Minimizar (aparece na barra de tarefas), para Maximizar (fica do tamanho da tela), para Restaurar (pode ser redimensionada conforme a necessidade) e para Fechar (fecha a janela), conforme mostra a figura 11.

Figura 11

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3. Utilizando a ajuda do Outlook
Precisa de ajuda? É só clicar no botão Ajuda, localizado na Barra de Ferramentas Padrão, ou pressionar a tecla F1. Abrir-se-á, então, uma janela, como mostra a figura 12.

Figura 12 Objeto Função

Voltar e Avançar

Voltar ou avançar para outra pesquisa feita anteriormente.

Parar

Parar uma pesquisa, antes que ela seja completamente apresentada.

Atualizar

Atualizar a pesquisa mostrando novos resultados, caso existam.

Página inicial

Voltar para a página inicial da janela de Ajuda.

Imprimir

Imprimir o conteúdo da área de pesquisas.

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Objeto

Função Alterar o tamanho da fonte, que, por padrão, é médio. Os tamanhos

Alterar tamanho da fonte

predefinidos são: máximo, maior, médio, menor, mínimo.

Mostrar / Ocultar Sumário

Mostrar ou exibir o sumário dos tópicos de ajuda.

Exibir a janela de ajuda por cima do documento utilizado (Manter Manter Visível / Nem Sempre Visível Visível). Ela ficará oculta, se você alternar para outro aplicativo ou minimizá-la. A opção Nem Sempre Visível abrirá a janela na barra de tarefas do Windows. Permitir a digitação do assunto a ser pesquisado. Para efetuar a pesquisa, deve-se clicar no botão Pesquisar. Ao clicar na seta para abrir a lista de opções, podemos obter: 1. Conteúdo do Office Online, que trará ajuda do site da Microsoft, ou seja, a mais atualizada. 2 .Conteúdo do próprio computador, que abrirá a ajuda instalada junto com o Pacote Office.

Pesquisar

Mostrar o conteúdo da janela Ajuda.

Conteúdo pesquisado

Curiosidade!
Quando você abrir a janela de Ajuda, o Outlook tentará conectar-se ao Office Online automaticamente. Isso acontece, pois o conteúdo online é mais completo e atualizado. Contudo, se você quiser usar o Conteúdo Offline, instalado junto com o Office, sem a necessidade de estar conectado à Internet, basta clicar no botão Conectado ao Office Online (figura 13) e na opção Mostre conteúdo apenas deste computador.

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Figura 13

4. Faixa de opções
Você encontrará a Faixa de Opções ao criar ou modificar emails, itens do calendário, contatos, tarefas ou entradas do diário. Esse sistema foi adotado após várias pesquisas da Microsoft sobre como as pessoas usam os comandos do Outlook. Com base nessas pesquisas, os comandos tornaram-se mais organizados, de modo a serem exibidos e agrupados facilitando sua localização e uso. Se você já usou o Microsoft Office Word 2007, a Faixa de Opções do Outlook lhe será familiar. Isso acontece porque o editor do Outlook 2007 é baseado no Word 2007.

Figura 14

Para ajudá-lo a usar a Faixa de Opções, explicaremos sua disposição básica:
1 Guias – Há quatro guias básicas na parte superior representando áreas de atividade.

Em cada uma delas, os comandos são reunidos por grupos. Por exemplo, a guia Mensagem contém os comandos que você utiliza com mais frequência. E os botões Recortar, Copiar e Colar estão no grupo Área de Transferência. 15

2 Grupos – Cada guia tem vários grupos que mostram os itens relacionados em

conjunto. Texto Básico é um grupo.
3 Comandos – O botão Negrito e a lista Fonte (mostrando a fonte Calibri) são

comandos. Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu. Os comandos mais usados, como o comando Colar, têm os botões maiores A Faixa de Opções mostra guias e comandos apropriados à ação executada. Ou seja, as guias diferirão, conforme a área do Outlook em que você esteja trabalhando. Observe algumas dessas diferenças na imagem a seguir:

Figura 15

Uma nova mensagem mostra as guias Mensagem e Opções, com grupos e comandos que você usa ao redigir e enviar uma mensagem. Um novo compromisso mostra uma guia Compromisso, com grupos e comandos específicos para trabalhar com uma entrada do calendário. Um novo contato mostra uma guia Contato, com grupos e comandos para ajudá-lo a manter atualizadas as informações do contato.

5. Enviando e recebendo emails (mensagens)
Enviar mensagens para outros usuários pela Internet é tão fascinante, que mesmo quem, há muito tempo, deixou de se corresponder com os amigos recupera esse prazer. Em questão de minutos, a mensagem enviada chega a seu destino e lá permanece armazenada, até que o destinatário a leia, podendo guardá-la para consulta posterior, copiá-la para outros usuários ou enviar resposta ao remetente. 16

5.1 Estrutura do email (endereço eletrônico)
Assim como precisamos informar nosso endereço correto e completo para receber correspondências pelo correio, também precisamos informar nosso endereço eletrônico de forma correta e completa para receber emails (mensagens pela Internet). Para criar corretamente um email, observe o exemplo abaixo: jcsouza@hotmail.com onde:

Jcsouza @ (arroba) Hotmail

Nome escolhido pelo usuário. Símbolo utilizado em endereços de email para indicar em que provedor está a conta de email. Nome do provedor. Tipo de usuário. É necessário haver um ponto final (.) entre o provedor e o tipo. Seguem os tipos mais utilizados: • .com: fins comerciais • .org: organizações sem fins lucrativos • .edu: organizações educacionais (universidades, escolas etc.) • .gov: governamental

.com

Embora não tenha feito parte do exemplo anterior, em alguns casos, você poderá encontrar emails com a sigla do país do provedor (.br – Brasil, .pt – Portugal, .uk – Inglaterra). Por exemplo, ...@yahoo.com.br. Os endereços na Internet levam em consideração letras maiúsculas e minúsculas. Por exemplo: jcsouza@hotmail.com é diferente de JCSOUZA@hotmail.com, que, por sua vez, é diferente de JCsouza@hotmail.com.

5.2 Enviando uma mensagem
Para criar uma nova mensagem, siga os passos abaixo: 1. Clique no botão , na barra de ferramentas Padrão.

Você também pode selecionar essa opção no menu Arquivo (figura 16).

Figura 16

2. Será exibida uma tela semelhante à da figura 17 solicitando sua senha. A diferença ocorre por conta de seu provedor de email. 17

Figura 17

3. Após ter digitado a senha, aparecerá uma nova janela com várias opções (figura 18).

Figura 18

Figura 19

18

Caso a opção de envio e recebimento automático não esteja ativada (padrão), as mensagens ficam armazenadas na Caixa de Saída, até que você clique no botão , na barra de ferramentas Padrão.

Dica! Uso de letras maiúsculas
A maior parte das regras de etiqueta na Internet diz respeito à composição de mensagens de correio eletrônico ou em grupos de discussões. A primeira e mais conhecida dessas regras é: nunca use CAIXA ALTA em todo o seu texto. Convencionou-se, na Internet, que caixa alta simula que você está gritando. Somente utilize maiúsculas quando quiser dar ênfase a algumas palavras.

5.2.1 Anexando arquivos à mensagem
É possível anexar à mensagem arquivos armazenados em seu computador, de modo que, quando você enviá-la, uma cópia deles irá juntamente com ela. 1. Clique no botão , na barra de ferramentas Padrão.

Você também pode selecionar essa opção em Arquivo (figura 20).

Figura 20

2. Na guia Mensagem, grupo Inserir, clique no botão Anexar Arquivo (figura 21).

Figura 21

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3. Aparecerá uma tela (figura 22) solicitando o nome do arquivo a ser anexado.

Figura 22

Onde:
1 2 3

Local em que o arquivo está gravado. Arquivo desejado. Botão Inserir, que anexará o arquivo à mensagem.

Observe que o campo Anexado, não visualizado antes, aparece com o(s) arquivo(s) selecionado(s) (figura 23).

Figura 23

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5.3 Salvando uma mensagem para envio posterior
Quando começamos a redigir um email, pode acontecer de faltar alguma informação e não termos como concluí-lo. O que fazer para não perder tudo o que já foi redigido? Você pode salvar sua mensagem na pasta Rascunhos para concluí-la e enviá-la aos destinatários posteriormente. 1. Clique no botão , na barra de ferramentas Padrão.

2. Digite um pequeno texto, como exemplo, e clique no comando de janela Fechar (figura 24).

Figura 24

3. Observe a mensagem que será exibida (figura 25).

Figura 25

4. Clique em Sim e observe a pasta Rascunho (figura 26).

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Figura 26

5. Quando você quiser enviar essa mensagem, basta dar um clique duplo nela, concluíla e clicar no botão Enviar (figura 27).

Figura 27

5.4 Lendo mensagens
Assim que você acessar o Outlook e digitar sua senha, as mensagens serão migradas do servidor de email para a sua Caixa de Entrada, localizada no Painel de Navegação. Para ler as mensagens recebidas, proceda da seguinte forma: 1. Clique na pasta Caixa de Entrada. 2. Do lado direito da janela, são exibidos os títulos das mensagens. Para lê-las, escolha um dos títulos, clique sobre ele e visualize o texto (figura 28).

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Figura 28

Por padrão, o Outlook verifica a chegada de mensagens a cada 30 minutos. Caso você queira verificar se existem mais mensagens a serem entregues, clique no botão enviar e receber, na barra de ferramentas Padrão ou pressione a tecla F9. Será exibida a seguinte tela (figura 29):

Figura 29

Confirme a senha de acesso, caso a informação seja solicitada.

5.5 Apagando mensagens
Para não deixar sua caixa de entrada cheia com mensagens que não lhe interessam mais, você poderá excluí-las de forma rápida e fácil. Para isso: 1. Selecione a mensagem a ser excluída e clique sobre ela. 2. Clique no botão Excluir da barra de ferramentas Padrão (figura 30) ou pressione a tecla Delete. 23

Figura 30

Caso você apague uma mensagem por engano, não se preocupe, pois mensagens excluídas são movidas para a pasta Itens Excluídos, no Painel de Navegação (figura 31), e poderão ser recuperadas, clicando-se sobre elas e arrastando-as até a pasta específica para armazená-las, ou mesmo para a Caixa de entrada.

Figura 31

Para apagar definitivamente a mensagem, selecione-a na pasta Itens Excluídos e clique em Excluir da barra de ferramentas Padrão, ou pressione a tecla Delete. Para a exclusão definitiva, será solicitada uma confirmação (figura 32):

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Figura 32

Dica!
Tanto para mover, como para apagar ou encaminhar a outro destinatário, você poderá selecionar mais de uma mensagem ao mesmo tempo. Como? • Para selecionar mensagens sequenciais, clique na primeira e pressione a tecla SHIFT, enquanto clica na última.

Figura 33

• Para selecionar mensagens alternadas, clique na primeira e pressione a tecla CTRL em cada uma das outras.

Figura 33

5.6 Respondendo a mensagens
Existem algumas diferenças entre enviar uma mensagem e responder a ela. Para responder a uma mensagem, proceda da seguinte forma: 1. Selecione a mensagem e clique sobre ela do lado esquerda da Caixa de Entrada. 25

2. Clique no botão Responder para responder apenas ao remetente principal, ou em Responder a Todos , caso haja destinatários em cópia (Cc), na barra de ferramentas Padrão (figura 35), ou selecione uma dessas opções no menu Ações.

Figura 35

3. Quando você responde, o Outlook preenche automaticamente o campo Para, já que o destinatário é o próprio remetente da mensagem original, e o campo Assunto, adicionando RES: ao título da correspondência a que você está respondendo (figura 36).

Figura 36

4. Escreva a resposta na área de edição (figura 37).

Figura 37

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5. Clique no botão Enviar. Você pode configurar seu Outlook para envio e recebimento automático de mensagens (tópico a ser visto posteriormente). Caso contrário, a resposta ficará na Caixa de Saída, até que você clique no botão , na barra de ferramentas Padrão, ou pressione a tecla F9. As mensagens enviadas são armazenadas na pasta Itens Enviados (figura 38) e poderão ser recuperadas. Quando as mensagens tratam de assuntos profissionais, é interessante mantê-las por um determinado período, pois pode ser necessária uma nova consulta a elas.

Figura 38

5.7 Utilizando assinaturas
A assinatura é um aspecto fundamental da correspondência e acrescenta a ela um toque pessoal. Além disso, pode desempenhar um papel importante ao fornecer informações de contato e ajudar a encerrar a mensagem com um tom apropriado. No Outlook 2007, você poderá fazer o seguinte: • Criar suas próprias assinaturas usando texto, hiperlinks, imagens ou um cartão de visita eletrônico. • Usar sua assinatura em todas as mensagens ou apenas quando desejar. • Criar assinaturas diferentes para diferentes funções ou contas de email e alternar a escolha entre elas de acordo com a necessidade. Como uma assinatura em uma carta, uma assinatura de email é adicionada ao final da mensagem. O elemento mais conhecido de uma assinatura é o encerramento cordial, como, por exemplo, “Atenciosamente,” “São os mais sinceros votos” ou “Obrigado(a)”. O que você usa depende do tom de sua mensagem. O que há em uma assinatura de email? 27

Além de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informações sobre você. Muitos profissionais gostam de incluir informações de contato comercial, para que clientes e parceiros de negócios possam entrar em contato facilmente. Uma assinatura também pode incluir uma mensagem de marketing ou até mesmo uma citação favorita para expressar humor ou valores pessoais.

Figura 39

Além desses elementos, você pode adicionar à assinatura outros mais sofisticados, como o logotipo da empresa, uma imagem ou um hiperlink por exemplo.

Dicas!
Imagens, fotos e clip-arts podem atrasar a entrega dos emails. Se possível, mantenha o tamanho do arquivo abaixo de 100KB. Ao definir o que sua assinatura poderá conter, lembre-se de que é melhor optar pela simplicidade, para que as informações importantes sejam reconhecidas facilmente. Além disso, considere cuidadosamente o seu público-alvo antes de divulgar qualquer informação confidencial, como endereço comercial e número de telefone.

5.7.1 Criando uma assinatura
A criação de uma assinatura é simples e você pode ter acesso aos comandos necessários a partir de qualquer mensagem. 1. Clique no botão mensagem. , na barra de ferramentas Padrão, para criar uma nova do grupo Incluir.

2. Na guia Mensagem, clique na seta do botão Assinatura Você também terá acesso a esse botão na guia Inserir. 3. Clique na opção Assinaturas... (figura 40):

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Figura 40

4. Na caixa de diálogo que será aberta na guia Assinatura de Email, clique no botão Novo e dê um nome à assinatura, preenchendo a caixa de texto (figura 41).

Figura 41

5. Na caixa de texto destinada à edição da assinatura, digite o conteúdo desejado 1 e, em seguida, clique no botão Salvar 2 (figura 42).

Figura 42

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Para dar um pouco de sofisticação, você pode usar formatações diferentes para linhas diferentes de sua assinatura. Por exemplo, aplicamos ao nome de CARLOS DE ANDRADE uma cor diferente do restante do texto. 6. Observe que, tão logo você clique em Salvar, o nome da assinatura será inserido na caixa de opções Novas Mensagens (figura 43).

Figura 43

7. Você poderá utilizar essa assinatura para respostas e mensagens encaminhadas, selecionando-a na caixa de opções correspondente (figura 44).

Figura 44

5.7.2 Modificando uma assinatura
Depois de criar uma assinatura, é fácil modificá-la. Se desejar fazer alteração apenas uma vez para uma mensagem específica, basta modificar a assinatura diretamente na mensagem. Já se desejar modificar a assinatura salva, você precisará retornar à caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, refazendo os passos de 1 a 3, descritos no item 5.7.1, e lá fazer as alterações.

5.7.3 Excluindo uma assinatura
Caso você queira excluir uma assinatura, precisará retornar à caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, refazendo os passos de 1 a 3, descritos no item 5.7.1. Em seguida, selecione a assinatura a ser excluída, clique no botão Excluir e confirme a exclusão clicando em Sim, na caixa de diálogo apresentada (figura 45).

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Figura 45

5.7.4 Incrementando uma assinatura
Além das opções já conhecidas de fonte e alinhamento, na guia Assinatura de Email, há mais três comandos que poderão ser utilizados para incrementar sua assinatura: Cartão de visita, Imagem e Hiperlink. Lembre-se de que, para criar uma assinatura, você deve seguir os passos do item 5.7.1. E, para modificá-la, os passos do item 5.7.2. • Cartão de visita – Insere as informações do contato no formato de cartão de visita. Para ter acesso a essa opção, clique no botão correspondente , selecione o contato a ser utilizado e clique em OK (figura 46).

Figura 46

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• Imagem – Permite inserir uma imagem como assinatura. Após clicar no botão correspondente , selecione a imagem desejada e clique em Inserir.

Figura 47

• Hiperlink – Permite inserir um link como assinatura. Após clicar no botão Inserir hiperlink, preencha os campos conforme modelo abaixo (figura 48):

Figura 48

Onde:
1 Texto que aparecerá na assinatura. 2 Endereço de site, email ou local a ser acessado.

Clique em OK para criar o hiperlink, que só poderá ser ativado quando a 3 assinatura for inserida na mensagem.

5.7.5 Aplicando uma assinatura
Quando você cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como a assinatura 32

padrão e a aplica a todas as novas mensagens automaticamente. Portanto, para usar a nova assinatura, basta começar a criar mensagens e você verá essa nova assinatura em cada mensagem criada. Se você criou mais de uma assinatura, é possível inserir qualquer uma delas automaticamente. Para isso, faça o seguinte: 1. Antes de finalizar a mensagem, apague a assinatura padrão, caso ela exista. 2. Na guia Mensagem, clique na seta do botão Assinatura, do grupo Incluir. 3. Clique sobre a assinatura desejada (figura 49).

Figura 49

Depois de criar uma assinatura e começar a usá-la, você poderá se perguntar: será que todos os destinatários a veem da mesma maneira? Provavelmente, não. Como um destinatário vê a sua assinatura depende do programa que ele usa para ler email e de como o configura. A seguir, são apresentados dois exemplos de situações em que aquilo que você envia pode ser diferente daquilo que seu destinatário vê: • O destinatário lê email no formato de texto sem formatação – Uma pessoa que lê email no formato de texto sem formatação (somente texto) pode não ver cores ou outros efeitos sofisticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convém lembrar como ela aparecerá em texto sem formatação. • O destinatário não tem a fonte que você usou em sua assinatura – As fontes não são incorporadas em sua mensagem. Isso significa que, para ver a fonte que você usou, o destinatário precisará tê-la instalada no computador. Como você não sabe que fontes seu destinatário tem instaladas em seu computador, é uma prática recomendada usar apenas o conjunto principal de fontes incluído no Microsoft Windows, como Arial, Verdana, Times New Roman e Courier.

5.8 Alterando o layout das mensagens
Na guia Papel de carta pessoal, você poderá escolher um tema de fundo para suas mensagens. Para isso: 1. Clique no botão nova mensagem. , na barra de ferramentas Padrão, para criar uma 33

2. Na guia Mensagem, clique na seta do botão Assinatura do grupo Incluir. 3. Clique na opção Assinaturas... 4. Clique na guia Papel de carta pessoal e no botão Tema... (figura 50).

Figura 50

5. Clique em todos os temas e escolha o que mais lhe agradar. Em seguida, clique em OK. A partir dessa definição, todas as mensagens serão criadas com esse tema de fundo (figura 51).

Figura 51

Nessa guia, você também poderá definir o tipo de fonte a ser utilizado para enviar mensagens e responder a elas. 1. Clique no botão Fonte e faça suas escolhas quanto a tipo, tamanho, cor etc. (figura 52). 34

Figura 52

5.9 Imprimindo uma mensagem
1. Selecione a mensagem a ser impressa clicando sobre ela, no lado esquerdo da Caixa de Entrada. 2. Clique no botão Imprimir, na barra de ferramentas Padrão, ou escolha essa opção no menu Arquivo (figura 53).

Figura 53

3. A seguinte tela será visualizada (figura 54). Defina as opções desejadas e clique em OK, para que a mensagem seja impressa.

Figura 54

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6. Editando uma mensagem
6.1 Navegando pelo documento
Existem várias maneiras de navegar por mensagens. Além da barra de rolagem e do mouse, podemos utilizar as seguintes teclas para navegar pelo documento:
Pressione
HOME END SETA PARA A ESQUERDA OU SETA PARA A DIREITA CTRL+SETA PARA A ESQUERDA CTRL+SETA PARA A DIREITA SETA PARA CIMA OU SETA PARA BAIXO PAGE DOWN PAGE UP CTRL+HOME CTRL+ END

Para fazer isto
Ir para o início da linha. Ir para o fim da linha. Avançar ou retroceder um caractere. Retroceder uma palavra à esquerda. Avançar uma palavra à direita. Avançar ou retroceder uma linha. Avançar página. Retroceder página. Ir para o início da mensagem. Ir para o fim da mensagem.

6.2 Selecionando partes da mensagem
Pressione
SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA SHIFT+SETA PARA A DIREITA CTRL+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA CTRL+SHIFT+SETA PARA A DIREITA SHIFT+HOME SHIFT+END CTRL+SHIFT+HOME

Para fazer isto
Selecionar ou desmarcar um caractere à esquerda do cursor. Selecionar ou desmarcar um caractere à direita do cursor. Selecionar ou desmarcar uma palavra à esquerda do cursor.

Selecionar ou desmarcar uma palavra à direita do cursor. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao início da linha. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao fim da linha. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao início da mensagem. Selecionar do ponto onde se encontra o cursor ao fim da mensagem.

CTRL+SHIFT+END

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Alguns comandos podem ser realizados com o mouse, caso você prefira:
Ação
Dê um clique duplo sobre a palavra.

Para fazer isto
Selecionar uma palavra.

Clique no início da linha. O apontador do mouse precisará ter esta forma: .

Selecionar a linha.

Dê um clique duplo no início da linha. O apontador do mouse precisará ter esta forma: .

Selecionar parágrafo.

Dê um clique triplo em qualquer linha ou página do arquivo, desde que o apontador do mouse esteja desta forma: .

Selecionar todo o documento.

Clique sobre figura, gráfico ou outro objeto desejado.

Selecionar uma figura, gráfico ou outro objeto.

Clique no local de início e arraste o mouse até a posição final.

Selecionar trechos de textos.

6.3 Inserindo texto
Para inserir texto da mensagem (uma letra, uma palavra, um parágrafo, uma página etc.), basta posicionar o cursor no local desejado e digitar os dados a serem inseridos. Vale lembrar que a inserção ocorrerá à esquerda do cursor.

6.4 Deletando (apagando) texto
Pressione
BACKSPACE ( )

Para fazer isto
Apagar um caractere à esquerda do cursor.

DELETE

Apagar um caractere à direita do cursor.

CTRL+ BACKSPACE (

)

Apagar a palavra à esquerda do cursor.

CTRL+ DELETE

Apagar a palavra à direita do cursor.

37

6.5 Formatando caracteres e parágrafos
Utilizaremos os comandos da guia Formatar Texto, da Faixa de Opções, para trabalhar com as formatações de caracteres e parágrafos que incluem mudança de fonte, cor, tamanho e alinhamento de texto dentre outras. Você verá que muitos comandos também se encontram na guia Mensagem. Um novo recurso do Office 2007, que facilita a formatação do documento, é o preview, ou pré-visualização de uma alteração, sem ter que aplicá-la. Por exemplo, para alterar o tipo de fonte (letra), conforme você passa o mouse pelas fontes instaladas, é possível, automaticamente, visualizar como ficará o texto selecionado. E isso vale para algumas das opções de formatação, como cor, tamanho, estilo etc.

6.5.1 Alterando fonte, cor e tamanho do caractere ou texto
Utilizaremos o grupo Fonte, da guia Formatar Texto, para trabalhar com caracteres e textos. Para poder fazer as alterações desejadas, é necessário que o texto esteja selecionado (ver comandos de seleção no item 6.2). 1. Crie uma nova mensagem clicando no botão Padrão. 2. Digite o texto, conforme mostra a figura a seguir: , na barra de ferramentas

Figura 55

3. Selecione a palavra ANIVERSÁRIO. Clique na caixa de diálogo para abrir as opções de fonte (figura 56) e vá passando o mouse sobre elas. Observe que a palavra selecionada é visualizada de acordo com a fonte escolhida. Após definir a fonte, clique sobre ela.

38

Figura 56

4. Agora, faça o mesmo com a opção de tamanho (figura 57).

Figura 57

Procedimento idêntico deverá ser feito para alterar a cor do realce do texto, que, por padrão, não apresenta cor; e também a cor da fonte, que, por padrão, é preta. Para os demais comandos, o efeito só será visualizado depois de executado. 39

Objeto

Função
Aplicar o efeito negrito ao texto selecionado.

Negrito

Aplicar o itálico ao texto selecionado. Normalmente, é utilizado em Itálico termos de outro idioma.

Sublinhado

Aplicar o efeito sublinhado ao texto selecionado.

Aplicar o efeito tachado (uma linha no meio) ao texto selecionado. Por Tachado exemplo, CANCELADO.

Subscrito

Aplicar o efeito de subscrito ao texto selecionado. Por exemplo, H2O.

Sobrescrito

Aplicar o efeito de sobrescrito ao texto selecionado. Por exemplo, M3.

Limpar a formatação, deixando o texto conforme foi digitado Limpar formatação originalmente. Alterar o texto selecionado para: MAIÚSCULA, minúscula, Primeira letra da sentença em maiúscula (Cada Palavra Terá A Primeira Letra Maiúscula), aLTERNANAR mAIÚSCULA/ Maiúsculas / Minúsculas mINÚSCULA. Um atalho que pode ser utilizado é SHIFT+F3.

Aumentar /diminuir fonte

Aumentar ou reduzir o tamanho da fonte de 2 em 2 pontos.

Dica!
Quando você seleciona um texto e passa o mouse sobre ele, aparece uma “caixa de ferramentas”, com algumas opções de formatação, para tornar seu trabalho mais rápido (figura 58).

Figura 58

40

6.5.2 Alterando alinhamento de linhas ou parágrafos
Agora, utilizaremos os comandos do grupo Parágrafo da guia Formatar Texto. O texto da linha em que o cursor estiver posicionado ou o parágrafo selecionado poderão ser alinhados de quatro formas:
À ESQUERDA (padrão) – O texto fica alinhado na margem esquerda. Exemplo de visualização do texto alinhado à Esquerda

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.
À DIREITA – O texto fica alinhado na margem direita. Exemplo de visualização do texto alinhado à Direita

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.
CENTRALIZADO – O texto fica centralizado entre as margens esquerda e direita. Exemplo de visualização do texto com alinhamento Centralizado

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.
JUSTIFICADO – O texto fica alinhado nas margens esquerda e direita Exemplo de visualização do texto com alinhamento Justificado

Vamos preparar uma na próxima sexta-feira,

festa no

surpresa salão de

para nossa festas do

colega Ana meu prédio.

6.5.3 Alterando o espaçamento entre linhas
Podemos alterar o espaçamento entre linhas, clicando no botão entre linhas. Observe a figura 59. Espaçamento

Figura 59

41

Espaçamento simples – Espaçamento padrão, ou seja, uma linha. Exemplo de texto com espaçamento simples

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.
Espaçamento 1,5 – O espaçamento é de uma linha e meia. Exemplo de texto com espaçamento 1,5

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.
Espaçamento duplo – O espaçamento é de 2 linhas. Exemplo de texto com espaçamento duplo

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.

Todos os comandos vistos até agora poderão ser efetuados clicando-se na opção Parágrafo ou no Iniciador de Caixa de Diálogo do grupo Parágrafo (figura 60).

Figura 60

42

6.6 Trabalhando marcadores

com

listas,

numeradores

e

As listas desempenham várias funções. Sua finalidade é resumir informações para facilitar a compreensão e a assimilação por parte do leitor. Elas podem apresentar numeradores ou marcadores.

1. 2. 3. 4.

Mercúrio Vênus Terra Marte

• • • •

Mercúrio Vênus Terra Marte

Se você tiver uma sequência de informações, uma lista numerada será essencial para fornecer rapidamente o número de itens. As listas podem apresentar um nível único ou vários níveis. Na lista de nível único, todos os itens terão a mesma hierarquia e o mesmo recuo. Já a lista de vários níveis significa que há uma lista dentro de outra lista. Veja, abaixo, a diferença entre elas:

• • • •

Mercúrio Vênus Terra Marte

• Mercúrio • Vênus • Terra Lua • Marte Fobos Deimos

Tanto marcadores, quanto numeradores podem ser inseridos nos parágrafos selecionados. Há mais de uma maneira de iniciar uma lista. Uma das mais utilizadas é criá-la automaticamente, enquanto os dados são digitados. Se você precisar de uma lista com marcadores, basta digitar um asterisco (*) seguido de um espaço: o asterisco se transforma em marcador e a lista é iniciada. Quando terminar de digitar o primeiro item, pressione ENTER, que um novo marcador aparecerá na linha seguinte. 43

Há vários símbolos que você pode usar para iniciar uma lista. O marcador padrão é o bollet •. Ao abrir a caixa de diálogo Marcadores, você poderá utilizar um marcador existente ou Definir Novo Marcador (figura 61-A).

Figura 61-A

Os símbolos disponíveis dependerão da fonte selecionada. Na figura 61-B, a fonte é Wingdings. Também poderão ser adicionadas imagens.

Figura 61-B

Para criar automaticamente listas numeradas, digite o número 1 e um ponto (1.), seguido de um espaço. O numerador padrão é 1. De modo semelhante ao anterior, ao abrir a caixa de diálogo Numeração, você poderá utilizar um formato existente (figura 62-A) ou Definir Novo Formato de Número (figura 62-B).

44

Figura 62-A

Figura 62-B

6.6.1 Criando lista de vários níveis
Podemos criar listas de vários níveis automaticamente. Para isso, basta pressionar o botão Lista de Vários Níveis e selecionar o modelo desejado (figura 63).

Figura 63

45

Para que os subníveis apareçam, basta clicar no botão Aumentar recuo exemplo abaixo: 1. VITAMINAS 1.1 Complexo B 1.1.1. B1 1.1.2. B2 1.1.3. B12 2. SAIS MINERAIS

. Veja o

Caso você avance um recuo a mais do desejado, basta clicar no botão Diminuir recuo .

6.6.2 Interrompendo a lista
A maneira mais fácil de interromper a criação de uma lista é pressionar a tecla ENTER duas vezes. Com isso, você estará pronto para iniciar um novo parágrafo em uma nova linha. Se você estiver no meio de uma lista e precisar digitar algum texto abaixo do marcador no mesmo nível do texto acima, use a tecla BACKSPACE. Isso removerá o marcador, mas manterá o recuo de texto. Para alinhar o novo texto abaixo do próprio marcador, e não do texto acima, pressione a tecla BACKSPACE duas vezes. Por fim, para eliminar o recuo de lista, pressione a tecla BACKSPACE três vezes.

6.6.3 Utilizando marcadores ou números
Se você quiser mudar o tipo de lista, ou tiver iniciado sua lista com marcadores e achar que números seriam mais adequados ou vice-versa, não se preocupe. É fácil fazer a troca. Basta clicar em qualquer lugar da lista e, em seguida, no botão Marcadores ou Numeração , no grupo Parágrafo, na guia Formatar Texto.

Curiosidade!
Esses dois botões registram o tipo de lista utilizado pela última vez . Assim, quando você clicar neles novamente, esse mesmo tipo de lista será acessado.

46

Dica!
Para classificar uma lista após criá-la em ordem alfabética por exemplo, selecione-a e use o botão Classificar. Tenha em mente que, ao classificar uma lista numerada, somente os itens serão classificados. A ordem numérica permanecerá a mesma.

6.7 Inserindo bordas e sombreamento
Para dar destaque a palavras, parágrafos, imagens e células (tabelas), entre outros objetos, o Outlook dispõe do recurso de borda e de sombreamento. Selecione a palavra ANIVERSÁRIO e dê um clique na seta que abre a caixa de diálogo do botão Bordas e Sombreamento (figura 64).

Figura 64

Observe que as opções apresentadas permitem colocar bordas na parte inferior, superior etc. Clique na opção Bordas e Sombreamento (figura 65).

Figura 65

47

Essa opção possibilita trabalhar com o seguinte: • Bordas – Permite colocar borda no texto selecionado ou no parágrafo. No exemplo abaixo, foi inserida uma borda verde com 3 pontos de espessura (figura 66).

Figura 66

• Sombreamento – Permite definir cor de Preenchimento e o estilo dos Padrões do texto ou parágrafo selecionado (figura 67).

Figura 67

No exemplo abaixo, o Preenchimento é amarelo. E, no item Padrões, o estilo selecionado é Horizontal clara na cor verde (figura 68).

Figura 68

48

6.8 Visualizando marcas de parágrafos e símbolos de formatação ocultos
Às vezes, você deseja obter um resultado de formatação e não consegue entender por que ele não aparece. Pode ser que existam caracteres ocultos em seu documento. Para visualizá-los, clique no botão Mostrar Tudo . Observe a figura 69.

Figura 69

O que cada símbolo representa: • ¶ – Foi pressionada a tecla ENTER. • – Utilização de marcador ou numeração.

• . (ponto) – Existência de espaço em branco.

6.9 Copiando uma formatação
Imagine que você trocou o tipo, a cor e o tamanho da fonte, inseriu borda e/ou sombreamento e quer repetir isso em um novo parágrafo ou parte da mensagem. Será preciso fazer tudo novamente? Não! O Outlook dispõe de um botão que copia a formatação de uma área selecionada e a aplica em outra. Esse botão chama-se Formatar Pincel . Após selecionar a formatação desejada, dê um clique duplo nesse botão e, em seguida, no local onde você quer repetir a formatação. Caso seja mais de um, você pode arrastar o mouse para expandir a seleção. Para cancelar a cópia de formatação, dê um clique no botão Formatar Pincel desativá-lo. 49 para

Veja o exemplo abaixo, em que a formatação da palavra ANIVERSÁRIO foi copiada para o restante da frase (da Ana).

6.10 Movendo partes do documento
Observando a mensagem sobre o aniversário da Ana, você decide inverter a ordem do primeiro parágrafo. Em lugar de “Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.”, deverá ficar assim: “Na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio, vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana”. Você não precisa excluir a frase e digitá-la novamente. Em vez disso, mova-a, realizando uma operação de recortar e colar: recorte a frase para excluí-la do local atual e, em seguida, cole-a no novo local. 1. Primeiramente, selecione o trecho a ser movido. Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio.

2. Em seguida, clique em Recortar que a frase desaparece do texto.

, no grupo Área de Transferência. Observe

Vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana

3. Em seguida, mova o cursor para o início do parágrafo e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar .

Na próxima sexta-feira, no salão de festas do meu prédio, vamos preparar uma festa surpresa para nossa colega Ana. Note que foi necessário fazer ajustes gramaticais.

Dica!
Um atalho de teclado para recortar é CTRL+X e para colar é CTRL+V. Quando você começar a editar o documento com frequencia, verá como esse atalho é rápido e conveniente. 50

Os itens recortados ou copiados permanecem na Área de transferência, até que você saia de todos os programas do Office ou os exclua, clicando no item desejado e, em seguida, em Excluir ou em Limpar tudo (figura 70).

Figura 70

6.11 Copiando partes do documento
Os procedimentos para copiar partes de uma mensagem são praticamente os mesmos de recortar. A diferença é que o conteúdo será mantido na posição original. Selecione o trecho “(nada de álcool, hein!)” do segundo parágrafo.

Cada uma das garotas deverá trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes serão responsáveis pelas bebidas (nada de álcool, hein!).

Em seguida, clique em Copiar , no grupo Área de Transferência. Observe que o trecho permanece no local de origem.

Cada uma das garotas deverá trazer um prato de salgado ou doce e os rapazes serão responsáveis pelas bebidas (nada de álcool, hein!).

Em seguida, mova o cursor para o fim do último parágrafo, onde deseja que a frase apareça e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar . Observe que o texto foi duplicado (figura 71).

51

Figura 71

Dica!
Um atalho do teclado para copiar é CTRL+C e para colar é CTRL+V.

6.12 Utilizando estilos rápidos
No grupo Estilos, temos o botão Estilos Rápidos , que exibe diversas combinações de formatação (figura 72). Quando você posiciona o ponteiro do mouse sobre uma delas, pode ver como o estilo rápido afeta o texto selecionado.

Figura 72

O estilo utilizado no exemplo acima foi Citação intensa. O botão Alterar Estilos permite a você selecionar estilos rápidos para todo o documento e não apenas para a área selecionada (figura 73).

52

Figura 73

6.13 Aumentando ou diminuindo a visualização da mensagem
Para facilitar a visualização da mensagem, você pode clicar no botão Zoom grupo Zoom, na guia Formatar Texto (figura 74). do

Figura 74

Você pode optar por uma das porcentagens preestabelecidas (75%, 100% e 200%) ou selecionar outro valor na caixa de texto Porcentagem.

6.14 Localizando e substituindo textos
Imagine que, em uma mensagem, você tivesse que procurar ou substituir uma palavra que aparece várias vezes, em diferentes pontos do texto. Isso levaria bastante tempo, não é mesmo? Um recurso que auxilia você, e muito, é o de localização e substituição rápida de uma palavra ou frase. Para isso, utilizamos os comandos do grupo Edição da guia Formatar Texto.

53

6.14.1 Localizando texto
Ainda utilizando o email de exemplo, clique no grupo Edição e, em seguida, selecione a opção Localizar. Observe a figura 75.

Figura 75

Em seguida, digite, por exemplo, a palavra trazer na caixa de texto Localizar. Para localizar cada ocorrência, clique em Localizar próxima. Para localizar todas as ocorrências de uma vez, clique em Localizar em e em Documento principal (figura 76).

Figura 76

Para cancelar uma pesquisa em andamento, pressione a tecla ESC.

6.14.2 Localizando e realçando um texto na tela
Para ajudá-lo a examinar visualmente um documento para cada ocorrência de uma palavra ou frase, é possível pesquisar por todas as ocorrências e realçá-las na tela. Apesar de o texto estar realçado na tela, ele não fica realçado quando o documento é impresso. Clique em Edição e, em seguida, selecione a opção Localizar. Observe que a palavra trazer já está na caixa de texto Localizar, pois o Outlook mantém a última pesquisa feita. Clique em Realce de Leitura e em Realçar Tudo (figura 77). 54

Figura 77

Para desativar o realce na tela, clique em Realce de Leitura e em Limpar Realce.

6.14.3 Localizando e substituindo texto
É possível substituir automaticamente uma palavra ou frase por outra. Por exemplo, é possível substituir prédio por edifício. Observação: O texto de substituição usará a mesma capitalização que o texto a ser substituído. Portanto, sempre digite o novo texto em minúsculas, a não ser que deseje que a substituição seja em maiúsculas. Por exemplo:

Texto de substituição
Edifício Edifício Edifício EDIFÍCIO

Texto encontrado Prédio Prédio PRÉDIO Prédio

Resultado
edifício Edifício EDIFÍCIO EDIFÍCIO

Clique em Edição e, em seguida, selecione a opção Substituir. Observe, na figura 78, que a caixa de diálogo apresentada é muito semelhante à anterior.

Figura 78

55

Na caixa de diálogo Localizar, digite o texto que deseja pesquisar e, na Substituir por, digite o texto de substituição (figura 79).

Figura 79

Para localizar a próxima ocorrência da palavra no texto, clique em Localizar Próxima. Caso queira substituí-la, clique em Substituir 1 . Após clicar nessa opção, o cursor irá para sua próxima ocorrência no texto. Para substituir todas as ocorrências, clique em Substituir Tudo 2 .

6.14.4 Indo para um ponto específico
Ao clicar nas opções Localizar ou Substituir, você terá acesso à guia Ir para, que, como o título sugere, permite que você vá diretamente a um ponto do documento, que pode ser uma página, seção, linha etc. (figura 80).

Figura 80

6.14.5 Selecionando textos, objetos e formatações
No grupo Edição, ainda temos a opção Selecionar (figura 81), que permite Selecionar Tudo (seleciona todo o documento), Selecionar Objetos (imagens, gráficos etc.) e Selecionar texto com formatação semelhante (mesma fonte, cor, tamanho etc.).

56

Figura 81

Para selecionar texto com formatação semelhante, selecione uma das ocorrências com a formatação desejada e clique na opção correspondente.

7. Organizando mensagens em pastas
Você gosta de uma Caixa de Entrada vazia? Uma maneira fácil de remover o excesso de mensagens é criar pastas personalizadas e, em seguida, mover as mensagens para essas pastas. Você é quem define os nomes das pastas. Com isso, é possível organizar as mensagens de um modo que faça sentido.

7.1 Criando pastas
Saber por que criar pastas não é o bastante. Para utilizá-las, é preciso saber criá-las. Felizmente, esse processo é simples. Para criar uma pasta em sua caixa de correio, siga os passos abaixo: 1. Clique com o botão direito do mouse na pasta Caixa de Entrada, no Painel de Navegação, e selecione a opção Nova Pasta (figura 82).

Figura 82

57

2. Em seguida, digite o nome da nova pasta e clique em OK (figura 83).

Figura 83

Observe que a nova pasta foi criada como subpasta da Caixa de Entrada (figura 84).

Figura 84

7.2 Movendo mensagens para outra pasta
1. Para mover uma mensagem, basta clicar sobre ela, arrastá-la e soltá-la sobre a pasta de destino (figura 85).

Figura 85

58

2. Clique na pasta de destino e verifique que a mensagem está lá e não mais na Caixa de Entrada (figura 86).

Figura 86

O mesmo procedimento é utilizado para mover mensagens entre quaisquer pastas.

7.2.1 Usando um comando para mover mensagens
O método de arrastar mensagens de uma pasta para outra que acabamos de utilizar é rápido. Entretanto, ele tem um inconveniente: é possível "soltar" as mensagens, acidentalmente, em pasta errada. Um método mais seguro é utilizar o comando Mover para Pasta. Veja o que você deve fazer: 1. Selecione a(s) mensagem(ns) desejada(s). 2. Dê um clique com o botão direito do mouse sobre a(s) mensagem(ns) selecionada(s). 3. Selecione a opção Mover para Pasta (figura 87):

Figura 87

59

4. Na tela que se abrirá, Mover Itens, selecione o nome da pasta desejada e clique em OK (figura 88).

Figura 88

7.3 Usando Pastas Favoritas
Quando começar a arquivar suas mensagens de email em pastas, você perceberá que algumas delas são usadas com mais frequência do que outras. Para acelerar a localização e o arquivamento de mensagens, mova essas pastas para as Pastas Favoritas. E como fazer isso? Você se lembra dos componentes do Painel de Navegação? Se não, observe a imagem abaixo:

Figura 89

Provavelmente, o grupo Pastas Favoritas estará fechado. Clique no botão Expandir Grupo e veja que um espaço é aberto (figura 90).

Figura 90

60

Para incluir uma pasta no grupo Pastas Favoritas, arraste-a do grupo Pastas de Email para ele (figura 91).

Figura 91

Dica!
As pastas permanecem nos locais originais em sua caixa de correio. A área Pastas Favoritas, simplesmente, fornece uma maneira rápida e fácil de acessá-las.

7.3.1 Removendo Pastas Favoritas
Nossas preferências mudam com o tempo. Quando uma pasta favorita perder a utilidade, é possível removê-la do grupo Pastas Favoritas. Para isso, clique nela com o botão direito do mouse e em Remover das Pastas Favoritas (figura 92).

Figura 92

Não se preocupe. A pasta em questão não será apagada, permanecendo em sua pasta de email. 61

Atenção!
Não use o comando Excluir para remover uma pasta do grupo Pastas Favoritas. Isso excluirá definitivamente a pasta e todo o seu conteúdo.

7.4 Excluindo pastas
Para excluir uma pasta e todo o seu conteúdo de uma vez, faça o seguinte: 1. Dê um clique sobre a pasta a ser excluída e, em seguida, selecione a opção Excluir (figura 93).

Figura 93

2. Será solicitada uma confirmação. Caso a pasta realmente deva ser excluída, clique em Sim (figura 94). Caso contrário, clique em Não.

Figura 94

62

8. Catálogo de endereços
Provavelmente, você tem em casa vários catálogos perto do telefone. Por exemplo, uma lista telefônica residencial ou comercial de sua cidade, que foi fornecida pela companhia telefônica. Você também pode ter algumas listas de telefones menores e pessoais, que você mesmo criou. Catálogo de Endereços é uma coleção de catálogos ou listas de endereços criados com base nas pastas de contato do Outlook. Você pode usar o Catálogo de Endereços para pesquisar e selecionar nomes, endereços de email e listas de distribuição ao endereçar mensagens. No Catálogo de Endereços, as listas de endereços podem ser classificadas em dois tipos básicos: listas criadas para você e listas criadas por você.

8.1 Listas criadas PARA você
Dependendo do tipo de servidor de email que você usa e de como o Outlook está configurado, seu Catálogo de Endereços pode conter um destes tipos de diretórios: • Lista de Endereços Global (GAL) • Serviços de diretório da Internet (LDAP) • Catálogos de endereços de terceiros Por exemplo, se a sua empresa usa o Microsoft Exchange Server, é provável que seu catálogo de endereços possua uma Lista de Endereços Global. Se você recebe seus emails por meio de provedor de serviços de Internet (Hotmail, Yahoo, UOL, IG etc.), ele pode permitir que você acesse um protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), que é uma forma complicada de dizer “Lista de Assinantes da Internet”, além dos endereços de terceiros (clientes, fornecedores, prestadores de serviços etc.)

8.2 Listas criadas POR você
Além dos endereços disponibilizados para você, normalmente, haverá a necessidade de acrescentar endereços pessoais, bem como criar listas de endereços que facilitem seu trabalho. No catálogo de endereços, as listas pessoais de endereços podem ficar armazenadas em um dos seguintes locais: • Lista de Endereços Global (GAL) – Recebe o nome de Contatos. • Catálogo de endereços do Outlook – Você pode inserir seus contatos ou criar suas listas nesse recipiente. Vale lembrar que ele é parte do Catálogo de Endereços. 63

• Catálogo Particular de Endereços – Opção incluída no Microsoft Office Outlook 2007, principalmente, para compatibilidade com versões anteriores do Outlook. Como é possível fazer muito mais com Contatos, recomendamos que, caso ainda não tenha feito, converta suas entradas existentes do Catálogo Particular de Endereços para Contatos.

8.3 Inserindo um novo contato
Para inserir um novo contato, siga os passos abaixo: 1. Clique no botão Catálogo de Endereços , na barra de ferramentas Padrão.

Você também pode selecionar essa opção no menu Ferramentas (figura 95).

Figura 95

2. Na caixa de diálogo Catálogo de Endereços (figura 96), clique no menu Arquivo e na opção Nova Entrada...

Figura 96

3. Na caixa de diálogo Nova entrada (figura 97), selecione Novo contato e, na opção Inserir esta entrada, selecione Contatos:

Figura 97

64

Nota!
Catálogo de Endereços do Outlook – Esse catálogo é criado automaticamente e contém os contatos cujos endereços de email ou números de fax estão listados em sua pasta Contatos. Eles são exibidos, quando você clica em Contatos. 4. Preencha as informações sobre o novo contato e clique no botão Salvar e Fechar, no grupo Ações da guia Contato (figura 98).

Figura 98

Observe que, à medida que as informações são inseridas, elas vão aparecendo no canto superior direito da tela, abaixo da faixa de opções.

8.3.1 Inserindo imagem no contato
Você observou a foto inserida no contato do João Carlos? É muito simples fazer isso: 1. Repita os passos de 1 a 3, vistos no item 8.3. 2. Clique no botão Adicionar Imagem de Contato , selecione a imagem desejada e clique em OK (figura 99). 65

Figura 99

8.4 Localizando contatos no catálogo de endereços
Quando se tem poucos contatos cadastrados, encontrar um deles é fácil. Contudo, a partir do momento em que há muitos, nem sempre é rápido localizar o destinatário desejado. O Outlook conta com recurso para isso. 1. Clique no botão Catálogo de Endereços , na barra de ferramentas Padrão. Na figura 100, observe as opções disponíveis para pesquisa de contatos:

Figura 100

2. Digite o conteúdo a ser pesquisado na caixa de texto Pesquisar. Se a opção Somente nome estiver ativada, como resultado da pesquisa, será visualizada a primeira ocorrência que atende ao valor digitado (figura 101): 66

Figura 101

Já se a opção Mais colunas estiver ativada, como resultado da pesquisa, serão visualizadas apenas as ocorrências que atenderem ao conteúdo digitado (figura 102):

Figura 102

3. A caixa de opções Catálogo de Endereços permite selecionar se a pesquisa será realizada em Contatos ou em Catálogo de Endereços do Outlook. A opção Localização Avançada (figura 103) traz o mesmo resultado de quando a opção Mais colunas está ativada.

Figura 103

67

8.5 Criando listas de distribuição
Imagine que você tenha que enviar emails com informações atualizadas cinco vezes por dia para 50 fornecedores. Já imaginou ter que selecionar os contatos 250 vezes por dia? E se você possui um grupo de trabalho de escola e precisa enviar vários emails a seus amigos para discussão sobre as atividades a serem realizadas? Para tornar essa atividade mais fácil e evitar que você envie mensagem a alguém que não deve recebê-la, você pode criar uma lista de distribuição. Dessa forma, basta selecioná-la no momento de enviar a mensagem, que todos a receberão. Para isso, faça o seguinte: 1. Clique na seta do botão suas opções. , na barra de ferramentas Padrão, para abrir

Você também pode selecionar essa opção no menu Arquivo, Novo. 2. Selecione a opção Lista de Distribuição (figura 104).

Figura 104

3. Preencha a caixa de diálogo Nome (figura 105). Vale lembrar que os nomes das listas devem favorecer a identificação de seus membros, como, por exemplo, Fornecedores, Grupo-Trabalho etc.

Figura 105

68

4. Em seguida, clique no botão Selecionar Membros para inserir os contatos que deverão fazer parte da lista. A cada membro selecionado, seu nome aparecerá na caixa Participantes (figura 106).

Figura 106

5. Clique em OK e veja que os membros selecionados já fazem parte da lista de distribuição (figura 107).

Figura 107

6. Na guia Lista de distribuição, clique no botão Salvar e Fechar Ações. Para enviar mensagens para essa lista, basta fazer o seguinte: 1. Clique no botão , na barra de ferramentas Padrão.

do grupo

2. Clique no botão Para e selecione a lista de distribuição desejada (figura 108).

Figura 108

1. Após digitar o conteúdo da mensagem, clique em Enviar 69

.

9. Usando o Outlook para definir ações
Quando você lê uma mensagem de email, ela frequentemente o leva a executar algum tipo de ação. Essa ação tanto pode ser responder imediatamente, como adotar algum procedimento secundário, por exemplo, organizar uma reunião. Para evitar o congestionamento de sua Caixa de Entrada, pense sobre uma mensagem, enquanto a lê, e decida se ela requer alguma ação. Em caso afirmativo, pense no que é necessário fazer. É preciso respondê-la imediatamente? Mais tarde? Agendar uma reunião ou criar uma tarefa? Use o Outlook para entrar em ação quando e como for necessário. É possível iniciar cada ação simplesmente arrastando a mensagem para o botão apropriado, no Painel de Navegação. Embora não seja nova no Outlook 2007, essa funcionalidade oferece uma maneira prática de ver como as mensagens podem ter outros usos além do email. Por exemplo, se você arrastar uma mensagem para o botão Calendário 1 , no Painel de Controle, será aberta a caixa de diálogo utilizada para agendamento de reuniões 2 . Após a definição dos participantes, o Outlook enviará a convocação automaticamente, assim que você clicar no botão Enviar 3 (figura 109).

Figura 109

É importante lembrar que, ao arrastar uma mensagem, um novo item será criado, mas a mensagem não será removida de sua Caixa de Entrada. Caberá a você excluí-la, quando se tornar desnecessária. 70

9.1 Utilizando o calendário
O calendário do Outlook economiza seu tempo, lembra a você seus compromissos e mostra seu tempo disponível a outras pessoas.

9.1.1 Visualizando o calendário
Antes de mais nada, para consultar o calendário, é preciso saber como localizá-lo. Estas são duas maneiras rápidas de exibi-lo: • Clique em Calendário, no Painel de Navegação (figura 110).

Figura 110

• Clique em uma data no Navegador de Data, na parte superior da Barra de Tarefas Pendentes (figura 111).

Figura 111

Quando seu calendário estiver sendo exibido, será possível usar os botões na parte superior da janela para navegar e mostrar ou ocultar detalhes (figura 112):

Figura 112

71

1

Clique em Dia, Semana ou Mês para alternar rapidamente os modos de exibição.

2 Os botões Avançar e Voltar permitem a você movimentar-se facilmente pelo seu

calendário.
3 Mais botões permitem a você mostrar ou ocultar dias ou detalhes, dependendo do

modo de exibição. Na visão de semana, por exemplo, você pode ver apenas os dias úteis (segunda a sexta-feira).

9.1.2 Conhecendo as opções do calendário
Com o calendário visível, é possível começar a agendar atividades como compromissos, reuniões, eventos ou tarefas. Sua opção de tipo de entrada depende de quem mais estará envolvido e de como você quer que a entrada apareça. Há quatro tipos de entradas disponíveis (figura 113).

Figura 113

1 Compromisso – É uma atividade que envolve apenas você em um horário

agendado.
2 Reunião – Como um compromisso, ocorre em um horário agendado. A diferença é

que você convida outras pessoas, usando uma solicitação de reunião enviada por email.
3 Evento – É uma atividade que dura o dia todo. Ao contrário de um compromisso ou

reunião, um evento não bloqueia horários no calendário. Com um evento, é possível ter outras entradas aparecendo na agenda do dia.
4 Tarefa – É uma atividade que envolve apenas você e não requer um horário agendado.

Uma novidade do Outlook 2007 é uma área nos modos de exibição Dia e Semana do calendário mostrando tarefas. Conhecendo os diferentes tipos, é possível agendar suas atividades de maneira mais eficaz. 72

9.1.3 Apenas você? Insira um compromisso
Use um compromisso quando souber que estará ocupado, mas não haverá mais ninguém envolvido. Também é possível inserir um compromisso em seu calendário para bloquear o horário, reservando-o para pesquisar um projeto, redigir um relatório ou executar alguma tarefa externa ao final do expediente. Observe a figura 114, que ilustra uma maneira rápida de inserir um compromisso ou qualquer outro tipo de entrada no calendário. Para isso, faça o seguinte:

Figura 114

Posicione o ponteiro do mouse sobre o horário desejado no modo de exibição Dia e dê um clique.
1 Digite os detalhes. 2 Se for necessário mais tempo para o compromisso, arraste a alça para aumentar sua

duração.

9.1.4 Uma vez não basta: recorrência
Anotar um item em um calendário é fácil. Mas e se for algo que deve ocorrer no primeiro dia de cada mês, durante o próximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informações doze vezes. Já não parece tão fácil, não é mesmo? Entretanto, você pode criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasiões. Basta usar o recurso de Recorrência. A frequência da atividade é conhecida como seu padrão de recorrência.

73

Figura 115

Como mostra o compromisso Exercícios na figura acima, um compromisso recorrente aparece repetidamente e exibe um ícone de recorrência . Para configurar um padrão de recorrência, abra o compromisso, dando um clique duplo sobre ele, e clique no botão Recorrência , no grupo Opções da guia Compromisso. Os parâmetros a serem definidos estão ilustrados na figura 116.

Figura 116

Onde:
1 Define o horário de início e término do compromisso, bem como sua duração. 2 Estabelece o padrão de ocorrência. 3 Disponibiliza as opções em conformidade com o padrão de ocorrência estabelecido. 4 Define a data de início e término do compromisso, o número de ocorrências desejadas, ou mesmo se o compromisso não tem data de término.

Editando uma entrada recorrente Caso haja necessidade de editar uma entrada recorrente, dê um clique duplo sobre ela para ver seus detalhes ou fazer alterações. Ao fazer isso, surgirá uma mensagem como a da figura abaixo, que oferece duas opções: 74

Figura 117

• Abrir esta ocorrência – Selecione essa opção quando quiser ver ou modificar a ocorrência selecionada e não a série inteira. Por exemplo, você pode querer começar os exercícios meia hora mais tarde em um dia específico, sem alterar o horário habitual. • Abrir a série – Escolha essa opção, quando quiser ver ou modificar toda a série. Por exemplo, se você decidir adiar em meia hora todas as ocorrências do compromisso Exercícios. Depois de abrir a série, para alterar seu padrão de recorrência, clique no botão Recorrência , no grupo Opções da guia Compromisso.

Dica!
Não exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data Termina em. Assim, você terá um registro das ocorrências passadas.

9.1.5 Há outros envolvidos? Marque uma reunião
É possível diferenciar uma reunião de um compromisso com base nas informações exibidas quando de sua criação, pois uma reunião ocorre em local específico 1 , em um horário agendado e inclui outras pessoas 3 (figura 118).

Figura 118

75

Uma reunião no Outlook é configurada com a ajuda de uma solicitação de reunião, que é enviada aos participantes por email. Seu calendário exibirá tanto as reuniões criadas por você, como aquelas para as quais você foi convidado. Agendando uma reunião Para agendar uma reunião, você deve seguir os passos abaixo: 1. Posicione o ponteiro do mouse sobre o horário desejado no modo de exibição Dia e dê um clique duplo. 2. Digite o assunto, estabeleça o local da reunião e redija o texto que os participantes irão visualizar ao receber a convocação para a reunião. Como exemplo, use o texto da figura 118, na página anterior. 3. Para selecionar os participantes, clique no botão Convidar Participantes do grupo Ações da guia Compromisso. ,

4. Clique no botão , selecione os participantes e clique em OK. Você poderá definir se a presença de cada um será necessária ou opcional (figura 119).

Figura 119

5. Clique no botão Enviar a convocação.

, para que os participantes selecionados recebam

Respondendo a uma convocação de reunião Todos os convocados para uma reunião receberão email. Nele, visualizarão as seguintes informações (figura 120):

76

Figura 120

1 Tema (assunto) da reunião 2 Quem convocou a reunião 3 Participantes necessários e/ou opcionais 4 Data e horário 5 Local 6 Opções de resposta 7 Calendário (exibe o calendário do convocado)

• Para aceitar participar da reunião, clique em

.

Você ainda terá a opção de enviar uma resposta (figura 121).

Figura 121

Para aceitar provisoriamente participar da reunião, clique em Você ainda terá a opção de enviar uma resposta (figura 122).

.

Figura 122

77

• Para recusar participar da reunião, clique em

.

Você ainda terá a opção de enviar uma resposta (figura 123).

Figura 123

Se você optar por editar a resposta antes de enviá-la a quem o convocou para a reunião, basta digitar o texto desejado e clicar no botão Enviar .

Figura 124

• Para propor alteração de horário, clique em

.

Após definir o novo horário, clique em Propor horário (figura 125-A).

Figura 125 - A

78

Caso julgue necessário, digite uma justificativa e clique no botão Enviar (figura 125-B).

Figura 125 - B

Caso queira ver seu calendário para visualizar seus compromissos antes de aceitar ou recusar a convocação (figura 126), clique no botão .

Figura 126

Visualizando as respostas sobre a convocação Assim que cada participante responder ao email de convocação de reunião, quem a convocou receberá as devidas notificações (figura 127).

Figura 127

79

9.1.6 Agendando um evento
Um evento é usado para registrar atividades que duram o dia todo. Os eventos não conflitam com outros compromissos em seu calendário e são visualizados como faixas na parte superior da data estabelecida. Por exemplo, na figura 128, o Congresso Internacional e-Learning Brasil é um evento com dois dias de duração e o Workshop – Melhores práticas é um evento de apenas um dia.

Figura 128

Para agendar um evento, siga os mesmos passos utilizados para agendar um compromisso, descritos no item 9.1.3. Após definir a data do evento, selecione a opção O dia inteiro, ou estabeleça o horário desejado (figura 129).

Figura 129

9.1.7 Utilizando o recurso Lembrete
Quando se inserem compromissos, reuniões ou eventos no calendário, um lembrete é definido automaticamente. O Outlook avisa sobre compromissos e reuniões 15 minutos antes de seu início e você pode alterar esse tempo de acordo com sua necessidade. No caso de eventos, você é avisado com 18 horas de antecedência e não pode alterar essa configuração. 80

Alterando a configuração de um lembrete 1. Dê um clique duplo sobre o compromisso ou reunião cujo lembrete deseja alterar. 2. Clique na seta , que abre as opções do botão Lembrete de tempo conforme sua necessidade (figura 130). , e faça as alterações

Figura 130

3. Para alterar o som emitido, quando o lembrete é acionado, clique na opção Som. Procure o som desejado e clique em OK (figura 131).

Figura 131

9.1.8 Barra de Tarefas Pendentes
Localizada na extremidade direita da janela, a Barra de Tarefas Pendentes pode ser vista de todas as pastas do painel de navegação. Ela ajuda você a controlar tarefas e compromissos futuros. Na figura 132, destacamos alguns de seus principais elementos: 81

Figura 132

1 Navegador de data 2 Compromissos futuros do calendário 3 Local para digitar novas tarefas 4 Lista de tarefas (mensagens sinalizadas e tarefas)

9.1.8.1 Visualizando a Barra de Tarefas Pendentes A imagem abaixo mostra como tornar visível a Barra de Tarefas Pendentes.

Figura 133

Onde:
1 Menu Exibir 2 Opção Barra de Tarefas Pendentes 3 Visualização Normal (figura 134) ou Minimizada (figura 135)

82

Figura 134

Figura 135

Você pode alternar rapidamente as formas de visualização, clicando nos botões Expandir ou Minimizar a Barra de Tarefas Pendentes, localizados na parte superior da barra. 83

Personalizando a visualização da Barra de Tarefas Pendentes Quando a Barra de Tarefas Pendentes estiver no modo de visualização Normal, você poderá visualizar apenas o que achar necessário, ativando ou desativando as opções Navegador de Data, Compromissos ou Lista de Tarefas. Observe a imagem abaixo:

Figura 136

Criando uma tarefa Há duas formas de criar uma tarefa: • Clique na opção , na Barra de Tarefas Pendentes (figura 136).

• Ative a opção Tarefas, no Painel de Navegação, e acesse o menu Arquivo, Novo, Tarefa (figura 137).

Figura 137

A imagem a seguir ilustra todas as opções da tela de criação de uma tarefa:

84

Figura 138

Onde:
1 Com base na data de início e término da tarefa, o Outlook calcula o número de dias

previstos para sua conclusão.
2 Faz uma breve descrição da tarefa. 3 Estabelece data de início e conclusão da tarefa. 4 Indica o status da tarefa: Não iniciada, Em andamento, Concluída, Aguardando outra

pessoa e Adiada.
5 Estabelece a prioridade da tarefa: Baixa, Normal e Alta. 6 Indica o porcentual de execução da tarefa. 7 Aciona um lembrete sobre a tarefa em data e hora estabelecidas. 8 Mostra o nome do responsável pela tarefa (proprietário).

Você deve ter observado que uma nova guia apareceu na faixa de opções, Tarefa (figura 139).

Figura 139

85

Caso seja necessário atribuir a tarefa à outra pessoa, clique no botão Atribuir Tarefa e a envie ao responsável.

Figura 140

Para cancelar a atribuição, clique no botão correspondente Quando concluir, não exclua

.

Talvez você se sinta tentado a excluir os itens concluídos da Barra de Tarefas Pendentes. Entretanto, há uma alternativa melhor. Ao concluir uma tarefa, selecione-a e marque-a como concluída, usando o comando Marcar como Concluída, localizado no menu Ações, Acompanhamento (figura 141).

Figura 141

Uma maneira mais rápida de fazer isso é clicar no sinalizador ao lado do item (figura 142).

Figura 142

Note que a tarefa concluída passa a aparecer riscada na lista. Essa é uma excelente maneira de manter um registro das tarefas concluídas. 86

 

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