Praktikum 2

Membuat Database Dan Tabel
Komponen TABLE (Tabel) adalah komponen yang pertama kali harus dibuat jika sebuah database ingin digunakan. Mengacu pada informasi tentang karyawan PT.DUTA JAYA, berikut adalah langkah-langkah yang biasanya ditempuh sebelum sebuah atau beberapa tabel dibuat : 1. • Menganalisis tugas (output berupa informasi) yang akan dibuat. Mengetahui data pribadi seorang karyawan PT. DUTA JAYA. Mengetahui gaji total yang akan diterima karyawan tersebut. Mengetahui tingkat kedisiplinan karaywan dengan melihat absensi. Mengetahui perkembangan kredit yang diberikan perusahaan.


• • 2.

Membedakan data dan informasi. Perbedaan keduanya cukup jelas, yaitu informasi adalah hasil dari pengolahan data. 3. Menyeleksi Data 4. Mengorganisasi tabel-tabel Langkah terakhir adalah membuat hubungan di antara tabel-tabel, yang dalam pengerjaan dengan Access disebut sebagai relationship.

Membuat Database
Dalam bekerja dengan MS Access, sebelum semua pekerjaan mengembangkan aplikasi Access, selalu diawali dengan pembuatan file database. Untuk itu dibuat sebuah file database MS Access baru, yang akan diberi nama dengan DUTA JAYA. Ikuti langkahnya berikut ini :

1. Jalankan Access, misalnya melalui menu Start ⇒ Programs ⇒ Microsoft Access. Secara normal penampilan
program Access akan nampak seperti pada Gambar 21.

Gambar 2.1 Tampilan Program Microsoft Access

Praktikum 2 PPN : Access

Membuat Database dan Table

2–1

GAJI Digunakan untuk memasukkan gaji seorang karyawan. yaitu : Table. Page. Tampilan yang terlihat pada Gambar 2.mdb.2. KREDIT Digunakan untuk mencatat kredit yang pernah diberikan perusahaan kepada seorang karyawan. Jendela Database tampak seperti pada Gambar 2.2 Kotak Dialog Pembuatan File Database 3. Report.1 hanya meliputi Menu. Macro dan Module. sehingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar 2. Klik “Blank Database” pada Task Pane.3. Tentukan lokasi penyimpanan file database (buat folder : Praktikum PPN – Access). Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–2 . Gambar 2. Toolbar dan task Pane (disebelah kanan).2. Klik “Create” untuk membuat sebuah file database.3 Jendela Database Membuat Struktur Data dan Tabel Ada empat tabel yang digunakan. dan beri nama Duta Jaya. Form. ABSEN Digunakan untuk mengabsen karyawan. Gambar 2. Anda terlebih dahulu harus membuat file database. Query. Pada jendela Database ini Anda akan membuat objek-objek database. beserta dengan perinciannya. Sekarang buatlah sebuah file database. yaitu : • • • • KARYAWAN Ini adalah tabel kunci yang menjelaskan tentang status seorang karyawan. 4. Untuk menampilkan jendela database.

maka pilih Text. Pada kotak window database DUTA JAYA yang terbuka. yang jika di klik akan tampak deretan jenis data. Gambar 2. Untuk memasukkan field baru yang merupakan isi dari tabel. lalu ketik KaryawanID yang menandakan nama field pertama pada tabel KARYAWAN.4. pastikan objek Tables terpilih. Selanjutnya akan muncul jendela definisi tabel seperti pada Gambar 2. Pengisian field pertama : a.2. Tempatkan pointer pada bawah kolom Field Name (secara otomatis disampingnya akan ada tanda ). otomatis akan tampak kotak combo. pilih Create tables in Design view.4 Jendela Definisi Tabel 3. Tempatkan pointer di bawah kolom Data Type (bisa juga dengan menekan tombol TAB). Ketik “Referensi dari field di Tabel Karyawan” (tanpa tanda petik). b. 2. Karena nama field KaryawanID adalah teks. Demikian seterusnya untuk pengisian field nomor 2 sampai 13 dengan perincian sebagai berikut : Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–3 . c. Tempatkan pointer pada kolom Description atau keterangan untuk field KaryawanID.1 Struktur Data KARYAWAN 1.2.

langkah berikut adalah memilih mana field yang dijadikan Primary key.5 Kotak dialog Save As 5. Simpan tabel dengan memilih menu File  Save. Maka secara otomatis pada kiri field KaryawanID terdapat tanda Primary Key (berupa icon kunci). TanggalLahir di Field Properties. Perhatikan bahwa setiap tabel harus mempunyai Primary Key untuk bisa dilakukan relationship (hubungan antar tabel). Gambar 2. Klik OK. maka tabel dengan nama KARYAWAN akan tersimpan c. Menentukan Primary Key Setelah semua field terisi. field Tanggal. Dan ketik KARYAWAN sebagai nama tabel. validitas data dan sebagainya.5. Menyimpan struktur data yang telah dibuat. TanggalMasuk. dengan cara berikut : a. seperti jumlah karakter.2 Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–4 . Struktur Data ABSEN 6. pilih Edit.2. Akan muncul kotak dialog peringatan tentang kunci primer (primary key). 2. sebagai Primary Key adalah field KaryawanID. Untuk keseragam an.4. format field. kemudian submenu Primary Key. untuk saat ini pilih NO. Field Properties Yang terletak di bagian bawah kotak dialog Tabel pada prinsipnya memberi keleluasaan pada user untuk mengatur parameter yang dikehendaki. Dari menu utama Access pilih menu File  Saves As… b. b. Formatnya dipilih Medium Date. c. Pada tabel KARYAWAN. setelah pemasukkan ke-13 field tadi selesai. Dari menu utama Access. Akan muncul kotak dialog Save As seperti pada Gambar 2. Letakkan pointer pada sembarang tempat di field KaryawanID. yang bisa dilakukan dengan langkah : a.

3 Membuat Relationship Setelah struktur data dibuat.3 Struktur Data GAJI 2. Gambar 2. dengan syarat ada sebuah tabel Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–5 . Karena ada empat tabel. langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah membuat relationship antar tabel yang telah dibuat.6.4 Struktur Data KREDIT Selesailah sudah untuk mendefinisikan empat buah tabel yang nantinya akan digunakan dalam praktikum ini.2. maka keempat tabel tersebut harus saling berelasi.2. Hasil keseluruhan tabel seperti pada Gambar 2.2.6 DaftarTabel pada database DUTA JAYA 2.

Setelah itu lakukan click and drag field KaryawanID ke field KaryawanID yang ada di tabel Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–6 .8 Jendela Relationship Pada Gambar 2. Tempatkan pointer mouse pada tabel Absen. Klik mouse pada baris ABSEN (baris pertama yang diurutkan secara abjad). terlihat empat tabel yang telah dibuat sebelumnya. Setelah keempat tabel kita masukkan ke dalam jendela Ralationship. a. menentukan gaji karyawan dan pemberian kredit bagi karyawan yang memerlukan. 7. 2. klik Close. Jika database DUTA JAYA sudah terbuka dan tampak keempat tabel seperti pada Gambar 2. dengan tabel Karyawan ada ditengah.7 Show Table Gambar 2. 5. Gambar 2. Akan dilakukan hanya relationship antar tabel sehingga dipilih tab Table.yang menjadi PARENT (tabel inti) dan tabel lainnya berfungsi sebagai CHILD (tabel pendukung).6. sedangkan Child adalah tabel ABSEN.7 berikut. pada Gambar 2. Perhatikan di tiap tabel ada nama field dengan huruf tebal yang menandakan field tersebut sebagai primary key. tiga tabel yang lain dimasukkan dalam jendela Relationship. Sebagai Parent di sini ditentukan tabel KARYAWAN. Hubungan antara tabel Karyawan (dengan tabel Karyawan sebagai Parent) dengan tabel Absen. Akan muncul kotak dialog Show Table seperti 6. kemudian klik mouse pada field KaryawanID untuk memilih field tersebut. kemudian klik pada tombol Add. Perhatikan istilah PARENT dan CHILD yang berarti ORANG TUA dan ANAK. sedangkan ketiga tabel ada di sekelilingnya. GAJI dan KREDIT.8. Langkah pembuatan relationship : 1. Hal ini disebabkan data Karyawan menjadi faktor penentu dalam absensi karyawan. Dari menu utama Access. 3. 4. maka terlihat pada jendela relationship muncul tabel ABSEN Dengan cara yang sama pada langkah 5. ikuti langkah selanjutnya. pilih menu Tools  Relationship….

Cascade Update Related Fields atau Access mengizinkan primary key dari KARYAWAN (sebagai parent) diubah.Karyawan di sebelah kanan. Klik OK untuk kembali ke jendela dialog sebelumnya. di mana hanya isi field yang mengandung kesamaan pada field KaryawanID di kedua tabel yang digabung. Terlihat secara otomatis kedua kotak edit di bawahnya menjadi aktif : c.10. Disini Related Table/Query adalah tabel Absen.1 (default). f. Klik mouse pada kotak pilihan Enforce Referential Integrity.9. atau akan dibuat integritas baku untuk • • Cascade Delete Related Records atau Access secara otomatis akan menghapus semua record yang ada di ABSEN (sebagai Child) jika record di KARYAWAN (sebagai parent) dihapus. b. Klik tombol Create. Gambar 2. d.10 Jendela Join Properties e.9 Jendela Edit Relationship Tampak di kotak dialog Edit Relationship. maka akan muncul tampilan jendela Edit Relationships seperti pada Gambar 2. kedua pilihan Cascade tersebut dipilih dengan mengklik mouse pada kedua kotak cek. Hal ini untuk mencegah record ABSEN menjadi tidak ada gunanya karena hilangnya record di tabel KARYAWAN. Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–7 . yaitu KaryawanID ada di dua bagian. Letakkan field dari proses drag ke atas field KaryawanID tersebut dan lepas mouse. hubungan antar tabel. karena ia adalah tabel yang terhubung (related) ke tabel Karyawan. Klik mouse pada tombol Join Type… sehingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar 2. maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 2. Terlihat di bagian bawah komentar ONE TO MANY yang menggambarkan hubungan yang akan dibuat adalah one to many. yang secara otomatis primary key di ABSEN (sebagai child) juga ikut berubah. yaitu Table/Query dan Related Table/Query. Untuk keseragaman.11. Terlihat ada tiga pilihan pada kotak dialog Join Properties. Gambar 2. Untuk keseragaman. pilih pilihan no. dimana terlihat kedua field dengan nama sama.

11 Jendela Relationships dengan tabel yang terhubung Terlihat ada garis penghubung (tanda adanya relationship) antara kedua tabel. Langkahnya sama dengan nomor 7. Memasukkan Data Baru 2. Terlihat garis relationships antara ke empat tabel yang berjenis one to many relationship. Hubungan antara tabel Karyawan dengan tabel Kredit.12. 9. 8. Gambar 2. Langkahnya sama dengan nomor 7. dengan tabel KARYAWAN sebagai Parent dan tabel lain sebagai Child. dengan tanda 1 pada tabel KARYAWAN (sebagai parent) dan tanda ∞ (tak terhingga) pada tabel ABSEN.3. Dengan demikian telah ada relationship antara tabel Absen dengan tabel Karyawan dengan field kunci adalah KaryawanID.1 Memasukkan Data ke Tabel KARYAWAN Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–8 . Hubungan antara tabel Karyawan dengan tabel Gaji.12 Jendela Relationships dengan tabel-tabel yang terhubung Hasil akhir pembentukan relationship terlihat pada Gambar 2.Gambar 2.

klik mouse pada tabel KARYAWAN dan kemudian klik ikon Open yang ada di kiri atas kotak dialog untuk membuka tabel KARYAWAN. akan muncul jendela dialog Absen : Table. isilah dengan data-data berikut ini : Field KaryawanID : 93-D-023 Field NoAbsen : 2 Field NamaLengkap : ANIK SETYANINGSIH Field Alamat : Jl. a. 3. Kranggan 57 Field KodePos : 56334 Field Telp : 524357 Field TanggalLahir : 20 Oct 67 Field PendidikanTerakhir : SARJANA Field TanggalMasuk : 22 Nov 93 Field JumlahTanggungan : 0 Field Kawin : 0 Catatan : Data 0 berarti TIDAK KAWIN Field GajiPokok : 700000 Jika pengisian benar. maka tampilan di layar akan nampak seperti Gambar 2. h. Kolom AbsenID tidak perlu diberi data apapun. f. g. pada bagian bawah kotak dialog yang menunjukkan record 1. c. Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–9 .13.15). e. Gambar 2. j. karena akan terinput secara otomatis. k. Hal ini berarti belum ada pemasukkan data baru dan ini adalah record yang pertama.1. Perhatikan pada Gambar 2. Gambar 2. 4.3.13 Jendela Dialog pengisian Tabel Karyawan 2. Pada kotak dialog Database tersebut.15 Jendela Dialog pengisian Tabel ABSEN dengan 2 record 2.14. l. Pada jendela database.13. d. penomorannya tergantung random dari Access dan tidak bisa dibuat sendiri.14 Jendela Dialog pengisian Tabel KARYAWAN dengan 2 record 2.2 Memasukkan Data ke Tabel ABSEN 1. Muncul tampilan Gambar 2. (Gambar 2. Gambar 2. b. i. Selanjutnya untuk keseragaman. klik pada baris ABSEN.

2. 3.4 Mengubah Font Data pada Tabel 1.4 Memasukkan Data ke Tabel KREDIT Sama dengan pembahasan pengisian Gaji. 3. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2. 2. Jika sudah klik OK. ketik 8:23. ketik 15:59. pemasukkan data pada KREDIT pada kasus ini akan dilakukan lewat form KREDIT yang dijelaskan pada praktikum tentang pembuatan form KREDIT pada praktikum se lanjutnya. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2. Memasukkan Data ke Tabel GAJI Pada kasus ini. 2. 2.3.3 Kolom JamDatang.16 Kotak Dialog Font Mengubah Tampilan Datasheet Tabel 1. pengisian tabel GAJI akan dilakukan lewat form Gaji yang akan dijelaskan pada Praktikum pembuatan form di belakang. Gambar 2. 2. Kotak dialog Font akan ditampilkan. Kotak dialog Datasheet Formatting ditampilkan. atau isian tabel Kredit sampai saat ini (sebelum dilakukan pengisian via form) adalah KOSONG.17. Otomatis Access akan merubahnya menjadi format 3:59:00 PM (jam tiga lewat lima puluh sembilan menit sore). Pilih dan klik menu Format  Font.3. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan). Dengan demikian di sini tidak dilakukan pengisian kredit secara langsung melalui tabel KREDIT. Lihat Gambar 2. kemudian klik tombol toolbar Open. Karena itu pengisian data Gaji tidak akan dilakukan di sini. Otomatis Access akan merubahnya menjadi format 8:23:00 AM (jam delapan lewat dua puluh tiga menit pagi). Klik menu Format  Datasheet. Lihat Gambar 2. kemudian klik tombol toolbar Open. 4.16.17 Kotak Dialog Datasheet Formatting Dengan cara yang sama untuk mengubah tampilan datasheet tabel Absen. Kolom JamPulang. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan). atau dengan kata lain isian tabel Gaji sampai saat ini (sebelum dilakukan pengisian via form) adalah KOSONG. Jika sudah klik OK. Gambar 2.3. Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–10 .17.16.

Dengan cara yang sama untuk mencetak tabel Absen. Pilih sesuai dengan pilihan pada Gambar 2. Kotak dialog Page Setup ditampilkan. Klik ikon Print pada menu toobar untuk mencetak.18 Kotak Dialog Page Setup 3.19 Pendefinisian Struktur Tabel Ekstra Kurikuler 5. Pilih dan klik tabel KARYAWAN (tabel yang diinginkan).2. 2. Simpan table dengan nama : Ekstra Kurikuler. buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design view. 3. 2. Page Setup tab Margins b.6 TUGAS Database “Kegiatan Luar Sekolah” Tabel : Ekstra Kurikuler 1. Buatlah file database baru dengan nama : Kegiatan Luar Sekolah. Gambar 2 . 2. kemudian klik tombol toolbar Print Preview.5 Mencetak Tabel 1. Simpan di folder : D:\Praktikum PPN\Nama Mahasiswa Lakukan pengisisan struktur tabel seperti pada Gambar 2.19.18.18. Klik menu Setup. Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–11 . 4. Tabel : Pembayaran 1. Pada database yang sama. Buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design View. Hasil cetak dari tabel KARYAWAN dan tabel ABSEN seperti pada Lampiran 1 dan Lampiran 2 pada Praktikum 2 ini. 4. Page Setup tab Page Gambar 2. Jika sudah klik OK. Lihat Gambar 2. a.

lakukan pendefinisian struktur tabel seperti pada Gambar 2.21. Gambar 2. Pada kotak dialog yang ditampilkan.22 Tampilan Relasi Antar Tabel Database Kegiatan Luar Sekolah Isi Masing-Masing Tabel : Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–12 . Gambar 2 .22. 2. lakukan pendefinisian struktur tabel seperti pada Gambar 2. Simpan tabel hasil pendefinisian dengan nama : Pembayaran. Pada kotak dialog yang ditampilkan.21 Pendefinisan Struktur Tabel Data Anggota 3.20 Pendefinisan Struktur Tabel Pembayaran 3. Pada database yang sama. Gambar 2 .20. Tabel : Data Anggota 1. Simpan tabel hasil pendefinisian dengan nama : Data Anggota Relationship : Atur hubungan antar tabel seperti pada Gambar 2. Pilih dan klik dua kali Create table in Design view.2. Pilih dan klik dua kali Create table in Design view. buat tabel baru menggunakan fasilitas Create table in Design view.

24 Isi Tabel Pembayaran Gambar 2.Gambar 2.25 Isi Tabel Data Anggota Praktikum 2 PPN : Access Membuat Database dan Table 2–13 .23 Isi Tabel Ekstra Kurikuler Gambar 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful