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Conservación preventiva Ministerio

de Cultura

y Plan de Gestión
de Desastres en archivos
y bibliotecas

CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y PLAN DE GESTIÓN DE DESASTRES EN ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS


Proceso de visualización de negativo fotográfico
Conservación preventiva
y Plan de Gestión de Desastres
en archivos y bibliotecas
6
ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................... 8

Conservación preventiva..............................................................................................................................13

Medioambiente..............................................................................................................................18
Limpieza..........................................................................................................................................22
Manipulación..................................................................................................................................24
Transporte y exposición................................................................................................................27
Depósito..........................................................................................................................................30
Seguridad........................................................................................................................................33
Biodeterioro....................................................................................................................................36

Tipos de documentos.....................................................................................................................................45

Libros..............................................................................................................................................47
Documentos de archivo................................................................................................................51
Dibujos, grabados, planos y carteles...........................................................................................53
Sigilografía......................................................................................................................................56
Fotografía........................................................................................................................................59
Soportes mecánicos: discos y cilindros.......................................................................................65
Soportes magnéticos......................................................................................................................70
Soporte digital................................................................................................................................75

Protección de colecciones ante emergencias:


Plan de Gestión de desastres..................................................................................................................... 79

Planificación...................................................................................................................................83
Protección.......................................................................................................................................87
Reacción y recuperación...............................................................................................................90

BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................................................95

ANEXO..................................................................................................................................................................98
Introducción
España posee un importantísimo Patrimonio Bibliográfico y Documental custo-
diado en numerosas instituciones, algunas de gran importancia y complejidad,
que disponen de todos los medios técnicos y profesionales para su conser-
vación. Pero, también encontramos documentación de un valor incalculable
depositada en centros públicos y privados, que no cuentan con tantos recursos
y es, fundamentalmente, a estas entidades a las que va dirigido este manual,
que además queremos ofrecer a los diversos centros de Hispanoamérica, con
problemas de conservación de sus fondos muy similares a los nuestros.
Todo archivo, biblioteca o museo, por pequeño que sea su presupuesto,
debe establecer un Programa de Conservación Preventiva, así como un Plan
de Gestión de Desastres. Éstos deben ser elaborados según los objetivos con-
cretos de cada institución, teniendo en cuenta la situación y características de
8 sus colecciones, así como sus posibilidades y necesidades presentes y futuras,
en el convencimiento de que la perdurabilidad de los fondos está íntimamente
relacionada con el establecimiento de normas que palien la degradación quí-
mica, física y biológica de los Bienes Culturales.
Pero la conservación preventiva no sólo incluye el control ambiental, sino
también los sistemas de exhibir y almacenar sus fondos, el desarrollo de direc-
trices, guías y procedimientos para proteger las colecciones en el depósito o
durante su uso, la concienciación y formación de todo el personal de la insti-
tución, así como el desarrollo de proyectos cooperativos. Se debe considerar
como un sistema global, ya que cada actividad desarrollada puede tener reper-
cusiones en el resto del patrimonio, siendo los protagonistas de estas acciones
no son sólo los archiveros, bibliotecarios, conservadores, restauradores etc.,
sino también los usuarios.
Por ello, el Instituto del Patrimonio Cultural de España consciente de la
importancia de conservar este patrimonio para generaciones futuras y de la
necesidad de difusión de la conservación preventiva, ha decidido publicar este
breve manual en el que se recogen las pautas básicas a tener en cuenta para la
custodia y preservación del Patrimonio Documental y Bibliográfico de nuestros
archivos y bibliotecas. Además, en la actualidad, a los responsables de estas
colecciones se les presentan nuevos retos al tener que afrontar no sólo los pro-
blemas inherentes a la conservación de los soportes tradicionales, sino también
los de las grandes colecciones fotográficas y, sobre todo, la conservación de la
documentación en soporte magnético y digital, que, junto a su fragilidad ante
el paso del tiempo, está sufriendo una continua evolución que hace mucho
mas difícil programar unos criterios de conservación eficaces.
Hemos intentado establecer unos criterios siguiendo las actuales normativas
internacionales, adaptados a unas actuaciones sencillas que creemos que se
pueden llevar a cabo sin un alto coste, ni de medios ni de personal, con las
que queremos ayudar a decidir qué hacer, pero sobre todo qué no hacer cuan-
do se custodian fondos documentales. Los consejos recogidos en este manual
son fruto de la consulta de la abundante bibliografía recientemente publicada
sobre este tema, pero sobre todo de la experiencia de los numerosos trabajos
llevados a cabo por el Servicio de Conservación y Restauración de Patrimonio
Bibliográfico, Documental y Obra Gráfica y el Área de Laboratorios del IPCE y
de la experiencia derivada de los trabajos realizados en el proyecto Leonardo
de la Comunidad Europea ConBeLib: “Conservación preventiva de documen- 9
tos en soportes tradicionales y digitales” (2004-2006), en el que participaron
instituciones de Finlandia, Francia, Italia, Reino Unido y España.
El manual está estructurado en tres grandes apartados: Conservación Pre-
ventiva, criterios específicos para los diferentes materiales que encontramos en
archivos y bibliotecas y, finalmente, consejos para la elaboración de un Plan
de emergencia especialmente diseñado para archivos y bibliotecas, con el que
se pretende establecer un conjunto de medidas aplicadas ante una situación
de crisis, que permitan evitar, o al menos reducir al máximo, el daño sobre los
fondos.
Finalizamos este manual con una bibliografía básica y los recursos web de
utilidad actualizados así como un anexo en el que se recogen las diferentes
tipologías de los contenedores de conservación.
Para dar mayor difusión a estas normas, y para que lleguen con facilidad a
nuestros compañeros hispanoamericanos y así poder aceptar de ellos todo tipo
de sugerencias para ediciones futuras, hemos incluido este texto en nuestra
página web: www.mcu.es/patrimonio/MC/IPHE

Mª del Carmen Hidalgo Brinquis


Jefe del Servicio de Conservación y Restauración de Patrimonio Bibliográfico,
Documental y Obra Gráfica. IPCE
10
Según la Ley 16/1985, de 25 de junio,
del Patrimonio Histórico Español
Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o conven-
cional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en
todo tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos (art. 49.1).
Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de
varios de ellos agrupados por las personas jurídicas públicas o privadas en
el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investi-
gación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se
entiende por archivo la institución cultural donde se reúnen, conservan,
ordenan y difunden, para los fines anteriormente mencionados, dichos con-
juntos orgánicos (art. 59.1).
Son bibliotecas las instituciones culturales donde se conservan, re-
únen, seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos
o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o re-
producidos por cualquier medio para su lectura en sala pública o mediante
préstamo temporal al servicio de la educación, la investigación, la cultura y
la información (art. 59.2).

Forman parte del Patrimonio Documental:


t Los documentos de cualquier época generados, conservados o reuni-
dos, en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad
11
de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital partici-
pe, mayoritariamente, el Estado u otras entidades públicas y por las
personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos
en lo relacionado con la gestión de dichos servicios (art. 49.2).
t Los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años,
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus activida-
des por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o
religioso, y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y
educativas de carácter privado (art. 49.3).
t Los documentos con una antigüedad superior a cien años, generados,
conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares
o personas físicas (art. 49.4).

Forman parte del Patrimonio Bibliográfico:


t Las bibliotecas y colecciones bibliográficas de titularidad pública y las
obras literarias, históricas, científicas o artísticas, de carácter unitario
o seriado, en escritura manuscrita o impresa, de las que no conste la
existencia de al menos tres ejemplares en las bibliotecas o servicios
públicos (art. 50.1).
t Los ejemplares producto de ediciones de películas cinematográficas,
discos, fotografías, materiales audiovisuales y otros similares, cualquiera
que sea su soporte material, de las que no consten al menos, tres ejem-
plares en los servicios públicos o uno en el caso de películas cinemato-
gráficas (art.50.2).
Conservación preventiva
Conservación preventiva

Conservación preventiva

15
La conservación preventiva es una Plan de Conservación Preventiva
disciplina que pretende evitar el
deterioro a través la interrelación de Un plan escrito e integral de
los bienes culturales con su entorno. conservación preventiva es el mejor
aliado de las colecciones.
Como método de trabajo, se anticipa a
los procesos de degradación de los bie- El Plan debe formar un conjunto coheren-
nes culturales con el estudio sistemático y te con la misión de la institución y la con-
global de los objetos y colecciones, la re- servación de sus colecciones. Es el mejor
lación con su entorno y su uso, el análisis instrumento para garantizar la protección
de los riesgos de deterioro y los métodos de los fondos, ya que trata de anticiparse
para su control. a los procesos de degradación, detenién-
Para establecer objetivos realistas es dose en el estudio pormenorizado de sus
necesaria la implicación de todos los tra- causas: microclima, limpieza, depósito,
bajadores y la adopción de una visión manipulación, transporte, exposición, se-
integradora de las actividades, caracterís- guridad, biodeterioro y siniestros.
ticas, necesidades y recursos del Centro. La evaluación de las causas que ame-
La conservación preventiva estudia nazan la integridad de la colección y la
los documentos como elementos consti- valoración del riesgo, permite proyectar
tutivos de las colecciones y a éstas dentro estrategias eficaces de acción a corto, me-
del conjunto de la institución. Su aplica- dio y largo plazo, en función de la dispo-
ción atañe a todas las personas y a todas nibilidad de recursos técnicos, humanos y
las actividades desarrolladas en el Centro. económicos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Un Plan Integral de Conservación Pre- documentales, su estado de conservación


ventiva facilita la programación de todas y el uso que se hace de los mismos.
las actividades de la institución respecto a Para establecer las prioridades es
la conservación de los fondos, así como necesario analizar el estado del edificio
el establecimiento de rutinas de inspec- y de sus instalaciones, así como de los
ción, seguimiento, control, reparto de medios de los que se dispone. La infor-
responsabilidades entre los miembros del mación debe detallarse de forma porme-
personal y la asignación adecuada de los norizada.
recursos necesarios.
El contenido del Plan debe ser, por La identificación y diagnóstico de los
tanto, programar qué hay que hacer, deterioros deben formar parte del día a
cómo, cuándo y quién tiene que llevarlo día del Centro.
a cabo.
Se deben desarrollar rutinas de traba-
El conocimiento de las colecciones jo. Los formularios estandarizados pueden
permite concretar sus necesidades de servir como guía práctica para el desarro-
preservación. llo de las labores diarias del personal.
El Plan debe ser un instrumento de
El punto de partida para determinar los referencia útil, de fácil consulta y, per-
riesgos de deterioro es conocer la tipología manentemente, sujeto a actualizaciones y
y características materiales de los fondos mejoras.

16
Conservación preventiva

La Conservación preventiva es tarea Por ello, es necesario difundir los pro-


de todos. cedimientos y objetivos de la conservación
preventiva entre los usuarios y los traba-
Es responsabilidad de todo el personal jadores, e involucrar activamente a todos.
de la institución, así como de visitantes e El reparto de cometidos y responsabi-
investigadores, y afecta a todas las activi- lidades se deberá realizar según el orga-
dades relacionadas con el Centro. nigrama de la institución.

17
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Medioambiente

De forma general, las condiciones que Control medioambiental


soportan las colecciones son el resultado
del clima exterior atenuado por la pro- Edificio
18 tección del inmueble y alteradas por las
instalaciones y su uso. t4FEFCFEJTF×BSVODBMFOEBSJPEFJOT-
La funcionalidad y la durabilidad de pecciones de mantenimiento del edificio,
los documentos se ven afectadas por la de su estructura y de sus instalaciones:
luz, temperatura y humedad relativa inco- estado de cubiertas, muros y vanos, ca-
rrectas, por agentes atmosféricos contami- nalizaciones de agua y gas, sistemas de
nantes y por ataques biológicos. drenaje, instalaciones eléctricas, equipos
de seguridad, etc.
Controlar las condiciones ambientales
requiere contemplar a la institución
como un ecosistema: todas las
variables son interdependientes.

El entorno y el clima exterior son las


condiciones naturales que, en la mayoría
de los casos, afectan al ambiente interior.
Se debe realizar un estudio del clima, ca-
racterísticas geológicas de la región, tipo
de suelo y de las fuentes de humedad,
índices de contaminación, orientación del
edificio o la presencia de jardines que pue-
dan atraer insectos y microorganismos.
Las rutinas de mantenimiento general del
edificio ayudarán a controlar la temperatu-
ra y humedad relativa de salas y depósitos.
Conservación preventiva

t -PT FTQBDJPT EFCFO FTUBS PSHBOJ[BEPT Cuando sea necesario crear microcli-
de forma coherente, mejorando las co- mas especiales para el almacenamiento
rrientes de aire naturales y la estanquei- o exposición de materiales inestables o
dad de los vanos del edificio. frágiles, se puede recurrir a contenedores
o vitrinas con control climático.
t /P TF EFCFO VUJMJ[BS QJOUVSBT OJ BDB-
bados que puedan enmascarar problemas
de filtración de humedades, que liberen Ventilación
sustancias tóxicas o sean susceptibles de
un ataque biológico. Una ventilación constante es el mejor ins-
trumento para reducir las fluctuaciones de
t &T DPOWFOJFOUF MMFWBS VO SFHJTUSP EF humedad relativa y temperatura. Bajando
las condiciones de los espacios interio- la humedad ambiental se disminuye el
res: calidad del aire, humedad relativa, riesgo de los procesos de condensación
temperatura, iluminación, presencia de producidos en superficies frías.
plagas, etc. Además, evita la acumulación de ga-
ses volátiles y partículas de polución de
Humedad relativa y temperatura los contaminantes atmosféricos, elimina
los depósitos de polvo y es esencial para
La temperatura (T) y la Humedad Relativa reducir el crecimiento microbiano y la
(HR) están interrelacionadas y el cambio germinación de esporas.
en una de ellas supone la modificación La eficacia de los sistemas de venti-
de la otra. Los niveles óptimos de HR y T lación depende de su limpieza y del nú-
no son universales ni deben extrapolarse mero de renovaciones de aire por hora 19
a todos los materiales. (RA/h) establecido, que se calcula en fun-
Actualmente, se tiende a considerar ción de su flujo y del volumen de la sala.
que lo óptimo es lograr unos valores de También deben tenerse en cuenta los me-
T y HR estables, evitando las fluctuacio- tros lineales ocupados por los documen-
nes acusadas, que son las más perniciosas tos, las características de los materiales o
para los materiales que componen el Pa- la existencia de obstáculos que obstruyan
trimonio Bibliográfico y Documental. el paso de las corrientes de aire.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

–Sistemas de aire acondicionado exterior al interior del edificio a través


La instalación y el mantenimiento de los de filtros y trabaja en función de las con-
equipos de aire acondicionado y filtrado diciones ambientales del exterior. Asi-
del aire externo suponen una considera- mismo, se pueden establecer parámetros
ble inversión, por lo que debe valorarse adecuados de renovación de aire, que
su viabilidad. minimizan las oscilaciones de los niveles
Para evitar que la implantación de estos de humedad relativa y temperatura sin
sistemas de control climático pueda causar necesidad de instalar costosos sistemas
un impacto dañino sobre el edificio, los de aire acondicionado.
fondos y las personas, es imprescindible La ventilación pasiva aprovecha la cir-
realizar un detallado estudio previo. culación del aire del edificio sin instala-
ción de elementos mecánicos.
Los sistemas de aire acondicionado no
siempre son necesarios.
Iluminación
–Sistemas de ventilación mecánica
y pasiva Los documentos que custodian archivos y
Constituyen una alternativa al aire acondi- bibliotecas son especialmente sensibles a
cionado, son métodos seguros y de bajo la luz. Por ello se debe:
coste en climas húmedos y cálidos.
La ventilación mecánica se basa en t &NQMFBS VOB JMVNJOBDJØO nVPSFTDFOUF
la aireación a partir de la instalación de con filtros para la radiación UV, o lumi-
rejillas, generalmente situadas a distin- narias incandescentes suficientemente
20 tas alturas, que aseguren la circulación separadas de los fondos para que el calor
constante del aire reforzada por sistemas no les afecte.
mecánicos como ventiladores y extrac-
tores con sensores de temperatura y t*OTUBMBSmMUSPTZFTUPSFTFOMBTWFOUBOBT
humedad. El sistema introduce aire del de salas y depósitos para filtrar la luz solar.
Conservación preventiva

t #VTDBS VOB TPMVDJØO EF DPNQSPNJTP Recomendaciones generales


entre la necesidad de consulta de fondos
y el mantenimiento de bajos niveles de t -PT FTQBDJPT EF FTUVEJP Z MFDUVSB EF-
iluminación. ben dotarse de unos niveles mínimos de
confort, compatibles con las necesidades
de conservación de los fondos.
Contaminación
t1BSBNFKPSBSMBTDPOEJDJPOFTBNCJFOUB-
Es necesario realizar un seguimiento les de forma sostenible es necesario op-
constante de la calidad del aire. timizar las posibilidades arquitectónicas
del edificio, mejorando el aislamiento de
t1BSBHBSBOUJ[BSVOBNCJFOUFTBMVEBCMF los cerramientos y manteniendo una ven-
son imprescindibles el mantenimiento y tilación adecuada.
la limpieza de los equipos de humidifi-
cación, deshumidificación o ventilación t"OUFTEFNPEJmDBSMBTDPOEJDJPOFTNFEJP-
(filtros, tubos y cubetas de agua), junto ambientales se deben registrar, con medicio-
con una correcta ventilación y limpieza nes fiables, los niveles previos de T y HR
general. en el interior y exterior del edificio ya que
puede ser más beneficioso para la conserva-
t 4F EFCF FWJUBS MB QSFTFODJB EF NBUF- ción de los fondos no alejarse, en exceso, de
riales que desprendan compuestos vo- esos valores medioambientales, tratando de
látiles nocivos y el uso de productos evitar los cambios bruscos en vez de inten-
tóxicos. tar crear unos parámetros ideales de T y HR.
21
En regiones con elevada contamina- t4JTFVUJMJ[BOTJTUFNBTEFDPOUSPMBDUJWP 
ción atmosférica se debe prescindir de éstos deben automatizarse eliminando, así,
la ventilación natural, procurando una decisiones subjetivas sobre su utilización.
buena renovación del aire a través de
sistemas de ventilación forzada con fil- t-PTNÏUPEPTEFDPOUSPMEFCFOTFSDPO-
tros adecuados al tipo de contaminante tinuos las 24 horas del día, a lo largo de
de la zona. todo el año.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Limpieza

22

El polvo puede contener partículas metáli- t%FCFQSFTUBSTFBUFODJØOBUFDIPT QB-


cas y grasas, y retiene humedad, constitu- redes y suelos, mobiliario y a los propios
yendo un medio idóneo para el desarrollo fondos.
de insectos y microorganismos que repre-
sentan un serio peligro para la salud de t4FEFCFJOTUSVJSBMQFSTPOBMEFMJNQJF[B
las personas. Además, asociado a factores para el correcto desempeño de su labor y
ambientales, como la alta humedad relati- facilitarle medios de protección personal.
va y temperatura elevadas, provoca reac-
ciones químicas que destruyen los mate-
riales que componen los bienes culturales. Edificio y mobiliario

La limpieza ayuda a conocer el estado t-BTÈSFBTWFSEFTZEFDJSDVMBDJØORVF


de las colecciones y prolonga su vida rodean al edificio deben limpiarse dia-
útil. riamente y proceder a la retirada de las
basuras.
t4FEFCFDSFBSVOQSPHSBNBQFSNBOFO-
te de limpieza, organizando las tareas y t &T SFDPNFOEBCMF QSFTDJOEJS EF NP-
registrando las incidencias. Es necesario quetas y alfombras, que retienen polvo
adecuarlo a la velocidad a la que la sucie- difícil de eliminar, en espacios con co-
dad se acumula en el edificio. lecciones. Las plantas, en el interior del
Conservación preventiva

edificio, pueden atraer microorganismos ben guardarse fuera del depósito de las
e insectos. colecciones.

t-BMJNQJF[BEFMPTTVFMPTEFCFIBDFSTF
con aspiradores o “mopas”. Fondos

t4ØMPFODBTPEFTVDJFEBEFYUSFNBTF t&MQFSTPOBMEFMJNQJF[B EFCJEBNFOUF


aconseja utilizar fregonas o trapos hu- formado, podrá acometer la eliminación
medecidos, siendo necesario secar a del polvo depositado sobre las cajas de
continuación las superficies. protección o el exterior de los libros.

t /VODB VTBS EFUFSHFOUFT  DFSBT P BHVB t-BMJNQJF[BEFMPTEPDVNFOUPTEFCFSÈ


cerca de los documentos. ser realizada por restauradores.

t3FDPHFSMPTJOTFDUPTPMBTEFQPTJDJPOFT t /VODB TF EFCFSÈ JOUFOUBS RVJUBS NBO-


que se encuentren durante la limpieza y chas o elementos incrustados, ni limpiar
enviarlos al responsable para determinar materiales muy deteriorados: se protege-
si se trata de una plaga. rán en cajas de conservación, señalizados
y documentados convenientemente, en-
t -B MJNQJF[B EFM NPCJMJBSJP TF IBSÈ  cargándose su tratamiento a restauradores.
por tramos, con gamuzas electroestáti-
cas o trapos de algodón. Se debe hacer t -PTNBUFSJBMFTEFMJNQJF[BEFMBDPMFD-
siempre de arriba abajo y del fondo al ción son de uso exclusivo. No deben alma-
frente. Utilizar siempre un carrito de cenarse junto con aquellos que se empleen 23
transporte o mesa auxiliar donde colo- para la limpieza general.
car los documentos mientras se realiza
esta operación. Avisar al responsable de cualquier
anomalía producida durante las tareas
t-PTÞUJMFTZQSPEVDUPTEFMJNQJF[BEF- de limpieza
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Manipulación

24
La manipulación es un factor de máximo t&TUVEJBSMBTQPTJCJMJEBEFTEFEJHJUBMJ[B-
riesgo para los documentos y una de las ción o microfilmación de los documen-
causas de deterioro más habitual en bi- tos.
bliotecas y archivos, pudiendo llegar a ser
el principal enemigo de la conservación t3FBMJ[BSDPQJBTiNBTUFSwZOPWPMWFSBSFDV-
de las colecciones. rrir al original para su reproducción.
El compromiso entre la necesidad de
acceso a los fondos documentales y su t 5FOFS FO DVFOUB RVF MPT BQBSBUPT EF
conservación puede resolverse recurrien- reproducción comunes (fotocopiadoras y
do a dos medidas: escáneres) producen deterioros mecáni-
cos, debido a la manipulación, y quími-
– Reducir al mínimo la manipulación cos, por el calor y la luz de las lámparas.
a través de las siguientes acciones:
– Evitar prácticas de manipulación in-
t-PTDBUÈMPHPTJOGPSNBUJ[BEPTEFCFOTFS correctas a través de:
actualizados con regularidad.
t $SFBDJØO EF QSPHSBNBT EF GPSNBDJØO
t1BSBFWJUBSQPTUFSJPSFTNBOJQVMBDJPOFTJO- para el personal y los usuarios.
necesarias, se deben anotar todos los datos
que se desprendan de la observación direc- t0QUJNJ[BDJØOEFMPTFTQBDJPTEFEFQØ-
ta de las piezas e incorporarlos al catálogo. sito y consulta.

t3FTUSJOHJSMBDPOTVMUBEFMPTNBUFSJBMFT t &NQMFP EF FOWPMUPSJPT Z TPQPSUFT EF


frágiles. conservación en salas y depósitos.
Conservación preventiva

Todo tratamiento de restauración, t 1SPWFFS B MPT VTVBSJPT EF HVBOUFT EF


por sencillo que parezca, debe algodón o látex para consultar materiales
ser realizado por profesionales que lo precisen: encuadernaciones histó-
especializados ricas e importantes, mapas, fotografías,
etc.

Principios de la manipulación t)BCJMJUBSÈSFBTQBSBDPOTVMUBSNBUFSJB-


les de gran formato. Equipar las salas de
t-PTDBUÈMPHPTFJOWFOUBSJPTSFEVDFOMB lectura e investigación con soportes auxi-
necesidad de manipulación e indican la liares adecuados e incentivar su uso.
existencia de copias de los fondos que se
desea consultar. Si éstas existen se debe Los usuarios deben ser copartícipes
fomentar su uso. del cuidado de las colecciones.

t&YDMVJSEFMQSÏTUBNPZMBDPOTVMUBMPT t1POFSBEJTQPTJDJØOEFMPTVTVBSJPTMB
ejemplares muy deteriorados y señalarlos información necesaria a través de carteles
convenientemente. o folletos. No olvidar difundir las normas
o pautas más elementales como:
t&OMBNBOJQVMBDJØOEFMBTDPMFDDJPOFT 
prescindir de anillos o relojes que puedan t/PGVNBS DPNFSPCFCFS FOMBTTBMBT
arañar o dejar marcas en la superficie de de lectura.
las obras. Utilizar guantes de látex bajo
los de algodón, para evitar que el sudor t .BOJQVMBS MPT GPOEPT DPO DVJEBEP Z 25
traspase la tela y pueda mancharlos. manos limpias.

t "QSPWFDIBS MB DPOTVMUB EF MPT GPOEPT t 1BSB FYUSBFS VO MJCSP EF MB FTUBOUFSÓB 
para revisarlos y ordenarlos. no tirar de la cabezada, sino empujar sua-
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

vemente los contiguos y tomarlo por las t/PVTBSJOTUSVNFOUPTDPSUBOUFT OJUJOUB


tapas. Recolocar después la fila en po- cerca de los documentos. Utilizar lápiz y
sición vertical con ayuda de los apoya- no colocar las notas o folios sobre el libro
libros. cuando se esté escribiendo.

t/PBMUFSBSFMPSEFOEFMPTEPDVNFOUPT t/PVUJMJ[BSOPUBTBEIFTJWBT UJQPQØTJU



clips, ni doblar las esquinas de las páginas
t5SBOTQPSUBSQPDPTMJCSPTBMBWF[ cuando se esté consultando una obra.

t /P BQJMBS NÈT EF USFT WPMÞNFOFT OJ t /P IVNFEFDFS MPT EFEPT QBSB QBTBS
apoyarse sobre ellos. página.

t/PGPS[BSMBBQFSUVSBEFMBTFODVBEFS- t1FEJSTJFNQSFQFSNJTPQBSBGPUPDPQJBS
naciones y cerrarlas cuando cese la con-
sulta. t "WJTBS BM SFTQPOTBCMF EF MB FYJTUFODJB
de libros y documentos en mal estado,
t/PUPDBSFMUFYUPPMBTJNÈHFOFTEFMBT o cuando se trate de libros intonsos (con
páginas. hojas total o parcialmente cerradas).

26
Conservación preventiva

Transporte y exposición

En los últimos años el número de exposi- deciden crear pequeños espacios don-
ciones temporales en instituciones cultu- de exhibir sus fondos, o prestarlos para
rales ha aumentado considerablemente. exposiciones de otras instituciones. Tam-
El Patrimonio Bibliográfico y Documen- poco debemos olvidar el préstamo in-
terbibliotecario que exige el traslado de 27
tal es objeto de un renovado interés tan-
to como bienes culturales merecedores libros y documentos, proceso durante el
de mostrarse al público por sus carac- cual pueden producirse deterioros. Por
terísticas históricas, técnicas o estéticas, ello es conveniente tomar una serie de
como por su valor documental. Cada vez medidas que aseguren su conservación
son más los archivos y bibliotecas que durante el transporte y la exposición.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Transporte y el microclima de las vitrinas, la adecua-


ción de los soportes y enmarcados, la se-
t "OUFT EF SFUJSBS MPT EPDVNFOUPT EF TV guridad, la manipulación y el transporte.
ubicación, asegurarse de disponer de sufi-
ciente espacio libre sobre las mesas de tra- t$VBOEPDPJODJEBOFOMBTWJUSJOBTNBUF-
bajo. Nunca se deben depositar en el suelo. riales de distinta naturaleza, se debe tomar
como valor de referencia las condiciones
t 1BSB FM USBTMBEP EF MPT GPOEPT EFOUSP ambientales óptimas para el más sensible.
del edificio, emplear elementos protecto-
res (sobres, cajas, carpetas, etc.). t-BTWJUSJOBTEFCFOTFSFTUBCMFTZSFTJT-
tentes, seguras frente a los robos, capaces
t -BT PCSBT EF HSBO GPSNBUP EFCFO TFS de proteger del polvo y la suciedad, y de
manipuladas y trasladadas entre dos per- mantenimiento sencillo. Los materiales
sonas, colocándolas sobre un soporte en contacto o en el entorno de los obje-
auxiliar y ayudándose de carritos de di- tos deberán ser inertes o estar protegidos
mensiones adecuadas, provistos de un re- con barreras eficaces.
borde redondeado que impidan su desli-
zamiento y caída. t$VBOEPTFUSBUFEFPCSBFONBSDBEB MBT
traseras deberán separarse unos milíme-
t $VBOEP MPT EPDVNFOUPT TBMHBO EF MB tros de la pared, para evitar las conden-
institución deben hacerlo dentro de em- saciones y la absorción de la humedad
balajes apropiados, acolchados con ma- de los muros.
teriales inertes que amortigüen posibles
28 golpes y vibraciones. Se debe acudir a t-PTTPQPSUFTEFCFOSFEVDJSFMSPDFDPO
empresas especializadas en el traslado de el original y proporcionarle un apoyo su-
bienes culturales. ficiente. Evitar elementos cortantes, pun-
zantes, adherentes o abrasivos.

Exposición t4FEFCFUFOFSFODVFOUBRVFMBQSFTFO-
cia de visitantes puede alterar los valores
Las exposiciones representan un importan- de temperatura y humedad de las salas.
te factor de riesgo por lo que, en muchas
ocasiones, es preferible renunciar a la exhi- t4FEFCFMJNJUBSFMUJFNQPEFFYQPTJDJØO
bición del original y utilizar reproducciones. a la luz con unos niveles de iluminancia
bajos. Conviene usar luz indirecta y man-
t$PNPOPSNBCÈTJDB TFEFCFOFYQPOFS tenerla apagada fuera del horario de ex-
únicamente las obras que se encuentren posición pública.
en buenas condiciones de conservación,
tomando las medidas pertinentes para t -BTTBMBTEFFYIJCJDJØOEFCFOTFSWJHJ-
evitar cambios ambientales que puedan ladas durante las horas que permanezcan
perjudicarlas. abiertas, y revisadas antes de su apertura y
al cierre, para detectar posibles anomalías.
t &T OFDFTBSJP DSFBS SFHJTUSPT TPCSF MPT
movimientos, las características físicas y
el estado de conservación de la obra, así Préstamo
como las condiciones de exposición.
El Patrimonio Documental o Bibliográfi-
t3FWJTBSFMNFEJPBNCJFOUFFOMBTTBMBT co no puede salir de la institución que lo
Conservación preventiva

custodia sin la autorización expresa del bientales y de seguridad de las salas de


organismo que ostente la titularidad. exposiciones.
El préstamo está regido por un vín- En caso de que la exposición sea en
culo contractual que establece la acepta- el extranjero, incluida la Unión Europea,
ción del pliego de prescripciones técnicas hay que solicitar el permiso de exporta-
para la exposición. En él, la institución ción temporal a la Subdirección de Pro-
prestadora fija los requisitos de embalaje, tección del Patrimonio Histórico, del Mi-
transporte, seguridad en salas, derechos nisterio de Cultura (www.mcu.es).
de reproducción, etc. Es imprescindible la contratación de
Debe establecerse un plazo mínimo una póliza de seguros “clavo a clavo”, que
para cursar la petición, de forma que pue- debe realizarse de acuerdo con la tasa-
dan realizarse la reproducción, fotografía o ción fijada por el prestador.
restauraciones pertinentes, y el informe de La institución debe reservarse el dere-
estado de conservación (refrendado con la cho de inspeccionar o solicitar las gráficas
firma del prestatario), que refleje los even- de las condiciones ambientales, designar
tuales deterioros, alteraciones o pérdidas. un correo que supervise las condiciones
La solicitud de préstamo justificará la de traslado y exposición, y la posibilidad
exposición de las obras solicitadas, in- de anulación del contrato.
cluirá una identificación precisa de las Los gastos ocasionados por la expo-
mismas, y detallará las condiciones am- sición corren a cargo de los prestatarios.

29
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Depósito

El almacenamiento inadecuado tiene un t -B MV[ TPMBS FT FTQFDJBMNFOUF EB×JOB


efecto directo en la vida útil de los mate- para los materiales de archivos y bibliote-
riales. El descuido, la desorganización y el cas, por lo que las ventanas en los depó-
amontonamiento pueden producir graves sitos deberán protegerse adecuadamen-
daños. te. La iluminación artificial debe ser por
módulos y permanecer encendida sólo
El depósito es el corazón de la cuando se trabaje en el depósito. Deben
biblioteca o archivo instalarse indicadores que eviten que per-
manezca conectada por descuido.
t-PTEFQØTJUPTOPEFCFOVCJDBSTF EFOUSP
30 del edificio, en zonas susceptibles de sufrir t &T OFDFTBSJP DPOUBS DPO VO FTQBDJP
una mayor fluctuación térmica e higroscó- independiente, bien iluminado, que dis-
pica (como paredes exteriores o áticos), o ponga de mobiliario adecuado para la
una inundación (como sótanos). Tampoco inspección, recepción y desembalaje de
deberán situarse en áreas de difícil acceso las obras cuando lleguen al depósito.
y complicada maniobrabilidad o anexas a
baños, cafeterías o cuarto de basuras.
Recomendaciones generales
t4FEFCFFWJUBSRVFMBTTBMBTEFUSBOTGPSNB-
dores y de maquinaria pesada estén situa- Mobiliario
das cerca del depósito, prestando especial
atención a todas las instalaciones eléctricas t &M NPCJMJBSJP PCTPMFUP EFCF FMJNJOBS-
y tuberías de agua o gas que pasen por él. se. En el mercado hay gran variedad de
modelos y sistemas de almacenaje, que
t -PTFTQBDJPTEFMEFQØTJUPEFCFO TFQB- permiten elegir el más adecuado. Éste
rarse por muros y puertas cortafuegos, que debe ser sólido y estable, que no retenga
permanecerán cerradas, sin ningún obstá- humedad ni desprenda compuestos vo-
culo que les impidan cumplir su función. látiles perjudiciales. Se recomiendan los
acabados en aluminio anodinado, o acero
t-BJOTUBMBDJØOEFEPCMFQVFSUBQBSBFMBD- con esmalte en polvo, al horno, con su-
ceso evitará corrientes con acarreo de pol- perficies lisas, no abrasivas, bordes romos
vo del exterior. Las grandes puertas, que fa- y sin piezas que sobresalgan, para evitar
cilitan la entrada de vehículos para carga y que puedan dañar los documentos.
descarga de los fondos, ocasionan cambios
bruscos en las condiciones ambientales. t $BEB GPSNBUP SFRVJFSF VO NPCJMJBSJP
Conservación preventiva

31
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

adecuado. Hay que evitar que los do- zarlos. Antes de su instalación asegurar-
cumentos sobresalgan de los bordes del se de que el forjado del edificio soporta
mueble, para que no reciban golpes o su peso.
sean rozados.

t &O MBT OVFWBT JOTUBMBDJPOFT FT DPOWF- Elementos de protección


niente evitar estanterías de madera, ya y materiales
que es menos resistente al peso, más sus-
ceptible de sufrir ataque biológico y alta- La protección individual es imprescindible
mente combustible. para la preservación de los documentos
más frágiles o valiosos. Su elección depen-
t&ODBTPEFOPEJTQPOFSEFMPTNVFCMFT de de las características del documento, de
adecuados, se puede recurrir a métodos su estado de conservación y de las alte-
de barrera, como los recubrimientos con raciones que padezca. Hay que tener en
pinturas epoxídicas o el laminado con pe- cuenta que el uso generalizado de estos
lícula metálica inerte (tipo Marvelseal®), elementos protectores aumenta las necesi-
así como a realizar orificios de ventilación dades de espacio de almacenamiento.
provistos de filtros para el polvo. Los materiales de protección, espe-
cialmente aquellos que estén en contac-
t $VBOEP MPT FNCBMBKFT Z FM NPCJMJBSJP to directo y permanente con los objetos,
hayan sido tratados con pintura, barniz o deben ser estables y no contaminantes o
adhesivos, deberán aislarse hasta que de- estar aislados de las obras por materiales
jen de emanar vapores. de barrera eficaces como:
32
t -B EJTUSJCVDJØO EF MPT NVFCMFT FO FM tCajas, carpetas o envoltorios de pa-
depósito tendrá una separación suficien- pel, cartón o cartón pluma, de celu-
te, para facilitar el acceso cómodo a los losa pura sin lignina, libre de ácido,
fondos. con reserva alcalina y un pH aproxi-
mado de 8,5.
t -BT FTUBOUFSÓBT EFCFO TFQBSBSTF EF MBT tMetales inoxidables como refuerzo
paredes, no deben llegar al techo del de- de cajas o carpetas.
pósito y los entrepaños inferiores deben tEncapsulados, etiquetas o sobres
contar con una separación del suelo de, de materiales inertes (como el po-
al menos, 15 cm. De esta manera se evi- liéster), químicamente estables, sin
tarán las humedades procedentes de los plastificantes o revestimientos super-
muros y suelos, y se facilitará el flujo de ficiales.
aire a su alrededor. tMaterial amortiguador en lechos y
cajeados de espumas de polietileno
t)BZRVFQSFTUBSFTQFDJBMBUFODJØOBMPT o policarbonato celular.
muebles cerrados ya que en su interior tTejidos de algodón descrudado sin
pueden producirse condensaciones. Es aprestos para la confección de so-
recomendable que las estanterías no ten- portes y pesas.
gan fondo para evitar dicho problema. tLaminados de aluminio o espumas
de polietileno puro como barrera
t -PT BSNBSJPT DPNQBDUPT QFSNJUFO contra los contaminantes en anaque-
ahorrar espacio, aunque presentan el les y muebles.
inconveniente de la dificultad de venti- tMetacrilato para su uso en soportes
lación y generan vibraciones al despla- permanentes como atriles de vitrina.
Conservación preventiva

Seguridad

La seguridad es una parte fundamental de dio de controles de escaneo, arcos detec-


la conservación preventiva. Cualquier acti- tores antihurto y personal de seguridad
vidad que se realice en un archivo o bi- las 24 horas. Controlar el aforo.
blioteca debe partir de la seguridad de sus
fondos. La necesidad de mostrar y hacer t*OTUBMBSUBRVJMMBTFOMPTWFTUÓCVMPTQBSB
accesible al investigador el Patrimonio Do- el depósito de bolsos y objetos persona-
cumental y Bibliográfico, debe ser compati- les de los usuarios.
ble con la pervivencia del mismo y con su t$POTJEFSBSFMFNQMFPEFQVFSUBTCMJO-
conservación para las futuras generaciones. dadas de acceso a los depósitos.
La institución deberá contar con los
obligatorios Planes de Emergencia y de t&RVJQBSFM$FOUSPDPOTJTUFNBTEFEF-
Autoprotección que marca la ley. Deberá, 33
tección de intrusión y hurto: detectores
como se señala en otros capítulos, asegu- de rotura de vidrio, de movimiento, cir-
rar la información contenida en inventa- cuito cerrado de cámaras TV, etc.
rios y catálogos, haciendo duplicados y
protegiéndolos especialmente. t %JTUSJCVJS MPT TFOTPSFT FO EFQØTJUPT 
La vigilancia humana, junto con dife- salas de lectura, pasillos y exteriores, y
rentes recursos técnicos, permitirá garan- conectarlos a una central de alarmas vi-
tizar la seguridad del Patrimonio que se gilada de forma ininterrumpida por una
conserva en archivos y bibliotecas. empresa de seguridad contratada, o per-
sonal propio, y por la policía.

Recursos técnicos contra actos t$POUSPMBSMBFOUSFHBZEFWPMVDJØOEFMPT


antisociales juegos de llaves de todas las dependen-
cias. Establecer procedimientos para el
cierre de las puertas al final de la jornada
Robo, hurto y vandalismo de trabajo.

t1SPUFHFSUPEPTMPTBDDFTPTEFMFEJmDJP
con luces exteriores de seguridad, cerra- Préstamo y consulta
mientos firmes, rejas y contraventanas en
los vanos de los primeros pisos. t3FHJTUSBSMBBDSFEJUBDJØOEFMVTVBSJPFO
la base de datos informática de los présta-
t&TUBCMFDFSBDDFTPTEJGFSFODJBEPTQBSBFM mos. Crear una base de datos de consulta
personal y los usuarios. Vigilar la entrada en sala destinada al registro de solicitudes
y salida de personas y materiales por me- de ejemplares valiosos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

t 3FWJTBS MPT FKFNQMBSFT USBT MB DPOTVMUB en los que se requiera la consulta simul-
para detectar anomalías (mutilación, ano- tánea de varios.
taciones, etc.) y registrarlas en los formu-
larios de incidencias de las rutinas de ins- t 3FTUSJOHJS MB FOUSBEB EF NBUFSJBMFT FO
pección del plan de gestión de desastres las salas de consulta de ejemplares del
y en la ficha informática del usuario. En fondo antiguo, permitiendo únicamente
función de la gravedad del caso, proceder el empleo de folios y lápices de grafito.
a la activación de la cadena de comunica-
ción, de forma que el conservador respon- t 3FWJTBS MBT QBQFMFSBT EF MBT TBMBT EF
sable sea informado o puedan aplicarse lectura al finalizar la jornada laboral para
las sanciones oportunas. asegurarse de que no se eliminan, por
error, documentos pertenecientes a la co-
t*ODPSQPSBSTJTUFNBTEFUFDUPSFTBOUJIVSUP lección.

t -JNJUBS MB DPOTVMUB EF MBT DPMFDDJPOFT t .BOUFOFS BDUVBMJ[BEP VO SFHJTUSP DFO-
del fondo antiguo. Exigir una solicitud tral de localización topográfica que refleje
por escrito con el motivo de la consulta. los movimientos internos y externos de
No entregar más de un ejemplar a la vez los fondos, e inventariar periódicamente
salvo en casos específicos y justificados las colecciones.

34
Conservación preventiva

Equipos de protección contra tEl alumbrado de emergencia debe


el fuego revisarse periódicamente.
tLa señalización de las salidas facili-
Los edificios públicos deben contar con tará la evacuación del personal en
un sistema efectivo de detección y extin- caso necesario y permitirá la inter-
ción de incendios. Para ello se debe: vención de la brigada de salvamento
una vez que el peligro haya pasado.
tInstalar detectores en todo el edifi- tInstalar mecanismos automáticos de
cio. Los más eficaces, para la detec- desconexión de los equipos técnicos
ción temprana, son los ópticos o de en presencia de fuego.
haces lineales (registran el humo) tLimitar el uso de mobiliario y mate-
y los iónicos (detectan el gas y el riales constructivos combustibles.
humo generados en la primera fase tRevisar y sustituir las instalaciones
del incendio). eléctricas defectuosas.
tConectar los detectores a la central tSectorizar los espacios interiores con
de alarma y a los servicios de bom- muros, puertas ignífugas, etc., para
beros y policía. detener la propagación del fuego.
tRepartir, por todo el edificio en lu- Reforzar la estructura de las salas de
gares visibles, pulsadores de alarma calderas y maquinaria.
y extintores manuales para extinguir
los conatos de incendio. El personal
debe saber manejarlos. Los diversos
tipos de extintores manuales están
concebidos para un uso específico 35
apropiado a la tipología del fuego:
eléctrico, relacionado con líquidos
inflamables, madera, etc.
tPara proteger la documentación
frente a incendios de mayores pro-
porciones, son recomendables los
sistemas de rociado de agua de co-
lumna seca, que evitan el riesgo de
derrames de agua en las tuberías, y
los rociadores de agua nebulizada,
con gran capacidad de enfriamien-
to.
tLos sistemas automáticos de gases
inertes tienen el inconveniente de
su alto coste y constituyen un ries-
go para las personas y el medio am-
biente.
tEl edificio debe estar equipado con
bocas de incendio que los bomberos
utilizarán en caso de que la magni-
tud del siniestro sea importante.
tLas instalaciones deben seguir el man-
tenimiento prescrito por empresas au-
torizadas y archivar los registros.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Biodeterioro

36 La alteración indeseada de las Los hongos excretan ácidos orgánicos,


propiedades físicas y químicas de enzimas y pigmentos que degradan los
un material debida a la acción de soportes. Además provocan manchas irre-
organismos biológicos se conoce versibles. El foxing, o “moteado”, se debe
como biodeterioro al impacto de los hongos. Su aspecto es
el de una mancha con un núcleo de color
La intensidad de las alteraciones y su ti- marrón cuya intensidad se difumina hacia
pología se producen en función de los la periferia. Afecta preferentemente a las
componentes de los soportes y del im- fibras celulósicas ácidas.
pacto de las condiciones ambientales.
Los materiales de archivos y bibliote- t-BTbacterias son organismos unicelu-
cas ofrecen a los microorganismos, hon- lares. Generalmente se desarrollan a pH
gos y bacterias, una rica diversidad de 7-8, HR superiores al 85% y temperatu-
elementos nutritivos para su desarrollo, y ras entre 25º y 38º C. Producen asimismo,
atraen a diversas especies de insectos. pigmentos, enzimas y ácidos orgánicos
que alteran las propiedades físico-quími-
t-PThongos son organismos pluricelu- cas de los materiales celulósicos, pudien-
lares que proliferan en ambientes poco do ocasionar roturas y reblandecimiento.
ventilados y con acumulación de polvo
y suciedad. El contenido de humedad de Un aumento de la humedad de los so-
los sustratos es el factor que determina portes (en papel superior al 7%), tempera-
la germinación y la expansión de las es- turas superiores a 20º C, oscuridad y una
poras. Se desarrollan fácilmente en papel escasa ventilación son suficiente para des-
con pH 4-6, HR superior al 60% y tempe- encadenar una infección en pocos días. La
raturas entre 22º y 38º C. presencia de una masa aterciopelada y gri-
Conservación preventiva

sácea, blanca o negra, manchas de colores de roedores o aves en las inmediaciones


sobre los documentos o el olor a “moho/ del local.
humedad” en las áreas de depósito son
evidencias de ataque microbiológico.
Determinados hongos y bacterias re- Programa de control del biodeterioro
presentan un riesgo para la salud de las
personas. Mantenimiento e inspecciones

Crear un programa específico de t3FBMJ[BSVONBOUFOJNJFOUPDPOUJOVBEP


inspección de alteraciones de origen del edificio. Se deben tapar los huecos y
microbiológico y de detección de hendiduras en los muros, y reparar los
insectos sistemas de drenaje, fisuras o goteras en
el tejado, para evitar filtraciones de agua.
Las actuaciones contra hongos y bac-
terias no deben basarse en el uso de pro- t7JHJMBSMBBQBSJDJØOEFHPUBTEFDPOEFO-
ductos tóxicos biocidas para la esterili- sación, a consecuencia de las fluctuacio-
zación del material, sino en métodos de nes de temperatura o al uso de lámparas
control y prevención que eviten su multi- incandescentes o calefacciones en locales
plicación celular, manteniéndolos por de- mal ventilados.
bajo de su umbral de tolerancia.
t*OTQFDDJPOBS[POBTBKBSEJOBEBTRVFQVF-
En el caso de los insectos, se debe dan propiciar la entrada de insectos o pe-
realizar: queños roedores. La colocación de grava
alrededor del edificio dificulta su entrada. 37
tIdentificación del insecto detectado
en el edificio o en los objetos. t$VCSJSMBTWFOUBOBTZQBUJPTDPONBMMBT
tEn el edificio: evaluación y mapeo (principalmente para aves e insectos).
de humedades, grietas y fisuras. Ins-
talar trampas de captura. t%FTBSSPMMBSSVUJOBTEFJOTQFDDJØOEFTBMBT 
tEn los objetos: análisis de los deterio- depósitos y objetos históricos, para detectar
ros, galerías, orificios, presencia de de- la presencia de microorganismos y posibles
yecciones y de fragmentos de insectos. plagas. Asociarlas a las tareas de limpieza.

El tipo de deyecciones sobre objetos t.BOUFOFSTJTUFNBTEFUSBNQFPQBSBMP-


o suelos también alerta sobre la presencia calizar por dónde entran y dónde se esta-

Contaminación microbiológica en paginado Alteraciones por insectos


Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

blecen los insectos. Evaluar los riesgos y aves y roedores, se requiere el cuida-
su amenaza potencial. do continuo del entorno y el manteni-
miento de unas condiciones generales
t"JTMBSZFTUBCJMJ[BSMPTPCKFUPTZDPMFD- de higiene, como son prohibir la intro-
ciones infectadas (microorganismos) e ducción de alimentos en el edificio y
infestadas (insectos) hasta que hayan re- evitar la manipulación de los fondos sin
cibido tratamiento. guantes.

t 1SFWFS MPT QPTJCMFT SJFTHPT EF JOGFD-


Medioambiente ción para el personal de limpieza que
manipula objetos contaminados me-
Un buen control ambiental trata de evitar diante el uso de guantes dobles (de al-
el uso de biocidas de forma masiva o lo- godón en contacto con la piel y sobre
cal. Para ello es necesario: éste el de látex), mascarillas de poro
aproximado a 0,4μ e indumentaria ade-
tEn caso de instalaciones de aire cuada.
acondicionado, revisar los equipos
para detectar fallos y posibles con-
taminaciones. Los filtros deben ser Respuesta ante el biodeterioro:
renovados periódicamente y limpia- Microorganismos
dos de forma segura (utilizando so-
luciones desinfectantes de etanol al La primera respuesta para evitar el
70% en agua destilada) o renovados. desarrollo de los microorganismos es
38 También requieren limpieza los de- la reducción y estabilización del grado
pósitos de humectación del aire. de humedad en el ambiente y en los
tRecurrir a la ventilación mecánica y op- documentos
timizar la ventilación natural, como mé-
todo alternativo al aire acondicionado. Es importante realizar un seguimiento de
tEs importante que el mobiliario no las condiciones ambientales y, en cada
esté fabricado con materiales sus- época estacional, efectuar un análisis del
ceptibles de ataque biológico. aire para comprobar la concentración de
hongos y bacterias tanto en el ambiente
como en los objetos.
Limpieza La ventilación y renovación del aire
es la mejor herramienta de conservación
t1BSBFWJUBSDPOUSJCVJSBMEFTBSSPMMPNJ- preventiva para luchar contra el biodete-
crobiano y a la atracción de insectos, rioro.

Mascarilla para protegerse del polvo y de los disolventes. Mascarilla para protegerse del polvo y de los
microorganismos.
Conservación preventiva

- Desinfección con productos químicos muy delicados (dibujos de pastel o car-


boncillo, etc.), es eficaz la aspiración con
Cuando el volumen y los daños de los sistema húmedo-seco y filtros que reten-
materiales afectados son importantes, gan los microorganismos (como los filtros
debe buscarse asistencia profesional. HEPA, High Efficiency Particulate Absorp-
Muchos productos químicos bacteri- tion). Es preciso trabajar con campanas
cidas y fungicidas (timol, formaldehído, de extracción de vapores y usar protec-
pentaclorofenol, ortofenilfenol) resultan ción personal durante el proceso.
altamente tóxicos para las personas, indu-
cen el deterioro de los materiales tratados y t-PTEPDVNFOUPTEFQBQFMEFCFOTVKF-
su eficacia es relativa. Su empleo debe ser tarse bajo mayas de fibra de vidrio para
cuidadosamente valorado y aplicado única- evitar desprendimientos.
mente por profesionales autorizados. El uso
de estos productos para materiales históri- t5SBTMBMJNQJF[B MPTPCKFUPTUSBUBEPTEF-
cos está siendo prohibido progresivamente. ben depositarse en espacios bien ventilados.
El tipo de material y el grado de con-
taminación determina la elección del pro-
ducto. Sus efectos sobre los materiales Respuesta ante el biodeterioro:
dependen del principio activo y de sus Insectos
disolventes. La nebulización con fungici-
das o bactericidas en medio acuoso pue- Afectan al edificio y a los objetos. Hallar
de retardar el secado de los materiales y insectos en algún estado de su ciclo bio-
provocar manchas permanentes. Los so- lógico (larvas, pupas), detritus, en forma
de polvo o columna, orificios y galerías 39
lubles en disolventes orgánicos son los
más empleados, también los más tóxicos en los libros o documentos, no necesaria-
y con mayores efectos secundarios. mente indica la presencia de una plaga.
Sin embargo, debemos extremar las pre-
cauciones para su detección ya que pue-
- Limpieza den ser evidencias de infestación.

t -PT PCKFUPT BGFDUBEPT Z MPT RVF FTUÈO t -BT termitas (orden Isóptera) son di-
próximos deben aislarse en bolsas plásti- fíciles de erradicar y muy destructivas.
cas y ser trasladados a las salas prepara- Destruyen todo tipo de material orgánico,
das para la recuperación. especialmente si está húmedo y contami-
nado por microorganismos.
t-BMJNQJF[BEFCFSFBMJ[BSTFQPSSFTUBV- La termita “subterránea” (familia Rhino-
radores cualificados una vez que los ma- termitidae) tiene sus nidos principales en
teriales se encuentren estabilizados. el exterior y accede al interior a través de
tuberías y otras conducciones. Actualmen-
t$PNPQSJNFSBNFEJEBEFEFTJOGFDDJØO te se erradican con productos químicos no
puede aplicarse a las áreas dañadas de los tóxicos para las personas, que inhiben el
documentos una solución de etanol al 70% desarrollo del exoesqueleto de la termita
pulverizado o aplicado localmente con to- impidiendo que llegue a la fase adulta. La
runda o hisopo; es un procedimiento ade- erradicación de las humedades elimina la
cuado siempre que no existan pigmentos presencia de termitas subterráneas evitando
solubles en los materiales tratados. la necesidad de aplicar productos químicos.
La termita “de la madera seca” (f. Kaloter-
t " DPOUJOVBDJØO  TBMWP QBSB NBUFSJBMFT mitidae) tiene sus nidos en el interior del
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

edificio, instalándose en muros y vigas de al papel, cartón, madera de encuaderna-


madera, estanterías y mobiliario diverso. Es ciones y mobiliario. Sus galerías contienen
más difícil de eliminar que la “subterránea” serrín de tacto granuloso y sus larvas tie-
ya que, para ello, se precisa de productos nen forma de C. Los orificios son circulares
tóxicos para las estructuras del inmueble. de 1-2 mm. Los lictidos, f Lyctidae, atacan
madera y papel. Los orificios son peque-
t -BT carcomas (o. Coleóptera) son in- ños y circulares de 1mm y el serrín tiene
sectos muy frecuentes. Abarcan nume- un tacto similar al del talco. La “carcoma
rosos grupos. Sus larvas representan la grande”, cerambicidos, (f. Cerambicydae)
amenaza más importante puesto que son produce orificios ovales de 0,5 a 1cm. Por
las que comen, mientras que los adultos su tamaño y largo ciclo de vida (2-8 años),
sólo tienen función reproductora. Pueden puede destruir por completo las piezas. El
presentar varias generaciones al año si las serrín es granuloso. Prefiere la madera.
condiciones son favorables. Los dermésti-
dos (f. Dermestidae) destruyen principal- t-BT polillas (o. Lepidóptera). Comunes
mente materiales de naturaleza proteica: en edificios. Su desarrollo se ve muy in-
sedas, cueros, pergaminos, etc. La carcoma fluenciado por la temperatura. Afectan a
“pequeña”, anóbidos (f. Anobiidae), afecta tejidos y papel.

40

Anobium punctatum. Adulto y larva. Lictidos. Lyctus bruneus (adulto y larva).

Derméstidos. Anthrenus sp. Adulto y larva. Lepidópteros. Polilla, doméstica parda.


Hofmannophila sp.
Conservación preventiva

t &M piojo del libro (o. Psocóptera, f. - Tratamientos de densinsectación


Liposcelidae) produce orificios muy pe-
queños. Atacan el paginado y las encua- Deben realizarse consultando a expertos
dernaciones. Son de apariencia casi trans- y en el marco de un programa integral
parente, siendo necesario observarlos con de control de plagas, coordinándolo con
microscopio estereoscópico. el Plan de Conservación Preventiva. Se
diseñan en función del tipo de objetos
t &M pececillo de plata (o. Thysanura, históricos, daños, equipos necesarios y
f. Lepismatidae). Posee largas antenas y personal disponible.
tres apéndices en la zona apical del cuer-
po, cubierto de escamas grisáceas. Pre- tInsecticidas. Su eficacia depende de
cisa humedad, temperatura moderada y las condiciones de humedad y tempera-
ausencia de luz. Deteriora el papel con tura, de la especie de insecto, de la hi-
erosiones irregulares dándole un aspecto groscopicidad del material y del método
de raspado. Supone un peligro para el de aplicación. Nunca se deben emplear
material fotográfico, ya que la gelatina productos que puedan provocar altera-
es un nutriente apropiado para su de- ciones en los materiales, ni dejar resi-
sarrollo. duos tóxicos.

41

Lepismatidos. Lepisma adulto. Tratamiento de desinsectación por anoxia utilizando


gases inertes.

Deterioros en papel producidos por lepismas. Equipo para desinsectación por anoxia.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

En el edificio pueden aplicarse insecti- mortalidad en todos los estadios de desa-


cidas de barrera, en forma de lacas o geles, rrollo de los insectos. Consiste en aislar los
en paredes, puertas, estantes y recovecos. objetos en cámaras o bolsas herméticas en
La colocación de madera de cedro en pe- las que se elimina casi por completo el oxí-
queños espacios cerrados previene el ata- geno (O2), el cual es sustituido por un gas
que de insectos, actúa como repelente y inerte (nitrógeno), creando así una atmósfe-
posee baja toxicidad. El piretro, pesticida ra incompatible con la vida de los insectos
natural, y las piretrinas sintéticas derivadas, y que, a HR controlada, evita las alteracio-
son productos de moderada toxicidad que nes de los materiales. El sistema puede ser
pueden utilizarse por nebulización o por aplicado también al secado de materiales
imprimación en forma de gel. inundados mediante “túneles de secado”.
Los productos gaseosos son los más
eficaces ante el establecimiento masivo La mejor estrategia para evitar los
de insectos por su mayor penetrabilidad, insectos se circunscribe a inspecciones
pero suelen ser los más tóxicos. La CEE periódicas y mantenimiento del edificio
ha prohibido gran parte de los hidrocar- y de las colecciones de libros y
buros aromáticos (bromuro de metilo, documentos
bendiocarbono, lindano, paradicloroben-
ceno, dicloruos, naftaleno, etc.). La fosfi-
na es muy cuestionable. Salud y prevención

t&Mchoque térmico somete bruscamen- Las personas que trabajan o están en con-
te a los materiales depositados en bolsa tacto con el Patrimonio Bibliográfico y
42 de plástico a temperaturas extremas. Las Documental pueden verse afectadas por
altas temperaturas conllevan problemas enfermedades de tipo alérgico y micosis
de deshidratación, dilatación y envejeci- producidas por infecciones microbianas.
miento de los materiales. La utilización de En los edificios con escasa ventilación
bajas temperaturas implica pasar de tem- y, por tanto, con una inadecuada renova-
peratura ambiente a -25ºC. La “desconge- ción del aire, se forman condensaciones de
lación” del objeto, después del tratamien- humedad y como consecuencia desarrollos
to, debe efectuarse lentamente. microbianos. También los nuevos mate-
riales como las juntas de silicona, algunos
t -PT rayos gamma no deben utilizar- adhesivos modernos o ciertas pinturas, se
se para tratar materiales orgánicos puesto contaminan frecuentemente por microor-
que el riesgo de alteración es alto. Los ganismos y desarrollan micelios de hongos.
materiales celulósicos son vulnerables, Una amplia variedad de hongos, fre-
dependiendo de la proporción de lignina cuentes en nuestros archivos y bibliote-
y humedad presentes. Además ocasionan cas, producen sustancias tóxicas denomi-
envejecimiento de los materiales. nadas micotoxinas.
Éstas sobreviven en los soportes más
t-PTNÏUPEPTDPOmicroondas requieren tiempo que los hongos y pueden penetrar
una mayor investigación para resolver los en el organismo humano por vía dérmica,
problemas derivados del calentamiento de fijándose en tejidos ricos en grasas.
componentes metálicos, tintas y pigmentos. Las bacterias pueden producir toxinas
que penetran a través de la piel o por in-
t -PT gases inertes representan una al- halación, absorbiéndose por las mucosas.
ternativa segura tanto para la pieza como Muchas esporas de microorganismos
para los manipuladores, y logra un 100% de (de entre 2 y 10μ) pueden penetrar en el
Conservación preventiva

sistema respiratorio. Sólo partículas ma- cumentos u objetos que puedan introdu-
yores de 10μ quedan en las membranas cir contaminación.
mucosas de la nariz y en la garganta. Las
enfermedades más frecuentes relaciona- t-BDPODFOUSBDJØOEFQPMWPQPSNEFCF
das con hongos y bacterias son la derma- ser controlado.
titis, rinitis, bronquitis, asma, aspergilosis
bronco-pulmonar (producida por el hon- t*OTQFDDJPOBSMBTTBMBTDPONBZPSFTQSP-
go Aspergillus), actinomicosis (producida blemas de condensación.
por la bacteria Actinomyces), pneumoni-
tis hipersensitiva y alergias diversas. t 6UJMJ[BS HBGBT QSPUFDUPSBT Z NBTDBSJMMB
de poro 0.4/μ, bata y doble guante de al-
godón y de látex en la manipulación de
Actuar para prevenir materiales contaminados. El látex impide
el paso de las esporas, y el algodón sirve
t4FEFCFOSFBMJ[BSQFSJØEJDBNFOUFBOÈMJ- de barrera contra las micotoxinas.
sis de la contaminación del aire, tanto en
el interior como en el exterior del edificio. t'PNFOUBSMBMJNQJF[BQPSBTQJSBDJØOZ
la ventilación del edificio.
t&WBMVBSFMHSBEPEFDPOUBNJOBDJØOEF
los materiales, al menos de los más hi- t 7JHJMBS QFSJØEJDBNFOUF MB TBMVE EF MPT
groscópicos. Controlar la entrada de do- trabajadores.

43

Efecto de las condensaciones. Desarrollo de hongos en


techos. Contaminación microbiológica por el impacto de
la humedad y de la escasa ventilación.

Microorganismos aislados del aire en áreas con escasa Desarrollo de microorganismos sobre papel.
ventilación. Manipulación con doble guante, algodón y latex y gafas
protectoras.
Tipos de documentos
Tipos de documentos

Libros

Medioambiente producen contracciones y dilataciones en


los materiales, dando lugar a tensiones
En la elaboración de los libros se utilizan que pueden afectar a su integridad física.
materiales de diversa naturaleza para las Hay que señalar que el pergamino es
distintas partes que componen el cuerpo especialmente sensible a la sequedad am-
del libro y la encuadernación. Los más biental, por lo que es conveniente que la
utilizados, tradicionalmente, han sido el HR de los depósitos nunca sea inferior al
pergamino, el papel, la piel, la madera y 45-50%.
el cartón.
El hecho de que los libros estén com-
puestos por materiales tan diferentes, de Manipulación 47
distinta naturaleza orgánica y que res-
ponden de manera diversa ante las con- t&MÈOHVMPOBUVSBMEFBQFSUVSBEFMPTMJ-
diciones medioambientales, dificulta el bros depende de su estado de conserva-
establecimiento de unos parámetros con- ción y del tipo de encuadernación. Suele
cretos de HR y T para su conservación. oscilar entre 90° y 120°. Sin embargo, en
Además, está demostrado que las osci- libros con encuadernaciones antiguas o
laciones bruscas de dichos parámetros frágiles nunca se debe forzar la apertura
resultan altamente perjudiciales, ya que más de 90º.

Manera incorrecta de extraer un libro de la estantería. Forma correcta de extraer un libro del estante.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

t 4F EFCFO VUJMJ[BS TFODJMMPT BUSJMFT EF reproducción y sobre todo de la estructu-
cartón neutro o almohadillas suaves relle- ra y condiciones del documento.
nas con espuma o bolitas de poliestireno
expandido, que se acomoden bajo cada Nunca abrir el libro más de 140 grados
tapa del libro hasta conseguir un ángulo ya que si no sufriría daños graves en su
de apertura adecuado. Asimismo se reco- estructura.
mienda el uso de pesas acolchadas y sua- Cuando se use una técnica en la que
ves para mantener abiertas las páginas. la óptica está bajo el plano del libro (es-
cáner o fotocopia) debemos seguir las si-
t 4F EFCFO USBOTQPSUBS MPT WPMÞNFOFT P guientes indicaciones:
conjuntos de libros en carritos fácilmente
manejables, estables y de tamaño sufi- tReproduzca las páginas de una en
ciente para que no sobresalgan. Este tipo una.
de trasporte necesita suelos lisos que evi- tGire el volumen con cuidado.
ten las vibraciones. tApoye la hoja que va a reproducir
sin hacer presión.
t4JTFQFSNJUFFMVTPEFGPUPDPQJBEPSBT tSostenga la otra mitad del libro fuera
para libros modernos o contemporáneos, del plano evitando la deformación
éstas deben ser adecuadas para la repro- del lomo.
ducción de materiales bibliográficos, de
manera que no haya que forzar la apertu- Cuando se reproduzca un documento con
ra de los libros durante el proceso. la óptica puesta encima, se recomienda
colocar el volumen sobre un soporte blan-
48 t-PTEB×PTQSPEVDJEPTQPSMPTTJTUFNBT do para no dañar la encuadernación, re-
de reproducción son acumulativos, por lo duciendo el ángulo de apertura con unas
que se programarán las reproducciones cuñas de gomaespuma o cartón forrado
de textos teniendo en cuanta los riesgos de tela, de las dimensiones apropiadas.
que el material corre según la frecuencia Si el volumen no mantiene de forma
con que sea consultado. natural la posición de apertura deseada,
no se debe poner encima un cristal sino
t)BZRVFFMFHJSMBUÏDOJDBEFSFQSPEVD- que se debe sujetar con pequeñas tiras
ción mas idónea según la finalidad de la de polietileno o pesas forradas de tejido.

Estuche de cartón libre de ácido hecho para libro encuadernado en seda.


Estuche casi cerrado, se adapta perfectamente a la obra.
Tipos de documentos

Si durante la fotorreproducción se in- colocar materiales de barrera entre éstos


terrumpe el trabajo, aunque sea por un y la obra.
espacio muy bre-ve de tiempo, debe ce-
rrarse el libro. t 3FWFTUJS MBT DVCJFSUBT EF MPT MJCSPT  FO
la medida de las posibilidades de la ins-
t"WJTBSBMSFTQPOTBCMFEFDVBMRVJFSEFUF- titución, con fundas de materiales inertes
rioro del libro. (Mylar, Melinex etc.).

t-BSFFODVBEFSOBDJØO FTEFDJS MBTVTUJ-


Depósito y protección tución de la encuadernación original de
libros deteriorados o con cubiertas muy
t%PUBSBMPTMJCSPTNÈTEFUFSJPSBEPT GSÈ- débiles, es un tratamiento que en ocasio-
giles o con encuadernaciones flexibles de nes puede resultar necesario, especial-
pergamino (que se deforman fácilmente) mente en el caso de libros modernos y
de cajas de conservación. de consulta frecuente. En libros antiguos
solamente se sustituirá la encuadernación
t*OUSPEVDJSFODBKBTEFDPOTFSWBDJØOMPT original cuando los restauradores consi-
libros con broches, bollones u otros ador- deren inviable su restauración.
nos en las encuadernaciones para im-
pedir que estos elementos se pierdan, o t $PMPDBS MPT MJCSPT FO QPTJDJØO WFSUJDBM
puedan dañar a los ejemplares contiguos. procurando que los estantes queden lle-
nos (no apretados) o empleando apoya-
t 4J TF EJTQPOF EF DBKBT P FTUVDIFT EF libros lisos y romos. Ordenarlos en fun-
cartón ácido y no es posible sustituirlos, ción de su tamaño, en progresión de 49

Libro y camisa de tereftalato de polietileno (mylar o melinex).


Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

menor a mayor, asegurando así un apoyo baja potencia, con la boquilla provista de
correcto para cada volumen. cepillo suave. Cuando no se disponga de
ellos, desempolvar las cubiertas de los li-
t$PMPDBSMPTHSBOEFTGPSNBUPTFOQPTJDJØO bros con suaves gamuzas electro electroes-
horizontal sin apilar más de tres volúmenes. táticas y limpiar los cortes con brocha, su-
jetándolos siempre firmemente cerrados.

Marcas de control t&OMPTMJCSPTFONBMFTUBEPTFFWJUBSÈMB


limpieza y se procederá a su protección
t -PT UFKVFMPT QVFEFO EFHSBEBS MPT NB- en una caja, y a su señalización como
teriales, por lo que deben colocarse so- “mal estado“, o “deteriorado”, documen-
bre camisas, cajas de conservación o bien tándose posteriormente.
colgando de la cabezada de los libros en
forma de etiqueta. t4JMBTFODVBEFSOBDJPOFTTPOSJDBTPUJF-
nen aplicaciones se deben utilizar brochas
t-PTMJCSPTTFNBSDBSÈODPOMÈQJ[)#P de cerdas suaves, en dirección contraria a
2B blando en la hoja de guarda. los cortes, evitando que entre polvo entre
las hojas.

Limpieza t/PFNQMFBSDSFNBTMJNQJBEPSBTOJQSP-
ductos nutrientes para las encuadernacio-
t4FSFDPNJFOEBFMVTPEFBTQJSBEPSFTEF nes en piel.

50

Camisa de tereftalato medio extraída del libro.


Tipos de documentos

Documentos de archivo

Medioambiente causar una dilatación desigual en el


material, otorgándole una apariencia
Los soportes materiales que constituyen ondulada.
los documentos de archivos son, en su
mayoría, los mismos que los utilizados en 51
Los documentos en papiro y amatle
los libros, por lo que remitimos al aparta- deben conservarse sobre soportes rígi-
do de libros en lo referente a las pautas dos con una HR recomendada en torno
medioambientales. Igualmente, en todo al 50%. Su manipulación puede producir
lo referente a sellos vinculados a docu- pérdidas de pigmentos, en estos casos se
mentos, remitimos al apartado de sigilo- debe contactar con técnicos especialistas
grafía. para proceder a su consolidación.
Dejando a un lado los documentos so-
bre papel, que se tratan más ampliamente
a lo largo de todo este manual, debemos Manipulación
hacer mención a otros materiales que,
aunque en mucha menor medida, tam- Los documentos de archivo deberán en-
bién pueden estar presentes en los archi- tregarse al investigador de uno en uno, en
vos y que, por sus características intrínse- bandeja, dentro de una caja, encapsula-
cas, requieren una especial atención: dos o intercalados en una carpetilla.

tLa humedad relativa recomendada


para la conservación del pergamino Depósito y protección
se establecerá en torno al 50%, ya
que cuando es inferior al 35% éste t-PTDSJUFSJPTEFPSEFOBDJØOEFCFODPO-
adquiere una gran rigidez con peligro jugarse con el principio archivístico de
de rotura en las zonas de plegado. respeto al orden original y al principio de
tEn el caso que sea necesario humi- procedencia.
dificar el ambiente, no se efectuará
con demasiada rapidez, pues puede t-PTEPDVNFOUPTEFQBQFMOPFODVBEFS-
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

nados deberán ordenarse en carpetas o t -PT EPDVNFOUPT EF QBQFM NVZ ÈDJEP
cajas protectoras. Éstas deberán abrirse (como periódicos) deben guardarse en
por tres de sus lados, y serán algo más carpetas o sobres de papel con reserva
amplias que la documentación para evitar alcalina o materiales inertes. Si estaban
roces en su manipulación y garantizar su asociados a otros documentos, deben ser
fácil acceso. almacenados junto a éstos.

t -PT EPDVNFOUPT EF UBNB×P EJTUJOUP B t6OBNFEJEBEFQSPUFDDJØOGSFOUFBMB


las cajas normalizadas se colocarán en amenaza de incendio, consiste en dis-
posición horizontal, protegidos con en- poner la documentación en las estan-
voltorios de material neutro, y convenien- terías y armarios sin dejar huecos entre
temente identificados. ellos. Al haber menos oxígeno, en caso
de producirse la combustión, ésta será
t -B QSPUFDDJØO NÈT BEFDVBEB QBSB MPT más lenta.
documentos sueltos de archivo consiste
en introducirlos en sobres de material
inerte transparente (milar o melinex). La Limpieza
apertura debe ser en forma de L, es decir,
abierto por dos de sus lados, facilitando t"QSPWFDIBSMBTUBSFBTEFMJNQJF[BQBSB
la extracción de la obra y la renovación retirar de los fondos elementos agresivos
del aire en el interior. o inestables siempre que no constituyan
Posteriormente deben ser guardados y parte del documento (clips, grapas, post-
ordenados en archivadores. it, etc.).
52

Protección para documentos de archivo, compuesta de cartón libre de ácido y tereftalato de polietileno.
Tipos de documentos

Dibujos, grabados,
planos y carteles

t$POWJFOFFNQMFBSBTQJSBEPSFTEFTVD- t4JOPTFEJTQPOFEFQMBOFSPTDBQBDFTEF
ción regulable con filtro para el polvo y albergar los grandes formatos, éstos deben
boquilla con cepillo para los documentos ser protegidos con pliegos de papel suave
especialmente sucios. de materiales inertes y enrollardos con la
cara impresa hacia fuera. Los rollos se intro-
ducirán en cilindros protectores o se cubri-
Depósito y protección rán con un material protector (inerte o tela
de algodón descrudada). Posteriormente se
t/PFTDPOWFOJFOUFQMFHBSNBQBTPQMB- colocarán en instalaciones específicamente
nos originales, ya que este proceso debi- diseñadas para ellos, de forma que pueda
lita, desgasta y, finalmente, rompe la fibra extraerse cada uno de ellos sin manipular el
del papel. resto ni provocar riesgos de caída.

t 1BSB DPOTFHVJS VO NBZPS BQSPWFDIB- t/PFOSPMMBSMPTEPDVNFOUPTEFMJDBEPT


miento del espacio es muy útil ordenar 53
soportes de papel de arroz, pergamino,
las obras por formatos. con pigmentos como la témpera, el car-
boncillo, el pastel, o aquellos en mal esta-
t-PTQMBOFSPTIPSJ[POUBMFTTPOMPTDPOUFOF- do de conservación.
dores más adecuados para la conservación
de obra gráfica plana. Es preferible elegir t4FEFCFEPUBSBDBEBQJF[BEFVOBQSP-
muebles de cajones poco profundos para tección individualizada que cubra toda la
que, al acumularse menos documentos, se superficie. Ésta debe ser translúcida, de
ejerza presión sobre los situados en la parte calidad de archivo y, en caso necesario,
inferior, facilitando su retirada y colocación. con soportes semirrígidos.
Es conveniente dotarlos de una protección
individualizada. Si se superponen varias t /P FT BDPOTFKBCMF JOUSPEVDJS FO FM
obras, es necesario tener en cuenta el estado mismo envoltorio varios documentos de
de conservación de las mismas. distintas dimensiones, pues dificulta su
consulta y aumenta el riesgo de que los
Los planeros con frentes abatibles de menor tamaño se desplacen, pudien-
permiten extraer el contenido por desli- do deteriorarse en sus bordes o producir
zamiento. Aquellos con cajones provistos abrasiones en los obras de mayor tamaño.
de rodamientos a bolas facilitan el des-
plazamiento. t-BVUJMJ[BDJØOEFTPQPSUFTDPOiWFOUBOBw
evita la presión sobre las obras cuando
t4JOPTFDVFOUBDPOQMBOFSPTTVmDJFO- los montajes se encuentran apilados. El
tes, se deben emplear carpetas rígidas de hueco ha de dejar a la vista la huella de
material neutro, capaces de proporcionar grabados y litografías y el soporte com-
una solidez y estabilidad apropiadas. pleto de los dibujos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

En caso de albergar obra con pigmen- t$PODBSÈDUFSHFOFSBMFTSFDPNFOEB-


tos no ligados al soporte (carboncillo, ble el uso de papel con reserva alcali-
pastel, etc.), la ventana tendrá una pro- na, salvo en el caso de los diazotipos
fundidad mayor y una cubierta que evite que requieren envoltorios de pH neu-
problemas de electricidad estática. tro.

Soporte circular para conservación de documentos de grandes dimensiones.

54

Cápsula de tereftalato de polietileno abierta por dos lados para la protección de obra gráfica.
Tipos de documentos

Manipulación y exposición groscopicidad, son más adecuados que el


cartón pluma para su uso en traseras.
t 5BOUP FM QFSTPOBM DPNP MPT VTVBSJPT
manipularán la documentación provistos t1BSBmKBSMBPCSBFOFMNPOUBKFTFQVFEFO
de guantes. emplear esquinas o pestañas de poliéster o
papel neutro, que evitan utilizar colas o au-
t1BSBFWJUBSMBNBOJQVMBDJØOEFMPTPSJ- toadhesivos inestables y permiten extraer y
ginales se deben realizar reproducciones volver a montar las obras sin dañarlas.
digitales por medio de cámaras o escáner
cenital.
Limpieza
t 4JFNQSF RVF TF QPOHB B EJTQPTJDJØO
de los investigadores una obra, deberá La limpieza ha de realizarse por especia-
transportarse en una carpeta de cartón listas ya que una manipulación incorrecta
no ácido y, si es posible, en un sobre de puede acarrear trágicas consecuencias.
poliéster.

t -PT DBSSPT EF USBOTQPSUF EF QMBOPT P Marcas de control


carteles deben tener la misma altura que
la superficie de la mesa de trabajo, de t-BTBOPUBDJPOFTTFIBSÈODPOMÈQJDFTEF
manera que éstos puedan ser fácilmente mina blanda HB o 2B en la cara posterior.
deslizados de una superficie a otra. También se colocarán las signaturas e ins-
trumentos de descripción en los envoltorios.
t-PTQMBOPTPEPDVNFOUPTDPOTFSWBEPT 55
en rollos deben ser desplazados en hori- t /P FT BDPOTFKBCMF VUJMJ[BS UBNQPOFT
zontal. de tinta para marcar las obras, pero en el
caso que su uso resulte imprescindible,
t-BPCSBQMBOBFOQSÏTUBNPEFCFSÈTB- éstos deben ser de tinta permanente (dis-
lir de la institución enmarcada y con la ponible en comercios especializados en
trasera precintada para evitar que pueda materiales de conservación), que impida,
manipularse libremente. Los soportes de en caso de accidente por humedad, un
materiales inertes, debido a su baja hi- corrimiento de las tintas.

Carpeta compuesta por trasera, ventana y tapa para la Carpeta para la conservación de obras con
conservación de obras de carboncillo, grafito y pastel. representación por las dos caras.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Sigilografía

56

El sello, como instrumento de autentica- Manipulación


ción y validación del documento escrito,
es una impronta obtenida por la presión t&MUSBTMBEPEFMBTPCSBT JODMVTPEFOUSP
de una matriz sobre un soporte, fijada al de la misma institución, se debe hacer so-
documento por diversos procedimientos. bre soportes rígido, y con sus envoltorios
Las tipologías más comunes son los individuales.
sellos de placa sobre cera u oblea y los
sellos pendientes de cera o de metal. t-PTEPDVNFOUPTDPOTFMMPTQFOEJFOUFT
deberán transportarse con una protección
integral del documento, atadura y sello.
Medioambiente

Hay que buscar un equilibrio entre los so- Depósito y protección


portes del documento (pergamino y papel)
y el material con que estén realizados los t $POTFSWBS MPT EPDVNFOUPT QSFGFSFOUF-
sellos y los enlaces. No debería sobrepasar- mente en horizontal, sin superponer de-
se un 45% de HR en el entorno de los docu- masiado peso, en archivadores planeros
mentos con sellos de plomo. Para sellos en y protegidos por carpetas de calidad ar-
cera no conviene la HR que supere el 55%. chivo.
Tipos de documentos

57
Protección individual para sellos.

Protección individual cerrada con el sello dentro.


Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

t$VBOEPMPTEPDVNFOUPTUFOHBONÈTEF
un sello pendiente, o éstos sean de cera,
se deben proteger individualmente para
evitar que se produzcan roces.

t-PTEPDVNFOUPTDPOTFMMPTQFOEJFOUFT
se pueden montar en soportes rígidos,
que ofrecen protección a sus distintos
componentes: pergamino, ataduras y
sellos. Cuando no sea posible realizar
un montaje integral se procederá a pro-
teger los sellos como en el apartado an-
terior.

t4FEFCFOPSEFOBSZQSPUFHFSMPTTFMMPT
sueltos en bandejas con cajeados de es-
pumas inertes (tipo plastazote), con la
misma forma y tamaño que el objeto.

t4FEFCFQSFTUBSFTQFDJBMBUFODJØOBMB
calidad de los materiales que se utilizan
en contacto directo con los sellos ya que
si son muy absorbentes reducirán los
58 aceites de la cera, en el caso de que sean
de cartón elaborado con pasta de madera,
pieden alterar el plomo.

Marcas de control

t&NQMFBSMPTNJTNPTQSPDFEJNJFOUPTEF
siglado que en el caso de grabados y di-
Soporte de conservación para documentos en
bujos, para el soporte del documento.
pergamino con sello pendiente, realizado en cartón
pluma y cubierto con una lámina de tereftalato de
polietileno.

Bandeja con reproducciones de sellos en resina y


moldes de silicona con sus improntas numeradas.
Tipos de documentos

Fotografía

Los materiales fotográficos tradicionales En la iluminación artificial de depósi- 59


(analógicos) son especialmente frágiles tos, salas de consulta y de trabajo es nece-
e inestables debido a la variedad de sus sario el filtrado de los rayos UV del espec-
componentes, estructura en capas y ori- tro de radiación emitido por las lámparas.
gen fruto de reacciones foto-químicas. Durante su exposición pública las fo-
tografías deben iluminarse con lámparas
de luz fría e iluminancia máxima de 50
Medioambiente luxes.
Es importante mantener el ambiente
Una HR muy alta favorece el desarrollo de los depósitos libre de partículas sóli-
de microorganismos, reblandece emulsio- das en suspensión, y exento de sustancias
nes y activa los procesos de oxidación de químicas nocivas para la estabilidad de la
la plata, así como el efecto de los residuos plata fotográfica.
del procesado. Una HR muy baja provoca
la desecación de emulsiones y soportes,
produciéndose la contracción y curvatura
de los materiales. Las altas T empalidecen
los colorantes.
En archivos mixtos, con gran diversi-
dad de formatos y técnicas fotográficas,
se recomienda unos parámetros de HR en
torno al 45% y una T entre 18 y 21 ºC,
y mantener estables los mismos, siendo
primordial que la T no sobrepase los 30ºC
y la HR el 60% y no sea inferior al 30%.

Depósito del Archivo Moreno (IPCE) con mobiliario


adaptado a los diferentes formatos de placas que lo
integran.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Manipulación Depósito y protección

t3FEVDJSBMNÓOJNPQPTJCMFFMUJFNQPZ t%JTQPOFSMPTGPOEPTSFTQFUBOEPFMPS-
número de manipulaciones por muy cui- den original y su procedencia.
dadosas que sean. Éstas deben ser pau-
sadas y seguras, evitando así aumentar el t &M NPCJMJBSJP EF BSDIJWP EFCF FTUBS
riesgo de daño que en sí conlleva. hecho con materiales estables, libres de
ácidos, ligninas, plastificantes, peróxidos,
t)BDFSVTPEFHVBOUFTEFBMHPEØOPMÈ- sulfuros u otros agentes nocivos.
tex. Tomar los positivos por el borde, las
placas por las esquinas y manipular las t&WJUBSMBJMVNJOBDJØOTPMBSEJSFDUBZQSPUF-
piezas frágiles o de formato grande sobre ger los fondos de la luz mediante mobiliario
un soporte auxiliar. No tocar la emulsión. y/o contenedores secundarios cerrados.

t "QPZBS MBT QJF[BT TPCSF TVQFSmDJFT MJ- t 0SHBOJ[BS MB DPMFDDJØO QPS GPSNBUPT
sas, secas y limpias. para ahorrar espacio, facilitar una mani-
pulación segura y evitar presiones inne-
t $PO DBSÈDUFS HFOFSBM  OP BQJMBS FM cesarias.
material fotográfico. Si excepcionalmente
hubiese que hacerlo, los negativos sobre t4FQBSBSFONPCJMJBSJPBQBSUFZEJGFSFO-
vidrio nunca se superpondrán en núme- ciar claramente del conjunto de los fon-
ro mayor a 5 ó 10 placas, en función del dos los materiales de color y los materia-
peso de las mismas. les especiales.
60

Placa de vidrio formato 18x24 cm con retoques sujeta Renovación de envoltorios en copias positivas y hojas
por las esquinas. de película formato 10x15 cm.
Tipos de documentos

t-PTTPQPSUFTGÓMNJDPTJOFTUBCMFT OJUSBUPT terminado. Deben ser considerados como


y acetatos antiguos) deberán guardarse en objetos fotográficos únicos, y preservar su
depósitos independientes, señalizando su integridad y disposición original.
ubicación, ya que estos son altamente infla-
mables y se extinguen con gran dificultad. t -PT FOWPMUPSJPT DPOGFDDJPOBEPT DPO
papel son recomendables para todos los
t-PTNBUFSJBMFTOPEFCFORVFEBSQSFTJP- materiales fotográficos siempre que su
nados ni con excesiva holgura. pH sea neutro. Protegen de la luz y de los
cambios ambientales bruscos, y admiten
t -BT QMBDBT EF WJESJP EFCFO DPMPDBSTF la escritura a lápiz. Deben pasar el Photo-
en vertical, en archivadores con cajones graphy Activity Test (PAT).
adecuados al formato del material y pro-
vistos de separadores internos movibles y t -PT FOWPMUPSJPT EFCFO TFS MJHFSBNFOUF
no pivotantes. más grandes que las piezas para evitar
tensiones.
t-BTDPQJBTFOTPQPSUFEFQBQFMJOGFSJP-
res a +-28x36 cm pueden almacenarse en t/PEFCFVUJMJ[BSTFOVODBQBQFMHMBTTJOF
posición vertical u horizontal, dependien- o cristal. Para el material en color y los
do del sistema elegido: cajas, álbumes, cianotipos, utilizar papel de pH neutro sin
carpetas colgantes, etc. reserva alcalina, ya que es muy perjudi-
cial para estos procesos fotográficos.
t-PTÈMCVNFTGPUPHSÈmDPTTPODPOKVOUPT
de imágenes presentadas con un orden de- t -PT TPCSFT EF DVBUSP TPMBQBT  DPO-
61

Cajón de mueble archivador para placas de formato Cajas de conservación que contienen álbumes
13x18 cm con separadores movibles y no pivotantes. originales del archivo Loty (IPCE).
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

feccionados con papel, ofrecen mayor recubrir, polietileno o polipropileno). Las


seguridad y protección que las carpe- juntas de los mismos deben ser termose-
tillas y sobres abiertos. Son especial- lladas, no pegadas. Además, para proteger
mente recomendables para las placas las obras de la luz, deberán guardarse en
de vidrio. contenedores secundarios opacos.

t-PTFOWPMUPSJPTQMÈTUJDPTQFSNJUFOWFS t&TUPTNBUFSJBMFTDSFBOVOBNCJFOUFFT-
la pieza sin manipularla. Sin embargo, tanco en torno a la pieza, por lo que nun-
pueden atraer polvo y en condiciones ca deben usarse para soportes de nitrato
de HR alta adherirse a la emulsión, por y diacetato.
lo que debe valorarse detenidamente si
es adecuado su uso en función de las t.JOJNJ[BSMBDPOTVMUBEJSFDUBEFMPTPSJ-
condiciones ambientales de los depósi- ginales mediante la digitalización, dupli-
tos. cado o copia de los mismos.

t-PTNBUFSJBMFTQMÈTUJDPTFNQMFBEPTDPNP t *OTQFDDJPOBS QFSJØEJDBNFOUF QJF[BT Z


envoltorio deben ser inertes, químicamen- envoltorios con una frecuencia inferior a
te estables y sin plastificantes (poliéster sin 2-3 años.

62

Interior de la caja con el álbum protegido con sobre de Álbum fotográfico original de la firma Loty.
cuatro solapas.

Duplicado digital de álbum del archivo Loty para Sobre de cuatro solapas para preservación de placas
consulta. fotográficas.
Tipos de documentos

Limpieza aire para la limpieza del material foto-


gráfico que lo necesite. Usar brochas
t-BMJNQJF[BEFCFTFSDVJEBEPTB SFTQF- diferentes para la emulsión y los so-
tando las máscaras, retoques, anotacio- portes.
nes o añadidos del autor. La intervención
debe ser mínima. t /P SFBMJ[BS USBUBNJFOUPT IÞNFEPT EF
limpieza sin haber recibido formación
t 3FUJSBS DPO DVJEBEP FM NBUFSJBM EF MBT previa para ello.
cajas o envoltorios antiguos, anotando
toda la información útil que conste en los
mismos y conservándolos aparte. Marcas de control

t $FSDJPSBSTF EF RVF MB GPUPHSBGÓB FTUÈ t"OPUBSMBTNBSDBTEFDPOUSPMFOFMFO-


limpia antes de guardarla, evitando así ro- voltorio, empleando para ello lápiz de
ces en la emulsión y contaminación del grafito semiblando. Si se debe marcar el
nuevo envoltorio. original hacerlo sobre el soporte con una
marca pequeña y reversible, también a
t6UJMJ[BSCSPDIBTTVBWFTPQFSJMMBTEF lápiz.

63

Contactos fotográficos de placas del archivo Loty Marca de control de placa del archivo Moreno realizada
conservados en hojas de poliéster agrupadas en en el sobre con lápiz de grafito.
cuaderno de anillas de cartón de pH neutro.

Limpieza de positivo sobre soporte secundario con Almacenamiento de placa rota del archivo Moreno
empleo de brocha de pelo suave y sujetando con sobre soporte secundario rígido.
firmeza el original fotográfico.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

t&ODBTPEFQPTJUJWPTDPOQBQFM3$ BQMJ- se y almacenarse reforzados con bases de


car un pequeño fragmento de filmoplast cartón neutro.
u otro material semejante sobre el soporte
y anotar la marca en éste. t /P MJNQJBS FNVMTJPOFT EFTQSFOEJEBT
Guardarlas en cajas individuales con la
t &WJUBS FM VTP EF TFMMPT EF UJOUB  TFDPT emulsión hacia arriba.
etc. para marcar el material fotográfico
t -PT OFHBUJWPT DPO TPQPSUF EF OJUSBUP P
diacetato deteriorado deben duplicarse, si es
Tratamiento de originales posible, y almacenarse aparte. Los negativos
deteriorados irrecuperables deben ser entregados para su
destrucción controlada a agentes autorizados
t-BTQMBDBTSPUBTEFCFODPMPDBSTFTJFN- para la eliminación de residuos peligrosos.
pre sobre un soporte rígido y almacenar-
se horizontalmente en cajas. t -PT NBUFSJBMFT DPOUBNJOBEPT QPS NJ-
croorganismos deben ser apartados de la
t-BTDPQJBTDVSWBEBTPFOSPMMBEBTEFCFO colección, aireados y guardados en am-
ser apartadas para su tratamiento en cajas bientes más secos hasta su tratamiento.
donde no sufran presión.
t-PTTPQPSUFTEFHSBEBEPTEFCFOBQBSUBSTF
t-PTQPTJUJWPTGSÈHJMFTEFCFONBOJQVMBS- igualmente, para ser revisados o duplicados.

64

Almacenamiento de placa rota del archivo Moreno Rollo de película de nitrato de celulosa con grado
sobre soporte secundario para su conservación en medio de deterioro.
horizontal dentro de caja.

Rollos de película de nitrato formato 35 mm en avanzado estado de deterioro.


Tipos de documentos

Soportes mecánicos:
discos y cilindros

65
La fragilidad de cilindros y discos se de- en los diferentes componentes de los so-
riva de su composición, la naturaleza de portes. Así, por ejemplo, en los discos
los soportes y los métodos de reproduc- de laca sobre un soporte de aluminio se
ción empleados. En cada reproducción se puede producir un efecto de craquelado
produce una pequeña degradación. irreparable.

Medio ambiente Manipulación

El nitrato de celulosa, uno de los mate- t &NQMFBS TJFNQSF HVBOUFT EF BMHPEØO
riales utilizados como soporte para los limpios.
cilindros, es poco sensible a la humedad
pero sí a los cambios de temperatura. Sin t &WJUBS UPDBS MB TVQFSmDJF BDBOBMBEB P
embargo, suelen estar guardados en estu- surcada de cualquier disco o cilindro.
ches realizados en cartón, material suma-
mente higroscópico. t .BOJQVMBS MPT DJMJOESPT JOUSPEVDJFO-
Una alta humedad relativa puede do los dedos índice y medio en el in-
producir la aparición de moho sobre los terior.
discos, carpetas o fundas interiores. De Para los de gran formato utilizar cua-
manera general se recomienda una tem- tro dedos.
peratura entre 19-20 ºC y entre 40-45 %
de HR. t4VKFUBSMPTEJTDPTTØMPQPSFMCPSEFFY-
Los cambios rápidos en temperatura terior y la superficie etiquetada. Los dis-
y humedad suelen dar lugar a tensiones cos de goma-laca son frágiles y quebra-
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

dizos, mientras que los de vinilo son más Depósito y protección


propensos a la deformación.
t %JTQPOFS MPT DJMJOESPT TJFNQSF EFOUSP
t /P BQJMBSMPTEJTDPTVOPTTPCSFPUSPT  de sus cajas individuales, en posición ver-
se pueden deteriorar los surcos y trasla- tical (en horizontal se deforman adoptan-
dar la suciedad de unos a otros. do un perfil ovalado) y en estanterías con
cajoneras.
t /P EFQPTJUBS MPT EJTDPT TPCSF OJOHÞO
mueble sin una superficie acolchada pre- t -BT FTUBOUFSÓBT EFCFO UFOFS DPNQBSUJ-
parada o sin funda protectora. mientos de dimensiones adecuadas al
diámetro del disco.
t /P VUJMJ[BS SFQSPEVDUPSFT DPO TJTUFNB
de “cambio de disco” (con un eje que per- t1BSBFWJUBSMBFOUSBEBEFQPMWP MPTEJT-
mite colocar varios de 33 ó de 45 rpm) o cos deben guardarse en cajas capaces de
reproducción automática. Dada la rigidez albergar hasta 25 unidades. Dentro de
de estos soportes, utilizar sistemas que ellas no deben estar ni muy holgados, ni
permitan elegir el tipo de aguja y el peso apretados y situados verticalmente, para
de la cabeza, ya que evita una mayor de- evitar así la presión mecánica, las defor-
gradación. maciones o adherencias de material.

66

Las fundas –cartón o plásticos- pueden convertirse Forma correcta de manipular un cilindro para no dañar
en elementos que dañen al disco o cilindro en vez de su grabación.
protegerlos. Pueden ser propensos a la acumulación de
humedad y de hongos.

Diferentes formas de manipular los discos para no dañar la grabación.


Tipos de documentos

t-PTFTUVDIFTPSJHJOBMFTEFMPTEJTDPTEF Limpieza
vinilo (fundas de papel o plástico, cartón
y recubrimiento protector plástico), des- Debido a la diversidad de los materiales,
de los más sencillos a los que muestran tanto del soporte (papel, madera, metal,
imágenes a todo color e información del etc.) como de la superficie grabada, no
contenido musical, no son adecuados existe una norma general de limpieza
para la conservación a largo plazo ya que para discos y cilindros. Existen estudios
producen deterioros químicos y físicos sobre productos de limpieza apropiados
debido a su progresivo endurecimien- para casi cada tipo de discos.
to o contracción (provocando arañazos,
alabeamiento o adhesión de restos a la t5PEPTMPTEJTDPTEFCFOMJNQJBSTF UBOUP
superficie del soporte). Deberán ser sus- antes como después de su reproducción.
tituidos por polietileno de alta densidad,
libre de agentes colorantes, antioxidantes t$PMPDBSMPTEJTDPTTPCSFVOQB×PMJN-
o lubricante. Necesitan un proceso de pio situado en una superficie plana. Apli-
conservación distinto del que se aplica al car la solución de limpieza con paños de
disco, pero ambos deberán permanecer algodón que no dejen restos, mediante
juntos o próximos en el archivo, ya que un movimiento circular en la dirección de
son complementarios. los surcos. Se puede emplear agua desti-

67

La diversidad de los discos es grande, distintos tamaños, colores, velocidades de reproducción, etc.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

lada (o con una solución de alcohol iso- suave y una ligera aspiración. Nunca
propílico al 20%) que dispersa las cargas debe utilizarse agua.
electrostáticas y reduce el incremento de
la conductividad de las sales que han po- t-BFOFSHÓBFTUÈUJDBBUSBFQBSUÓDVMBTEFQPM-
dido depositarse por el contacto con las vo que dan lugar a una reproducción defec-
manos. tuosa del sonido. Para paliarlo utilizar en su
limpieza cepillos de fibra de carbono.
t &O MB MJNQJF[B EF MPT EJTDPT B CBTF
de “goma-laca” es aconsejable usar sólo t-PTQSPEVDUPTEFMJNQJF[BEFMPTTVSDPT
agua. No emplear nunca alcohol. de los discos deben ser compatibles con
los materiales de sus etiquetas (papel, tin-
t6OBWF[FGFDUVBEBMBMJNQJF[BIÞNFEB ta y adhesivo).
aplicar un secado con chorro de aire frío
(nunca caliente) y con baja presión. t&OTJTUFNBTNFDÈOJDPTEFMJNQJF[BEFM
disco, por inmersión completa en líquidos,
t 1BSB MJNQJBS MPT QSJNJUJWPT EJTDPT EF se deben proteger las etiquetas por medio
cartón o madera pasar un cepillo muy de ventosas de goma u otro sistema.

68

La combinación del cartón prensado y la laca ha sido ampliamente usada en la fabricación de discos así como
distintas velocidades de reproducción y el inicio de ésta de fuera hacia dentro ó al contrario.

Diferentes diámetros y orificios centrales.


Tipos de documentos

Discos con formas curiosas. 69

Grabaciones sonoras sobre postales de cartulina.


Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Soportes magnéticos

70
Los soportes magnéticos son medios efí- y cada generación es idéntica a la ante-
meros, a causa de su composición quími- rior. Pero cuando se sobrepasa el límite
ca y los procesos utilizados para la graba- de corrección la información desaparece
ción y lectura de la información. sin previo aviso.
Existen dos sistemas para grabar datos El principal problema de la conserva-
en soportes magnéticos: la grabación ana- ción de las cintas magnéticas es la estabi-
lógica (principalmente hilo y cintas mag- lidad del aglutinante que mantiene uni-
néticas) y la digital (discos magnéticos das las partículas magnéticas al soporte
flexibles y duros) siendo su ficha técnica plástico. Unas condiciones de humedad
imprescindible para su lectura. y temperatura inadecuadas y, sobre todo,
A efectos de conservación la graba- las variaciones bruscas de estos paráme-
ción analógica tiene como ventaja, sobre tros, hacen que las distintas capas que las
la digital, que su deterioro es gradual, lo componen sufran procesos de contrac-
que permite realizar una completa tras- ción y dilatación. Estas variaciones pro-
cripción antes de que se destruya total- ducen daños en la superficie magnética,
mente el contenido del documento. llegando a desprenderse de la base las
A partir del “master” (documento partículas metálicas.
original) se puede realizar una primera
copia (denominada “1ª generación”), de
ésta una nueva (“2ª generación”), y así su- Medioambiente
cesivamente. En la grabación analógica, la
degradación de la información es elevada La humedad relativa adecuada para la
en la “3ª generación”, mientras que en los conservación de estos soportes no debe
sistemas digitales los errores se corrigen exceder de 40%. La temperatura debe
Tipos de documentos

mantenerse entre los 10 y los 15 ºC. A t6OBWF[VUJMJ[BEBMBDJOUB WPMWFSBJOUSP-


menor temperatura se prolonga la vida de ducirla en su caja protectora.
los soportes.
t &O MBT DJOUBT EF DBSSFUF BCJFSUP P EF
t"MBIPSBEFTJUVBSMBWJEFPUFDBGPOPUFDB bobina abierta, utilizadas en los magnetó-
hay que tener en cuenta los campos mag- fonos), no usar nunca cinta adhesiva para
néticos generados por los grupos de trans- pegar el inicio de la misma o efectuar em-
formación, la maquinaria pesada, los arcos palmes por rotura, ya que el pegamento
de seguridad o un exceso de tubos fluores- acabará descomponiéndose, perdiendo
centes, ya que pueden borrar o distorsionar su función, y afectando al soporte.
parte de la información almacenada.
t6ONJTNPUJQPEFDJOUBQVFEFBMNBDF-
t"OUFTEFTBDBSFTUPTEPDVNFOUPTEFTV nar información de video, audio o datos,
lugar de almacenaje se recomienda ins- en formatos o sistemas de grabación di-
talar una sala de “adaptación”, aneja, con ferentes.
unas condiciones intermedias de tempe-
ratura y humedad entre el almacén y las t6UJMJ[BSVOTPQPSUFOVFWPQBSBDBEBEP-
cabinas de montaje y copiado o bien, ase- cumento.
gurarse que estos parámetros son adecua-
dos en dichas zonas de trabajo. t /P BMNBDFOBS WBSJPT QSPHSBNBT FO MB
misma cinta por un ahorro económico o
t &WJUBS NPRVFUBT Z DPNQPOFOUFT RVF de espacio.
generen electricidad estática y que atrai-
gan el polvo. t /P EFKBSMPT BM TPM  MBT SBEJBDJPOFT VM- 71
travioletas e infrarrojas pueden ocasionar
Manipulación alteraciones.

t &WJUBS UPDBS MB DJOUB DPO MPT EFEPT ZB t/VODBTFEFCFNPOUBSFONBRVJOBVOB


que se deposita grasa y se producen dis- cinta histórica o de archivo para ver o
torsiones en la lectura. Utilizar siempre comprobar su contenido. Si éste se desco-
guantes. noce o se considera que contiene la infor-

Las “cintas abiertas” fueron el formato inicial de la grabación magnética. Los casetes evitan el contacto de la cinta
con las manos y dan una mayor simplicidad en la manipulación por el equipo de reproducción.
Conservación
Conserva
ación preventiva en Archivos y Bibliote
Bibliotecas
ecas

mación buscada, se debe proceder a su t 6UJMJ[BS QFSJØEJDBNFO OUF DJOUBT EF QSVF-


t6UJMJ[BSQFSJØEJDBNFOUFDJOUBTEFQSVF-
reconv e
ersión,
reconversión, eevitando
vitando posibles daño
dañosos al ba y ajuste par
paraa el conttrol del desgaste de
control
manipu larla La reproducción de las cin-
larla.
manipularla. cin- las cabezas de leclectura.
tura.
a
tas, pue
ede pro
puede vocar daños (ar
provocar ru
ugas, rraya-
(arrugas, aya-
do, dobbleces o rotur
dobleces as). siendo los bor
roturas). rdes
bordes
los más sensibles a las deformaciones.
deffoormacioness. Depósito y protecci
protección
ión

t %FTDPPOFDUBS MB
%FTDPOFDUBS MB DBCF[B
DBCF[B EF CPS SBEP EFM
CPSSBEP t $MBTJmDBS MPT EPDVNFOUPT
t EPDVNNFOUPT TFHÞO
TFHÞO TVT
TVT
reproduuctor para
reproductor para consultar los documen-
docum men- car acterísticas: sistemass de grabación,
características: grabación, for-
fo
or-
tos, de esa maneraa eevitaremos
e maner borrado
vitaremos un bor rado matos, pesos, etc.
accidental.
accidenntal. Hay
Hay equipos exclusivamente
exclusivameente
reproductores
reproduuctores que son más adecuados
adecuaados t 6TBS QSFG
t 6TBS GFFSJCMFNFOUFF FTUBOUFSÓBT
QSFGFSJCMFNFOUF FTUBOUFSÓBT NFUÈ
NFUÈ--
paraa est
par estas
tas funciones. licas adaptadas a las cintas
ciintas que van
van a so
so--
por t (tamaños
tar
portar (t ñ y pesos).
peso
os).
)
t3FUJSBSMBMFOHàFUBEFTFHVSJEBEVOBWF[
t 3FUJSBS
B MB MFOHàFUBEF TFHVSJEBEVOB WF[
gr abadaa la cinta. No olvidar que cuando
grabada cuaando t --BT
t BT DJOUBT
DJOUBT EFCFO
EFCFO DPMPDBSTF
DPMPDBSTF WFSUJDBM-
WFSUJDBM-
se bor ra una cinta no hay
borra hay vuelta atrás,
atráss, no m ente een
mente n llas
as eestanterías
stanterías y d entro d
dentro dee ssus
us
posibble recuperar
es posible recuperar los datos. ccajas.
ajas.

*OTQFFDDJPOBSSFHVMBSNFOUF FMFTUBEP
t*OTQFDDJPOBSSFHVMBSNFOUFFMFTUBEPGÓ-
t P GÓ- t -BT C
t -BT PCJOBT EF
CPCJOBT EF H SPTPS Z
HSPTPS Z BBODIVSB
ODIVSB TJ-
TJ-
sico de las cintas de una misma marca,
maarca, milar
m ilar aall d
dee llaa p
película
elícula d de
e ccine
ine ((16;
16; 117,5;
7,5;
dur ación
duración,n, época de fabricación, ubicación
ubicacción 335;5; 7700m m.), ccon
mm.), on uunn rrecubrimiento
ecubrimiento m ag-
mag-
en la videoteca,
viddeoteca, etc. nético
n ético y perforaciones
per foraciones para par a su su arrastre
arr astre
72 y sincronización
sincronización ccon on lala iimagen,
magen, deben
deben
t-BDPOTFSWBDJØOZFMDPSSFDUPNBOUFOJ-
t -B DP
POTFSWBDJØO Z FM DPSSFDUP NBOUUFOJ- ccolocarse
olocarse horizontalmente
horizontalmente een n las
las eestan-
stan-
miento de los equipos de reproducción
reproduccción tterías,
erías, d ebido a ssu
debido u p eso y ttipo
peso ipo ddee b o-
bo-
(magnet toffo
(magnetofones/magnetoscopios, caseetes,
ones/magnetoscopios, casetes, binado.
b inado.
videos, etc.) en los distintos formatos
fo
ormatoos y
sistemass de los soportes almacenadoss, es
soportes almacenados, t -BT DJOUBT
t -BT NBHOÏUJDDBT TF
DJOUBT NBHOÏUJDBT TVNJOJTUSBO
TF TVNJOJTUSBO
impresc cindible par
imprescindible paraa su lec tura, conserva-
lectura, conseerva- con caja protec tora de
protectora d cartón,
cartón, metal o
ción y conversión
c
conv ersión de la inffo
orrmación.
información. materiales plásticos ríg
gidos. Las cajas me-
rígidos. me-

Existen gra
gran
an cantidad de formatos, que son incompatibles
incomp
patibles unos con otros, que dependen
dependen de
e la aplicación y de la
empresa constructora.
c
Tipos de documentos

CADENA AN
CADENA ANALÓGICA
NALÓGICA CADEN
CADENA
NA DIGIT
DIGITAL
TAL
A

El sonido y la imagen son LLas analógicas


as señales anaalógicas las
señales anaalógicas
analógicas convertimos en dig
digitales
gitales con
conversor
un connversor A/D

Al circular por
p un circuito [PREVIO]
[PREVIO] LLas digitales
les también
as señales digital
sufre deformaciones
deform
maciones y ruido deformaciones
sufren deformacion nes y ruidos

73

LLas aciones y ruido


deformaciones
as deforma [GRABA
ADOR]
[GRABADOR] LLas
as deforma
deformaciones
aciones son
son acumul ativos
acumulativos ac
cumulativas
acumulativas

LLa final
al no puede ser
a señal fina P
Para
ara las señal es digitales
señales
reconstruidaa podemos establece
establecerr un umbral

Toda
o la señal q
Toda ue esté por
que
encima del valor estaablecido las
establecido
consideraremos de alto nivel y
en caso contrario dee nivel bajo,
bajo,
consiguiendo reconstruir
recconstruir la
señal de partida siempre
siemp pre que las
deformaciones no sean n excesivas
excesivas
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

tálicas protectoras (“latas”) pueden llegar Tratamiento de originales


a oxidarse interiormente y no presentar deteriorados
ninguna alteración visible al exterior. Las
cajas de cartón son débiles mecánica- t-BSFTUBVSBDJØOEFMPTTPQPSUFTNBHOÏUJDPT
mente y retienen humedad, por ello es muy deteriorados es prácticamente imposi-
aconsejable sustituirlas por contenedores ble. En el momento que se detecte cualquier
y fundas de material inerte. deterioro, se debe proceder a su conversión
inmediata en soporte y formato actuales.
t&TUBOEBSJ[BSFMUJQPEFDBKBTQSPUFDUPSBT
para optimizar el almacenamiento. t -B BQBSJDJØO EF QPMWP QFHBKPTP  B MP
largo de la cinta, es un claro síntoma de
t .BOUFOFS DPO DJODIBT MBT DJOUBT EF la descomposición del aglutinante o de
carrete abierto, evitando que se aflo- alguno de los componentes que forman
jen las espiras y entre aire, humedad la capa magnética. Se debe proceder a su
y polvo. limpieza con alcohol isopropílico.

t $POWJFOF NBOUFOFS MPT TPQPSUFT FO- t-BEFTDPNQPTJDJØORVÓNJDBEFMBDJOUB


vueltos en bolsas de plástico de sellado da lugar a la aparición de ácido acético
rápido. residual, con el olor característico (“efecto
vinagre”), que anuncia una pérdida irre-
parable del archivo y el riesgo de con-
Marcas de control taminación para los materiales próximos.
Se deben aislar y someter a un tratamien-
74 t /P JOUSPEVDJS OPUBT JOGPSNBUJWBT P to adecuado por personal especializado.
documentales en el interior de la caja
de conservación, utilizar las solapas ex- t -B FTUSVDUVSB NFUÈMJDB EF MPT TPQPS-
ternas, ya que el papel o la tinta, en su tes de “carrete abierto” puede deformar-
descomposición, pueden producir gases se tras una caída o mala manipulación.
perjudiciales. Deben sustituirse, pues puede ocasionar
roturas o dobleces en la cinta al discurrir
t -B CPCJOB P DBSUVDIP EFCF QPSUBS VO por el lector.
código identificativo, el mismo que el de
la caja protectora. La etiqueta de identifi- t -PT FRVJQPT EF GPSNBUP EJHJUBM FTUÈO
cación debe ser clara y concisa y de ma- dotados de los medios necesarios para
terial inerte. la corrección de errores y para facilitar la
edición. Evitan fallos de imagen, eliminan
t -B FUJRVFUB TF TJUVBSÈ QSFGFSFOUFNFOUF fluctuaciones de la velocidad de arrastre,
en el canto contrario a la cinta (cara tra- etc., pero no son capaces de compensar
sera si es un cartucho). una inadecuada conservación.
Tipos de documentos

Soporte digital

75
El medio digital es ya mayoritario en La digitalización representa,
nuestro mundo. A los documentos digita- simultáneamente, un método y un reto
les en origen, se suman aquellos genera- para la conservación
dos como producto de la conversión de
documentos físicos. El deterioro de la información digi-
Los documentos digitales se pueden tal está relacionado con la inestabilidad
almacenar en soportes físicos magnéti- intrínseca del soporte (baja calidad del
cos (disquetes, discos duros, cintas DAT, proceso de fabricación y de los mate-
etc.), ópticos (CD, DVD, disco óptico riales), las condiciones ambientales de
regrabable, etc.) o eléctricos (memorias almacenamiento (fluctuaciones de T o
flash: pendrive, tarjetas de memoria, HR, proximidad de campos magnéticos,
etc.) presencia de suciedad u hongos) y de-
El formato electrónico facilita el acce- terminadas formas de uso (compresión
so y la transmisión de la información, per- de los documentos, encriptación, mal
mite el tratamiento de la imagen ofrecien- estado de los equipos de grabación y
do distintas posibilidades de visualización lectura, etc.).
y la reproducción sin dañar el original. Además, hay que tener en cuenta los
Las barreras físicas o temporales desapa- virus, la gran facilidad de modificación
recen en el caso de los datos incorpora- de la información original y la continua
dos a la Red. Sin embargo, la esperanza evolución de los equipos (Hardware) y
de vida de estos materiales es muy corta, programas informáticos (Software) nece-
requierendo un seguimiento constante y sarios para acceder a los datos, que rápi-
la actualización continuada de los datos. damente quedan obsoletos.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Actualización Estrategias de preservación

La supervivencia de un documento digital Si bien la edición del documento digital


no depende tanto de la longevidad del es relativamente simple y barata, su ges-
soporte, como de su capacidad para ser tión es compleja y los costes de preserva-
transferido a otro, tantas veces como sea ción elevados.
posible. El enorme volumen de los datos al-
En muchas ocasiones detectar el de- macenados, los problemas relativos a la
terioro supone no poder ya recuperar la estandarización y los derechos de autor
información. Transferir los datos digitales (especialmente en contenidos de la red
periódica y sistemáticamente de unos so- con recursos de diversas fuentes), obliga
portes y formatos a otros, es una garan- a abordar con un planteamiento coopera-
tía para su preservación. La actualización tivo la planificación y gestión de la pre-
evita almacenar ficheros obsoletos o da- servación digital.
ñados. Diversas estrategias, incluyendo
aquellos enfoques no digitales (micro-
filmación, etc.), deben combinarse en
Estandarización el programa institucional de conserva-
ción.
El objetivo de la preservación digital es
garantizar la accesibilidad permanente a t *OUFHSBS MBT SVUJOBT EF MB QSFTFSWBDJØO
los documentos digitales. Los estándares digital en la gestión integral de conserva-
para la digitalización de los documentos ción de la institución.
76 son un factor esencial para la viabilidad
y el coste de su preservación. El formato t $SFBS VO NPEFMP FDPOØNJDP RVF HB-
estandarizado (la codificación normaliza- rantice la sostenibilidad del proyecto de
da de los datos para su gestión) es acce- conservación digital y la disponibilidad
sible a una amplia gama de programas; la del personal especializado.
migración y emulación son más sencillas
de realizar. t3FBMJ[BSUFTUQFSJØEJDPTEFIBSEXBSFZ
Es importante emplear software desa- software.
rrollados mediante procesos públicos y
distribuidos de forma libre (OAIS, etc.), y t$SFBSDPQJBTEFTFHVSJEBEEFMPTmDIF-
colaborar con los productores para sen- ros master y almacenarlas en un lugar ex-
sibilizarlos sobre las necesidades de la terno seguro.
conservación.
t5SBOTGFSJSSFHVMBSNFOUFMPTEBUPTBOVF-
vos soportes de alta calidad teniendo en
Limpieza cuenta las tendencias de mercado más
eficientes.
t-PT$%OPTFEFCFOMJNQJBSFODÓSDVMP
sino de forma radial, de dentro hacia fue- t *EFOUJmDBS Z EFTDSJCJS MPT PCKFUPT EJ-
ra. Hay que tener en cuenta que algunos gitales en el momento de producirlos
productos comerciales de limpieza pue- por medio de sistemas de metadatos
den no ser aptos para la conservación del normalizados, cuyos vínculos estén pro-
soporte. tegidos.
Tipos de documentos

t4FHVJSVOQSPDFTPEFWFSJmDBDJØOQBSB dos a éste a partir de material analógico


asegurar la autenticidad e integridad de ya existente (UNESCO 2003).
los soportes tras el copiado. A pesar de que hoy en día se recono-
t &YQMJDBS QPS FTDSJUP UPEB BDDJØO SFBMJ- ce el concepto de patrimonio digital, la
zada durante los procesos de refresco y carencia de legislación al respecto es ma-
otras operaciones de mantenimiento. nifiesta. Las instituciones culturales deben
analizar qué documentos digitales mere-
t %FTBSSPMMBS QPMÓUJDBT EF QSPUFDDJØO EF cen ser conservados.
la información: refresco, redundancia
(duplicación masiva de los datos, infor- t"OUFTEFBCPSEBSMBEJHJUBMJ[BDJØOEFMPT
matizada o no), migración (cambio de fondos hay que identificar, a través de las
software), emulación (creación de nuevos bases de datos en Red (directorio LDAP,
software que permitan descodificar los etc.), los recursos ya informatizados por
antiguos deteriorados), etc. otras instituciones.

t (VBSEBS MPT TPQPSUFT FO VO FOUPSOP t-BEJmDVMUBEEFHFTUJØOEFMPTEBUPTZFM


adecuado, sin fluctuaciones de T y HR, coste económico que conlleva, hacen ne-
limpio y alejado de campos magnéticos. cesaria la centralización de los servicios
Colocarlos en contenedores apropiados de preservación en redes de bibliotecas
en posición vertical. y grandes organismos. Es conveniente
t$POUSPMBSFMBDDFTPBMBT[POBTEFQSP- compartir recursos con otras instituciones
cesamiento y almacenamiento. creando redes de comunicación.

t 3FOVODJBS B JOUFOUBS QSFTFSWBS MB UFD- 77


A la hora de establecer prioridades de
nología que generó el documento ya que digitalización y duplicación, hay que ana-
los equipos quedan obsoletos en un pe- lizar factores como la obligatoriedad de la
riodo corto de tiempo y su mantenimien- conservación (cumplimiento del depósito
to es difícil y caro. La información se debe legal), el valor del material, la legibilidad
trasladar a soportes actuales, apostando actual y futura del formato o si se dispo-
por su preservación. ne de información descriptiva del recurso,
como los metadatos, de forma que pueda
asegurarse su localización y que desde el
Selección y cooperación comienzo del proceso exista constancia
de cómo era el documento original.
El patrimonio digital está formado por
aquellos recursos fruto del conocimien- t"TFHVSBSTF FOFMDBTPEFUSBCBKBSDPO
to o la expresión de los seres humanos, recursos en Red, de que el acceso a la
generados, distribuidos o conservados di- información no quebranta el respeto de
rectamente en formato digital o converti- los derechos de autor.
Protección de colecciones
ante emergencias.
Plan de Gestión de Desastres
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

Plan de Gestión
de Desastres

81
El Plan de Gestión de Desastres es uno mecanismos que prevengan y controlen
de los proyectos de mayor alcance que los riesgos sobre las personas y los bie-
puede emprender una biblioteca o ar- nes. Por ello, desde la Comisión para la
chivo para proteger sus fondos. Aunque Elaboración de un Plan de Protección de
muchos de los siniestros no pueden colecciones ante Emergencias del Minis-
evitarse, la gravedad de sus consecuen- terio de Cultura, se trabaja para llenar ese
cias siempre puede ser atenuada con un vacío.
Plan bien estructurado. Éste reducirá los Tanto las bibliotecas como los ar-
riesgos y daños sobre las colecciones, el chivos son susceptibles de sufrir gran-
coste de su salvamento y la necesidad des daños por el fuego, el agua o el
de futuras restauraciones. ataque biológico debido a la acumu-
La elaboración de planes de protec- lación de gran cantidad de fondos en
ción ante emergencias en archivos y bi- poco espacio. La homogeneidad de
bliotecas es, desde hace décadas, una de sus materiales permite, sin embargo, la
las recomendaciones prioritarias de las creación de protocolos unificados de
distintas asociaciones de bibliotecas y ar- protección.
chivos. El desarrollo de un Plan de Gestión de
En España no existe aún una norma- Desastres es uno de los ejes de todo Plan
tiva específica que regule la gestión de de Conservación Preventiva. Ya que:
desastres y desarrolle programas especí-
ficos para la salvaguarda de los bienes tUna cuidada planificación es la úni-
culturales. El Real Decreto 393/2007, por ca forma de afrontar con éxito situa-
el que se aprueba la Norma Básica de Au- ciones de emergencia y evitar posi-
toprotección, obliga al establecimiento de bles siniestros.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

tAdemás, conlleva una serie de bene- El Plan de Gestión de Desastres debe


ficios secundarios, como es el mejor ejecutarse en tres fases:
conocimiento de la institución por
parte de los responsables, el fomen- 1. De planificación, donde se definen los
to del trabajo en equipo y una visión objetivos, necesidades y recursos, estable-
integradora y realista a la hora de en- ciéndose los protocolos de actuación, que
carar nuevos proyectos. se plasmarán en un documento escrito.
tReduce la vulnerabilidad del Centro
al limitar los factores y prácticas que 2. De protección, en la que se ponen en
suponen un riesgo potencial. práctica todos los recursos encaminados a
tPrepara a los trabajadores para una evitar que se produzca algún siniestro y a mi-
adecuada actuación. nimizar su impacto cuando éste se produce.
tEvita situaciones de pánico y previe-
ne pérdidas humanas, materiales y 3. De reacción y recuperación, donde se
económicas. desarrollan los protocolos diseñados para
tPermite restablecer el servicio con la el salvamento de las colecciones cuando
mayor agilidad posible. el desastre ya se ha producido.

82

PLANIFICACIÓN PROTECCIÓN

Alcance y objetivos Cooperación

Coordinación Formación

Evaluación de riesgos Cadena de comunicación

Procedimientos de actuación Rutinas de inspección

Redacción

ACTUALIZACIÓN

REACCIÓN Y RECUPERACIÓN
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

Planificación

En esta fase se llevará a cabo el estudio llevarse a cabo y tenga una continuidad
de la institución y de los posibles riesgos en el tiempo es imprescindible definir las
que la amenazan. Se establecerán tanto responsabilidades y que la administración
las personas que coordinarán e inter- asuma su responsabilidad en la preven-
ción, asignando los recursos económicos 83
vendrán cuando ocurra una emergencia,
como las prioridades y los protocolos necesarios.
de actuación, plasmándose todo ello por La comunicación entre los coordina-
escrito en un documento, denominado dores del proyecto, la gerencia y el per-
“Plan de Gestión de Desastres”. sonal del Centro debe ser continua y cer-
cana.
Dentro del reparto de responsabilida-
Alcance y objetivos del plan des, deberá establecerse quiénes serán las
personas que se ocupen tanto de realizar
Para coordinar esfuerzos y optimizar la planificación, como de acometer las
recursos es imprescindible la definición distintas tareas de salvamento y evacua-
del alcance y los objetivos del Plan, en re- ción.
lación a las necesidades de la institución
y los recursos humanos, económicos y Comité de emergencias
técnicos disponibles. Los objetivos, medi- En la fase de planificación, resulta muy
das y procedimientos planteados deberán útil nombrar un Comité de Emergencias
ser realistas. que reúna a especialistas en los diversos
ámbitos relacionados con la bibliotecono-
mía, la archivística y la seguridad (técni-
Coordinación y reparto de respon- cos de mantenimiento de edificios, exper-
sabilidades tos en seguridad e incendios, peritos de
seguros, etc.).
La redacción del Plan de Gestión de De- El Comité se encargará del asesora-
sastres es el resultado final de un comple- miento y de la puesta en marcha del Plan,
jo trabajo multidisciplinar. Para que pueda del estudio de las medidas correctivas
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

y del establecimiento de prioridades de Evaluación de riesgos


protección y protocolos de actuación ante
siniestros. Para conocer las necesidades de protec-
El coordinador organizará el segui- ción, se deberá realizar la evaluación de
miento del Plan y evaluará, de forma los riesgos específicos que amenazan la
continuada, la seguridad del Centro. Es institución y de los recursos existentes.
importante que tenga un conocimiento Un profundo estudio garantizará el
profundo de los fondos de la institución, éxito del Plan de Gestión de Desastres y
de la gestión y del personal para posibi- determinará las necesidades de protec-
litar una buena coordinación de los res- ción de la institución. En esta etapa debe-
ponsables involucrados. rán evaluarse todas aquellas variables que
supongan un peligro real para las perso-
Equipo de emergencias nas y los fondos que alberga la biblioteca
El equipo de emergencias actuará ante o archivo.
situaciones de riesgo, informando a la ad-
ministración y evaluando la situación. Evaluar el entorno, el edificio y sus
Resolverá, a nivel organizativo, el tras- instalaciones, las colecciones y
ladado de los fondos a espacios habilita- actividades del Centro
dos para su recuperación y las tareas de
rescate y rehabilitación del edificio. t"OBMJ[BSMPTGBDUPSFTDMJNÈUJDPTZHFPMØ-
Resulta muy útil contar con un restau- gicos de la región: índices de temperatura,
rador experimentado que pueda asesorar humedad y contaminación, eventualidad
al equipo y que trabaje, conjuntamente, de vientos fuertes, tormentas o heladas,
84 con éste y con la Brigada de Salvamento. presencia de cauces subterráneos o to-
rrentes que puedan plantear peligros de
Brigada de salvamento inundación, etc.
La Brigada de Salvamento será la que in-
tervenga físicamente en la evacuación de t 4F UFOESÈ QSFTFOUF MB TJUVBDJØO EFM
los fondos y la pronta estabilización del edificio: cercanía de gasolineras, esta-
medioambiente, una vez que los bombe- ciones eléctricas, depósitos de gas o co-
ros y técnicos de seguridad garanticen la lectores, fuentes y bocas de agua para
seguridad del edificio. incendios, jardines, presencia ocasional
La actuación de la brigada podrá ser de plagas, exposición excesiva a la in-
convocada en cualquier momento, sien- solación, etc.
do lo más habitual que las emergencias
se produzcan fuera del horario de tra- t"DUVBMJ[BSMPTQMBOPTEFMPTFTQBDJPTZ
bajo, por lo que es importante que sus reflejar las vías de evacuación y la dis-
integrantes sean voluntarios activamente tribución de sus servicios: red eléctrica,
comprometidos. canalizaciones de gas y agua, salas de
Se organizarán cursillos regulares de maquinaria y calderas, sistemas de seguri-
formación sobre salud y seguridad pre- dad, alarma o extinción, etc.
ventiva, así como sobre las técnicas es-
pecíficas de manipulación y rescate de t-PDBMJ[BSMPTQSPEVDUPTUØYJDPTFJOnB-
materiales mojados o muy deteriorados. mables y las llaves de corte de suministro.
Deberá disponerse de zonas de aseo
y descanso, y cuando las dimensiones o t 3FBMJ[BS VO FYBNFO EFUBMMBEP EFM FT-
características del siniestro lo aconsejen tado del edificio, las instalaciones y los
ofrecer atención médica inmediata. fondos.
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

Toda esta información se deberá refle- La valoración de las colecciones


jar en un documento denominado mapa debe ser coherente con la misión
de riesgos, en el que se reflejarán las institucional
amenazas en función de la probabilidad
de que acontezcan y de su gravedad po- Son de máxima prioridad los regis-
tencial, representando de forma gráfica y tros administrativos, bases de datos, in-
clara la situación del Centro. Este mapa ventarios y catálogos (informatizados, de
será, además, de gran ayuda para el esta- fichas, topográficos, etc.) que posibiliten
blecimiento de las rutinas de inspección. la reanudación de los servicios, la recons-
trucción de las colecciones y el funciona-
El mapa de riesgos es un documento miento institucional. Para ello, se deben
sujeto a permanentes actualizaciones catalogar las colecciones insustituibles,
equipar al Centro con armarios ignífugos
Una vez hecho el mapa de riesgos se y dispositivos de seguridad para su cus-
elaborará un calendario para realizar to- todia y crear duplicados albergados en
das las reformas y actuaciones necesarias. instituciones externas.
Es conveniente crear una lista de priori-
dades de actuación en función de la gra- Ante cualquier desastre, la máxima
vedad de los riesgos, y determinar qué prioridad es la seguridad humana
medidas preventivas pueden ser asumi-
das de forma inmediata por la institución Salvar los fondos nunca puede justi-
y cuáles deben ser establecidas de forma ficar el poner en peligro la vida de las
escalonada. personas.
85

Procedimientos de actuación Contenido básico de un plan de


gestión de desastres
La planificación del rescate de las colec-
ciones afectadas por un siniestro requiere La fase de planificación concluye con la
el establecimiento de un orden de actua- redacción del Plan de Gestión de Desas-
ción, según el cual las obras recibirán de- tres. Éste debe ser una herramienta útil de
terminada atención. trabajo, que permita a los profesionales
prever los riesgos, corregir las deficien-
t 3FBMJ[BS VO MJTUBEP EF PCSBT Z PCKFUPT cias y actuar con eficacia.
definiendo su valor para la institución, En él se definirán los objetivos, los
ubicación y observaciones oportunas. riesgos específicos del Centro y quiénes
serán los responsables. Se incluirán, en
t 3FnFKBS MB MPDBMJ[BDJØO EF MBT PCSBT Z los apéndices, los planos con la localiza-
equipos considerados prioritarios en ma- ción exacta de las obras prioritarias, ex-
pas de localización topográfica, señali- tintores e instalaciones técnicas generales,
zándolas en estanterías y mobiliario para salas con suministros y vías de evacua-
facilitar su rápida localización en caso de ción.
emergencia. Se establecerán cadenas de comunica-
ción telefónica que se activen ante una
t &T BDPOTFKBCMF RVF MBT DPMFDDJPOFT emergencia. Los teléfonos de los equipos
prioritarias no estén dispersas en los de- de emergencias, instituciones, empresas y
pósitos, facilitándose de esta manera su técnicos involucrados, deberán ser actua-
rescate. lizados con regularidad.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Se incluirán las instrucciones para el técnicos, empresas de transporte de obras


personal, que deberá tener conocimien- de arte con los que se mantenga contac-
to de las actuaciones básicas en caso de to, así como una relación del material de
emergencia (desconexión de aparatos apoyo necesario y un listado de empresas
eléctricos, evacuación, etc.). La respues- suministradoras. Conviene contar con un
ta específica para cada tipo de siniestro equipo mínimo para actuar lo más rápida-
debe reflejarse en protocolos dirigidos al mente posible.
coordinador, al equipo de desastres y a Todas las personas que intervengan
las brigadas de salvamento. Igualmente, en la construcción, perfeccionamiento y
se deberán definir los procedimientos consolidación del Plan (bomberos, poli-
para la evacuación de los fondos y su al- cía local, instituciones, profesionales co-
macenamiento en espacios seguros. laboradores, todo el personal del Centro,
Se deberán adjuntar formularios para etc.) deben recibir copias del mismo e
la evaluación de los daños y el análisis de información actualizada sobre los progra-
la respuesta al desastre. Posteriormente, se mas de mejora incorporados. La selección
añadirán las fotografías que se hayan to- de las colecciones con prioridades de res-
mado durante el rescate y la recuperación. cate y su localización se encontrará úni-
Incluir la póliza de seguros y la infor- camente en manos del personal de mayor
mación relativa a las redes institucionales, confianza.

86
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

Protección

Redactado el Plan de Gestión Desastres, trabajadores del Centro y otros colabora-


llega el momento de acometer las labores dores externos realizarán una vigilancia
necesarias para proteger a la institución de sistemática, ocupándose tanto de la elimi-
los posibles peligros detectados durante nación de prácticas de riesgo, como de la
la fase de planificación. Deberán acome- realización de las inspecciones periódicas. 87
terse las obras necesarias para paliar las
deficiencias en el edificio, las necesidades
de nuevas instalaciones y de equipos téc- Cooperación
nicos, a la vez que se pondrán en mar-
cha programas de formación continua del Uno de los objetivos de todo archivo o
personal y las rutinas de inspección. Los biblioteca debe ser lograr que arraigue
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

en el entorno social la conciencia de su Las actividades de formación estimu-


necesaria participación en la salvaguarda lan la creación de vínculos, fomentan el
del patrimonio. Por eso, es necesario inte- debate y permiten la clarificación del Plan
grar el apoyo y la vigilancia de la comuni- de Gestión de Desastres. Ofrecen además,
dad, e instruirla sobre los riesgos. la posibilidad de que el Cuerpo Local de
Se identificarán los recursos técnicos Bomberos o Protección Civil y los exper-
y humanos locales que puedan ponerse tos invitados y colaboradores, se familia-
a disposición del Centro en las distintas ricen con la institución y sus necesidades
fases de la prevención o recuperación: de protección.
conservadores, bomberos, policía y Pro- Para concienciar al personal y a los
tección Civil, aseguradoras, empresas usuarios se pueden emplear, además,
suministradores de materiales de apoyo carteles informativos que recuerden los
o que faciliten cámaras de congelación, procedimientos de actuación en caso de
edificaciones vecinas que puedan ofrecer emergencia y las normas básicas de segu-
espacios seguros para la evacuación de ridad personal, al igual que las relaciona-
los fondos, etc. Se deberá contactar perió- das con el edificio y las colecciones.
dicamente con los particulares y respon-
sables de equipos, haciéndolos partícipes
del Plan y asegurando su compromiso. Cadena de comunicación
Igualmente, es interesante establecer
redes cooperativas con otras institucio- t-BWJHJMBODJBIVNBOBQSFTFODJBMZUÏDOJ-
nes, con las que se pueda compartir infor- ca para la detección temprana del riesgo
mación, asesoramiento y prestarse apoyo no será provechosa sin una eficaz cadena
88 frente a los siniestros declarados. de comunicación que ponga en marcha la
respuesta oportuna tras la activación de
las alarmas. Es esencial la rápida comuni-
Formación continua del personal cación del equipo humano integrante del
Plan de Gestión de Desastres. Se deben
Todos los trabajadores del Centro están fijar las secuencias de contacto entre los
obligados a participar en los planes de miembros: técnicos de mantenimiento y
autoprotección formando parte de uno de vigilantes de seguridad, coordinador y
los equipos de evacuación o de la pri- comité de emergencias, gerencia, conser-
mera intervención ante una emergencia. vadores, brigadas de rescate, asegurado-
Pero, dado que no son profesionales en ras, portavoces de la institución frente al
materia de seguridad, necesitan de una público, etc.
formación específica para saber de qué
manera actuar, siendo necesaria la actua- t-PTSBEJPUSBOTNJTPSFTQBSBTVVTPEFO-
lización de conocimientos de forma pe- tro del perímetro del Centro, teléfonos
riódica mediante cursos prácticos, semi- fijos y móviles, deben ser revisados y ac-
narios y simulacros de actuación. tualizados con frecuencia.
El entrenamiento debe ser continuo y
global: primeros auxilios, reacción ante las
situaciones de riesgo más probables en el Sistematización de las rutinas de
Centro, funcionamiento y empleo de los inspección de riesgos
sistemas de seguridad instalados (detección,
alarma, extinción, etc.), procedimientos de t%FCFOEFUFSNJOBSTFMPTQSPDFEJNJFO-
salvamento de materiales, conocimiento de tos y la periodicidad de las inspecciones
las colecciones y su vulnerabilidad. de cada elemento de riesgo. La creación
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

de formularios adaptados a las inspeccio- t $PNQSPCBS FM BJTMBNJFOUP EF SFWFTUJ-


nes puede ser de gran ayuda. mientos y vanos (contraventanas, marcos,
cristales y cerramientos), así como el con-
t "TJHOBS MBT SFTQPOTBCJMJEBEFT PQPSUV- trol de aperturas y cierres.
nas. Buscar la colaboración de técnicos
especializados para aquellas tareas que t-BTF×BMJ[BDJØOEFMBTTBMJEBTEFFNFS-
no pueda evaluar el personal del Centro. gencia debe ser visible y clara. Los pa-
sillos y puertas deben estar libres de
t 3FHJTUSBS MBT JODJEFODJBT Z EFmDJFODJBT obstrucciones y las puertas antiincendio
halladas, y definir los trabajos de mante- operativas.
nimiento y reparación necesarios siguien-
do un orden de prioridades. No hay que Control de sistemas e instalaciones
olvidar las operaciones de notificación de t3FWJTJØOEFMFTUBEPEFDBMEFSBT DBOBMJ-
los trabajos pendientes y de los ya efec- zaciones de gas e instalaciones sanitarias,
tuados. pluviales y alcantarillado: filtraciones en
las tuberías o junturas; atascos en los dre-
Control del entorno najes, desagües alejados del edificio, etc.
t .BOUFOFS FM DPOUBDUP DPO MPT PSHBOJT-
mos responsables del mantenimiento de t$POUSPMEFMFTUBEPEFMUFOEJEPFMÏDUSJ-
los accesos, sistemas eléctricos o drenajes co: aislamiento de cables, adecuación de
para asegurarse de su revisión periódica. la potencia contratada, riesgo de cortacir-
cuitos, luces de emergencia, etc.
t 1PEBS MPT ÈSCPMFT Z NBOUFOFS MJNQJPT
89
los jardines. t3FWJTJPOFTZQVFTUBBQSVFCBEFMPTTJT-
temas de seguridad, alarma, detección de
t*OGPSNBSBMPTSFTQPOTBCMFTEFPCSBTP incendios o inundaciones, redes informá-
remodelaciones en el edificio o cercanías, ticas, etc.
de las normas de seguridad de la institu-
ción y supervisar su trabajo. t&YBNFOEF MPT TJTUFNBT ZEJTQPTJUJWPT
de registro y control de los factores am-
Control del edificio bientales y limpieza periódica en su caso:
t*OTQFDDJPOBSQFSJØEJDBNFOUFMBTPMJEF[ calefacciones, sistemas de aire acondicio-
de las estructuras (cimientos, muros, te- nado, humidificadores, filtros para la ra-
chos y solados), la capacidad de carga, la diación UV, termohigrómetros, etc.
resistencia a posibles incendios, los des-
prendimientos, las grietas, la calidad de t 3FWJTJØO EF MPT NBUFSJBMFT EF BQPZP
los materiales de construcción, etc. para la actuación ante emergencias.
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

Reacción
y recuperación

90
Cuando el desastre ya ha sucedido, es ne- manipulados con extremo cuidado y se
cesario que se activen todas las medidas transportarán en bandejas rígidas para su
y protocolos encaminados a minimizar el tratamiento por restauradores. Cuando el
impacto en el edificio, las colecciones y daño haya sido producido por el agua de
las personas. Se deberán tomar decisio- la extinción se procederá como en los ca-
nes importantes en poco tiempo y es fun- sos de inundaciones.
damental que todos los equipos se en-
cuentren preparados para intervenir.
Respuesta ante las inundaciones

Respuesta ante incendios La interrelación de diversos factores de


destrucción es una constante en los si-
Un incendio es uno de los peores desastres niestros. Los daños físicos ocasionados
que pueden afectar a un archivo o bibliote- por la caída de documentos o libros de
ca. A la gravedad de los daños producidos las estanterías, y el riesgo de contamina-
por el fuego hay que añadir los produci- ción biológica producida por la alta con-
dos por el agente extintor, generalmente centración de humedad, acompañan al
el agua. Con el agravante de que al darse daño causado por el agua en los fondos.
temperaturas muy elevadas, el desarrollo Las actuaciones para paliar los daños
microbiano es muy difícil de evitar. directos del agua, (deformaciones, com-
El acceso a las salas afectadas sólo pactación del papel estucado, sangrado
se realizará cuando no sea peligroso y de tintas y pigmentos, reblandecimiento
las Fuerzas del Orden Público lo permi- de colas y emulsiones fotográficas, etc.),
tan. Los materiales quemados deben ser deben ser rápidas y acertadas, ya que,
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

bajo condiciones ambientales propicias, etc.). La documentación fotográfica de los


la infección puede producirse en un bre- daños facilitará la evaluación final de las
ve periodo de tiempo. actuaciones llevadas a cabo y se aportará
Toda gran inundación o siniestro im- como prueba para la cobertura de las pér-
plica la intervención de los servicios de didas por parte del seguro.
emergencia. Sólo una vez que éstos han
garantizado la seguridad del personal en Estabilización del ambiente
el edificio, puede procederse a la evalua- y de los materiales
ción de la situación, la valoración de los Las primeras 48 horas tras la inundación
daños y la estabilización del ambiente. son cruciales para evitar el desarrollo de
microorganismos en las colecciones. Para
Ante una amenaza grave, deben ello es necesario disminuir los niveles de
activarse en paralelo los planes de humedad en el ambiente, reducir la tem-
emergencia y de gestión de desastres peratura lo más posible y evitar que se
formen bolsas de aire estancado.
Deberán tomarse decisiones con res-
pecto al tratamiento oportuno de los fon- t 6OB EF MBT QSJNFSBT NFEJEBT RVF IBZ
dos (prioridades de rescate, necesidades que tomar tras el desastre es estabilizar el
de limpieza, secado, congelación, etc.) ambiente. Localizado el origen de la inun-
y documentar, desde el comienzo, los dación hay que evitar que siga entrando
procesos de salvamento y recuperación agua, bien cerrando las vías de entrada (va-
(fotografía, video, anotación de gastos, nos, ventanas, roturas de muros, etc.), o ce-
91
Conservación preventiva en Archivos y Bibliotecas

rrando llaves de paso. Se eliminará el agua t &TUVEJBS MBT QPTJCJMJEBEFT EF BMRVJMFS
manualmente o con bombas de succión, de cámaras de congelación adecuadas y
en función del alcance de la inundación. camiones congeladores en el entorno de
la institución. Establecer contacto con las
t&MNPCJMJBSJPZBMGPNCSBT RVFPCTUBDV- empresas o entidades provisoras.
lizan el paso y retienen humedad, deben
despejarse de las vías de acceso y pasillos Evacuación de los fondos
para facilitar la actuación de las brigadas Las brigadas de rescate, protegidas con
de salvamento. guantes de látex y mascarillas, se encarga-
rán del traslado de los materiales a espacios
t&ODBTPEFRVFMPTTJTUFNBTEFDBMFGBD- seguros para el secado y la recuperación.
ción estén activos desconectarlos inme-
diatamente para prevenir el desarrollo de t &WBDVBS MPT GPOEPT EF BDVFSEP B MBT
microorganismos. prioridades de salvamento previamente
establecidas.
t%JTNJOVJSMBUFNQFSBUVSBZGBWPSFDFSMB
ventilación para reducir la humedad rela- t0DVQBSTFFOQSJNFSMVHBSEFMPTGPOEPT
tiva ambiental y de los materiales. Debe que han caído de las estanterías, ya que
hacerse de forma gradual por medio de la estarán más dañados y además impiden
ventilación forzada de los locales y el uso el paso.
de deshumidificadores. Mantener estables
estas condiciones las 24 horas del día. t"DPOUJOVBDJØO TFEFCFSÈEFDJEJSTJSF-
tirar los libros totalmente mojados, para
92 t &M BJSF BDPOEJDJPOBEP GBDJMJUB MB QSPQB- disminuir la HR del ambiente, o los que
gación de las esporas: cambiar frecuente- tengan un índice de humedad menor. En
mente todos los filtros y limpiar cubetas estos últimos la posibilidad de desarro-
y conductos. Emplear ventiladores como llo de microorganismos es mayor, ya que
refuerzo o en caso de que la institución no hongos y bacterias tienden a desarrollar-
posea un sistema de aire acondicionado. se cuando los materiales no están plena-
mente saturados de humedad.
t -B DPOHFMBDJØO FT VO NÏUPEP EF FT-
tabilización de los materiales: suspende t3FUJSBSMBTDBKBTZFOWPMUPSJPTEFDPOTFS-
el desarrollo microbiano y los procesos vación mojados o húmedos y sustituirlos
de degradación, permitiendo posponer si el contenido no está mojado. Si la hu-
la recuperación un periodo indefinido de medad hubiese afectado al interior tras-
tiempo. Recurrir a ella cuando gran can- ladarlos para ser tratados con el resto de
tidad de materiales estén muy mojados o libros y documentos.
empapados.
t 5SBOTQPSUBS TJFNQSF MPT EPDVNFOUPT
t-BDPOHFMBDJØOZQPTUFSJPSBDPOEJDJPOB- mojados tal y como se encontraron.
miento a la temperatura ambiente debe de-
sarrollarse bajo la tutela de especialistas. Es t/VODB DFSSBS MPT MJCSPT NVZ IÞNFEPT
un sistema caro y por ello hay que sopesar que se han encontrado abiertos, ya que
su utilización en función del valor de las se podrían producir daños irreparables en
colecciones. La congelación debe hacerse los lomos.
en cámaras que eviten la formación de es-
carcha. No es aconsejable utilizarlo con el t5SBTMBEBSMPTWPMÞNFOFTFOCBOEFKBTP
papel “couché”, ni con material fotográfico. empaquetados en cajas plásticas perfora-
Protección de colecciones ante emergencias. Plan de Gestión de Desastres

das, colocados con el lomo hacia abajo si los libros (colocados en posición vertical
estaban cerrados. Aislarlos con papel sili- y abiertos), sustituir el papel secante in-
conado o bolsas individuales si van a ser terfoliado o colocado bajo los documen-
congelados. No apilar las obras. Se pue- tos extendidos, cambiar de posición los
den utilizar las bandejas de los planeros documentos a medida que van secando,
para el transporte de su contenido. etc. Los positivos fotográficos sobre papel
se depositarán sobre papel secante con
t-PTWPMÞNFOFT TPQPSUFTNBHOÏUJDPT GP- la emulsión hacia arriba y sin apilar. Para
tografías y otros documentos que se hayan forzar el secado se pueden emplear venti-
ensuciado con lodo, deben ser bañados ladores, siempre de aire frío. Es adecuado
cuidadosamente en agua limpia, siempre para pequeñas cantidades de documen-
que sus componentes no sean solubles. tos húmedos, y es económico.

t0SEFOBSMPTNBUFSJBMFTRVFTFIBOFWB- t-Bdeshumidificación es idónea para


cuado según el tratamiento necesario. Si el secado de los locales y suele emplear-
éste no puede realizarse de forma inmedia- se con grandes cantidades de materiales
ta, y no se dispone de congeladores, se de- sólo húmedos. Consiste en la aplicación
ben extraer de cajas y envoltorios de forma de corrientes de aire muy seco por medio
que puedan airearse convenientemente. de deshumidificadores industriales conce-
bidos para el secado de edificios. Produce
t -MFWBS VO SFHJTUSP EF MPT NPWJNJFOUPT deformaciones en soportes celulósicos y
de todos los materiales e identificar con proteicos, la corrosión de algunas tintas,
etiquetas indelebles cada caja (institución, y, como el sistema anterior, induce a la
93
número de inventario, ubicación en el de- compactación del papel encuadernado
pósito o sala, etc.). Prever la creación de empapado o satinado.
formularios a tal efecto.
t&Msecado por evaporación al vacío.
Es fundamental que la restitución de Basado en forzar la evaporación del agua
los fondos a su ubicación en el depósito que contienen los materiales en estado lí-
y salas se lleve a cabo sólo tras la estabi- quido con niveles bajos de presión. Con
lización de los materiales y del medio, así este proceso no se impide que se produz-
como después de la rehabilitación y lim- can las alteraciones que ocasiona el agua
pieza de los locales y el mobiliario. como son el sangrado de tintas y pigmen-
tos, el cambio dimensional, etc. No es re-
Consultar siempre con especialistas. comendable su uso para las fotografías.

Secado t &M secado por congelación al vacío


La elección de los métodos de secado es- (liofilización) sublima la humedad de los
tará determinada por el volumen del ma- documentos en cámaras de vacío a muy
terial afectado, la gravedad de los daños, baja presión. Al pasar el agua directamente
la naturaleza de los fondos y su valor, y de estado sólido a gaseoso, sin pasar por
por los costes del tratamiento. Estas deci- la fase líquida, se evitan todos los deterio-
siones deben ser tomadas por restaurado- ros antes mencionados. Es un método apto
res cualificados. para materiales húmedos y empapados,
pero no para pieles, pergaminos o fotogra-
t &M secado por ventilación, ocupa fía. Es el método más apropiado y seguro
mucho espacio y la dedicación de nu- para los documentos en soporte de papel,
merosos cooperantes que deberán airear a pesar de ser muy costoso.
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Plan de Gestión de Desastres


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Anexo
Contenedores de conservación: características generales

Cajas de cartón estándar Cajas de cartón a medida Fundas de papel

Conservación de grandes Conservación de colecciones Conservación de hojas


Uso principal

conjuntos documentales de bibliográficas, especialmente sueltas y documentos


formatos regulares. de papel quebradizo o formados por grupos de
de alto valor histórico. hojas. Placas fotográficas.
Programas de conservación Copias fotográficas.
por fases.
Incompatibilidades

El interior debe estar No son recomendables en Siempre deberán estar


firmemente sujeto. Formatos grosores inferiores a 50 mm. protegidas en un contenedor
muy dispares dentro de la mayor.
misma caja pueden sufrir
daños físicos.

Excelente protección de documentación en mal estado a bajo coste por unidad


independientemente de su tamaño, grosor, formato documental y estado de conservación.
Ventajas

98
Inconvenientes

Poca visibilidad y, dependiendo del uso y manipulación, fatiga. Necesidad de abrir el


contenedor para examinar la documentación.

Baja, es necesario agrupar El contenedor se fabrica Se fabrica a la medida exacta


Adaptación al
soporte

los documentos atendiendo a la medida exacta del del soporte en alto, ancho y
a su tamaño. documento, aunque el tipo o espesor.
peso del cartón depende del
formato.

Es necesario incluir El contenedor cierra El contenedor cierra


suplementos para adaptar completamente el conjunto, completamente el conjunto,
Sujeción de la obra

los documentos cuando la dando sujeción y protección dando sujeción y protección


caja no está completa para extra a documentos con extra a documentos con
prevenir deformaciones. problemas físicos en las problemas físicos, químicos
encuadernaciones como o biológicos.
roturas de cofia o cajo, tapas
sueltas, rotura en los cosidos
o daños, incluso muy graves,
en el cuerpo del libro.
Fundas de poliéster Camisas de poliéster Cajas de polipropileno

Conservación de hojas sueltas, Protección de Conservación de microformas,


fotografías, folletos, etc. encuadernaciones históricas. fotografías, películas, discos,
casetes y cintas.

Tintas sólidas -carbón, Encuadernaciones de uso Materiales tradicionales.


pastel, grafito blando-, tintas intenso. Encuadernaciones
pulverulentas, películas con broches o bollones.
fotográficas cuarteadas o Encuadernaciones en mal
rizadas. estado.

Excelente visibilidad y Excelente protección de Excelente protección frente al


protección frente a la abrasión. documentación en mal estado agua y al polvo. Resistencia
a bajo coste por unidad física muy elevada.
independientemente de su 99
tamaño, grosor, formato
documental y estado de
conservación.

Tendencia a la fatiga Protección muy limitada. Contención de gases nocivos


independientemente del uso Tendencia a la fatiga en el interior de la caja.
abrasión-. Atracción del polvo independientemente del uso Atracción del polvo ambiental.
ambiental. abrasión-. Atracción del polvo
ambiental.

Se fabrica a la medida exacta Se fabrica a la medida exacta Alta siempre que sean
del soporte, aunque pueden del soporte, aunque presenta adecuadas al tipo de
presentar problemas los problemas de adaptación en documento a insertar.
documentos de varias hojas o los libros con nervios naturales,
los gruesos. broches, bollones o relieves.

Buena en hojas sueltas y La obra es el soporte de la En cajas de documentos


documentos finos, ya que funda, por lo que no ofrece múltiples, es necesario
la funda puede adaptarse o ningún tipo de sujeción. suplementar el espacio vacío.
fabricarse a la medida exacta.
Baja en documentos gruesos.
Cajas de cartón estándar Cajas de cartón a medida Fundas de papel
Protección frente al fuego

Limitada, aunque supone una protección básica que ha Limitada, aunque supone
dado buenos resultados en incendios. una protección básica que
ha dado buenos resultados
en incendios, especialmente
cuando se encuentran
alojadas en un contenedor
de cartón compacto.
Protección frente al agua

Limitada según el tipo de cartón, pero suficiente en exposiciones bajas y moderadas:


filtraciones, derrames fortuitos o disparo de rociadores antiincencios. Existe posibilidad de
evaporación del agua retenida en el interior, aunque a ritmo muy lento.
Protección humedad

Buena, se reducen significativamente los daños por fluctuaciones dado que éstas son
absorbidas por el cartón.
100
Protección frente
al polvo

Retiene el polvo superficial e impide su paso hacia el interior.

La carga alcalina del papel permanente neutraliza de manera eficaz los gases ácidos -SO2,
Protección frente a gases
contaminantes

NOX y los oxidantes- impidiendo el paso hacia la documentación. Su estructura porosa, por
el contrario, permite la salida de gases orgánicos de descomposición hacia el exterior.
Protección
frente a la luz

Excelente, pues el cartón bloquea el paso de radiaciones, reduciendo la fotoxidación a cero


y evitando la decoloración de las encuadernaciones, fenómeno especialmente grave en los
cueros modernos, las encuadernaciones de papel y los documentos realizados en papel
moderno.
Fundas de poliéster Camisas de poliéster Cajas de polipropileno

Ninguna. El poliéster expuesto Ninguna. El poliéster expuesto Muy baja, las cajas se funden
a altas temperaturas - y a altas temperaturas -y no al ser expuestas a altas
no necesariammente a las necesariamente a las llamas-, se temperaturas.
llamas-, se funde y se adhiere funde y se adhiere al cuero de
al documento, dañándole la encuadernación, dañándola
gravemente. gravemente. No hay protección
en los cortes del libro.

Ofrecen una protección frente


a salpicaduras directas. En
caso de filtraciones, derrames
o disparos de los rociadores
automáticos limitan la
evaporación y aumentan el Excelente siempre que la caja
riesgo de ataques biológicos. esté perfectamente sellada.
Muy buena siempre que la
En caso contrario, retiene el
funda esté sellada en sus
agua o la humedad interior,
cuatro lados.
Ninguna, puesto que no se provocando daños biológicos
protege el cuerpo del libro. La severos.
estructura del plástico ralentiza 101
la evaporación natural, creando
un microclima específico.

El melinex tiene una fuerte Retiene el polvo superficial


atracción electrostática, de e impide su paso hacia el
forma que tiende a captar el interior.
polvo ambiental.

Buena barrera frente a los Al proteger sólo la cubierta, Buena barrera frente a los
gases externos, pero si la permite el paso libre de gases gases externos, pero si la
funda está herméticamente contaminantes al interior y al funda está herméticamente
sellada, se incrementa la tasa exterior. En encuadernaciones sellada, se incrementa la tasa
de descomposición química en con cartón ácido, supone de descomposición química en
el interior. el bloqueo de la salida de el interior.
gases hacia el exterior de la
cubierta, incrementando las
posibilidades de deterioro de la
misma por acidez y oxidación.

Prácticamente nula, pues el melinex de 7 micras permite el paso Excelente en plásticos opacos.
del 93% de la luz visible y el 100% de la radiación ultravioleta.
Cajas de cartón estándar Cajas de cartón a medida Fundas de papel

Es necesario desplegar y plegar cada vez que se quiere examinar el documento, lo que
Necesidades de manipulación

aumenta la fatiga del contenedor y la necesidad de sustitución después de un cierto número


de usos.

Muy sencilla. Puede ser necesario informar Muy sencilla.


Dificultad de manipulación

de su manipulación a los
usuarios y a los trabajadores.
En caso de solapas muy
ajustadas, se abren mal hasta
que ganan cierta holgura.

102
Desgarros en el cierre y fatiga en los dobleces de las cajas realizadas a mano. En ambientes
Deterioro del contenedor

muy secos, se acentúan los daños mecánicos. En cajas y fundas holgadas, las presiones
pueden causar deformaciones y arrugas por aplastamiento.

Ninguno. Aunque se pueden En fundas a medida: Plancha En fundas estándar, ninguno.


Materiales adicionales

adherir tejuelos para mejorar de corte. Cuchilla. Regla En fundas a medida: Plancha
la legibilidad. metálica. Plegadera. Tijeras. de corte. Cuchilla. Regla me-
tálica. Plegadera. Tijeras.
Coste por unidad

Muy bajo. Depende de la calidad del Depende de la calidad del


cartón y si son realizadas a papel y si son realizadas
mano o en máquina. a mano o adquiridas a un
suministrador en tamaños
estándar.

Cuadro cortesía de Arsenio Sánchez Hernanpérez “Una guía para la selección de contenedores de conservación en
archivos”. Publicado originalmente en Revista Archivo General de la Nación (de Perú), nº 25, 2005, páginas 57-66.
Fundas de poliéster Camisas de poliéster Cajas de polipropileno

No es necesario manipular la Para la consulta normal, Es necesario abrir cada vez


obra para un examen visual. no es necesario manipular que se quiere examinar el
la cubierta. En consultas documento, lo que aumenta
especiales, puede ser necesaria la fatiga del contenedor y
su retirada, siendo necesario la necesidad de sustitución
elaborar una nueva camisa después de un cierto número
después en camisas con de usos.
solapas.

No es necesario manipular. No precisa manipulaciones Muy sencilla.


especiales, aunque en libros de
gran tamaño, la camisa tiende
a separarse de las cubiertas y
debe cerrarse con cuidado para
evitar daños en la camisa, en
las guardas y en los cortes de
las tapas.

103
Micro-veladuras por pliegues y Micro-veladuras por pliegues y Desgarros en el cierre y fatiga
arrugas. Pérdida de visibilidad arrugas. Pérdida de visibilidad en las bisagras. En ambientes
por abrasión. Posibilidad de por abrasión. Posibilidad de muy secos, se acentúan los
rotura en ángulos de corte. rotura en ángulos de corte. daños mecánicos. En cajas y
Ensuciamiento por polvo Ensuciamiento por polvo fundas holgadas, las presiones
superficial. superficial. Al ser rígido, puede pueden causar deformaciones
dañar las encuadernaciones y arrugas por aplastamiento.
con cofias o puntas rotas.

En fundas estándar, ninguno. Cinta de doble cara o cinta Ninguno. Aunque se pueden
En fundas a medida: Encap- autoadhesiva para fijar las adherir tejuelos para mejorar la
suladora. Plancha de corte. solapas entre sí. Esto supone legibilidad.
Cuchilla. Regla metálica. la introducción de elementos
de baja estabilidad en la
confección de la funda de
protección y un elemento de
riesgo.

Depende si son realizadas Depende del grosor del Muy bajo.


a mano o adquiridas a un poliéster y de la complejidad
suministrador en tamaños de la funda. También si
estándar. son realizados a mano o a
máquina.