SiteGround Tutorials

SugarCRM Tutorial
Introduction to SugarCRM
Sugar CRM Suite is one of the most popular customer relationship management (CRM) systems available today developed by SugarCRM Inc. In fact there are three different versions of this software. In this tutorial we'll be talking about Sugar Open Source. Sugar CRM OS is freely distributed and customizable, and possesses a rich set of features. The implementation of SugarCRM in your business will improve your customer service and will help you to closely monitor your company performance. SugarCRM is suitable for all kinds of businesses. With SiteGround hosting you can use all  Sugar CRM OS features.  The application is very well supported and there are many language packs, plugin for Outlook and many free themes. Also Sugar Suite is written in a simple, popular programming language (PHP) that can be customized in an instant. Further more if you are a programmer you can take a look at the source and modify it. Due to its open source nature there is a big devoted community with thousands members who develop and test all the time new useful stuff.  Currently the latest stable release of Sugar CRM is version 4.0. In this tutorial will focus mainly on it but most things should apply for other versions too. 

SugarCRM Tutorial covers the following areas: Clean SugarCRM installation* of version 4;   How to upgrade SugarCRM version;   How to create backups and restoration of SugarCRM;   Selection of the most common problems with SugarCMS and troubleshooting them;   Working with SugarCRM  ­ creating contacts and accounts, sharing documents,  email options.  
Check the  CRM Hosting package if you would like to start your SugarCRM website immediately! 
Please note, that with SiteGround CRM Hosting package you get a free installation of SugarOS 

 
(c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services. All rights reserved  You may use this tutorial for your own use. You may not distribute it in any form without the express permission of  the publisher. You may provide a link to the publisher's web site, where this tutorial can be used from. This tutorial  is provided free of charge and without any warranty of any kind.

SugarCRM installation
Get a FREE SugarCRM installation with SiteGround SugarCRM hosting  Package! 

MySQL database setup and adding a user for SugarCRM
Before installing Sugar OS we need to create a MySQL database and add a user with all privileges to it. This can be done following these simple steps: 

Log into your CPanel (located at https://yoursite.com:2083 for your domain, use the login for your Customer's Area at Siteground).   Go to MySql databases   Scroll down to where it says: Db: _________ [add]. Enter your preferred database name. Click Add.   This will create a database in the format of account_databasename, where account is your username with Siteground. Databasename is the name you've chosen for your database ­ in this tutorial we've used sugarcrm   Now scroll down to Users. Enter a username and password, then click Add User.   This will create a username in the format of account_username, where account is your username with Siteground, and username is the one you have just created for your new

 This can be easily done with Filezilla ­  a   f r e e   o p e n   s o u r c e   f t p   c l i e n t   ( L e a r n   m o r e   a b o u t   F T P   c l i e n t s   a n d   a c c o u n t s   h e r e   : http://siteground.Click Add.  So after following the link to the download we should have locally on our PC the file SugarSuite ­4. We won't consider this option because we are using Siteground's premium services which provide the necessary hosting solution. Mind to specify your full database name. This is our server's default name. Sugar OS can be downloaded freely from:  http://www. Next we proceed with getting the necessary package.   This will create a username in the format of account_username.sugarcrm. and in the box on the right. Only after this we can proceed next.g.*. choose your newly created database. For User name we use again the already created and added to the database user  ­ its full name including our account name.   Please. There are also installers which contain besides Sugar CRM a full running version of the server needed.zip (* would correspond to the current stable branch).  .com/ftp_client_account. We have to specify the database configuration:     For Host Name we use localhost. scroll back up to locate the two drop down boxes with a button that says [Add User to Db]. All options must be green "OK". In Database Name we specify the database we have already created.com/SugarCRM   If you have followed correctly all the steps up to now you will be taken to a default welcome page. You can either create a directory on the remote server called SugarCRM or directly upload all the files to your public_html folder. Click Add User to Db. choose your newly created username. Then we unzip the file and upload only the contents inside the extracted folder to our web space at Siteground.   In the drop down select box on the left.com/crm/download/sugar ­suite. Last we specify the password for the database user. When uploading please use passive mode and carefully fill in your username. Enter a username and password.   SugarCRM download and installation That's all about the database setup. which includes your account name with Siteground  ­ e. which has to ensure all files have the necessary permissions and the server is compatible with our installation.   This will create a database in the format of account_databasename. then click Add User.Step 3 is the most important in the setup process.     When we click the Start button. The second option should be considered when you would like to have SugarCRM as your main site. We check "Accept" at the bottom and proceed to the next step. where account is your username with Siteground. At the bottom of it you'll find a link to start the installation. Now we have a system check. Databasename is the name you've chosen for your database ­ in this tutorial we've used sugarcrm   Now scroll down to Users.html  We are going to need the full core package at the top  ­ Sugar Open Source. password and ftp address. we are taken to a page with the License Acceptance.htm).  Now we have uploaded the files and we go to the corresponding url ­ in our case:  http://yoursite. "accountusername_sugarcrm". where account is your username with Siteground. and username is the one you have just created for your new database.

 In Database Name we specify the database we have already created.  Well done! This is the end of the SugarCRM installation process and you are automatically redirected to your default start page.     (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services. Mind to specify your full database name. you can check the "Populate database with demo data" button. Then the installation is performed and you should see at the bottom:   "Your system is now installed and configured for use. Otherwise it may confuse you because you would have to delete all the data later.    We click Next and we're taken to a page in which we have to confirm our settings until now. Last we specify the password for the database user.  Upgrading previous releases of SugarCRM to the latest one This section will guide you how to upgrade from Sugar Suite 3. That is why SugarCRM upgrade is not possible. Please refer to the  SugarCRM backup section  in this tutorial or ask our friendly Support team at Siteground to do the backup for you. "accountusername_sugarcrm". After that go to Admin link in the up right corner. If you would like to use the latest SugarCRM version on a shared server you would need to make a fresh installation instead of upgrading an existing SugarCRM. . All rights reserved  SugarCRM Upgrades For SiteGround Customers: SugarCRM upgrade currently requires too many specific server setup changes. Prior to upgrading you are strongly advised to backup all you files and database. This would be useful if you want to explore a working system and you intend only to test the current installation.  We leave unchecked Create database and Create user because we have already done it. You will need to log in for the first time using the "admin" user name and the password you entered during setup. This is our server's default name. For User name we use again the already created and added to the database user  ­ its full name including our account name. If you prefer. Then click on the Install button."   Finally you have the opportunity to register your installation.  In order to begin the upgrade process you would need to download SugarCRM 4. At this step you would have to upload the upgrade file you've downloaded recently.  For Host Name we use localhost.   Next find the link to the Upgrade Wizard and proceed.0 Latest Stable Patch file. Here you should have no problems and just proceed with next.g. This would be helpful for the developers and their future plans.0. It is not necessary to check Drop and recreate existing SugarCRM tables because we are doing a clean installation. Next will appear a list of the changes that will be applied. which is not secure for a shared server.x to 4. Then please log in your SugarCRM with the admin username and password. You have the option to uncheck values and thus not to upgrade them. We consider you already have a running application and you have decided to upgrade. If you are not interested you just click Finish at the bottom.5. You have to specify only your administrator's password for the application and retype it.   Next page can be left with the values populated by default. which includes your account name with Siteground  ­ e.

 Then click on the Install button. Next select all the tables. Then we click on the SQL tab and from the second menu we browse to the sql file on our PC and click Go. If this happens try again to use the mentioned upgrade package and see if you can follow the rest of the . The easiest option is to copy the whole folder with SugarCRM from the server to your local PC by ftp. as we've mentioned there is a big community around the project and very helpful and  supporting forum. Fortunately. Trying manually to overwrite files may result in various errors. If the query is successful our database has been populated with the backup data. Next you click on Commit. At this step you would have to upload the upgrade file you've downloaded recently. You might have to update your Time zone too. After this all applied changes are listed and at the end should be:   "Upgrade applied successfully!"   Still there are more things to be done.  Usually problems are connected with files permissions and database issues. which is fairly easy clicking on the button and choosing the right one.   Well done! That's the end of the process and now your SugarCRM is upgraded. You have to click on Return to Upgrade Wizard at the bottom.  In order to restore fully your SugarCRM you need to have the database restored and the files copied backed to the server. Exporting your database is simple.0 Latest Stable Patch file.   So first we need to export the database. Thus you'll download a sql file.     (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services. the 4. Now we have the MySql file needed for backups. All rights reserved  SugarCRM Common Problems and Troubleshooting At the time this tutorial was written. You have the option to uncheck values and thus not to upgrade them. After that go to Admin link in the up right corner. Then navigate and click on the Repair option which is in the right corner of the first table on the page. It can be done from PhpMyAdmin.  We can restore our backup by importing the mentioned sql file into an empty database or into a SugarCRM database. From Structure options check also Add DROP TABLE and then click Go.In order to begin the upgrade process you would need to download SugarCRM 4. go to MySql databases and at the bottom of the page is the link to PhpMyAdmin. which is not recommended unless know what you are doing. Next will appear a list of the changes that will be applied. Both should return Done at the end. Thus many problems are just to be discovered. Also when upgrading make sure you follow the instructions from the manual. Then click the Export tab. That's why it is important to upload files intact as they have been extracted. Later when you want to restore your old SugarCRM just copy back the files from your pc to the server in the proper directory. First on the left side choose your SugarCRM database. We won't consider using it though because it is not complete  ­ it does not take care of your database which is very important. In order to reach it you have to log in your Cpanel.0 SugarCRM version was quite fresh in the stable branch.   After this go back to the Admin page (click on the Admin link up right).   Next find the link to the Upgrade Wizard and proceed. Next we'll follow the links Rebuild Relationships first and then Rebuild Extensions.    (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services.   After clearing out the database backup procedure we'll proceed with managing the files. In order to do that we go again to our PhpMyAdmin and choose the database we've specified to use with our SugarCRM. Then please log in your SugarCRM with the admin username and password. All rights reserved  SugarCRM Backups Creating backups of SugarCRM and its MySQL database and restorating them There is a backup tool included in the application.

 If you end up with total mess. All rights reserved  How to use SugarCRM How to create contacts in SugarCRM? First. This is done by checking the box next to the Contact's name and clicking the red Export link at the top/bottom of the list. It can be imported in many applications like MS Excel for example. You can add contacts from this page.  How to create accounts in SugarCRM? For managing your accounts. You don't have to fill all the fields.     (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services.  All main features have corresponding tabs for fast access at the top of the screen. Click on the corresponding tab for more details and operations. There is a possibility to export the data contained within components to a . Also when upgrading make sure you follow the instructions from the manual. The difference is that here are provided less details.   It is useful to know that Contacts can be exported to a .csv (Comma Separated Value) file. The link to this can be found on the Shortcuts menu in Contacts tab. Tasks or scheduling Meetings and Calls is similar to the mentioned above. contacts are people related to sales accounts. There you can store quite detailed information for your contact. There is also a possibility to import a contact from a vCard by uploading the file.0 SugarCRM version was quite fresh in the stable branch.csv file (Outlook compatible). but the Family Name by which the contact is saved.   . Cases. Fortunately. the 4. don't hesitate to contact Siteground's Support team and the least we can do is to restore your backup on the server from last week.At the time this tutorial was written. Trying manually to overwrite files may result in various errors. That's why it is important to upload files intact as they have been extracted.   Creating Leads. There is a tab Contacts which brings you to a list with all the contacts. You have a link for creating contacts on your left Shortcuts menu. Next we'll take a look at the most important ones:  How to create contacts.  Usually problems are connected with files permissions and database issues. Opportunities. It is recommended to fill in as much information as you have so that everyone can benefit from it. Here we'll give you basic directions to get you started and accustomed to working with the application. Make sure you fill in Account Name as it is used for the name by which the account will be stored.  Another way to add a contact is by the shortcut Enter Business Card from the left menu. If this happens try again to use the mentioned upgrade package and see if you can follow the rest of the instructions.  By clicking on the link Create Contact on the left Shortcuts menu you are taken to a page with numerous fields. as we've mentioned there is a big community around the project and very helpful and  supporting forum. A very detailed User Admin Guide can be downloaded from Developers' site. All rights reserved  How to use SugarCRM SugarCRM web interface is very intuitive. Creating account is just as easy as everything else in this very user friendly application. Just follow the link on the Shortcuts menu on the home page. Thus many problems are just to be discovered. please click on the Accounts tab. accounts and how to share documents in SugarCRM   Emails options in SugarCRM     (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services. Contacts may also be added directly from the left Shortcuts menu on the home page.

 In the general case your settings should look like this:    The new fields will open when you choose to use SMTP as Mail Transport Agent and check the box next to Authentication SMTP Username.   Creating Leads.    (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services. Make sure you fill in Account Name as it is used for the name by which the account will be stored. On one hand you can send emails from your account at SugarCRM provided you've specified the right settings. find more information about email settings at the Email tutorial.  . Opportunities. Efforts have been again focused on making working with it very intuitive. Please explore all possibilities and choose the appropriate for you. On the new page find E ­mail Options.    Specify the above settings in the first box corresponding to your account.  Please. For this purpose please navigate to your Admin section (Admin link up right). You can leave the middle box untouched. Then go to Inbound Email link at the bottom and choose Manage Mailboxes. You can choose from the possible actions what to do with the incoming mails. Now you'll be able to send mails right from SugarCRM. You can specify revision details. At the end click Save. If you haven't done that already. All rights reserved  How to use SugarCRM Email features in SugarCRM: E­mail Options  Mail features in SugarCRM have some sophisticated options. a red link will appear:  Warning: Your email settings are not configured to send email. Click on the corresponding tab for more details and operations. The first one is ­ Monitor new mailbox.   How to share documents in SugarCRM? Sharing documents is an incredibly useful and convenient feature in SugarCRM which allows you to upload files and share them with your team. full description and expiration date for them. Cases. Edit  My Settings  Click on "Edit My Settings".benefit from it. The bottom box is quite interesting. Just follow the link on the Shortcuts menu on the home page. You can use your mail account at Siteground for sending mails so just specify the corresponding values. Tasks or scheduling Meetings and Calls is similar to the mentioned above. There is also a possibility to assign the received mails to a group. You have 2 settings for editing.  Inbound Email Setup Next we'll take a look at the incoming mail options.

 Please explore all possibilities and choose the appropriate for you. All rights reserved  . There is also a possibility to assign the received mails to a group. It might be useful to have your first installation populated with sample data (refer to the Clean installation at the beginning of the tutorial). feel free to contact us if you have any questions or recommendations about this tutorial at: tutorials 'at' siteground.  Those were among the most important features we've covered.  Please. You can leave the middle box untouched.com     (c) Copyright 2006 SiteGround SugarCRM Hosting Services.Specify the above settings in the first box corresponding to your account. You can choose from the possible actions what to do with the incoming mails. The bottom box is quite interesting. find more information about email settings at the Email tutorial.   Please. As we've mentioned working with the application is intended to be intuitive and user friendly. so you can explore all features with sample values.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful