La politique achat comme outil de recherche de marge de manoeuvre

Club Finances Gazette des Communes

Contexte

• Une démarche engagée en 2006 • Des résultats intéressants: - la mise en place de comités achats pour traiter l’ensemble des besoins transversaux - l’apprentissage de la mutualisation avec nos 2 communes associées - des économies: Fin novembre 2010, 4,4 millions d’euros d’économies ont été réalisés: - 428 K€ en fonctionnement sur un montant d’achats correspondant de 1 768 K€ (soit 24 %), et - 3,9 millions € en investissement sur un montant d’achats correspondant de 29,2 millions € (soit 13 %).

Pourquoi investir dans la fonction Achats ?

fonction achat = + marge de manœuvre budgétaire
100%

- Chiffres 2009 en M€ -

Budget: 500 M€
Achats: 140 M€
18,7%

- 5% sur les achats de fonctionnement = + 10% épargne brute = - 6.5% d’emprunt ou + 3.5% de dépenses d’investissement

Pour obtenir +10% d’épargne, il est aussi possible d’augmenter de :  + 20% les recettes tarifaires ou  + 1.5% sur les impôts et taxes

Un potentiel d’économies fort
5.8 M€ d’économies réalisées depuis 2008

15 M€ d’économies achats supplémentaires à obtenir et à pérenniser d’ici fin 2014

Soit 10.5% des 143 M€ d’achats
-Niveau d’objectif achats en % des montants achats 16% Lille à fin 2014  10%  Lyon, Tours  7% Paris 5% 0%

Un potentiel d’économies fort
Potentiel d’économies par famille

TOP des économies réalisées par organismes publics nationaux et locaux Catégorie Min Max Ville Lille
Assurances Fourniture administrative / bureau Matériel informatique Produit d'entretien Mobilier de bureau Vêtement de travail Livres / disques / cassettes Peinture Désamiantage & curtage Impressions Logiciel Réseaux voix / données Formation hors métier Flotte véhicule Travaux Maintenance des bâtiments Gardiennage Fournitures scolaire 27% 12% En cours 6% 20% 15% 8% 5% 5% 4% 3% 2% 15% 15% 15% 8% 3% 5% 5% 3% 7% 5% 2% 38% 37%
Rythme de réalisation des économies supplémentaires

En cours

30% 20% 2010 2011 2012 2013 2014 20% 20% ETP acheteurs 1,25 12 22 22 22 20% Economies 1,3 M€ 3M€ 2,7M€ 2,7 M€ 20% sur investissement Economies 20% 450 k € 2,25M€ 1,8 M€ 600 k € 600 k € sur fonctionnement 20% 14% TOTAL économies 450 K € 3,5 M€ 4,8 M€ 3,3 M€ 3,3M€ 14% TOTAL 15,4 450 K € 3,9 M€ 8,8 M€ 12,1M€ 11% économies cumulées M€ 10% 9% 9% 15% Sources : analyse de 19 familles achats, benchmark économies collectivités locales, Accenture 5%

143 M€ de dépenses achats à maîtriser (fonctionnement + investissement)
Pourcentage des montants d’achats

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% DSI 3% Direction Achats 12% Implication des acheteurs de la DA limitée Légitimité des acheteurs de DA faible
 niveau de compétences achats peu élevé  maîtrise (2%)  connaissances de base sur les achats (48%)  aucune connaissance (38%)

Une fonction achat dispersée sur 120 personnes au sein de la Ville (référent achat marché) :
 non dédiées à 100% aux tâches achats marchés

Services opérationnels

85%

 une culture d’abord juridique  des pratiques achats non systématiques  négociation systématique pour 14% des interrogés

85% des montants d’achats à professionnaliser

Une influence des acheteurs de la Direction des Achats à renforcer au-delà des 12% de montant acheté

Sources : 60 questionnaires remplis par Direction des Pôles, 20 entretiens individuels , analyse des dépenses achats

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Principes structurant de la future organisation achat marchés
Constats Principes d’organisation

Une fonction achat dispersée / diluée et donc difficile à coordonner
Des techniques achats pas systématiques par manque de temps et de compétences Centralisation des tâches achats sur des ressources dédiées à 100% aux achats pour plus de coordination et de compétences

15 M€ d’économies à concrétiser Une fusion de la Direction Achats et de Direction des Marchés Publics dans une seule et unique Direction Achats Marchés Un équilibre à rétablir entre optimisation économique et optimisation juridique

7

Centralisation des achats sur 3 organisations acheteuses (1/3) Périmètre achat par organisation acheteuse
70 M€ 6 à 8 ETP
Services techniques
• Travaux • Exploitation / maintenance chauffage • Travaux de toiture • Travaux de menuiserie • Travaux de peinture • Aménagement intérieur • Désamiantage & curtage • Matériaux de construction • Eau / assainissement • Store / fermeture • Location matériel de construction • • • • • Matériel & installation électrique Métallerie Miroiterie Télésurveillance Ascenseur • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

66 M€ d’achats- Pôle Finance
Future Direction Achats Marchés Prestation intellectuelle Nettoyage bat & espace public Alimentation (bio) Matériel roulant Fluides Baux immobilier Charges immobilières Gardiennage Publicité Mobilier de bureau Produit d’entretien Fourniture de bureau Vêtement de travail Voyages Formation Petit outillage Abonnement / documentation Assurance Carburant EPI Note de frais

60 M€ 10 à 13 • Evénement culturel / artistique ETP
• Mobilier de bibliothèque • Loc. de mat. de manifestation • Transport de biens • Stationnement • • • • Mobilier école / petite enfance Colonies Matériel scolaire / pédagogique Transport collectif de personnes & animaux • Livres • Produit bébé • Matériel de sport • • • • • • • • Mobilier urbain Espace verts (travaux & entretien) Air de jeux Eclairage public Communication Colis de Noel Cadeaux du Maire Médaille

• Entretien / réparation bâtiment

Points clés de l’organisation :  Les bénéfices de la centralisation (consolidation des volumes, facilité de pilotage, mutualisation des ressources)  tout en garantissant l’adhésion de tous les métiers et en particulier QDV (via une plus grande proximité métier des équipes acheteurs)  Maitrise totale des achats de fonctionnement par le Pôle FME

Achat cabinet du Maire : • Réception • Prestation de traiteur • Travaux impression

DSI • Transport voix & données • Matériel informatique • Logiciel • Distribution de document • Matériel audio visuel • Photocopieur

6 M€ 2 ETP

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Politique Achats Les 3 objectifs prioritaires de la fonction achat

1
Contrôler et maitriser la dépense d’achat
Réaliser 15 M€ d’économies achats sur la mandature  Définir et mettre en place des politiques de consommation  Contrôler les circuits de dépenses achats

2
Renforcer l’engagement de la Ville de Lille dans le développement durable et responsable

Définir des stratégies achats équilibrés intégrant les préoccupations économiques, sociales et environnementales

3
Simplifier et accélérer la passation des marchés et des commandes

Mettre en place des outils modernes de prise de commande  Définir le juste niveau de contrôle juridique dans les procédures

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Politique Achat de la ville de Lille Proposition de thèmes à développer dans la Politique Achat Les 10 principes directeurs de la Démarche Achat Marché
1. Associer un acheteur professionnel à tous les actes d’achats 3. Réaliser des benchmarks de prix et de pratiques avec d’autres organismes publics ou privés 5. Stimuler la performance des fournisseurs 7. Négocier quand cela est autorisée ou recourir aux enchères inversées 9. Respecter les principes d’éthique et de déontologie détaillés dans la charte éthique signée par chaque acheteur 2. Consolider les besoins des 3 villes associées, des CCAS. Grouper les commandes avec LMCU et les communes adhérentes

4. Définir les besoins au plus juste / standardiser les besoins
6. Analyser les prix en coût complet

8. Recourir aux nouveaux outils achats et approvisionnement 10. Maîtriser le risque juridique

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