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[Nota: La siguiente plantilla es proporcionada por Rational Unified Process, con algunas modificaciones realizadas por el CTI – Universidad de Tarapacá para adecuarla el proceso de desarrollo de la unidad. El texto encerrado entre corchetes y desplegado con letra azul cursiva (estilo = infoBlue) está incluido para proveer una guía al autor del documento y debe ser removido antes de publicar el documento. Un párrafo ingresado inmediatamente después de este estilo, será transformado automáticamente a Normal (estilo = BodyText).] [Para personalizar los campos automáticos (que se despliegan con un fondo gris cuando están seleccionados), seleccione Archivo->Propiedades y reemplace los campos Título, Asunto y Compañía con la información apropiada para este documento. Después de cerrar la ventana de diálogo, los campos automáticos deben ser actualizados en todo el documento seleccionando Edición>Seleccionar Todo (o Ctrl-E) y presionando F9, o simplemente presionando cada uno de los campos y presionando F9. Esto debe hacerse separadamente para los Encabezados y Pie de página. Alt-F9 cambiará entre los nombres de los campos que se despliegan y el contenido de dichos campos. Véase la ayuda del Word para más información acerca del trabajo con campos.]

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Historial de Revisiones
Fecha <12/abril/2007> Versión <1.0> Descripción <descripción del área de negocio cobranza y FSCU> Autor <Natividad Grandón >

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Tabla de Contenidos
1. Introducción 1.1 Propósito 1.2 Alcance 1.3 Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones 1.4 Referencias 1.5 Vistazo 2. Situación Actual del Área de Negocio 2.1 Descripción del Área de Negocio 2.2 Objetivos Estratégicos. 2.3 Problemática. 3. Procesos de Negocio 3.1 Diagrama de Procesos de Negocio para Cobranza y FSCU 3.2 Breve Descripción de los Procesos de Negocio. 3.2.1 Preparar informes 3.2.2 Gestionar Orden de Pago 3.2.3 Rendición SARC 3.2.4 Rendición Fondos Fijos 3.2.5 Contabilizar CI 3.2.6 Contabilizar CIM 3.2.7 Registrar y Contabilizar Documentos 3.2.8 Arqueo de Estampillas 3.2.9 Emisión Facturas compra y venta 3.2.10 Corrección Monetaria 3.2.11 Contabilizar Cuentas a Terceros 3.2.12 Control del Presupuesto 3.2.13 Gestión Viáticos 3.2.14 Calcular y contabilizar Costo de Marca 3.2.15 Analizar Cuentas 3.2.16 Realizar Estados Financieros 3.2.17 Realizar Conciliación Bancaria 3.2.18 Declarar Formulario 29 3.2.19 Cierres y Aperturas Contables 3.2.20 Contabilizaciones Especiales 4. Modelo de Roles 4.1 Breve Descripción de los Roles identificados. 5. Diagrama de Casos de Uso de Negocio 1 1 1 1 1 2 2 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7

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1.Introducción
[La introducción del Modelado del Negocio debería proveer un vistazo del documento completo. Debe incluir el propósito, el alcance, las definiciones, acrónimos, abreviaciones, referencias y un vistazo de este Modelado.] 1.1Propósito [Especifique el propósito de este Modelado de Negocio.] El propósito de este modelado es describir la unidad de Cobranza y FSCU, identificando cuales son los procesos de negocios que están presente en el cumplimiento de los objetivos de la unidad. 1.2Alcance [Especifique una breve descripción del alcance de este documento; con qué proyectos está asociado, o cualquier cosa que se vea afectada o influenciada por este documento.] El documento presenta un análisis alto nivel del área de negocio de Cobranza y FSCU, las cuales reflejan una estrecha relaciona con las áreas de negocio de Finanzas, Contabilidad y registraduria necesitando para ello una comunicación constante y efectiva. 1.3Definiciones, Acrónimos y Abreviaciones [Esta sección provee las definiciones de todos los términos, acrónimos y abreviaciones requeridas para interpretar apropiadamente el Modelado del Negocio. Esta información debe ser proporcionada como referencia al Glosario del Proyecto.] Definiciones Acrónimos. VAF: vicerrectoria de administración y finanzas FSCU: Fondo solidario de crédito universitario. PAE: programas academicos especiales Abreviaciones: 1.4Referencias [Aquí se proporciona un completo listado de todos los documentos referenciados en algún lugar dentro del Modelado del Negocio. Cada documento debe estar identificado por un título, número de reporte (si aplica), fecha, y organización publicadora. Especifique las fuentes de donde se pueden obtener las referencias. Esta información puede ser provista por referencia a un apéndice o a otro documento.] [1] Documento de vision , Freddy Castro. [2] Modelamiento de negocio , Jesús Garcia Molina Confidencial ©Universidad de Tarapacá 2005 1

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[3] Plantillas Ejemplo RequisitePro 1.5Vistazo [Esta sección debe describir qué contiene el resto del documento y explicar cómo está organizado.] El documento en una primera instancia se describe la situación actual del área de negocio de Cobranza y FSCU, y su participación en la empresa y las principales actividades que realiza.

2.Situación Actual del Área de Negocio
2.1Descripción del Área de Negocio El área de cobranza y FSCU es responsable de efectuar las operaciones de los flujos de fondos; tramitar, controlar y cautelar los recursos financieros y percibir los ingresos de la Universidad. Controlar y cumplir con las obligaciones de pagos de custodia de los valores y documentos financieros, además deberá administrar el Fondo de Crédito Universitario. El área de negocio de Cobranza y FSCU, depende jerárquicamente de la vicerrectoria de administración y financia, de acuerdo a la nueva estructuración de la universidad, y esta bajo la dirección del Sr. Claudio Araya M., esta área posee dos sección bien definidas, cobranza y FCSU, cuenta con una planta de 12 personas, seis para cobranza y cinco para el área de FSCU. El área de cobranza está encargada de realizar la cobranza a los alumnos, principalmente a través de la emisión de cuponeras de pago y repactación de deudas. El área de FSCU se encarga de la cobranza de las deudas de ex - alumnos de la Universidad por concepto de financiamiento obtenido durante sus semestres de estudio. 2.2Objetivos Estratégicos. Objetivo General: El objetivo dirección de Cobranza y Fondo Solidario de Crédito Universitario es cumplir la planificación estratégica para lograr la solvencia de la Universidad. Sub-objetivos: • Gestionar la cobranza efectiva. • Controlar y registrar los proceso de PAE. • Regulazación de cuentas corriente de los alumnos. • Mantener informados de las responsabilidades adquiridas con FSCU. FSCU: • Problemas 1: Educación de los alumnos en cuanto a plazos, formas, que es lo tiene que hacer adoctrinamiento (socialismo). Solo los alumnos quiere tener el financiamiento, no hay una responsabilidad por lo que están firmando. • Problemas 2: Costo en mantener informado a las Gente. • Actualización de información solo 20 % de los alumnos están actualizados (cobranza y FSCU) • Solución : manejo de correo electrónico • Generar retroalimentación mediante la actualización a través de consultas. • Captura de información a través de consultas • Finanzas : DAE, control de los beneficios para asignación de fondo de crédito, [En esta sección se deben indicar detalladamente los objetivos estratégicos del área Confidencial ©Universidad de Tarapacá 2005 2

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de negocio, teniendo claro que los objetivos estratégicos describen el efecto e impacto que se espera lograr con la acción de la unidad. Un objetivo estratégico es la razón por la cual se trabaja y está directamente vinculado al logro de resultados] 2.3Problemática. Cobranza: • Falta de manuales de procedimiento que regulen los procesos de cobranza de pre-grado y PAE. • Falta de control para la gestión de cobranza efectiva a deudores morosos. • Costo de mantener a los alumnos informados, a través de la actualización de sus datos (principalmente Dirección) FSCU: • Falta de difusión de información a los alumnos acerca del compromiso de pago de la responsabilidad que adquieren al financiamiento estatal de su educación superior. • Costo de mantener información a los alumnos y ex-alumnos. Falta de informa [Describa la situación actual del sistema para el área de negocio (si es que tiene) y los problemas que tiene. Debe quedar claro el por qué existe la necesidad de una actualización, de un servicio, o de un nuevo sistema.]

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3.Procesos de Negocio
3.1Diagrama de Procesos de Negocio para Cobranza y FSCU

Cumplir planificación estratégica para lograr solvencia de la universidad

Gestión de cobranza Efectiva Gestinar los procesos no pregrado Regularizar las cuentas de alumnos

Mantener informados a los alumnos

Generar Deuda Repactacion es

Emisión de Cuponeras

Cargar PAE

Captura de datos informacion

Emitir Información

Registrar Deuda Deuda

Análisis de Cuentas Deuda

Contabilizació n

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3.2Breve Descripción de los Procesos de Negocio. 3.2.1Preparar informes Esto proceso describe la preparación y emisión del informe mensual de deuda de Proveedores y la emisión del Libro de Compra. El primero de ellos describe el estado de lo adeudado por parte de la Universidad a los Proveedores y el segundo detalla todas las facturas y notas de créditos correspondientes a los proveedores de la Universidad, pero principalmente determina el crédito fiscal que se utilizará para la declaración de impuesto del mes. 3.2.2Gestionar Orden de Pago Este proceso describe los medios utilizados para realizar ordenes de pago, principalmente estos medios son: Ordenes de Compra, Solicitud de Ordenes de Giro y Solicitud de Ordenes de Servicios. Estas son las tres formas por las cuales la unidad de Cuentas por Pagar realiza ordenes de pago por las obligaciones con sus proveedores. 3.2.3Rendición SARC Este proceso describe la forma como se rinden las denominadas “ Sumas por Rendir “. Este tipo de rendición especial se realiza a través de una Solicitud de Orden de Giro y consiste en solicitar un monto previo en dinero, el cual servirá para realizar compras y posteriormente rendir estas compras contra el monto previamente solicitado. El proceso termina saldando la suma de dinero solicitada contra las compras realizadas, si hay diferencias se regulariza con un comprobante de ingreso para saldar finalmente lo solicitado. 3.2.4Rendición Fondos Fijos Este proceso es algo similar al descrito en el punto anterior, pero con la salvedad que estos Fondos Fijos ( o Cajas Chicas de las distintas unidades ) cuentan con un monto determinado en dinero que gastan a través de compras menores y la unidad de Cuentas por Pagar verifica esos gastos y los repone de acuerdo al monto fijado por este Fondo Fijo. Esta solicitud de reposición también se realiza a través de una Solicitud de Orden de Giro. 3.2.5Contabilizar CI Este proceso realiza la contabilización de los Comprobantes de Ingreso que emiten los cajeros a través del sistema computacional. Estos Comprobantes son revisados por la persona encargada de Cuentas por Cobrar, seleccionándolos y simulando un proceso de contabilización. Si la simulación está correcta entonces procede con la contabilización, en caso contrario, regulariza la situación para poder contabilizar. 3.2.6Contabilizar CIM Este proceso realiza la contabilización de los Comprobantes de Ingreso emitidos en forma manual. En todo caso, queda por aclarar quién realiza este proceso de contabilización. 3.2.7Registrar y Contabilizar Documentos Este proceso realiza el registro de documentos de venta, tales como, Boletas de Ventas y Servicios, Notas de Créditos y Notas de Débitos que son emitidas manualmente. Para luego de su respectivo registro en el sistema proceder con la contabilización.

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3.2.8Arqueo de Estampillas 3.2.9Emisión Facturas compra y venta Este proceso realiza el registro de las facturas de venta y su emisión a través de formulario continuo. En el caso de compra, la Universidad cuenta con Facturas de Compra, destinadas a proveedores que no cuentan con este tipo de documento, por lo que procede al registro y su inmediata emisión. 3.2.10Corrección Monetaria Este proceso realiza un asiento de contabilidad general ( CG ) que permite regularizar por intermedio de un proceso de Corrección Monetaria los saldos comprometidos. 3.2.11Contabilizar Cuentas a Terceros Existen situaciones en que terceros, es decir, empresas se comprometen al pago de aranceles y matriculas de ciertos alumnos. Estos casos tienen desde luego un tratamiento especial, ya que el compromiso lo tiene la Universidad con dicha empresa, pero para efecto del alumno su deuda queda pagada. Por lo tanto, la encargada de cuentas por cobrar realiza un asiento de regularización con la finalidad de dar solución a este proceso especial. 3.2.12Control del Presupuesto Este proceso involucra todo lo relacionado con el tratamiento del Presupuesto Operacional y No Operacional de la Universidad. El presupuesto indistintamente sea Operacional o No Operacional está compuesto por montos comprometidos que se encuentran clasificados por Centros de Costos e Ítems para cada unidad o proyecto que corresponda. La tarea o función de la Unidad de Presupuesto es justamente administrar y controlar que esta herramienta cumpla con sus objetivos. También realiza cuando corresponda traspasos de montos de ciertos ítems a otros cuando la situación lo amerite y lógicamente con los vistos buenos correspondientes. 3.2.13Gestión Viáticos Los viáticos se pueden entender como una especie de subsidio que entrega la universidad a funcionarios académicos, no académicos y directivos. Cuando estas persona deben realizar algún viaje, ya sea en el mismo país o bien fuera de él. El monto en dinero está destinado a cubrir gastos de alojamiento y alimentación básicamente. Dependiendo del tipo de funcionario es que existe una tarificación regulada la cual determina el monto del viático a entregar, previamente con los vistos buenos de los superiores inmediatos, contralor y del secretario de la Universidad. 3.2.14Calcular y contabilizar Costo de Marca El “ Costo de Marca “ es una especie de royalty que la Universidad cobra a las Facultades y escuelas principalmente cuando éstas utilizan en sus proyectos el nombre de la universidad para generar ingresos., ya sean por medios de diplomados, magíster, doctorados, etc. Existen distintos porcentajes que las entidades mencionadas deben pagar a la Universidad por estos postítulos. El encargado del área de Presupuesto determina el calculo de estos valores y luego procede a realizar una asiento contable ( CG ) por este tipo de evento económico. 3.2.15Analizar Cuentas Este proceso que corresponde a la persona que actúa como Analista Contable de la unidad, tiene como objetivo revisar y analizar los movimientos de las cuentas, a través del análisis que realiza al balance de ocho columnas. Esta inspección le permite determinar posibles cuentas con problemas en sus saldos, ordenando y coordinando acciones remediales para su solución. Es importante destacar que este proceso Confidencial ©Universidad de Tarapacá 2005 6

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depende principalmente por el nivel de experiencia con que cuenta esta persona.

3.2.16Realizar Estados Financieros Este proceso confecciona y emite los Estados Financieros de la Universidad, entendiendo como tales, Balance de Comprobación y Saldos y Estados de Resultados. 3.2.17Realizar Conciliación Bancaria La conciliación bancaria es un proceso consistente en hacer concordar el saldo de una cuenta corriente bancaria informado por una entidad financiera en la cual se encuentran depositados los recursos de una empresa, con el saldo señalado en el libro banco o en el mayor general de la empresa de la misma cuenta. Este proceso es realizado por el encargado de Análisis de Cuenta, y se efectúa totalmente en forma manual a través de una planilla Excel. 3.2.18Declarar Formulario 29 Este proceso confecciona el Formulario 29 para el pago de impuesto mensual, obteniendo información del área Cuentas por Cobrar ( débito Fiscal ), Cuentas por Pagar ( crédito fiscal ) y de remuneraciones ( retenciones de honorarios e impuesto único ). Es el analista contable quién confecciona el formulario con la información mencionada en este mismo párrafo. 3.2.19Cierres y Aperturas Contables Este proceso consiste en realizar el cierre contable del período tributario anual y además de realizar la Apertura para el nuevo período. 3.2.20Contabilizaciones Especiales En este proceso el analista contable realiza ciertas contabilizaciones ( de carácter especial ) que son de su exclusiva responsabilidad, como por ejemplo, la contabilización de los Seguros. [Descripción del Proceso de Negocio (PRN) 2.]

4.Modelo de Roles
[Incluya el modelo de roles generales identificados para el área de negocio que se está modelando.] 4.1Breve Descripción de los Roles identificados. [Describa brevemente los roles identificados en el modelo de roles y su relación, de tal manera de dar una idea de su participación para/con el sistema.]

5.Diagrama de Casos de Uso de Negocio
[Incluya el diagrama de casos de uso de negocio, que incluye a todos los CUN relacionados al área de negocio que se está modelando.]

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