Easyflow 使用手冊

EasyFlow 系統管理教育訓練手冊 V2.
序
智慧型企業-知識組織新紀元，EasyFlow 打造 e 世代的新競爭優勢
身處於競爭激烈的知識經濟時代裏，人們必須不斷地自我學習，才能趕上
時代的潮流，且不致被一波接著一波的 e 浪潮所吞没，然而，現代的企業環境
亦是如此，從以往傳統的人工化商業交易行為，不斷地演變成為現今的電子化
交易，而 e 化的衝擊顯然已對現行的企業經營管理模式形成另一波的革命，因
此，企業成功的保證不再只是落實人工化的規章制度，代之而起的是建構以數
位神經系統為基礎的智慧型企業。
而 EasyFlow 電子工作流程系統乃是企業內部不可或缺的數位神經系統，
也是整合企業內或企業間各項資源的知識管理平台，它貫串整個企業之『作業流
程面』、『決策管理面』，透過其模組化與 N-tiers 架構之設計理念，為
『組織面』、
企業現行及未來所引進之系統預留方便容易之整合空間。
對使用者來說，EasyFlow 不僅成功地營造出自動化的流程工作環境，更是
企業內自我學習與經驗傳承的機制。對管理者來說，可即時監督流程之運作效率，
並從使用者作業程序中不斷的蒐集及累積『流程經驗』，進而達到流程不斷持續
改善的目標，讓組織真正落實知識管理的制度。
綜觀 EasyFlow 能有效提昇企業內部訊息溝通效率、持續改善工作流程瓶頸
同時累積及傳遞企業經營管理知識、提昇企業整體競爭力，協助企業躍昇為知識
經濟時代的先驅，成功扮演好二十一世紀智慧型企業的角色。
鼎新電腦股份有限公司
第三事業群
總經理陳建泰
經理洪登貴
鼎新數位神系統
DigitalNervousSystem 69
EasyFlow 系統管理教育訓練手冊 V2.0
壹、EasyFlow 系統簡介
一、系統效益
有效提昇企業流程工作效率
企業內部工作表單，透過 EasyFlow 流程引擎快速傳遞，突破地理距離

的限制，有效提昇企業內部的訊息溝通效率。人員出差亦可透過 Internet 連
線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，提高整體流程
工作效率，有效提升企業競爭力。
即時的流程追縱管理有效防止工作積壓
提供線上流程追蹤功能，可以隨時掌握表單目前的流程處理狀況，大
幅降低管理成本。
有效透視企業流程瓶頸提供流程再造新契機
EasyFlow 可以針對、人員、部門、流程之工作負荷與作業效率，提供對
應的統計分析圖表，有效透視企業流程瓶頸，提供企業流程再造的新契機，
提升整體工作效率。
內建自動稽核功能，提升整體工作效率
EasyFlow 系統內建自動稽核功能，對於逾時簽核者，自動寄發警示郵
件通知，有效防止文件積壓，提升整體工作效率。
二、系統功能
辦公室自動化的基礎─電子表單
使用電子表單將人工表單電子化，一方面減少紙張的使用，另一方面可以
加速訊息的傳遞，還可以透過表單中的程式控制表單的行為。例如不可空白欄位、
資料合理性等檢核控制，在填表階段就初步過濾掉漏填、誤填的狀況。此外，也
可以透過本機或遠端之元件存取資料庫的資料，經由適當的資料庫規劃，將表
單的資料及流程的規則定義在資料庫中，並透過流程引擎的解析，使得表單具
備複雜的流程處理能力，讓表單不再只是單純的格式化郵件，而是結合資料庫
的應用系統。當然，我們也可以透過適當的介面連接現有的 ERP 資料庫，將電
子表單當作 ERP 系統的延伸功能，讓企業內的資訊資源作更有效的整合，以提
升整體效益。
圖形化流程定義介面，決定表單傳遞的流程
表單電子化之後最主要的問題就是該如何決定表單的流程，我們可以使用
EasyFlow 系統所提供的流程定義介面，並配合二十七種流程角色，輕輕鬆鬆將
企業內部複雜流程加以定義，當使用者在傳送表單時 EasyFlow 系統便藉由流程
引擎依據所定義好的流程來解析每一關的簽核者。這樣的一個流程系統平台所扮
演的功能就包含了流程的定義、解析與傳送，文件表單的簽核與追蹤紀錄…等。
線上掌控進度，即時流程追踪管理，有效防止工作積壓
表單傳遞出去之後，如何得知目前的進度如何呢？填了一張請購單申請一
部 PC，傳送出去之後，若沒有適當的追蹤功能，使用者並不知道現在處理的狀
況怎麼樣了，過了幾天之後還沒見到所申請的 PC，可能得拿起電話或離開座位
去找相關人員了解一下到底流程進行到哪裡，而他們也許不在位子上，徒然浪
費許多時間在追蹤流程的進度，效率還是無法獲得有效的改善， EasyFlow 系統
提供即時流程追踪查詢功能，解決流程難以追踪的困擾。
方便的 Web 化使用介面，可透過 Internet 進行文件處理

Web 化的 EasyFlow 系統不僅可以作為企業內部員工的工作平台，更可讓
出差在外之員工透 Internet 上網查詢文件或簽核表單等作業，此外，一個完整的
協同運作環境，無可避免的需要用到資料庫，因此，如何有效率的透過 Internet
存取資料，也是我們需面對的問題之一，目前微軟推出易於使用、功能強大的資
料存取技術，如 RDS、ADO 及三層式甚至多層式的技術架構，可以有效解決
Internet 的資料存取問題。
提供程式權限控管，組織分工更明確
組織中因部門、職務的分工，針對不同的業務作業會有不同的處理權限及職
責，因此在流程電子化之後，權限管理也是我們必須考慮到的地方。EasyFlow
針對使用者權限控管，提供符合企業各部門獨立控管的現實需要，避免所有變
更維謢都須要靠電腦中心而無法快速滿足使用單位自行處理的瓶頸。
運用 OLAP 資料分析功能，有效透視企業流程瓶頸
有了流程的處理資訊記錄，我們可以根據收件時間、處理時間算出表單處理
效率，而根據記錄中的處理人員，能得出人員的處理效率及工作負荷，並可進
一步由組織部門人員的關係，得到部門的效率及負荷情形，這對以往人工作業
流程而言，幾乎是不可能的任務，在評估人員及部門的效率時缺乏具體、精確的
數字可供參考，往往只能自由心證，憑印象。流程電子化之後，除了可立即縮短
流程的處理時間外，而過程中的處理記錄更可以用來分析出有用的資訊，幫企
業找出流程的瓶頸在哪裡。
打造企業協同運作環境，提升組織競爭力
企業電腦化會遇到的最大阻力是『人』，而電子工作流程系統雖比一般 ERP
系統來得小，但使用的人卻可能比 ERP 系統多更多，電子流程的導入，對資訊
人員而言實是一大考驗。因此，如何建構一個易於使用及管理的協同運作環境非
常重要，而且必須考慮到組織未來的成長及變動，系統需有易於調整的應變能
力。若協同運作環境打造完成，其效益是立即可見的，而根據這樣的基礎，我們
還可以在其上發展各種應用系統，如會議決議事項執行情形、客戶服務處理進度
的追蹤管理。可以預見的未來是，隨著工作流程自動化的趨勢，ERP 也將具備流
程處理的能力，我們樂於見到組織運用新科技，解決協同運作的問題，提升整
體競爭力。
三、系統架構介紹
EasyFlow 系統乃是以三層式的架構為基礎加以設計，在 Client 端以親和力超強
的瀏覽器作為人機介面，將流程引擎及資料存取元件置放於 Transaction Server
上以維持資料更新之一致性，後端接 SQL Server 以存放流程及表單資料。
此三層式架構分別為：
 Client Tier：展現層。
使用者介面採取瀏覽器(Browser)的方式，方便使用者進行資料操作及表
單填寫，且系統提供其它如：線上 OLAP 分析、系統管理、表單管理、文件
管理、會議管理等模組，以發揮流程系統強大之功能。
此外，工作流程的追蹤及定義、線上傳呼及討論區等功能，促進企業內部
員工之知識交流與溝通。
 Middle Tier：企業層。
以 IIS 的網站伺服器基礎，運用 ASP 撰寫程式，在企業內部透過 DCOM 協
定與 MTS(Microsoft Transaction Server)的元件溝通，在企業外部透過
HTTP 協定與 MTS(Microsoft Transaction Server)的元件溝通，完全符
合微軟之企業發展架構。
此外，Microsoft Transaction Server 運用到的功能大略分成下面幾項：
1. MTS 可以協調數個元件同時存取相同資源所造成的問題。
2. MTS 提供包括資料庫連結共享、Process 共享、物件共享功能。Process
共享功能讓使用者不需考慮多 Process 的處理問題，來解決多使用者的
資源共享問題。物件共享功能(ADO2.0 以後的版本)讓物件可以重覆使
用，節省記憶體的資源。
3.MTS 對所管理的元件、元件的介面提供權限控制的功能，且「權限」所定
義的權限名稱對應到 Windows NT 的使用者或群組。當用戶端使用者存
取呼叫元件或元件的介面時，根據其登入 Windows NT 的使用者或所
屬群組，檢查是否為該元件或元件介面的權限成員。且當使用者異動時，
只需修改「權限」所設定的成員，不需修改元件的程式。
 Server Tier：資料層。
使用 SQL Server 作為資料庫，負責表單資料及流程異動資料之儲存。
貳、系統安裝
EasyFlow 使用最先進的三層式架構，支援各種不同的安裝組合，您可以將
下述的四種不同性質的主機全部安裝在同一台主機上，也可以安裝在四台不同
的主機上，或者是混合安裝在二台或三台主機上。安裝需求詳述如下：
一、系統平台環境確認
● 主機端(Server)安裝需求
(一).Web Server 主機
1.Microsoft Windows NT Server 4.0 以及 Service Pack 4 以上，或
Windwos 2000 Advance Server 以及 Service Pack1 以上。
2.Microsoft Internet Explorer 5.0 以上
3.Microsoft Data Access Component 2.1 以上 (MDAC 2.1) (包含於 IE5
或 SQL Server SP1 或 NTSP5 的 CD 片當中)
4.Microsoft IIS Server 4.0 以上 (包含於 NT Option Pack CD 片當中)
5.Microsoft Index Server 2.0 以上 (包含於 NT Option Pack CD 片當中)
6.Microsoft Posting Acceptor 1.01 以上 (包含於 NT Option Pack CD 片
當中)
(二).MTS 主機
1. Microsoft Windows NT Server 4.0 以及 Service Pack 4 以上，或
4.Microsoft Transaction Server 2.0 以上 (包含於 NT Option Pack CD 片
當中)
5.Microsoft Active Directory Service Interface (ADSI) 2.5 以上
(三).資料庫主機

4.Microsoft SQL Server 7.0 以及 Service Pack 1 以上
(四).資料倉儲主機
4.Microsoft OLAP Service 以及 Service Pack 1 以上 (包含於 SQL Server
7.0 CD 片當中)
 使用者端(Client)安裝需求
1.Microsoft Windows 95/98， Microsoft Windows NT erver/Workstation,
Microsoft Windows 2000 Professional
3.Microsoft Data Access Component 2.1 以上 (MDAC 2.1) (包含於 IE5 的 CD
片當中)
Tips:
上述所提及之 Microsoft 相關支援軟體，除了可以在相關產品的 CD 片當中
找到以外，您也可以到 Microsoft 的網站上去下載最新的版本。另外，為了方便使
用者安裝，我們在產品安裝 CD 的 Support 目錄中，提供了各相關支援程式或
Service Pack 的安裝程式。
二、硬體需求
◆解決方法共同假設
下面方案是假設此一系統為 1000 位使用者所使用，客戶可依實際環境做最
適合的主機配置達到最佳的執行效能。
● 主機端安裝最低需求
(一).Web Server 主機
1. CPU：PIII 700 Mhz
2. Ram：512 MB
(二).MTS 主機
1. CPU：PIII 700 Mhz
2. Ram：512 MB
(三).資料庫主機
1.CPU：PIII 700 Mhz
2.Ram：512 MB
Tips:
◆IIS，MTS，SQL 在同一台 Server
1. CPU：PIII 700 Mhz 以上

2. Ram：1 GB 以上
三、EasyFlow安裝步驟
◆解決方法共同假設
(1). 假設您的 CD-ROM 為 d:

(2). 假設您的 Windows NT 安裝在 c:\WinNT
(3). 假設您的 SQL Server 安裝在 c:\MSSQL7
(4). 假設您的 Transaction Server 安裝在 c:\Program Files\MTS
(5). 假設您的 IIS 安裝在 c:\InetPub
*如果您的系統安裝與上述假設條件不同，請注意在某些解答上，您可能需
要修改解答之相關路徑。
Setp1.開啟安裝程式精靈，執行 D:\Setup.exe：
Note:
◆EasyFlow 安裝程式(如下圖)說明：
一. 系統安裝 - 整個系統的建置需要經過三大程序
(1). 點選<資料庫設定>：安裝在資料庫 SQL Server、OLAP Server 主
機(參考 Step2→Step12)
(2). 點選<網頁安裝>：安裝在 Web Server 主機(參考 Step13)
(3). 點選<元件安裝>：安裝在 MTS 主機(參考 Step14)
二. 系統移除 – 如需移除 EasyFlow

(1). 點選<移除安裝.>即可
Step2:資料庫安裝程式設定 – 點選上個畫面的<資料庫設定>
DataBase 名稱可自定義
登入 SQL 的帳號
登入 SQL 帳號之密碼
DataBase 存放之路徑
設定 EasyFlow
系統安裝路徑
Step3:執行(開始→程式集→EasyFlow→資料庫設定用程式)
選擇資料庫種類
設定資料庫主機
IP 或電腦名稱
設定資料庫使用
者帳號、密碼
Step4:點選上個畫面的<連線>
Step5:點選上個畫面的<產生內定資料>
建議點選
EF2Kweb
DemoData.mdb
與 Step2 的資
料庫名稱對應
OLAP 資料庫設定
Note:
◆建立資料庫的程序(必須按下列順序 )
(1). 建立 Database:點選<建立資料庫>，可參考 Sep6

(2). 建立 Table:點選<建立資料表>，可參考 Sep7
(3). 建立 Data:點選<產生內定資料>，可參考 Sep8
Step6: 參考 Step4 畫面，點選<建立資料庫>按鈕，每一個參數設定皆可

依個人需求做彈性的變動
Step7:參考 Step4 畫面，點選<建立資料表>按鈕
點選 OLAPTable.sql
必須與上一步驟的
資料庫名稱對應
Step8:參考 Step4 畫面，點選<產生內定資料>按鈕
建議點選
OLAPDemoData.md
b
必須與上一步驟的
資料庫名稱對應
Step9:參考 Step4 畫面，點選<建立 OLAP cube>按鈕
請選擇資料庫
EF2KCubeDB
設定 OLAP 系統資料庫名稱
及資料庫主機名稱
Step10: 執行(開始→程式集→Microsoft SQL Server7.0→OLAP

Services→OLAP Manager)
點選上一步驟所設 OLAP
資料庫名稱，按右鍵執行
Process the Database 選項
Step11: 參考 Step1 畫面，點選<網頁安裝>按鈕，每一個參數設定皆可

依個人做彈性的變動，建議預設值即可
輸入 EasyFlow
網站路徑名稱
設定 EasyFlow
系統安裝路徑
Step12: 參考 Step1 畫面，點選<元件安裝>按鈕，每一個參數設定皆可

個
人需求做彈性的變動，建議預設值即可
輸入 EasyFlow 網站
路徑名稱
輸入 SQL Server 主機 IP
Address
輸入 EasyFlow 資料庫名稱
輸入管理者電子郵件帳號
設定 EasyFlow 元件
安裝路徑
四、相關系統功能設定
以下說明如何做簽核逾時警示及自動 Bypass 設定，該項功能設定乃是利
用 SQL Server Agent 之 Job 及 Schedule 等功能。
(1)簽核逾時警示
1. 在 SQL 主機上，檢查控制台裡的服務，SQL ServerAgent 是否啟動，
一定要啟動才可執行本功能。
2. 進 SQL Enterprise Manager，點選 Console Root 下 SQL Group 下
的主機
名稱。
3. 在功能列中選 Action  New  Job。
4. 在 new job property 的視窗中第一頁 General，給這個 job 一個 name
--
例如 EF2KAlert。
5. 換到 Steps 頁，按下方按鈕 New(new a step)，出現另一個視窗 New

Job
Step
輸入 name
例如 EF2KAlert
選 Active
ScriptLanguage
輸入下列程式碼：
dim obj
set obj = CreateObject("EF2KAgent.Alert")
obj.ProcessAlert("EF2KWeb")
set obj = nothing
上面程式碼中 obj.ProcessAlert("EF2KWeb") 其中 “ EF2Kweb” 為
EasyFlow 在 IIS 上的站台名稱，若貴公司安裝時有變更則以變更後為準，輸
入程式碼後按 Parse，若成功則出現成功訊息。
6. 換到 Schedules 頁，按 New Schedule，出現另一個視窗 New

Schedule
輸入 name
例如 EF2KAlert
選 Recurring
按 Change，進入 Recurring Job Schedule 視窗，

再此可設定每天或每星期稽核一次.....等等參數，通
常選每天稽核，Daily Frequency 可選一或半小時
或看貴公司需求而定，建議最低設定為半小時以上。
7. Notification 頁可不用設定，預設為當 Job 失敗會寫進 NT Event Log。

8. 若MTS主機與SQL Server不同一部，則要在MTS下將EF2KWeb套件作
匯出動作，匯出後將目錄Client / setup.exe在SQL主機上執行，則SQL
主機才能找到對應的元件，如果此方法還是無法使逾時警示正常動作，
那麼請將第五步驟之Command改寫如下：
dim obj,adc
set adc=CreateObject(“RDS.DataSpace”)
set obj=adc.CreateObject("EF2KAgent.Alert",”http://MTS
Server IP”)
obj.ProcessAlert("EF2KWeb")
set obj = nothing
9. 不要忘了在 EasyFlow 網頁的表單性質維護作業中(系統管理流程基
本資料表單性質定義選擇欲修改之表單)，將逾時稽核的開關打
開。
(2)簽核逾時自動 Bypass 設定
（其設定與簽核逾時警示步驟相同）
1. 在 SQL 主機上，檢查控制台裡的服務，SQL ServerAgent 是否啟動，

一定要啟動才可執行本功能。
2. 進 SQL Enterprise Manager，點選 Console Root 下 SQL Group 下
的主機名稱。
3. 在功能列中選 Action  New  Job。
4. 參考(一). 簽核逾時警示步驟 4 之畫面
在該 job 的屬性視窗中之第一頁 General，給這個 job 一個 name -->例
如 EF2KBypass。
5. 換到 Steps 頁，按下方按鈕 New(new a step)，出現另一個視窗 New
Job
Step 參考(一). 簽核逾時警示步驟 5 之畫面，輸入一個 name --> 例如
EF2KBypass、Type 選 Active Script、Language 選 VB、Command
輸入下列程式碼：
dim obj
set obj=CreateObject("EF2KAgent.AutoBypass")
obj.ProcessAutoBypass("EF2KWeb")
set obj=nothing
其中 obj.ProcessAutoBypass("EF2KWeb")的 EF2Kweb，為
EasyFlow 在
IIS 上的站台名稱。輸入指令後，可按 Parse 測試是否成功。
6. 換到 Schedules 頁，按 New Schedule，出現另一個視窗 New
Schedule
參考(一). 簽核逾時警示步驟 6 之畫面，給 Schedule 一個 Name--> 例
如 EF2KPass，選 Recurring，按 Change，進入 Recurring Job
Schedule
視窗，再此可設定每天或每星期稽核一次.....等等參數，通常選每天稽
核，Daily Frequency 可選一或半小時或看貴公司需求而定。
7. Notification 頁可不用設定，預設為當 Job 失敗會寫進 NT Event Log。
8. 若MTS主機與SQL Server不同一部，則要在MTS下將EF2KWeb套件作
匯出動作，匯出後將目錄Client / setup.exe在SQL主機上執行，則SQL
主機才能找到對應的元件，如果此方法還是無法使逾時警示正常動
作，那麼請將第四步驟之Command改寫如下：
dim obj,adc
set adc= CreateObject(“RDS.DataSpace”)
set obj =
adc.CreateObject("EF2KAgent.AutoBypass",”http://MTS
Server IP”)
set obj = nothing
9.不要忘了在流程參數設定時，將自動 ByPass 的開關打開。
參、系統快速上線導引
一、系統介面配置介紹
EasyFlow 在畫面上共分成五個區域，分別為模組區、功能區、工作區、訊息
區及狀態區。
模組區功能區工作區訊息區
狀態區
模組區：
在這個區域中，放置各個不同的模組，以 EasyFlow 模組而言，目前有系統
管理及電子表單模組，此外，我們在這個平台上亦開發了會議追蹤、ISO 文管、
KMS 知識管理、公文管理、業務管理、服務管理、研發管理等模組，可供企業選用。
功能區：
以系統管理模組為例，當我們點選系統管理，所有關於系統管理的維護作
業會出現在這個區域，並且在工作區中會出現程式關聯圖，將各維護作業彼此
間之互相關係用圖形表示，其各種維謢程式之清單如下表所示：
系統資料維護程式類別維護
模組類別維護
程式代號維護
程式相關報表
標準權限設定
程式權限設定
公司資料設定
常用片語
文件主機
文件路徑
部門資料維護部門屬性代號
部門職務代號
部門職稱代號
部門代號
屬性部門維護
部門屬性維護
部門員工維護
專案資料維護專案屬性代號
專案職務代號
專案職稱代號
專案代號
屬性專案維護
專案屬性維護
專案員工維護
一般資料維護職等代號
機密等級代號
行事曆代號
員工基本資料維護
流程基本資料表單類別代號
表單性質定義
表單條件維護
表單代理人維謢
標準群組代號
工作佇列代號
流程設定精靈
子流程代號
子流程定義
核決權限代號
核決權限表規則
流程異動資料工作佇列分配記錄
異動表單維護作業
表單逾時警示記錄
表單異動資料由使用者自行依實際需要利用『管
理程式精靈』製作
工具程式網域密碼變更
電子看板維護
OLAP 指定維護
討論區代號維護
討論區內容維護
NT 帳號轉檔程式
自動精靈電子表單設計精靈
標準流程設定精靈
管理程式產生精靈
管理報表產生精靈
工作區：
當我們點選功能區之任何程式或選擇任何一張表單時，皆會出現在這個區
域，以供使用者查詢、新增修改資料、填寫表單資料及傳送表單之用。
訊息區：
系統提供線上傳呼、討論區、公佈欄及電子看板，讓上線使用者可以透過機
制，發表一些知識經驗，以供企業內部作為經營決策與訊息溝通之用。
狀態區：
可以顯示目前系統使用者之員工代號及姓名，也可顯示所登入之主機 IP 位
址及顯示目前連線人數等資訊。
二、系統管理共同操作說明
(1)關聯圖
圖示：
(2)說明：
每一個方塊代表一支維護作業程式，以箭頭表示建立的先後順序，以層次
來表現同階層的關係，當滑鼠移至該方塊，直接點選就可以進入該維護作業畫
面。
三、系統管理共同工具列操作說明
以下為各管理程式所可能使用到的操作功能，如果管理程式有使用到其中
的這些功能，其所對應的功能按鈕，都會顯示在操作畫面上方的工具列(如附圖
一 ~ 四)。
圖示說明
全部選取
取消選取
執行刪除
最前一頁
上一頁
下一頁
最後一頁
第一筆
最後一筆
上一筆
下一筆
查詢
離開
儲存
新增一筆資料
回到表列模式
列印
複製權限
執行部門回復
圖一
某管理程式之清單資料操作畫面上的工具列。
圖二
某管理程式之清單資料操作畫面上的工具列。
圖三
某管理程式之明細資料操作畫面上的工具列。
圖四
某管理程式之主要／明細資料操作畫面上的工具列。
四、系統資料導入建立順序
為了讓使用者可以快速讓 EasyFlow 系統上線，必須先針對 EasyFlow 系統
建立其必要的系統資料。
從無到有的建檔順序：
步驟步驟說明程式代號模組名稱
步驟一設定文件主機位址資料 SYSI008 系統管理模組
設定公司的部門職務資料 RESI002 系統管理模組
設定公司的部門職稱資料 RESI003 系統管理模組
設定員工職等資料 RESI007 系統管理模組
設定機密等級權限 RESI008 系統管理模組
設定公司行事曆資料 RESI010 系統管理模組
步驟二設定員工基本資料 RESI011 系統管理模組
步驟三設定程式的使用權限 SYSI003 系統管理模組
步驟四設定部門基本資料 RESI012 系統管理模組
步驟五設定部門所屬員工資料 RESI015 系統管理模組
 各種必要資料的建立先後順序流程如下圖所示：
快速建置基本資料流程流程
步驟一
系文件主機維護作業設定文件主機位址資料必要步驟
系職務代號維護作業設定公司的部門職務資料必要步驟

系設定公司的部門職稱資料
職稱代號維護作業必要步驟
系職等代號維護作業設定公司職等資料必要步驟
系機密等級維護作業設定機密等級權限資料必要步驟
系公司行事曆維護作業設定公司行事曆資料資料必要步驟
快速建置基本資料流程流程
步驟二
系員工基本資料維護設定員工資料必要步驟
步驟三
系程式權限維護作業設定程式的使用權限必要步驟
步驟四
系部門代號維護作業設定部門基本資料必要步驟
步驟五
系部門員工維護作業設定部門所屬員工資料必要步驟
步驟一文件主機維護作業程式代號 SYSI008

說明文件主機資料雖然不是電子表單管理系統的必要資料，但卻是其他
模組(例如：ISO 文管系統與 KMS 知識文件管理系統)所必要的資料，
而各系統因為已整合，故需事先建立。
‧一般操作功能: 請參考『系統管理共同工具列操作說明』。
‧特殊操作功能: 無。
步驟一部門職務代號維護作業程式代號 RESI002

說明本資料會在建立部門員工資料時使用到，故需事先建立。
步驟一部門職稱代號維護作業程式代號 RESI002

說明本資料會在建立部門員工資料時使用到，故需事先建立。
步驟一職等代號維護作業程式代號 RESI007

說明本資料會在員工基本資料時使用到，故需事先建立。
步驟一機密等級維護作業程式代號 RESI008

說明機密等級資料雖然不是電子表單管理系統的必要資料，但卻是其他
模組(比如 ISO 文管系統與 KMS 知識文件管理系統)所必要的資料，
而各系統因為已整合，故需事先建立。
步驟一公司行事曆維護作業程式代號 RESI010

說明本資料除了在員工基本資料中必須使用到之外，更是系統在稽核表
單簽核是否逾時的主要依據，故需事先建立。
步驟二員工基本資料維護作業程式代號 RESI011
說明本資料為系統管理與電子表單各功能運作時，最重要的管理依據，
故需事先建立。尤其請注意每一個 EasyFlow 的員工帳號皆需對應到
一組 NT 帳號及網域名稱，此外，如果 EasyFlow 主機伺服器為獨立
之伺服器時，請在網域名稱中輸入伺服器名稱即可。
步驟三程式權限維護作業程式代號 SYSI003

說明本資料是用來管理企業內各使用者對於本系統內各程式的使用權限，
故需事先建立。
‧特殊操作功能:
根據系統預設值之設定，產生使用者對系統內各程式的預設權限。
複製權限可用來針對員工，一次設定好所有管理程式
的使用權限，避免因繁瑣的個別程式逐項設定權限所
造成的複雜程序。
複製權限的方式有兩種選擇：
1. 使用者可將特定人員的權限設定值，複製給其他
員工。
2. 複製事先設定好的標準權限
有關<標準權限>設定值請參考 SYSI005。
步驟四部門代號維護作業程式代號 RESI012

說明本資料會在建立員工基本資料與管控電子表單簽核流程時使用到，
故需事先建立。
步驟五部門員工維護作業程式代號 RESI015

說明本資料會用在判斷員工所屬單位，並進而在流程引擎解析表單簽核
流程時使用到，故需事先建立。
五、結語
經過系統快速導入的階段後，各使用者即可登入系統，並依照事先設定好
的權限，使用本系統所提供的電子表單。
但是如果要執行本系統提供之所有的電子表單，或是要使本系統更為符合
企業內部彈性需求的功能(例如：比較複雜的簽核流程與簽核代理人功能，或是
進行較為複雜的資料查詢與維護的作業)時，乃至對於各使用者對於本系統的資
源，進行更為複雜與彈性的管理時，就必須將其餘未在本節所提到的資料，加
以建置，並進入對應的管理程式，進行各種進階的設定。
另外，當本系統所提供的電子表單，管理程式與管理報表不敷使用時，亦
可由進階的使用者，透過本系統所提供的各種程式開發精靈，自行開發更為符
合內部需求的電子表單，管理程式或報表程式。
肆、資料維護
一、系統資料維護
說明：
來表現同階層的關係，當滑鼠移至該方塊，直接點選就可以進入該維護作業。
二、快速查詢條件介面：
圖例說明：
在條件式中，設定篩選員工代號大於 1005((resak001>’1005’))者，並
在排序方式中，以員工代號的欄位做昇冪排序(resak001)。
操作說明：
1. 您可以直接按下確定，就直接進入維護作業。
2. 請選擇您要篩選的欄位，並輸入條件後，按下新增條件的按鈕，將您輸入
的條件加入條件式中，您可以輸入多個條件式或直接用 SQL 語法編輯條
件式即可。
3. 若您需要資料排序，可以在左邊選擇以某一個欄位做昇冪排序、降冪
排序。
三、系統管理操作畫面共同說明
(1)圖例說明：
總頁數：這個維護作業的資料總頁數共有 2 頁。
每頁筆數：每一個頁面的資料筆數有 8 筆。
目前頁數：說明現在在第一頁。
資料總筆數：說明這個維護作業資料共有 9 筆。
資料查詢限制筆數：每次系統從資料庫中傳回至前端供查詢之資料筆數。
(2)程式類別維護作業 (SYSI001)
‧使用檔案： sysaa (R/W)

‧程式目的：建立程式之類別代號及其相對應的類別名稱。
‧使用時機：１.對於本系統而言，包含了許多的維護程式，為使系統架構更
為明確及使用上的方便性，我們將所有程式做一分類動作。
２.您可以透過本維護作業，建立系統程式的程式類別名稱，做
為所有程式的分類依據。以後仍然可以隨時透過本維護作業，
修改或新增自訂的程式類別資料。
‧程式畫面：
(3)程式代號維護作業 (SYSI002)
‧程式代號： SYSI002
‧使用檔案： sysab (R/W)
‧程式目的：建立程式之 Class 名稱、程式名稱及所屬程式類別。
‧使用時機：１.在此可將所有管理程式作分類動作，以使系統架構更為明確，
使用上亦更方便。例如：可將『程式代號維護作業(SYSI002)』
歸屬於『系統基本資料維護程式』類別。
２.另外，當您自己撰寫程式時，亦可利用此作業，在適當的程
式類別中，建立自行開發的管理程式之註冊資料，如此就可
以在本系統中執行您所撰寫的程式了。
‧相關程式：
SYSI001 程式類別維護作業 SYSI002 程式代號維護作業
‧程式畫面：
(4)程式權限維護作業 (SYSI003)
‧使用檔案： resak (R/O)

sysac (R/W)
‧程式目的：設定每位員工對每支程式的使用權限。
‧使用時機：１.對於系統管理而言，有效加強資料的安全控管，防止未授權
人員存取資料是系統安全防護非常重要的一環。本維護程式提
供程式使用權限的管理介面，可以針對每位使用者設定其對
於每一支系統程式的使用權限。例如：甲員工對『員工基本資
料維護作業(RESI011)』有"讀取"、"新增"、"修改"、"刪除"等的
權限，但是乙員工對該程式只有"讀取"權限，則甲員工可以
使用『員工基本資料維護作業(RESI011)』這支維護程式做員
工資料的"新增"、"修改"、"刪除"等動作，但乙員工則只能讀
取員工的資料。
２.當系統上線前，可以透過本維護作業，建立所有人員對於每
支系統程式的維護權限。當然，您也可以隨時為針對不同的人
員增加或刪減其對於特定程式的使用權限。
‧相關程式：
SYSI002 程式代號維護作業 SYSI003 程式權限維護作業
‧程式畫面：
根據系統預設值之設定，產生使用者各程式的預設權限設定。
複製權限可用來針對員工，一次設定好所有管理的使用權限，避免繁
瑣的個別程式逐項設定權限，所造成的複雜程序。
複製權限的方式有兩種選擇：
1. 使用者可將特定人員的權限設定，複製給其他員工。
2. 複製事先設定好的標準權限，有關『標準權限維謢程式』請參考
SYSI005。
(5)標準權限維護作業 (SYSI005)
‧使用檔案： sysacx(R/W)
‧程式目的：建立每一隻程式的標準使用權限，作為『程式權限設定維謢作業』
時在複製員工權限時之參考。(參考 SYSI003)
‧使用時機：如果想要修改標準權限中的任何一隻程式的權限，便可利用此一
維護作業
‧相關程式：
SYSI002 程式代號維護作業 SYSI005 標準權限維護作業
‧程式畫面：
(6)程式相關報表清單維護作業 (SYSI004)
‧使用檔案： sysab (R/O)
sysad (R/W)
‧程式目的：建立每支程式對應的報表資料。
‧使用時機：１.在本系統中，每支作業程式均可設定多種報表檔以便資料查
詢或列印，例如『請假單維護作業(EFSI002)』可以選擇列印
「請假單(EFSI002R01)」或「請假單清單(EFSI002R02)」等兩
種報表。
２.使用者可透過本維護作業，編輯每支作業程式可以使用的報
表代號、報表名稱、報表檔名。當然，您也可以隨時為每支維謢
程式增加或刪減報表
‧程式畫面：
(7)公司資料設定作業 (SYSI006)
‧使用檔案： sysaf (R/W)
‧程式目的：建立公司相關基本資料
‧使用時機：１.系統上線之初，可以透過本作業來建立公司的相關基本資料；
這些欄位將會被運用在報表所顯示之公司相關資料中。
２.序號請依照 CHT，USA 等語言別來建立，內建報表會固定依
語言別讀取資料來使用。
‧程式畫面：
(8)常用片語 (SYSI007)
‧使用檔案： sysag (R/W)
‧程式目的：建立常用片語的相關資料。
‧使用時機：本作業用來建立及維護常用的片語。片語代號可以先依照部門區
分或使用種類來進行大分類，之後再加上小分類或代號。在電子
表單簽核時，可以直接套用已經建立的片語，節省打字的時間。
‧相關程式：無
‧程式畫面：
(9)文件主機維護作業(SYSI008)
‧使用檔案： sysah (R/W)
‧程式目的：記錄所有的文件主機之代號、簡稱、名稱及 IP 位置等資訊。
‧使用時機：１.系統儲存文件檔案的主機，可依需要設定給不同的機器上。例
如，總公司在台北，工廠在桃園，則可將公司之人事規章儲
存在台北，而生產作業規範儲存在桃園。
２.當系統上線之前，或者是新增文件主機時，您可以透過本維
護程式，建立文件主機之資料。
‧相關程式：SYSI009 文件路徑維護作業
‧程式畫面：
(10)文件路徑維護作業(SYSI009)
‧使用檔案： sysai (R/W)
‧程式目的：記錄所有的文件存放路徑、主機代號及文件實際路徑等資訊。
‧使用時機：當系統上線之前，或者是新增文件主機時，您可以透過本維護作
業，建立文件存放路徑，系統將依據此資訊存放檔案。
‧相關程式：SYSI009 文件路徑維護作業
‧程式畫面：
四、部門資料維護
說明：
建立的順序：
1. 建立部門屬性代號、部門代號
2. 建立屬性部門維護、部門屬性維護
3. 建立部門職務代號、部門職稱代號
4. 建立部門員工維護
另外，有一『屬性部門維護作業(RESI014)』，其用意與本維護作業相同，
差別在本維護作業是以部門為主，可查詢各個部門的屬性資料；而屬性部門維
護作業以屬性為主，查詢所有有此屬性的部門。因此您可以依實際需要用不同的
角度來搜尋部門和屬性間的關係。
關於順序 1.與 2.的個案：

步驟一
　　鼎新電腦的 MIS 部門要建部門資料，先建立第一事業群、第二事業群、第三
事業群、總管理處等部門資料。
步驟二
　　分析各部門可能會具有的屬性(計有服務、研發、業務、行政等四種)：
01 第一事業群 02 第二事業群 03 第三事業群 04 總管理處
100 服務   
200 研發 
300 業務   
400 行政 
由以上圖表可知，在屬性部門維護中：
屬於服務屬性的有第一事業群、第二事業群、第三事業群。
屬於研發屬性的只有第三事業群。
屬於業務屬性及服務屬性的有第一事業群、第二事業群、第三事業群。
屬於行政屬性的只有總管理處。
由以上圖表可知，在部門屬性維護中：
第一事業群的屬性有服務、業務。
第二事業群的屬性有服務、業務。
第三事業群的屬性有服務、研發及業務。
總管理處的屬性只有行政。
　步驟三
　接著執行『屬性部門』或『部門屬性』維護作業(這兩者沒有順序性，而且只要
設定好一個作業，另一作業也將同時完成)。
部門屬性代號作業 (RESI001)
‧程式代號：RESI001
‧使用檔案：resal (R/O) resaa (R/W)
‧程式目的：維護及查詢屬性資料。
‧使用時機：１.就部門管理而言，可以在『部門屬性維護作業(RESI013)』或『屬
性部門維護作業(RESI014)』中，建立各部門的屬性資料。
２.當系統上線之後，您可以透過本維護作業，建立各部門所可能對
應的屬性代號及名稱，以便在部門屬性或屬性部門維護作業中，
為各部門編輯其屬性。
‧相關程式：
RESI012 部門代號維護作業
RESI013 部門屬性維護作業
RESI014 屬性部門維護作業
‧程式畫面：
(2)部門代號維護作業 (RESI012)
‧程式代號： RESI012
‧使用檔案： resal(R/W)
‧程式目的：建立部門基本資料。
‧使用時機： 1. 由上而下將公司中所有的部門資料建立至系統中。另外，如果
有其他『非正式部門組織』，在公司的部門層級中有其部門的
特性時，也可另外建立該部門。
2. 您可以透過本維護作業，建立部門所對應的上層部門、在組織
中所屬的層級亦即部門低階碼(系統自動產生)、階層代號(系統
自動產生)、部門主管、部門收發人員等。當然，您也可以隨時
調整部門的資料及部門組織。
‧相關程式： RESI013 部門屬性維護作業
RESI015 部門員工維護作業
‧程式畫面：
‧一般操作功能: 請參考『系統管理共同工具列操作說明』。』。
‧特殊操作功能: 執行部門回復功能
當我們執行部門刪除之動作後，並不是真的從資料庫刪除，
而是使其隱藏起來；若執行部門回復功能，就可以回復被刪
除的部門資料。
(3)部門屬性維護作業 (RESI013)
‧使用檔案： resal (R/O)
resam (R/W)
‧程式目的：維護及查詢各部門的屬性資料。
‧使用時機：１.就部門管理而言，一個部門可能包含許多不同種類的屬性。您
可以透過本維護作業，建立部門所對應的屬性資料。
２.當部門屬性設定完成後，可在流程設定精靈中，讓流程設計
者設定將電單之某簽核流程關卡，指向特定屬性的部門，如
此將可明顯增加流程設計的彈性，更符合使用者的需求。
‧相關程式： RESI001 屬性代號維護作業(部門管理)
‧程式畫面：
(4)屬性部門維護作業 (RESI014)
‧使用檔案： resaa (R/O)
resam (R/W)
‧程式目的：維護及查詢各部門屬性所包含的部門資料。
‧使用時機：１.對於企業組織而言，各部門組織可能各具若干不同屬性，您
可以透過本維護作業，隨時修正各屬性所包含的部門資料。
２.當部門屬性設定完成後，可在流程設定精靈中，讓流程設計
者設定將某電子表單之簽核流程關卡，指向特定屬性的部門，
如此將可明顯增加流程設計的彈性，更符合使用者的需求。
‧相關程式： RESI001 屬性代號維護作業(部門管理)
RESI013 部門屬性維護作業
‧程式畫面：
(5)職務代號維護作業(部門管理) (RESI002)
‧使用檔案： resab (R/W)
‧程式目的：建立部門之職務代號及其相對應的屬性名稱。
‧使用時機：１.一般來講，『職務』是用來作為在公司內部的工作內容之識別
資料。為了可以在『部門員工維護作業(RESI015)』中，建立各
人員的職務資料，必須先將所有可能使用到的職務代號，在
此維護作業中，事先建立起來。例如：甲部門之 A 員工的職
務為「顧問師」，就必須先將這些職務之代號與名稱的關係做
建檔動作。
２.當系統上線之後，您可以透過本維護作業，隨時為組織增加
其他的職務資料。
‧相關程式： RESI015 部門員工維護作業
‧程式畫面：
(6)職稱代號維護作業(部門管理) (RESI003)
‧使用檔案： resac (R/W)
‧程式目的：建立職稱之屬性代號及其相對應的屬性名稱。
‧使用時機：１.一般來講，『職稱』是用來作為人員對外顯示，或是外部人員
稱呼公司人員時的頭銜。為了可以在『部門員工維護作業
(RESI015)』中，建立各人員的職稱資料，必須先將所有可
能使用到的職務代號，在此維護作業中，事先建立起來。例
如：甲部門之 A 員工的職稱為「系統規劃師」，就必須先將這
些職稱之代號與名稱的關係做建檔動作。
２.當系統上線之後，您可以透過本維護作業，隨時為組織增加
其的職稱資料。
‧相關程式： RESI015 部門員工維護作業
‧程式畫面：
(7)部門員工維護作業 (RESI015)
‧使用檔案： resal (R/O)
resan (R/W)
‧程式目的：建立員工之部門代號及其相對應的屬性名稱。
‧使用時機：１.部門員工基本資料建檔作業是 EasyFlow 在填寫電子表單進
行簽核時的一個重要基礎，透過組織架構式的定義，流程引
擎會依據主從關係，解析出電子表單應跑的流程。所以，這
也是我們表單部門成員流程角色(rescc004=9)之一項參考。
２.本維護作業提供一個介面來建立某部門編制內的人員及此人
員在部門中擔任的工作及職務、職稱等資料。就部門管理而言，
本維護作業允許同一員工於多個部門擔任不同職務及職稱。
例如：員工 A，在業務部門擔任業務部主任，而在服務部門
兼任服務主任等。
‧相關程式： RESI002 職務代號維護作業(部門管理)
RESI003 職稱代號維護作業(部門管理)
RESI011 員工基本資料維護作業
‧程式畫面：
五、專案資料維護
說明：
建立的順序：
1. 建立專案屬性代號、建立專案職務代號、專案職稱代號
2. 建立專案代號
3. 建立專案員工維護、屬性專案維護、專案屬性維護
專案資料的建置內容，十分類似部門資料。不過，專案資料的建立，是為了
因應公司在推行某些臨時性且跨部門的專案時，所會出現的特殊之跨部門、乃至
跨級職的簽核流程。
(1)屬性代號維護作業(專案管理) (RESI004)
‧使用檔案： resad (R/W)
‧程式目的：專案屬性之建檔作業。
‧使用時機：１.就專案管理而言，為了可以在『專案屬性維護作業
(RESI017)』或『屬性專案維護作業(RESI018)』中，建立各專
案屬性資料，必須先將各專案所可能使用到的專案屬性資料，
加以建立起來。例如：甲專案具有「產品開發」及「委外」的屬性，
就必須先將這些屬性代號與名稱間的關係建檔。
２.當系統上線之後，或者專案開始之前，您可以透過本維護作
業，隨時增加專案特殊的屬性資料。
‧相關程式： RESI017 專案屬性維護作業
RESI018 屬性專案維護作業
‧程式畫面：
(2)職務代號維護作業(專案管理) (RESI005)
‧使用檔案： resae (R/W)
‧程式目的：專案職務之建檔作業。
‧使用時機：１.就專案管理而言，為了可以在『專案員工維護作業
(RESI019)』中建立各專案人員職務資料，必需世間將所有可
能使用到的職務代號，加以建立起來。例如：甲專案之 A 員工
的職務為「系統分析師」，就必須先將這些職務之代號與名稱
的關係做建檔動作。
業，隨時為專案增加其特殊的職務資料。
‧相關程式： RESI019 專案員工維護作業
‧程式畫面：
(3)職稱代號維護作業(專案管理) (RESI006)
‧使用檔案： resaf (R/W)
‧程式目的：專案職稱之建檔作業。
‧使用時機：１.就專案管理而言，為了可以在『專案員工維護作業
(RESI019)』中建立各專案人員職稱資料，必須是先將所有可
能使用到的專案職稱，加以建立起來。例如：甲專案之 A 員工
的職稱為「ISO 文管小組組員」，就必須先將這些職稱之代號
與名稱的關係做建檔動作。
業，隨時為專案增加其特殊的職稱資料。
‧相關程式： RESI019 專案員工維護作業
‧程式畫面：
(4)專案代號維護作業 (RESI016)
‧使用檔案： resao(R/W)
‧程式目的：專案資料建檔作業。
‧使用時機：１.組織中為了任務需要，有時需在原有的部門架構之外，成立
專案小組，並依分層負責之原則建立上下階層關係。專案的特
性如同部門，其目的是為滿足實際作業之需要，補部門架構
之不足。
２.當系統上線之前，您可以透過本維護作業，建立專案所對應
的上層案、專案組織中所屬的層級(專案低階碼)、階層代號、專
案主管、專案收發人員等。當然，您可以隨時調整專案的資料。
‧相關程式： RESI017 專案屬性維護作業
RESI019 專案員工維護作業
‧程式畫面：
‧特殊操作功能: 若是有一部門已經從組織當中撤除，但其資料要提供給
其他 Table 使用時，我們無法直接刪除此部門資料，此時
可以用停用的功能使此部門從組織架構中脫離，且其他的程
式無法再使用，而它的資料仍可以被保存，並成為歷史資
料供參考
(5)專案屬性維護作業 (RESI017)
‧使用檔案： resao (R/O)
resap (R/W)
‧程式目的：維護及查詢各專案所對應的屬性。
‧使用時機：１.一般而言，一個專案會包含許多不同種類的屬性。例如：甲專
案具有『產品開發』的屬性，同時也具有『委外』的屬性。乙專案
具有『產品銷售』的屬性，同時也具備有『委外』的屬性等等。故
我們提供一個維護介面來建立各專案的屬性資料，由此介面
亦可更清楚了解各專案的屬性並推測出當初成立專案的目的。
業，隨時為專案增加其屬性資料。另外，有一『屬性專案維護
作業(RESI018)』，其用意與本維護作業相同，差別在本維護
作業是以專案為主，可查詢各個專案的屬性資料；而屬性專
案維護作業以屬性為主，查詢所有有此屬性的專案。因此您可
以依實際需要用不同的角度來搜尋專案和屬性間的關係。
３.專案屬性資料，也是我們表單專案屬性流程角色
(rescc004=14)之一項參考。當資料建立好以後，可在電子
表單的流程設定精靈中，選擇專案屬性，作為簽核流程的關
卡之篩選條件之一。
‧相關程式： RESI004 屬性代號維護作業(專案管理)

RESI016 專案代號維護作業
‧程式畫面：
六、一般資料維護
說明：
(1)職等代號維護作業 (RESI007)
‧使用檔案： resag (R/W)
‧程式目的：公司內部職等代號與名稱等資料之建檔作業。
‧使用時機：將公司職等資料建檔，以提供『員工基本資料維護作業
(RESI011)』裡輸入各員工職等的參考資料。
‧相關程式： RESI011 員工基本資料維護作業
‧程式畫面：
(2)機密等級代號維護 (RESI008)
‧使用檔案： resah (R/W)
‧程式目的：公司機密等級代號與對應的名稱等資料之建檔作業。
‧使用時機：１.將公司機密等級資料建檔，以提供『員工基本資料維護作業
(RESI011)』裡輸入各員工機密等級的參考資料。
２.一但機密等級資料建立好以後，便可讓其他選購程式模組(比如
ISO 文管系統或知識文件管理系統)，透過在此所建立好之機密
等級，進行各種必要的管制作業。例如：文件的機密等級可以加
以分類，如果員工的機密等級不足，除非透過其他的申請與審
核程序，否則便不允許其申請閱讀或編修。
‧相關程式： RESI011 員工基本資料維護作業
‧程式畫面：
(3)公司行事曆維護作業 (RESI010)
‧使用檔案： resai (R/W)
resaj (R/W)
‧程式目的：公司的各行事曆代號、名稱及其上下班時間資料之建檔作業。
‧使用時機：１.一個公司可能有多種不同工作時段，常見的如一般班，小夜
班、大夜班、早班等。透過本維護作業，您就可以為各種不同工
作時段建立對應的上下班時間了。
２.行事曆資料是用來判斷簽核是否逾時的重要根據。如果沒有正
確地設定，系統可能會將原本應該放假或下班的時間，也納
入計算逾時簽核的依據，或是將原本必需納入簽核稽核的時
間，當成假日或下班時間；這樣一來，就會造成簽核績效稽
查與跟催作業的執行結果不正確。
３.行事曆所記載的上下班時間與假日日期，應該要逐天設定。不
過本系統已結合萬年曆的功能，提供批次設定的功能，可直
接針對不同的年份，在設定好特定上下班時間的規則與例外
假日後，一次產生該年度的行事曆，可大幅節省建置行事曆
資料的時間。
‧相關程式：
‧程式畫面：
方法一：產生單筆一天的行事曆，然後逐筆完成該年度的行事曆。
方法二：批次產生一整年的行事曆。
步驟一：
點選整年份的行事曆
步驟二：
輸入該年行事曆的年份、上班時間、下班時間、週休時間、週末上班的時間、及
放假的國定假日
步驟三：
完成並儲存設定。
(4)員工基本資料維護作業 (RESI011)
‧使用檔案： resak (R/W)
‧程式目的：員工基本資料建檔作業。
‧使用時機：員工基本資料是執行本系統及填寫電子表單時一個重要的基礎，
例如：登入系統時使用者輸入 NT 帳號、密碼及網域名稱，經過 NT
系統驗証無誤後，EasyFlow 會依據使用者所輸作之 NT 帳號與網
域名稱至員工基本資料檔中之找出對應的員工代號及員工姓名，
然後顯示在狀態列中並成功登入本系統；又如在進行電子表單簽核
時的密碼驗証視窗亦是這樣的運作原理。
‧相關程式： SYSI003 程式權限維護作業
RESI015 部門員工維護作業
RESI019 專案員工維護作業
‧程式畫面：
‧一般操作功能: 請參考『標準程式共同操作說明』。
七、流程基本資料維護
說明：
(1)標準群組維護作業 (RESI023)
‧使用檔案： resau (R/W)

resav (R/W)
‧程式目的：標準群組之建檔作業。
‧使用時機：１.標準群組為表單流程角色之一；對於表單流程而言，一張簽
核表單可能會有比較特殊的會簽情形。例如：『人事異動申請
單』須要同時給 A、B 兩部門主管會簽，則可將此兩人設為同
一個標準群組，假設其群組代號為"Employee"，然後在此
張表單之流程設定中之流程角色定成"標準群組"，並將"群組
代號"設為"Employee"，則當表單簽核到此關卡時，即可讓
此兩不同部門的主管做會簽的動作。
２.當系統上線之前，或者是設計新表單之前，您可以透過本維
護作業，建立此表單所對應的特殊群組。當然，您也可以隨時
修改各群組的相關人員。一般而言，一個群組通常不只一個人。
‧相關程式：
員工基本資料維護作業(RESI011) 標準群組維護作業 (RESI023)
‧程式畫面：
(2)子流程代號維護作業 (RESI028)
‧使用檔案： rescg (R/W)
‧程式目的：建立並維護子流程的代號，以便稍後在子流程定義作業中，建立子
流程的流程內容。
‧使用時機：１.當表單需要使用一個(或多個)需要複雜條件判斷的流程時，雖
然可以直接在流程設定精靈中，透過條件式作為判斷依據，但
這樣往往導致流程內容過於複雜且難以維護，故本系統提供本
作業，來簡化流程的設計與方便組織複雜流程的設定。
２.在建立子流程時，必須事先建立其代號；另外，亦可透過本程
式，隨時維護各表單所可能使用到的子流程代號。
‧相關程式：
子流程代號作業(RESI028)
子流程定義作業 (RESI027)
‧程式畫面：
一、子流程清單
二、子流程明細資料
(3)子流程定義作業 (RESI027)
‧使用檔案： rescg (R/W)
‧程式目的：提供一子流程的清單介面，讓使用者點選欲加以定義流程內容的
子流程。
‧使用時機：當建立好表單所需要使用到的子流程之代號後，需將規劃好的流
程內容，在此作業中加以建立；另外，亦可透過本程式，隨時維
護各表單所可能使用到的子流程之內容。
‧相關程式：
子流程代號作業(RESI028) 子流程定義作業 (RESI027)
‧程式畫面：
‧特殊操作功能: (關於流程定義的方式，詳『流程設定精靈』之部分)
(4)核決權限代號作業 (RESI029)
‧使用檔案： resci(R/W)
rescj(R/W)
‧程式目的：建立並維護核決權限的代號，以便稍後在核決權限規則定義作業
中，建立流程核決權限表。
‧使用時機：當表單流程需要使用到核決權限表時，可透過本程式將所
需之核決權限代號建立好，建立時請注意，核決權限代號
依 ASCII Code 排列，代號排列越前面者，權限越大。
‧相關程式：
職等代號作業(RESI007)
核決權限代號作業 (RESI029)
‧程式畫面：
(5)核決權限表規則定義作業 (RESI026)
‧使用檔案： resce (R/W)
rescf (R/W)
‧程式目的：使用者可以透過本程式，建立或維護各子流程的使用規則
‧使用時機：在本維謢作業選擇好子流程代號或核決權限代號後，設定好優先
順序及條件式後，當此張表單條件欄位值符合此條件時，表單流
程會跑此規則所指定的子流程代號所含之流程，或依核決權限代號
在組織中解析出相關的流程。
‧相關程式：
子流程定義作業 (RESI027)
核決權限表規則定義作業
(0()((RESI026)
核決權限代號作業(RESI029)
‧程式畫面：
一、表單清單
‧特殊操作功能: 當使用者點選特定的表單後，就可以針對各表單，設定
其子流程之規則。
二、表單核決規則清單
‧特殊操作功能: (1)規則種類：區分為『例外』，『內定』，『自訂』。其中自訂的意
思即自行輸入規則代號，例如輸入 Rule1；至
於『例外』，即是某些條件不在一般自訂規則中，
而必須被優先考慮的；所謂『內定』，即當『例
外』及『自訂』所設之條件都不符合時，最後被
考慮的一種規則
(2)優先順序：系統會優先考慮代號數字較少的規則
(3)流程代號：開窗選擇在子流程代號定義作業中已定義好的
子流程或核決權限表，在已存在的規則上點選
『內容』，即可進入設定條件式
三、表單核決規則條件明細清單
‧特殊操作功能: (1)序號：輸入數字愈小，執行優先順序愈高。
(2)條件欄位代號：開窗選擇在『表單條件欄位維護作業』中，
所定義好的表單流程條件。
(3)條件運算子選：可直接利用下拉式選單挑選。
(4)條件值：自行輸入適當的值。
(5)結合欄位：如果要同時判斷多個條件時，可在此設定各條
件的成立狀況是必須同時成立，或是僅部分成
立即可。
設定核決權限表之相關程式用法範例
1. 進入核決權限代號維護作業(RESI029)核決權限代號依 ASCII Code 排列，
代號排列越前面者，權限越大。
A. (1)新增核決權限代號為 001，核決權限簡稱為『總經理級』。
(2)進入此新增之權限代號，將職等 10 加入。
B. (1)新增核決權限代號為 002，核決權限簡稱為『協理級』。
(2)進入此新增之權限代號，將職等 9 加入。
C. (1)新增核決權限代號為 003，核決權限簡稱為『經理級』。
(2)進入此新增之權限代號，將職等 7，8 加入。
D. (1)新增核決權限代號為 004，核決權限簡稱為『課長級』。
(2)進入此新增之權限代號，將職等 6，5，4 加入。
2. 進入核決權限表規則定義(RESI026)點選一張表單，例如出差申請單。在規
則種類設定的畫面中，第一欄為規則種類，區分為『例外』，『內定』，『自訂』。
(1)首先，自訂的意思即自行輸入規則代號，例如輸入 Rule1
(2)優先順序表示系統會優先考慮哪個規則，輸入 1
(3)執行項目選『核決權限表』
(4)核決權限代號開窗選擇 004 (課長級)
(5)按『新增』鈕
如此則在上面的 table 中會出現一筆 record，選『內容』進入設定條件式。
3. 設定條件式，表示當此張表單條件欄位值符合此條件時，表單流程會跑此規
則所指定的核決權限等級
(1)序號輸入 1
(2)條件欄位代號開窗選擇，如 Loan
(3)條件運算子選 <=
(4)條件值輸入 2500
(5)結合欄位選空白
(6)按『新增』鈕
4. 重複步驟 2，3，將規則代號輸入 Rule2，優先順序輸入 2，執行項目選『核

決權限表』，核決權限代號開窗選 003 (經理級)
(1) 設定條件式部分，序號輸入 1，條件欄位代號開窗選擇 Loan，條件運
算子選 >，條件值輸入 2500，結合欄位選 AND，按新增。
(2) 再設定一次條件式，序號輸入 2，條件欄位代號開窗選擇 Loan，條
件運算子選 <=，條件值輸入 5000，結合欄位選空白，按新增。
5. 同理，建立 Rule3 及 Rule4，其核決權限代號分別為 002，001;其條件分

別為 Loan > 5000 AND Loan <= 7500 (協理級) 以及 Loan > 7500
(總經理級)
6. RESI026 核決權限表規則定義完成後，執行自動精靈之流程設定精靈，第
一關角色選擇 ”26 核決權限表” ，第二關選擇文管中心收發(舉例而言)，如
此當表流程解析時，會依條件欄位 Loan 之金額判斷該簽核至那一等級的主
管，而最後一關為文管中心收發，也就是說核決權限這個流程角色前後還可
加入其他流程角色以增加彈性。
0010 其它角色
0020 核決權限表
0030 其它角色
7. 假設某 4 職等員工填了一張 Loan 為 4000 元之申請單，而此員工的直屬主

管往上推算分別為 6 職等，8 職等，9 職等，10 職等，跟據條件判斷 4000
元應簽核至經理級，也就是 6 職等的課長簽完後，會傳給 8 職等的經理作簽
核，因為 8 職等已經包含於條件式所決定之職等代號，所以表單不會往 9 職
等傳，而會到文管中心結案。
8. 當直屬主管等級高出此條件式所決定之權限代號所含職等時，例如某職等 3
員工，填了一張 Loan 金額 1000 的申請表，照理應簽至課長級的直屬主管，
但因為此員工的直屬主管是位協理，其職等為 9，此種狀況下表單還是會傳
給這位直屬主管簽核，而後到文管中心結案。
9. 核決權限代號此種流程設定，特別適合職等階層分明，同時每一職等所付予
的權限也很清楚，而且流程是 ” 一連串的直屬主管 “ 的情況來套用。同時，
公司員工資料要完整一致，除了公司最高階人員可將直屬主管設為自己外，
其餘人員都要能有其對應之直屬主管，此外，也不能接受直屬主管職等小於
所屬員工的情況。
(6)工作佇列維護作業 (RESI024)
‧使用檔案： resaw (R/W)
resax (R/W)
‧程式目的：工作佇列及相關員工資料維護作業。
‧使用時機：１.工作佇列為表單流程角色之一；將數個員工設定屬於同一工作
佇列，則表單在此流程關卡時，會依"自動分配方式"、"分配計
算週期"及"分配比率"等資訊分配給同一佇列員工處理。例如：
我們建立一工作佇列名為"Queue1"，並設定為"比率分配"，
分配之週期為"日"，接著將隸屬這個 Queue1 的員工加進來，
並設定其分配比率，當工作佇列有未處理表單時，即會依此比
率分配給佇列員工處理。
２.您可透過『工作佇列維護作業(RESI024)』隨時調整工作佇列分配
方式及分配週期，以平衡工作佇列中員工之工作量。
‧相關程式：
員工基本資料維護作業(RESI011) 工作佇列維護作業 (RESI024)
‧程式畫面：
(7)表單性質維護作業 (RESI050)
‧使用檔案： resca(R/W)
‧程式目的：電子表單建檔作業。
‧使用時機：使用表單精靈功能中製作的電子表單，為了具備流程能力，結合
EasyFlow 來運作，必須在本維護作業中定義此表單的性質(如以
下"欄位說明")，此張表單必須有完整的性質資料，才能結合
EasyFlow 正常運作。
‧相關程式：
表單類別維護作業 (SYS012)
表單性質維護作業 (RESI050)
表單條件欄位維護作業(RESI051) 流程設定精靈(RESI052)
‧程式畫面：
注意：
若設定填表人可以強迫 Bypass，則填表人可在查詢簽核紀錄時，忽略各
流程已設定的簽核時間限制，而讓表單直接走向下一個簽核流程。
若要使的逾時警示的設定發生作用，尚需注意以下幾點：
1.在 SQL Server 中，增加一個 Job，以便執行逾時檢查的工作。
2.在 SQL Server 主機上，檢查控制台裡的服務，SQL Server Agent 一定要
啟動，才可執行本功能。
3.流程的容許簽核時間必需大於 0。
在 SQL Server 上，設定簽核逾時檢查程式的程序：
1. 進 SQL Server Enterprise Manager，點選主機名稱。
2. 執行 new  job
3. 在該 job 的屬性視窗中之第一頁 General，給這個 job 一個 name  例
如 EF2KBypass，然後再進入 Step 視窗，新增一個 Step，其名稱可同
樣設為 EF2KBypass，Type 選 Active Script，使用 VBScript，並輸
入指令：
dim obj
set obj=CreateObject("EF2KAgent.AutoBypass")
set obj=nothing
　其中 obj.ProcessAutoBypass("EF2KWeb")的 EF2Kweb，為
EasyFlow 在 IIS 上的站台名稱。
　輸入指令後，可按 Parse 測試是否成功。
4. 換到 Schedules，新增一個 Schedule，給定一個名稱，其名稱可同樣
設為 EF2KBypass，然後選擇 Recurring，按 Change，再去設定該
Job 的執行頻率。
5. Notification 使用預設的寫入 NT Event Log 即可。
(8)表單條件欄位維護作業(RESI051)
‧使用檔案： resca(R/O)
rescb(R/W)
‧程式目的：電子表單流程條件式條件欄位之建檔作業。
‧使用時機：１.電子表單之流程關卡有特殊的條件設定時，就須在本維護作
業中定義，流程引擎才能據以解釋條件判斷式，解析表單流
程；例如：『請假單(STD002)』中，若請假天數三天以內只要
直屬主管同意即可，大於三天除了給直屬主管簽核外，尚須
給上階主管簽核，為了使這樣的流程條件得以運作，您必須
在本維護作業定義：表單代號為"STD002"，序號
為"0010"，條件欄位代號為"Days"，條件欄位名稱為"請假
天數"等。
２.若您在『表單流程設定作業(RESI052)』修改某張標準流程的
表單流程，並將其某一關卡(rescc004)設為"24(條件式)"，
則其所使用的條件欄位(rescd005)必須在此維護作業中有定
義才行；若您使用範例表單來設計表單時，在我們提供
GetCondValue()函數中，您於此撰寫的條件欄位亦須在本
維護作業有定義的條件欄位資料才能執行，則表單流程就能
依您所定義的方式來傳送了。
‧相關程式：
‧程式畫面：
(9)表單類別維護作業(SYSI012)
‧使用檔案： sysal(R/W)
‧程式目的：表單之類別介面。
‧使用時機：您可透過本維護作業編自訂表單類別，相同屬性的表單即可歸類
成同一類別
‧相關程式：
‧程式畫面：
(10)表單代理人維護作業(RESI030)
‧使用檔案： resck(R/W)
‧程式目的：在本系統中，除了可在員工資料檔中，設定一固定的主要代理人之
外，亦可針對不同表單乃至特定時間內，設定其簽核代理人。
‧使用時機：有鑒於企業在實際運作時，經常會出現在員工基本資料所設定的
代理人，亦可能不克於簽核者逾時簽核時，執行代理簽核的工作，
故有必要在員工主要代理人之外，另外彈性增加表單簽核之代理人
使用者可隨時進入本維謢作業，針對其需求，設定不同時間乃至不
同表單的簽核代理人，以確保簽核流程得以順利執行。
‧相關程式：
‧程式畫面：
一、功能主選單
二、表單代理人清單
‧特殊操作功能: 點選『修改』或『刪除』，可進行編修或刪除的動作。
三、表單代理人維護
四、新增表單代理人
八、流程異動資料
說明：
(1)表單流程異動資料
程式意義：表單流程異動資料中存放每一張表單曾經異動過的資料。
(2)工作佇列分配記錄維護作業 (RESI025)
‧使用檔案： resaw (R/O)
resay (R/O)
‧程式目的：查詢工作佇列所有表單之分配記錄。
‧使用時機：１.工作佇列為流程關卡處理角色之一，在表單流程運作中，當解
析流程關卡為工作佇列時，會產生許多工作佇列分配記錄，例
如：某張表單於何時分配予某一工作佇列中某員工，系統會將
其一一詳細記錄，而您可以利用本維護作業查詢分配記錄，了
解工作佇列之分配狀況及各員工到目前為止的工作量。
２.另外，您可透過『工作佇列維護作業(RESI024)』隨時調整工作
分配方式及分配週期，以平衡工作佇列中員工之工作量。
‧相關程式： RESI024 工作佇列維護作業
RESI053 異動表單維護作業
‧程式畫面：
‧標準報表: RESI025R01 工作佇列分配記錄清單
(3)異動表單維護作業 (RESI053)
‧使用檔案： resda (R/O)
resdb (R/O)
resdc (R/O)
resdd (R/O)
‧程式目的：查詢電子表單傳送與簽核情形之歷史檔。
‧使用時機：提供一個電子表單歷史檔的查詢介面，不允許修改表單資料。
‧相關程式： RESI025 工作佇列分配記錄維護作業
RESI050 表單性質維護作業
RESI051 表單條件欄位維護作業
RESI052 表單流程設定作業
RESI055 表單逾時警示記錄維護作業
‧程式畫面：
(4)表單逾時警示紀錄維護作業 (RESI055)
‧使用檔案： resda (R/O)
resec (R/O)
‧程式目的：查詢表單簽核過程中產生的逾時警示記錄。
‧使用時機：１.在『表單性質維護作業(RESI050)』中，若將逾時警示開關打
開(resca006="Y")，則當表單簽核過程中任一關卡之簽核
人員逾時仍未簽核，就會產生一筆警示資料，而本作業即可
用來查詢表單簽核過程中，延遲於哪些簽核關卡。
２.本作業只供查詢用，不得修改，以確保資料完整性。
‧相關程式： RESI050 表單性質維護作業
RESI053 異動表單維護作業
‧程式畫面：
九、表單異動資料
說明：
每一個方塊代表一支電子表單的維護作業程式，當滑鼠移至該方塊，直接
點選就可以進入該維護作業。
由於各表單維護作業的使用方式都一樣，以下就用請購單，作為操作說明
範例。
雜項請購單維護作業(EFSI007)
‧程式代號： EFSI007
‧使用檔案： efsti (R/O)
efstj (R/O)
‧程式目的：維護請購單的資料。
‧使用時機：提供一個電子表單資料檔的維護介面，允許足夠權限的使用者查
詢請購單的資料；或是在必要的狀況之下(比如後端作業發生錯誤，
導致資料庫內的資料內容與實際狀況不符)，直接編修表單資料。
‧相關程式： STD007 雜項請購單
‧程式畫面：
一、所有請購單的清單
二、個別請購單的主要資料與明細資料清單
三、請購單明細資料
伍、工具程式
工具程式
一、網域密碼變更
本工具程式可幫助使用者變更 NT 帳號的密碼。您只要輸入網域名稱、使用
者帳號、輸入正確的舊密碼，您即可方便地修改您的密碼。
二、NT 帳號轉檔
1．輸入欲轉出的帳號所屬的網域名稱　　
2.勾選名單中，您欲轉出帳號的姓名
3.請依下列步驟執行：
(1)選擇匯出到 DAT 檔
按下匯出到 DAT 檔的按鈕後，系統將出現一詢問確定的訊息視窗，您
若選擇"是"，則系統則將您所勾選的姓名轉出到 DAT 檔，並出現一個已成
功的訊息畫面，此時，您就有一個可以供您編輯的 DAT 檔了。
(2)選擇轉入 EasyFlow 資料庫
　按下轉入 EasyFlow 資料庫的按鈕後，請將以下畫面中的空白欄位填
上資料後，按確定鈕，則系統將自動把您所選的資料轉入資料庫內。
(接下頁)
(續上頁)
三、電子看板維護
優先等級欄位中，您所設定的數字越大者，其公告內容所出現的次序，也
就越為前方。
四、OLAP 指令維護
在使用前，請先檢查 XML 語法裡的 Data Source 及 Catalog 部份。在安
裝時，鼎新的工程師將會為您設定好此屬性，DataSource=資料庫主機名稱，
Catalog=資料庫名稱。
五、討論區代號維護
當您需要新設立一個討論區時，您必須先在這裡設立新的討論區的代號。
六、討論區內容維護
本工具程式讓您能方便管理討論區內所發表及回覆的文章
陸、自動精靈操作說明
一、電子表單設計精靈(EFWizard)
‧程式代號： EFWizard
‧程式目的：自動產生使用者自訂的表單型態。
‧使用時機：當有新型態的表單時，可依貴公司的需要，自行設計欄位及外觀，
系統將依據此資訊建立一張新的表單。
‧操作說明：請依照本說明及程式上的 Step 1 ~ 12 操作即可。
1. 請輸入表單代號
2. 請輸入表單簡稱，全稱以及表單所屬類別
3. 請選擇此張表單的流程種類以及是否將逾時警示機制啟動！.....
4. 如果您選擇愈時警示機制啟動，請設定逾時警示相關資訊
5. 請選擇表單資料檔型態！(單一資料檔或主要/明細資料檔)
6. 請輸入表單資料檔名稱
7. 使用圖示來載入表單圖檔
　載入成功後畫面如下：
8. 進入表單設計畫面。若有明細資料表，則請選擇主要資料表或明細資料
表的工具來設計表單。方法為：點選工具後，在表單上拉出欄位放置的位置
（如圖示紅框），程式會在表單上建立一個空白的欄位。
明細資料表部份建議設計在主要資料表單下方，使用方法同上。若有需要刪
除或更改控制項設定，請於表單上該控制項上雙擊，會跳出一選項，或變更
該控制項。
　　
9. 精靈會開始產生表單相關檔案，如果要開始產生表單相關檔案，請按"開始"
繼續。
10. 表單設計完成，若要設計下一張表單，請按繼續，否則請按離開。
二、管理程式產生精靈(ProgWizard)
‧程式代號： ProgWizard
‧程式目的：自動產生管理程式。
‧使用時機：當有新的資料表時，可使用此精靈產生管理程式。
1. 先輸入程式代號。
2. 請輸入程式名稱、程式所屬模組、程式所屬類別。
3. 請選擇資料表。
4. 請選擇資料欄位。
5. 請輸入各欄位之中文欄位名稱以便您日後的管理。
6. 請選擇欲授與權限之人員及權限種類。
7. 管理程式產生所需之相關資訊已經蒐集完成，按下 [開始] 按鈕後將自動產

生程式。
8. 按下 [開始] 按鈕後將自動產生程式。
三、流程設定精靈(RESI025)
‧程式目的：自動產生流程。
‧使用時機：當有新的表單時，可使用此精靈產生該表單使用的流程。
1. 請選擇要設定流程的表單。
2. 請選擇左邊的流程項目，再拖拉至右邊適當的流程位置。
3. 如此一直建立您所需要的流程，並於流程建立完成後按下儲存鈕。
四、管理報表產生精靈 (RPTWizard)
‧程式代號： RPTWizard
‧程式目的：自動產生報表。
‧使用時機：當有新的表單時，可使用此精靈產生該表單使用的流程。
1. 請設定報表代號。
2. 請分別輸入報表名稱、報表抬頭、報表大小、報表類型、關聯程式。
3. 請選擇資料表。
4. 請選擇資料欄位。
5. 請輸入各欄位之中文欄位名稱。
6. 請輸入表格外觀的各項設定。
7. 請拖曳各欄位至您所選定的位置；您可以回到上一步去調整表單的高度
及每頁的列數。
8. 快速編修可讓您直接輸入欄位位置以使進階使用者快速編修表單外觀。
9. 產生報表所需之相關資訊已經蒐集完成，按下 [開始] 按鈕後將自動產生程

式。
10. 當您看到此畫面表示報表已經完成，按下 [繼續] 按鈕後將回到步驟 0。
柒、電子表單應用介紹
一、前言
在 EasyFlow 系統中，我們提供了人事異動申請單、請假、加班申請、出差申請
﹝其餘選項請自行點選電子表單圖示詳看﹞等 30 張各種企業常用之電子表單。
而所有的電子表單使用步驟皆分為：表單開啟，表單填寫，表單的傳送及
表單的簽核。
本系統是採個人化的角色介面，雖然每個使用者所登入時所看的介面大同
小異，然而在開啟表單時，系統便會記錄是誰開啟這張表單，而表單的流程設
定第一關該送給誰，其表單傳送完畢後便會傳送到對方在此系統內的收件匣；
當對方登入此系統時便會在收件匣內看到該表單，然後打開它並簽核它；如果
同意便會往下一關送；簽核如果不同意可退件給原填表人或往前面關卡退回。若
退給填表人則代表此表單不被接受(如請假不准或請購不准)，若退回前面關卡，
則可能表示前面關卡簽核的不夠詳細或應稍作修改，當前面關卡在同意後，則
流程會再往下跑。
在此，我們將以兩個範例，來展示本系統之各項功能，在此要強調的是這
樣的功能是最基本的功能。這兩個範例一是請假單的流程；二是雜項請購單，這
兩張表單所突顯的是本系統的表單可依不同條件跑不一樣的流程。而兩張表單的
差異在於一張是單檔表單，一張是雙檔表單，而雙檔表單有所謂明細資料清單
方格(Grid)的觀念。
二、電子表單的使用
(1)電子表單的流程與流程設定
1. 請假單：
(1)以足夠權限的使用者帳號登入 EasyFlow。
(2)在系統管理模組的『自動精靈』中，選擇『標準流程設定精靈』。
(3)選擇流程設定精靈後，則會顯示如下圖的操作畫面
(4)選擇設定請假單的流程，可看到如下畫面。
(5)此流程預設的第一關是代理人，此處代理人是當初在設定員工資料
時所建入的資料，如預設資料員工 1238 的代理人是員工 1153，所
以當 1238 填了一張請假單後會往員工 1153 送。
(6)此流程的第二關為直屬主管，此處代理人是當初在設定員工資料時
所建入的資料，如預設資料員工 1238 的直屬主管是員工 512，所
以當第一關代理人簽核同意後，當初 1238 所填的請假單便會往他
的直屬主管(512)送。
(7)本流程地三關是一個判別式，在此我們設為當請假天數大於等於 3
天則流程會跑到第四關：填表人的直屬主管的直屬主管，以填表人
1238 為例則第四關會跑到 439；若小於 3 天則流程結束。
(8)每一關流程的設定細節，從以下(9)加以說明。
(9)第二關和第四關同是直屬主管，則流程如何判斷所謂的直屬主管是
指何人之直屬主管呢？當你在流程畫面人頭圖案上滑鼠左點，會出
現一訊息視窗，用來設定流程參數內容。
(10)選擇『流程參數內容』，則會出現下圖。
(11)上圖是該關卡流程設定細節，其中在簽核種類下的關號和支號便
是指定哪個關卡的直屬主管？若空白則是填表人的直屬主管；若如
下圖，便是指出第二關的直屬主管，換言之便是填表人的直屬主管
的直屬主管。
2. 雜項請購單：
(1)從在流程設定精靈中，選擇雜項請購單，可看到雜項請購單的流程。
(2)其流程大致上和請假單雷同，只是填表人填完表不會傳送到代理人
處，而第一關就是填表人的直屬主管。而第二關的判別式是判別雜項
請購的金額，如果 10000 元以上，則流程多一關上一層的主管簽核。
反之，若低於 10000 元，則只需填表人直屬主管簽核即可。
(2)電子表單的填寫與使用
以下仍以一張請假單、一張雜項請購單為例來說明。
1. 請假單：
以員工 1238 將請假 2 天為例提出申請，從預設流程可想得知，員
工 1238 填完表單傳送出去後，他的代理人－員工 1153 將收到他的
申請單，當員工 1153 同意後，表單會往下傳給他的直屬主管－員工
512，若直屬主管同意則完成這樣的一個請假程序。在此便逐步圖解說
明。
(1) 利用員工 1238 的帳號登入 EasyFlow 系統，將出現如下畫面
(2) 從畫面下方的狀態列，可看到目前使用者是員工 1238。
(3) 選擇開啟請假單這張電子表單，點選左側 frame 的請假單，

會出現以下的畫面。
(4) 表單一開始，會首先在請假人欄裡，自動帶出填表人的名字，若
您是幫別人代填表單時，您可以直接填入對方的員工代號，或是您
也可以按請假人旁的按鈕，讓系統自動帶出一所有員工姓名的視
窗，如下：
上一頁下一頁
最後一頁
最前一頁
(5) 利用視窗內的三個條件欄位，選擇符合的員工代號、員工姓名、部
門單位及部門簡稱，例：第一個欄位選擇員工姓名，第二個欄位選
擇包含，第三個欄位輸入一員工姓名，按開始尋找後，則視窗將
帶出所有您所輸入姓名相同的員工資料。
(6) 若第三欄位為空白，開始尋找後，視窗內將出現所有的員工姓名，
當出現的資料有多頁時，您可以利用跳頁的按鈕，以找尋您所需要
的員工姓名。
(7) 點取您所需要的員工姓名後，系統將回到請假單的主畫面，並在
請假人的空格欄裡，帶出您所點取的員工代號及員工姓名。
(8) 在 EasyFlow 裡，所有可以點選的圖示按鈕，當您將滑鼠移到圖示

按鈕時，如最前一頁時，圖形會出現文字提示，而滑鼠旁會出現
此一按鈕的中文名稱。利用同選擇請假人的方式，可找到您所需要
的代理人。
(9) 點按請假欄內的按鈕，在出現一所有假別的選項後，請點選您所
預申請的假別(特休、事假，喪假…等)。
(10)點取起始時間欄內的按鈕，系統將出現如下的畫面。
(11)請在您所欲請假的日期上點選，待其日期上出現藍色的圈圈，並
在日期下的時間欄裡，填上您欲請假的正確時間，按確定鈕，回到
主畫面。下方的時間欄位，您可以利用旁邊的上下箭頭調整至正確
時間。
(12)截止時間的方法同上。當您的表單上的起始時間及截止時間皆填
上以後，系統將在請假時數欄，自動帶出您請假的總時數。請根據
您請假的實際情形，填寫請假天數欄位。
(13)在說明欄內，填上您請假的原因及欲補充的另外說明。
(14)到此為止，您的請假單已算完成(以上的所有欄位，您亦可以直
接填入，而不一定要用到所有系統提供的另外開窗元件)。當填完表
單後便可按下表單最上方左邊的傳送鍵，則出現確認視窗。
(15)若表單傳送成功，則出現如下畫面。
(16)當看到類似上圖的畫面顯示出，便表示此表單成功送出，此時
可點選單別：STD002 請假單單號：0000000007 之區域，
可再一次檢視剛剛所填的表單。
(3)電子表單的查詢與追蹤
(1) 當您欲查詢表單的送出情形，您有兩種方式可以查看：
a.在功能表的表單追蹤處理中，點取『原稿』後，主視窗裡存有一封您
所填寫的請假單，簡單地包含目前表單的狀況，狀態及傳送日期。
b.若您欲看更詳盡的資料時，點選欲查看的表單，系統將帶出原請假
單，點選『流程設定』之圖示
(2)電子表單原稿上方功能列，最左邊鈕是簽核鈕，而從左起第三個按鈕，
為檢視之前關卡的簽核意見的按鈕。
(3)當按下表單功能列左邊第三個按鈕之後，會出現以下畫面。
(4)若員工 512 同意此表單，則此請假單便是同意結案，也就是請假獲准。

此時員工 1238 可檢視表單追蹤處理的原稿資料匣，看到此表單已被同
意。
(4)電子表單的簽核
(1)用員工 1153 的使用者帳號登入此系統。
(2)當員工 1153 登入此系統，並開啟表單追蹤處理，則畫面切換成下圖。
(3)在表單追蹤處理的清單中選擇”收件資料匣”。
(4)上圖右列的，便是員工 1153 應該簽核的表單之表列。從這表列員工

1153，便知其有四張表單要簽核。(在此本系統有個 E-mail 通知的功
能，當有某一張表單需由某員工簽核時，系統會透過員工資料檔內的
E-Mail 住址，發一封信到此員工的 Mail 信箱中以通知此員工來簽核。)
(5)點選剛剛員工 1238 所發出之請假單，即可進行檢視表單與簽核簽核
之動作。
(6)當員工 1153 看完表單後，按下最上方左邊簽核鈕，則出現一簽核視

窗。
同意鈕
意見欄
不同意鈕
離開暫不簽核
常用簽核片語
(7)簽核視窗共分為五個部分，意見欄、同意鈕、不同意鈕、離開戰不簽核、
片語詞庫。當要簽上意見時可在意見欄內打上文字，然後按同意鈕則算
簽核過，若按不同意鈕，則表示此關不同意。
(8)若簽核結果為不同意，則會出現如上圖之視窗，用來顯示此關卡之前
簽核過的所有關卡，以便讓你選擇要退件給誰。若選擇退給填表人則此
表單不同意結案，若退回的是流程上其他關卡，則表單會從那一關再繼
續往下跑。
(9)當員工 1153 同意後，表單跑至員工 512 的”收件資料匣”內，所以當

員工 512 進去後可在”收件資料匣”內簽核此表單。
2.雜項請購單：
(1)開始一樣用某個員工登入系統，在電子表單模組中，選擇雜項請購
單，可開啟請購單的表單畫面。
(2)填完表單內欄位，而採購之物品可以一條一條的條列在表單內的
Grid。
(3)新增一項物品到 Grid 裡，只需在上方資料填寫處填好，然後按右側

新增鈕即可。
(4)填完表單內所有欄位，則表單傳送出的步驟和簽核的動作都和請假單
一樣，請參考之。若總金額欄位為 10000 元以上則流程會像當初預
設的樣上呈兩層主管，若低於 10000 元則只需上一層的直屬主管同
意即可。

Easyflow 使用手冊

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Easyflow 使用手冊

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

EasyFlow 系統管理教育訓練手冊 V2.

企業內部工作表單，透過 EasyFlow 流程引擎快速傳遞，突破地理距離

方便的 Web 化使用介面，可透過 Internet 進行文件處理

單填寫，且系統提供其它如：線上 OLAP 分析、系統管理、表單管理、文件

以 IIS 的網站伺服器基礎，運用 ASP 撰寫程式，在企業內部透過 DCOM 協

定與 MTS(Microsoft Transaction Server)的元件溝通，在企業外部透過

HTTP 協定與 MTS(Microsoft Transaction Server)的元件溝通，完全符

此外，Microsoft Transaction Server 運用到的功能大略分成下面幾項：

2. MTS 提供包括資料庫連結共享、Process 共享、物件共享功能。Process

共享功能讓使用者不需考慮多 Process 的處理問題，來解決多使用者的

義的權限名稱對應到 Windows NT 的使用者或群組。當用戶端使用者存

取呼叫元件或元件的介面時，根據其登入 Windows NT 的使用者或所

使用 SQL Server 作為資料庫，負責表單資料及流程異動資料之儲存。

Windwos 2000 Advance Server 以及 Service Pack1 以上。

1. CPU：PIII 700 Mhz 以上

(1). 假設您的 CD-ROM 為 d:

二. 系統移除 – 如需移除 EasyFlow

Step2:資料庫安裝程式設定 – 點選上個畫面的<資料庫設 定>

(1). 建立 Database:點選<建立資料庫>，可參考 Sep6

Step6: 參考 Step4 畫面，點選<建立資料庫>按鈕，每一個參數設定皆可

Step7:參考 Step4 畫面，點選<建立資料 表>按鈕

Step8:參考 Step4 畫面，點選<產生內定資料>按鈕

Step9:參考 Step4 畫面，點選<建立 OLAP cube>按鈕

Step10: 執行(開始→程式集→Microsoft SQL Server7.0→OLAP

Step11: 參考 Step1 畫面，點選<網頁安裝>按鈕，每一個參數設定皆可

Step12: 參考 Step1 畫面，點選<元件安裝>按鈕，每一個參數設定皆可

5. 換到 Steps 頁，按下方按鈕 New(new a step)，出現另一個視窗 New

6. 換到 Schedules 頁，按 New Schedule，出現另一個視窗 New

按 Change，進入 Recurring Job Schedule 視窗，

7. Notification 頁可不用設定，預設為當 Job 失敗會寫進 NT Event Log。

1. 在 SQL 主機上，檢查控制台裡的服務，SQL ServerAgent 是否啟動，

模組區 功能區 工作區 訊息區

系 文件主機維護作業 設定文件主機位址資料 必要步驟

系 職務代號維護作業 設定公司的部門職務資料 必要步驟

系 職等代號維護作業 設定公司職等資料 必要步驟

系 機密等級維護作業 設定機密等級權限資料 必要步驟

系 公司行事曆維護作業 設定公司行事曆資料資料 必要步驟

系 員工基本資料維護 設定員工資料 必要步驟

系 部門代號維護作業 設定部門基本資料 必要步驟

系 部門員工維護作業 設定部門所屬員工資料 必要步驟

步驟一 文件主機維護作業 程式代號 SYSI008

步驟一 部門職務代號維護作業 程式代號 RESI002

步驟一 部門職稱代號維護作業 程式代號 RESI002

步驟一 職等代號維護作業 程式代號 RESI007

步驟一 機密等級維護作業 程式代號 RESI008

步驟一 公司行事曆維護作業 程式代號 RESI010

步驟二 員工基本資料維護作業 程式代號 RESI011

步驟三 程式權限維護作業 程式代號 SYSI003

步驟四 部門代號維護作業 程式代號 RESI012

步驟五 部門員工維護作業 程式代號 RESI015

‧使用檔案： sysaa (R/W)

‧使用檔案： resak (R/O)

關於順序 1.與 2.的個案：

‧相關程式： RESI015 部門員工維護作業

‧相關程式： RESI004 屬性代號維護作業(專案管理)

‧使用檔案： resau (R/W)

‧使用檔案： rescg (R/W)

4. 重複步驟 2，3，將規則代號輸入 Rule2，優先順序輸入 2，執行項目選『核

5. 同理，建立 Rule3 及 Rule4，其核決權限代號分別為 002，001;其條件分

7. 假設某 4 職等員工填了一張 Loan 為 4000 元之申請單， 而此員工的直屬主

表單性質 維護作業 (RESI050)

7. 管理程式產生所需之相關資訊已經蒐集完成，按下 [開始] 按鈕後將自動產

9. 產生報表所需之相關資訊已經蒐集完成，按下 [開始] 按鈕後將自動產生程

10. 當您看到此畫面表示報表已經完成，按下 [繼續] 按鈕後將回到步驟 0。

Step2:資料庫安裝程式設定 – 點選上個畫面的<資料庫設定>

Step7:參考 Step4 畫面，點選<建立資料表>按鈕

模組區功能區工作區訊息區

系文件主機維護作業設定文件主機位址資料必要步驟

系職務代號維護作業設定公司的部門職務資料必要步驟

系職等代號維護作業設定公司職等資料必要步驟

系機密等級維護作業設定機密等級權限資料必要步驟

系公司行事曆維護作業設定公司行事曆資料資料必要步驟

系員工基本資料維護設定員工資料必要步驟

系部門代號維護作業設定部門基本資料必要步驟

系部門員工維護作業設定部門所屬員工資料必要步驟

步驟一文件主機維護作業程式代號 SYSI008

步驟一部門職務代號維護作業程式代號 RESI002

步驟一部門職稱代號維護作業程式代號 RESI002

步驟一職等代號維護作業程式代號 RESI007

步驟一機密等級維護作業程式代號 RESI008

步驟一公司行事曆維護作業程式代號 RESI010

步驟二員工基本資料維護作業程式代號 RESI011

步驟三程式權限維護作業程式代號 SYSI003

步驟四部門代號維護作業程式代號 RESI012

步驟五部門員工維護作業程式代號 RESI015

7. 假設某 4 職等員工填了一張 Loan 為 4000 元之申請單，而此員工的直屬主

表單性質維護作業 (RESI050)