METODOLOGIA SEBRAE PARA IMPLEMENTAÇÃO DE GESTÃO AMBIENTAL

Entidades Integrantes do Conselho Deliberativo Nacional do Sebrae Associação Brasileira dos Sebraes Estaduais – Abase Associação Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento das Empresas Industriais – Anpei Associação Nacional das Entidades Promotoras de Empreendimentos de Tecnologias Avançadas – Anprotec Confederação das Associações Comerciais do Brasil – CACB Confederação Nacional da Agricultura – CNA Confederação Nacional do Comércio – CNC Confederação Nacional da Indústria – CNI Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior – MDIC Associação Brasileira de Instituições Financeiras de Desenvolvimento – ABDE Banco do Brasil S.A. – BB Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES Caixa Econômica Federal – CEF Financiadora de Estudos e Projetos – Finep

METODOLOGIA SEBRAE PARA IMPLEMENTAÇÃO DE GESTÃO AMBIENTAL

Brasília, 2004

® 2004, Sebrae – Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas Todos os direitos reservados. A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/98). 1ª edição 1ª impressão (2004): 3.000 exemplares Distribuição e informações: Sebrae SEPN Quadra 515, Bloco C, loja 32 – CEP 70770-900 – Brasília, DF Telefone (61) 348 7100 - Fax (61) 347 4120 Internet http://www.sebrae.com.br Sebrae/DF SIA Techo 3, lote 1.580 – CEP 71200-030 – Brasília, DF Telefone (61) 362 1600 Internet http://www.df.sebrae.com.br E-mail webmaster@df.sebrae.com.br Equipe Técnica Newton de Castro Antonio de Souza Gorgonio Damião Maciel Guedes James Hilton Reeberg João Pedro Martins da Silva Capa D&M Comunicação Projeto gráfico e editoração eletrônica Marcus Vinícius Mota de Araújo Revisão ortográfica Mário Maciel Esta publicação faz parte do Programa Sebrae de Gestão Ambiental.

Metodologia Sebrae para implementação de gestão ambiental em micro e pequenas empresas. – Brasília : Sebrae, 2004. 113p. 1. ISO 14000. 2. Gestão ambiental. I. Sebrae CDU 504

SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 MÓDULO 1 – IMPLEMENTAÇÃO DE GA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2 METODOLOGIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.3 SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.4 INVESTIMENTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.5 CONTROLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.6 PERSONAGENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.7 PLANEJAMENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 1.8 MOTIVAÇÃO E FERRAMENTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 MÓDULO 2 – ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DA NBR ISO 14001 . . . . . . . . . . 63 2.1 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 2.2 A AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 2.3 NORMAS ISO SÉRIE 14000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 2.4 NORMA ISO 14001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 2.5 DOCUMENTANDO O SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL . . . . . . . . . . . . . 84 MÓDULO 3 – ORIENTAÇÃO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS . . . . . 93 3.1 INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 3.2 CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 3.3 PERFIL DO AUDITOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.4 PROGRAMA DE AUDITORIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 3.5 PASSOS DE UMA AUDITORIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 ANEXO 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 PROCEDIMENTO PARA LEVANTAMENTO DE NECESSIDADE DE TREINAMENTO . . . 107 OBJETIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 DEFINIÇÕES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 DETALHAMENTO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 ENDEREÇOS DO SEBRAE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

APRESENTAÇÃO
Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental em Micro, Pequenas e Médias Empresas, o Sebrae disponibiliza ao usuário, consultores, empresários e público em geral um modelo de método de trabalho, testado por diferentes consultores em algumas dezenas de empresas e que levou algumas dessas à certificação pela NBR ISO 14001. A Metodologia apresenta no Módulo 1 uma seqüência lógica para elaboração de um Plano de Melhoria de Desempenho Ambiental – PMDA, que é a proposta do Sebrae para o empresário. Ao ser implementado como um Sistema de Gestão Ambiental esse PMDA pode ser auditado e certificado. Além da abordagem para a elaboração do PMDA a metodologia disponibiliza, no Módulo 2, orientações sobre análise e interpretação da norma NBR ISO 14001. No Módulo 3 é dada a orientação necessária para treinamento e formação de auditores internos, caso o empresário decida pela implementação do Sistema de Gestão Ambiental.

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INTRODUÇÃO
os últimos anos, diversos documentos foram elaborados explicitando a preocupação com a questão ambiental. O aumento de doenças da pele causadas pela diminuição da camada de ozônio, as chuvas ácidas corroendo monumentos e inutilizando solo fértil, o efeito estufa provocando aquecimento global e as alterações climáticas recentes são sinais dos impactos ambientais provocados pelas atividades humanas, que sempre fizeram uso dos recursos naturais do planeta sem se preocuparem com o dia seguinte. Em 1972, a Declaração de Estocolmo, aprovada durante a Conferência da ONU sobre o Meio Ambiente Humano, introduziu pela primeira vez na agenda política internacional a dimensão ambiental como condicionadora e limitadora do modelo tradicional de crescimento econômico e de uso de recursos naturais. O Relatório da Comissão Bruntland (em 1987), os Princípios Ceres (antes Valdez) de 1989 e a Agenda 21 da Rio-92 demonstram a importância do desenvolvimento sustentável como garantia de sobrevivência da humanidade. As relações do homem com a natureza precisam ser controladas e gerenciadas. Em 1996 foram criadas as Normas ISO da série 14000, de Gestão Ambiental. Elas são de adesão voluntária e demonstram, nas organizações que as adotam, a preocupação com as condições ambientais da Terra, alem de definirem requisitos mínimos para um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) eficaz.

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MÓDULO 1 – IMPLEMENTAÇÃO DE GA
1.1 INTRODUÇÃO A Metodologia Sebrae para implementação de GA em Micro e Pequenas Empresas aqui apresentada é fruto de inúmeros trabalhos de implementação de Sistemas de Gestão Ambiental nas mais variadas organizações públicas e privadas, grandes, médias e pequenas. As atividades propostas já foram realizadas com êxito por muitas equipes nessas organizações e podem ser conduzidas tanto por um facilitador externo (consultor) como por membro da própria organização, desde que tenha determinação e tempo disponível. Tendo como referência a Norma NBR ISO 14001, que define os requisitos mínimos para um Sistema de Gestão Ambiental (SGA), o resultado pode ser a certificação do SGA implantado, o que eleva a organização a um patamar de excelência com reconhecimento mundial. Este Módulo I analisa os processos necessários para a implementação de um SGA; o Módulo II faz a análise e a interpretação da NBR ISO 14001, e o Módulo III aborda a formação de auditores internos. 1.2 METODOLOGIA As Atividades necessárias para a implementação de um SGA certificável podem ser desenvolvidas em 12 meses sem muito estresse, mas já foram conseguidos prazos menores, até de 5 meses numa edificação, pois não faria sentido certificar após o término da obra. O esforço foi grande, mas a obra não parou (nem podia!). Tampouco ninguém foi internado por estafa em decorrência disso. Essas atividades podem ser separadas em duas fases: a primeira objetiva a elaboração do Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental (PMDA), referente ao item 4.3 da NBR ISO 14001 – Planejamento, transparência 1. A segunda tem dois objetivos principais: a implantação das ações do PMDA e dos demais requisitos da Norma, transparência 2. São elas:

FASE 1 – PLANEJAMENTO

Planejamento Planejamento das atividades Oficinas Oficina 1 – Política e Planejamento Conceitos da Gestão Ambiental Legislação Ambiental Política Ambiental – definição e desdobramentos Aspectos e Impactos Ambientais Objetivos, Metas e Programas Ambientais PMDA – Plano de Melhoria de Desempenho Ambiental

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FASE 2 – IMPLEMENTAÇÃO

Oficina 2 – Normas ISO 14000 e documentação Oficina 3 – Formação de Auditores Ambientais Internos Implementação Lançamento do Programa Acompanhamento e orientação Auditorias Auditorias Parciais (Auditores Internos) Auditoria Plena (Auditores Externos) Auditoria Inicial do Organismo Certificador Ajustes e Ações Corretivas Auditoria Final de Certificação
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• Planejamento das Atividades – é a reunião da Direção com a equipe para definir a estrutura e as responsabilidades pela implementação do SGA, as datas para as atividades (as Oficinas, o acompanhamen-

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to e orientações, as auditorias) e por fim a data desejada para a certificação, como exemplificado no Quadro 1; • Oficinas – as oficinas devem ser realizadas em reuniões de no máximo 2 horas consecutivas por dia, 3 vezes por semana. Isso tem explicação: 2 horas é um período que pode ser planejado dentro das 8 horas diárias de funcionamento sem prejudicar o atendimento aos clientes, fonte de sustentação da organização. Como as reuniões acontecem dia sim, dia não, elas não chegam a atravancar a operação normal. Funcionam. A grande vantagem é que as reuniões precisam ser bem objetivas para gerar seus resultados em duas horas. Logo a objetividade vira um hábito e as reuniões se tornam altamente produtivas. Reuniões longas provocam dispersão da atenção dos participantes. Outro ponto importante é que os integrantes das equipes mantenham a assiduidade, pois não adianta participar um dia e faltar outro – atrasa o grupo. Ficar recapitulando e rediscutindo os assuntos já resolvidos é como se estivesse dando um “passo prá frente e dois prá trás”, e no final teremos um bando de pessoas frustradas por não conseguirem atingir seus objetivos. a) Oficina 1 – Política e Planejamento – são reuniões da equipe para discutir os conceitos básicos da Gestão Ambiental, a Política Ambiental, a legislação ambiental aplicável, o levantamento e avaliação dos aspectos e impactos ambientais e as ações mitigadoras dos impactos ambientais mais importantes. O resultado final desta Oficina é o Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental (PMDA) da organização. A Direção deve participar principalmente das reuniões sobre a definição da Política Ambiental e das ações mitigadoras; Oficina 2 – Normas ISO série 14000 e Documentação – são reuniões da

equipe para discutir os demais itens da ISO 14001 referentes à implementação, operação, verificação e ação corretiva. Os participantes também discutem a elaboração dos documentos normativos, formatos, controles etc.; c) Oficina 3 – Formação de Auditores Ambientais Internos – é o treinamento para formar a equipe de Auditores Ambientais Internos da organização. Este treinamento é fundamental para que o processo de Auditorias Internas funcione bem e suporte a evolução do Sistema de Gestão Ambiental. Deve ser realizado por instrutor especial (com formação em Auditoria Ambiental) e de preferência fora do ambiente de trabalho. Um curso de 3 dias (24 horas) para uma quantidade aproximada de 15% do total de colaboradores;

• Implementação – a implementação do Sistema de Gestão Ambiental começa na execução das ações definidas no PMDA e abrange os demais requisitos da Norma NBR ISO 14001 necessários ao seu pleno funcionamento. É a equipe em pleno trabalho, executando, acompanhando, monitorando e avaliando seus resultados. a) Lançamento do Programa – é o evento que reúne os colaboradores da organização para participar do lançamento do Programa de Implementação do SGA, quando todos passam a conhecer a Política Ambiental da organização (definida na Oficina 1) e compreendem como poderão colaborar. Deve ser quase uma festa. É interessante convidar alguém para fazer uma palestra sobre a questão ambiental, ou exibir um vídeo sobre o tema, existem muitos vídeos bons e accessíveis. Procure o Sebrae da sua região para se informar. É também uma boa oportunidade para o lançamento do Programa de Coleta Seleti-

b)

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Quadro 1. Exemplo de cronograma de implementação de um SGA
Itens Atividades FASE 1 – planejamento Planejamento Planejamento das atividades Oficinas Oficina 1 – Política e Planejamento Conceitos de Gestão Ambiental Legislação Ambiental Política Ambiental – definição e desdobramentos Aspectos e Impactos Ambientais Objetivos, Metas e Programas Ambientais PMDA – Plano de Melhoria de Desempenho Ambiental FASE 2 – implementação Oficina 2 – Normas ISO 14000 e documentação Oficina 3 – Formação de Auditores Ambientais Internos Implementação Lançamento do Programa Acompanhamento e orientação Auditorias Auditorias Parciais (Auditores Internos) Auditoria Plena (Auditores Externos) Auditoria Inicial do Organismo Certificador Ajustes e Ações Corretivas Auditoria Final de Certificação Qte de Total de Reuniões Horas 1 2 3 Meses 4 5 6... ...12

va, do Programa de Redução do Desperdício ou do Programa d’Olho na Qualidade (5S) e outros mais que a organização tenha projetado. b) Acompanhamento e orientação – são as reuniões-relâmpago que o responsável pela implantação realiza nos vários departamentos da organização destinadas a orientar e acompanhar as pessoas no desenvolvimento do SGA na sua área específica, a implementação das ações do PMDA e dos procedimentos do

SGA. O tempo necessário variará em função do engajamento da equipe e das dificuldades que aparecem, mas a média para essa atividade é de 20 horas/mês (1 hora por dia) do responsável pelo SGA; • Auditorias a) Auditorias Parciais – são auditorias realizadas na organização pelos auditores internos, a partir da sua formação. Podem ser planejadas de várias formas, pois são rápidas quando

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realizadas numa área determinada (máximo 1,5 horas, incluindo a preparação e Relatório Final) e geralmente envolvem dois auditores e um ou dois auditados. O Plano de Auditorias Internas pode programar 2 auditorias semanais durante os 4 meses finais da implementação do SGA, passando mais de uma vez por todas as áreas da organização; b) Auditoria Plena – é uma auditoria realizada por uma equipe de auditores ambientais externos à organização e que não tenha participado do processo de implantação, como se fosse a auditoria de um Organismo Certificador. É a partir desta auditoria que todos se dão conta de que estão na reta final; Auditoria Inicial do Organismo Certificador Credenciado (OCC) – é o início do processo de certificação e é realizada pelo Organismo Certificador Credenciado escolhido pela organização;

c)

que apresentam riscos de provocar impactos negativos ao meio ambiente. Um Sistema de Gestão Ambiental possibilita a uma organização controlar e minimizar os riscos ambientais de suas atividades. Além disso, a adoção de um Sistema de Gestão Ambiental representa uma importante vantagem competitiva, o mercado reconhece e valoriza as organizações ecologicamente corretas. Também é crescente o nível de exigências legais para que os bens produzidos sejam ambientalmente adequados em todo o seu ciclo de vida: que não agridam o meio ambiente desde a origem de sua matéria-prima, durante sua produção e entrega, até sua obsolescência e disposição final. Com a globalização da economia mundial e a criação de grandes blocos, como a União Européia, Nafta e Mercosul, o cuidado com o meio ambiente passa a ser fator estratégico para a sobrevivência de qualquer organização, transparência 3.

SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL Importância e Implicações

Acordos Internacionais; Criação de uma nova imagem; Conservação de Energia e dos Recursos Naturais; Acesso a novos mercados; Melhoria Contínua; e Compromisso.

• Ajustes e ações corretivas – são reuniões onde serão discutidos os ajustes no Sistema de Gestão Ambiental em função das Auditorias realizadas (4.2 e 4.3). A equipe (Comitê Ambiental) analisa os resultados e estabelece as ações corretivas, prazos e responsáveis para eliminar as não-conformidades detectadas. Essas reuniões têm importantes desdobramentos, pois as ações corretivas precisam ser acompanhadas na execução e nos seus resultados. É a arrumação da casa para a certificação; • Auditoria Final de Certificação – é a Auditoria, a partir da qual pode ser recomendada a Certificação. 1.3 SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL Sistemas de Gestão Ambiental podem ser aplicados a qualquer atividade econômica, em organizações públicas ou privadas, especialmente naqueles empreendimentos

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Sua implementação, é claro, requer esforço, determinação e recursos, inclusive financeiros. Seus investimentos (não custos) se referem ao tempo das pessoas, aos materiais, instrumentos, equipamentos e eventuais serviços de terceiros. Esses investimentos necessários retornarão como benefícios de várias formas: imagem da organização, novos mercados, redução do desperdício, aumento da produtividade, motivação dos colaboradores, transparência 4. Um Sistema de Gestão Ambiental compatibiliza a organização com os requisitos legais da comunidade onde está inserta.

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SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL Mudanças:

significativos que elas podem causar, pontos de desperdício são descobertos, e assim a atividade operacional também passa por um processo de melhoria. Um Sistema de Gestão Ambiental predispõe a organização a definir um Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental (PMDA) para ser implementado de acordo com suas possibilidades financeiras, transparência 5.

Na cultura da empresa; Criando novas oportunidades; Na eliminação dos desperdícios; Como oportunidades para melhoria; e Participação: ou tudo ou todos?

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BENEFÍCIOS DE UM SGA IMPLANTADO

A organização deverá desenvolver os mecanismos de apoio necessários para efetivar a implantação de seu Sistema de Gestão Ambiental de acordo com suas características e as particularidades de seu negócio, no cumprimento de seus objetivos e metas empresariais. É preciso criar um clima propício à implantação para diminuir as resistências e disponibilizar espaço para a criatividade das pessoas. Essa implantação deve sempre ser vista como uma oportunidade de mudanças para melhor. Isto pode implicar em mudanças significativas na cultura organizacional. Os benefícios ao meio ambiente poderão ser expressivos se as pessoas de todos os níveis participarem de seu desenvolvimento e implementação, pois serão multiplicadores dos conceitos e práticas em suas casas e vizinhanças. A direção deve dar total apoio ao processo de implantação, caso contrário ele fracassará. Afinal, é o seu negócio que vai progredir. Entre os muitos benefícios da implantação de um Sistema de Gestão Ambiental está o estabelecimento de diretrizes que levam em consideração os requisitos legais e informações sobre a importância dos impactos ambientais que ela pode provocar e sobre os quais precisa ter controle. Ao analisar os aspectos ambientais de suas atividades, definindo ações que eliminem ou minimizem os impactos ambientais
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Melhorar o seu desempenho ambiental (e operacional); Assegurar a sua melhoria contínua; Eliminar todo o desperdício de energia e recursos; e Demonstrar a conformidade ao mercado pela certificação (do SGA) através de um Organismo de Certificação Credenciado (OCC)

A complexidade do SGA dependerá de fatores tais como a natureza das suas atividades, condições em que opera e o lugar em que suas atividades se desenvolvem. O Sistema de Gestão Ambiental, se implementado de acordo com os requisitos da Norma NBR ISO 14001, pode ser objeto de certificação por um Organismo de Certificação Credenciado (OCC), e assim a organização pode mostrar à sociedade que está comprometida com a conservação do meio ambiente e com a sobrevivência do nosso planeta. A busca constante da melhoria é uma das principais características dos empreendimentos bem-sucedidos e um componente importante do Sistema de Gestão Ambiental. A Melhoria Contínua do Desempenho Ambiental é o objetivo permanente de um Sistema de Gestão. Os princípios estabelecidos pela NBR ISO 14001 abrangem desde o comprometimento da direção até a avaliação de resultados por meio da análise crítica

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realizada também pela direção. São 5 esses princípios, transparência 6:

mento realiza medições e avaliações de resultados para direcionar seus esforços no sentido de seus objetivos e metas; • Análise Crítica e Melhoria – uma análise estratégica do desempenho do SGA deve ser realizada regularmente pela Direção, sempre buscando pontos de melhoria e novos desafios. Isto garante que a organização estará sempre evoluindo e alcançando resultados cada vez mais importantes. Melhoria Contínua é um ciclo dinâmico e virtuoso no qual se reavalia sistematicamente o Sistema de Gestão, procurando sempre a melhor relação com o meio ambiente. Na implantação de um Sistema de Gestão Ambiental, após o estabelecimento da Política Ambiental da organização, segue-se o Planejamento das Ações (P), a implementação e Operação do Sistema (D), o Monitoramento (C) e Ações Corretivas (A) conseqüentes. Isto é a aplicação do ciclo PDCA, transparência 7.

PRINCÍPIOS DE GESTÃO AMBIENTAL

Melhoria Contínua do Sistema de Gestão Ambiental

Política PMDA Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental Planejamento

Revisão pela Direção

Medição Avaliação

Implementação e Operação

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• Política – a direção comprometida define sua intenção com respeito ao meio ambiente e estabelece as diretrizes e a Política Ambiental da organização. Demonstra a todos os colaboradores seu comprometimento com as diretrizes expressas na Política; • Planejamento – objetivos e metas ambientais complementados pelo Plano de Melhoria de Desempenho Ambiental – PMDA para a realização da Política Ambiental e suas diretrizes são estabelecidos em conjunto pela Direção e departamentos operacionais, implementando este valioso princípio: planejar para realizar bem; • Implementação e Operação – garantir condições e recursos para que o PMDA saia do papel e a implantação do SGA realmente aconteça é uma tarefa da Direção, que vai comprovar seu comprometimento com todo este processo. Com certeza a organização passará por grandes e ótimas mudanças se os colaboradores perceberem este comprometimento; • Medição e Avaliação – este princípio é fundamental para o bom desenvolvimento do Sistema de Gestão Ambiental, pois evita surpresas e distanciamento dos objetivos e metas, mantendo uma constante monitoração dos resultados parciais alcançados. Qualquer boa metodologia de gerencia-

MELHORIA CONTÍNUA

C
Av al ia rA lte

Ciclo PDCA
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A

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A = Act

P = Plan

D = Do

C = Check

O Ciclo PDCA foi estabelecido por Shewhart (Walter A. Shewhart, da Bell Telephone Laboratories, AT&T, em seu livro Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control, USA, 1939) e popularizado por Deming (W. Edward Deming, 1900-1993) no Japão, onde é chamado Ciclo Deming. Ele pode ser aplicado a qualquer atividade, que passa sempre por estas quatro fases

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fundamentais. Aplicar estas fases aos processos (atividades) é o que se conhece como gerenciar o processo. Na fase Plan (planejamento) se definem as metas e os métodos, o desenvolvimento do plano de execução; Na fase Do (execução) são feitos a educação e o treinamento para capacitar as pessoas a realizarem as atividades, a execução propriamente dita das ações e a medição dos resultados; A fase Check (avaliação) consiste em se comparar o resultado obtido com o que tinha sido planejado nas metas (fase P); A última fase, Act (ação), envolve a busca de soluções para eliminar o problema, a escolha da solução mais efetiva e o desenvolvimento desta solução, com a devida normalização, quando invade o ciclo P no planejamento de sua implantação, recomeçando tudo novamente. Se não há problema, quando se atinge um objetivo além do que tinha sido planejado ou se igualam metas e resultados, novas metas mais audaciosas devem ser estabelecidas e o ciclo recomeçado. A cada volta do ciclo PDCA sempre acontece um progresso, mesmo pequeno, porisso nunca se volta ao mesmo ponto. Cada mudança dá início a um novo ciclo que tem como base o ciclo anterior, caracterizando desta forma a espiral da Melhoria Contínua.

Fazer bem feito o seu trabalho, preocuparse com a questão ambiental, planejar suas atividades para que a segurança das pessoas e do meio ambiente seja sempre preservada, estar pronto para agir numa situação de emergência, combater o desperdício dos recursos naturais, da energia e de materiais, informar os pontos críticos propondo melhorias, etc. são atitudes desejáveis a todo colaborador, seja ele pertencente ou não aos quadros da organização. Felizmente a maioria das pessoas sabe o que é poluição, o que é desperdício e o que é uma situação perigosa. A conscientização torna-se então uma tarefa de comunicação e discussão dos meios para alcançar uma maior eficiência ambiental. Quanto maior o número de pessoas participando das discussões, melhores serão as soluções encontradas. Meio ambiente é assunto universal. Conscientizar as pessoas é conseqüência natural do processo de implantação do SGA. Pode-se observar no Quadro 2 que a Gestão Ambiental abrange um universo muito mais amplo que a Gestão da Qualidade; 1.4 INVESTIMENTOS Os recursos que a organização precisa investir para se preparar para a certificação ISO 14000 são de vários tipos para diversas finalidades, transparência 8:

Quadro 2. Abrangência das gestões da qualidade e ambiental
Organização

Requisitos Legais
Gestão da Qualidade Manter um nível de qualidade aceito pelos clientes e consumidores.

Data Pág.

/ de

/

Gestão Ambiental Manter uma relação com o meio ambiente que leve em consideração as expectativas dos clientes, consumidores, poder público, organizações ambientais e comunidades vizinhas. Contratos, normas, legislação, regulamentos e acordos internacionais.

Objetivos

Instrumentos de Pressão

Contratos e normas

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INVESTIMENTOS NECESSÁRIOS

exemplo, o que fazer para reaproveitar a serragem produzida numa fábrica de móveis de madeira? Se a organização fizer uso de instrumentos de controle ambientais, dependendo da sofisticação de suas atividades, pode ser necessário a contratação de serviços de calibração de seus instrumentos e a aquisição de padrões de referência – modelo oficial de alguma grandeza física, para verificar periodicamente seus instrumentos e referenciar suas medições; 4) Treinamentos – contratação de empresas ou professores especializados para ministrar cursos, trabalhar o relacionamento das pessoas etc.; 5) Certificação – investir na contratação do Organismo Certificador Credenciado para ser finalmente avaliado e, claro, certificado o Sistema de Gestão Ambiental. 1.5 CONTROLES Implantar com sucesso um SGA seria muito difícil se não houvesse formas de controle e de acompanhamento da implementação, transparência 9.

Tempo; Obras ou reformas; Equipamentos, instrumentos, materiais, consultoria técnica; Treinamentos; e Na contratação de um Organismo de Certificação Credenciado para efetuar a avaliação da organização.
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1) Tempo – o tempo que as pessoas precisam dedicar para o desenvolvimento de um SGA é sempre um problema. Talvez o maior problema que enfrentam. Como dispensar um funcionário para que ele possa definir seus procedimentos ou realizar uma auditoria? A solução para isso pode ser diversificada: desde a contratação de elementos para cobrir o tempo da pessoa ocupada com o SGA até o uso do MAMP (Método de Análise e Melhoria de Processos) para, aumentando a eficiência dos processos, diminuir os desperdícios, inclusive o de tempo, e assim poder alocar as pessoas às tarefas de documentação, sem atropelo; 2) Obras ou reformas – às vezes obras ou reformas são necessárias para adequação a leis e regulamentos de tratamento de efluentes e disposições de resíduos etc. Depende do tipo de atividade da organização e de como ela está atendendo a esses requisitos; 3) Equipamentos, instrumentos, materiais, consultoria técnica – troca de equipamento por outro menos poluente, aquisição de instrumentos e materiais para monitoramento e controle ambiental de efluentes, emissões, resíduos etc., dependendo de sua atividade e da legislação aplicável. Também pode ser necessário contratar consultoria técnica para resolver algum problema ambiental específico de seu tipo de atividade, por

CONTROLES DO PROGRESSO

Todas as atividades são planejadas na Reunião de Planejamento das Atividades, na Oficina 1; Em cada Reunião são feitos registros e determinados prazos e responsabilidades para as tarefas do Programa;

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Isso é realizado por meio de um planejamento contínuo das atividades e da monitoração dos resultados parciais alcançados. Cada atividade realizada é controlada por meio de formulários apropriados onde são

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feitas as anotações referentes às sete fases da implementação: a. ORientação da implantação dos requisitos da Norma; b. ELaboração da documentação; c. REvisão da documentação elaborada; d. IMplantação dos procedimentos; e. elaboração de Check Lists (listas de verificação); f. AUditoria dos Procedimentos implantados; e g. AJuste da documentação e do próprio Sistema de Gestão Ambiental após a Auditoria Plena e a Auditoria Inicial do Organismo Certificador, acompanhando as ações corretivas decorrentes. Quadro 3. Requisto da Política Ambiental
Item 4.2 Nº 1 Ação OR Quando 30/05/05

Esses formulários compõem o Manual de Atividades, onde são feitas anotações de planejamento das atividades, avaliação dos resultados e as correções necessárias. São muito simples de usar. Cada folha de controle tem um assunto que deve ser desenvolvido. O assunto deve ser discutido com quem de direito. Por exemplo, a Política Ambiental deve ser definida pela Direção, o QUEM é a Direção. Na primeira vez que o assunto for discutido com a Direção, a AÇÃO é do tipo “ORientação”. ONDE é o local da reunião, Sala de Reuniões (S. R.), por exemplo. QUANDO é a data em que a tarefa será completada, as ORIENTAÇÕES podem ser as de assegurar que a Política atende aos requisitos do seu próprio formulário, Quadro 3. Então, fica assim:

Assunto: POLÍTICA AMBIENTAL Onde S. R. Quem Direção Orientações Atender aos requisitos listados no formulário

Na data prevista, vamos ver o resultado. Encontramos um problema: os requisitos le-

gais não foram mencionados. Sugerimos a correção e marcamos nova data, Quadro 4.

Quadro 4. Ação Corretiva da Política Ambiental
Nº 1 Resultado Ações Corretivas Quem Direção Quando 10/06/05

Política não menciona as leis Elaborar frase mencionando o ambientais atendimento às leis ambientais pela organização

Na nova data, ajudamos a elaborar a frase sobre a legislação, é uma AÇÃO de ELabo-

ração, entramos na segunda linha do formulário, Quadro 5:

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Quadro 5. Ações Corretivas da Política Ambiental
Item 4.2 Nº 1 2 Ação OR EL Quando 30/05/05 10/06/05 Assunto: POLÍTICA AMBIENTAL Onde S. R. S. R. Quem Direção Direção Orientações Atender aos requisitos listados no formulário Mencionar a legislação ambiental aplicável

E o resultado, Quadro 6: Quadro 6. Atendimento da Ação Corretiva
Nº 1 2 Resultado Política não menciona as leis ambientais Bom Ações Corretivas Elaborar frase mencionando o atendimento às leis ambientais pela organização Quem Direção Quando 10/06/05

Fazemos isso para as ações que se aplicam a cada item a ser desenvolvido. A Política Ambiental não passará por uma revisão tão cedo, logo, pulamos esse tipo de ação. Ela será implantada, isto é, será divulgada a todos, discutida etc. em várias ações de Implantação, com responsáveis (QUEM) e tudo o mais.

Fica fácil manter o controle da implantação por meio desses formulários, pois tudo é registrado. Usamos o resumo para termos uma visão geral do andamento da implantação e para marcar as datas em que as ações ocorreram. O nosso ficou assim, Quadro 7:

Quadro 7. Controle da Implantação das Ações

Controles – Resumo
N° 1 2 Descrição Missão Política Ambiental Item da ISO 14001 4.2 Atividades OR 21/05 21/05 EL 30/05 OK 10/06 OK RV IM CL AU AJ

-

15/06 17/06

A ordem em que os itens aparecem no formulário-resumo acima e os outros formulários de controle não segue a ordem numérica da Norma NBR ISO 14001, mas sim a seqüência natural de desenvolvimento e implantação. Alguns não fazem referência a nenhum requisito da norma, mas são fundamentais à organização e ao sucesso do SGA, como, por exemplo, a missão da organização, a descrição de seu perfil, o fluxograma e a lista das atividades.

1.6 PERSONAGENS A equipe que vai elaborar, implantar e manter um SGA é normalmente denominada de “Comitê Ambiental”, formalmente composta dos personagens descritos a seguir: 1.6.1 O No 1. O No 1 é o “líder espiritual” do empreendimento e tem algumas atribuições importan-

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tíssimas para que o programa se desenvolva conforme o planejado. Atribuições do No 1: 1) Formalizar a estrutura da equipe que vai desenvolver o SGA. É sua atribuição como principal executivo da organização. Ele deve nomear formalmente o RD (Representante da Direção – o Gerente Ambiental) e também o Comitê Ambiental, convocando todos e participando da primeira reunião de trabalho do Comitê, transparência 10.

e realizar as reuniões de revisão pela direção etc. 1.6.2 O Representante da Direção O Representante da Direção (RD) é o Gerente Ambiental da organização e responsável pelo Programa SGA a ser implementado. Ele deve ser o tipo de pessoa que busca desafios, transparência 11.

O REPRESENTANTE DA DIREÇÃO

Características principais: Ser um vencedor; Ser da administração (ter função gerencial); Ser respeitado (ter credibilidade);
ATRIBUIÇÕES DO Nº 1

Ser determinado; Ser paciente; e Ser da total confiança do Nº 1.

Nomear o Representante da Direção (RD); Oficializar o Comitê Ambiental; Assegurar recursos para o Programa; e Estabelecer a Política Ambiental.
T11M1

Deve também ter nível gerencial, de chefia, pois desta forma ele será ouvido pelos colegas mais atentamente. A respeitabilidade e a credibilidade que o RD possui para realizar este Programa são fundamentais para o sucesso da implantação do SGA; as pessoas precisam acreditar que, sob a sua liderança, conseguem realizar as tarefas de desenvolvimento do SGA. Por outro lado, o RD deve ter boa dose de paciência para permitir que as pessoas desempenhem suas tarefas dentro de suas possibilidades, sem atropelos. O Representante da Direção é o “dono” do SGA. Uma de suas principais responsabilidades é conhecer como a Norma NBR ISO 14001 se aplica à sua organização. Ele tem a tarefa de coordenar a multiplicação dos conceitos de Gestão Ambiental para todos na empresa, apoiando o Comitê

T10M1

3) Assegurar recursos para o desenvolvimento do Programa é “planejar e cumprir o que foi planejado”, evitando que o Programa pare por causa de alguma dificuldade. O importante é mostrar claramente a todos os funcionários e demais partes interessadas a decisão da organização em desenvolver o SGA baseado na Norma NBR ISO 14001 e buscar a certificação. 4) Estabelecer a Política Ambiental (atribuição exclusiva do No 1) e os objetivos e metas da organização. Ele deve buscar o apoio de seus colaboradores e determinar uma política que todos compartilhem e com a qual se identifiquem nas suas atribuições e atividades. 5) Acompanhar os resultados da implantação do SGA com base nos relatórios mensais

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Ambiental por meio de apresentações para grupos, discussões dirigidas, até mesmo treinamento formal em sala de aula, de colaboradores ou de novos multiplicadores. Ele coordena o trabalho de todos na elaboração e implantação das ações do PMDA, dos procedimentos e instruções de trabalho, fazendo cumprir o cronograma previsto. Ele dá suporte técnico e orientação aos colegas na interpretação dos requisitos da Norma ISO 14001 quando aplicados aos seus setores específicos. Ele facilita a elaboração da documentação do SGA pelos setores operacionais por intermédio do Escriba, sendo responsável pela redação final dos documentos. Ele presta contas ao No 1 pelo andamento do Programa. 1.6.3 O Escriba O Escriba é geralmente um estagiário(a) esperto(a) que tem facilidade de comunicação com as pessoas da organização, transparência 12.

Deve ser simpático para que as pessoas se sintam à vontade em sua presença, e assim descrevam suas atividades com a certeza de que correspondem exatamente às suas realidades. O Escriba não precisa conhecer os processos da organização, pois ele vai descrever o que as pessoas determinarem, sem fazer qualquer julgamento de valor. Cabe ao dono do processo e ao RD avaliarem a eficiência do processo da maneira como foi descrito, e sugerir melhorias quando necessário. O Escriba vai a cada posto de trabalho que tenha necessidade de documentar seu processo e “ouve” o operador que descreve a atividade, esboçando um fluxograma da operação. Este fluxograma vai dar condições ao Escriba de desenvolver um texto descritivo da atividade, que é apresentado ao operador para conferência. Depois disso o texto é encaminhado ao RD para verificação e definição dos Padrões Ambientais em conjunto com os “clientes” e donos do processo. Nesta fase, podem ser introduzidas melhorias, fruto da negociação dos envolvidos. Por fim o documento é formatado e ajustado, ganhando sua identificação específica e, após a devida formalização (verificação e aprovação pelos responsáveis), passa a fazer parte da documentação do Sistema de Gestão Ambiental, estando já praticamente implantado, justamente por ter retratado o que é feito na realidade. O trabalho do Escriba é de permitir que todos realmente participem da elaboração da documentação do Sistema. 1.6.4 O Comitê Ambiental

O ESCRIBA

Características principais: Ser comunicativo; Saber ouvir; Saber escrever; e Ter tempo

T12M1

A comunicação bem realizada é uma de suas principais características porque o Escriba vai possibilitar a todos os colaboradores da organização, de uma forma ou de outra, a participação na construção do Sistema de Gestão Ambiental.

O Comitê Ambiental é composto dos responsáveis pelos setores da empresa. Por causa dessa composição, todas as atividades estão presentes no Comitê, tornando possível a tomada de decisão a respeito do

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funcionamento de cada um dos setores e, conseqüentemente, de toda a organização, transparência 13.

As diretrizes do SGA são as formas com que cada requisito da Norma NBR ISO 14001 a ser implantada deve se manifestar em cada aspecto funcional da organização. Isto é tarefa para o Comitê Ambiental definir. Os integrantes do Comitê Ambiental são os “representantes da ISO”, isto é, eles têm a responsabilidade de operacionalizar a implementação da ISO 14001 nas suas áreas de atuação e são também encarregados da multiplicação dos conceitos do SGA em toda sua equipe, informando o cronograma das atividades do SGA, delegando as tarefas de definição e elaboração de procedimentos. Eles devem ser apoiados pelo RD e pelo Escriba. O esforço de envolver a todos nas definições dos processos e na elaboração da documentação do SGA é sempre um ótimo investimento, pois facilitará enormemente as tarefas de implementação dos procedimentos, registros, planos e outros documentos do SGA. 1.6.5 O Auditor Ambiental Um Auditor Ambiental deve ser uma pessoa simpática, pois sua tarefa inicial será de reverter a aversão que geralmente existe para com a atividade de auditoria, transparência 14. Ele(a) deve ser também pessoa positiva e entusiasta, pois terá um importante papel no desenvolvimento do Sistema de Gestão Ambiental: o tipo de pessoa que procura acertar, gosta de ver os outros acertarem e progredi-

O COMITÊ AMBIENTAL

Características principais: Representar as diversas unidades funcionais da empresa; Ter poderes para definir as atividades táticas e operacionais; e Conhecer profundamente os processos.

T13M1

O Quadro 8 exemplifica a composição ideal do comitê de gestão ambiental de determinada organização. Cada um dos componentes do Comitê Ambiental é responsável por sua área de atividade, conhecendo então os processos que são de sua competência. Conseqüentemente, a equipe formada conhece profundamente todos os processos da organização e deve ter plenos poderes nos níveis táticos e operacionais da empresa. Observação – O Comitê Ambiental deve ser formado pelo Nº 1 da organização, isto é, para compor o Comitê seus componentes devem ser convocados pelo Nº 1, que os informará da decisão sobre a implantação da NBR ISO 14001. Isto passa a fazer parte de suas metas e objetivos. Quadro 8. Comitê de Gestão Ambiental
Organização • • • • •

Comitê de Gestão Ambiental
• • • • •

Data Pág.

/ de

/

Representante da Direção (RD) Responsável pela Produção Responsável pelo Setor de Pessoal Responsável pelo Controle da Qualidade Responsável Técnico (normas/legislação)

Responsável pelo Setor de Vendas Responsável pelo Setor de Compras Responsável pelo Setor de Manutenção Responsável pelo Planejamento Responsável pela Assistência Técnica

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rem no que fazem, que não critica sem razão nem reclama da vida.

É fundamental que todos colaborem no Programa definindo seus processos, apontando os riscos ambientais de suas atividades e sugerindo melhorias. Durante o levantamento e a transcrição das atividades, muitas oportunidades de melhoria vão aparecer e todos os colaboradores devem estar motivados para sugerir essas melhorias e implementá-las quando aprovadas. No âmbito de suas atividades, todos devem conhecer os efeitos ambientais das possíveis falhas que possam ocorrer e o que fazer para evitá-las. Todos devem saber agir numa emergência. Todos devem conhecer as generalidades do Sistema de Gestão Ambiental da organização, o que são as Normas ISO 14000 e o que significa estar certificado oficialmente por um organismo de certificação acreditado. 1.7 PLANEJAMENTO 1.7.1 Legislação Ambiental Quando o assunto é Meio Ambiente, muitos são os interessados, principalmente aqueles que ficarão aqui na Terra depois de nós, herdeiros de nossos erros ou acertos. Justifica-se assim a necessidade de leis federais, estaduais e municipais que regulam as relações da sociedade e das organizações com o meio ambiente, como a Lei nº 9.974, de junho de 2000, que dispõe, entre outras providências, sobre o destino final dos resíduos e embalagens de agrotóxicos, ou a lei de Crimes Ambientais, de nº 9.605, de fevereiro de 1998. É fundamental que a organização conheça as leis e regulamentos a que está sujeita de acordo com suas atividades. Para saber quais são os requisitos ambientais legais que tenham a ver com sua organização, use o formulário 1 como modelo de sistematização desses requisitos.

OS AUDITORES INTERNOS

Características principais: Serem pessoas respeitadas; Terem bom equilíbrio psicológico; Serem organizados e pontuais; Serem observadores e discretos; Terem capacidade de análise; Serem flexíveis; e Terem liderança.
T14M1

Os Auditores Internos são os responsáveis pelo feedback do SGA. A Auditoria Ambiental consegue realmente criar o ambiente propício às melhorias pela motivação que transmite às pessoas, fruto do bom relacionamento e das boas intenções do Auditor e de seu trabalho como disseminador dos conceitos e princípios do SGA. Eles podem construir um ambiente proativo por meio das Auditorias, sendo esta a grande missão dessas pessoas. 1.6.6 Os demais colaboradores

OS DEMAIS COLABORADORES

Conhecer a Política Ambiental; Conhecer o SGA no que se refere às suas atividades; Conhecer os efeitos ambientais negativos das falhas do processo; Conhecer os riscos ambientais existentes e as ações de emergência; Sugerir melhorias nos processos; e Contribuir quando solicitado.
T15M1

Todos devem conhecer a Política Ambiental. Para isso é necessário ser criativo e usar todos os meios disponíveis para disseminá-la tais como folders, cartazes, filipetas, faixas etc. Organizar gincanas e concursos funciona muito bem, transparência 15.

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Formulário 1. Levantamento de requisitos legais
Organização

Requisitos Legais
Instrumento legal Título

Data: Pág.

/ de

/

Número

Requisito legal aplicável à atividade

F1M1, anexo

1.7.2 O Empreendimento – Partes Interessadas Um empreendimento existe porque um grupo de pessoas se reuniu para alcançar determinado objetivo. É o fruto da iniciativa do ser humano e se traduz no potencial imaginativo disponibilizado através da criatividade de seus integrantes. Um empreendimento é composto de instalações, máquinas, processos e pessoas. Ele utiliza recursos, conhecimentos e habilidades para transformar seus insumos em produtos e serviços, superando as expectativas de seus clientes, transparência 16.

como partes interessadas, pois com certeza são afetados pelos resultados da organização.

PARTES INTERESSADAS

Quem são as partes interessadas? O que elas querem? Como me comunico com elas?

T17M1

O EMPREENDIMENTO

Pessoas reunidas na realização de um objetivo

Os clientes internos, que transformam e agregam valor aos insumos e matérias-primas gerando os produtos e serviços da organização, são atendidos segundo as possibilidades de recompensa, reconhecimento e realização que a organização oferece. Podemos incluir os fornecedores nessa classe de clientes, embora também sejam “partes interessadas” nos seus resultados empresariais. As partes interessadas são todos os outros grupos ou organizações afetados pelas atividades do empreendimento. Acionistas, comunidades vizinhas, órgãos regulamentadores, instituições sociais, organizações ambientalistas etc. Parte Interessada = “indivíduo ou grupo interessado ou afetado pelo desempenho ambiental de uma organização” (ISO DIS 14001:2003).

T16M1

Esses clientes são de três tipos: externos, internos e demais partes interessadas, transparência 17. Os clientes externos são atendidos pelos produtos ou serviços gerados pelo empreendimento. Deles se originam as receitas da organização. Podem ser classificados também

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 2. Identificação das partes interessadas
Organização Quem são?

Partes Interessadas
O que querem?

Data: Pág.

/ / de

O que fazer para conhecer suas expectativas?

F2M1, anexo

Um mundo de pessoas e instituições pode encaixar-se na definição acima. Precisamos saber claramente quem são essas “partes interessadas” com referência às atividades de nossa organização. Identifique no formulário 2 quais são as partes interessadas em sua organização, o que elas querem e quais suas expectativas. 1.7.3 O Empreendimento – Missão Hoje as mudanças acontecem a tal velocidade que qualquer sistema organizado precisa estar em constante adaptação a essas modificações para poder evoluir e, conseqüentemente, sobreviver. Quanto maior a satisfação dos clientes internos, tanto maior é o amor colocado nas suas atividades. Como conseqüência, acontece o aumento da criatividade, principal ingrediente da organização moderna, fator fundamental da competitividade. Saber como a organização é percebida tem suma importância: • O que pensam os clientes e usuários? Que esperam eles da organização? • E os colaboradores? Encontram espaço para crescer como seres humanos? • Os fornecedores estão cooperando e respondem com rapidez?

• A organização enfrenta seus concorrentes com ética? • Os órgãos regulamentadores são atendidos em suas demandas? • A organização está cumprindo seu papel junto à sociedade local? • Ela está fazendo sua parte na conservação ambiental? Todas estas questões e outras mais devem ser feitas, e suas respostas discutidas entre os colaboradores do empreendimento na busca da base comum que inspirará a direção na formulação da sua Política Ambiental e o estabelecimento dos objetivos e metas ambientais, transparência 18.

O QUE SOMOS?

Qual o nosso negócio? Como nossa organização é percebida pelos clientes? E pela Sociedade local? Quais os valores e princípios que observamos? Onde queremos chegar? Quais os nossos compromissos?

T18M1

Os quadros de 5 a 15 devem ser discutidos com seus colegas, um a um. Existem 7

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

campos a serem preenchidos com a resposta ao tema principal. No formulário 3, o tema é “o que somos?” Devemos expressar ali nossa opinião de como nossa organização é vista pelos vários atores: Campo 1 – A Organização (os colaboradores internos) – qual é a opinião deles (eu incluído) sobre a organização? Ela é inspiradora? Cria oportunidades de emprego? É organizada? Campo 2 – Clientes – cliente é aquele que usa os produtos e serviços da organização. Às vezes é chamado de usuário. Se o produto é comercializado por terceiros, estes são os clientes intermediários. Quem compra deles é o cliente final. Como será que eles vêem nossa organização? Fornecemos bons produtos? Confiáveis? Campo 3 – Fornecedores e Parceiros – fornecedores são aqueles que nos entregam a matéria-prima e os insumos necessários à nossa produção (fornecedor de energia elétrica, fornecedor de embalagens, fornecedor de informações etc.). Parceiros são aquelas organizações que fazem parte do processo, agregando seus produtos e serviços aos da nossa empresa. Por exemplo, uma gráfica que imprime jornais e uma empresa de postagem de jornais podem ter uma parceria, pois seus negócios são comFormulário 3. Como a organização é vista
Organização do ponto de vista ... da Empresa (colaboradores internos) dos Clientes dos Fornecedores e Parceiros dos Concorrentes da Sociedade local dos Órgãos Regulamentadores do Meio Ambiente
F3M1, anexo

plementares. Vendas, incorporação e construção de imóveis geralmente são atividades de empresas diferentes, que formam parcerias. O que será que os fornecedores e parceiros pensam da nossa organização? Campo 4 – Concorrentes – são as organizações que estão no mesmo nicho de mercado que o nosso, fornecendo produtos e serviços similares. O que eles acham da nossa organização? Faz concorrência leal? É inovadora? Campo 5 – Órgãos Regulamentadores – são as instituições que controlam e às vezes fiscalizam as atividades da organização: os compromissos fiscais, a qualidade de nossos produtos, as relações trabalhistas, as relações com o meio ambiente etc. Será que eles acham que a organização é sincera nas suas contas? Será que confiam nas informações fornecidas? Campo 6 – Sociedade – O que dizem, por exemplo, os vizinhos sobre a nossa organização, somos bem vistos? Campo 7 – o Meio Ambiente – se o meio ambiente pudesse falar, o que diria sobre nossa organização? Será que estaria feliz com nossos cuidados para não agredi-lo?

Como a organização é vista
O QUE SOMOS?

Data Pág.

/ de

/

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Pronto! Essas respostas devem ser escritas no formulário 3, sempre em conjunto com algum colega de trabalho, pois é bom compartilhar opiniões, assim temos menos chance de esquecer alguma coisa importante. Da mesma forma, podemos preencher também o Formulário 4, cujo tema é “qual o nosso negócio?”, atentando para que o Campo 1 agora responda à pergunta: qual o negócio da organização em relação aos colaboradores internos? Cria oportunidades de crescimento? E assim por diante. Agora existe clareza quanto à organização, o que faz, para quem produz, qual o seu negócio, seu nicho de mercado. Falta agora discutir qual o seu verdadeiro objetivo como organização. A missão de uma organização é sua razão de existir. É a definição de seu papel na sociedade local, comparável ao objetivo de vida das pessoas, transparência 19. Quando a missão da organização é estabelecida, todos os participantes das atividades dessa organização passam a conhecer realmente a finalidade de cada atividade, pois todas se relacionam com a missão. Dizse que são desdobradas, pois cada proces-

so tem seus objetivos determinados e determinam os objetivos de seus subprocessos, formando uma relação em cascata desde a missão da organização até as missões das atividades operacionais.

MISSÃO

A missão é razão de ser de uma organização. Alguns exemplos:

Shell Oil Co. - “Satisfazer a necessidade de energia da humanidade.”

McDonald’s - “Servir alimentos de qualidade, com rapidez e simpatia, num ambiente limpo e agradável.”

Sebrae - “Fomentar o desenvolvimento das micro e pequenas empresas industriais, comerciais, agrícolas e de serviços, nos seus aspectos tecnológicos, gerenciais e de recursos humanos, segundo as políticas nacionais de desenvolvimento, com vistas à melhoria do seu resultado e ao fortalecimento do seu papel social.”

T19M1

A missão também pode ser vista como a diretriz máxima de uma organização. A missão de uma organização é a base para que ela estabeleça sua Política Ambiental, ou seja, a maneira pela qual a organização pretende tratar as conseqüências ambientais de suas atividades. Da missão são decorrentes as diretrizes e metas da organização. A maior dessas metas, a que projeta no futuro a situação da organização e que leva inspiração e entusiasmo a

Formulário 4. Qual é o negócio da organização
Organização em relação a ... Empresa (colaboradores internos) os Clientes os Fornecedores e Parceiros os Concorrentes Sociedade local os Órgãos Regulamentadores o Meio Ambiente
F4M1, anexo

Qual é o nosso negócio
QUAL É O NOSSO NEGÓCIO?

Data Pág.

/ de

/

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

todos os colaboradores é a Visão de Futuro. Sem ela, não se consegue consistência nas metas nem energia suficiente para alcançálas. Esta meta maior é desdobrada em metas menores, que definirão os alvos e objetivos de médio e curto prazos. Ter diretrizes estabelecidas para o negócio, uma Visão de Futuro que possa ser compartilhada por seus colaboradores, uma missão identificada claramente com seu negócio e com seu comprometimento social, certamente facilita qualquer organização a implantar um Sistema de Gestão bem-sucedido. Claro que definir tudo isso não é fácil, mas é muito necessário, principalmente para que as pessoas da organização se possam situar claramente, compartilhando essas metas e objetivos. Cada um precisa

conhecer a sua parte, e o que lhe cabe fazer para atingí-la. Os Formularios 5 e 6 têm como tema a missão. No Formulário 5 devemos preencher qual seria a missão para cada um dos sete campos, e no Formulário 6 devemos resumir o que escrevemos no anterior, para, num parágrafo bem escrito, poder exprimir a verdadeira vocação da organização, sua grande razão de existência. Devemos numerar e datar essa versão, pois no futuro poderemos alterá-la, sendo sempre bom manter um registro dessa evolução. 1.7.4 O Empreendimento – Visão de Futuro O passo seguinte é descobrir quais os princípios e valores em que a organização

Formulário 5. Definição da missão da organização
Organização para com ... A Empresa (colaboradores internos) Os Fornecedores e Parceiros Os Concorrentes A Sociedade local Os Órgãos Regulamentadores O Meio Ambiente
F5M1, anexo

MISSÃO
MISSÃO

Data Pág.

/ de

/

Formulário 6. Missão da Organização
Organização

MISSÃO

Data Pág.

/ de

/

(Escreva a missão de sua organização)

F6M1, anexo

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 7. Valores e Princípios
Organização nas relações com ... A Empresa (colaboradores internos) Os Clientes Os Fornecedores e Parceiros Os Concorrentes A Sociedade local Os Órgãos Regulamentadores O Meio Ambiente
F7M1, anexo

Valores e Princípios
Quais os nossos valores e princípios?

Data Pág.

/ de

/

acredita e aplica em suas relações empresariais, transparência 20. O formulário 7 trata disso. Quais os princípios e valores que a organização aplica em suas relações com os colaboradores (Campo 1), com os Clientes (Campo 2) etc. O formulário 8 é sobre o futuro. Devemos colocar em cada um dos sete campos o que a organização pretende num futuro médio, para cada um. Uma meta para 5 a 7 anos:
T20M1

VISÃO DE FUTURO

A Visão de Futuro é a meta maior de uma organização. Alguns exemplos:
Hemocentro de Campinas “Sermos reconhecidos na atividade hematológica e hemoterápica pela excelência de nossa atividade de assistência, ensino e pesquisa, através do trabalho e comprometimento de todos os profissionais e da busca incessante de novas tecnologias.” SESI (Serviço Social da Indústria) “Ser reconhecido como líder nacional na gestão e prestação de serviços sociais, com sustentabilidade política e financeira.”

Vamos agora resumir o formulário 9 num parágrafo:

Formulário 8. Elaboração da visão de futuro
Organização em relação a ... Empresa (colaboradores internos) Os Clientes Os Fornecedores e Parceiros Os Concorrentes A Sociedade Local Os Órgãos Regulamentadores O Meio Ambiente
F8M1, anexo

O que queremos ser
O que queremos ser? – Visão de futuro

Data Pág.

/ de

/

30

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Formulário 9. Visão de Futuro
Organização

Visão de futuro

Data Pág.

/ de

/

(Escreva a visão de futuro de sua organização)

F9M1, anexo

1.7.5 O Empreendimento – Política Ambiental Falta comentar ainda alguns Formulários. O formulário 10 tem como tema os compromissos da organização para cada um dos 7 atores. A pergunta que deve ser respondida é: quais os compromissos da organização para com os colaboradores internos? (Campo 1) Será a manutenção dos postos

de trabalho? Melhorias na remuneração? Clientes? (Campo 2) Produtos confiáveis? Recicláveis? E assim por diante. Feito isso, no Formulário 11, das “Diretrizes”, devemos transformar os compromissos em diretrizes da organização. Diretrizes estabelecem uma direção, uma linha de ação clara. É o que precisa ser definido em cada um dos sete campos do formulário.

Formulário 10. Compromissos da organização
Organização para com... A Empresa (colaboradores internos) Os Clientes Os Fornecedores e Parceiros Os Concorrentes A Sociedade local Os Órgãos Regulamentadores O Meio Ambiente
F10M1, anexo

Quais são nossos compromissos?
Nossos compromissos são

Data Pág.

/ de

/

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 11. Diretrizes
Organização para com... A Empresa (colaboradores internos) Os Clientes Os Fornecedores e Parceiros Os Concorrentes A Sociedade local Os Órgãos Regulamentadores O Meio Ambiente
F11M1, anexo

Diretrizes
Diretrizes

Data Pág.

/ de

/

Vamos agora definir a Política Ambiental, que traduz a real intenção da organização em relação ao meio ambiente e por isso deve ser disseminada entre o público interno e externo, transparência 21.

das atividades que podem impactar o meio ambiente;

POLÍTICA AMBIENTAL - DEFINIÇÃO

LEGISLAÇÃO
PA O CT S

O

POLÍTICA AMBIENTAL

B JE TI V

O

IM

S

A POLÍTICA AMBIENTAL deve:
ME

Ser definida pela direção; Estar apropriada à natureza das atividades; Demonstrar compromisso com a Melhoria Contínua;
T22M1

AS PE CT OS

TAS

POLÍTICA AMBIENTAL

Estar documentada; e Ser divulgada, conhecida e compreendida.

T21M1

A Política Ambiental é a base da implementação e da melhoria do Sistema de Gestão Ambiental e assim deve ser compreendida por todos. É a maior diretriz da organização e também seu maior compromisso, transparência 22. Uma Política Ambiental deve: • ser definida pela direção da organização; • ser apropriada à natureza de seu negócio, prevendo o monitoramento e o controle

• incluir um compromisso com a melhoria contínua de seu desempenho ambiental e a prevenção da poluição, bem como a conservação dos recursos naturais e das fontes de energia, fazendo referência à definição de objetivos e metas ambientais para alcançá-los; • incluir um compromisso para cumprir a legislação, os regulamentos ambientais, acordos, requisitos legais e requisitos próprios; • determinar um mecanismo para a revisão periódica dos objetivos e metas ambientais e da própria Política Ambiental;

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• ser documentada, implementada e comunicada a todos os colaboradores e partes interessadas; e • ser compatível com outras políticas e normas da organização. A Política Ambiental deve estar disponível para o público interno e externo da organização, transparência 23. Etapas para elaboração da Política Ambiental: • a legislação e os regulamentos são identificados e avaliados se e como estão sendo cumpridos;

• implantação de um controle efetivo e eficaz de suas emissões; • cumprimento das exigências da legislação; • preocupação com as expectativas ambientais da comunidade vizinha e da sociedade local como um todo; • comprometimento com a melhoria contínua de seu desempenho ambiental através de revisão periódica da própria Política e de seus objetivos e metas ambientais; • instituição de Programas Ambientais de combate ao desperdício e incentivo à conservação dos recursos naturais e fontes de energia; e • operacionalização de um Sistema de Gestão Ambiental que inclua revisões periódicas para seu contínuo aprimoramento. Local e data Nome – Assinatura O formulário 12 deve ser preenchido como sugestão e enviado à direção, para que ela defina a Política Ambiental e assine. Verifique se todos os itens foram contemplados. Está concluída a Política Ambiental da organização. Foi o primeiro grande passo para a implantação do Sistema de Gestão Ambiental. 1.7.6 Atividades – Fluxo de Valor

POLÍTICA AMBIENTAL

A POLÍTICA AMBIENTAL deve ser compreendida e compartilhada por todos os colaboradores.

T23M1

• os impactos ambientais das atividades são avaliados; • a intenção da organização na questão ambiental é estabelecida; e • os objetivos e metas ambientais a serem alcançados são definidos. Exemplo de Política Ambiental A organização ... do ramo ..., documenta sua Política Ambiental estabelecida pela direção, compreendida e implementada por todos os níveis e disponível para o público, com o compromisso de minimizar o potencial poluidor de suas atividades, produtos e serviços por meio de:

Fluxo de Valor é um conjunto de atividades que utilizam recursos (energia, conhecimento, equipamentos etc.) e transformam insumos em produtos e serviços que possuem determinado valor para o cliente. A meta de um Fluxo de Valor (também chamado de Cadeia de Valor Agregado) é satisfazer o cliente, transparência 24.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 12. Política Ambiental
Organização

Política ambiental

Data Pág.

/ de

/

(Escreva a política ambiental de sua organização)

• • • • • • • • •

A Política Ambiental faz referência à sua implementação, comunicação e manutenção em todos os níveis da empresa? A Política Ambiental alude aos objetivos e metas ambientais da empresa? A Política Ambiental inclui o comprometimento com o atendimento às leis e regulamentos ambientais pertinentes e/ou outros acordos (ambientais) firmados pela empresa? A Política Ambiental prevê o monitoramento e o controle das atividades que podem impactar o meio ambiente? A Política Ambiental faz referência à melhoria contínua do desempenho ambiental da organização e à prevenção da poluição? A Política Ambiental considera a necessidade de conservação das fontes de energia e recursos naturais, bem como a diminuição e controle do desperdício? A Política Ambiental faz referência à satisfação das expectativas das partes interessadas? A Política Ambiental prevê sua disseminação entre os colaboradores internos da empresa, as partes interessadas e o público em geral? A Política Ambiental faz menção a algum mecanismo de revisão periódica da própria Política, dos objetivos e das metas ambientais?

F12M1, anexo

FLUXO DE VALOR

FLUXO DE VALOR
F O R N E C E D O R E S

taca, são chamados de Sistemas Principais de Valor. Alguns fluxos existem para fornecer apoio básico, são os chamados Fluxos de Apoio, como por exemplo Manutenção, Compras etc. Cada fluxo é composto de atividades ou processos, por exemplo, Compras tem atividades tais como cotação, seleção de fornecedor, recebimento de materiais, pagamento, etc., Projetos tem concepção e desenvolvimento de produtos, testes e ensaios, protótipos etc. Juran (The Juran Trilogy, Juran on Leadership for Quality: An Executive Handbook, 373 págs, The Free Press, 1989.) definiu o TRIPOL® como sendo o triplo papel (triple role) que cada pessoa vive no seu processo/posto

I N S U M O S

A1

A2

A3

A4 A5

P R O De U T O S

S E R V I Ç O S

C L I E N T E S

RECURSOS

ATIVIDADES (PROCESSOS)

{

A1 A2 A3 A4 A5

T24M1

Toda organização tem vários Fluxos de Valor fornecendo produtos e/ou serviços para seus clientes internos e externos. Os mais importantes, aqueles que caracterizam a organização e através dos quais ela se des-

34

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

de trabalho: o de processador (que executa a atividade), o de cliente (do fluxo anterior) e o de fornecedor (do fluxo posterior). Conhecer um Fluxo de Valor é estabelecer a cadeia cliente-fornecedor e definir as especificações tanto do que entra no fluxo (insumo) como do que sai para os clientes (produto/serviço). Estas especificações, negociadas caso a caso, passam a ser o resultado esperado daquele fluxo, Quadro 9. Segue anexo um quadro em branco para ser preenchido com os dados de sua própria organização. 1.7.7 Aspectos Ambientais Vamos a algumas definições importantes antes do levantamento dos aspectos e dos impactos ambientais: • Meio Ambiente – “Circunvizinhança em que uma organização opera, incluindo-se ar, água, solo, recursos naturais, flora, fauna, seres humanos e suas inter-relações.” (ISO DIS 14.001: 2003), transparência 25; • Ecossistema – “Conjunto dos relacionamentos mútuos entre determinado meio ambiente e a flora, a fauna e os microrganismos que nele habitam, e que incluem os fatores de equilíbrio geológico, atmosférico, meteorológico e biológico; biogeo-

cenose.” (Dicionário Aurélio); “Qualquer unidade que abranja todos os organismos que funcionam em conjunto numa dada área, interagindo com o ambiente físico de tal forma que um fluxo de energia produza estruturas bióticas claramente definidas e uma ciclagem de materiais entre as partes vivas e não-vivas.” (Odum, 1985);

“Conjunto de condições, leis, influências e interações de ordem física, química e biológica, que permite, abriga e rege a vida em todas as suas formas” (Brasil, Lei federal nº 6.938, de 31/08/81).

T25M1

• Desenvolvimento Sustentável – é o que atende às necessidades do desenvolvimento no presente sem comprometer a capacidade das gerações futuras de atender as suas próprias necessidades; • Emissão Zero – tipo de empreendimento englobando atividades que se complementam, gerando um aproveitamento total de todos os materiais, evitando dessa forma a liberação de agentes nocivos ao meio ambiente;

Quadro 9. Exemplo de fluxo de valor de uma organização
Organização Fluxo de valor Recebimento de pedidos Atendimento de pedidos Compras Produção Projetos Início Cliente potencial Pedido do cliente Especificação do bem/ serviço Compra do material Demanda de mercado Pedido Entrega Pagamento ao fornecedor Expedição Protótipo

Fluxo de valor
Fim

Data Pág.

/ de

/

Cliente Cliente externo Cliente externo Depto solicitante (cliente interno) Cliente externo Marketing/Vendas

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

35

• Melhoria Contínua – “Processo cíclico de aprimoramento do Sistema de Gestão Ambiental com o propósito de obter a melhoria do desempenho ambiental global, consistente com a política ambiental da organização.” (ISO DIS 14.001: 2003); • Desempenho Ambiental – “Resultados mensuráveis da gestão ambiental de uma organização sobre seus aspectos ambientais.” (ISO DIS 14.001: 2003); e • Aspecto Ambiental – É aquela atividade ou parte dela, ou ainda de seus produtos e serviços, que pode interagir com o meio ambiente, transparência 26;

• Meta Ambiental – “Requisito de desempenho detalhado, aplicável à organização ou a parte dela, resultante dos objetivos ambientais e que necessita ser estabelecido e atendido para que tais objetivos sejam atingidos.” (ISO DIS 14001: 2003); • Objetivo Ambiental – “Propósito ambiental geral, decorrente da Política Ambiental que uma organização se propõe a atingir” (ISO DIS 14001:2003); • Procedimento – Maneira especificada de se realizar uma atividade ou um processo. Nota: procedimentos podem ser documentados ou não. (ISO DIS 14001: 2003);

Definições - ASPECTO AMBIENTAL

• Documento – Informações e seu meio de apresentação;
“Elemento das atividades ou produtos e serviços de uma organização que pode interagir com o meio ambiente.” (NBR ISO 14001:2003)

• Registro – Documento que declare os resultados atingidos, ou que forneça evidência sobre as atividades realizadas; • Poluição Ambiental – “É a adição ou lançamento de qualquer substância ou forma de energia (luz, calor, som etc.) ao meio ambiente em quantidades que resultem em concentrações maiores que as naturalmente encontradas.” (FEEMA – Vocabulário Básico de Meio Ambiente – 1992); • Prevenção de Poluição – “Uso de processos, práticas, técnicas, materiais, produtos ou energia para evitar, reduzir ou controlar (de forma separada ou combinada) a criação, emissão ou descarga de qualquer tipo de poluente e rejeito, para reduzir os impactos ambientais adversos.” Nota: a prevenção da poluição pode incluir redução ou eliminação de fontes de poluição, alterações de processo, produto ou serviço, uso eficiente de recursos, materiais e substituição de energia, reutilização, recuperação, reciclagem, regeneração e tratamento. (ISO DIS 14.001:2003);

T26M1

• Impacto Ambiental – Trata-se de toda mudança no meio ambiente, seja adversa ou benéfica, que seja conseqüência, de modo parcial ou total, de todas as atividades, produtos ou serviços da organização, transparência 27.

Definições - IMPACTO AMBIENTAL

“Qualquer modificação do meio ambiente, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte, dos aspectos ambientais da organização.” (NBR ISO 14001:2003)

T27M1

36

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

A identificação dos aspectos ambientais de um empreendimento é um processo contínuo que determina o impacto (positivo ou negativo) passado, presente e potencial das atividades de uma organização sobre o meio ambiente, transparência 28.

• Consumo de produtos químicos como N2, O2, H2, ácidos, bases, sais, açúcares, proteínas, vitaminas etc.; • Vazamentos ou derramamentos de líquidos e de produtos químicos perigosos e/ ou tóxicos; • Escape de gases perigosos e/ou tóxicos;

ASPECTOS AMBIENTAIS

• Explosões, incêndios e inundações;
Aspectos Ambientais significativos e reais geram procedimentos de controle operacional Aspectos Ambientais significativos e potenciais geram procedimentos de emergência

• Uso do solo, de reservas nativas, de áreas culturais e paisagísticas; • Reciclagens e reutilizações; • Queimadas;

T28M1

Este processo também inclui a identificação da exposição legal potencial, regulamentar e comercial que pode afetar a organização. Pode também incluir a identificação dos impactos sobre a saúde e a segurança, além da Avaliação de Risco Ambiental. Os aspectos ambientais de uma organização podem abranger: • Ruído, vibração, odor, poeira, vapores, névoa, partículas dispersas no ar; • Radiações ionizantes e não-ionizantes; • Descargas gasosas para a atmosfera que possam conter CO2, CO, SO2 etc.; • Efluentes líquidos (esgotos domésticos, efluentes com metais pesados, óleos, graxas, tóxicos, adubos e fertilizantes etc.) liberados para o solo ou mananciais de água; • Consumo de água, de energia elétrica, de ar comprimido, de carvão vegetal, madeira, papel, bagaço; • Consumo de combustíveis fósseis, argila, plásticos etc.;

• Geração de resíduos sólidos e líquidos (restos de alimentos, lixo hospitalar, graxas e óleos queimados, sucatas etc.); • Uso de aterros, jazidas, incineradores de lixo; • Manuseio, transporte e armazenamento de produtos perigosos e/ou tóxicos; e • Disposição do produto por clientes e usuários. Os aspectos ambientais de um empreendimento devem ser avaliados de acordo com sua influência no meio ambiente. Os aspectos ambientais podem causar impactos ecológicos que podem influenciar: 1) o meio físico (ar, solo, oceanos etc.) – poluição da atmosfera, recuperação do solo, contaminação por derramamento de óleo etc.; 2) o meio biótico (fauna/flora) – extinção de espécies, contaminação de ecossistema, comprometimento da biodiversidade etc.; 3) o meio antrópico (segurança e saúde, social, cultural, econômico e estético) – lesões/contaminações coletivas, epidemias,

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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vandalismo, valorização da cidadania, criação/manutenção de pólos culturais, geração de emprego, desemprego/perda de renda, recuperação de paisagens etc.; e 4) os usos de energia e recursos (energia elétrica, recursos minerais, carvão e petróleo etc.) – desperdício de eletricidade, esgotamento de recursos naturais não renováveis, uso de fontes alternativas de energia etc. A organização deve incluir no seu planejamento, nos objetivos e nas metas ambientais, os aspectos que tragam impactos significativos ao meio ambiente. Precisamos também lembrar que a responsabilidade de um produto ou serviço vai além da sua entrega ao cliente. Vai até ao descarte, o que o cliente faz com o produto depois de sua vida útil, transparência 29.

A ACV deve ser feita com visão holística de todos os elementos envolvidos e de todos os estágios do produto ou serviço, desde o emprego e a origem de matérias-primas, uso de energia e recursos naturais, emissões de gases, resíduos e efluentes na produção e processamento, conseqüências de sua utilização, mesmo indevida, até a disposição final do produto. Embora a Norma ISO 14001 não especifique a necessidade da Análise do Ciclo de Vida, todos os cuidados devem ser tomados para que o produto ou serviço seja desenvolvido sem risco de causar danos ao meio ambiente. Para caracterizar um produto ambientalmente sadio e para que o consumidor possa diferenciá-lo dos demais, costuma-se usar um “selo verde”. O primeiro país a implantar um selo verde foi a Holanda, em 1972. Existem muitos países que adotaram esta prática como a Alemanha com o Blue Angel, o Canadá com o Environmental Choice, o Japão com o Eco Mark, os países nórdicos com o Cisne Branco, os EUA com o Green Seal etc. No Brasil, alguns projetos estão em estudo e em 1999 foi publicada a ISO 14024 – Rotulagem e Declarações Ambientais – Tipo I Rotulagem Ambiental – princípios e procedimentos, nosso “Selo Verde”. Com tudo isso em mente, vamos descobrir quais são os aspectos ambientais da organização. Preencha o nome da organização no Quadro 10 (logotipo) e qual a linha de negócio que está sendo analisada, qual o processo e, finalmente, a atividade. Veja como o pessoal da organização fez quando estava analisando os aspectos e impactos ambientais da festa de comemoração da certificação. Na mesma linha da atividade, defina como ela utiliza a energia. Utiliza bem? Não desperdiça? Coloque então BOM no campo “Uso de energia”, ou se acha que pode melhorar, coloque PM. Por exemplo, se ponho piso de granito no elevador porque é chique, estou

CICLO DE VIDA

“Os estágios consecutivos e interligados e todos os insumos e produtos significativos diretamente associados a um sistema, desde a extração ou exploração de recursos naturais até a disposição final de todos os materiais como resíduos irreversíveis ou energia dissipada.” (NBR ISO 14040:1997)

T29M1

A Avaliação do Ciclo de Vida (ACV) é “um conjunto sistemático de procedimentos para compilação e exame dos insumos e produtos de matéria e energia e dos impactos ambientais associados, diretamente imputáveis ao funcionamento de um sistema de produtos e serviços, durante todo o seu ciclo de vida”. (NBR ISO 14040:1997). Ela é uma poderosa ferramenta para determinar a gravidade dos impactos ambientais gerados desde seu “nascimento” até sua “morte” ou disposição, passando certamente pelas atividades de produção, distribuição e uso.

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Quadro 10. Exemplo de aspecto ambiental
Logotipo da Organização

Aspectos ambientais

Data: 25/11/04 Pág. 1 de 3

Linha de Negócio: Montagem de Terminais Inteligentes Atividade: almoço com churrasco Meio afetado N.º 1 2 3 Aspectos Geração de fumaça Risco de explosão (gás do fogão) Geração de resíduos orgânicos F X X X X B A X X X

Processo: Comemoração da Certificação uso de Energia: BOM Condição Legislação aplicável uso de RN: PM Observações (se necessário, use o verso da folha)

aumentando bastante o peso do elevador vazio, aumentando o consumo de energia do motor. Poderia muito bem melhorar a situação colocando um piso mais leve e diminuindo o consumo de energia. Logo, PM (Pode Melhorar). Ainda na mesma linha, vamos analisar o consumo de recursos naturais (RN). Está sendo bem feito, sem desperdícios? BOM no campo “Uso de RN”. Se acho que pode ser otimizado, coloco PM, Pode Melhorar. Por exemplo, cozinhar feijão numa panela normal utiliza gás por 1 hora (gás é um recurso natural finito, pois é derivado do petróleo). Será que pode melhorar? Claro, se utilizar uma panela de pressão, gastarei menos tempo cozinhando e consumirei menos gás, otimizando o uso de recursos naturais. Agora analise a atividade, junto com seus colegas de equipe, e verifique qual elemento desta atividade pode interagir com o meio ambiente. Este é um aspecto ambiental. Descreva-o no campo “Aspectos” não esquecendo de numerá-lo. Muito bem, agora avalie qual meio este aspecto pode modificar, de acordo com o exemplo do Quadro 7 Continuação.... A coluna F é de meio Físico (ar, solo, águas, montanhas – tudo que não tem vida).

O meio Físico é afetado pela atividade ou parte dela? Se achar que sim, marque um X na coluna F. Por exemplo, a atividade de cozinhar produz emissões de gases (vapor com óleos comestíveis) que modificam a constituição do ar local. Isto afeta o meio físico (ar), então coloco um X no F; O B é de Biótico (os seres vivos). De novo avalie se a atividade afeta ou pode afetar de alguma forma os seres vivos em geral. Decida entre sim (marque a coluna) ou não. Por exemplo, nessa mesma atividade de cozinhar, o fato de usar gás de petróleo não afeta nenhum ser vivo diretamente – não marco nada na coluna. Mas se estivesse usando lenha, estaria consumindo madeira de árvores que tiveram que ser abatidas para esse fim, logo, afeta as árvores, belos seres viventes, então marcaria um X na coluna B. Já no churrasco uso carvão vegetal, marcaria X também; Agora o A, de Antrópico (o Homem e tudo que a ele se relaciona). A atividade pode afetar de alguma forma o ser humano ou algo relacionado a ele? No caso da XPTY, ao fazer churrasco de picanha, toda a gordura da carne vira fumaça. Poderia incomodar alguém, algum vizinho que não foi convidado para a festa. Estaria, então, afetando o meio Antrópico, marcaria um X na coluna A.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

39

Quadro 10. Continuação
Logotipo da Organização N.º 1 2 Aspectos Geração de fumaça Risco de explosão (vazamento de gás no fogão) Geração de resíduos orgânicos

Aspectos ambientais
Meio afetado F X X B A X X Condição
Normal Emergencial

Data: 25/11/04 Pág. 1 de 3 Legislação aplicável
Lei de Posturas Municipais

Observações (se necessário, use o verso da folha)
verificar

REGULAMENTO verificar do Corpo de Bombeiros Panela de pressão com defeito – borracha

3

X

X

X

Anormal

O próximo campo é a “Condição” do elemento da atividade. Se estiver cozinhando feijão no fogão com uma panela apropriada, a condição é normal, é o que escrevo no campo. Mas há sempre um risco de explosão, embora pequeno, pois o fogão foi vistoriado há pouco tempo. Este é um outro aspecto da atividade de cozinhar – “risco de explosão por vazamento de gás”. Neste caso a condição é de emergência, claro. Vamos imaginar outra situação, cozinhar feijão na panela de pressão. O vapor vaza pela tampa com defeito na borracha e o feijão queima, vira carvão, é preciso jogar fora – gerando resíduos orgânicos (mais um aspecto ambiental dessa atividade). Neste caso foi uma condição anormal, a vedação de borracha estava com defeito.

Falta agora verificar se existe alguma lei regulando a atividade. Talvez fazer churrasco na esquina gerando muita fumaça infrinja a Lei de Posturas Municipais, temos que averiguar. Para não esquecer, colocamos a Lei de Posturas Municipais na coluna “Legislação Aplicável” e, em observações, o lembrete: verificar. O formulário 13 é um modelo que pode ser utilizado para o levantamento dos aspectos ambientais de sua organização. 1.7.8 Impactos Ambientais Os Impactos Ambientais podem ser classificados pelo tipo de mudança que provocam no meio ambiente, transparência 30:

Formulário 13. Levantamento dos Aspectos Ambientais
Organização

Aspectos ambientais
Meio afetado Aspectos F B A Condição Legislação aplicável

Data Pág.

/ de

/

N.º

Observações (se necessário, use o verso da folha)

F=Físico; B= Biótico; A= Antrópico; RN= Recurso Natural F13M1, anexo

40

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• negativos, quando provocam modificação adversa ao meio ambiente, como contaminação do solo ou da água, erosão etc.; e • positivos, quando causam um benefício ao meio ambiente, por exemplo, regeneração de ecossistema, diminuição do consumo de recursos naturais etc.

1.7.9 Grau de Risco O Grau de Risco de um impacto ambiental é o valor relativo que o risco tem de causar modificações no ambiente e é obtido pela multiplicação de três fatores, transparência 31: 1) Gravidade do Impacto – é o valor atribuído ao impacto em função da magnitude de sua influência no meio ambiente. Exemplo: poluição do solo com combustível é mais grave que poluição do solo com detergente. Atribui-se valores na escala de 1 a 5 para a gravidade de um impacto ambiental. No exemplo, poluição com óleo, se fosse numa área pequena (de 100m2) ficaria com valor G = 3, enquanto poluição nesta mesma área com detergente ficaria com G = 2;

IMPACTOS AMBIENTAIS

A gravidade de um IMPACTO AMBIENTAL é avaliada segundo a mudança que ele provoca no meio ambiente

T30M1

GRAU DE RISCO

Um impacto ambiental é considerado significativo quando provoca uma importante mudança ambiental, positiva ou negativa. A gravidade dos impactos ambientais pode ser classificada como: • baixa, quando não causa comprometimento da vida (ou quando o dano ao meio físico for reversível) nem infringe a legislação ou os requisitos das partes interessadas; • média, quando causa destruição da vida (sem comprometer a biodiversidade e quando for reversível), danos irreversíveis ao meio físico (sem afetar o ser humano ou a vida), nem infringe a legislação ou os requisitos das partes interessadas, embora não haja preocupação em atender as expectativas gerais da sociedade; • alta, quando causa destruição irreversível de espécie vegetal ou animal, compromete a saúde e integridade do ser humano e infringe leis e normas ambientais, ou demanda das partes interessadas.
T31M1

GRAU DE RISCO

{

Gravidade do impacto x Ocorrência do impacto x Retenção do impacto

2) Ocorrência do impacto – é o valor atribuído ao impacto em função da sua probabilidade de ocorrência ou de sua freqüência. Exemplo: a probabilidade de acidentes no abastecimento de combustível em veículos é maior do que na troca de óleo. Dentro da escala de 1 a 5, poderíamos atribuir O = 3 para abastecimento de combustível e O = 2 para troca de óleo. Fatos que ocorrem sempre são O = 5, e nos que nunca ocorreram ou são muito raros, O = 1. Sempre é todo dia. Se queimo as folhas do quintal uma vez por mês, é uma freqüência baixa, O = 2; já esgoto é gerado todos os dias, logo O = 5; faço reforma a cada 5 anos, gerando resíduos de entulho. Neste caso, O = 1;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

41

3) Retenção do impacto – é o valor atribuído ao impacto em função da dificuldade de impedir seus efeitos. Exemplo: a retenção do impacto de um derramamento de óleo no mar é viável tecnicamente, pode ter R = 4, ao passo que impedir o efeito do CFC (clorofluorcarboneto) que escapa dos aerossóis e vai destruir a camada de ozônio é impossível, R = 5. Foi destruído ou morto por um derramamento de ácido, não se consegue voltar atrás, R = 5. Já o ácido que derramou no solo sem matar ninguém vai dar trabalho para recolher, processar o solo contaminado, mas ganha R = 4. Um impacto ambiental como poluição do solo (100m2) por derramamento de óleo poderia ter G= 2, O = 2 e R = 3, o Grau de Risco seria 12. O Grau de Risco deve ser utilizado para priorizar os impactos ambientais, auxiliando na definição dos objetivos e metas ecológicos do empreendimento. Um impacto é considerado significativo quando tem Grau de Risco maior que determinado valor estabelecido pela organização em função das suas atividades (este valor é arbitrário e relativo à organização). Não se pode comparar uma atividade de uma Clínica de Raios X com risco de vazamento radioativo (quando G = 5), com uma atividade cujo maior risco (G = 5) é derramamento de alguns litros de óleo, numa

oficina mecânica, por exemplo. É preciso cuidar para se manter a relatividade dos índices do Grau de Risco restritos às atividades que são analisadas. Vamos, então, avaliar os impactos ambientais e definir o Grau de Risco de cada um. Utilizando o Quadro 11, vamos proceder à identificação dos impactos ambientais decorrentes dos aspectos ecológicos levantados. Primeiramente, escrevamos o primeiro aspecto do exemplo anterior, “geração de fumaça”. Vamos agora listar os impactos deste aspecto. Um deles é “poluição do ar”. Qual seria a gravidade deste impacto? Numa escala de 1 a 5, 2 talvez seja exagerado. O mais certo seria 1. Ficamos com 1 e o colocamos no campo G. Vamos à ocorrência (freqüência) da atividade. Qual a freqüência da realização de churrascos na organização? Uma vez por mês? Digamos que sim. Não é um evento raro, mas não acontece todo dia. Digamos que O = 2, lá todos gostam de festejar com churrascos. Agora a Retenção. Qual a dificuldade de recolher a fumaça que sai do churrasco? Toda! É impossível recolher. Logo R = 5. Nosso Grau de Risco fica então 10 (1 X 2 X 5).

Quadro 11. Exemplo de levantamento de impactos ambientais
Organização

Impactos ambientais

Data: 25/11/04 Pág. 1 de 5

Linha de Negócio: Montagem de Terminais Inteligentes Atividade: almoço com churrasco N.º Aspectos 1 Geração de fumaça N.º Impactos 1 2 Poluição do ar Desconforto das pessoas G 1 2 O 2 2 R 5 2

Processo: comemoração da Certificação

Grau de Partes Risco interessadas 10 8 Ambientalistas Comunidade vizinha

Legislação Obs: aplicável -

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Formulário 14. Levantamento dos Impactos Ambientais
Organização Linha de Negócio: Atividade: N.º Aspectos N.º Impactos G O R Grau de Risco Partes Legislação Obs.: interessadas aplicável

Impactos ambientais
Processo:

Data Pág.

/ de

/

G=Gravidade; O = Ocorrência; R= Retenção F14M1, anexo

Quem são as “partes interessadas” nesse tipo de impacto? De repente, um grupo ambientalista que não come carne pode protestar. Até hoje ninguém fez isso, mas colocamos essa possibilidade assim mesmo. E a “legislação aplicável”? A Lei de Posturas Municipais não fala nada sobre fumaça de churrasco, e a Resolução Conama nº 003, de 28 de junho de 1990, que dispõe sobre emissões, não se aplica à fumaça de churrasco, que fica muito aquém dos índices previstos nessa Resolução. Concluindo, não há requisitos legais aplicáveis a essa atividade, deixamos o campo em branco. Vamos ao segundo impacto. Qual a gravidade do incômodo da fumaça na vizinhança? Quem não foi convidado, pode reclamar. Vamos colocar um G = 2. A ocorrência é a mesma, uma vez por mês: O = 2. E a Retenção? É possível amenizar essas possíveis reclamações? Certamente que sim, com uma política de boa vizinhança que promova eventos na comunidade, festas de S. João, por exemplo, não é tão complicado assim. Vamos colocar R = 2. O Grau de Risco então fica igual a 8.

O formulário 14 é um modelo proposto para o levantamento de impactos ambientais. 1.7.10 Ações Mitigadoras Neste ponto, com os aspectos e os impactos ambientais levantados e o grau de risco definido, deve-se estabelecer ações para o controle dos aspectos, antes que os impactos ocorram e ações de emergência serem necessárioas no caso de os impactos virem a ocorrer. O Quadro 12 será utilizado para a sistematização das ações a serem definidas. No nosso exemplo, o impacto “poluição do ar” tem Grau de Risco maior (10) que o “incômodo das pessoas” (8). Vamos começar por ele. Precisamos descrevê-lo junto com o aspecto para deixar bem claras suas condições e como ele acontece. Colocamos o Grau de Risco, no caso 10, na coluna GR. Qual ação poderia ser adotada para eliminar ou minimizar o problema? Uma delas seria não fazer mais churrasco – muito radical, pois as festas perderiam a graça. Talvez se pudéssemos instalar um dispositivo que

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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filtrasse a fumaça, seria um grande avanço. Talvez seja viável, podemos estudar esta possibilidade e definir isso como a ação. Que tipo de ação? Uma ação pode ser de controle (C), de emergência (E) ou uma reforma (R), ou obra que acerte o problema. Neste caso, a colocação de coifa com filtro seria uma reforma da churrasqueira, tipo R. Vamos escrever esta ação no campo apropriado. Quem poderia fazer este estudo? Ah! o Carlos conhece equipamentos de res-

taurantes, pois sua esposa já foi proprietária de um. Os restaurantes têm filtros, são obrigados por lei, então ele pode ter facilidade em achar uma solução para a churrasqueira. Será que ele topa? Após combinar com o Carlos, que aceitou a tarefa e disse que precisaria de 2 meses para consultar os fornecedores e descobrir uma coifa adequada e barata para a churrasqueira. Pronto, temos nossa ação definida. A seguinte seria instalar o filtro. Mantemos a data estipulada.

Quadro 12. Ações de controle e de emergência

Organização

AÇÕES DE CONTROLE E DE EMERGÊNCIA
Linha de Negócio: Montagem de Terminais Inteligentes

Data: 25/11/04 Pág. 1 de 5

Processo: Comemoração da Certificação No 1 Aspecto/ Impactos GR Ação Tipo R Estudar a colocação de coifa com filtro Instalar filtro na churrasqueira Elaborar procedimento para limpeza do filtro

Atividade: almoço com churrasco Resp Carlos Data Resultados esperados Obs.

Poluição do ar 12 pela fumaça do churrasco

25/01/2005 Estudo realizado 25/01/2005 Coifa instalada 25/04/2005 Procedimento elaborado e implantado

C C

Carlos Sr. Luís

Quadro 13. Planejamento das ações desdobradas
Organização

PLANEJAMENTO DAS AÇÕES
Data: 25/01/05 Resp.

Data: 25/11/04 Pág. 1 de 5 Responsável: Carlos Obs.

AÇÃO: instalação de dispositivo para filtrar a fumaça do churrasco No 1 2 3 4 Ações desdobradas Data

Resultados esperados Catálogos com modelos de coifas/filtros Orçamento aprovado, pedido de compra enviado Coifa e filtro instalados

Contatos com fornecedores para solicitar 15/12 Rosilda modelos de coifas e filtros Escolha do modelo e aprovação do 22/12 Carlos orçamento Recebimento e instalação da coifa 25/01 Carlos Elaboração de procedimento para limpeza do filtro

25/04 Sr. Luis Procedimento elaborado e implantado

44

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Os Formulários 15 e 16 podem ser utilizados para escrever o planejamento das ações. Formulário 15. Ações de Controle e de Emergência

Organização Processo: No Aspecto/ Impactos GR

AÇÕES DE CONTROLE E DE EMERGÊNCIA
Linha de Negócio: Atividade: Ação Tipo Resp Data

Data Pág.

/ de

/

Resultados esperados

Obs.

GR = Grau de risco F15M1, anexo

Formulário 16. Planejamento das Ações Desdobradas
Organização AÇÃO: No Ações desdobradas Data

PLANEJAMENTO DAS AÇÕES
Data: Resp.

Data Pág.

/ de

/

Responsável: Resultados esperados Obs.

GR = Grau de risco F16M1, anexo

Outra ação para este mesmo impacto seria, depois que a coifa com filtro estivesse instalada, limpar o filtro periodicamente. Esta ação precisaria definir de quanto em quanto tempo o filtro seria limpo, um “procedimento operacional”, definido de preferência pelo responsável pela limpeza da organização, o sr. Luís. Ele precisaria de uns dois a três meses após a coifa instalada para ver o estado do filtro e definir a periodicidade da limpeza. Neste caso seria uma ação de controle. Ele aceitou fazer o procedimento, então temos a terceira ação para o impacto “poluição do ar pela fumaça do churrasco”.

Os outros impactos seguem o mesmo caminho, busca-se uma solução viável, definese um responsável para realizá-la numa data possível e temos uma coleção de ações mitigadoras, reformas ou ações emergenciais. Algumas ações necessitam ser desdobradas, quando são complexas. Por exemplo, a colocação de coifa com filtro demanda vários passos para ser concluída. Vamos desdobrála, Quadro 13. Agora chegou o momento de definir as ações da organização. Junte seus colegas e use os dois formulários seguintes. Se necessário, tire cópias.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

45

1.7.11 Indicadores Ambientais INDICADORES são variáveis que informam algo para uma tomada de decisão. Indicadores financeiros, imobiliários, PIBs e muitos outros formam um elenco de índices (“relação entre valores de qualquer medida ou gradação” – Dic. Aurélio Eletrônico) que são regularmente monitorados para se ter um retrato fiel da evolução das situações a que se referem, transparência 32.

dades previstas. Exemplos de alguns indicadores: • sólidos em suspensão, em µg/l (microgramas por litro), usado para monitorar a qualidade de efluentes; • emissão de sólidos, em µg/m3 (microgramas por metro cúbico), usado para monitorar a qualidade do ar; • DBO – demanda bioquímica de oxigênio, em ppm (partes por milhão) ou mgO2/ L (miligramas de O2 por litro) é a quantidade de oxigênio dissolvido usado pelos microorganismos na oxidação da matéria orgânica presente em determinado volume de água. É um importante indicador da poluição em corpos d’água. Quanto mais alta a DBO, mais matéria orgânica (mais poluíção) o corpo d’água contém; • DQO – demanda química de oxigênio, em ppm ou mgO2/L, é a quantidade de oxigênio dissolvido necessária para oxidar toda a matéria orgânica e inorgânica encontrada em determinada quantidade de água. É outro importante indicador da poluição em corpos d’água. Quanto mais alta a DQO, mais matéria orgânica (mais poluído) o corpo d’água. 1.7.12 Objetivos e Metas Ambientais Ao estabelecer seus objetivos e metas ambientais, uma organização deve levar em consideração sua real situação de mercado, seu poder de investimento e a determinação de seus colaboradores, sua Política Ambiental, os aspectos e impactos significativos de suas atividades, a questão legal etc. O papel aceita tudo, mas as pessoas se frustram ao deixar de alcançar um objetivo específico, transparência 33. Objetivos e metas reais e atingíveis são os que precisam ser definidos, cada objetivo definido deve ter um responsável, um “padrinho” que possa garantir seu sucesso.

INDICADORES

São como bóias de navegação: Permitem que as organizações naveguem em segurança pelo mercado competitivo, evitando encalhes e riscos de colisão com eventuais “recifes” gerados pela agressão ao meio ambiente.

T32M1

Em Gestão Ambiental, indicadores são informações que permitem que um processo seja monitorado. São eles que mostram os efeitos das atividades executivas que realizam a transformação. Os Indicadores devem ser planejados cuidadosamente e definidos para que possam servir de referência para a Melhoria Contínua da organização. Devem ser identificados no processo em questão, ter um objetivo claro do que irão medir, ter definidas suas periodicidades, suas fontes, seus principais usuários e o tipo de decisão que irão possibilitar. Os órgãos regulamentadores definem, dentro de suas competências, quais indicadores, freqüência de medições, técnicas de coleta etc. devem ser estabelecidos para determinado empreendimento, controlando assim a qualidade do ar, das águas, do subsolo e demais aspectos ambientais que possam ser afetados pelo conjunto de ativi-

46

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

OBJETIVOS E METAS AMBIENTAIS

• Os objetivos e metas ambientais refletem a Política Ambiental? • Os objetivos e metas ambientais levam em consideração os aspectos ambientais relevantes e seus impactos associados? • Os objetivos e metas ambientais levam em consideração as expectativas das partes interessadas? • As pessoas responsáveis por esses objetivos e metas participaram da discussão deles? • Os objetivos e metas ambientais possuem indicadores mensuráveis para sua monitoração? O Quadro 14 é um exemplo de objetivos e metas ambientais definidos. Os Formularios 17 e 18 podem ser utilizados para planejar os objetivos e metas e os programas ambientais, 1.7.13 Programas Ambientais Os Programas Ambientais, ou Programas de Gestão Ambiental são estabelecidos para apoiar a realização dos objetivos e metas da organização, assim como da sua Política Ambiental. Programas devem sempre ter um coordenador, metas e ações, datas e responsáveis.

Conjunto de objetivos desdobrados em metas quantificadas, que descrevem ações tendentes a realizar o estabelecido na Política Ambiental.

As Metas devem ter responsáveis, datas e indicadores.

T33M1

Um objetivo pode e deve ser desmembrado em metas. Cada meta deve ter seu próprio responsável e seu específico prazo de realização. Um indicador deve ser definido para monitorar se a meta está sendo trabalhada, se suas ações estão sendo realizadas. Objetivos ambientais podem ser agrupados em programas ambientais ou podem ter programas para que seus resultados sejam mais expressivos e realizáveis. Podemos ter objetivos de redução de consumo de eletricidade e de redução de consumo de combustível agrupados num PROGRAMA DE REDUÇÃO DE CONSUMO DE ENERGIA. Podemos ter o objetivo de redução da geração de resíduos desdobrado num Programa do Lixo, com coleta seletiva, reciclagem, educação ambiental etc. Nunca esqueça, objetivos e metas ambientais devem atender aos seguintes requisitos: Quadro 14. Objetivos e metas ambientais
Organização

OBJETIVOS E METAS AMBIENTAIS

Data: 31/02/04 Pág. 1 de 3

OBJETIVO: minimizar o uso de água No 1 Meta Reduzir o consumo de água na Produção em 15% em relação ao consumo atual Reciclar 30% da água utilizada na lavagem das peças de plástico Resp. Euzébio

Responsável: Dagoberto Data 02/2004 Resultados esperados Consumo de água na Produção (em m3)

2

Luiz

Até 07/2005 Consumo de água na lavagem de peças (em m3)

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

47

O mais típico Programa de Gestão Ambiental nas organizações, e hoje até em cidades, é o de separação de resíduos para reaproveitamento e reciclagem, o famoso Coleta Seletiva, que é um sistema de recolhimento de materiais recicláveis, tais como papéis, plásticos, vidros, metais e orgânicos, previamente separados na fonte geradora. Estes materiais são vendidos às indústrias recicladoras ou aos sucateiros. A Resolução Conama nº 275, de 2001, estabelece as cores que os recipientes devem ter: • AZUL: papel/papelão; • VERMELHO: plástico; • VERDE: vidro; • AMARELO: metal; • PRETO: madeira; • BRANCO: resíduos ambulatoriais e de serviços de saúde; • ROXO: resíduos radioativos; • MARROM: resíduos orgânicos; • CINZA: resíduo geral não reciclável ou misturado, ou contaminado não passível de separação. • LARANJA: resíduos perigosos;

Passo a passo para a implantação de Coleta Seletiva: 1. Procure o programa organizado de coleta de seu município, ou uma instituição, entidade assistencial ou catador que colete o material separadamente. Veja primeiro o que a instituição recebe. Não adianta separar, por exemplo, plástico, se a entidade só recebe papel. 2. Para uma coleta de maneira ideal, separe os resíduos em não-recicláveis e recicláveis, e dentro dos recicláveis separe papel, metal, vidro e plástico. 3. Veja exemplo de materiais recicláveis: • Papel: jornais, revistas, formulários contínuos, folhas de escritório, caixas, papelão, etc. • Vidros: garrafas, copos, recipientes. • Metal: latas de aço e de alumínio’, clipes, grampos de papel e de cabelo, papel, alumínio, cobre. • Plástico: garrafas de refrigerantes e água, copos, tubos PVC, embalagens de material de limpeza e de alimentos, sacos. 4. Escolha um local adequado para guardar os recipientes com os recicláveis até a hora da coleta. Antes de guardá-los, lim-

Formulário 17. Planejamento dos Objetivos e Metas Ambientais
Organização Objetivo: No Meta Resp. Data Indicador

OBJETIVOS E METAS AMBIENTAIS

Data Pág.

/ de

/

Responsável: Observações

F17M1, anexo

48

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Formulário 18. Planejamento dos Programas Ambientais
Empresa: Nome: Objetivo: Meta 1: No Ações Data Indicador: Resp. Local Responsável: Observações

PROGRAMAS AMBIENTAIS

Data Pág.

/ de

/

Meta 2: N
o

Indicador: Ações Data Resp. Local

Responsável: Observações

F18M1, anexo

pe-os para retirar os resíduos e deixe-os secar naturalmente. Para facilitar o armazenamento, você pode diminuir o volume das embalagens de plástico e alumínio amassando-as. As caixas devem ser guardadas desmontadas. 1.7.14 Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental A avaliação do Desempenho Ambiental de uma organização é ponto importante no seu Sistema de Gestão Ambiental porque destaca as melhorias ou a falta delas, transparência 34.

O Desempenho Ambiental é ponto importante a ser divulgado aos clientes, comunidade, órgãos regulamentadores etc. Ele pode ser medido de várias maneiras, em função das atividades da organização e dos impactos significativos que elas causam no meio ambiente. Assim, descarga de efluentes, emissões, geração de resíduos, consumo de energia e de recursos naturais, freqüência de ocorrências (não-conformidades) etc. são normalmente monitorados. A evolução destes índices e o acompanhamento do alcance das metas e objetivos ambientais determinam o Desempenho Ambiental de uma organização. O Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental é o resultado da análise dos aspectos e impactos ambientais decorrentes das atividades de uma organização e do uso de seus produtos e serviços, levando ainda em consideração os requisitos legais e as expectativas das partes interessadas, com a definição das ações que irão eliminar ou minimizar os impactos negativos ao meio ambiente e se adequar às leis, normas e regulamentos aos quais está sujeita, e conciliar as expectativas das partes interessadas, bus-

DESEMPENHO AMBIENTAL

“Resultados mensuráveis da gestão de uma organização sobre seus aspectos ambientais.” (NBR ISO 14001:2003)

T34M1

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

49

cando também uma situação de harmonia no uso de recursos naturais e da energia consumida para a realização dessas atividades, transparência 35.
PLANO DE MELHORIA DO DESEMPENHO AMBIENTAL

e, também, na sua implementação, é comum nos depararmos com problemas que requerem formas adequadas para resolvê-los. Neste momento apresentamos alguns elementos importantes que servem como motivação e como ferramentas para ajudar as equipes de gestão ambiental das organizações na busca de soluções práticas para seus problemas. 1.8.1 As Pessoas e as Normas Um empreendimento utiliza capital, matéria-prima, recursos e energia para gerar resultados que são capital, produtos e serviços, remuneração etc. Para conseguir realizar esta transformação, a organização precisa definir normas de funcionamento. Assim, quando o assunto é remunerar o esforço humano em função do tempo, a regra é marcar o ponto. Quando há risco de incêndio, a regra é não fumar. Existem muitas normas nas organizações, transparência 36.

Conjunto de ações, tarefas e atividades organizadas no tempo e alocadas a responsáveis visando atingir uma determinada melhoria no desempenho ambiental de uma organização, prevendo indicadores para acompanhamento e monitoração dos resultados.

T35M1

As ações são avaliadas e orçadas para poderem ajustar-se ao fluxo financeiro da organização e estão atribuídas a um responsável que garantirá sua realização no prazo estabelecido. O Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental pode conter desde ações de educação ambiental ou de redução do consumo de recursos naturais até ações de desenvolvimento de novas tecnologias menos poluentes que as técnicas em utilização, as chamadas tecnologias limpas, ou processos de emissão zero. Um Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental exeqüível pode ser o maior trunfo estratégico de uma organização voltada para o futuro, pois abre uma quantidade infinita de possibilidades de negócios que, certamente, serão balizados pelo desempenho ambiental das organizações. Com certeza existirão inúmeros organismos de fomento que poderão apoiar a organização na realização de seu Plano de Melhoria do Desempenho Ambiental, desde que seja consistente e baseado na realidade. 1.8 MOTIVAÇÃO E FERRAMENTAS Tanto no processo de definição de ações como no estabelecimento de objetivos e metas

AS REGRAS E AS RELAÇÕES

RESULTADOS

NORMAS

RELAÇÕES

RECURSOS

T36M1

Essas normas influenciam e são influenciadas pelas relações. No exemplo da marcação de ponto, a relação é de desconfiança. Vale o que está no cartão de ponto! Quando alguém é promovido a um cargo de chefia, um posto com relação de confiança, a norma muda: logo deixa de marcar o ponto. As relações profissionais entre duas ou mais pessoas podem ser de três tipos: a) Rejeição ou indiferença – quando uma das pessoas não se importa com a outra, ou

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

mesmo a rejeita, podendo às vezes até boicotá-la. Infelizmente, não é incomum. Dá origem ao “time de lá” quando envolve grupos de pessoas. b) Rejeição mútua – quando as pessoas não conseguem conviver sem troca de agressões. Acontece quando a “rejeitada” se revolta e passa a revidar os ataques. Também não é incomum. O “time de lá” se torna o “time contra”. c) Cooperação e compreensão – quando as pessoas convivem em clima de compreensão e conseguem cooperar umas com as outras. Quando um grupo de pessoas atinge este estado, uma equipe se forma. Qual a situação desejada numa organização? Quando um conjunto de normas, como as de um Sistema de Gestão Ambiental, é implantado numa empresa, as relações podem alterar-se. Sempre vale a pena considerar a oportunidade de melhoria nas relações interpessoais. Inteligência = inter (entre) + legere (escolher) = “é a propriedade de selecionar a melhor maneira de compreender as coisas, a melhor saída para resolver problemas, a melhor solução”, transparência 37.

humano possui e manifesta particularmente segundo um espectro próprio. Elas são: Lógico-matemática – domínio do raciocínio lógico e dedutivo, compreensão de modelos matemáticos, está ligada diretamente ao pensamento científico; Espacial – capacidade de formar um modelo mental preciso de uma situação espacial, e de utilizar esse modelo para se orientar. Sentido de direção; Musical – aptidão para se expressar por meio dos sons, para organizá-los de maneira criativa, a partir de elementos como tons e timbres; Corporal-cinestésica – domínio dos movimentos do corpo, que pode ser um instrumento eficiente de expressão. Inclui a agilidade manipular objetos; Interpessoal – capacidade de se relacionar bem com as outras pessoas. Vem da habilidade de compreender as motivações e expectativas dos demais; Intrapessoal – habilidade de estar bem consigo mesmo. Está ligada à capacidade de administrar os próprios sentimentos e de usálos para alcançar objetivos pessoais; Lingüística – habilidade de se expressar por meio da linguagem verbal, em suas formas oral ou escrita. Manifesta-se na forma criativa de lidar com as palavras; Naturalista – capacidade de se relacionar bem com as forças e seres da Natureza. Habilidade na agricultura; e Pictográfica – aptidão para se expressar por meio de imagens, organizando-as de maneira criativa. Permitir que a criatividade das pessoas aflore e contribua para atingir o objetivo da organização é a estratégia mais importante numa empresa, talvez seu passaporte para o futuro.

INTELIGÊNCIAS MÚLTIPLAS

Naturalista Intrapessoal

Pictográfica Verbal ou Lingüística

Interpessoal Corporalcinestésica
T37M1

Lógicomatemática Espacial Musical

As habilidades humanas formam um conjunto de diferentes capacidades que cada ser

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

51

O ser humano pode ser definido por expressões variadas de acordo com o ponto de vista do expositor, mas sem dúvida concordamos que este organismo vivo é complexo e maravilhoso. O ser humano é capaz de resolver problemas, analisar e recordar informações, criar, planejar, pôr um plano em ação. O ser humano pode usar a capacidade que possui tanto para ensinar uma criança a ler, como para fazer explodir uma bomba numa escola. Usar esta capacidade num sentido ou no outro depende de sua motivação, transparência 38. Podemos ainda dizer que motivação é a qualidade de se desejar fazer. Satisfação é a qualidade de gostar do que está fazendo (ou do já feito). O ser humano passa praticamente metade de seu dia em função do trabalho.

• que possa ser informado de tudo que se relaciona com seu trabalho; • que possa claramente ter espaço para crescimento; • que possa ser reconhecido por suas idéias e realizações. Segundo Maslow (Abrahan Maslow, psicólogo, 1908-1970), as pessoas têm cinco níveis de necessidades: • Fisiológicas – alimentação, moradia, sexo etc.; • Segurança – poder planejar o futuro, ser avaliado com isenção etc.; • Sociais – fazer parte de uma comunidade ou grupo; • Status, estima – ter reconhecidas sua habilidades, ter projeção e ser querida; e • Auto-realização – poder usar a criatividade e ter oportunidade de realizar suas idéias. Herzberg (Frederick Herzberg, psicólogo, 1923) divide essas necessidades em dois grupos de fatores: 1) Fatores de Manutenção – são os que desmotivam quando deixam de existir, mas não motivam quando existem. Com freqüência, causam o insucesso, mas não garantem o sucesso: • salário; condições de trabalho (ambiente); e • status; segurança (garantia de emprego); 2) Fatores de Motivação – são os que geram satisfação nas pessoas, mas não geram insatisfação quando deixam de existir:

MOTIVAÇÃO E SATISFAÇÃO

As pessoas devem ser tratadas como seres humanos integrais: Devem ser ouvidas; Devem ser valorizadas; Devem ter oportunidade de realização; Devem ter espaço para a criatividade; e Devem ser consideradas únicas.

T38M1

Para que ele se sinta realizado, é preciso que se crie a cultura da participação: • que possa criticar sem ser repreendido; • que possa opinar e ser levado em consideração;

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• reconhecimento; • responsabilidades; e • possibilidade de crescimento. Questões familiares, saúde, ambiente social e convivência na organização são fatores que influenciam o estado de espírito das pessoas, gerando as mais diversas reações. Todo comportamento é o resultado do estado em que as pessoas se encontram, transparência 39.

instante, que possam fazer parte de uma equipe criativa. Equipes são grupos de pessoas que possuem um objetivo comum: desenvolvem tarefas em conjunto para alcançar determinado resultado numa organização. Essas pessoas desenvolvem a sinergia ao atuarem juntas. O total é maior que a soma das partes! As equipes possibilitam uma rica troca de experiências entre seus integrantes devido a sua composição multidisciplinar. Outra conseqüência muito positiva é a quebra de barreiras entre as áreas da organização, transparência 40.

COMPORTAMENTO

Perturbações internas e externas influenciam o “astral” das pessoas, alterando seu comportamento; As pessoas podem aprender a controlar seu comportamento; e O comportamento pode ser usado para facilitar uma transação; Equipes formadas ao longo do processo transformam o empreendimento num conjunto de ações integradas. Líder é aquele que tem o poder de manter a unidade da
T39M1

EQUIPES

equipe em torno de seus objetivos.

Dizem Leonard & Natalie Zunin (Contact, the first four minutes, NY: Ballantine Book, 1975) que os 4 minutos iniciais do relacionamento entre duas pessoas determinam todo o futuro do seu relacionamento. É preciso que as pessoas controlem seus comportamentos para que se possam relacionar adequadamente entre si a qualquer

T40M1

Uma equipe geralmente é formada por: • 7 integrantes; • um coordenador (líder);

Quadro 15. Características desejadas dos componentes de uma equipe
O coordenador deve: • • • • • ter liderança natural sobre o grupo; acreditar no trabalho em equipe; estimular a participação de todos; discutir as idéias abertamente (brainstorm); energizar o grupo com atitudes positivas; buscar sempre o consenso; O secretário deve: ser naturalmente organizado; cuidar das formalidades (reservar sala de reuniões etc.); agendar e avisar a todos sobre o local e hora das reuniões; registrar as reuniões (ata, memos etc.);

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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• um secretário; e • no mínimo um integrante que conheça bem as ferramentas da Melhoria Contínua. O Quadro 15 identifica as características principais dos componentes de uma equipe 1.8.2 As ferramentas da melhoria contínua Uma Análise Ambiental tem por objetivo principal o levantamento dos aspectos ambientais da organização, a determinação dos impactos ecológicos referentes a cada aspecto ambiental levantado, e a análise dos efeitos destes impactos ambientais visando sua classificação e determinação do Grau de Risco, para tornar possível o estabelecimento de ações de controle, ações preventivas e ações emergenciais que assegurem a integridade do meio ambiente, transparência 41.

3) Classifique a gravidade ou importância desses impactos, calcule o Grau de Risco de cada um; 4) Determine as causas desses impactos, use o Diagrama de Causa e Efeito; 5) Defina suas prioridades, use a Matriz Decisória; 6) Defina os objetivos e metas ambientais, baseado nos resultados obtidos para cada impacto ambiental; 7) Estabeleça responsabilidades e prazos, planeje usando o 5W1H; e 8) Refaça o método FMEA sempre após terem ocorrido mudanças significativas, recalculando os novos Graus de Risco. O MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos é um caminho lógico para identificar e solucionar problemas que afetam o meio ambiente ou também a eficiência e a eficácia dos processos. Seu mérito é evitar soluções precipitadas que desconsideram dados e fatos fundamentais, determinar a melhor alternativa de solução e planejar a implementação da solução escolhida, transparência 42.

ANÁLISE AMBIENTAL E MELHORIA CONTÍNUA

Vantagens do uso das ferramentas da Melhoria Contínua na Análise Ambiental: Simplicidade e rapidez; Trabalho em equipe; Esforço sistemático de avaliação; Listagem dos impactos ambientais priorizados; Visualização imediata das causas mais importantes; Lista de possíveis soluções; e Escolha da melhor alternativa.

MAMP MÉTODO DE ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS

T41M1

M E I O A M B I E N T E

Conhecimento do PROCESSO
Feedback

Seleção do PROBLEMA

Avaliação das CAUSAS
Geração de SOLUÇÕES

P
Execução do PROCESSO

D A
IMPLANTAÇÃO e NORMALIZAÇÃO

C

Na Análise Ambiental são usadas muitas ferramentas para determinar o Grau de Risco dos impactos ambientais. É um processo sistemático, executado conforme os seguintes passos: 1) Faça um brainstorm (confrontação de idéias) para listar todos os aspectos ambientais associados ao empreendimento; 2) Use o método FMEA (descrito na pág. 60) para avaliar os impactos ambientais associados a cada um dos aspectos listados;

Feedback

Avaliação das ALTERNATIVAS
Planejamento da IMPLANTAÇÃO

T42M1

Suas etapas estão relacionadas com o ciclo PDCA. A normalização só deve ser efetuada em processos estáveis, isto é, quando a sua variabilidade for pequena e controlada.

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Para atingir a estabilidade, um processo precisa ser aprimorado por uma equipe – Equipe de Melhoria. Entre seus integrantes se encontram pessoas ligadas diretamente ao processo em questão: processadores, fornecedores e clientes do processo. Elas utilizam todas as ferramentas apropriadas para o estudo e o aprimoramento desejado. Quando o “dono do processo” não participa pessoalmente da Equipe, o resultado, ou seja, a melhoria deve ser apresentada como sugestão de aprimoramento e passada ao “dono do processo” para decisão final. Este cuidado vai certamente evitar muitos conflitos entre o poder instituído e as Equipes de Melhoria. Cada etapa do MAMP usa preferencialmente algumas ferramentas, transparência 43:

As ferramentas mais usadas nos trabalhos de melhoria contínua dos processos são as que aparecem acima, mas não são as únicas. 3) Avaliação das Causas – tem como objetivo identificar as causa mais prováveis para o(s) problema(s) em questão. Ferramentas: Brainstorm, 5W1H, Diagrama de Causa e Efeito; 4) Geração de Soluções – etapa em que a criatividade é fundamental para descobrir alternativas para solucionar o(s) problema(s) em estudo. Ferramenta: Brainstorm; 5) Avaliação das Alternativas – esta etapa tem por finalidade avaliar as diversas alternativas de solução para o(s) problema(s) de acordo com critérios estabelecidos (custo x benefícios, rapidez etc.). Ferramentas: Matriz Decisória, 5W1H;

FERRAMENTAS DA MELHORIA CONTÍNUA

Brainstorm FMEA
5S Fluxograma Indicadores

5W1H

Matriz Decisória Diagrama de Causa e Efeito

Diagrama de Pareto

6) Planejamento da implantação – esta etapa tem como produto um plano para implementação da solução escolhida na fase anterior. Ferramentas: 5W1H; 7) Implantação e Normalização – etapa final em que a execução da solução é realizada com o treinamento das pessoas envolvidas e a consolidação em nova rotina de trabalho, através da atualização/revisão do procedimento operacional já existente ou da formalização das tarefas em novo procedimento. Ferramentas: Fluxograma, Normalização, Treinamento. Os Indicadores são fundamentais para o conhecimento da eficácia das ações de melhoria e para monitorar se as metas e objetivos estão sendo alcançados.

T43M1

1) Conhecimento do Processo – etapa em que a equipe analisa o processo em estudo, relacionando e descrevendo todos os aspectos ambientais do processo, os problemas encontrados, seus impactos ambientais e calculando os Graus de Risco dos impactos. Ferramentas: 5W1H, Fluxograma, Brainstorm; 2) Seleção do Problema – com o levantamento feito na etapa 1, a equipe avalia e compara os problemas, separando-os de acordo com sua importância para o meio ambiente, os benefícios e dificuldades de sua eliminação etc. Ferramentas: Diagrama de Pareto, FMEA;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Os 5S “arrumam” a casa e predispõem para a eliminação dos desperdícios e implantação das melhorias. 1.8.2.1 Brainstorm O Brainstorm, turbilhão de idéias, ou toró de palpites, como dizem os mineiros, é uma ferramenta da Melhoria Contínua que possibilita o uso irrestrito da intuição, esse dom maravilhoso que todos temos, mas raramente utilizamos por causa da nossa “racionalidade”, transparência 44”.

• depois de algumas rodadas, deixe a participação livre; Após exauridas as idéias, faça com o grupo uma seleção das principais sugestões, agrupando as relacionadas e eliminando as equivalentes. Uma lista preciosa estará disponível para posterior aprofundamento e, então, usar a lógica e a racionalidade das outras ferramentas para estudar a viabilidade de cada idéia. 1.8.2.2 Fluxograma

BRAINSTORM

É a única ferramenta que nos possibilita usar a intuição sem medo

O Fluxograma é uma forma de representação de ações que foi desenvolvido originalmente para uso da informática – os antigos programadores e analistas sempre elaboravam um fluxograma da atividade que queriam automatizar, diminuindo os riscos de dispersão e otimizando seus resultados. Hoje usamos o Fluxograma em inúmeras situações em que a descrição de uma seqüência de ações seja necessária. Os símbolos mais utilizados num Fluxograma são:
usado para o início ou fim do fluxo usado para descrever uma atividade. Seu responsável pode estar referenciado ao lado da caixa de texto ou fora dela; usado para representar uma decisão, com saída “Sim” continuando o fluxo natural (para baixo) e saída “Não” pela direita do losango. Usa-se às vezes a terceira saída como “nenhuma das anteriores”; usado para possibilitar a ligação com outro fluxo ou a mudança de página; e usado para representar a direção do fluxo.

T44M1

Um dos objetivos do brainstorming é aumentar a participação das pessoas em reuniões lideradas. Outro poderia ser o de aumentar a criatividade “pegando carona” na idéia dos demais participantes. Para realizar o brainstorm, algumas regras são fundamentais: • informe ao grupo claramente o desafio ou tema; • discipline a participação das pessoas, garantindo a todos oportunidades semelhantes para contribuírem; • quando não houver contribuição, o participante deve dizer “passo”; • as idéias não serão censuradas e serão registradas exatamente como foram ditas;

A transparência 45 mostra um exemplo de fluxograma em que se utilizam as figuras descritas.

56

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

FLUXOGRAMA

DIAGRAMA DE PARETO

Início
Apanhar maçã na fruteira

Recolocar na fruteira

A

Incidência
130

% Incidência
100

• Simplicidade e rapidez do método;
75

B
A maçã está madura ?
s n

Ainda tem maçã?
s

n

Descascar e comer

100

• Facilidade na decisão; e • Ótimo impacto visual.

50 50 25

Problema 17

Problema 12

Apanhar outra maçã

Problema 3

Problema 7

Problema 2

Problema 5

Fim

0

40

36

24

16

4

4

6

0

Poucos, mas vitais. Muitos, triviais.

A
T45M1

B
T46M1

1.8.2.3 Diagrama de Pareto O Diagrama de Pareto é uma das mais populares ferramentas da Melhoria Contínua, transparência 46. Vilfredo Pareto, um economista do século XIX, notou que a distribuição salarial da época obedecia ao princípio de que poucos recebiam muito e muitos recebiam pouco, numa proporção aproximada de 20% e 80% respectivamente (será que hoje V. Pareto chegaria à mesma conclusão?). Juran adotou este princípio para a priorização de problemas da Qualidade em organizações e denominou a técnica de Diagrama de Pareto. De acordo com o Quadro 16, os passos para sua montagem são:

1) faça uma contagem da freqüência de incidência dos problemas e ordene; 2) calcule os percentuais de incidência para cada um; 3) coloque num Gráfico de Barras e marque o acumulado com pontos, unindo-os; 4) está pronto o Diagrama de Pareto. Note que os Problemas 3, 7 e 17 são os responsáveis por 77% de todos os problemas encontrados! 1.8.2.4 Diagrama de causa e efeito O Diagrama de Causa e Efeito, também conhecido por Diagrama de ISHIKAWA, da Universidade de Tóquio, que o usou pela primeira vez em 1953, é usado para a visualização das várias causas, agrupadas por uma afinidade

Quadro 16. Ordenamento de problemas a solucionar
PROBLEMA Problema 3 Problema 7 Problema 17 Problema 12 Problema 2 Problema 5 Outros TOTAL INCIDÊNCIA 40 36 24 16 4 4 6 130 % 31 28 18 12 3 3 5 100 % ACUMULADO 31 ( 59 (31+28) 77 (59+18) 89 (77+12) 92 (89+3) 95 (92+3) 100 (95+5)

Outros

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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qualquer, que provocam ou podem provocar determinado efeito, transparência 47.

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO

Outros nomes: Espinha de Peixe, Ishikawa, 7 M.

Medição
CAUSA 7

Gerenciamento
CAU SA 2 SA 10 CAU CAU SA 9

Material

Pessoas

SA 12 SA 14 SA 1 CAU CA CAU CAU USA CAU 15 SA 4 CAUSA 5 CAU CAUSA 11 SA 6 CAU CAUSA 13 SA 8 CAU SA 3

Efeito

A seguir, deve-se procurar a maior quantidade possível de causas (usando um Brainstorm), listá-las e agrupá-las segundo as “espinhas” do diagrama. Quando uma causa for dependente de outra, ou gerada por outra, esta relação de dependência deve ser estabelecida por meio de “espinhas” secundárias. No exemplo, o problema é a água, para abastecimento público, ter apresentado poluentes acima do índice permitido. Analisando suas causas, uma lista foi elaborada: • Procedimento de controle da água deficiente; • Procedimento de monitoração da água deficiente; • Faltou treinamento adequado para o operador; • Faltou planejamento para a realização do treinamento do operador; • Faltou controle gerencial da operação; • A responsabilidade de ajuste para o tratamento da água não estava definida; • O instrumento apresentou defeito;

$$$

Método

Máquina

T47M1

Atualmente, ele também é conhecido por Diagrama 7 M, pois as causas podem ser agrupadas em 7 “famílias” (antigamente eram só as 4 primeiras): • PESSOAS (MAN) – causas com origem nas pessoas; • MÉTODO (METHOD) – causas com origem nos métodos, nos procedimentos e instruções; • MATERIAL – causas com origem nos materiais empregados; • MÁQUINA (MACHINE) – causas com origem nas máquinas e equipamentos; • GERENCIAMENTO (MANAGEMENT) – causas com origem na gestão, no gerenciamento; • $$$ (MONEY) – causas com origem financeira; • MEDIÇÃO (MEASUREMENT) – causas com origem na mensuração de grandezas. Para construí-lo, é preciso definir o efeito (problema ou característica) que se quer estudar e escrevê-lo no quadrado EFEITO do diagrama.

• O instrumento não foi objeto de manutenção preventiva; • Faltou verba para adquirir instrumento mais confiável. Com as causas separadas nas “espinhas”, o resultado final é um esclarecedor diagrama de determinado efeito e suas causas, definidas e relacionadas, transparência 48 1.8.2.5 Matriz Decisória A Matriz Decisória é extremamente útil para a comparação entre várias alternativas de solução de determinado problema, mas também pode ser usada em inúmeras outras situações que necessitem decisão sobre investimentos. Ela transmite segurança pela

58

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Quadro 17. Exemplo do uso de uma matriz decisória.
ALTERNATIVAS 1) reforma do instrumento atual Pesos 3 1 2 1 3 Nota 6 8 4 7 6 Nota Pond 18 8 8 7 18 59 2) compra de instrumento moderno Nota 7 2 7 2 1 Nota Pond 21 2 14 2 3 40 3) separação manual dos poluentes Nota 3 9 9 9 8 Nota Pond 9 9 18 9 24 69

No 1 2 3 4 5 Totais

CRITÉRIOS Custo x benefício Know-how interno Rapidez e facilidade de implantação Baixa resistência das pessoas Aspectos sociais

discussão em equipe de todos os seus aspectos, transparência 49

• Os critérios que a organização valoriza estão expressos na sua ponderação; • A discussão sobre as alternativas transcende o fator custo x benefício;

MEDIÇÃO
Instru d mento os efeitu o

GERENCIAMENTO
Falta

MATERIAL
e dad

PESSOAS
Treinam ento

Falta de manuten ção

Pla nej am ent o

bii nsa spo a Re efinid de c d ontr in ole

Troc a instr de ume nto

ento de Procedim da água controle e ient defic

Água tratada com índice de poluentes acima do permitido
Procedim monitora ento de deficien mento da água te

A matriz é montada da seguinte forma: uma vez definidos os critérios, discuta em equipe a nota de cada alternativa (1 a 10) para cada critério. Depois, é só multiplicar pelos pesos e somar os totais. No exemplo do Quadro 17, o critério aspecto social foi tão valorizado quanto o critério custo x benefício. A alternativa 3, aparentemente a mais frágil, ganha força por ser a solução mais “humana” (critérios 2,3,4 e 5 desta alternativa com notas altas). a. Identifique as alternativas de solução do problema e disponha-as na tabela como no exemplo acima; b. Defina os critérios e atribua pesos por consenso da equipe; c. Ainda por consenso, atribua notas para cada um dos critérios relativos às alternativas em questão;

$$$

MÁQUINA

MÉTODO

T48M1

MATRIZ DECISÓRIA

Alternativas
Nº 1 2 3

1
PESOS NOTA NOTA POND

2
NOTA NOTA POND

3
NOTA NOTA POND

CRITÉRIOS

Vantagens: Trabalho em equipe; Simplicidade na comparação das alternativas; Esforço sistemático de avaliação; e Clareza nos critérios.

4 5 . . . . . . . . . . . . . . .
~ ~ ~

. . .
~ ~

. . .
~ ~

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~ ~

. . .
~ ~

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~ ~

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~

~ ~

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. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

. . .

TOTAIS

T49M1

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Ações Corretivas

Desobstruir/trocar RG1

Desobstruir/ trocar RG2

Trocar CH1

Trocar CH1

Desobstruir/ trocar V1

d. Multiplique o peso do critério pela nota da alternativa, linha a linha, e observe o maior produto; e e. Por fim, some os totais das notas ponderadas para cada alternativa. 1.8.2.6 FMEA – Failure Mode & Effect Analysis A Análise do Modo e Efeito de Falhas (FMEA) é um método formal e sistemático de reconhecer e analisar causas potenciais de falhas em sistemas, podendo ser usado em muitas aplicações, transparência 50. O método FMEA é muito útil para se ter uma idéia clara das conseqüências do mau funcionamento de componentes de um sistema qualquer. O exemplo abaixo analisa um circuito de abastecimento d’água. Como pode ser visto no Quadro 18, a equipe lista os componentes do sistema e para cada um é discutido o modo pelo qual ele pode falhar, como essa falha é detectada, seus efeitos e, o que torna a FMEA uma valiosa ferramenta de prevenção, as ações de compensação e as ações corretivas.

Desconectar CH1

Curto-circuitar CH1

Ações de Compensação

Desligar bomba manualmente

Método de detecção

visual, tátil (bomba superaquecida)

visual, tátil (bomba superaquecida) Sobrecarga na tubulação

Desligar B1

Quadro 18. Componentes para análise, de acordo com o método FMEA

B1 danificada (roda no vazio)

Sobrecarga em B1

EFEITOS

Água pelo ladrão

SISTEMA

Sobrecarga em B1

B1 não desliga (se no vazio, danifica)

B1 não funciona

OUTROS

tátil (bomba superaquecida)

visual, auditiva

visual

Desligar B1

Falta d’água

Falta d’água

Falta d’água

Falta d’água

FMEA (Failure Mode & Effect Analysis)

RG1 = Registro 1 RG2 = Registro 2 RG3 = Registro 3 B1 = Bomba d’água V1 = Válvula de retenção 1 CH1 = Chave Automática da Bomba SN1 = Sensor de Nível d’água 1 CH1
127 V

CAIXA D´ÁGUA

SN1

RG3

emperrado (obstruído)

emperrado (obstruído)

emperrada (obstruída)

Modo de Falha

V1 B1 RG1
T50M1

não desliga

RG2

não liga

Componente

1.8.2.7 O Programa 5S – D’Olho na Qualidade O Programa 5 S é reconhecido como uma ótima ferramenta no aprimoramento das organizações, pois permite que mudanças im-

RG1

RG2

CH1

CH1

60

V1

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

portantes aconteçam com a participação de todas as pessoas do empreendimento, transparência 51.

Levantamento geral dos objetos e equipamentos

Pesquisar a frequência de uso dos objetos e equipamentos

PROGRAMA 5S

Classificar os objetos e equipamentos

REPARÁVEL

INÚTIL

ÚTIL NÃO SIM CONSERTAR ORDENAR

• Seiri - Senso de Seleção • Seiton - Senso de Organização • Seiso - Senso de Limpeza • Seiketsu - Senso de Bem-Estar • Shitsuke - Senso de Autodisciplina
T52M1

DESCARTAR

T51M1

O Programa 5 S concretiza o efeito do trabalho em equipe, a melhoria contínua, a eliminação de desperdícios, bem como consolida a disciplina e o processo de transformação cultural da organização de forma simples, natural e constante. Implantar um Programa 5S significa realizar a implantação dos 5 “Sensos”. Para cada um, padrões e objetivos precisam ser definidos. O 1o Senso, Seiri, consiste em separar os itens e materiais necessários daqueles desnecessários e supérfluos para a execução das atividades, de acordo com a freqüência de utilização, analisando o grau de importância, tipo, valor etc. É a ferramenta de combate ao desperdício, transparência 52. O 2o Senso, Seiton, consiste em guardar cada coisa em seu devido lugar de acordo com sua freqüência de uso e necessidade, estabelecendo um sistema de identificação, para rápido acesso a elas. O 3o Senso, Seiso, significa limpar, muito mais que o sentido literário “retirar a sujeira”. É o compromisso de bem cuidar dos recursos disponíveis de forma a garantir que estejam sempre em excelentes condições de uso. É a prevenção.

O 4o Senso, Seiketsu, busca o estabelecimento e a manutenção das boas condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis à saúde, pois as pessoas já reconhecem a importância da seleção, organização, e limpeza, que trazem melhorias ao ambiente. O 5o Senso, Shitsuke, busca ter as pessoas comprometidas com a consolidação dos padrões de seleção, organização, limpeza ambiente etc. alcançados nos 4S’s anteriores de forma a estabelecer a cultura da substituição dos maus hábitos, promovendo a melhoria continua e a busca da excelência. Estes 5 “Sensos” devem ter sua implementação cuidadosamente planejada e com intervalos adequados, para que as pessoas possam desenvolver todas as características do “Senso” em questão antes do lançamento do seguinte. Uma ampla campanha de divulgação deve ser realizada, e também o treinamento das pessoas, principalmente dos avaliadores que julgarão se os objetivos foram alcançados em cada setor da organização. Algumas organizações praticam uma variação do Programa 5S juntando num mesmo instante os 3 primeiros “Sensos” (Seleção, Organização e Limpeza), promovendo uma festa em que todos participam implantando os 3 “Sensos”. Esse mutirão é chamado Housekeeping. Esta ferramenta é útil e existem instrumentos disponíveis no mercado, para sua implementação.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

61

1.8.2.8 O 5W1H – Planejamento das Ações 5W1H é a ferramenta mais utilizada para o planejamento da implementação das soluções de problemas. Equivale ao 3Q1POC, transparência 53:

1) What? O Quê? – Que ação vai ser realizada? Quais suas características? 2) Who? Quem vai ser o responsável pela ação? Quem mais participa? 3) When? – Quando a ação vai ser realizada? Durante quanto tempo? 4) Why? Por quê a ação foi desenvolvida? Quais os resultados previstos? 5) Where? Onde a ação vai acontecer? Qual a sua abrangência? 6) How? Como a ação será implementada? Quais serão seus passos? 5W + 1H = 3Q1POC Para o planejamento das ações o ideal é a utilização de um quadro como os apresentados anteriormente (Quadros 12 e 13; Formulários 15 e 16).

5W1H - PLANEJAMENTO DAS AÇÕES

Nada acontece por mágica, é necessário planejar, dizer: • O Que - What? • Quem - Who? • Quando - When? • Por quê - Why? • Onde - Where? • Como - How? Fazer um cronograma com essas definições é imprescindível!
T53M1

Planejar uma ação significa responder às seguintes questões:

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

MÓDULO 2 – ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DA NBR ISO 14001
2.1 INTRODUÇÃO Para que se implemente um Sistema de Gestão Ambiental (SGA), é necessário, antes de mais nada, compreender o significado real dos requisitos da norma NBR ISO 14001. Esses requisitos são objetos de auditoria para a certificação do SGA e, por isto, devem ser implementados corretamente. 2.2 A AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE A avaliação da conformidade é um exame sistemático do grau de atendimento a requisitos especificados, por parte de produtos, processo ou serviços, e permite aumentar seu grau de confiança. A avaliação da conformidade é aplicada nos campos da saúde e higiene, segurança, meio ambiente e desempenho, podendo ser aplicada de forma compulsória ou voluntária (para avaliação de desempenho). Existem cinco modelos de avaliação da conformidade, o mais comum e mais utilizado é a certificação, mas existe também a etiquetagem, a inspeção os ensaios e a declaração do fornecedor. O objeto de uma avaliação da conformidade pode ser entendido conforme orientação a seguir, transparência 1: Organizações – que podem ter o Sistema de Gestão Ambiental (NBR ISO 14001) e/ou o Sistema da Qualidade (NBR ISO 9001) certificados. Podem ter seus produtos certificados (marca de conformidade, selo de segurança – como nos brinquedos) e ainda podem ter um processo certificado (como ocorre com processos de soldagem, vedação etc.); Laboratórios – que, fazendo parte da RBC – Rede Brasileira de Calibração, são credenciados para realizar calibração em determinados tipos de instrumentos, cujo processo de calibração é certificado; ou que fazem parte da RBLE – Rede Brasileira de Laboratórios de Ensaios, são credenciados para realizar determinados tipos de ensaios, cujo procedimento é então certificado; Pessoas – podem obter um credenciamento como Auditor de Sistemas de Gestão (Ambiental e da Qualidade), e são certificados em seu treinamento e experiência; pessoas podem obter também certificados como executores de processos de soldagem, inspeção, ensaios não destrutivos (END) e outros. Essas Avaliações da Conformidade são reguladas por uma estrutura importante para garantir a confiabilidade do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade – SBAC e manter sua credibilidade junto à Sociedade, transparência 2. O SBAC é composto por: CONMETRO – Conselho Nacional de Metrologia, órgão que gerencia o Comitê Brasileiro de Avaliação da Conformidade – CBAC,

OBJETO DA CERTIFICAÇÃO

CERTIFICAÇÃO

ORGANIZAÇÕES
• Sistemas de Gestão • Produtos • Processos

LABORATÓRIOS
• Calibração • Ensaios

PESSOAS
• Auditores de SG • Inspetores • Soldadores • Outros

T1M2

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

63

que é o poder decisório do Conmetro no que se refere ao processo de avaliação da conformidade brasileiro.

2.3 NORMAS ISO SÉRIE 14000 As Normas são regras que seguimos em nossas atividades em geral. Norma brasileira – “Norma técnica elaborada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), em conformidade com os procedimentos fixados para o Sistema Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial, pela Lei nº 5.966, de 16.12.1973. [Sigla: NBR.]” Dicionário Aurélio Eletrônico. Quanto ao nível, as Normas classificamse em, transparência 3:

SBAC SISTEMA BRASILEIRO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE

CONMETRO
COMITÊ BRASILEIRO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE

INMETRO SISTEMA DE CREDENCIAMENTO
(OCC) ORGANISMO CERTIFICADOR DE SISTEMAS E/OU PRODUTOS (OI) ORGANISMO DE INSPEÇÃO LABORATÓRIO DE CALIBRAÇÃO LABORATÓRIO DE ENSAIOS

ORGANIZAÇÃO
T2M2

LABORATÓRIO DA ORGANIZAÇÃO

Inmetro é o órgão executivo do Comitê e é responsável pelo Sistema de Credenciamento, que regula o credenciamento dos Organismos de Certificação e de Inspeção, Laboratórios de Calibração (RBC – Rede Brasileira de Calibração) e de Ensaios (RBLE – Rede Brasileira de Laboratórios de Ensaios), e agora também de Auditores de Sistemas de Gestão (Ambiental e da Qualidade).
T3M2

NÍVEIS HIERÁRQUICOS DA NORMALIZAÇÃO

ISO
INTERNACIONAL

REGIONAL NACIONAL SETORIAL EMPRESARIAL PESSOAL

Quando uma empresa quer ser certificada, solicita a um organismo acreditado pelo Inmetro que a avalie. Este organismo usa um time de Auditores Credenciados para realizar a visita de avaliação. O resultado da visita gera um parecer que, quando positivo, é analisado por uma Comissão de Certificação do próprio acreditado, que concede ou não o Certificado de Conformidade. Avaliações específicas podem envolver um OI (Organismo de Inspeção), que opera sob a responsabilidade do OCC, acompanhando testes e ensaios, realizando auditorias de manutenção (as auditorias anuais previstas numa certificação) etc. O Certificado de Conformidade emitido pelo OCC sai com a chancela do Inmetro e tem atualmente a validade de 3 anos, findos os quais a empresa deve obter nova certificação.

• norma individual, a regra que as pessoas elaboram e adotam para si mesmas – os rituais pessoais, nossas manias e outros valores; • norma empresarial, aquela que é elaborada na empresa – norma de seleção e admissão de pessoal; • norma setorial, aquela elaborada pelas empresas de um setor econômico – normas de especificação de equipamentos médicos, normas de telefonia fixa etc.; • norma nacional, aquela que é adotada por todo o país – normas NBR, emitidas pela ABNT, Constituição Federal, normas de trânsito, Política Nacional do Meio Ambiente;

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• norma regional, aquela que abrange toda uma região – normas EM da Comunidade Européia, normas do Mercosul; • norma internacional, aquela que regula as atividades de todos os países signatários – normas ISO 14000, normas de navegação internacional. Quanto à categoria, elas podem ser: • básicas – quando se prestam para definir como as outras devem ser elaboradas, como, por exemplo, as normas de terminologia, simbologia etc.

Ainda que as verdadeiras causas das ameaças ao meio ambiente sejam desconhecidas pela maioria da população, existe um aumento da consciência ecológica que pressiona governantes a tomarem medidas de proteção ambiental. Assim, a primeira norma de gestão ambiental, contendo diretrizes para a implantação de um Sistema de Gestão Ambiental, foi publicada em 1992 no Reino Unido – a Norma BS 7750, logo adotada por muitos países, transparência 4.

ORIGEM DAS NORMAS ISO SÉRIE 14000

A
OU T
A

T R

• aplicadas – são as utilizadas pelos processos em geral. O homem sempre interagiu com a Natureza sem causar danos maiores porque vivia em pequenas comunidades e dispunha de áreas para plantio que, quando se tornavam estéreis, eram abandonadas. Elas eram restauradas pela própria ação da natureza. Não havia consumo desenfreado, pois as comunidades extraíam da terra seu sustento e, como os animais, não desperdiçavam. Mesmo os feudos da Idade Média tinham uma área proibida que o senhor feudal utilizava para caçar e que funcionava na prática como “reserva ecológica”. Somente a partir da Revolução Industrial, que possibilitou a produção em massa de bens de consumo, a atividade humana passou a causar modificações ambientais substanciais, que podem ter a longo prazo impactos negativos sobre a habitabilidade do planeta. A poluição do meio ambiente devido à sociedade de consumo, gerando enorme desperdício de materiais e recursos, tem como resultado a redução da fertilidade da terra, o aumento de impurezas no ar e a contaminação da água, trazendo a volta de inúmeras doenças consideradas já erradicadas pela ciência e aumentando a incidência de moléstias em algumas regiões do mundo.
ISO Série14000 ISO 14001 ISO 14004 ISO 19011
OUTRAS NORMAS ISO

T4M2

Em 1995, a Comunidade Européia implementou os regulamentos do EMAS (Environment Management and Auditing System – Sistema de Gestão e Auditoria Ambiental); Em 1993, a ISO (International Organization for Standartization – Organização Internacional de Normalização, com sede em Genebra, Suíça) criou o Comitê Técnico ISO TC 207 para trabalhar nos objetivos definidos na reunião da ONU sobre Desenvolvimento e Meio Ambiente realizada no Rio de Janeiro, a ECO 92. Em 1996, baseada na Norma BS 7750, a ISO publicou a ISO 14001, Sistema de Gestão Ambiental – Especificação e diretrizes para uso. A partir daí, outras normas ISO da série foram ou estão sendo elaboradas. Normas ambientais e guias publicados pela ISO, transparência 5: • ISO 14001:1996 – Environmental management systems – Specification with guidance for use;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

S

U

O

RA S

0 775 BS

EM

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• ISO 14004:1996 – Environmental management systems – General guidelines on principles, systems and supporting techniques; • ISO 14015:2001 – Environmental management – Enviroment sites and organizatios (EASO); • ISO 14031:1999 – Environmental management – Enviroment sites and organizatios (EASO); • ISO/TR 14032:1999 – Environmental management – Examples of performance evaluation (EPE); • ISO 14040:1997 – Environmental management – Life cycle assessment – Principles and framework; • ISO 14041:1998 – Environmental management – Life cycle assessment – Goal and scope definition and inventory analysis; • ISO 14042:2000 – Environmental management – Life cycle assessment – Life cycle impact assessment; • ISO 14043:2000 – Environmental management – Life cycle assessment – Life cycle interpretation; • ISO/TR 14047:2003 Environmental management – Life cycle impact assessment – Examples of application of ISO 14042; • ISO/TR 14049:2000 – Environmental management – Life cycle assessment – Examples for the application of ISO 14041; • ISO 14050:2002 – Environmental management – Vocabulary; • ISO/TR 14061:1998 – Information to assist forestry organization in the use of the Environmental Management System standards ISO 14001 and ISO 14004; • ISO/TR 14062:2002 – Environmental management – Integrating environment

aspects into product design and development; • ISO 19011:2002 – Guidelines for quality and/or environment management systems auditing.
(Listas atualizadas em março 2004)

SISTEMAS DE GESTÃO AMBIENTAL - FAMÍLIA 14000

PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA AUDITORIA: PRINCÍPIOS GERAIS 19011 CRITÉRIOS DE QUALIFICIAÇÃO DE AUDITORES

ISO 14001 ESPECIFICAÇÃO E DIRETRIZES PARA USO

ISO 14004

DIRETRIZES GERAIS SOBRE PRINCÍPIOS, SISTEMAS E TÉCNICAS DE APOIO
T5M2

Estas Normas, ao serem adotadas no Brasil, passam a chamar-se NBR ISO (número da norma). Normas ambientais e guias publicados pela ABNT: • NBR ISO14001:96 – Sistemas de gestão ambiental – Especificação e diretrizes para uso; • NBR ISO14004:96 – Sistemas de gestão ambiental – Diretrizes gerais sobre princípios, sistemas e técnicas de apoio; • NBR ISO14015:03 – Gestão Ambiental – Avaliação ambiental de locais e organizações (AVALOR); • NBR ISO14020:02 – Rótulos e declarações ambientais – Princípios Gerais; • NBR ISO14031:04 – Gestão Ambiental – Avaliação de Desempenho Ambiental – Diretrizes; • NBR ISO14031:01 – Gestão Ambiental – Avaliação do Ciclo de Vida – Princípios e estrutura;

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• NBR ISO19011:02 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão da Qualidade e/ou Ambiental; • Guia 64:02 – Guia para inclusão de aspectos ambientais em normas de produtos.
(Listas atualizadas em março 2004)

linguajar utilizado nas normas por parte dos envolvidos, pois geralmente são os mesmos funcionários que implantam e gerenciam os dois sistemas. A empresa que não tiver a ISO 9001 levará mais tempo para implantar a NBR ISO 14001? Não necessariamente. O tempo de implantação está muito mais relacionado à necessidade e à vontade da empresa de obter a certificação. Se a alta gerência vê a Gestão Ambiental como sendo uma prioridade, com certeza o tempo de implantação será muito reduzido. Os procedimentos de implementação de um SGA são previamente planejados, com a definição de prazos, recursos e tudo o mais necessário. O nível de instrução dos funcionários é uma barreira para a ISO 14001? Não, o meio ambiente já é um assunto bem divulgado pela mídia, portanto a importância da minimização de resíduos, da não poluição do ar e águas, da redução de ruídos etc., já estão bem enraizadas na consciência da maioria das pessoas, faltando apenas ensinar os instrumentos e dar autoridade para que elas apliquem os princípios da Gestão Ambiental nas suas atividades. 2.4 NORMA ISO 14001

Algumas questões sempre são levantadas quando o assunto é a implantação de Normas Ambientais, por exemplo: É pré-requisito para implantação da NBR ISO 14001 ter um sistema da qualidade compatível com a NBR ISO 9001 já montado? Não, mas, na verdade, quanto maior for a familiaridade da organização (alta e média gerência, supervisão e nível operacional) com os conceitos da qualidade e principalmente com os requisitos definidos pela NBR ISO 9001, por exemplo, mais fácil será o trabalho de conscientização e envolvimento das pessoas na implantação da Gestão Ambiental. Isto porque os pontos comuns da NBR ISO 14001 e NBR ISO 9001 são, na verdade, a espinha dorsal de qualquer Sistema de Gestão, transparência 6.

ISO 9001 E ISO 14001 OS PONTOS COMUNS

Responsabilidade e autoridades; Política, objetivos e metas; Planejamento; Controle de documentos; Inspeção e ensaios (monitoração); Controle de instrumentos (equipamentos de controle); ISO Não-conformidades, ações corretivas e preventivas; Registros; Treinamento (conscientização e competência); Auditorias; e Revisão pela Direção.

ISO 14001 9001

T6M2

O fato de já ter experimentado com sucesso a implementação de requisitos normativos, certamente vai poupar tempo na implantação dos requisitos da NBR ISO 14001, mesmo nos pontos totalmente novos, pois o enfrentamento do desconhecido já foi vivenciado por todos, o que torna menores a resistência e o ceticismo, sem falar na familiaridade com o

“As Normas Internacionais da gestão ambiental têm por objetivo prover as organizações com elementos de um sistema da gestão ambiental eficaz e que possa ser integrado a outros requisitos da gestão, de tal sorte a auxiliá-las a alcançar seus objetivos ambientais e econômicos. Não se pretende que essas Normas, tal como outras Normas Internacionais sejam utilizadas para criar barreiras comerciais não-tarifárias, nem para ampliar ou alterar as obrigações legais de uma organização. Esta Norma especifica os requisitos de tal sistema da gestão ambiental, tendo sido redigida de forma a aplicar-se a todos os tipos e portes de organizações e para adequar-se

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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a diferentes condições geográficas, culturais e sociais. O sucesso do sistema depende do comprometimento de todos os níveis e funções, em especial da direção. Um sistema deste tipo permite a uma organização estabelecer e avaliar a eficácia dos procedimentos, desenvolver uma política e objetivos ambientais, atingir a conformidade em relação a eles e demonstrá-la a terceiros. A finalidade geral desta Norma é equilibrar a proteção ambiental e a prevenção da poluição com as necessidades socioeconômicas. É recomendável que muitos desses requisitos sejam abordados simultaneamente ou reapreciados a qualquer momento.” (Introdução – NBR ISO 14001:2003). 2.4.1 Requisitos Gerais da NBR ISO 14001 Para implementar um sistema de gestão ambiental com segurança, é necessário começar a interpretar corretamente os requisitos do item 4 da NBR ISO 14.001, passo a passo, transparência 7.

• Princípio 1 – Comprometimento e Política – a direção da organização deve definir sua Política Ambiental e comprometer-se com ela; • Princípio 2 – Planejamento – a organização deve elaborar um plano para cumprir sua Política Ambiental; • Princípio 3 – Implementação e Operação – a organização deve desenvolver a capacitação e o apoio necessários para uma efetiva implementação da sua Política Ambiental, seus objetivos e suas metas ambientais; • Princípio 4 – Medição e Avaliação – a organização deve monitorar e avaliar sistematicamente o seu desempenho ambiental, que pode ser através das auditorias internas; e • Princípio 5 – Revisão pela Direção – a organização deve ter sistematizado a avaliação crítica e o aperfeiçoamento contínuo de seu Sistema de Gestão Ambiental com o propósito de aprimorar seu desempenho ambiental global. Documentos e Registros necessários: Política Ambiental, Manual do Meio Ambiente, Matriz de Responsabilidades, Procedimentos, Instruções de Trabalho, Planos e Registros gerados a partir do SGA. 2.4.2 Política Ambiental

NBR ISO 14001 4.1- REQUISITOS GERAIS

A organização deve estabelecer, documentar, implementar, manter e continuamente melhorar um sistema da gestão ambiental em conformidade com os requisitos desta Norma, e determinar como ela irá atender a esses requisitos. A organização deve definir o escopo de seu sistema da gestão ambiental.

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NBR ISO 14001 ITEM 4.2 - POLÍTICA AMBIENTAL

Interpretação do requisito: um Sistema de Gestão Ambiental pode ser definido como um conjunto de procedimentos e instruções usados para gerir ou administrar uma organização de modo a alcançar o melhor relacionamento possível com o meio ambiente. O modelo de SGA considera que a organização siga cinco princípios básicos, que contêm, em si, os 18 requisitos da NBR ISO 14.001:

A direção deve definir a política ambiental da organização e assegurar que, dentro de seu escopo definido de SGA, ela: a) seja apropriada à natureza, escala e impactos ambientais de suas atividades, produtos e serviços; b) inclua um comprometimento com a melhoria contínua e com a prevenção de poluição; c) inclua um comprometimento para estar em conformidade com os requisitos ambientais legais aplicáveis e com outros requisitos ambientais subscritos pela organização; d) forneça uma estrutura para o estabelecimento e revisão dos objetivos e metas ambientais; e) seja documentada, implementada e mantida; f) seja comunicada a todos que trabalhem na organização ou que a representem; e g) esteja disponível para o público.
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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

A Política Ambiental estabelece uma orientação geral e fixa os princípios de ação para uma organização, determinando o objetivo fundamental relativo ao nível de responsabilidade e desempenho ambiental que é esperado da organização (ver a Declaração do Rio sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento), transparência 8. Interpretando o requisito: A Política Ambiental é normalmente competência da Direção, que a estabelece, cabendo aos demais sua implementação. Os responsáveis pelas atividades da organização providenciam os elementos que servirão de base para a formulação da Política e sua evolução. A Política Ambiental deve: a) considerar a Missão, Visão, valores e crenças da organização; b) ser pertinente às atividades, produtos e serviços da organização; c) ser facilmente identificável com a organização; d) levar em consideração as demandas das partes interessadas; e) se preocupar com a comunicação, inclusive com as partes interessadas; f) ser acessível ao público em geral;

• Outras evidências (CIs, memorandos, registros de treinamento, cartazes etc.) de que a Política Ambiental foi amplamente disseminada e compreendida por todos os colaboradores da organização. 2.4.3 Planejamento O planejamento do sistema de gestão ambiental, de acordo com o item 4.3. da NBR ISSO 14.001, deve ser feito de acordo com os requisitos imperativos, conforme abordagem a seguir. 2.4.3.1 Aspectos Ambientais O conhecimento dos aspectos ambientais que aparecem nas atividades de uma organização é uma tarefa difícil, mas extremamente importante, pois vai possibilitar a identificação dos impactos ambientais decorrentes e a conseqüente definição de seus procedimentos de controle, transparência 9.
NBR ISO 14001 ITEM 4.3 - PLANEJAMENTO 4.3.1 – ASPECTOS AMBIENTAIS

A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para: • identificar os aspectos ambientais de suas atividades, produtos e serviços dentro do escopo definido de seu sistema da gestão ambiental, que ela possa controlar e aqueles que possa influenciar, levando em consideração os desenvolvimentos planejados ou novos, ou as atividades, produtos e serviços novos ou modificados; e • determinar os aspectos que tenham ou possam ter impactos significativos sobre o meio ambiente. A organização deve documentar essas informações e mantê-las atualizadas. A organização deve assegurar que os aspectos ambientais significativos sejam considerados no desenvolvimento, implementação e manutenção de seu sistema da gestão ambiental.

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g) ser compatível com outras políticas da organização (da Qualidade, da Segurança no Trabalho etc.); e h) demonstrar o compromisso com a melhoria contínua e a prevenção da poluição; estar em conformidade com regulamentos, leis, acordos e critérios adotados pela organização; Documentos e Registros necessários: • Manual do Meio Ambiente; Política Ambiental; e

Interpretação do requisito: É importante considerar, dentre os aspectos ambientais, aqueles que: 1. A organização tenha sobre eles poder de controle direto ou indireto; 2. Sejam reais ou tenham grande probabilidade de acontecer; e 3. Extrapolem ou tenham a tendência de extrapolar os limites que caracterizam a in-

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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fringência de lei ou norma ambiental pertinente. Os aspectos ambientais listados devem ser avaliados de acordo com sua influência no meio ambiente, causada pelos seus impactos ambientais. A organização deve incluir no seu planejamento, nos objetivos e nas metas ambientais, os aspectos que possuam impactos significativos. Nota – um impacto ambiental é considerados significativo quando provoca uma importante mudança ambiental, positiva ou negativa. A identificação dos aspectos ambientais e a avaliação dos impactos ambientais associados deve ser definida por procedimento específico, podendo ser realizada em 4 etapas: • etapa 1 – seleção de uma atividade, produto ou serviço – deve-se selecionar uma atividade, produto ou serviço que seja suficientemente grande para que a análise tenha significado, e suficientemente pequeno para que seja compreendido; • etapa 2 – identificação dos aspectos ambientais – identificar o maior número possível de aspectos ambientais relacionados à atividade, produto ou serviço; • etapa 3 – identificação dos impactos ambientais – identificar o maior número possível de impactos ambientais, reais ou

potenciais, positivos ou negativos, associados a cada um dos aspectos ambientais identificados, para cada atividade, conforme exemplo a seguir, Quadro 1; e • etapa 4 – avaliação da importância do impacto – a importância de cada impacto deve ser considerada segundo critérios estabelecidos pela organização, definindo: a escala e severidade do impacto, a probabilidade de ocorrência e duração, implicações legais, imagem pública etc. Documentos e Registros Necessários: • Procedimento para Identificação dos Aspectos e avaliação dos Impactos Ambientais para definição de Objetivos e Metas; e • Análise dos aspectos e impactos ambientais. 2.4.3.2 Requisitos Ambientais Legais e outros
NBR ISO 14001 ITEM 4.3 – PLANEJAMENTO 4.3.2 - REQUISITOS AMBIENTAIS LEGAIS E OUTROS

A organização deve estabelecer e manter procedimento(s): – para identificar e ter acesso a i) requisitos ambientais legais aplicáveis relativos aos aspectos ecológicos da organização, e ii) outros requisitos ambientais subscritos pela organização; – para determinar como esses requisitos se aplicam aos seus aspectos ambientais. A organização deve assegurar que os requisitos ambientais legais e outros requisitos ecológicos sejam considerados no desenvolvimento, implementação e manutenção de seu sistema da gestão ambiental.

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Quadro 1. Exemplo de identificação de aspectos ambientais
Atividade Aspecto Ambiental Impacto Ambiental ferimento em pessoas Risco de derrame acidental Manuseio de materiais perigosos Risco de mistura acidental de substâncias incompatíveis contaminação da água contaminação do solo explosão com feridos explosão com perdas materiais

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Uma organização, para atender aos regulamentos pertinentes a suas atividades, sejam eles legais ou acordos por ela subscritos, precisa ter mecanismos de identificação destes regulamentos junto aos órgãos competentes e criar meios para que todos os envolvidos em suas atividades tenham a plena compreensão deles, transparência 10. Interpretação do requisito: os requisitos legais, leis e regulamentos, e os demais requisitos subscritos pela organização podem apresentar-se sob diversas formas: • referentes a autorizações, licenças, concessões, permissões ou alvarás para operação; • específicos dos produtos ou serviços da organização; • específicos do ramo de atividade econômica da organização; • referentes às leis ambientais gerais; • específicos do ramo industrial, comercial ou de serviços; e • ambientais gerais. Os regulamentos e leis podem ter como origem diversas fontes, tais como: • governos federal, estadual e municipal; • associações, sindicatos, grupos especiais etc.; • bancos de dados, Internet; e • serviços de informação especializados. As organizações devem manter uma relação de todos os requisitos legais pertinentes às suas atividades, produtos ou serviços, e outros requisitos por ela subscritos, para conhecimento de todos os envolvidos e principalmente, para o seu acompanhamento eficaz.

Para tal ela deve estabelecer um procedimento onde esteja definido: • como ela identifica se é aplicável, acessa e acompanha as leis ambientais e as alterações da legislação e outros requisitos (como orientação de seminários, congressos, ou ainda acordos por ela subscritos); • como ela comunica a seu pessoal informações pertinentes relativas à legislação e outros requisitos; • regulamentos específicos do ramo industrial, comercial ou de serviços; • leis ambientais gerais; e • autorizações, licenças e permissões. Documentos e Registros Necessários: • Procedimentos para identificar e acessar as leis e regulamentos aplicáveis; • Procedimentos de controle da atualização das leis e regulamentos aplicáveis; • Legislação Federal, estadual e municipal aplicável; • Lista das leis e regulamentos pertinentes às suas atividades, produtos e serviços; • Lista das fontes das leis e regulamentos pertinentes etc. 2.4.3.3 Objetivos, Metas e Programas Os objetivos são comprometimentos globais para a performance ambiental da organização, identificados na política ambiental. Para definir seus objetivos é importante que a organização considere as verificações feitas nas suas análises ambientais preliminares, seus aspectos ambientais identificados e os impactos ambientais significativos. Para atingir os objetivos, devem ser estipuladas metas específicas e mensuráveis com prazos predeterminados, transparência 11.

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NBR ISO 14001 ITEM 4.3 – PLANEJAMENTO 4.3.3 – OBJETIVOS, METAS E PROGRAMAS

A organização deve estabelecer e manter objetivos e metas ambientais documentados, nas funções e níveis definidos, relevantes dentro da organização. Os objetivos e metas devem ser mensuráveis, quando exeqüível, e coerentes com a política ambiental, incluindo-se os comprometimentos com a prevenção da poluição, a conformidade com requisitos ambientais legais e com outros requisitos ambientais e com a melhoria contínua. Ao estabelecer e revisar seus objetivos e metas uma organização deve considerar os requisitos legais e outros requisitos ambientais, seus aspectos ambientais significativos, suas opções tecnológicas e seus requisitos operacionais e comerciais, e a visão das partes interessadas. A organização deve estabelecer e manter programa(s) para atingir seus objetivos e metas. Esse(s) programa(s) deve (m) incluir: a) atribuição de responsabilidade para atingir os objetivos e metas em cada função e nível pertinente da organização; b) os meios e o prazo no qual eles devem ser atingidos.
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c) As pessoas responsáveis pelo alcance dos objetivos e metas ambientais participam de alguma forma da discussão, definição e desenvolvimento deles? d) Como são considerados os requisitos das partes interessadas nos objetivos e metas ambientais definidos? e) Existem indicadores ambientais específicos e mensuráveis para monitorar cada um dos objetivos e metas ambientais definidos? f) Existe uma avaliação sistemática dos objetivos e metas ambientais que aponte para a melhoria do desempenho ambiental da organização? A redução de resíduos, a eliminação de poluentes, a minimização dos impactos ambientais negativos, a promoção da conscientização ambiental das pessoas da organização, seus familiares e da comunidade, a utilização racional de matérias-primas e de combustíveis e a redução do desperdício de energia etc. são sempre incluídos nos objetivos e metas ambientais das organizações, Quadro 2. Objetivo: reduzir o consumo de energia na Produção. Meta: atingir uma redução de 10% no consumo de energia em relação ao ano anterior. Indicador: quantidade de combustível e energia elétrica consumida/volume de produção.

Interpretação do requisito: após definidos os objetivos e as metas ambientais, devem ser identificados os indicadores de desempenho ambiental que serão utilizados. Estes indicadores podem fornecer informações tanto para o SGA quanto para sistemas operacionais, visando avaliar a eficácia das ações adotadas. Os objetivos e as metas, definidos pela direção, devem ser periodicamente analisados e revisados. Devem ainda considerar a visão das partes interessadas (órgãos de controle, comunidades vizinhas, entidade de classe etc.) nas atividades da organização. Na definição dos objetivos e metas ambientais, nunca esquecer de verificar as seguintes questões. a) Como eles refletem a Política Ambiental? b) Como eles levam em consideração os aspectos ambientais significativos e os impactos ambientais associados?

Quadro 2. Exemplos de objetivos e metas ambientais
Objetivos 1) Minimizar o uso de água. Metas 1) reduzir o consumo de água em 15% em relação ao atual, em um ano, na Produção. 2) reciclar 30% da água utilizada na lavagem das peças de plástico até julho/99. 3) ... 2) Diminuir uso do papel de impressão. 1) usar 45% de papel reciclado até o dezembro/99, em todas as áreas 2) ...

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Na execução prática das ações previstas no Planejamento da Gestão Ambiental, qualquer organização necessita de um Programa de Gestão Ambiental para identificar e priorizar as ações planejadas. Essas ações podem tratar de processos, projetos, produtos, serviços, locais ou instalações específicas dentro de uma área determinada. Os Programas de Gestão Ambiental devem abordar todos os objetivos ambientais da organização. Devem estabelecer cronogramas, recursos e responsabilidades para a execução das ações necessárias para alcançar os objetivos e metas ambientais definidos. Os Programas de Gestão Ambiental ajudam a organização e a melhorar seu desempenho ambiental, e devem ser dinâmicos e revisados regularmente para refletir as evoluções dos objetivos e metas, Quadro 3. Documentos e Registros Necessários: • Política Ambiental e Programa de Gestão Ambiental com objetivos e metas; • cronograma das metas ambientais; • análise do desempenho para atingir os objetivos através dos indicadores ambientais; • ações corretivas para os desvios detectados.

• Objetivos e metas ambientais quantificados, indicadores definidos e monitorados; e • Programas de Gestão Ambiental com cronogramas de implantação. 2.4.4. Implementação e Operação 2.4.4.1 Recursos, funções, responsabilidades e autoridades
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.1 - RECURSOS, FUNÇÕES, RESPONSABILIDADES E AUTORIDADES

A direção deve assegurar a disponibilidade de recursos essenciais à implementação e controle do sistema da gestão ambiental. Esses recursos incluem recursos humanos e habilidades especializadas, infra-estrutura interna, tecnologia e recursos financeiros. Funções, responsabilidades e autoridades devem ser definidas, documentadas e comunicadas visando facilitar uma gestão ambiental eficaz. A direção da organização deve indicar um representante(s) específico(s) da direção o(s) qual(is), independentemente de outras responsabilidades, deve(m) ter função, responsabilidades e autoridade definidas para: a) assegurar que o sistema da gestão ambiental seja estabelecido, implementado e mantido em conformidade com os requisitos desta Norma; e b) reportar-se sobre o desempenho do sistema da gestão ambiental à direção para revisão desta e como base para a melhoria.
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É fundamental desenvolver a capacitação e os mecanismos de apoio para atender sua Política Ambiental, seus objetivos e metas ambientais para a implementação do SGA. A organização deve atribuir responsabilidades, disponibilizar recursos físicos (equipamentos e instalações) e financeiros

Quadro 3. Exemplo de programa de conservação de recursos naturais
Programa 1: Ações 3) Instalar equipamento para reciclar água da lavagem do processo B para o processo A 2) Usar a água de retorno da refrigeração para limpeza predial 3) ... Programa 2: RECICLAGEM DE PAPEL João abril/2005 REUTILIZAÇÃO DA ÁGUA quem Isaías Roberto até maio/2005 julho/2005

1) Instalar caixa de coleta de papéis em todas as áreas 2) ...

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para que, realmente, os objetivos e metas ambientais possam ser atingidos. Deve ainda acompanhar de forma sistemática os benefícios e os custos de suas atividades, produtos ou serviços, como, por exemplo, o custo do controle da poluição, do tratamento dos efluentes, da reciclagem dos resíduos, transparência 12. Interpretação do requisito: a responsabilidade pela eficácia geral do SGA deve ser atribuída a pessoa(s) experiente(s), com função(ões) que tenham suficiente autoridade, competência e recursos. Todos os colaboradores, de todos os níveis, inclusive os terceirizados, devem responder, dentro do escopo de suas atividades, pelo desempenho ambiental da organização, Quadro 4. Verificar se: • as responsabilidades das pessoas que gerenciam, executam, e verificam atividades que afetam o meio ambiente estão definidas e documentadas? • a relação entre a responsabilidade ambiental e o desempenho individual está estabelecida e é analisada periodicamente? • o apoio aos responsáveis disponibilizou treinamento, recursos e pessoal suficiente para a implementação do SGA? • o pessoal responsável foi devidamente treinado para situações de emergência? • o pessoal encarregado está devidamente conscientizado da própria responsabilida-

de e das conseqüências de não-conformidades? Documentos e Registros Necessários: • Matriz de Responsabilidades; e • Memorandos, comunicações internas (CI’s), circulares etc. que mostrem as nomeações das pessoas, a alocação dos recursos, a disponibilização de equipamentos e instalações etc. 2.4.4.2 Treinamento, Conscientização e Competência
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.2 - TREINAMENTO, CONSCIENTIZAÇÃO E COMPETÊNCIA A organização deve assegurar que qualquer(quaisquer) pessoa(s) que realize(m) tarefas em nome da organização, as quais tenham o potencial de causar impactos ambientais significativos identificados pela organização, seja(m) competente(s) com base em educação apropriada, treinamento, ou experiência. A organização deve identificar as necessidades de treinamento associadas com seus aspectos ambientais e seu SGA. Ela deve prover treinamento ou tomar alguma ação para atender a essas necessidades. A organização deve estabelecer e manter procedimentos para fazer com que as pessoas que trabalhem para ela ou em seu nome estejam conscientes: a) da importância de se estar em conformidade com a política ambiental e com os procedimentos e requisitos do sistema da gestão ambiental; b) dos impactos ambientais significativos, reais ou potenciais, de seu trabalho e dos benefícios ambientais resultantes da melhoria de seu desempenho pessoal; c) de suas funções e responsabilidades em atingir a conformidade com a política e os procedimentos ambientais e com os requisitos do sistema da gestão ambiental, incluindo-se os requisitos de preparação e atendimento a emergências; e d) das potenciais conseqüências da inobservância de procedimentos operacionais especificados.
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Na seleção de pessoal e nas etapas do desenvolvimento humano (treinamento, desenvolvimento de habilidades, educação contínua etc.), a organização deve assegurar que as necessidades de conhecimentos e habilidades requeridas para atingir seus objetivos e metas ambientais sejam identificadas e atendidas. Em particular, a Política

Quadro 4. Exemplo de atribuições de responsabilidades ambientais
Estabelecer a orientação geral Desenvolver a Política Ambiental Desenvolver objetivos e metas ambientais Monitorar o desempenho do SGA Assegurar o cumprimento dos regulamentos Identificar as expectativas dos clientes e da comunidade Nº 1, Diretoria Nº 1, Diretoria, Gerente de Meio Ambiente Gerentes Operacionais Gerente de Meio Ambiente Gerente Administrativo Pessoal de Vendas e Marketing

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Ambiental, seus objetivos e metas ambientais devem ser motivos de treinamento para todo o pessoal, em todos os níveis da organização. Todos devem dominar as habilidades necessárias à execução de suas atividades e também conhecer as conseqüências dos impactos ambientais, e das não-conformidades causadas pelas atividades que desenvolvem, transparência 13. Os regulamentos, leis e outros requisitos também devem ser conhecidos pelas pessoas, de acordo com a importância de suas atividades para o atendimento desses requisitos. Programas de treinamento devem ser elaborados em conformidade com os requisitos legais e outros subscritos pela organização. Interpretação do requisito: os programas de treinamento devem abranger elementos diversos da organização, como pode ser visto no Quadro 5. Documentos e Registros Necessários: • Planos de treinamento; • avaliações/atas de reunião para levantamento das necessidades;

• registros de treinamento, listas de presença; e • avaliações da eficácia de treinamentos. 2.4.4.3 Comunicação A organização deve estabelecer procedimentos para disseminar as informações sobre suas atividades ambientais, interna e externamente, transparência 14.
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.3 - COMUNICAÇÃO

Com relação aos seus aspectos ambientais e ao sistema da gestão ambiental, a organização deve estabelecer e manter procedimentos para: a) comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização; e b) recebimento, documentação e resposta a comunicações relevantes oriundas de partes interessadas externas. A organização deve decidir quando fazer uma comunicação externa sobre seus aspectos ambientais significativos e documentar sua decisão. Se a decisão for de comunicar, a organização deve estabelecer método(s) para esta comunicação externa.

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Interpretação do requisito: no sistema de comunicação que compõe o SGA, as informações devem: • demonstrar o comprometimento da Direção com o meio ambiente; e

Quadro 5. Exemplo de programa de treinamento
Treinamento Gestão Ambiental, conceitos e importância estratégica Objetivos Conscientizar, comprometer e harmonizar as chefias com a Política Ambiental da organização Conscientizar e comprometer todo o pessoal com a Política Ambiental, com os objetivos e com as metas ambientais da organização. Criar em todos um senso de responsabilidade para com o meio ambiente. Capacitar as pessoas que desenvolvem atividades impactadoras ao meio ambiente a melhorar o desempenho ambiental de suas atividades Capacitar as pessoas a compreenderem as leis e requisitos ambientais com que a organização está comprometida e como afetam suas atividades Público-Alvo Gerentes, chefes

A Questão Ambiental

Todos

Habilidades específicas

Pessoas que desenvolvem atividades Pessoas que desenvolvem atividades

Leis e regulamentos ambientais

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• tratar as questões relativas aos aspectos ambientais de suas atividades; • promover a conscientização de todo o seu pessoal e da comunidade sobre as questões ambientais, sua Política Ambiental, seus objetivos e metas ambientais; • esclarecer sobre seu Sistema de Gestão Ambiental e seu desempenho às partes interessadas; • ser facilmente verificáveis; • ser apresentadas de forma clara e consistente, mantendo constantes as unidades de medida entre relatórios para permitir comparações; e • retratar com fidelidade o desempenho da organização; O fornecimento dessas informações tem como objetivo encorajar a compreensão e aceitação do público interno e externo para os esforços da organização na melhoria contínua de seu desempenho ambiental. As informações decorrentes de avaliações, monitoramento, análises críticas e auditorias ambientais e demais informes referentes a seu Sistema de Gestão Ambiental devem ser encaminhados às funções responsáveis pelo seu desempenho. Algumas formas de comunicação de informações ambientais que a organização pode utilizar: • Relatórios Anuais e outras formas de informação aos órgãos regulamentadores; • declarações, artigos, matéria paga e anúncios veiculados na mídia especializada;

• reuniões específicas; e • participação em congressos e seminários sobre a questão ambiental. Documentos e Registros Necessários: • memorandos, boletins, cartas, comunicações internas (CIs), circulares etc. sobre fatos ambientais da organização; • panfletos, cartazes, jornais e outras formas de comunicação interna e externa sobre o desempenho ambiental da organização; e • relatórios e outras formas de informação às partes interessadas internas e externas. 2.4.4.4 Documentação do Sistema de Gestão Ambiental O Sistema de Gestão Ambiental precisa ter definidos os processos e procedimentos operacionais que assegurem o fiel cumprimento da Política Ambiental e o atendimento dos objetivos e metas ambientais da organização. Interpretação do requisito: a organização deve definir claramente os vários tipos de documentos que descrevem e especificam procedimentos e controles operacionais eficazes.
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.4 - DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL

A documentação do sistema da gestão ambiental deve incluir: a) política, objetivos e metas ambientais; b) descrição dos principais elementos do sistema da gestão ambiental e suas interações e referências aos documentos relacionados; c) documentos e registros requeridos por esta Norma; e d) documentos e registros determinados pela organização como sendo necessários para assegurar o planejamento, operação e controle eficazes dos processos que estejam relacionados aos seus aspectos ambientais significativos.

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• Open House (portas abertas) para familiares e público externo; • quadros de aviso, boletins, cartas, correio eletrônico e jornais; e Os documentos do SGA contribuem para a conscientização das pessoas e esclarecem sobre o que é necessário para atingir os ob-

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jetivos e metas ambientais estabelecidos, transparência 15. É salutar que a documentação do SGA esteja integrada aos demais documentos de gestão da organização, quando existirem. Os documentos devem ser usados para: • facilitar a ordenação dos documentos relativos à Política Ambiental, objetivos e metas ambientais; • descrever os meios para atingir esses objetivos e metas ambientais; • documentar as principais atribuições, responsabilidades e procedimentos; • referenciar a documentação correlata, leis, regulamentos e outros requisitos ambientais pertinentes às atividades, serviços ou produtos da organização; • descrever os outros elementos do sistema de gestão da organização, se necessário; e • demonstrar que os elementos do Sistema de Gestão Ambiental estão implementados. Documentos e Registros Necessários: Manual do Meio Ambiente, Procedimentos e Instruções, leis e regulamentos aplicáveis. 2.4.4.5 Controle de documentos A Norma determina que existam regras escritas sobre como controlar a documentação do Sistema de Gestão Ambiental, e isto abrange desde a edição e emissão de documentos, com as devidas autoridade e responsabilidade para elaboração e análise crítica, até a distribuição e guarda nos vários locais da organização, procurando eliminar a possibilidade da existência de documentos obsoletos em circulação. O suporte para a documentação (forma física) é

aberto e pode ser meio eletrônico, transparência 16.
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.5 - CONTROLE DE DOCUMENTOS Os documentos requeridos pelo sistema da gestão ambiental e por esta Norma devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos estabelecidos em 4.5.4. A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para: a) aprovar documentos quanto à sua adequação antes de sua emissão; b) analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos, c) assegurar que alterações e a situação da revisão atual de documentos sejam identificadas; d) assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso; e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis; f) assegurar que os documentos de origem externa determinados pela organização como sendo necessários ao planejamento e operação do sistema da gestão ambiental sejam identificados e que sua distribuição seja controlada; e g) evitar o uso não-intencional de documentos obsoletos, e aplicar a identificação adequada, nos casos em que forem retidos por qualquer propósito.

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Interpretando o requisito: os documentos do SGA são controlados do seguinte modo: Aprovação e emissão de documentos – as especificações, os procedimentos e instruções etc. devem ser elaborados e avaliados quanto à sua adequação por pessoas autorizadas, antes de sua oficialização (emissão, distribuição e implantação). Uma sistemática de identificação dos documentos deve incorporar o controle das revisões. Uma lista dos documentos existentes (Lista Mestra) e as respectivas revisões devem circular periodicamente por todos os departamentos. É importantíssimo que documentos atualizados e pertinentes sejam encontrados nos postos de trabalho onde se realizam atividades relacionadas com o meio ambiente. Documentos não válidos e obsoletos devem ser prontamente eliminados para que não possam ser usados inadvertidamente. É admissível a guarda de uma cópia desses documentos em local específico para fins de referência histórica, desde que sejam claramente identificados. Alterações em documentos – a organização deve mostrar que há regras para alterar a documentação existente, nos mesmos moldes que para a sua elaboração e emissão, isto é, as mesmas funções que analisaram e aprovaram a documentação original devem estar envolvidas nas alterações.

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Quando possível, a descrição da modificação do documento deve ser explicitada no corpo dele, ou em um anexo. Sempre lembrar que os documentos do SGA devem: • mostrar utilidade e ser de fácil compreensão; • ser datados e facilmente identificáveis;
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NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.6 - CONTROLE OPERACIONAL

A organização deve identificar aquelas operações que estejam associadas aos aspectos ambientais significativos identificados de acordo com sua política, objetivos e metas ambientais. A organização deve planejar essas operações para assegurar que elas sejam realizadas sob condições especificadas por meio de: a) estabelecimento e manutenção de procedimentos documentados para controlar situações em que a ausência de procedimentos documentados possa acarretar desvios em relação à política e aos objetivos e metas ambientais; b) estipulação de critérios operacionais nos procedimentos; c) estabelecimento e manutenção de procedimentos relacionados aos aspectos ambientais significativos identificáveis de bens e serviços utilizados pela organização e a comunicação de procedimentos e requisitos pertinentes a fornecedores e prestadores de serviço.

• ter o nome da organização, área, função e atividade e/ou pessoa responsável; • ser periodicamente analisados, revisados e aprovados por pessoal autorizado; • estar disponíveis para uso nos locais onde as atividades essenciais sejam executadas; e • ser retirados imediatamente de todos os pontos de emissão e uso, quando obsoletos. Documentos e Registros Necessários: • procedimento de controle dos documentos da organização; • documentos validados (em uso), com as devidas evidências de emissão, aprovação e implementação; e • listas de distribuição dos documentos. 2.4.4.6 Controle Operacional Quando uma atividade está devidamente descrita, seus resultados esperados definidos e sua variabilidade controlada diz-se que ela está sob controle operacional. Com este item implementado, o Sistema de Gestão Ambiental assegura que os impactos ambientais significativos das atividades da organização estão devidamente controlados, preservando o meio ambiente de qualquer degradação. Interpretação do requisito: o Controle Operacional precisa ser implantado nas atividades que causem algum impacto ambiental, e que podem abranger: • pesquisa e desenvolvimento, projeto e engenharia; • compras de materiais e de serviços; • armazenamento e manuseio de materiais (matérias-primas e produtos acabados e semi-acabados); • processos de produção e manutenção; • atividades de laboratório; • construção e/ou modificação de instalações e equipamentos; • transporte de materiais e de pessoas; • marketing e propaganda; e • atendimento a clientes, à comunidade e aos órgãos regulamentadores. As atividades em geral podem ser divididas em 3 categorias distintas: 1. destinadas à prevenção da poluição e conservação de recursos naturais em novos empreendimentos (novos projetos, novos produtos, novas instalações etc.), alterações em empreendimentos existentes etc.;

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2. destinadas à descrição e controle dos processos em funcionamento visando garantir sua eficiência ambiental; e 3. destinadas a antecipar e atender a novos requisitos ambientais, pertencendo à gestão estratégica da organização. Documentos e Registros Necessários: • procedimentos operacionais, procedimentos de controle de impactos ambientais adversos; • resultados das verificações e inspeções dos processos; e • resultados dos testes e ensaios etc.

sobre o meio ambiente e ecossistemas, decorrentes de lançamentos acidentais. Eles devem prevenir, também, que atividades realizadas sob condições anormais de operação se transformem em situações de emergência.
NBR ISO 14001 ITEM 4.4 - IMPLEMENTAÇÃO E OPERAÇÃO 4.4.7 - PREPARAÇÃO E ATENDIMENTO A EMERGÊNCIAS

A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para: a) identificar potenciais situações emergenciais e acidentes potenciais que possam ter impacto(s) sobre o meio ambiente, e como procederá no atendimento; e b) atender às situações reais de emergência e aos acidentes e prevenir ou mitigar os impactos ambientais associados. A organização deve, periodicamente e, quando necessário, revisar seus procedimentos de preparação e atendimento a emergências, em particular após a ocorrência de acidentes ou situações emergenciais. A organização deve, também periodicamente, testar tais procedimentos, quando exeqüível.

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2.4.4.7 Preparação e Atendimento a Emergências Os Planos de Emergência devem incluir: É importante para uma organização que implanta um Sistema de Gestão Ambiental na intenção de preservar o meio ambiente e salvaguardá-lo do impacto negativo que suas atividades, produtos ou serviços possam provocar, tenha conhecimento dos riscos de acidentes ambientais a que eles estão sujeitos, defina procedimentos especiais para evitar que estas situações ocorram e adote procedimentos de emergência para anular ou minimizar os efeitos de um acidente, se ele realmente acontecer, apesar de toda as precauções, transparência 18. A Norma não obriga o mapeamento formal dos riscos ambientais, nos moldes do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – NR 9) mas reforça o atendimento aos requisitos legais determinando, indiretamente, que esse Mapa de Risco seja elaborado. Interpretação do requisito: os procedimentos que lidam com a prevenção ou atendimento a acidentes ambientais e situações de emergência devem levar em consideração, quando aplicável, as emissões atmosféricas acidentais, as descargas acidentais na água e no solo e os efeitos específicos • organização e responsáveis em situações de emergência; • lista de pessoas-chave; • detalhamento sobre serviços de emergência (Corpo de Bombeiros, Defesa Civil etc.); • esquemas de alerta e comunicações interna e externa; • ações para diferentes tipos de emergências; • informações e identificação especial de materiais perigosos, incluindo o impacto potencial de cada um sobre o meio ambiente, e as medidas para um eventual acidente; e • planos de treinamento e simulações. Documentos e Registros Necessários: • planos e procedimentos especiais para acidentes e situações potenciais de emergência;

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• procedimentos especiais para comunicação e alerta de situações perigosas ao meio ambiente; • avaliações e revisões destes procedimentos especiais; e • resultados e análises críticas de treinamento e simulações. 2.4.5 Verificação e Ação Corretiva Em qualquer sistema gerencial chega o momento em que é necessário verificar seu andamento, para balizar e facilitar a tomada de decisões na organização. 2.4.5.1 Monitoramento e Medição O monitoramento, a medição e a avaliação dos resultados ambientais são considerados atividades essenciais de um Sistema de Gestão Ambiental para garantir que a organização está em conformidade com a sua política e seus requisitos ambientais (seus objetivos e metas ambientais). Para isso é necessário que um sistema de monitoramento seja criado e mantido em funcionamento, medindo o real desempenho ambiental da organização.
NBR ISO 14001 ITEM 4.5 - VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA 4.5.1 - MONITORAMENTO E MEDIÇÃO

sos necessários e confiáveis, treinar seu pessoal diretamente envolvido com essas medições e registrá-las de modo que a informação esteja disponível quando necessário. A identificação dos indicadores do desempenho ambiental da organização deve ser um processo de busca contínua para estabelecer os mais adequados às suas atividades, produtos ou serviços. Algumas perguntas importantes quando se constrói o sistema de monitoramento do SGA: • o desempenho ambiental da organização é monitorado regularmente? Como? • quais os indicadores ambientais que medem o desempenho ambiental da organização? Como eles foram identificados e estabelecidos? • qual é a confiança que apresentam os instrumentos de medição usados para monitorar os indicadores ambientais da organização? • como é o controle para assegurar que estes instrumentos estão calibrados e em bom estado de funcionamento? • qual é a garantia de que as pessoas que realizam as medições dos indicadores ambientais conhecem o processo de mensuração e sabem operar os instrumentos? • como é avaliado o cumprimento das leis, regulamentos e outros requisitos aplicáveis? Documentos e Registros Necessários:

A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para monitorar e medir regularmente as características principais de suas operações que possam ter um impacto ambiental significativo. O(s) procedimento (s) deve(m) incluir a documentação de informações para monitorar o desempenho, os controles operacionais relevantes e a conformidade com os objetivos e metas ambientais da organização. A organização deve calibrar e manter os equipamentos de monitoramento e medição e deve reter os registros a eles associados.

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Interpretação do requisito: os indicadores ambientais definidos em 4.3.3 – Objetivos e metas Ambientais, devem ser acompanhados e, para essa finalidade, a organização deve providenciar os instrumentos e proces-

• procedimentos de monitoração dos indicadores do desempenho ambiental; resultados de testes e medições, gráficos e relatórios de análises críticas etc.; • procedimentos de medição de grandezas relacionadas aos indicadores ambientais;

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• planos e procedimentos de identificação e controle dos instrumentos de medição; • planos e procedimentos de calibração dos instrumentos de medição; e • análise das incertezas dos instrumentos e dos processos de medição. 2.4.5.2 Avaliação de Conformidade De posse dos dados de monitoramento e medições, podem ser identificadas a conformidade aos requisitos ambientais legais e outras exigências que a organização subscreveu através de contratos, acordos, termos de ajustamento de conduta etc. transparência 20.
NBR ISO 14001 ITEM 4.5 - VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA 4.5.2 - AVALIAÇÃO DE CONFORMIDADE

Documentos e Registros Necessários: • Plano(s) e procedimento(s) para a avaliação periódica da conformidade ambiental legal da organização; • Registros da avaliação da atualização das leis e requisitos aplicáveis; e • Registros da avaliação da adequação legal das novas atividades. 2.4.5.3 Não-Conformidades e Ações Corretivas e Preventivas Uma não-conformidade é caracterizada quando alguma atividade apresentar resultado final ou parcial diferente do planejado, quando os resultados do monitoramento dos indicadores ambientais apresentarem valores não esperados, ou qualquer outra situação não-desejada que possa afetar o desempenho ambiental da organização, transparência 21.
NBR ISO 14001 ITEM 4.5 - VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA 4.5.3 - NÃO-CONFORMIDADE E AÇÕES CORRETIVA E PREVENTIVA

A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para, periodicamente, avaliar a conformidade com os requisitos ambientais legais e outras exigências ambientais que a organização tenha subscrito, para atender ao seu comprometimento com o atendimento à conformidade.

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Interpretação do requisito: Os requisitos legais e outras exigências levantados anteriormente (pág. 22) devem ser analisados periodicamente para verificar se continuam a ser atendidos pela organização, se sofreram alguma alteração, ou se algum novo item foi acrescentado à lista: • os requisitos ambientais legais estão sendo atendidos? E os demais requisitos subscritos? • algum novo requisito foi acrescentado à lista? Como ele está sendo atendido? • alguma nova atividade foi desenvolvida? Os requisitos aplicáveis a ela foram levantados?

A organização deve analisar criticamente as ações adotadas e implementar e documentar as alterações resultantes das ações corretiva e preventiva. a) identificação de não-conformidade(s) real(is) e correção e mitigação de seu(s) impacto(s) ambiental(is). b) investigação e eliminação da(s) causa(s) de não-conformidade(s) real(is), afim de evitar a sua repetição. c) determinação da ação para eliminar as causas de não-conformidades potenciais para prevenir sua ocorrência. Qualquer ação adotada para identificar, corrigir, mitigar, prevenir ou eliminar as causas ou efeitos de não-conformidade(s) real(is) e potencial(is) deve ser adequada à magnitude dos problemas e ao impacto ambiental encontrado. A organização deve revisar as ações adotadas e implementar e documentar as alterações resultantes das ações corretiva e preventiva. NOTA - Não-conformidade é o não-atendimento a um requisito.
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Interpretação do requisito: a Norma pede que seja estabelecida a autoridade e definidos os responsáveis pelo tratamento dessa não-conformidade, incluindo as ações corretivas necessárias à eliminação das causas dessa não-conformidade. Ela pede também que sejam realizadas ações preventivas para eliminação das causas prováveis de não-conformidades possíveis, evitando que elas causem algum impacto negativo ao meio ambiente.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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São várias as possibilidades de detecção de não-conformidades: • constatações de problemas por qualquer pessoa de dentro ou de fora da organização; • reclamações; • vistorias, conclusões e recomendações de órgãos regulamentadores; • auditorias ambientais realizadas por seus próprios auditores ambientais ou por organismo de 3ª parte; • análises críticas do Sistema de Gestão Ambiental; • monitoramento e medições de atividades significativas ao meio ambiente; e • avaliações do desempenho ambiental da organização. A Norma pede também que as ações corretivas e preventivas sejam acompanhadas por pessoal competente para verificar sua aplicação e, principalmente, determinar sua eficácia na eliminação das causas reais ou prováveis de não-conformidades. Documentos e Registros Necessários: • procedimentos de controle e disposição de não-conformidades;
NBR ISO 14001 ITEM 4.5 - VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA 4.5.3 - REGISTROS

• procedimentos de ação corretiva e de ação preventiva; • boletins de não-conformidade; • boletins de ação corretiva e de ação preventiva; e • mapas de acompanhamento de ações corretivas e ações preventivas. 2.4.5.4 Registros Este requisito está relacionado com o gerenciamento de todos os registros ambientais necessários ao Sistema de Gestão Ambiental. É necessário que haja um controle que garanta o acesso ao registro sempre que for necessário avaliar a eficácia do sistema e demonstrar o nível do desempenho ambiental da organização, transparência 22. Interpretando o requisito: em geral é definido um procedimento para identificar o registro, fazer a coleta de dados, classificar/ indexar segundo critérios e estrutura definidas para assegurar o acesso, arquivar em locais de fácil acesso, armazenar em locais menos acessíveis, manter e disponibilizar por tempo definido e descartar quando não for mais necessário. O tempo de vida de um registro pode ser definido em função da legislação ou, quando isto não se fizer obrigatório, estipulado pela própria organização, que definirá o tempo de retenção conforme sua conveniência, ou por um acordo com seus clientes e a comunidade. Durante o tempo de retenção pode-se usar qualquer tecnologia para manter o registro. É necessário garantir sua integridade neste período. Geralmente os registros abrangem: • atendimento a requisitos legais e regulamentares;

A organização deve estabelecer e manter registros, conforme necessário para demonstrar conformidade com os requisitos de seu SGA e desta Norma, inclusive a avaliação de conformidade com os requisitos ambientais legais e outros requisitos ambientais que a organização tenha subscrito, e a implementação de procedimentos e resultados atingidos. A organização deve estabelecer e manter procedimento(s) para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte de registros. Os registros devem ser e permanecer legíveis, identificáveis e rastreáveis.

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• licenças, autorizações, concessões, permissões ou alvarás para operação; • aspectos ambientais e impactos associados; • treinamento e educação ambiental; • inspeção e manutenção de equipamentos e processos; • manutenção e calibração de instrumentos de medição, teste e ensaios; • não-conformidades, ações corretivas e preventivas e seu acompanhamento;

do assim a freqüência destas auditorias. É importante considerar os resultados de auditorias anteriores.

NBR ISO 14001 ITEM 4.5 - VERIFICAÇÃO E AÇÃO CORRETIVA 4.5.4 - AUDITORIA INTERNA

A organização deve assegurar que as auditorias internas do sistema da gestão ambiental sejam conduzidas em intervalos planejados para: a) determinar se o sistema da gestão ambiental 1) está em conformidade com a prevenção da poluição planejado para a gestão ambiental, incluindo-se os requisitos desta Norma; e 2) foi adequadamente implementado e está mantido; e b) fornecer informações à direção sobre os resultados das auditorias. Um programa de auditoria deve ser planejado, estabelecido e mantido pela organização, levando-se em consideração a importância ambiental da(s) operação(ões) relevantes e os resultados das auditorias anteriores. Um procedimento de auditoria deve ser estabelecido e mantido e tratar do seguinte: – as responsabilidades e requisitos para se planejar e conduzir as auditorias e para relatar os resultados; e – a determinação dos critérios de auditoria, escopo, freqüência e métodos. A seleção de auditores e a condução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade ao processo de auditoria.
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• identificação de produtos, composição, propriedades e perigos; • avisos e alertas em situações de emergência; • resultados e análises de simulações; e • análises críticas e auditorias ambientais. Documentos e Registros Necessários: • procedimentos de controle dos registros do Sistema de Gestão Ambiental; e • licenças, alvarás, controles, ensaios, relatórios de análise crítica e demais registros do SGA. 2.4.5.5 Auditoria Interna A Norma determina que a empresa estabeleça um Programa de Auditorias Ambientais para garantir que o Sistema de Gestão Ambiental esteja conforme os requisitos estipulados e também para monitorar a eficiência deste SGA, transparência 23. Deve haver orientações escritas sobre o planejamento das auditorias, e este planejamento deve levar em consideração a importância das atividades das áreas em relação aos requisitos ambientais, em termos de seus aspectos e impactos potenciais, determinanInterpretação do requisito: este planejamento deve gerar um Plano de Auditorias Ambientais que deve ser distribuído às áreas da organização para que todos conheçam as épocas em que serão realizadas. As Auditorias Ambientais, assim como as Auditorias da Qualidade, nunca são realizadas sem um planejamento e sem o conhecimento prévio da área a ser auditada. As auditorias podem ser realizadas por pessoal da própria organização e/ou por terceiros por ela selecionados. Os auditores devem ter recebido capacitação específica e devem ser pessoas de boa índole, bem relacionadas com todos, observadoras, com boa credibilidade, respeitadas e consideradas íntegras pelo corpo funcional da organização. Os auditores devem, sempre que possível, ser independentes da área em que executam a auditoria e devem realizar, sempre em comum acordo com os responsáveis pela área auditada, o acompanhamento das ações corretivas quando forem detectadas não-conformidades durante a auditoria. A Reunião Final da Auditoria é para que esses resultados sejam explicados e entregues aos responsáveis e devem ser posteriormente enviados à Direção, para que possam ser por ela analisados.

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Documentos e Registros Necessários: • procedimento para a definição das Auditorias Ambientais da organização; • Plano de Auditorias, Relatórios da Auditoria, atas das reuniões dos auditores com os responsáveis pelas áreas auditadas; • lista de auditores credenciados; e • análise e pareceres da direção sobre os resultados das Auditorias Ambientais etc. 2.4.6 Revisão pela Direção A Revisão pela Direção é um importante requisito da Norma ISO 14001: coube à direção a responsabilidade de estabelecer a Política Ambiental. É lógico que ela se preocupe com os resultados dessa orientação e principalmente se essa orientação está em consonância com sua expectativa, transparência 24.

• a análise dos objetivos, metas e desempenho ambiental da organização; • os resultados das Auditorias Ambientais; • a avaliação da eficácia do Sistema de Gestão Ambiental; • a avaliação e eventual ajuste da Política Ambiental em consonância com: • mudanças da legislação e outros requisitos; • mudanças nas expectativas e requisitos das partes interessadas e/ou do mercado; • alterações nas atividades, produtos ou serviços da organização; • novas tecnologias; e • experiências adquiridas de incidentes ambientais, próprias ou de outros; Muitos podem participar do processo de Análise Crítica do Sistema de Gestão Ambiental, mas a direção é quem deve dar o parecer final e apontar as alterações e diretrizes para que os objetivos sejam mais facilmente alcançáveis. Deve ser estabelecido como responsabilidade do “Representante da Direção” a coleta das informações necessárias e o encaminhamento dessas informações à direção, para uma eficiente análise crítica do SGA. Documentos e Registros Necessários: • Atas de Reunião para análise crítica do SGA;

NBR ISO 14001 ITEM 4.6 – REVISÃO PELA DIREÇÃO A direção da organização deve, revisar o sistema da gestão ambiental, em intervalos planejados, para assegurar sua continua adequação, pertinência e eficácia. Esta revisão deve avaliar as oportunidades de melhoria e a necessidade de alterações no sistema da gestão ambiental, inclusive da política ambiental e dos objetivos e metas ambientais. Os resultados das análises críticas pela direção devem ser documentados. Os dados de entrada para revisão pela direção devem incluir, entre outras informações: resultados das auditorias do sistema da gestão ambiental, comunicação proveniente de partes interessadas externas, desempenho do sistema da gestão ambiental, extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas, situação das ações corretivas e preventivas, acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores, mudança das circunstâncias e recomendações para melhoria Os dados de saída da revisão pela direção devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas a possíveis mudanças na política ambiental, nos objetivos e em outros elementos do sistema da gestão ambiental, consistentes com o comprometimento com a melhoria contínua.
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Tudo isso só acontece se a direção conseguir perceber a situação como um todo, através do estabelecimento de um fluxo das informações sobre o desempenho do Sistema de Gestão Ambiental que possa permitir uma análise realista dos resultados e possibilite uma tomada de decisão para definir novos rumos, se este for o seu entendimento. Interpretação do requisito: essa avaliação deve considerar:

• Relatórios de Análise Crítica; e • Deliberações e diretrizes para melhoria do desempenho ambiental da organização. 2.5 DOCUMENTANDO O SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL O primeiro passo para a elaboração do Manual do Meio Ambiente é a montagem da

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Matriz de Responsabilidades, onde ficam definidos os itens da Norma ISO 14001 que se aplicam a cada área e setor, com seus responsáveis, transparência 25.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Áreas

Item 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.6

Descrição

Requisitos gerais Política Ambiental Planejamento Aspectos ambientais Requisitos legais e outras exigências Objetivos e metas Programa(s) de gestão ambiental Impementação e operação Estrutura e responsabilidade Treinamento, conscientização e competência Comunicação Documentação do sistema de gestão ambiental Controle de documentos Controle operacional Preparação e atendimento a emergências Verificação e ações corretiva e preventiva Monitoramento e medição Não-conformidade e ações corretiva e preventiva Registros Auditoria do sistema de gestão ambiental Análise crítica pela administração
CO-RESPONSÁVEL PELO ITEM ENVOLVIDO

As DIRETRIZES do Manual do Meio Ambiente devem ser definidas por todos os envolvidos e co-responsáveis pelo item, coordenados pelo principal responsável

Embora o Comitê Ambiental não comporte os chefes ou encarregados de cada um desses setores, pois ficaria muito grande em alguns casos (o ideal é não ultrapassar 9 integrantes), com certeza os responsáveis pelas áreas que os englobam estarão presentes, e assim poderão decidir a abrangência e negociar os Padrões de cada atividade da organização. A burocracia, segundo o Dicionário Aurélio, é a administração por funcionário (de ministérios, secretarias, repartições, etc.) sujeito a hierarquia e regulamento rígidos, e a uma rotina inflexível. Quando uma empresa não utiliza a flexibilidade no cumprimento das normas formais, quando são necessárias várias assinaturas para se tomar determinada decisão, ela se torna uma organização burocrática, transparência 26

PRINCIPAL RESPONSÁVEL PELO ITEM T25M2

A partir dessa Matriz de Responsabilidades, cada responsável fica incumbido de coordenar a elaboração das diretrizes para cada item da Norma, incorporando o que for definido pelos co-responsáveis e envolvidos, promovendo a negociação e o consenso. É nesta fase que as oportunidades de melhorias são descobertas. Em geral, cada organização pode ser dividida em 4 grandes áreas: relações com o mercado e comunidade. Administrativa, Técnica e de Produção, que se subdividem em muitas outras áreas como Vendas, Marketing, Planejamento e Controle da Produção (PCP), Controle da Qualidade, Compras, Recebimento, Engenharia, Documentação, Pessoal, Estoque, Expedição, Assistência Técnica, Atendimento, Laboratório etc.

T26M2

Quando só existe flexibilidade, quando tudo consegue um jeitinho para ser resolvido e encaminhado, sem precisar usar os canais de chefia, cada coisa de seu jeito a empresa é anárquica e com certeza falta informação para se tomarem decisões corretas e na hora certa. O caos advém quando a empresa é rígida na sua tomada de decisão, mas não tem normas formalizadas, ninguém sabe os caminhos, pois não há caminhos. A situação é de paralisia. O ideal é quando a empresa consegue ter normas e manter a flexibilidade para que seu

A N Á R Q U IC A

Isso é feito em conjunto, na primeira reunião do Comitê Ambiental, quando cada item da Norma é repassado e acordado como deverá ser desenvolvido na organização, em função dos processos já existentes e das atribuições funcionais das diversas áreas e setores – cada item deve ser totalmente esquadrinhado e definidas as interfaces entre as áreas, permitindo a negociação dos Padrões ou da própria distribuição das atividades menores.

BUROCRACIA X NORMALIZAÇÃO

Quanto à organização e à flexibilidade, uma empresa pode ser: Organização (faz as regras)
B U R O C R Á TI C A C O M PE TI TI VA

Flexibilidade (muda as regras)

TI Ó A C C A

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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nível de decisão seja adequado e suficientemente dinâmico para integrar o mercado atual, globalizado.

lista dos principais documentos que compõem seu Sistema da Qualidade Ambiental, os Procedimentos, transparência 27. Os Procedimentos são descrições de como realizar as várias atividades que acontecem numa organização. Com certeza, ao serem descritas as atividades passam por uma avaliação de eficiência. Devem ser, então, ajustadas para naturalmente incorporarem o aprimoramento percebido, pois documentar uma atividade deficiente é, na prática, concordar com a deficiência, transparência 28.

DOCUMENTANDO UM SISTEMA

Manual do Meio Ambiente: documento que define as Políticas Gerais da Gestão Ambiental de uma organização. Procedimento: uma declaração clara e bem redigida que estabelece a maneira mais eficiente de se realizar determinada atividade numa organização.

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MANUAL DO MEIO AMBIENTE

O Manual do Meio Ambiente é, atualmente, o documento mais importante no que se refere à capacidade de uma organização para fornecer produtos e/ou serviços de qualidade, respeitando o meio ambiente, e contém geralmente a sua história, suas atividades principais, características de sua estruturação e distribuição geográfica, seus produtos, suas metas e diretrizes quanto à preservação do meio ambiente (a Política Ambiental), assinada pelo executivo principal. Contém ainda a definição de como serão desempenhadas as funções que asseguram a qualidade ambiental estabelecida na Política respectiva, e uma

Estrutura e Conteúdo – Partes Dinâmicas: • Lista de Circulação; e • Histórico das Alterações. Lição aprendida: • Acondicione em pastas e fascículos, é mais fácil.

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Algumas vezes o aprimoramento pretendido demanda investimentos maiores, ou prazos não compatíveis com o cronograma

Quadro 6. Exemplo de lista de circulação de documentos
Cópia Nº MMA27 MMA28 Depart./Seção Compras Des. Fornecedor Local Caxias Rio Nome Responsável José Ribamar Elias Silva Data receb. 13/06/97 14/06/97 Rubrica

Quadro 7. Exemplo de controle de alteração do Manual do Meio Ambiente
Rev. nº Data Pág. nº Parág. nº Descrição Adicionado critério de limpeza do chão de fábrica Redefinida alternativa de fornecimento emergencial Aprovação Nome Rubr.

00

14/5/2003

18

10

C. Silva

01

11/9/2004

21

2

C. Silva

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

de implantação do SGA. Neste caso, a documentação deve ser elaborada mesmo que a deficiência não tenha sido eliminada, pois de qualquer modo ela é no momento a melhor maneira de realizar aquela atividade. A melhoria, quando for feita no futuro, provocará a modificação da documentação, e isso não causa grandes problemas. A Lista de Circulação (ou Distribuição) garante que, quando ocorrer uma modificação no documento, todos que têm uma cópia oficialmente (controlada) vão receber a modificação feita, Quadro 6. A descrição resumida das revisões também deve constar do documento, pois facilita enormemente a compreensão da evolução do SGA. Acondicionar o Manual do Meio Ambiente em binders (pastas) facilitará muito quando aparecer a necessidade de modificar uma parte do MMA, não precisa imprimir tudo novamente, só as páginas modificadas.

O Manual do Meio Ambiente descreve o Sistema de Gestão Ambiental, o qual assegura que as metas serão atingidas, mostra como isto será realizado e, principalmente, como será o controle de seus processos, que garantem a redução dos impactos ambientais. Vale o escrito! O Manual do Meio Ambiente deve retratar a realidade da organização, nunca como ela deveria ser. O que está escrito em suas páginas deve estar acontecendo em suas instalações, realizado por pessoas cujas responsabilidades estão descritas claramente, e cujas assinaturas constam dos registros, que são decorrentes de uma ação executada. Uma série de questões que se colocam e demandam decisões acertadas para bem dimensionar o Sistema de Gestão Ambiental de uma organização, transparência 30.

PROCEDIMENTOS - QUESTÕES PRELIMINARES

Como identificaremos todos os aspectos
MANUAL DO MEIO AMBIENTE

a serem cobertos? Que documentos precisam ser projetados? O que é geral e o que é específico? Como podemos assegurar que não há conflito? Como prover rastreabilidade?

Estrutura e Conteúdo: Declaração da Política Ambiental; Pessoas envolvidas - responsabilidades definidas; Alta Administração comprometida; Satisfação do cliente; Necessidade das Partes Interessadas; Sistema de Gestão; Controle Operacional; e Controle de Emergências.
T29M2 T30M2

O Manual do Meio Ambiente contém a descrição das responsabilidades das pessoas no que diz respeito aos requisitos ambientais dos produtos e/ou serviços oferecidos pela organização, além de trazer as assinaturas dos seus principais responsáveis, o Presidente, o Diretor, o Gerente-Geral, que se comprometem explicitamente com o meio ambiente através da declaração da sua Política e o estabelecimento das metas e diretrizes para operacionalizá-la, transparência 29.

O Comitê Ambiental deve participar desta discussão e contribuir na definição do SGA. Os conflitos aparecem e devem ser resolvidos por consenso. A dimensão da rastreabilidade deve ser definida ao estritamente necessário. A melhor maneira de assegurar o bom funcionamento da rastreabilidade é estabelecer seu escopo com o Comitê Ambiental. Solicitar às pessoas que participem da elaboração de seus próprios procedimentos é garantir que a documentação refletirá a realidade do processo, desta forma prescindindo do esforço de implementação, esforço que

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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consome a maior parte do tempo da implantação de um SGA. A forma de se fazer isto é a seguinte: o Escriba registra o procedimento operacional de determinado processo num fluxograma a partir da orientação pessoal do “processador”, desenvolve o texto descritivo, formata segundo a Norma de Redação e retorna ao “processador” para verificação. Depois é só colocá-lo oficialmente em operação, transparência 31.

che os registros, onde eles são armazenados e quem recebe cópias etc. Definir por quem e como são solucionados os casos não previstos, as dúvidas ou indefinições que podem acontecer no processo.

ESCREVENDO AS IDÉIAS - II

Mais dicas: Delimitar, no fluxo do Processo, as várias tarefas; Determinar os objetivos do Processo; Verificar/estabelecer os Padrões Ambientais finais (para o próximo processo) e os Padrões Ambientais intermediários (dentro do próprio Processo); Definir limites de responsabilidades e autoridades; Definir procedimentos para casos de dúvida e/ou divergências.
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ESCREVENDO AS IDÉIAS - I

Caminho das pedras: Fazer o fluxograma do processo; Envolver as pessoas na elaboração de seus próprios procedimentos; Alocar tempo suficiente; Assegurar a participação daqueles afetados pelos procedimentos (clientes do processo etc.); e Decidir entre muitos procedimentos pequenos ou poucos procedimentos maiores.
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Na definição do Padrão Ambiental, o cliente da atividade deve ser envolvido para garantir que o processo atinja seus objetivos. Quanto menos procedimentos, melhor, mais fácil o controle, mas se essa atitude comprometer a clareza do procedimento, tornando-o muito extenso, vale a pena desmembrá-lo. Um processo pode ser desmembrado em vários subprocessos para facilitar seu controle, transparência 32.

Os Procedimentos Gerais são também chamados de Procedimentos Básicos. Eles abrangem várias áreas porque regulam alguma atividade básica da organização, por isso formam o alicerce do Sistema de Gestão Ambiental. Eles se referem aos itens específicos da Norma, transparência 33.

TIPOS DE PROCEDIMENTOS

Procedimento Geral - é aquele que abrange várias áreas de atividade da organização. Ex.: Auditorias Internas. Procedimento Específico - é aquele que está restrito a um setor ou área de atividade da organização. Ex.: inspeção de resíduos sólidos na água.

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Cada subprocesso pode abranger uma ou mais tarefas, que podem, por sua vez, caracterizar um novo subprocesso. Esta subdivisão pode estender-se até onde for necessário para uma clara definição do processo maior e dos Padrões Ambientais das diversas fases. Cada subprocesso deve ter definidas sua autoridade e responsabilidade, quem preen-

Se a atividade for suficientemente simples, um Procedimento Básico pode abranger mais de um item da Norma, ou pode ser incorporado à diretriz respectiva no próprio Manual do Meio Ambiente. Os Procedimentos Específicos são também chamados de Procedimentos Operacio-

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

nais ou até de Instruções de Trabalho, quando não se quer expandir muitos os níveis da documentação do SGA. Eles orientam quanto à execução de uma atividade qualquer e podem chegar até ao detalhe da operação de equipamentos etc. São específicos porque se restringem a uma única atividade, transparência 34.

Os documentos normativos devem ter um formato padronizado de acordo com o que foi definido na Norma de Redação de Documentos Normativos. Tipicamente, um documento normativo tem os seguintes itens como capítulo, transparência 35 (seção etc.):

PROCEDIMENTOS X INSTRUÇÕES

FORMATAÇÃO

Os principais capítulos de um documento normativo são:

Procedimento de Controle
Seleção do Investimento Limites de Garantia Preparação da operação Preenchimento dos formulários Efetivação do depósito inicial Cálculo do custo/benefício Operações de Resgate Ajustes de Capital

Instruções de Trabalho

Objetivo; Campo de aplicação; Referências; Definições (glossário); Siglas e abreviaturas; Responsabilidades e autoridades; Descrição da atividade; Registros; e Anexos (formulários etc.).

Para cada tipo de Investimento: Fundo de Commodities Poupança RDBs / CDBs Fundo de Ações

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Em muitos casos, o Procedimento de Controle Ambiental limita-se a descrever a atividade de determinado processo e usa instruções para o detalhamento técnico, quando necessário. Quando uma ou mais instruções são elaboradas para apoiar determinada atividade, esta descrita num Procedimento de controle ambiental, a lista destas instruções deve constar no Procedimento, como a lista dos Procedimentos Operacionais deve constar no Procedimento Básico, e por fim a lista dos Procedimentos Básicos deve constar no Manual do Meio Ambiente. A numeração de cada um deve referenciar o documento de origem. Um único Procedimento Operacional pode abranger os itens como seleção, cadastro, identificação etc. até limpeza do equipamento. As Instruções de Trabalho detalham essas ações para cada tipo de equipamento existente, em particular instruindo o passo-a-passo dos cuidados a serem tomados de acordo com cada tipo de produto de limpeza.

• Objetivo – onde se descreve a finalidade daquele documento, para que se destina; • Campo de Aplicação – onde se descreve a situação em que o documento normativo deve ser utilizado; • Referências – onde são listadas as Normas e outros documentos que têm alguma relação com a atividade em questão; • Definições – termos e expressões particulares da situação descrita que precisam de clareza e cuja compreensão é importante para a aplicação eficaz das normas; • Siglas e Abreviaturas – as siglas, abreviaturas e outros termos usados, inclusive os formados em língua estrangeira; • Responsabilidades e autoridades – deve ser definido nesta seção quem é o principal responsável pelo resultado do processo, quem verifica, quem libera etc. • Descrição da atividade – neste capítulo a atividade é detalhada e descrita de uma forma que todos possam compreender;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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• Registros – são descritos os registros que devem ser efetuados pelos executores da atividade: preenchimento dos campos, identificação dos envolvidos, arquivamento e cópias distribuídas; e • Anexos – fluxograma da atividade, formulários etc. Consenso é o 1º requisito básico da Normalização, o responsável pela autoridade e importância das Normas e Procedimentos, transparência 36.

provas concretas de que as atividades foram realizadas, daí sua extrema importância.

FLEXIBILIDADE

É a capacidade de adaptar-se às constantes mudanças: • É preciso acompanhar a dinâmica do mercado e os avanços científicos e tecnológicos; • Os documentos Normativos não podem engessar as atividades da organização; • “Nada existe em caráter permanente, a não ser a mudança.”(Heráclito - 501 A.C.); • “É ruim o método que não permita nenhuma modificação.” (Publilius Syrus - 42 A.C.)
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CONSENSO

Sempre assegure que os Procedimentos: São práticos; Representam o CONSENSO dos envolvidos; e Refletem os melhores métodos disponíveis.

Todo documento (normativo ou não) deve ser claro, objetivo etc., mas, principalmente, deve atender ao 3º requisito básico da Normalização, que é ter nível apropriado, transparência 38.

REDAÇÃO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS
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Um bom documento normativo deve ter: CLAREZA (frases curtas e diretas, sem ambigüidades); CONCISÃO (objetividade, sem redundâncias); PRECISÃO (uso de palavras exatas, sem entrelinhas); NÍVEL APROPRIADO (linguagem adequada ao usuário, sem gíria nem erudição); COMPLETEZA (compreensão do documento sem ter que recorrer a outros pápeis ou dicionários).
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Consenso alcançado quer dizer que o acordo foi atingido, que todos que participam de certa atividade concordam em como esta atividade deva ser executada,. Consenso significa compreensão após discussão, e compromisso entre os participantes. Flexibilidade é o 2º requisito básico da Normalização. Significa certa tolerância na execução de tarefas dentro das condições reais, quando pode acontecer que as características se apresentem ligeiramente diferentes do previsto no procedimento, ou quando uma situação inesperada acontece. Não estar engessado por um procedimento é muito importante para enfrentar novas situações, transparência 37. Normalização não significa burocratização. Os registros são efetuados quando determinada tarefa é executada, e consistem em

Nível Apropriado significa que o documento contém a medida exata para a atividade. Não foi detalhista em demasiado, nem deixou de lado algum ponto importante. Também assegura que a linguagem do documento seja compatível com os usuários, isto é, que o formato e o texto que o documento apresenta possam ser bem compreendidos pelos usuários. Verifique: 1) O documento cobre exatamente a atividade em questão?

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

2) O formato é o mais adequado para a transmissão da mensagem de acordo com as condições do ambiente? 3) A linguagem é facilmente compreendida pelos usuários? 4) O documento permite compreensão imediata? Documentos Normativos passam por várias fases em seu ciclo de vida: • Elaboração – a criação do procedimento pela área que necessita. Tem três etapas: criação, formatação e verificação; • Aprovação – é feita pela pessoa a quem foi outorgada autoridade para tal; • Implementação – quando é feita a inclusão no Sistema, para distribuição e controle. É nesta fase que é realizado o treinamento das pessoas envolvidas. Finalmente liberado para utilização, o documento passa a regular a atividade, e são efetuados registros dos resultados;

normativo original), datas da nova implantação, transparência 39 etc. Apesar de todos os integrantes de determinado processo terem participado da elaboração do procedimento respectivo, é necessário um pequeno ritual para “oficializar” sua implementação, transparência 40:

EMISSÃO/IMPLEMENTAÇÃO

• Não distribua documentos apenas; • Reserve tempo para explicar seu uso e seu propósito; • Não é suficiente escrevê-los e estar de acordo com eles; • É fundamental que todos apliquem suas próprias regras. Pergunte: • O Procedimento está sendo usado por todos? • Ele é realmente eficiente? • Ele pode ser melhorado?
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• reúna numa sala todos os que possuem algum envolvimento com o processo, de preferência; • descreva como o procedimento foi elaborado (os criadores sendo realmente os que atuam no processo), e as definições dos Padrões Ambientais. • peça a alguém para ler o texto do “detalhamento” do procedimento, enquanto outra pessoa acompanha no fluxograma projetado (ou escrito no quadro, flipchart etc.); • explique os registros decorrentes, como e por quem são preenchidos, onde são guardados e quem recebe cópias; • esclareça o caminho para sugestões de melhorias no procedimento e no próprio processo; • passe a lista de presença e colha as assinaturas de todos; • encerre a reunião parabenizando a todos e lembrando que, a partir daquele instante, o procedimento está oficialmente implantado.

CICLO DE VIDA DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

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Elaboração criação formatação verificação Aprovação Implementação inclusão no Sistema treinamento utilização Revisão modificação cancelamento

• Revisão – quando uma situação diferente, dificuldade ou não-conformidade é encontrada no processo, pode haver necessidade de revisão, atualização ou até cancelamento da documentação. Em cada caso deve ser definido o que será feito, quem são os responsáveis pela modificação, verificação, liberação etc. (em geral, os mesmos que se envolveram com o documento

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MÓDULO 3 – ORIENTAÇÃO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS
3.1 INTRODUÇÃO Qualquer organização que implemente um Sistema de Gestão Ambiental deve ter no seu quadro de colaboradores internos pessoas qualificadas para praticar auditorias em seu próprio SGA, transparência 1. As informações que se seguem objetivam dar suporte ao treinamento de auditores de sistemas de gestão ambiental, visando mais especificamente a formação de auditores internos. executada conforme o procedimento específico definido para ela. Esse tipo de auditoria tem foco nas facilidades materiais (equipamentos, infra-estrutura, capacitação das pessoas etc.); • Auditoria do Produto/Serviço – tem por objetivo verificar a adequação de um produto/serviço em relação ao seu projeto, avaliando se o produto/serviço atendende as especificações e requisitos para os quais foi planejado. b) Quanto ao interesse: • Auditoria de 1ª Parte – é a realizada por auditores da própria empresa, que avaliam as diversas atividades desenvolvidas com o objetivo de retroalimentar o Sistema de Gestão para sua permanente melhoria e adequação; • Auditoria de 2ª Parte – é quando se vai avaliar um fornecedor com fins de verificar suas condições de fornecimento dentro de padrões estabelecidos. É quando um cliente ou seu representante avalia uma empresa para verificar sua adequação aos requisitos contratados, ou suas condições de atender a esses requisitos; • Auditoria de 3ª Parte – é a avaliação que um OAC (Organismo de Avaliação da Conformidade) ou OI (Organismo de Inspeção) atua numa organização, ou parte dela, para verificar a conformidade de seu Sistema de Gestão com a Norma de referência. No Brasil, o controle e credenciamento dessas organizações (OACs e OIs) estão sob a responsabilidade do Inmetro.

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3.2 CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS As Auditorias de Sistemas de Gestão podem ser classificadas em: a) Quanto à aplicação: • Auditoria do Sistema – busca avaliar a conformidade do Sistema de Gestão com os requisitos planejados: a Norma de referência. É uma avaliação abrangente da documentação e dos procedimentos implantados; • Auditoria do Processo – busca verificar se determinada atividade está sendo

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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c) Quanto à Programação • Auditoria Inicial – é a primeira auditoria realizada numa área, setor, empresa; • Auditoria de Acompanhamento – é a Auditoria de Acompanhamento das ações corretivas, isto é, a que tem por objetivo verificar se as pendências encontradas na Auditoria Inicial (ou Periódica) foram eliminadas efetivamente; • Auditoria Periódica – é aquela realizada após a Auditoria Inicial, dentro de um prazo preestabelecido, para verificar se o Sistema de Gestão mantém sua adequação aos requisitos. É também conhecida como Auditoria de Manutenção. d) Quanto à abrangência • Auditoria Completa – é a que avalia todas as atividades previstas na documentação de referência; • Auditoria Parcial – é a que só avalia parte dessas atividades.

e) Quanto à finalidade • Preventiva – é a Auditoria programada, de rotina, planejada. Não há falhas específicas a serem pesquisados; • Corretiva – é quando a Auditoria busca descobrir as causas de determinadas falhas que passaram a ocorrer constantemente. 3.3 PERFIL DO AUDITOR

PERFIL DO AUDITOR

Um AUDITOR deve: • ter visão técnica abrangente; • ser psicologicamente equilibrado; • ser respeitado por todos; • ser flexível e ter bom relacionamento humano; • saber conduzir uma reunião; • ter facilidade na comunicação escrita e falada; • ser organizado e pontual; • ter humildade para só relatar o que verificou; • ter integridade, honestidade e discrição; • ter capacidade de análise; e • ser capaz de participar (e liderar) uma equipe.
T2M3

Formulário 1. Para uso em Programas de Auditorias Ambientais
Organização Elaborado por: No Área/Setor Resp. Meses Item do SGA 1 2 3

Programa de Auditores Ambientais
Revisado por: 4 5 6 7 8

Data: / / Revisão nº

9

10 11 12

F1M3, anexo

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

O Auditor deve ser também pessoa positiva e entusiasta, pois terá um importante papel no desenvolvimento do Sistema de Gestão: o tipo de pessoa que procura acertar, que gosta de ver os outros acertarem e progredirem no que fazem, que não critica sem razão nem reclama da vida, transparência 2. Os Auditores Internos são os responsáveis pelo feedback do SGA. A Auditoria Ambiental consegue realmente criar o ambiente propício às melhorias, pela motivação que transmite às pessoas, fruto do bom relacionamento e das boas intenções do Auditor, de seu trabalho como disseminador dos conceitos e princípios do SGA. Eles podem construir um ambiente pró-ativo através das Auditorias, sendo esta a grande missão dessas pessoas. Apesar da condição de independência que um Auditor deve ter em relação ao objeto da Auditoria, é muito importante que ele conheça o processo a ser auditado, sem precisar virar especialista, pois só assim vai conseguir entender o que realmente acontece na atividade em análise. O conhecimento de fatos sobre o processo avaliado só será conseguido se ele tiver sucesso na criação de um canal de comunicação com as pessoas envolvidas, que serão questionadas e deverão responder às suas perguntas. O Auditor deve ser, no mínimo, simpático, para que possa criar esse rapport, pois uma de suas responsabilidades é a de reverter a aversão que as pessoas geralmente possuem da atividade de Auditoria. O Auditor deve informar às pessoas que o fruto de sua verificação terá como resultado uma melhoria no Sistema, nunca usado para achar um culpado, ou “punir” alguém. Claro que o Auditor passará por muitos tipos de pressão até que todos compreendam claramente este processo de retroalimentação do Sistema de Gestão. Sua estabilidade, equilíbrio e segurança são seu maior escudo contra essas investidas. Quanto mais íntegro, honesto, discreto e respeitado for, melhor resistirá a essas pressões, que sempre existem

no início da prática da Auditoria, em qualquer organização. A organização deve nomear um responsável pelo processo das auditorias internas: o Auditor Líder. 3.4 PROGRAMA DE AUDITORIAS Toda organização planeja a realização das auditorias internas em sincronia com as auditorias do organismo de certificação, anualmente ou semestralmente, dependendo do organismo. Um ciclo completo de auditorias são as auditorias realizadas em todos os departamentos, processos e requisitos do Sistema de Gestão, que gera valiosas informações sobre o estado do SGA para ser analisado na Revisão pela Direção, que acontece também em sincronia com a visita do organismo de certificação. Monte um Programa de Auditorias da sua organização com ciclo semestral, formulario 1: 3.5 PASSOS DE UMA AUDITORIA

PASSOS DE UMA AUDITORIA INTERNA

• Preparação da Auditoria;

– Planejamento; – Lista de Verificação; • Reunião Inicial; • Execução da Auditoria; • Reunião de Fechamento; • Reunião Final; – Elaboração do Relatório de Auditoria; e • Acompanhamento das Ações Corretivas.

T3M3

Para ser bem realizada e realmente contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão, as auditorias devem ser cuidadosamente preparadas. Seu planejamento é enviado previamente à área a ser auditada, para que os responsáveis possam também se preparar, combinando detalhes como horários, roteiro, transparência 3 etc.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

95

Mas e se a área, ao se preparar, eliminar os problemas que os auditores iriam encontrar? Ótimo, esse é o verdadeiro espírito das auditorias, avaliar se o Sistema de Gestão está funcionando e atingindo os resultados previstos. Se a área só começou a usar os procedimentos agora, muito bem, antes tarde do que nunca. Um dos objetivos da auditoria já foi alcançado, o uso dos procedimentos do SGA. É preciso ver agora se eles são eficazes, ou seja, se atingem os resultados planejados. 3.5.1 Preparação da Auditoria A partir do Programa das Auditorias Internas, já definido, o Auditor-líder deve determinar, junto com os demais auditores, as tarefas de avaliação das áreas de acordo com a disponibilidade de cada um, definindo onde e quem realizará as auditorias. Quando a época de determinada auditoria chegar, os auditores escalados passam a

se preocupar com a preparação dela. Nesta fase eles devem coletar a documentação do Sistema Ambiental aplicável ao setor que será auditado, verificar as novas emissões de documentos e contratações de pessoal, reler os relatórios das auditorias anteriores e acompanhamento das ações corretivas, coletar (se disponíveis) os índices de desempenho ambiental das atividades que serão analisadas, verificar as evidências de comunicação interna e externa e os problemas existentes etc. É importante realizar uma análise da documentação (procedimentos de controle e ações de emergência) aplicável ao setor, se esta for a primeira auditoria (inicial) na área. 3.5.2 Planejamento da Auditoria É imprescindível, então, que se faça um Plano para a Auditoria que será realizada. Este Plano deve conter: 1) Objetivos e escopo da Auditoria;

ORGANOGRAMA DA ORGANIZAÇÃO MODELO

Dr. Estëvão Diretor Geral

Lucilda Secretária

Dr. Fábio Diretor de Marketing José Inácio Gerente da Qualidade

Dr. Carlos Diretor Administrativo/ Financeiro

Júlio Marinho Gerente Técnico

Aníbal Souza Gerente de Vendas

Antônio Alves Gerente de Materiais Solange Secretária Luiz Paulo Almoxarifado Expedição

César Monte Pessoal/ Treinamento

Helena Secretária

Carmen Secretária

Fernando Montagem e Projetos Especiais

Walter Testes e Assistência Técnica

Luiz Cláudio Vendedor

T4M3

Pedro Técnico

Hélio Des. Industrial

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Formulário 2. Para uso em Plano de Auditoria
Organização Elaborado por: Dia Hora Responsável

Programa de Auditores Ambientais
Revisado por: Área /Atividade

Data: / / Revisão nº

Auditor

F2M3, anexo

2) Responsáveis pela execução da Auditoria (Auditor-líder e demais Auditores); 3) Local e setores que serão auditados e seus responsáveis; 4) Cronograma preliminar da Auditoria. O Plano da Auditoria deve ser enviado para as áreas que serão auditadas, formalizando assim a realização da auditoria, com datas e horas definidas, para que os auditados possam se programar. Exercício nº 1 – Plano da Auditoria A partir das informações abaixo, monte um plano para a Auditoria Interna, para todas as áreas da organização, referente ao item 4.4.2 – Treinamento, conscientização e competência, da NBR ISO 14001. Como exemplo didático: a organização XPTY é uma empresa de pequeno porte (50 funcionários) que atua no segmento de venda e adaptações técnicas em terminais inteligentes, assistência técnica e suprimentos de informática em todo o território nacional, começando a atuar em outros países da América do Sul através das oportunidades surgidas nas Rodas de Negócios organizadas pelo Sebrae. Ela foi criada há 7 anos por uma dupla composta de um vendedor da empresa P e um engenheiro do Depto de Informática da universidade T. Eles vislumbraram um mercado crescente com a popularização dos computadores pessoais (PC) e hoje de-

têm uma boa fatia do mercado de terminais inteligentes do país, transparência 4. O organograma a seguir mostra a estrutura formal dessa organização. Para que se possa compreender o processo de auditoria, preencha o Formulário 2, com a seguinte orientação: PLANO DA AUDITORIA 1) Objetivo/escopo: 2) Área(s) Auditada(s)/Responsável: 3) Data: 4) Equipe Auditora/Auditor-líder: 3.5.3 Lista de Verificação da Auditoria Ainda na fase de Preparação, deve ser elaborada uma Lista de Verificação (LV) para servir de roteiro básico aos auditores. Esta LV deve sempre ser revista e, se necessário, modificada antes de cada Auditoria. A Lista de Verificação é muito importante para a realização de uma boa auditoria porque ela organiza as ações e evita o esquecimento de pontos importantes. Uma boa Lista de Verificação deve apresentar os seguintes elementos: 1) conter perguntas possíveis de serem constatadas;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 3. Para Elaboração de Lista de Verificação de Auditoria
Organização Auditores: Auditor responsável: Relatório de Auditoria nº Processo(s) Documentos de referência: Itens auditados: Códigos da Avaliação: C = conforme NC = não-conforme NC = não-conforme Item Assunto Aval. Obs.: NA = não aplicável NV = não verificado/não auditado Data da Auditoria: Setor(es)

Lista de verificação de Auditoria

Nº: Data Pág.

/

Rev. / de

F3M3, anexo

2) ter uma seqüência lógica e coerente em suas perguntas; 3) não se limitar a perguntas que tenham sido retiradas diretamente dos textos dos documentos de referência; 4) ter perguntas de modo a esperar respostas lacônicas (SIM ou NÃO);

2) Estabeleça qual parte ou qual área deveria ser mais enfatizada e por quê; 3.5.4 Reunião Inicial

REUNIÃO INICIAL

Auditor(es) e auditado(s) se reúnem :

5) desmembrar perguntas complexas em itens e subitens; Exercício nº 2 – Lista de Verificação 1) Prepare uma Lista de Verificação para a realização de Auditoria Interna na organização XPTY, referente ao item 4.4.2 da NBR ISO DIS 14001 – Treinamento, conscientização e competência. Use o Formulário 3 (ver Anexo 1);
T5M3

• Todos os documentos foram vistos? • O roteiro da Auditoria foi combinado? • A data foi definida? • Que pessoas participarão?

O passo seguinte, a Reunião Inicial, é quando o(s) auditor(es) e o responsável pela área a ser auditada verificam, juntos, se to-

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

dos os documentos foram vistos, combinam o roteiro que será utilizado, referendam o planejamento e, mais importante, determinam quem do setor vai acompanhar o(s) auditor(es), transparência 5. Na prática das Auditorias Internas, muitas vezes esta Reunião Inicial é realizada nos primeiros instantes da Auditoria propriamente dita, pois muitas questões podem já ter sido combinadas entre os responsáveis pelas áreas auditadas e o Auditor-líder (como agendamento das datas, roteiro, o cronograma etc.), agilizando todo o processo. 3.5.5 Execução da Auditoria A Execução da Auditoria é a realização das verificações de acordo com o que foi planejado. Uma boa técnica para a verificação do Sistema de Gestão Ambiental é a rastreabilidade, ou seja, seleciona-se uma evidência (um relatório de avaliação, um item controlado, um registro de não-conformidade, uma ordem de entrega, uma lista de verificação etc.) e segue-se seus passos de trás para a frente, verificando todos os registros que foram feitos, controles, medições e monitoramento etc. – usar sempre os 5W1H (3Q1POC – o quê, quando, quem, onde, por quê e como) e em seguida: MOSTRE-ME! – o Auditor só se baseia em evidências objetivas, transparência 6.

mento foi realmente executado em conformidade com o planejado. Fatos, só fatos. Faça agora o exercício a seguir. Confira com o gabarito no final. Exercício nº 3 – O QUE VOCÊ VÊ/OUVE? – Fato ou inferência? “Antônio, um comprador da firma XPTY, tinha uma reunião às 10 horas no escritório do Sr. Roberto para discutir as condições de um grande pedido. No caminho para o escritório, o comprador escorregou no chão encerado, e ficou com uma luxação na perna. Quando o Sr. Roberto foi informado do acidente, Antônio estava a caminho do hospital para tirar raio-X da perna machucada. O Sr. Roberto telefonou para o hospital mas ninguém parecia saber nada sobre Antônio. É possível que ele tenha chamado o hospital errado”. Tendo lido o texto acima, classifique cada declaração do Formulário 4 como “fato” ou “inferência”, segundo as seguintes definições: Fato: uma declaração que pode ser facilmente constatada pela verificação da fonte; Inferência: uma declaração sobre o desconhecido, baseada no que é conhecido. Marque F (fato) ou I (inferência) no Quadro 3, de acordo com o que você acredita ser o mais correto. Nas auditorias, certos cuidados devem ser sempre considerados: • As avaliações devem ser realizadas nos Postos de Trabalho; • As evidências devem ser constatadas conjuntamente pelo auditor e pelo auditado e reconhecidas como tal; • As informações devem ser registradas, para evitar que se confundam ou sejam esquecidas, sem ambigüidades ou termos evasivos (alguns, muitos, às vezes etc.) – não confie na memória;

EXECUÇÃO DA AUDITORIA

• Vá ao Posto de Trabalho; • Use o 5W1H (3Q1POC); • Nunca esqueça do “MOSTRE-ME !”; • Registre os fatos; • Seja simpático(a); • Não interrompa a atividade; • Não dê conselhos; e • Pergunte, pergunte e pergunte, mas lembre-se que

seu papel é contribuir, nunca criticar.
T6M3

Nunca o auditor deve inferir algo sobre o processo. Deve sempre buscar as evidências objetivas para verificar se aquele procedi-

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 4. Distinção entre Evidências e Fatos de Auditoria
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Antônio é um comprador Antônio ia se encontrar com o Sr. Roberto Antônio tinha reunião às 10 horas O acidente ocorreu nas dependências da XPTY Antônio foi levado ao hospital para tirar Raio-X Ninguém no hospital ao qual o Sr. Roberto ligou sabia alguma coisa sobre Antônio O Sr. Roberto ligou para o hospital errado Escreva um fato novo baseado na história acima:

F4M3, anexo

• As auditorias nunca devem interromper as atividades que estão sendo auditadas, é claro que afeta, mas é preciso fazer o possível para que não atrapalhem muito; • Nunca fazer comentários sobre os resultados de outra área ou setor; • Nunca emitir opinião sobre “como ou o quê deveria ser feito”; • O auditor deve lembrar que seu papel no processo não é somente encontrar nãoconformidades, mas sim de contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão, sempre que possível deve elogiar os aspectos positivos que encontrar. O trabalho do Auditor é uma questão de comunicação e coleta de informações para buscar evidências objetivas. Faça o exercício a seguir, confira com o gabarito no final. Exercício nº 4 – TESTANDO SUA MEMÓRIA Uma pessoa leva em média 15 segundos para ler as 37 palavras do texto abaixo.

Leia, por favor, com toda a atenção, você terá 1 minuto para assegurar a total compreensão do conteúdo. “Um comerciante acabava de acender as luzes da loja quando apareceu um homem pedindo dinheiro. O dono abriu a caixa registradora. A caixa registradora foi esvaziada e o homem fugiu. Um membro da polícia foi informado imediatamente.” Responda as questões do Formulário 5, da seguinte forma: 1) De memória, sem consultar o texto; 2) Consultando o texto, como se estivesse presenciando o incidente. Quantas questões você acertou de memória? E quantas você inferiu? A eficácia de uma Auditoria depende de uma boa comunicação durante as entrevistas onde serão apresentados os fatos. Nas entrevistas com os auditados, as perguntas podem ser formuladas de várias maneiras, de acordo com a necessidade:

100

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• perguntas abertas – são as perguntas que não podem ser respondidas com um simples SIM ou NÃO. São usadas para seguir pistas: “Como você ficou sabendo que tipo de precaução deve tomar nesta atividade?”; • perguntas fechadas – são as que devem ser respondidas com SIM ou NÃO: “Você foi treinado para esta atividade?”; • perguntas direcionadas – são as que trazem as respostas em seu bojo, usadas para confirmar ou checar alguma coisa: “Este é o padrão usado para conferir este resíduo?”; • perguntas “virtuais” ou não feitas – são as pausas usadas após uma resposta, aguardando sua complementação: “Bem, depois que você detecta o problema, você...” Além disso, é necessário conhecer o Auditado, fazer uma boa avaliação da situação da organização e estruturar suas entrevistas, Formulário 5. Teste de memória
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Questões

ajustando ao máximo a linguagem para poder ser compreendido. Antes de tudo, o Auditor deve ser um ótimo ouvinte! Durante a realização da Auditoria, muitos problemas de origem comportamental podem atrapalhar a comunicação entre o Auditor e os Auditados quebrando o ritmo, às vezes até impedindo o desenvolvimento a bom termo da Auditoria, conforme Quadro 1. 3.5.6 Reunião de Fechamento É na Reunião de Fechamento que o(s) auditore(s) faz(em) uma avaliação preliminar dos resultados, comparam suas constatações e procuram relações entre as evidências encontradas, qualificando-as como eventuais (distração de alguém – ocorreram poucas vezes) ou sistêmicas (o sistema não consegue prevenir sua ocorrência – ocorrem rotineiramente). Estas constituirão as nãoconformidades encontradas na Auditoria, que obedece à seguinte classificação.

V

F

INF

Um homem apareceu após o comerciante ter apagado as luzes O ladrão era homem O homem não pediu dinheiro O homem que abriu a caixa registradora era o dono da loja O dono da loja raspou o conteúdo da caixa registradora e fugiu O comerciante abriu a caixa registradora O ladrão não pediu dinheiro ao dono da loja Após o homem que pediu dinheiro ter raspado o conteúdo da caixa registradora, ele fugiu A caixa registradora continha dinheiro, o texto não diz quanto O ladrão pediu o dinheiro do dono da loja A história se refere a uma série de acontecimentos nos quais somente três pessoas são envolvidas: o dono da loja, o homem que pediu dinheiro e o policial Os seguintes eventos foram incluídos na história: alguém pediu dinheiro; uma caixa registradora foi aberta; seu conteúdo raspado; e um homem saiu correndo da loja

12

V = verdadeiro; F = Falso; INF = Informação não fornecida. F5M3, anexo

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

101

• inaceitável – item que não satisfaz os requisitos; • aceitável com restrições – item que satisfaz parcialmente os requisitos. Também podem ser classificadas em: • maior – falta de procedimento ou falha total no cumprimento de um procedimento, com a existência de várias não-conformidades inaceitáveis; • menor – simples descuido em certo procedimento.

As não-conformidades, como já foi dito, serão discutidas com o pessoal responsável pela área, classificadas por consenso e combinadas às ações corretivas para resolvê-las, com seus respectivos prazos e responsáveis. Elas, provavelmente, poderão ser alvo de uma ou mais Auditorias de Acompanhamento. 3.5.7 Reunião Final Eles se preparam para a Reunião Final, que é feita com os responsáveis pela área auditada para discutir as evidências encontradas, chegar a um consenso sobre as não-conformidades e classificá-las, transparência 7.

Quadro 1. Problemas esperados no processo de auditoria
Problema Solução

Apatia – as pessoas se apresentam indiferentes, Conscientizar as pessoas da importância da Aurespondendo por monossílabos às questões do ditoria para a melhoria das atividades da organiAuditor. zação. Auditoria = Sindicância – as pessoas podem pensar, por falta de informação sobre as Auditorias de Sistemas de Gestão, que se trata de sindicância à procura de culpados pelos problemas que possam estar ocorrendo. Deixar claros para todos os envolvidos os objetivos reais das Auditorias, reafirmar que a Auditoria não procura culpados, mas sim pontos de melhoria!

Cadê o culpado? – os auditados apontam sempre Esclarecer que as auditorias procuram melhorar o outras pessoas como responsáveis pelos erros Sistema de Gestão Ambiental, e não achar culpaencontrados. dos para os erros. Mil desculpas – os auditados passam a justificar Prestar muita atenção para não conturbar a auditudo o que acontece, mesmo quando não há erros toria, esclarecendo que a atitude certa é responexplícitos, desviando o foco e a atenção do audi- der às questões formuladas. tor do assunto principal. Muro de Lamentações – os auditados aproveitam Separar as informações relevantes para a Auditoe passam a reclamar da empresa, dos chefes, do ria e reafirmar sempre os objetivos dessa atividade. trabalho, de tudo, enfim. Não descarte essas reclamações, pois algumas delas podem ser valiosos pontos de melhoria. Pânico – algumas pessoas perdem o controle, ficam nervosas e podem entrar em pânico por não conhecerem claramente os objetivos da Auditoria, prejudicando a qualidade das informações. Usar toda a habilidade para acalmar os auditados, reafirmando os objetivos da Auditoria, se possível evitando que muitas pessoas, principalmente seus chefes, presenciem a atividade de Auditoria.

Resistências – os auditados criam barreiras e não Conscientizar as pessoas da importância e objetirespondem adequadamente às questões, algu- vos das Auditorias, enfatizando a busca de problemas vezes com agressividade. mas, e não de culpados. Reversão – quando os auditados, por desconhe- Redirecionar as questões, esclarecendo sempre cimento, por defesa ou outros motivos, passam a os objetivos da Auditoria, informando que as quesquestionar os auditores. tões de ordem geral poderão ser analisadas noutra ocasião.

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Nesta Reunião Final, os auditores e os responsáveis pela área auditada discutirão também as ações corretivas necessárias para a eliminação das não-conformidades e combinar os prazos para essas correções no Sistema, definindo o tipo de acompanhamento que cada ação corretiva necessitará, e quando isto será feito.

ta de verificação utilizada geralmente se torna um anexo), alguns comentários e sugestões visando o aperfeiçoamento das atividades, as descrições das não-conformidades, com suas classificações estabelecidas e proposições das disposições e ações corretivas para cada uma, o resultado da Reunião Final com o responsável pelo setor auditado. A conclusão do Relatório de Auditoria deve ser suficientemente clara para que se possa ter uma idéia sobre o resultado geral obtido. Sua distribuição deve ser conhecida (lista de distribuição) e no mínimo para: 1. a(s) área(s) auditada(s); 2. o RD; 3. o No 1 (pode ser a cópia comentada do RD), para a realização da revisão pela direção do Sistema de Gestão Ambiental; 4. o Auditor-líder. Enfim, o Relatório de Auditoria é o documento que servirá de referência para a implementação das ações corretivas e assim tornar possível o aprimoramento do Sistema de Gestão Ambiental da organização. Um exemplo da Relatório Final da XPTY:

ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

O Relatório da Auditoria deve conter: Setor auditado, local, data; Nomes dos envolvidos; Objetivos; Documentação de referência; Lista de verificação utilizada; Distribuição de cópias; Evidências encontradas; Observações e constatações; Não-conformidades e ações corretivas; Prazos para acompanhamento das ações corretivas; e Resumo e sugestões de melhoria.
T7M3

O resultado dessa Reunião Final deverá constar no Relatório da Auditoria. A elaboração do Relatório de Auditoria deve ser feita com os mesmos critérios usados na elaboração de documentos normativos, ou seja, objetividade, clareza, conscisão, precisão e correção. O Relatório deve sempre conter os seguintes pontos:

• nome do setor auditado; • local, data da auditoria; • nome(s) do(s) auditor(es); • nome(s) do(s) acompanhante(s); • lista de distribuição das cópias; • descrição do objetivo; • documentação de referência; e • relação dos anexos.
Além disso, o Relatório de Auditoria deve ter uma descrição detalhada das constatações feitas (tudo o que foi visto – por exemplo, a lisAs ações corretivas devem ser acompanhadas, de preferência, pelos Auditores que realizaram a auditoria e pode se dar de várias maneiras: um simples envio de documentação, um telefonema, ou se transformar em Auditoria de Acompanhamento quando as não-conformidades forem suficientemente importantes para a realização de uma visita ao local. Estas devem ser realizadas de acordo com os prazos estabelecidos com o resO Formulário 6 pode ser utilizado para apresentação de relatório de auditoria 3.5.8 Acompanhamento das ações corretivas

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 6. Para Elaboração de Relatório de Auditoria
Organização Área/Departamento: Itens auditados: Pessoas contatadas: Não-conformidades e ações corretivas N.º Não conformidade Ação corretiva Prazo Responsável Obs.: Auditores: Auditor Responsável:

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº
Processo:

Data Pág.

/ de

/

F4M3, anexo

ponsável pelo setor auditado, constantes no Relatório Final de Auditoria. Pode ser simples visita para verificar certo ponto do processo, ou uma nova avaliação abrangente, quando a importância da não-conformidade assim o exigir, transparência 8.

São dois os pontos de verificação: 1. verificação da eficiência da ação corretiva – na data combinada para a implementação da ação corretiva, os auditores (ou um deles) constata se efetivamente ela foi realizada; 2. verificação da eficácia da ação corretiva – em data posterior à implementação, também combinada com os auditados, os auditores verificam se a ação corretiva realmente eliminou as causas da não-conformidade, se ela foi eficaz. Se positivo, a não-conformidade pode ser encerrada, caso contrário, uma nova ação corretiva deve ser estabelecida e tudo recomeça, novos prazos, novas verificações etc.

ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CORRETIVAS

É a garantia da efetividade das ações corretivas Devem ser combinadas com o setor auditado. Dependendo da simplicidade e se for uma não-conformidade menor, podem até ser feitas por telefone.

T8M3

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Um Sistema de Gestão Ambiental, possuindo um Programa de Auditorias Internas que tenha estabelecido um mecanismo para assegurar seu aprimoramento, terá no Acompanhamento das Ações Corretivas o seu ponto focal. Por isso esse acompanhamento é tão importante. Se colocado em baixa prioridade, poderá tirar a credibilidade de todo o

Sistema de Gestão, pondo a perder todo o esforço dependido na elaboração e implementação das Normas e Procedimentos. O Acompanhamento das ações corretivas deve ser controlado pelo Auditor-líder da organização, utilizando-se um formulário como o apresentado a seguir, Formulários 7 e 8:

Formulário 7. Para Acompanhamento das Ações Corretivas
Ogranização Não-conformidade Nº RFA Nº Descrição (real ou potencial)

ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CORRETIVAS
Ação Descrição (corretiva ou preventiva) quem data Execução auditor data

Data Pág.

/ de

/

Acompanhamento Eficiência auditor data

F5M3, anexo

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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106

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

ANEXO 1
PROCEDIMENTO PARA LEVANTAMENTO DE NECESSIDADE DE TREINAMENTO Formulário 1. Histórico das Alterações

Histórico das Alterações
Data Rev Itens revisados Aprovação

Nome Elaborado por: Aprovado por:
F1A1, anexo

Assinatura

Data

OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo fixar as condições para o levantamento das necessidades e elaboração de Programa de Treinamento, a fim de garantir que todos os colaboradores exercentes de atividades que influem no meio ambiente sejam devidamente capacitados. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA • Manual do Meio Ambiente XPTY. DEFINIÇÕES • CI – Comitê ISO, formado pelos Gerentes dos Departamentos;

• Colaborador – qualquer funcionário da XPTY, independentemente de sua formação ou cargo; • DMA – Departamento do Meio Ambiente • MA- Manual Ambiental; • RA – Representante da Administração; • Supervisor – funcionário responsável por determinada atividade da XPTY, que orienta e coordena um ou mais colaboradores. • Técnico – funcionário da XPTY que possui formação técnica na sua área de atividade;

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Quadro 1. Definição de Autoridade e Resposabilidade
Atividade Controlar este Procedimento Executar este Procedimento RA Ger. Desenv. Humano Autoridade Responsabilidade Ger. Desenv. Humano Chefes

DETALHAMENTO Condições Gerais O Programa de Treinamento é desenvolvido com base no levantamento das reais necessidades de capacitação, direcionadas ao DP pelos chefes das seções ou observadas nas análises críticas, em formulário próprio de Solicitação de Treinamento (formulário 2). Levantamento das Necessidades O levantamento das necessidades deve levar em consideração os seguintes aspectos: • Atualização tecnológica; • Lançamento de sistemas e novas versões dos sistemas; • Capacitação de novos postos de trabalho; • Reciclagem do quadro funcional; • Implementação de documentos do Sistema de Gestão Ambiental; • Implementação de ações corretivas e ações preventivas; • Implementação de ações de controle e de emergência; • O conhecimento de fatos tais como acidentes etc. Programa de treinamento Uma vez identificadas as necessidades, cabe ao DP viabilizar recursos junto à

alta administração e elaborar o programa de treinamento, abrangendo os seguintes itens: • Cronograma; • Instrutores; • Documentação necessária; • Espaço físico; • Equipamento; e • Catálogo de cursos contendo: carga horária, objetivo, conteúdo e público alvo. Os profissionais selecionados para instrutores, sejam internos ou externos, devem ser devidamente qualificados. A contratação de instrutores externos requer processo próprio, conforme descrito no Procedimento de Aquisição, instrutores internos podem ser multiplicadores que possuam certificado habilitando-os a ministrar o treinamento. Execução e Avaliação do Treinamento Ao final do treinamento são realizadas avaliações, a fim de se verificar a reação à metodologia e conteúdo, e o desempenho/ eficácia na prática da atividade: • Realizada logo após o término do treinamento, por quem o ministrou, mede a aceitação/assimilação do programa; • Realizada no final do treinamento, pelos participantes, mede a eficiência da metodologia de transferência de conhecimento; e

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Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

• Realizada num prazo máximo de 3 meses, pelos chefes, mede a eficácia do treinamento realizado, se os objetivos foram alcançados. As fichas e formulários são registros do Sistema de Gestão Ambiental e são arquivados por 1 ano após o término do programa. O registro do treinamento externo é o próprio certificado fornecido, devendo ser mantida uma cópia na pasta do colaborador; O registro do treinamento interno é: A Ficha de Registro de Treinamento, que contém os seguintes dados, formulário 3: • Curso/Atividade;

• Nome/assinatura dos participantes; • Avaliação do Instrutor; e • Nome/assinatura do instrutor. A Ficha de Avaliação de Treinamento, que contém os seguintes dados: • Curso/Atividade; • Local/Data; • Instituição; • Nome do Instrutor; • Início; • Término;

• Local; • Carga horária; • Instituição; • Sumário do conteúdo; • Início; • Avaliação; • Término; • Carga horária; • Conteúdo; A Avaliação feita pelos chefes, após um máximo de três meses após a realização do treinamento, deverá ser formalizada em memorando interno, formulário 4.

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

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Formulário 2. Solicitação de Treinamento
Curso/Atividade: Data/Período: Técnica Conteúdo: Instrutor(es): Participantes Nome 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Solicitado por:
F2A1, anexo

Carga Horária: Teórica: Prática: Total: Ambiental

Instituição:

Departamento

Função

Em:

Aprovado por:

Em:

110

Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

Formulário 3. Registro de Treinamento
Curso/Atividade: Data/Período: Técnica Conteúdo: Instrutor(es): PARTICIPANTES Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Nome/Assinatura do Instrutor:
F3A1, anexo

Carga Horária: Teórica: Prática: Total: Ambiental Outros:

Instituição:

Nome

Função

Avaliação Apto Não Apto

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Formulário 4. Avaliação do Treinamento
Curso/Atividade: Data/Período: Conteúdo: Técnica Instrutor(es): Item 1 2 3 4 5 6 Assunto Conteúdo do treinamento Carga horária adequada Material didático – conteúdo e apresentação Exercícios e dinâmicas Material de apresentação (filmes, transparências, flipchart etc.) Ambiente: local (sala e cadeiras), ruído etc. Instrutor(es): 7 8 9 10 11 12 Preparado – demonstra conhecimento do assunto Planejou adequadamente as sessões Didático – comunica o conteúdo com clareza Motivador – incentiva os participantes Esclarecedor – responde e esclarece as dúvidas dos participantes Cordial – demonstra boa educação Ambiental Instituição: Avaliação Péssimo Ruim Regular Bom Ótimo Outros: Carga Horária: Teórica: Prática: Total:

Observações e comentários (se necessário, use o verso da folha):

F4A1, anexo

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ENDEREÇOS DO SEBRAE
SEBRAE NACIONAL SEPN 515, Bloco C, Lote 32 CEP 70770-900 – Brasília/DF Tel.: (61) 348 7100 – Fax: (61) 347 4120 SEBRAE/AC Rua Rio Grande do Sul 109 – Centro CEP 69903-420 – Rio Branco/AC Tel.: (68) 216 2100 – Fax: (68) 216 21 85/216 21 34/216 21 35 SEBRAE/AL Rua Dr. Marinho de Gusmão, 46 – Centro CEP 57020-560 – Maceió/AL Tel.: (82) 216 1600 – Fax: (82) 216 1728 SEBRAE/AM Rua Leonardo Macher, 924 – Centro CEP 69010-170 – Manaus/AM Tel.: (92) 2121 4900 – Fax: (92) 2121 49 04 SEBRAE/AP Av. Ernestino Borges, 740 – Bairro Laguinho CEP 68906-010 – Macapá/AP Tel.: (96) 214 1400 – Fax: (96) 214 1428 SEBRAE/BA Travessa Horácio César, 64 – Largo dos Aflitos – Centro CEP 40060-350 – Salvador/BA Tel.: (71) 320 4300 – Fax: (71) 320 4337 SEBRAE/CE Av. Monsenhor Tabosa, 777 – Praia de Iracema CEP 60165-011 – Fortaleza/CE Tel.: (85) 255 6600 – Fax: (85) 255 6808 SEBRAE/DF SIA, Trecho 3, Lote 1580 CEP 71200-030 – Brasília/DF Tel.: (61) 362 1600/362 1700 – Fax: (61) 234 3631 SEBRAE/ES Av. Jerônimo Monteiro, 935 – Ed. Sebrae – Centro CEP 29010-003 – Vitória/ES Tel.: (27) 3331 55 00/3331 55 12 – Fax: (27) 3331 56 66 SEBRAE/GO Av. T-3 nº 1000 – Setor Bueno CEP 74210-240 – Goiânia/GO Tel.: (62) 250 2000 – Fax: (62) 250 2300 SEBRAE/MA Av. Prof. Carlos Cunha. s/n – Jaracaty CEP 65076-820 – São Luiz/MA Tel.: (98) 216 6166 – Fax: (98) 216 6146 SEBRAE/MG Av. Barão Homem de Melo, 329 – Nova Suiça CEP 30460-090 – Belo Horizonte/MG Tel.: (31) 3371 9059/3371 9060 – Fax: (31) 3371 9016 SEBRAE/MS Av. Mato Grosso, 1661 – Jardim dos Estados CEP 79002-950 – Campo Grande/MS Tel.: (67) 2106 5555 – Fax: (67) 2106 5523/2106 5592 SEBRAE/MT Av. Rubens de Mendonça, 3999 – CPA CEP 78050-904 – Cuiabá/MT Tel.: (65) 648 1222 – Fax: (65) 644 1899 SEBRAE/PA Rua Municipalidade, 1461 – Bairro Umarizal CEP: 66050-350 – Belém/PA Tel.: (91) 3181 9000 – Fax: (91) 3181 9035 SEBRAE/PB Av. Maranhão, 983 – Bairro dos Estados CEP: 58030-261 – João Pessoa/PB Tel.: (83) 218 1000 – Fax: (83) 218 1111 SEBRAE/PE Rua Tabaiares, 360 – Ilha do Retiro CEP 50750-230 – Recife/PE Tel.: (81) 2101 84 00 – Fax: (81) 2101 8500 SEBRAE/PI Av. Campos Sales, 1046 – Centro CEP 64000-300 – Teresina/PI Tel.: (86) 216 1300 – Fax: (86) 216 1390/216 1343 SEBRAE/PR Rua Caeté,150 – Prado Velho CEP 80220-300 – Curitiba/PR Tel.: (41) 330 5757 – Fax: (41) 332 1143/330 5768 SEBRAE/RJ Rua Santa Luzía 685 – 6º, 7º E 9º Andares – Centro CEP 20030-040 – Rio de Janeiro/RJ Tel.: (21) 2215 9200 – Fax: (21) 2262 1316 SEBRAE/RN Av. Lima E Silva, 76 – Lagoa Nova CEP 59075-970 – Natal/RN Tel.: (84) 215 4900 – Fax: (84) 215 4916 SEBRAE/RO Avenida Campos Sales, 3421 – Bairro Olaria CEP 78902-080 – Porto Velho/RO Tel.: (69) 217 3800 – Fax: (69) 217 3824 SEBRAE/RR Av. Major Williams, 680 – São Pedro CEP 69301-110 – Boa Vista/RR Tel.: (95) 623 1700 – Fax: (95) 623 4001 SEBRAE/RS Rua Sete de Setembro, 555 – Centro CEP 90010-190 – Porto Alegre/RS Tel.: (51) 3216 5000 – Fax: (51) 3211 1562 SEBRAE/SC Av. Rio Branco, 611 – Centro CEP 88015-203 – Florianópolis/SC Tel.: (480 221 0800 – Fax: (48) 221 0800/221 0801 SEBRAE/SE Rua Paulo Henrique Machado Pimentel 170, Quadra C CEP 49040-740 – Dist. Industrial – Aracaju/SE Tel.: (79) 2106 77 00/2106 77 01 – Fax: (79) 2106 77 55/2106 77 26 SEBRAE/SP Rua Vergueiro 1117 – Bairro Paraíso CEP 01504-001 – São Paulo/SP Tel.: (11) 3177 4500 – Fax: (11) 3177 46 03/46 00 SEBRAE/TO 102 Norte, Av. LO-4, Lote 01 – Plano Diretor Norte CEP 77006-006 – Palmas/TO Tel.: (63) 223 3300 – Fax: (63) 223 3390/223 3320/223 3334

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