Informe Final del Proceso de Transicion Municipio de Isabela Comité de Transicion Entrante Alcalde: Miguel “Ricky” Méndez Pérez 7 de enero del 2021DE SABHA INTRODUGCCION Para el dia 3 de noviembre de 2020, se celebraron las elecciones generales de Puerto Rico, en donde, con la avenencia y la voluntad del pueblo isabelino result6 elecio el Honorable Miguel “Ricky” Méndez Pérez. Ante tal resultado, se inicia un proceso de transicién, segiin lo dispone la Ley Nim. 107 de 14 de agosto de 2020, conocida como “Cédigo Municipal de Puerto Rico”. La Ley Num. 107, supra, Articulo 2.001, inciso (e), dispone que una vez concluya el proceso de transicién se prepara un informe que incluird los procesos y aspectos mas relevantes de la transicion, por lo que, el Comité de Transicién Entrante (CTE) procede a presentar el Informe de Transicién Final, el cual cumple con cada uno de los requisitos que establecen las disposiciones legales pertinentes sobre este asunto que sera entregado al Honorable Miguel “Ricky” Méndez Pérez, Alcalde entrante, Honorable Carlos Delgado Altieri, Alcalde saliente, la Legislatura Municipal de Isabela y al Contralor de Puerto Rico. Al igual, se publicara en la Internet para conocimiento y acceso de la ciudadania. Acorde con las disposiciones legales antes citadas, el 13 de noviembre de 2020, el Comité de Transicién Entrante (CTE) del Municipio de Isabela fue constituido por los siguientes miembros: Mariluz Méndez Medina Presidenta Elsie Cordero Cordero Secretaria Leda. Yanira Liceaga Sanchez Directora Ejecutiva Leda. Rosa E. Cartagena Asesora Asuntos Legal Luis Mercado Canales Asesor Asuntos Financieros Alcides Lopez Miranda Asesor Asuntos Financieros Leda. Awilda Rodriguez Corchado Asesora Especial Alterna Leda. Aura Gonzalez Rios Asesora Asuntos Administrativos y de Recursos Humanos Luz Celenia Guerra Nieves Asesora Asuntos Administrativos y de Recursos HumanosDesi NiieuTelOpi Para esa misma fecha, la administracién municipal saliente comunico que el Comité de Transicién Saliente (CTS) estaba constituido mediante certificacién con los siguientes miembros: Marisol Rosa Acevedo Administradora Municipal y Presidenta del Comité Bethzaida Hernandez Mercado Directora De Finanzas y Presupuesto Luis A. Garcia Sanchez Director Oficina de Gerencia y Desarrollo de Proyectos Eduardo Aldarondo Vega Director Obras Publicas, Juliemer Quifionez Rodriguez Directora Recursos Humanos Suhaly Mercado Vélez Encargada de la Propiedad Municipal EI CTE cumpliendo con el Articulo 2.001 inciso (d) de la Ley Num. 107, supra, dio inicio al Proceso de Vistas Publicas en el Anfiteatro Justo Méndez Cabrera, comenzando el 7 de diciembre de 2020! y culminado el 28 de diciembre de 2020. Para cumplir con su deber ministerial, las Vistas Publicas fueron trasmitidas a través de Internet para dar acceso a los ciudadanos isabelinos. Durante las vistas publicas se le requirié informacion y documentos adicionales al CTS, con el propésito de conocer Ia situacién real del Municipio de Isabela al momento de la transicion. Véase ANEJO 1 El presente Informe de Transicién Final, incluye un listado de la informacién requerida al CTS lo que nos permitiria hacer una evaluacién preliminar de las condiciones en las que se encuentra el Municipio de Isabela y los que finalmente fueron entregados. Los informes por unidades administrativas resefian la evaluacién realizada por el CTE, sobre los servicios y/o procesos administrativos que realizan las distintas dependencias ida. Cada municipales, segtin las visitas, las vistas publicas y la documentacién recit informe destaca los hallazgos mas relevantes y recomendaciones generales a cada * Se hace constar que, ningin miembro del CTS se personé al lugar designado para celebrar las vistas pilblicas, por lo que, la misma tuvo que ser cancelada; en adicién, el salon designado no estaba preparado rise cumplia con el protocolo det Covia.Nel aleteeluibre ole dependencia municipal. El presente Informe de Transicién resume lo concemiente a las areas de: Oficina del Alcalde, Oficina de Finanzas y Presupuesto, Departamento de Obras Publicas, Oficina para el Manejo de Emergencias y Administracién de Desastres, Departamento de la Policia Municipal, Oficina de Administracién de Recursos Humanos, Departamento de Recreacién y Deportes, Oficina de Control Ambiental (Monitoria Ambiental), Servicios a Envejecientes, Oficina de Comunicaciones y Relaciones Publicas, Oficina de Alcalde en tu Comunidad, Oficina de Empresas Municipales y servicios Auxiliares, Secretaria Municipal, Oficina de Auditoria Interna, Oficina de Gerencia y Desarrollos de Proyectos, Oficina de Servicios Administrativos y Compras, Oficina para el Desarrollo Turistico, Departamento de Reciclaje, Programas Federales, Programas Head Start/ Early Start, Programa Child Care, Pequefios Saltarines, Empresa Municipal, Centro Isabelino Medicina Avanzada, EM (CIMA). Este Informe contiene las recomendaciones de! CTE al Alcalde electo en su futura gestion, en cuanto a acciones, administrativas y legales, necesarias para referir a las autoridades competentes conforme a los hallazgos y situaciones encontradas durante el proceso de Vistas Publicas y los andlisis de los miembros del CTE del Informe de Transicién con fecha del 17 de noviembre del 2020 y los requerimientos de documentos solicitados por el CTE durante el proceso. Entre las recomendaciones del CTE esta ordenar inmediatamente una auditoria interna y se realicen las gestiones, coordine esfuerzos con el Departamento de Justicia; Oficina del Contralor de Puerto Rico; Etica Gubemamental; y las Autoridades Federales pertinentes, de ser necesario. Recomendamos que de existir base para ellos presentar los cargos que correspondan conformes a las leyes y reglamentos aplicables.ON ENTRANTE MUNICIPIO DE ISABELA TRASFONDO DE SUGESOS QUE IMPACTARON EL PRESUPUESTO FISCAL EI Municipio de Isabela es uno de 78 municipios de Puerto Rico que brinda servicios esenciales a 44,444 habitantes. Estos servicios han ido en aumento dado los desastres naturales acontecidos por los huracanes Ima y Maria, los movimientos sismicos y mas atin con la propagacién del COVID-19. Con estos desastres, no sdlo se han afectado los. negocios y las viviendas familiares, sino que también se trastocé Ia salud fiscal del municipio y su estabilidad financiera. Esto en adicién, a los recortes presupuestarios por la Junta de Control y Supervision Fiscal (JSF) a todos los municipios de Puerto Rico, eliminando ya, una parte de los subsidios que el Gobierno Central le da a los municipios a través de la Contribucién sobre la Propiedad. Uno de los requisitos de la JSF bajo la Ley Promesa es establecer un Plan Fiscal para todos los municipios de Puerto Rico, escogiendo a 10 municipios para su plan piloto, con el fin de proveerles a estos municipios la capacidad de sustentabilidad financiera, expandir su economia y reducir los costos para poder brindar servicios esenciales a la ciudadania. El Municipio de Isabela es uno de los municipios que forma parte de este plan piloto. Algunas de las medidas adoptadas bajo este plan piloto que el Municipio de Isabela tiene que atender son las siguientes: * Coordinar y cooperar con el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM) para aumentar los recaudos por concepto de la Contribucién Sobre la Propiedad © Consolidar o compartir servicios y productos en comtin con municipios vecinos en las areas de obras piblicas e infraestructura, seguridad piblica, servicios a familias, educacion, vivienda, mantenimiento de carreteras y disposicién de desperdicios sélidos. * Asociarse con el sector privado, organizaciones no gubernamentales y traer propuestas de programas federales para aumentar los ingresos y fondos adicionales para la sustentabilidad financiera de los programas y eventos de la administracién municipal. © Asegurar fondos de recuperacién de desastres y otras medidas de desarrollo econémico disponibles. * Atraer la inversin privada a largo plazo. + Evaluar el tamafo ideal del recurso humano municipal. Durante las vistas publicas realizadas con el Comité de Transicién Saliente, los deponentes citados nos confirmaron, que al presente, no existe ninguna accion afirmativa en referencia al Plan Fiscal del Municipio de Isabela. Se acompaiia Plan Fiscal 2021-2025 del municipio de Isabela. Véase ANEJO 2Wilelten nis ta-slar\ INFORMES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS OFICINA DE FINANZAS Y PRESUPUESTO Con el propésito de recopilar data del drea de finanzas del Municipio de Isabela (el Municipio) seguin lo dispuesto en el Articulo 2.001 del Cédigo Municipal de Puerto Rico, solicitamos también aquella informacién adicional que entendemos es de mayor relevancia para la evaluacién de la posicién financiera en la que se encuentra el Municipio al momento de la transici6n. 1. PRESUPUESTOS APROBADOS DEL FONDO OPERACIONAL Para poder ser eficientes en nuestro informe en el rea de Finanzas, decidimos evaluar los tltimos seis afios en términos generales, y los aspectos financieros contenidos en las tiltimas auditorias (Single Audit) realizadas por los auditores externos. A continuacién se desglosan los presupuestos aprobados del Fondo Operacional para los siguientes afios: Dagestan cic resnGslo(e) roe Coto VA ieLie tact Isabela al 2018-2019 eye te) eee Suet $5,000.000.00 $10.000,000.00 $15,000,00000 20,000.00000 Seguin el Articulo 2,099 “Contenido de! Presupuesto” de! Cédigo Municipal de Puerto Rico en el inciso (b)(5) indica que el presupuesto operacional del municipio no podra exceder, pero podra ser menor a los ingresos certiicados en los informes auditados 0ICON ENT “Single Audit” hechos en cumplimiento con las disposiciones de los Articulos 2.105 y 2.107 de este Cédigo en las partidas de ingresos provenientes de ingresos de Patentes, Impuesto de Ventas y Usos (IVU) Y Licencias y Permisos Miscelaneos. Al analizar, los pasados seis (6) afios, en el Presupuesto del Fondo Operacional hubo una disminucién por la cantidad de $3,093,451. Esta merma se debe a la eliminacion del subsidio en la Contribucién Sobre la Propiedad, Cambio en la ley de la Contribucion en Lugar de Impuestos y Disminucién de Otros Impuestos Locales. ll, ESTADOS FINANCIEROS En los Estados Financieros de los afios 2015 al 2019 desglosamos las varianzas (aumento y/o disminucién) de ingresos de patentes, ingresos de contribucién sobre propiedad e ingresos de impuestos de ventas y uso (IVU), ya que son las areas de ingresos més importantes del Fondo Operacional que representan la geografia completa de los contribuyentes, conjuntamente, desglosamos el afio fiscal 2019-2020, a pesar, de que no ha sido auditado. Este ditimo es uno preliminar que proviene de los registros contables del municipio y no incluye los Fondos Especiales que estén en el Fondo Operacional para propésitos de Estados Financieros A ccontinuacién presentamos los recaudos del Fondo Operacional de los afios 2015 hasta el afio 2019 ya auditados y el afto 2019-2020 que atin no ha sido auditado y siguiente, las varianzas (aumento y/o disminucién) de los ingresos de patentes, contribucién sobre la propiedad e ingresos de impuestos de ventas y uso (IVU).INGRESOS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS DEL FONDO GENERAL 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 (wo auptTApo) VARIANZAS DE INGRESOS DE PATENTES Ingresos Patentes impacto por Aiio Fiscal $3,000,000 $2,500,000 ee 52,000,000 1,500,000 1,990,000 500,000 50 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2027-2018 2018-2019 2019-2020, No AUDITADO)VARIANZAS DE INGRESOS DE CONTRIBUCION SOBRE PROPIEDAD Ingresos Contribucién sobre la Propiedad Impacto por Afio Fiscal $10,000,000 $9,000,000, $8,000,000 Been eee $87,000,000 86,000,000 $5,000,000 4,000,000 $3,000,000 $2,000,000 $31,000,000 30 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 201-2019 2019-2020 (no Auprrapo) VARIANZAS DE INGRESOS IMPUESTO DE VENTAS Y USOS (IVU) Ingresos Impuesto de Ventas y Usos (IVU) Impacto por Afio Fiscal 3.00.00 $3,000,000 $2,500,000 $2,000,000 $1,500,000 $1,000,000 $500,000, 0 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020 (NO ‘AUDITADO)SICION ENTRANTE MUN) Luego de analizar, los ingresos de Patentes, los ingresos de Contribucién sobre la Propiedad y los ingresos de Impuesto de Ventas y Usos (IVU) en los pasados seis afios se desprende que en todos ha ocutrido una disminucién. La disminucién en los ingresos de Patentes ha sido por la cantidad de $628,276, en los ingresos de Contribucién sobre la Propiedad ha sido por la cantidad de $2,008,515 y en los ingresos de Impuesto de Ventas y Usos (IVU) ha sido por la cantidad de $906,466. En resumen estos indices econédmicos, sumandolos todos, representan el perfil econémico de la actividad financiera y desarrollo econémico del Municipio, reflejando una merma en los pasados seis afios ascendente a la cantidad de $3,543,257 Wl. RESUMEN POR ANO FISCAL DE LA OPERACION DE INGRESOS Y GASTOS DEL FONDO GENERAL SEGUN LOS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS Los estados financieros auditados, son la informacién més histérica y confiable, ya que estd certificado por los auditores extemos y ademas recogen el movimiento de ingresos y desembolsos de todos los fondos municipales administrados en cada afio, también se afiaden los fondos especiales no presupuestarios, que también realizan desembolsos operacionales, estos desembolsos fueron en algin momento parte del Fondo Operacional. A continuacién los excesos (deficiencias) de la operacién del Fondo Operacional para los afios fiscales 2015 al 2019: EXCESOS (DEFICIENCIAS) DE LA OPERACION DEL FONDO OPERACIONAL eo}ena En el Municipio, la partida de Disposicién de Desperdicios Sélidos no esta siendo presupuestada como gasto dentro del Fondo Operacional. Segtin surgié en las vistas piblicas, estos desembolsos se estan pagando bajo el Fondo Especial “Community Disaster Loan’ (CDL), este fondo es un préstamo otorgado por la “Federal Emergency Management Agency” (FEMA), en donde, uno de los criterios era la pérdida operacional por reduccién de ingresos, debido al paso del Huracan Maria, Cabe enfatizar, que estos desembolsos provienen de un fondo no recurrente el cual finaliza para el afio 2021. En este momento, el gasto anual por este concepto asciende a la cantidad de $1,811,396 de los cuales $1,405,245 son pagados de! CDL (02-03-04-9473), y la cantidad de $406,151 son pagados del Fondo Operacional (01-03-04-9473). Es indispensable sefialar, que el contrato de Disposicién de Desperdicios Sélidos con el némero 2014-00283 con vigencia desde el 10 de diciembre del 2013 hasta el 9 de diciembre del 2023 contiene la cléusula 2.19 la cual indica que la compatiia pagaré el 1% a el Municipio de la facturaci6n de los servicios de nuevos contratos generados en el limite territorial de Isabela, sean estos gubernamentales o privados, provisto que dichos contratos sean servidos dentro de las rutas de recogido establecida para el Municipio y que se utilice para brindar los servicios los camiones destinados al servicio de recogido municipal. Durante estas vistas ptiblicas, la compania Consolidated Waste Services Corp., quien es la compafiia contratada bajo el contrato de Disposicién de Desperdicios Sélidos nos proporcioné una certificacién indicando que el Municipio nunca recibié estos ingresos. Véase ANEJO 3 En el afio fiscal 2018-2049, se logré la transaccién final de la reclamacién del seguro por el desasire de! Huracén Maria la cual ascendié a la cantidad de $10,209,035. Véase ANEJO 4 Esta transaccién forma parte del Fondo Operacional y su uso esta asignado para reparaciones de estructuras.INFORME COMITE DE TRANSICION ENTRANTE MUNICIPIO Dr [SABELA PROYECCION DE LA OPERACION DEL FONDO GENERAL ANO FISCAL 2019-2020 Al momento de preparar este informe, se estén auditando las operaciones del afio fiscal 2019-2020, a pesar de, que el CTS no nos pudo proporcionar los resultados preliminares de las operaciones de dicho affo fiscal. No obstante, segtin los informes entregados hicimos un andlisis preliminar el cual reffeja lo siguiente: Ingresos Fondo Operacional 2019-2020: $13,933,687 Gastos Fondo Operacional 2019-2020: (913,064,054 Exceso (deficiencia) $869,633 Deudas a Otros Fondos: (ANEJO 5) Resoluciones Conjuntas ($371,690) Centro Isabelino de Medicina Avanzada ($207,740) *Deuda AAA 2018-2019 ($520,568 Exceso (deficiencia) ($230,365) *Esta deuda esta acumulada desde el afio 2019 y se afiadié la porcién correspondiente del afio 2020, segtin se establece en la Certificacion de balance al 30 de junio del 2020 Véase ANEJO 6. Esta proyeccién preliminar no contempla ningin Fondo Especial que esta contenido dentro del Fondo Operacional ya que esta informacién no se nos proporcioné a la fecha de la redaccién de este informe. Durante el afo fiscal 2019-2020, el Municipio reajusté su presupuesto por la cantidad de $8 millones de délares, y otra por, $61,050 délares con sobrantes del Fondo Operacional del afio fiscal 2018 mediante las Ordenanzas #12 y #15 Series 2019-2020 Véase ANEJO 7. Estas transacciones no estaban registradas en el Fondo Operacional, cuando en las vistas publicas se le solicité la entrada de jornal a tales efectos, nos indicaron que se iba a realizar y ala fecha de redactar este informe tampoco fue provista.aileosiile Alaura eielel Manat fens Mle ateN =<.) -3= Estos fondos fueron destinados a los siguientes proyectos: (ANEJO 8) + Eliminacién de préstamos entre fondos Playa Jobos $1,140,000 + Eliminacién de préstamos adquisicién de equipo $456,775 + Asfalto $1,800,000 * Adquisicién Propiedad Food Truck Plaza $120,000 * Desarrollo del Proyecto Food Truck Plaza $700,000 * Adquisicién flota vehicular liviana y pesada $1,500,000 * Adquisicién de varias propiedades en el Sector La Marina $125,000 + Disefio del Teatro $60,000 * Desarrollo de actividades de la EPA $2,098,225 * Ayudas a estudiantes graduandos $61,050 V. _RECURSOS ADICIONALES COVID-19 (ANO FISCAL 2019-2020) Ante los efectos de la pandemia de! COVID-19, se trastood la estabilidad de los negocios, los empleos de los ciudadanos isabelinos, al igual, que la salud fiscal del municipio y su estabilidad financiera. E! Municipio recibe una remesa del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM), estos ingresos recibidos en estas remesas ayudan al Municipio a mantener un flujo de efectivo para cumplir con sus gastos de operacién y cumplir con el pago de sus deudas. Luego de revisar los ingresos de los adelantos de la remesa para los meses de mayo y junio del afio 2020 encontramos una merma de $432,912 dolares. (ANEJO 9) El Municipio de Isabela recibié los siguientes fondos adicionales para la mitigaci6n de la propagacién del COVID-19: ‘* Disaster Program Head Start $183,671 * COVID-19 Testing and Contact Tracing Program $265,052 * Coronavirus Relief Fund*** $100,000 ‘* Joint Resolution #23 $1,350,000 + Joint Resolution 2019-2020 Series $25,000“Los Fondos del “Coronavirus Relief Fund” establece, en cada solicitud, la cantidad maxima es de $2,480,648,31. (ANEJO 10) El Municipio solo habia solicitado un reembolso por la cantidad de $100,000, dejando la cantidad de §2,380,648.31 al descubierto. Por lo que, el CTE diligentemente se comunieé con el personal de la agencia ‘encargada de estos fondos solicitando tiempo adicional para preparar una reclamacién, satisfactoriamente nuestros esfuerzos rindieron frutos firmandose el “Transfer Agreement’ de estos fondos. Véase ANEJO 11 VL. PRESUPUESTO 2020-2021 El Presupuesto General del Municipio para el afio 2020-2021 asciende a la cantidad de $12,923,693, segdin aprobado por la Honorable Legislatura Municipal en la Resolucién Namero 74 Serie 2019-2020 aprobada el 17 de junio de 2020. COMPOSICION DE LOS INGRESOS ANO 2020-2021 | \ | $1,185,046. $1,999,796 OTROS _ IPUESTO INcRESOS VeNTASY 9% |usos avy) | 15% $487,818) AEE 4%ANTE MUNICIPIO DE ISABELA A. ASPECTOS RELEVANTES DE LOS INGRESOS DEL FONDO OPERACIONAL Luego de analizar, la composicién de los ingresos del fondo operacional, debemos sefialar los siguientes aspectos de mayor relevancia: 4. En el area de los ingresos del fondo operacional se recaudé la cantidad de $3,342,601. Es preciso sefialar, que la cantidad neta de retencién de las deudas de Autoridad de Acueductos y Alcantarillados por $1,346,433 y de Servicios Generales por $785, retenciones no recurrentes, tampoco fueron contabilizadas en el Sistema Mecanizado como desembolsos e ingresos, dichas transacciones fueron registradas por el neto mientras que este concepto de ingresos corresponde al Exceso de la Contribucién Adicional Especial (2019- 2020), por lo que, la cantidad debié ser de $4,689,819. Este concepto de ingresos representa el 43% del total de ingresos a noviembre 2020, estos no son ingresos recurrentes. 2. Las proyecciones de los ingresos del Fondo Operacional hasta el 30 de junio del 2021 realizadas por el Comité de Transicién Entrante son $5,117,039 CONTRIBUCIO N SOBRE PROPIEDAD $4,689,819 EXCESO CAE, $3,054,872 OTROS INGRESOS LOCALES $1,403,621 __PATENTES = $497,818. AEB, | / | | IMPUESTO E | EI total de los ingresos proyectados hasta el 30 de junio del 2021 por estos conceptos ascienden a la cantidad de $14,753,169 millones de délares. De estos,la cantidad de $4,689,819 son no recurrentes. Por lo que, los ingresos recurrentes proyectados ascenderian a la cantidad de $10,063.50, proyectando una deficiencia de recursos recurrentes ascendente a $2,860,343, Los ingresos por concepto de los Impuestos de Ventas y Usos (IVU) son contabilizados en el Fondo Operacional, para estos propésitos, se consigné la cantidad de $1,898,796 por los estimados de ingresos para el afio fiscal 2020- 2021. De esta cantidad, segiin la documentacién suministrada por el Comité de Transicién Saliente, se ha ingresado la cantidad de $1,007,829 al 30 de noviembre del 2020. Por lo que, en base a dicha informacién se proyecta unos ingresos por la cantidad de $1,439,113 al 30 de junio del 2021 por concepto de los Impuestos. de Ventas y Usos (IVU), proyectando una deficiencia de $459,683 délares. 3. Las Cuentas por Cobrar entregadas por el Comité de Transicién Saliente por concepto de Patentes ascienden a la cantidad de $729,515. Vease ANEJO 12 COMPOSICION DE LOS DESEMBOLSOS ANO 2020-2021 | $2,685,442 I GASTOS | ‘OPERACIONALES | 2% | $1,092,084 | DEUDAS ESTATUTARIAS 8% B, ASPECTOS RELEVANTES DE LOS DESEMBOLSOS DEL FONDO GENERAL Luego de analizar, la composicién de los desembolsos del fondo general, debemos sefialar los siguientes aspectos de mayor relevancia:1 INFORME cl Deny ANsta(o\ Te sine AU Nelo En el 4rea de los desembolsos Ia partida de Disposicién de Desperdicios S6lidos se presupuesta en un Fondo Especial (CDL), estos fondos estan consignados hasta el mes de junio del 2021. Por lo que, la nueva administracién tendra que analizar dénde se consignaran estos fondos. Durante las vistas publicas, el dia 28 de diciembre, el CTS nos hicieron entrega de la Certificacién del Cumplimiento del 50% del presupuesto aprobado para el afio fiscal vigente segin lo dispone el Articulo 2.094 del Cédigo Municipal de Puerto Rico. Véase ANEJO 13. Al discutir el Informe de Gastos Obligaciones y Asignaciones, ese mismo dia en las vistas, nos percatamos que habia transacciones que no estaban registradas, y a preguntas sobre ello, la administracién tampoco pudo dar detalles del porqué estos desembolsos no estaban registrados, Véase ANEJO 14, Es preciso mencionar, que dichas transacciones fueron la acumulacién del pago de las vacaciones a los empleados de confianza que se desvinculan completamente del gobierno por la cantidad de $153,024.56; el pago a la Autoridad de Acueductos y Alcantarillados por la cantidad de $1,346,433.32, de esa cantidad sélo tenian obligado la cantidad de $348,800 a junio de 2020, y Ia cantidad restante de $997,633 no estaban obligados. Por otro lado, estaban pendientes los desembolsos del Sistema de Retiro “Pay Go" (01-03-01-91 14) al 28 de diciembre de 2020, al igual, no se habian registrado las acumulaciones de gastos de la partida de Gastos de AEE (01-03- 04-9228). Por esta razén, entendemos que como sdlo pudieron notificar que estaban pendientes de registrarse estos desembolsos pudiera haber mas gastos no registrados para estos propésitos. No obstante, partiendo de la certificacion sometida por el Comité de Transicién Saliente, hemos determinado que la administracion saliente utiliz6 el 54% del total de gastos permitidos por el Articulo 2.094 del Cédigo Municipal de Puerto Rico en el Fondo Operacional, el mismo se sobrepasé por $624,055, puede que este calculo sea mayor, pero dado Ia poca informacion de los gastos pendientes sdlo estamos presentando la informacion corroborada.MIME ens) UNICIPIO DE (SABE Presupuesto Aprobado 2020-2021 $12,923,693 50% segun el Articulo 2.094 6,461,846 Menos: Gastos Acumulados al 28 de diciembre 2020 (5,169,877) Menos: Obligaciones Pendientes al 28 de diciembre 2020 (665,366) No registrados por la administracion: Menos: Liquidacién Vacaciones Empleados de Confianza (153,025) Menos: Gastos AAA no registrados (997,633) EXCESO DE LO GASTADO DEL 50% (624,055) C, CENTRO ISABELINO DE MEDICINA AVANZADA “CIMA” El Municipio cuenta con una corporacién municipal, el Centro Isabelino de Medicina Avanzada también conocido como “CIMA”, la cual fue incorporada para el 5 de febrero del 2015. Véase ANEJO 15. El capital inicial de la corporacién municipal fue aportado por el Municipio con la cantidad de $1,902,693. Ahora bien, el Articulo 1.010 del Cédigo Municipal de Puerto Rico, establece que dicha aportacién debe ser devuelta cuando “CIMA" tenga ganancias en sus operaciones, siendo esto asi, para los siguientes afios fiscales: Véase ANEJO 16 Afio Fiscal Ganancias 2016 $40,855 2017 $51,541 2019 $414,257 En las vistas publicas, el CTS nos confirmaron que, a pesar, de haber ganancias no se ha efectuado ninguna devolucién de la aportacién inicial. Como se pudo constatar, en la Nota A de los Estados Financieros del afio fiscal 2018-2019, en donde, se estipula que el 75% de las ganancias de “CIMA” deberdn ser transferido al Municipio para el pago de la aportacién inicial, y el 25% de las ganancias “CIMA” podra quedarse con estos fondos para su operacién. Al presente, nada de ello se ha cumplido, y asi ha sido certificadopor el CTS cobro de estos fondos. n adicion, se nos certificé que no se ha realizado ningdin proceso de La Oficina de Auditoria interna en su Informe de Auditoria (Al-2020-01) Controles Generales y Condicién Financiera del Centro Isabelino de Medicina Avanzada, EM efectuado para el 2 de diciembre del 2019, el cual comprende el periodo dei 9 de febrero del 2015 al 30 de junio del 2019, tanto en su Comentario Especial 1 como en sus recomendaciones a la Junta de Directores del CIMA, confirmé que la empresa municipal “CIMA” habia generado ingresos por la cantidad de $10,007,283 y desembolsos por la cantidad de $11,353,268, aun asi, habian operado con una pérdida total de $1,345,985 al 30 de junio del 2019, segiin el Single Audit del 2019-2020. Entendemos que a tales efectos, deberén tomarse las determinaciones correspondiente a dichos hallazgos. Por lo que, el CTE recomienda que se evalite la operacién de “CIMA” ya que el CTS no pudo confirmar de forma precisa el hecho de que cada afio el Municipio tiene que aportar mas fondos para su operacién, lo que no es cénsono con el objetivo primordial de autosuficiencia en una empresa municipal. Se adjunta documentacién que evidencia la aportacién adicional de fondos del Municipio a la empresa municipal “CIMA”. Véase ANEJO 17. D. CONCILIACIONES BANCARIAS Luego de analizar, el Modelo de Ingresos y Desembolsos, encontramos que el Municipio de Isabela tiene un balance en sus cuentas bancarias por la cantidad de $43,310,897, siendo la Cuenta General (BPPR26) y la cuenta de Aportaciones Ciudadanas (BPRO5) las de mayor balance de efectivo a septiembre 2020. E. AGENCIA FEDERAL DE MANEJO DE DESASTRES (FEMA) Para el afio 2017, Puerto Rico fue azotado por los huracanes Irma y Maria afectando a la mayoria de los municipios, entre ellos, a Isabela. La Agencia Federal de Manejo de Desastres notificd a los municipios la disponibilidad de fondos para participar en el Programa de Desastre Nacional conocido como Community Disaster Loan (CDL).INFORME CONT INICIPIO DE ISABELA i, “COMMUNITY DISASTER LOAN” (CDL) Durante las vistas ptiblicas de transicién la CPA Marisol Rosa nos indicé que el Huracdén Irma ya fue cerrado satisfactoriamente con el personal del CORS. Luego del paso del Huracan Maria, el Municipio de Isabela obtuvo el préstamo “CDL" por la cantidad de $5,000,000 millones para el pago de Disposicién de Desperdicios Sélidos (gasto del Fondo Operacional). Actualmente, se ha desembolsado la cantidad de $2,289,069, quedando peticiones en transito por la cantidad de $1,084,552 al 31 de diciembre del 2020. Véase ANEJO 18 Por lo que, la nueva administracién tendria un balance por la cantidad de $1,626,379 para la utilizacién del préstamo. Con relacién al Huracan Maria, el Municipio de Isabela reclamé 78 estructuras al seguro y recibié la cantidad neta de $7,647,779.00. (Véase ANEJO 18 arriba) Ahora bien, la regulacién federal requiere que estos fondos sean aplicados a los costos de reconstruccién de bienes inmuebles. La diferencia sera sufragada por FEMA y la aportacién del 10% aplicable al Municipio sera sufragada con los fondos CDBG-DR. Actualmente, para las Categorias de C en adelante el Municipio tiene 153 proyectos con pérdidas (‘Damage Inventory” (Dl) los cuales se encuentran en varias etapas del proceso. Para las categorias A y B, segun la CPA Marisol Rosa, el Municipio ya completé todos los trabajos objeto de la reciamacién a "FEMA" y toda la evidencia de apoyo se registré en el sistema de "DRS". Tan pronto, tengamos acceso a los sistemas de “FEMA’ estaremos en posicién de determinar el monto estimado de la reclamacién versus lo que se ha documentado. Es importante mencionar, que "FEMA" otorgé una extensién de tiempo hasta el 30 de junio de 2021 para someter la evidencia de apoyo que sustente los costos incurridos durante el Huracan Maria. Por lo que, el CTE recomendamos a la nueva administracién, cambiar las contrasefias para poder acceder a los sistemas de informacion del Municipio ante el COR 3, y asi, obtener un entendimiento mas preciso de la informacién registrada a “FEMA”. Tanpronto, el Municipio tenga identificado en qué etapa se encuentra cada proyecto, entonces se procederan a establecer los planes de trabajo. F. ACTIVOS FIJOS Los estados financieros auditados de! Municipio de Isabela, al 30 de junio del 2019, indican que cuentan con activos de $89,204, 142.00 que se dividen en varias categorias. Ahora bien, al restarle la depreciacién acumulada de $25,425,177.00 tenemos un balance neto activos de $63,778,965. A dicha cantidad, le sumamos los equipos médicos por la cantidad de $20,498. Los detalles de estas cantidades fueron provistos durante el proceso de transici6n. Actualmente, el Municipio se encuentra actualizando Ia informacién provista al 30 de junio de 2020 en relacién a los activos fijos, la cual es necesaria para la preparacién de los estados financieros. Durante el proceso de transici6n, nos fue provisto un detalle de los activos fijos con una breve descripcién de estos y su localidad seguin se ha mantenido en los sistemas contables del Municipio. Es preciso mencionar, que dicho listado no contenia la informacién necesaria para determinar cual es el monto del activo a la fecha de transicion, partida de adquisicién, fecha de la compra, nmero de la orden de compra, entre otros. Ademds, nos entregaron sendas listas que incluyen las compras de activos pendientes a recibirse por la cantidad de $933,648.90, activos pendientes a decomisar, y los vehiculos en talleres externos, Véase ANEJOS 19, 20 y 21 Por lo que, el CTE recomendamos a la administracién entrante que tan pronto comience su gestién administrativa imparta instrucciones para realizar un wentario fisico de todas las facilidades y que se concilie con los activos mantenidos en el sistema de contabilidad. De haber cualquier diferencia, se tiene que disponer de acuerdo con el nuevo Cédigo Municipal. G, SISTEMA MECANIZADO DE CONTABILIDAD EI Municipio de Isabela es uno de varios municipios que durante los pasados 20 afios estuvo dirigido sin cambio alguno de administracién.Heel aun erei vib Micla(o ae En las vistas publicas, el CTS nos certificaron que sistema oficial que utlizaba el Municipio para fos registros contables es el Sistema Mecanizado con la compafiia Rock Solid, implementado desde el afio 2013. Sin embargo, nos indicaron que tanto el Médulo de Propiedad como el Médulo de Conciliaciones Bancarias todavia no han sido implementados, a pesar, de haberse pagado por el licenciamiento de estos médulos desde sus inicios. EI CTE requirié un informe de transicién de la compafiia Rock Solid, en donde, se indicara el estado de los médulos que estan operando y los que ain no se han implementado. En adicién, se solicité un itinerario de adiestramientos y readiestramientos para los cambios de accesos y nuevos usuarios. Al presente sélo se nos entregé el itinerario de enero 2021 de los adiestramientos. Véase ANEJO 22 El Municipio mantiene contrato con Rock Solid Technologies, el cual vence el 30 de junio de 2025. ANEJO 23 H. PRESTAMOS BAJO EL BANCO GUBERNAMENTAL DE FOMENTO Estos préstamos no existen ya que para el afio 2019, con la liquidacién del Banco Gubernamental de Fomento fueron liquidados con el pago de la deuda a largo plazo. I. PAGOS LEYES ESPECIALES Y APORTACION ADICIONAL UNIFORME AL SISTEMAS DE RETIRO Durante las vistas ptiblicas, el CTS nos certificé que no tienen deuda en ninguno de los renglones de pagos de leyes especiales y la portacién adicional uniforme al sistema de retiro. Véase ANEJO 24 PROPIEDAD MUNICIPAL En la vista publica del 9 de diciembre de! 2020, la ponente Suhaly Mercado Vélez, encargada de la Propiedad Municipal, indicé que el inventario de propiedad mueble fisico se hace una o dos veces al afio y se tarda de uno a tres meses en terminarlo. El tltimo inventario realizado fue en el afio 2019. El CTS entregé en el informe del 17 de noviembre del 2020, un inventario inconcluso realizado al 23 de octubre del 2020, el cual es el Unico inventario correspondiente al afio 2020. Dicho inventario a la fecha de esteINFORME COMITE DE informe no lo habian logrado terminar, segiin la Sra. Mercado debido a que hay dependencias en las que no ha completado la inspeccién. También explicéd que el proceso se lleva a cabo con cada dependencia, que lo hace mediante un itinerario de visitas y que hay un enlace en cada area para trabajar el inventario de cada dependencia. Cuando existe diferencias entre los inventarios es porque han movido la propiedad mueble de un lugar a otro. En cuanto, a la propiedad que no aparece, se le da un término razonable y se le notifica al director del departamento para que investigue al respecto. Si hay hurto de la propiedad se notifica al Contralor junto con la querella realizada. No se indicé como se investigan esos hurtos. Se discutié el asunto sobre los vehiculos que estan en reparacién que estan en talleres fuera del municipio, pero la encargada no tiene dicha informacion. Existen vehiculos pendientes de decomisar. Esto lo pudimos constatar con una vista ocular llevada a cabo el 28 de diciembre de! 2020, al Departamento de Obras Publicas al area del Garaje Municipal. Segin el encargado del taller, é! esta usando piezas de dichos vehiculos para arreglar otros por la dilacién en la compra y distribucién de las piezas a su taller. Se ‘supone que no se proceda de esta forma pues debe haber un proceso de decomiso antes de usar las piezas de estos vehiculos. EI CTS entregé copia del inventario con fotos, realizado al Departamento de Obras Publicas, Policia Municipal y Manejo de Emergencias, El CTE quiere hacer constar que en el informe de transicién sometido por el CTS se menciona que en el anejo 29 hay un inventario de propiedad mueble perteneciente a Head Start y el mismo no in, mencionan que fue entregado junto al informe. Véase ANEJO 25 En adi sometieron en la relacién de anejos digitales en la carpeta de Finanzas el Inventario de Propiedad Mueble e Inmueble al 23 de octubre del 2020. Encontramos un inventario sin leyenda, sin fecha, ni firma de la persona que lo preparé. Véase ANEJO 26 RECOMENDACIONES GENERALESINFORME COMITE ION ENTRANTE MI etn: INICIPIO DE ISABELA 1. Buscar inmediatamente alternativas de recaudos para que los mismos aumenten para los meses de enero a junio 2021, y a su vez, a largo plazo que sean recurrentes. Actualizar las proyecciones de presupuesto de ingresos mensualmente. Coordinar una reunién con los Auditores Externos para el ‘status" del Single Audit Report del afio fiscal 2019-2020, 4. Evaluar los fondos a utilizarse para el presupuesto afio 2021-2022 del Contrato de Disposicién de Desperdicios Sélidos ya que no estén contemplados en el presupuesto del Fondo Operacional. 5. Hacer referencia a la recomendacién arriba indicadas del Centro Isabelino de Medicina Avanzada 6. Realizar una auditoria de los Fondos Especiales creados con recursos del fondo General para que los sobrantes, de haber alguno, sea devuelto al Fondo General. 7. Realizar un andlisis de los fondos inactivos vigentes para que dichos fondos sean utilizados segiin los debidos procesos de ley. 8. Evaluar los proyectos en la Ordenanza de Reajuste #12 Serie 2019-2020 y el “status” de los mismos para reprogramarlos con la nueva visién de la administracién entrante. 9, Evaluar las recomendaciones del Plan Fiscal 2021-2025 de la JCF. 10.Evaluar la disminucién de las tasas contributivas para un alivio a los contribuyentes ya que no se estan autorizando financiamiento con banca privada. 41. Gestionar con los Fondos Especiales y Federales el cobro de lo que le adeudan al Fondo General. 12. |mplementar una reingenieria de procesos en el 4rea de administracién y Finanzas para descentralizar los procesos y hacer mas eficiente la toma de decisiones. 13.lmplementar un programa de captacién de ingresos en las areas del CRIM, Patentes e Impuesto de Ventas y Usos. 14,Gestionar con el Departamento de Hacienda de inmediato el cédigo de acceso para las formas W-2 y 480.6, entre otros. 15.Revisar de las érdenes de compras abiertas para determinar cudles de éstas se pueden declarar como economias en los diferentes renglones.iiNgeliviereest IE TRANSICION [pleliiey sia 16. Revisar los proyectos realizado en los ultimos dos afos e identificar si los mismos pagaron patentes y arbitrios de construccién. 17.Establecer inmediatamente un programa agil y eficiente para el cobro de las. deudas morosas. 18.Evaluar los ultimos interinatos que hubo en el Departamento de Finanzas y las. transacciones realizadas por esto para la corroboracién que todos fueron aprobados por Directores de Finanzas en funciones. 19. Coordinar que para el dia 11 de enero del 2021 el Director(a) de Finanzas Entrante realice un corte de caja con el Director(a) de Finanzas Saliente.PROGRAMAS FEDERALES Durante las vistas publicas, el CTS nos certificé que el recurso humano de la oficina de programas federales es el siguiente: ¥ 3 empleados regulares ¥ 1 empleado de la propuesta de Ley 52 ¥ 1unempleado de Seccién 8 El Municipio de Isabela administra actualmente los siguientes programas federales: PROGRAMAS FEDERALES DESCRIPCION Community Development Block Grant (CDBG) EI programa de CDBG asigna subsidios anuales a ciudades para desarrollar comunidades viables y proporcionando vivienda adecuada, un ambiente adecuado y oportunidades para expandir el desarrollo econémico, principalmente para personas de ingresos bajos y moderados. CDBG-DR: Programa R3 EI Gobiemo de Puerto Rico, a través del Departamento de la Vivienda, se enorgullece al presentar el Programa R3 subvencionado con fonds asignados por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD, por sus siglas en inglés) que provera asistencia para la reparacién o reconstruccién de viviendas unifamiliares que fueron afectadas por los huracanes Irma y/o Mari Department of Housing and Urban Development (HUD) Seccién 8 Es un programa de vales de viviendas donde a la familia que se le emite un vale sera responsable de buscar una unidad de vivienda adecuada y donde el propietario acepta alquilar bajo él programa. Hou: 1g Opportunities For Persons With Aids (HOPWA) El programa es para satisfacer las necesidades de vivienda (pago de alquiler) de personas de bajos ingresos y sus familias, que viven con VIH/SIDA y es a través del Municipio de San Juan.Fes A. COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT (CDBG) El presupuesto vigente del programa CDBG, segiin trascendié en las vistas puiblicas, es de $700,000, y el mismo consta de los siguientes proyectos: Titulos de Propiedad de los sectores la Sierra y la Marina: Servicios Legales Mejoras Parque Planas (Area Recrealiva) Clinicas visuales (espejuelos) Rehabilitacion de viviendas Repavimentacion ‘Amas de llaves a. Fondos Secci6n 108 El Programa de Seccién 108 ofrece una fuente de financiamiento para ciertas actividades de desarrollo comunitario y econémico. El CTS nos certificé que el préstamo de los Fondos Federales Seccién 108, principal e intereses, por la cantidad aproximada de $332,211 se terminara de pagar para el afio 2026. En enero del 2021 se deberd hacer el pago de intereses por la cantidad de $32,211 del préstamo Seccién 108. B. CDBG-DR: PROGRAMA R3 El Programa R3 (Rehabilitacién, Reconstruccién y Reubicacién) consta con una asignacién de $232,000.00, y es administrado por el Departamento de la Vivienda. De estos fondos $135,000 son para inspeccién de proyecto y $15,000 para gastos administrativos municipales. El CTS indica que sélo sirven de enlace e inspeccién del proyecto. Durante las vistas publicas, el CTS indicd que en este programa queda pendiente la entrega de modelo de contrato para procesar el “procurement” de los servicios de inspeccion.C, DEPARTMENT OF HOUSING AND URBAN DEVELOPMENT (HUD) SECCION 8 EI CTS nos certificé que el Programa Seccién 8 tiene el informe financiero "Real Estate Assessment Center” (REAC) completado al 30 de junio del 2020, y que el mismo cuenta con las siguientes reservas: BALANCE FONDO $6,649 Fondo Restricto $139,289 Fondo No Restricto EICTS nos certificé que hay un total de efectivo ascendente por la cantidad de $188,553, y que las Cuentas por Pagar asciende por la cantidad de $50,585 al 30 de junio del 2020. En adicién, nos certificaron que hay una lista de participantes quedando 8 participantes por evaluar indicando que la lista esta cerrada desde el 6 de noviembre del 2014, y que una vez se concluya con esta lista se comenzara a utilizar el listado nuevo cerrado para el 12 de diciembre de 2019. Actualmente se firmé el contrato 2021-000085 con el Departamento de la Vivienda para el proyecto de desarrollo econémico para los pequefios comerciantes por la cantidad de $143,874.83, estan a la espera de recibir las guias del mismo. Bajo los programas federales, el Municipio recibié la cantidad de $400,000 para el Centro de Distribucion del Barrio Bejuco y $250,000 para mascarillas, gel desinfectante, alcohol, entre otros, para prevenir y mitigar la propagacién del COVID-19. Se vislumbra cambios en el Plan Anual para enmendar e incluir la asignacién de $433,906 y una segunda asignacién de $250,425 para atender aspectos relacionados al COVID-19. D, HOUSING OPPORTUNITIES FOR PERSONS WITH AIDS (HOPWA) Esta Propuesta fue aprobada por la cantidad de $24,512. Hay un participante y otro en lista de espera para ser atendido.IRME COMITE DE TRANSICION ENTI DOCUMENTOS ENTREGADOS POR EL CTS La documentacién de los programas federales que entregé el CTS son los siguientes: * Plan de Consolidado 2019-2023 y Plan Anual 2020 del Programa "HUD" «Plan administrativo y el Plan para Seccién 8 a 5 afios * Plan de cinco afios del Programa ‘Citizen Participation” RECOMENDACIONES: Por lo que, el CTE recomienda que se atienda el cambio de los cédigos de accesos de los portales utilizados en el diario de los programas federales, algunos de ellos son: IDIS, “Real Estate Assessment Center” (REAC), SAM, Sistema Mecanizado de Contabilidad, SAGE. El CTE recomienda que la nueva administracién debera atender inmediatamente las siguientes fechas: * En enero del 2021 se deberd hacer el pago de intereses por la cantidad de $32,211 del préstamo Seccién 108. * Para el 5 de enero del 2021 vence el Informe Seccién 3 del Departamento de Vivienda del trimestre de octubre a diciembre 2020. * En enero del 2021, se deberd realizar el Informe 425 del trimestre de octubre a diciembre del 2020.ferns Celel dau Me DIONE / (eine irc) CENTRO ISABELINO DE MEDICINA AVANZADA “CIMA” Luego de celebrarse una vista ejecutiva se dio comienzo a la vista publica. Los deponentes que comparecieron para la discusién del Centro Isabelino de Medicina Avanzada mejor conocido como “CIMA” fueron el Dr. Ervin Salvat, Director Médico, la Sra. Wilnelia Rivera, supervisora de enfermeria y gerente clinico, y al momento, es la encargada de la administracién, hace aproximadamente 6 meses, la Sra. Janice Herdndez, oficinista de contabilidad, el Sr. Angel Barreto, secretario de la Junta de Directores, y el Sr. Eduardo Aldarondo, miembro de la Junta de Directores. EI Centro Isabelino de Medicina Avanzada es una empresa municipal, con fines de lucro, que fue incorporada para el dia § de febrero del 2015. Los miembros que componen la Junta de Directores (Junta) son los siguientes: Presidente Carlos Delgado Altieri Vice Presidenta Marisol Rosa Acevedo Tesorera Betzaida Hemandez Secretario Angel Barreto Barreto Miembro Eduardo Aldarondo Es preciso sefialar, que el CTE solicit6 la presencia de los miembros de la Junta para la vista publica pero solamente se personaron dos miembros (secretario y miembro), el CTE hace constar que desconoce la incomparecencia de los demas miembros ya que no se excusaron de manera formal. La Sra. Rivera indicd que mediante correo electronico a la Sra. Rosa Acevedo, le solicitd la comparecencia de la Junta, ya que ella podia desconocer de alguna informacion histérica de “CIMA", a lo que la respuesta a dicha solicitud fue los miembros de la Junta no tenian que estar presentes en la vista piblica, segin informacién recibida se encontraba en las vistas pitblicas de transicién del municipio de Aguada, porque las preguntas iban a estar dirigidas a las operaciones diarias de “CIMA”, a pesar, de que las mayorias de decisiones importantes de “CIMA” se consultaban con la Sra. Rosa Acevedo, que a su vez, es la administradora del Municipio ya que era la que daba el visto bueno de las mismas.Bien yetss ie Desde la incorporacién de “CIMA” se han contratados a varios administradores, en donde, curiosamente su término en el puesto ha sido por un periodo corto y el de mayor duracién fue de aproximadamente dos afios, entendemos que el puesto es uno de carrera. Las decisiones tomadas por la Sra. Rivera estan, més bien, dirigidas a las operaciones de “CIMA”, y no a las decisiones administrativas como tal ya que éstas eran tomadas por la Sra. Rosa. El presupuesto de “CIMA” es asignado por la Sra. Rosa. En el area de recursos humanos de “CIM/ ",@8 indispensable sefialar, que los puestos de Director(a) de Recursos Humanos, Finanzas, Administrador(a) y Médico(a) se encuentran vacantes, es preciso mencionar, que desde septiembre del 2015 el director médico siempre ha sido contratado por servicios profesionales. Cuando surge alguna duda sobre las areas de recursos humanos se consulta con la Sra. Juliemar Quifiones, directora de recursos humanos del Municipio, y la duda de finanzas, la Sra. Rosa es el contacto que brinda apoyo a tales consultas. Las funciones de la Sra. Hernandez, oficinista de contabilidad y empleada de carrera, son realizar érdenes de compras y comprobantes, y como el puesto de contador esta vacantes realizar las funciones de ese puesto. Actualmente en “CIMA” hay un grupo de médicos independientes bajo servicios profesionales que ofrecen servicios médicos desde el afio 2019, anterior a ello, hubo otro grupo aproximadamente por 3 meses. La funcién del Dr. Salvat es supervisar el trabajo realizado por el grupo médico independiente. Ante las expresiones de los deponentes se hizo constar que durante la pandemia de Covid 19, todos los empleados dieron la milla extra para atender la emergencia, a pesar, que el Municipio no le proveyé los materiales para cumplir con el protocolo de proteccién, por lo que, los empleados fueron los que compraron los materiales necesarios para llevar a cabo el protocolo. Por ‘CIMA’ estar abierto durante la pandemia y por ser una empresa pequefia recibieron dos incentivos a tales efectos mientras que no recibieron ninguna ayuda por el Municipio. El equipo de proteccién para los profesionales de la salud fue donado por el SEINFORME Departamento de Salud, a solicitud de "CIMA", a pesar, que el Municipio adquirié equipo de protecci6n por la cantidad de $100,000 no entregé nada a los empleados de “CIMA”, hecho que desconocian y que sélo le entregaron una bolsita pero como ciudadanos. A pesar, de que el Municipio recibié 1.3 millones de délares de una resolucién conjunta #23-2020 que es para el Manejo de Emergencia, los deponentes confirmaron que "CIMA" no recibié nada, ademas, de que el Municipio haber recibido otros fondos federales. En cuanto, a las facilidades de “CIMA” los deponentes expresaron que el terreno es del Municipio y la estructura es de edificios publicos con un arrendamiento al Departamento de Salud, y éstos la subarrendan a “CIMA”, causando dificultad a la hora de reparar algun dafio en las facilidades ya que ninguno se quiere responsabilizar por las reparaciones y tampoco permiten que "CIMA" las repare. RECOMENDACIONES: * EICTE recomienda evaluar el drea de recursos humanos en su totalidad pero dandole prioridad a la contratacién de personal que cubra los puestos vacantes de los Directores Recursos Humanos, Finanzas, Administrador(a) y Médico(a) ya que son areas esenciales para el buen funcionamiento de “CIMA”, * EI CTE recomienda evaluar los equipos que son indispensables para que los profesionales de [a salud puedan brindar un buen servicio y determinar cudles equipos hay que adquirir.OFICINA DE ADMINISTRAGION DE RECURSOS HUMANOS La Oficina de Administracién de Recursos Humanos tiene la encomienda de asesorar al Alcalde y a los funcionarios municipales en materia de Recursos Humanos con el propésito de lograr los objetivos trazados. Ademas, actia como facilitador de los empleados, administra los recursos humanos conforme al principio de mérito y procura a través de la capacitacién, el desarrollo y la productividad éptima de los empleados para asegurar los niveles més altos de calidad, pulcritud y diligencia que se deben ofrecer a la ciudadania La Oficina de Administracién de Recursos Humanos del Municipio de Isabela opera en términos generales de conformidad con las leyes, reglamentos, ordenanzas, normas y procedimientos aprobados. No obstante, los reglamentos y procedimientos estan obsoletos, ya que datan de muchos afios y no recogen los cambios en leyes aprobadas de beneficios a los empleados y los cambios introducides por el Cédigo Municipal de Puerto Rico aprobado el 14 de agosto de 2020. A través de los afios, el municipio ha nombrado empleados con diferentes jornadas de trabajo, accién que provoca que la administracién de los recursos humanos sea mas complicada y que no haya equidad entre los empleados municipales en términos de jomada y salarios. No existe estudio alguno que justifique la determinacién o decision de a cuales puestos se le asigna una jomada especifica. Desde el 2013 no se lienan puestos en el Servicio de Carrera mediante convocatorias. Por consiguiente, recurren al nombramiento transitorio o irregular, lo cual es sefialado continuamente por la Oficina del Contralor de Puerto Rico en todos los municipios. Los empleados municipales, en su gran mayoria, devengan el salario minimo federal, a pesar de que los puestos que ocupan tienen diferentes grados de complejidad y responsabilidad, asi como diferentes requisitos minimos de preparacion académica y experiencia que van desde cuarto afio de escuela superior, bachillerato y hasta maestria. Los planes de clasificacién y retribucién no estan atemperados a la realidad vigente del municipio ya que existe una gran cantidad de empleados en destaques administrativos,E TRANSICION ENTRANTE MUNICIPIO DESI Ean que posiblemente realicen funciones para los cuales no fueron nombrados, segtin sus puestos oficiales. EI Registro de Puestos Vacantes y Empleados contiene aproximadamente 569 puestos pertenecientes al Servicio de Confianza, Servicio de Carrera, Servicio Transitorio e Irregular. La mayoria de los puestos del Servi fondes asignados. Segtin la informacién que nos ofrece la actual Directora de la Oficina io de Carrera estan vacantes y no tienen de Recursos Humanos de! Municipio, hay 26 empleados de confianza, 139 de carrera, 398 transitorios y 6 empleados irregulares. Estos numeros representan una proporcién matematica de practicamente 3 a 1, ya que hay casi 400 empleados transitorios versus alrededor de 139 de carrera y 26 de confianza. Ello significa que son los empleados transitorios el motor que precisamente pone en movimiento las funciones diarias de! Municipio. O sea, la razén de la existencia de un municipio que es prestar servicios tradicionales {limpieza, mantenimiento, ornato, etc.] es prestada por empleados sin permanencia y/o poca expectativa a ella? En administracién publica y gerencia de programas, esto no es la mejor practica de sana administracién publica ya que los puestos transitorios debian responder como regla general a nuevos programas o a programas de apoyo de naturaleza més transitoria o a término fijo y la continuidad de las funciones propias existentes de una municipalidad son de caracter permanente y continuo. Las funciones permanentes estén a expensas 0 supeditadas a si se consiguio determinada propuesta Los sueldos de los empleadbs transitorios son subvencionados con cargo al presupuesto general de! Municipio, a propuestas federales tradicionales con poca competitividad como Io son los de Head Start, otras con alguna competitividad, otros fondos federales con una limitada duracién como son los de COVID y propuestas estatales como los son los de Ley 52. Demasiada dependencia de fondos federales en programas tradicionales, necesarios y permanentes. 2No hemos podido identificar de los documentos sometios el ntimero de afios prestados por cada uno de las empleadas transitorios a través de sus afios de servicios en el Municipio; aunque conacemos que hay programas enteros cuyos empleados llevan prestando servicios transitorios por mas de 1 afios.INFORM IGION ENTRANTE MUNICIPIO DE ISABELA Los empleados transitorios de la Propuesta de Ley 52 todos los afios disminuye, la expectativa de permanencia en el Municipio dependerd de la visién de la administracién del Gobierno entrante con respecto al desembolso de estos. Se requiere hacer un desglose de todas las propuestas federales y/o locales existentes que generan empleo en el municipio, evaluar cudles requieren competitividad y cuales estaran proximas para culminar. EI Programa Head Start / Early Head Start aprobé recientemente un nuevo Plan de Clasificacién y Retribucién para el Servicio de Carrera. El mismo fue aprobado el 110 de septiembre de 2020 y no fue hasta el mes de noviembre que se enviaron las cartas a los empleados de dicho programa nofificandoles al respecto. Por consiguiente, la notificacién oficial a los empleados se realizé durante la veda electoral, lo que pudo haber causado una violacién a la Ley del Cédigo Municipal de Puerto Rico. La Directora de Recursos Humanos del municipio alegé que no tuvo participacién alguna en la elaboracién de Ios planes. Una parte de los empleados del Servicio de Confianza fueron nombrados en el Servicio Transitorio efectivo el 1ro de septiembre de 2020. Esos nombramientos finalizan el 15 0 e131 de enero de 2021. Para estas transacciones utiizaron puestos vacantes. A algunos se les tuvo que asignar fondos, ya que no estaban presupuestados y a otros se les aumenté la jornada para nombrar a esos empleados. uidacién de balances de licencias de los empleados de confianza sin derecho a reinstalacién debe revisarse, pues aquellos que no tengan 10 afios de servi © mas, no se les podra liquidar la licencia por enfermedad. Por otro lado, no se le debe uidar a aquellos empleados que se tenga conocimiento que van a prestar servicios en una agencia gubernamental o en otro municipio, porque dichos balances deberan ser transferidos a esas strumentalidades. De tener excesos de sesenta (60) dias por licencia de vacaciones 0 noventa (90) dias de enfermedad, el Municipio de Isabela debera verificar si procede su pago.[cIPIO DE ISABELA De una lectura del roster de empleados o némina que nos refieren se desprenden varios hallazgos generales En el Municipio no hay una jornada de trabajo uniforme, sino miitiples; 2. La jomada de trabajo se aumenta y disminuye sin ninguna aparente razon de ser. 3. Observamos que, a septiembre de este afio, 2020, se restauraron jornadas de trabajo a unas personas si y a otras no. Segiin la Directora de Reoursos Humanos obedecié a necesidades del servicio por lo que habra que evaluar el analisis que se hizo de necesidad. Ello para determinar que obedecié realmente a lo alegado y no a un subterfugio para dar un ‘aumento! 4. La mayor parte de las oficinas municipales cuentan con un puesto de confianza, muy pocos puestos de carrera y se sostienen de demasiados puestos transitorios. 5. El Unico Programa que encontramos que no cuenta con un puesto de confianza en la direccién es el de direccién de Head Start que tiene un puesto de carrera de direccién clasificado como Directora Ejecutiva y su sueldo es de $4, 473. Este sueldo incluye un diferencial, convirtigndose es el segundo sueldo mas alto en el Municipio, inmediatamente después del sueldo del Alcalde ° y sobrepasando el sueldo del segundo en mando en la administracién municipal que es el del cargo de Administrador Municipal. Cabe sefialar que ese sueldo a su vez no compara con ningiin puesto de direccién de oficina del Municipio derrotando el principio de jerarquia organizacional y retributiva de la administracién de recursos humanos municipal. 6. Las Oficinas tienen un considerable niimero de puestos de carrera, vacantes. 7. Se requiere evaluar en detalle todas las transacciones que se llevaron a cabo efectivo al mes de septiembre del 2020, debido a que observamos un sinfin de transacciones de nombramientos, destaques, restauracién de 3 Seria el tercer sueldo si no se considera el diferencial.jomnada de trabajo. Los empleados que tenian puestos de confianza y que no pudieron competir para puestos de carrera, fueron reubicados en puestos transitorios. De estos tiltimos en particular hay que analizar que los sueldos asignados estén conforme con las escalas y las normas retributivas del municipio. . Hay que evaluar el nuevo Plan de Clasificacién y Retribucién para el programa Head Start. Este plan esta pendiente a que el Gobierno Federal Jo apruebe para ponerio en ejecucién completamente. . El Municipio cuenta con demasiados programas y/u oficinas que en realidad enmarcan mas adecuadamente dentro de la Oficina Propia del Alcalde y/o estén practicamente inoperantes, como, por ejemplo; a. La Oficina Propia del Alcalde cuenta con 25 puestos de confianza ocupados y/o vacantes y también con 4 empleados transitorios. Ademés, existe una Oficina def Alcalde en la Comunidad, que cuenta con 27 puestos vacantes y ocupados de los cuales uno [1] es de confianza, otro de carrera, 8 puestos transitorios y el restante, vacantes; b. La Oficina de Relaciones Pablicas del Municipio, inoperante porque en la realidad es dirigida por un contratista, cuenta con un puesto de confianza vacante, otros puestos vacantes que presumimos son de carrera y 4 puestos de transitorios ocupados que son los que realmente hacen el trabajo al contratista. En época eleccionaria ha habido una “confusién” de funciones de ese contratista porque lo que aparentemente hizo fue identificar medios para promover la figura del alcalde como ex aspirante a la Gobemnacién; ©. Igualmente, la Oficina de Turismo que se podria ‘evolucionar’ e integrar quizés la oficina de Relaciones Publicas mediante consolidacién. Esa oficina cuenta al presente con un director de la oficina de confianza y 3 puestos de carrera ocupados, dos puestos carrera vacantes y 1 transitorio. A continuacién, un analisis desglosado de programas y empleados con observaciones para mejorarlos:i= iOA fe eobl=thy:12 HALLAZGOS ESPECIFICOS POR OFICINAS Y/O PROGRAMAS OFICINAS | CONFIANZA | CARRERA | TRANS/OTROS | VACANTES* | TOTAL DE iO ‘ocuPapo | ocUPADO | ocUPADO PUESTOS PROGRAMAS. Oficina Propie 6 0 2 76 de los 22 de 25 del Alcalde cconfianza y 1 transitorio Secretaria 7 2 4 6 de carrera cy Municipal Auditoria 7 7 Bde carrera 7 Internat Oficina et 7 7 3 77 puestos de 2 Alcalde en tu carrera Comunidad Oficina de 0 0 4 de confianza y 2 Comunicaciones 7 de carrera y Relaciones Publicas Turismo 1 3 7 Bde carrera 7 Finanzas y 7 z 7 22 de carrera 36 Presupuesto Finanzas y | No existe 3 3 24 carrera 40 Presupuesto CRIM Centro de 0 2 é 8 Tecnologia presumimos de cibernética® carrera OAR 7 3 4 2 a Oficina de 7 2 14 1% at Servs. Adm. y ‘Compras Empresas 7 8 30 @ ot Municipales y Compras OPM 7 2 a 66 168 Control 7 z + 2 6 ‘Ambiental, [Monitoria] Reciciaje 7 0 5 3 @ 4 Los puestos vacantes no incican estatus, presumimos que la mayor parte son de carrera $ Segin las mejores practicas de auditoria, esa oficia no debe formar parte del ejecutivo, No est claro si el puesto de Director es de confianza, aunque presumimos que en efecto lo es. Esta oficina €s inoperante debido a que los 2 empleados transitorios estén en destaques en el Centro de la Juventud y en la Oficina de Finanzas Municipal.tied ite Mich elpiolnleys Vise Recreacion y 7 4 9 29 8 Deportes Gerenciay 7 7 a a % Desarrollo de Proyectos Hogar de 7 a 8 7% 735 y3 Ancianos ‘congelados Oficina de 0 4 0 7 de confianza 2 Manejo de de direccién y Emergencias y 27 adicionales Administacion de Desastres Head Start [HS} a 2 0 7 8 TS Transitorios 7 7 HS Transitorios 6 6 expansién Early HS 2 8 Propuesta 2 2 covip Disaster 8 2B Assistance IHS / EHS Disaster 2 ory Assistance It HS/EHS ‘ACUDEN 78 8 CDBG 7 3 ‘Seccién 6 2 a Serv Diumos 3 2 Corchado ‘Serv. Diumos 5 0 5 Planas Com. Seg en ei 2 2 transitorios Transito Ley 52 8 o 3 OPM Bimeguiares 4 7 Brigada Limpieza de Escuelas 7 De esos 4, indican que hay un interno [se presume puesto de direccién que esta ocupado pero que no se identifica donde esté el incumbents] y 2 en destaques. ® Aparentements hay unos pocos puestos vacantes, pero no esta claro. 21 destacado en Finanzas.INFOR NTRANTE MUNICIPIO DE ISARELA Otros Programas Policia 7 i 4 Ty de e508 solo | 23 puestos en Municipal'® 2 total y de presupuestados | esos 5 sin presupuestar CiMAm Del documento titulado “Distributive de Sueldos AF 2020-2021” desgloso los siguientes hallazgos: Oficina Puestos no Puestosen | Pusstos con Otros / presupuestos | destaques"? | diferenciales | Observacién ‘Asamblea 1 ‘Alealde Propia 70 4 Finanzas y g 5 Presupuesto DOPM 25 4 OMEN 710 i PM 2 PM Administracién™ 4 OARHM 7 7 1 Control Ambiental i [carrera y transitorios) Reciclaje @ 3 i Hogar de Ancianos 27 6 7 ‘Alcalde en Tu @ ‘Comunidad Empresas i 7 Municipales y Servicios Aux. Secretaria Mun. 3 Ser. Adm. y Compras Esta informacion la obtuvimos del Documento titulado Distributive de Sueldos AF 2020-2021. Seguin se informa de este rengién no se ha referido absolutamente nada debido a que los funcionarios Municipales estiman que esto no es base para la discusion en Transferencia. "2 Destacados ahi o destacados desde ahi 4 Se refiere al personal de Rango. + Se refiete al personal clasificado de apoyo al Cuerpo de la Policiainion Comunicaciones y 4 7 Relaciones puiblicas Oficina Des. Turistico 1 1 Dept. Gerencia y 4 Des. Proyectos CDBG Federal Secconé | Head Start Early HS HS Disaster Assistance | y tI Covid Pequefios Saltarines 2 3 Ciudadano Edad Avanzada a} a] rol al x Centro de Servicios 4 De Corchado Genito Planas 4 Policia Ley 52 DTRH Mantenimiento de Escuelas ‘Aux Hogar/ Amas de lave De este documento surgen: 154 puestos vacantes, 46 destaques y 17 diferenciales™ OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES A LARGO PLAZO: A. SOBRE LOS HALLAZGOS ANTERIORES 1. Evaluar la diversidad de jornadas de trabajo existentes en el Municipio & identificar y corregir, de ser ese el caso, las restauraciones que, por aparentes razones ajenas al mérito, se han restaurado; Evaluar la deseabilidad de establecer dos jornadas; una regular y una sola parcial de 4 horas. Eso eliminara No esta claro si hay un diferencia o un salario pago contra dos partidas diferentes. *® Ninguno de los informes que nos sometioron, tiene nmeros iguales. No existe certeza del némero de puestos vacantes y ccupados de carrera, ni de conflanza. Hay que pedir desglose y lo mismo de ‘nombramientos transitorios y de nombramientos irregulares. aINSICION ENTRANTE MUNICIE la dificultad de la conversién de licencias cada vez que hay un cambio que es una transaccién matematica tediosa que no se hace tecnolégicamente . De no ser posible establecer lo anterior, hacer una implantacién justa, de jornadas minimas con un modelo de jornada de trabajo escalonado, de forma tal que los servicios que se prestan a la ciudadania no se vean afectados y no se tenga que recurrir a recortes nuevos de jornada. Reevaluar la existencia y retencién de ese gran nimero de empleados transitorios que por defecto se han convertido en los que verdaderamente sostienen los servicios del municipio. La mayor parte de los nombramientos transitorios deben vencer el 30 de junio si son suftagados con fondos locales y/o municipales del AF 2020-2021 y al 30 de septiembre si son sufragados con fondos federales del AFF 2020-2021. Todas las oficinas municipales cuentan con un puesto de confianza, salvo el de Head Start y existe una proliferacion innecesaria de esos puestos de Directores con titulos especificos. Por ende, el plan de clasificacién esta demasiado segmentado lo que podria limitar al alcalde en la toma de decisiones cuando ocurren situaciones de emergencia y requiera la movilidad de empleados. Se recomienda una evaluacién de Ja estructura gerencial del Muni eliminar y consolidar funciones y servicios a unidades mas adecuadas y manejables, Observar con detenimiento las funciones de la Oficina de Tu Alcalde de la Comunidad, Turismo, Relaciones Publicas, Tecnologia, la segmentacién de servicios a las personas de la Tercera edad, a la nifiez y Juventud ete. Como consecuencia de esa nueva reingenieria, se debera redactar un nuevo Plan de Clasificacién y Retribucién con menos clases y niveles para conformar esas consolidaciones y/o eliminaciones a nuevas nomenclaturas genéricas que sean mas manejables. Revisar el Plan de Clasificacién y de Retribucién para hacerlo mas manejable y genérico eliminando las clases de Direccién con especificidad | Ej.: clases con nombres y apellidos de oficinas, ie. Director deITE DE FRANSICION ENTRANTE WiMletrermsion Recursos Humanos, Director de Turismo, etc."”] y en su lugar sustituyendo con Director de Programas | al III usando criterios tales para el nivel, jerarquia, nimero de empleados bajo su supervisién, complejidad, presupuesto que administran, etc. Lo anterior a su vez conilevara una reingenieria de procesos 7. Con la adopcién del nuevo Cédigo Municipal, se requerira la adopcién de un nuevo Reglamento de personal y Ia revision de todas y cada una de las normativas emitidas por el ejecutivo municipal y/o de las Ordenanzas Municipales que impacten al capital _humano, reglamentosy normativas Evaluar todas las transacciones que se llevaron a cabo efectivo al mes de septiembre de este afio para analizar la correccién de estas y que los sueldos asignados estén conforme con las escalas y las normas retributivas del municipio; Evaluar el nuevo plan de clasificacién y de retribucién de Head Start porque se implanté parcialmente y solo conllevo cambio de nombres de clases y su retribucién esta inalterada pendiente de aprobacién por el Gobierno Federal. 10.Como parte del proceso de reingenieria de! Municipio, evaluar la creacién de un 1. componente, formal o informal, de Gestoria Externa que identifique, trabaje, coordine, mantenga al alcalde sobre la gestion de todas las propuestas federales, locales, legislativas, comunitarias y/o de empresas filantropicas. En el Municipio existe una marcada tendencia a destacar empleados, practica no deseable de administracién publica. Eso, aunque presumimos es debido a la falta de fondos propios y/o generados, se agrava cuando la estructura gerencial tan ‘segmentada no propicia la movilidad por razén de origen de los fondos. Desde el punto de vista gerencial seria mas adecuado establecer Departamentos menos personalizados y auscultar con las autoridades federales la deseabilidad y 17 No identifican problemas de ninguna naturaleza legal, en agrupar en una clase genérica de Director de Programas en el servicio de confianza y asignar a los diversos niveles del lll los cargos de direccién mencionados en el Cédigo Municipal. Los cargos para fines de clasificacién estarian agrupados en los niveles Recursos Humanos, de Auditoria, de Finanzas etc. de | al Ill de Director de Programa y sus titulos funcionales continuarian siendo, Director deISABELA legalidad de crear un Departamento de Programas Federales para contar con un Director de todos los programas federales'® 12.E considerable numero de puestos vacantes sin presupuestar hace imperativo estudiar la estructura gerencial del Municipio con miras a hacerla una més real y manejable. 13, Hay que auscultar noveles programas para generar empleos federales, locales etc, dirigidos a la salud de la tercera edad, a cuestiones culturales como es el incentivar la lectura en la totalidad de la poblacién, ja misica, deportes, ambiente, etc. 14,Las cooperativas son un excelente recurso. Se podrian crear cooperativas de reciclaje, cooperativas y/o empresas municipaies de generacién de energias y destetamos de ese burocratico ente que es la AEE 18.Hay que requerir participacién mano a mano de la industria que esta ubicada en Isabela. La banca, las super cadenas, los supermercados, fabricas y demas industrias nos podrian subvencionar brigadas de voluntarios para ayudar a nuestros empleados en la limpieza, mantenimiento y omato y todo con transparencia y abiertamente. B, SOBRE LOS DOCUMENTOS QUE RIGEN LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS HUMANOS 1. El Municipio requiere de inmediato una reingenieria de su estructura conforme ‘expresdramos para hacerla mas manejable, real y que permita la movilidad de empleados. 2. Requiere luego una reingenieria de Procedimientos para conformaria a lo anterior. 3. Requiere la revision ylo adopcién de un nuevo Plan de Clasificacién y Retribucién mas genérico y manejable 4. Requiere la adopcién de nuevos Reglamentos de Carrera y de Confianza para atemperarlos al nuevo Cédigo Municipal de 2020 +8 Puede que algunos programas federales no lo permitan, pero no se pierde nada auscultando a4fon ieeoly 5. Requiere la Revisién de todas las politicas publicas para atemperarlas al estado de derecho actual 6. Requiere la adopcién de nuevas politicas puiblicas no existentes. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES A CORTO PLAZO: G. SITUACIONES O ASUNTOS IMPORTANTES PENDIENTES QUE AMERITAN SER ATENDIDOS DURANTE EL ANO FISCAL 2020-2021 Estructura Organizacional Mu ipal a Implementar Evaluar la estructura organizacional del municipio y atemperarla a las necesidades vigentes y al Programa de Gobierno establecido por el Alcalde Electo. Esto conllevara el tener que actualizar 0 enmendar los Planes de Clasificacién y Retribucién para los Servicios de Carrera y Confianza. Sistemas de Registro de Asistencia Mecanizado y Manual Evaluar el sistema para registrar la asistencia de los empleados. Actualmente existen dos maneras para registrar ésta, una a través del Sistema “Rock Solid” y otra manuaimente, mediante hoja de asistencia a esos efectos. Esto hace que la asistencia no sea confiable ni esté al dia y a su vez, puede redundar en pagos ilegales. Multiplicidad de Jornadas de Trabajo Cuando se prepare la Peticién Presupuestaria para el Afio 2021-2022 se debe auscultar la posibilidad de ir ajustando las jornadas de trabajo para reducirlas de 5 a 2 nada mas. De igual forma, los nombramientos que se hagan en un futuro, tanto en los Servicios de Carrera como en el Transitorio, deben ajustarse siguiendo la recomendacién anterior. Planes de Clasificacién y Retribucién del Programa Head Start / Early Head Start Revisar los Planes ya que los periodos probatorios y la preparacién académica no estan alineados de acuerdo, al nivel de complejidad y responsabilidad de las clases. Inclusive en los requisitos minimos se solicitan experiencias previas en clases inexistentes.Mize, eo ismeu nero uat nie NIGPIO.DE Medidas Disciplinarias Es necesario que se culminen los procesos de acciones disciplinarias pendientes para evaluar si las mismas proceden o no. Retiro Incentivado Incluir en la Peticién Presupuestaria 2021-2022 fondos para incentivar a los empleados que tengan los afios y la edad para jubilarse a acogerse al retiro voluntario. Método de Pago de Salarios EI municipio utiliza dos métodos para el pago de salarios a los empleados, uno es depésito directo y el otro mediante cheque. Ademds, prepara una némina especial para pager a aquellos empleados que tienen pocos balances debido en su mayoria al alto grado de ausentismo y tardanzas. Esto representa una duplicidad de esfuerzo y tiempo a los empleados de la Oficina de Administracién de Recursos Humanos. Se recomienda el depésito directo para todos los empleados y descontinuar la practica de hacer néminas especiales. Esta ultima deberd hacerse cuando sea indispensable y necesario, Los empleados con un alto grado de ausentismo y tardanzas deberén ser notificados que seran sometidos a medidas disciplinarias de no mejorar esa practica Tecnologia, Equipo y Espacio La Oficina de Administracién de Recursos Humanos necesita actualizarse en términos de tecnologia, equipo y espacio para enfrentar los retos actuales y futuros, lo que redundara en un servicio mas agil y efectivo.PROGRAMAS DE HEAD START, EARLY HEAD START Y CHILD CARE En estas vistas puiblicas celebradas, las deponentes fueron la Sra. Glorimar Aldarondo Vega, Directora, Sra, Ana Barreto de la Cruz, Gerente de Recursos Humanos y la Sra. Griseth Vanderdys, Contable. Indicaron que las propuestas de Desastres reciben apoyo de la compafiia de Jesus Consultant, que les ayuda en el area fiscal y el Ingeniero Centeno en el disefio de los proyectos que sometieron pata reconstruccién. También tienen contratos por servicios profesionales hasta el 30 de mayo del 2021 con psicéloga, terapista del habla, terapista ocupacional y nutricionista que brindan servicios directamente a los nifios del programa. Por otra parte, se presenta una relacién de todos los contratos activos, propésito 0 el servicio prestado. Véase ANEJO 27 Estos Programas tienen un total de 117 empleados, de los cuales 12 son empleados de carrera del Municipio que pasaron por el proceso de convocatorias en los afios 2006 al 2007. Véase ANEJOS 28 (Presupuesto Fiscal y Num, de Propuesta O2CH1 1484, 027D000016, 02TD000016 y CCC-205) El recurso humano del Programa se detalla a continuacién: PROGRAMA CANTIDAD DE EMPLEADOS VIGENCIA Head Start 46 4706/20 - 30/05/25 Early Head Start 28 1 06/20 -30/05/25 Disaster 1 27, 1/03/19 - 28/02/21 _ Disaster 2 12 |__1/07/20 - 30/06/22 COVID 19 2 "1/06/20 - 30/05/27 ‘Consorcio 1 Destaque del Municipio 1 TOTAL, 447 Este Programa ofrece servicios a los siguientes barrios: Pueblo, Guayabo, Llanadas, Coto, Guerrero, Galateo Alto, Galateo Bajo, Bejuco, Jobos y Bajura. No cubre los barrios de Arenales Altos, Arenales Bajos, ni el barrio Planas. a7Ambos. Este afi programas corren con propuestas federales que tienen una duraci6n de 5 afios. io fiscal corre desde el 1 de junio del 2020 hasta mayo del 2025. Actualmente el Programa administra recursos econdémicos ascendentes a $5,855,802, dicho presupuesto proviene y se desglosa de la siguiente manera: if Propuesta regular que incluye: COLA, COVID (no recurrente) y “Quality” $2,503,628, fondos asignados el 1 de junio del 2020 hasta mayo 2021. 2. Fondos de Recuperacién Desastre 1 por la cantidad de $2,445,459, fondos asignados el 1 de marzo del 2019 hasta el 28 de febrero de! 2021 3. Fondos de Recuperacién Desastre 2 por la cantidad de $781,715, fondos asignados el 1 de julio de! 2020 hasta el 30 de junio del 2022. 4. Propuesta de Alimentos por la cantidad de $125,000, fondos asignados el 1 de octubre del 2020 hasta el 30 de septiembre del 2024 Es importante mencionar, que sometieron unas propuestas de continuidad para los fondos de recuperacién antes mencionados pero atin no han recibido respuesta. Los gastos se dividen en 15% para gastos administrativos y 85% para gastos programaticos. Los balances consignados utilizados al 31 de diciembre de 2022 son los siguientes: Head Start ] $625,944 Early Head Start $504,963 Head Start COVID-19— | $44,931 Early Head Start COVID-19 $3,210 Programa de Alimentos (reembolso) _| $100,405 Disaster 1: Uso en Personal, $419,344 Generadores, Materiales y Adiestramientos Disaster 2: Uso en Personal, Pruebas $624,625 Daotilares, Rentas y Utilidades Disaster 3: Uso en personal, rentas y $638,477 utilidades Fue sometida pero no ha sido aprobada ances |Ion: Col ne wien Selo oan Unie Ulloa. Es preciso sefialar, que durante las vistas publicas, el CTE advino en conocimiento que la compafiia Erantonio Group, fue contratada (9 de octubre de! 2018-30 de mayo del 2019) para la creacién de un Plan de Clasificacién y Retribucién del Programa Head Start, su contrato inicialmente era por la cuantia de $30,000.00 (contrato #2019-000160) con tres enmiendas, la primera, era aumentando la cantidad por $16,000; la segunda, para extensién de tiempo sin cuantia, y la tercera, aumentando la cantidad por $10,000 para un total de $56,000. En los asuntos pendientes estan la evidencia de las escalas salariales que estaban al afio 2010, al presente, no se ha implantado el Plan de Retribucién, y el Plan de Clasificacién esta parcialmente completado. Las recomendaciones que las deponentes expusieron en las vistas de transicion se encuentran: + Una Junta de Gobierno que sea proactiva + Expansién de los servicios * Integracién de lo nuevo (tecnologia, etc.) PROGRAMA CHILD CARE PEQUENOS SALTARINES La Sra. Wendy Lépez es la directora del Programa “Child Care" Pequefios Saltarines desde el afio 2016. Se offecen servicios de educacién con un curriculo creativo, ademas, cuenta con el servicio de desayuno, almuerzo y merienda a 56 participantes de las edades de 2 meses a 4 ajios y 11 meses, y uno de los requisilos, es que los padres se encuentren trabajando o estudiando. El horario del cuido es de 7:30 de la mafiana a las. 3:30 de la tarde. Actuaimente, para cumplir con el distanciamiento social de la Pandemia, se limité la cantidad de participantes a 26, comenzando operaciones para el mes de noviembre del 2020. Todas las licencias estan al dia La deponente recomienda al CTE que se les dé continuidad a los informes ya que os fondos son por desembolsos, y el Municipio es quien hace los informes trimestrales para asi ofrecer el dinero.(CloMI Stree Vee giolersts a) RECOMENDACIONES: EI CTE recomienda a la nueva administracién evaluar lo siguiente: + El Plan de Clasificacién y Retribucién y los aumentos salariales otorgados selectivamente. + El Proyecto de Ordenanza para derogar las Ordenanzas #15 y #22 antes mencionadas a los fines de actualizar sus disposiciones. * Los reglamentos de los cuerpos normativos para que sea revisados y actualizados, segiin las normas de ejecucién del 2016 y se presente a la Legislatura Municipal * EI Reglamento de la Junta de Gobiemo Debe ser presentado a la Legislatura Municipal,iON ENTRANTE MUNICIPIO DE ISABELA SERVICIOS A ENVEJECIENTES En la vista publica, comparecié la Sra. Ema Ruiz Ramos, Directora de Hogar de Ancianos Municipal, nos expresé que dirige un hogar de envejecientes de larga duracién y dos centros de cuido diurno para personas de edad avanzada localizado uno el Barrio Corchado y el otro en el Barrio Planas de Isabela. EI Hogar de Ancianos Municipal ofrece servicios para personas mayores de 60 afios, principalmente ofrecerie servicios a personas indigentes como prioridad a ciudadanos isabelinos, este programa lleva aproximadamente 40 afios. Los fondos para sostener este programa unos son fondos municipales que se utilizan para el pago de némina, servicio de agua potables y servicio de energia eléctrica, gasolina y servicio telefénico; mientras que los fondos operaciones son recaudaciones de las mensualidades que aportan los envejecientes y/o familiares para los demas gastos La deponente expresa que matricula del centro, actualmente, es de 26 envejecientes pero la capacidad otorgada por el Departamento de la Familia es de 39 envejecientes. Hay tres licencias vencidas, entre marzo y julio del 2020, debido a la situacién del Covid y al nuevo sistema UNICO de OGP ya se enviaron todos los documentos pero el proceso de renovaciones de las liceticlas es uno lenilo. El lolal de licencias es 8, por lo que, 5 de estan al dia. En adicién, describe otro programa que es el Centro de Cuido Diuno para personas de edad avanzada. Uno de ellos, se encuentra en la Barriada Corchads, y el otro, del Barrio Planas es para envejecientes de mas de 60 afios con un horario de 7:00 de la mafiana alas 2:00 de la tarde. Con la situacién del Covid 19, los Centros no esta operando, por lo que, los envejecientes no pueden ir pero el programa se ha mantenido en contacto con ellos, dandole comida y ofreciéndole el servicio de la trabadora social. Actualmente, el Centro de Planas tiene una matricula de 32 envejecientes. La deponente recomienda que haya mayor participacién del Municipio para las necesidades de los envejecientes y mayores incentivos para los empleados.Nee (eoiini= way ietelt OFICINA DE COMUNICACIONES Y OFICINA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO TURISTICO Es la oficina que se encarga de planificar y coordinar actividades relacionadas al campo de las comunicaciones como, por ejemplo: conferencias de prensa, mensajes, actividades o eventos. En adicién, se encarga de mantener a la ciudadania informada sobre proyectos y obras realizadas mediante impresos, radio, videos y redes sociales, Dentro de sus funciones es preparar prociamas de reconocimiento, segin sean solicitadas, también se encarga de las premiaciones para graduaciones y actividades de logros de las esouelas piiblicas y privadas de Isabela. Atiende las solicitudes de las organizaciones sin fines de lucros de juguetes para las diferentes actividades que se realizan en las comunidades de Isabela. La deponente Melanie Rodriguez de Jestis es la empleada a cargo de la Oficina Municipal para el Desarrollo Turistico y también a cargo de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Publicas, funge como directora interina en ambas desde el 2007. La Oficina de Turismo cuenta con 4 empleados de los cuales 3 son empleados de carrera y 1 transitorio. En la Oficina de Comunicaciones cuenta con 5 empleados en total de los cuales 4 son transitorios y 4 por el Programa de Ley 52 La Oficina de Administracién es la que asigna el presupuesto su oficina tiene dos partidas para todo afio, una de $500 y otra de $800 un total de $1,100. Parte de la documentacién entregada en el Informe de Transicién por el CTS se encuentran los contratos de servicios profesionales. A preguntas del CTE, la directora interina, nos confirmé no tener ningiin apoyo de asesoria externa en las oficinas que dirige desde sus comienzos en el afio 2017. Dentro de los contratos de servicios profesionales con vigencia hasta el 31 de diciembre del 2020, se encuentra el contrato niimero 2019-000269A siendo una enmienda para afiadir la cantidad de $18,000, con vigencia desde 21 de febrero hasta el 31 de diciembre del 2020 de servicios de comunicaciones, entre los servicios ofrecidos se encuentran la coordinacién de “media tour’, buscar entrevistas a los medios de comunicacién, redactar y distribuir comunicados de prensa, colaborar en el contenido de las redes sociales, entreNzelavieee) otras. El primer contrato fue por la cantidad de $24,000, con vigencia desde 20 de febrero del 2019 hasta el 20 de febrero de! 2020. Véase ANEJO 29 En adicién, le asignaron del presupuesto solo $25,000.00 para la toma de posesién el Alcalde Electo y ya comenzaron con los preparativos para la actividad. El presupuesto para la toma de posesién del cuatrienio pasado le asigné $50,000.00. A preguntas del porqué la disminucién en el presupuesto, indicando que ese presupuesto lo asigna la Sra. Marisol Rosa, Administradora Municipal. Este CTE entiende que el ajuste puede deberse a que la administracién municipal se ha pasado del 50% del fondo operacional que tenian asignado para este afio fiscal eleccionario. EI CTE entendemos que es imperante sefialar, que la Directora Interina de ambas oficinas certificé mediante testimonio no tener ningiin apoyo de asesoria externa, sin embargo, hay un contrato de servicios profesionales enmendado, en donde, se ofrece servicios de comunicacién cénsonos a los ofrecidos por Ia oficina de comunicaciones. Otro hecho que nos sorprende grandemente es que la directora interna afirma no tener asesoria externa y, de eso ser asi, nos preguntamos a quién entonces el asesor externo ofrecia los servicios de comunicacién si ninguna tuvo interaccién con Ia directora interina. Maxime cuando Ia directora expresa que cs ella quien realiza las conferencia con los medios de prensa, los mensajes del alcalde, entre otras, funciones también realizada por el asesor externo. En adici6n, la directora interna, indicé que el presupuesto para su oficina era de $1,100 mientras el Muni cantidad de $42,000. io otorgé contratos por servicios profesionales por la Por lo que, el CTE recomendamos que se investigue los contratos de servicios de comunicacién otorgados al asesor externo brindando funciones realizadas por personal de la oficina de comunicacion.INFORME COMITE DE TRANSICION ENTRANTE MUNICIPIO DEIgaai AUDITORIA INTERNA La Oficina de Auditoria Intema se crea en virtud del Articulo 2.006 de la Ley Num. 107 del 14 de agosto del 2020, conocida como el Cédigo Municipal de Puerto Rico. Esta dispone especfficamente los deberes y responsabilidades del Director de Auditoria Interna en los municipios. Algunos de estos son: Articulo 2.006 — Unidad de Auditoria interna Los municipios tendran una unidad administrativa de Auditoria Interna. El Auditor Interno deberé poseer un grado de Bachillerato en Administracién de Empresas con especialidad en contabilidad de una institucién universitaria acreditada y por Jo menos tres (3) afios de experiencia, dos (2) de esos tres (3) afios en auditoria, preferiblemente en el sector gubernamental, que le cualifiquen para desempefiarse en el érea de contabilidad y en la de auditoria; que goce de buena reputacién en la comunidad y retina aquellos requisitos que se dispongan en el plan de clasificacién de puestos para el servicio de confianza que apruebe la Legistatura Municipal. EI Auditor interno sera nombrado por el Alcalde, y su nombramiento requeriré la confirmacién de la Legislatura Municipal. Este asesorard en materia de procedimientos fiscales y operacionales, del establecimiento y perfeccionamicnto de controles internos y del cumplimiento con leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos en general Ademas de cualesquiera otras dispuestas en este Cédigo 0 en cualquier otra ley, el Auditor Interno tendr las siguientes funciones y responsabilidades: (a) Realizar intervenciones y fiscalizar todas las operaciones municipales relacionadas con fondos puiblicos. (b) Fiscalizar la adquisicién, uso y disposicién de la propiedad municipal con el propésito de verificar y coroborar que se haga conforme a las leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos aplicables. Es necesario resumir estas responsabilidades del Auditor interno, tomando en consideracién nuestros hallazgos sobre el funcionamiento de! mismo y considerando las declaraciones vertidas por éste en las Vistas Puiblicas celebradas al efecto.DE TRANSIC El Sr. Carlos M. Lépez Vélez, se desempefia como Director de Auditoria Interna, ‘Comenzé como auditor en el afio 2014. Luego el 1 de abril del 2019 ocupé el puesto de Director Interino, Ocupa el puesto como Director en propiedad desde el 1 de diciembre de 2019 hasta el presente. Posee bachillerato en administracién comercial, preparacién universitaria para desempefiar el puesto de Director de Auditoria Interna. Segtin lo expresado por el Auditor Interno en la vista de transicién existe un plan de trabajo para el afio 2020-2021, en el cual se deben realizar al menos 3 auditorias. Véase ANEJO 30. Actualmente estaba trabajando con la auditoria en el area de recursos humanos del Centro Isabelino de Medicina Avanzada, EM., (CIMA). Esta auditoria cubre el periodo del 1 de julio de 2018 al 30 de junio del 2020. Tiene como objetivo examinar las liquidaciones de licencias a empleados al momento de la separacién. La segunda auditoria esta relacionada al inventario de equipo de CIMA y la tercera sobre fondos federales. A pregunta del porque se dilatan tanto las auditorias el Sr. Lopez aduce que la dilacion de las auditorias se debe a la falta de personal, ya que esta oficina solo cuenta con dos empleados, 6] como director y el Sr. Jaime Hernandez Rivera, con el puesto de investigador, que solo trabaja medio tiempo y esta designado exclusivamente a realizar las investigaciones sobre accidentes de vehiculos municipales. En su oficina existen dos puestos vacantes, uno de auditor y el otro de secretarla, El proceso de las auditorias seguin el Sr. Lopez es el siguiente: una vez termina una auditoria prepara un borrador y se lo pasa ala CPA Magda Hernandez y ella prepara el informe final. El plan de accién correctiva lo prepara la persona a cargo de Ia oficina auditada, Al momento de este informe, no contaban con investigaciones administrativas © querellas pendientes. Se estaba trabajando en la redaccién del informe sobre la investigacién administrativa 2020-03, relacionada con la Divisién de Rentas Internas Municipal de! Departamento de Finanzas y Presupuesto. Esta encomienda estaba delegada a la CPA Magda Hernandez. Enfatizo que en los tiltimos cuatro (4) afios no se ha realizado auditorias en el area de Finanzas, que no fuera una en el control de cheques en blanco. Tampoco en los tltimos cuatro (4) afios se han hecho intervenciones en el 4rea de Obras Publicas, ni ninguna otra dependencia. Verbalizé que no ha realizadoTose) ISABELA auditorias en el 4rea de contratos, ni en el contrato de recogido de desperdicios s6lidos. Véase ANEJO 31 Tomando en consideracién los documentos sometidos por éste y sus declaraciones en Vista Publica, el desempeiio de esta oficina ha sido deficiente, con resultados adversos a los mejores intereses del Municipio de Isabela debido a la falta de personal. Recomendamos atender el asunto de falta de personal y realizar de inmediato auditorias en las oficinas de Alcalde en tu comunidad, CIMA y Head Start.INFOR GERENCIA Y DESARROLLO DE PROYECTOS Esta oficina atiende los asuntos del Plan de Ordenamiento Territorial, ademas de planificar y coordinar los proyectos municipales. Asesoran a la Junta de Subasta, ademas de supervisar los contratos de supervisar y de inspeccionar los proyectos. En cuanto, al Plan de Ordenamiento Territorial se dejé establecido que los trabajos estan sin completar en espera de firmar un contrato con la Junta de Planificacién de Puerto Rico. Esto lleva cerca de dos afios esperando la firma por lo que se concluye que es por falta de gestion del Municipio por lo cual estos trabajos tan importantes no han concluido. Esta Oficina trabajé en la identificacién de los dafios ocurridos tras el paso del Huracan Maria. Teclamados, Se cuestioné las multiples enmiendas que tienen estos contratos, pero se Se hizo una solicitud de propuestas para los disefios de los proyectos indica que ellos no trabajaban las enmiendas que era la Administradora junto a Secretaria Municipal. La responsabilidad de los atrasos de los disefios recae sobre los contratistas. Se contrataron 9 disefios, se cancels el disefio del edificio donde esté CIMA. Hay asuntos pendientes sobre los permisos de construccién de proyectos comenzados a disefar en el aio 2018. Al momento, hay cinco (5) proyectos con los disefios terminados, sélo dos (2) han ido a subasta, pero no han comenzado. Estos dos proyectos se adjudicaron en octubre del afio 2020. Ninguno de los dos proyectos tiene permiso de construccién. No han sacado los contratos de construccién por falta de los permisos. De los otros tres (3) que tienen disefio, uno esta en espera de que FEMA determine el pago. Nadie en esta oficina, ha comparado los pagos del seguro y lo que se sometié a FEMA Los otros dos proyectos no se han completado por falta de accién de la administracién. Existen 3 proyectos, sin terminar los disefios. El proyecto de casa Alcaldia y el Anexo, se subasié y se adjudicé, pero no se ha comenzado. El proyecto del Tunel de Guajataca, no habia fondos para financiarlo con el cierre del Banco Gubernamental de Fomento. El disefio costo sobre 350,000, dinero mal gastado porque el proyecto no se va a realizar. Con el reajuste de los 8 millones que hiciera la Administracion, de los 19 millones del superdvit que habia, se destinaron varios millones para proyectos. Habia un proyectoINFORME COMITE DETR: denominado Food Truck Plaza, esta parcialmente terminado, pero no se ha completado porque los terrenos no son del Municipio. Las gestiones para la adquisicién estan atrasadas por falta de gestién de la Administracién. Otros proyectos incluidos esta la adquisicién de terrenos en la Marina, desconocen de esta gestion y otro del Disefio de Teatro que tampoco saben. Sobre el proyecto de la adquisicién de vehiculos de transportacién colectiva para el Terminal, esta pendiente de la subasta desde febrero del 2020. Sobre el proyecto del Sector Plana donde se adquirieron 15 cuerdas de terrenos, no se completé nada a pesar de la inversién. Sobre el Proyecto Represa Lago Guajataca, tampoco nos pudieron informar. No existe ningtin proyecto de construccién completado ni en el afio 2019 ni 2020. Esta oficina cuenta con un consultor ingeniero por contrato de servicios profesionales. Este Ingeniero es socio de la Firma Ingenieros del Oeste, esta compafiia tuvo y mantiene cerca de 8 contratos de disefio con el Municipio. Contratos que son supervisados por la Oficina de Gerencia y Desarrollo de Proyectos y en su cardcter personal también mantiene contrato de asesoria sobre los proyectos para dicha oficina, Nos llama la atencién que la Oficina de Auditoria Interna no haya planteado un asunto de conflicto de intereses en estos servicios. Por lo que, recomendamos se haga una evaluacién sobre estos contratos para asegurarse la existencia o no de conflictos con sus debidas consecuencias,