You are on page 1of 15

Digital Mailroom Solutions

Implementing a Digital Mailroom 
A white paper discussing the advantages of Digital Mailrooms 

Sponsored by   
Environment ............................................................................................... 2
The “Paperless Office” Myth ........................................................ 2
Reasons for Implementing a Digital Mail Room ..................... 3
Impact of new Technologies ................................................................. 4
Software Technologies ................................................................... 4
Evolution of Hardware.................................................................... 5
Operating a Digital Mailroom .............................................................. 6
General Organisation ...................................................................... 6
Benefits................................................................................................ 9
Business Cases................................................................................... 9
Foxray – Future‐proof Digital Mailroom Solutions..................... 11

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 1 
Digital Mailroom Solutions


The “Paperless Office” Myth 
changed  is  the  time  and  place  at  which  a  piece  of 
Are paper documents on the rise?  information is converted into a piece of paper.  
In  the  last  20  years,  working  from  a  screen  has  Preference for paper 
become  the  norm  in  offices;  however,  companies 
still  receive  and  produce  large  volumes  of  paper  One  of  the  most  fundamental  values  of  a  paper 
documents every day. The trend is the same around  document is to reassure its owner. For many people, 
the  world:  A  steep  increase  in  paper  received  by  having  a  paper  copy  of  a  document  is  more 
companies. In the UK, it is estimated that 73% of all  convenient  and  reduces  the  risk  of  losing  the 
documents  received  by  companies  are  paper  information. Printouts and copies of documents are 
documents  (62%  from  mail  and  11%  from  faxes).  still  perceived  as  the  easiest  way  of  to  circulate 
Electronic  documents  still  represent  less  than  a  information  within  the  company.  Electronic 
quarter  of  the  bulk  of  documents  (16%  as  e‐mails,  documents are often  not  seen as offering the same 
8%  as  web  forms).  On  average,  companies  today  level  of  reliability  and  security  as  paper  documents 
receive  3  million  items  per  year  and  the  cost  of  do.  
manual  processing  of  incoming  mail  is  estimated  at 
Many  companies  still  believe  that  they  are  legally 
£0.15 to £0.25 per item. 
bound  to  archive  some  documents  as  paper  for  a 
Furthermore, the use of electronic mail has not lead  certain  time,  such  as  accounting  documents  or 
to  a  reduction  in  the  volume  of  paper  circulating  contracts. 
inside  companies.  On  the  contrary,  the  trend  is  an 
However, the reality is that these rules only apply to 
increase  in  the  volume  of  documents  printed  by 
a  small  minority  of  documents.  Most  digitized 
companies.  Research  carried  out  by  IDC  Consulting 
documents  are  now  legally  admissible  in  a  court  of 
Group in 2006 estimated that US companies printed 
law. The new British Standard, BS 10008 “Evidential 
1,840  billion  pages  and  according  to  Lexmark,  the 
weight  and  legal  admissibility  of  electronic 
typical  company  will  print  more  than  1,000  pages 
information”  covers  this  in  detail.  The  culture  of 
per employee every month. Therefore, the boom in 
‘avoiding risk at all cost’ is what compels companies 
document  printing  is  directly  linked  to  the 
to  print  and  archive  thousands  of  documents  every 
development  of  electronic  information  exchange. 
The use of e‐mails has lead to a 40% increase in the 
volume  of  paper  documents!  In  2007,  32%  of  Even  if  companies  are  aware  of  the  significant 
companies  still  reported  a  rise  in  their  paper  mail  benefits offered by new technologies to dramatically 
volumes.  reduce  the  volume  of  paper  documents,  resistance 
to  change  can  still  limit  their  impact  in  the  short‐
As a result, paper still represents: 
¾ 79% of Administration Information 
Cost Analysis 
¾ 53% of Commercial Proposals 
¾ 80% of Technical Reports   A former study provides the following figures: 

¾ 70% of Incoming Invoices   The  costs  linked  to  the  proliferation  of  documents 

are  far  from  being  anecdotal.  Therefore,  most 
Obviously,  implementing  new  technologies  did  not  companies  can  benefit  by  tackling  those  costs 
lead  to  a  decrease  in  the  volume  of  paper  seriously. 
documents  circulating  within  the  company.  What 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 2 
Digital Mailroom Solutions

Activity  Estimated Cost 
Cost of classifying and archiving a document  £1 
Cost of searching for a document  £5 to £300 
Cost of a mis‐archived document  £150 
Proportion of mis‐archived documents  3% of the volume of documents 
Total cost of managing mis‐archived documents  3% to 8% of the company turnover 

Reasons for Implementing a Digital Mail Room  
designed  for  moving  physical  mail  more  efficiently 
More  than  70%  of  companies  believe  that  a  digital 
through the system.  
mailroom would play an important part in increasing 
the  efficiency  and  success  of  their  organisation.  For  However,  the  challenges  are  daunting,  considering 
20%  of  them,  the  implementation  of  a  digital  that  most  mailrooms  are  using  one‐piece‐at‐a‐time 
mailroom is regarded as critical.  visual  identification  and  manual  sorting  methods 
developed  over  a  century  ago.    At  best,  these 
Mail  volumes  continue  to  grow  exponentially, 
mailrooms  operate  at  an  efficiency  rate  of  200  to 
stimulated  by  business  growth  and  mobile  work 
500  pieces‐per‐hour  to  achieve  basic  mail  sorting. 
forces.  For  example,  medium‐sized  companies  now 
Identification,  sorting  and  physical  delivery  of 
process 100,000 pieces of mail a month and service 
inbound  mail  relies  in  most  cases  on  human 
over  200  departments.  In  addition,  the  corporate 
mailroom,  a  vital  link  in  the  corporate  information 
system,  is  struggling  to  keep  abreast  of  this  paper  By digitizing the incoming mail process, and indexing 
flow.  the  documents  on  the  fly,  companies  will  not  only 
gain  control  of  their  mail  processes  internally  (no 
Meanwhile,  today's  organisations  demand  instant, 
more efficiency losses, gaps in document control and 
accurate  information;  US  businesses  spend  over 
loss  of  valuable  mail  data),  but  will  have  the 
£300 billion annually turning the information on the 
opportunity  to  combine  electronic  mail  formats  (e‐
documents  they  receive  every  day  into  useful  data 
mail, fax) in the same document processing flow. By 
that they can use to run their business. 
implementing  a  digital  mailroom  designed  as  a 
The  need  for  corporate  compliance  and  central  platform  for  information,  the  organisation 
accountability  has  also  forced  large  corporations  to  will  bring  rationality  to  mail  processing  and 
invest  heavily  in  information  backup,  storage  significant  gains  in  productivity  and  customer 
systems, and compliance solutions.  service.
Some corporate mailrooms have benefited from the 
development  of  high‐speed  automation  equipment 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 3 
Digital Mailroom Solutions

Impact of new Technologies 

Software Technologies 
Document Capture  Document Classification 
“Document  Capture”  is  the  act  of  scanning  paper  Software using a graphical approach can analyse and 
documents so they can be archived and retrieved in  classify  mixed  batches  of  structured  or  semi‐
their  original  image  format.  It  is  the  most  structured  documents  in  order  to  build  a  library  of 
widespread  imaging  technology  used  by  companies  templates.  Using  this  auto‐generated  library  of 
today.  templates,  the  software  can  then  identify  and 
extract data from any scanned document in a single 
Software  improvements  now  make  it  possible  to 
capture paper documents while importing electronic 
files and to process them together through the same  This  image‐based  classification  approach,  combined 
production  platform.  Both  incoming  paper  and  with a full‐text analysis of certain documents (based 
electronic mail can now be archived together at the  on  a  keyword  search),  are  the  main  technologies 
same storage location.  used  today  to  process  semi‐  or  unstructured 
Another  major  change  is  the  ability  to  scan 
documents  from  remote  locations  and  to  retrieve  These  innovative  automatic  classification 
them  through  a  web  interface.  This  is  known  as  technologies  reduce  the  need  for  pre‐sorting 
distributed capture and provides many cost benefits  documents before the scanning process. As a result, 
to  companies  with  multiple  branch  offices  or  companies receiving high volumes of paper mail can 
remotely located staff.  make significant cost reductions every year.  

Data Capture   Workflow 
Originally,  forms  processing  technologies  were  only  Workflow  applications  enable  electronic  documents 
able  to  extract  and  validate  data  from  structured  and  information  to  circulate  inside  the  company. 
documents such as administrative forms.  They might have to manage very complex processes 
related to multiple locations due to the globalisation 
The  improvements  in  OCR  technology  now  make  it 
of companies. The increasing importance of security 
possible to automatically extract all data from semi‐
is another vital challenge.  
structured documents (e.g. Invoices) – the technical 
acronym  for  this  is  Intelligent  Document  Capture  One  of  the  key  developments  in  Workflow 
(IDC).   technologies  is  around  making  company  processes 
and workflow processes more consistent in order to 
For  fully  unstructured  documents  (e.g.  legal 
avoid  organisational  changes  when  implementing 
contracts,  customer  correspondence,  and  white 
these tools. Although company organisations tend to 
mail),  it  is  not  yet  possible  to  locate  and  extract  all 
become  increasingly  complex,  these  software 
information.  However,  technologies  have  improved 
solutions  are  becoming  simpler  in  terms  of 
enough  to  identify  the  document  type  and 
implementation and interfaces.  
automatically  extract  key  information  that  can  be 
used  to  index  the  document  and/or  route  the  Archiving  
document to the right department or recipient. 
Due  to  the  high  volume  of  documents  that  need  to 
  be archived by organisations today, it is critical that 
the  documents  can  be  stored  rapidly,  securely 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 4 
Digital Mailroom Solutions

managed  and  quickly  retrieved  through  a  common  Evolution of Hardware 

user interface. 
Documents  can  usually  be  archived  on  a  variety  of  The  range  of  hardware  available  to  turn  paper 
electronic  storage  media  and  easily  retrieved  documents  into  digital  images  has  increased 
through a Web interface (thin client).  considerably  in  the  last  10  years.  Although  desktop 
scanners and multi‐function devices (MFDs) are now 
There  are  many  archiving  solutions  on  the  market 
very  affordable  and  well  suited  to  small  office  or 
today,  some  as  a  component  of  an  ECM  or 
departmental  scanning  requirements,  the  need  for 
Document  Management  solution  and  some  as  a 
high  speed,  high  volume  document  scanners  is  still 
stand‐alone  system  specifically  designed  for  the 
evident.  The  speed,  reliability  and  increased 
purpose of high volume, high speed archiving. 
functionality  of  these  high‐end  scanners  can  save 
Document and Content Management  considerable time and money in the long term.  
Today,  it  is  possible  to  scan  documents  of  different 
A  document  can  be  an  image,  a  file  stored  and  dimensions  and  formats  in  the  same  flow,  scan 
compressed  in  a  tiff,  gif  or  jpg  electronic  exchange  colour  documents,  sort  them  physically  and  read 
format,  or  an  MS  Office  file  or  a  PDF  file  (Acrobat  data from them using OCR and barcode technologies 
exchange format).    during  the  scanning  process.  Processing  speed  has 
Content  generally  includes  all  the  above  combined  also significantly increased. 
with  any  data/information  as  well  as  other  This  evolution,  together  with  the  existence  of 
electronic files such as e‐mails and web pages.  machines  able  to  completely  automate  mail 
Content  Management  solutions  need  back‐end  processing  –  opening  envelopes,  removing  staples, 
repositories  or  databases  (e.g.  Oracle  or  MS  SQL  scanning,  sorting  –  play  a  significant  role  in  the 
Server) to store the files and retrieval data.  development of large volume paper processing such 
as mail processing. 
During  the  last  decade,  these  software  solutions 
have  benefited  from  the  universal  XML  standard  The  next  step  for  companies  is  to  rationalise  their 
used to index, store and access files to and from any  mail processing to be as consistent as possible with 
repository.  their organisational structure, e.g. choosing between 
the implementation of a centralised digital mailroom 
Relative to the others systems, content management 
and  the  implementation  of  decentralised  mail 
systems  manage  more  complex  administrative, 
scanning facilities or a combination of the two. 
access and workflow rules in relation to the quantity 
of files and file formats it needs to support.  According  to  a  survey  conducted  by  AIIM  in  2007, 
just  under  a  quarter  of  companies  surveyed  are 
  operating  a  centralised  scanning  facility  whereas 
almost half of companies are operating a distributed 
(both  centralised  and  decentralised)  scanning 
  facility.  The  distributed  scanning  solution  has  the 
advantage  of  faster  processing  speed  and  a 
reduction  in  mail  transportation  costs,  but  has 
  higher hardware and infrastructure costs.   

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 5 
Digital Mailroom Solutions

Operating a Digital Mailroom 

General Organisation 
companies  have  implemented  a  centralised  mail 
The  combined  evolution  of  document  capture 
technologies  and  higher  data  transfer  speeds  has 
made the implementation of efficient, cost effective  In addition, some organisations will see the benefits 
digital  mailrooms  possible.  It  now  makes  sense  for  of  centralised  mail  processing  more  readily  than 
today’s companies to digitise the bulk of paper mail  others do. Insurance companies, Pension Funds and 
as soon as it enters the company.  Government  Agencies  have  been  using  document 
capture  technologies  for  quite  some  time  and  have 
Nevertheless,  depending  on  the  country  or  on  the 
often been the first to implement such solutions. 
activity,  companies  may  or  may  not  have  a 
centralised  mailroom  for  their  incoming  mail.  Incoming mail is usually processed in the following 
According  to  a  survey  by  a  leading  high  volume  way:
scanner  manufacturer,  only  17%  of  European 

Mail Reception Outgoing Mail

Extracting from envelope

Dispatching – Department ID

Qualifying – Recipient ID

Data Processing by recipients

Mail Processing
Missing Information

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 6 
Digital Mailroom Solutions

3. Guaranteeing data traceability 
Following a thorough analysis of the company’s mail 
processing  requirements,  the  provider  of  the  digital  ¾ Sent  by  who?  i.e.  which  department  is 
mailroom  solution  will  have  to  concentrate  on  the  responsible? 
following critical points:  
¾ To  whom?     i.e.  who  is  the  person 
1.  Managing  multiple  sources  of  incoming  responsible for processing? 
¾ Why?   i.e. what is the type of request? 
¾ External : mail, fax, email, web forms 
¾ Status?     i.e.  what  process  should  be 
¾ Internal : mail, fax, email, archives  applied? Has the process been applied? 
2. Defining processing criteria:   It  is  important  to  establish  the  processing  and 
circulation  criteria  based  on  the  type  of  document 
¾ Recipient / employee location 
and  the  information  contained  within  it. 
¾ Dates  of  payment,  time  limit  to  process  a 
document according to its type and/or date 
of receipt 
Criteria  Mail  Electronic Document Management 
Action  To be opened  Not to be scanned 
To be prepared  To be scanned 
Geography  To distribute  To archive 
To destroy 
Recipients  Customer services  To be scanned 
Accounting department  To be scanned 
General management  Not to be scanned 
Process  Urgency status  Urgent 
Non urgent 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 7 
Digital Mailroom Solutions

The complete process, which can be adapted for each case, can be summarised as follows:  

Mail reception

Physical documents flow Extracting from
Electronic documents flow

Separating mail to be scanned from other mail

To scan Not to scan

Preparing (batches)

Scanning (batches)

Automatic Identification Identifying


Automatic Qualification Sorting by recipient

Automatic Dispatch Distributing

Automatic Indexing

Automatic Processing Processing by recipients

R1 R2 R3
Automatic transfer to EDM
The  identification  stage  consists  of  deciding  which  As  shown  on  the  diagram,  physical  and  electronic 
category  the  document  belongs  to,  e.g.  invoice,  process  flows  do  not  necessarily  exclude  one  another. 
cheque,  administrative  form.  This  first  stage  is  Certain steps such as identifying, processing or archiving 
completed  by  a  qualifying  stage  that  will  dispatch  of  documents,  apply  to  both  paper  and  images.  Other 
the document according to its recipient and through  steps  such  as  automatic  qualification,  dispatch  and 
a predefined process related to the document itself  indexing of documents relate only to electronic files for 
(its type, content or urgency).   companies operating digital mailrooms. 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 8 
Digital Mailroom Solutions

Reducing the decision cycle  Ensuring data tracking 
One major benefit of turning all incoming paper mail  Ensuring  incoming  mail  tracking  has  become  a 
into images as soon as it is received, is the extent to  necessity  for  the  majority  of  companies,  with 
which  it  shortens  the  decision  cycle.  Although  it  compliance  regulation  being  a  major  factor.  The 
might  be  difficult  to  quantify  exactly  what  the  cost  earlier a document is transformed into an image file, 
savings are, it seems an obvious advantage.  the more reliably it can be tracked throughout its life 
cycle.  Furthermore,  a  scanned  document  becomes 
Digital  mailrooms  allow  users  to  receive  immediate 
accessible  by  all  authorised  users  (as  a  PDF,  TIFF  or 
notification of a document’s arrival at the company. 
JPEG file). The file created includes more than simply 
Employees  can  access  images  in  record  time, 
images; it references one or more documents in the 
regardless  of  where  the  documents  were  physically 
archive database and records all the actions carried 
acquired.  Files  can  then  be  processed  very  rapidly 
out by the people responsible for the file. 
according to their level of urgency.  
The  security  of  the  process  guarantees  the 
Just  as  digital  mailrooms  facilitate  the  exchange  of 
authenticity  and  integrity  of  the  document,  which 
company  information,  they  also  facilitate  the 
aligns  with  the  record  management  policy  of  the 
coordination  of  several  people  around  the  same 
document.  The  decision  making  process  becomes 
quicker and more accurate.  Improving customer service  
Rationalising the circulation of information  The  electronic  management  of  incoming  mail 
improves  the  handling  of  documents  within  service 
The  various  technologies  at  the  heart  of  digital 
oriented  companies  and  agencies.  It  enhances  the 
mailrooms  help  companies  rationalise  their 
quality  of  the  service  offered  to  customers  by 
processes,  e.g.  it  allows  companies  to  reduce  costs 
allowing  staff  to  instantly  access  customer  files  and 
associated with resending documents between sites. 
answer questions immediately.  
Reducing paper costs  The improvement of customer service is considered 
to be of fundamental importance by the majority of 
Mailroom costs not only include staff costs involved 
companies.  According  to  Strategy  Partners,  more 
in  the  distribution  of  letters,  but  also  the  costs 
than 80% of organisations, interviewed for a survey 
associated  with  the  resending,  loss  or  deterioration 
on digitising documents, said it was a major concern 
of  documents.  A  digital  mailroom  implementation 
for their company 
has a direct effect on all those costs and becomes a 
key element of competitiveness for the company.  
Business cases 
Another source of paper costs is the one associated 
with the physical storage of documents.   If  companies  do  not  need  to  be  convinced  of  the 
Encouraging  employees  “to  do  without  paper”  will  strategic value of a digital mailroom, they need to be 
quickly lead to the reduction in the cost of excessive  reassured  on  one  specific  point;  43%  of  companies 
printing  and  copying  of  documents.  The  aim  is  say they lack relevant information to  allow them  to 
obviously  not  to  ban  paper  from  the  work  make  the  case  for  return  on  investment  (ROI). 
environment  but  rather  to  set  up  a  new  coherent  Combined  with  54%  citing  lack  of  budget,  it  is  no 
and secure organisation that makes the use of paper  surprise  that  the  number  one  factor  impeding 
superfluous.  information  management  is  finance.  However,  60% 
of  companies  that  responded  to  an  AIIM  survey  on 
  distributed  scanning  and  capture,  said  that  the  ROI 
on  these  investments  compared  favourably  with 
  other information technology investments. 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 9 
Digital Mailroom Solutions

Business  cases  for  this  technology  have  been  Further  improvements  have  also  been  made  to  the 
available  for  some  time  in  Europe.  Most  of  the  document  archiving  process.  The  connection  to  a 
public  sector  and  some  corporate  organisations  read‐only  archive  reduces  access  times  and 
(Retail  banks,  Pension  and  Insurance  companies,  eliminates costs associated with storing paper‐based 
etc.)  have  already  stepped  into  this  new  era  of  documents.  The  authentication  and  integrity  of  the 
Information  Management.    Two  relevant  examples  digitised documents is ensured by a digital signature 
are described below:  solution which is integrated into xbound. The foxray 
xbound digital mailroom solution is currently used at 
four  scanning  centres  around  Germany  and  the 
Techniker Krankenkasse 
rollout  to  all  seven  locations  will  be  completed 
The  Techniker  Krankenkasse  (TK),  the  largest  public  during 2009. 
health  insurance  company  in  Germany,   
implemented  the  xbound  digital  mailroom  platform  Iron Mountain 
from  foxray  to  handle  around  25  million  incoming 
mail items each year.  Iron  Mountain  Germany,  a  subsidiary  of  Iron 
Mountain  Incorporated,  the  specialists  for  storing 
The  TK  receives  over  200,000  pages  of  mail  every  and  archiving  business‐critical  documents,  have 
day  from  its  7.2  million  insured  members,  including  implemented  the  xbound  integration  platform  from 
changes  of  address,  direct  debit  slips,  registrations  foxray for processing its customers documents. Iron 
and  de‐registrations  as  well  as  important  Mountain  has  migrated  its  existing  “airline”  and 
correspondence  with  healthcare  providers  such  as  “mailroom”  document  processes  to  foxray  xbound 
hospitals  and  doctors.  The  xbound  solution  and  adapted  the  integration  platform  to  its 
significantly  increases  the  degree  of  automation  in  increased  requirements  for  functionality  and 
handling  and  processing  of  these  very  varied  performance. 
documents.  According  to  the  TK,  the  xbound 
solution's  functionality  not  only  improves  customer  In  its  “airline”  activities,  Iron  Mountain  expects  to 
service  but  also  significantly  reduce  costs.  The  handle  ten  million  tickets  each  year.  The  document 
deciding  factor  behind  the  choice  was  xbound’s  process  will  use  modules  from  the  foxray  platform, 
multi‐channel  input  capability;  as  well  as  with scanning hardware solutions such as ImageTrac. 
conventional  paper  mail,  xbound  also  processes  The “mailroom” division will also handle ten million 
faxes  and  e‐mails  from  Lotus  Notes,  allowing  them  documents each year; two million pages of these are 
to  be  integrated  into  the  mailroom  process  at  an  mixed  documents  which  will  be  classified  and  have 
early stage.  data extracted by the system. 

The  xbound  platform  provides  the  TK  with  a  fully   

integrated  digital  mailroom  solution  allowing  all   
incoming  mail,  paper  and  electronic,  as  well  as 
backend  systems  to  be  integrated  via  a  standard   
interface.  Products  from  external  partners  are   
already  integrated  and  customer  specific 
components  can  be  integrated  into  the  xbound   
platform as required.  Information Sources 
The three‐level structure of foxray xbound, based on  AIIM Europe 
the  principle  of  service‐oriented  architecture  (SOA), 
provides  an  ideal  environment  for  document  By Line Research 
processing.  In  addition,  comprehensive  analysis  Konica and Allgeier Computer 
functions  allow  the  entire  production  process  to  be 
monitored  enabling  efficient  production  Strategy Partners 
management, reporting and performance analysis.  SWT

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 10 
Digital Mailroom Solutions

Foxray – Future‐proof Digital Mailroom Solutions 
The Challenge  The Solution – xbound platform 
Enterprises  that  need  to  manage  and  optimise  their  The  xbound  product  line  was  developed  to  manage 
incoming  mail  processes,  whether  paper  or  these  challenges  effectively.  xbound  consists  of  a 
electronic, face considerable challenges. The technical  neutral  integration  platform  for  document‐based 
implementation  of  an  enterprise‐wide  mailroom  processes and a variety of functional components for 
solution  presents  a  number  of  challenges  for  IT  importing,  processing  and  exporting  any  document 
departments and system integrators, such as:  type,  whether  paper‐based  or  electronic.  For 
  example, any number of import components, known 
multi‐channel processing of incoming documents  as  collectors,  can  be  incorporated  within  the  system 
from different input sources, e.g. scanned  enabling multi‐channel document processing. 
documents, fax, e‐mails and XML 
  Using “best of breed” technologies 
the need to combine leading capture technologies, 
These components can either be provided by foxray, 
e.g. imaging, classification and recognition 
as  part  of  the  standard  xbound  functionality,  or 
components to create the optimum solution 
provided  by  other  market‐leading  technology 
quick setup of different processes on the  providers.  For  example,  specialist  OCR/ICR 
production platform, e.g. new account  technologies  can  be  incorporated  to  handle  semi‐
applications and post from existing customers  structured  documents.  In  addition,  the  xbound 
integration of existing systems, e.g. ERP, EDM,  integration platform allows IT departments or system 
workflow and company databases  integrators  to  independently  incorporate  their  own 
scaling and distributing the system across multiple  components  via  a  standard  interface  (SDK).  Custom 
locations or sites to best utilise the availability of  components  for  specific  solutions  are  efficiently 
both IT and human resources  isolated  and  stored  in  the  xbound  repository. 
Consequently, these project specific components can 
  be re‐used in all processes. 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 11 
Digital Mailroom Solutions

  Fast set up of projects and processes    Secure storage of data and documents 
During  document  processing  the  xbound  platform 
The  xbound  Platform  allows  any  type  or  number  of 
manages  and  stores  documents  and  associated  data 
document‐oriented  processes  to  be  defined, 
captured  during  processing.  To  avoid  conflicts  that 
processed  and  monitored.  The  platform  allows 
may  arise  during  parallel  processing  stored 
processes  for  new  projects  to  be  defined  quickly 
documents are kept secure by check‐in and check‐out 
without any programming and with minimal effort. 
procedures.  At  the  end  of  the  process  both 
Using  the  functionality  available  in  the  xbound 
documents  and  data  can  be  exported  to  multiple 
Process  Designer,  a  new  process  can  be  defined 
backend  systems,  such  as  EDM,  ERP  and  company 
quickly  and  easily  using  the  drag‐and‐drop  interface. 
databases, by using standard integration components 
Only the individual steps have to be configured once 
called adapters. 
the  process  is  defined,  which  is  done  by  double‐
All  major  EDM  systems  are  supported  and  custom 
clicking  a  process  step.  Programming  is  no  longer 
integrations can be configured using the xbound XSLT 
custom adapter. Integration with company databases 
Processes  can  contain  defined  rules  between  each 
and  ERP  systems  are  also  easily  achieved  due  to  the 
process  step  allowing  conditional  routing  of 
standard databases (MS SQL‐Server, Oracle, IBM DB2) 
documents  within  the  process  depending  on  a  pre‐
used by xbound for storing documents and data. 
defined  condition  such  as  document  type  of  field 
value. Parallel processes can also be defined. 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 12 
Digital Mailroom Solutions

multiple  locations  as  needed.  The  system  allows 

  Distributable and scalable architecture  
decentralised  processing  either  by  installing  xbound 
The  xbound  Platform  is  built  on  the  latest  Microsoft  on  several  platforms  (one  per  location)  or  by  using 
technologies  including  .Net,  service  Oriented  remotely linked clients and services. These can either 
architecture (SOA) and web services, so the ability to  be  run  within  the  local  area  network  or  on  a  wide 
distribute  and  scale  the  solution  comes  as  standard.  area  network.  Remote  access,  e.g.  via  internet,  is 
The  components  required  for  processing  documents  possible  by  using  web  services  technology.
can  be  distributed  among  multiple  servers  and 

  xbound Service Oriented Architecture (SOA) 

  7 reasons users recommend xbound 
Multi‐client capability ‐ One xbound system can  designed for high volume mailroom environments 
manage all departments and document processes.  Highest automation rates – Uses a "best of breed" 
Low set‐up and integration effort is needed for  technology approach combining xbound with 
adding additional processes.   market leading producers of imaging and capture 
Protection of investment – xbound uses future‐ technologies 
proof technology and allows re‐use of existing  Multi‐channel input capability – Allows processing 
components and systems   of paper‐based and electronic documents from 
High extendibility ‐ One platform for all processes  many different sources 
across multiple locations expanding from    Complete process transparency ‐ provides central 
department to enterprise  monitoring of all production activities and 
Continuous and high‐performance production ‐  reporting based on Microsoft standard tool
Utilising up‐to‐date SO architecture and a system 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 13 
Digital Mailroom Solutions

  What foxray’s customers say 
monitoring  functions  are  very  important  for  our  ISO 
“After extensive comparisons with other products, we 
9001:2000‐certified scanning operation. The staff can 
chose  xbound  as  our  future  production  platform, 
be  certain  that  all  data  from  the  paper  files  is 
particularly  because  of  its  enormous  range  of 
completely and accurately transferred before the files 
functions  combined  with  the  “best‐of‐breed” 
are  destroyed  in  accordance  with  the  laws  on  data 
approach  allowing  us  to  map  even  the  most 
security”,  says  Rolf  Schäfer,  Business  Process 
complicated processes with the accuracy required for 
Manager at RAG Deutsche Steinkohle  
excellent  results.  Another  strength  of  xbound  is  the 
ability  to  upgrade  the  processing  performance  to   
meet the future requirements of our customers”, says 
“After extensive comparisons and tests, we opted for 
Susanne  Richter‐Wills,  Head  of  Operations  (IME) 
xbound  as  our  future  production  platform,  especially 
Scanning & Indexing at Iron Mountain 
because  its  flexibility  and  short  installation  times 
  coupled with the “best‐of‐breed” approach will enable 
us to make a lasting improvement in our productivity 
“We already saved a lot of money when we set up our 
and quality assurance. Another strength of xbound is 
first process on xbound, and it won’t be any different 
its seamless integration in the BPO models of Tropper 
for  the  other  projects  we  have  planned.  But  the 
Data  Service  AG  for  multiple‐location  mailroom 
benefits of the foxray platform go beyond cost savings 
processing”,  says  Andreas  Tropper,  CEO  of  Tropper 
and  increased  efficiency.  xbound  enables  us  to  track 
Data Service AG 
each document  and record every  process step.  These 

Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 14 
Digital Mailroom Solutions


About foxray  About Datafinity 
This  white  paper  is  sponsored  by  foxray  AG,  a  Datafinity  Ltd  is  a  document  management 
leading  provider  of  digital  mailroom  solutions.  consultancy  specialising  in  document  capture  and 
Foxray, originating from the Lufthansa shared service  archiving  solutions.  Based  in  Surrey,  Datafinity 
centre,  is  an  innovative  software  provider  and  provides  a  range  of  marketing  and  business 
system  integrator  of  document  processing  and  development services to the ECM software industry. 
mailroom  solutions  with  a  wealth  of  experience  in  This white paper was written on behalf of foxray AG 
implementing large scale, complex, digital mailrooms.  to  help  promote  the  use  of  digital  mailroom 
The  foxray  xbound  solution  enables  large  companies  technology  within  public  and  private  sector 
to automate their mission critical business processes.  organisations. 
Functions  such  as  scanning,  classification,  data  Web: 
extraction  and  workflow  as  well  as  integration  with 
ERP systems and document management systems are 
central to the solutions provided.   

The  company’s  expertise  is  in  the  insurance,   

industrial and business process outsourcing services   
sectors.  foxray’s  customers  include  Aspecta  Life 
Insurance, Continental Tyres, RatioData IT Solutions & 
Services,  Iron  Mountain,  Bundes  Druckerei   
(Government Printing Office), Techniker Krankenkasse,   
Advanced Pitstop 






Datafinity Ltd – Implementing a Digital Mailroom – July 2009    Page 15