AkLA :: FEBRUARY 18, 2011 

INTEGRATING LIBRARIES, ARCHIVES,  & MUSEUMS
Laura Millar – Archival Consultant Brian Meissner – ECI/Hyer Architecture & Interiors Kacey Jurgens – THA Architects

What is Integration?
Integration? Collaboration? Convergence? Buzz words or legitimate new directions? Driven by philosophy or pragmatism? What is achievable? What is desirable?

The Five Stages of Convergence
Contact: starting a dialogue, learning and  sharing information Cooperation: informal and ad hoc activities,  occasional pursuit of shared initiatives Coordination: formal pursuit of projects or  initiatives, with a mutually agreed goal Collaboration: shared creation leading to  transformational change Convergence: distinctions are no longer  evident; a new blended entity has emerged.

Integration  can happen  at various  levels all  through  stages

What Is Driving Integration?
The reality of one‐stop shopping in an “Amazoogle” world. The growth of remote‐access, Internet‐based methods of research,  discovery, and use. The need to use resources, staff, and time more efficiently. The pressure for seamless and integrated, and more cost‐effective,  public service. The potential for stronger and more diverse, yet better coordinated,  holdings and services. The need to tap into the potential of virtual cultural communities and  the information commons. The vision of “memory” institutions as cohesive sources of culture,  identity, and information.

Outcomes of Integration
Unified physical reading rooms and reference spaces Integrated access resources and coordinated descriptive and resource  discovery tools Shared work spaces leading to improved professional collaboration Coordinated acquisition/collecting programs  Integrated, cost‐effective, and more robust administration and  management structures

Challenges to Integration
Importance of respecting professional roles and specialities. Importance of managing materials according to their own specific  needs. Risk of focusing on the lowest common denominator. Imbalance in relationships between allied agencies:
Libraries and archives often have more in common with each other than each  might have with museums. Museums and archives often have other areas in common that do not overlap  with libraries. Some institutions are higher‐profile and more prominent, overwhelming the  less powerful partner.

Technologies and methodologies developed in one sector do not  always work well in another; new and integrated models are needed.

The Hospital as Analogy
The overall vision is: treat and heal the patient. The required actions are: 
Triage in emergency or admissions. Identification of needs and service providers. Movement of the patient through the system. Documentation and tracking to ensure no information (or lives) are lost.

Specialists participate to their level of expertise, within a coordinated  overarching framework of service. Success comes with a cohesive team supporting a unified goal but  respecting everyone’s speciality.

Examples of Integration Projects
University of Edinburgh: development of a unified collection  development policy across cultural institutions. Victoria and Albert Museum: digitization of all items on exhibit on the  ground floor of the museum. Smithsonian Institution: comprehensive digitization program for  photographic collections.  Yale University: sustainable administrative structure to support  already successful individual collaborative ventures funded with grant  money.  Princeton University: central mechanism for preserving metadata and  digital assets, while allowing units to use their own systems for  collection management and access. 

Integration & Physical Facilities
Integration does not require that we restructure our physical  space, but changes in our physical environment can come out  of – and can support – the work of integration, collaboration,  and convergence.

The Rooms, Newfoundland & Labrador
Provincial Archives, Art Gallery and Museum
Opened in 2005, The Rooms is a combined provincial  archives, art gallery, and museum, defined as a “place to  gather” and supports integrated access to art, artifacts,  archaeology, architecture and archival records. The building  design mirrors the "fishing rooms" where families came  together to process their catch –the colours and shapes  reflect the traditional style of fishing huts in St. John’s and  the surrounding Newfoundland out ports.

Library & Archives, Canada
Merging of National Library  & National Archives
The building, opened in 1997 and designed  primarily for archival storage, provides an outer  shell – with a Canadian prairie oil patch theme – creating an environmental buffer zone for the  interior concrete structure. Within the shell are  preservation laboratories, offices, and forty‐ eight vaults (350 m2 each) for the storage and  handling of archival records, with options for  four different environ‐mental control settings.  With the merger in 2004, the building now  serves both library and archival needs.

Royal BC Museum & BC Archives 
Merger of museum and archives  in 2003 Development of “Mammoth”  collections management software  Creation of integrated search tools  and websites 2011 initiative to revitalize buildings, facilities, and operations To become BC’s leading cultural centre dedicated to preserving the  province’s identity, collective memory, history and heritage. To become a landmark physical site, province‐wide resource and virtual  environment. To further our reputation as one of the preeminent cultural museums and  archives in the world.

Ingredients for Success
A clear vision A strong mandate Attractive incentives Support from a champion or change agent Underlying organizational structure and clarity Stable, sustainable, and committed resources Staff support, motivation, and enthusiasm Trust, trust, trust

Where to Start? 
Is the project important for stakeholders and users, not just custodians  and curators? Is it timely – is there a perceived need or desire? Is the project best done here and now, or is it better done in some  other institution or at some other time? Is the project manageable, not overwhelming?

Is Integration the Future?
It is one possible future for libraries, archives and museums. It is exciting, innovative, and challenging. Investigating the possibilities of integration can only help each  professional discipline improve its own operations and methodologies. Working with others helps us understand ourselves better.

SEWARD LIBRARY MUSEUM – A CASE STUDY

A Story About Outreach

FIRST FLOOR PLAN 

SECOND FLOOR PLAN 

LIBRARY ARCHIVES MUSEUM PLANNING

Site Plan

Ground Floor Plan

Second Floor Plan

QUESTIONS?

www.alaskalamp.blogspot.com

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful