You are on page 1of 29

AkLA :: FEBRUARY 18, 2011 

INTEGRATING LIBRARIES, ARCHIVES, 
& MUSEUMS
Laura Millar – Archival Consultant
Brian Meissner – ECI/Hyer Architecture & Interiors
Kacey Jurgens – THA Architects
What is Integration?
ƒ Integration? Collaboration? Convergence?
ƒ Buzz words or legitimate new directions?
ƒ Driven by philosophy or pragmatism?
ƒ What is achievable? What is desirable?
The Five Stages of Convergence

ƒ Contact: starting a dialogue, learning and 
sharing information
ƒ Cooperation: informal and ad hoc activities, 
occasional pursuit of shared initiatives Integration 
can happen 
ƒ Coordination: formal pursuit of projects or  at various 
initiatives, with a mutually agreed goal levels all 
ƒ Collaboration: shared creation leading to  through 
transformational change stages
ƒ Convergence: distinctions are no longer 
evident; a new blended entity has emerged.
What Is Driving Integration?
ƒ The reality of one‐stop shopping in an “Amazoogle” world.
ƒ The growth of remote‐access, Internet‐based methods of research, 
discovery, and use.
ƒ The need to use resources, staff, and time more efficiently.
ƒ The pressure for seamless and integrated, and more cost‐effective, 
public service.
ƒ The potential for stronger and more diverse, yet better coordinated, 
holdings and services.
ƒ The need to tap into the potential of virtual cultural communities and 
the information commons.
ƒ The vision of “memory” institutions as cohesive sources of culture, 
identity, and information.
Outcomes of Integration
ƒ Unified physical reading rooms and reference spaces
ƒ Integrated access resources and coordinated descriptive and resource 
discovery tools
ƒ Shared work spaces leading to improved professional collaboration
ƒ Coordinated acquisition/collecting programs 
ƒ Integrated, cost‐effective, and more robust administration and 
management structures
Challenges to Integration
ƒ Importance of respecting professional roles and specialities.
ƒ Importance of managing materials according to their own specific 
needs.
ƒ Risk of focusing on the lowest common denominator.
ƒ Imbalance in relationships between allied agencies:
ƒ Libraries and archives often have more in common with each other than each 
might have with museums.
ƒ Museums and archives often have other areas in common that do not overlap 
with libraries.
ƒ Some institutions are higher‐profile and more prominent, overwhelming the 
less powerful partner.
ƒ Technologies and methodologies developed in one sector do not 
always work well in another; new and integrated models are needed.
The Hospital as Analogy
ƒ The overall vision is: treat and heal the patient.
ƒ The required actions are: 
ƒ Triage in emergency or admissions.
ƒ Identification of needs and service providers.
ƒ Movement of the patient through the system.
ƒ Documentation and tracking to ensure no information (or lives) are lost.
ƒ Specialists participate to their level of expertise, within a coordinated 
overarching framework of service.
ƒ Success comes with a cohesive team supporting a unified goal but 
respecting everyone’s speciality.
Examples of Integration Projects
ƒ University of Edinburgh: development of a unified collection 
development policy across cultural institutions.
ƒ Victoria and Albert Museum: digitization of all items on exhibit on the 
ground floor of the museum.
ƒ Smithsonian Institution: comprehensive digitization program for 
photographic collections. 
ƒ Yale University: sustainable administrative structure to support 
already successful individual collaborative ventures funded with grant 
money. 
ƒ Princeton University: central mechanism for preserving metadata and 
digital assets, while allowing units to use their own systems for 
collection management and access. 
Integration & Physical Facilities

Integration does not require that we restructure our physical 
space, but changes in our physical environment can come out 
of – and can support – the work of integration, collaboration, 
and convergence.
The Rooms, Newfoundland & Labrador

Provincial Archives, Art Gallery and Museum

Opened in 2005, The Rooms is a combined provincial 
archives, art gallery, and museum, defined as a “place to 
gather” and supports integrated access to art, artifacts, 
archaeology, architecture and archival records. The building 
design mirrors the "fishing rooms" where families came 
together to process their catch –the colours and shapes 
reflect the traditional style of fishing huts in St. John’s and 
the surrounding Newfoundland out ports.
Library & Archives, Canada

Merging of National Library 
& National Archives

The building, opened in 1997 and designed 
primarily for archival storage, provides an outer 
shell – with a Canadian prairie oil patch theme –
creating an environmental buffer zone for the 
interior concrete structure. Within the shell are 
preservation laboratories, offices, and forty‐
eight vaults (350 m2 each) for the storage and 
handling of archival records, with options for 
four different environ‐mental control settings. 
With the merger in 2004, the building now 
serves both library and archival needs.
Royal BC Museum & BC Archives 
ƒ Merger of museum and archives 
in 2003
ƒ Development of “Mammoth” 
collections management software 
ƒ Creation of integrated search tools 
and websites

2011 initiative to revitalize buildings, facilities, and operations
ƒ To become BC’s leading cultural centre dedicated to preserving the 
province’s identity, collective memory, history and heritage.
ƒ To become a landmark physical site, province‐wide resource and virtual 
environment.
ƒ To further our reputation as one of the preeminent cultural museums and 
archives in the world.
Ingredients for Success
ƒ A clear vision
ƒ A strong mandate
ƒ Attractive incentives
ƒ Support from a champion or change agent
ƒ Underlying organizational structure and clarity
ƒ Stable, sustainable, and committed resources
ƒ Staff support, motivation, and enthusiasm
ƒ Trust, trust, trust
Where to Start? 
ƒ Is the project important for stakeholders and users, not just custodians 
and curators?
ƒ Is it timely – is there a perceived need or desire?
ƒ Is the project best done here and now, or is it better done in some 
other institution or at some other time?
ƒ Is the project manageable, not overwhelming?
Is Integration the Future?
ƒ It is one possible future for libraries, archives and museums.
ƒ It is exciting, innovative, and challenging.
ƒ Investigating the possibilities of integration can only help each 
professional discipline improve its own operations and methodologies.
ƒ Working with others helps us understand ourselves better.
SEWARD LIBRARY MUSEUM – A CASE STUDY
A Story About Outreach
FIRST FLOOR PLAN  SECOND FLOOR PLAN 
LIBRARY ARCHIVES MUSEUM PLANNING
Site Plan
Ground Floor Plan
Second Floor Plan
QUESTIONS?

www.alaskalamp.blogspot.com

Related Interests