You are on page 1of 91

Ulrich Kampffmeyer

ECM
Enterprise Content Management

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
ECM
Enterprise Content Management
Ulrich Kampffmeyer
Autor
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Englische Fassung: Ralph Kirschner, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Französische Fassung: Dr. Stefan Gradmann, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Redaktion: Silvia Kunze-Kirschner, Fabian Hammerschmidt

Bibliographische Information der Deutschen Bibliothek


Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliographie;
detaillierte bibliographische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN 10: 3–936534–09–8


ISBN 13: 978–3–936534–09–8
White Paper zum Vortrag von Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der DMS EXPO 2006 in Köln „Enterprise Content Management“ 19.09.2006

Verlag / Herausgeber
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Str. 17
20251 Hamburg
Tel. + 49(0)40 46 07 62 20
www.PROJECT-CONSULT.com
info@PROJECT-CONSULT.com

Printed in Germany
Druck: DFS Druck Brecher GmbH, Köln

© PROJECT CONSULT 2006


Alle Rechte vorbehalten. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des
Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage sans autorisation de l’éditeur ou du Centre fraçais d’exploitation du droit de
copie, 20, rue des Graands-Augustins, 75006 Paris.
All rights reserved. No part of this work covered by the copyright hereon may be reproduced or used in any form or by any means – graphic, electronic or mechanical, including photocopying,
recording, taping, or information storage and retrieval systems – without the written permission from the publisher.
Trademark Acknowledgements
All trademarks which are mentioned in this book that are known to be trademarks or service marks may or may not have been appropriately capitalised. The publisher cannot attest to the accuracy of
this information. Use of a term of this book should not be regarded as affecting the validity of any trademark or service mark.
Warning and disclaimer
Every effort has been made to make this book as complete and as accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The author and the publisher shall have neither liability nor responsibility to
any person or entity with respect to any loss or damages arising from the information contained in this book.
Contents

Definition 1

Architecture & Scope 7

The « 5 Components » of ECM 13


A model

The « 5 C » of ECM 17
Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost

A House for 23
Enterprise Content Management

ECM Components 27

ECM Suites 73

A View into the Future 77

Literature & Sources 82


Foreword Vorwort Préface

The administration, use, and storage of Die Verwaltung, Erschließung und Bewahrung La gestion, le désenclavement et la conservation
electronic information independent of von elektronischer Information, unabhängig des informations numériques indépendamment
originator, location, format and time is one of von Erzeuger, Ort, Format und Zeit, ist eine du producteur, du lieu, du format et du temps
the central challenges of our generation. The besondere Herausforderung für unsere est un défi majeur pour notre génération. Les
past decades have seen rapid advances in Generation. In den letzten Jahrzehnten wurden dernières décennies ont vu le développement des
technologies for generating, processing and Technologien entwickelt, die Information technologies pour la production, le traitement et
distributing information. Information erzeugen, verarbeiten und verteilen. Das la distribution des informations – la gestion y
management, by contrast, has been largely Management der Information blieb dabei ein est restée l’enfant mal aimé.
ignored by comparison. Stiefkind.

ECM Enterprise Content Management Durch ECM Enteprise Content Management La gestion due contenu dans l’entreprise
advances the methods and technologies for werden die Methoden und Technologien (ECM) propage les méthodes et les technologies
handling information efficiently, using it as vorangetrieben, Information effizient zu pour le maniement efficace des informations
enterprise knowledge and providing it to handhaben, als Wissen in den Unternehmen zu ainsi que leur utilisation comme savoir dans
processes as needed. nutzen und in Prozessen bereitzustellen. ECM l’entreprise et les rendre disponibles pour les
hat den gleichen Stellenwert wie andere processus. ECM a acquis la même valeur que
ECM has gained the same importance as the
Akronyme in der Geschäfts-, Informations- d’autres acronymes des secteurs commerciaux,
other acronyms in common use in business, IT
und Telekommunikationswelt gewonnen. d’information et de télécommunication.
and telecommunications.

This publication defines the objectives, scope Die vorliegende Publikation definiert Ziele, La présente publication définit les objectifs, le
and components of ECM Enterprise Content Umfang und Komponenten von ECM périmètre et les composantes de la gestion du
Management, providing a guide for the wide- Enterprise Content Management und soll so als contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un
ranging world of information management. Leitfaden zur Orientierung in der vielfältigen fil conducteur pour l’orientation dans le monde
Welt des Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations.

Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer Dr. Ulrich Kampffmeyer


Definition

1 ECM
The definition of ECM Die Definition von ECM La définition d'ECM
Enterprise Content Management itself is just one Enterprise Content Management selbst ist nur La notion même de la « gestion du contenu de
of the many terms used in the context of Content einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des l'entreprise » n’est qu’un des concepts multiples
Management. Enterprise Content Management, Content Managements. Enterprise Content dans l'environnement de la gestion du contenu.
at least in theory, includes Web Content Management hat den Anspruch, auch Web La notion prétend l’inclusion de la gestion de
Management. Content Management mit einzuschließen. contenu web (WCM).
The general term Content Management itself has Der allgemeine Oberbegriff Content Manage- Le terme générique ‘gestion du contenu’ est
a great many facets, and also includes Web ment ist äußerst facettenreich und schließt extrêmement riche en facettes et englobe de son
Content Management, Content Syndication, seinerseits Web Content Management, Content côté la gestion du contenu Web, la syndication
Digital or Media Asset Management, and Syndication, Digital oder Media Asset du contenu, la gestion des ressources numériques
naturally Enterprise Content Management as Management und natürlich Enterprise Content ou multi-média et – bien sûr - la gestion du
well. This “vicious circle“of terminology merely Management ein. Dieser „circulus vitiosus“ der contenu de l'entreprise. Ce cercle vitieux des
points up the lack of clarity in manufacturers’ Begriffe zeigt denn auch Mangel an Klarheit bei concepts indique surtout un manque de clarté
marketing language. den Marketingaussagen der Hersteller. dans les discours de marketing des producteurs.
The important thing is whether the term ECM or Entscheidend ist, ob sich mit dem Begriff ECM Il est crucial pour la survie de la notion même d’y
Enterprise Content Management means more Enterprise Content Management eine neue pouvoir associer une qualité nouvelle, un
functionality and benefit for the user. This Qualität, ein Mehr an Funktionalität und Nutzen excédent de fonctionnalité et d'avantages pour
applies to subsets of ECM as well as to its overall für die Anwender verbinden lässt. Dies ist les usagers. C'est le cas non seulement dans des
claim of managing enterprise content. With all sowohl bei einigen Teilbereichen als auch beim secteurs particuliers mais aussi dans une vision
the comprehensive claims and all the countless ganzheitlichen Anspruch von ECM Enterprise intégrante de la gestion du contenu de
components of Enterprise Content Management, Content Management der Fall. Jedoch muss man l'entreprise (ECM). Face aux prétentions
at the end of the day ECM is a vision, a strategy, auch angesichts des allumfassenden Anspruch universelles et les composantes innombrables de
or even a new industry, but it is not a closed und der zahllosen Komponenten von Enterprise la notion force est de constater qu’ECM sera tout
system solution or a distinct product. Content Management konstatieren, dass ECM au plus une vision, synonyme d’une stratégie ou
Therefore, along with DRT (Document Related allenfalls als Vision, Strategie oder Bezeichnung désignation d'un secteur commercial – mais
Technologies) or DLM (Document Lifecycle einer Branche dienen kann – eine geschlossene certainement pas un système opérationnel ou un
Management), ECM can be considered as just Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist produit spécifique.
one possible catch-all term for a wide range of ECM nicht. On ne peut donc positionner ECM (tout comme
technologies and vendors. Man kann daher ECM gleichbedeutend mit DRT DRT/Document Related Technologies ou comme
Document Related Technologies oder DLM DLM/Document Lifecycle Management) que
Document Lifecycle Management nur als eine comme une désignation générique et sommaire
mögliche zusammenfassende Gruppen- pour des technologies et entreprises assez
bezeichnung für die verschiedenste Technologien diverses.
und Unternehmen positionieren.

Enterprise Content Management 2


Integration of structured and unstructured information

CAPTURE

MANAGE

Business Data Unstructured STORE


Processes
Content
DELIVER

PRESERVE

AIIM International, 2003


AIIM International, 2003

3 ECM
ECM – Enterprise Content Management ECM – Enterprise Content Management ECM - gestion du contenu de l'entreprise

At first glance, Enterprise Content Management Enterprise Content Management ist auf den A première vue, la gestion du contenu de
is just a transformation of existing technologies ersten Blick nur eine Transformation l'entreprise n’est qu’une re-aggregation des
or even just marketing claims along the lines of bestehender Technologien oder gar nur von technologies existantes ou bien simplement des
“The archive server becomes a document server Marketingaussagen - frei nach der Devise ,,aus déclarations de marketing associés et qui fait
becomes a content server becomes a portal server dem Archiv-Server wird ein Document-Server penser aux multiples métamorphoses des ser-
becomes an XYZ server becomes …” wird ein Content-Server wird ein Portal-Server veurs dans le passé, en partant du serveur
The acronym ECM has been reinterpreted and wird ein „xyz“-Server wird ein ...". d’archive passant par le serveur de documents et
redefined many times during the last two years, Das Akronym ECM wurde in den letzten Jahren le serveur de contenu pour aboutir au serveur de
replacing words like “Create” or “Customize” mehrfach neu interpretiert und mit anderen portail ou encore à un server "xyz".
that were originally part of it. Since 2003, the Inhalten versehen (es wurden etwa ursprünglich L'acronyme ECM a été reinterprété à différentes
AIIM has defined ECM as follows: verwendete Begriffe wie „Create“ oder reprises au cours des années dernières avec des
“The technologies used to capture, manage, „Customize“ in der Definition ersetzt). 2003 glissements sémantiques diverses (en remplaçant
store, deliver, and preserve information to wurde ECM von der AIIM noch wie folgt par exemple des concepts de la définition
support business processes.” interpretiert: „The technologies used to capture, d’origine tels que "Create" ou "Customize"). En
manage, store, deliver, and preserve information 2003 encore, ECM a été défini par l'AIIM comme
There was another change in 2005 which to support business processes”. suit: "The technologies used to capture, gère,
unfortunately cut out the process component in store, deliver, and preserve information to
the definition: “Enterprise Content Management Im Jahr 2005 erfolgte eine weitere Änderung, der
leider die Prozesskomponente in der Definition support business processes".
is the technologies, tools, and methods used to
capture, manage, store, preserve, and deliver zum Opfer fiel: “Enterprise Content Manage- L'an 2005 a vu un autre changement avec –
content across an enterprise.“ All the same BPM ment is the technologies, tools, and methods hélas ! - la suppression de la notion de ‘pro-
was accentuated by AIIM as essential component used to capture, manage, store, preserve, and cessus’ de la définition: « Enterprise Content
in white papers and posters. deliver content across an enterprise.“ Immerhin Management is the technologies, tools, and
wurde BPM von der AIIM als wesentliche methods used to capture, manage, store, pre-
Komponente in White Papern und Postern serve, and deliver content across an enterprise. »
herausgestellt. Ins Deutsche übertragen würde Toutefois, l'AIIM a réaffirmée la BPM comme
die Definition also somit lauten: „ECM sind une composante essentielle par la suite. La
Technologien und Methoden zur Erfassung, traduction d’une définition enrichie serait donc :
Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Spei- « La gestion du contenu de l'entreprise est la
cherung und Archivierung von Informationen somme des technologies, des instruments et des
zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im méthodes utilisés pour saisir, gérer / traiter,
Unternehmen.“ stocker, préserver et fournir des informations de
soutien pour les processus commerciaux dans
une entreprise. »

Enterprise Content Management 4


This does not seem to be the last change of Dies muss aber nicht die letzte Änderung der Cependant, d’autres changements de la
definition. The AIIM Show & Conference 2005 in Definiti-on von ECM gewesen sein. Die AIIM définition d'ECM vont sans doute suivre. Ainsi,
Philadelphia was themed „Capture -:- Manage -:- Show & Confer-ence 2005 in Philadelphia stand la présentation de l'AIIM à la Conference 2005
Share -:- Store -:- Comply“. unter den Logo-Mottos „Capture -:- Manage -:- était placé sous la devise « Saisir - Gérer -
Share -:- Store -:- Comply“. Partager - Sauvegarder – Se Conformer".
Traditional Archive, Document Management,
and Workflow functionalities from the Document Aus dem Umfeld von Document Related La fonctionnalité des solutions traditionnelles
Related Technologies field have been converted Technologies werden die Funktionalität traditio- d'archives, de la gestion des documents et du
into or used to generate new product suites that neller Archiv-, Dokumenten-Management- und workflow issues de l'environnement des
combine web-based components with the Workflow-Lösungen auf die Anforderungen des Document Related Technologies est remodelée
conventional products. In this context, Content Content Management umgebaut oder neue pour les besoins de la gestion du contenu ou
Management generally becomes Enterprise Produktsuiten generiert, die Web-basierte Kom- encore de nouvelles suites de produits sont
Content Management. ponenten mit den herkömmlichen Produkten générés qui jumèlent des composantes Web avec
verbinden. Aus Content Management wird in les produits traditionnels. Le plus souvent, cela
This nomenclature is intended to demonstrate
diesem Zusammenhang dann meistens ECM entraine la transformation magique de la simple
that it is not just about a company’s web-oriented
Enterprise Content Management. gestion du contenu en ECM/gestion du contenu
face to the outside world, but about all of the
de l'entreprise.
structured and unstructured information in the Damit soll deutlich gemacht werden, dass es
company. Most solutions therefore still focus on nicht nur um die weborientierte Außenwir- Par là on tente d’indiquer le caractère plus que
intranets, or as they are often called, B2E kung, sondern um die Erschließung aller superficiel de la transformation qui ne se limite
(“business to employee”) systems. strukturierten und unstrukturierten Informa- pas à la présentation extérieure sur le Web mais
tionen im Unternehmen geht. Der Fokus der qui tente de rendre accessibles tout information
But from this approach come new components
meisten Lösungen ist daher häufig noch auf dans une entreprise, soient-elles structurée ou
that make useful additions to Content Manage-
Intranets oder anders abgekürzt, auf B2E, non-structurée. Le foyer de la plupart des
ment - automatic classification, profiling, web
„business to employee“, ausgerichtet. solutions est donc le plus souvent l’Intranet ou –
transations archiving, and more.
par un raccourci différent – le B2E, « business to
Aber auch aus diesem Ansatz kommen neue
employée ».
Komponenten, die das Content Management
sinnvoll erweitern - automatische Klassifikation, Mais ces approches aussi génèrent des nouvelles
Profiling, Web-Transaktions-Archivierung und composantes qui élargissent le champ de la
andere. gestion du contenu de faç6n fort utile – classi-
fication automatisée, le Profiling, l'archivage de
transaction web et autres.

5 ECM
Thus, the term Enterprise Content Management Mit dem Begriff Enterprise Content Management On regroupe donc sous la rubrique ECM des
refers to solutions that use Internet technologies, werden daher Lösungen zusammengefasst, die solutions qui font recours aux technologies
but concentrate on in-house information zwar auch Internet-Technologien benutzen, aber internet mais qui visent la mise à disposition et le
provision. The solutions tend to be enterprise schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Informa- traitement des informations au sein de
portals for B2B as extranet and B2E as intranet. tionsbereitstellung zielen. Lösungsspektrum sind l’entreprise au premier abord. Les solutions
This category includes most of the former hier vorrangig Enterprise Portale für B2B als cibles, par conséquent, sont des portails B2B en
Document Management, Groupware, and Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der extranet et de B2E en intranet. La majorité des
Workflow vendors who have not yet fully bisherigen Dokumenten-Management-, Group- fournisseurs traditionnels des solutions de
converted their architecture, but simply put a ware- und Workflow-Anbieter, die ihre Archi- gestion de documents, de messagerie de groupe
web server in front of their applications. tekturen noch nicht vollständig umgestellt haben et du workflow qui n'ont pas encore retravaillé
Enterprise Content Management follows a und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwen- leurs architectures de façon complète et qui
multilayered component approach that provides dungen stellen, finden sich auch in dieser mettent en place simplement un serveur web
the necessary infrastructure for any application. Kategorie wieder. ECM Enterprise Content devant leurs applications se retrouvent dans cette
Management verfolgt dabei einen Komponenten- catégorie. ECM / gestion du contenu de l'entre-
ansatz, der in mehreren Schichten die not- prise y est l’équivalent d’une approche basée sur
wendige Infrastruktur für beliebige Anwen- des composantes organisés en couches bien
dungen bereitstellt. distinctes et qui offre ainsi une infrastructure
pour des applications diverses.

Enterprise Content Management 6


Architecture & Scope

7 ECM
Characteristics of Merkmale des Caractéristiques de la gestion
Enterprise Content Management Enterprise Content Management du contenu de l'entreprise

A comparison of the definitions of the different Betrachtet man die Definitionen der unter- A vue des différents définitions des domaines
application fields of ECM and WCM makes it schiedlichen Anwendungsbereiche von ECM d'application de l'ECM et du WCM il est évident,
clear that the existing system category und WCM wird deutlich, dass die heute noch que les différences établies aujourd'hui entre ces
distinctions cannot last long, whether for vorhandenen Unterschiede in den System- catégories de systèmes ne pourront plus être
products and technical platforms or for usage kategorien nicht mehr lange aufrechterhalten maintenus longtemps. Ceci vaut pour les
models. Solutions that are used as pure in-house werden können. Dies gilt für die Produkte und produits et les plateformes techniques aussi que
solutions today will be made accessible to die technischen Plattformen ebenso wie für die pour les modèles d'utilisation. Une solution
partners or customers tomorrow. The content Nutzungsmodelle. Was heute noch als reine utilisée aujourd'hui encore purement en interne
and structure of today’s outward-directed web Inhouse-Lösung genutzt wird, soll morgen peut être rendue accessible le lendemain aux
portal will be the platform for tomorrows bereits dem Partner oder Kunden zugänglich partenaires ou aux clients. Le contenu et les
internal information system. gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen structures d'un site web actuel orienté sur la
eines heutigen, auf Außenwirkung ausgerich- représentation extérieure pourront demain servir
teten Web-Portals soll morgen bereits die de plate-forme pour la mise à disposition des
Plattform für die interne Informationsbereit- informations en interne.
stellung sein.

The claimed benefit of an Enterprise Content Der Anspruch eines Enterprise Content L'ambition d'un système de gestion de contenu
Management System is reduced to three key Management Systems reduziert sich dann auf d'entreprise se limite alors à trois idées
ideas that distinguish such solutions from Web drei wesentliche Ideen, die solche Lösungen vom essentielles qui distinguent de telles solutions de
Content Management: Web Content Management unterscheiden: la gestion de contenu web générique:
• Middleware • Middleware • Logiciel standard intégrant
• Services • Dienste • Services indépendants
• Federated repository • Übergreifend nutzbarer Speicherort • Depôt unique

Enterprise Content Management 8


ECM as vertical information system infrastructure
AIIM International

E-Business

ERP AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise


Applications

EAI Integration

Workflow Collaboration
Enterprise
Content
Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Management
Mining Management Imaging

File
Domino Exchange RDMS Infrastructure
System

Source: AIIM 2001 Industry Study

9 ECM
• Enterprise Content Management as integrative • Enterprise Content Management als integra- • Gestion du contenu de l'entreprise comme
middleware tive Middleware logiciel standard intégrant
ECM is used to overcome the restrictions of ECM soll die Restriktionen bisheriger ver- ECM doit contribuer à surmonter les restric-
former vertical applications and island tikaler Anwendungen und „Insel“-Archi- tions des applications traditionnelles ‘verti-
architectures. The user is basically unaware of tekturen überwinden. Der Anwender sieht im cales’ et des architectures isolées. En principe,
using an ECM solution. ECM offers the Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung l'usager n’a aucune conscience de travailler
requisite infrastructure for the new world of arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, avec une solution ECM. Pour le nouveau
web-based IT, which is establishing itself as a die sich quasi als dritte Plattform neben monde des technologies web qui se mettent en
kind of third platform alongside conventional herkömmlichen Host- und Client-/Server- place comme troisième plate-forme à côté de
host and client/server systems. Therefore, EAI Systemen etabliert, bietet ECM die notwen- systèmes traditionnels en central ou en archi-
– Enterprise Application Integration – will dige Infrastruktur. Für die Einführung und tecture client-serveur ECM offre l'infra-
play an important role in the implementation Nutzung von ECM spielt daher EAI Enter- structure indispensable. Pour l'introduction et
and use of ECM. ECM is an essential com- prise Application Integration eine besondere l'utilisation d'ECM la EAI (Intégration des
ponent of SOA service-oriented applications. Rolle. ECM ist somit wesentlicher Bestandteil Applications d’Entreprise) joue donc un role
von SOA Service-orientierten Architekturen. particulier. Par conséquent, ECM est une
composante importante des architectures de
service du type SOA.

• Enterprise Content Management components • Enterprise Content Management Komponen- • Composantes de la Gestion du contenu de
as independent services ten als unabhängige Dienste l'entreprise comme services indépendants
ECM is used to manage Information without ECM soll Informationen unabhängig von der L’ECM doit gérer des informations indépen-
regard to the source or the required use. The Quelle und unabhängig von der benötigten damment de la source et indépendamment de
functionality is provided as a service that can Nutzung verwalten. Die Funktionalität wird l'utilisation en vue. La fonctionnalité a est
be used from all kinds of applications. The hier als Dienst bereitgestellt, der von den offerte comme un service qui peut être utilisé
advantage of a service concept is that for any verschiedensten Anwendungen genutzt wer- par des applications diverses. L'avantage
given functionality only one general service is den kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes d'une conception de service est la disponibilité
available, thus avoiding redundant, expensive ist, dass für jede Funktionalität jeweils nur ein d’un service générique pour chaque fonc-
and difficult to maintain parallel functions. allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und tionnalité et que la redondance technique
redundante, aufwendig zu pflegende und couteuse en temps et en argent peut être
teuere Parallelität gleicher Funktionalität ver- évitée.
mieden wird.

Enterprise Content Management 10


• Enterprise Content Management as a uniform • Enterprise Content Management als einheit- • Gestion du contenu de l'entreprise comme
repository for all types of information liches Repository für alle Typen von Infor- depôt unique pour tous types d’information
ECM is used as a content warehouse (both mationen L’ECM dans sa fonction de ‘ContentWare-
data warehouse and document warehouse) ECM soll als ContentWarehouse (über- house’ (et qui comprend à la fois le Data-
that combines company information in a repo- greifend für DataWarehouse und Docu- Warehouse et le DocumentWarehouse) doit
sitory with a uniform structure. Expensive mentWarehouse) Informationen des Unter- réunir des informations de l'entreprise dans
redundancies and associated problems with nehmens in einem einheitlich strukturierten un environnement de stockage structuré de
information consistency are eliminated. All Repository zusammenführen. Aufwendige façon homogène. La redondance coûteuse et
applications deliver their content to a single Redundanz und damit verbundene Probleme les problèmes liés de la consistance d'infor-
repository, which in turn provides needed der Konsistenz von Informationen werden mations sont ainsi résolus. Toutes les appli-
information to all applications. überwunden. Alle Anwendungen liefern cations versent leur contenu dans un dépôt
ihren Content in einem einheitlichen Reposi- homogène qui à son tour met à la disposition
tory ab, das wiederum allen Anwendungen de toutes les applications les informations
die benötigten Informationen bereitstellt. requises.

Enterprise Content Management is working pro- Enterprise Content Management funktioniert La gestion du contenu de l'entreprise fonctionne
perly when it is effectively invisible to users. ECM dann richtig, wenn der Anwender praktisch parfaitement si son existence même n’est presque
technologies are intrastructures that support davon nichts merkt. ECM-Technologien sind pas remarquée par les usagers. Les technologies
specialized applications as subordinate services. Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste ECM font partie de l'infrastructure de soutien
Fachanwendungen unterstützen. pour les applications spécialisées.

ECM thus is a collection of infrastructure compo- ECM ordnet sich so als eine Sammlung von ECM s’intègre donc comme une accumulation de
nents that fit into a multi-layer model and include Infrastrukturkomponenten in ein Mehrschichten- composantes infrastructurelles dans une
all Document Related Technologies (DRT) for modell ein und umfasst alle DRT Document architecture à plusieurs couches et englobe toute
handling, delivering, and managing poorly Related Technologies zur Handhabung, Er- les technologies documentaires (DRT) pour la
structured data. As such, Enterprise Content schließung und Verwaltung schwach strukturier- manipulation, le désenclavement et la gestion
Management is one of the necessary basic com- ter Daten. ECM Enterprise Content Management des données peu structurées. La gestion du
ponents of the overarching E-Business application stellt damit eine der notwendigen Basiskompo- contenu de l'entreprise constitue ainsi une des
area. ECM also sets out to manage all the infor- nenten des übergreifenden Anwendungsfeldes E- composantes de base indispensables dans le do-
mation of a WCM and cover archiving needs as a Business dar. ECM erhebt auch den Anspruch, maine applicatif plus général du e-business. ECM
universal repository. alle Informationen eines WCM mit zu verwalten prétend également de comprendre l’administra-
und als universelles Repository die Anforde- tion des informations WCM et – en tant que
rungen der Archivierung mit abzudecken. depôt universel – de repondre également aux
exigences de l’archivage.

11 ECM
Enterprise Content Management 12
The « 5 Components » of ECM

A model

13 ECM
The five major ECM components and techno- Die wichtigsten ECM-Komponenten und -Tech- Les composantes et technologies ECM plus impor-
logies can be categorized as: nologien lassen sich in fünf Hauptkategorien tants peuvent être groupés dans cinq différentes
• Capture, einordnen, von der catégories, tels que
• Manage, • Erfassung (Capture), • Enregistrement (Capture),
• Store, • Verwaltung (Manage), • Gestion (Manage),
• Deliver, and long-term • Speicherung (Store), • Stockage (Store),
• Preserve. • Ausgabe (Deliver) bis zur langfristigen • Distribution (Deliver)
• Sicherung (Preserve). • Préservation à long terme (Preserve).

The traditional application areas Die bisherigen Anwendungsfelder Les domaines d'utilisation connus tels que
• DM or Document Management, • DM Document Management (DMS, Doku- • DM / gestion des documents,
• Collaboration (of supporting systems, group- mentenmanagement), • Collaboration (systèmes de soutien pour le tra-
ware), • Collaboration (die Zusammenarbeit unter- vail en groupe),
• WCM or Web Content Management (including stützende Soft-ware, Groupware), • WCM / gestion de contenu web (y compris les
portals), • WCM Web Content Management (ein- portails),
• RM or Records Management (archive and filing schließlich Portale), • RM / gestion de documentation (logiciels
management systems) and • RM Records Management (Archiv- und Ab- pour administration des systèmes d'archivage)
• Workflow / BPM or Business Process Manage- lageverwaltungssysteme) und et
ment • Workflow / BPM Business Process Manage- • Workflow et BPM / Business Process manage-
ment (Vorgangsbearbeitung) ment (traitement des processus)
form the “manage” components that connect bilden die eigentlichen „Manage“-Komponenten, s’y intègrent en tant que composantes de gestion
Capture, Store, Deliver and Preserve and can be die Capture, Store, Deliver und Preserve qui intègrent les opérations de base tels que
used in combination or as alternatives. While verbinden und kombiniert oder alternativ ‘Capture’, ‘Store’, ‘Deliver’ et ‘Preserve’ et qui
Document Management, Web Content eingesetzt werden können. Während Document peuvent être utilisées en combinaison ou encore
Management, Collaboration, Workflow and Management, Web Content Management, alternativement. La gestion de la documentation,
Business Process Management are more for the Collaboration, Workflow und Business Process la gestion de contenu web, les services de
dynamic part of the life cycle of information, Management eher für den dynamischen Teil des Collaboration, le Workflow et la gestion des
Records Management takes care of information Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist processus commerciaux y visent plutôt la partie
which will no longer be changed. die Aufgabe des Records Management die dynamique du cycle de vie de l'information, alors
Verwaltung nicht mehr zu verändernder que la tâche de l’archivage électronique est la
Information. gestion des informations statiques et qui ne
peuvent plus être modifiées.

Enterprise Content Management 14


The 5-component-model of ECM

MANAGE
Collab
DM

CAPTURE STORE WCM DELIVER

WF/
BPM
RM

PRESERVE

15 ECM
While BPM and workflow are being considered Während BPM und Workflow als Rückgrat von Alors que le BPM et le Workflow sont considérés
as the backbone of ECM, managing components ECM betrachtet werden, wurden im Jahr 2005 comme la colonne vertébrale d'ECM, on y a ajouté
as e-mail management and digital asset Manage-Komponenten wie E-Mail-Management en l’an 2005 des composantes de gestion comme
management were added in 2005 as combination und Digital-Asset-Management sowie Schnitt- pour la messagerie électronique et le Digital-
components, as well as interfaces, content inte- stellen, Content Integration und Enterprise- Asset-Management aussi bien que des interfaces,
gration and enterprise application integration. Application-Integration als Verbindungskompo- de l'intégration de contenu et l'intégration des
nenten ergänzt. applications d'entreprise comme des composantes
de liaison.

The utilization of the information is paramount Über allem schwebt die Nutzung der Infor- L’idée générale y est l'utilisation de l'information,
throughout, whether through independent mation, sei durch eigenständige Clienten der soit par des clients autonomes des composantes de
clients of the ECM system components, or by ECM-System-Komponenten oder in Gestalt eines Système d'ECM, soit par l’’Enabling’ des
enabling existing applications that access the „Enabling“ vorhandener Anwendungen, die auf applications existantes qui font recours à la
functionality of ECM services and the stored die Funktionalität der ECM-Dienste und die ge- fonctionnalité des services ECM et les infor-
information. The integration of existing techno- speicherten Informationen zugreifen. Besonders mations qui y sont stockées. En particulier lors de
logies makes it clear that ECM is not a new pro- durch die Integration bestehender Technologien cette intégration de technologies existantes il est
duct category, but an integrative force. wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue évident qu'ECM n’est pas une nouvelle catégorie
Produktkategorie auftritt, sondern sich als de produits, mais plutôt se positionne comme
integrierende Kraft positioniert. force intégrante.

Enterprise Content Management 16


The « 5 C » of ECM

Content, Collaboration, Compliance,


Continuity, Cost

17 ECM
The “five C’s” of Die „fünf C“ des Les « cinq C" de la
Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise
Five important terms which start with “C” cha- Fünf wichtige Begriffe, die im angloameri- Cinq concepts clés commencent par "C" en
racterize the ECM application environment kanischen mit „C“ beginnen, charakterisieren anglais caractérisent aujourd'hui le contexte
today. heute das Anwendungsumfeld von ECM. applicatif de l'ECM.

Content Content Contenu


The term “content” stands for any electronic Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektro- La notion de "contenu" représente des contenus
contents, including records, data, and metadata, nische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und numériques quelconques. Elle couvre les
as well as documents and websites. It no longer „Metadata“ ebenso wie Dokumente und données d’archives, les informations sur le web
means just weakly structured or unstructured Webseiten. Content steht heute nicht mehr nur et les métadonnées de la même façon que des
information, but now includes structured data für schwach- oder unstrukturierte Informationen documents ou des sites web. Le terme no couvre
that is administered in an ECM solution or sondern schließt auch strukturierte Daten, die in plus seulement des informations sans structure
describes objects in ECM. There are distinct types ECM-Lösungen mitverwaltet werden bzw. die ou peu structurées mais englobe aussi des
of content based on their use and life cycle: Objekte in einem ECM beschreiben, mit ein. données structurées et qui sont gérées dans des
dynamic content that can still be changed during Content wird entsprechend seiner Nutzung und solutions ECM ou bien qui décrivent des objets
use, seinem Lebenszyklus unterschieden: dans un système ECM. Le contenu est différencié
and static, unchangeable content (also called dynamischer, noch veränderbarer Content en raison de son utilisation et son cycle de vie :
fixed content) held in the archive. während der Bearbeitung; contenu plutôt dynamique, encore modifiable au
If content must be retained for legal reasons or is statischer, unveränderbarer Content, auch Fixed- cours de sa création;
otherwise worth keeping, it turns into records. Content genannt, im Archiv. contenu statique, invariable, dénommé aussi
ECM’s job is to capture content, administer it Ist Content aufbewahrungspflichtig oder auf- contenu figé, dans les archives.
securely, and make it available in processes. bewahrungswürdig werden aus ihm Records. Si le contenu est assujetti à des règles de
Content has value only when it is usable as ECM hat die Aufgabe, Content zu erfassen, conservation ou digne de conservation il atteint
knowledge in processes. sicher zu verwalten, zu erschließen und in Pro- le statut des registres. La tâche de l’ECM est de
zessen bereitzustellen. Nur wenn Content als saisir, de gérer et de rendre accessible le contenu
Wissen und in Prozessen nutzbar gemacht wird à travers des processus transparents. Seul le
hat Content einen inhärenten Wert. contenu rendu utilisable en tant que savoir dans
des processus connus possède une valeur in-
hérente.

Enterprise Content Management 18


Collaboration Collaboration Collaboration
ECM supports collaboration processes, by pro- ECM unterstützt die Prozesse der Zusam- ECM soutient les processus de collaboration en
viding information as needed, regardless of time menarbeit, in dem es die benötigten Informa- exerçant un contrôle effectif sur les informations
or location. tionen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort requises et par leur mise à disposition indépen-
bereitstellt. damment du temps et du lieu de leur utilisation.

Various approaches support group work and Zur Unterstützung der Gruppenarbeit und Kom- Pour soutenir le travail en groupe et la com-
communication: munikation kommen dabei verschiedene Ansätze munication différents approches entrent en jeu:
zum tragen:
• Direct communication with chats, forums, • Soutien de la communication directe par les
instant messaging, whiteboards, video confe- • Unterstützung der direkten Kommunikation Chats, forums, messagerie instantanée, White
rencing and other technologies mit Chats, Foren, Instant Messaging, White Boards, conférence vidéo et autres techno-
Boards, Video Conferencing und anderen logies.
• Support of the processing cycle with infor-
Technologien.
mation, and by providing information in • Soutien du cycle d'élaboration des infor-
processes • Unterstützung des Bearbeitungszyklus von mations et leur mise à disposition dans des
Informationen und deren Bereitstellung in processus définis.
• Project work support by various means
Prozessen.
• Soutien du travail de projet avec des outils
• Knowledge management support via the tar-
• Unterstützung der Projektarbeit mit geeig- appropriés.
geted location, provision, and preparation of
neten Werkzeugen.
the required information • Soutien de la gestion du savoir par un
• Unterstützung von Wissensmanagement mit désenclavement ciblé, la mise à disposition et
der zielgerichteten Erschließung, Bereitstel- le conditionnement des informations requises.
lung und Aufbereitung benötigter Informa-
tion.

The support of collaborative activity is one of the Die Unterstützung collaborativer Tätigkeiten ist Le soutien d'activités de collaboration est un des
major challenges for more efficient office work. eine der großen Herausforderungen für effi- grands défis de la bureautique avancée.
zientere Arbeit in der Bürowelt.

19 ECM
Compliance Compliance Compliance
Compliance is one of the market drivers for Compliance ist einer der Markttreiber für den La conformité légale est un des moteurs
ECM. Fulfillment of legal and regulatory Einsatz von ECM. Die Einhaltung rechtlicher und principaux pour l’établissement d'ECM sur le
requirements with process documentation, regulativer Vorgaben durch die Prozesse marché. Le respect des objectifs légales et
secure storage, and traceability of transactions is begleitende Dokumentation, sichere Speicherung régulateurs par la documentation accompagnant
a vital necessity for any enterprise or und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in les processus, la sauvegarde sûre et reproduisible
administrative office. This is not just a matter of allen Unternehmen und Verwaltungen des transactions est indispensable dans toutes les
complying with regulations, but also of usability unerlässlich. Dabei geht es jedoch nicht nur um entreprises et les administrations. Pourtant, il ne
of information in own processes. The die Erfüllung der Vorgaben sondern auch um die s’agit là non seulement de l'accomplissement des
improvement of quality and implementation of Nutzung der Informationen in den eigenen objectifs mais aussi de l'utilisation des informa-
more efficient processes are economic factors that Prozessen. Die Verbesserung von Qualität und tions dans les propres processus. L'amélioration
should be kept in mind when establishing die Umsetzung effizienterer Prozesse sind de la qualité et la réalisation des processus plus
procedures to comply with legal requirements wirtschaftliche Aspekte, die man bei der efficaces sont des aspects économiques que l'on
such as GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben wie GoBS, ne devrait pas perdre de vue lors de
and others. ECM can contribute to making the GDPdU, Sarbanes Oxley, Basel II und anderer l'accomplissement des objectifs légales comme
investment in compliance profitable. nicht aus den Augen verlieren sollte. ECM kann GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley, Bâle II et autres.
hier einen Beitrag liefern, die notwendigen En ce contexte, ECM peut rendre une utilité
Investitionen für Compliance auch wirtschaftlich économique aux les investissements nécessaires
nutzbar zu machen. pour la conformité légale.

Enterprise Content Management 20


Continuity Continuity Continuité
Business Continuity is a term whose significance Business Continuity ist ein Begriff, dessen La continuité commerciale est une notion dont la
in the context of ECM has not received enough Bedeutung im Zusammenhang mit ECM noch valeur est encore loin d’être suffisamment
credit. We are more and more dependent on the längst nicht richtig gewürdigt wurde. Wir reconnue dans le contexte ECM. Nous dépendent
availability and correctness of electronic befinden uns in einer immer größeren toujours davantage de la disponibilité et de la
information. Assuring information availability is Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und justesse des informations numériques. L’assu-
costly. ECM offers technologies and methods for Richtigkeit elektronischer Information. Die rance de la disponibilité est fort couteuse. ECM
storing information securely with central Sicherstellung der Verfügbarkeit ist mit erheb- fournit ici des technologies et des méthodes pour
administration and distributed availability, lichen Kosten verbunden. ECM liefert hier conserver des informations de façon sure, pour
making transactions traceable, protecting Technologien und Methoden, um Informationen rendre disponibles dans un contexte décentralisé
information from unauthorized access, making it sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung des informations gérés de façon centrale, pour
intelligently retrievable in databases and search auch verteilt bereit zustellen, die Nach- garantir la reproduction des transactions, pour
engines, presenting it in virtual electronic folders, vollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, protéger des informations des accès non
saving data in applications, and using recovery Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu autorisés, pour les rendre accessibles de façon
tools to restore information in the event of schützen, sie intelligent mit Datenbanken und intelligente à l’aide des bases de données et des
disaster. In these areas, ECM has the same Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen moteurs de recherche et pour les présenter dans
significance as CRM, ERP and other operative elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus des dossiers électroniques virtuels, pour
systems, without which a modern enterprise is Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit sauvegarder des données applicatives et pour
not competitive or even viable. Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit fournir aux applications les données et
geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im documents requis et finalement pour restituer
Katastrophenfall die Information wieder zur des informations à l’aide des outils appropriés en
Verfügung zu stellen. ECM hat hier längst den cas de calamité majeure. L’ECM y a acquis la
gleichen Stellenwert wie CRM-, ERP- und andere même importance que les systèmes opérationnels
operative Systeme, ohne die ein modernes CRM, ERP et autres sans lesquels une entreprise
Unternehmen nicht mehr arbeits- und kon- moderne ne serait plus opérationnelle et
kurrenzfähig ist. compétitive.

21 ECM
Cost Cost Cost
Cost savings is a top priority, along with Kosten sparen steht neben Effizienzsteigerung La réduction des coûts range tout en haut sur des
efficiency improvement and establishment of und Aufbau neuer Geschäftsfelder ganz oben auf listes des priorités des décideurs, tout comme
new business areas. ECM per se is very cost- Prioritätenlisten der Entscheider. ECM selbst ist l’augmentation de l’efficacité et la création de
intensive, especially in the implementation sehr kostenintensiv, besonders in der Ein- nouveaux champs d’activité commerciale.
phase. However, the investment quickly pays for führungsphase. Durch die Zusammenführung L’ECM elle même est très coûteuse,
itself by bringing together information where it is von Informationen, Unterstützung der Zusam- particulièrement dans la phase d'introduction.
needed, supporting collaboration and processes, menarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Mais l’intégration des informations, le soutien de
simplifying administration and operations, Administration und des Betriebes von Systemen, processus de collaboration, la simplification de
improving working methods, and in many other Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen, l'administration et de l'exploitation de systèmes,
ways. ECM assembles and controls information und viele andere Potentiale lassen sich die l’amélioration manières de travail et des
from different sources, thus reducing costs in the Investitionen sehr schnell rechnen. ECM bietet déroulements des opérations ainsi que beaucoup
ECM core areas as well as in every other area of die notwendige Klammer um Informationen aus d'autres potentiels promettent un rendement
enterprise IT. When looking at this factor, the unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen rapide de cet investissement. ECM permet
primary focus should not be on upfront ROI, und zu kontrollieren. Damit verringern sich die l’intégration et le contrôle des informations
which is very quickly attained, but on the lasting Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM provenant de sources diverses. Cela conduit à
transformation of the enterprise. ECM has sondern in allen anderen Bereichen der IT- une réduction des coûts non seulement de l’'ECM
become a necessary infrastructure for efficient Nutzung im Unternehmen. Hierbei sollte nicht même, mais aussi dans toutes les autres
business operations. From the point of view of der ROI im Vordergrund stehen, der bei domaines informatisées de l'entreprise. Dans
cost, the question is no longer “if,” but only einzelnen Aspekten sehr schnell erreicht wird, cette perspective il ne faut pas tant privilégier le
“how” and “when.” sondern die nachhaltige Veränderung des retour de l’investissement mais le changement
Unternehmens. ECM ist heute als notwendige substantiel et durable de l’entreprise. ECM doit
Infrastruktur zu betrachten, um ein Unter- être considéré aujourd'hui comme une
nehmen wirtschaftlich führen zu können. Auch infrastructure indispensable pour la gestion
unter Kostengesichtspunkten ist es heute keine économique d’une entreprise. Même en raison
Frage des „Ob“ sondern nur noch des „Wie“ und des coûts l’introduction de l’ECM n’est pas une
„Wann“. question de principe, mais uniquement de la
manière et du moment de son introduction.

Enterprise Content Management 22


A House for
Enterprise Content Management

23 ECM
A house for Enterprise Content Ein Haus für Enterprise Content Une maison pour le Contenu de l’Entreprise
In recent years, AIIM International and others Die AIIM International und andere haben in den L'AIIM International et d'autres ont créé dans les
have created a series of posters and graphics that vergangenen Jahren eine Reihe von Postern und derniers années une rangée des posters et des
show the complexity and functions of Enterprise Grafiken kreiert, die die Komplexität und den graphiques destinés à représenter la complexité
Content Management. The “Lifecycle Model” Funktionsumfang von Enterprise Content et l'ampleur fonctionnelle de la gestion du
was developed in 2001. This poster defines the Management darstellen sollten. Im Jahr 2001 contenu de l'entreprise. L'an 2001 a vu le
extent of ECM, and also serves as the basis for an wurde das „Lifecycle“-Modell entwickelt. Dieses développement du modèle « Cycle de vie ». Ce
ECM course by AIIM International with 10 Poster definierte nicht nur den Umfang von ECM poster n'a pas seulement défini l'étendue de
learning units. In the US, beginning courses are sondern diente auch als Grundlage für einen l'ECM mais a servi de base également pour un
traditionally numbered “101,” and accordingly ECM-Kurs der AIIM international mit 10 cours d'introduction à l’ECM offert sur le plan
this poster has become known has “ECM 101.” Lerneinheiten. Einführende Kurse in den USA international par l'AIIM et qui comporte 10
werden gern mit dem Kürzel „101“ (steht in unités d'apprentissage. Aux Ètats Unis, les cours
PROJECT CONSULT derived its version from
Ausbildungsprogrammen für den einführende d’initiation sont souvent désignés par le sigle
the original AIIM model, adding 5 detail illustra-
Grundlagenseminare) bezeichnet und so hat sich "101" et ainsi la désignation "ECM 101" s'est
tions that are also available with the associated
auch für das Poster die Bezeichnung „ECM 101“ répandue pour ce poster.
Wikipedia.de texts, and have become widely
eingebürgert.
circulated under GNU license. PROJECT CONSULT a déduit son modèle du
Aus der ursprünglichen Vorlage der AIIM leitete modèle originel de l'AIIM. À part la vision
In 2003 AIIM brought out two new posters, one
PROJECT CONSULT ihr Modell ab. Neben dem générale 5 visions de détail ont été crées et mises
from the US and one by AIIM UK. The American
Gesamtbild entstanden 5 Detailbilder, die auch à la disposition du public avec les textes
poster uses a puzzle approach, in which the
mit den dazugehörigen Texten der Wikipedia.de accompagnants dans Wikipedia.de sous la
individual ECM components can be freely
zur Verfügung gestellt wurden und unter der licence GNU. Ainsi, ce modèle connaît
combined to form an overall solution.
GNU-Lizenz inzwischen weite Verbreitung aujourd’hui une propagation importante.
gefunden haben.
En 2003 deux nouveaux posters ont suivi, l'un
Im Jahr 2003 folgten seitens der AIIM zwei neue provenant des Etats Unis et l’autre de l'AIIM
Poster, eines aus den USA und eines von der Europe en Angleterre. Le poster américain part
AIIM Europe aus England. Das amerikanische de l’idée d'un puzzle dans lequel on peut
Poster ging vom Ansatz eines Puzzles aus, bei librement combiner les différentes composantes
dem die einzelnen Komponenten von ECM d'ECM pour créer une solution globale.
beliebig zu einer Gesamtlösung kombiniert
werden können.

Enterprise Content Management 24


The Enterprise Content Management House

Usage
Fat Client Enabling Web Client other Devices

STORE
Web Content Management
Repositories
Collaboration
Digital Asset Management
Storage
MANAGE

PRESERVE
E-Mail Management Long-Term Archival
Business
Records Management Backup / Recovery
Process
Migration
Document Management Management

SECURITY
SECURITY
SECURITY
SECURITY

Content Integration
Indexing Search / Retrieval

Categorization Syndication
Workflow

DELIVER
CAPTURE

Localization
Recognition
Personalization
Forms Processing
Publish
Document Imaging EAI Electronic

Scanning Paper

PKI Electronic User Management User Rights


DRM Firewall
Signature Directory Service Management
Entry Exit

25 ECM
AIIM Europe chose the “Autobahn” as a model, Die AIIM Europe wählte dagegen das Motiv La métaphore choisie par l'AIIM Europe était le
on which information moves from one station to einer Autobahn, die die Prozesse und motif d'une autoroute qui représente les
another like a car on a highway. The components Verbindungen darstellt und auf denen sich die processus et les jonctions et sur laquelle les
are the same as in the American ECM puzzle. Informationen wie Fahrzeuge von einer Station informations se déplacent comme des véhicules
zur nächsten bewegen. Die Komponenten sind d'une station à la prochaine. Les composantes
In 2005 AIIM brought out a new poster,
die gleichen wie im ECM-Puzzle. sont les mêmes que dans le puzzle d'ECM.
presenting ECM as a large building, with
information entry and exit on the ground floor Im Jahr 2005 kam ein neues Poster der AIIM L'an 2005 a vu un nouveau poster de l'AIIM,
and business process management as the elevator heraus, in dem ECM als großes Haus, mit dans lequel l'ECM est représenté comme une
connecting all the floors. This new model Eingang und Ausgang von Information im grande maison, avec l'entrée et la sortie de
incorporates a number of additional components Erdgeschoss und Business Process Management l'information au rez-de-chaussée et la gestion des
such as E-mail management, digital asset als der verbindende Aufzug über alle processus commerciaux l’ascenseur connectant
management, content integration and others. Stockwerke, dargestellt ist. In diesem neuen toutes les étages. Dans ce nouveau modèle une
Modell sind eine Reihe weiterer Komponenten rangée de composantes supplémentaires sont
PROJECT CONSULT has adopted this model of
wie E-Mail-Management, Digital-Asset-Manage- ajoutés, tels que la gestion de la messagerie
ECM as a building in simplified form, and added
ment, Content-Integration und andere hinzu- électronique, la gestion des valeurs numériques,
further components.
gekommen. l’intégration du contenu et bien d’autres.
PROJECT CONSULT hat dieses Modell des PROJECT CONSULT a repris ce modèle de la
Hauses für Enterprise Content in vereinfachter maison pour le Contenu de l’Entreprise dans une
Form übernommen und um weitere Kompo- forme simplifiée et l'a complété par d'autres com-
nenten ergänzt. posantes.

Enterprise Content Management 26


ECM Components

27 ECM
Components of ECM Komponenten von ECM Composantes d'ECM
Enterprise content management Enterprise Content Management Gestion du contenu de l'entreprise
ECM Enterprise Content Management solutions Für ECM Enterprise Content Management Pour réaliser des solutions ECM/gestion du
combine very different technologies and com- Lösungen werden die unterschiedlichsten contenu de l'entreprise les technologies et
ponents, which are also useful as solutions on Technologien und Komponenten kombiniert, die composantes les plus diverses sont combinés et
their own without claiming to be an enter- zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinn- qui en partie peuvent être utilisés comme des
prisewide system. voll ohne den Anspruch an ein unternehmens- solutions autonomes sans intégration dans un
weites System nutzbar sind. système à l’échelle de l’entreprise entière.

Enterprise Content Management 28


ECM Capture

Human created Recogniton

• Office Documents • OCR Indexing

• Form • HCR

• Rich Media • ICR


Input Designs
• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing


Categorization
• ERP
E-Forms/Web-Forms
• XML

• Financial Applications Aggregation

• E-Billing COLD/ERM

Input
29 ECM
Capture Capture Capture
(Input Management) (Erfassung) (Saisie)

The “Capture” category contains functionalities Die Kategorie „Capture“ beinhaltet Funktiona- La catégorie ‘Capture’ comporte des fonc-
and components for generating, capturing, lität und Komponenten zur Erstellung, Erfas- tionnalités et des composantes pour la création,
preparing and processing analog and electronic sung, Aufbereitung und Verarbeitung von la saisie, le conditionnement et le traitement des
information. There are several levels and analogen und elektronischen Informationen. informations analogues et numériques. En ce
technologies, from simple information capture to Dabei kann man mehrere Stufen und domaine l’on peut distinguer plusieurs degrés
complex information preparation using auto- Technologien unterscheiden, von der einfachen technologiques, de l'enregistrement simple de
matic classification. Capture components are Erfassung der Information bis zur komplexen l'information jusqu'au conditionnement com-
often also called “Input” components. Aufbereitung durch eine automatische Klassifi- plexe avec utilisation d’une classification
kation. Die Capture-Komponenten werden auch automatisée. Les composantes du type ‘Capture’
häufig als „Input“-Komponenten zusammen- sont souvent regroupées sous la rubrique
gefasst. "Input".

Manually generated and captured information Manuell erzeugte und erfasste Informationen Informations produites et saisies manuellement
Manual capture can involve all forms of Bei der manuellen Erfassung können alle Formen Lors de l'enregistrement manuel toutes les
information, from paper documents to electronic von Informationen vorkommen, von Papier- formes d'informations peuvent figurer, tels que
office documents, e-mails, forms, multimedia dokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, les documents imprimés, numériques / bureauti-
objects, digitized speech and video, and E-Mails, Vordrucken, MultiMedia-Objekten, digi- que, de messagerie, des imprimés, objets multi-
microfim. talisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. média et vidéo ou sur microfilm.
Automatic or semi-automatic capture can use Bei der teilautomatischen oder automatischen Lors de la saisie automatique ou semi-auto-
EDI or XML documents, business and ERP Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, matique les sources de l’enregistrement peuvent
applications or existing specialist application kaufmännische und ERP-Anwendungen oder être des documents EDI ou XML, des appli-
systems as sources. bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle cations commerciales ou ERP ou encore des
für die Erfassung sein. systèmes applicatifs spécialisés..

Enterprise Content Management 30


Technologies for processing captured Technologien zur Be- und Verarbeitung Technologies pour le conditionnement et le
informationen erfasster Informationen traîement des informations saisies
Various recognition technologies are used to Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles Pour le traitement des facsimilés scannés on
process scanned faxes, among them: werden verschiedene Erkennungstechnologien utilise différentes technologies de reconnais-
(Recognition) eingesetzt. Zu Ihnen gehören: sance, dont par exemple :

• OCR (Optical Character Recognition) • OCR (Optical Charakter Recognition) • OCR (Optical Character Recognition)
This converts image information into Hierbei werden die Bildinformationen in Cette technologie permet de transformer des
machine-readable characters. OCR is used for maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR représentations graphiques des lettres en
type. wird für Maschinenschrift eingesetzt. signes numériques. OCR s’applique aux
lettres produits par des machines.

• HCR (Handprint Character Recognition) • HCR (Handprint Charakter Recognition) • HCR (Handprint Caracter Recognition)
This refinement of OCR converts Die Erkennung von Handschriften ist eine La reconnaissance des d'écritures manuscri-
handwriting or lettering into machine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei tes est un développement d'OCR mais qui ne
characters, but does not yet give satisfactory Fließtexten immer noch nicht produit pas encore des résultats satisfaisants
results for running text. However, for zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim avec des textes continus. Par contre, la tech-
defined field content it has become very
Auslesen von definierten Feldinhalten ist die nologie est assez fiable déjà pour la recon-
reliable.
Methode doch bereits sehr sicher. naissance des contenus de champ définis

• ICR (Intelligent Character Recognition) • ICR (Intelligent Charakter Recognition) • ICR (Intelligent caractère Recognition)
ICR is a further development of OCR and ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR ICR est un développement d'OCR et d’HCR
HCR, that uses comparison, logical connec- und HCR, die die Qualität der ausgelesenen améliorant la qualité des résultats de lecture
tions, and checks against reference lists and Ergebnisse durch Vergleiche, logische par des comparaisons, des rapports logiques,
existing master data to improve results. Zusammenhänge, Abgleich mit l’alignement avec des listes de référence ou
la vérification dans des fichiers d’autorité.
Referenzlisten oder Prüfung gegen vorhan-
dene Stammdaten verbessert.

• OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition) • OMR (Optical Mark Recognition)
OMR, as used for barcodes for example, OMR, zum Beispiel für Strichcode, liest mit OMR, par exemple pour le code barres, re-
reads special markings in predefined fields hoher Sicherheit spezielle Markierungen in connaît avec une grande certitude des mar-
with very high accuracy. It has proven its vordefinierten Feldern aus und hat sich bei quages spéciaux dans des champs prédéfinis
value in questionnaires and other forms. Fragenbogenaktionen und anderen et s'est montré extrêmement performante
pour les questionnaires et autres formulaires.
Vordrucken bewährt.

31 ECM
• Barcode • Barcode • Code barres
Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Les codes barres appliqués lors de l’expédition
Barcodes on mailed forms allow for the
Vordrucken können beim Einlesen der des imprimés peuvent être reconnus et classés
automatic recognition and filing of returns.
Rückläufer automatisiert erkannt und lors de la lecture des retours de façon
zugeordnet werden. automatisée.

Document imaging processing techniques are used Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging Les techniques de traitement d'images de
to show scanned images, and also allow legibility dienen nicht nur zur Anzeige von gescannten documents ne servent pas seulement pour
enhancement for capture. Functions like Bildern sondern ermöglichen auch die l'affichage d'images scannées mais permettent aussi
“despeckling,” which removes isolated pixels, or Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. l'amélioration de la lisibilité pour leur saisie. Des
“adjustment,” which straightens images from sheets Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von fonctions comme le "Despeckling", l'enlèvement des
that feed in at an angle, improve the results of isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das points de l'image isolés ou l'"Adjustment",
recognition technologies. Document imaging Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen l’ajustement des modèles rentrés de travers
functions are used in capture quality control. verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechno- améliorent les résultats des technologies
logien. Document-Imaging-Funktionen werden d'identification. Les fonctions du ‘Document-
Electronic images of documents have in-
beim Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle Imaging’ sont utilisés pour la saisie lors du contrôle
creasingly the same legal status as paper eingesetzt. de qualité.
documents.
Zunehmend haben elektronische Abbildungen von De plus en plus des reproductions numériques des
Dokumenten denselben rechtlichen Status wie documents ont le même statut légal que des
Papierdokumente. documents imprimés.

Enterprise Content Management 32


Forms Processing Formularverarbeitung Traitement des formulaires
In forms capture, there are two groups of techno- Bei der Erfassung von Formularen werden heute Aujourd'hui encore, on distingue deux groupes des
logies, although the information content and noch zwei Gruppen von Technologien technologies pour la saisie des formulaires, bien que
character of the documents may be identical. unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und les informations contenues et le caractère des
der Charakter der Dokumente gleich sein können. documents peuvent être identiques.

• Paper Forms Processing • Paper Forms Processing (Vordruckverarbei- • Paper Forms Processing (traitement des for-
Forms Processing means the capture of tung) mulaires en papier)
industrially or individually printed forms via Das „Forms Processing“ bezeichnet die Er- Le "Forms Processing" désigne la saisie des
scanning. Recognition technologies are often fassung von industriell oder individuell formulaires imprimés à l’échelle industrielle ou
used here, since well-designed forms enable gedruckten Vordrucken mittels Scannen. individuellement à l’aide des scanners. Des
largely automatic processing. Many of the Hierbei kommen anschließend häufig technologies de reconnaissance y sont souvent
contemporary industrially printed forms are Erkennungstechnologien zum Einsatz, da gut appliqués par la suite, car les imprimés bien
structured, but also the processing of non- gestaltete Vordrucke eine weitgehend façonnées permettent un traitement en grande
structured printed forms always develops. automatische Verarbeitung ermöglichen. Viele partie automatisé. Un grand nombre
der heutigen industriellen Vordrucke sind d’imprimés industriels actuels sont structurés,
strukturiert, aber auch die Bearbeitung von mais même le traitement d'imprimés peu
unstrukturierten Vordrucken entwickelt sich structurés est en voie de perfectionnement.
immer weiter.

• E-Forms / Web-Forms • E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektro- • E-Forms / Web-Forms (traitement des for-
Automatic processing can be used to capture nischer Formulare) mulaires numériques)
electronic forms as long as the layout, structure, Bei der Erfassung elektronischer Formulare Lors de la saisie des formulaires numériques
logic and contents are known to the capture ist eine automatische Verarbeitung möglich, un traitement complètement automatisé peut
system. wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte être réalisé, si la mise en page, la structure, la
dem Erfassungssystem bekannt sind. logique et les contenus sont identifiable dans
le système de traitement.

33 ECM
COLD / Enterprise Report Management COLD / Enterprise Report Management COLD / Gestion des rapports d’entreprise
COLD/ERM are technologies for the automatic COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten COLD/ERM sont des procédés pour le traite-
processing of structured entry data. COLD Verarbeitung von strukturierten Eingangs- ment automatisé de fichiers structurés. La notion
stands for Computer Output on Laser Disk and dateien. Der Begriff COLD steht für Computer COLD désigne le stockage des résultats sur
is still in use although laser disks have not been Output on LaserDisk und hat sich gehalten, disque laser et s’est maintenue bien que le
on the market for years. The acronym ERM obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht medium LaserDisk a disparu du marché depuis
stands for Enterprise Report Management. In mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für des années. L'acronyme ERM désigne la gestion
both, supplied output data is processed based on Enterprise Report Management. In beiden Fällen des rapports d’entreprise. Dans les deux cas il
existing structure information in such a way that geht es darum, angelieferte Ausgabedateien auf s'agit de conditionner des fichiers reçus en
it can be indexed independently of the Basis vorhandener Strukturinformationen so fonction des informations structurelles de sorte à
origination system, and transferred to a storage aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeu- permettre leur indexation indépendamment des
component that can be dynamic (Store) or an genden System indiziert und an eine Speicher- systèmes de leur production et qu’ils peuvent
archive (Preserve). komponente wie eine dynamische Ablage (Store) être transférés vers les composantes de stockage
oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden comme un dépôt dynamique (‘store’) ou une
können. archive (‘preserve’).

Aggregation Zusammenführung von Erfassungsdaten Aggregation


“Aggregation” is a process of combining data Die „Aggregation“ stellt einen Kombinations- L'"Aggregation" désigne un processus mixte de
entries from different creation, capture, and prozess von Dateneingaben verschiedener combinaison des entrées de données émanant de
delivery applications. The goal is to combine and Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden An- diverses applications de création, de saisie et de
unify data from different sources, in order to wendungen dar. Zweck ist die Zusammen- fourniture. Son but est l'union et l'uniformisation
pass them on to storage and processing systems führung und Vereinheitlichung von Informa- d'informations de sources différentes, afin de les
with a uniform structure and format. tionen aus unterschiedlichen Quellen, um sie transférer vers les systèmes de stockage et de
strukturiert und einheitlich formatiert an die traitement de façon structurée et dans des
Speicher- und Bearbeitungssysteme zu über- formats homogènes.
geben.

Enterprise Content Management 34


Components for subject indexing of captured Komponenten zur inhaltlichen Erschließung Composantes pour la mise en valeur du
information erfasster Informationen contenu des informations saisies
Systems incorporate further components for Für die Weiterleitung und inhaltliche Pour la retransmission et la mise en valeur du
subject indexing and getting captured digital Erschließung kommen in den Systemen weitere contenu d'autres composantes entrent en jeu
information to the appropriate recipients. These Komponenten hinzu, die die erfassten und dont la mission est de conditionner les infor-
include: digital vorliegenden Informationen aufbereiten mations saisies et existantes sous forme
und um beschreibende Merkmale ergänzen. numérique et de les compléter avec des attributs
Hierzu gehören: descriptifs. Parmi ces composantes figurent :

• Indexing (manual) • Indexierung (manuelle Indizierung) • Indexing (l'indexation manuelle)


In English parlance, indexing refers to the Anders als im Deutschen beschränkt sich im Il s’agit de l'attribution manuelle d'attributs
manual assignment of index attributes used Angloamerikansichen der Begriff Indexing d'autorité présents dans la base de données
in the database of a “manage” component for auf die manuelle Vergabe von Index- d'une composante de gestion et qui sont
administration and access. attributen, die in der Datenbank einer untilisés pour l'administration et l'accès aux
„Manage“-Komponente für Verwaltung und
informations.
Zugriff auf die Informationen benutzt wird.
Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie
„Indizieren“, „Attributieren“ oder „Ver-
schlagworten“ benutzt.
• Input Designs (profiles, classes) • Input Designs (Profile, Klassen) • Input designs (Profils, classes)
Both automatic and manual attributing can Sowohl die automatische als auch die L’attribution automatique et manuelles
be made easier and better with preset manuelle Attributierung kann durch peuvent être facilitées améliorées par des
profiles. These can describe document classes hinterlegte Profile erleichtert und verbessert profils prédéfinis. De tels profils peuvent par
that limit the number of possible index werden. Solche Profile können zum Beispiel exemple désignent des classes de documents
values, or automatically assign certain Dokumentenklassen beschreiben, die die qui limitent le nombre des valeurs d'index
criteria. Input designs also include entry Anzahl der möglichen Indexwerte attribuables ou ils peuvent déterminer
masks and their logic in manual indexing. beschränken oder bestimmte Kriterien certains critères de façon automatisée. ‘Input
automatisch vergeben. Input Designs schließt designs’ englobe les masques de saisie et leur
auch die Eingabemasken und deren Logik logique lors de l'indexation manuelle.
bei der manuellen Indizierung ein.

35 ECM
• Taxonomy • Taxonomie • Taxonomies
The taxonomic processing facilitates a formal Die taxonomische Verarbeitung ermöglicht Le traitement taxonomique permet un
order of information according to the eine formale Anordnung von Informationen classement formel des informations en
respective needs of an enterprise. Here nach den jeweiligen Bedürfnissen eines fonction des besoins respectifs d'une
nomenclatures, thesaurus and file Unternehmens. Hier spielen Nomenkla- entreprise. Des facteurs importants en ce
systematics play a role. turen, Thesaurus und Ablagesystematiken domaine sont les nomenclatures, les
eine Rolle. thésaurus et les systématiques de rangement.

• Categorization (automatic classification or • Categorization (automatische Klassifikation • Categorization (classification ou caté-


categorizing) oder Kategorisierung) gorisation automatisées)
Based on the information contained in Auf Basis der in den elektronischen En se servant des informations contenues
electronic information objects, whether OCR- Informationsobjekten, seien es per OCR- dans les fichiers de base – qu’il s’agisse des
converted faxes, office files or output files, gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder fac-similés traité par OCR, des fichiers
automatic classification programs can extract Ausgabedateien, enthaltenen Informationen bureautiques ou autres – les programmes
index, category, and transfer data können Programme zur automatischen pour la classification automatisée peuvent
autonomously. These systems can evaluate Klassifikation selbstständig Index-, Zuord- extraire des données d'indexation, de
information based on predefined criteria or nungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. classement et de retransmission. De tels
in a self-learning process. Solche Systeme können auf Basis vor- systèmes peuvent exploiter des informations
definierter Kriterien oder selbstlernend Infor- en se basant sur des critères prédéfinis ou
mationen auswerten. même en auto-apprentissage.

The objective of all “Capture” components is the Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die Le but de toutes les composantes « Capture » est
provision of information to the “Manage” erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung la mise à disposition des composantes de gestion
components for further processing or archiving. oder Archivierung den „Manage“-Komponenten les informations saisies pour un traitement
bereitzustellen. approfondi ou l’archivage.

Enterprise Content Management 36


ECM Manage

Collab
DM

STORE WCM

WF/
BPM
RM

37 ECM
Manage Manage Manage
(Management, processing, use) (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) (Administration, élaboration, utilisation)

The Manage components are for the manage- Die „Manage“-Komponenten dienen zur Les composantes de gestion servent pour
ment, processing, and use of information. They Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der l'administration, l'élaboration et l'utilisation des
incorporate Informationen. Sie besitzen hierfür informations. A cette fin elles utilisent des

• Databases for administration and retrieval, • Datenbanken für die Verwaltung und das • Bases de données pour l'administration et le
and Wiederauffinden sowie recouvrement ainsi que des
• Access authorization systems for protection • Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsiche- • Systèmes d'autorisation pour la protection
rung und zum Schutz d'accès et pour la protection

of information. von Informationen. des informations.


The goal of a closed ECM system is to provide Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes ist dabei, Le but d'un système ECM intégré est d’offrir ces
these two components just once as services for all diese beiden Komponenten nur einmal über- deux composantes de façon unifiée et comme
“Manage” solutions such as Document Manage- greifend für alle „Manage“-Lösungen wie Docu- services pour toutes les solutions de gestion tels
ment, Collaboration, Web Content Management, ment Management, Collaboration, Web Content que ‘Document Management’, ‘Collaboration’,
Records Management and Workflow / Business Management, Records Management und Work- ‘Web Content Management’, ‘Records Manage-
Process Management. To link the various flow / Business Process Management als Dienste ment’ et ‘Workflow / Business Process Manage-
“Manage” components, they should have bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschied- ment’. Pour permettre l’intégration des compo-
standardized interfaces and secure transaction lichen „Manage“-Komponenten sollte diese über santes de gestion diverses elle devrait disposer
processes for inter-component communication. standardisierte Schnittstellen und sichere de interfaces standardisées et des processus de
Transaktionsprozesse bei der Kommunikation transaction sécurisés assurant la communication
zwischen den Komponenten verfügen. entre les composantes.

Enterprise Content Management 38


Document Management

Collab
DM
Document
Management
STORE WCM
• Check-in/Check-out
• Version Management
• Search and Navigation WF/
• Visualization BPM
RM

39 ECM
DM document management DM Document Management DM Document Management
(Document management) (Dokumentenmanagement) (gestion des documents)
“Document management” in this context does Unter Document Management ist hier nicht die Par le terme gestion des documents nous
not refer to the industry known in Germany as Branchenbezeichnung wie in Deutschland zum désignons ici non pas tant une branche
DMS, but to document management systems in Beispiel DMS zu verstehen, sondern eher die commerciale, mais plutôt les systèmes de gestion
the narrower “classical” sense. These systems Dokumentenmanagementsysteme im „klas- de documents dans le sens « traditionnel » ou
control documents from their creation through to sischen“ oder „engeren Sinn“. Die Aufgabe die- plus « étroit ». La tâche de tels systèmes est de
long-term archiving. Document management ser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Doku- contrôler le cycle vital des documents de leur
includes functions like: mente von der Entstehung bis zur Langzeit- création jusqu'à l'archivage à long terme. Entre
archivierung zu kontrollieren. Zum Document autres, les fonctions suivantes font partie de la
Management gehören unter anderem folgende gestion des documents:
Funktionen:

• Search and navigation • Suchen und Navigieren • Recherche et navigation


for finding information and its associated zum Auffinden von Informationen und zu- pour retrouver des informations et des con-
contexts gehörigen Informationskontexten textes appartenants

• Check in/Check out • Checkin/Checkout • Checkin/Checkout


for checking stored information for con- zur Kontrolle der Konsistenz der gespei- pour contrôler la consistance des informa-
sistency cherten Informationen tions stockées

• Version management • Versionsmanagement • Versionnement


to keep track of different versions of the zur Kontrolle unterschiedlicher Stände pour contrôler des instances différentes
same information with their revisions and gleicher Information mit Versionen, Revi- d’une information identique avec ces ver-
renditions (same information in a different sionen und Renditionen (gleiche Information sions, révisions et rendus (même information
format) in einem unterschiedlichen Format) dans un format différent)

• Visualizing • Visualisierung • Visualisation


for displaying information in structures like zur Anzeige von Informationen in Strukturen pour l'affichage des informations dans des
virtual files, folders, and overviews wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und structures telles des dossiers virtuels, des
Übersichten listes et des aperçus d'ensemble

Enterprise Content Management 40


However, the functions or Document Die Funktionen des Document Management Les fonctions de la gestion des documents se
Management increasingly overlap with those of überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen recoupent pourtant de plus en plus avec ceux des
the other “Manage” components, the ever- der andere „Manage“-Komponenten, der immer autres composantes de gestion, avec la
expanding functionalities of office applications weiter ausgreifenden Funktionalität von Office- fonctionnalité expansive des applications
like Outlook/Exchange or Notes/Domino, and Anwendungen wie Outlook/Exchange oder bureautiques comme Outlook/Exchange ou
the characteristics of “Library Services” for Notes/Domino und den Eigenschaften von Notes/Domino et les qualités des services de
administering information storage. „Library Services“ zur speichertechnischen « bibliothèque numérique » pour l’administration
Verwaltung der Informationen. des informations dans des systèmes de
mémorisation.

41 ECM
E-mail-management E-Mail-Management Gestion de la messagerie
(Administration, storage and distribution of E- (Verwaltung, Speicherung und Verteilung von (Administration, sauvegarde et distribution des
Mails) E-Mails) messages)
The contemporary standard where e-mails are Der heutige Standard, bei dem E-Mails vom Le standard actuel, qui prévoit l’élimination des
removed from the server and stored in the file Server entfernt und in der Ablage gespeichert messages du serveur et leur sauvegarde dans un
does not suffice. E-mails should become werden, reicht nicht aus. E-Mails sollten stetig, dépôt local, n’est plus suffisant. Il faudrait que
continuously stored, classified, and destroyed as wie jedes andere Dokument auch, klassifiziert, les messages soient Les messages devraient être
every other document. gespeichert und vernichtet werden. classifiées, stockées et détruites comme tout autre
document.

Digital asset management Digital Asset Management Digital Asset Management


(Administration, storage and use of multimedia (Verwaltung, Speicherung und Nutzung von (Administration, sauvegarde et utilisation du
contents) multimedialen Inhalten) contenu multimédia)
Comparable with document management, DAM Vergleichbar mit dem Dokumentenmanagement, Comme dans la gestion de documents, le DAM
concentrates on the storage, the pursuit and the konzentriert sich DAM auf die Speicherung, die est concentré sur la sauvegarde, le pistage et
use of rich media documents, as for example Verfolgung und das Gebrauchen von Rich Media l'utilisation documents riches en médias, comme
videos, logos and photographs. Dokumenten, wie z.B. Videos, Logos und Fotos. par exemple des vidéos, des logos et des photos.

Enterprise Content Management 42


Collaboration

Collab Collaboration
DM
• Collaborative authoring
• Knowlege bases
• Whiteboards
• Video conferencing
STORE
STORE WCM
• Consolidation of
information

WF/
BPM
RM

43 ECM
Collaboration Collaboration Collaboration
(collaborative systems, groupware) (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, (Collaboration, systèmes, collaboratifs,
Groupware) messagerie de groupe)
Collaboration actually simply means “working Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusam- Au fond, ‘collaboration’ signifie rien d’autre que
together”. However, these solutions, which menarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die ‘coopération’. L'ambition de telles solutions, qui
developed from conventional groupware, now sich aus der herkömmlichen Groupware ent- sont issus de la messagerie de groupe
go much further and include elements of wickelt haben, geht jedoch weiter und schließt traditionnelle, va nettement plus loin et englobe
Knowledge Management. Collaboration includes auch Anwendungsgebiete des Wissensmanage- aussi des champs d'application de la gestion de
the following functions: ment mit ein. Zur Collaboration gehören unter savoir. ‘Collaboration’ comprend – entre autres -
anderem folgende Funktionen: les fonctionnalités suivantes :

• Jointly usable information databases • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen • Bases d’information utilisées collectivement

• Joint, simultaneous, controlled information • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrollier- • Traitement commun, contrôlé et simultané
processing tes Bearbeiten von Informationen des informations

• Knowledge based on skills, resources and • Wissensbasen über Skills, Ressourcen und • Bases de connaissances des capacités et des
background data for joint information pro- Hintergrunddaten für die gemeinsame Be- ressources ainsi que données de base pour le
cessing arbeitung von Informationen traitement des informations en commun

• Administration components such as white- • Verwaltungskomponenten wie Whiteboards • Composantes administratives comme les
boards for brainstorming, appointment für Ideensammlungen, Terminpläne, Projekt- ‘Whiteboards’ pour les collections d'idées,
scheduling, project management etc. management und andere des plannings, la gestion des projets et
d'autres
• Communication application such as video • Kommunikationsanwendungen wie Video- • Applications de communication comme les
conferencing Conferencing vidéoconférences
• Integration of information from other appli- • Integration von Informationen aus anderen • Intégration d'informations issus d'autres
cations in the context of joint information Anwendungen im Kontext der gemeinsamen applications dans le contexte du traitement
processing Informationsbearbeitung en commun des informations

Enterprise Content Management 44


Web Content Management

Collab
DM

Web Content
Management
STORE WCM

WF/ • Content creation


BPM • Publication process
RM • Conversion
• Security
• Web site visualization

45 ECM
WCM – Web Content Management WCM Web Content Management Gestion de contenu Web (WCM)
Enterprise Content Management claims to inte- Enterprise Content Management erhebt den La gestion du contenu de l'entreprise a l’ambition
grate Web Content Management. However, Anspruch Web Content Management zu d’intégrer la gestion du contenu Web. La mise à
information presented on the Internet and integrieren. Die Bereitstellung von Inhalten im disposition du contenu en Internet et en Extranet
Extranet or on a portal should only be data that is Internet und Extranet oder auf einem Portal ou sur un portail devrait seulement être une
already present in the company, whose delivery sollte nur eine über die Berechtigungen und représentation d'informations déjà disponibles
is controlled by access authorization and storage. Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung dans l'entreprise et qui serait conduite par les
Web Content Management includes the follo- bereits vorhandener Informationen im Unter- autorisations et la sauvegarde d'information.
wing functions, among others: nehmen sein. Zum Web Content Management ‘Gestion du contenu Web’ comprend – entre
gehören unter anderem folgende Funktionen: autres - les fonctionnalités suivantes :

• Creation of new or editing of existing infor- • Erstellung neuer oder Aufbereitung • Création de nouvelles ou conditionnement
mation in a controlled generation and vorhandener Information in einem kontrol- des informations existantes dans un pro-
publishing process lierten Erstellungs- und Veröffentlichungs- cessus de fabrication et de publication
prozess contrôlé
• Delivery and administration of information • Bereitstellung und Verwaltung der Informa- • Mise à disposition et administration des
for the web presentation tionen für die Web-Präsentation informations pour la présentation Web
• Automatic conversion for various display • Automatische Konvertierung für unter- • Conversion automatique pour diverses for-
formats, personalized display and versions schiedliche Anzeigeformate, personalisierte mats d'affichage, affichage personnalisé et
Anzeigen und Versionierung versionnement
• Secure separation of access to public and • Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche • Séparation garantie de l'accès aux informa-
non-public information und nicht-öffentliche Informationen tions publiques et non-publiques
• Visualization for Internet presentation • Visualisierung für die Präsentation mit Inter- • Visualisation pour la présentation avec des
(browser, HTML, XML etc.) net-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, outils internet (affichage par navigateur,
XML u.a.) HTML, XML et autres)

Enterprise Content Management 46


Records Management

Collab
DM
• Filing systematics
and principles
• thesaurus
STORE WCM • Retention periods
• Metadata
• Archive management
WF/
BPM Records
RM Management

47 ECM
RM Records Management RM Records Management RM / gestion des dossiers
(file and archive management) (Ablage- und Archivverwaltung) (Administration gestion des archives)
Unlike with traditional electronic archive Anders als bei den traditionellen elektronischen Outre que dans les systèmes d'archivage élec-
systems, Records Management (RM; Electronic Archivsystemen bezeichnet Records Manage- tronique traditionnels, le terme ‘gestion des dos-
Records Management or ERM) refers to the pure ment (RM; Electronic Records Management siers’ (RM; gestion des dossiers numériques,
administration of records, important information ERM) die reine Verwaltung von Records, wich- ERM) désigne la pure administration de dossiers,
and data that companies are required to archive. tigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbe- des informations importantes à conservation
Records Management is independent of storage wahrungswürdigen Informationen. Records obligatoire ou dignes de conservation. La gestion
media, and can also manage information stored Management ist Speichermedien-unabhängig des dossiers est indépendante de média de
otherwise than in electronic systems. Among the und kann zum Beispiel auch die nicht in elektro- stockage et peut par exemple inclure aussi les in-
functions of Web Records Management are: nischen Systemen gespeicherten Informationen formations non stockées dans des systèmes élec-
mitverwalten. Zum Web Records Management troniques. ‘Gestion des dossiers Web’ comprend
gehören unter anderem folgende Funktionen: – entre autres - les fonctionnalités suivantes :

• Imaging of file plans and other structured • Abbildung von Aktenplänen und anderen • Reproduction des plans de dossier et
indexes for the orderly storage of infor- strukturierten Verzeichnissen zur geordneten d’autres listes structurées pour le rangement
mation Ablage von Informationen ordonné des informations
• Unambiguous indexing of information, • Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz- • Indexation unique des information s’appu-
supported by thesauri or controlled wordlists gestützte eindeutige Indizierung von Infor- yant sur des thésaurus ou d’autres vocabu-
mationen laires contrôlés
• Management of record retention schedules • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen • Administration de délais de conservation
and deletion schedules (Retention Schedules) und Vernichtungsfris- (Retention Schedules) et des délais de
ten (Deletion Schedules) destruction (Deletion Schedules)
• Protection of information in accordance with • Schutz von Informationen entsprechend • Protection des informations en fonction de
its characteristics, sometimesdown to indivi- ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen leurs qualités, partiellement jusqu'aux diffé-
dual content components in documents Inhaltskomponenten in Dokumenten rentes composantes du contenu dans des
documents
• Use of international, industry-specific or at • Nutzung international, branchenspezifisch • L'utilisation des métadonnées standardisées
least company-wide standardized meta-data oder zumindest unternehmensweit standar- au niveau international, spécifique à la
for the unambiguous identification and disierter Meta-Daten zur eindeutigen Identi- branche ou au moins dans l’entreprise pour
description of stored information fizierung und Beschreibung der gespeicher- l'identification univoque et la description des
ten Informationen informations stockées

Enterprise Content Management 48


Workflow / Business Process Management

• Process and structure organization


• Process design
• Vizualisation of Process
• Routing
Collab
• Monitoring
• Parallel and DM
sequential processing
• Reminders, deadlines
• Checking
• Logging STORE WCM

Workflow /
Business Process
Management WF/
BPM RM

49 ECM
Wf Workflow / Wf Workflow / Workflow /
BPM Business Process Management BPM Business Process Management gestion des procédures d’entreprise (BPM)
(Vorgangsbearbeitung)
Workflow and Business Process Management Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft La gestion des procédures d’entreprise et leur
differ substantially. weder den Begriff Workflow noch den Begriff modélisation dans des outils ‘workflow’
BPM Business Process Management eindeutig. constituent des fonctions essentielles de con-
BPM and workflow represent an essential
BPM und Workflow stellen eine wesentliche nexion, de conduite et de contrôle dans le modèle
connecting, managing and controlling function in
Verbindungs-, Steuerungs- und Kontrollfunktion ECM. Pour cette raison ils sont détachés des
the ECM model. They are hence removed from
im ECM-Modell dar. Sie sind daher im „Haus- composantes de gestion dans le modèle
the managing components in the "house model"
Modell“ aus den Manage-Komponenten heraus- « maison » et forment la colonne vertébrale
and form the "backbone" of ECM.
gelöst und bilden das Rückrat von ECM. d'ECM.

There are different types of Workflow, for Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Lors du workflow on différencie des types diffé-
example: Typen, so zum Beispiel den rents, tels que par exemple

• “Production Workflow” which uses • „Production Workflow“, der auf Basis • Workflow du type « production » conduisant
predefined sequences to guide and control vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert et contrôlant des processus sur la base des
processes und kontrolliert, und den procédés prédéfinis

• “Ad-Hoc Workflow” in which the user • „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender • Workflow du type « ad hoc » dan lequel
determines the process sequence on the fly. selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses l'usager même définit le déroulement des
vorgibt. processus en temps réel.

Workflow solutions can be implemented as: Workflow-Lösungen können als Les Solutions de workflow peuvent être réalisés
comme
• “Workflow solutions” with autonomous • „Workflow-Anwendung“ mit eigenständi-
clients which users mostly work with, or as gem Clienten realisiert werden, mit dem der • « application workflow » comportant des
Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber client autonomes et qui constituent l’interface
• “Workflow Engines” which act as a back- in Gestalt einer principale pour l'usager travaille principale-
ground service controlling the information ment, ou encore sous forme d'un
and data flow, without requiring an own • „Workflow Engine“, die als Dienst im Unter-
client for this. grund der Systeme den Informations- und • « moteur workflow», un service d’arrière-
Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein plan dirigeant le flux des informations et des
eigener Client erforderlich ist. données sans nécessiter un client dédié.

Enterprise Content Management 50


Workflow Management includes the following Zum Workflow Management gehören unter ‘Gestion des workflows’ comprend – entre
functions, among others: Anderem folgende Funktionen: autres - les fonctionnalités suivantes :

• Imaging of process and organization • Abbildung von Ablauf- und Aufbau- • Modélisation des structures organisation-
structures organisationsstrukturen nelles procéduraux et hiérarchiques

• Capture, administration, visualization, and • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und • Réception, gestion, visualisation et ache-
delivery of grouped information with its Weiterleiten von zusammenhängenden In- minement des informations cohérentes avec
associated documents or data formationen mit zugehörigen Dokumenten les documents et données appropriées
oder Daten
• Incorporation of data processing tools (such • Intégration des outils pour le traitement des
as specific applications) and documents • Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen données (comme par exemple les appli-
(such as office products) für Daten (zum Beispiel Fachanwendungen) cations spécialisées) et celui des documents
und Dokumente (zum Beispiel Office-Pro- (comme par exemple les logiciels bureau-
• Parallel and sequential processing of proce- dukte) tiques)
dures including simultaneous saving
• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von • Traitement parallèle et séquentiel des pro-
• Reminders, deadlines, delegation and other Vorgängen einschließlich Mitzeichnung cessus, y compris la co-signature
administration functionalities
• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und • Remaniement, délais, délégation et autres
• Monitoring and documentation of process andere Verwaltungsfunktionalität fonctions administratives
status, routing, and outcomes
• Kontrolle und Dokumentation der Bearbei- • Contrôle et documentation des niveaux de
• Tools for designing and displaying process tungsstände, Laufwege und Ergebnisse der traitement, des déroulements et des résultats
Bearbeitung du traitement

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und An- • Outils de dessin pour la modélisation et


zeige von Prozessen l’affichage des processus

The objective is to largely automate processes by Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automati- Le but de leur utilisation est l’automatisation
incorporating all necessary resources. sierung von Prozessen mit Einbindung aller not- étendue des processus avec intégration de toutes
wendigen Ressourcen. les ressources nécessaires.

51 ECM
BPM or Business Process Management goes a BPM Business Process Management geht in BPM, la gestion des procédés d’entreprise, est
step further than Workflow, aiming at the seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als encore plus ambitieuse que celle des workflow
complete integration of all affected applications Workflow. BPM strebt die vollständige Inte- en ce qu’elle aspire à l'intégration complète de
within an enterprise, with monitoring of gration aller betroffenen Anwendungen in einem toutes les applications concernées dans une
processes and assembling of all required Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und entreprise avec contrôle des processus et
information. Among BPM’s functions are: Zusammenführung aller benötigten Informa- rassemblement de toutes les informations
tionen an. Zu BPM gehören unter anderem fol- requises. Entre autres, ‘BPM’ comprend donc:
gende Funktionen:

• Complete workflow functionality • Vollständige Workflow-Funktionalität • Fonctionnalité complète de workflow


• Process and data monitoring at the server • Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene • Contrôle de processus et des données au
level • EAI Enterprise Application Integration zur niveau du serveur
• EAI or Enterprise Application Integration, to Verbindung verschiedener Anwendungen • Intégration des applications d’entreprise
link different applications • BI Business Intelligence mit hinterlegten (EAI) pour la connexion des applications
• BI or Business Intelligence, with rule Regelwerken, Integration von Information- • « Business Intelligence » (BI) avec des
structures, integration of information Warehouses und den Anwender bei seiner collections de normes déposés, intégration
warehouses, and utilities that assist users in fachlichen Tätigkeit unterstützenden des « information warehouses » et des
their work Hilfsprogrammen logiciels auxiliaires qui soutiennent l'usager
dans son activité professionnelle

Today, “Manage” components are offered indi- „Manage“-Komponenten werden heute einzeln Les composantes de gestion sont aujourd'hui
vidually or integrated as suites. In many cases oder integriert als „Suite“ angeboten. Sie be- offertes isolément ou bien sous forme intégrée
they already include the “Store” components. inhalten vielfach bereits die Store-Komponenten. dans des « suites ». Souvent, ils comportent déjà
les composantes de stockage.

Enterprise Content Management 52


ECM Store

Repositories
• File Systems
• Content Management Systems
• Databases
• Data Warehouses

Library Services
• Search/Retrieval
• Version Control
• Check In/Check Out
• Audit Trail

Technologies
• SAN • Tape
• NAS • Magnetic Storage
• Magneto Optical • RAID
• DVD • Optical Disc
• CD-ROM

53 ECM
Store Store Store
(Speichern) (Stockage)
“Store” components are used for the temporary Die „Store“-Komponenten dienen zur tem- Les composantes de stockage servent pour la
storage of information which it is not required or porären Speicherung von Informationen, die sauvegarde temporaire des informations qui ne
desired to archive. Even if it uses media that are nicht archivierungswürdig oder archivierungs- sont pas dignes de l'archivage ou de garde
suitable for long-term archiving, “Store” is still pflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz obligatoire. Même si les médias utilisés se prê-
separate from “Preserve.” kommen, die für eine langzeitige Archivierung teraient à un archivage à long terme le ‘stockage’
geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preserva- se différencie de la ‘préservation’ par le contenu
The “Store” components listed by AIIM can be
tion“ abgegrenzt durch den Inhalt. Im deutschen traité. La différence est analogue à celle entre le
divided into three categories: “Repositories” as
Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der rangement des dossiers et les archives.
storage locations, “Library Services” as
„Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleich-
administrion components for repositories, and Les composantes de stockage mentionnées par
zusetzen.
storage “Technologies.” These infrastructure l'AIIM peuvent se classer dans trois domaines
components are sometimes held at the operating Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Kompo- différents : « dépôts » comme des endroits de
system level like the file system, and also include nenten lassen sich drei unterschiedlichen Berei- stockage, « services de bibliothèque » comme
security technologies which will be discussed chen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, composantes administrative pour les endroits de
farther below in the “Deliver” section. However, „Library Services“ als Verwaltungskomponente stockage et « technologies » en tant que techno-
security technologies including access control are für die Speicherorte, und „Technologies“ als logies de stockage diverses. Les technologies de
superordinated components of an ECM solution. unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls sécurité font également partie de ces compo-
zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z.T. santes d'infrastructure, qui – comme le système
wie das Filesystem auf Betriebssystemebene des fichiers – font partiellement partie du
angesiedelt sind, gehören die Sicherheits- système d’exploitation, mais toutefois seront
technologien, die aber erst weiter unten im présentés plus en bas dans la section
Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die « expédition ». Les technologies de sécurité, y
Sicherheitstechnologien sind jedoch einschließ- compris le système d'autorisation, doivent pour-
lich des Berechtigungssystems als übergreifende tant être considérées comme composante globale
Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten. d'une solution ECM.

Enterprise Content Management 54


Repositories Repositories Dépôts
(Speicherorte, Datenspeichersysteme) (endroits de stockage, systèmes
d'enregistrement des données)
Different kinds of ECM repositories can be used Zu den möglichen Repositories eines ECM, die Parmi les dépôts potentiels d'un ECM et qui
in combination. Among the possible kinds are: auch kombiniert eingesetzt werden können, peuvent aussi être combinés on compte entre
gehören unter anderem: autres :

• File System • Filesystem • Système de fichier


File systems are used primarily for Das Filesystem wird vorrangig zur Le système de fichiers est utilisé surtout pour
temporary storage, as input and output temporären Zwischenspeicherung, so zum la sauvegarde temporaire, comme par
caches. The goal of ECM is to reduce the data Beispiel Eingangs- und Ausgangs-Caches exemple dans les caches d’entrée et de sortie.
burden on the file system and make the benutzt. Ziel von ECM ist es, das Filesystem Le but d'ECM est d’utiliser le moins possible
information generally available through von Informationen zu entlasten und diese le système de fichiers pour le stockage des
“Manage”, “Store” and “Preserve” durch „Manage“-, „Store“- und „Preser- informations et de favoriser les technologie
technologies. vation“-Technologien allgemein verfügbar génériques « gestion », « stockage » et
bereitzustellen. « préservation » à sa place.
• Content Management System • Content Management System • Système de gestion du contenu
This is the actual storage system for content, An dieser Stelle ist das eigentliche Speichers- Ce terme désigne le système de stockage du
which can be a database or a specialized ystem für den Content gemeint, bei dem es contenu proprement dit, qu’il s’agisse d’une
storage system. sich um eine Datenbank oder ein speziali- base de données ou d’un système spécialisé
siertes eigenständiges Speichersystem han- et autonome de stockage.
deln kann.
• Database • Datenbanken • Bases de données
Databases administer access information, but Zum einen dienen Datenbanken zur D'un côté, les bases de données servent pour
can also be used for the direct storage of Verwaltung der Zugriffsinformationen. Sie l'administration des informations d'accès. Ils
documents, content, or media assets. können aber auch direkt zur Speicherung peuvent cependant aussi être utilisés directe-
von Dokumenten, Content oder Media ment pour la sauvegarde de documents, du
Assets benutzt werden. contenu ou des ressources médiatiques.
• Data Warehouses • Data Warehouses • Data Warehouses
These are complex storage systems based on Data Warehouses sind datenbankbasierte, Les data warehouses sont des systèmes de
databases, which reference or provide komplexe Speichersysteme, die Informatio- stockage complexes utilisant des bases de
information from all kinds of sources. They nen aus unterschiedlichsten Quellen referen- données, qui font référence aux informations
can also be designed with more global zieren oder direkt bereitstellen. Sie können provenant des sources diverses ou bien les
functions as Document or Information auch mit einem globaleren Anspruch als mettent à disposition directement. Avec une
Warehouses. Document Warehouse oder Information aspiration encore plus globale, ils peuvent
Warehouse konzipiert sein. être conçus comme « Document Warehouse »
ou « Information Warehouse ».

55 ECM
Library Services Library Services Library service
(Informationsverwaltungsdienste) (Services de gestion de l'information)
Library Services have to do with libraries only in a Library Services haben nur im übertragenen Sinn Les « Library Services » n’ont qu’un rapport très
metaphorical way. They are the administrative mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die system- métaphorique avec les bibliothèques. Il s’agit des
components close to the system that handle access nahen Verwaltungskomponenten, mit denen der composantes d’administration proches du
to information. The Library Service is responsible Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der système avec lesquelles on réalise l'accès aux in-
for taking in and storing information from the Library Service ist letztlich für den Empfang und formations. Le service « bibliothèque » est
Capture and Manage components. It also manages die Speicherung der Informationen aus den responsable pour le réception et le stockage des
the storage locations in dynamic storage, the „Capture“- und den „Manage“-Komponenten informations issues des composantes « saisie » et
actual “Store”, and in the long-term “Preserve” verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die « gestion ». Il administre à la fois les endroits de
archive. The storage location is determined only Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem stockage dans le dépôt dynamique, dans le
by the characteristics and classification of the eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der « store » proprement dit et dans l’archive de
information. The Library Service works in concert Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei longue durée de la catégorie « préservation ».
with the database of the “Manage” components. lediglich durch die Eigenschaften und Klassen- L'endroit de stockage est déterminé uniquement
zugehörigkeit der zu speichernden Information en fonction des propriétés des informations à
bestimmt. Der Library Service arbeitet mit der sauvegarder et de leur classification. Le service
Datenbank der „Manage“-Komponenten zusam- « bibliothèque » collabore avec la base de don-
men. nées des composantes « gestion ».

This serves the necessary functions of Hierdurch werden die notwendigen Cette collaboration dessert les fonctions essen-
• Search, and • „Search“- (Suche) und tielles
• Retrieval. • „Retrieval“- • « Search » (Recherche) et
Search machines, full text databases, search (Wiederfinden, Wiederbereitstellen) • « Retrieval » (retrouver, remise à disposi-
agents and other search technologies are also Funktionen bedient. Hierzu rechnet man heute tion).
included today. auch Suchmaschinen, Volltextdatenbanken, Aujourd’hui, cela comprend aussi des moteurs
Agenten und andere Suchtechnologien. de recherche, des bases de données de texte
intégral, des agents et d'autres technologies de
recherche.

Enterprise Content Management 56


While the database does not “know” the physical Während die Datenbank keine Kenntnis über den Alors que la base de données n'a aucune
location of a stored object, the Library Service physischen Speicherort eines Objektes hat, connaissance de l'endroit physique de stockage
manages the verwaltet der Library Service d'un objet, le service « bibliothèque » gère
• Online storage • Online-Speicher • Le mémoire en ligne
(direct access to data and documents) für Daten und Dokumente im direkten pour des données et documents en accès
• Nearline storage Zugriff, direct,
(data and documents on a medium that the • Nearline-Speicher • La mémoire « nearline »
drive can access, but for which robotics or für Daten und Dokumente auf einem pour des données et documents accessibles
something similar must first be set up) Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks pour le lecteur, mais qui doivent être mis à sa
• Offline storage befindet, aber zum Beispiel erst durch eine disposition de façon automatisée, comme par
(data and documents on a medium that is Robotik eingelegt werden muss exemple par une robotique
removed from system access). • Offline-Speicher • La mémoire « offline »
für Daten und Dokumente auf einem pour les données et documents sur des
Medium, das ausgelagert wurde und sich médias distants et qui ne sont pas accessible
nicht im automatisierten Zugriff eines au lecteur par des procédés automatiques.
Systems befindet.

If there is not a superordinated document Sofern nicht ein übergelagertes Dokumenten- Pourvu qu'aucun système de gestion de
managmenet system to provide the functionality, oder Records-Management-System die Funk- documents ou de dossiers supérieur ne propose
the Library Service must have tionalität bereitstellt, muss der Library Service cette fonctionnalité, le service « bibliothèque »
• Version management selbst die Funktionen doit lui-même offrir les deux fonctions sui-
to control the status of information, and • Versionsmanagement vantes :
• Check-in/Check-out zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der • Gestion de versions
for controlled information provision Information, und pour contrôler différents versions de l'infor-
• Checkin/Checkout mation, et
für die kontrollierte Bereitstellung der Infor- • « Checkin »/ « Checkout »
mation pour la mise à disposition de l'information.
besitzen.

57 ECM
An important Library Service function is the Eine wichtige Funktion des Library Services ist Une fonction importante du service
generation of logs and journals on information die Erzeugung von Protokollen und Journalen « bibliothèque » est la production de fichiers log
usage and edits, called an “audit trail.” zur Nutzung der Information und über et de journal concernant l'utilisation des
Veränderungen an den Informationen, die im informations et concernant leur modifications qui
Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ be- sont désignés par le terme « Audit-Trail » dans la
zeichnet werden. terminologie anglo-américaine.

Further components of the library services are: Weitere Komponenten der „Library Services“ D'autres composantes des « library services »
sind: sont :
• Content integration
facilitates different content from different • Content Integration • Intégration de contenu
sources to consider as an individual repository ermöglicht verschiedenen Content aus unter- permettant de considérer le contenu divers
and to virtually consolidate contents. schiedlichen Quellen wie ein einzelnes issu des sources différentes comme un dépôt
Repository zu betrachten und Inhalte virtuell unique et de rassembler du contenu
• Syndication
zusammenzuführen. virtuellement.
is the distribution of content to the reuse and
integration into other content • Syndication • Syndication
ist die Verteilung von Content zur Wieder- est la distribution du contenu pour sa
• Localization
verwendung und Integration in anderen réutilisation et son l'intégration avec d'autres
is the adaptation of content to the cultural and
Content. contenus.
linguistic needs of different global markets
• Localization • Localisation
ist die Anpassung von Content an die désigne l'adaptation du contenu aux besoins
kulturellen und sprachlichen Bedürfnisse culturels et linguistiques de marchés globaux
verschiedener globaler Märkte. divers.

Enterprise Content Management 58


Storage Technologies Speicher-Technologien Technologies de mémoire
A wide variety of technologies can be used to Für die Speicherung der Informationen können je Pour la sauvegarde des informations des médias
store information, depending on the application nach Anwendungszweck und Systemumgebung très différents peuvent être utilisés en fonction de
andsystem environment: sehr unterschiedliche Medien zum Einsatz kom- la cible fonctionnelle et de l'environnement-
men. système.

• Read and Write Magnetic Online Media • Mehrfach beschreibbare magnetische Online- • Mémoires magnétiques en ligne à en-
include hard drives as RAID (Redundant Speicher registrements multiples
Array of Independent Disks) server drive wie zum Beispiel Festplatten als RAID y font partie les disques durs organisés
subsystems, SAN (Storage Area Networks) (Redundant Array of Independent Disks) comme RAID (Redondant Array of
as storage infrastructures and NAS (Network Festplattensubsystem am Server, SAN Independent disques), le sous-système de
Attached Storage) as directly accessible (Storage Area Networks) als Speicherinfra- disque dur du serveur, les SAN (L'archivage
network storage areas. struktur oder NAS (Network Attached Area Networks) comme infrastructure de
Storage) direkt in Netzwerken zugänglich ge- mémoire les NAS (Network Attached
machte Speicherbereiche. Storage), des systèmes de stockage
directement accessibles dans des réseaux.
• Magnetic Tape • Tapes (Magnetbänder) • Tapes (Bandes magnétiques)
in automated storage units like “Libraries” or in automatisierten Speichereinheiten wie dans des unités automatisées comme le
“Silos” with robotics for access, used like “Libraries” oder “Silos” mit Robotik dienen « bibliothèques » ou les « silos » avec leur
DAT in smaller environments for backup but wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen robotique associée tout comme les bandes
not online access. eher der Daten-sicherung und nicht zum DAT servent plutôt pour créer des copies de
Online-Zugriff. sauvegarde des données dans des
environnements « petits » que pour les
rendre accessibles en ligne.
• Digital Optical Media • Digitale Optische Speichermedien • Moyens de Stockage Optiques Numériques
like CD (CD-R for write-once, read-only wie CD (CD-R einmal beschreibbare Com- comme CD (CD-R / disque compact à en-
Compact Disk, CD/RW for read-and-write pact Disk, CD/RW mehrfach beschreibbare registrement unique et CD/RW / disque
Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), compact à enregistrements multiples), le
MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density DVD (Digital Versatile Disk), le MO
Optical) and other formats can be used for Optical) und andere können zur Sicherung (Magneto Optical), UDO et d'autres sont
storage and distribution, or in jukeboxes for und zur Verteilung aber auch in Jukeboxen souvent utilisés pour la sauvegarde et pour
online storage. als Online-Speicher (Plattenwechselauto- la distribution des données, mais peuvent
maten) eingesetzt werden. aussi être utilisés comme mémoire en ligne
dans des « juke-box » avec des changeurs de
média automatiques.

59 ECM
Enterprise Content Management 60
ECM Preserve

Archive
• Paper
• Microfilm
• NAS/SAN
• CAS
• WORM
• WORM-Tape

Deletion

61 ECM
Preserve Preserve Preserve
(Erhalten, Bewahren, Archivieren) (conserver, préserver, archiver)

The “Preserve” components of ECM handle the Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen Les composantes « préservation » d'ECM servent
long-term, safe storage and backup of static, zur langfristig stabilen, statischen und pour la conservation et la sauvegarde à long
unchanging information, as well as temporary unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung terme, stable, statique et invariable des
storage of information that it is not desired or von Informationen. Im deutschsprachigen Raum informations. Dans la terminologie française
required to archive. This is sometimes called ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen l’équivalent est le domaine fonctionnel de
“electronic archiving,” but that has substantially Archivierung. Letztere besitzt heute aber l'archivage, encore que celui-ci possède une
broader functionality than that of “Preserve.” wesentlich mehr Funktionalität als unter fonctionnalité bien plus riche que le domaine
Electronic archiving systems today generally „Preserve“ subsummiert. Archivsysteme werden « préservation ». Les systèmes d'archivage sont
consist of a combination of administration auch zur temporären Speicherung von aussi utilisés pour la sauvegarde temporaire des
software like Records Management, Imaging or Informationen, die nicht archivierungswürdig informations, qui ne sont pas dignes de
Document Management, Library Services (IRS - oder archivierungspflichtig sind benutzt und l'archivage ou d’archivage obligatoire, ils
Information Retrieval Systems) and storage unterstützen so den Dokumentenlebenszyklus. soutiennent ainsi le cycle de vie des documents.
subsystems. Elektronische Archivsysteme sind heute meistens Aujourd'hui, les systèmes d'archivage numérique
eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie sont le plus souvent une combinaison des
Records Management, Imaging oder Document logiciels de gestion comme pour la gestion des
Management, Library Services (IRS Information dossiers, des images ou des documents, des
Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen. services « bibliothèque » (IRS Information
Retrieval Systems) et des sous-systèmes de
mémoire.

Enterprise Content Management 62


But it is not just electronic media that are suitable Aber nicht nur elektronische Medien eignen sich Mais les médias numériques ne sont pas les seuls
for long-term archiving. For purely securing zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen à être qualifiés pour la conservation à long terme.
information microfilm is still viable, and is now Sicherung von Informationen ist weiterhin Pour la seule sauvegarde des informations le
offered in hybrid systems with electronic media Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden microfilm reste adapté, qui peut entre-temps être
and database-supported access. The decisive Systemen mit elektronischen Medien und utilisé dans des systèmes hybrides avec des
factor for all long-term storage systems is the datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden médias numériques et dont l’accès se fait à l’aide
timely planning and regular performance of kann. Entscheidend bei allen Langfristspeicher- des bases de données. Le facteur décisif pour
migrations, in order to keep information systemen ist die rechtzeitige Einplanung und tous les systèmes de conservation à long terme
available in the changing technical landscape. regelmäßige Durchführung von Migrationen um est la planification opportune et l'exécution
This ongoing process is called Continuous die Information in sich verändernden tech- régulière des migrations dont la mission est de
Migration. nischen Umgebungen verfügbar zu halten. Die- garder disponibles les informations dans des
ser kontinuierliche Prozess wird auch environnements techniques changeants. Ce
Among the “Preserve” components are:
„Continuous Migration“ genannt. processus continu est appelé aussi « migration
permanente » ou « continious migration » en
Zu den „Preserve“-Komponenten rechnet man
anglais..
unter anderem:
Parmi la composante de « préservation » on
compte notamment :

• WORM (Write Once Read Many) rotating • WORM (Write Once Read Many) rotierende • WORM (Write Once Read Many) Médias
digital optical storage media, which include digital optische Speichermedien optiques et rotatifs de stockage numérique
the classic 5 ¼” or 3 ½” WORM disc in zu denen die klassischen WORM in einer parmi lesquels on compte les WORM
protective sleeve, as well as CD-R and DVD- Schutzhülle in 5 ¼“ oder 3 ½“ Technologie classiques dans une housse de technologie 5
R. Recording methods vary for these media, ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die ¼" ou 3 ½" ainsi que CD-R et DVD-R. Des
which are held in jukeboxes for online and Aufzeichnungstechniken der Medien, die in techniques d’enregistrement diverses sont
automated nearline access. Jukeboxen für einen Online- und utilisés pour les médias, qui sont mis à
automatisierten Nearline-Zugriff bereit- disposition dans des « juke-box » pour un
gestellt werden, sind unterschiedlich. accès en ligne ou « nearline ».

• WORM-Tape (magnetic tape with WORM • WORM-Tape (Magnetband mit WORM- • WORM-Tape (Bande magnétique avec des
characteristics) Eigenschaften) qualités de WORM)
Used in special drives; that can be as secure wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die est utilisé dans des lecteurs spécialisés qui
as a traditional WORM medium if used mit besonders abgesicherten Bändern bei peuvent atteindre des niveaux de sécurité
properly with specially secured tapes. ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicher- semblable à des médias WORM traditionnel
heit wie ein traditionelles WORM Medium avec des bandes spécialement sécurisés.
erreichen können.

63 ECM
• CAS (Content Adressed Storage) magnetic • CAS (Content Adressed Storage) • CAS (Content Adressed Storage) mémoires
hard drive storage magnetische Festplattenspeicher de disque dur magnétiques
with special software protection against die durch spezielle Software gegen protégé avec des logiciels spécialisés contre
overwriting, erasure, and editing, like a Überschreiben, Löschen und Verändern wie l’écrasement, la suppression et la
WORM medium. ein WORM-Medium geschützt sind modification ce que leur rend les qualité des
médias WORM

• NAS/SAN (Network Attached Storage / • NAS/SAN (Network Attached Storage / • NAS/SAN (Network Attached Storage /
Storage Area Networks) Storage Area Networks Storage Area Network)
can also be used if they meet the können ebenfalls eingesetzt werden, wenn peuvent également être employés s'ils
requirements of edit-proof auditing sie die Bedingungen der Revisionssicherheit remplissent les conditions de la sécurité de
acceptability with unchangeable storage, mit unveränderbarer Speicherung, Schutz révision que sauvegarde non modifiable,
protection against manipulation and erasure, vor Manipulationen und Löschen etc. protection contre les manipulations et la
etc. erfüllen. suppression etc.

• Microfilm • Mikroformen • Microfilm


can be used to backup information that is no können als Sicherungsmedium eingesetzt peut être employé comme médium de
longer in use and does not require machine werden, wenn die Informationen nicht mehr sauvegarde si les informations concernées ne
processing. in der Nutzung sind und keine maschinelle sont plus utilisés et si aucune exploitation
Auswertbarkeit gefordert ist. électronique est prevue.

• Paper • Papier • Papier


still has applications as a long-term storage ist als Langzeitspeicher von Informationen doit toujours être pris en considération
medium, since it does not require migration, ebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, da comme support informatique de longue
and can be read without any technical aids. die Aufzeichnung migrationsfrei ist und durée, car l’enregistrement ne nécessite
However, like microfilm it is used only to ohne Hilfsmittel gelesen werden kann. aucune migration et peut être lu sans outils
secure originally electronic information. Ebenso wie beim Mikrofilm handelt es sich auxiliaires. Cependant, et comme dans le cas
aber nur um die Sicherung originär du microfilm, il s'agit de la sauvegarde
elektronischer Information. secondaire des informations d’origine
numérique.

Enterprise Content Management 64


ECM Deliver

Security as ECM Infrastructure


Transformation Security Distribution
Technologies
Layout/Design • COLD/ERM • PKI • Internet, Intranet, Extranet

• Personalization • E-Business-Portal

• XML • Digital Rights • Email and fax


Management/
• PDF Watermark • Datatransfer via
EDI, XML and other formats
• Compression

• Syndication • CD / DVD

Publishing • Converter
Konverter • Digital Signature • Digital TV
Viewer • Paper

Output

65 ECM
Deliver Deliver Deliver
(Output Management) (Liefern, bereitstellen, ausgeben) (expédier, préparer, livrer)

The “Deliver” components of ECM are used to Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen Les composantes « expédition » d'ECM servent
present information from the “Manage”, “Store”, zur Bereitstellung der Informationen aus den pour la mise à disposition des informations
and “Preserve” components. They also contain „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Kompo- issues des composantes « gestion », « stockage »
functions used to enter information in systems nenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die et « préservation ». Cependant, ils comportent
(such as information transfer to media or wiederum für die Eingabe von Informationen in également des fonctions, qui à leur tour peuvent
generation of formatted output files) or for Systeme (zum Beispiel Informationsübergabe auf être utilisés pour l’introduction des informations
readying (for example converting or Medien oder Erzeugung formatierter dans des systèmes (par exemple le transfert des
compressing) information for the “Store” and Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von informations sur des médias ou la création des
“Preserve” components. Since the AIIM Informationen (zum Beispiel Konvertierung oder fichiers de sortie formatés) ou pour la pré-
component model is function-based and not to be Kompression) für die „Store“- und „Preserve“- paration des informations (par exemple leur
regarded as an architecture, we can assign these Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM- conversion ou compression) pour les compo-
and other components here. The functionality in Komponentenmodell funktional zusammenge- santes « stockage » et « préservation ». La per-
the “Deliver” category is also known as “output” stellt ist und nicht als Architektur gesehen spective du modèle de composantes AIIM étant
and summarized under the term “Output werden darf, ist die Zuordnung dieser und purement fonctionnelle et ne devant pas être
Management.” anderer Komponenten hier zulässig. Die compris comme architecture, l’allocation de telles
Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird composantes et bien d’autres à ce secteur est
The “Deliver” components comprise three
auch als „Output“ bezeichnet und unter dem admissible. La fonctionnalité de la catégorie
groups of functions and media: Transformation
Begriff „Output Management“ zusammen- « expédition » est souvent désigne comme
Technologies, Security Technologies, and
gefasst. « Output » et résumée sous la notion « Output
Distribution. Trans¬formation and Security as
Management ».
services belong on the middleware level and Die “Deliver“-Komponente umfasst drei
should be available to all ECM components Gruppen von Funktionen und Medien: La composante « expédition » comprend trois
equally. „Transformation Technologies“, „Security Tech- groupements de fonctions et de médias : « tech-
nologies“ und „Distribution“. Transformation nologie de transformation », « technologie de
und Sicherheit gehören als Dienste auf eine sécurité » et « distribution ». Les services « trans-
Middleware-Ebene und sollten allen ECM- formation » et « sécurité » sont situés au niveau
Komponenten gleichermaßen zur Verfügung ‘middleware’ et doivent être disponibles pour
stehen. toutes les composantes d'ECM de la même façon.

Enterprise Content Management 66


For Output two functions are of primary impor- Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen Pour la « distribution », deux fonctions sont im-
tance: wichtig: portantes au premier abord :

• Layout/Design • Layout/Design • Maquette/dessin


with tools for layouting and formatting mit Werkzeugen zur Gestaltung und Forma- avec des outils pour l'organisation et le forma-
output, and tierung der Ausgaben und tage des sorties et
• Publishing • Publishing • Publication
with applications for presenting Information mit Anwendungen zur Bereitstellung der avec des applications pour la préparation des
for distribution and publication. Informationen für die Distribution und Publi- informations pour la distribution et la publi-
kation. cation proprement dite.

Transformation technologies Transformation Technologies Transformation Technologies


(Transformations-Technologien) (Technologies de transformation)
Transformations should always be controlled and Transformationen sollten immer verlustfrei, Les transformations devraient toujours se faire
trackable. This is done by background services kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. sans perte, de façon contrôlée et compréhensible.
which the end user generally does not see. Among Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Pour cela les services d’arrière-plan interviennent
the transformation technologies are: Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel et qui en général ne sont pas visibles pour
nicht zeigen. Zu den Transformations Techno- l'usager final. Parmi les technologies de trans-
logien werden unter anderem folgende ge- formation on compte parmi d’autres :
rechnet:

• COLD / ERM • COLD / ERM • COLD / ERM


As distinct from “Capture” components, it ist hier im Gegensatz zur „Capture“- doit être vu comme la fonction opposée de la
prepares output data for distribution and Komponente als Aufbereitung von Daten von « saisie » et donc comme la préparation des
transfer to the archive. Typical applications Ausgaben für Verteilung, Druck und données de sortie pour la distribution,
are lists and formatted output, for example Übergabe an das Archiv zu sehen. Typische l’impression et le transfert à l’archive. Les
individualized customer letters. These Anwendungen sind Listen und formatierter applications types sont des listes et des
technologies also include journals and logs Output, zum Beispiel individualisierte fichiers de sortie tels que des lettres
generated by the ECM components. Kundenanschreiben. Zu diesen Technologien individualisés aux clients. Parmi ces
gehören auch die Journale und Protokolle, die technologies comptent également les journaux
von den ECM-Komponenten erzeugt werden. et protocoles produits par les composantes
ECM.

67 ECM
• Personalization • Personalization (Personalisierung) • Personalization (Personnalisation)
This is no longer just a function of web-based ist nicht mehr nur eine Funktion von Web- n’est plus exclusivement une fonction de
portals, but applies to all ECM components. basierten Portalen sondern gilt für alle ECM- Portails Web mais vaut pour toutes les
Personalization gives the user just those Komponenten. Durch die Personalisierung composantes d'ECM. En raison de la person-
functions and information that he or she erhält der Nutzer nur noch die Funktionalität nalisation l'usager est offert uniquement la
needs. und Informationen angeboten, die er be- fonctionnalité et les informations dont il a
nötigt. besoin.

• XML (eXtended Markup Language) • XML (eXtended Markup Language) • XML (eXtended Markup Language)
A description language that allows des- ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt est une langue de description qui permet de
cription of interfaces, structures, metadata, Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und décrire des interfaces, des structures, des
and documents. XML is becoming the uni- Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich métadonnées et des documents. XML
versal technology for describing information. als die universelle Technologie zur s'impose comme la technologie universelle
Beschreibung von Informationen durch. pour la description d'informations.

• PDF (Printable Document Format) • PDF (Printable Document Format) • PDF (Printable Document Format)
is an intelligent print and distribution format ist ein intelligentes Druck- und Distri- un format intelligent de ’impression et de la
that enables the platform-independent butionsformat, das es erlaubt Informationen distribution intelligent qui permet la mise à
presentation of information. Unlike pure plattformunabhängig bereitzustellen. Im disposition des informations indépen-
image formats like TIFFs, PDFs permit Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF damment de la plate-forme technique. Con-
content searches, the addition of metadata, können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten trairement aux formats d'image purs comme
and the embedding of electronic signatures. beigefügt und elektronische Signaturen TIFF l’on peut rechercher des contenus dans
PDF/A is a standardized archival format. eingebettet werden. PDF/A ist ein nor- des fichiers PDF, y joindre des métadonnées
miertes Archivformat. et y intégrer des signatures électroniques. Le
format PDF/A est standardisée pour l’archi-
vage des documents.

Enterprise Content Management 68


• Converters and Viewers • Konverter und Viewer • Convertisseurs et Viewers
Serve to reformat information to generate dienen einerseits zur Umformatierung von servent d'une part pour le reformatage des
uniform formats, and also to display and Informationen, um einheitliche Formate zu informations pour produire des formats
output information from different formats. erzeugen, und andererseits um homogènes, et d'autre part pour rendre des
Informationen unterschiedlichen Formates informations dans des formats différents et
wieder anzuzeigen und auszugeben. pour les distribuer.
• Compression • Compression (Kompression, Komprimie- • Compression
Used to reduce the storage space needed for rung) elle est utilisée pour réduire le besoin de
pictorial information. The ITU process wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf mémoire des informations images. Pour l
(CCITT) is used for b/w for TIFFs, and für bildhafte Informationen zu reduzieren. noir et blanc on a recours ici à la procédure
JPEG2000 for color images. ZIP softwares Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren d'ITU (CCITT), pour TIFF et pour les images
allow the compression of any kind of data for (CCITT) für TIFF und für Farbbilder auf en couleur on utilise JPEG2000. Des procédés
transfer. JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“- « ZIP » peuvent être utilisés pour comprimer
Verfahren können auch beliebige Dateien für des fichiers quelconques pour la
die Datenübermittlung komprimiert werden. transmission des données.
• Syndication • Syndication • Syndication
Used for presenting content in different dient zur Bereitstellung von Content in sert pour la préparation du contenu dans des
formats, selections and forms in the context of unterschiedlichen Formaten, Selektionen und formats, des sélections et des formes
Content Management. Syndication allows the Aufbereitungsformen im Umfeld des différents de préparation dans le contexte de
same content to be used multiple times in Content Management. Durch Syndication la gestion du contenu. Le même contenu
different forms for different purposes. kann der gleiche Inhalt mehrfach in peut être rendu utilisable par la syndication
verschiedener Form und für verschiedene de façon multiple dans des formes diffé-
Anwendungszwecke genutzt werden. rentes et pour des buts applicatifs diverses.

69 ECM
Security Technologies Security Technologies Security Technologies
(Sicherheitstechnologien) (Technologies de sécurité)
Security technologies are cross-section functions Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Les technologies de sécurité font partie des
that are available to all ECM components. For Querschnittfunktionen, die allen ECM-Kompo- fonctions transversales, des services qui sont à la
example, electronic signatures are used not only nenten als Dienste zur Verfügung stehen. So disposition de toutes les composantes d'ECM.
when documents are sent, but also in data kommen elektronische Signaturen nicht nur bei Ainsi, les signatures électroniques ne s'emploient
capture via scanning, in order to document the der Versendung von Dokumenten zum Einsatz pas seulement lors de l'envoi des documents
completeness of the capture. PKI (Private Key sondern können auch beim der Erfassung beim mais peuvent être requis aussi lors du scannage
Infrastructure) is a basic technology for electronic Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit pour documenter l'intégralité de l'enregistre-
signatures. It manages keys and certificates, and der Erfassung zu dokumentieren. Dazu gehören ment. On y compte PKI (Private Key Infra-
checks the authenticity of signatures. Other PKI (Private Key Infrastructure) als Basistechno- structure) comme technologie de base pour
electronic signatures demonstrate the identity of logie für den Einsatz elektronischer Signaturen. l'utilisation des signatures électroniques. Elle
the sender and the integrity of the sent data, i.e. Sie verwaltet Schlüssel und Zertifikate, und prüft gère des clés et des certificats, et vérifie l'authen-
that it is complete and unchanged. In Europe die Authentizität von Signaturen. Weiter elektro- ticité de signatures. On y compte également les
there are three forms of electronic signatures, of nische Signaturen, die dazu dienen, für Doku- signatures électroniques qui servent à prouver
different quality and security: simple, advanced, mente bei Übermittlungen die Authentizität des l’authenticité de l'expéditeur et l'intégrité du
and qualified. In Germany the qualified Absenders und die Integrität der übermittelten message transmis, sa nature inaltérée et
electronic signature is legally admissible in legal Nachricht, das heißt, die Unverändertheit und l'intégrale, lors du transfert des documents. Il
documents and contracts. Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es existe en Europe trois formes de la signature
drei Formen der elektronischen Signatur mit électronique avec des niveaux de et de sécurité
unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: ein- différents : signatures ‘simples’, ‘avancées’ et
fache, fortgeschrittene und qualifizierte. In ‘qualifiés’. En Allemagne, la signature électro-
Deutschland ist die qualifizierte elektronische nique qualifiée fait légalement partie intégrante
Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen des affaires commerciales et contractuelles.
gesetzlich verankert.
Finally, there is Digital Rights Manage- Zum Schluss: Digital Rights Management/ Finalement, on y compte le techniques Digital
ment/Watermarking. This is used in Content Watermark (elektronische Rechteverwaltung). Rights Management/Watermark (gestion de
Syndication and in MAM (Media Asset Manage- DRM dient besonders bei der Content Syn- droits électronique). Celles-ci servent surtout
ment) for managing and securing intellectual dication und in MAM Media Asset Management dans la du syndication du contenu et en MAM
property rights and copyrights. It works with der Verwaltung und Absicherung von Urheber- (Media Asset Management), la gestion et la
techniques like electronic watermarks that are rechten und CopyRights. Hierzu kommen sécurisation des droits d’auteur et des Copy-
integrated directly into the file, and seeks to Techniken wie elektronische Wasserzeichen Rights. À cela s’ajoutent des techniques comme
protect usage rights and protect content that is (Watermarks), die direkt in die Dokumente les filigranes électroniques (Watermarks) qui sont
published on the Internet. eingebunden werden, zum Einsatz. Ziel ist die directement intégrées dans les documents. Leur
Wahrung von Rechten und die Sicherung der mission est la garantie des droits et la sécurisa-
Inhalte bei der Veröffentlichung im Internet. tion du contenu lors de la publication en Internet.

Enterprise Content Management 70


Distribution Distribution Distribution
(Verteilung)
All of the above technologies basically serve to Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im Toutes les technologies mentionnées jusqu’ici
provide the various contents of an ECM to target Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte servent essentiellement `la mise à disposition
users by various routes, in a controlled and user- eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert contrôlée et appropriée des groupes d’utilisa-
oriented manner. These can be active auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe teurs par des voies diverses. On y utilise des
components such as e-mail, data media, memos, bereitzustellen. Hierzu können aktive Kompo- composantes actives comme l’envoi par
and passive publication on websites and portals nenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern messagerie, sur des supports physiques ou des
where users can get the information themselves. oder Rundschreiben ebenso gehören wie die circulaires de la même façon que des voies de
Possible output and distribution media are: passive Publikation auf Webseiten und Portalen, publication ‘passives’ sur des sites web et des
wo sich die Zielgruppe aus dem Informations- portails, où le groupe cible d’utilisateurs se sert
angebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- lui-même de l'offre informationnelle. En tant que
und Distributionsmedien können zum Einsatz médias de sortie et de distribution on emploie le
kommen: plus souvent :

• Internet, extranet and intranet • Internet, Extranet und Intranet • Internet, Extranet et Intranet
• E-business portals • E-Business-Portale • Portails d'affaires électroniques
• E-mail and fax • E-Mail und Fax • Messagerie et fax
• Data transfer by EDI, XML or other formats • Datenübermittlung mittels EDI, XML oder • Transmission des données moyennant l'EDI,
• Mobile devices like mobile phones, PDAs, anderen Formaten XML ou d'autres formats
communicators and others • Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Communi- • Appareils mobiles comme des téléphones
• Data media like CDs and DVDs cator-Geräte, PDAs und andere mobiles, appareils de communication et
• Datenträger wie CD oder DVD autres
• Digitale TV and other multimedia services
• Digitales Fernsehen und andere Multimedia- • Support de données comme CD ou DVD
• Paper
Dienste • Télévision numérique et autres services
• Papier multimédia
• Papier
The task of the various “Deliver” components is Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Kompo- La tâche des différentes composantes
to provide information to users in the best way nenten ist die Information immer für den « expédition » est la préparation optimale des
for the given application, while controlling its Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu informations pour le destinataire et le contrôle
use as far as possible. stellen und die Nutzung möglichst zu kontrol- maximal de son l'utilisation.
lieren.

71 ECM
Enterprise Content Management 72
ECM Suites

73 ECM
What is an ECM suite? Was ist eine ECM-Suite? Qu'est-ce que une suite ECM?
ECM is a natural for suites. As discussed, ECM ECM ist ein Thema für Suiten. ECM beinhaltet, ECM se prête pour une approche intégrée dans
comprises five major components: Capture, wie dargelegt, fünf große Komponenten: des suites. Comme on a vu, ECM comporte cinq
Manage, Deliver, Store and Preservation. Manage Capture, Manage, Deliver, Store und Preser- composantes majeures : « saisie », « gestion »,
includes the subcomponents Collaboration, vation. Manage beinhaltet die Teilkomponenten « expédition », « stockage » et « préservation ».
Records Management, Workflow/Business Pro- Collaboration, Records Management, Workflow « Gestion » comporte les sous-composantes
cess Management, Document Management and /Business Process Management, Document « collaboration », « gestion des dossiers »,
Web Content Management. Thus, ECM is Management und Web Content Management. « workflow », « gestion des documents » et
something of a Jack of all trades, that also tries to ECM - eine „eierlegende Wollmilchsau“, die auch « gestion du contenu Web ». ECM devient ainsi
cover trendy areas like ILM (Information Trendthemen wie ILM Information Lifecycle une chimère omnipotente qui couvrirait aussi des
Lifecycle Management), DRT (Document Related Management, DRT Document Related sujets à la mode tels qu’ILM (Information
Technologies) and parts of KM (Knowledge Technologies und in Teilbereichen KM Lifecycle Management), DRT (Document Related
Management). All this ground can be covered Knowledge Management abdecken will. Daher Technologies) et en partie KM (Knowledge
only by suites. ist das Gesamtthema nur mit Suiten abzudecken. Management). Le sujet intégral ne peut donc être
couvert que par des suites de logiciels.

Before going any further, let’s take a look at what Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf den Jetons d'abord un regard sur les ambitions d’une
a suite is: a suite is a collection of different but Anspruch an eine Suite: Eine Suite ist die suite : il s’agit de l'assemblage de composantes
compatible components that provides a solution Zusammenstellung verschiedener kompatibler différentes mais techniquement compatibles pour
to an overall scenario, in which the components Komponenten zur Lösung eines Gesamt- offrir une solution à un scénario entier dans
can also be used individually and independently szenarios, bei dem die Komponenten auch lequel on peut également employer les compo-
of one another. einzeln und unabhängig eingesetzt werden santes isolément et indépendamment.
können.

Enterprise Content Management 74


Definition of a suite Definition einer Suite Définition d'une suite
Suites have the following characteristics: Folgende Eigenschaften machen den Produkt- Les qualités suivantes constituent le caractère de
charakter einer Suite aus: produit d'une suite:

1. Compatibility of all components with all 1. Kompatibilität aller Komponenten mit allen 1. Compatibilité de toutes les composantes avec
other components anderen Komponenten toutes les autres composantes
2. Modular and component expandability 2. Modular und komponentenweise erweiter- 2. Caractère modulaire et élargible par com-
bar posantes
3. The use of shared administration compo- 3. Nutzung gemeinsamer Administrations- 3. Utilisation de composantes d'administration
nents and resources for authorization, komponenten und Ressourcen in Bereichen et des ressources communes dans des
security, access, classes, metadata, storage wie Berechtigungen, Sicherheit, Zugriff, domaines comme l’autorisation, la sécurité,
addresses, communication etc. Klassen, Metadaten, Speicherorte, Kommuni- l’accès, les classes, les métadonnées, les lieux
kation etc. de stockage, la communication etc.
4. Uniform use of all information by all compo- 4. Einheitliche Nutzung aller Informationen 4. Utilisation homogène de toutes les informa-
nents of the suite durch alle Komponenten der Suite tions à travers toutes les composantes de la
suite
5. Platform conformity, i.e. all components are 5. Plattform-Konformität, d.h. alle Komponen- 5. La conformité de plate-forme, c'est-à-dire
executable on all platforms of the suite. ten sind auf allen Plattformen der Gesamt- que toutes les composantes peuvent être
suite lauffähig exécutées sur toutes les plateformes de la
suite entière
6. Uniform use of all information by all 6. Einheitliche Clienten, die die Nutzung des 6. Clients homogènes qui rendent possible
components of the suite Gesamtportfolios der Suite möglich machen l'utilisation du portefeuille entier de services
de la suite
7. Platform conformity, i.e. all components are 7. Ausrichtung der einzelnen Komponenten auf 7. Orientation des différentes composantes sur
executable on all platforms of the suite die Rolle als Bestandteil der Suite, wobei sich leur rôle comme partie constituante de la
die Komponenten als Dienste innerhalb einer suite ; les composantes s’y positionnent
gemeinsamen Architektur positionieren comme des services dans d'une architecture
commune
8. Shared development plan which ensures the 8. Gemeinsamer Weiterentwicklungsplan, der 8. Plan de développement commun assurant la
compatibility of the individual components die Kompatibilität der Einzelkomponenten compatibilité des composantes isolées tout
as well as of the suite als auch der Suite selbst sicherstellt comme celle de la suite elle-même

75 ECM
9. Completeness, i.e. inclusion of all compo- 9. Vollständigkeit der Suite, d.h. möglichst Ab- 9. Intégralité de la suite, c'est-à-dire que la suite
nents normally required for the target deckung aller Komponenten die couvre la totalité des composantes qui sont
functionality üblicherweise zum Funktionsumfang habituellement comptés parmi les fonction-
gerechnet werden nalités typiques
10. Compliance with standards to facilitate 10. Einhaltung von Standards, um Komponenten 10. Respect des standards afin de pouvoir
incorporation of third-party components as von Dritten ebenso konform einbinden zu intégrer des composantes des tiers de la
effectively as the native suite components können wie die eigenen Komponenten der même façon que les propres composantes de
Suite la suite
11. Shared and consistent sales and marketing 11. Gemeinsames, konsistentes Vertriebs- und 11. Conception cohérente et commune de la
concept for both the suite and its constituent Marketing-Konzept für die Suite und alle distribution et du marketing pour la suite et
components, including pricing models for ihre enthaltenen Komponenten einschließlich toutes ses composantes y compris des
suite and components entsprechender Preismodelle für Suite und modèles de prix correspondants pour la suite
Komponenten et ses composantes

Assuming agreement on these characteristics as Wenn man sich auf diese Eigenschaften als Si l’on peut convenir de ces qualités comme des
constituting a definition of a suite, it then Kennzeichen einer Suite einigen kann, ist es attributs typiques d'une suite, on peut – bien sûr
becomes possible to evaluate and compare suites. natürlich sehr schnell möglich, Suiten - très vite et aisément évaluer et juger des suites.
Some features are immediately obvious, for einzuschätzen und zu bewerten. Einige Certains critères sont évidents immédiatement,
example comprehensiveness of functions, or the Merkmale sind sofort ersichtlich, wie z.B. die comme par exemple l'intégralité ou la conception
marketing concept. In contrast, assessing Vollständigkeit oder das Marketing-Konzept. Bei de marketing. Concernant la compatibilité à
compatibility at all levels usually requires der Kompatibilitätsfrage auf den verschiedenen différents niveaux on est déjà fréquemment forcé
detailed questions directed at the developer. Ebenen muss man häufig schon in Details gehen de considérer des détails et de creuser auprès des
Changes in the market and thematic regroupings und mit bohrenden Fragen an die Entwickler développeurs. Vu qu’en raison du marché
mean suites are by definition never quite gehen. Da Suiten durch die Veränderung des dynamique et les regroupements continuels les
complete, so plans for further development are Marktes und neue Gruppierungen per suites ne peuvent, par définition, jamais être
also important, especially in the ECM context as Definitionem nie vollständig sind, muss man complètes il importe de bien considérer, aussi, les
regards long-term storage and availability auch auf die Pläne zur Weiterentwicklung plans de développement. Ceci est d’une
decades into the future. Buyouts, new catch- achten. Dies ist besonders im ECM-Umfeld bei importance particulière dans l'environnement
words, new trends, and company refocusing der langzeitigen Bewahrung und Verfügbar- ECM au cas de la conservation et la mise à
mean that suites constantly change their machung der gespeicherten Informationen über disposition à long terme (pour plusieurs
character. Jahrzehnte wichtig. Aufkäufe, neue Schlagworte, décennies !) des informations stockées. Les achats
neue Trends oder neue Unternehmens- d’entreprises, des nouveaux buzzwords, des
fokussierung ändern den Charakter von Suiten nouvelles tendances ou des recentrages des
laufend. entreprises constamment changent le caractère
de suites.

Enterprise Content Management 76


A View into the Future

77 ECM
Outlook Ausblick Perspectives
Document technologies like Enterprise Content Dokumenten-Technologien wie ECM Enterprise Les technologies de documents comme ECM /
Management make traditional data processing Content Management sind die Ergänzung zur gestion du contenu de l'entreprise sont le
complete. They bring together structured, weakly herkömmlichen Datenverarbeitung. Sie führen complément du traitement des données
structured, and unstructured information. Every strukturierte, schwachstrukturierte und un- traditionnel. Ils regroupent des informations bien
company, every government agency, and every strukturierte Information zusammen. Jedes structurées, peu structurées et sans structure.
organization must confront the subject. Even if Unternehmen, jede Behörde, jede Organisation Chaque entreprise, chaque autorité, chaque
there are no immediate plans to implement such muss sich heute mit dem Thema ausein- organisation est aujourd'hui forcée de s’occuper
a system, it sneaks into the organization of its andersetzen. Auch wenn man nicht vorhat, selbst du sujet. Même si l’on ne projette pas
own accord – with the next server licence update, kurzfristig ein System einzuführen, muss man l’introduction d’un système à court terme, on est
with the next office software suite, with the next sich mit dem beschäftigen, was man quasi obligé de s'occuper de ce qu'on obtient sans
database or ERP upgrade. In many companies mitgeliefert bekommt – beim nächsten Update même l’avoir demandé - lors d’une mise à jours
with heterogeneous IT landscapes, the question der Serverlizenzen, in der nächsten Office-Suite, des licences d’un serveur, dans une nouvelle
of which redundant functionalities of existing beim nächsten Datenbank- oder ERP-Upgrade. In version d’une suite bureautique, lors d’une mise
products are unused is already more important vielen Unternehmen mit heterogener IT- à jour de la base des données ou ERP. Dans
than whether to invest in a new software system. Landschaft ist bereits heute die Frage wichtiger, beaucoup d'entreprises à paysage IT hétérogène
The most important job is to keep in-house welche redundante Funktionalität vorhandener la question qui s’impose aujourd’hui déjà est
information under control. The questions add up: Produkte man nicht einsetzt, als die Frage, ob plutôt de savoir quelle fonctionnalité redondante
where to put the thousands and thousands of e- man sich ein neues Softwaresystem zusätzlich de produits disponibles ne sera pas utilisée que
mails, what to do with the electronically signed leistet. Die wichtigste Aufgabe ist, die la question concernant d’éventuels logiciels
business correspondence, where to put tax- Informationen im Haus unter Kontrolle zu supplémentaires. La tâche cruciale est de con-
relevant data, how to transfer information from halten. Aktuelle Fragen: wo lässt man die Aber- trôler informations au sein de l’entreprise. D’où
the disorganized file system, how to consolidate tausenden von E-Mails, was tue ich mit des questions pertinentes telles que : que faire
informaiton in a repository that everybody can elektronisch signierten Handelsbriefen, wo lasse des milliers de messages ? Et comment gérer des
use, how to get a single login for all the systems, ich meine steuerrelevanten Daten, wie überführe lettres commerciales avec signature électro-
how to create a uniform in-basket for all ich Informationen aus dem unorganisierten nique ? Où stocker mes données fiscales ?
incoming information, how to make sure that no Filesystem, wie konsolidiere ich Informationen in Comment transférer des informations du system
information is lost or ignored, etc. etc. einem gemeinsam nutzbaren Repository, wie de fichiers peu organisé ? Comment consolider
bekomme ich einen Single-Login über alle meine des informations dans un seul dépôt utilisable en
Systeme hin, wie erstelle ich einen einheitlichen commun ? Comment réaliser un login unique
Posteingangskorb für alle eingehende Infor- pour tous mes systèmes ? Comment réaliser une
mation, wie kontrolliere ich, dass keine Informa- boite d’entrée unique pour toutes les infor-
tion verloren geht oder nicht bearbeitet wird, mations reçues ? Comment assurer qu’aucune
usw. usw. information sera perdue ou ne pas traitée ? Et
ainsi de suite ...

Enterprise Content Management 78


Document technologies play an important role in Bei allen diesen Fragen spielen Dokumenten- Dans tous ces contextes, les technologies de
all these questions. ECM solutions are necessary Technologien eine wichtige Rolle. ECM- documents ont un rôle majeur à jouer. Les solu-
basic components for many applications. Lösungen sind notwendige Basiskomponenten tions ECM y sont les composantes de base pour
für viele Anwendungen. de multiples applications.

Every potential user will naturally consider his Jeder potentielle Anwender wird natürlich seine Bien sûr, tout usager potentiel y devra vérifier
own individual needs before deciding on a individuellen Anforderungen prüfen. Ent- ses exigences demandes individuelles. Pourtant,
system. However, putting off decisions does not scheidungen zu vertagen, ist jedoch nicht sinn- repousser globalement toute décision n'est pas
make them less necessary. Every year something voll. Es wird jedes Jahr etwas Neues, vermeint- judicieux. Chaque année verra des développe-
supposedly better and easier to use will come lich Besseres, Komfortableres geben. Mit dieser ments nouveaux, prétendus meilleurs et plus
along, but waiting will just mean never installing Einstellung wird man jedoch nie etwas confortables. Mais on aura du mal à créer une
anything. Every time the decision is put off, the installieren. Mit jeder Vertagung einer Entschei- situation opérationnelle avec une approche pure-
mountain of uncontrolled and unused infor- dung wächst der Berg unkontrollierter und ment réactive et passive. Avec chaque décision
mation gets bigger, and known problems get ungenutzter Information – erkannte Probleme ajournée la montagne des informations in-
larger. A sensible long-term migration strategy werden meistens größer. Bei einer vernünftigen contrôlées et inutilisées s’agrandit - les problèmes
removes the fear of fast technology change. The langfristigen Migrationsplanung verliert auch reconnus ont tendance à grandir. Dans le cadre
basic functions of document technology are der schnelle technologische Wechsel bei Pro- d’un planning bien réfléchi de migration à long
mature, and most products are reliable, stable, dukten seinen Schrecken. Dokumenten-Techno- terme, par contre, le changement rapide
secure, and increasingly affordable. In many logien sind in ihren Grundfunktionen ausgereift. technologique est beaucoup moins effrayant. Les
industries, the use of document technology Die meisten Produkte sind verlässlich, stabil, technologies de documents sont mûres dans
makes the difference in staying competitive. sicher und zunehmend sogar preiswert. In leurs fonctions de base. La plupart des produits
ECM - Enterprise Content Management – should manchen Branchen entscheidet der Einsatz von sont fiables, stables, surs et de plus en plus même
be a part of every modern IT infrastructure. Dokumenten-Technologien inzwischen über die bon marché. Dans beaucoup de branches
Wettbewerbsfähigkeit. ECM Enterprise Content l'emploi des technologies de documents est
Management gehört heute in jede moderne IT- entre-temps devenu un facteur majeur de la
Infrastruktur. compétitivité. ECM gestion du contenu de
l'entreprise fait partie de toute infrastructure
informatique moderne.

79 ECM
Enterprise Content Management 80
About the author Profil des Autors Profil de l`auteur
Ulrich Kampffmeyer is founder and Dr. Kampffmeyer ist Gründer und Dr. Kampffmeyer est fondateur et
president of PROJECT CONSULT Geschäftsführer der PROJECT PDG PROJECT CONSULT,
Unternehmensberatung GmbH in CONSULT Unternehmensberatung Unternehmensberatung GmbH, une
Hamburg, which is specialized in GmbH in Hamburg, die sich seit société de consultation avec siège
consulting of ECM solutions since 1992 auf die Beratung von ECM- principal à Hambourg et spécialisée
1992. He is one of the managing Lösungen spezialisiert hat. dans le domaine des solutions ECM.
directors of DLM Network EEIG, the Er ist ferner einer der En outre, il est DG de la EEIG DLM
group of the Europeen national Geschäftsführer des DLM Network Network, le groupement des
archives for opening of, access to EEIG, dem Zusammenschluss der archives nationaux Européens pour
and long-term preservation of the europäischen Nationalarchive zur l’ouverture, le désenclavement et la
European archives. German Öffnung, Erschließung und Langzeit- conservation à long terme des
industry magazines elected him as bewahrung der europäischen archives Européens. En 2003, le
one of the 25 most important people Archive. Von der ComputerWoche journal Computer-Woche l’a nommé
of the DRT industry - the only wurde er im Jahr 2003 unter die 100 parmi les 100 personnes décisives
consultant within this group - , and wichtigsten IT-Macher Deutschlands dans le secteur de l’informatique
as one of 100 of the most important gewählt. Als langjähriger appliquée en Allemagne. Président
IT managers in Germany. As Vorsitzender von internationalen de plusieurs associations
longtime chairman of the boards of Verbänden, Keynotesprecher und internationales depuis des années,
international associations, as Konferenzleiter sowie Autor und interlocuteur en keynote et président
internationally well-known keynote Herausgeber hat Dr. Kampffmeyer de multiples conférences ainsi
speaker as well as author and den Ruf des Mentors der ECM- qu’auteur et éditeur renommé, Dr.
publisher Ulrich Kampffmeyer is Branche in Europa gewonnen. Kampffmeyer a atteint la reputation
regarded as the mentor of the ECM du menteur principal de la branche
industry in Europe in Germany. ECM en Europe.

Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT


Dr. Ulrich Kampffmeyer
Unternehmensberatung GmbH,
Hamburg

81 ECM
Literature & Sources
AIIM What is ECM? Association for Information and Image Management International, Silver Springs, USA. http://www.aiim.org/article-
aiim.asp?ID=31521. Last download: September 11th, 2006.
DocuLabs Evolving Electronic Document Management Solutions: The Doculabs Report. Third Edition. Chicago, Doculabs, 2002.
ECM 101. AIIM poster, Silver Springs, 2003.
Kampffmeyer, AIIM directions for 2000 and beyond PROJECT CONSULT Newsletter 2000215, February 15th, 2000.
Ulrich
Knowledge Management, Enterprise Content Management, eBusiness: alles nur neue Verpackung? Keynote presentation at the DMS EXPO &
AIIM eBusiness Conference 2000, Essen, September 9th, 2000.
Content Management ist nicht gleich Content Management. PROJECT CONSULT Newsletter 20001124, November 24th, .2000.
Herrscher über Informationen. ComputerWoche Extra, September 24 th, 2001.
Enterprise Content Management. Keynote presentation at the Info@ conference, London, November 21st,, 2001.
Enterprise-Content-Management - unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft. IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach, 2003.
Enterprise Content Management - Zwischen Vision und Realität. Keynote Presentation at the IXOS User Conference, Mannheim, June 24th ,
2003.
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? PROJECT CONSULT, Hamburg 2003.
Suiten: Ein Blick hinter die Kulissen. PROJECT CONSULT Newsletter 20040512, May 12th, 2004.
ECM - die neue Botschaft. PROJECT CONSULT Newsletter 20030903, September 3rd, 2003.
Trends in Document, Records and Enterprise Content Management. Keynote presentation at the S.E.R. Conference, Visegrád, September 28th,
2004.
ECM Enterprise Content Management in der Praxis. Keynote presentation at the EUROFORUM conference, Cologne, May 3rd, 2004.
ECM Enterprise Content Management 2005 / ECM: was, wo, wie, wer, warum. PROJECT CONSULT Newsletter 20050404, April 4th, 2005.
ECM – Vision und Potentiale. Keynote presentation at the ECM-Forum, Zurich, April 26th, 2006.
ECM – es geht zur Sache. PROJECT CONSULT Newsletter 20060619, June 19th, 2006.
Wikipedia Enterprise Content Management on http://www.en.wikipedia.org (English) and http://www.de.wikipedia.org (German)

Enterprise Content Management 82


White Paper for the opening keynote of Dr. Ulrich White Paper zum Eröffnungsvortrag von Dr. White Paper de la conférence de Dr. Ulrich
Kampffmeyer „Enterprise Content Management“, Ulrich Kampffmeyer „Enterprise Content Kampffmeyer intitulée „Enterprise Content
19/09/2006, at the DMS EXPO 2006 fair and Management“ am 19.09.2006 auf der DMS EXPO Management“ du 19 septembre 2006 à
conference of Kölnmesse GmbH. 2006 der Kölnmesse GmbH. l´exposition DMS EXPO 2006 de la Kölnmesse
GmbH.

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Breitenfelder Str . 17
20251 Hamburg
DEUTSCHLAND
Tel.: + 49 (040) 460762 - 20
Fax: + 49 (040) 460762 - 29

83 ECM
ECM Enterprise Content Management
This publication defines the objectives, scope and Diese Publikation definiert Ziele, Umfang und La présente publication définit les objectifs, le
components of ECM Enterprise Content Komponenten von ECM Enterprise Content périmètre et les composantes de la gestion du
Management, providing a guide for the wide- Management und soll so als Leitfaden zur contenu dans l’entreprise (ECM) et se veut un fil
ranging world of information management. Orientierung in der vielfältigen Welt des conducteur pour l’orientation dans le monde
Informationsmanagements dienen. divers de la gestion d’informations.
The author Dr. Ulrich Kampffmeyer describes the Der Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer beschreibt Son auteur, Dr. Ulrich Kampffmeyer, décrit le
characteristics and components of ECM. He die einzelnen Merkmale von ECM und geht auf caractéristiques d’ECM et traite les champs
addresses the applications of DM Document die Anwendungsfelder DM Document d’application gestion des documents (DM),
Management, Collaboration, WCM Web Content Management, Collaboration, WCM Web Content gestion du contenu web (WCM, y compris les
Management (including Portals), RM Records Management (einschließlich Portale), RM portails), la gestion des dossiers (RM), la gestion
Management, E-Mail- Management and Workflow Records Management, E-Mail- Management und de la messagerie et des processus d’entreprise /
/ BPM Business Process Management. Workflow / BPM Business Process Management des workflows (BPM). Il couvre également les
He covers the five C’s of ECM (Content, (Vorgangsbearbeitung) ein. Er betrachtet die fünf cinq « C » (Content, Collaboration, Compliance,
Collaboration, Compliance, Continuity, Cost) and „C“ (Content, Collaboration, Compliance, Continuity, Cost) ainsi que les suites de produits
informs about ECM product suites. Continuity, Cost) und ECM Produktsuiten. Am ECM. Une vision pour le futur du secteur ECM
He ends with a view into the future of ECM. Ende des White Papers wagt er einen Ausblick in constitue la fin du document.
die Zukunft von ECM.

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17 • 20251 Hamburg

Tel.: + 49 (040) 460762-20 • Fax: + 49 (040) 460762-29

ISBN 10: 3–936534–09–8 € 19,95 (D)


ISBN 13: 978–3–936534–09–8 € 19,95 (D)