CA ARRE ERA A DE E TÉ ÉCN NICO O  EN INF I ORM MÁT TICA A

   

 

AP PUN NTE ES  
Modul M lo III  Desa arrollo o de sis stemas básicos  de inform mación n   Su ubmód dulo II  Diseñar Sist temas de Inf forma ación 
      Elaborado o por:   M  Ju M.E. uan Car rlos Ga alván Martín M nez      Pla antel R Rincón de Tam mayo
Mayo o  2009
     

MENSAJE A LOS ALUMNOS  La Importancia De Tus Apuntes  Tomar  apuntes  es  una  técnica  fundamental  para  facilitarse  la  tarea  de  aprender  y  estudiar.  La  integración  de  varias  habilidades  lleva  tiempo,  pero  con  la  práctica  se  logran.  Tomar  apuntes  ayuda  a  que  desarrollemos  la  capacidad  de  concentración.  Si  no  aprendemos  a  concentrarnos,  la  vida  puede  acabar  siendo  profundamente  aburrida  porque no podrías aprender más que cosas mecánicas...  Aprender a concentrarte también te sirve para aprender a escuchar. Así que hay que  proponerse  aprender  a  tomar  apuntes,  porque  aunque  pueda  resultar  difícil  al  principio, es una actividad llena de ventajas.   Aquí están unos consejos para poder tener unos apuntes bien hechos:  ‐ Entender lo importante de lo que no lo es. El profesor cuando dice algo importante lo  resalta  repitiéndolo  varias  veces,  así  es  que  alerta  cuando  el  profe  repita  algo,  toma  nota.  ‐ Capta la idea y escríbela sin repetirla.   ‐  Utiliza  las  abreviaturas,  de  esta  manera,  la  velocidad  de  escritura  será  mejor  y  no  perderás el hilo de lo que el profesor dice.  ‐ Utiliza títulos, flechas, guiones, asteriscos y todos aquellos elementos que te ayuden a  estudiar. De esta manera podrás identificar los puntos clave de tus apuntes.  ‐ No escribas muy junto, es mejor separar tu escritura, de esa manera podrás agregar  algunas  ideas  tuyas  o  de  tus  compañeros.    La  ventaja  es  que  con  un  buen  orden  estudiarás mejor.  

 

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INFORMACIÓN GENERAL 
El  presenta  trabajo  está  dirigido  a  los  alumnos  de  la  CARRERA  DE  TÉCNICO  EN  INFORMÁTICA.  El  modulo  del  cual  se  desarrolla  los  apuntes  son  del  MÓDULO  III:  Desarrollo  de  Sistemas  Básicos  de  Información  en  el  submódulo    II:  Diseñar  Sistemas de Información que tiene una duración de 80 horas en el semestre.    Para  mayor  referencia  a  continuación  se  presenta  la  estructura  curricular  del  bachillerato tecnológico, donde se contempla la ubicación del Modulo III y el semestre  donde se ubica.   

    Las competencias se encuentran colocadas como capítulos para su manejo dentro de  los  apuntes.  En  cada  uno  de  los  capítulos  se  localiza  la  información  necesaria  para  consultar  dicha  competencia.  Se  anexa  un  pequeño  apartado  al  final  de  algunos  capítulos  llamados  SITUACIÓN  el  cual  se  identifica  dentro  de  un  recuadro  para  ejemplificar lo dicho en dicho capítulo.  

     

 

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  los  conceptos  claves  no  han  cambiado  mucho.  En  sus inicios su nombre  se  denominaba  Base  de  Datos  I  y  II.  que  posteriormente  fue  y  es  Diseñar  Sistemas  de  Información.  Esto  se  debió  al  cambio  de  la  nueva  reforma  del  bachillerato  en  su  estructura  curricular de la cual se presentó la carrera de Técnico en Informática. con esto  se busca mostrar  varios  caminos al tomar este  trabajo como base para generar en los alumnos actividades que representen interés y  generen  aprendizaje  por  sí  mismos  como  Ausubel  describe  en  su  aprendizaje  significativo. y con los trabajos  sobre competencias  es indispensable tener a la mano los conceptos y guías sobre la materia para planificar  actividades  orientadas  a  un  aprendizaje  significativo  y  con  base  en  esto.  es  el  reflejo de  años  de dedicación e  impartición de  esta materia. más no es el único elemento que se debe  utilizar para su  impartición.    Los apuntes son una ayuda en la asignatura.    Los apuntes son una herramienta importante.    Sin  importar  los  cambios  y  los  nuevos  nombres  de  esta  asignatura.    Haciendo un breve recuento de la materia.           iii 4  .  tomar  prácticas para generar una Zona de Desarrollo Próximo como Vigotsky menciona.  a  su  vez  representa  una  útil  y  práctica  herramienta  para  los  profesores  que  imparten  la  materia y de apoyo para los alumnos que cursan la carrera de Técnico en Informática.INTRODUCCIÓN    El desarrollo de los apuntes del submódulo Diseñar Sistemas de Información de 4to  semestre.  por  tanto  estos  apuntes  son  el  esfuerzo  de  años  de  dedicación para agilizar y obtener mejoras en la forma de dar los contenidos.

1. Propuesta de solución.2. Implantar el sistema de información  5. Definir entidades y relaciones  3.2.3.1.1. Diagrama de Flujo  CAPÍTULO II:  DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS   2.2.1. Obtener los datos del sistema empleando herramientas analíticas   1.   1.4.2.  5. Definir los enunciados semánticos  3.1.5.ÍNDICE MENSAJE A LOS ALUMNOS  INFORMACIÓN GENERAL  INTRODUCCIÓN  CAPÍTULO  I:  APLICAR  EL  ANÁLISIS  DE  SISTEMAS  DE  ACUERDO  A  LAS  NECESIDADES  Y  REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS    1.4. Realizar el diagrama entidad/relación  i ii iii 1 2 3 4 6 9 10 15 18 19 20 20 21 22 22 23 24 26 27 29 29 35 36 43 43 45 48 49 51 CAPÍTULO  IV:  DESARROLLAR  BASES  DE  DATOS  MEDIANTE  UN  PROGRAMA  ADMINISTRADOR     4. Determinar el equipo a utilizar   2. Validar el sistema de información  5. Establecer los esquemas para los enunciados semánticos  3. Realizar pruebas al sistema de información 5. Investigación preliminar   1. Determinar los programas a desarrollar   CAPÍTULO III: DISEÑAR UNA BASE DE DATOS EN BASE AL MODELO ENTIDAD/RELACIÓN    3. Establecer relaciones entre las tablas creadas  CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.3. Asignar las claves principales a las tablas creadas  4.3.3.2. Crear tablas de acuerdo a las entidades diseñadas 4. Identificar tipos de usuarios   2. Establecer atributos   3. Toma de decisiones   1.4. Realizar mantenimiento al sistema de información   CAPÍTULO  VI:  ELABORAR  DOCUMENTOS  DEL  SISTEMA  DE  INFORMACIÓN  EN  UN  LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL      5 .7.3. Estudio de factibilidad   1. Identificar tipo de información   2.6. Requerimientos de un sistema   1.5.4.

2.6.1. Elaborar el manual de usuario    REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS  52 55   6 . Elaborar el manual de técnico  6.

CAPÍTULO  I:  APLICAR  EL  ANÁLISIS  DE  SISTEMAS  DE  ACUERDO  A  LAS  NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS    Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con  el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.    Para  realizar  el  desarrollo  de  un  sistema  de  manera  eficiente.  Los  sistemas  manuales  son  aquellos  que  se  llevan  por  medio  de  acciones  humanas denominados procesos.  ya  que  este  es  la  base  del  éxito  o  fracaso  del  diseño de un sistema de información. un analista de sistemas generalmente  evalúa la manera en que funciona un negocio.  donde  interviene  la  computadora  para  realizar  los  procesos haciendo estos más eficientes y seguros. se puede comparar el sistema manual  con  la  tiendita  de  la  esquina  que  lleva  el  control  de  lo  fiado  en  una  libreta  para  su  posterior cobro. Por tanto.     Para fines de simplificar lo dicho anteriormente. en cambio el sistema automatizado es un sistema similar pero llevado  en  una  computadora  por  ejemplo  un  supermercado  donde  se  cobrea  por  código  de  barras y se da un ticket.  la  primera  etapa  a  seguir  es  la  realización  de  un  análisis. el procesamiento de los datos y la salida de información con el propósito  de mejorar los procesos. de tal suerte que se tiene que examinar  las entradas. Los sistemas automatizados son aquellos se llevan a  cabo  de  manera  automática. se cobra en efectivo o con tarjeta de crédito.    Entrada  Proceso    Diagrama 1: Flujo de información en un negocio    Salida      1 .    Un  sistema  se  puede  identificar  de  dos  formas:  Sistemas  automatizados  y  Sistemas  Manuales. Estos elementos pueden ser  transformados en una base de datos para su manejo y control de datos para hacer más  eficiente el sistema.

 la cual nos ayuda a comprender  los  procesos  y  las  cosas  que  pasan  en  un  negocio  para  poder  entender  su  funcionamiento y de esta manera lograr aterrizar las ideas y no divagar en lo que se va  a investigar.  al  establecer  los  sistemas  de  información  basados  en  computadoras  deben  tener  la  certeza  de  lograr  un automatizado eficiente.    Otro  punto  importante  para  tomar  en  cuenta  en  la  realización  de  los  sistemas  de  información  es  la  necesidad  del  mismo  sistema.. ¿cuáles son sus dificultades?.    Estas y otras consideración para diseñar un sistema de información que satisfaga las  necesidades de un negocio.  etc.  confiables  y  completos no sirve para lograr un mejor funcionamiento del mismo. ¿Qué  hacen los empleados habitualmente?. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR     El primer paso para iniciar un diseño de un sistema de información con la utilización  de una Base de Datos es la investigación preliminar. el cálculo  de  nómina. etc.     A  continuación  se  presenta  un  método  claro  y  fácil  para  el  diseño  de  un  sistema  de  información. tales como: ¿qué hacen en este lugar?.  por  este  motivo.1. Es recomendable comenzar con sencillas preguntas a la hora de obtener  información.    1.En  la  actualidad  para  muchas  organizaciones. se lleva de una mejor manera cuando  se planea acorde a  los requerimientos del sistema.  control  de  mercancía  en  almacén.      2 .  ya  que  si  un  sistema  no  logra  satisfacer  las  necesidades  de  entrada  y  salida  de  datos  precisos. Por ejemplo.  los  sistemas  de  información  basados  en computadoras es el corazón de  sus actividades cotidianas.  que  ayuda  a  crear  un  sistema  automatizado  con  la  utilización  de  un  manejador de base de datos.

    1.  Esto  es:  lograr  que  lo  que  el  dueño  hace  manualmente.2.    Las respuestas alternas son:    R1.La investigación preliminar comienza con la solicitud por parte del dueño del negocio  u otra persona que tiene interés de sistematizar su sistema manual.      3 .    R2.     SITUACIÓN:  El  dueño  de  la  farmacia  necesita  tener  un  sistema  de  información  que  pueda  usar  para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla. En cualquier caso. Si el solicitante  pide ayuda sin saber qué es lo que está mal o en donde se encuentra el problema.  se  presenta  una  propuesta  de  solución  que  satisfaga  las  necesidades  y  presupuesto  de  la  persona  que  te  está  contratando  para  llevar a cabo la investigación. pero la respuesta directa a la situación es:    R.  así  que  tampoco  podrá tener un registro de sus clientes y saber cuáles son los que le puede dar promociones.­  Si  no  tiene  control  de  las  medicinas  para  su  búsqueda. la solicitud  debe estar claramente planteada.  puede  ser  posible  que  no  tenga  un  control de la medicina y no sepa cuanta tiene en almacén.  pasar  el  trabajo  a  la  computadora  para  que  el  solo  se  preocupe  en  traer  la  medicina y cobrar.    Muchas  solicitudes  no  están  formuladas  de  manera  clara. PROPUESTA DE SOLUCIÓN     Terminada  la  investigación  preliminar. por tanto se van a buscar su medicina a otras farmacias.   los  clientes se le juntan  y se desesperan.      ¿Qué soluciones darle?    La  respuesta  es  Automatizando  su  sistema.    ¿Cuál es su problema?  La respuesta es muy variada.  por  lo  que  debe  de  examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea.­  Si  no  tiene  un  registro  de  la  medicina.­ El problema es que  el  dueño no es  rápido en  la búsqueda y por tanto. la  aclaración se hace más difícil. antes de seguir adelante.  tampoco  lo  tendrá  de  los  clientes.

  el  dueño  necesita  ser  eficiente  en  la  búsqueda.      1.    SITUACIÓN:  El  dueño  de  la  farmacia  necesita  tener  un  sistema  de  información  que  pueda  usar  para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla.  pero  para  lograrlo.  ahora  se  debe  determinar si los objetivos planteados anteriormente son factibles.  primero  hay  que  tener  un  orden  en  las  medicinas  de  la  farmacia. si sobre el  sistema  con  que  se  cuenta  actualmente  se  pueden  realizar  las  modificaciones  necesarias para el logro de dichos objetivos. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD     Ya  se  conoce  completamente  el  sistema  manual  y  sus  procesos. para ello existen tres  puntos importantes de factibilidad:      4 .    ¿Cuál es la petición?    La  petición  del  dueño  de  la  farmacia  es  que  le  puedas  hacer  un  sistema  que  logre  identificar  en  donde se encuentran las medicinas de los estantes. de acuerdo a la formula de la medicina.3. es decir.    Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible.   ya  sea  alfabéticamente. por etapas de edades. etc. es factible  dar varias alternativas  para solucionar el o los problemas que se tienen en el sistema a automatizar.    ¿Cuáles son las alternativas?    Antes  de  hacer  el  sistema  proponer  acomodar  las  medicinas  en  de  acuerdo  a  un  orden.  y  después  pensar  en  hacer  el  sistema.Después de aclarar lo que la persona quiere hacer.    Los problemas más comunes en un  sistema de información son el manejo  de mucha  información en sus operaciones y la mala administración del personal para procesar  esta gran cantidad de información en un periodo corto de tiempo.    La  situación  es  clásica.

 ¿los costos asociados con la decisión de no crear  el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?     Factibilidad  operacional:  Si  se  desarrolla  e  implanta.  ¿será  utilizado  el  sistema?.  3.  por  lo  generar  un  sistema  siempre  es  factible  si  cumple  con  tres  cosas:  dinero.  2.  vale  la  pena  invertir.  disponibilidad  y  procesos  muy  bien  diseñados.­  De  acuerdo  a  los  resultados.  pero  si  se  sabe  de  antemano  que  se  cambiará  a  una  zona  como  a  lado  de  un  hospital.  ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que dé como resultado  una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?    SITUACIÓN:  Se  llevó  el  estudio  de  factibilidad  en  la  Farmacia. pero se contratará a personal.­  No  cuenta  con  equipo  de  cómputo  para  desarrollar  el  software.  de  acuerdo  a  las  investigaciones  que  se  realicen.­ Son pocos los clientes que acuden a comprar medicina.    ¿Es factible operacionalmente?    La  renuencia  del  dueño.­  Si  se  toma  por  el  lado  de  que  no  tiene  clientes. la tecnología  existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología ¿cuál es  la posibilidad de desarrollarla?    Factibilidad  económica:  Al  crear  el  sistema  ¿los  beneficios  que  se  obtienen  serán  suficientes para aceptar los costos?. esta renuente a  cambiar su  método de acomodo.Factibilidad  técnica: El trabajo ¿puede realizarse con el equipo actual.  Así  que  si el caso es este último.  de  la  cual  se  obtuvieron  los  resultados siguientes:    1. pero se cambiará de local.  puede  no  ser  factible.  pero  el  dueño  necesita  el  sistema.  es  posible  lograr  una  mejor  operatividad  con  los  nuevos  usuarios  del  sistema  de  la  farmacia. es recomendable comprar uno nuevo.  puede  ser  algo  que  no  sea  factible.  si  no  cuenta  la  farmacia  con  equipo.­ No se puede organizar el dueño de  la farmacia  con las  medicinas.    ¿Es factible económicamente?    R.    En  este  sentido.  pero  si  se  sabe  que  va  a  tener  empleados.      5 .  pero  se  piensa  comprar  uno  nuevo.    ¿Es factible técnicamente?    R. es muy factible.

 y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en  el trabajo del jefe o encargado del proyecto.‐ Determinar la necesidad de una decisión.  5.  6.    Los pasos en el proceso de la toma de decisiones son:    1.    La  toma  de  decisiones  en  una  organización  se  circunscribe  a  todo  un  colectivo  de  personas que están apoyando el mismo proyecto.  Algunas  decisiones  tienen  una  importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida.‐ Identificar los criterios de decisión. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de  nuestra  vida  teniendo  que  tomar  decisiones. a continuación se desglosa cada uno de los puntos  arriba mencionados:    1.‐ Asignar peso a los criterios.  2. mientras otras son gravitantes  en ella.1.‐ Desarrollar todas las alternativas.­Determinar  la  necesidad  de  una  decisión  El  proceso  de  toma  de  decisiones  comienza  con  el  reconocimiento  de  que  se  necesita  tomar  una  decisión.‐ Evaluar las alternativas.  Ese    6 . TOMA DE DECISIONES     ¿QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES?    La  toma  de  decisiones  es  un  proceso  en  el  que  uno  escoge  entre  dos  o  más  alternativas.  3.  4.    Para darle una mejor explicación.‐ Seleccionar la mejor alternativa.4. Debemos de empezar por hacer una  selección de decisiones.

  Estos  criterios  reflejan  lo  que  el  comprador  piensa  que  es  relevante. etc. se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma.  etc.  prestigio.  despreciando  el  tamaño.  Existen  personas  que  le  son  irrelevantes  que  sea  nuevo  o  usado.  etc. Vamos  a considerar un ejemplo:    "Una persona piensa adquirir un automóvil.  etc.      7 .  color."    3.  imagen. equipo  opcional.  Si  el  vehículo elegido tiene los demás criterios (color. pero  rebasa el importe de los que dispone para su adquisición o es de menor tamaño al que  precisamos por el uso que se le va a dar.­  Desarrollar  todas  las  alternativas  Desplegar  las  alternativas. dos o más puertas. prioriza los que  por  su  importancia  condicionan  completamente  la  decisión:  precio  y  tamaño.‐ Los criterios enumerados en el paso previo no tiene  igual importancia.reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto  estado deseado y la condición real del momento.­ Asignar peso a los criterios.  El  tomador  de  la  decisión  tiene  que  confeccionar  una  lista  de  todas  las  alternativas  posibles  y  que  podrían utilizarse para resolver el problema. equipo opcional.­  Criterios  de  decisión  Una  vez  determinada  la  necesidad  de  tomar  una  decisión.  lo  importante  es  que  cumpla  sus  expectativas  de  marca. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia  en la decisión. nacional o importado.  Para  el  otro  comprador  lo  realmente  importante  es  que  sea  nuevo. modelo.    2..  marca.    Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios. los criterios de decisión de un comprador  típico serán: precio.    4. puertas. tamaño.). entonces nos encontramos con que los demás  criterios son relevantes en base a otros de importancia trascendental.  y  se  encuentre  dentro  del  presupuesto  del  que  disponen.  tamaño.

  Las  ventajas  y  desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas. Una de marca o una armada.  pero  también  de  acuerdo  a  las  necesidades  del  sistema. esta selección  es bastante simple. ya que esta contiene la  licencia.  el  tomador  de  decisiones  tiene  que  evaluar  de  manera  crítica  cada  una  de  ellas. es recomendable una de marca.  las  cuales  se  deben  afrontar  de  acuerdo las necesidades del sistema.    ¿Cuál elegir?    De  acuerdo  a  la  economía  del  dueño  de  la  farmacia  se  comprará.­  Evaluar  las  alternativas  Una  vez  identificadas  las  alternativas.    6.  tanto  las  necesidades  que  tenga. la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas. y este proceso se va a  presentar mucho más para un analista de sistemas. es importante entenderlos para poder determinar  la  exactitud  con  que  este  proceso  describe  el  proceso  real  de  toma  de  decisiones  administrativas en las organizaciones.  cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos.  El  ejemplo  nos  daría  como  resultado la compra del Mercedes. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativa que  tuvo  la  calificación  más  alta  en  el  paso  número  cinco. o  modificar errores que encuentre en estos.    El paso seis tiene varios supuestos.  teniendo  en  cuenta. con mínimas diferencias con las otras dos marcas. En el proceso racional.     SITUACIÓN:  El  dueño  de  la  farmacia  quiere  comprar  una  computadora.    8 .  ya  que  si  se  pretende  tener  un  sistema  que  tenga  un  lector  de  código  de  barras y además la licencia del Software.  como  todas  las  partes que lo constituyen.  pero  no  sabe  cual  comprar.  se  presentan  todavía  más. ya que para realizar un sistema. va a tener que optar por la forma más eficaz  de  resolverlo.5.  Además  de  esta  toma  de  decisiones.­    Seleccionar  la  mejor  alternativa  Una  vez  seleccionada  la  mejor  alternativa  se  llegó al final de proceso de toma de decisiones.    La  evaluación  de  cada  alternativa  se  hace  analizándola  con  respecto  al  criterio  ponderado.    En conclusión.

‐  Entradas  necesarias  para  producir  las  salidas  esperadas.  como  son  reportes. pues ésta nos dice cuáles son  las  necesidades  de  los  usuarios.‐ Los recursos que se necesitan para la operación del sistema.  las  cuales  pueden  ser  tomadas de lentos fuentes o ser introducidas directamente al sistema. REQUERIMIENTOS DE UN SISTEMA     El objeto de la etapa de determinación de requerimientos es definir lo que el sistema  debe  ser  capaz  de  realizar.  4.  3.  desplegados.  2.  salidas.  documentos.  y  basándose  en  éstas  podrá  determinar  cuáles  son  las  entradas  que se requerirán.‐  Todas  las  operaciones  que  debe  realizar  el  sistema  para  producir  las  salidas  esperadas.  operaciones  y  recursos  que  necesitará  el  sistema  para  operar  adecuadamente y cubrir las necesidades de la organización. qué operaciones deben llevarse a cabo y con qué recursos se debe  contar para producir las salidas deseadas. Así como definir los controles con los que  se debe contar.5. materiales y técnicos.  Pero  también  se  deben  tomar  muy  en  cuenta  los  planes futuros de la organización para lograr que el "nuevo sistema" se ajuste a dichos  planes  El  analista  de  sistemas  debe  determinar  los  requerimientos  del  "nuevo  sistema" en el siguiente orden:    1. mismos que nos  ayudarán en el rediseño del sistema. recursos humanos.1.‐  Salidas  que  debe  producir  el  sistema.  software. No obstante debe quedar  bien  claro  que  en  esta  etapa  aún  no  estamos  rediseñando  el  sistema. como son: hardware.    Para la determinación de requerimientos el analista debe basarse principalmente en  los datos obtenidos en las etapas de Análisis del Sistema.     Es  necesario  que  el  analista  determine  primero  cuáles  serán  las  salidas  que  debe  producir  el  sistema.    9 . etc.  para  ello  es  necesario  determinar  cuáles  serán  las  entradas.  sino  determinando cuáles son los criterios generales de funcionamiento.

    ¿Cuáles son los requerimientos?  En  este  caso.    La forma más atinada para  la  realización de entrevistas es aplicarlas  de arriba hacia  abajo.    Entrevista con los usuarios    La  herramienta  más  importante  en  la  etapa  de  planteamiento  de  objetivos  es  la  entrevista  con  los  usuarios.6.  ya  que  el  escáner  es  una  necesidad  que  se determina en la toma de decisiones y el la factibilidad económica. es decir. a su vez que imprima el ticket de compra. por tanto en esta sección se presenta los métodos de obtener datos  del lugar donde se desarrolla el sistema.  OBTENER  LOS  DATOS  DEL  SISTEMA  EMPLEANDO  HERRAMIENTAS  ANALÍTICAS     La obtención de la información. como se plantea en la investigación preliminar es en  base a preguntas.    A continuación se nombran una serie de aspectos que hay que tomar en cuenta si se  desea tener éxito en una entrevista:    a)  Antes  de  realizar  cualquier  entrevista  es  necesario  solicitar  autorización  para  la  realización  de  la  misma.  son  los  ticket  de  compra  para  los  usuarios.    SITUACIÓN:  El  sistema  de  la  farmacia  requiere  la  utilización  de  un  escáner  de  código  de  barras  para su funcionamiento. comenzar por los niveles gerenciales y terminar con los trabajadores  operacionales que participen en el sistema que se está estudiando.  esto  se  debe  hacer  ante  el  jefe  inmediato  superior  de  la    10 .  pues  por  medio  de  esta  el  analista  de  sistemas  se  da  cuenta de cómo operan las cosas actualmente y como les gustaría a los usuarios que  operaran en el futuro.      1.

  pues  a  veces  el  analista  decide  que  es  preferible  realizar  una  entrevista menos formal en la que solamente se vaya dirigiendo al entrevistado hacia  el tema o los temas que se desean conocer.  Por  lo  anterior  se  recomienda hablar antes con el entrevistado y darle la oportunidad de determinar el  día  y  la  hora  en  que  se  realizará  la  entrevista.  e  incluso hay ocasiones en las que hay que dar completamente un giro a lo que se tenía  planeado.  sin  embargo  el  analista  se  debe  permitir  ciertos  desvíos  del  plan. es decir. así como el enfoque que se le va a dar a  cada  una  de  ellas.  debe  ser  cortés. nunca prepotente. no siempre es necesario determinar con anterioridad las preguntas que  se  van  a  plantear.    d)  El  analista  de  sistemas  debe  causar  buena  impresión  al  entrevistado.  conteste  todas  las  preguntas  rápidamente sin analizarlas por tener trabajo pendiente.    c) Un punto importante para el éxito de la entrevista es buscar un horario oportuno  para  que  el  entrevistado  no  se  esté  distrayendo. realizar un esbozo de las  preguntas que se van a hacer al entrevistado.    La  decisión  de  realizar  una  entrevista  bien  planeada  o  una  menos  formal  se  toma  basándose  en  la  labor  que  el  entrevistado  realiza  dentro  de  la  organización  y  la  información que se desea obtener.persona a ser entrevistada.  aclarándole  que  necesitamos  de  su  completa atención. o se presente cualquier otra  situación  por  la  que  no  preste  la  atención  que  se  necesita. debe transmitir confianza al entrevistado para que éste no    11 .    En realidad. y de ser posible que sea éste quien presente al analista con  su subordinado.  pues  en  ocasiones  las  respuestas  obtenidas  indican  que  es  necesario  ahondar  en  ciertos  temas  o  quizá  haya  algunos  temas  que  se  tornen  de  poco  o  nulo  interés.    b) Toda entrevista debe ser planeada con anterioridad con el fin de tener bien claro  cuáles son les objetivos que se persiguen con ésta.

  no  empezar  a  tratar  asuntos  que  no  tienen  nada que ver con el estudio del sistema. el analista debe presentarse vestido de  una  manera  adecuada  pues  es  difícil  que  alguien  acceda  a  cooperar  y  poner  su  confianza en una persona sucia y desaliñada.        12 .    f)  Propiciar  un  ambiente  adecuado  de  tal  manera  que  la  persona  a  entrevistar  se  sienta  bien. Un resumen y auto evaluación  podría servir de gran ayuda para entrevistas posteriores. debe estar pendiente de lo que  pasa  alrededor  y  del  lenguaje  corporal  del  entrevistado.  Una grabación de la entrevista es de gran ayuda para la documentación.  Es  imprescindible  también  tratar  de  hablarle  a  cada entrevistado en su lenguaje.  pues  en  muchas  ocasiones  estos aspectos revelan cosas importantes.    g)  El  analista  debe  concretarse  al  tema. Hay que respetar a cualquier persona sea cual fuere  su  puesto  dentro  de  la  organización.  incluso  se  pueden  elaborar  diagramas  que  contribuyan  a  una  mejor  comprensión de lo investigado.  por  lo  cual  es  preferible  tener  varias  entrevistas cortas en lugar de una muy larga.sienta que se le está juzgando o fiscalizando.    i)  Inmediatamente  después  de  terminada  la  entrevista  ésta  se  debe  transcribir  y  documentar. pero ésta se  debe hacer sólo con el consentimiento del entrevistado.    e)  Se  deben  evitar  las  entrevistas  largas. pues no podemos utilizar el mismo con un gerente  que con el trabajador de menor nivel.  h) El analista debe tener despiertos sus cinco sentidos. pues el entrevistado  se puede confundir o sentir mal. no interrumpirlo a menos de que se esté desviando demasiado  del tema.  para  ello  es  necesario  considerar  ciertos  aspectos  tales  como  el  dejar  hablar al entrevistado.  pues  llega  un  momento  en  que  el  entrevistado  se  cansa  y  empieza  a  distraerse. El analista no debe suponer nada ni dar algo por hecho.

    El  analista  deber  agregar  aquéllas  que  considere  necesarias.  y  por  supuesto  determinar  cuáles  son  los  cambios  que  necesita el actual sistema.    A continuación se presentan algunas preguntas que no deben faltar en una entrevista  bien planeada. cómo. dónde.Preguntas en la entrevista    Las  preguntas  de  la  entrevista  deben  estar  encaminadas  a  conocer  perfectamente  todas las actividades que se realizan en el sistema.    Generales  • ¿Qué actividades se realizan?  • ¿Quién lo hace?  • ¿Cómo lo hace?  • ¿Cuándo. para qué lo hace?  • ¿Cuánto dura cada una de estas actividades?  • ¿Qué políticas de decisión se siguen?  • ¿Qué costumbres se tienen en el sistema?  • ¿Cuáles son los controles con los que se cuenta?  Entradas  • ¿Qué entradas hay al sistema?  • ¿De dónde vienen?  • ¿Cuándo vienen?  • ¿En qué formato?  • ¿Cómo se procesan las entradas?  • ¿Qué control de entradas se tiene?        13 .  Primero  se  aplican  las  preguntas que ayudan al conocimiento del sistema actual. así como las entradas requeridas y  las  salidas  que  éste  produce. por qué.

Salidas  • ¿Qué salidas hay?  • ¿De dónde salen?  • ¿Cuándo salen?  • ¿En qué formato salen?  • ¿A dónde van?  • ¿Qué control de salidas se tiene?  Equipo de procesamiento  • ¿Cuáles son las características del equipo?  • ¿Qué aplicaciones se corren en el equipo?  • ¿Es seguro el equipo?  • ¿Qué controles se tiene?  • ¿Hay integridad?  • ¿En qué ambiente se trabaja ‐ red. independiente.  quienes  decidirán si se realizará o no el desarrollo del sistema.  se  procede  a  investigar  los  posibles cambios al sistema.    Una vez redactados los objetivos se debe llevar a cabo un estudio de su rentabilidad. el  cual  debe  ser  revisado  y  aprobado  por  los  altos  mandos  de  la  empresa.?  • ¿Qué capacidad tiene el equipo?    Una  vez  que  se  conoce  cómo  trabaja  el  sistema  actual. Esto  con el objeto de tener la    14 . etc. el analista de sistemas está en condiciones de  plantear ya en forma escrita los objetivos del "nuevo sistema". para lo cual proponemos las siguientes preguntas:    • ¿Cuáles son los problemas más comunes dentro del sistema?  • ¿Qué agregaría a todo el proceso?  • ¿Qué eliminaría?  • ¿Qué cambios le haría?    Cuando  se  han  terminado  las  entrevistas  con  los  usuarios  y  se  conocen  las  necesidades y opiniones de los usuarios.

 Con este punto.  nos  diéramos  cuenta  de  que  dicho  desarrollo  no  proporciona  ningún  beneficio  económico  a  la  empresa. de acuerdo al tiempo que se tiene.  el  sistema  que  se  piensa  desarrollar  tardará  más  tiempo  en  terminarse  y  eso  no  es  bueno  para  los  costos  del  mismo.    ¿Qué hacer para lograr obtener los datos?    R1.­ Planear fracciones de la entrevista. Cuando el  analista  de  sistemas  ha  terminado  la  elaboración  de  árboles  Modulares  ya  está  en  condiciones de realizar la "organización de Módulos". fuera del horario de trabajo.    SITUACIÓN:  El  dueño  de  la  farmacia  no  tiene  tiempo  para  responder  a  todas  las  preguntas  que  se presentan.  Para un sistema proponemos dos tipos de diagramas de flujo:    15 . pues bien sabemos que el objetivo principal de cualquier empresa es "ganar  dinero".  pero  el  punto  crítico  es  que  si  se  lleva  acabo  entrevistas  de  esta  manera.7.  o  incluso  una  vez  terminado  el  desarrollo. y así  sucesivamente.­ Se puede realizar la entrevista en su casa. pues sería frustrante  que  en  etapas  posteriores. Diagrama de Flujo    El  diagrama  de  flujo  es  importante  para  el  análisis  de  sistema  y  para  determinar  gráficamente  el  sistema  estudiado.    Si  se  tuvieran  subprogramas  que  dependan  de  uno  de  los  programas  del  segundo  nivel.  por  tanto se  presenta  a  continuación  la forma  de  elaboración y algunos ejemplos.      1.  ya  que  se  elevarían. el dueño de la farmacia tiene que hacer a un lado lo que está haciendo  o no se podrá terminar el sistema.    Las  respuestas  a  esta  pregunta  pueden  ser  variadas  de  acuerdo  a  la  situación.seguridad de lo que se está haciendo y por qué se está haciendo. se anotarían abajo de éste en el siguiente nivel.  R2.    Elaboración de Diagramas de Flujo    Los diagramas de flujo son una herramienta muy útil en la etapa del Análisis.

    b) Procesos. así como los orígenes y destinos de los datos.‐ Representan la conversión de datos de entrada en datos de salida.    Diagramas de Flujo de Datos    Este  tipo  de  diagramas  muestran  cuáles  son  las  entradas.  salidas  y  procesos  del  sistema.  • Diagramas de Flujo de Datos.  pues  el  objetivo  principal es tener una visión general del sistema sin profundizar mucho en cada una  de  las  operaciones  que  este  realiza. Cada  proceso debe tener un número y un nombre.  Sobre la flecha debe tener el nombre con que se identifican los datos.  Se  puede  elaborar  un  diagrama  en  el  que  se  observe cómo está ubicado el sistema dentro de la organización  y las relaciones que  tiene con los demás sistemas en caso de que existan y otro en el que se muestre cómo  intercalan los diferentes módulos que forman parte del sistema.  • Diagramas de Flujo del Programa.    Los  diagramas  de  Flujo  de  Datos  cuentan  con  cuatro  tipos  de  gráficos  que  son  explicados a continuación:      a) Flujo de datos.    Es  recomendable  no  hacer  muy  detallado  ese  tipo  de  diagrama.      16 .‐ Son los datos que fluyen en las diferentes operaciones del sistema.

    A continuación se muestra un ejemplo de un Diagrama de Flujo de Datos basándose en  el ejemplo de la situación de la Farmacia:                    PC  Código de Barras  Precio Dueño  Estante  Medicina    Venta  medicamento  Medicina   Dinero  Cliente    17 .    d) archivos.  se  indica  que  se  está  almacenando  información  en  el  archivo.‐ Son almacenes de datos.c)  Origen  o  destino  externo  de  datos. Cuando una flecha de flujo de datos apunta hacia  el  símbolo  de  archivo.  es  indicio  de  que  se  está  obteniendo  información  del  usuario.‐  Representan  personas  u  organismos  que  no  interesan  en  el  estudio  del  sistema.  pero  operan  como  un  origen  o  destino  de  los  datos.  pero  si  la  flecha  sale  de  él.

  como  su  nombre  lo  dice.    Usuarios: Es todo  aquel personaje que  hace uso de un sistema de información y.    Informe:  permite  preparar  los  registros  de  la  base  de  datos  de  forma  personalizada  para imprimirlos. Estos  datos  estarán  ordenados  en  columnas  verticales. Más adelante veremos qué es un campo. en  este caso de un Sistema de Base de Datos:    Dentro de una estructura de una base de datos también está contenido objetos de la  base de datos:    Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos.  impresora..    Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el  fin  de  extraer  y  presentar  la  información  resultante  de  diferentes  formas  (pantalla. que constituyen un mensaje  sobre un determinado ente o fenómeno.  Aquí  definiremos  los  campos  y  sus  características.      18 .  identificar  los  elementos  que  componen  a  un  Sistema de Base de Datos como son:    Información: conjunto organizado de datos procesados.CAPÍTULO  II: DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE  DE DATOS     Esto  trata.)    Formulario: elemento en  forma de ficha que  permite la gestión de los datos de una  forma más cómoda y visiblemente más atractiva..

 IDENTIFICAR TIPO DE INFORMACIÓN     El primer paso para crear una base de datos.  el tipo de campo.    Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla. apellido.  el  apellido  del  paciente  y  la  dirección  de  este. el ancho del campo.  por  ejemplo:  el  nombre  del  paciente.  Generalmente  los  diferente  tipos  de  campos  que  su  pueden  almacenar  son  los  siguientes:  Texto  (caracteres).    Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic  2.    La planificación de la estructura de la base de datos. el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es  determinar  claramente  los  campos  necesarios. imágenes. etc. verdadero/falso.Macro: conjunto de instrucciones que  se pueden almacenar para automatizar tareas  repetitivas.          19 .  definirlos  en  forma  adecuada  con  un  nombre especificando su tipo y su longitud.    En resumen. El diseño de la estructura de una tabla consiste en  una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o  datos que contendrá cada uno de esos campos. La definición de un campo requiere: el nombre del campo.  por  ejemplo:  nombre.    Los  campos  son  los  distintos  tipos  de  datos  que  componen  la  tabla.. etc. es planificar el tipo de información que  se  quiere  almacenar  en  la  misma. domicilio.  Fecha  /  Hora.1.  Numérico  (números).  Lógico  (informaciones lógicas si/no. en particular de las tablas.  teniendo  en  cuenta  dos  aspectos:  la  información  disponible y la información que necesitamos. es vital  para la gestión efectiva de la misma.

  Hay  usuarios  finales  avanzados  que  por  medio  del  lenguaje  de  programación  SQL pueden acceder a los datos.D.  de  forma que se mantienen coherentes. DETERMINAR EL EQUIPO A UTILIZAR     Un  servidor  de  bases  de  datos.D.: Es el usuario más importante de los tres.2.  no  es  más  que  un  equipo  que  contiene  un  software  SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos).    Administrador  de  B.    2.    Usuario  final: Es la persona que se dedica a trabajar sobre los datos almacenados en  la  B.3. volviéndolo así un servidor. ya que es el que se  encarga de diseñar y modificar la estructura de la B. diferenciados por la forma en  que interactúan con el sistema    Programadores  de  aplicaciones:  Se  encargan  de  diseñar  y  programar  las  aplicaciones necesarias para la utilización de la B.  el  equipo  que  se  debe  comprar  debe  contener  la  seguridad  de  no  perder  los  datos  en  una  es  carga  eléctrica  u  otro  fenómeno  que  pueda  ocurrir.  o  contenido  actualizable.  almacena sus datos en una o más máquinas que tienen instalado un sistema de bases  de datos.  por    20 .D. IDENTIFICAR TIPOS DE USUARIOS     Hay 3 tipos diferentes de usuarios de un sistema de BD.    En  estos  momentos  las  más  usadas  son  las  Bases  de  Datos  Relacionales  que  almacenan  los  datos  en  tablas  que  mantienen  los  datos  "relacionados"  entre  sí.D.2.     La  mayoría  de  las  páginas  web  que  contienen  foros.    De  acurdo  a  esto. existe infinidad de software de este tipo y  puedes instalar cualquiera en tu propio equipo.

  actualizaciones y eliminación de datos.4.    En cuanto a la programación del programa que va a interactuar con la base de datos se  puede tener la opción de Visual Basic. MySQL.    2.    Aquí  es  recomendable  utilizar  un  manejador  de  base  de  datos  gratuito  o  aquel  que  tenga licencia para su aplicación e instalación. Visual FoxPro o Delphi.  inserciones.tanto es necesario a demás de la PC conseguir no‐break o sistemas de alimentación de  energía alternas a la cotidiana para asegurar el resguardo de la información. los más comunes son Oracle.        21 . DETERMINAR LOS PROGRAMAS A DESARROLLAR     Hay muchas opciones para crear base de datos. sin embargo una base de datos también tiene  sus propias formas visuales para trabajar.  SQL  Server  y  utilizan  un  lenguaje  de  comunicación  llamado  SQL  (Simple  Query  Language)  que  permite  hacer  selecciones  de  datos  complejas. que son programas que  se pueden enlazar con la base de datos.

  Tienen  “semántica  “.    Se dibujan así:                         RELACIÓN.  es  decir.    Las  Relaciones: Permiten representar diferentes tipos de relaciones entre entidades.    Permite  crear  un  modelo  de  datos  en  términos  de:  Entidades.    Componentes del Modelo Entidad Relación    Entidades  Atributos  Relaciones    A continuación se presentan estos tres componentes    3.1.CAPÍTULO  III:  DISEÑAR  UNA  BASE  DE  DATOS  EN  BASE  AL  MODELO  ENTIDAD/RELACIÓN    El modelo Entidad – Relación fue propuesto por Peter Chen. Cosas o Eventos de interés.    Nombre Entidad      22 . Son cosas de importancia o interés para un área de negocios o para un  sistema que requiere del almacenamiento de datos.    Ejemplos: Personas. DEFINIR ENTIDADES Y RELACIONES     Las  entidades:  Son  los  objetos  principales  acerca  de  los  cuales  se  almacena  información. Lugares.  sus  Atributos  y  Relaciones entre las entidades.  almacenan  información  acerca  de  la  forma  en  que  se  asocian las entidades. usado como el  modelo sobre el cual se soporta el diseño de una base de datos. en 1976.

 dirección. Nombres de ciudades. Número de empleado.      SITUACIÓN    Para la farmacia. Fecha de contratación.  De  esto  su  relación seria:        3.2. etc. ESTABLECER ATRIBUTOS     Los  Atributos:  son  las  características  de  las  entidades.    Atributo identificador: Identifican de manera única a cada   Ocurrencia de la entidad. teléfono.  Ejemplos:  Nombre  de  una  persona. DEFINIR LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS     23 .    En el diagrama se vería así:    RFC Atributo  Atributo Cliente  Medicina                  Nombre Dirección  Cliente  Teléfono 3.    Descriptor: Describen una característica o cualidad de la Entidad. un cliente tiene varios atributos: Nombre. Monto a  pagar.  SITUACIÓN    Con  el  ejemplo  de  la  farmacia:  las  entidades  que  se  presentan  son:  Medicina  y  Cliente.  Describen  a  las  entidades.3.  Representan  características  o  cualidades  de  una  entidad.

  • Segunda pregunta de derecha a izquierda. PROVEEDORES.  ARTICULO en lugar de ARTÍCULOS. entre ella se comienza con la Pregunta inicial:  ¿Cuáles son las entidades de interés acerca de las cuales se desea almacenar datos?    La  respuesta  a  esta  pregunta  en  específico  para  un  negocio  comercial  podrían  ser:  PRODUCTOS.     Para  poder  construir  un  diagrama  entidad  ‐  relación. se recomienda que sean en  singular. INVENTARIO.  se  tiene  que  tener  en  cuenta  varias cosas.    ¿Un cliente cuantas facturas puede tener? Muchas.    Siguiente pregunta:  ¿Cuál relación existe entre cada par de entidades?    Para identificar las relaciones entre dos entidades se realizan dos preguntas:    • Primer pregunta de izquierda a derecha.    El DER (diagrama entidad relación) se concentra sólo en las entidades de datos.  El  propósito  de  los  diagramas  es  mostrar  las  Entidades  de  datos  y  cómo  éstas  se  relacionan basando esto último en un enunciado. Para el nombre de las entidades.  ¿Una factura cuantos clientes tiene? Una. ORDENES DE COMPRA.    El procedimiento que se debe seguir para su Construcción es: Dibujar un bloque para  cada entidad identificada. FACTURAS.      24 . Ejemplo:    CLIENTE en lugar de CLIENTES.

    Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR    ¿Un producto cuantos proveedores puede tener? Varios  ¿Un proveedor cuantos productos puede tener? Muchos  ¿Un proveedor puede existir sin producto? Sí ya que no tiene obligatoriedad  ¿Un producto puede existir sin un proveedor? Sí ya que no tiene obligatoriedad      Entidades en un solo diagrama:      25 .Después se tiene que analizar si la relación es obligatoria y   se representa así:    Se revisa en ambos sentidos a través de dos preguntas.  ¿Puede un cliente existir sin factura? Si ya que no es obligatorio tener una factura.  En una relación de muchos a muchos se le debe asignar un nombre a la relación.  ¿Un producto puede existir sin una factura? Sí ya que no existe obligatoriedad.    Ejemplo de Producto ­ Factura    ¿Un producto puede estar involucrado en muchas facturas? Sí.  ¿Una factura puede existir sin producto? Sí ya que no existe obligatoriedad.  ¿Una factura cuantos productos puede tener? Muchos.  ¿Una factura puede existir sin un cliente? No ya que es obligatorio tener un cliente.

4. la pregunta de la relación de cliente y medicina es así:    ¿Un cliente cuantas medicinas puede comprar? Muchas.      26 .            Cliente  Medicina  3. ESTABLECER LOS ESQUEMAS PARA LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS     A continuación se presentan las tablas y la relación de los enunciados y sus preguntas  de la sección anterior para que se vea como quedarían estas preguntas representadas  gráficamente o mejor dicho en un Modelo Entidad ‐ Relación.  esta  tendrá  una  relación  de  uno  a  muchos  con  las  entidades  originales (el lado de muchos al lado de la nueva entidad y el lado de uno tendrá que  ser obligatorio con las entidades originales).        SITUACIÓN    En la farmacia.  ¿Una medicina a cuantos clientes se le puede vender? muchas.Para  romper  una  relación  de  muchos  a  muchos  se  crea  una  tercera  entidad  con  el  nombre  de  la  relación.

  •  Escribir  la  información  acerca  de  las  entidades  y  sus  relaciones. REALIZAR EL DIAGRAMA ENTIDAD/RELACIÓN     El modelo Entidad – Relación apoya el análisis.    • Definir los requerimientos de la empresa.    El modelo Entidad ‐ Relación apoya el diseño.  • Determina los tipos de transacciones que se busca ejecutar sobre la Base de Datos.  requeridas  para  modelar esos requerimientos.5.    27 .Ejemplo de Cliente ­ Factura      Ejemplo de Producto ­ Factura      Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR      Diagrama completo      3.

  • Define la semántica de las relaciones entre los datos.• “Mejora” la habilidad del diseñador de Base de Datos.  •  Permite  definir  los  requerimientos  de  información  del  mundo  real  de  la  manera  precisa.  • Especifica lineamientos para definir reglas de integridad.  tomando  todos  los  ejemplos  explicados:    SITUACIÓN    El  diagrama  de  la  farmacia  basando  el  supuesto  que  se  necesita  un  sistema  que  determine  la  búsqueda  rápida  de  artículos  además  de  anexar  la  cartera  de  clientes  queda  de  la  siguiente  manera:                  RFC  Nom Dir Cliente Tel Total  Fecha  Nota  RFC Código  Nom Medicina Código Caducidad  Cantidad   Folio  Marca    28 . el modelo entidad relación puede ser tan extenso o corto  como lo determina la investigación preliminar.    En base a estos conceptos. Como se presentó en el tema anterior  un  diagrama  terminado  se  ve  de  la  siguiente  manera.

  Por  tanto  se  desarrolla  un  pequeño manual sencillo para los propósitos de informar y dar practica sencilla para  su manejo.    Una  “columna”  representa  un  tipo  único  de  información  acerca  de  la  entidad  (atributo). que constituyen un conjunto  de entidades similares que son descritas de acuerdo con un criterio predefinido        Nombre  Apellido  Dirección  Filas  Columnas              Existe  una  relación  de  conceptos  entre  la  nomenclatura  de  almacenamiento  de  una  Base de Datos y el almacenamiento tradicional en ficheros.CAPÍTULO  IV:  DESARROLLAR  BASES  DE  DATOS  MEDIANTE  UN  PROGRAMA ADMINISTRADOR    En  este  tema  se  toma  como  base  el  programa  de  base  de  datos  llamado  Microsoft  Access  el  cual  es  el  que  está  instalado  en  la  institución.    4. éste se podría establecer  de la siguiente manera  Tabla  Fila  Fichero  Registro  Columna Campo del Registro   29 .1.  Generalmente.  la  información  se  almacena  en  “tablas”.  Cada  tabla  contiene  un  conjunto  de  información  asociada  a  un  grupo  de  similar  entidad. CREAR TABLAS DE ACUERDO A LAS ENTIDADES DISEÑADAS     En  un  Sistema  de  Base  de  Datos  relacional. Una “fila” es un conjunto de tipos de información que describe una entidad. la tabla está compuesta de múltiples filas.

  Este  método  consiste  en  definir  la  estructura  de  la  tabla  es  decir  definir  las  distintas  columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc.  Explicaremos  a  continuación  la  forma  de  crear  una  tabla  en  vista  diseño.  Otra  forma más  rápida  de  llegar  a  la  vista  diseño  es  desde  la  ventana  Base  de  datos  con  el  objeto  tablas  seleccionado.Crear una tabla de datos  Para  crear  una  tabla  de  datos tenemos que posicionarnos en la  ventana  base  de  datos con el objeto tablas seleccionado. si hacemos clic en el icono  una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:    • Vista  Hoja  de  datos  consiste  en  introducir  directamente  los  datos  en  la  tabla  y  según  el  valor  que  introduzcamos  en  la  columna  determinará  el  tipo  de  datos  que  tiene la columna.  • • Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica  Asistente  para  tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso  en  la  creación  de  la  tabla  utilizando  un  juego  de  tablas  que  tiene  ya  predefinidas.  Vincular  tabla  consiste  en  crear  una  referencia  a  otra  tabla  almacenada  en  otra base de datos.   • • Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en  otra base de datos.      se abre    30 .  haciendo  doble  clic  en  la  opción  Crear  una  tabla  en  vista  Diseño.

  así  en  la  primera  línea  (fila)  de  la  rejilla  definiremos  la  primera  columna  de  la  tabla  y  así  sucesivamente. por ejemplo en este momento  el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo  y  en  el  recuadro  inferior  derecho  Access  nos  indica  que  el  nombre  de  un  campo  puede tener hasta 64 caracteres.  Y  a  la  derecha  tenemos  un  recuadro  con  un  texto  que  nos  da  algún tipo de  ayuda sobre lo que tenemos que hacer.  En  la  parte  inferior  tenemos  a  la  izquierda  dos  fichas  (General  y  Búsqueda)  para  definir  propiedades  del  campo  es  decir  características  adicionales  de  la  columna  que  estamos  definiendo.  se  utiliza  una  línea  para  cada  columna.    Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la  tabla:         31 .Aparecerá la ventana Diseño de tabla:       En  la  barra  de  título  tenemos  el  nombre  de  la  tabla  (como  todavía  no  hemos  asignado un nombre a la tabla.  a continuación tenemos la  rejilla  donde  definiremos  las  columnas que componen  la  tabla. Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1.

  por  defecto  nos  pone  Texto  como  tipo  de  dato.   A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.  al  pulsar  la  tecla  INTRO  pasamos  al  tipo  de  datos. la parte  inferior de la ventana. la correspondiente a  Propiedades  del  campo se activa para  poder indicar más características del campo.   Esta  tercera  columna  no  es  obligatorio  utilizarla  ya  que  únicamente  sirve  para  introducir un comentario.  Podemos definir un campo utilizando el  generador  de  campos que permite definir  campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono  de la barra de herramientas. normalmente una descripción del campo de forma que la    32 .   O  bien  podemos  definir  nosotros  mismos  los  campos  directamente  como  explicaremos a continuación.  Si  queremos  cambiar  de  tipo de datos.    En  la  primera  fila  escribir  el  nombre  del  primer  campo. hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable  de la derecha y elegir otro tipo.     Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna. características que veremos con detalle  en la unidad temática siguiente.

 direcciones o cualquier número  que no se utilice en cálculos.  Access  recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos. el tipo  Id.  • Fecha/Hora:  para  la  introducción  de  fechas  y  horas  desde  el  año  100  al  año  9999.   Los diferentes tipos de datos de Access2002 son:   • Texto:  permite  almacenar  cualquier  tipo  de  texto.  Doble y  Decimal permiten decimales.     Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de  la Tabla.   • Memo:  se  utiliza  para  textos  de más  de 255  caracteres como  comentarios  o  explicaciones. crear un  campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. pero Access sólo  utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.  Tiene  una  longitud  máxima  de  65.     33 .  Tiene  una  longitud  por  defecto  de  50  caracteres.  Entero  y  Entero  largo  permiten  almacenar  números  sin  decimales.persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este  cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.    Tipos de datos    A  la  hora  de  crear  un  campo  en  una  tabla.  Dentro  del  tipo  número  la  propiedad  tamaño  del  campo  nos  permite  concretar  más.  • Número:  para  datos  numéricos  utilizados  en  cálculos  matemáticos.536  caracteres.  siendo  su  longitud  máxima  de  255  caracteres. los tipos  Simple. como números de teléfono o códigos postales.    En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo  Memo.  Normalmente  se  utiliza para almacenar datos como nombres.  de  réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.  En  resumen  los  tipos  Byte.  tanto  caracteres  como  dígitos  y  caracteres  especiales.  hay  que  especificar  de  qué  tipo  son  los  datos que se van a almacenar en ese campo.

   Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.   • • Sí/No: valores  Sí y  No. Un campo Moneda ocupa 8  bytes de espacio en disco.  imágenes.  Un  campo  Moneda  tiene  una  precisión  de  hasta  15  dígitos  a  la  izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.  Una  dirección  de  hipervínculo  puede  tener hasta tres partes:   Texto: el texto que aparece en el campo o control.  gráficos.. que crea un campo  que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de  valores mediante un  cuadro  de  lista  o  un  cuadro  combinado.• Moneda:  para  valores  de  dinero  y  datos  numéricos  utilizados  en  cálculos  matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro  decimales.  La  precisión  es  de  hasta  15  dígitos  a  la  izquierda  del  separador  decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.  Al  hacer  clic  en  esta  opción  se  inicia  el  Asistente  para  búsquedas  y  al  salir  del  Asistente.  sonidos  u  otros  datos  binarios.  • Autonumérico:  número  secuencial  (incrementado  de  uno  a  uno)  único. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar..   Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.   Objeto  OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel. y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No.  o  número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo  registro a una tabla.   • Existe otra posibilidad que es la  Asistente para búsquedas.  Verdadero/Falso o Activado/desactivado).  Microsoft  Access  establece  el  tipo de datos basándose en los valores seleccionados           34 . un  documento  de  Microsoft  Word.   Subdirección: posición dentro del archivo o página.   • Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y  utilizada  como  dirección  de  hipervínculo.   Access recomienda utilizar el tipo  Moneda para impedir el redondeo de cifras en  los  cálculos.

  de la barra de herramientas. ASIGNAR LAS CLAVES PRINCIPALES A LAS TABLAS CREADAS     La clave principal  Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.2. No podemos definir más de  una clave principal.   Si  queremos  definir  una  clave  principal  compuesta  (basada  en  varios  campos).     La  clave  principal  proporciona  un  valor  único  para  cada  fila  de  la  tabla  y  nos  sirve de  identificador  de  registros de forma que con esta clave podamos saber sin  ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. seguir los siguientes pasos: Hacer clic  sobre el nombre del campo que será clave principal.  el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:          35 .   Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas.     Para asignar una clave principal a un campo. pero podemos tener una clave principal compuesta por más de  un campo.  seleccionar  los  campos  pulsando  simultáneamente  la  tecla  Ctrl  y  el  campo  a  seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono  .   Hacer clic sobre el icono Clave principal  campo es la clave principal de la tabla.   A  la  izquierda  del  nombre  del  campo  aparecerá  una  llave  indicándonos  que  dicho  Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave  principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas  en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.4.

 podemos optar por:   • estando  en  la  ventana  Base  de  datos.          36 ..   Seleccionar  una  de  las  tablas  que  pertenecen  a  la  relación  haciendo  clic  sobre  ella.  aparecerá dicha tabla remarcada.  Crear la primera relación.   de  la  barra  de  Hacer clic sobre el botón Cerrar.3.  las  relaciones  son  importantes  en  su  explicación  por  tanto  se  presentan tres partes para su mejor comprensión.   Aparecerá el cuadro de diálogo  Mostrar  tabla de la derecha esperando indicarle las  tablas que formarán parte de la relación a crear.   O bien   • Hacer  clic  sobre  el  botón  herramientas.4.   Hacer clic sobre el botón Agregar.  ir  al  menú  Herramientas.. ESTABLECER RELACIONES ENTRE LAS TABLAS CREADAS      Para  este  tema. y elegir la opción Relaciones.   Para  crear  relaciones  en  Access2002  primero  deberemos  acceder  a  la  ventana  Relaciones. comenzamos con la parte número I:    LAS RELACIONES (I)    En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes  tipos  de  relaciones  que  pueden  existir  entre  dos  tablas  de  una  base  de  datos.   Repetir  los  dos  pasos  anteriores  hasta  añadir  todas  las  tablas  de  las  relaciones  a  crear.

     Para crear la relación:   Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo).   Soltar el botón del ratón.   Pulsar  el  botón  izquierdo  del  ratón  y  manteniéndolo  pulsado  arrastrar  hasta  el  campo código de la tabla secundaria (Tabla1).   Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:    En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes  de  aulaClic  y  tabla1)  y  debajo  de  éstos  el  nombre  de  los  campos  de  relación  (aulaclic_codigo y código). ¡Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo  tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.         37 .Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

   Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones    LAS RELACIONES (II)    Añadir tablas a la ventana Relaciones.Observa en la parte inferior el  Tipo  de  relación que se asignará dependiendo de las  características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).   Para añadir la tabla podemos elegir entre:   • hacer clic sobre el icono Mostrar tabla  o bien.  Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla  en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:   Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono  barra de herramientas.   Si  se  desea.   Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.       38 . hacer clic sobre el botón Crear.  se  puede  activar  las  casillas  Actualizar  en  cascada  los  campos  relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.     Aparecerá  el  cuadro  de  diálogo  Mostrar  tablas  estudiado  en  el  apartado  Añadir las tablas necesarias.   Cerrar el cuadro de diálogo.  Para terminar.    de la  • del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla  anterior.

   Se  abrirá  el  cuadro  de  diálogo  Modificar  relaciones  estudiado anteriormente.  hacer  clic  sobre  la  tabla  para  seleccionarla  y  del  menú  de la  Relaciones  elegir  la  opción  Ocultar  tabla  de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.  Modificar relaciones..   Después podemos elegir entre:   • • hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  tabla  y  elegir  la  opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá..  • hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú  Relaciones la opción Modificar relación.  o bien.       39 ..Quitar tablas de la ventana Relaciones..   Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:   Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono  barra de herramientas.  del  menú  contextual  que  aparecerá.    Para modificar relaciones ya creadas:   Posicionarse en la ventana  Relaciones y elegir entre estas dos  formas:  • hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  relación  a  desaparecerá  modificar  y  elegir  la  opción  Modificar  relación.   Realizar los cambios deseados.   Hacer clic sobre el botón Aceptar.

  Para  ello  utilizaremos  la  opción  Borrar  diseño  y  Mostrar  relaciones  directas  que  describiremos  a  continuación. y a continuación pulsar la tecla  Del.  la  relación  quedará  seleccionada.  hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú Edición la opción    • hacer  clic  con  el  botón  izquierdo  sobre  la  relación.   Si lo que queremos es borrar la relación podemos:   • hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción  Eliminar del menú contextual.  La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos    LAS RELACIONES (III)    Limpiar la ventana relaciones  Cuando  nuestra  base  de  datos  contiene  muchas  tablas  y  muchas  relaciones.  Podemos  salvar  esta  dificultad  limpiando  la  ventana  y  visualizando  en  ella  únicamente  las  tablas  que  nos  interesen  y  sus  relaciones.  la  ventana  Relaciones  puede  llegar  a  ser  tan  compleja  que  sea  difícil  interpretarla.Eliminar relaciones.  • Eliminar   o bien.    Para limpiar la ventana Relaciones:  Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:      40 .

  únicamente hemos limpiado la ventana.  Mostrar relaciones directas   Esta  opción  nos  permite  visualizar  en  la  ventana  Relaciones  todas  las  relaciones  basadas en una tabla determinada para ello:  Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:  • • Hacer  clic  con  el  botón  derecho  sobre  la  tabla  y  elegir  la  opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá.  A  partir  de  ese  momento  podemos  ir  añadiendo  a  la  ventana  las  tablas  que  nos  interesan  (con  la  opción  Mostar  tabla  estudiada  anteriormente)  y  las  relaciones  definidas  con  esas  tablas  con  la  opción  Mostrar  directas  que  explicaremos  a  continuación.• elegir del menú Edición la opción Borrar diseño  o bien.  Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del menú  Relaciones la opción Mostrar directas         41 .  Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos.  Desaparecerán  todas  las  tablas  y  todas  las  relaciones  de  la  ventana  Relaciones.    • hacer clic en el icono  de la barra de herramientas.

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono 

 

Aparecerán  todas  las  relaciones  asociadas  a  la  tabla  y  todas  las  tablas  que  intervienen en estas relaciones.  Visualizar todas las relaciones   Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:   Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:  • hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y  elegir  la  opción  Mostrar  todo  del  menú  contextual  que  aparecerá, 

• •  

elegir del menú Relaciones la opción Mostrar todo  hacer clic en el icono     

 

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas 

 

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CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN 
  La  verificación  del  sistema  es  muy  importante,  ya  que  en  este  descansa  toda  la  investigación y su buena terminación.    5.1. REALIZAR PRUEBAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN.     Es necesario comprobar que el sistema de información desarrollado funciona como es  debido,  en  definitiva  se  trata  de  ejecutar  los  programas  para  encontrar  errores.  Las  pruebas se consideran satisfactorias si no se encuentra algún error. Es el método más  habitual para determinar si el equipo lógico funciona como debe.    Otras actividades para asegurar que el equipo lógico funciona como debe son:    • • • • • •   Realización de las pruebas    Las diferentes pruebas que deben realizarse se basan en realizar pruebas a diferentes  niveles, es necesario  probar si cada unidad funciona, luego es necesario probar si los  distintos  componentes  encajan  entre  sí  y  por  último  es  necesario  probar  el  sistema  globalmente. Este proceso es algo bastante lógico, pues si por ejemplo sólo probamos  el sistema sería difícil encontrar determinados tipos de errores.       El uso de una metodología de desarrollo.   Revisiones formales e informales.   Reuniones de revisión estructurada.   Gestión de la configuración.   Uso de las normas y estándares de desarrollo.   Pruebas estáticas y dinámicas.  

 

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Principios básicos de pruebas.     Deben ser llevadas a cabo por personas distintas a los diseñadores de los programas,  así se puede verificar además del correcto funcionamiento del programa su correcta  concepción e interpretación     Diseño de juegos de prueba.     Existen dos tipos de prueba:   • • Pruebas  Tipo  Caja  Blanca.  Permiten  examinar  la  estructura  interna  del  programa.   Pruebas  De  Tipo  Caja  Negra.  Donde  los  casos  de  prueba  se  diseñan  considerando  exclusivamente  las  entradas  y  salidas  del  sistema,  sin  preocuparse por la estructura interna del mismo.     Pruebas de tipo caja blanca.   Para su desarrollo se selecciona un conjunto de caminos lógicos y se generan datos de  prueba,  determinando  los  valores  específicos  que  definen  la  ejecución  de  esos  caminos seleccionados.     • PRUEBA DE COBERTURAS DE SENTENCIAS   Consiste  en  generar  casos  de  prueba  que  permitan  probar  cada  sentencia  dentro de un módulo al menos una vez.   • PRUEBAS DE COBERTURA DE CONEXIÓN.   Consisten  en  diseñar  casos  de  prueba  que  consideren  todos  los  posibles  valores de cada una de las condiciones.   • COMPLEJIDAD CICLO MATICA.   A partir de los diagramas de flujo de programa se dibujan gráficos de programa  que  contienen  nodos  que  representan  bloques  de  código  y  conexiones  entre  ellos, mostrando de esta forma las ramas entre los bloques de código.  

 

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  pero  si  ya  no  se  encuentran  errores  (no  quiere  esto  decir  que  no  los  haya)  debe seguirse un criterio de terminación de las pruebas.Pruebas de tipo caja negra.   Valores Imposibles.   Las funciones realizadas por el sistema  El cumplimiento de los objetivos del sistema   Las reacciones del sistema ante los estímulos exteriores   Las transacciones manejadas por el sistema     45 . el criterio puede ser:    • •   5.  esto  es  muy  complejo.     En este caso se busca probar:   • • • •   Lo  fundamental  en  este  tipo  de  pruebas  es  encontrar  el  subconjunto  de  todas  las  entradas  posibles  del  programa.  El  objetivo  de  las  pruebas  consiste  en  encontrar  errores.2.   Particiones de Equivalencia.   Valores típicos de error.      Cuando el tiempo de la prueba ha expirado.   Análisis de Valores límite.  Es  también  el  paso  previo  a  su  entrega.   Cuando todos los casos de prueba se ejecutan sin error.  para  conseguirlo  se  siguen  diferentes criterios:     • • • •   Terminación  De  Las  Pruebas. VALIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN     La  validación  se  refiere  al  proceso  por  el  cual  los  datos  son  filtrados  y  aceptados  o  rechazados  en  base  a  procedimientos  definidos.

  Los  resultados  finales  deben  ser  trazables  a  quien  ingresó  los  datos  o  al  instrumento desde el cual se incorporaron automáticamente.  independientemente  de  si  fueron ingresados a mano o transferidos electrónicamente.  Calibración periódica. Debe identificarse la persona que los hizo y la causa.Puntos a considerar:    • • • • • Debe  verificarse  la  exactitud  de  los  datos  críticos.  • • •   Datos exactos    Para  lograr  tener  datos  exactos  y  sin  ningún  error.    46 .  los  mismos  no  deben  ocultar  los  datos  originales.  Verificación de su funcionamiento    Si  se  realizan  cambios  en  los  datos.  seguridad para la entrada de datos y revisión.  Los  chequeos  deben  ser  parte  de  procedimientos  rutinarios  para  identificar  errores.  es  necesario  tener  en  cuenta  lo  siguiente:    • • • •   Correcto funcionamiento del instrumento.  Los  informes  de  datos  cuantitativos  deben  incluir  la  incertidumbre  de  medición.  Deben  existir  procedimientos  estándar  para  definir  datos  sin  procesar.  Cualquier falla o evento  inusual  ocurrido  con el instrumento debe registrarse  junto con los datos sin procesar. Debe evaluarse el impacto del error sobre los  datos y tomar las acciones necesarias.  Mantenimiento preventivo del mismo.  Los  datos  deben  ser  validados  por  personal  calificado  y  autorizado  siguiendo  un procedimiento operativo estándar.

  Consistencia.  la  respuesta  es:  *  Potenciales  problemas  en  el  análisis. por ningún motivo los elimines.  *Análisis  de  regresión. Si encuentras datos  anómalos. *Errores en la presentación de los  datos.  Posibilidad de transmisión de errores. busca una solución.  *Eventos  inusuales  durante  el  muestreo. se debe de tener cuidado lo siguiente:    • • • •   Con esto se puede evitar muchos dolores de cabeza a la hora de entregar el sistema.    Lo  que  debemos  preguntarnos  es:  ¿Qué  podemos  detectar  al  validar  los  datos?. *Errores en la transcripción de los datos.  Plausibilidad.  *Tests  de outliers.    47 .Antes de aprobar o rechazar:    Cuando estés a punto de aprobar los datos están correctos a la hora de capturarlos en  el sistema.  *Chequeo  de  plausibilidad  de  valores  respecto  de  límites  definidos.      Correcta identificación de las muestras.  por  ejemplo  mediante:  *Comparaciones  con  datos  similares.    Chequeo rutinario y procedimiento de revisión    Tener procedimiento operativo estandarizado. mejor los señalo para decidir más adelante  si los incluyo o no en la evaluación.    Ahora  bien.  ¿Cómo  debes  proceder  cuando  detectes un error o  algún  dato anómalo?  La respuesta está en: Si encuentras un error.

 análisis.3.  sus  planes  futuros  de  procesamiento.  Ver  que  todas  las  variables estén identificadas. por ej.  Identificar eventos: Anotar cualquier actividad inusual en la planilla de muestreo.  Esta  información  incluye:  Información  general  acerca  de  la  compañía. IMPLANTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN     La implantación es el punto final (de una manera) para entregar el sistema a su dueño  para  que  de  esta  manera  comience  a  utilizar  el  sistema  y  aproveche  al  máximo  el  software de base de datos que se entrega.  y  una  lista  de  las  especificaciones  del  nuevo  sistema.    Para  clarificar  se  presenta  una  tabla  donde  se  ve  la  etapa  de  este  paso  y  su  descripción:        48 .  Las  particularidades  que  se  refieren a estas especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes. cambio de operador.    Anotar cualquier novedad relacionada con el muestreo. Esto  puede contribuir a explicar datos anómalos detectados.    5.Chequear que todo esté correctamente identificado: Ver si las unidades son correctas.    El  criterio  recomendado  para  este  paso  consiste  en  presentar  a  la  persona  (que  nos  contrato para realizar el sistema) diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se  delineen  las  especificaciones  del  nuevos  sistema.  fallas en los equipos:    Controlar posibles errores de transcripción de datos.  Ver  si  los  datos  corresponden  al  nombre  de  la  columna  y  fila. Utilizando gráficos del  tipo concentración vs fecha.

  4.  Cuadro De Implantación De Sistemas  Etapa  1.‐ Aprobación de resultados  La aprobación de los resultados de la prueba la deberán  de la prueba  hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba  les reporte al finalizar el tiempo de prueba.  se  debe  llevar  a  cabo  usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño  de sistemas.4.        49 .  Es  muy  importante  que  ellos  produzcan  los  datos  de  prueba  de  acuerdo  con  el  plan de la misma. REALIZAR MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN     Con posterioridad a la fase de implementación de los sistemas. se continúa con la fase  de  mantenimiento.‐ Conversión al sistema  Consiste  en  la  implantación  de  los  procedimientos  contenidos  en  los  diferentes  manuales  e  instructivos  obtenidos en el paso del diseño de sistemas.‐  Adiestramiento  usuarios  Descripción  a  Debe  de  ser  a  nivel  de  escuela.   3. las organizaciones  no  pueden  dejar  de  considerar  que  el  mantenimiento  de  sistemas  es  la  fase  más  prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas.  El  mantenimiento  de  sistemas  es  el  mejoramiento  continuo  después del inicio del funcionamiento para no dejar caer el sistema.‐ Liberación del sistema  Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por  parte de los comités de factibilidad y técnico.  5.    Cuando se elaboran planes para crear un sistema de información.    5.  2.‐  Prueba  del  sistema  por  Es  la  actividad  que  reafirma  a  cada  uno  de  ellos  lo  que  usuarios  aprendió  en  el  adiestramiento.

  Atañe  generalmente  a  problemas  no  identificados  durante  la  fase  de  ejecución. en consecuencia.  • Mantenimiento  para  mejoras.        50 .  por  lo  tanto esta organización o empresa debe ser flexible para apoyar el mantenimiento de  los sistemas existentes. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solución o la  corrección  de  problemas  del  sistema.  los  cambios en el código tributario o el reglamento internos de la organización.  cada  uno  de  los  cuales  repercute  en  el  plan  estratégico  de  información  institucional  de  diferentes  maneras:    • Mantenimiento  correctivo.  Se  trata  de  la  extensión  o  el  mejoramiento  del  desempeño del sistema.  desarrollado  y  probado  está  un  sistema  o  aplicación.  • Mantenimiento  preventivo. ya sea mediante el agregado de nuevas características.  o  su  funcionamiento defectuoso.  Es importante considerar la evaluación y el monitoreo de un sistema en términos del  mantenimiento necesario y.  • Mantenimiento  para  fines  específicos.Un  sistema  implantado  en  una  organización  es  necesario  el  mantenimiento.  ya  que  si  se  realiza  de  manera  oportuna y adecuada. reducir o contener los costos implícitos.  por  ejemplo.  o el cambio de las existentes.  Un  ejemplo  de  mantenimiento  correctivo  es  la  falta  de  una  característica  requerida  por  el  usuario.  Este tipo de mantenimiento se refiere a la  creación de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo  requieren  los  cambios  en  la  organización  o  los  usuarios.  ocurrirán  errores  inevitablemente.  Independientemente  de  cuán  bien  diseñado. Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la  conversión de los sistemas de texto a GUI (interfaz gráfica de usuarios).  El  mantenimiento  de  sistemas  puede  clasificarse  en  cuatro  grupos. Un ejemplo  de este mantenimiento es la corrección del problema del año 2000.  Este  tipo de mantenimiento es probablemente  uno  de  los  más  eficaces  en  función  de  los  costos. puede evitar serios problemas en el sistema.

    Suelen contener información y ejemplos de formularios.   Interviene en la consulta de todo el personal.  delegación de autoridad. etc.    La  utilidad  permite  conocer  el  funcionamiento  interno  por  lo  que  respecta  a  descripción  de  tareas. autorizaciones o documentos  necesarios.     Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.  la  conciencia  en  los  empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.  máquinas  o  equipo  de  oficina  a  utilizar  y  cualquier  otro  dato  que  pueda  auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.    En  él  se  encuentra  registrada  y  transmitida  sin  distorsión  la  información  básica  referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas.    Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya  que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.  ubicación. o de dos ó más de ellas.  la  evaluación  y  control  interno  y  su  vigilancia.   Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos.CAPÍTULO    VI:  ELABORAR  DOCUMENTOS  DEL  SISTEMA  DE  INFORMACIÓN EN UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL  Un  manual  de  procedimientos  es  el  documento  que  contiene  la  descripción  de  actividades  que  deben  seguirse  en  la  realización  de  las  funciones  de  una  unidad  administrativa.       51 .  requerimientos  y  a  los  puestos  responsables  de  su  ejecución.    El  manual  incluye  además  los  puestos  o  unidades  administrativas  que  intervienen  precisando su responsabilidad y participación. facilita las labores  de  auditoría.

   Facilita las labores de auditoría.   Para  uniformar  y  controlar  el  cumplimiento  de  las  rutinas  de  trabajo  y  evitar  su  alteración arbitraria.  que  haya  sido  revisada y aprobada.   Construye  una  base  para  el  análisis  posterior  del  trabajo  y  el  mejoramiento  de  los  sistemas.  dimensiones del equipo. procedimientos y métodos. ELABORAR EL MANUAL DE TÉCNICO    Este  documento  contiene  toda  la  información  sobre  los  recursos  utilizados  por  el  proyecto. llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y  técnicas  de  cada  elemento.    6.   Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.   Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.   Aumenta  la  eficiencia  de  los  empleados.  Por  ejemplo:  características  de  procesadores. proveedores y equipo adicional. soporte.     Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se  presenta  en  forma  de  fichas  técnicas  en  donde  se  describe  en  cada  una  las  características de cada recurso. debe poseer lo siguiente:     A) Identificación del documento     Este documento debe incorporar la siguiente información:       52 .     CONSIDERACIONES  GENERALES  PARA  LA  DOCUMENTACIÓN  DE  EL  DESARROLLO  DE APLICACIONES INFORMÁTICAS:     Toda  documentación  que  se  genere  para  un  proyecto  específico. evaluación del control interno y su evaluación.  velocidad. garantías.Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.  indicándoles  lo  que  deben  hacer  y  cómo  deben hacerlo.1.

   Número de revisión (en su caso). la Estructura del documento MANUAL TÉCNICO es el siguiente.  las  siglas  de  la  organización. aclarando  que no es necesariamente una imposición.     Por  cada  documento  final  deberá  entregarse  copias  al  personal  involucrado  en  el  proyecto. revisión y/o autorización. cual es su función principal y     Índice: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte  del documento     53 . (en su caso)     B) Estructura del documento. sino una sugerencia para lograr entregar y  realizar un manual con éxito.  el  número  de  la  forma.   Denominación  y  extensión.  por  último.  Entre  las  siglas  y  el  número  debe colocarse un guión o diagonal.  en  segundo  lugar  las  siglas  de  la  unidad  administrativa  donde  se  utiliza  la  forma  y.    •   •   Introducción:  Se  debe  presentar  una  breve  descripción  del  sistema  desarrollado.• • • • • • • Logotipo de la organización.   Lugar y fecha de elaboración.   Clave  de  la  forma.  considerando  para  esto  los  posibles cambios que se efectúen durante la etapa de garantía de que lo cubre (si así  fuera  el  caso).     Ahora bien.   Nombre oficial de la organización.   Unidades responsables de su elaboración.  De  corresponder  a  una  unidad  en  particular  debe anotarse el nombre de la misma.  el  usuario  final  del  sistema  debe  recibir  una  versión  actualizada  final  del documento manual técnico.  En  primer  término. que contemple el ámbito abarcado.  Una  vez  concluido  el  desarrollo  de  un  sistema.

   5.   Objetivos específicos: Se deben describir brevemente los objetivos específicos  que se cumplieron con el desarrollo del sistema. junto con su respectivo diccionario de datos.  por  tanto  la  siguiente lista no es la definitiva ni la única que se puede aplicar para elaborar  un manual técnico.   6. Matriz de programas versus entidades. Matriz de procesos versus organización. Modelo lógico de datos. junto con su respectivo diccionario de datos.  Descripción  de  campos  requeridos  por  pantalla  con  presentación  de  pantallas. es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la    54 .   7. Modelo de datos físico. Plataforma de usuario.   • Contenido  técnico:  Es  conveniente  aclarar  que  los  manuales  varían  de  acuerdo  a  las  necesidades  de  los  usuarios  y  los  programadores.   2. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos.   8.   9. diagrama entidad‐relación.   10. Definición de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado. Requerimientos de interface con otros sistemas.    1. Esfera de acción que  cubren los procedimientos     • Responsables:  Para  iniciar  los  trabajos  que  conducen  a  la  integración  de  un  manual.   12. Diagrama de navegación del sistema. Aquí se describen los requerimientos mínimos que  se  deben  tener  tanto  de  hardware  como  de  software  para  que  el  sistema  se  pueda  instalar  y  ejecutar  correctamente  (en  caso  de  que  se  considere  necesario). Controles de auditoría implementados en el sistema. Puede incluir un  mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.un detalle de las funciones macros o partes que lo componen.   4.   11. Diagramas de flujo de datos.   3.   Objetivo  general  del  sistema:  Se  debe  de  describir  el  objetivo  general  del  sistema.

  lo  que  serviría  para  saber  cómo  llegar  a  determinada parte de la aplicación.  pantalla.  etc.. estructura.  etc. Se explicará todas las posibles opciones que puede realizar el         55 .  uno  por  cada  aplicación cliente.  es  conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y  que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos. implantación y actualización. se muestra lo que hay detrás de la interfaz del usuario     6.  cuadros  de  texto. auxiliado por un equipo técnico.  En  el  anterior  aparece  de  forma  de  diagrama  de  flujo  y  en  esta  sección  deberá  aparecer  ya  con  las  respectivas pantallas.  puede  contratar  los  servicios  de  consultores externos.  muestra  de  forma  gráfica  la  interconexión  entre  cada  una  de  las  pantallas  del  sistema.  Para  este  tipo  de  trabajo.  pero  también  se  muestra  el  código  de  cada  rutina.  botón.2. es decir.     • Mapa  de  navegación.    • Describe  paso  a  paso  los  procesos.  Por  la  naturaleza  de  sus  funciones  puede  encargarlo  al  titular  del  área  específica. En este se muestran los menús.conducción  de  las  acciones  en  diversas  personas. submenús  y pantallas a las que nos lleva cada uno de ellos.  Asimismo.  una  organización  puede  nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios  para  llevarlo  a  cabo.  así  como  pantallas.  Por  lo  que  respecta  a  las  características  del  equipo  técnico.  funciones  y  personal.  De  esta  manera  se  logra  homogeneidad  en  el  contenido  y  presentación  de  la  información. ELABORAR EL MANUAL DE USUARIO     Manual  de  Usuario:  Esta  parte  se  divide  en  dos  manuales  distintos.    • Descripción  gráfica  del  mapa  de  navegación. al que se le debe encomendar  la conducción del proyecto en sus fases de diseño.  sino  que  debe  designarse  a  un coordinador.  botones.

 que cualquier persona pueda entenderlo con la  menor dificultad posible.  Un buen punto de partida para un manual de usuario. Este documento está dirigido al usuario final. detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar  el programa. y mediante el uso de capturas de  pantalla.  Es recomendable. es hacer de cuenta que  las  personas  que  lo  van  a  leer  no  tienen  el  más  mínimo  conocimiento  sobre  computadores.     Estructura del manual del usuario:    • • Portada: ¿De qué se trata el documento y quien lo elaboro?   Introducción:  Describe  el  uso  del  documento  (¿para  qué  sirve?)  y  ¿de  qué  habla?  Análisis  y  requerimientos  del  sistema  (¿que  se  ocupa  para  poder  instalarlo y usarlo?)   • •   Recomendaciones finales:    • • • • Debe ser escrito de tal manera.usuario con estas aplicaciones de manera detallada.  Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa.      Explicación  del  funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas  bien explicadas cómo funciona el programa   Glosario     56 .

  E  . (2004).Metodología  del  análisis  estructurado  de  sistemas.    Klein. implementación y  administración. R et al (1988).    Peter. Sistemas de bases de datos: Diseño.L.  Aprendiendo  Microsoft  Access  2002  en  21  lecciones  avanzadas.  Los  Angeles: Springer.  J.  al  (2001).Ingeniería del software.    Date.  J  (2005).  et  al  (2002).  Introducción  a  los  sistemas  de  Base  de  datos. R.REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS    Barker.  (2ª  edición).    Julie. R & Coronel.L. (5ª edición).Análisis  y  diseño  de  sistemas  discretos  de  control:  Teoría  y  problemas resueltos.  (2002).. España: Díaz de santos    Barranco.  B  (2006).  J.  P. USA:Cengage Learning Editores. USA: Pearson Educación.  Robert  C.    57 .  Mohammed. (1994). 836)    Pressman.  Análisis  y  diseño  de  sistemas  (6ª  edición)  USA:  Pearson  Educación. España: Visión.  Goldstein  (1977). (1999).  (7ª  edición)  USA: Pearson Educación.  España:  Pujol  &  Amado S. A.    Gonzalez.  Embley. Todo sobre Microsoft Access 2000. España: McGraw Hill.  Microsoft  Access:  Bases  de  datos/  databases.  Madrid: Universidad Pontificia de Comillas    Cassel. C. España: Marcombo.    David  W.  et  al  (2005). (pág.El modelo entidad‐relación Case*method.  C.Conceptual  modeling  ‐  ER  '97.  et.

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