BAB I Pendahuluan Pada waktu yang lampau, pada umumnya tugas kewajiban guru hampir seluruhnya mengenai pekerjaan

mengajar melulu dalam arti menyampaikan keterangan-keterangan dan fakta-fakta dari buku kepada murid, member tugas-tugas dan memeriksanya. Waktu dan keadaan demikian di sekolah-sekolah kita sekarang telah dan sedang berlalu dengan cepat. Sekarang, guru harus juga memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolah, ikut serta menyelesaikan bebagai persoalan yang dihadapi oleh sekolah yang kadang-kadang sangat kompleks sifatnya. Dalam banyak hal pekerjaanya berhubungan erat sekali dengan pekerjaan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha sekolah, dan berbagai pejabat inspeksi lainnya. Secara berangsur-angsur tekanan makin diberikan kepada partisipasi guru dalam administrasi pendidikan/sekolah, yakni penyelenggaraan dan manajemen sekolah khususnya dalam tata usaha. Tokoh-tokoh pendidikan sekarang menekankan kepada gagasan tentang demokrasi dalam hidup sekolah. Guru-guru hendaknya didorong untuk ikut serta dalam pemecahan masalah-masalah administrative yang langsung mempengaruhi status professional guru. Kegiatan partisipasi guru dalam administrasi sekolah khususnya dalam hal ketata usahaan antara lain seperti sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pilihan buku-buku dan alat-alat pelajaran, dsb. Berhubung dengan itu, sangat penting dibicarakan dalam rangka administrasi pen didikan ini tentang peranan dan tanggungjawab guru di dalam organisasi dan administrasi sekolah tempat kegiatan-kegiatan meliputi lebih dari khusus mengajar di kelas. BAB II Isi 1.Arti, fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu: 1. Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. pembelian. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. 3. 5. mengolah. keuangan. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. mengirim. Tata usaha merupakan salah satu usur administratif. Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat.3. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu. Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi. penjualan. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat. 6. mencatat. Jadi. teknik. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. menggandakan. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control. dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut: 1. 4. Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. . Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). 2. kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Surat undangan 9.Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Surat Pengumuman Berikut ini berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat dinas. Surat Tugas 11. Nota Dinas 3. Memorandum (memo) 4.1Ruang Lingkup Pada hakikatnya. administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. maka dapat kita tinjau melalui jenis surat: 1. melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi. 1. Surat Instruksi 10. Surat memegang peranan penting dalam organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha. Surat edaran 7. Ketentuan-ketentuan itu antara lain: a) Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan . Surat keputusan 8. Surat Dinas 2. Surat pengantar 5. Surat dinas Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mngenai karangan dan komposisinya berlaku juga untuk surat. Berbbicara tentang surat. 1. Surat kawat 6.

tegas dan menarik c) Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing. 3) 4) Kode perihal surat Kode tahun . yaitu yang bertuliskan ³Tut Wuri Handayani´. 20/0/1976. Nomor surat untuk sekolah terdiri dari: 1) Nomor urut surat 2) Nomor kode sekolah. Kode urut sekolah. Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung. Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas surat paling atas. b) Nomor surat Pembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam insruksi Menteri Pndidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 7/0/1977 Tanggal 31 Maret 1977. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu: Baris pertama: Tulisan ³Departemen Pendidikan dan Kebudayaann´ (ditulis dengan huruf besar semua) Baris kedua: Tulisan ³Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatanya´.b) Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana. kantor kabupaten atau kantor kecamatan. Baris ketiga: Alamat. kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia Susunan Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian. Di sebelah kiri diberi dengan symbol Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. yaitu: a) b) c) 1) Kepala surat Isi surat Kaki atau penutup surat Kepala surat a) Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan da Kebudayaan No. yang terdiri atas: Nomor kode ksntor wilayah. yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersangkutan.

nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahan. mengikat. nomor. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen. gang. Pada kertas surat unsurunsur alamat yang ditukis hanya pejabat. Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting. e) Hal Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas. tidak memerlukan tindak lanjut. gedung lantai berapa san sebagainya. naskah dan surat yang sangat erat hubunganya dengan keamanan Negara. d) Lampiran Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukan jumlah macam. Sifat surat dinyatakan dengan cap. . Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung. yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berkah. memerlukan tindak lanjut dan engandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama. Rahasia: Dipakai untuk dokumen. dapat membahayakan keamanan Negara. Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan hruf besar semua. dan yang terakhir kota dan provinsinya. naskah dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan perguruan tinggi yang bersangkutan. diletakaan di tempat kosong di bagian atas isi surat. f) Alamat Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada amplop unsure-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan. ³Untuk perhatian´ dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinanya. jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.c) Sifat surat Sifat surat dapat dibedakan menjadi: Surat Rahasia Surat Penting Surat Biasa Surat rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasia dan rahasia.

(e) sedikit pada tanda tangan Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyingung (f) Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang tercantum dalam surat tersebut (g) Surat dinas yang terdiri dari satu halaman. yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Penutup surat Bagian terakhir dari sebuah surat. (c) 3) Penutup. Susunan Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian: . ditulis dengan huruf besar di bawah nama terang penandatangan (d) Kata ³Tembusan´. lembaran pertamanya menggunakan kertas berkepala. yakni uraian dari inti surat.2) Isi surat Isi surat terdiri dari: (a) Pendahuluan. yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas. diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah. yakni tindasan dari surat asli. kemudian diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat. 2. (c) Nomor induk pegawai (NIP). yakni kalimat yang mengakhiri isi surat. Ketentuan tentang cara penulisanya diatur sebagai berikut: (a) Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan (b) Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi gais bawah. (b) Isi pokok. halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala. Nota dinas Nota dinas merupakan salah satu ala komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) departemen yang sifatnya meminta pejelasan dan keputusan.

bulan. disusul dengan tanda tanganya. yang sifat penyampainya tidak resmi. 5. merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga. memo dapat ditulis tangan atau diketik. Surat edaran .a) Kepala nota dinas Isi nota dinas Kaki nota dinas Kepala nota dinas terdiri atas: 1) Kata ³Nota Dinas´ 2) Nomor 3) Kepada 4) Dari 5) Hal 6) Tanggal. 2)Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP) 3)Tembusan 3. Memorandum (memo) Memorandum. 4. dan than b) Isi nota Isi nota pada dasrnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas. Surat penganta Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir. c) Kaki nota terdiri dari: 1)Nama jabatan yang mengirim nota.

tempat dan acara yang ditentukan. pengolah dan peñata arsip. 6) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya. bertugas: 1) 2) 3) 4) 5) Menerima surat masuk Mengelempokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi. b) Penyortir. penghimpun. bertugas: 1) 2) 3) 4) 5) Menerima surat Memeriksa jumlah dan alamat surat Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat. dan piñata berkas secara umum dalam mengurus surat masuk diatur sebagai berikut: a) Penerima. pengolah. Prmbagian tugas penerima. Organisasi pengelolalaan surat menyurat Dalam organisasi surat menyurat akan dikenal petugas. Meneliti tanda tangan kerahasiaan surat. c) Pencatat. Meneruskan surat kepada penyortir. pengarah. Surat undangan Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan dating pada waktu. penyortir.Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan poko. pencatat. kesesuaiaan isi surat serta kesahaan surat. 2. pengarah. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat Meneliti lampiran surat Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat. pencatat. melainkan hanya memberikan penjelasan tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada. 6. bertugas: . penyortir.

disimpan di bagian arsip. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah . bertugas: 1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan system klasifikasi yang berlaku. system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen. 2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. yaitu sekolah. bertugas: 1) Menerima srat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja sikembalikan. meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali. terutama ketata usahaan sekolah.1) Menerima. bertugas: 1) Menerima. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. dengan melalui petugas tata usaha sekolah. f) Peñata arsip. Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping sekolah.Peranan Guru dalam Tata usaha sekolah. d) Pengarah. 2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya. 3) Mengirim kartu kendalilain kepada pengolah. e) Pengolah. kartu kendali lembar pengantar surat rahasia. sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah. 2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah. 3) Menyampaikan arsip kartu kendali. Dalam pengambalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantarurat. membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia. kmponen lainya. 3. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah. 3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah. menghitung. Telah disebutkan bahwa tugas utama gruru yaitu mengelola proses belajar mengajar dalam syatu lingkungan tertentu. umtuk diarahkan dengan menunjukan siapa pengolah surat. dan mencatat surat yang telah diteliti 2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat.

pengorganisasiaan. dan bukan bersifat individual. BAB III Kesimpulan Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi). mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada. Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah. jika karier yang ditempuhnya nanti adalah pengawas. Dalam perkembangan teknologi modern. kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain. terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat. pasal 20 disebutkan bahwa:´Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikandan pengawas pada jenjang penfifikan dasar dan menengah. artinya pkerjaan yang didasarkan atas kerja sama. maka dapat termasuk alat-alat perekam suara. Administrasi sekolah terutama yang beraitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif. Pencatat. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting. dikirim dan disimpan. Penyortir. sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. pengkoordinasiaan. pembiayaan. 2. pengarahan. dipilih dari kalangan guru. Peñata arsip pada proses surat menyurat. kesiswaan. keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran. personaalia sekolah. Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992. sarana prasarana sekolah.ditetapkan. guru perlu secara sunggug-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam hal tata usaa sekolah. . yaitu: 1. Pengarah. bahwa selain perananya untuk menyikseskan kegiatan administrasi sekolah terutama dalam linglup tata usaha di sekolah.´ Ini berarti. Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari data. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan. dan penilaian kegiatan kurikulum. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca. Pengolah. Beberapa di antaranya ialah: 1) 2) 3) 4) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah 5) Berperan sebagai Penerima.

Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi. Tata usaha merupakan salah satu usur administratif. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. menggandakan. Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha.3. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut: 1. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat. kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. . Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control. 3. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi. Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima). pembelian. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu. Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Jadi. teknik. 5. penjualan. melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. 2. 6. pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha. mengolah. mengirim. 4. mencatat. keuangan.

Ruang Lingkup Pada hakikatnya. Surat undangan 9.Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi. Surat Dinas 2. administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Surat Instruksi 10. Nota Dinas 3. maka dapat kita tinjau melalui jenis surat: 1. Surat edaran 7. Surat pengantar 5. Surat keputusan 8. Penerima Penyortir Pencatat Pengarah . Surat Pengumuman Organisasi pengelolalaan surat menyurat Dalam organisasi surat menyurat akan dikenal beberapa tugas antara lain: 1. Surat kawat 6. Memorandum (memo) 4. Berbicara tentang surat. 2. Surat Tugas 11. Surat memegang peranan penting dalam organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha. 3. 4.

5. Peñata arsip pada proses surat menyurat. Pengolah Peñata arsip Peranan Guru dalam Tata usaha sekolah Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah. Pengarah. terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah. 6. Penyortir.Posted by zaifbio | Profesi Kependidikan . Pencatat. 01/31/2009 . Pengolah. Beberapa di antaranya ialah: 6) 7) 8) 9) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah 10) Berperan sebagai Penerima.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful