Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere

Ediţia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 16

Cod: P.O. 20

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Elemente privind responsabilii/ operatiunea Semnatura Numele si prenumele Functia Data

1.1. 1.2. 1.3

1 Elaborat Verificat Aprobat

2

3 Contabil sef Contabil sef Director

4 01.01.200 8 01.01.200 8 01.01.200 8

5

1

Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.3 2 x 2 .de ex.2008 Editia/ revizia in cadrul editiei 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2 2.2. 20 Exemplar nr.: 1 2.1. 2.de ex.01. 2.: 3 Revizia: Nr. : Pagina 2 din 16 Cod: P.O. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Componenta revizuita Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 01.

7.01. Scopul difuzarii 1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri Exemplar nr.08 - Semnatura 7 - 3 . 2 1 2 3 1 1 1 - Functia 4 Contabil sef Administrator Secretara Contabil sef Contabil sef Contabil sef - Nume si prenume 5 Data primirii 6 07.08 07. 3.08 07.01.de ex.8. 3.O.08 07. 3.4. 20 Exemplar nr.: 3 Revizia: Nr. Crt 3.01.01.: 1 3.1. 3.6. : Pagina 3 din 16 Cod: P. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau.01. revizia din cadrul editiei procedurii operationale Compa rtiment 3 Contabi litate Admini strativ Secretar iat Contabi litate Contabi litate Contabi litate - Nr.6.de ex. dupa caz.01. 3. 3.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.08 07.2.08 07.

2226/2006 . : Pagina 4 din 16 Cod: P. SCOP 4. formulare ce vor fi folosite conform OMF nr.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.de ex.1. Această procedură stabileşte mecanismul pentru: Evidenţa.: 1 4.de ex.: 3 Revizia: Nr.privind utilizarea unor formulare financiar-contabile. 4 . 20 Exemplar nr.O. întocmirea şi utilizarea formularelor financiar-contabile cu regim intern de înseriere şi numerotare.

de ex.: 3 Revizia: Nr.: 1 5. Prezenta procedură se aplică formularelor financiar contabile cu regim intern de înseriere şi numerotare (factura.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. 20 Exemplar nr.O.1. chitanţa şi avizul de însoţirea mărfii) la nivelul ___________ 5 . : Pagina 5 din 16 Cod: P. DOMENIUL DE APLICARE 5.de ex.

ABREVIERI EO – Entitate operaţionala MO. 6.Monitorul Oficial HG – Hotarare de guvern OMF – Ordin al ministerului de Finante 6 . DEFINIŢII Definirea termenilor utilizaţi este conforma cu SR EN ISO 9001:2001  Formular cu regim intern de tiparire si numerotare – Formulare financiar-contabile reglementate de OMF nr.de ex.2226/2006.1. : Pagina 6 din 16 Cod: P. 20 Exemplar nr.: 3 Revizia: Nr.O. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 6.de ex.2.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.: 1 6.

Ordin privind utilizarea unor formulare financiar-contabile 7 . 20 Exemplar nr.: 1 7.de ex.O. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 7.2. LEGEA nr.Sisteme de management al calitatii. : Pagina 7 din 16 Cod: P. OMF nr.2226/2006 . 571 /2003.4.republicata – Legea contabilitatii 7. SR EN ISO 9001 :2001 . Cerinte 7.de ex. LEGEA nr.: 3 Revizia: Nr.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.privind Codul fiscal 7. actualizata .1. 82/1991.3.

Persoana responsabilă va comunica la solicitarea serviciilor din ___________seriile şi plajele de numere valabile în exerciţiul financiar următor.: 1 8. : Pagina 8 din 16 Cod: P. şi 8. chitanţa şi avizul de însoţirea mărfii. Persoana nominalizata ca responsabila va întocmi câte o fişă de evidenţă pentru fiecare tip de document supus regimului intern de înseriere şi numerotare.2. 8. Ieşirile vor fi reprezentate de împărţirea internă a stocurilor de documente cu regim intern de înseriere şi numerotare la nivelul subunităţilor aparţinând de respectiva entitate organizaţională. precum şi toate ieşirile. întocmirea şi utilizarea unor formulare financiar-contabile cu regim intern de înseriere şi numerotare.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.O. Fişa de evidenţă va cuprinde informaţii referitoare la următoarele aspecte: o entitatea organizatorică. 20 Exemplar nr. o alocarea internă a plajei de serii şi numere pentru fiecare subunitate care utilizează documente financiar-contabile supuse regimului intern de înseriere şi numerotare. Cu ocazia inventarierii anuale sau ori de câte ori este necesar se va proceda la inventarierea formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare. biroul sau serviciul care utilizează documentele). 15. 8. EVIDENTA La finele unui exerciţiu financiar se va proceda la iniţializarea pentru anul următor a seriilor şi numerelor de documente cu regim intern de numerotare conform principiilor enunţate la cap.1.de ex..1. Circuitul documentelor cu regim intern de înseriere şi numerotare va fi cel prevăzut în anexele 2 şi 3 din OMF 2226/2006. verificându-se ca repartizarea documentelor evidenţiate pe fişe să corespundă cu realitatea. PROCEDURA Prezenta procedură stabileşte modul în care se va realiza evidenţa.O.3. 8 . o tipul documentului pentru care se realizează evidenţa. pe bază de Bon de consum. 8. Modul de completare a fişei de evidenţă este descris în Anexa 1.: 3 Revizia: Nr. Se vor întocmi procese verbale pentru fiecare utilizator de documente cu regim intern de înseriere şi numerotare în care se vor evidenţia cel puţin următoarele informaţii: o Denumirea subunităţii (centrul. Evidenţa formularelor cu regim intern de numerotare şi înseriere este reglementată de prezenta procedură astfel: a). din Procedura operaţională P. o numărul intern al ultimului document utilizat în exerciţiul financiar respectiv. respectiv factura. In această fişă se vor evidenţia pe de o parte toate intrările de documente (pe bază de factură). conform modelului prezentat în Anexa 1. Ieşirile se vor face sub semnăturile responsabilului şi a primitorilor. Responsabilul cu numerotarea va deschide câte o fişă de evidenţă pentru fiecare tip de document. b).de ex.

o document de însoţire a mărfii. c) denumirea/numele. 8. care identifică factura în mod unic. 20 Exemplar nr.2. o Data efectuării inventarierii. o alte situaţii prevăzute expres de lege. : Pagina 9 din 16 Cod: P. La întocmirea facturilor se vor respecta prevederile din Legea 571/2003 cu modificările şi completările ulterioare. conform P. o Semnătura responsabilului cu evidenţa şi semnăturile utilizatorilor de documente cu regim intern de înseriere şi numerotare. adresa şi codul de înregistrare fiscală (CIF) prevăzut la art. o Stocul faptic (numărul şi felul de documente cu regim intern de urmărire care mai sunt neutilizate la data efectuării inventarului). după caz. ale persoanei impozabile care emite factura. Conform necesarului fiecare va proceda la comanda formularelor pretipărite. ____.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. fiecare entitate va determina necesarul de formulare pretipărite pentru anul următor. Factura va cuprinde în mod obligatoriu toate informaţiile prevăzute la art.: 1 o Tipul de documente folosite. 153. va comunica în scris in conformitate cu solicitarile transmise seriile şi numerele iniţiale valabile în anul următor. 9 .1. în baza uneia sau mai multor serii.de ex.2. INTOCMIREA 8.de ex. după caz. FACTURA Factura este documentul cu regim intern de înseriere şi numerotare care serveşte ca: o document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate sau serviciilor prestate. o Verificarea cu evidenţele contabile pentru fiecare tip de document (conform datelor din fişele de evidenţă). Cel târziu până la data de 31 octombrie a fiecărui an.: 3 Revizia: Nr. Persoana numită prin decizie.O. b) data emiterii facturii. Factura se întocmeşte în două sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau prestari de servicii. Se vor specifica obligatoriu seriile şi numerele interne rămase neutilizate la data efectuării inventarului. o document de încărcare în gestiunea cumpărătorului. 155 alin (5) din Legea 571/2003 precum şi a Normelor de aplicare a Codului Fiscal cu modificările prevăzute în HG 1861/2006. Factura cuprinde în mod obligatoriu urmatoarele informaţii: a) numărul de ordine. conform deciziei CFP.O. o document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului sau a cumpărătorului. c). responsabilă cu iniţializarea seriilor şi numerele de documente cu regim intern de numerotare. cu respectarea prevederilor legale privind achiziţiile publice.

ale cumpărătorului de bunuri sau servicii. Datele de identificare ale persoanei care emite factura ( nume.de ex.2. exclusiv taxa. de completarea corectă şi conform normelor generale si specifice privind documentele justificative şi financiar-contabile. iar la rubrica „Cod unic de înregistrare” se va completa cu codul ______________. 8. 20 Exemplar nr.: 3 Revizia: Nr.O. pentru fiecare cotă.de ex.1. De menţionat că în cazul facturilor primite de la orice furnizor (inclusiv facturile primite de personalul aflat în delegaţie) la rubrica „Cumpărător” se va solicita furnizorului completarea următoarelor informaţii: „ Unitatea de invatamant_____________. si al treilea exemplar se ataseaza la regitrul de casa servind ca document de verificare a operaţiunilor înregistrate în Registrul de casa. fiind obligati să poată justifica în orice moment existenţa lor. Utilizarea formularelor cu regim intern de inseriere si numerotare Persoanele împuternicite cu ridicarea şi utilizarea formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare vor fi nominalizate prin decizie internă.3. La primirea facturilor se va verifica existenţa tuturor informaţiilor prevăzute mai sus. 153. scutire sau operatiune netaxabilă. din care primul exemplar se înmânează celui care a plătit. după caz. precum si rabaturile. prenume. 125^1 alin. i) orice alta menţiune cerută de acest titlu. (3) în definirea bunurilor. 10 . f) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans. preţul unitar. 8.3.2. adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. remizele. Modul de întocmire al chitanţei este cel prevăzut în OMF 1040/2004 cu modificările şi completările ulterioare. : Pagina 10 din 16 Cod: P. 8. h) o referire la alte facturi sau documente emise anterior. e) denumirea si cantitatea bunurilor livrate. Se întocmeşte în trei exemplare. CHITANTA Chitanţa este formularul cu regim intern de înseriere şi numerotare care serveşte ca document justificativ de înregistrare în Registrul jurnal de încasări şi plăţi şi în contabilitate conform prevederilor legale. atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeaşi operatiune. De menţionat că în conformitate cu precizările din HG 1861/2006 ştampilarea şi semnarea facturilor nu mai sunt obligatorii. iar al doilea exemplar rămâne în carnetul de chitanţe.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. precum şi particularităţile prevăzute la art. CNP şi datele actului de identitate) se vor completa pentru toate facturile emise pe formulare pretipărite. în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi. g) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor. denumirea serviciilor prestate. risturnele şi alte reduceri de pret.: 1 d) denumirea/numele. cu excepţia cazului în care factura este emisă înainte de data livrării/prestării sau încasării avansului. Salariaţii care primesc spre folosinţă aceste formulare răspund de utilizarea lor.

20 Exemplar nr. Orice lipsuri sau pierderi de formulare cu regim intern de inseriere si numerotare. Cazurile de pierdere sau sustragere pentru facturi şi chitanţe se vor raporta în regim de urgenţă conducătorului unităţii.3. pentru a putea fi controlate în orice moment. conducătorului unităţii pentru ca acesta sa dispună cercetarea şi verificarea împrejurărilor în care s-au produs lipsurile şi tragerea la răspundere a celor vinovaţi. RESPONSABILITATI 11 .5. Seriile şi numerele formularele cu regim intern de înseriere şi numerotare pierdute sau furate se vor face publice. se păstrează la compartimentul care le-a folosit. Formularele cu regim intern de înseriere şi numerotare se eliberează utilizatorilor pe baza de bon de consum şi semnătură în fişa de evidenţă. 8. urmand a se solicita altele in momentul epuizarii lor. : Pagina 11 din 16 Cod: P. prin mentionarea scrisă a seriilor şi plajelor de numere aferente facturilor şi chitanţelor . greşit completate sau în alte cazuri similare se anulează prin bararea pe diagonala cu mentiunea <<ANULAT>> pe toate exemplarele . până la predarea lor la arhivă. 8. 9.4.: 1 8.: 3 Revizia: Nr.3.3. sub semnătura de confirmare a persoanei responsabile cu evidenţa formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare. vor fi aduse la cunostinţă. Formularele ridicate şi neutilizate până la sfârsitul exerciţiului financiar se vor folosi pana la epuizare. 8.3. în ordinea numerelor.de ex.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. în scris. 8. Formularele utilizate şi cele neutilizate.2.3.5.O.de ex. formularele greşit tipărite.3.

9. comunică responsabilului cu achiziţiile necesarul de formulare cu regim intern de înseriere şi numerotare.2. responsabilul înscrie pe bonul de consum seria şi gama de numere aferente formularelor respective.3.1.1. Formularele cu regim intern de înseriere şi numerotare se eliberează utilizatorilor nominalizati prin decizie internă. Directorul ___________emite o decizie cu persoanele împuternicite la nivelul ___________să utilizeze formulare cu regim intern de înseriere şi numerotare.2. 9.2.2.3.5.1.3. : Pagina 12 din 16 Cod: P.3. numai persoanelor nominalizate în decizia privind persoanele împuternicite să utilizeze aceste formulare.: 3 Revizia: Nr. Exemplar nr. In termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei proceduri Directorul ___________numeşte prin decizie persoanele responsabile cu evidenţa formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare.1.4.2.3.2. Răspund de evidenţa corectă a formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare. Persoanele imputernicite sa utilizeze formulare cu regim intern de inseriere si numerotare 9. precum şi de înscrierea informaţiilor privind mişcările acestor formulare în fişele de evidenţă. 9. 9. 9.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. La eliberarea formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare. Eliberează formulare cu regim intern de înseriere şi numerotare pe bază de bon de consum. Răspund de respectarea prezentei proceduri în tot ceea ce priveşte evidenţa şi utilizarea formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare şi sunt obligate să justifice în orice moment existenţa lor. 20 9.2.3. 9.O. 10. Responsabilii cu evidenta formularelor cu regim intern de inseriere si numerotare 9. Respectă prevederile prezentei proceduri în ceea ce priveşte conţinutul obligatoriu de informaţii care se completează la emiterea facturilor.1.6.de ex.: 1 Directorul ________________ 9. 8. completarea chitanţelor sau a avizelor de însoţirea mărfii. 9. pe baza aprobării conducătorului unităţii. aprobare în care se va menţiona faptul că formularele ridicate anterior au fost folosite în conformitate cu legislaţia în vigoare şi precizările prezentei proceduri.3.3.3. 9. pentru a putea fi controlate şi justificate în orice moment. Respectă prevederile prezentei proceduri referitoare la utilizarea şi evidenţa formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare descrise la pct. Răspund de evidenţa formularelor pe care le-au ridicat pe bază de bon de consum (utilizate şi neutilizate). ANEXE Anexa 1 – Fişa de evidenţă a formularelor cu regim intern de înseriere şi numerotare 12 .3.1. In urma aprobării referatului de necesitate de către conducere. 9. precum şi numele şi prenumele primitorului. care va semna de primire.de ex. 9.

Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.: 3 Revizia: Nr.: 1 11.de ex. Cuprins Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina Numarul componentei 13 . 20 Exemplar nr.O. : Pagina 13 din 16 Cod: P.de ex.

9. 3. 2. verificarea si aprobarea editiei sau.caz. 5. 6.O. 7. 10. 8. inregistrari. 20 in cadrul procedurii operationale 1. 11. caz. dupa.: 3 Revizia: Nr. Exemplar nr. revizia din cadrul editiei procedurii operationale Scopul procedurii operationale Domeniul de aplicare a procedurii operationale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala Descrierea procedurii operationale Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii Anexe. dupa.de ex.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.de ex. a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau. 4. : Pagina 14 din 16 Cod: P.: 1 Coperta Lista responsabililor cu elaborarea. arhivari Cuprins Anexa 1 14 .

20 Exemplar nr.: 3 Revizia: Nr. : Pagina 15 din 16 Cod: P.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr. 15 .: 1 Instructiuni de completare: Primul tabel cu coloanele „Rezervat numerele” si „ Pentru compartiment” nu se completeaza.de ex.de ex.O.

20 Exemplar nr. Codul Data Felul si numarul formularului de primire sau de eliberare Cantitatea primita Cantitatea eliberata Stocul Numerele (seria)De la Numerele (seria)pana la Numele si prenumele primitorului Formularele neutilizabile (numarul si seria) Continut tipul de formular <nu se completeaza> <nu se completeaza> <nu se completeaza> Data emiterii adresei care sta la baza inscrierii in fisa Numarul adresei care sta la baza inscrierii in fisa Nr. acesta se anuleaza si se inscrie seria si numarul acestuia Data si semnatura celui care preda Data si semnatura celui care preda numerele formularelor formularele neutilizabile neutilizabile 16 .O.Unitatea de invatamant ________________ Departament Contabilitate PROCEDURA OPERAŢIONALĂ privind evidenta formularelor cu regim intern de numerotare si inseriere Ediţia: 1 Nr.: 1 Restul formularului se completeaza astfel: Campul/coloana Denumirea formularului Pret unitar U.de ex. de exemplare predate beneficiarului Stocul de numere Limita inferioara a plajei de numere pentru o serie Limita superioara a plajei de numere pentru o serie Numele şi prenumele persoanei care primeşte spre utilizare formulare cu regim intern de înseriere şi numerotare In cazul in care se greseste tiparirea unui formular.M.: 3 Revizia: Nr. : Pagina 16 din 16 Cod: P. numerelor dintr-o serie primita Nr.de ex.