You are on page 1of 18

hp mfp digital sending

software 4.0

användning
hp mfp digital sending
software 4.0

användning
Copyright-information MEDDELANDE TILL ANVÄNDARE INOM Varumärken
MYNDIGHETER I USA:
© 2004 Copyright Adobe® och Acrobat® är varumärken som
I USA: BEGRÄNSADE RÄTTIGHETER
Hewlett-Packard Development Company, L.P. tillhör Adobe Systems Incorporated.
BETRÄFFANDE DATORPROGRAMVARA:
Mångfaldigande, anpassning eller Användning, duplicering eller
Microsoft®, Windows® och Windows NT® är
översättning utan föregående skriftligt offentliggörande av myndigheter i USA
i USA registrerade varumärken som tillhör
tillstånd är förbjudet, utom i de fall som begränsas enligt klausulen om tekniska data,
Microsoft Corporation.
upphovsrättslagstiftningen medger. underparagraf (c)(1)(ii) i
Denna information kan komma att ändras
DFARS 52.227-7013. Pentium® är i USA registrerat varumärke
utan föregående meddelande. Material som skannats av denna produkt kan som tillhör Intel Corporation.
vara skyddat av lagar och förordningar, t.ex. Alla övriga produkter som nämns i det här
De enda garantierna för HP:s produkter och
Lagen om upphovsrätt. Användaren är därför dokumentet kan vara registrerade
tjänster framläggs i de uttryckliga
ensam ansvarig för att gällande lagar och varumärken som tillhör respektive företag.
garantimeddelanden som medföljer dessa
förordningar efterföljs.
produkter och tjänster. Inget av detta skall
anses utgöra någon extra garanti. HP
ansvarar inte för tekniska eller redaktionella
fel eller utelämnanden i denna information.
Användaren av den Hewlett-Packard-skrivare
som avses i den här användarhandboken har
rätt att: a) skriva ut användarhandboken för
PERSONLIG, INTERN eller
FÖRETAGSMÄSSIG användning men inte
sälja, sälja vidare eller på annat sätt
distribuera papperskopior; och b) placera en
elektronisk kopia av den här
användarhandboken på en nätverksserver
under förutsättning att åtkomsten till den
elektroniska kopian är begränsad till
PERSONLIGA och INTERNA användare av
det Hewlett-Packard-program som hör till den
här användarhandboken.
Edition 2, 3/2004
Innehåll

Introduktion till digital sändning


Om den här handboken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Om digital sändning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Kontrollpanelsmetoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Steg för sändning


Använda Digital Sending Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Mer information
Typer av dokument som skapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Verifiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Inställningar för Beskriv original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Skannerinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Lösa problem vid digitala sändningar


Hjälpsystemet MFP online . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Möjliga problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SVWW Innehåll iii


iv Innehåll SVWW
Introduktion till digital sändning

Om den här handboken


Den här handboken är din referens för att använda HP:s MFP Digital Sending Software 4.0
(DSS 4.0), som expanderar den digitala sändningskapaciteten hos en HP-flerfunktionsenhet
(MFP).
I användarhandboken som följde med din MFP hittar du instruktioner för följande åtgärder:
● Använda kontrollpanelen, skannerglaset och den automatisk dokumentmataren
● Fylla på utskriftsmedia
● Lösa mekaniska problem (t.ex. att pappret fastnar) och andra problem som inte har med
digital sändning att göra

SVWW Om den här handboken 1


Om digital sändning

Digital sändning är en enkel process som gör att du kan skanna ett pappersdokument på en
MFP och skicka det direkt till olika destinationer.

● E-post
Skicka dokumentet som en bilaga till en eller flera e-postadresser. Mottagarna kan skriva ut,
spara eller vidarebefordra de dokument de får på detta sätt. De kan också öppna
dokumenten i olika program och redigera dem så att de passar särskilda behov.
● Fax
Skicka dokumentet till en eller flera faxmaskiner. Mottagarna tar emot de här dokumenten på
samma sätt som andra faxmeddelanden.
● Mapp
Skicka dokumentet till en eller flera utdelade nätverkskataloger. Användare kan välja från en
lista av fördefinierade kataloger eller, med rätt behörighet, ange en destination från
kontrollpanelen.
● Sekundär e-post
DSS-administratören anger namnet på kontrollpanelsnyckeln på MPF-enheten. Den här
funktionen är identisk med e-postfunktionen och använder samma fält och adressböcker.
● Arbetsflöde
Arbetsflöden ger MFP-användare möjlighet att skicka extra information tillsammans med det
skannade dokumentet till en angiven nätverksplats.
MFP-enheten kan skanna original både i svartvitt och i färg. Du kan placera original antingen på
glaset eller i den automatiska dokumentmataren. Glaset kan användas för media av olika
storlekar och sorter beroende på vilken kapacitet din MFP-enhet har.

2 Introduktion till digital sändning SVWW


Kontrollpanelsmetoder

Åtkomst till kontrollpanelen fungerar på olika sätt beroende på vilken MFP-modell som används
– antingen med hjälp av tangentbord eller pekskärm.

Likheter hos de båda sätten


● KnapparnaSTART, STOPP och ÅTERSTÄLL för att hantera
funktionerna.
● Redo-, Data- och Varningslampor för att visa status
● Numeriskt tangentbord för att skriva siffror

Tangentbordsmetod
Unika egenskaper:
● Ett tangentbord för att skriva information
liknande ett standardtangentbord för
dator
● pilknappar för att flytta mellan objekt
på skärmen
● knapp för val av element och för att
öppna menyer
Exempel:
● HP LaserJet 4100mfp

Pekskärmsmetod
Unika egenskaper:
● En pekskärm där du kan peka på
alternativ du vill välja och där du kan
navigera genom objekt på skärmen
● Ett tangentbord på pekskärmen som
visas när du behöver kunna skriva
bokstäver
Exempel:
● HP LaserJet 9000mfp-serien

Exempel:
● HP LaserJet 9500mfp-serien

SVWW Kontrollpanelsmetoder 3
Steg för sändning

Använda Digital Sending Software


1 Placera dokumentet på glaset eller i den automatiska dokumentmataren.
2 Välj typ av destination:
E-post
Fax
Mapp
Sekundär e-post
Arbetsflöde

Obs! Det sekundära e-postnamnet på kontrollpanelen kan ändras av Administratören.

3 Om det behövs skriver du ditt användarnamn och lösenord.


Mer information finns på:
„ “Verifiering” på sidan 6.
4 Ange den information som behövs för att skicka till en specifik fildestination.

E-post Fyll i fältet Från:, Till:, CC:, BCC:, Ämne: och Meddelande:.
Ditt användarnamn eller din e-postadress kanske visas i fältet Från:. I så fall kan
du inte ändra det.
Fax Fyll i fältet Faxnummer:.

Mapp Välj en mappdestination i listan eller skriv in mappsökväg som du har behörighet
till.
Sekundär Fyll i fälten Från:, Till:, CC:, BCC:, Ämne:, och Meddelande:
e-post Ditt användarnamn eller din e-postadress kanske visas i fältet Från:. I så fall kan
du inte ändra det.
Arbetsflöde Välj en destination för arbetsflödet.
Ange begärd information för dokumentet.

5 Valfritt. Använd Inställningar för att ändra standardinställningarna för det skannade
dokumentet som du skapar (till exempel ändra vilket filformat du vill ha).
Mer information finns på:
„ “Skannerinställningar” på sidan 8.
6 Valfritt. Använd Beskriv original för att ändra standardinställningarna (till exempel
dokumentstorlek) för det dokument du skickar. Om du skickar ett dubbelsidigt dokument
måste du beskriva originalet som ett tvåsidigt dokument.
Mer information finns på:
„ “Inställningar för Beskriv original” på sidan 7.
7 Tryck på START när du vill börja sända.
8 När du är klar tar du bort dokumentet från glaset eller den automatiska dokumentmataren.

4 Steg för sändning SVWW


Mer information

Typer av dokument som skapas


Vilken typ av dokument du skapar beror på sändningsalternativet (se följande tabell). Varje
sändningsalternativ har en standardinställning som administratören anger. Exempelvis kan
standardfilformatet för e-postdokument vara .PDF. För e-postalternativen kan du ändra
Inställningar.

Sändningsal- Typ av dokument


ternativ
E-post Det dokument du skapar blir en bilaga till ett e-postmeddelande. Du väljer filtypen för
bilagan.

Filtyperna PDF och MTIFF skapar en enda bilaga för alla de skannade sidorna.
Filtyperna TIFF och JPEG skapar en e-postbilaga för varje skannad sida.
Fax Det skannade dokumentet blir ett fax.

Försättsblad för fax-meddelandena hanteras på något av följande sätt. Kontrollera med


administratören vilken metod som används.

● Ett automatiskt försättsblad för faxmeddelanden skapas. Vilken information som


ingår i försättsbladet avgörs av den faxtjänst som används i nätverket.
Informationen identifierar vanligen avsändaren, datumet och tidpunkten.
● Automatiskt försättsblad för faxmeddelanden skapas inte. Om du vill ha med ett
försättsblad i ditt faxmeddelande kan du skapa ett för det dokument du skannar och
lägga det först i dokumentet.
Filtyperna PDF och MTIFF skapar en enda bilaga för alla de skannade sidorna.
Filtyperna TIFF och JPEG skapar en e-postbilaga för varje skannad sida.
Mapp Dokumentet placeras i en nätverksmapp.
Sekundär e-post Det skannade dokumentet blir en bilaga till ett
e-postmeddelande. Du väljer filtypen för bilagan.

Filtyperna PDF och MTIFF skapar en enda bilaga för alla de skannade sidorna.
Filtyperna TIFF och JPEG skapar en e-postbilaga för varje skannad sida.
Arbetsflöde Användaren anger inte filformatet. Det bestäms av administratören för arbetsflöden.

SVWW Typer av dokument som skapas 5


Verifiering

Verifiering är en säkerhetsfunktion. När administratören har startat verifieringen måste du ange


dina nätverksuppgifter om du vill använda Digital Sending-funktionerna för MFP-enheten.
Om du använder ett Windows-nätverkssystem måste du ange följande information för verifiering.
● Användarnamn
● Lösenord
● Domän
Om du använder ett Novell-katalogssystem måste du ange följande information för verifiering.
● Användarnamn
● Lösenord
● Som krävs
• Träd
• Server
• Internet
Vissa digitala sändningsfunktioner (e-post, fax) eller destinationer inom en funktion
(nätverksmappar, arbetsflöden) kräver eventuellt verifiering. När en användare har verifierats blir
användaren inte ombedd att autentisera behörigheten igen under sessionen.
Om användaren väljer Logga ut i kontrollpanelen eller en Fortsätt eller logga ut-ledtext eller
klickar på knappen Återställ kanske användaren måste verifiera behörigheten igen.

6 Mer information SVWW


Inställningar för Beskriv original

Använd Beskriv original på kontrollpanelen för att ändra standardinställningarna för det
dokument du skickar. Välj de alternativ som passar dokumentet bäst (exempelvis
dokumentstorlek).

Inställning Alternativ Beskrivning


Storlek Letter A4 Vilka storleksalternativ som finns beror på den MFP-enhet som du
Legal A5 använder.
Ledger B4
Exec B5
A3
Sidorientering Stående Använd det här alternativet när originalet är ett dokument i
stående orientering.
Liggande Använd det här alternativet när originalet är ett dokument i
liggande orientering.
Sidor Enkelsidig Använd det här alternativet det endast finns innehåll på originalets
ena sida.
Dubbelsidig Använd det här alternativet när det finns innehåll på originalets
bägge sidor.
Sida Text Använd det här alternativet när originalet bara innehåller svartvit
Innehåll text.
Fotografi Använd det här alternativet när originalet är ett fotografi eller en
illustration.
Blandat Använd det här alternativet när originalet innehåller gråskalor, en
blandning av text och illustrationer eller en blandning av färgade
och svartvita områden.

SVWW Inställningar för Beskriv original 7


Skannerinställningar

Använd Inställningar på kontrollpanelen om du vill ändra standardinställningarna för det


skannade dokumentet som du skapar (exempelvis vilken filtyp du vill ha).
Skannerinställningar gäller inte sändningsalternativen för fax.

Inställning Alternativ Beskrivning


Färg Svartvitt Använd det här alternativet när originalet är svartvitt eller när du vill
skicka ett mer komplext original som svartvitt för att minska filstorlek och
överföringstid.
Färg Använd det här alternativet när originalet innehåller gråskalor, en
blandning av text och illustrationer eller en blandning av färgade och
svartvita områden. Det här alternativet ökar filstorleken och
överföringstiden.
Filtyp .PDF Detta är standardinställningen, som ger den bästa text- och
grafikkvaliteten. Mottagarna måste ha Adobe® Acrobat® Reader
installerat på sina datorer för att kunna läsa den här filtypen.
När det används för E-post skapar det här alternativet en e-postbilaga
som innehåller alla de skannade sidorna.
.TIFF Detta är en standardfiltyp som kan föras in i program och ändras av
mottagaren. När det används för E-post skapar det här alternativet en
e-postbilaga för varje skannad sida.
.MTIFF Detta är en TIFF för flera sidor där flera skannade sidor sparas som en
enda fil. Filerna kan föras in i program och ändras av mottagaren. När det
används för E-post skapar det här alternativet en e-postbilaga som
innehåller alla de skannade sidorna.
.JPEG Den här filtypen är bäst att visa i en webbläsare. Filerna kan föras in i
program och ändras av mottagaren. När det används för E-post skapar
det här alternativet en e-postbilaga för varje skannad sida.
Upplösning Följande alternativ är tillgängliga:
● 75 DPI
● 150 DPI
● 200 DPI
● 300 DPI

Filens storlek Följande alternativ är tillgängliga:


● Liten
● Standard
● Stor

Förbättra Följande alternativ är tillgängliga:


● Skärpa
● Ta bort bakgrund

8 Mer information SVWW


Lösa problem vid digitala sändningar

Det här avsnittet innehåller information som hjälper dig att lösa problem som kan uppstå när du
använder MFP-enhetens digitala sändningsfunktioner.
Kontakta administratören om du behöver ytterligare hjälp.

Hjälpsystemet MFP online

MFP-enheten har ett online-hjälpsystem med instruktioner för att lösa vanliga problem. Om du
vill få tillgång till Hjälpsystemet trycker du på ? på kontrollpanelen.

SVWW Hjälpsystemet MFP online 9


Möjliga problem

Fel Åtgärd att vidta


Den digitala sändningen ● Kontrollera att MFP-enheten är påslagen.
fungerar inte.
MFP-enheten accepterar ● Kontrollera att du använder rätt lösenord.
inte ditt lösenord. ● I lösenordet skiljer man på gemener och versaler. Se till att du skriver
lösenordet med rätt kombination av gemener och versaler.
Bildkvaliteten är dålig. ● Om skannade sidor är tomma eller vita eller har upprepade mönster ser
du till att det inte redan ligger en sida på glaset.
● Se till att det dokument du försöker skicka är rätt placerat i den
automatiska dokumentmataren eller på glaset.
● Se till att glaset är rent. Om glaset är smutsigt bör du torka det med en
torr, mjuk trasa.
När den automatiska ● I MFP-enhetens supporthandbok ser du vilka åtgärder du kan vidta.
dokumentmataren används
matar MFP-enheten in flera
sidor samtidigt, papperet
blir skevt eller fastnar ofta.
En e-postöverföring kom ● Om du skrev e-postadressen via kontrollpanelen skickar du
inte fram till destinationens e-postmeddelandet på nytt och ser till att du skriver rätt adress och i rätt
e-postadress. format (inga mellanslag, det obligatoriska tecknet @, den obligatoriska
punkten).
● Skicka e-postmeddelandet igen. Se till att du skriver ett namn i rätt format
i fältet Från: så att meddelandet inte avvisas och så att du får ett
meddelande om e-postöverföringen misslyckas.
● Kontakta administratören om problemet kvarstår.

En faxöverföring kom inte ● Om du skrev in faxnumret på kontrollpanelen kan du skicka dokumentet


fram till destinationens igen. Kontrollera att du skriver in faxnumret rätt.
faxmaskin. ● Den mottagande faxmaskinen kanske inte är påslagen eller ett fel kan ha
uppstått (t.ex. slut på papper eller toner). Kontakta mottagaren.
● Systemet kan vara upptaget med att skicka andra faxmeddelanden eller
vänta på återuppringning för andra faxmeddelanden. Systemet kan också
ha nått sin maxgräns för antalet väntande faxöverföringar. Vänta och
försök igen.
● Om du vill ha information om överföringen kan du kontrollera faxrapporter
som kan ha returnerats (t.ex. e-postrapporter i din inkorg, eller tryckta
överföringsrapporter om din faxmaskin har sådana.)
● Skicka faxmeddelandet igen.
● Om problemet kvarstår ber du administratören att kontrollera loggen för
faxtransporten som används. Loggar innehåller ofta information om varför
en faxöverföring misslyckades.
Den nedre delen av en ● Om dokumentet sändes från glaset kan sidan vara för lång. Information
sida som skickades har om maxlängd hittar du i MFP-enhetens supporthandbok.
klippts bort.

10 Lösa problem vid digitala sändningar SVWW


© 2004 Hewlett-Packard Development Company, LP

www.hp.com