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Autor: Guido Granizo Bahamonde
Contabilidad
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eciali ta en Caacitación Por detalle con ultar nue tra web d
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{. Fundamento de la contabilidad
. Conceto Imortancia
Para definir a la Contabilidad, rimero e revi arán lo conceto emitido or cierto
tratadi ta y e tudio o :
Fernando Boter y Mauri: "Podemo defi nir a la Contabilidad diciendo que e la ciencia
que coordina y di one en libro adecuado la anotacione de la oeracione
efectuada or una emre a mercantil, con el objeto de conocer la ituación de dicha
emre a, determinar lo re ultado obtenido y exlicar la cau a que han roducido
e to re ultado ."
Ricardo de Sá: "La Contabilidad e una ciencia que determina la leye que regulan la
cuenta relativa a lo hecho y acto de ge tión, ean úblico o rivado ".
Comité Interamericano de Contadore : " el arte de regi trar, cla ificar y re umir de
manera ignificativa y en término monetario , tran accione que on, en arte al
meno , de carácter financiero, a í como de interretar lo re ultad o obtenido ".
nrique Flower Newton: "La contabilidad e una di cilina técnica que a artir del
roce amiento de dato obre la como ición y evolución del atrimonio de un ente, lo
biene de roiedad de tercero en u oder y cierta contingencia , r oduce
información ara la toma de deci ione de admini tradore y tercero intere ado y
ara la vigilancia obre lo recur o y obligacione del ente".
Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad e una di cilina técnica que e ocua
de la medición, regi tro e interretación de lo efecto de acto y hecho u cetible
de cuantificación y con reercu ione económica obre el atrimonio de la entidade
en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el roó ito de
contribuir al control de u oeracione y a la adecuada toma de deci ione ".
Período Inicial
Período de Ge tión
Período de fin de ejercicio
Período de Liquidación
nte Contable: tá rere entada or la ONG como entidad que de arrolla una
actividad encaminada a oner en ejecución u Programa y Proyecto . La
in titucione deben er tratada de de el unto de vi ta contable como una entidad
earada y di tinta de u directivo , mi embro o ocio articulare . Por otra arte, al
regi trar la oeracione contable no ólo hay que con iderar la oeracione
anotada , ino también ob ervar la naturaleza de lo ervicio de la in titución.
Continuidad Del nte Contable: Lo tado Financiero de una ONG como entidad
donataria, corre onden a u na entidad en exi tencia ermanente, or lo que u cifra
deben rere entar valore hi tórico .
Partida Doble: n toda ONG cada oeración que e regi tre afectará or lo meno a
do artida en lo regi tro de contabilidad, e n ba e al i tema de regi tro or artida
doble y al rinciio de que no hay deudor in acreedor y vicever a.
Co to De Adqui icion: l activo fijo debe llevar e al co to de adqui ición o con trucción,
cuyo valore e encuentran en la cuenta hi tórica , a no er que dicho co to no
tenga ignificado alguno. l co to de lo terreno debe mo trar e or lo regular or
earado. l co to de con trucción incluye el total de co to directo y lo co to de
ga to generale tale como ingeniería, uervi ión, adm ini tración, intere e e
imue to . Lo ítem tratado como activo fijo deben tener, ara la In titución, al
meno una vida útil de un año en er ectiva, aunque normalmente e ta vida útil e
con iderada má larga. Deben e tablecer e medida o criterio ráctico ara oder
hacer di tincione uniforme entre activo fijo, ga to de oeración y mantenimiento.
Sin embargo, e nece ario aclarar que la NC han ido emitida ara regular,
e tandarizar y armonizar lo rocedimiento contable univer ale , lo mi mo que e
dirigen bá icamente a la emre a comerciale , indu triale y de ervicio . Pe e a
ello, de la revi ión de la { NC e ob erva que alguna i on alicable en la
tarea que de arrollan la ONG¶ .
NC . Utilidad O Perdida Neta Por l Periodo: "l objetivo de e ta Norma e eñalar
la cla ificación, revelación y tratamiento contable de cierta artida en el t ado de
Re ultado , de modo que toda la emre a (ONG¶S) lo rearen y lo re enten obre
una ba e con i tente"
NC {. Conver ión De tado Financiero Para fecto De Alicar l quema De
Dolarizacion: Según Regi tro Oficial No. , ublicado el {3 de Abril del , y, egún
re olución No. SB SC SRI {, e arueba la Norma cuatoriana de Contabilidad NC
No. {. La correcta adatación al e quema de dolarización y la conver ión de lo
tado Financiero de ucre a dólare , exige una revi ión detallada de la e trategia
de imlantación del nuevo i tema, el cronograma y l o a o nece ario a eguir,
o ible roblema que e ueden re entar, y la coordinación de la diferente etaa
que la in titucione tienen que afrontar ara que e ta imlantación ea exito a.
Lo reglamento má utilizado ara alicar el control interno en la ONG¶ , tie nen que
ver con lo movimiento de Caja y Banco , de lo fondo de Caja Chica, de Anticio a
Proveedore y el de Comra y Adqui icione .
Control interno de caja y banco
A ecto contable :
Ningún documento erá agado y regi trado or Caja , i no cuenta con la autorización
del Deartamento de C ontabilidad, revio chequeo y/o verificación del aldo
re uue tario, alvo aquello que e originen or la liquidacione de remuneracione
y Beneficio Sociale , que cometen al Deartamento de Admini tración o de Per onal,
i lo hubiere.
Todo lo fondo ingre ado a Caja or cualquier conceto deben er deo itado en
la cuenta bancaria el mi mo día que ocurre la oeración.
La er ona encargada de realizar lo deó ito bancario debe verificar lo dato de la
aeleta de deo ito y firmar en ella en eñal de haber recibido a ati facción lo
valore que e mencionan en ella.
La coia de la aeleta de deó ito con el ello del rec ibidor del Banco, deben er
entregada el mi mo día del deó ito al Cajero, ara u tentar lo a iento contable
or el egre o de fondo .
Lo egre o de toda la oeracione realizada or caja deben er agada con
cheque, ara facilitar el control inte rno. Lo ago con cheque e efectuarán en lo
iguiente ca o :
La factura , Nota de Venta y Comrobante de liquidación de comra y re tación
de ervicio re entado or lo Proveedore , que ean re entado cumliendo con lo
eñalado en lo numera le anteriore . La documentación corre ondiente al ago de
roveedore de be er entregado al deartamento de Contabilidad al día iguiente ara
u regi tro y archivo corre ondiente.
La reo ición o reembol o de comra efectuada or el er onal, refere nte a
materiale , útile de oficina, de a eo, etc. que e tén debidamente autorizado . La
reo icione o reembol o de lo ga to de viaje en el Paí o fuera de él y lo ga to
de rere entación que ean autorizado debidamente or el Director jecutivo.
La reo icione del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la lanilla de liquidación y
reo ición del fondo de Caja Chica u tentada con lo documento de ga to .
Lo ago de ervicio de electricidad, teléfono , agua, retencione fi cale , tributo ,
imue to municiale , etc. erán cancelado en la fecha de u vencimiento.
C). Cierre de caja:
l Cajero debe regi trar todo lo movimiento de Caja efectuado durante el día en el
arte diario de ingre o y en el arte diario de ago , en e te último f ormato e
e tablecerá el aldo de Caja.
l cierre de Caja tendrá definida una hora e ecífica, toda oeración de ingre o y/o
egre o de Caja, o terior al horario e tablecido de cierre, erán con iderado como
oeracione fuera de hora y con fecha de regi tro del día iguiente.
Todo documento y comrobante que haya ido cancelado or el Cajero, debe er
ellado inmediatamente con la alabra PAGADO o CANCLADO.
l Deartamento de Contabilidad odrá realizar arqueo de caja en forma orre iva y
eriódica, cuando lo con idere conveniente.
Cualquier diferencia en el arqueo de caja que ea detectado, erá notificado
inmediatamente al Director jecutivo ara la toma de medida conveniente en
coordinación del Deartamento de Contabilidad, ara que e efectúen lo a iento de
aju te re ectivo .
l fondo de Caja Chica e aquel que e tá con tituido or un imorte fijo de dinero en
efectivo, cuyo monto on autorizado de acuerdo con lo requerimiento de la
In titución, u u o e tá de tinado exclu ivamente ara realizar ga to menore e
imrevi to , lo cuale no han ido con iderado ara la emi ione de la órdene de
comra or reducido valor; in embargo e to ga to on con iderado dentro de lo
re uue to arobado or la entidade donataria .
La rendición documentada del fondo d e Caja Chica debe ejecutar e con la u tentación
de lo comrobante de ago que en ella e adjuntan. No e debe acetar
comrobante ju tificativo que en u contenido ólo de criban conceto generale
como "or con umo" o "or venta varia " o " ervicio diver o ".
l Cajero o Secretaria General al re entar u rendición del ga to en efectivo, llenará la
Planilla de Caja Chica e ecialmente di eñada ara e te fin, en forma detallada.
l formato de Planilla ara Liquidación del Fondo de Caja Chica debe co nfeccionar e
en original y coia, el original y lo documento ju tificativo de lo ga to ara er
entregado al Deartamento de Contabilidad ara u regi tro contable y la coia ara
u archivo y control correlativo.
La reo ición del fondo de Caja Chic a con i te en girar en forma oortuna un cheque a
nombre del Cajero, quien e el único re on able del manejo de lo fondo , or un
valor igual al valor total ga tado, reviamente el Deartamento de Contabilidad debe
verificar la uma y i lo documento que e acomañan reúne lo requi ito nece ario
tanto fi cale como tributario , y que en cada documento tenga el ello de cancelado o
agado.
Cuando e tenga utilizado un aroximado al % del fondo de la Caja Chica, e debe
edir u reo ición ara evit ar quedar in dinero mientra e realiza el trámite de
reintegro de fondo .
Toda olicitud de comra debe contar con lo iguiente requi ito : la finalidad ara la
cual erá de tinada dicho equio o material, e ecificacio ne detalla del bien requerido
ara ubicar lo roveedore má adecuado , i e tratan de materiale o equio
e eciale erá conveniente re entar lo o ible roveedore ara facilitar el trámite
de comra, e debe indicar i la comra e ta detallada en el re uue to arobado, e
debe e tablecer el grado de urgencia y rioridad de la comra, e indicará la fecha
límite ara la adqui ición y contendrá la firma de re on abilidad de la er ona que
olicita la comra y de u jefe inmediato.
La informacione requerida or el Director jecutivo y or el er onal re on able de
la ONG ara la toma de la deci ione en lo di tinto royecto , gira rincialmente
alrededor de la contabilidad, ya que nece itan todo tio de información (contable, extra
contable, hi tórica, ro ectiva, continua, eriódica y accidental), y lo rocedimiento
adotado ara e tablecer el flujo de dato lo mi mo que deben er a travé de lo
canale de información aroiada lo cuale on: documento , informe e eciale y
lo e tado financiero (balance generale , e tado de re ultado , etc.).
De acuerdo con el Manual de Alicación ara la ONG¶ , SAS, Perú (ágina 3),
ara que la información ea oortuna y veraz e deben ob ervar la iguiente regla :
La funcione de la Contabilidad e :
Regi tro De Diario (Libro Diario): te regi tro ermite la anotación diaria de toda la
tran accione u oeracione realizada or la in titución a travé de lo Comr obante
de Ingre o, gre o y Diario.
Regi tro De Control Pre uue tario: te regi tro con i te en la anotación detallada de
lo valore que han ido "afectado " a lo diferente re uue to manejado en la
In titución. Para cada artida o ubartida re uue taria, e nece ario abrir un regi tro
que detalle lo ingre o recibido ara financiar cada actividad rogramada en el
re uue to, lo egre o alicado a e te rubro y el aldo de fondo exi tente en el
rubro.
Oeracione Diaria :