Change tool: Kotter’s eight steps

  During  the  1990’s,  John  Kotter  (professor  of  leadership  at  the  Harvard  Business  school  in  Boston)  studied  the  progress  of  over  100  companies  who  were  trying  to  “remake” themselves.  He found that there were some general lessons that could be  learned  about  managing  change,  and  in  particular  how  to  avoid  big  errors.    His  findings have been translated into eight steps.    The first four steps may be likened to Kurt Lewin’s `unfreezing’ process, helping to  defrost a hardened status quo. They are:   Establishing a sense of urgency  Creating the guiding coalition   Developing a vision and strategy   Communicating the change vision.     The next stages introduce new practices:   Empowering a broad base of people to take action   Generating short term wins   Consolidating gains and producing even more change     The final stage is required to embed changes within organisational culture:   Institutionalising new practices.     Kotter  asserts  that  all  of  these  stages  must  be  worked  through  in  order,  and  to  completion. Skipping even a single step or getting too far ahead without a solid base  almost always creates problems.     Failing to reinforce earlier stages  results  in the sense of urgency dissipating, or the  guiding  coalition  breaking  up.  Without  the  follow  though  which  takes  place  in  the  final step, the organisation may never get to the finish line and make changes stick.     Kotter  is  particularly  good  on  the  avoidable  mistakes  commonly  made  when  organisations try to bring about change:    Writing a memo instead of lighting a fire.  Kotter believes that at least half of  failed  change  efforts  bungle  the  first  step  ‐ establishing  a  sense  of  urgency.  Too  often  initiatives  are  launched  by  meetings  or  by  the  circulation  of  a  consultant's  report  –  more  immediate  methods  are  needed  to  establish  urgency, get agreement on the problems, and start to build support for the  idea of change.    Talking  too  much  and  saying  too  little.  There  is  a  widespread  tendency  to  under‐communicate the change vision.  Kotter believes most communication  programmes  about  change  should  be  multiplied  by  a  factor  of  ten.    Every  available  channel  should  be  used,  and  there  should  be  no  hesitation  about 


  Declaring  victory  too  soon.repeating and reinforcing key messages. and  at the same time. organisational change is almost always a long haul  – it is rare to achieve changed behaviour and embedded new practices inside  three years.     Looking  for  villains  in  all  the  wrong  places. cutting wasteful spending.  Action should be an integral part of  this communication blitz – leading by example can be far more powerful than  words  (three  examples  Kotter  gives  are:  spending  dramatically  more  time  with customers.  So change leaders need to be clear about the extent of change  being aimed for and the real length of time such a transformation will take.  it  is  the  middle  management  which  finds itself scape‐goated for all the ills associated with an untenable situation.  Kotter  describes  the  all  too  familiar scenario where change initiatives begin with a witch‐hunt – in a great  many  medium  and  large  organisations.   Even  more  important  is  that  the  long  term  vision  and  its  benefits  are  communicated clearly to staff. changing and re‐freezing process    2 . or axing a pet project).   It’s important that change is not executed in a climate of blame and fear. that leaders at every level of the organisation are actively  involved in the unfreezing.  While  it  is  very  important  to  achieve  and  celebrate early successes. customers and stakeholders.

Kotter’s eight steps    Step  1  Description  Establishing a sense of urgency    Why change?      WIFM?    Consequences    Forming a powerful guiding  coalition    Stakeholder analysis      Early adopters    Champions    Creating a vision    Simple. clear. compelling  5 minute test              Communicating the vision    Words and deeds            Action taken    To do    2  3      4      3 .

  handbooks etc.        Action taken   To do                    4 .  Step  5  6  7  8  Description  Empowering others to act on  vision    Tackling and removing obstacles            Planning for and creating short  term wins    Celebrate successes along the  way      Communicate benefits of   progress    Consolidating improvements  and producing still more change    Goal set through to other side  and beyond      Don’t move on too quickly      Institutionalize new approaches    Root in new systems. induction.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful