PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

Proposto por: Analisado por: Aprovado por:

Divisão de Preparo de Pagamento Secretaria de Gestão de Pessoas Diretoria Geral de Coordenação
de Pessoal (DPPE) (SGP) Administrativa (DGCA)
ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas.

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o preparo da folha de pagamento de

servidores, pensionistas e magistrados do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região.

2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Aplica-se à Divisão de Preparo de Pagamento de Pessoal (DPPE), passando a vigorar a

partir de 05/11/2007.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DESCRIÇÃO
Conjunto de procedimentos destinados à elaboração da folha de
Preparo da
pagamento de pessoal e à adequação dos valores nela constantes aos
Folha
preceitos legais, administrativos e judiciais.
Sistema
Sistema informatizado de gestão de pessoas.
ERGON

4 REFERÊNCIAS
• Leis nºs 11.143/05; 11.416/06; 8.112/90; 8.852/94; 9.250/95; 7.713/88; etc.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
• Informar à DPPE, mensalmente, a data-limite para a conclusão
do preparo da folha de pagamento;
• efetuar o pedido financeiro da folha na data estabelecida pela
Divisão Financeira Assessoria de Planejamento, Orçamento e Finanças (APO)/
Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT);
(DFIN)
• efetuar o pagamento da folha no dia determinado pela
APO/CSJT, para que as instituições bancárias disponibilizem o
numerário nas contas correntes dos magistrados e servidores no
primeiro dia útil após o dia previsto para o sub-repasse do TRT;
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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
• efetuar o repasse dos valores devidos às consignatárias,
deduzindo as respectivas taxas, quando for o caso.
• Criar a folha no Sistema ERGON e comandar os cálculos gerais e
parciais;
• cadastrar no Sistema ERGON as informações de sua
competência referentes à folha de pagamento (consignações,
pensões alimentícias, mudanças de domicílio bancário etc.);
• receber, para fins de geração de cálculo parcial e de acordo com
Divisão de o cronograma, os nomes de magistrados e servidores com
Preparo de alterações recentes promovidas pelas unidades da SGP e de
Pagamento de outras Secretarias (mudanças de provimento, designação,
Pessoal (DPPE) cadastramento de diplomas, inclusão de dependentes etc.);
• comunicar a conclusão do preparo da folha de pagamento à
Divisão Financeira (DFIN) e Divisão de Contabilidade (DCON), da
Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (SOF), à
Seção de Sistemas de Apoio à Gestão (SESAG), da Secretaria
de Tecnologia da Informação (STI), à Secretaria de Gestão de
Pessoas (SGP) e à Diretoria Geral de Coordenação
Administrativa (DGCA).
Ordenador de • Autorizar o pagamento da folha de pagamento dos servidores e
despesa magistrados.
Secretaria de
• Autorizar eventuais inclusões em folha de pagamento
Gestão de
suplementar.
Pessoas (SGP)

Seção de • Promover ajustes no Sistema ERGON, para que os

Sistemas de cadastramentos efetuados gerem os efeitos corretos em folha de
Apoio à Gestão pagamento, criar/alterar fórmulas e relatórios, automatizar
(STI/DGSP/ cálculos diversos etc.;
SESAG) • enviar os arquivos eletrônicos para os bancos pagadores.
• Apoiar a DPPE na correta classificação contábil das diversas
Divisão de rubricas de despesa de pessoal pagas por meio da folha de
Contabilidade pagamento;
(SOF/DCON)
• realizar a apropriação contábil da folha de pagamento.
• Enviar, no prazo estabelecido em normativo, os documentos
Consignatárias
relativos às consignações a serem cadastradas na folha.
• Enviar, dentro dos prazos estabelecidos, as informações e
Demais unidades documentos necessários aos cadastramentos a serem efetuados
pelas unidades da SGP.

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6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 A DPPE prepara as folhas de pagamento de magistrados e servidores, ativos e

inativos, e de pensionistas de servidores e magistrados, bem como efetua bloqueios de
pagamento (reversões) relativos a valores cuja presença na folha de pagamento já
consolidada não seja mais justificável, como nos casos de falecimento, exoneração etc.

7 PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

7.1 Elabora, mensalmente, o cronograma para preparação da folha de pagamento adstrito

à data-limite para o pedido do financeiro, conforme informado pela DFIN, que utiliza
como base o calendário definido pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho –
CSJU.

7.2 Distribui o cronograma para os setores envolvidos no processamento da folha (DGCA,

DGCJ, SGP, SED, SESAG, DFIN, DCON, DPOR, para conhecimento).

7.3 Recebe das entidades consignatárias, até o 1º dia útil do mês, os relatórios para
inclusão/exclusão/alteração de consignações em folha de pagamento.

7.4 Atualiza no Sistema ERGON as tabelas de remunerações, gratificações, subsídios,

imposto de renda, contribuição previdenciária etc., conforme haja alterações
determinadas por lei ou regulamento.

7.5 Realiza, até o 1º dia útil do mês, o primeiro cálculo geral da folha no Sistema ERGON
e, durante o tempo previsto no cronograma, os demais cálculos gerais ou parciais.

7.6 Analisa, critica e confere os relatórios gerais e parciais preliminares da folha

(protocolos).

7.7 Realiza os cálculos parciais relativos aos nomes de magistrados e servidores que
tiveram alterações funcionais recentes, conforme informações prestadas pelas
unidades da SGP, de acordo com o cronograma.

7.8 Verifica se haverá necessidade de fazer alterações na folha.

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7.8.1 Caso haja alterações a serem feitas na folha, verifica a competência:

7.8.1.1 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados pela própria DPPE, realiza as devidas
correções no Sistema ERGON.

7.8.1.2 Caso sejam decorrentes de fatos gerenciados por outra unidade, solicita à unidade
as correções necessárias no Sistema ERGON.

7.8.2 Realiza cálculos gerais e/ou parciais para verificar se as alterações produziram o
efeito desejado na folha de pagamento.

7.8.3 Caso ainda necessite de alterações, repete os procedimentos do item 7.8.1 ao item
7.8.2 até que todas as alterações necessárias se efetivem e os respectivos valores se
apresentem adequadamente nas telas do sistema e nos relatórios.

7.9 Gera os relatórios finais e consolida a folha de pagamento no Sistema ERGON.

7.10 Comunica à DFIN, à SESAG e às outras unidades pertinentes a conclusão do preparo

da folha de pagamento, para as providências cabíveis.

7.11 Arquiva os relatórios finais e os registros das comunicações feitas entre as unidades e
a DPPE.

8 INDICADORES

NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA

(Quantidade de pagamentos com acertos /
Índice qualidade da folha
quantidade de pagamentos processados) x Mensal
de pagamento
100
Nº de folhas
Quantidade de folhas suplementares
suplementares Mensal
processadas no mês
processadas

9 GESTÃO DE REGISTROS

Os registros desse processo de trabalho são mantidos da seguinte forma:

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PRAZO
RESPON- ARMAZE- RECU- MÍNIMO DE
IDENTIFICAÇÃO ACESSO PROTEÇÃO DESTINAÇÃO
SÁVEL NAMENTO PERAÇÃO GUARDA NA
UA
Sistema
Condições
Folha de pagamento DPPE Restrito ERGON e Data Permanente -
apropriadas
Pastas
Relatórios de Condições
DPPE Restrito Pastas Data Permanente -
alterações na folha apropriadas

UA – Unidade Administrativa

10 ANEXOS
• Anexo 1 – Fluxograma do Processo Preparar Folha de Pagamento

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FLUXOGRAMA DO PROCESSO PREPARAR FOLHA DE PAGAMENTO

Inicio

Elaborar,
mensalmente,
cronograma p/
preparação da folha

Distribuir o
cronograma p/
setores envolvidos
no processamento
da folha, para
conhecimento

Receber das
consignatárias, até o
1º dia útil do mês, os
relatórios para
alterações na folha

Atualizar no
Sistema ERGON
as alterações

Realizar, até 1º dia útil

do mês, o 1º cálculo
geral da folha e demais
cálculos gerais ou
parciais

Analisar, criticar e
conferir os relatórios
gerais e parciais
preliminares da folha

Realizar os cálculos
parciais relativos aos
nomes de magistrados e
servidores que tiveram
alterações recentes

Verificar se haverá
necessidade de
fazer alterações
na folha de pagto

Solicitar a unidade
Haverá Verificar a Competência as correções
S N
alterações? competência da DPPE? necessárias no
Sistema ERGON

S
Gerar relatórios
finais e consolidar Realizar as
a folha no Sistema devidas correções
ERGON no Sistema
ERGON

Comunicar à DFIN, à
SESAG e outras Realizar cálculos gerais
unidades pertinentes a e/ou parciais para
conclusão da folha, para verificar se as alterações
providências cabíveis
N produziram o efeito
desejado na folha

Arquivar os relatórios
finais e os registros das
comunidações feitas Houve o efeito
entre as unidades e a desejado?
DPPE
S

Fim

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