SUMÁRIO

1- COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 2- VIDA ÚTIL 3- PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 4- FINALIDADE DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 5- OBJETIVOS 6- COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 7- CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 8- DA AQUISIÇÃO DOS BENS, OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 9- BENS ADQUIRIDOS USADOS 10- COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 11- COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 12- COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADE 13- PAGAMENTOS ANTECIPADOS 14- LEASING 15- DA TRANSFERÊNCIA 16- DA GARANTIA 17- DO RECEBIMENTO 18- DEFINIÇÃO DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR EQUIPAMENTOS 19- QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 20- ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 21- EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/OU SUCATEADOS 22- BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 23- BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 24- FABRICAÇÃO PRÓPRIA 25- RESPONSABILIDADES 26- MOVIMENTAÇÃO DE BENS 27- REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 28- BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 29- PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 30- REFORMA DE UM BEM 31- IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 32- BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 33- DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO CONTROLE PATRIMONIAL 02 02 02 02 03 03 03 04 04 04 04 05 05 06 06 06 06 07 07 08 08 08 08 09 09 09 10 10 11 12 12 12 13

1

1.1 – INVESTIMENTO São as participações societárias permanentes.3 – DIFERIDO Nesse grupo aparecem as despesas realizadas já pagas e ou serviços que já foram prestados. que exigirá trabalhos efetivos de todas as áreas e seus gerentes para o cumprimento das normas neste estabelecidas. 1. etc. contribuindo assim para a formação dos exercícios futuros da empresa. 2 – VIDA ÚTIL 2.2 – IMOBILIZADO Bens e direitos com permanência duradoura da empresa utilizada na operação dos negócios e na manutenção das atividades econômicas. tais como: imóveis. contas específicas para os diversos tipos de equipamentos que são classificados no Ativo Permanente. que se divide em: 1.1 – Para que o controle patrimonial possibilite um gerenciamento eficiente e seguro dos bens patrimoniais da empresa. todos os gastos com imobilizações que ainda estejam em andamento. móveis. com atendimento total das exigências legais e dos controles físico.2. criamos este Manual de Procedimentos. equipamentos. patentes de invenção. direitos autorais.2. Contabilizamos esses eventos como depreciação. financeiro e fiscal. benfeitorias.1 – COMO É CONSTITUÍDO O ATIVO IMOBILIZADO 1.CONTAS CONTÁBEIS Há no plano de contas. importâncias aplicadas na aquisição de ações e títulos de participação. 1. Devem ser imobilizados além dos bens em operação. marcas industriais ou comerciais. instalações. 3 – PROCEDIMENTOS PARA CONTROLE PATRIMONIAL 3. 4 – FINALIDADES DO CONTROLE DO ATIVO IMOBILIZADO 2 .2 . sofrendo desgaste com o uso e obsolescência com o tempo. máquinas.2.1 – Todos os bens possuem vida útil ilimitada dentro da empresa.1 – Ativo Imobilizado é constituído por bens ou direitos destinados à manutenção das atividades da empresa.

sua localização terá seu custo apropriado de forma correta. 7 – CHAPEAMENTO DE EQUIPAMENTOS NOVOS 3 . número de série do equipamento e nota fiscal de aquisição. 5.1 – O sistema de controle patrimonial é executado por processamento de dados.1 – Tem grande finalidade para a empresa. Esse sistema contribuirá com todos os tipos de informações que irão refletir no balanço da empresa.1 – O controle individualizado dos bens patrimoniais da empresa.7 – O controle das documentações dos bens móveis e imóveis. 5.4 – Os inventários físicos periódicos e conciliação com a posição contábil. marca. fornecedor. pois. 5. progresso tecnológico e também para facilitar a posição e localização de cada bem contábil fisicamente.3 – O controle físico dos bens imobilizados. identificados através de um número de patrimônio e descrição detalhada do bem. a localização física desse e a atualização permanente das transferências de centros de custos e ou locais e das baixas dos mesmos.2 – O cálculo da depreciação para atender a legislação fiscal classificando os bens em contas contábeis. físico. através dele é que podemos saber o valor atualizado de qualquer bem. modelo. identificando o cento de custo onde está alocado o bem.5 – A aplicação dos termos de responsabilidade.4. o controle dos bens que compõem o ativo imobilizado. 5. em virtude da sua valorização ou desvalorização monetária e pelo desgaste natural. 6 – COMPOSIÇÃO DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO 6. Com todos os bens cadastrados e com suas características. 5. 5 – OBJETIVOS 5.6 – O controle dos bens ou disponibilidades para uso e ou para vendas. 5. valor da aquisição e data de aquisição.

1– Conforme Instrução Normativa SRF número 103 determina. marcas e patentes não terão placas de identificação arquivadas. linhas telefônicas. Para isso fica definido que na aquisição desses bens. não estará cumprindo o objetivo. A placa de número do bem deverá ser colocada em local que facilite a sua visualização. terrenos. no mínimo em mais 1 (um) ano.1 – Todo equipamento adquirido sofrerá um atraso na colocação de sua placa de identificação de no máximo 30 (trinta) dias. o comprador solicite do vendedor. com o que se pagou pela efetiva entrada do bem na empresa. 9 – BENS ADQUIRIDOS USADOS 9. tais como: despesas de transportes. pois não serão utilizadas. O chapeamento tem por finalidade a identificação e o controle dos bens da empresa. tais 4 . desde que não interfira na estética do mesmo. maior facilidade em determinar a sua localização. que por seqüência terá seu cadastro atualizado no controle patrimonial. despesas de instalação. portanto. A finalidade da colocação da placa no bem é para fazer o controle físico. portanto. o prazo de vida útil admissível para fins de depreciação de bem adquirido usado é o maior dentre os seguintes: • Metade do prazo de vida útil admissível para o bem adquirido novo. impostos. • Restante da vida útil do bem. se esta estiver em local escondido e de difícil visualização. 8 – DA AQUISIÇÃO DOS BENS. Bens como: edifícios. todas as despesas utilizadas na integração do bem na empresa deverão fazer parte do custo de aquisição do mesmo.1– Custo de aquisição de bens imobilizados não é somente o que constar na nota fiscal do fornecedor. dados referentes a primeira instalação. Definido esse custo básico de aquisição. considerada essa em relação a primeira instalação para utilização. o mesmo somente poderá ser modificado (acrescido) mediante despesas de reparos ou substituição de partes ou peças que resultam no aumento de vida útil.7. Manter o padrão de colocação da placa para os bens de características semelhantes. desembaraço e outras relativas ao ato de aquisição. OBRAS E SERVIÇOS (CUSTO DE AQUISIÇÃO) 8. como proteger com maior segurança o seu patrimônio.

12 – COMPRA DE EQUIPAMENTOS PARA UNIDADES 12.1 – Exigir do fornecedor nota fiscal para entrega futura para que se efetuem procedimentos contábeis e de pagamentos. destacar o artigo e seus parágrafos (RICMS). Quando não for aprovada a compra. 11 – COMPRA PARA RECEBIMENTO FUTURO 11. nota fiscal de simples remessa. Nesta operação. para que seja efetuado o confronto da mercadoria comprada x recebida. o destaque do valor do ICMS para crédito e quando se tratar de base de cálculo reduzido.1 – Toda compra de equipamentos para qualquer área terá que ser formalizada através de documento.I. enviar ao gerente da Área de expansão (patrimônio). Toda compra para recebimento futuro terá que passar pela ARAD – Área Administrativa.como: data de aquisição. etc. eliminando as possibilidades de pagamento em duplicidade. 10 – COMPRA PARA RECEBIMENTO IMEDIATO 10. tais como: marca modelo. sendo necessário para o acompanhamento da mercadoria. não sofrendo assim nenhum tipo de prejuízo. aparência do ambiente e ou custo do consumo. informar ao solicitante porque não foi possível atendê-lo. de solicitação fará a cotação e solicitará a aprovação da diretoria. onde estará destacado o ICMS.1 – Exigir do fornecedor que discrimine na nota fiscal todas as características para identificação dos bens. série. fornecedor original e número da nota fiscal de aquisição. informando para que seja utilizado e qual o benefício. para que seja analisado o custo pelo benefício e em poder de C.. Depois de formalizado o pedido pela necessidade do equipamento para aumento da produtividade. proceder da seguinte forma: compra para recebimento futuro x simples remessa. 5 .

No pedido serão necessários constar os seguintes dados • • • • • • • • Quantidade a ser adquirida Condições de pagamento Valor da mercadoria com impostos Local da cobrança Data e local de entrega Visto do diretor e do comprador Qual a utilidade Tempo de garantia. mencionar no corpo da nota fiscal. 14 – LEASING 6 . 13 – PAGAMENTOS ANTECIPADO 13. constando o pagamento do sinal ou antecipado.I ou por recibo. ou seja. deixar em destaque as palavras “Sinal” ou “Antecipado” e exigir do fornecedor. Para todo pagamento antecipado há obrigatoriedade de que o serviço seja efetivamente prestado pelo receptor.1 – Para todo pagamento antecipado. não podendo aceitar nota fiscal de terceiros. colher assinatura do diretor e comprador para que toda a operação não atrapalhe o andamento da documentação. seja por C. para cada nota fiscal um pedido. nota fiscal de venda ou serviço. Fica definida que toda compra seja efetuada através de pedido com numeração tipográfica (anexo – 1). condições de pagamento. Faz-se necessária a emissão de sua nota fiscal. Com a entrega da mercadoria. não podendo circular xerox de nenhum pedido para compras subsequentes.Quando for aprovada a compra. faz-se necessário emitir pedido. Caso contrário pode ser considerada má fé.

o controle dos termos de garantia. entregam máquina de calcular 2117 pd da General. sendo o montante na proporção de venda e serviço somados. Assim teremos remessa de mercadorias por conta e ordem de terceiro no valor dos respectivos contratos. não podendo outra área decidir em transferir para outro local e em caso do não cumprimento. ou seja. Caso de discriminação errada entre a nota fiscal e o fisco.1 – Conferir se o bem recebido corresponde com a discriminação em nota fiscal de acompanhamento desses. exigir desse via adicional ou cópia da primeira via autenticada para efetuarmos o crédito do imposto. consultar (no momento em que for solicitada manutenção da máquina ou equipamento) se está ou não em garantia. comunicar imediatamente ao comprador do bem. 16 – DA GARANTIA 16. 7 . que os equipamentos à receber referentes a tal fornecedor serão faturados por tal banco. quando o banco efetuar o pagamento para o fornecedor e a contabilidade tiver posse do contrato. o responsável irá arcar com o prejuízo constatado. Depois de toda operação. Para esse quesito torna-se obrigatório para todas as unidades. arquivando em pasta própria. Quando necessário. sem exceção. Somente o gerente de área ou o gerente da loja é que pode solicitar o número de autorização para transferência. resultando no total faturado pelo banco.1– Para toda aquisição na opção de leasing.Somente poderá ser efetuada qualquer transferência mediante autorização da Seção de Ativo Imobilizado ou da ARMA – Área de Manutenção. terá o negociador que informar à SCAI – Seção de Ativo Imobilizado (Controle Patrimonial). 15 – DA TRANSFERÊNCIA 15. 17 – DO RECEBIMENTO 17.1.14. mas. Exemplo: comprador compra máquina de calcular modelo 2120pd da General com a nota fiscal de venda emitida conforme a compra. na entrega da calculadora. o físico.1 – Todo bem recebido será de responsabilidade da unidade que recebeu conferir se existe garantia do mesmo.

• Sendo por problema de manuseio ou operação. adotando os seguintes procedimentos: • Verificar se o bem está em garantia ou não. • Verificar se o serviço poderá ser executado no local ou se terá que deslocar o bem até a oficina/manutenção. 19. comunicar ao responsável para as devidas providências. Para compra de bens que necessitam de instalação. efetuar o chamado à UNMA (manutenção). • Se o serviço executado pela assistência técnica for por problema de fabricação. 19. • Acompanhar ou designar um responsável da seção para verificar o conserto. essa só poderá ser efetuada pelo gerente ou subgerente da unidade. fica definida que toda compra de bens imobilizados seja centralizada na Área de Expansão. efetuar o chamado à assistência técnica responsável. que o bem está sendo adquirido com montagem por parte do fornecedor ou por parte de outra empresa designada pelo fornecedor.1 – A solicitação de serviço de manutenção de equipamentos. não efetuar o pagamento do serviço e nem de peças de reposição. • Informar número de patrimônio e grau de urgência. de acordo com o manual do equipamento e termo de garantia.QUANTO A MANUTENÇÃO DOS EQUIPAMENTOS 19.18 – DEFINIÇÕES EQUIPAMENTOS DAS ÁREAS QUE PODERÃO COMPRAR 18. como observação. • Caso esteja na garantia. • Abrir chamado com ordem de serviço com numeração seqüencional (anexo-2 ). adotar os mesmos critérios. • Caso não esteja na garantia. Quando a compra for efetuada por outra área. citando o problema.1 – Para atender certa organização.2 – Procedimentos a serem adotados pela UNMA (manutenção). 8 . discriminar no pedido.

• Coletar dados referentes ao equipamento a ser consertado (chapa. série. devendo o mesmo ser consertado e ficar a disposição da próxima unidade que requisitar.1 . será necessário um laudo relatando as condições desse.ORDENS DE SERVIÇOS E ESTADO DE CONSERVAÇÃO DOS BENS 20. Para esse procedimento. posicionando a unidade que solicitou o conserto.1 . faz-se necessária uma análise de custo de manutenção do bem. faturamento para a loja de origem. 21 . quanto o formulário MP – Movimentação de Patrimônio (anexo – 3). 20 . emitir ficha de acompanhamento da reavaliação (anexo 4). emitir relação para que seja analisado e decidido o 9 . as despesas referentes às peças utilizadas na manutenção do equipamento serão de responsabilidade da unidade de origem.EQUIPAMENTOS DESMONTADOS E/ OU SUCATEADOS 21.). 22 – BENS QUE NÃO TEM MAIS UTILIDADE 22. sendo que no corpo na nota fiscal observar: peças utilizadas no bem tal. sendo que para a reavaliação fica designado o gerente da Área de Expansão (patrimônio) e ou diretoria para análise.3 – Quando o bem precisar ser deslocado até a UNMA (manutenção) será substituído por outro quando necessário. separando as unidades por pastas. Para emissão de nota fiscal. as unidades deverão emitir tanto a nota fiscal para acompanhar o bem. Nos preenchimentos das características do bem na ordem de serviços. etc. porém. patrimônio número tal. 19. • Verificar situação do bem. modelo. discriminando todas as suas características.1 – Para todos os bens desativados e que não serão mais utilizados pela empresa.Para desmontar ou sucatear um bem patrimonial. • Programar o atendimento. discriminar as peças requisitadas para a manutenção desses.As ordens de serviços serão arquivadas por ordem cronológica de números. Para essa operação. se está funcionando ou não e qual o defeito detectado.

o gerente da Área de Expansão (patrimônio) irá solicitar o projeto/desenho do móvel à Seção de Expansão e Projetos. • O gerente da área de Expansão (patrimônio) analisará (fabricar ou comprar). a fabricação de qualquer móvel. data da ordem e prazo para execução local de entrega e seção que irá utilizar. • • Para as unidades que já se encontram em operação. para que haja condições de emitir nota fiscal de transferência de todo material utilizado. • O diretor operacional decide se aprova ou não. utilizando recursos internos de UNMA (manutenção). com requisição de material e tempo (mão de obra utilizada). optando pela desmanche. PARECER DA MANUTENÇÃO Programar com cronograma a execução de tal móvel. • Para que a UNMA (manutenção) controle o custo de material e mão-de-obra. • A Seção de Expansão e Projetos emite o desenho (ordem de serviço) e envia para a UNMA (manutenção). e para essa operação será necessário providenciar. • A UNMA (manutenção) fabrica envia para o local solicitante com nota fiscal do material utilizado. fica definido que todo móvel fabricado pela UNMA (manutenção) receba um número de patrimônio para cálculo do custo unitário do móvel. • Se o diretor aprovar a fabricação do móvel. 23 – BENS FABRICADOS PELA MANUTENÇÃO 23.1 – Todas as unidades a serem inauguradas receberão bens móveis fabricados pela UNMA (manutenção). • PLANTA (PROJETO): Constar número de ordem de serviço.destino dos mesmos. 10 . sucateamento ou venda. PARECER DO DIRETOR Somente o visto. deve-se proceder da seguinte forma: • Somente o gerente da unidade e ou poderá solicitar.

Utilizar o formulário MP – Movimento de Patrimônio para esse fim. e em caso de alguma divergência. Utilizado. para correção dos seus dados. O responsável pelo centro de custo de origem deve comunicar imediatamente qualquer mudança de centro de custo de um bem para a Seção de Ativo Imobilizado. modelo. com toda a sua operação. para que possa ser efetuada na contabilidade uma transposição de estoque (baixa estoque e aumenta imobilizado). Cada gasto efetuando em uma ordem de serviço deve ser contabilizado após a conclusão do bem. Nesse caso.. comunicar imediatamente ao centro de custo (área/unidade) que o remeteu. devem ser imobilizados.24 – FABRICAÇÃO PRÓPRIA 24.1 – Os bens sofrem mudanças de um local para outro. conferir toda a discriminação desse.1 – Os bens existentes dentro de cada área/unidade ficam sob responsabilidade da gerência. Para esse bem UNMA (manutenção) emitirá nota fiscal discriminando o material utilizado na fabricação e o preço. sendo que na transferência. Obs. 26 – MOVIMENTAÇÃO DE BENS (TRANSFERÊNCIA DE BENS DO ATIVO IMOBILIZADO) 26. resultando com isso em alteração de centro de custo e ou localização. quanto a série. chapa. poderá ser solicitada a respectiva indenização ao responsável. poderá ser efetuado em qualquer momento um levantamento ou inventário físico dos bens existentes em determinada área/unidade e em caso de falta de qualquer bem. etc.1 – Na fabricação de bens de uso interno utilizando a estrutura interna UNMA (manutenção). É necessário tomar cuidado com esse bem. a etiqueta de identificação não deve ser retirada e sim acompanhar o bem ao local de destino. que de acordo com o seu custo. Obs. solicitar número de patrimônio.: O responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade) pode exigir que os encarregados de seção ao transfiram qualquer bem para outra seção (da mesma 11 . 25 – RESPONSABILIDADES 25.: Quando a UNMA (manutenção) fabricar móvel. Através da Seção de Ativo Imobilizado.

preencham o formulário MP.área/unidade). esse procedimento comete um pecado gerencial.” O erro a que referiu-se anteriormente. deixando a partir da sua baixa efetiva de ser um patrimônio da mesma. No entanto. A etiqueta de identificação deve permanecer afixada no bem a ser protegida quando houver reforma.. se todas as máquinas do parque industrial estivessem totalmente depreciadas. Vejamos o que diz a legislação: • (PN CST N° 146 DE 21/11/75 “4. assumindo um novo valor econômico e um novo prazo de depreciação de acordo com a vida útil remanescente.Enquanto não ocorrida a baixa física.1 – Toda remessa de bem. os valores acumulados do fundo de depreciação. como registro de regularização do valor do ativo. pois é um dos mais importantes dentro do “controle físico”. a baixa contábil deve ser concomitante à baixa física do bem. pois abandona uma análise detalhada do custo operacional com depreciação. O recomendável é avaliar os bens..REMESSA PARA CONSERTO/EMPRÉSTIMO 27. a Seção de Ativo Imobilizado deve ser comunicada. 12 . conserto ou pintura do mesmo. sem a necessidade de emissão da nota fiscal. 28 – BAIXA DE BENS IMOBILIZADOS 28. que implicar na saída física desse do seu local de origem. para que não impossibilite a visualização do número impresso. deve permanecer o registro de seu valor contábil. para efeito de controle físico do mesmo. essas empresas não teriam patrimônio diante da prática referida. seja para conserto ou empréstimo. algum profissional tem confundido a baixa propriamente dita com valor residual inexistente em função de ter-ser esgotada a depreciação fiscal do bem... A comunicação de remessa deve estar acompanhada do formulário MP e nota fiscal de remessa do bem (via da contabilidade). e que além de contrariar a legislação. confundido com raciocínio matemático.” “5. facilitando o levantamento físico. Com sua afetiva saída do patrimônio da empresa.Em qualquer caso. ou seja. Isso é um erro lamentável de interpretação da prática contábil. que terá como contrapartida. 27 . o seu retorno também deverá ser comunicado. Da mesma forma. uma vez que trata especificamente da não mais utilização do bem dentro da atividade produtiva da empresa.1 – Esse enfoque em um caráter especial.

• Boletim de ocorrência policial • Relatório da comissão interna (segurança) • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria 29.4 – BAIXA POR OBSOLESCÊNCIA E OUTROS Além dos bens tidos como obsoletos.2 – BAIXA POR DOAÇÃO Providenciar • Relação de bens a serem doados • Ofício de entidade beneficente • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria Junto com o recibo de doação de entidade beneficente. 29. Para baixa contábil do bem. Caso confirmado o furto.3 – BAIXA POR FURTO Quando a Seção do Ativo Imobilizado for comunicada do desaparecimento de um bem. providenciar: • Nota fiscal de aquisição. Neste caso é sempre recomendável a elaboração de laudos técnico apontando os motivos e ou danos que justifiquem a desativação do bem. estão inclusos os bens que sofreram quebras. emitir nota fiscal de venda e encaminhar todo o processo para a baixa contábil. Para a baixa contábil do bem.29 – PRINCIPAIS TIPOS DE BAIXA 29. 29. destruição ou sinistros. os responsáveis da Seção de Ativo Imobilizado deverão providenciar o seguinte: • Memorando contendo as justificativas para a baixa • Cartas propostas de interessados • Parecer técnico de Seção Ativo Imobilizado • Encaminhar para a diretoria para aprovação Após este procedimento. a mesma deverá reivindicar a formação de uma comissão interna no sentido de apurar responsabilidade ou comprovar o seu efetivo desaparecimento. desuso por produtividade ou tecnológico.1 – BAIXA POR VENDA Após constatado o grau de obsolescência dos bens ou seu desuso. providenciar o registro de ocorrência no posto policial mais próximo da empresa. encaminhar todo o processo para proceder a baixa contábil do bem. providenciar: 13 .

.: o não cumprimento deste item poderá penalizar o responsável pelo centro de custo (gerente da área/unidade). moinhos de café. com pena de indenização de prejuízos detectados.1 . • Parecer da Seção de Ativo Imobilizado • Aprovação da diretoria Obs. 31 – IMOBILIZAÇÃO DE PEÇAS DE REPOSIÇÃO 31. por não ter procedido a baixa e na ocasião da venda ou o responsável pelo setor não ter comunicado a desativação do bem e conseqüente baixa. etc. através de notas fiscais de demonstração. balanças. quando as referidas tiverem vida útil superior a 1 (um) ano devem ser classificadas no ativo imobilizado (PN número 2/84). 30 – REFORMA DE UM BEM 30.1 – As contas que registrem recursos aplicados na aquisição de partes. peças. Usualmente acontece com alguns congeladores. 29. máquinas e equipamentos de reposição de bens do imobilizado. e na maioria das vezes é firmado um contrato de comodato entre o fornecedor e a empresa. 32 – BENS DE TERCEIROS SOB CUSTÓDIA 32. remessa por empréstimo. É importante uma investigação sobre o ocorrido no sentido de tentar encontrar o bem desaparecido. são aqueles bens de propriedades dos fornecedores que são enviados às nossas unidades.5 – BAIXA POR INEXISTÊNCIA Este é um caso bastante comum encontrado quando se faz um “Inventário Físico” ou alguns casos observados em revisões periódicas.• • • Laudo técnico Parecer da Seção de Ativo Imobilizado. 14 .Como regra geral. acrescer a vida útil do bem no mínimo em mais 1 (um) ano. muitas vezes.1 – Os gastos com reforma de um bem devem ser imobilizados Os materiais (peças) e mão de obra utilizados na reforma. Providenciar os seguintes documentos para a baixa contábil: • Relatório sobre a investigação. nas quais encontram-se como bens extraviados por motivo desconhecido. displays. Aprovação da diretoria. comodato (empréstimo). etc. muitas vezes sucateados.

dados da nota fiscal de entrada. No recebimento de conservadores e ou equipamentos de empresa que os remete em seu próprio nome (estabelecimentos). proceder da seguinte forma: • Na entrada do equipamento. 33 – DA SEÇÃO DE ATIVO IMOBILIZADO (CONTROLE PATRIMONIAL) 33.1 – CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Todos os documentos (notas fiscais) de serviço serão codificados pela Seção de Ativo Imobilizado. discriminando o equipamento e no corpo da nota fiscal. que envia para a SCCB. será efetuada pela Seção de Ativo Imobilizado. • Na devolução do equipamento a unidade emitirá nota fiscal de devolução. • Na transferência do equipamento a unidade emite a nota fiscal de transferência. citando no corpo dessa.. Obs. mandando cópia da nota fiscal para a unidade de destino.em virtude desses. Esta codificação irá auxiliar a classificação contábil. para o devido crédito no livro fiscal. a unidade fica com cópia da nota fiscal e envia a via original para o escritório central. receber o equipamento.1.1. tirar cópia. referentes a aquisição.2 – CLASSIFICAÇÃO FISCAL/CONTÁBIL A classificação das notas fiscais de aquisição de equipamentos. que envia para a SCAI. bens ficarem sob a boa guarda é de responsabilidade da empresa. 15 . etc. que irá anexar à cópia da nota fiscal de entrada e enviará uma cópia para o escritório central. que envia para a SCCF. coloca os dados referentes à nota fiscal de entrada do equipamento. essa retirará com sua própria nota fiscal e deixará cópia de retorno do equipamento com a unidade. quanto a sua imobilização ou não. deixar cópia da nota fiscal na unidade e outra enviar para o escritório central e quando da devolução desses à empresa. Sempre que houver transação com esses bens. Quando classificada. onde irá apor o carimbo de crédito de ICMS.1 – Procedimentos a serem executados: 33. 33.: fluxo da nota fiscal no escritório central: ã SCCF recebe e envia para a SCAI. ficando com a via original para seu devido controle e arquivamento. de comodato/demonstração. peças. que envia para a SCCB. acessórios e as transferências (notas soltas). transferência ou devolução.

conjunto produção de frios. Para que esta transferência possa revelar dados corretos.1. onde serão chapeados e controlados física e contabilmente.7 – BALANCETE MENSAL Em todo fechamento de balancete mensal para análise administrativa. transferência e baixa (venda).1.5 – DESMEMBRAMENTO DOS BENS Todos os bens adquiridos por conjunto serão desmembrados de acordo com a sua montagem.1.3 – CADASTRAMENTO DOS BENS Após fechamento da contabilização do imobilizado e sua conferência. 33. será feito o cadastramento dos bens por item.6 – BAIXA DOS BENS Todas as baixas de bens na Seção de Ativo Imobilizado só serão efetivadas mediante documentos legais referentes a cada tipo de baixa conforme este manual.1. serão adotados os seguintes critérios: • Incorporação (inclusão de todos os bens adquiridos no mês). a Seção de Ativo Imobilizado irá controlar da seguinte forma: • • • Fisicamente (MP) – Movimento de Patrimônio Contabilmente (FISCAL) – com NF de aquisição. 33. sendo comum: conjunto expositor tipo gôndola. 16 . Organizacional (AUTORIZAÇÃO) – autorização para movimentação de bens patrimoniais. 33.4 – TRANSFERÊNCIAS DOS BENS Toda transferência de bens com chapa cadastrada e ou número de série será alocada de forma correta baixando na saída e incorporando na entrada. 33.1. O sistema só será atualizado quanto a característica. só que com registro unitário e controlado conforme legislação. Os saldos dos bens cadastrados no sistema controle patrimonial serão os mesmos do balancete contábil.33. etc. após o chapeamento.

• Razão auxiliar em real (sintético). Após o cálculo. 17 . • Transferência do mês. Também serão arquivadas as notas fiscais referentes a baixa e aquisição de bens.. • Fazer resumo de depreciação e amortização por centro de custo e provisão para amortização por conta e informar a Área de Contabilidade através de nota de lançamento. • Baixa do mês. gerar cálculo de depreciação. 33.1. Para o sucesso deste controle. • Razão auxiliar em UFIR (sintético). sendo que para cada conta contábil. com base no artigo 21 inciso IV parágrafo 1º da lei complementar 87/96. adquirido no período. conforme dados acima. haverá uma pasta suspensa para cada unidade. Na emissão de relatórios para conferência dos grupos alterados. haverá pasta AZ separando as unidades e para contas de equipamentos comerciais. emitir os seguintes relatórios: • Incorporação do mês. • Razão auxiliar em UFIR (analítico). teremos pasta suspensa por unidade.1. • Razão auxiliar em real (analítico). sendo que para cada tipo de operação citada. 33. • Planilha de lançamentos contábeis (saldo depreciação).9 – INVENTÁRIO FÍSICO O inventário físico será feito sempre que for solicitado pela diretoria e ou periodicamente para fins de averiguação do termo de responsabilidade que poderá ser efetuado por seção ou até mesmo por unidade. não mais havendo erro.8 – ARQUIVAMENTO DAS NOTAS FISCAIS Serão arquivados diariamente todos os documentos fiscais a que se referir: comodato. uma planilha de transferência de ICMS referente a equipamentos do ativo imobilizado.1. • Baixa (toda baixa ocorrida no mês). remessa para conserto e transferência. serviços e material de obra.• Transferência (toda movimentação efetivada do mês). após conferência.10 – PLANILHA DE TRANSFERÊNCIA DE ICMS Será feito mensalmente por unidade. 33.

33. só receberá chapa mediante cópia da nota fiscal. • Efetuar o chapeamento coletando características como número de série. 33. marca e seção cujo bem se encontra. todas as características dos bens. no que tange a manutenção efetuada por recursos próprios (UNMA/manutenção) e ou terceiros. ficaremos impossibilitados de controlar o bem fisicamente e não atendendo a um gerenciamento correto do patrimônio.1. Por isso. pois poderá acarretar no erro de informações. discriminar no relatório como sobra física. se está ou não em garantia. modelo. Quando for encontrado algum equipamento recebido sem documentação ou que originou de uma sobra do remetido pelo fornecedor. • Lançar no sistema controle patrimonial. • Apurar sobras e faltas físicas. para todo bem a ser chapeado.11 – CHAPEAMENTO Para efetuar o chapeamento. número da nota fiscal de compra . efetuamos os seguintes procedimentos: • Número de patrimônio na nota fiscal de aquisição. cujo responsável por essa autorização deverá ter toda informação do estado físico do bem e até mesmo repassar ao solicitante os procedimentos cabíveis.serão confrontadas todas as MP – Movimentação de Patrimônio com o fiscal. tomar muito cuidado para não colocar chapa de um bem em outro. onde terá todas as suas características possíveis. portanto.MP Será controlado equipamento por equipamento que sofrerem movimentação desde a sua entrada no estabelecimento até sua saída. Para isso. conforme este manual. • Cadastro das chapas utilizadas. nome do fornecedor. • Cópia da nota fiscal original. Sem um administrador para essas movimentações. 18 .1. O controle desses bens através do formulário MP será a única forma de darmos uma história completa. elaborando um relatório constando nome do equipamento não encontrado. no formulário MP há campo que exige autorização para a movimentação.12 – MOVIMENTAÇÃO FÍSICA . data da nota fiscal de compra e o valor do equipamento.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful