2010 OKT

Microsoft word 2007
NOTA
Bahan Pembelajaran

BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT INTAN KAMPUS WILAYAH TIMUR

MICROSOFT WORD 2007 1.1Pengenalan Kepada Word 2007 Word 2007 merupakan salah satu perisian yang terdapat di dalam pakej MS Office di mana berfungsi lebih kepada pemprosesan perkataan. Menggunakan Word 2007, pengguna dapat mewujudkan dokumen secara lebih professional menerusi perkongsian idea secara rangkaian samada dalaman (intranet) atau luaran (internet). Word 2007 , sepertimana perisian yang lain menyediakan aktiviti-aktiviti berikut sebagai pelengkap untuk menghasilkan sesuatu dokumen. i. Menaip; Pengguna boleh menaip sebarang maklumat berbentuk teks, imej atau jadual ke dalam fail tanpa perlu mengetahui penghujung sesuatu baris. Hanya perlu tekan butang <Enter> untuk ke perenggan berikutnya. Pengguna juga boleh mengubah bentuk output di dalam bentuk jadual tanpa perlu dilihat garisannya apabila mencetak dokumen yang dihasilkan. ii. Mengemaskini Melalui Word 2007 , pengguna boleh mengemaskini sebarang maklumat yang telah ditaip di dalam sesuatu dokumen samada menambah, menghapus, atau membetulkan teks. iii. Menformatkan dokumen Pengguna bebas menformatkan dokumen mengikut keperluan sendiri . Word 2007 menyediakan pelbagai pilihan format yang mudah kepada pengguna berdasarkan pilihan menu atau ikon. iv. Mengesahkan dokumen Word 2007 mempunyai pilihan kepada pengguna untuk memeriksa ejaan dan tatabahasa sekiranya teks yang ditaip di dalam Bahasa Inggeris. Sekiranya pengguna mengaktifkan pilihan ini maka ayat-ayat atau perkataan yang salah akan diwarnakan dan dicadangkan dengan perkataan lain atau ayat lain. v. Mencetak dokumen Pengguna boleh mencetak dokumen yang telah siap ditaip dan disimpan ke dalam komputer. Dokumen berkenaan dikenali sebagai ’hard copy’.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 2

MICROSOFT WORD 2007

Apakah ciri baru dalam Ms Word 2007?
1) 2) 4) 5) 6) 7) 8) Kini word 2007 berupaya membantu anda membina dokumen lebih kemas dan cantik dengan lebih pantas dan lebih mudah. Terdapat juga alatan membina carta (charting tools) serta membina rajah (SmartArt Diagram tools) yang baru. Jika anda penulis blog, kini word 2007 mempunyai alatan blog (blogging tools) yang dapat membantu anda membina serta menguruskan aktiviti blog Word 2007 akan dapat membantu anda menghasilkan kandungan dokumen yang kemas jauh lebih pantas dari versi sebelumnya. Anda berkongsi dokumen dengan pengguna lain dengan menukar dokumen ke fail format Portable Format (PDF) atau XML Paper Specification (XPS) atau menggunakan ciri Review dan aliran kerja secara terus dari Word 2007 Anda juga dapat keluarkan maklumat sensitif atau tanda peribadi dari dokumen termasuk penjelasan atau komen, mengesan perubahan, teks tersorok, serta maklumat yang lain Membantu anda melindungi dokumen dengan membenamkan tanda-tangan digital (digital signature) atau dengan menanda dokumen anda sebagai terkini (final) untuk mengelakkan dari diubah.

Apakah ciri dahulu yang tiada dalam Word 2007 ?
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) Arahan Autosummarize kerana ia jarang digunakan dalam versi sebelumnya. ianya masih boleh digunakan dan diletakkan dalam command well. Ciri latar belakang biru dengan teks putih juga dikeluarkan kerana ciri ini meniru ciri yang ada dalam WordPerfect. Ini bertujuan pengguna WordPerfect yang bertukar kepada word merasa selesa. Ciri Diagram object model dikeluarkan kerana berlapis dengan alatan carta. Ciri Eastern European Font add-in juga dikeluarkan tetapi boleh download di Ms Download Center. Ciri File Search juga dikeluarkan kerana bertindan dengan ciri carian yang sedia ada dalam windows. Ciri baiki teks pecah (Fix broken text) dikeluarkan kerana ia tidak lagi diperlukan Ciri kesan khas font (Font Text Effects) telah dikeluarkan kerana ia tidak diperlukan. Ciri Mail Merge Bar Codes dikeluarkan Ciri Mergeable address lists Ciri PAB (Personal Address Book) dikeluarkan, diganti dengan Contacts dalam Outlook Ciri Save As Web Page telah dikeluarkan kerana boleh gunakan Save As dalam menu File Ciri Send to Routing Recipient telah dikelurkan kerana jarang digunakan Ciri Set the width of a space like Word Perfect juga dikeluarkan Ciri Versioning telah diganti dengan Document Life Cycle (DLC) Ciri Insert Web Component for Office XP dikeluarkan kerana jarang digunakan Wizads yang dikeluarkan ialah Agenda wizard, Envelope wizard, Fax wizard, Letter wizard, memo wizard, Pleading wizard dan resume wizard. ianya diganti dengan wizard baru secara on-line Pandu arah Word Perfect juga dieluarkan kerana tidak ramai yang menggunakannya

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 3

MICROSOFT WORD 2007 MEMULAKAN WORD Bagi menjanakan aplikasi Microsoft Word 2007, lakukan arahan berikut: Klik butang START > ALL PROGRAMS > MICROSOFT OFFICE > MICROSOFT WORD 2007 seperti dibawah

PENERANGAN SKRIN WORD

SAVE, UNDO, REDO TAB

MIN, RESTORE,CLOSE

Bebutang OFFICE

RIBBON

STATUS BAR

PREVIEW

ZOOM

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 4

MICROSOFT WORD 2007 MENUTUP MICROSOFT WORD 1. 2. Klik Bebutang Office Klik bebutang EXIT WORD

1

2

Atau Klik x pada butang dipenjuru kanan atas tetingkap

MENUTUP DOKUMEN 1) 2) Klik bebutang OFFICE Klik CLOSE untuk menutup dokumen tanpa menutup WORD 2007

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 5

MICROSOFT WORD 2007 MENYIMPAN DOKUMEN

1.

Klik bebutang OFFICE

1 3

2.

Klik SAVE atau SAVE AS

3.

Pilih Jenis fail yang hendak disimpan

2

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 6

MICROSOFT WORD 2007 ikon yang terdapat di dalam QUICK ACCESS TOOLBAR NEW – fail baru OPEN –Buka fail tersedia SAVE – Simpan fail E-mail – hantar melalui email Print Preview – Pamerkan dokumen sebelum cetak Spelling & Grammar – semak ejaan dan tatabahasa Undo - undur Redo – ulang semula Draw Table – membentuk jadual More Commands – Tambah arahan Show below the ribbon – Kedudukan office toolbar di bawah ribbon Minimize the Ribbon – minimumkan ribbon MEMBINA DOKUMEN BARU 1) Klik bebutang OFFICE 2) Klik NEW > NEW DOCUMENT 3) Klik bebutang CREATE dan satu dokumen kosong akan dipaparkan.

1 2

3

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 7

MICROSOFT WORD 2007 EDITING 1.0 Memasukkan teks dalam dokumen

Apabila anda memulakan Word,satu dokumen kosong tersedia untuk anda menaip. Satu bar berkelip-kelip biasa dipanggil Cursor (insertion point) akan menandakan dimana teks akan muncul apabila anda menaip.    2.0 Letakan cursor dimana anda hendak mula menaip Taipkan teks Word secara automatic akan beralih kebaris seterusnya apabila ia memenuhi margin kanan. Tekan kekunci ENTER untuk dapatkan perenggan yang baru. Menanda /blok teks menggunakan mouse MOUSE Drag mouse di atas teks tersebut Letak cursor pada perkataan tersebut dan klik 2x Letak cursor pada baris tersebut dan klik mouse (3x) Letak cursor pada ayat tersebut dan tekan kekunci CTRL dan klik mouse Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse 1x Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse 2x Letak cursor pada sebelah kiri dokumen dan klik mouse 3x bawa cursor ke tempat lain dan klik sekali.

TEKS Satu item atau sekumpulan teks Satu perkataan Satu perenggan Satu ayat Satu Baris Satu Perenggan Semua teks Bagi membatalkan tempat yang ditandakan 3.0 Page Break

Apabila teks yang telah ditaip telah penuh dalam satu halaman, word akan automatik akan berpindah ke halaman yang baru. Ini dinamakan soft page break. Jika sekiranya ingin membuat page break sediri, letak kursor pada tempat yang dikehendaki dan tekan CTRL+ENTER

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 8

MICROSOFT WORD 2007 MEMFORMAT DOKUMEN Mengandungi tab HOME, tab INSERT dan tab PAGE LAYOUT untuk memformat , mengubahsuai dan mencantikkan dokumen

CHANGE CASE    Tandakan teks yang dikehendaki Klik pada tab HOME | FONT ribbon > CHANGE CASE Pilih perubahan yang dikehendaki

Sentence case. Lowercase UPPERCASE Capatilize Each Word tOGGLE cASE

Huruf pertama huruf besar Huruf kecil keseluruhan Huruf Besar keseluruhan Huruf pertama bagi perkataan adalah huruf besar Menukarkan huruf kecil ke besar dan sebaliknya

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 9

MICROSOFT WORD 2007 DROP CAP Drop Cap ialah huruf yang pertama di dalam perengan adalah huruf besar  Tandakan teks yang dikehendaki  Klik pada menu INSERT > TEXT > DROP CAP  Buat pemilihan Drop Caps yang dikehendaki  Klik OK  Untuk menutup mod drop cap, klik di luar kawasan Drop Cap

MEMASUKKAN SIMBOL Anda boleh menyisipkan satu aksara atau simbol khas yang tidak dapat didapati pada papan kekunci.    Tandakan lokasi simbol yang dikehendaki Klik pada menu INSERT > SYMBOL Pilih simbol yang dikehendaki

** Klik MORE SYMBOLS untuk melihat lebih banyak simbol

MENCARI & MENGGANTI DATA (FIND DAN REPLACE) 1. 2. Klik Tab HOME > FIND ataupun REPLACE Dalam kotak dialog Find, klik di dalam kotak Find what dan taipkan aksara (nombor, teks, simbol) untuk dicarikan. Klik butang FIND NEXT untuk memulakan carian

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 10

MICROSOFT WORD 2007 HEADER AND FOOTER Teks yang wujud dibahagian atas dipanggil header dan dan sebaliknya di panggil footer.    Klik tab INSERT Klik arahan HEADER atau FOOTER. Pilih pilihan yang dikehendaki

MEMASUKKAN PEMISAH (BREAK) Untuk memisahkan perenggan atau halaman dokumen    Klik tab PAGE LAYOUT Klik bebutang BREAKS Pilih Pilihan yang dikehendaki

MEMASUKKAN NOMBOR HALAMAN (PAGE NUMBER) Memasukkan nombor mukasurat pada dokumen    Klik tab INSERT Klik bebutang PAGE NUMBER Pilih pilihan yang dikehendaki

WATERMARK (TEKS DI BELAKANG DOKUMEN) Watermark ialah teks yang boleh dletakkan di bahagian belakang dokumen seperti perkataan DRAF, SULIT, TIDAK BOLEH DIBUAT SALINAN dan lain-lain    Klik tab PAGE LAYOUT Klik bebutang WATERMARK Pilih pilihan yang dikehendaki

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 11

MICROSOFT WORD 2007 BORDER Border ialah bingkai yang diletakkan pada teks atau perenggan yang dipilih. Bingkai juga boleh dilakukan pada mukasurat (Page Border)    Hitamkan teks atau perenggan yang dipilih Klik PAGE BORDERS pada tab PAGE LAYOUT Pilih pilihan yang dikehendaki  Borders  Page Border  Shading Klik OK

COLUMNS    Tandakan teks Klik pada tab PAGE LAYOUT Klik COLUMNS dan pilih bilangan column yang dikehendaki

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 12

MICROSOFT WORD 2007

MEMERIKSA KESALAHAN EJAAN DAN PERBENDAHARAAN    Klik tab REVIEW, klik SPELLING AND GRAMMER Jika perkataan merah – bermakna salah ejaan (Klik kanan dan betulkan) Jika peraktaan hijau – bermakna perbendaharaan salah ( Klik kanan dan betulkan)

WRAP TEKS Gambar yang dimasukkan tidak boleh diubah lokasinya dengan sesuka hati, langkahlangkah berikut perlu dilakukan supaya lokasinya boleh diubah dengan lebih senang.    Klik gambar Klik FORMAT , klik TEXT WRAPPING Ubah lokasi yang dikehendaki

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 13

MICROSOFT WORD 2007  JADUAL

Jadual digunakan untuk menyampaikan maklumat dalam bentuk pembentangan yang menarik beserta teks dan grafik. Pelbagai bentuk jadual yang telah disediakan untuk dipilih. Satu baris/row

Satu lajur/column   Letak kursor di bahagian yang hendak dimasukan jadual. Klik tab INSERT > TABLE

Satu sel

* Jika bilangan lajur atau baris lebih dari 10x10, boleh gunakan arahan INSERT TABLE

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 14

MICROSOFT WORD 2007

Tandakan baris/lajur yang hendak ditambah Klik Kanan tetikus > klik INSERT

MENCANTUMKAN SEL DALAM JADUAL   Tandakan sel-sel yang dikehendaki Klik MERGE CELL pada tab LAYOUT

MEMBAHAGI BARIS/LAJUR SAMA BESAR 

Tandakan jadual Klik tab LAYOUT > DISTRIBUTE ROWS (untuk baris) atau DISTRIBUTE COLUMNS (untuk lajur)

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 15

MICROSOFT WORD 2007 INDEN Inden digunakan untuk menjarakkan teks dari margin kiri atau margin kanan dokumen. Inden boleh dibuat untuk satu perengan atau baris pertama sahaja.     Letak kursor didalam perenggan Klik tab HOME > INCREASE INDENT Tentukan jarak indent yang dikehendaki Klik Ok atau DECREASE INDEN

Menginden menggunakan ruler   Tandakan perenggan yang dikehendaki Klik dan seret marker (menggunakan mouse ) pada ruler seperti dibawah : TAB

First line Inden

Hanging Inden

Right indent

TAB Word telah menyediakan perhentian tab setiap 0.5 inci apabila icon tab ditekan. Bagi membuat perhentian tab sendiri mengikut jarak yang dikehendaki :   tentukan/letakan tab marker di bahagian pembaris klik pada ikon penjuru kiri pembaris untuk memilih jenis tab samada : tab tab tab tab untuk untuk untuk untuk kekanankan teks kekirikan teks ketengahkan teks samakan titik perpuluhan pada teks

Untuk membuang tab Seret saja tab marker tersebut keluar dari pembaris.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 16

MICROSOFT WORD 2007 PEMISAH BARIS DAN RUANG (COLUMN BREAK AND SECTION BREAK) Pemisah baris membolehkan anda memecahkan dokumen kepada beberapa bahagian. Anda boleh format bahagian yang terbahagi ini secara berasingan 1) Klik tab PAGE LAYOUT> PAGE SETUP ribbon > Pilih BREAKS

2)

Pilih breaks yang dikehendaki

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 17

MICROSOFT WORD 2007 MEMASUKKAN CLIP ART Ms Word 2007 menyediakan pelbagai kemudahan yang membolehkan anda memasukkan elemen grafik atau imej ke dalam sesuatu dokumen. 1) 2) Tentukan lokasi hendak di masukkan clip art dengan mengklik tetikus. Klik tab INSERT > ILLUSTRATIONS ribbon > klik CLIP ART

3) 4)

Tetingkap Clip Art akan dipaparkan. Masukkan carian. Klik anak panah > INSERT untuk memasukkan imej

ATAU GUNA FAIL IMEJ Klik tab INSERT > ILLUSTRATIONS ribbon > Klik PICTURE. Pilih lokasi gambar tersebut dan Klik bebutang INSERT

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 18

MICROSOFT WORD 2007 WORDART WORDART merupakan salah satu aplikasi yang digunakan untuk mengubahsuai teks dalam pelbagai jenis bentuk dan menambah kesan tertentu pada teks. 1. Klik tab INSERT > TEXT ribbon>klik WORDART

2. WORDART GALLERY akan dipaparkan, pilih satu bentuk 3. Taipkan teks dan klik OK

Apabila wordart diaktifkan, satu tab FORMAT akan dipaparkan untuk editing

TEXT – edit teks

WORDART STYLES – bentuk wordart

SHADOW EFFECTS – kesan berbayang

3-D EFFECTS - kesan 3 dimensi

ARRANGE – susunan wordart

SIZE - saiz

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 19

MICROSOFT WORD 2007 GRAFIK Selain gambar dan clipart, anda boleh masukkan Shapes iaitu bentuk yang sedia ada.  Klik tab INSERT > ILLUSTRATIONS ribbon > Klik SHAPES

Pilih SHAPES yang dikehendaki

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 20

MICROSOFT WORD 2007 SMARTART GRAPHIC SmartArt Graphic ialah koleksi grafik yang digunakan untuk menyampaikan maklumat terutamanya dalam persembahan

CARTA Memasukkan carta dan graf ke dalam dokumen

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 21

MICROSOFT WORD 2007 MENCETAK DOKUMEN Mengubah margin, saiz kertas dan orientasi kertas   Klik tab PAGE LAYOUT > PAGE SETUP ribbon > Klik MARGIN Pilih margin yang dikehendaki

*

Untuk ubah Orientasi kertas, klik ORIENTASI Untuk ubah saiz kertas, klik SIZE ARAHAN PRINT PREVIEW   Klik bebutang OFFICE pada penjuru sebelah kiri Klik arahan PRINT > PRINT PREVIEW Ribbon dan fungsi yang terdapat di dalam tab PRINT PREVIEW

PRINT - mencetak

PAGE SETUP – setting mukasurat

ZOOM – setting zoom

PREVIEW – setting tayangan

CLOSE – tutup preview untuk kembali ke normal

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 22

MICROSOFT WORD 2007 MENCETAK DOKUMEN  Klik bebutang OFFICE > PRINT > Klik arahan PRINT

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 23

MICROSOFT WORD 2007 MEL CANTUM/MAIL MERGE Jualan, anjuran keahlian kelab, dan usaha promosi yang lain selalunya melibatkan penghantaran surat kepada bakal pelanggan . Surat-surat ini mempunyai kandungan yang sama , cuma berlainan nama dan alamat si penerima . Ciri MailMerge atau Mel Cantum membenarkan anda mencipta surat atau dokumen lain yang mencantumkan satu dokumen utama (contohnya surat standard) dan satu fail data yang mengandungi semua nama dan alamat penerima . Anda tidak perlu menaip setiap surat secara berasingan. Word akan menghasilkan surat-surat itu untuk anda. Surat standard fail data Mel cantum
Ms Masako Yamahata P.O.box 5205 Mr.Raymond Li 77 Thomson Road

........ …… dear….. we are pleased to…………… ………………. Sincerely, .

Ms. Masako yamahata p.o. box 5205 Mr. Raymond Li 77 Thomson Road Mr. Robert Murray 100 Lookout Road

+

==>

Mr. Robert Murray 100 Lookout Road Bourlder Colorado 80301 USA Dear Robert, We are pleased to…….. ……………………… … ………………………. . sincerely…….

Anda juga boleh mencetak label Mel, sampul surat dan catalog dengan menggunakan mel cantum.

Mr. Murray 100 Lookout Road Mr. Masako p.o.box 5205

Mr. Li 77 Thomson Road Mr. Murray 100 Lookout

Mr ,Murray 100 Lookout Road bpulder Colarado USA Mr, Li 77 Thomson Road 9157 SINGAPURA Ms masako p.o.box 5205 ……….. …………… …………….

Sampul surat

Label mel

catalog

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 24

MICROSOFT WORD 2007

Medan Rekod

ISTILAH-ISTILAH DALAM MAIL MERGE Main Document = Dokumen Utama Iaitu dokumen yang mengandungi maklumat umum yang tidak berubah untuk dihantar kepada penerima yang berbeza. Data Source = Sumber Data. Iaitu fail yang mengandungi data penerima-penerima surat. Mengandungi maklumat yang berbeza. i.e: nama dan alamat setiap penerima surat cantuman tersebut. Mail Merge = Surat Cantuman Iaitu cantuman antara Main Document dan Data Source. Field = Medan Digambarkan melalui maklumat yang terdapat dalam lajur (column). Record = Rekod Digambarkan melalui maklumat yang terdapat dalam baris (row). Merge Field Medan-medan yang telah dicantumkan Placeholder Tempat di mana data (dari Data Source) perlu dimasukkan (ke dalam Main Document)

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 25

MICROSOFT WORD 2007

Mencipta dokumen utama yang kosong Menyediakan sebuah dokumen tercantum melibatkan dua fail : Dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama mengandungi surat standard , manakala sumber data mengandungi semua nama dan alamat penerima surat. Cipta satu dokumen yang kosong :

1.

Klik pada tab MAILINGS > pada START MAIL MERGE ribbon klik START MAIL MERGE > STEP BY STEP MERGE WIZARD

2.

Pilih LETTERS pada Select document type Dokumen aktif akan menjadi dokumen utama

3.

Klik NEXT: STARTING DOCUMENT

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 26

MICROSOFT WORD 2007 4. Klik: NEXT: SELECT RECIPIENTS untuk langkah seterusnya

4.

Klik TYPE A NEW LIST untuk membuat data baru Klik CREATE untuk mengubahsuai data, tetingkap New Address List akan dipaparkan seperti di bawah

5.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 27

MICROSOFT WORD 2007

1.

Klik pada CUSTOMIZE COLUMNS dan tetingkap Customize Address List akan dipaparkan . Tetingkap ini adalah untuk mengubah medan yang hendak digunakan.. Ubah medan sebagaimana yang dikehendaki dan klik OK. Masukkan data dan tekan OK. Berikan nama untuk data yang telah dimasukkan tadi Klik NEXT : WRITE YOUR LETTER

2. 3.

4.

Taip maklumat bagi rekod/data, seperti yang ditunjukkan.(tambahan digalakkan) – boleh rujuk di bahagian latih amal
KETUA JABATAN Ketua Pengarah Ketua Pengarah Pengarah Pengarah GELARAN Encik NAMA Ali bin Ahmad Abdullah bin Abu Rokiah bt Omar Tan Ah Moi JAWATAN Pegawai Pentadbiran Pegawai Kewangan Pegawai Tadbir Daerah Pembantu Tadbir JABATAN Jabatan Alam Sekitar Jabatan Kimia Malaysia INTAN Wilayah Utara Jabatan Perkhidma tan Awam Malaysia ALAMAT1 Aras 6, Blok C5, Parcel C Jalan Sultan Jalan Kuala Ketil Blok C1 dan C2, Parcel C Peti Surat 94 Pusat Pentadbiran Kerajaan ALAMAT1 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan POSKOD 62662 BANDAR Putrajaya NEGERI Selangor D.E Selangor D.E Kedah D.A Selangor D.E

Tuan Haji Puan Cik

46661 08007 62510

Petaling Jaya Sungai Petani Putrajaya

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 28

MICROSOFT WORD 2007

1.

Di bahagian ini , anda dikehendaki untuk MENAIP SURAT yang hendak dihantar mengikut senarai nama/data yang telah dimasukkan tadi. Setelah surat siap di taip, klik pada untuk memasukkan medan Klik NEXT : PREVIEW YOUR LETTERS

2. 3.

1. 2.

Klik pada << atau >> untuk melihat senarai data yang telah dimasukkan Untuk mengubah senarai data, klik pada EDIT A RECIPIENT Klik NEXT : COMPLETE THE MERGE

3.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 29

MICROSOFT WORD 2007

1.

Di sini Mail merge telah sedia untuk digunakan Untuk mengubah surat individu, klik EDIT INDIVIDUAL LETTERS. Jika mengubah semua surat, ubah pada surat yang asal. Surat ini boleh di cetak

2.

Bar Alat Mel Cantum Apabila anda kembali pada dokumen utama, satu bar alat baru akan ditambah kedalam skrin dokumen. Butang- butang pada bar alat mengandungi perintah yang anda perlu dalam menggunakan mail cantum. Cipta Sampul surat dan cetak Mulakan Mail Merge Edit penama Masukkan medan Masukan arahan Edit, print dan email surat

Cipta dan Cetak Label

Masukkan penerima surat

Masukkan alamat penerima

Masukkan medan sepadan

Papar Data

Rekod pilihan

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 30

MICROSOFT WORD 2007 Menyediakan Dokumen Utama Sesudah fail data siap disediakan , langkah yang berikutnya ialah penyediaan surat standard atau dokumen utama. 1. 2. 3. Pada skrin dokumen utama, buka menu INSERT. Klik DATE AND TIME , pilih tarikh/format Klik kotak UPDATE AUTOMATICALLY, kemudian klik OK(tarikh akan dikemaskini secara automatik) Untuk memasukan medan gelaran, klik pada butang INSERT MERGE FIELD pada bar alat mel cantum. 4. 5. 6. Tetingkap Insert Merge Field akan dipaparkan, pilih medan yang dikehendaki dan klik INSERT Pilih medan pertama. Anda <<Nama>> di dalam dokumen akan nampak

Klik butang insert merge field sekali lagi. Kali ini pilih medan <<Ketua Jabatan>>. #(Gunakan cara yang sama untuk memasukkan medan ke dalam dokumen utama)

7.

Setelah selesai, simpan dokumen dengan menekan butang Save.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 31

MICROSOFT WORD 2007 Mengedit Data sedia ada 1. 2. 3. Klik EDIT RECIPIENT LIST . Klik nama dan tekan bebutang EDIT Untuk carian rekod data yang hendak di edit, klik Find dan cari rekod yang hendak di edit Edit rekod tersebut dan klik SAVE

Mencantum/Mencetak Anda boleh mencantumkan dua fail itu untuk menghasilkan satu dokumen atau anda boleh terus mencetak hasil cantuman itu tanpa menyimpan hasilnya. 1. 2. 3. Klik butang FINISH AND MERGE > PRINT DOCUMENTS Pilih surat mana yang hendak di cetak Tekan OK

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 32

MICROSOFT WORD 2007 Mencetak Label Mel Pada Sampul Jika anda mempunyai senarai panjang pelanggan, anda boleh menjimatkan masa dengan mencetak label bagi sampul surat.

1. 2.

Klik PREVIEW RESULT untuk papar alamat yang dikehendaki Highlight/tandakan alamat yang hendak dicetak

3.

Klik ENVELOPES surat

. Klik PRINT untuk mencetak pada sampul

Pilih Opsyen Lain Untuk memilih saiz sampul surat selain daripada saiz lain, klik butang OPTIONS untuk membuka kotak ENVELOPE OPTIONS. Pilih Cara Cetakan Sampul Surat Anda boleh memilih cara cetakan pada sampul surat dari menu PRINTING OPTIONS. Mencetak Untuk mencetak sampul surat, klik butang Print.

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA, INTAN

Mukasurat 33

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful