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Decorrência da Teoria Neoclássica Processo Administrativo. A Teoria Neoclássica
é também denominada Escola Operacional ou Escola do Processo Administrativo,
pela sua concepção da Administração como um processo de aplicação de princípios
e de funções para o alcance de objetivos. As várias funções do administrador,
consideradas como um todo, formam o processo administrativo. Planejamento,
organização, direção e controle, por exemplo, consideradas separadamente,
constituem as funções administrativas, quando visualizadas na sua abordagem
total para o alcance de objetivos, elas formam o processo administrativo.
Processo é qualquer fenômeno que apresente mudança contínua no tempo ou qualquer
operação ou tratamento contínuo. O conceito de processo implica que os
acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, em evolução, sempre em mudança,
contínuos. O processo não é uma coisa parada, estático, é dinâmico. Planejamento
Organização Direção Controle Decisão sobre os objetivos. Definição de planos
para
alcançá-los.
Programação
de atividades Recursos e atividades para atingir os objetivos; órgãos e cargos.
Atribuição de autoridade e responsabilidade Preenchimento dos cargos.
Comunicação,
liderança
e motivação do pessoal. Direção para os objetivos. Definição de padrões para
medir desempenho, corrigir desvios ou discrepâncias e garantir que o
planejamento seja realizado. Planejamento Termos chaves Planejamento – processo
de determinar os objetivos e metas organizacionais e como realiza-los.
Planejamento estratégico – planejamento do rumo de uma organização e de todos os
seus componentes. Direciona a missão da organização em termos de sua principal
atividade. Resultados do planejamento estratégico incluem diretrizes amplas e
gerais para a seleção de áreas de atividade ou mercados nos quais devemos
penetrar, ou dos quais devemos nos retirar. Planejamento operacional – ou
planejamento do dia-a-dia, direciona cronogramas específicos e alvos
mensuráveis. Planejamento tático – analisa alternativas à realização da missão;
os resultados normalmente são alvos de oportunidade dentro da indústria ou do
mercado. O planejamento envolve 1- escolher um destino. 2- avaliar os caminhos
alternativos e 3- decidir sobre o rumo específico para alcançar o destino
escolhido. O planejamento é um elemento extremamente importante da função de
cada gerente, seja do ponto de vista organizacional ou do seu conjunto de
responsabilidades pessoais do dia-a-dia. O custo de um erro resultante do velho
método de tomada de decisão “empurrando com a barriga” é alto demais na economia
complexa de hoje. O planejamento força os gerentes a sentar e refletir sobre os
problemas e alternativas até chegarem a uma solução. Características do
Planejamento: 1- O planejamento é um processo permanente e contínuo, não se
esgota em um único plano de ação, mas é realizado continuamente dentro da
empresa. 2- O planejamento é sempre voltado para o futuro. 3- O planejamento
visa à racionalidade da tomada de decisão, ao estabelecer esquemas para o
futuro, o planejamento funciona como um meio de orientar o processo decisório.
4- O planejamento visa selecionar, entre várias alternativas, um curso de ação
escolhido dentre as várias alternativas de caminhos potenciais. 5- O
planejamento é sistêmico, deve abranger a organização como um todo. 6- O
planejamento é interativo, envolve passos ou fases que se sucedem. Deve ser
suficientemente flexível para aceitar ajustes e correções à medida que for sendo
executado. 7- O planejamento é uma técnica de alocação de recursos. De uma forma
estudada e decidida é dimensionado a alocação dos recursos humanos e não
humanos. 8- O planejamento é uma função administrativa que interage com as
demais funções como organização, direção e controle, influenciando e sendo
influenciada por todas elas. 9- O planejamento é uma técnica de mudança e de
inovação dentro da empresa. A Estrutura do Planejamento O planejamento em uma
organização pode ser visto de três perspectivas diferentes: Planejamento
estratégico, tático e operacional. Planejamento Estratégico. No campo do
planejamento estratégico, a pergunta básica é: em que atividade está a entidade
ou a organização? (Mais comumente: o que nós gostaríamos de fazer quando
crescermos?). Para descrever o planejamento estratégico mais detalhadamente,
vamos examinar algumas de suas características: Período de tempo: Normalmente
longo, acima de cinco anos. Pergunta básica: Em que ramo de atividade estamos?
Devemos ampliar ou diminuir nosso mercado? 2 Complexidade: Muitas variáveis, já
que os ambientes externo e interno precisam ser avaliados. Pontos fortes, pontos
fracos e oportunidades são revistos. Grau de estrutura: O planejamento
estratégico tende a ser visto de modo diferente por cada organização, dependendo
da cultura, da filosofia e do pessoal. Resultados Resultados: Declaração
genérica que estabelece por escrito o que foi alcançado durante o processo de
planejamento. Às vezes é chamada de declaração de missão. Ela afirma o propósito
básico da organização e em que ramo de atividade ela irá se concentrar. O
processo de planejamento, ou a determinação da estratégia, e o estabelecimento
de objetivos podem ser divididos em cinco etapas principais: 1- Identificação do
que a organização pode fazer. Isso pode ser determinado pelo ambiente,
principalmente em termos da oportunidade de mercado; 2- Avaliação do que a
organização deve fazer em termos de seus recursos e capacidades; 3- Decidir o
que a organização deveria fazer em termos de valores e das aspirações da
administração; 4- Determinar o que a organização deveria fazer em termos de suas
obrigações para com os segmentos da sociedade e seus acionistas.; 5- Relacionar
as oportunidades, as capacidades, os valores e as obrigações para com a
sociedade, a um nível aceitável de risco, em busca da missão da organização. Um
modo prático para se determinar a estratégia administrativa é aplicar o método
de análise de hiato ao planejamento estratégico. Essa abordagem faz as seguintes
indagações: Onde estamos hoje em termos de nosso planejamento estratégico? Para
onde estamos indo? Para onde queremos ir? Como vamos chegar lá? O planejamento
estratégico está voltado para o estabelecimento de metas, objetivos, políticas e
missão da organização. Onde: Meta é o objetivo de curto prazo. Objetivo é o alvo
a ser alcançado. Políticas são as diretrizes amplas e gerais para ações que se
relacionam com a realização dos objetivos. Missão é a razão da existência da
empresa. Em resumo, esse nível de planejamento examina as questões principais,
olha o ambiente externo para assegurar de que a abordagem é realista, e
determina rumo amplo e generalizado para a organização. Esse rumo é então
escrito e pode ser comunicado para os componentes internos e externos. 3
Planejamento TáticoÉ o planejamento feito em nível departamental. Suas
principais características são: É projetado para o médio prazo, geralmente para
o exercício anual; ◊ Envolve cada departamento, abrangendo seus recursos
específicos, e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais; ◊◊◊ É
definido por cada departamento da empresa. Planejamento operacional: É o
planejamento feito para cada tarefa ou atividade. Suas principais
características são: É projetado para curto prazo, para o imediato; ◊◊◊ Envolve
cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas
específicas; É definido para cada tarefa ou atividade. O planejamento
operacional é constituído geralmente por metas, programas, procedimentos,
métodos e normas. Os planos operacionais situam-se ao redor das seguintes
questões básicas: 1. Por que isto deve ser feito? É uma pergunta para esclarecer
a necessidade real do trabalho. 2. O que deve ser feito? Quais os tipos e
quantidades de atividades requeridas, quais os equipamentos e máquinas
necessários, materiais, pessoal, enfim, quais os recursos necessários. 3. Onde
deverá ser feito? Esta pergunta considera o local e espaço, centralização ou
descentralização das atividades. 4. Quando deverá ser feito? Esta pergunta
considera o tempo. Quando cada parte do trabalho deverá Ter início e término. 5.
Quem deverá fazer? Esta pergunta considera o tipo e disponibilidade de
capacidade e experiência necessárias para a execução do trabalho planejado. 6.
Como deverá ser feito? Esta pergunta considera os meios ou métodos propostos
para a realização do trabalho. Algumas técnicas relacionadas com o planejamento
são utilizadas para assegurar o alcance desejado dos objetivos: Cronograma. É um
gráfico de dupla entrada. Nas linhas, são colocados os eventos planejados, e nas
colunas, os períodos de tempo considerados como padrão. Sua função é relacionar
duas variáveis: os eventos em função do tempo. É um gráfico de planejamento e
controle. Gráfico de Gantt. É semelhante ao cronograma, com uma variação: as
colunas, reservadas variável tempo, são divididas em quatro partes. 4
Originariamente imaginado para planejamento e controle da produção semanal, o
gráfico considerava cada mês (coluna) dividido em quatro semanas (subcolunas).
Pert (Program Evaluation Review Technique). Traduzido para o português como
Técnica de Revisão e Avaliação de Programas, é uma técnica indicada para
planejamento e controle onde ocorram múltiplas atividades ou eventos intimamente
inter-relacionados e interdependentes, desenvolvidos em períodos de tempo
variáveis. Projetos ou programas mais complexos geralmente são desenvolvidos
através do PERT. O modelo básico do PERT é um diagrama ou rede de setas, com uma
rede de caminhos e o caminho crítico. Planejamento Conteúdo Extensão Amplitude
Estratégico Genérico, sintético e abrangente Longo prazo Macroorientado,
aborda a empresa
na totalidade
Tático Menos genérico e mais detalhado Médio Prazo Aborda cada
unidade da
empresa
separadamente
Operacional Detalhado,
específico e
analítico
Curto Prazo Orientado para
apenas cada
tarefa da operação
Organização A palavra organização pode assumir vários significados em
administração. Os dois principais são: 1. Organização como uma unidade ou
entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos
específicos. Neste sentido, a palavra organização significa qualquer
empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados
objetivos. Pode ser formal e informal. 2. Organização como função administrativa
e parte integrante do processo administrativo. Neste sentido, organização
significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos
incumbidos de sua administração, e estabelecer relações entre eles e as
atribuições de cada um deles. 5
Dentro de uma conceituação estrita, Allen, um clássico ortodoxo, define a
organização da seguinte maneira: “a organização formal é um sistema de tarefas
bem-definidas, cada uma das quais tem em si uma quantidade específica de
autoridade, responsabilidade e obrigação de prestar contas”. A organização é uma
atividade básica da administração: serve para agrupar e estruturar todos os
recursos – sejam humanos ou não humanos – para atingir os objetivos
predeterminados. De todos os recursos o elemento humano é o mais importante.
Através da organização, as pessoas são agrupadas para melhor realizar em tarefas
inter-relacionadas e para melhor poderem trabalhar em grupo. Uma das técnicas
relacionadas com a organização é o organograma que é um gráfico que representa a
estrutura formal da empresa, onde aparecem claramente: - A estrutura
hierárquica, definindo os diversos níveis da organização.
- Os órgãos componentes da estrutura;
- Os canais de comunicação que ligam os órgãos
- Os nomes dos ocupantes dos cargos.
Direção A direção constitui a terceira função administrativa. Definido o
planejamento e estabelecida a organização, resta fazer as coisas andarem e
acontecerem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção
está relacionada com a ação, como colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as
pessoas: está diretamente relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da
empresa. A função de direção se relaciona diretamente com a maneira pela qual o
objetivo ou os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas
que compõem a organização. Assim, a direção é a função administrativa que se
refere s relações interpessoais dos administradores em todos os níveis da
organização e de seus respectivos subordinados. Dirigir também é interpretar os
planos para os outros e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos
objetivos a atingir: Pode ser a nível global abrange toda a organização.
Departamental abrange cada unidade da empresa. operacional abrange as pessoas
e suas tarefas 6
PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO APLICADOS À DIREÇÃO. 1- Unidade de comando:
Cada subordinado tem um superior a quem deve prestar contas 2-Delegação:
Compreende designação de tarefas, de autoridade, de responsabilidade 3-Amplitude
de controle: Há um limite quanto ao número de posições que podem ser
eficientemente supervisionadas por um único indivíduo. 4- Principio da
coordenação ou das relações funcionais: É uma ação globalizada e convergente,
que harmoniza e capitaliza todos os esforços individuais em beneficio do
objetivo comum. CONTROLE pode assumir alguns significados na administração. os
três principais são: 1- Controle como função coercitiva: é negativo limitativo,
coercitivo, delimitativo, manipulativo. 2- Controle como sistema automático de
regulação: funcionamento automático de um sistema. 3-Controle como função
administrativa: é o controle como parte do processo administrativo. Os controles
podem ser usados para: • . padronizar o desempenho, através de inspeções,
supervisão, procedimentos escritos. •. proteger os bens da organização de
roubos, desperdícios e abusos, através da exigência de registros escritos,
auditoria e divisão de responsabilidade • padronizar a qualidade de produtos ou
serviços oferecidos pela empresa • limitar a quantidade de autoridade que está
sendo exercida pelas várias posições ou pelos níveis organizacionais • medir e
dirigir o desempenho dos empregados, através de sistemas de avaliação do
desempenho do pessoal, supervisão direta • como meios preventivos para o
atingimento dos objetivos da empresa, através da articulação de objetivos em um
planejamento. 7
A FINALIDADE DO CONTROLE É ASSEGURAR QUE OS RESULTADOS
DAQUILO QUE FOI PLANEJADO, ORGANIZADO DIVIDIDO SE AJUSTEM
TANTO QUANTO POSSÍVEL AOS OBJETIVOS PREVIAMENTE
ESTABELECIDOS
FASES DO CONTROLE 1- Um objetivo, um plano, um alinha de atuação, um padrão, uma
norma, uma regra decisorial, um critério.
2- Um meio de medir a atividade desenvolvida
3- Um procedimento para comparar tal atividade com o critério fixado.
4- Algum mecanismo que corrija a atividade em curso para que alcance os
resultados desejados. PADRÕES E CRITÉRIOS Os padrões representam o desempenho
desejado. Os critérios representam as normas que guiam as decisões. São
balizamentos que proporcionam meios para se estabelecer o que se deve fazer e
qual o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejável. Princípios
gerais de administração aplicados ao controle Garantia do objetivo: O controle
deve contribuir para identificação dos desvios em tempo para permitir a ação
corretiva. Definição dos padrões: Facilitará a aceitação por parte de quem
executará as tarefas Principio da exceção: O administrador deve concentrar seus
esforços de controle em desvios e em exceções. Ação: O controle somente se
justifica quando indica providencias capazes de corrigir os desvios apontados ou
verificados em relação aos planos. 8
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