Faithe Wempen

Faithe Wempen

Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes

Authorized translation from the English language edition published by Sams Publishing. Copyright © 1999 All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher. Croatian language edition published by Strijelac d.o.o. Copyright © 1999 Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak Izdava~: „Strijelac“ Zagreb Urednik: Goran Jedna~ak Lektura: Mladen Jedna~ak Korektura: Rada Fedor Priprema za tisak: Grafi~ki studio „MI[“ Tisak: Tiskara “Kasani}” CIP – Katalogizacija u publikaciji Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb UDK 004.42 Access 2000 (035) WEMPEN, Faithe Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen; [preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].– Zagreb: Strijelac, 2000. – 242 str.: ilustr.; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha) Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. – Kazalo. ISBN 953-210-006-7 400117050
Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999. Sva prava pridr`ana. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima. Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona. Izdava~ i autor ulo`ili su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~ i autor objavom ove knjige ne pru`aju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio sadr`aja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgovornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

SADR@AJ
UVOD 1 [to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 [to je serija knjiga “10 minuta do uspjeha?”. . . . . . . . . . 2 Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2

^EMU

SLU@E BAZE PODATAKA?

4

Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5 Izvje{taji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8

PLANIRANJE

BAZE PODATAKA

10

Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Kakve izvje{taje `elite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

POKRETANJE

I NAPU[TANJE

ACCESSA

18

Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

UPOTREBA

POMO]I U

ACCESSU

23

Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28 ^itanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Pronala`enje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32 Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

STVARANJE

NOVE BAZE PODATAKA

34

Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34 Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37

iv

10 MINUTA

DO USPJEHA!

VODI^

KROZ

ACCESS 2000

SPREMANJE,

ZATVARANJE I OTVARANJE

BAZE PODATAKA

41

Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

STVARANJE

TABLICE UZ POMO}

TABLE WIZARDA

50

Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

STVARANJE

TABLICE BEZ POMO}I

~AROBNJAKA

56

Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62 Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

UNO{ENJE

PROMJENA U TABLICU

65

Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

STVARANJE

ODNOSA IZME|U TABLICA

71

Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 [to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 [to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

UNO{ENJE

PODATKA U TABLICU

78

Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda . . . . . . . . . . . . . 85 Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . 108 Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . 104 Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94 Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 FORMATIRANJE TABLICE 89 Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Zatvaranje tablice . . . 116 Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Odabiranje slogova . . 98 Uno{enje podataka u formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . 94 Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . 106 Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .SADR@AJ v Pomicanje po tablici. . . 96 Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . 107 Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104 Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . 111 Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 83 Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 116 Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 PRILAGO\AVANJE UPITA 162 Sortiranje polja u upitu . . . . . . . 134 Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . 127 Umetanje slike . . 148 Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . 141 Filtriranje podataka . 139 SORTIRANJE. . . INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141 Pronala`enje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 DODAVANJE SLIKA U FORMU 127 Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . 143 Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148 [to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Ispis rezultata upita . . . . . 137 Ostali na~ini za pronala`enje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . .vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . 127 Umetanje Clip Arta . . . . . . 159 Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . 131 PRONALA`ENJE PODATAKA 134 Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . 152 Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . 141 Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155 Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . 170 Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . . . . . . . 184 Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Rad s kontrolama u izvje{taju . . . .SADR@AJ vii STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168 Za{to stvarati izvje{taje? . . . . 205 Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . . . . . 194 UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195 Osnove Interneta . 189 Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . 194 Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 204 Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . 197 Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . . 187 STVARANJE DIJAGRAMA 189 Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 [ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . 168 Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . 206 Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . 174 PRILAGO\AVANJE IZVJE{TAJA 175 Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Za{tita podataka u formi . 181 Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . . . . . . 196 Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181 Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . 213 Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . 221 Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . 222 KAZALO 225 . . . . . . . . . . . . . . . 219 SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221 Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . . . . . . . . 213 Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . .viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213 Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

upravi i ljudima zadu`enima za prodaju. koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje prodavala. stru~nom osoblju.O AUTORU Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima. POSVETA Knjigu posve}ujem Margaret. Ostatak pripada urednicima. . Moje zahvale idu urednicima. ZAHVALE Ve}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. uklju~uju}i i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 Professional 6-in-1”. Vlasnica je tvrtke “Your Computer Friend” u Indianapolisu koja se specijalizirala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u. marketingu i prodajnom timu tvrtke “Macmillan Publishing” za jo{ jedan dobro obavljen posao.

.

Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica za pisma upotrebom svih ili samo dijela podataka. No. Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka. indeksirati i organizirati podatke na na~in koji `elite. Bilo da je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljski informacijski sustav va{e tvrtke.x).UVOD ^estitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijih programa za stvaranje baza podataka. svakako ne}ete `eljeti pro~itati neku debelu knjigu. da biste se sna{li. l l . Evo nekoliko stvari koje mo`ete uraditi s Accessom: l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti iz drugih programa. Vjerojatno se bez pomo}i ne}ete mo}i upustiti u rad s Accessom. Ova knjiga obja{njava Microsoft Access 2000 – verziju koja je dizajnirana za rad s Windowsima 95/98/NT. Access }e obaviti posao. on nije jednostavan program. Sortirati. ve} biste htjeli: l l Jednostavan uvod razumljivim jezikom. l Potrebna vam je knjiga “10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft Access 2000”! [TO JE MICROSOFT ACCESS 2000? Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijama Windowsa (Windows 3. spremanje i organiziranje informacija kao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Access omogu}ava skupljanje. Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etnike. a ujedno je i najpopularniji. Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazu podataka.

umetnite instalacijski CD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu. KNJIZI PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI U Svaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije “korak-po-korak” za odre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem: Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove savjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjegavate zbrku. Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetima koje postavljate. logi~an i sna`an program mo`ete nau~iti u kratkom vremenu.2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000 l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositi nove informacije u bazu podataka. Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve. knjige poma`u pri u~enju osnovnih opcija programa. ako na taj na~in niste instalirali Access. tada ste vjerojatno s Officeom instalirali i Access. . l Instaliranje Accessa Ako je Access dio instalacije Microsoft Officea 2000. 10 minuta do uspjeha! Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnovnih znanja potrebnih za rad s programom. Umjesto obja{njavanja cijelog programa. No. [TO “10 JE SERIJA KNJIGA MINUTA DO USPJEHA”? Serija ovih knjiga na novi na~in poma`e pri u~enju ra~unalnih programa. Ovaj prekrasan. Nau~it }ete raditi s ovim izuzetnim programom mnogo br`e nego {to biste to ina~e u~inili.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~ja u kojima novi korisnici nailaze na probleme. Imena izbornika. . a savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.UVOD 3 Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom. polja i tipki po~inju velikim prvim slovom. Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji. Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa: l l l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji.

.

1. s pripadaju}im telefonskim brojevima. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s Microsoft Accessom mo`ete spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjera obra|ena u ovoj vje`bi. teoretski gledano mo`ete uraditi gotovo sve {to za`elite. mo`emo re}i da je to skup informacija. kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika u knji`nici. mo`ete uraditi jedno od sljede}eg: l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 dana. ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovoj bazi podataka. Na primjer. Na primjer. Vje`ba [TO JE BAZA PODATAKA? U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka i vidjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme. l l Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to mo`ete uraditi s Accessom. ^EMU SLU@E BAZE PODATAKA? @elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka. va{a telefonska knji`ica je baza podataka.) Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{a tehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka. kako biste mogli nazvati jedan od ispisanih brojeva. Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihove podatke za kuverte. imajte na umu da mo`ete uraditi i mnogo vi{e. . (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da presortirate pozivne brojeve kako biste platili ni`u cijenu. Me|utim.

datum ro|enja i datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1. Ako radite vi{e poslova istovremeno. Na primjer. mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svaki posao. svaki radnik ili element inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer.[TO JE BAZA PODATAKA? 5 KAKO ACCESS SPREMA PODATKE? U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka.1 Accessova tipi~na tablica. Slika 1. Svaki slog je skup informacija o jednoj stvari – u ovom slu~aju zaposlenik. Tako stvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka – ne samo sve podatke ve} i forme. Na primjer. a njegovo prezime drugo. Tablica je vrlo sli~na radnoj stranici u Excelu. zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje.1). Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. sve informacije o Nancy Davolio. izvje{taje i indekse. uklju~uju}i titulu. Svaki redak je slog Svaki stupac je polje Dio retka ili stupca je }elija SLIKA 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}e tablicu). Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u polje Last Name. TABLICE Srce svake baze podataka je tablica. .

Na primjer. FORME Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremni su za spremanje.1948. pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonu kako bi lak{e unosili podatke. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izravno u tablicu.6 1. Na primjer. vje`bi. Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. Tre}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama. i 8. Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formu neposredno sprema u tablicu. dok sljede}a tablica koju stvorite mo`e sadr`avati podatke o proizvodu koji prodajete. Vi{e tabli~ne forme Formu mo`ete upotrijebiti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica. 8. Forma koja je prikazana na slici 1. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. Na primjer. Svaka datoteka baze podataka sadr`i mnogo tablica. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka koji su organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. u }eliji gdje se preklapaju stupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enja Nancy.1. . IZVJE{TAJI Dok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu. {to }ete nau~iti kasnije u vje`bama. @elite li prikazati i raditi na sljede}oj kartici. izvje{taji se stvaraju za ispisivanje. mo`ete stvoriti tablicu popisa svih kupaca.12. VJE@BA U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog. mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{em poduze}u (slika 1. slika 1. a to podru~je nazivamo }elija. vje`bi.2 prikazuje podatak u formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici 1. jednostavno je kliknite. Forma omogu}ava stvaranje stranice “popuni praznine” kako biste kasnije unosili `eljene podatke na najjednostavniji na~in.3). Na primjer.2 sadr`i dvije kartice.

.[TO JE BAZA PODATAKA? 7 SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijeliti svojim zaposlenicima. Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled- SLIKA 1.2 nijim.

forme olak{avaju unos podataka. prikaz na slici 1. O tome mo`ete razmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. UPITI Upit je na~in skrivanja informacija koje ne `elite vidjeti. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela prema cijeloj bazi podataka. vje`bi. uvjet ili maska. No nemojte brinuti. a upiti poma`u pri pronala`enju informacija koje `elite upotrijebiti u tablici. vje`bi }ete nau~iti kako stvarati jednostavan upit. Podaci koji vas ne zanimaju propast }e u spilju. a ostaju samo podaci koji vas zanimaju. a da biste informacije koje `elite prikazati vidjeli {to jasnije. KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVE BAZE PODATAKA Dok stvarate tablice.3. morate imati na umu da su svi povezani. Vi{e o prikazu i ispisu u 24. u 21. ACCESSOV ^AROBNJAK OLAK[AVA STVARANJE BAZE PODATAKA Kroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. izvje{taje. VJE@BA Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja koji `elite ispisati. izvje{taj. Izvje{taji organiziraju i sumiraju podatke. Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu. Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput: vrijednost. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svih aktivnosti – svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici.4 prikazuje ~arobnjaka na zaslonu. ^arobnjak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka. forme i upite. . mo`ete ga prikazati na zaslonu pomo}u opcije Print Preview. Slika 1.8 1. upit ili ne{to drugo prema va{im `eljama.

imate dvije mogu}nosti. ljudima koji imaju puno slobodnog vremena. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. . Preporu~am da svaki po~etnik upotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e.4 ^arobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta baze podataka. a druga je pomo}u ~arobnjaka. Svaki put kada stvarate novi objekt. kao {to je tablica ili forma. Ostavite te`e stvari.[TO JE BAZA PODATAKA? 9 SLIKA 1. jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje mo`e kasnije u{tedjeti sate rada. U 2. vje`bu. Ja ih upotrebljavam jer je rad br`i i kra}i. kao {to je rad u prikazu Design. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazu Design. Ne preska~ite 2.

Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si nekoliko pitanja: l Koje podatke `elim spremiti i kako ih je najbolje organizirati? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje trebate. PLANIRANJE JE VA@NO! Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate {to zapravo radite. za vrijeme rada ste vjerojatno bilje`ili {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije. S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne mo`ete si priu{titi eksperimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribli`iti principe planiranja koje mnogi ljudi u~e na te`i na~in.2. Koje informacije `elim znati o statusu posla ili hobija? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan. Vje`ba BAZE PODATAKA PLANIRANJE U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda baze podataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada. Koje akcije unosa podatka `elim ovisno o mom poslu ili hobiju? Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje trebate. pa ste stoga sljede}i puta bili br`i i u~inkovitiji. No. bilo da je va{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. l l .

To je vrlo glupo i lo{e ura|eno. Na primjer. mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svih osam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formu koja uklju~uje te informacije kad god su potrebne. Na primjer. No. a prikazane su u samo jednoj tablici. Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja. Access je program koji ~uva odnose u bazi podataka. najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogo razli~itih informacija.PLANIRANJE BAZE PODATAKA 11 IZBOR TABLICA Tehni~ki. . za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. znalci ka`u da nije normalizirana. NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA Kada je baza podataka lo{e organizirana. ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva informacije o narud`bama kupaca. slijedite naredne tablice: Kupci Narud`be Uvjeti pla}anja Prodava~ Vrsta kupca Na~in otpreme Proizvod Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stvaranja baze podataka jer su promjene u strukturi tablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive (ali ne i nemogu}e). {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme|u njih. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljene u bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.

sve tablice bit }e normalizirane. vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca. ^arobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u. Sve to postaje jo{ ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca. njegovu adresu i telefonski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. 1. jer morate promijeniti adresu u svakom slogu transakcije za kupca. U ovoj vje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao savladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke. Uklju~ite ID broj u tablicu koja sadr`ava imena i adrese i tada upotrijebite isti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadr`ava transakcije.12 2. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA Pretpostavimo da `elite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogovima svih transakcija. Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). vje`ba). ako stvarate baze podataka pomo}u Access Database ~arobnjaka (5. . Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu. no posljednje tri su toliko slo`ene da ih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. Postoji pet pravila normalizacije. VJE@BA Normalizacija podataka Stvorite tablice tako da budu {to preglednije i kompaktnije kako biste izbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja.

{to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednog predavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }ete imati isti problem opisan u prethodnom odlomku – vi{e slogova s istim unosima u poljima. koje izgledaju poput: . IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|ena predavanja. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|ao predavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika. Jedan na~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel. Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike. koja izgleda ovako: Ali. predavanja i vrijeme predavanja. izbrisat }ete i informacije o cijeni sata predavanja.PLANIRANJE BAZE PODATAKA 13 Tablica kupaca Tablica narud`bi 2. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja.

Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke.14 2. l l . planirajte tako da podijelite informacije u vlastite tablice. Employee Contact Information ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imati vi{e od jedne teme za tablicu. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa: l Svaka tablica mora imati temu – na primjer. takve informacije spremite u vlastite tablice. kao {to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji. Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cijena predavanja). VJE@BA Tablica zaposlenika Tablica predavanja Tablica vremena predavanja ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze podataka.

Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve. na primjer. no u slu~aju da to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste automatski generirali uniformirani broj za svaki slog.PLANIRANJE BAZE PODATAKA 15 l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri povezivanju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog teksta (imena). vje`bi. . Polja iz nekoliko tablica mo`ete slo`iti u formu i na taj na~in olak{ati unos podataka u ta polja na zaslonu.1 Forma mo`e biti veza izme|u tablica. brojeve socijalnog osiguranja.1). Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna. pitanje je {to `elite uraditi. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevati formu: l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazu podataka). Na primjer. l KOJU FORMU UPOTRIJEBITI? Kao {to smo opisali u 1. Iz tablice narud`bi Iz tablice proizvoda SLIKA 2. forma je alatka pri unosu podataka. forma narud`bi kupaca mo`e uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvoda (slika 2. upotrijebite ih.

Pra}enje poslovanja. Izdavanje narud`bi. popis va{ih stvari ~ija vrijednost prelazi 50 USD. Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme. Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu. (Ove podatke mo`ete prona}i i pomo}u upita. za potrebe osiguranja. Izvje{taj mo`e istovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica.) Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va{im ra~unalom. VJE@BA l l l Prodaja roba i usluga. Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volontera. l l . Na primjer. koje forme trebate. prije po~etka rada. vje`bi. izvoditi prora~une nad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijep na~in. no mo`ete uraditi promjene u formama u bilo koje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). mo`da }ete `eljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudima koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od 1000 USD. Na primjer. l Ne mogu predvidjeti koje forme trebam? Svakako je va`no imati stvorene efektne forme.16 2. mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorni odbor koji }e vam pomo}i da zadr`ite mjesto direktora. Naj~e{}e }ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju na zaslonu). KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI? Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Stoga ne morate znati. a vi{e o toj temi u 21. Evo nekoliko primjera koje mo`ete uraditi pomo}u izvje{taja: l Ispisati. vje`bi. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u 15.

. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Access.PLANIRANJE BAZE PODATAKA 17 l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u posljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijele tvrtke. Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga planirati prije izrade baze podataka. Naravno. U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka. ako znate kakav }ete izvje{taj trebati. mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektniji pa }e tako i izvje{taj bolje izgledati. forme i izvje{taje.

POKRETANJE ACCESSA Access mo`ete pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako ste program instalirali. Access. upotrijebite osnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku. . otvorite izbornik Start i povucite element Accessa na `eljeno mjesto. Prikazuje se popis programa s odvojenim popisom aplikacija Microsofta. Pokre}e se Pomicanje programa u izborniku Start Ako `elite Access smjestiti u neku drugu grupu programa. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Slijedite naredne korake: 1. 2. Vje`ba NAPU[TANJE ACCESSA POKRETANJE I U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Microsoft Access. Prikazuje se izbornik. Ako vas zbunjuju.3. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start. OSTALI NA^INI POKRETANJA ACCESSA Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu s Windowsima i Microsoft Officceom. 3. Ozna~ite mi{em Programs. Kliknite na gumb Start.

Kada se datoteka prika`e u popisu na dnu prozora Find.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje se svaki put kad pokrenete Access. l l Kada pokrenete Access.) SLIKA 3. Otvorite popis Look In i odaberite My Computer. Kliknite gumb Start i odaberite Find. povucite element Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu. Accessove datoteke imaju . Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru. Tada kliknite opciju Find Now.exe. prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog koji o~ekuje da se izjasnite `elite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoriti ve} stvorenu (slika 3. dvostruko kliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuli Access i otvorili ozna~enu datoteku. odaberite Files or Folders i u okvir za tekst Named utipkajte msaccess.POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 19 l U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete smjestiti na radnu povr{inu. Da biste stvorili ikonu pre~ice. dvostruko je kliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim klikom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu za Access. . Za sada kliknite Cancel. Ako ne mo`ete prona}i Access.1). (U ovoj vje`bi ne}emo raditi s bazama podataka. mo`ete ga potra`iti.mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoni Microsoft Accessa u izborniku Programs. Tada dvostrukim klikom na ikonu pokre}ete Access.

Slika 3. Accessov prozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kada budete zapo~eli rad s bazom podataka. Alatna traka Traka izbornika Statusna traka Radno podru~je SLIKA 3. Tada i gumbi postaju dostupni.20 3. sadr`i izbornike. vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju. alatne trake. statusnu traku i ostalo. VJE@BA DIJELOVI PROZORA Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa.2 prikazuje dijelove Accessovog prozora. .2 Access sadr`i iste elemente kao i ostali Windows programi. a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju.2 da je ve}ina gumba alatne trake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne mo`ete upotrijebiti). Primijetit }ete na slici 3. no to je stoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Tako|er.

Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze podataka radite (tablica. te mo`ete dodavati i skrivati gumbe na alatnoj traci.3). Access mo`ete napustiti na nekoliko na~ina: . postavite pokaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~ (slika 3. Iz popisa mo`ete odabrati koje alatne trake `elite prikazati ili mo`ete kliknuti opciju Customize kako biste otvorili okvir za dijalog gdje mo`ete prilagoditi bilo koju alatnu traku.). te {to `elite s objektom. Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i mo`ete je upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom). NAPU[TANJE ACCESSA Kada zavr{ite s radom u Accessu.POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 21 ACCESSOVE ALATNE TRAKE Ako ste ve} radili s Windowsovim programima. Ime gumba Gumb Close SLIKA 3. postavite pokaziva~ mi{a na njega. prikazat }ete izbornik pre~ica. vjerojatno ste upoznali alatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbe za upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama u izbornicima. na primjer crtanje. mo`ete napustiti program kako biste oslobodili memoriju za naredne zadatke. Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vrijeme mo`ete odabrati koje alatne trake `elite vidjeti. Ako na alatnu traku kliknete desnom tipkom mi{a. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini. forma itd. Ponekad se prikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti.3 Da biste saznali {to gumb ~ini.

22 3. zatim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnim trakama. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access. Exit. zna~i da trebate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kada se izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbu Exit. . VJE@BA l l l Pritisnite tipke Alt+F4 Odaberite File. Exit. Kada odaberete File. Alt+F4? File. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} u Accessu.3). Exit? U ovoj knjizi upotrijebit }emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli koje tipke pritisnuti ili koje naredbe u izborniku odabrati. Kada ugledate Alt+F4. Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3. zna~i da trebate pritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnuti tipku F4.

l l POMO] PUTEM OFFICE ASSISTANTA Vjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom – njegovom sli~icom. Uz pomo} alatke What’s this? dobiti potrebnu pomo} o elementu koji je prikazan na zaslonu. Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Web prikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}. koja iska~e i nudi savjete. . Mo`ete: Postaviti pitanje Office Assistantu. Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jer se iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i. VRSTE l l POMO]I Svaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i. Vje`ba UPOTREBA POMO]I U ACCESSU U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostupnim u Accessu.4.

1) odabirom naredbe Choose Assistant mo`ete odabrati druk~ijeg Assistanta (ako vam se.1 Accessa. Da biste isklju~ili opciju.1). Odaberite drugog Assistanta Primijetite da u izborniku pre~ica (slika 4. Ako vam Office Assistant smeta. Show the Office Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se nalazi na alatnoj traci. VJE@BA PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE OFFICE ASSISTANTA Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi se nad svim otvorenim prozorima. . Office Assistant je smje{ten na vrh prozora @elite li ponovno prikazati Offce Assistant. primjerice. kliknite desnom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.24 4. ne svi|a uredski pribor koji govori). Office Assistant SLIKA 4. odaberite Help. jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona.

2). U mogu}nosti ste uraditi jedno od sljede}eg: l U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assistantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. mo`ete ga ponovno prikazati u bilo koje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Standard. Microsoft Access Help.UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 25 VRSTE POMO]I KOJE NUDI OFFICE ASSISTANT Kada kliknete na Office Assistanta. (Vi{e o ovoj opciji malo kasnije.) Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada Office Assistanta. l l SLIKA 4.) Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no i dalje se Office Assistant nalazi na zaslonu). ili pritiskom na tipku F1. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mogu}no{}u. Ako zatvorite balon~i} pomo}i. . ili klikom na Office Assistant. prikazuje se balon~i} koji postavlja pitanje o vrsti pomo}i (slika 4. ili odabirom Help.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja o pomo}i koju trebate.

jednostavno u okvir za tekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4. a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. VJE@BA Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Office Assistanta vidjeti svijetle}i znak. 2. Na primjer. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prika`e. jednostavno je kliknite.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje: “How do I print. Office Assistant nudi neke teme koje odgovaraju onome {to tra`ite. slika 4.26 4. Da biste vidjeli sugestiju.2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. . kliknite Office Assistant ili pritisnite tipku F1. To zna~i da Office Assistant ve} ima spremnu sugestiju za zadatak koji se spremate uraditi. 3. utipkajte How do I print. a table?” SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no `elite saznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}. POSTAVLJANJE PITANJA OFFICE ASSISTANTU Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi. Na primjer. Slijedite naredne korake: 1.

Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. naredba Help. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim znakovima ili `ele sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. kliknite na pomo} koju tra`ite. Ako `elite saznati vi{e o ovoj temi. .3.UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 27 4. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|enom zadatku. Kliknite OK. Ako ste se prepoznali. 5. mo`ete isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ih koraka: 1. Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to `elite. 2. u Accessu mo`ete upotrijebiti Office Assistant. or form. prikazanu na slici 4. 3. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberite opciju Options. Ako se prika`e sljede}i popis tema. Kada isklju~ite Office Assistanta. query. odabrat }u opciju Print the datasheet of a table. Microsoft Access Help itd. kliknite na strelicu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novo pitanje u okvir za tekst. pro~itajte odjeljak “Upotreba prozora Microsoft Access Help” kasnije u vje`bi. umjesto njega sve normalne aktivnosti (tipka F1.) odnose se na opcije prozora Microsoft Access Help. ISKLJU^IVANJE OPCIJE OFFICE ASSISTANTA Svaki put kada potra`ite pomo}. Tada zatvorite prozor Microsoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na Office Assistanta kako biste potra`ili sljede}u pomo}. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~ite opciju Use the Office Assistant. Kliknite opciju koja opisuje {to `elite uraditi. 6. Na primjer.

Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici 4. kao {to smo ranije objasnili. slijedite naredne korake: 1. Ovi mehanizmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access. stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumb Show/Hide. No ako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i.4 prikazuje stranicu Contents. VJE@BA UPOTREBA PROZORA MICROSOFT ACCESS HELP Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assistanta). Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu. Indexa i Finda. 4. mo`ete pretra`ivati sustav pomo}i prema va{im `eljama. Microsoft Access Help. kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. Popis pomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4. a izgleda vrlo sli~no panou mapa u Widows Exploreru.4). Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kontrole pomo}i. . no u pone{to izmijenjenoj formi.28 4. CONTENTS Stranica Contents je serija mapa koje mo`ete otvoriti. Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents.4. vjerojatno ste upoznati s mehanizmima Contentsa. Ako upotrebljavate Office Assistant. kliknite na gumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnoj traci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vam kasnije trebati. 2. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna. Slika 4. morate odabrati Help. jedini na~in da u|ete u glavni sustav pomo}i je postavljanjem pitanja. Kliknite na karticu Contents. Ako ste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea. 3. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Svaka mapa sadr`i jednu ili vi{e tema pomo}i.

Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s desne strane.UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 29 5.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e informacije pomo}i. Gumb Show/Hide Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da biste ga mogli pro~itati Da biste otvorili mapu. dvostruko je kliknite ili kliknite na gumb plus (+) Kliknite ~lanak kako biste ga prikazali. kliknite gumb Show na alatnoj traci. Da biste upotrijebili Index. prika`ite i pro~itajte sljede}u temu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica. 6. Nakon {to ste pro~itali pomo}. . Otvorite karticu Index. slijedite naredne korake: 1. Potpuno je isti kao i kazalo u knjizi. INDEX Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. 2. SLIKA 4.

Popis indeksa sko~it }e na `eljenu temu. ANSWER WIZARD Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nema nacrtani znak. VJE@BA 3. 4. Uz pomo} Indexa pretra`ujte teme abecednim 5.5 redom. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju `elite prona}i. Kliknite temu kako biste je prikazali. . prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X). Nakon {to ste prou~ili temu. te mu stoga jednostavno mo`ete postavljati pitanja.5).30 4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. 6. Prikazuje se popis tema koje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4. Utipkajte rije~ Popis odlazi na mjesto ({to je mogu}e bli`e) utipkane rije~i Prona|ene teme SLIKA 4.

6. jednako kao temu u desnom panou slike 4. Ovdje mo`ete pro~itati informacije prikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg: l Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjeli njezino obja{njenje. Nakon {to ste prou~ili temu. Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C. Kliknite karticu Answer Wizard. Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}i prozor pomo}i. 4. Index ili Answer Wizard).UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 31 Da biste radili s Answer Wizardom. Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. l l l l l . prika`ite sljede}u ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).) Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).6). ^ITANJE TEMA POMO]I Bez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica. 5. 3. Contents. mo`ete je pro~itati. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje i kliknite Search ili pritisnite tipku Enter. Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad). kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci. (Ako niste pregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan. Pretra`ujte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberite onu koja vas zanima (slika 4. 2. slijedite naredne korake: 1.

PRONALA@ENJE I POPRAVLJANJE GRE[AKA U PROGRAMU Novi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju problemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili pogonski programi.32 4. Detect and Repair. Ako se Access po~ne pona{ati ~udno. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. pa ga nemojte pokretati ako doista nemate problema. Kliknite Start.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste locirali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt. VJE@BA Utipkajte pitanje Gumb Print Gumb Options SLIKA 4. Ako i dalje imate problema. najbolje je zatvoriti program i ponovno pokrenuti Windowse. Odaberite Help. . slijedite naredne korake: 1. 2. te kojim se problem otklanja upotrebom originalnih instalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrijeme (30 pa i vi{e minuta).

2. Da biste oti{li na Web lokaciju. U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. ali mogu biti korisne. . Budite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru. jedna od mogu}nosti na drugoj stranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None of the above. Microsoft on the Web. kliknite Yes. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access za stvaranje baze podataka. ZA ELEMENTE PROZORA Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu. morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Web lokaciju gdje mo`ete prona}i vi{e informacija koje trebate. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim datotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. look for more help on the Web. bez odre|enog pitanja odaberite Help. Kliknite na element za koji `elite dobiti pomo}. OSTALA POMO] OBILJE@JA POMO]I Zavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upotrebljavati ~esto. Odaberite Help. Prikazuje se POMO] PUTEM WEBA Kada upotrijebite Office Assistanta. Ako odaberete ovu opciju. jednostavno slijedite naredne korake: 1. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja. What’s This? ili pritisnite Shift+F1. Kada se prika`e poruka da restartate sustav. obja{njenje elementa. 4.UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 33 3.

@elite li stvarati bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice. br`e je upotrijebiti ga za stvaranje baze podataka. mo`ete stvoriti praznu bazu podataka. izvje{tajima i formama. Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe.) Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe. (Podatke }ete kasnije sami unositi. upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena. . (Naravno. {to }emo objasniti kasnije u vje`bi. a onda promijeniti odre|ene dijelove. te kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim tablicama. ^arobnjak za stvaranje baze podataka Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. ako `elite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti jednom ~arobnjaku ili jednostavno `elite provjeriti svoje znanje. Vje`ba STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka.5. ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis ~arobnjaka.) Ako ste u `urbi. ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadr`i sve te elemente. ODABIRANJE DOBROG NA^INA ZA STVARANJE BAZE PODATAKA Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. To su zapravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje baze podataka. izvje{taje i forme koje trebate. No.

Tada kliknite Create. Kliknite OK. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka (ne{to opisno).1). Kliknite opciju Blank Access database. Odaberite File. Utipkajte Kennel Records. bez tablica. Ako ste tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek prikazan (slika 5. slijedite naredne korake: 1.2). ne trebate ga za stvaranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme mo`ete upotrijebiti sljede}e korake: 1. Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju u mapu My Documents. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada kliknite Create. Odaberite karticu General. . Access stvara novu bazu podataka.STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 35 STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKA Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stvarate samo vanjsku ljusku. u okviru za dijalog Microsoft Access mo`ete brzo pokrenuti novu bazu podataka. formi ili ne~eg drugog. ne mo`ete ga vratiti sve dok ne napustite i ponovno ne pokrenete Access. Dvostruko kliknite ikonu Database i prikazuje se okvir za dijalog File New Database.1 Kada pokrenete Access. New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci. 2. 3. Otvara se okvir za dijalog File New Database. Me|utim. Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5. 3. Kada zatvorite inicijalni dijalog. 2. SLIKA 5.

3 predstavlja razli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka.3). SLIKA 5. vje`ba) i izvje{taje (23. U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5. i 8.3 Prozor nove baze podataka.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije stvaranja razli~itih vrsta baza podataka. Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5. forme (14. VJE@BA SLIKA 5. upite (20. vje`ba). . vje`ba). vje`ba).36 5. Kasnije }ete nau~iti kako stvoriti tablice (7.

2. Prikazuje se okvir za dijalog File New Database. Tablice su prikazane s lijeve strane. jedino trebate odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnjaka. kliknite opciju Access database wizards. New.4). 3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {tapi}em). Slijedite naredne korake: STAVARANJE 1. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. U oba slu~aja prikazuje se okvir za dijalog New. isklju~ite pre~ice odabirom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju New object shortcuts. ako ste zatvorili okvir za dijalog. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste nastavili s radom. U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za dijalog Microsoft Access. 5. a odabrana polja tablice s desne.STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 37 Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je Create table u prikazu Design) nisu neophodne – da biste jednostavno stvorili objekt baze podataka kliknite na gumb New. pages and projects i tada kliknite OK. forme i izvje{taje koje }ete `eljeti u bazi podataka. kliknite OK. 4. BAZE PODATAKA POMO]U ^AROBNJAKA Uz pomo} ~arobnjaka mo`ete automatski stvarati gotovo sve tablice. 6. No. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi. Ako ste umorni od pre~ica i `elite ostaviti prostora za vlastito stvaranje objekata u bazi podataka. Prikazuje se popis tablica koje mo`ete stvoriti (slika 5. . Kada odaberete ~arobnjaka kojeg `elite. odaberite File.

Kliknite na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. SLIKA 5.4 ^arobnjak automatski stvara tablice i polja. Sva polja mo`ete isklju~iti osim polja Optional. 7. ali mo`ete izbrisati tablice i polja koja vam ne}e trebati. ^arobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite Next. .38 5. postavite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. U popisu kliknite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se prikazuje. 9. Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno. Kada odaberete stil. Ako su tablice i polja potpuno neprihvatljive. vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka. Da biste uklju~ili i polje Optional. Polja Optional (nako{eno pismo). 8. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Ne `elim ove tablice i ova polja Ne ljutite se. vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele tablice. Pro~itajte 9. kliknite ga i tada kliknite Next. to je cijena koju morate platiti ako `elite raditi s ve} stvorenim ~arobnjakom. VJE@BA Polja u ozna~enoj tablici. Polja Optional napisana su nako{enim pismom. ^arobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza `elite.

a picture. odaberite datoteku slike (ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka. automatski se otvara i Switchboard. Kada otorite bazu podataka. prikazuje se prozor Main Switchboard (slika 5. ^arobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka. Tada kliknite gumb Picture.) Kada je baza podataka zavr{ena. Kliknite kako biste uklju~ili sliku. ^arobnjak stvara bazu podataka. Slika 5.5). Kada stignete u prozor Finish. Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i mo`e biti razili~it od imena datoteke. . ali na crno-bijelom pisa~u nikako. Klikom na ovaj gumb mo`ete pregledati izbor slika.STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 39 Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrijebljena za neke izvje{taje izgleda sjajno. kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. 11. Stoga planirajte pozadinu ovisno o va{em pisa~u. 10. (Mo`e potrajati nekoliko minuta. 12. logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. I’d like to include. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na primjer.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potrebno odaberite sliku za logotip tvrtke.6). Unesite naslov (slika 5.

Kliknite OK. te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka.40 5. prije|ite na 11. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u donjem lijevom kutu prozora). Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke unijeti u tablice ili na 14. VJE@BA SLIKA 5. mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e o stvaranju i promjenama objekata. odaberite Tools. Sada kada imate stvorene sve tablice. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama. Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim programima. Me|utim. Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switcboardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor Main Switchboard. ako ste u `urbi da unesete podatke. forme i izvje{taje koje ste `eljeli. Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor va{e baze podataka. . dvostruko kliknite na traku naslova. Startup. Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvaranje Switchboarda svaki put kad otorite bazu podataka.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako spremati. zatvarati i otvarati bazu podataka. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom podataka klikom na gumb. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po~etka. Zatim otvorite padaju}i popis Display Form i odaberite [None].

(Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave. Access }e postaviti pitanje da li `elite spremiti promjene. Ako ura|ene promjene `elite spremiti. SPREMANJE BAZE PODATAKA Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{ rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali. vje`ba). Kada promijenite strukturu tablice. (Vi{e o unosu slogova u 11. forme ili nekog drugog objekta. Access automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. Vje`ba ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka. Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. kako je zatvoriti.) SLIKA 6.1. SPREMANJE.1 Kada promijenite strukturu objekta. Nau~it }ete i kako prona}i zagubljenu datoteku baze podataka.6. Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez potvrde da li `elite spremiti ura|ene promjene. vje`bi. kliknite Yes.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka. Vidjet }ete okvir za dijalog poput onog na slici 6. . te kako je ponovno otvoriti.

Excel). Tek kad odre|ene objekte ozna~ite u prozoru baze podataka. Ozna~ite tablicu u prozoru Database i odaberite Edit.42 6. Ako pak `elite zatvoriti bazu podataka i tada otvoriti sljede}u. l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze podataka. l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan). mo`ete odabrati i append podatke u postoje}u tablicu. naravno ako odgovaraju polja. l Odaberite File. uradite jedno od sljede}eg (slika 6. vje`ba) i baza podataka }e se zatvoriti zajedno s programom. Naredbu Save As mo`ete upotrijebiti da biste tablicu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice kao izvje{taja). zatvorite je. Close. ZATVARANJE BAZE PODATAKA Kada zavr{ite rad s bazom podataka. Tako|er.2): l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem lijevom kutu) baze podataka. Tada otvorite `eljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit. VJE@BA Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu dostupne. . l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili trenutnu bazu podataka i otvorili novu. napustite program (3. ozna~ene su sivom bojom. l Pritisnite tipke Ctrl+F4. Copy. naredbe Save As i Export postaju dostupne. Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~nom formatu datoteke koje mo`e pro~itati neki drugi program (na primjer. Paste. Kada zavr{ite s upotrebom Accessa. Upotreba tablica u ostalim programima @elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili drugu bazu podataka mo`ete to uraditi pomo}u naredbi Copy i Paste. kao {to je tablica. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opcije uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture s podacima.

primijetit }ete da Access radi mnogo br`e kada zatvorite sve nepotrebne datoteke. vje`ba) ve} }ete `eljeti otvoriti onu koju ste ve} stvorili. .SPREMANJE. Zapravo. Kliknite. ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43 Odaberite Close u izborniku File. OTVARANJE BAZE PODATAKA Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka. SLIKA 6. Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podataka? Naravno da mo`ete. Ako je va{e ra~unalo kratko s memorijom (manje od 16MB). mo`ete otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati podatke iz jedne u drugu.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka. ne}ete `eljeti stvarati novu (5.

44 6. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili. Na dnu izbornika prikazuju se imena devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili. VJE@BA Najbr`i na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je odabir njezinog imena u izborniku File. Options). Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Promjena pogona ili mapa”. slijedite naredne korake: 1. SLIKA 6. Kliknite bazu podataka koju `elite prikazati. Slijedite naredne korake: 1. .3). 2.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze podataka. 3. 2. Otvorite izbornik File. odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently Used Files na kartici General okvira za dialog Options (Tools. Ako baza podataka koju `elite otvoriti nije u popisu. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6. Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na alatnoj traci. promijenite pogon i mapu. Odaberite File. @elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu.

a opcija Open Exclusive Read Only radi oboje. SLIKA 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open. ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 45 Novi alat U okviru za dijalog Open. Da biste promijenili pogon. PROMJENA POGONA ILI MAPE Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate datoteku. Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only. Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadr`i datoteku koju `elite otvoriti.4 pogon.SPREMANJE. Svaka od ovih opcija poma`e ~uvanju od ne`eljenih promjena u bazi podataka. Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali . morate otvoriti padaju}i popis Look In ili Save In. Okviri za dijalog Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja. prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir (uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only. Accessa 2000.) Slika 6. Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclusive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi podataka dok je vi dr`ite otvorenu.

Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole. TABLICA 6. Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikazana u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna baza podataka spremljena). Otvara izbornik naredbi koje mo`ete upotrijebiti za odabranu datoteku (Find. Otvara Internet Explorer kako biste datoteku mogli potra`iti na Webu. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji se nalazi u izborniku Windows Start. . Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke (List. Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open.). veli~ini ili datumu. koji se nalaze u okvirima za dijalog Save As i Open. Dvostruko kliknite mapu koju `elite odabrati. s lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. VJE@BA Nakon toga morate odabrati mapu u koju `elite spremiti datoteku (ili iz te mape otvoriti postoje}u).46 6. Bri{e odabranu datoteku. Kada odaberete pogon. Ina~e je gumb nedostupan. Neki korisnici }e u te mape spremiti datoteke ili pre~ice datotekama: l Mapa History Sadr`i pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno upotrijebili. Properties i Preview) kao i podizbornik Arrange Icons gdje mo`ete slo`iti ikone prema imenima. ako takva postoji.1 GUMBI ZA DIJALOG WINDOWSA 95 KONTROLA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA NAMJENA Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu. prikazuje se popis mapa u tom pogonu. Delete. Details. Rename itd. vrsti. Stvara novu mapu.

(Ovdje je bolje ne spremati datoteke. Na primjer. Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku: 1. Odaberite File. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz mapa koje ste mo`da pretra`ivali.5).) Mapa Favorites Sadr`i pre~ice svih datoteka koje `elite ovdje spremiti. l l l PODATAKA PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZE Ako imate problema u pronala`enju datoteke. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild Cards. Mapa Desktop Sadr`i sve pre~ice koje se nalaze na radnoj povr{ini Windowsa. Opcija Wild Cards Ovu opciju mo`ete upotrijebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. (Mogu}nost) Ako `elite prona}i odre|enu vrstu datoteke. ako znate da datoteka po~inje slovom P. 2. Mapa Web Folders Sadr`i pre~ice va{ih mapa na Webu. iz padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i odaberite Find. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu Favorites. Access }e vam pomo}i. Zvjezdica (*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova. 3. . 4.SPREMANJE. ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 47 l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih baza podataka. a oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. mo`ete utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao sve datoteke koje po~inju tim slovom. Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog Open.

. u okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice C:\WINDOWS). na dnu okvira za dijalog Find. kao {to je File name ili Creation date. u padaju}em popisu Look in odaberite My Computer. l l 6. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste odabrali mapu ili pogon gdje `elite tra`iti. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo. potvrdite je. Na primjer. Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogonu. uradite sljede}e: a. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost. suzite podru~je tra`enja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika: l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi. Ako nije. Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi tra`ena datoteka. c. Ako `elite odrediti neka druga svojstva. b. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. U podru~ju Look In. u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon. 7. Va{ odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali. 5.48 6. VJE@BA SLIKA 6. ako `elite prona}i datoteku koja sadr`i ime John Smith. utipkajte John Smith. Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo.

Kliknite gumb Find Now. ako neka postoji. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~arobnjaka (Table Wizard). Da biste otvorili `eljenu datoteku. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti. ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 49 d. Niz koji ste upravo stvorili pojavljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match this criteria. Kliknite gumb Add to List. 8. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima tra`enja. dvostruko je kliknite. zatvoriti i otvoriti bazu podataka. 9. .SPREMANJE.

vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu. ili oti}i na 9. Access je instaliran na va{e ra~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicama iz kojih mo`ete odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. vje`bi.7. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda. upotrijebite Table Wizarda kako biste u{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju (9. dok je sve ostalo samo uljep{avanje. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice. Odabrati i uzeti mo`ete sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvorili tablicu koja odgovara va{im `eljama i potrebama. }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka. sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja{njen u 2. vje`ba). mo`ete stvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili. . U 8. vje`bi stvorili praznu bazu podataka. Ako ste u 5. Table Wizard vam mo`e u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i formatiranju polja koja su vam potrebna. Vje`ba STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom Table Wizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). ZA[TO STVORITI TABLICU? Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke. Tablicu mo`ete stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizarda. ^ak i ako ne prona|ete sva polja koja trebate. dok 8. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka.

Table kako biste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada u okviru za dijalog New Table mo`ete odabrati Table Wizard i kliknuti OK. a njezina polja 4.STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 51 Kako znam koja polja sadr`i tablica? Naravno da ne znate koja polja Access nudi u ve} stvorenim tablicama dok ne pokrenete Table Wizarda i ne pregledate popis polja. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostruko kliknite opciju Create table by using wizard. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu. Pregledajte popis Sample Fields. prikazuju se u popisu Sample Fields.1) kliknite opci- ju Business ili Personal. odaberite ga i kliknite gumb > kako biste . STVARANJE TABLICE TABLE WIZARDA UZ POMO] Ako su polja koja `elite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvorenim tablicama. Ako ugledate polje koje `elite uklju~iti u tablicu. 3. Ako tada shvatite da tablica ne odgovara va{im potrebama. Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vremena.Uz pomo} Table Wizarda mo`ete kopirati polja iz bilo koje ve} stvorene tablice. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} Table Wizarda: 1. 2. vje`ba). Ostale metode Umjesto prvog koraka mo`ete kliknuti gumb New ili odabrati Insert. Na taj }ete na~in odabrati popis preglednih tablica koje }e se prikazati. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7. kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranje vlastite tablice (8.

set a primary key for me kako bi ~arobnjak odabrao polje primarnog klju~a ili opciju No. i 4. 5. prije|ite na 10. ali vam se ne svi|a ime polja. Kliknite opciju Yes. (Da biste uklonili sva polja i zapo~eli ponovni odabir. (Ako ste odabrali Yes. VJE@BA polje pomaknuli u popis Fields in my new table.) . SLIKA 7. 6. kliknite gumb <<. Ako `elite pomaknuti cijeli sadr`aj pregledne tablice u svoj popis. korak. korak). najprije ga dodajte u popis (3. Na taj na~in polje mijenja ime samo u va{em popisu. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednih tablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja `elite uklju~iti u svoju tablicu. kliknite gumb >>. utipkajte ime i kliknite OK. jasnije ime kako biste zamijenili ponu|eno.) Kada zavr{ite s odabirom polja. kliknite gumb <. Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali i nakon toga kliknite gumb Rename Field. Promjena imena polju Ako vidite polje koje odgovara va{im `eljama. @elite li ukloniti polje iz tablice. kliknite Next kako biste nastavili s radom. a u originalu ostaje pod starim imenom. U sljede}em koraku morate utipkati ime tablice.52 7. I’ll set the primary key kako biste sami odabrali polje. Utipkajte {to 7.

Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja ~esto imaju iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer. Numbers I enter when I add new records. dvije osobe mogu imati isto ime).2 Podesite primarni klju~ za tablicu.2)? Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records. Odaberite ovu opciju ako `elite uklju~iti i brojeve i slova u polje. kao {to su voza~ke dozvole. morat }ete unijeti i brojeve i slova. Numbers and/or letters I enter when I add new record.STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 53 Primarni klju~ Polje koje za svaki slog mora imati jedinstven unos. Ovaj odabir je odli~an radi li se primjerice o ID brojevima. Odaberite ovu opciju ako `elite da Access automatski pridijeli broj slogu koji ste unijeli. SLIKA 7. 8. Na primjer. 9. Odaberite vrstu podatka za polje primarnog klju~a: l l l . Odaberite ovu opciju ako sami `elite pridijeliti broj slogu (Access ne}e dopustiti unos bilo kojeg slova). ako polje primarnog klju~a sadr`i identifikacijski broj kota~a za automobile. ^arobnjak }e sljede}e pitati – koje polje }e biti primarni klju~ (slika 7.

stoga ako `elite u~iti po knjizi. Enter data into table using. prikazuje se prozor koji nudi stvaranje odnosa izme|u tablica. Odabirom ove opcije preska~ete dijelove ove knjige i odlazite neposredno u Form Wizard (14.54 7. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Odaberte li ovu opciju. zanemarite za sada ovu opciju. a vi{e o odnosima izme|u tablica pro~itajte u 10. VJE@BA 10. 11. vje`ba). Ako ste zadovoljni izgledom tablice odaberite ovu opciju. Kliknite Finish kako biste pre{li u opciju koju ste odabrali u prethodnom koraku. Ako ve} imate stvorenu najmanje jednu tablicu u bazi podataka. prije}i }ete u prikaz Table Design.3 prikazuje dvije tablice. Za sada kliknite Next. koraku). Ovdje ste u mogu}nosti unijeti promjene u tablicu prije njezine upotrebe. koji ste upoznali ako ste polja stvarali sami. Ako se odlu~ite da za sada ne}ete raditi s tablicom (bez obzira {to ste odabrali u 12. Prije}i }ete u prikaz Table Datasheet gdje mo`ete unositi slogove u retke tablice. Enter data directly into the table. Kliknete li na karticu Tables u prozoru baze podataka. u popisu }e se nalaziti i va{a tablica. Stvorili ste tablicu. 12. vje`bi. kliknite gumb Close (X) prozora koji je prikazan. U prozoru Finish kliknite jednu od sljede}ih opcija: l Modify the table design. Slika 7. a form the wizard creates for me. l l 13. .

vje`bu “Uno{enje promjena u tablicu”. Da biste unijeli promjene u tablicu koju ste tek stvorili.3 Sada imate barem jednu tablicu na kartici Tables. vje`bu “Uno{enje podataka u tablicu”. pro~itajte 15. vje`bom “Stvaranje tablice bez pomo}i ~arobnjaka”. vje`bu “Stvaranje odnosa izme|u tablica”. [TO l SADA? Sada mo`ete oti}i na mnoga mjesta: @elite li nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka. Tablice SLIKA 7. vje`bu “Stvaranje forme”. Da biste stvorili odnos izme|u tablica.) l l l l U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti novu tablicu uz pomo} Table Wizarda. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka. Da biste unijeli podatke u tablicu. pro~itajte 10. pro~itajte 12.STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 55 Ovo nisu tablice ve} pre~ice za akcije. (Ne odlazite na ovu vje`bu ako u tablici `elite uraditi odre|ene promjene. nastavite s 8. Da biste stvorili formu za unos podataka. pro~itajte 9. .

U otvorenom okviru za dijalog odaberite Design View i kliknite OK. bolje je stvoriti tablicu u prikazu Table Design. Ostale metode Umjesto 1. ali ne nude veliku prilagodljivost kao stvaranje tablice od samog po~etka. ZA[TO NE UPOTRIJEBITI ^AROBNJAKA? Accessovi ~arobnjaci su vrlo korisni.8. ako `elite stvoriti tablicu koja sadr`i posebna polja koja nisu dostupna u ~arobnjacima.1). . U ovoj vje`bi nau~it }emo vas kako da stvorite tablicu od samog po~etka. Table ili kliknuti gumb New i na taj na~in otvoriti okvir za dijalog New Table. Na primjer. Vje`ba STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu u prikazu Table Design. koraka mo`ete odabrati Insert. Otvara se prikaz Table Design (slika 8. U prozoru Database dvostruko kliknite opciju Create table in Design view. STVARANJE TABLICE TABLE DESIGN U PRIKAZU Slijedite naredne korake da biste stvorili tablicu u prikazu Table Design: 1.

). Otvorite padaju}i popis Data Type i odaberite vrstu polja. polje }e po osnovnoj postavci biti tekstualno polje.STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 57 Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja. mo`e sadr`avati razmake i bilo koje simbole osim to~ke (. Kada se pomaknete u stupac Data Type.1 U prikazu Table Design mo`ete kontrolirati cijeli proces stvaranja tablice. . 3. (Ako ne uradite odabir. prikazuje se strelica pada- Pravila pri dodjeljivanju imena polju Ime polja u Accessu mo`e biti duga~ko do 64 znaka. SLIKA 8. 4. Utipkajte ime polja u prvi prazan redak stupca Field Name. oznake uskli~nika (!). simbola naglaska (‘) ili uglatih zagrada ([ ]). pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podatka i formata”. % ili # jer svaki od tih simbola ima odre|eno zna~enje u Accessovu kodu. ju}eg popisa. Tako|er nije lo{e izbjegavati oznake poput $. Tada pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u stupac Data Type.) Ako vam je potrebna pomo} pri odabiru vrste polja. Vjerojatno }ete `eljeti upotrijebiti {to kra}a i lak{e pamtljiva imena.

Kliknite gumb Close (X) prozora Table Design. (Ovo je samo mogu}nost jer }e tablica raditi i bez opisa polja. OK. U donjem dijelu okvira za diajlog nalazi se podru~je Field Pro- perties za vrstu polja koje ste odabrali (slika 8. 9. ponavljajte korake 3 – 6. Svojstva polja SLIKA 8.) 6. kliknite Yes. Za pomo} pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podatka i formata”. Prikazuje se okvir za dijalog Save As. Podru~je Field Properties se mijenja ovisno o vrsti 7.58 8. U okvir za tekst Table Name utipkajte ime tablice i tada kliknite . VJE@BA 5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajte opis polja. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene za tablicu. 8. Uradite `eljene promjene.2). 10. Ako imate vi{e polja za unos.2 polja.

nastavlja se Svako polje mora imati vrstu kako bi Access znao kako se odnositi prema sadr`aju polja. Polje Text mo`e sadr`avati do 255 znakova. Obi~an broj (ne valuta ili datum). SHVA]ANJE Text VRSTA PODATAKA I FORMATA Obi~an tekst koji mo`e uklju~ivati brojeve. Datum ili vrijeme. kliknite Yes. O vi{e informacija pro~itajte odlomak “Pode{avanje primarnog klju~a” kasnije u vje`bi. mo`da }ete vidjeti poruku da primarni klju~ nije pridijeljen. slova i simbole. Ako se pitanje pojavi. Datasheet ili kliknite gumb Datasheet View na alatnoj traci. unesite ime i kliknite OK. pa stoga prakti~ki nije ograni~en u broju znakova (64000 znakova).STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 59 Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to ste unijeli prvo polje mo`ete prije}i u prikaz Datasheet kako biste vidjeli izgled tablice. Odaberite View. Nema primarnog klju~a Kada zatvorite prikaz Table Design. Obi~an tekst kojem niste odredili duljinu. Evo popisa vrsta iz kojih mo`ete odabirati: Memo Number Date/Time . Access ne dopu{ta unos bilo kojeg teksta. Prije nego {to prije|ete u prikaz Datasheet mo`da }ete biti upitani `elite li spremiti svoj rad.

uvijek se prikazu je u novom slogu i mo`ete je izbrisati i utipkati novu vrijednost kada ona ne odgovara sadr`aju. True ili False ili On ili Off. mo`ete stvoriti i korisni~ke formate. Format Decimal Places Default Value . Za polja broja mo`ete podesiti broj decimalnih mjesta koja }e se prikazati. Tako|er. Vrijednost unesena uz pomo} ove opcije. Veza s lokacijom na Webu. Odgovor na pitanje. Sadr`avati mo`e jednu od dvije vrijednosti: Yes ili No.60 8. Ovu opciju ne pokriva ova knjiga. Ove opcije su prikazane u donjem dijelu okvira za dijalog u podru~ju Field Properties. vje`bi. (Za vi{e informacija pro~itajte 27. VJE@BA nastavak Currency AutoNumber Yes/No Format broja kao valute. za sve zaposlene isti pozivni broj grada). Ovo je nova opcija o kojoj }emo vi{e govoriti u 16. Ako }e polje naj~e{}e sadr`avati odre|enu vrijednost (primjerice. Opcije formatiranja se mijenjaju ovisno o vrsti polja i ima ih toliko mnogo da }emo nabrojati samo neke: Field Size Najve}i mogu}i broj znakova koje korisnik mo`e unijeti u polje (mo`e se pridijeliti samo polju Text). vje`bu. unestite vrijednost uz ovu opciju i u{tedjet }ete na vremenu. Veza s drugom bazom podataka ili datotekom.) Omogu}ava stvaranje popisa za odabir vrijednosti iz neke druge tablice ili popisa vrijednosti u kombiniranom okviru za svaki slog. OLE Object Hyperlink Lookup Wizard Uz vrstu polja svako polje ima i opcije formatiranja koje mo`ete podesiti. Padaju}i popis dostupnih formata za odre|enu vrstu polja. Access automatski popunjava slijedne brojeve za svaki slog.

Na primjer. Slijedite naredne korake kako biste podesili primarni klju~: 1. u tablici pasa mo`da }ete `eljeti svakom psu pridijeliti njegov ID broj i na taj na~in imati ID # polje u tablici ili mo`ete odabrati da upotrijebite registracijski broj svakog psa. Odaberite Edit. Primary Key ili kliknite gumb Primary Key na alatnoj traci. tada ona mora imati primarni klju~.STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA 61 Required Odaberite Yes ili No kako biste Accessu rekli kada ovo polje mo`e ostati prazno kod uno{enja novog sloga. Naj~e{}e je to ID broj jer ostala polja mogu sadr`avati iste unose za vi{e od jednog sloga (na primjer. Ako tablica bude jedna strana relacije jedan-premamnogo.3. Accessu morate re}i koje polje `elite upotrijebiti kao primarni klju~ i kako bi Access sprije~io uno{enje istih vrijednosti za vi{e od jednog sloga u tom polju. U prikazu Table Design odaberite polje koje `elite za primarni klju~. Takvo jedinstveno identifikacijsko polje nazivamo polje primarnog klju~a. . dvije osobe mogu imati isto ime). 2. PODE[ENJE PRIMARNOG KLJU^A Gotovo svaka tablica mora sadr`avati barem jedno polje koje ima jedinstvenu vrijednost za svaki slog. Polje primarnog klju~a Polje koje za svaki slog mora sadr`avati jedinstveni unos. Prikazuje se simbol klju~a lijevo od imena polja kao {to je prikazano na slici 8.

62

8. VJE@BA

Simbol klju~a

SLIKA 8.3 klju~a.

Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolom

PRIJELAZ IZ PRIKAZA DESIGN PRIKAZ DATASHEET

U

Dva prikaza su dostupna kada radite s tablicama, prikaz Design i Datasheet. Najlak{i na~in prijelaza iz prikaza u prikaz je klikom na strelicu koja se nalazi uz gumb View na alatnoj traci (slika 8.4) i tada odaberite prikaz iz padaju}eg popisa.

SLIKA 8.4

Odaberite prikaz koji `elite iz padaju}eg popisa.

Sljede}i je na~in prijelaza:

1. Otvorite izbornik View.

STVARANJE

TABLICE BEZ POMO]I ^AROBNJAKA

63

2. Odaberite Table Design ili Datasheet, ovisno o prikazu u kojem
se trenutno nalazite.

3. Ako iz prikaza Table Design prelazite u prikaz Datasheet, mo`da

}ete biti upitani `elite li spremiti svoj rad. Ako se pitanje prika`e, kliknite Yes.

4. Ako ste upitani da pridijelite ime tablici, utipkajte ime i kliknite
OK.

PODATAKA

STVARANJE

TABLICE UNO[ENJEM

Neki korisnici `ele stvarati tablice u prikazu Datasheet no Microsoft je dizajnirao prikaz Datasheet za unos podataka i njihov pregled, a ne za promjene u strukturi tablice. Ne preporu~amo stvaranje tablice na ovaj na~in jer mnoge opcije dizajniranja nisu dostupne kao u prikazu Table Design. Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu u prikazu Datasheet:

1. U prozoru baze podataka dvostruko kliknite opciju Create table
by entering data. Otvara se prazna tablica (slika 8.5).

SLIKA 8.5 Stvaranje tablice u prikazu Datasheet daje vam brzu, obi~nu tablicu.

64

8. VJE@BA

2. Pridijelite poljima imena. Stvarate li tablicu u prikazu Datasheet

polja imaju obi~na imena kao {to je Field1. Da biste promijenili ime polja, kliknite trenutno ime kako biste odabrali stupac. Tada dvostruko kliknite ime stupca, utipkajte novo ime i pritisnite Enter. Drugi je na~in odabir Format, Rename Column ili desni klik mi{a na ime stupca i iz izbornika pre~ica odabir opcije Rename column.

3. Uradite promjene u izgledu tablice (obja{njenje u 9. vje`bi). 4. Zatvorite tablicu klikom na gumb Close (X). 5. Access postavlja pitanje `elite li spremiti promjene u dizajnu.
Kliknite Yes. OK.

6. Access postavlja pitanje o imenu tablice. Utipkajte ime i kliknite
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti tablicu bez pomo}i ~arobnjaka. Prije nego li zapo~nete unos podataka morate biti sigurni da tablica izgleda to~no onako kako ste `eljeli. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene koje su potrebne u va{oj tablici.

9. Vje`ba
PROMJENA U TABLICU
U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u tablici dodavanjem i uklanjanjem polja i skrivanjem stupaca.

UNO[ENJE

URE\IVANJE

POLJA I NJIHOVA SVOJSTVA

Sada kada ste stvorili tablicu mo`da }ete `eljeti zapo~eti unos slogova. O tome }ete vi{e nau~iti u 11. vje`bi. Prije nego {to zapo~nete unos slogova uvjerite se da tablica izgleda to~no onako kako ste `eljeli kako se kasnije ne biste morali vra}ati i mijenjati strukturu tablice. Tako|er, pro~itajte i 10. vje`bu u kojoj govorimo o stvaranju odnosa izme|u tablica. Bez obzira na na~in kojim ste stvorili tablicu (sa ili bez Table Wizarda), mo`ete unijeti `eljene promjene u tablicu u prikazu Table Design. Ako ste tablicu stvorili bez pomo}i Table Wizarda, prikaz Table Design }e vam izgledati poznato. Uradite jedno od sljede}eg ako `elite u}i u prikaz Table Design:
l

U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i kliknite gumb Design. U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i pritisnite tipke Alt+D. Ako je tablica prikazana u prikazu Datasheet, odaberite View, Design View. U prozoru Database kliknite desnom tipkom mi{a na ime tablice i iz izbornika pre~ica odaberite Design View.

l

l

l

Svojstva polja Kliknite kako biste prikazali popis razli~itih vrsta podataka. U panou Field Properties (donji dio prozora Table Design) kliknite u bilo koji okvir za tekst kako biste promijenili vrijednost. 2. 3. SLIKA 9. Neki okviri za tekst sadr`e padaju}e popise koje }ete aktivirati klikom na okvir za tekst. kliknite polje u podru~ju Data Type i iz padaju}eg popisa odaberite novu vrstu podatka.4 u prethodnoj vje`bi). Ako `elite. 4.1 U prikazu Table Design mo`ete promijeniti osnovna svojstva bilo kojeg polja. Evo osnovnih koraka: 1.1). Kliknite ime bilo kojeg polja u stupcu Field Name. Kliknite gumb sa strelicom prema dolje i iz popisa koji se prikazuje odaberite prikaz. Ponavljajte prva tri koraka za svako polje koje `elite promijeniti. .66 9. Kada se nalazite u prikazu Table Design (slika 9. VJE@BA Ne zaboravite da mo`ete brzo prelaziti iz prikaza u prikaz klikom na gumb View koji se nalazi na lijevom kraju standardne alatne trake (slika 8. mo`ete urediti bilo koje polje na na~in koji ste nau~ili u prethodnoj vje`bi.

vje`ba) uvjerite se da ste uklju~ili sva polja koja su vam potrebna. kliknite gumb Insert Rows 3. Najprije probajte u prikazu Table Design jer se trenutno nalazite u tom prikazu: 1.UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 67 Potrebna mi je ve}a pomo}? Ako ste tablicu stvorili bez pomo}i ~arobnjaka (8. na alatnoj traci ili odaberite Insert. . vrstu. Za{to? Ako kasnije budete dodavali polja u tablicu. U popisu Field Name prikazuje se prazan redak. mijenjat }ete {irinu polja i tako se izlagati riziku nenamjernog brisanja ili zagubljivanja podataka. Tako|er. BRISANJE POLJA Ako ste shvatili da vam odre|ena polja koja ste stvorili nisu potrebna. Row. ponovno pro~itajte 8. vje`ba). Na tipkovnici pritisnite tipku Insert. Stoga pro~itajte ponovno 8. morat }ete se vra}ati i unositi vrijednosti u ta polja za svaki slog koji ste ve} unijeli. Kliknite oznaku sloga (sivi kvadrati} lijevo od imena polja) kako biste odabrali polje gdje `elite prikazati novo polje (cijeli redak je ozna~en crno). vje`bu. Polje mo`ete dodavati u prikazu Table Design ili prikazu Datasheet. prethodni koraci }e se sami objasniti. Ako to ne uradite.) 2. morat }ete unositi informacije u svaki slog. sada je vrijeme da ih se rije{ite. vje`bu kako biste ubrzali svoj rad. no ako ste tablicu stvorili pomo}u Table Wizarda vjerojatno ste se sada izgubili. (Ako je potrebno. Unesite ime. opis i ostalo za novi redak. DODAVANJE POLJA Prije uno{enja podataka u tablicu (11. koje vam nikada ne}e trebati.

ako ve} niste u njemu. 3. Prije|ite u prikaz Table Design. 1. Tipka Delete ne radi U prikazu Datasheet tipka Delete nije dostupna pa stoga morate upotrijebiti opcije iz izbornika. Stoga je najbolje brisati nepotrebna polja prije uno{enja podataka. Ako `elite. Odaberite polje. Polja mo`ete izbrisati u prikazu Table Design ili u prikazu Datasheet. Kliknite naslov stupca kako biste odabrali cijeli stupac za polje koje `elite izbrisati (cijeli stupac ozna~en je crno). Prije|ite u prikaz Datasheet. kod brisanja vam je potpuno svejedno. Uradite jedno od sljede}eg: l l l Pritisnite tipku Delete na tipkovnici. 2. a prednost je prikaza Datasheet {to }ete vidjeti i podatke koje ste unijeli u polje koje `elite izbrisati. Za razliku od dodavanja polja kada je bolje biti u prikazu Table Design. Kada izbri{ete polje. sve informacije nestaju zajedno s poljem. . Odaberite Edit. Kliknite gumb Delete Rows na alatnoj traci. Delete Rows. VJE@BA Ne bri{ite va`na polja Budite vrlo pa`ljivi ako bri{ete polja nakon {to ste ve} zapo~eli unos podataka. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje u prikazu Datasheet. 2.68 9. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje: 1. Delete Column. polje mo`ete izbrisati i u prikazu Datasheet. Odaberite Edit. 3.

3. . morate upotrijebiti prikaz Datasheet. bolje ga je sakriti nego izbrisati. Prikazuje se okvir za dijalog Unhide Columns (slika 9. Odaberite Format. Svojstva polja koja ste podesili pri stvaranju polja bit }e sa~uvana i kasnije ne}e biti potrebno ponovno pode{avati odre|ena svojstva. sa~uvat }ete sve podatke u polju. a ako oznaka kva~ice nije u okviru za potvrdu. Skrivanje polja ima dvije prednosti: l l Ako ste ve} unijeli slogove. Odaberite Format. ali }e vam trebati kasnije u radu. Polja s oznakom kva~ice u okviru za potvrdu nisu skrivena. Stupac vi{e nije vidljiv. ili kliknite desnom tipkom mi{a u stupac i odaberite Hide Columns. Skrivena polja SLIKA 9. Slijedite naredne korake: 1. Da biste polje sakrili. Slijedite naredne korake kako biste ponovno prikazali skriveni stupac: 1. a pomo}u prikaza Table Design ne}ete mo}i sakriti polje. 2. Hide Columns.2). Unhide Columns.2 Pomo}u okvira za dijalog Unhide Columns mo`ete skrivati ili ponovno prikazivati polja. Odaberite polje (polja) koje `elite sakriti. Prije|ite u prikaz Datasheet.UNO[ENJE PROMJENA U TABLICU 69 SKRIVANJE POLJA Ako polje trenutno ne `elite upotrijebiti. zna~i da je polje skriveno.

Odaberite Edit. Slijedite naredne korake: 1. to se svima doga|a. Dokaz tome je prikaz Table Design u kojem }ete i dalje vidjeti skrivena polja. Prikazuje se poruka koja pita `elite li stvarno izbrisati tablicu. Kliknite Close. VJE@BA 2. BRISANJE TABLICE Sada kada ste odre|eno vrijeme radili s tablicom koju ste stvorili. Office 2000 omogu}ava spremanje 12 razli~itih elemenata u Clipboard koje kasnije mo`ete ulijepiti u ostale aplikacije. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o stvaranju odnosa izme|u tablica. 3. Kliknite Yes. 2. 3. skrivanjem polja i ure|ivanjem informacija u svakom polju.) Ili mo`da shvatite da ste stvorili nekoliko tablica. Naredba Cut nasuprot Delete Tablicu mo`ete i izrezati. mo`da otkrijete da ste uradili toliko gre{aka da je bolje zapo~eti rad u nekoj novostvorenoj tablici. . 4. Iz Clipboarda tablicu mo`ete ulijepiti u neku drugu bazu podataka ili neku drugu aplikaciju. Kliknite u okvir za potvrdu i promijenite status polja. jednostavno mo`ete izbrisati cijelu tablicu. Delete ili pritisnite tipku Delete na tipkovnici. Odaberite tablicu koju `elite izbrisati. U prozoru baze podataka kliknite na podru~je Tables. U ovoj vje`bi nau~ili ste kako unijeti promjene u tablicu dodavanjem i uklanjanjem polja. a neke vam nisu potrebne. Klikanjem u okvir za potvrdu polje mijenja status iz skrivenog u ponovno prikazano.70 9. Izrezivanje tablice je zgodnije jer je tablica jo{ uvijek dostupna i prelazi u Clipboard. Skrivena polja su i dalje dijelovi baze podataka. (Ne uzrujavajte se. Bez obzira na razlog.

Jedna tablica. Stvorili ste tablicu koja popisuje sve boje dlake psa. sadr`i njihova imena i adrese. upite i izvje{taje. a druga. Na ovaj }ete na~in biti sigurni da ste svakom psu pridijelili dobru boju. Orders. Svi slogovi u tablici Orders odgovaraju slogovima u tablici Customers. mo`ete na jednostavan na~in povu}i informacije iz vi{e od jedne tablice. vje`ba vam je preporu~ila stvaranje odvojenih tablica za informacije koje nisu neposredno povezane. Stvoriti mo`ete odnos izme|u tablice Dogs i tablice Dog Coloring kako biste boju dlake psa povezali s istom u popisu boja dlake tablice Dog Coloring. (Ovo se naziva relacija jedan prema mnogo jer mo`e biti vi{e narud`bi za jednog kupca. STVARANJE STVARATI ODNOSE IZME\U TABLICA? 2.) Sljede}i primjer je baza podataka pasa. Kada stvorite forme. ZA[TO . Vje`ba ODNOSA IZME\U TABLICA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako povezati dvije ili vi{e tablica kako biste s njima mogli raditi kao s jednom. No ovaj rad je koristan tek kada je definiran odnos izme|u tablica. Customer ID. Customers.10. Obje tablice sadr`e isto polje. Imamo nekoliko tablica koje opisuju pse i njihove aktivnosti. narud`be. Pretpostavimo da smo stvorili dvije tablice koje sadr`e informacije o kupcima.

VJE@BA Slo`eniji odnosi U ovoj knjizi objasnio sam samo jednostavne primjere. Ponavljajte tre}i korak kako biste odabrali `eljene tablice i tada kliknite Close. Ako se okvir za dijalog ne prika`e. Relationships ili kliknite gumb Relationships na alatnoj traci kako biste otvorili prozor Relationships. automatski }e se prikazati okvir za dijalog Show Table (slika 10. Show Table ili kliknite gumb Show Table na alatnoj traci. STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICA Da biste stvorili odnos izme|u tablica. 3. Slijedite naredne korake: 1.1). U bazi podataka odaberite Tools. SLIKA 10. kao {to je prikazano na slici 10.2. pregledajte Accessovu dokumentaciju ili pro~itajte knjigu Using Microsoft Access 2000.1 Uz pomo} ovog okvira za dijalog dodajte tablice u prozor Relationships.72 10. 2. odaberite Relationships. 4. . Ako do sada niste odabrali niti jednu tablicu. U prozoru Relationships svaka tablica je prikazana u svom okviru. Ako ste znati`eljni i `elite vi{e nau~iti o odnosima izme|u tablica. Kliknite tablicu koju `elite upotrijebiti za odnos i tada kliknite gumb Add. otvorite prozor Relationships i dodajte odnos.

Polja AutoNumber su tipa Long Integer.2 Za ovaj primjer dodane su dvije tablice u prozor Relationships. Va`no je znati vrstu polja Polja koja }ete povezivati moraju biti iste vrste podatka (datum.). stoga kliknite polje Coloring u tablici Dogs.STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICA 73 SLIKA 10. Na primjer. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u kvadrati}. Na slici 10. Odabrano polje povucite mi{em. povezati polje Coloring u tablici Dogs s poljem Coloring ID u tablici Dog Coloring. Ispustite kvadrati} na polje koje `elite. 6. Jedina iznimka je povezivanje polja s AutoNumber formatom i polja s formatom broja. 5. Kliknite polje u jednoj tablici koje `elite upotrijebiti kao vezu s drugom tablicom. povu}i }emo polje Coloring na polje Color ID u tablici Coloring. Polja AutoNumber su broj~ana polja Long Integer. povucite rub tablice i tako je pove}ajte kako biste vidjeli sva `eljena polja. Uve}ajte tablicu Ako ne vidite sva polja u tablici. tekst itd. . broj. Na primjer.2 pove}ali smo tablicu Dogs kako bismo vidjeli sva polja tablice.

7. Odnos }e biti stvoren i vidjet }ete crtu koja spaja dva polja u prozoru Relationships (slika 10.4 Crta predstavlja odnos izme|u dva polja. SLIKA 10. Ne}ete vidjeti simbol ¥ i simbol 1 ako niste uspostavili referencijalni integritet. Odaberite bilo koju opciju referencijalnog integriteta (pro~itajte sljede}i odlomak) i tada kliknite Create. .4). Odgovaraju}a imena polja Iako nije zgodno. shvatit }ete da je najlak{e povezivati polja ako im pridijelite ista imena u razli~itim tablicama. SLIKA 10.3). VJE@BA Prikazuje se okvir za dijalog Edit Relationships (slika 10.3 Okvir za dijalog Relationships tra`i obja{njenje odnosa koji stvarate.74 10.

Stoga potvrdite opciju Enforce Referential Integrity. Oznaka beskona~nosti ozna~ava mnogo slogova {to zna~i da mnogi slogovi u ovoj tablici odgovaraju jednom slogu (otuda i znak 1) u tablici Dog Coloring. Sada Access ne}e dopustiti unos bilo ~ega u polje Coloring tablice Dogs (strana mnogo) osim jednog od brojeva koji se nalaze u polju Color ID tablice Coloring (simbol 1). promjena }e biti ura|ena i u .STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICA 75 Simboli odnosa Na slici 10. Na primjer. Ako je ova opcija potvr|ena.4 primijetite da se pored tablice Dogs nalazi oznaka beskona~nosti ¥ (¥). a ne `elite da va{i djelatnici budu u mogu}nosti slu~ajno unijeti broj u tablicu Dogs koji ne}e odgovarati niti jednoj boji u tablici Coloring. u polju Coloring baze podataka Dogs imate broj koji odgovara polju Color ID tablice Dog Coloring. Zapravo ka`e da sve informacije u dva polja moraju biti odgovaraju}e. a uz tablicu Dog Coloring simbol 1. Ovi se simboli prikazuju u odnosima kada je uklju~ena opcija Enforce Referential Integrity. [TO JE REFERENCIJALNI INTEGRITET? Referencijalni integritet vas ~uva od gre{aka pri unosu podataka. a vi uradite promjene u vezanoj tablici (u na{em primjeru tablica Dog Coloring). [to ako netko ipak poku{a unijeti krivi broj? Access }e reagirati ovisno o tome koja je od dvije opcije potvr|ena u okvirima za potvrdu vidljivim na slici 10. Evo {to dobivate s okvirima za potvrdu: l Opcija Cascade Update Related Fields marked. Tablica Coloring ispisuje sve dopu{tene boje dlake psa.3.

VJE@BA drugoj tablici (tablica Dogs). dvostruko kliknite na crtu odnosa. Sada mo`ete upotrijebiti iste kontrole koje ste upotrijebili za stvaranje odnosa. . ako odlu~ite promijeniti broj boje iz 7 u 8 i u tablici Dog Coloring uradite takvu promjenu (simbol 1). Access }e izbrisati unose u vezanoj tablici.76 10. vjerojatno }ete vidjeti poruku gre{ke prvi puta kada poku{ate. Da biste to uradili. l Opcija Cascade Delete Related Fields marked. Na primjer. Ako je ova opcija potvr|ena.2). URE\IVANJE ODNOSA Kada je odnos stvoren. (Vjerojatno ovu opciju ne}ete upotrebljavati.) Vrlo pa`ljivo pro~itajte prikazanu poruku gre{ke i poku{ajte ju otkloniti promjenama u dizajnu tablice (9. ako izbri{ete slog u tablici Dog Coloring za polje Coloring ID broja 3. pretpostavimo da jedno polje upotrebljava vrstu podatka Text. mo`ete ga ure|ivati tako da ponovno prika`ete prozor Relationships (slika 10. Ako ovu knjigu ~itate redom.) Nije potvr|ena niti jedna opcija. Ako niti jedna opcija nije potvr|ena. Na primjer. onda za sada jo{ niste unijeli podatke (o unosu vi{e u 11. vje`ba). a vi uradite promjene u 1 tablici (na primjer. l Najbolje je podesiti referencijalni integritet prije unosa bilo kojih podataka u tablice. Dog Coloring) tako da unosi u vezanoj tablici vi{e ne vrijede. Ako poku{ate stvoriti odnos s referencijalnim integritetom nakon {to ste ve} unijeli podatke u jednu ili obje tablice. Access pokazuje poruku u kojoj od vas tra`i vezani slog u odre|enoj tablici i ne dopu{ta vam unos podataka. (Ba{ me briga {to ste unijeli brojeve u polje Text. Na primjer. vje`bi) tako da ste spremni za pode{avanje referencijalnog itegriteta. svi psi iz tablice Dogs koji imaju broj boje 3 bit }e tako|er izbrisani. sve sedmice u tablici Dog mijenjaju se u osmice. a drugo Number.

upita i izvje{taja. upite i izvje{taje koji su mogu}i zbog stvaranja odnosa. jednostavno ga kliknite u prozoru Relationships (crta izme|u tablica ozna~ena je masno) i tada pritisnite Delete. vje`ba. 25. Kliknite Yes i odnos je izbrisan.STVARANJE ODNOSA IZME\U TABLICA 77 UKLANJANJE ODNOSA Da biste odnos izbrisali. [TO SADA? Kako iskoristiti prednosti nakon {to ste stvorili odnos izme|u tablica? Da biste shvatili odgovor. morate imati malo vi{e znanja. Access }e tra`iti potvrdu. Kao prvo morate nau~iti unositi i urediti podatak u tablici te kako podesiti verzije jednostavne tablice formi. . U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti podatak u tablicu. ure|ivanje i brisanje odnosa izme|u tablica. Tek tada }ete biti spremni. da stvorite vi{etabli~ne forme. Ova vje`ba prikazuje stvaranje.

11. . onda ve} znate da je slog zapravo redak u tablici. Tada slijedite naredne korake kako biste unijeli slog. mjestu. vje`bu (nadam se da jeste). Ako ste pro~itali 1. i 2. ili ne~em drugom. On sadr`i informacije o odre|enoj osobi. Zapamtite. {to }ete nau~iti u ovoj vje`bi. Vje`ba UNO[ENJE PODATKA U TABLICU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako dodavati slogove u tablicu. vje`bi “Stvaranje jednostavne forme”. da biste otvorili tablicu. Najprije morate otvoriti tablicu. Stoga otvorite tablicu i zapo~nite s radom. Ostali na~ini za uno{enje slogova Uno{enje slogova izravno u tablicu. kako ispisati tablicu te kako je zatvoriti. Do{lo je vrijeme da unesete slogove. nije uvijek najbolji na~in. Unosit }ete vrijednosti za svaki slog u svako polje (stupac) u tablici. a zatim kliknite Open. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 14. UNO[ENJE SLOGA Kona~no ste stvorili strukturu tablice i uradili pode{enja prema svojim `eljama. jednostavnije je stvoriti formu za unos podataka. Ako imate mnogo slogova za uno{enje. dvostruko je kliknite u prozoru Database ili je kliknite jednom.

To~ka umetanja Kada kliknete u polje. 1. uz pomo} opcije AutoNumber) zapo~nite s radom u sljede}em polju. 3. Nastavite uno{enje slogova sve dok ih sve ne unesete. 5. ]elija Dio retka i stupca. Ponekad se rije~ polje upotrebljava da ozna~i unos u polje za jedan slog. Nastavite pritiskati Tab sve dok ne stignete u posljednje polje. a zapravo rije~ polje stvarno zna~i cijeli stupac. Pritisnite Tab kako biste pre{li u sljede}e polje i utipkali njegovu vrijednost. ]elija je ime za pojedini blok. 2. Kliknite u prvo prazno polje prvog praznog stupca. Utipkajte vrijednost za polje. . To je mjesto gdje }ete unijeti podatak za polje odre|enog sloga.UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 79 U prvom stupcu nalazi se broj! Ako ste prvo polje podesili na na~in da mu se automatski unose podaci (na primjer. Kada u posljednjem polju pritisnete Tab. vidjet }ete titraju}u okomitu crtu koju nazivamo to~ka umetanja i koja ozna~ava mjesto gdje }e se prikazati utipkana vrijednost. to~ka umetanja prelazi u prvo polje sljede}eg retka gdje mo`ete zapo~eti novi slog. 4.

VJE@BA NEKE l MOGU]NOSTI UNOSA PODATAKA Sve podatke mo`ete unijeti samo pomo}u tipke Tab i utipkavanjem. Tablica 11. (to~ka sa zarezom). a za unos vremena pritisnite tipke Ctrl+: (dvoto~je). Na primjer. pritisnite tipke Ctrl+’ (apostrof).1 obja{njava tipkovni~ke pre~ice za pomicanje u tablici. TABLICA 11. @elite li ponoviti vrijednost iz polja u prethodnom slogu. mo`ete kliknuti u bilo koje polje i tako u `eljeno polje postaviti to~ku umetanja. l POMICANJE PO TABLICI U ranijim koracima pritiskali ste tipku Tab i na taj na~in se pomicali iz polja u polje. pritisnite tipke Ctrl+. ali }emo vam otkriti i neke mogu}nosti kako biste ubrzali rad: @elite li unijeti datum.1 POMAKNUTI Sljede}e polje TIPKE ZA POMICANJE U TABLICI SE NA… Tab PRITISNITE TIPKU… Prethodno polje Posljednje polje u slogu Po~etno polje u slogu Isto polje u sljede}em slogu Isto polje u prethodnom slogu Isto polje u posljednjem slogu Isto polje u po~etnom slogu Posljednje polje u posljednjem slogu Po~etno polje u po~etnom slogu Shift+Tab End Home ¯ ­ Ctrl+¯ Ctrl+­ Ctrl+End Ctrl+Home .80 11. no postoje i druk~iji na~ini pomicanja koji }e vam vjerojatno trebati.

ili pritisnite tipke Ctrl+F4 ili dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (slika 11. Tablica je obi~na mre`a oko redaka i stupaca. Naravno. Da biste tablicu zatvorili.UNO[ENJE PODATKA U TABLICU 81 ISPISIVANJE TABLICE Naj~e{}e ne}ete `eljeti ispisati tablicu jer ne izgleda ba{ lijepo. ponekad }ete ipak `eljeti ispisati sirove podatke u tablici. Tada kliknite OK. U tom slu~aju slijedite naredne korake: 1. Tablica se ispisuje. Otvorite tablicu (dvostruko ju kliknite ili je odaberite i kliknite Open). Ikona izbornika Control Gumb Close SLIKA 11. Pode{avanje ispisa Neke opcije ispisa mo`ete podesiti prije samog ispisa. odaberite izbornik File i tada Print. . te u okviru za dijalog Print podesite opcije ispisa.1). Umjesto da kliknete gumb Print.1 Zatvorite tablicu na isti na~in kako zatvarate i ostale prozore. kliknite gumb Close (X). Kliknite gumb Print na alatnoj traci. 2. ZATVARANJE TABLICE Do sada ste ve} vjerojatno otkrili da tablica nije ni{ta drugo do obi~an prozor. pa }ete stoga stvarati izvje{taje za ispis koji sadr`e podatke koje trebate (23. vje`ba “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”).

kako tablicu ispisati te kako je zatvoriti. VJE@BA U ovoj ste vje`bi nau~li kako unijeti slogove u tablicu.82 11. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako ure|ivati podatke u tablici. .

Kada ste unijeli podatke u tablicu. Ure|ivanje sadr`aja }elije je vrlo jednostavno.12. 2.1 u 11. Slijedite naredne korake kako biste zamijenili stari sadr`aj u polju: 1.) Da biste odabrali }eliju pomo}u mi{a. Utipkajte novi podatak. [to je bolje? Ovisno o tome kakve moraju biti promjene – na vama je da odlu~ite. najbolje je unijeti novi podatak od samog po~etka. automatski ste odabrali i njezin sadr`aj. (Ako }eliju odabirete pomo}u tipkovnice. SADR@AJA U ]ELIJI ZAMJENA SADR@AJA ]ELIJE Ako je stari sadr`aj }elije potpuno krivi. kako odabrati slogove te kako umetnuti ili izbrisati slogove.1) i tada kliknite mi{em. Stari sadr`aj mo`ete zamijeniti ili ga urediti. . PROMJENA Samo neke stvari uspiju od prve. Na taj na~in odabirete cijeli sadr`aj }elije. mo`da shvatite da trebate uraditi neke promjene. postavite pokaziva~ mi{a na lijevi rub }elije kako bi pokaziva~ promijenio izgled u oznaku plusa (+) (slika 12. Novi podatak zamjenjuje stari. vje`bi) ili je jednostavno kliknite. Vje`ba URE\IVANJE PODATKA U TABLICI U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako promijeniti informaciju u polju. Odaberite }eliju pomo}u tipkovnice (tablica 11.

.2 umetanja. To~ka umetanja prikazuje se u }eliji (slika 12. 2.2). Postavite pokaziva~ mi{a u }eliju tako da on promijeni izgled u I-oznaku. To~ka umetanja Pokaziva~ mi{a SLIKA 12. URE\IVANJE SADR@AJA ]ELIJE Ako promjene koje `elite uraditi nisu velike. Slijedite naredne korake: 1.1 Da biste odabrali cijeli sadr`aj }elije.84 12. Kliknite u }eliju kako biste u nju postavili to~ku 3. Utipkajte promjenu.1). budite sigurni da pokaziva~ mi{a ima izgled oznake plusa (+) prije nego li kliknete. Pomi~ite se po }eliji na mjesto gdje `elite zapo~eti ure|ivanje (tablica 12. 4. nema razloga da zamjenjujete cijeli sadr`aj ve} jednostavno uredite sadr`aj }elije. Pritisnite tipku Backspace kako biste izbrisali znak s lijeve strane to~ke umetanja ili tipku Delete za znakove s desne strane. VJE@BA Pokaziva~ mi{a SLIKA 12. Kliknite.

3. ponekad }ete `eljeti raditi s cijelim slogom. Cijeli slog }e se prikazati ozna~en (bijela slova na crnoj pozadini) kao {to je prikazano na slici 12.URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 85 TABLICA 12.3 Ozna~eni odabrani slog. . Podru~je odabira sloga Trokut ozna~ava odabrani slog SLIKA 12.1 DA POMICANJE U ]ELIJI Jedan znak desno Jedan znak lijevo Jednu rije~ desno Jednu rije~ lijevo Na kraj sadr`aja Na kraj }elije BISTE SE POMAKNULI… ® ¬ PRITISNITE TIPKU… Ctrl+® Ctrl+¬ End Ctrl+End Home Ctrl+Home Na po~etak sadr`aja Na po~etak }elije ODABIRANJE SLOGOVA Kao {to ure|ujete }elije u slogu. Da biste to uradili. Odabrati mo`ete i grupu slogova (odaberite prvi i prtisnite i dr`ite tipku Shift dok odabirete sljede}e slogove). kliknite sivi kvadrati} lijevo od sloga. a ne ih uzimati iz cijelog popisa. Odabrati mo`ete samo kontinuirane slogove.

3. a mo`da }ete ugledati i ova dva simbola: Uno{eno ili ure|ivano Prazan redak za sljede}i novi slog Samo jedan trokut Ako ste odabrali vi{e slogova istovremeno.3). UMETANJE NOVOG SLOGA Novi slog se ume}e automatski. SIMBOLI ODABIRA SLOGA Kada odaberete slog. Vi{e o tome pro~itajte u 19. samo prvi koji ste kliknuli ima oznaku trokuta.86 12. prikaz na slici 12. ve} ga morate smjestiti na dno tablice. Novi slog niste u mogu}nosti umetnuti izme|u postoje}ih. Kliknite u prazan okvir sjeci{ta naslova redaka i stupaca ili pritisnite tipke Ctrl+A ili odaberite opciju Select All Records iz izbornika Edit. indeksiranje i filtriranje podataka”. novi redak se prikazuje ispod njega i ~eka sljede}i slog. [to ako `elite slogove poslo`iti drugim redom? Lako je sortirati slogove u red koji `elite. vje`bi “Sortiranje. VJE@BA Odabiranje svih slogova Sve slogove mo`ete odabrati odjednom na nekoliko na~ina. . no svi su jednako odabrani. u podru~ju odabira sloga prikazuje se trokut (slika 12. Kada zapo~nete s utipkavanjem sloga.

Kliknite desnom tipkom mi{a na slog (slogove) i odaberite Delete Record. l . u slu~aju da cijeli slog nije odabran. onda nema razlike izme|u ove dvije naredbe. PREMJE[TANJE I KOPIRANJE PODATAKA Kao i u ostalim programima Windowsa i ovdje mo`ete upotrijebiti naredbe Cut. 2. No. Zapamtite da nakon brisanja sloga nije mogu}e poni{titi naredbu. Kliknite na gumb Cut ili Copy na alatnoj traci. slog (slogove). Uradite jedno od sljede}eg: l Otvorite izbornik Edit i odaberite Cut (za premje{taj) ili Copy (kopiranje). Delete nasuprot Delete Record Ako ste odabrali cijeli slog. Uradite jedno od sljede}eg: l l l l l Kliknite gumb Delete Records na alatnoj traci. Odaberite Delete iz izbornika Edit. Copy i Paste kako biste podatak premjestili ili kopirali. Slijedite naredne korake: 1.URE\IVANJE PODATKA U TABLICI 87 BRISANJE SLOGOVA Ako shvatite da jedan ili vi{e slogova nisu potrebni u tablici. lako ih je izbrisati. Odaberite slog (slogove) koji `elite izbrisati. Odaberite Delete Record iz izbornika Edit. 2. a naredba Delete Record na cijeli slog. naredba Delete odnosi se na tekst. pa stoga budite vrlo oprezni u brisanju sloga. }eliju (}elije) ili tekst koji `elite premjestiti ili kopirati. Pritisnite tipku Delete na tipkovnici. Slijedite naredne korake: 1. Odaberite polje (polja). U isto vrijeme mo`ete izbrisati i nekoliko slogova.

88 12. upit itd. Kliknite gumb Paste na alatnoj traci. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako ure|ivati podatak u polju. . U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti vi{e o formatiranju tablice. 4. Uradite jedno od sljede}eg: l l l l Odaberite Paste iz izbornika Edit. VJE@BA l Desnom tipkom mi{a kliknite na slog (slogove) i iz izbornika pre~ica odaberite Cut ili Copy. U prozoru Database odaberite tablicu. l 3. Pritisnite tipke Ctrl+V kako biste ulijepili materijal. Kliknite desnom tipkom mi{a na mjesto gdje `elite ulijepiti materijal i iz izbornika pre~ica odaberite Paste. a ne samo odre|ena polja i slogove. Pomaknite se na mjesto gdje `elite smjestiti tablicu (primjerice druga baza podataka) i upotrijebite naredbu Paste. Postavite to~ku umetanja na mjesto gdje `elite umetnuti odrezani ili kopirani materijal. Premje{tanje i kopiranje cijele tablice Premjestiti i kopirati mo`ete cijele objekte. kako umetnuti i izbrisati polje te kopirati i premje{tati podatak s mjesta na mjesto. Tada upotrijebite naredbe Cut ili Copy. Pritisnite tipke Ctrl+X za premje{tanje ili Ctrl+C za kopiranje. koje `elite premjestiti ili kopirati. izvje{taj.

Polja naj~e{}e ~uvaju vi{e podataka koji stanu u {irinu stupca. promjenom pisma i odabiranjem razli~itih poravnavanja. MIJENJANJE [IRINE STUPCA I VISINE RETKA Uobi~ajeni problem u tablici je nemogu}nost da vidite cijeli sadr`aj polja. pa podaci u tablici nisu vidljivi u cijelosti. Na primjer. Upotrebljavaju forme unosa podataka (14. Vje`ba TABLICE FORMATIRANJE U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled tablice pode{enjem veli~ine redaka i stupaca. vje`ba “Stvaranje jednostavne forme”) kako bi slogove vidjeli na zaslonu i izvje{taje (23. ZA{TO FORMATIRATI TABLICU? Ve}ina ljudi ne formatira svoje tablice jer ne brinu o izgledu tablice i nemaju je potrebe ispisati. Stvaranje formi i izvje{taja u ovom trenutku je vrlo zahtjevan posao s kojim se za sada ne `elite susresti.13. vje`ba “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”) kako bi ispisali slogove. mo`da }ete `eljeti dodavati formate i na taj na~in njezin izgled uljep{ati. vjerojatno }ete `eljeti dodati malo formatiranja tablici kako bi ona bila preglednija. Nakon toga mo`ete je upotrijebiti za sve preglede i ispise {to rezultira privla~nijim formama i izvje{tajima. ako je va{a baza podataka jednostavna te sadr`i jednu tablicu. Ako kasnije odlu~ite upotrijebiti formu i izvje{taj. a tablice im slu`e kao tankovi za spremanje sirovih podataka. .

Kliknite i dr`ite lijevu tipku mi{a i povucite rub stupca desno ili lijevo kako biste smanjili ili pove}ali {irinu stupca. a desni stupac }e mu napraviti mjesta. Druga mogu}nost je dvostruko kliknuti okomitu crtu stupca kada je prikazana dvoglava strelica i stupac }e se automatski pove}ati/smanjiti na du`inu podatka. Slijedite naredne korake: 1.90 13. upotrijebite okvir za dijalog Column Width.1 stupca. VJE@BA Ovaj problem mo`ete rije{iti na dva na~ina.1). Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva imena polja (naslovi stupa- ca) kako bi pokaziva~ promijenio izgled u okomitu crtu sa strelicama okrenutim lijevo i desno (slika 13. Pokaziva~ mi{a SLIKA 13. PROMJENA [IRINE STUPCA Access nudi nekoliko na~ina za pode{enje {irine stupca u tablici pa stoga odaberite na~in koji `elite. @elite li precizniji na~in promjene {irine stupca. Otpustite tipku mi{a kada je stupac `eljene {irine. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva naslova 2. Slijedite naredne korake: . 3. Jedan od najlak{ih na~ina promjene {irine stupca je povla~enje naslova stupca. Pro{irite stupac kako biste vidjeli vi{e podataka ili pove}ajte redak kako biste prikazali vi{e od jednog retka podataka. Podesit }ete stupac s ljeve strane.

Kliknite OK kako biste potvrdili promjene. mo`ete podesiti visinu retka. Jednom retku nije mogu}e podesiti visinu. Iz izbornika Format odaberite Column Width ili kliknite desnom tipkom mi{a i iz izbornika pre~ica odaberite Column Width.FORMATIRANJE TABLICE 91 1. Odaberite stupac (stupce) kojem `elite podesiti {irinu. PROMJENA VISINE RETKA Ako ne `elite promijeniti {irinu stupca. 3.2 Ovdje precizno podesite {irinu stupca. Odaberite opciju Standard Width kako bi {irinu stupca vratili na izvornu postavku. Jedan na~in promjene visine je povla~enjem. 2. SLIKA 13. Uradite jedno od sljede}eg: l Klikom na Best Fit podesite stupac na {irinu najdu`eg podatka. a i dalje `elite prikazati vi{e sadr`aja. Postavite pokaziva~ mi{a izme|u dva retka u podru~je odabira retka i povucite mi{em gore (smanjenje) ili dolje (pove}anje). Koji redci se pode{avaju? Bez obzira koji redak odaberete.2). l l 4. jednako kao i kod stupca. svi }e prihvatiti novo pode{enje. . U okvir za tekst Column Width utipkajte vrijednost za broj znakova u polju. Prikazuje se okvir za dijalog Column Width (slika 13.

Options i uradite promjene u okviru za dijalog stranice Datasheet. Za prikazivanje na zaslonu mo`ete odabrati neko drugo pismo. ali }e se ono automatski pridijeliti cijelom tekstu u tablici uklju~uju}i i naslove stupaca. odaberite Tools. ili iz izbornika Format odaberite Row Height. U izborniku Format odaberite Font. a da pode{enje ne prihvate i ostala polja ili unosi. Prikazuje se okvir za dijalog Font (slika 13. unesite novu visinu i kliknite OK. 5. Iz okvira za popis Size odaberite veli~inu. VJE@BA Drugi na~in je uz pomo} okvira za dijalog Row Height. Da biste promijenili izvornu postavku pisma u prikazu Datasheet. Kliknite desnom tipkom mi{a na stupac i odaberite Row Height i unesite novu visinu. 2. . PROMJENA PISMA Za razliku od ostalih Accessovih objekata (kao {to su izvje{taji ili forme) ne mo`ete formatirati odre|eno polje ili unos u tablici. 3. 4. Promjene pisma koje uradite u prikazu Datasheet ne}e se prikazati u izvje{tajima. Ili }ete mo`da pove}ati pismo i tako tablicu bolje i jasnije vidjeti. Ovaj okvir za dijalog radi na istom principu kao i okvir za dijalog Column Width. ali bez opcije Best Fit. Promjene su vidljive samo u prikazu Datasheet.3). Iz okvira za popis Font style odaberite stil.92 13. upitima ili formama. Iz padaju}eg popisa Color odaberite boju. Iz okvira za popis Font odaberite pismo. Slijedite naredne korake kako biste promjenili pismo za stranicu podataka u tablici: Za{to mijenjati pisma u prikazu Datasheet? Ponekad }ete `eljeti smanjiti pismo i na taj na~in omogu}iti prikaz vi{e polja i njihovog sadr`aja na zaslonu bez mijenjanja {irine stupca. 1.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako formatirati tablicu. Datasheet). kliknite OK. Kada ste zadovoljni s promjenama. . (Mogu}nost) Ako `elite podcrtati tekst.3 Okvir za dijalog Font omogu}ava pode{avanje pisma za cijelu tablicu.FORMATIRANJE TABLICE 93 SLIKA 13. U podru~ju Sample vidjet }ete izgled promjena. potvrdite opciju Underline. Promijeniti mo`ete posebne efekte. Mogu}nosti promjena izgleda }elije Drugi je na~in mijenjanja izgleda tablice pomo}u okvira za dijalog Datasheet Formatting (odaberite Format. 6. boju pozadine. 7. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti jednostavnu formu za unos podataka. boju crta mre`e izme|u svakog retka ili stupca te svugdje gdje su crte prikazane.

Izbje}i }ete i glavobolje koje se pojavljuju kada poku{avate otkriti s kojim slogom tablice radite. no ponekad to nije najbolji na~in. l l . Na primjer. osnovnu formu koja sadr`ava sva polja u tablici.14. Postoje tri na~ina za stvaranje forme: l Opcija AutoForms nudi brzu. Jednostavniji i br`i na~in je stvaranje forme. Opcija Form Wizard poma`e vam u stvaranju forme putem okvira za dijalog i odabirom polja i stilova za formu. svaka forma u odre|enom trenutku prikazuje samo jedan slog. i 12. op}enito. ili }ete odre|eni podatak morati unijeti u nekoliko tablica. ZA[TO STVARATI FORME? Kao {to ste pro~itali i nau~ili u 11. Stvaranje forme od samog po~etka nudi mre`u u koju }ete postavljati polja. sve poslove unosa i ure|ivanja podataka mo`ete uraditi u tablici. mo`da }ete stupac toliko ra{iriti da ne}ete biti u mogu}nosti vidjeti sve {to utipkate u polje. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti formu sa ili bez Form Wizarda (~arobnjak za stvaranje forme). pa }ete morati otvarati tablice jednu po jednu i unositi podatke. Uz pomo} forme mo`ete ostaviti dovoljno prostora za svako polje i unijeti informacije u nekoliko tablica istovremeno. Ovo je najte`i na~in. ali nudi najve}u kontrolu. vje`bi.

Kliknete li opciju AutoForm: Tabular. forma }e izgledati poput stranice baze podataka. Otvorite padaju}i popis na dnu okvira za dijalog i odaberite tablicu ili upit koje `elite upotrijebiti kao izvor podataka za formu. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. Kliknite AutoForm: Columnar da biste stvorili formu stupca (naj~e{}e upotrebljavana). Da biste formu izbrisali. 4. Kliknite gumb New. 2. forma }e imati izgled tablice. Kliknite OK. Slijedite naredne korake: 1.1 Odaberite na~in stvaranja forme. zatvorite je i kada se prika`e pitanje `elite li spremiti promjene. Ova opcija jednostavno prebacuje polja iz tablice u formu. Ako niste zadovoljni s radom izbri{ite formu i uradite je ponovno uz pomo} opcije Form Wizard. ali i prikladna. 5. Forma koju }ete stvoriti uz pomo} opcije AutoForm mo`da ne}e izgledati lijepo. Oznake polja }e vjerojatno biti isklju~ene i polja se mogu nalaziti vrlo blizu jedno drugom pa stoga ni forma ne}e izgledati privla~no.STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 95 STVARANJE FORME UZ POMO] AUTOFORME Najlak{i na~in stvaranja forme je uz pomo} opcije AutoForm. vrlo je prilagodljiva. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika 14.1). Prikazuje se forma koja je spremna za unos podataka. a kliknete li AutoForm: Datasheet. SLIKA 14. Ova opcija stvara formu koja va{a polja smje{ta u stupac od vrha prema dnu. 3. . kliknite No.

3. 4.2).2 Form Wizard omogu}ava odabir polja koja `elite uklju~iti iz razli~itih tablica. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. U popisu Available Fields kliknite polje koje `elite uklju~iti u 5. (Prema osnovnoj postavci uvijek je odabrana tablica koja je na prvom mjestu abecednog reda {to vjerojatno nije ono {to `elite. Ako `elite uklju~iti polja iz neke druge tablice ili upita. korak sve dok ne uklju~ite sva polja koja `elite u formi. Otvara se okvir za dijalog Form Wizard (slika 14. . vratite se u 3. 2. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit iz kojih `elite odabrati polja.96 14. SLIKA 14. VJE@BA STVARANJE FORME UZ POMO] FORM WIZARDA Form Wizard nudi odli~an kompromis izme|u automatizma stvaranja i stvaranja od samog po~etka. korak i odaberite neku drugu tablicu.) formu i tada kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte 4. Dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard. Slijedite naredne korake kako biste stvorili formu uz pomo} Form Wizarda: 1.

Kliknite gumb Finish. SLIKA 14. 6. U formi se prikazuje prvi slog iz tablice. 7.3). Kliknite svaki stil iz popisa 8. Kliknite svaki gumb kako biste vidjeli pethodni pregled odre|ene vrste (opcija Columnar je naj~e{}a). Datasheet ili Justified. Tada kliknite onu koju `elite i kliknite Next. kliknite Next da biste nastavili s radom. Fali prijevod 8 koraka. kliknite gumb < kako biste ne`eljeno polje iz popisa Selected Fields vratili u popis Available Fields. ali upotrebljivu formu. Tabular. Bit }ete upitani da odaberete izgled: Columnar. Sada }e vas upitati da odaberete stil. Prikazuje se forma koja je spremna za unos podataka (slika 14. . 9. kako biste vidjeli prethodni pregled stila i kada odaberete `eljeni stil.STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 97 Odabir svih polja Da biste sva polja iz popisa Available Fields pomaknuli u popis Selected Fields. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.3 Form Wizard }e stvoriti ovu grubu. Ako pak pogrije{ite. kliknite gumb >>.

ne}ete imati mogu}nost odabira tablice. Vi{e o pomicanju polja pro~itajte u 15. Iz padaju}eg popisa koji se nalazi na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu ili upit. Prikazuje se okvir za dijalog New Form (slika 14. Kliknite OK.1). . Sljede}i koraci upoznat }e vas s prikazom Form Design.4).3. 3. U ovom }ete prikazu sami odre|ivati to~no mjesto svakog polja i njegov format. Kasnije }ete mo}i odabrati tablice iz svojstva forme RecordSource. Prikazuje se prozor Form Design (slika 14. U prozoru Database kliknite podru~je Forms. 1. vje`bi.) 5. kao ona na slici 14. 2. vje`bi. no ako ste po~etnik dr`ite se na{ih koraka. VJE@BA Ako su odrezna polja oznake u formi. 4. Kliknite opciju Design View. uredite formu tako da polja imaju vi{e mjesta.98 14. ali i najte`i na~in stvaranja forme. Kliknite gumb New. Spremni ste za stvaranje forme. Ovo je najsna`niji. STVARANJE FORME OD SAMOG PO^ETKA U prikazu Form Design mo`ete stvoriti formu od samog po~etka. Ne upotrebljavajte pre~ice Ako u ovom trenutku dvostruko kliknete na pre~icu Create form in Design view koja se nalazi u popisu Forms. (Kasnije }ete mo}i promijeniti tablicu u svojstvu RecordSource u svojstvima stranice forme. a vi{e o prikazu pro~itat }ete u 15.

U Query Designeru mo`ete dodati novu tablicu u gornji pano i ako je potrebno podesiti odnos s osnovnom tablicom. Field List Povucite rub radnog podru~ja da biste podru~je pove}ali. kliknite gumb Build (.STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 99 U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvarati ostala podru~ja osim Detail.) desno od svojstva RecordSource kako biste otvorili Query Designer.. . Dodavanje sljede}e tablice formi Ako kasnije trebate dodavati neku drugu tablicu kao izvor podataka za formu.. Nakon zatvaranja Query Designera vidjet }ete polja iz obje tablice u popisu polja. Toolbox SLIKA 14.4 Prikaz Form Design prikazuje praznu povr{inu na kojoj mo`ete dizajnirati formu.

4. radite izravno s poljima podataka. Ako ih ne vidite na zaslonu. korak kako biste dodali sva polja koja `elite u .5) i 3. informativni tekst (kao {to su naslovi i oznake) ili ~ista dekoracija (kao {to su crte i pravokutnici). VJE@BA Toolbox i Field List @eljet }ete upotrijebiti alatni okvir Design i Field List koji su prikazani na slici 14. Polja koja }ete dodavati formi prikazat }e se kao kontrole u podru~ju forme Detail. Slijedite naredne korake kako biste dodavali kontrole prikaza polja u formi: 1. DODAVANJE KONTROLA FORMI Kontrole i polja Kada radite s tablicom. {to nije ni{ta drugo nego prikaz forme podatka u polju. Na po~etku rada jedino vidljivo podru~je je Detail. Osnovna namjena prozora Form Design je jednostavna. formi. ono }e se prikazati kao okvir za tekst. Ponavljajte 2. Povucite polje iz opcije Field List u podru~je Detail (slika 14. a u kasnijim vje`bama nau~it }ete kako dodavati ostala podru~ja. Ako nije prikazan. Kliknite gumb Field List ili odaberite opciju Field List u izborniku View. prika`ite Field List.100 14. Jednak je osvijetljenoj tablici ili plo~i za uljepljivanje gdje }ete smjestiti elemente forme. kliknite na gumb Toolbox ili gumb List na alatnoj traci. U slu~aju formi i izvje{taja radite s kontrolama. 2.

dvostruko kliknite na naslovnu traku Field Lista. Vi{e o pomicanju polja pro~itajte u sljede}oj vje`bi. @elite li odabrati sva polja u popisu. uradite jedno od sljede}eg prije povla~enja: l Kliknite polje koje `elite i tada pritisnite i dr`ite tipku Shift dok odabirete posljednje polje grupe. Kada iz Field Lista povu~ete polja u formu. ona postaju kontrole koje prikazuju podatak iz tog polja. koraku umjesto da povu~ete jedno polje. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao polje koje ste smjestili. SLIKA 14. pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok klikate svako pojedino polje koje `elite. ovaj problem }ete rije{iti ako pro~itate sljede}u vje`bu.5 Iz Field Lista povucite polja u mre`u. Vi{e od jednog polja mo`ete istovremeno povu}i u formu. . @elite li odabrati vi{e polja koja ne tvore grupu. u sljede}ih nekoliko vje`bi pro~itat }ete i nau~iti kako unijeti promjene i pobolj{ati izgled forme. Na taj }ete na~in odabrati grupu polja. l l Objekte mo`ete pomicati po formi nakon {to ste ih smjestili. Ne brinite ako trenutno va{a forma ne izgleda lijepo. U 2.STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 101 Ne brinite se o preklapaju}im oznakama.

VJE@BA Upotreba opcije Snap to Grid Ako otkrijete da je te{ko poravnati polja. odaberite opciju ponovno kako biste je isklju~ili. Ako ipak `elite sami poravnati polja. Kliknite u polje gdje `elite zapo~eti rad i utipkajte podatak. Ako ste zadovoljni izgledom forme. mo`ete odabrati opciju Snap to Grid iz izbornika Format kako biste pored naredbe smjestili oznaku. odaberite View. 3. Pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u sljede}e polje. Otvorite formu: l Ako se va{a forma prika`e u prikazu Form Design. Kada stvorite formu slijedite naredne korake kako biste unijeli podatke: 1. Form View kako biste pre{li u prikaz Form ili odaberite Form View pomo}u gumba View. ostavite formu otvorenom i prije|ite na 15. Ako pak `elite unijeti jo{ neke promjene. vje`bu. pritisnite tipke Shift+Tab. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene kliknite Yes.102 14. Ako se forma uop}e ne prika`e. Kliknite gumb Close (X). UNO[ENJE PODATAKA U FORMU Smisao stvaranja forme je lak{i unos podataka u tablicu. . Kada stignete u posljednje polje pritiskanjem tipke Tab. kliknite karticu Form u prozoru Database i tada dvostruko kliknite ime forme ili kliknite gumb Open. Forma radi kao atraktivna “maska” koja vas {titi od obi~ne tablice. krenite naprijed i zatvorite formu. U sljede}i okvir za tekst koji se prikazuje utipkajte ime za formu i tada kliknite OK. oti}i }ete u prvo polje novog praznog sloga. l 2. Ako je potrebno vratiti se u prethodno polje.

Ove pre~ice rade jednako dobro u formama i tablicama. . 4. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavnu formu te kako unijeti podatke u nju.STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 103 Da biste se pomaknuli u sljede}i slog prije nego {to stignete u posljednje polje ili u prethodni slog. i 3. korak da unesete sve slogove koje `elite. Ponovite 2. Pre~ice za unos podataka Pro~itajte odjeljak “Trikovi unosa podataka” u 11. Oni }e se automatski spremiti ~im ih unesete. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u formi da bi ona odgovarala va{im potrebama. vje`bi kako biste nau~ili neke trikove pri unosu podataka. kliknite gumb sa strelicom okrenutom lijevo ili desno koji se nalazi na lijevom kraju trake za navigaciju na dnu prozora.

15. kontrola”. Pomaknuti kontrole kako bi izme|u njih bilo vi{e prostora. odlomak “Prikazivanje zaglavlja i podno`ja”. 2. . Formatiranje teksta u formi (primjerice. ali ne izgleda privla~no. vje`ba). masni znakovi ili razli~ita pisama za oznake ili ve}i tekst za zaglavlje). 6. odlomak “Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka”. 5. Pridjeljivanje razmaka izme|u kontrola i njihovih oznaka. 3. Evo pregleda {to trebate uraditi da va{a forma bude {to privla~nija: 1. Promjena veli~ina kontrola i oznaka. U ovoj vje`bi }ete nau~iti kako pobolj{ati izgled forme. ULJEP[AVANJE FORME: PREGLED Forma koja se nalazi na zaslonu vjerojatno je funkcionalna. odlomak “Dodavanje teksta”. odlomak “Promjena veli~ine 4. Dodavanje zaglavlja i podno`ja. Dodavanje teksta za obja{njenje. odlomak “Pomicanje kontrola”. odlomak “Formatiranje kontrola”. Vje`ba UNO[ENJE PROMJENA U FORMU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u formu bez obzira na koji ste na~in stvorili formu (14.

povucite panel Form Footer prema dolje da bi podru~je Detail bilo ve}e. Kliknite i dr`ite pritisnutu lijevu tipku mi{a dok kontrolu povla~ite na `eljeno mjesto. Ako pak `elite vi{e prostora u gornjem dijelu forme. Hvataljke odabira Pokaziva~ mi{a SLIKA 15. . 3. Vi{e prostora Ako `elite stvoriti vi{e prostora na dnu kontrola kako biste imali vi{e mjesta za pomicanje. Ako niste u prikazu Form Design. otvorite prikaz kao {to ste nau~ili u 14. najprije je odaberite i tada je povucite kada pokaziva~ mi{a promijeni izgled u ruku. vje`bi.1). 5. Kliknite ime kontrole kako biste je odabrali. Ako pomi~ete vi{e kontrola istovremeno pokaziva~ mi{a mo`ete postaviti na bilo koju odabranu kontrolu. ozna~ite sve kontrole i povucite ih prema dolje kao grupu. Slijedite naredne korake: 1. Oko kontrole prikazuju se hvataljke odabira. Postavite pokaziva~ mi{a na mjesto gdje }e promijeniti izgled u ruku (slika 15. Nekoliko kontrola }ete mo`da `eljeti spustiti kako biste ostavili vi{e prostora za umetanje nove kontrole ili }ete jednostavno `eljeti ponovno poslo`iti prikazane kontrole drugim redom. Otpustite tipku mi{a kada je kontrola na `eljenom mjestu.1 Da biste pomaknuli kontrolu. 4.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 105 POMICANJE KONTROLA Naj~e{}a je promjena u formi pomicanje kontrola po njoj. 2. Kontrolu mo`ete povu}i okomito ili horizontalno s bilo koje strane ili dijagonalno iz bilo kojeg kuta.

Da biste pomaknuli okvir za tekst ili njegovu oznaku neovisno.) Da biste to uradili. mo`da }ete `eljeti produljiti okvir za oznaku polja kako bi ime polja bilo prikazano u cijelosti. kliknite na jednu i zatim pritisnite i dr`ite tipku Ctrl dok odabirete ostale. VJE@BA Tekst oznake se pomi~e bez pridijeljenog okvira za tekst Budite oprezni kada postavljate pokaziva~ mi{a iznad kontrole da biste je pomaknuli. Vi{e kontrola mo`ete povla~iti istovremeno zadr`avaju}i odnos izme|u njih tako {to }ete odabrati sve kontrole i onda ih povu}i. slijedite naredne korake: 1. Postavite pokaziva~ mi{a na gornji lijevi kut iznad hvataljke odabira kako bi pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignutim prstom (slika 15. (Sljede}i odlomak obja{njava kako promijeniti du`inu kontrole. 2. morate najprije pomaknuti kontolu okvira za tekst u desno i na taj na~in stvoriti prostor za pove}anje oznake.106 15. Uvjerite se da je pokaziva~ promijenio izgled u ruku (slika 15. no iste metode rada mo`ete upotrijebiti radite li s kombiniranim okvirima ili slikama. Na primjer. Ako vidite da je pokaziva~ promijenio izgled u ruku s podignutim prstom. . Okviri za tekst. Kliknite na kontrolu koju `elite pomaknuti. Da biste odabrali vi{e kontrola.1). kontrolu mo`ete povu}i bilo gdje. naj~e{}e upotrebljavane kontrole Okviri za tekst i njihove oznake su obja{njeni u ovoj knjizi.2). NEOVISNO POMICANJE KONTROLA I NJIHOVIH OZNAKA Ponekad }e biti potrebno pomicati kontrolu okvira za tekst ili oznaku polja neovisno jedno o drugom.

Postavite pokaziva~ mi{a na desni rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u dvoglavu strelicu (slika 15. Odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete.3). slika). vjerojatno }ete `eljeti izbrisati njezinu oznaku. PROMJENA VELI^INE KONTROLA Nakon {to ste pridijelili razmak izme|u svakog okvira za tekst i njegove oznake (prethodni odlomak). Povucite rub kontrole na `eljenu du`inu i tada otpustite tipku Pokaziva~ mi{a Hvataljke odabira SLIKA 15. mi{a. Povucite kontrolu na novo mjesto.2 Uz pomo} pokaziva~a mi{a povucite kontrolu ili oznaku neovisno jedno od drugog. Oko nje se prikazuju hvataljke odabira.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 107 3. Kliknite kontrolu kako biste je odabrali.3 Povla~enjem mo`ete promijeniti veli~inu podru~ja za unos. Brisanje razina Ako odre|ena kontrola obja{njava sama sebe (primjerice. 2. . 3. slijedite naredne korake kako biste promijenili du`inu kontrole: 1. SLIKA 15.

pa stoga nije potreban duga~ak okvir za prikaz cijelog teksta.4). Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu svake stranice forme kada je `elite ispisati. . Zatim postavite pokaziva~ mi{a izme|u traka (pokaziva~ mijenja izgled u dvoglavu strelicu) i povucite prema dolje. ali su prazna. kao {to je naslov forme na vrhu ili ime osobe koja je izradila formu na dnu. odaberite View. PRIKAZIVANJE l ZAGLAVLJA I PODNO@JA Za sada radite u podru~ju Detail. Tako }e se tekst mo}i prelomiti i prije}i u novi redak. Page Header/Footer. pove}ajte kontrolu povla~enjem donjih hvataljki odabira. Ovo podru~je nije prikazano po izvornim postavkama pa stoga. l Kada stvarate formu pomo}u Form Wizarda. ako `elite prikazati podru~je. Podru~je Page Header and Page Footer (rijetko upotrebljavano). kliknite njezinu traku kako biste podru~je odabrali. VJE@BA Oznake u vi{e redaka Ako je tekst koji je prikazan u okviru za tekst ili kontroli oznake preduga~ak da bi stao u pridijeljenu du`inu. ali mo`ete upotrijebiti i ostala podru~ja: Podru~je Form Header and Form Footer. podru~ja Form Header i Form Footer se prikazuju u prikazu Design.108 15. Mjesto za tekst koji }e se ponavljati na vrhu ili dnu forme. Podru~je Form Header se nalazi ispod podru~ja Detail pa stoga podru~je nema odre|enu visinu. Da biste stvorili mjesta za rad u podru~ju Form Header (slika 15.

podnaslova. u formu kontrola oznaka za prikazivanje naslova. . odre|ene informacije u zasebne kontrole podru~ja Detail. SLIKA 15. Ako Toolbox nije prikazan. teksta za obja{njenje itd. DODAVANJE OZNAKA Sljede}a stvar koju ve}ina korisnika `eli je dodavanje teksta u formu. odaberite opciju Toolbox iz izbornika View ili kliknite gumb Toolbox na alatnoj traci. Slijedite naredne korake: 1. Nako {to ste prikazali zaglavlje i podno`je mo`ete dodavati kontrole u ta podru~ja.4 Povucite traku Detail dolje kako biste stvorili prostor za dodavanje teksta zaglavlju. Podru~je Form Header sadr`i tekst koji `elite ponavljati na svakom prikazu forme.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 109 Podru~je Detail sadr`i kontole ~iji se podaci mijenjaju za svaki slog. Naslove i stale osnovne informacije dodajte u zaglavlja i podno`ja.

Prikazuje se tanki okvir. (Okvir raste kako bi mogao ~uvati tekst koji }ete utipkati. Utipkajte tekst. 3.) 4.110 15. okvir }e nestati ~im kliknete izvan njega. 5. Kliknite bilo gdje u podru~je kontrola ili pritisnite tipku Enter kako biste zavr{ili s radom. Morate utipkati tekst Ako ne utipkate tekst prije nego {to prije|ete na 5. a s oznakom plusa pored slova (slika 15.5). korak. Kliknite alatku Label u Toolboxu (ona s nako{enim slovima Aa). Kliknite na mjesto u formi gdje `elite stvoriti novi tekst. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u veliko slovo. Pokaziva~ mi{a Alatka Label SLIKA 15. VJE@BA 2.5 Odaberite alatku Label u Toolboxu. .

1 prikazuje alatke. kliknite je kako biste je odabrali i tada kliknite `eljenu alatku formatiranja kako biste kontroli pridijelili `eljeni format. TABLICA 15. uklju~eno/isklju~eno nastavlja se NAMJENA . Tablica 15. Da biste formatirali kontrolu.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 111 Povla~enje oznake Ne brinite se o mjestu oznake za vrijeme stvaranja. Prikazuje se okvir Properties koji sadr`i polja koja kontroliraju sve opcije formatiranja i ostala pode{enja za kontrolu. postavite pokaziva~ mi{a tako da njegov izgled bude poput ruke i povucite na `eljeno mjesto.1 ALATKE ALATKA NA ALATNOJ TRACI FORMATTING Popis dostupnih pisama Popis dostupnih veli~ina odabranog pisma Masni znakovi. Kliknite je. Svojstva kontrole Desnim klikom mi{a na bilo koju kontrolu prikazat }ete izbornik pre~ica iz kojeg odaberite Properties. FORMATIRANJE KONTROLA Nakon {to ste u formu smjestili sve informacije (to su kontrole koje `elite uklju~iti i oznake kako biste prikazali naslove i tekst obja{njenja) sljede}i korak je pobolj{anje izgleda va{e forme. Sve alatke za formatiranje nalaze se na alatnoj traci Formatting (druga alatna traka od vrha u prikazu Form Design). Oznaku kasnije mo`ete pomicati kao i ostale kontrole.

su padaju}i popisi. dok neke sadr`e spoj gumba i padaju}eg popisa. kao {to je alatka za boje ili rubove. uklju~ivanje/isklju~ivanje masnih ili nako{enih znakova. VJE@BA TABLICA 15. uklju~eno/isklju~eno Lijevo poravnavanje teksta Centriranje teksta Desno poravnavanje teksta Popunjavanje odabranog okvira odabranom bojom Boje za tekst u odabranom okviru Boje strukturu odabranog okvira Dodavanje rubova odabranom okviru Dodavanje specijalnih efekata odabranom okviru Neke alatke. a ako kliknete strelicu padaju}eg popisa. pridijelit }ete trenutnu vrijednost. Ako kliknete na gumb. Neke druge alatke su gumbi. Kliknite strelicu pored alatke i tada iz popisa odaberite `eljenu opciju.112 15. mo`ete promijeniti vrijednost. kao {to su pisma i veli~ine.1 NASTAVAK ALATKA Nako{eni znakovi. NAMJENA . uklju~eno/isklju~eno Podcrtani znakovi.

sada prvu kontrolu prihvatiti kao desetu. Bit }ete upitani da odaberete iz nekoliko ve} obojanih i formatiranih shema. Ovo ote`ava popunjavanje forme. redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab zapo~inje od vrha prema dnu.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 113 Promjena boje pozadine Promijeniti mo`ete i boju pozadine forme. REDA POMICANJA POMO]U TIPKE TAB Nakon {to unesete podatak u formu. Odaberite Format. Detail) kako biste odabrali cijelo podru~je. Ako vam se nakon pridjeljivanja forma ne svi|a. AutoFormat. ako imate deset kontrola slo`enih u stupac i tada ih ponovno slo`ite. pa naravno `elite pridijeliti redoslijed koji se odnosi na novu strukturu forme. bez obzira {to se ona sada nalazi na prvom mjestu. Kliknite zaglavlje podru~ja gdje `elite uraditi promjenu (na primjer. redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab se ne mijenja automatski. Kretanje izme|u kontrola nazivamo redoslijed kojim se pomi~ete pritiskaju}i tipku Tab. redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab }e ponovno. kliknite Ctrl+Z kako biste se vratili na prethodno stanje. AutoFormat Evo pre~ice za formatiranje forme. Kada stvorite formu. Kada pomaknete ili ponovno slo`ite kontrole. pritisnite Tab kako biste se pomaknuli iz kontrole u kontrolu redom kojim su prikazane. ali tako da deseta kontrola postane prva. Tada kliknite desnom tipkom mi{a i odaberite opciju Fill/Back kako biste promijenili boju pozadine. Na primjer. PROMJENA .

mo`da }ete `eljeti smjestiti te kontrole na kraj redka kako biste jednostavno sko~ili u njih. Slijedite naredne korake kako biste pridijelili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab: 1. Na primjer. Odaberite View.6). Prikazuje se okvir za dijalog Tab Order (slika 15. VJE@BA Mogu}nosti redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ponekad }ete `eljeti promijeniti redoslijed pomicanja pomo}u tipke Tab iz strukture gore-dolje. SLIKA 15. 2.114 15. Tab Order ili desnim klikom mi{a kliknite kva- drati} u gornjem lijevom kutu forme i odaberite Tab Order iz izbornika pre~ica. Da biste promijenili redoslijed kliknite kontrolu i povucite je gore ili dolje u popisu. 3. ako 90 posto va{ih slogova trebate unijeti u samo nekoliko kontrola. Prikazuju se kontrole i njihov trenutni red. .6 Upotrijebite okvir za dijalog Tab Order kako biste odredili redoslijed pomicanja pritiskaju}i tipku Tab koji `elite upotrijebiti u formi. Odaberite podru~je u kojem `elite podesiti redoslijed. Izvorna postavka je podru~je Detail. u neku drugu radi lak{eg unosa podataka.

dodavanjem teksta. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pobolj{ati izgled forme pomicanjem kontrola. . 5. formatiranjem i pridjeljivanjem redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab.UNO[ENJE PROMJENA U FORMU 115 4. ne mo`ete je izbrisati u okviru za dijalog Tab Order ve} pomo}u opcije Tab Order u svojstvima stranice kontrole. kliknite na karticu Order u svojstvima stranice i odaberite No za njezino svojstvo mjesta na koje }ete do}i pritiskaju}i tipku Tab. Kliknite OK. Kontrola je i dalje prikazana u okviru Tab Order. Brisanje kontrole iz redoslijeda pomicanja pomo}u tipke Tab Ako `elite izbrisati kontrolu iz redoslijeda pomo}u tipke Tab. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o nekim zgodnijim kontrolama koje mo`ete dodavati formi. Da biste brzo podesili redoslijed tipke Tab zasnovane na trenutnoj poziciji kontrola u formi (od gore prema dolje). ali nije dostupna pomo}u tipke Tab. Odaberite kontrolu. kliknite gumb Auto Order.

. Evo nekih obja{njenja za{to to uraditi: l l l ZA[TO Izgled va{e forme bit }e profesionalniji.1 prikazuje formu s kojom }ete raditi u ovoj vje`bi s ve} stvorenim okvirima za popis. malo vremena treba odvojiti kako bi se podesila jedna od posebnih kontrola za unos podataka u formi. UPOTRIJEBITI POSEBNE KONTROLE ZA UNOS PODATAKA? Kao {to }ete vidjeti u ovoj vje`bi. Smanjenje mogu}ih gre{aka pri utipkavanju za pouzdane podatke.16. Slika 16. Smanjenje du`ine utipkavanja za uno{enje slogova. grupom opcija i gumbima za neredbe. Ve} sada mo`ete vidjeti kako ove kontrole ~ine formu mnogo privla~nijom i lak{om za upotrebu. Vje`ba STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI U ovoj }ete vje`bi nau~iti o nekim posebnim kontrolama koje mo`ete uklju~iti u formu.

Ostale kontrole. Upotrijebiti mo`ete gumbe za opcije. Na primjer.STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 117 Grupa opcija Okvir za popis Gumbi za naredbe SLIKA 16. KOJE l l VRSTE KONTROLA UPOTRIJEBITI? Upotrijebiti mo`ete nekoliko vrsta kontrola: List box. Combo group. Option group. Predstavlja popis iz kojeg mo`ete odabrati element.1 Posebne kontrole za unos podataka. kao {to je zapo~injanje novog programa. Mogu}nost odabira iz razli~itih opcija (mo`ete odabrati samo jednu opciju). uradit }ete neku aktivnost. Kada kliknete gumb. U Accessu 2000 mo`ete smjestiti ActiveX kontrole kao i sve ostale. l l l . mo`ete za svaki slog uklju~iti video-isje~ak. spremanje sloga ili ne{to drugo. uklju~i/isklju~i gumbe ili okvire za potvrde. ispisivanje izvje{taja. Command button. no mo`ete utipkati i druge unose osim onih u popisu. Kao i okvir za popis.

pa }emo se u ovoj vje`bi pozabaviti ~arobnjacima. Na primjer. Na primjer. S okvirom za popis osoba koja unosi podatke je ograni~ena na odabir iz ve} utipkanih podataka koji se prikazuju. Access ove kontrole mo`e stvarati sa ili bez ~arobnjaka. i iz popisa odabrati `eljeno ime. STVARANJE .2 Odaberite gumb Control Wizard kako biste mogli upotrijebiti ~arobnjake. ali je mogu}e da }e biti potrebni i neki drugi unosi. mo`da }ete zaklju~iti da je lak{e stvoriti okvir za popis. Kombinirani okvir je koristan kada je okvir za popis odgovaraju}i. Da biste Accessu rekli da `elite upotrijebiti ~arobnjaka. VJE@BA Access }ete instalirati s ~arobnjacima za ve}inu ovih vrsta kontrola {to }e olak{ati upotrebu kontrola. Stvaranje korisni~kih kontrola bez upotrebe ~arobnjaka je malo te`e. mo`ete upotrijebiti kombinirani okvir. OKVIRA ZA POPIS ILI KOMBINIRANOG OKVIRA Okvir za popis ili kombinirani okvir mogu biti korisni ako shvatite da odre|ene vrijednosti ~esto utipkavate u polje. ako trebate unijeti jednu od va{ih dvanaest grana ureda svaki put kad upotrijebite formu. ako ve}ina va{ih kupaca dolazi iz jedne od {est dr`ava. Okvir za popis Control Wizard Kombinirani okvir Grupa opcija Gumb za naredbu Vi{e kontrola SLIKA 16. Za vrijeme unosa podataka mo`ete odabrati dr`avu iz popisa ili utipkati novu dr`avu ako je u popisu nema.2). a mogu}e je da se pojavi kupac iz neke druge dr`ave. kliknite gumb Control Wizard u Toolboxu (slika 16. koji sadr`i imena grana ureda.118 16.

koraku. Na mjestu u mre`i gdje `elite novu kontrolu povucite mi{a kako 4. 9. Utipkajte vrijednosti (slika 16. Tada kliknite Next. . Kada otpustite tipku mi{a.STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 119 Slijedite naredne korake kako biste stvorili okvir za popis ili kombinirani okvir u prikazu Form Design: 1. Tada kliknite Next. unijet }ete razli~ite naslove koje pas mo`e dobiti na izlo`bi. 6. U prvom okviru za dijalog ~arobnjaka kliknite gumb I will type Drugi na~in unosa vrijednosti Ako `elite mo`ete stvoriti odvojenu tablicu koja sadr`i vrijednosti koje `elite upotrijebiti u polju. Kliknite Finish. Odaberite tablicu ili upit umjesto utipkavanja vrijednosti. Kliknite na gumb List Box ili Combo Box u okviru za alat (slika 16. 7. Utipkajte naslov koji `elite prikazati kao kontrolu (to je tekst 8. pridijeljene oznake). Prikazuje se va{ novi okvir za popis koji odgovara polju koje ste izabrali u 6. ~arobnjak zapo~inje s radom. 5. in the values that I want.2). Na primjer. Odaberite opciju Store that value in this field i odaberite koje polje }e prihvatiti podatak. odaberite oznaku i pritisnite tipku Delete kako biste oznaku izbrisali. biste nacrtali okvir. 3.3) i nakon svake pritisnite tipku Tab. pa stoga odaberite polje Title i kliknite Next. tada odaberite opciju I want the list box to look up the values in a table or query. Bit }ete upitani da utipkate vrijednosti koje `elite prikazati u popisu. 2. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled kako bi vam pokazao koju vrstu okvira ste odabrali. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. (Mogu}nost) Ako okvir za popis sam sebe obja{njava i nije potrebno prikazati njegovu oznaku.

Sada mo`ete prije}i u prikaz Form kako biste se uvjerili da je sve u redu. ako unosite rezultate kviza. . Vrijednosti }ete vidjeti u prikazu Form kada otvorite padaju}i popis. SLIKA 16. C ili D – nikada ni{ta drugo. a odgovor na 5. Odabrali ste krivu vrstu? Vrlo je jednostavno prije}i iz okvira za popis u kombinirani okvir. pitanje je uvijek A. Na primjer.120 16. odaberite opciju Change to i odaberite novu vrstu kontrole. ova opcija je vrlo korisna. STVARANJE GRUPE OPCIJA Ova je opcija korisna kada }ete iz nekoliko mogu}nosti uvijek odabirati unos polja. no vratite se ponovno u prikaz Form Design. Povucite kako biste promijenili {irinu stupca. U prikazu Form Design desnom tipkom mi{a kliknite na kontrolu. VJE@BA Naj~e{}e se upotrebljava jedan stupac.3 Utipkajte vrijednosti iz kojih `elite odabirati u okviru za popis ili kombiniranom okviru. B. Gdje su vrijednosti? Ne uzbu|ujte se ako se va{e vrijednosti ne prika`u u okviru.

STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 121 [to ako je odgovor u kvizu “ostalo”? Ako imate pitanja na koja natjecatelj mora odabrati A. gumbe opcija ili okvire za potvrdu. upotrijebite kombinirani okvir jer on dopu{ta novi unos. a kada odaberete drugu. U ve}ini Windowsovih programa okviri za potvrdu nisu isklju~ivi. prva se automatski isklju~uje. 2. No u ovom slu~aju oni su samo stil gumba opcije. . morate stvoriti nekoliko obi~nih okvira za potvrdu i obuhvatiti ih pravokutnikom.2). Mo`ete odabrati nekoliko njih istovremeno. C ili D no mo`e upisati i “ostalo”. Grupa opcija mo`e uklju~ivati gumbe uklju~i/isklju~i. Ovo nije uobi~ajeni rad okvira za potvrdu To~no. U grupi opcija mo`ete odabrati samo jednu opciju. B. Slijedite naredne korake kako biste stvorili grupu opcija: 1. La`na vi{eodabiru}a grupa opcija Ako `elite prikazati grupu opcija u kojoj mo`ete istovremeno odabrati nekoliko opcija. Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. Kliknite gumb Option Group u okviru za alat (slika 16. Ovo su razli~iti stilovi. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Option Group. ali rezultat je isti.

VJE@BA 3. izvorni odabir odaberite iz padaju}eg popisa (ovaj odabir prikazuje se automatski kada upotrijebite formu). Kliknite opciju Store the value in this field i odaberite koje polje }e primiti podatke iz padaju}eg popisa.122 16. odaberite Yes ili No. okvir za 9. 8. Ako odaberete Yes.4 Ovdje unesite oznake za svaku opciju. 5. Kada ste upitani da odaberete vrijednost koju `elite pridijeliti 7. Bit }ete upitani da unesete vrijednosti za svaki gumb (slika 16. Coloring). potvrdu ili gumb uklju~i/isklju~i) i stil za kontrolu. Nije potrebno mijenjati pridijeljene izvorne vrijednosti. tada kliknite Next. Na primjer. Kada ste upitani `elite li izvorni odabir. Povucite pokaziva~ mi{a u formu kako biste nacrtali okvir gdje `elite prikazati grupu opcija. 6. Finish i stvorili ste grupu opcija. Unesite naslov za grupu opcija (na primjer. ~arobnjak zapo~inje s radom. kliknite Next da biste nastavili s radom. Kliknite kako biste odabrali vrstu kontrole (gumb opcije. Tada kliknite Next. Kada otpustite tipku mi{a.4). Kliknite . Unesite vrijednosti i nakon svakog unosa pritisnite tipku Tab. tada kliknite Next. 4. svakoj opciji. SLIKA 16. unijeli ste razli~ite boje za {etlandskog psa pa stoga odaberite polje Coloring i kliknite Next.

Na primjer. Gumbe mo`ete postaviti kako biste slog mogli izbrisati. Ako u 5. Form operations. To su zapravo gumbi koji omogu}avaju izvr{enje odre|ene akcije kada ih kliknete. sve dok ne odaberete jednu od ponu|enih. prvi ili posljednji slog. slanje izvje{taja u datoteku. pokretanje makroa.STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 123 Sve opcije su potvr|ene Kada ste u prikazu Form Design. zatvaranje forme itd. Miscellaneous. Gumbi mogu slu`iti za ispis izvje{taja. ispisati. Report operations. l l l l l . Kada prije|ete u prikaz Form i upotrijebite formu. udvostru~iti. Access nudi razli~ite varijante funkcija koje mo`ete uraditi s gumbima za naredbu: l Record navigation. svaka opcija je potvr|ena kako bi vidjeli da grupa opcija radi.1 forma ima gumbe kojima pokre}ete naredbe Save. mo}i }ete potvrditi samo jednu od ponu|enih opcija. prethodni. Gumbi mogu slu`iti za ispis tablice. Record operations. Print ili Delete za trenutni slog. sve }e biti prikazane u sivoj boji (niti odabrana niti ne odabrana) za slog. otvaranje stranice (u formi s vi{e stranica). slanje izvje{taja putem e-po{te ili prethodnog pregleda izvje{taja. Application. na slici 16. DODAVANJE GUMBA ZA NAREDBU Ve} ste se vjerojatno susretali s gumbima za naredbe. Gumbi mogu slu`iti za ispis forme. Gumbe mo`ete dodavati kako bi se korisnik mogao pomaknuti na sljede}i. koraku niste odabrali izvornu opciju. spremiti ili poni{titi prethodnu naredbu. Gumbi mogu slu`iti za napu{tanje Accessa ili pokretanje nekog drugog programa. pokretanje upita ili upotrebu AutoDialera.

Provjerite da li je odabrana opcija Control Wizard u okviru za alat. ~arobnjak Command Button. kliknite Next. Odaberite kategoriju akcije i tada samu akciju (slika 16. Pokaziva~ mi{a mijenja izgled u ikonu Command Button. Kliknite gumb Command Button u okviru za alat (slika 16. popunite dodatne informacije i kliknite Next.124 16.5). Kliknite u formu na mjesto gdje `elite prikazati gumb. Ako odaberete opciju Text. 8. Kliknite Finish. Ovisno o vrsti akcije mogu se prikazati novi prozori opcija. Tada kliknite Next. . Odabirom opcije Picture iz popisa odaberite sliku. 2. Ako je potrebno. 6.5 naredbu. 7.2). VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste u formu smjestili gumb za naredbu: 1. Otvara se 4. Za izgled gumba odaberite ili opciju Text ili opciju Picture. U formi se prikazuje gumb i mo`ete ga pomicati kao i sve ostale kontrole. 3. unesite tekst koji `elite. Utipkajte ime gumba. Odaberite akciju koju `elite pridijeliti gumbu za 5. Tada SLIKA 16.

uklju~uju}i gotovo sve dostupne vrste ActiveX kontrola. on uklju~uje nekoliko kontrola ActiveX koje mo`ete upotrijebiti u svim Officeovim programima.STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS PODATAKA U FORMI 125 UMETANJE ACTIVEX KONTROLA ActiveX kontrole su nova vrsta kontrola OLE koja se upotrebljavaju za dijeljenje informacija izme|u Officeovih programa te za dodavanje funkcionalnosti formi. U izborniku Insert odaberite opciju ActiveX Control. U formi se prikazuje kontrola. Otvara se okvir za dijalog Insert ActiveX Control. Za{to kontrole ActiveX ne rade? To {to su ActiveX kontrole prikazane u popisu ne zna~i da ih mo`ete upotrijebiti u Accessu. Ako imate Office 2000 Developera. samo mali dio kontrola radi u Accessu. Povucite je na `eljeno mjesto. ispisat }e se poruka Registry not loaded kada prije|ete u prikaz Form. 2. ali se ipak upoznajte s njom kako biste je jednog dana ipak upotrijebili. probajte u popisu More Controls. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite Properties kako biste podesili svojstva kontrole. Odaberite vrstu kontrole. Ako se kontrola koju `elite ne prika`e u prethodnom popisu. Ako ste umetnuli onu koja ne radi u Accessu. Ve}ina po~etnika ne}e upotrebljavati ovu opciju. . Slijedite naredne korake kako biste kontrolu ActiveX smjestili u formu: 1. 3. Kliknite OK. Uradite odabir i kliknite u formu kako biste kontrolu smjestili. 4. Kliknite gumb More Controls u Toolboxu kako biste vidjeli cijeli popis kontrola koje mo`ete uklju~iti u formu.

. kombinirani okvir.126 16. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika. grupu opcija. gumbe za naredbu i ostale kontrole za formu. VJE@BA U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti okvir za popis.

prora~unskim tablicama itd. dokumentima. mo`ete upotrijebiti program Windows Paint kako biste sami nacrtali `eljenu sliku. Vje`ba DODAVANJE SLIKA U FORMU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pobolj{ati izgled forme dodavanjem slika.17. Ili. ZA[TO DODAVATI SLIKE U FORMU? Nije samo fraza da slika vrijedi tisu}u rije~i. bit }ete vjerojatno razo~arani kada saznate da Access izravno ne upotrebljava program Clip Gallery kao ostali pro- . UMETANJE CLIP ARTA Ako ste radili s nekim drugim Microsoft Officeovim programima. ako `elite. Clip Art Ve} nacrtane slike koje mo`ete upotrijebiti u bazama podataka. One nisu za{ti}ene pa stoga ne morate pla}ati prava kako biste ih mogli upotrijebiti. Izgled va{e forme bit }e puno profesionalniji i ljep{i ako upotrijebite Clip Art (crte`ni isje~ak) ili ostale slike. Umetnuti mo`ete dio Clip Arta koji je instaliran s Microsoft Officeom i slike iz ostalih programa (u varijantama formata). Nekoliko vrsta slika mo`ete uklju~iti u formu. kao {to su Word ili PowerPoint.

Ako je potrebno promijeniti veli~inu slike. 6. Odaberite Insert. 3. No ako je program Clip Gallery instaliran s ostalim programima Officea. Kliknite OK.128 17.1). 7.1 Odaberite Clip Art iz Clip Gallery. Detail. Object ili kliknite alatku Unbound Object u Toolboxu kako biste umetnuli nevezanu kontrolu u formu. mi{em pomi~ite isje~ak na `eljeno mjesto u formi. Kliknite na kategoriju Clip Art koju `elite (na primjer. Form Footer). mo`ete ga upotrijebiti i u Accessu. 8. Otvara se okvir za dijalog Insert Object. 4. pro~itajte odlomak “Promjena veli~ine slike” kasnije u vje`bi. Prikazuje se prozor Clip Gallery. Animals ili Business). . Slijedite naredne korake: 1. U prikazu Design odaberite podru~je u formi gdje `elite smjestiti sliku (Form Header. Kliknite OK kako biste zatvorili Clip Gallery. Insert Clip (slika 17. Kliknite na video-isje~ak koji `elite umetnuti i tada kliknite gumb Gumb Insert Clip SLIKA 17. Ako je potrebno. 5. VJE@BA grami. Iz popisa vrsta objekata odaberite Microsoft Clip Gallery. 2. Prikazuju se dostupni isje~ci.

(Ako vam je potrebna pomo} pri mijenjanju pogona ili mapa. 2. 3. promijenite pogon ili mapu kako biste prona{li .DODAVANJE SLIKA U FORMU 129 UMETANJE SLIKE Bilo koju sliku.2). Ako u popisu `elite vidjeti samo odre|enu vrstu datoteke. Odaberite Insert. Prika`ite formu u prikazu Form Design. 4. 5. Kliknite u podru~je gdje `elite smjestiti sliku (Form Header ili Detail). otvorite padaju}i popis Files of type na dnu okvira za dijalog i odaberite vrstu datoteke koju `elite. Prema izvornoj postavci prikazuje se Graphics Files koja u popisu uklju~uje sve vrste datoteka slika. vje`bu). Slijedite naredne korake kako biste u formu umetnuli sliku iz datoteke: 1. Ako je potrebno. ne samo Clip Art. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Picture (slika 17. datoteke rasterske slike (stvorene programom Windows Paint) itd. ponovno pro~itajte 6. uklju~uju}i Clip Art. SLIKA 17. mo`ete umetnuti u formu. Picture ili kliknite alatku Image u Toolboxu kako biste u formu umetnuli kontrolu Image. `eljenu datoteku slike.2 U ovom okviru za dijalog odaberite sliku koju `elite umetnuti.

130 17. kliknite gumb Views u okviru za dijalog dok se ne prika`e pano Preview. Ako ne `elite da slika promijeni oblik za vrijeme povla~enja. Slika se prikazuje u 8. Ako ne pritisnete tipku Shift. Kliknite razli~ite datoteke kako biste vidjeli njihov prethodni prikaz i tako odaberite `eljenu.3 formi. (Mogu}nost) Ako niste sigurni koju datoteku `elite. Kada prona|ete `eljenu sliku kliknite OK. Prije umetanja slike mo`ete pregledati. Prikaz se mijenja kako bi prikazao trenutno odabranu datoteku (slika 17. . Povucite mi{em sliku na `eljeno mjesto.3). Access dozvoljava da sliku suzite ili pro{irite dok joj mijenjate veli~inu. PROMJENA VELI^INE SLIKE Da biste promijenili veli~inu slike. VJE@BA 6. 7. pritisnite i dr`ite tipku Shift dok povla~ite da biste sa~uvali osnovne omjere (odnos visine i {irine). Gumb Views Pano Preview SLIKA 17. povucite jednu od hvataljki.

slijedite naredne korake kako biste promijenili svojstva: 1. Upotrijebiti mo`ete program Windows Paint kako biste stvorili crte` bez napu{tanja Accessa. U stranici Format kliknite svojstvo polja Size Mode. nije je pode{eno na Clip. . Paint Jednostavan program za crtanje koji se instalira s Windowsima 95/98 ili Windowsima NT verzije 3. promijenite opciju Size Mode u opciju Stretch. 2. Najvjerojat3. U padaju}em popisu Size Mode odaberite opciju Stretch (slika 17. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku i odaberite Properties.4 Ako ne mo`ete promijeniti veli~inu slike. STVARANJE NOVE SLIKE Drugi na~in smje{tanja slike u formu je crtanje.DODAVANJE SLIKA U FORMU 131 Ako se slika svojom veli~inom ne prilago|ava promjeni veli~ine okvira. probajate s CorelDRAW ili Freehand programima. Kliknite gumb Close (X) u kutu stranice svojstva. SLIKA 17. Uz pomo} Painta mo`ete stvoriti jednostavnu sliku no ovaj program nije namijenjen stvaranju profesionalnih crte`a.51 i mla|im. 4. Prikazuje se stranica svojstva objekta. Ako je potrebno stvoriti “umjetni~ko djelo”.4).

.132 17. slika 17.5. Prazan prozor Painta prikazuje se u va{oj formi. Prikazuje se okvir za dijalog Insert Object s alatnim okvirom Paint s lijeve strane i paletom boja na dnu. Zatvara se prozor Paint i va{a forma vra}a se u normalan izgled. izvan podru~ja Painta. 2. Kliknite u formu. 6.5 sliku. Kliknite OK. 3. Alatke Painta Podru~je za crtanje SLIKA 17. Otvorite formu u prikazu Form Design. Object. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste radili s Paintom: 1. U popisu Object Type odaberite Bitmap Image. Upotrijebite alatke Painta (obja{njene u dokumentaciji Windowsa) kako biste stvorili crte`. Upotrijebite program Paint kako biste stvorili 5. 4. Odaberite Insert.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako umetnuti slike u Accessovu formu. . U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatak u Accessovoj bazi podataka. vje`bi “Stvaranje jednostavnog izvje{taja”. te kako upotrijebiti program Paint u Accessu da biste sami nacrtali sliku. Vidjet }ete da ista pravila vrijede i za izvje{taje. dvostruko je kliknite kako biste ponovno pokrenuli program Paint. no vi{e o tome u 23.DODAVANJE SLIKA U FORMU 133 7. Ako ponovno `elite urediti sliku.

u prikazu Datasheet. kliknite polje koje sadr`i podatak koji `elite prona}i. indeksiranje i filtriranje podataka”. 2. Pronala`enje vi{e slogova Ako je potrebno prona}i vi{e slogova istovremeno. Potra`ite u tablici.18. opcija Find nije najbolje rje{enje.1) sa stranicom Find prikazanom na zaslonu. mo`da }ete `eljeti brzo prona}i slog kupca. 3. prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18. Oba prikaza podr`avaju opciju Find. ako radite s bazom podataka kupaca. Bolja alatka za pronala`enje vi{e slogova je filtriranje podataka. mo`ete brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kako biste provjerili njegov datum ro|enja. . nastavite li raditi s bazom podataka pasa. Na primjer. kada je spreman naru~iti robu. kako biste provjerili njegovu adresu. odaberite Edit. Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog: 1. Ili. Vje`ba PRONALA@ENJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronala`enja podataka u bazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace. ili pregledajte njezin sadr`aj upotrebom forme. UPOTREBA OPCIJE FIND Opcija Find je korisna za pronala`enje odre|enog sloga koji ste prethodno unijeli. Ako znate. no vi{e o tome u 19. Find ili pritisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrijebite. vje`bi “Sortiranje. Kliknite alatku Find na alatnoj traci.

“Smithsonian”. Ako `elite odrediti smjer tra`enja. odaberite Up. prije|ite na 11. Ako pak `elite potra`iti unazad. tra`enje po odre|enom slovu ili odgovaraju}em formatiranju.PRONALA@ENJE PODATAKA 135 SLIKA 18. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|eni tekst jedino {to se nalazi u polju. 8. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. Na primjer. Izvorna postavka je All prema kojoj }e se pronala`enje izvr{iti u svim slogovima. Any Part of Field. . tra`ite li “Smith” prona}i }ete “Smith” i “Smithsonian”. ali ne i “Joe Smith”. Ako vam to nije `elja. kliknite gumb More kako biste odredili dodatne kontrole (slika 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replace kako biste prona{li podatak u slogu. Start of Field. otvorite padaju}i popis Look In i iz popisa odaberite ime tablice. Ova opcija pronalazi polja koja sadr`e odre|eni tekst bilo gdje u polju. korak. otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju s odre|enim tekstom. prona}i }ete “Smith”. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje `elite prona}i. Na primjer. l l 7. Tra`ite li “Smith”. ali i “Joe Smith”. 5. tra`ite li “Smith” ne}ete prona}i “Smithsonian”. Ako `elite potra`iti podatak od trenutnog sloga prema naprijed. 4.2). Ako `elite tra`iti u cijeloj tablici. koraku. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija: l Whole Field. 6.

ako `elite prona}i “Smith”. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted. 11.3). ne}ete prona}i “SMITH” ili “smith”. Ako je potrebno. Access }e ozna~iti unos polja koji sadr`i tra`eni tekst (slika 18. no formatiranje je razli~ito. samo polja s istim brojem i datumom formatiranja za uneseni tekst.136 18.2 Kada kliknete gumb More. VJE@BA SLIKA 18. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti. pomaknite okvir za dijalog Find and Replace. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronala`enje. prikazuju se dodatne kontrole. 9. ne}ete prona}i “12-12-95”. . 12. Nakon potvr|ene ove opcije. Potvrdite opciju Match Case ako `elite pronalaziti unose s istim slovima (velika ili mala). prona}i }ete Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opciju Search Fields As Formatted ako je ne trebate jer }ete pronala`enje samo usporiti. 10. bez obzira {to se radi o istom datumu. @elite li prona}i “12/12/95”. kako biste vidjeli prona|eni slog. povla~enjem mi{em za naslovnu traku.

Odaberite Edit. 14. Prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace (slika 18. u primjeru pasa. biste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace. 13. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku. Da biste nastavili s pronala`enjem. Ili. ako prona|ete lo{e napisano ime brand va{eg inventara.3 Access pronalazi slogove koji sadr`e odabrani tekst.4). rije~ mo`ete zamijeniti s ispravno napisanom. kliknite Cancel kako UPOTREBA OPCIJE REPLACE Ova je opcija vrlo sli~na pronala`enju. Kada zavr{ite s pronala`enjem podataka. .PRONALA@ENJE PODATAKA 137 SLIKA 18. Ako Access ne prona|e vi{e niti jedan unos. jedan po jedan. Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak: 1. ali uz mogu}nost pronala`enja mo`ete i zamijeniti prona|eni tekst. re}i }e vam da tra`eni element nije prona|en. kliknite Find Next. mo`ete prona}i psa pod imenom Sheldon i zamijeniti ime u Sherman. Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Na primjer.

U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst. mo`ete prije}i u kontrolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace. Ako je potrebno. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji `elite prona}i.138 18. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronala`enje i tekst zamjenjujte klikom na gumb Replace. 6. 3. Kliknite Find Next. 8. . 7. 5. 2. povucite mi{em naslovnu traku okvira za dijalog Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnom odlomku. 4. VJE@BA SLIKA 18. Access pronalazi prvi tra`eni tekst. Odre|eni tekst mo`ete prona}i i zamijeniti ga Prona|ite kako biste zamijenili Ako je na zaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Replace (iz prethodnih koraka).4 novim.

Pro~itajte 19. vje`bu. osim polja primarnog klju~a. ali postoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronala`enje podataka u bazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. Indeksiranje }e pronala`enje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. vje`bu. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako biste lak{e pregledali popis i prona{li `eljeni podatak. indeksiranje i filtriranje podataka”. Filtriranje. Na primjer. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke koje ne `elite vidjeti. Budite oprezni. 9. u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Odre|ivanje polja.PRONALA@ENJE PODATAKA 139 Replace All Ako ste sigurni da `elite zamijeniti tekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Kada zamijenite tekst. OSTALI NA^INI ZA PRONALA@ENJE PODATAKA Opcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima. mo`da ne}ete zamijeniti sve rije~i koje `elite. Ovo je sigurno br`i na~in nego upotreba gumba Find Next i Replace. vje`bu “Sortiranje. Pro~itajte 19. Pro~itajte 19. l l . Ovdje nemate mogu}nost opcije “Whole Word”. To su: l Sortiranje. kliknite Cancel. Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okviru za dijalog Find and Replace nemate mogu}nost opcije “Whole Word”. Indeksiranje. ne}ete `eljeti zamijeniti “will” u “would” ve} samo “willfully” u “wouldfully”.

Izvje{taji. filtriranje i indeksiranje. Pro~itajte 23. vje`bu. VJE@BA l Upiti. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadr`e samo slogove koji vas zanimaju. l U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazi podataka. Pro~itajte vje`be 20. i 24. sortiranje. – 22. . Stvaranje filtera za pronala`enje sa slo`enim uvjetima koje mo`ete spremiti i ponavljati.140 18. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronala`enja podataka.

Na primjer. ako ste pse unijeli redom njihovih registracijskih brojeva. Vje`ba SORTIRANJE. ali je ponekad potrebno slo`iti ih nekim drugim redom. no prikaz Datasheet je ne{to bolji jer prikazuje vi{e slogova u isto vrijeme. mo`da }ete kasnije `eljeti pregledati popis prema datumima ro|enja od najstarijeg prema najmla|em. PODATAKA PRONALA@ENJE I ORGANIZIRANJE Access sadr`i mnogo na~ina za pronala`enje i organiziranje podataka. Koji prikaz? Sortiranje mo`ete uraditi u prikazu Form ili Datasheet. Ova vje`ba obja{njava ostale na~ine pronala`enja onoga {to trebate. a svaki je dobar za odre|enu situaciju. INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako prona}i podatke uz pomo} sortiranja i filtriranja te kako ubrzati pronala`enje putem indeksiranja. vje`bi opcija Find and Replace je odli~na ako radite s individualnim slogovima – primjerice kada je potrebno brzo prona}i slog Mr.19. Smith. 10-1). Kao {to ste nau~ili u 17. 1-10) ili silazno (Z do A. Sortirati podatke mo`ete uzlazno (A do Z. Uz pomo} naredbe Sort slogove mo`ete slo`iti redom kojim `elite. SORTIRANJE PODATAKA Slogove ste u bazu podataka unijeli nekim logi~nim slijedom. . Naredba Sort je najbolje rje{enje ovog problema.

Da biste se vratili na ve} odre|eni red. Sort i tada odaberite Ascending ili Descending. Ili. odaberite Records. SLIKA 19. U taj red }ete se vratiti kada poni{tite sortiranje (3.142 19.1 prikazuje tablicu pasa sortiranu pomo}u opcije Ascending prema datumima ro|enja. Remove Filter/Sort. red sortiranja postaje dio objekta. [to je ve} odre|eni red? Ako odredite polje primarnog klju~a pri stvaranju baze podataka (7. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste sortirali slogove: 1. Slika 19. 3.1 Access je sortirao ovu tablicu Ascending redom u stupcu Birthdate. ako vam je lak{e. odaberite Records. 2. korak). . vje`ba). slogovi su sortirani uzlazno u odnosu na to polje. Kliknite gumb Sort Ascending ili Sort Descending na alatnoj traci. Ako spremite stranicu podataka bez poni{tenja sortiranja. Kliknite bilo gdje u polje gdje `elite sortirati.

no prije njezine upotrebe potrebno je odrediti vrijednost prema kojoj }e se slogovi filtrirati. No zapamtite da filtriranje nije mogu}e spremiti kao odvojeni objekt za kasniju upotrebu. (Kasnije u vje`bi }ete nau~iti da je mogu}e filtriranje spremiti kao upit. Filtriranje nasuprot upitima Upiti tako|er skrivaju slogove. Filtriranje trenutno skriva odre|eni broj slogova ovisno o uvjetu koji odaberete. Filter by Form ili Advanced Filter/Sort. Prve dvije opcije su naj~e{}e upotrebljavane. ako `elite prona}i sve pse koji su zaradili naziv CD (Companion Dog). OPCIJA FILTER BY SELECTION Ova opcija je najlak{a metoda filtriranja. Na primjer. najprije morate prona}i slogove koji sadr`e `eljeni uvjet. Vrlo je lako sortirati filtrirane podatke sa znanjem iz prethodnog odlomka. . ali je filtriranje br`e i jednostavnije. Tre}a opcija je za naprednije korisnike Accessa.SORTIRANJE. vje`bi. {to }ete nau~iti u 20. pa }emo se stoga njima i pozabaviti u ovoj knjizi. Tada }ete filtriranje zasnovati na tom slogu. INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 143 FILTRIRANJE PODATAKA Uz pomo} ove opcije mo`ete sakriti podatke koje ne trebate kako biste vidjeli samo neke s kojima `elite raditi. Sortiranje i filtriranje Niti jedna opcija koju }ete nau~iti u ovoj vje`bi ne dozvoljava istovremeno sortiranje i filtriranje podataka.) Filtriranje mo`ete pridijeliti na tri na~ina: Filter by Selection (ili Filter Excluding Selection).

2. SLIKA 19.2 Samo slogovi koji odgovaraju uvjetu prikazani su na zaslonu. Slika 19. Kliknite gumb Filter by Selection na alatnoj traci ili odaberite Records. Odaberite vrijednost: l Odaberite cijeli unos polja ako `elite prona}i sve slogove kojima je vrijednost polja identi~na odabranoj vrijednosti. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju prvim znakom ako `elite prona}i sve slogove ~ija polja zapo~inju odre|enom vrijednosti. l l 3. VJE@BA Slijedite naredne korake kako biste slogove filtrirali prema odabiru: 1. Access filtrira tablicu prema ovom stupcu.144 19. Odaberite dio unosa polja koja zapo~inju nakon prvog znaka ako `elite prona}i polja koja sadr`e odabranu vrijednost bilo gdje u polju. Prikazuju se slogovi koji odgovaraju postavljenom uvjetu. Filter by Selection. Filtriranje uz vi{e uvjeta S opcijom Filter by Selection mo`ete filtrirati slogove samo s jednim uvjetom.2 prikazuje filtriranu tablicu Dogs koja prikazuje samo pse s nazivom CD. U polju prona|ite odre|enu vrijednost koju `elite da sadr`e svi filtrirani slogovi. no nakon uspje{nog rada i filtriranja preostale slogove ponovno mo`ete filtrirati po nekom drugom uvjetu. . Filter.

OPCIJA FILTER BY FORM Ova je opcija mnogo sna`nija od prethodne. Filterr. Prikazuje se prazna forma koja sadr`i praznu stranicu podataka i jedan redak sloga.3 prikazuje SLIKA 19. utipkajte vrijednost izravno u polje. no u 3. U prikazu Datasheet ili Form kliknite gumb Filter by Form na alatnoj traci ili odaberite Records. Remove Filter/Sort. Unijeti mo`ete i logi~no obja{njenje (kao {to je “vi{e od odre|ene vrijednosti”). Kliknite u polje gdje `elite podesiti uvjet. padaju}i popis. . koraku odberite Records. INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 145 Filtrirati slogove mo`ete i po poljima koja ne sadr`e odre|enu vrijednost. Uz pomo} ove opcije mo`ete filtrirati slogove prema vi{e uvjeta istovremeno. Filtriranje mo`ete otkazati klikom na gumb Toggle Filter ili odabirom Records. Slika 19. Filter by Form. Prikazuje se strelica za 3. uklju~uju}i upotrebu oznake “manje od”. Tako|er mo`ete podesiti filtriranje “or” kako biste prona{li slogove koji odgovaraju jednom od odre|enih uvjeta. Filter.3 Ovaj upit pronalazi sve pse ro|ene prije 1/1/93 i imaju naziv CD (Companion Dog). ako `elite. 2. dva uvjeta. Kliknite kako biste stvorili uvjet “or”. Kliknite strelicu kako biste prikazali popis i odaberite vrijednost iz popisa. Filter Excluding Selection. Unesite koliko `elite uvjeta u razli~ita polja. Slijedite iste korake. Slijedite naredne korake kako biste filtrirali slogove po formi: 1.SORTIRANJE. Ili. vje`bi). matemati~ki operator (obja{njenje u 20.

2. Ako ~esto pronalazite. Odaberite File. 5. Prikazuju se va{i filtrirani podaci. Utipkajte ime i kliknite OK. Remove Filter/Sort. 3. Polje primarnog klju~a je automatski indeksirano. (Vi{e o upitima nau~it }ete u 20.) Slijedite naredne korake kako biste filtriranje spremili kao upit: 1. .) alatnoj traci. Access postavlja pitanje o imenu upita. Samo odre|ene vrste polja Nije mogu}e indeksirati polja ~ija vrsta podataka je Memo. mo`da }ete `eljeti stvoriti indeks za to polje. Prika`ite filtriranje u prikazu Filter by Form. Access sprema filtriranje. (Primijetite da se sljede}a kartica Or prikazuje kada prvu popunite kako biste mogli unijeti vi{e uvjeta “or”. sortirate ilil filtrirate prema nekom drugom polju. Hyperlink ili OLE Object. Save As Query ili kliknite gumb Save as Query na alatnoj traci. Ako `elite podesiti uvjet “or”. Filtriranje mo`ete spremiti kao upit i kasnije kada je potrebno upotrijebiti ga kao upit. vje`bi. Nakon {to ste unijeli `eljene uvjete kliknite gumb Apply Filter na Kao i kod opcije Filter by Selection i ovdje mo`ete ukloniti filtriranje klikom na gumb Remove Filter ili odabirom Records.146 19. VJE@BA 4. SPREMANJE FILTRIRANIH PODATAKA KAO UPITA Filtriranje je prikladna alternativa za stvaranje jednostavnog upita od samog po~etka. STVARANJE INDEKSA Indeksiranje ubrzava pronala`enje stvaranjem kataloga sadr`aja odre|enog polja. kliknite na jaha~a kartice Or na dnu prozora i unesite alternativni uvjet. Ovako spremljeno filtriranje uvijek je prikazano u popisu Queries u prozoru Database.

kliknite Yes. Odaberite polje koje `elite indeksirati.4 Da biste indeksirali polje. Iz padaju}eg popisa polja Indexed odaberite opciju Yes (Duplicates OK) ili opciju Yes (No Duplicates). Zatvorite prikaz Design. Indeks zapravo nije objekt poput tablice. no neovisnih funkcija nema. 6. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati. . Indeksiranje radi iza scene kako bi ubrzao pronala`enje. 2. S indeksom ne mo`ete uraditi ni{ta posebno. Koju }ete opciju potvrditi ovisi o tome je li sadr`aj tog polja jedinstven za svaki slog ili nije (slika 19. Otvorite tablicu u prikazu Design. 4. INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA 147 Slijedite naredne korake kako biste indeksirali polje: 1. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene. podesite njegovu vrijednost Indexed u jednu od ponu|enih opcija. filtrirati i indeksirati bazu podataka.4). U kartici General kliknite polje Indexed. U sljede}oj }ete vje`bi zapo~eti u~enje o upitima koji su sofisticiraniji na~in izoliranja i organiziranja informacija. SLIKA 19. 5. 3. baze podataka ili upita.SORTIRANJE.

mo`da vam je lak{e stvoriti filtriranje i spremiti ga kao upit. Upit omogu}ava odre|ivanje: l l l l Polja koje `elite vidjeti Niza kojim }e se polja prikazivati Postavljanje uvjeta filtriranja za svako polje (19. vje`ba) Spremanje filtriranja Kada je osnovna namjera upita filtriranje informacija. uklju~uju}i sortiranje i filtriranje. vje`bu. [TO ZAPRAVO UPIT RADI? Kao {to ste nau~ili u prethodnoj vje`bi Access nudi nekoliko na~ina kanaliziranja informacija koje tra`ite. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA U ovoj }ete vje`bi stvoriti jednostavan upit.20. Namjera ove vje`be je prikazati kako stvoriti jednostavan upit. . vje`ba) Niza kojim `elite sortirati pojedina polja (19. U sljede}oj vje`bi nau~it }ete kako unijeti promjene u upit i na taj na~in ga u~initi sna`nijim. Upit je zapravo formalniji na~in sortiranja i filtriranja informacija. Pro~itajte 19.

4. Prikazuje se prvi okvir za dijalog Simple Query Wizarda (slika 20. Dvostruko kliknite opciju Create Query by Using Wizard. kliknite gumb >> kako biste pomaknuli sva polja u isto vrijeme. Slijedite naredne korake kako biste stvorili lagani Select query uz pomo} Simple Query Wizarda: 1. Access sadr`i nekoliko dostupnih ~arobnjaka – vi{e o njima u nastavku vje`be.1). ako `elite. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu iz koje `elite odabirati polja. koji }e vam omogu}iti odabir polja koja `elite prikazati. Na primjer. Ovaj okvir za dijalog vam je poznat – isti je kao i prvi prozor Form Wizarda o kojem ste u~ili u 14. (Pro~itajte 21. > kako biste odabrano polje pomaknuli u popis Selected Fields.STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 149 STVARANJE UPITA POMO]U SIMPLE QUERY WIZARDA Najlak{i na~in stvaranja upita je pomo}u Simple Query Wizarda.) Ova vrsta upita je korisna kada `elite weed out extraneous polja. Odaberite slogove. Otvorite bazu podataka na kojoj `elite raditi i kliknite karticu Queries. U popisu Available Fields kliknite ime polja. Query Wizard ^arobnjak za stvaranje upita postavlja pitanja i tada stvara upit zasnovan na va{im odgovorima. Ponavljajte prethodnu radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili. vje`bi. ali i dalje `elite vidjeti svaki slog. Odabiranje upita Upit koji }ete stvoriti uz pomo} Simple Query Wizarda je osnovna verzija Select queryja odnosno naj~e{}e upotrebljavana vrsta upita. odabrat }emo tablicu Dogs. 3. Zatim kliknite gumb . vje`bu. sortirajte ih. filtrirajte i uradite jednostavne izra~une na rezultatima (kao {to je zbrajanje i prosje~na vrijednost). 2. Ne}ete morati pode{avati uvjete za uklju~ivanje pojedinih slogova ili odre|ivati niz sortiranja.

2 No. 5. Kliknite Finish kako biste vidjeli rezultate upita. prikazuje rezultate na{eg primjera. Slika 20. prije toga pro~itajte neke osnovne postavke koje su pridijeljene svakom upitu.150 20. Na svu sre}u. Kada zavr{ite s dodavanjem polja. 6. Pro~itajte 10. U okvir za tekst What title do you want for your query? unesite ime za upit. vje`bu da biste nau~ili kako stvoriti odnos izme|u tablica. 7. kasnije }ete u vje`bama nau~iti vi{e o slo`enijim upitima i sna`nijim rezultatima. izme|u njih mora biti postavljen odnos. No.1 Simple Query Wizard najprije postavlja pitanje koja polja `elite uklju~iti. Isti rezultat mo`ete prikazati skrivanjem odre|enih stupaca u prikazu Datasheet. (Mogu}nost) Ako `elite. Odbijen odnos Ako biste upotrebljavali dvije ili vi{e tablica. . U ovom primjeru utipkajte Dog Names. kliknite Next. ovaj upit je jednostavan i ne prikazuje niti jednu sna`nu mogu}nost opcije upita. iz popisa Tables/Queries odaberite neku drugu tablicu ili upit kako biste dodavali i njihova polja u popis Selected Fields. VJE@BA SLIKA 20.

Va{ upit prikazat }e se u popisu. Ako ste promijenili podatke nakon posljednjeg pokretanja upita. SPREMANJE UPITA Kada spremite upit. Zatvaranje upita Da biste zatvorili prozor upita kliknite gumb Close (X u desnom gornjem kutu) kao i kod bilo kojeg drugog prozora. Slijedite naredne korake kako biste ponovno pokrenuli upit: 1. 2. ili kliknite njegovo ime i tada kliknite gumb Open (slika 20. . Access }e ga automatski spremiti.2 Rezultati upita iz primjera. Nije potrebno uraditi ni{ta osim zatvoriti prozor upita i pogledati na karticu Queries u prikazu Database. Dvostruko kliknite upit koji `elite ponovno pokrenuti.3). Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit. promjene }e prikazati u sljede}em pokretanju upita. PONOVNO POKRETANJE UPITA U bilo koje vrijeme mo`ete ponovno pokrenuti upit. U prozoru Database kliknite karticu Queries.STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 151 SLIKA 20. 3.

Slijedite naredne korake kako biste ispisali upit: 1. no Simple Query Wizard ne}e vam omogu}iti sortiranje. vje`ba). Recimo da `elite a`urirati bazu podataka prodaje kako biste promijenili polje Last Contacted (datum) u dana{nji datum za svaki slog. RAD S REZULTATIMA UPITA Rezultati upita prikazuju se u prikazu Datasheet (slika 20.2). Ili. U prozoru rezultata upita mo`ete izbrisati slogove i oni }e nestati i iz tablice. bilo bi jednostavnije sortirati slogove prema polju pitanja. Naravno. uklju~uju}i kopiranje i brisanje slogova te uno{enje promjena u unose polja. Ovdje mo`ete uraditi sve kao i u normalnom prikazu Datasheet (12. VJE@BA Dvostruko kliknite upit Dog Names kako biste ga pokrenuli. . vje`bi }ete nau~iti ja~e Query Wizarde koji omogu}avaju odabir vi{e opcija. SLIKA 20. mo`da `elite izbrisati sve slogove za kupce koji nisu naru~ili robu u posljednje dvije godine. U 21. Budite sigurni da je prozor rezultata upita aktivan.3 Iz kartice Queries ponovno prika`ite bilo koji upit.152 20. ISPIS REZULTATA UPITA Prozor rezultata upita nije samo pogodan za ure|ivanje ve} i za ispisivanje upita.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG UPITA

153

2. Odaberite File, Print ili pritisnite Ctrl+P. Prikazuje se okvir za
dijalog Print.

3. Odaberite opcije ispisa koje `elite (11. vje`ba) i kliknite OK.
Ako ne `elite pode{avati opcije ispisa, kliknite gumb Print na alatnoj traci kako biste ispisali rezultate ispisa i presko~ili okvir za dijalog Print.

OSTALI QUERY WIZARDI
Accessova opcija upita je sna`na i pomo}u nje mo`ete uraditi slo`ene izra~une i komparacije izme|u mnogo tablica istovremeno. Stvoriti mo`ete upite s vlastitim okvirima za dijaloge za unos posebnih uvjeta, vezanje upita na vanjske baze podataka (baze podataka u drugim programima) i jo{ mnogo toga. Na `alost, stvaranje takvih upita je vrlo slo`en postupak. Stoga }emo se u ovoj knjizi dr`ati osnovne vrste upita Select, koja zadovoljava svakog prosje~nog korisnika. U Accessu su dostupna jo{ tri ~arobnjaka za stvaranje upita. Slijedite naredne korake kako biste pokrenuli jedan od njih:

1. U prozoru Database kliknite karticu Queries kako biste prikazali
popis Queries.

2. Kliknite gumb New kako biste otvorili okvir za dijalog New
Query (slika 20.4).

SLIKA 20.4 U okviru za dijalog New Query mo`ete odabrati nekog drugog ~arobnjaka za stvaranje upita.

154

20. VJE@BA

3. Kliknite na ~arobnjaka koji `elite upotrijebiti. 4. Kliknite OK. 5. Slijedite Wizardova pitanja.
Evo pregleda ostalih vrsta upita:
l

Crosstab Query Wizard prikazuje izra~unate vrijednosti, kao {to su zbrojevi, prebrojavanja ili prosjeci jednog polja. Vrijednosti se grupiraju jednim njihovim skupom uz lijevu stranu (zaglavlja redaka) i drugim skupom iznad prikaza (zaglavlja stupaca). Find Duplicates Query Wizard, suprotan opciji Find Unmatched, uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji se nalaze u obje tablice. Find Unmatched Query Wizard uspore|uje dvije tablice i pronalazi sve slogove koji su razli~iti u obje tablice (zasnovano na uspore|ivanju odre|enih polja).

l

l

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti jednostavan upit, kako ga spremiti, ure|ivati te kako ispisati rezultate upita. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako unijeti promjene u upit koji ste stvorili.

21. Vje`ba
VLASTITOG UPITA

DIZAJNIRANJE

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upit otvoriti u prikazu Design, kako odabrati polja koja `elite uklju~iti te kako odrediti uvjete za filtriranje slogova.

RAD

U PRIKAZU

QUERY DESIGN

U 20. vje`bi stvorili ste jednostavan upit pomo}u Simple Query Wizarda koji odabire i prikazuje polja iz tablice. Mnogo vi{e od toga mo`ete uraditi s upitom ako ga unesete u prikaz Query Design. Query Design je vrlo sli~an prikazima Table Design i Form Design, o kojima smo govorili ranije u knjizi. U prikazu Query Design mo`ete promijeniti pravila koja odre|uju rezultate upita.

OTVARANJE

UPITA U PRIKAZU

QUERY DESIGN

Slijedite naredne korake kako biste otvorili postoje}i upit u prikazu Query Design:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i upit koji `elite ure|ivati. 2. Kliknite podru~je Queries na traci Object. 3. Kliknite na upit koji `elite ure|ivati i tada kliknite gumb Design.
Slika 21.1 prikazuje upit stvoren u prethodnoj vje`bi u prikazu Query Design. U ovoj vje`bi nau~it }ete kako ga ure|ivati.

156

21. VJE@BA

Ovaj upit upotrebljava samo jednu tablicu.

Svako polje u upitu ima vlastiti stupac.

SLIKA 21.1 U prikazu Query Design mo`ete ure|ivati stvoreni upit.

POKRETANJE NOVOG UPITA U PRIKAZU QUERY DESIGN
Umjesto upotrebe Simple Query Wizarda za stvaranje upita (20.vje`ba), upit mo`ete stvoriti od samog po~etka u prikazu Query Design. Kada se upoznate s Accessovim upitima, mo`da }e vam ova metoda biti br`a i lak{a od upotrebe ~arobnjaka. Slijedite naredne korake kako biste stvorili novi upit u prikazu Query Design:

1. Otvorite bazu podataka u kojoj `elite upit. 2. U prozoru Database kliknite podru~je Queries. 3. Dvostruko kliknite opciju Create query in Design View. Prikazuje
se okvir za dijalog Show Table ispisuju}i sve tablice u bazi podataka (slika 21.2).

4. Kliknite tablicu s kojom `elite raditi i tada kliknite gumb Add.

Ponavljajte za svaku tablicu koju `elite dodati. Prije dodavanja tablica bolje je stvoriti odnos izme|u tablica upotrebom prozora Relationships (10. vje`ba). se prozor prikaza Query Design, kao na slici 21.1, jedino {to jo{ nije odabrano niti jedno polje.

5. Kada zavr{ite s dodavanjem tablica, kliknite gumb Close. Otvara

Tako|er. Otvorite padaju}i popis i odaberite tablicu. Prikazuje se gumb padaju}eg popisa. DODAVANJE POLJA UPITU Ako ste upit stvorili od samog po~etka (prethodni koraci). Kliknite gumb Show Table na alatnoj traci ili odaberite Query. Tablice dostupne u .DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 157 SLIKA 21.2 Odaberite koju tablicu `elite uklju~iti u upit. Dodavanje vi{e tablica Tablice mo`ete dodavati u upit u bilo koje vrijeme. Kliknite u redak tablice u prvom praznom stupcu. popisu su identi~ne prozorima tablice koje se prikazuju na vrhu prozora dizajniranja upita. Show Table. Kliknite Close kako biste se vratili u prikaz upita. Tri su na~ina kako dodavati polja u upit. Tada odaberite tablicu (tablice) i kliknite gumb Add. 2. Evo prve metode: 1. prvo {to trebate uraditi je dodati polja s kojima `elite raditi. mo`ete uz iste korake dodati polja i ve} stvorenom upitu. indiciraju}i da je padaju}i popis dostupan. Metode su jedostavne pa probajte svaku kako biste se odlu~ili za najprihvatljiviju.

Kliknite ime polja i povucite ga mi{em u redak Field prvog praz- nog stupca. Delete Columns. Ime polja prikazuje se u retku Field. Evo druge metode za dodavanje polja: 1. Ova polja su ispisana iz tablice koju ste odabrali za upit. . Tada kliknite kako biste odabrali cijeli stupac i pritisnite tipku Delete ili kliknite gumb Cut na alatnoj traci. 3. Kliknite izravno u redak Field iznad imena odabrane tablice. Na taj se na~in polje smje{ta u prvi dostupan slog u mre`i upita. indiciraju}i da je padaju}i popis dostupan. 2.158 21. Ime polja prikazuje se na mjestu gdje ste ga povukli. Tre}a metoda je jednostvano dvostruko kliknuti ime polja u popisu polja. Postavite mi{a iznad stupca kako bi pokaziva~ promijenio izgled u crnu strelicu okrenutu prema dolje. u stupcu koji ste odabrali. Otvorite padaju}i popis i odaberite polje. VJE@BA Samo jedna tablica? Ako upotrebljavate samo jednu tablicu. Pri- kazuje se gumb padaju}eg popisa. 4. presko~ite prva dva koraka. Kli`ite kroz popis polja `eljenog prozora tablice na vrhu okvira Query Design dok ne prona|ete polje koje `elite dodati. BRISANJE l l POLJA Dva su na~ina brisanja polja iz upita: Kliknite bilo gdje u stupac i odaberite Edit.

Paste. . DODAVANJE UVJETA Uvjeti su vrlo sli~ni obja{njenju u 19. Slijedite naredne korake kako biste podesili uvjete za polje koje ste dodali upitu: 1. te tako filtrirane informacije spremiti kao upit. Budite pa`ljivi jer }e se stupac ulijepiti preko postoje}eg stupca. 2. upotrebom neke od metoda obja{njene u 19.DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 159 Naredba Cut nasuprot Delete Ako stupac uklonite umjesto da ga izbri{ete kasnije }ete ga mo}i ulijepiti u upit. Filtriranje nasuprot upitima Ako je osnovni cilj stvaranja upita filtriranje. Utipkajte uvjet koji `elite upotrijebiti (slika 21. vje`bi gdje smo govorili o filtriranju. U prikazu Query Design kliknite redak Criteria u `eljenom stupcu polja.3 i dobivene rezultate. Kasnije mo`ete otvoriti upit u Query Designu i uraditi dodatne promjene. Odaberite stupac gdje `elite ulijepiti i kliknite gumb Paste ili odaberite Edit.3). Na primjer. mo`da }ete prvo `eljeti stvoriti filtrirane informacije. Tablica 21. mo`ete limitirati popis pasa na prikaz samo onih koji su ro|eni prije 1/1/94. vje`bi.1 nudi neke primjere koje mo`ete unijeti u sliku 21. Uvjeti omogu}avaju odabir slogova koje `elite prikazati u rezultatima upita. Stoga odaberite prazan stupac ako ne `elite zamijeniti postoje}i.

<C pronalazi tekst koji zapo~inje slovima. Za ostale vrste uvjeta Access }e dodavati ostale simbole.1 UNESITE… 1/1/93 <1/1/93 >1/1/93 >=1/1/93 <=1/1/93 Not <1/1/93 Not >1/1/93 NEKI UVJETI ZA UPITE BISTE DOBILI SLOGOVE KOJI ODGOVARAJU… Tom datumu DA Prije tog datuma Poslije tog datuma Na taj dan ili nakon Na taj dan ili prije Ne prije tog datuma Ne poslije tog datuma Tako|er i tekst Tako|er mo`ete unijeti i tekst kao uvjet. Na primjer. A ili B. Na slici 21.3 Unesite uvjet u redak Criteria odgovaraju}eg stupca polja. TABLICA 21. . VJE@BA Redak “or” Access automatski dodaje simbol # SLIKA 21.3 Access je dodao simbol # jer smo unijeli datum.160 21. kao {to su navodnici oko teksta ili broj~ani niz. Operatori < i > (prije i poslije) su pridjeljivi i tekstu.

U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati slogove u upitu.4). U ovoj ste vje`bi nau~ili kako odabrati polja za upit te kako podesiti uvjete.3? Upotrebom ovog retka mo`ete postaviti vi{e uvjeta. Run. mo`da `elite prikazati ro|ene izme|u 12/1/93 i 12/1/95. Na primjer. Upit }e pronalaziti slogove kojima je bilo koji uvjet istinit. prikazuje se novi redak “or” u koji mo`ete unijeti novi uvjet. SLIKA 21. kako sakriti odre|ena polja te kako uklju~iti prora~unsko polje. mo`ete ih postaviti u isti redak Criteria i povezati rije~ju And.4 Rezultati upita zasnovani su na datumima ro|enja pasa. [to s rije~i And? Kada imate dva uvjeta i oba moraju biti zadovoljena. kliknite gumb Run ili odaberite Query. U redak Criteria utipkajte >12/1/93 And <12/1/95. Rezultati se prikazuju u prozoru koji odgovara stranici baze podataka (slika 21.DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 161 Jeste li primijetili redak “or” ispod retka Criteria na slici 21. Prikazuju se samo slogovi ro|enih poslije 1/1/94. Kada uvjet unesete u redak “or”. . PRIKAZIVANJE REZULTATA UPITA Kada ste spremni vidjeti rezultate upita.

ponovite prethodne korake. Va{i rezultati upita bit }e prikazani u formatu tablice i mo}i }ete ih sortirati na isti na~in. Kliknite u redak Sort polja koje `elite sortirati. Prikazuje se gumb padaju}eg popisa. Kasnije kada budete `eljeli otkazati sortiranje za odre|eno polje. Otvorite padaju}i popis i odaberite opciju Ascending ili opciju Descending (slika 22.22. Slijedite naredne korake kako biste to uradili: 1. Sort ili gumba Sort koji se nalazi na alatnoj traci. 2. O vi{e informacija o sortiranju ponovno pro~itajte 19.1). Vje`ba PRILAGO\AVANJE UPITA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako sortirati rezultate upita uklju~uju}i skrivanje polja u upitu i dodavanje prora~unskog polja. . ali u popisu odaberite (not sorted). U prikazu Query Design mo}i }ete odrediti djelomi~no sortiranje tako da sortiranje pokrenete automatski s upitom. vje`bu. SORTIRANJE POLJA U UPITU Ve} ste vidjeli da mo`ete sortirati slogove u tablici pomo}u naredbe Records.

najprije uklju~ite to polje u upit i tada uklonite oznaku potvrde iz retka Show kako biste polje sakrili (obja{njenje u sljede}em odlomku).1 Odaberite opciju Ascending ili Descending kako biste sortirali slogove za odre|eno polje. Sortiranje prema skrivenom polju Ako `elite sortirati slogove prema polju koje nije dio upita. Access }e ih sortirati s lijeva prema desno po~ev{i od prvog polja s lijeve strane u prozoru Query Design. Ponekad ne}ete biti zainteresirani da ta polja vidite u rezultatima upita. . Na primjer. ali ne}ete `eljeti prikazati datum ro|enja svakog psa u upitu. mo`da }ete `eljeti limitirati upit na sve pse ro|ene prije 8/5/93. Sortiranje vi{e polja Ako odaberete niz sortiranja za vi{e od jednog polja u upitu. PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE POLJA Neka polja su uklju~ena samo zato da biste mogli uraditi sortiranje ili filtriranje na osnovu tih polja. SLIKA 22.PRILAGO\AVANJE UPITA 163 Odaberite na~in sortiranja.

Slijedite naredne korake kako biste dodali prora~unsko polje. VJE@BA Da biste isklju~ili polje iz prikazivanja u rezultatima upita. DODAVANJE PRORA^UNSKOG POLJA Prora~unska polja su korisna kada `elite izra~unati vrijednosti u bazi podataka tako da uradite neku matemati~ku operaciju za sadr`aj jednog ili vi{e polja.05 utipkajte [Price]*. uklonite oznaku potvrde u retku Show (slika 22. Ili. kliknite u okvir za potvrdu. Ako izraz uklju~uje ime polja. `elite li pove}ati vrijednost polja Price za . Na primjer. kao {to je polje koje izra~unava porez: 1. Na primjer. . Da biste polje ponovno uklju~ili. Otvorite upit u prikazu Design. 2. izra~unati trenutnu starost svakog psa u odnosu datuma ro|enja i trenutnog datuma.2).164 22. Okvir za potvrdu Show SLIKA 22. u primjeru pasa. postavite uglatu zagradu oko imena.2 Koja polja }e se prikazati u rezultatima upita kontrolirate pomo}u okvira za potvrdu Show u svakom stupcu. U prazan stupac utipkajte izraz u redak Field.05. mo`da }ete `eljeti izra~unati 5 posto poreza na osnovi cijene svakog elementa prodaje.

. Kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvorili Expression Buildera. Kliknite u prazan stupac }elije Field. Da biste ovu formulu podesili upotrebom opcije Expression Builder.05. konstante. kliknite gumb Build na alatnoj traci kako biste otvorili prozor Expression Builder. 4. Kliknite gumb Paste i na taj na~in ulijepite funkciju u popis Expression na vrh prozora (slika 22. Ovo je slo`eniji izraz jer uklju~uje upotrebu ugra|ene funkcije: Now () . 3. operatore ili neke druge elemente. Access automatski dodaje ime za izraz. 3. Pritisnite Enter kako biste se pomaknuli u sljede}u }eliju. slijedite naredne korake: 1. Expr1). U popisu kliknite Date/Time. 5. Kategorije funkcija prikazuju se u popisu u sredini. Tada kliknite opciju Build-In Functions.PRILAGO\AVANJE UPITA 165 Expression Builder Da biste upotrijebili funkcije (iste kao u Excelu) u izra~unu. 6. U desnom panou kliknite Now. 2. Pogledajmo sljede}i primjer – izra~unavanje starosti svakog psa u bazi podataka pasa. Na primjer. Ova formula oduzima vrijednost polja Birthdate od dana{njeg datuma i tada rezultat (u danima) dijeli s 365 kako bi vam dala broj godina.[Birthdate]/365.3). izraz }e sada izgledati Expr1:[Price]*. 5. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite gumb Functions kako biste prikazali funkcije. Kliknite ponovno u }eliju i ozna~ite ime izraza (na primjer. Utipkajte vi{e opisno ime kao {to je Tax. 4. Iz prikazanog prozora odaberite funkcije. O vi{e informacija pro~itajte Accessov Help sustav. kao {to je Expr1.

7. 9. Kliknite gumb Paste kako biste polje dodali u izraz. VJE@BA Ulijepljeni elementi prikazuju se u popisu Expression Kliknite Paste kako biste odabrali funkciju Odaberite funkciju SLIKA 22.166 22. U popisu s lijeve strane dvostruko kliknite mapu Tables i kliknite ime tablice koja sadr`i polje (primjerice. Utipkajte / ili kliknite gumb /. 10. Dogs). korak je vrlo va`an.3 Zapo~nite izraz uljepljivanjem funkcije Now (). Va{a formula }e sada izgledati ovako: (Now () [Dogs] ! [Birthdate])/365 Redoslijed matemati~kih operacija U izrazu. (Zna~i “podijeli”). 12. 13. Utipkajte crticu ili kliknite gumb oznake minusa (–). Utipkajte 365. 8. 13. . 11. mno`enje i dijeljenje imaju prednost pri izra~unavanju pred oduzimanjem i zbrajanjem. Stoga da biste bili sigurni u to~nost izra~una. U srednjem popisu odaberite polje koje `elite upotrijebiti. U izrazu utipkajte obi~ne zagrade oko dijela koji oduzima datum ro|enja od trenutnog datuma.

SLIKA 22. Pokrenite upit kako biste provjerili svoj rad. nau~ili ste kako u upit umetnuti prora~unsko polje. 17. 20. Na kartici General otvorite padaju}i popis Format i odaberite opciju Fixed. Na ovaj na~in polje ima logi~nije ime. Kliknite desnom tipkom mi{a na izraz i izaberite Properties.4 Podesite novo polje za odre|eni broj decimalnih mjesta i podesite taj broj na nulu. te kako isklju~iti odre|ena polja iz prikaza rezultata upita. U polje Decimal Places utipkajte 0 (slika 22. 16. Kliknite OK kako biste zatvorili Expression Buildera. Zatvorite stranicu svojstava. 19. . 15. 18. Kliknite u izraz kako biste postavili to~ku umetanja u njega i tada uredite tako da Expr1 promijenite u Age. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti jednostavan izvje{taj dobrog izgleda koji je prikladan za ispis i predaju drugima.PRILAGO\AVANJE UPITA 167 14.4). Tako|er. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako sortirati slogove u upitu.

Izvje{taj mo`ete stvoriti na nekoliko na~ina od lako-ali-limitirano (AutoReport) do te{ko-ali-vrlo prilagodljivo (prikaz Report Design). UPOTREBA AUTOREPORTA ZA STVARANJE IZVJE[TAJA Opcija AutoReport je odli~na ako `elite obi~an izvje{taj zasnovan na jednoj tablici ili upitu. ali rezultati ne}e biti profesionalni jer alati nisu stvoreni za ispis. s druge strane. ali za sada smo se ograni~ili samo na metode prikaza na zaslonu. mo`ete se vratiti na ovu opciju i provjeriti njezine mogu}nosti. Vje`ba STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj u Accessu upotrebom opcije AutoReport ili pomo}u ~arobnjaka Report. su stvoreni posebno za ispis i kao mogu}nost da informacije podijelite s drugim ljudima. ZA[TO STVARATI IZVJE[TAJE? Vidjeli ste mnoge na~ine organiziranja i prikazivanja podataka. . a upiti poma`u pri pronala`enju informacija i prikazivanje njihovih rezultata na zaslonu. Kada pro~itate 24. Izvje{taji. formu ili upit. Forma poma`e pri unosima podataka na zaslonu. Ispisati mo`ete bilo koju tablicu.23. vje`bu i nau~ite o prilago|avanju izvje{taja. Pomo}u izvje{taja dobit }ete profesionalni rezultat na koji }ete biti ponosni bilo da ga ispisujete ili objavljujete na Internetu. Opcija izme|u gore navedenih je pomo}u Report Wizarda koji nudi odre|enu prilagodljivost i relativno jednostavan na~in rada.

najprije stvorite upit na osnovu tih tablica i tada stvorite izvje{taj pomo}u AutoReporta zasnovan na tom upitu. Prikazuje se okvir za dijalog New Report (slika 23. U prozoru Database kliknite podru~je Reports i tada kliknite gumb New.1). Kliknite OK. 3. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u AutoReporta: 1. pro~itajte odlomak “Prikazivanje i ispisivanje izvje{taja iz prozora Print Preview” kasnije u vje`bi. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojeg `elite stvoriti izvje{taj. Vi{e tablica? Opcija AutoReport mo`e upotrijebiti samo jednu tablicu ili upit. a izvje{taj u stupcima bit }e vrlo sli~an formi. 5. Iz padaju}eg popisa na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu ili upit na kojem `elite zasnovati izvje{taj.1 Iz ovog prozora odaberite jedan od ponu|enih AutoReporta. 4. Izvje{taj u redcima izgledat }e poput stranice podataka. Odaberite opciju AutoReport: Columnar ili AutoReport: Tabular. Da biste nau~ili {to dalje.STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 169 Stvoriti mo`ete izvje{taj u redcima ili stupcima. Obje mogu}nosti je jednako lagano stvoriti. . Prikazuje se izvje{taj u prozoru Print Preview. @elite li stvoriti izvje{taj pomo}u opcije AutoReport zasnovan na vi{e tablica. SLIKA 23. 2.

.2). SLIKA 23. Dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard kako biste pokrenuli Report Wizarda (slika 23. probajte ga stvoriti pomo}u Report Wizarda. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u Report Wizarda: 1. VJE@BA Izvje{taj stvoren pomo}u AutoReporta nije ni{ta bolji od ispisa tablice ili forme. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit na kojima `elite zasnovati izvje{taj. 5.170 23. 2. Stvarate li izvje{taj pomo}u ove opcije mo`ete upotrijebiti vi{e tablica i upita i odabrati izgled i format va{eg izvje{taja. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit iz kojih }ete uklju~iti polja. STVARANJE IZVJE[TAJA POMO]U REPORT WIZARDA Opcija Report Wizard nudi odli~an odnos izme|u lagane upotrebe i prilagodljivosti. U prozoru Database kliknite jaha~ kartice Reports. U popisu Available Fields kliknite polje i tada kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili kliknite gumb >> kako biste sva polja odbrane tablice pomaknuli u popis Selected Fields. 4. @elite li bolji izgled va{eg izvje{taja. 3.2 Prvi okvir za dijalog Report Wizarda.

Grupiranje Prema izvornim postavkama ne postoje grupe podataka. Tablice koje ste odabrali moraju biti u me|usobnom odnosu kako bi podaci koje }ete prikazati u izvje{taju bili odgovaraju}i. Da biste grupirali podatke. 8. @elite li sortirati slogove. kliknite polje i tada kliknite gumb >. Odabrati mo`ete nekoliko razina grupiranja redom koji `elite. Tada kliknite Next kako biste nastavili s radom. otvorite padaju}i popis i odaberite polje prema koje `elite uraditi sortiranje. U izvje{taju mo`ete podesiti grupiranje bilo koje grupe. Ako `elite grupirati slogove prema bilo kojem odabranom polju. SLIKA 23.STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 171 6. morate odabrati polje i kliknuti gumb >. Prikazuje se sljede}i okvir za dijalog (slika 23. Iz padaju}eg popisa odaberite do ~etiri vrste sortiranja i tada kliknite Next. 7. . kliknite Next. Ako `elite. odaberite neku drugu tablicu ili upit u popisu Tables/Queries i ponovite prethodni korak.3 Podesite grupiranje podataka u izvje{taju. gumb Grouping Options postaje aktivan i omogu}ava pode{enje opcije grupiranja.4). Ako upotrijebite polje prema kojem }ete grupirati podatke.3). Sada }ete biti upitani o na~inu sortiranja podataka (slika 23. Kada zavr{ite s odabiranjem polja.

Kliknite gumb AZ kako biste na~in sortiranja promijenili u silazni. zna~i od A do Z. prethodni prikaz se mijenja kako bi vam prikazao va{ odabir. Uzlazno ili silazno Prema izvornim postavkama sortiranje je pode{eno uzlazno. od Z do A.5 Odaberite izgled izvje{taja.5) odaberite opcije izgleda u podru~ju Layout. SLIKA 23. 9. . U sljede}em okviru za dijalog (slika 23.4 Podesite na~in sortiranja. VJE@BA SLIKA 23.172 23. Kada kliknete gumb opcije.

5 je jedinstven za izvje{taje s grupiranim podacima. 11. Odaberite orijentaciju ispisa izvje{taja. 10.6). Portrait (ispis kra}om stranicom papira) ili Landscape (ispis du`om stranicom papira). bit }ete ograni~eni {to se ti~e izgleda na tri opcije: Columnar. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Nekoliko ih je popisano i kliknete li na jedan vidjet }ete njegov prethodni pregled. Tabular i Justified. Prikaz na slici 23. U okvir za tekst . kliknite Next. Kada ste zadovoljni s odabirom.STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA 173 Gdje su svi ti izgledi? Ako ne odaberete niti jednu opciju grupiranja podataka u izvje{taju. Report utipkajte naslov i kliknite Finish kako biste vidjeli izvje{taj u prozoru Print Preview (slika 23. Upitani ste za pridjeljivanje naslova izvje{taju. U sljede}em okviru za dijalog ~arobnjaka upitani ste za stil 12. izvje{taja.

vje`bi. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design da biste prilagodili svoj izvje{taj. njenja. Kliknite kako biste ispisali izvje{taj. SLIKA 23. odaberite File. Iz ovog prozora mo`ete ispisati izvje{taj. Odaberite Napustiti postotak po. Pove}anje/smanjenje prikaza izvje{taja. Print. ili mo`ete prije}i u prikaz Report Design kako biste unijeli `eljene promjene. izvje{taj se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 23.prozor Print ve}anja/sma.6 Jednostavan izvje{taj bez grupiranja podataka. Pregled izvje{taja na jednoj.) Ako `elite ispisati izvje{taj i podesiti opcije ispisa (primjerice broj kopija). @elite li prije}i u prikaz Report Design. . (Vi{e o promjenama u 24. Ako `elite brzi ispis. PRIKAZIVANJE I ISPISIVANJE IZVJE[TAJA U PROZORU PRINT PREVIEW Bez obzira stvarate li izvje{taj pomo}u Report Wizarda ili AutoReporta.Preview. odaberite View.6). ako ste zadovoljni izgledom. VJE@BA Kliknite kako biste pre{li u prikaz dizajniranja. Design View.174 23. dvije ili ~etiri stranice. kliknite gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti i ispisati jednostavan izvje{taj.

24. Podru~je Detail popisuje polja koja ste odabrali za ispis. Vje`ba PRILAGO\AVA- NJE IZVJE[TAJA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design kako biste svoj izvje{taj u~inili {to privla~nijim. Kao {to vidite na slici 24. slijedite naredne korake u prozoru Database: 1. . vrlo je sli~an prikazu Form Design. vje`bi. Prikaz Report Design vam se vjerojatno ~ini poznatim. zatvorite prozor Print Preview kako biste zatvorili i izvje{taj ili prije|ite u Design View iz izbornika View. U prozoru baze podataka kliknite podru~je Reports. a podru~je Page Footer sadr`i formulu za ispis trenutnog datuma i vremena. Kliknite izvje{taj koji `elite mijenjati. 3. Kao i prikaz Form Design tako i Report Design sadr`i okvir za alate s naj~e{}im alatkama za ure|ivanje u koji mo`ete dodavati sve specijalne elemente koje ste nau~ili u 16. kao {to je prikazano na slici 24. 2. PROMJENA POSTOJE]IH IZVJE[TAJA Kada zavr{ite pregled upravo stvorenog izvje{taja. Ako se kasnije `elite ponovno vratiti u prikaz Report Design. vje`bi mo`ete primijeniti i na ure|ivanje izvje{taja.1. Kliknite gumb Design. Gotovo sve {to ste nau~ili o ure|ivanju formi u 15.1 podru~je Report Header prikazuje naslov izvje{taja dok Page Header prikazuje oznake stupaca u izvje{taju. i 17. Izvje{taj se prikazuje u prikazu Design.

oznaka i grafika u izvje{taju. vje`bu. @elite li obnoviti znanje. ~ak i one koje izgledaju silly. O vi{e detalja pro~itajte 15. vje`bu ili slijedite kratki pregled: l Odabiranje kontrola. Najbolje je da se dr`ite okvira za tekst.176 24. Hvataljke odabira (kvadrati}i u kutevima) prikazuju se oko kontrole. primjerice gumbi za naredbu ili kombinirani okviri. Kao i u prikazu Form Design kliknite na kontrolu u izvje{taju kako biste je odabrali. . vratite se na 15. Gumbi za naredbe u izvje{taju Access omogu}ava postavljanje bilo koje vrste kontrole u izvje{taj.1 Prikaz izvje{taja stvorenog u prethodnoj vje`bi u prikazu Report Design. RAD S KONTROLAMA U IZVJE[TAJU Rad s kontrolama u izvje{taju u prikazu Report Design potpuno je jednak radu s kontrolama u prikazu Form Design. VJE@BA SLIKA 24.

Tada kliknite i povucite kontrolu na novo mjesto. vje`bi. l Formatiranje okvira za tekst. upotrijebite gumbe Bold. Italic i Underline. odaberite View. vje`bi. no isto tako mo`ete kontrolu izrezati i ulijepiti je. . no ako spremate izvje{taj u Wordovom formatu hiperveza mo`e biti aktivna kada otvorite dokument u Wordu. @elite li podesiti posebne efekte.PRILAGO\AVANJE IZVJE[TAJA 177 l Pomicanje objekata. Izvje{taju mo`ete dodavati slike i crte`e kao {to ste ih dodavali i formama. Promjena veli~ine kontrola. Field List ili kliknite gumb Field List na alatnoj traci. Odaberite kontrolu i postavite pokaziva~ mi{a iznad hvataljki za odabir i povucite mi{em kako biste pove}ali/smanjili kontrolu. Odaberite objekt i pritisnite Ctrl+X kako biste objekt izrezali. zatim kliknite naslov podru~ja gdje `elite objekt pomaknuti i pritisnite Ctrl+V kako biste ulijepili objekt u novo podru~je. Slijedite naredne korake: 1. upotrijebite padaju}e popise Font i Font Size na alatnoj traci. l Access na Webu Formama i izvje{tajima mo`ete pridjeljivati hiperveze za objekte {to }ete nau~iti u 27. DODAVANJE I UKLANJANJE KONTROLA U bilo koje vrijeme mo`ete u izvje{taj dodavati vi{e kontrola. Ako ne vidite popis polja. Hiperveze nisu korisne pri ispisu. Vi{e o dodavanju slika i crte`a govorili smo u 17. Prikazuje se plutaju}i okvir popisuju}i sva polja u tablici ili upitu koje upotrebljavate. Pomicanje kontrola izme|u podru~ja Bilo koji objekt mo`ete povu}u u drugo podru~je. Da biste pomicali kontrolu. najprije je odaberite i zatim postavite pokaziva~ mi{a na rub kako bi pokaziva~ promijenio izgled u otvorenu crnu ruku. Da biste odabrali pisma.

Prema izvornoj postavci kada pomi~ete okvir za tekst pomi~ete i njegovu oznaku. Primijetite da je kvadrati} u gornjem desnom kutu najve}i. on mijenja izgled u otvorenu ruku i to je znak da }e oznaka slijediti pomicanje okvira za tekst. Brisanje kontrole iz izvje{taja ne zna~i i brisanje polja iz tablice. Odvojeno pomicanje oznake mo`e biti korisno ako ne `elite prikazati . VJE@BA 2. jednostavno je kliknite i utipkajte `eljeni tekst. Na primjer.2). Da biste promijenili oznaku. Ovo je znak da okvir za tekst mo`ete povu}i odvojeno od oznake. a okvir za tekst predstavlja polje koje ste trenutno upotrijebili (slika 24. Postavite li pokaziva~ mi{a na rub okvira za tekst. Ne brinite se ako kontrola nije na `eljenom mjestu ili preklapa drugu kontrolu. RAD S NOVIM KONTROLAMA Kada dodajete kontrolu u izvje{taj. Da biste kontrolu izbrisali. odaberite je i pritisnite tipku Delete.178 24. Tekst oznake mo`ete promijeniti bez obzira na okvir za tekst. Dakako. Povucite polje iz popisa u izvje{taj gdje ono postaje kontrola. Ova dva elementa su povezana – oznaka opisuje okvir za tekt.2 Okvir za tekst i njegova oznaka. Postavite pokaziva~ mi{a na najve}u hvataljku kako biste objekt pomaknuli odvojeno Okvir za tekst Oznaka SLIKA 24. naj~e{}e dodajete dvije stvari – oznaku i okvir za tekst. mo`ete pomicati okvir za tekst odvojeno od njegove oznake. mo`ete promijeniti oznaku polja Coloring u Dog Color a da ne mijenjate sadr`aj okvira za tekst. Smjestite kontrolu bilo gdje u podru~je Detail. Kada pokaziva~ mi{a postavite iznad tog kvadrati}a on mijenja izgled u ruku s podignutim prstom. naj~e{}e kao okvir za tekst. kasnije }ete u vje`bi nau~iti kako rije{iti ovaj problem.

PRILAGO\AVANJE

IZVJE[TAJA

179

oznaku na uobi~ajenom mjestu – desno od okvira za tekst. Na primjer, mo`ete oznaku smjestiti iznad okvira za tekst.

DODAVANJE

OZNAKA

U prethodnom odlomku govorili smo o dodavanju para kontrola – okvira za tekst i pridijeljene oznake. No, oznaku mo`ete dodavati i zasebno uz neki ekstra tekst koji nije nu`no povezan s odre|enim poljem. Na primjer, op}eniti tekst o izvje{taju. Kliknite gumb Label u okviru za alatke. Tada kliknite bilo gdje u izvje{taj i po~nite s utipkavanjem. Kada zavr{ite, kliknite bilo gdje izvan oznake.

DODAVANJE

PRORA^UNSKIH OKVIRA ZA TEKST

Okviri za tekst naj~e{}e prikazuju podatke iz polja, no mogu imati i drugu namjenu – mogu prikazivati prora~un zasnovan na vrijednostima iz razli~itih polja. Stvaranje prora~unskog okvira za tekst je ne{to slo`enije. Najprije morate stvoriti nevezani okvir za tekst (onaj koji nije vezan za odre|eno polje) i tada unijeti kalkulaciju u okvir za tekst. Slijedite naredne korake:

1. Kliknite alatku Text Box u okviru za alate i kliknite i povucite u
izvje{taj da biste stvorili okvir za tekst.

2. Promijenite oznaku kako bi odra`avala sadr`aj okvira za tekst. Na
primjer, ako se radi o izra~unatom porezu promijenite i oznaku u Porez. Nakon toga smjestite oznaku na `eljeno mjesto. (Vodi~ vam je sljede}i odlomak.)

3. Kliknite u okvir za tekst i unesite formulu koju `elite izra~unati. 4. Kada zavr{ite kliknite bilo gdje izvan okvira za tekst.
Formule koje unosite u prora~unske okvire za tekst upotrebljavaju standardne matemati~ke kontrole: + – * / Zbrajanje Oduzimanje Mno`enje Dijeljenje

180

24. VJE@BA

Sve formule po~inju znakom jednakosti (=), a sva polja moraju biti u uglatim zagradama ([ ]). Evo nekoliko primjera:
l

Da biste izra~unali ukupnu cijenu mno`enjem vrijednosti polja Quantity s vrijednosti polja Price, unesite =[Quantity]*[Price]. Da biste izra~unali popust od 25% na vrijednost u polju Cost, unesite =[Cost]*.075. Da biste dodali zbroj vrijednosti u tri polja, unesite =[Field1]+[Field2]+[Field3].

l

l

Vi{e prostora Ako vam ponestane mjesta u okviru za tekst pri unosu formule, pritisnite Shift+F2 kako biste otvorili okvir Zoom gdje ima vi{e mjesta.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prilagoditi izvje{taj dodavanjem i uklanjanjem objekata, pomicanjem istih po izvje{taju i stvaranjem izra~una. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na tablici ili upitu va{e baze podataka.

25. Vje`ba

RAD

S POVEZANIM TABLICAMA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti povezane tablice u formama, upitima i izvje{tajima.

ZA{TO

POVEZIVATI TABLICE?

Kada ste na po~etku knjige zapo~eli stvaranje baze podataka, predlo`ili smo vam da stvorite odnose izme|u tablica. (U 10. vje`bi ste stvarali odnose izme|u tablica.) Vjerojatno ste se tada pitali koji je razlog stvaranja odnosa – ~emu je to uop}e potrebno. U ovoj vje`bi }ete pro~itati kako tako povezane tablice mogu pomo}i u organiziranju podataka. Odnos izme|u tablica povezuje dvije tablice spajanjem odgovaraju}ih polja. Na taj na~in mogu}e je izbaciti unos ponavljanih i perifernih informacija u novoj tablici, dok i dalje upotrebljavate te informacije u glavnoj tablici. Na primjer, na slici 25.1, tablice Titles i Dog Coloring podr`avaju glavnu tablicu (Dogs) nude}i popise valid vrijednosti za odre|ena polja. Tablica Titles sadr`i popis svih mogu}ih imena pasa, a tablica Dog Coloring sadr`i popis svih dozvoljenih boja dlake psa.

182

25. VJE@BA

SLIKA 25.1 Da biste vidjeli trenutne odnose izme|u tablica, otvorite prozor Relationships (Tools, Relationships).
U slo`enijim bazama podataka mo`ete imati vi{e odnosa izme|u tablica. Pogledajte sliku 25.2 i probajte pratiti i shvatiti sve odnose u bazi podataka Sales.

SLIKA 25.2 Posao s kupcima, dobavlja~ima, inventarom i zaposlenicima mo`e imati slo`eni sustav odnosa.

Tako povu~ene informacije mo`ete upotrijebiti u izvje{tajima. SLIKA 25. Kada su prikazani povezani slogovi.RAD S POVEZANIM TABLICAMA 183 PRIKAZIVANJE POVEZANIH PRIKAZU DATASHEET PODATAKA U Kada pregledavate tablicu u prikazu Datasheet. formama. STVARANJE VI[ETABLI^NOG UPITA Vi{etabli~ni upiti se upotrebljavaju za povla~enje informacija iz vi{e tablica u isto vrijeme. Kliknete li oznaku minusa. Ovi slogovi iz tablice Dogs sadr`e vrijednost 0 u polju Title.3). mo`ete brzo prikazati informacije iz povezanih tablica. ponovno }ete sakriti povezane slogove.) Pretpostavimo da pregledavate tablicu Titles (slika 25. S lijeve strane svakog sloga primijetit }ete oznaku plusa (+). oznaka plusa mijenja se u oznaku minusa.3 Prika`ite povezane slogove u vezanoj tablici klikom na oznaku plusa uz slog. drugim upitima ili ih pregledati u prozoru rezultata upita. Kliknete li na oznaku plusa.1) u prikazu Datasheet. prikazuje se mala tablica koja ispisuje sve slogove iz povezane tablice s istim vrijednostima (slika 25. . (Ovo je jedna od sjajnih novih mogu}nosti Accessa 2000.

Upiti nad vi{e povezanih tablica Kada ste povezali dvije tablice.184 25. Ako za sada tablice nisu povezane. mo`ete stvoriti upit koji uklju~uje sva polja tablice Dogs. a ne opisno ime. prije nego kliknete Close. Stvorite upit i jednostavno stvorite formu koja je zasnovana na upitu. odaberite vi{e od jedne tablice. vje`ba). Tada normalnom procedurom zavr{ite upit (21.1. prvo stvorite novi upit pomo}u prikaza Design (21. osim polja Titles. polje Title ID u tablici Title je povezano s poljem Title u tablici Dogs. vje`ba). STVARANJE VI[ETABLI^NIH FORMI U prethodnom odlomku nau~ili ste kako stvoriti upit koji uklju~uje polja iz vi{e tablica. prikazuje u tablici Dogs za svako ime psa. .1. Tada mo`ete upotrijebiti rezultate upita. vje`bi. Na slici 25. a to je ujedno i najlak{i na~in stvaranja vi{etabli~ne forme. VJE@BA Da biste stvorili vi{etabli~ni upit. No. Podforma Podforma je jo{ jedan objekt baze podataka. te{ko je re}i kako se zove svaki pas. kao {to su Titles i Dogs iz slike 25. To je zapravo forma koju }ete kao objekt umetnuti u drugu formu. stvorite privremenu vezu izme|u njih povla~enjem polja iz jedne tablice na odgovaraju}e polje druge tablice. umjesto tablice Dogs. da biste stvorili forme i izvje{taje. povucite je u neku drugu formu koja je otvorena u prikazu Design. naj~e{}e ih povezujete po broju polja. U okviru za dijalog Show Table. Da biste formu prikazali kao podformu. Na taj na~in imate vi{e tablica iz kojih mo`ete povu}i informacije. To zna~i da se broj. i polje Title iz tablice Titles (polje sadr`i opisni tekst). kao {to ste nau~ili u 10. S obzirom da nismo zapamtili sve ID brojeve imena pasa.

kliknite jaha~a kartice Forms i tada dvostruko kliknite opciju Create form by using wizard.RAD S POVEZANIM TABLICAMA 185 Drugi na~in je stvaranje forme s umetnutom podformom.4). 2. a zatim i `eljena polja ({to ste nau~ili u 14. SLIKA 25. Slijedite naredne korake kako biste stvorili formu s umetnutom podformom: 1. Da biste to uradili. Podforma mo`e sadr`avati podatke iz bilo koje povezane tablice. Primjerice. U prvom okviru za dijalog Form Wizarda odaberite tablicu ili 3. Umjesto da nastavite s radom. upit. u formi Customers mo`ete uklju~iti podformu koja }e ispisati sve narud`be kupca. Form Wizard }e u ovom trenutku ispisati upozoravaju}u poruku. . Zapo~nite stvaranje nove forme pomo}u Form Wizarda. u prozoru Database. odaberite drugu tablicu ili upit iz padaju}eg popisa Tables/Queries i iz njih tako|er odaberite `eljena polja (slika 25. vje`bi). a nakon odabira polja iz jedne tablice. Tada napustite Wizard i podesite vezu izme|u tablica koje `elite upotrijebiti.4 Prije nego {to kliknete Next. odaberite drugu tablicu i iz nje tako|er odaberite polja. Tablice moraju biti povezane Ako odaberete dvije tablice koje nisu povezane.

no vi }ete mo`da `eljeti stvoriti dvije odvojene forme koje ~uvaju podatke iz dvije tablice ili upita. vje`bi.6). 7. Tada zavr{ite rad s ~arobnjakom kao {to ste nau~ili u 14.5 Odaberite na~in prikaza podataka iz tablice. 8. 5.186 25. kliknite gumb Linked Forms u okviru za dijalog ~arobnjaka (slika 25. ^arobnjak }e vas upitati kako `elite prikazati podatke. 9. SLIKA 25. kliknite Next. dok }e druga biti izvor podataka za podformu. ^arobnjak postavlja pitanje o formatu podforme.5). Prikazuje se forma (slika 25. Ako je to ono {to `elite. Odaberite stil forme i kliknite Next. Povezivanje formi Ovi koraci pokazuju kako stvoriti formu s podformom. (Forma i podforma se spremaju kao odvojene forme u bazu podataka. Kada ste uklju~ili sva polja. 6. Unesite naslov forme i podforme. Nastavite odabirati tablice/upite i iz njih odabirite polja koja su vam potrebna.) Kliknite Finish. VJE@BA 4. Kliknite Next. Iz popisa odaberite jednu tablicu koja }e biti osnovni izvor podataka za formu. Odaberite opciju Tabular (jednaka tablici u Wordu) ili Datasheet (jednaka prora~unskoj stranici u Excelu) i kliknite Next. .

Stvorite odnos izme|u tablica (10. Evo brzog pregleda: 1.RAD S POVEZANIM TABLICAMA 187 Osnovna forma Podforma SLIKA 25. {to ste nau~ili u 23. vje`bi. Tada i iz njih odaberite polja.4). Kada ste upitani kako `elite prikazati podatke. Zapo~nite stvaranje novog izvje{taja pomo}u Report Wizarda. vje`ba). Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite drugu tablicu ili upit. Stvaranje je gotovo jednako stvaranju izvje{taja zasnovanog na jednoj tablici. Ove radnje su iste kao i kod formi (slika 25. Odaberite polja iz prve tablice koju `elite upotrijebiti. 5. Ova radnja je potpuno jednaka i kod formi (slika 25. Kada zavr{ite. 6. STVARANJE VI[ETABLI^NIH IZVJE[TAJA Kao i forme tako mo`ete stvoriti i izvje{taje koji upotrebljavaju vi{e tablica ili upita. Kliknite Next. kliknite Next. odaberite jednu tablicu. (U prozoru Database kliknite jaha~a kartice Reports i tada dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard.6 Ova forma sadr`i polja iz jedne tablice u osnovnoj formi i drugu tablicu u podformi. 2. .) 3. 4.5).

VJE@BA 7. Nastavite raditi s ~arobnjakom. Kada do|ete na kraj. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram iz va{ih podataka. sortiranje itd.188 25. . dodajte grupiranje. ponovno pro~itajte 23. 8. kliknite Finish da biste stvorili svoj izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti upite. vje`bu. forme i izvje{taje zasnovane na vi{e tablica me|usobno povezanih. Ako je potrebno.

26. Najprije }emo stvarati jednostavan kru`ni dijagram zasnovan na upitu. a zatim prebrojati koliko je boja i tada broj boja podijeliti s brojem pasa. Ispisati mo`ete popis svih pasa i njihovih mogu}ih boja. Jedan pogled na dijagram mo`e zamijeniti stotine stranica podataka. Primjerice. U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj s dijagramom. . Recimo da `elimo saznati koje su boje naj~e{}e kod na{ih pasa. STVARANJE DIJAGRAMA Dijagram mo`ete umetnuti u formu ili izvje{taj. Mnogo je lak{e stvoriti dijagram koji prikazuje postotak svake boje. Dijagrami su tako|er dobri za pra}enje informacija. Jednostavno slijedite ~arobnjaka. no okviri za dijalog su pone{to razli~iti. u organizaciji prodaje mo`ete stvoriti dijagram vrijednosti prodaje za svakog kupca u mjesecu ili dijagram koliko ste pojedinih proizvoda prodali u mjesecu (ili tjednu ili godini). Tako }ete dobiti postotak za svaku boju. a tada stup~asti dijagram. PREDNOSTI DIJAGRAMA Jeste li primijetili kako ljudi ne vole brojke? Pomo}u dijagrama }ete informacije prikazati na puno jednostavniji na~in. Vje`ba DIJAGRAMA STVARANJE U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti dijagram zasnovan na podacima iz va{e baze podataka. Chart Wizard radi potpuno jednako za svaki dijagram.

sva polja ne}e biti vidjiva u dijagramu ili }e dijagram biti nepregledan. Ne odabirite previ{e polja! Odaberite to~no dva polja za kru`ni dijagram (jedno za oznaku. Ina~e.1).1 Odaberite polja koja `elite uklju~iti u dijagram. Slijedite naredne korake da biste stvorili kru`ni dijagram: 1. U prozoru baze podataka kliknite jaha~a kartice Reports i tada kliknite gumb New. 3. 2. SLIKA 26. Odaberite opciju Chart Wizard. 4. Kliknite kako biste pomaknuli odabrano polje u popis Fields for Chart. Kliknite OK i pokre}e se Chart Wizard (slika 26. VJE@BA STVARANJE JEDNOSTAVNOG KRU@NOG DIJAGRAMA Kru`ni dijagram je dobar kada treba sve dijelove prikazati kao cjelinu.190 26. Na dnu okvira za dijalog otvorite padaju}i popis i odaberite tablicu ili upit koji sadr`i `eljene podatke za dijagram (dobar odabir je upit Employee Sales by Country iz Northwinda). . Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojih `elite stvoriti dijagram. Prikazuje se okvir za dijalog New Report. a jedno za podatak) ili dva i vi{e za ostale vrste dijagrama.

Display A Legend ili opciju No. 9. Vidjet }ete okvir za dijalog koji je va`an za slo`enije dijagrame. .2). Kliknite opciju Yes. Don’t Display A Legend. 6. Zapamtite da svaka vrsta dijagrama ima trodimenzionalni ili dvodimenzionalni prikaz. Dijagram se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 26. SLIKA 26. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.3). 7. Kada ste zadovoljni s izborom. (Preporu~amo Yes ako ne znate koju izabrati. kliknite Next. a kako stvarate kru`ni dijagram u kojem ne mo`ete puno uraditi kliknite Next da biste nastavili s radom. Unesite naslov dijagrama. U popisu Available Fields i kliknite gumb > kako biste polje pomaknuli u popis Fields for Chart. 8. Da biste natavili s radom. Kliknite jednu od sli~ica kru`nih dijagrama i pro~itajte obja{njenje koje se prikazuje. kliknite Next.STVARANJE DIJAGRAMA 191 5.2 Odaberite vrstu dijagrama. Za sada stvaramo kru`ni dijagram pa odaberite samo dva polja i to polje Coloring Country i Sale Amount.) Kliknite Finish.

U popis Fields for Chart dodajte polja s kojima `elite raditi. Odaberite vrstu dijagrama (slika 26.2). Kliknite jednu od ponu- . Iz baze podataka Northwind Traders odaberite Employee Sales By Country. Kliknite Next. 3. mo`ete prikazati prodaju proteklih godina. polje Country i Sale Amount). isto 4. Primjerice. VJE@BA Legend SLIKA 26. 2. kao i kod kru`nog dijagrama. slijedite korake: 1. Da biste to uradili. Linijski i stup~asti dijagrami prikazuju podatke proteklog vremena. Odabrati morate barem dva polja jer stup~asti dijagram ima dvije osi (primjerice. Kliknite OK i prikazuje se prvi okvir za dijalog Chart Wizarda. Vidjet }ete sljede}i okvir za dijalog. Slijedite prva tri koraka stvaranja kru`nog dijagrama (obja{njenje ranije u vje`bi) sve dok nije prikazan okvir za dijalog u kojem }ete odabrati Chart Wizarda. |enih mogu}nosti stup~astih dijagrama i kliknite Next.192 26. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit s kojima `elite raditi.3 Zavr{eni kru`ni dijagram.

4 Prikaz stup~astog dijagrama u Accessu stvorenog iz baze podataka Northwind Traders. Ako polja nisu dobra. . SLIKA 26. 6. Kada je sve ispravno. U sljede}em okviru za dijalog unesite naslov i odaberite `elite li 7. Primjerice. u na{em primjeru potrebno je unijeti po~etak i kraj prodaje. upotrijebiti legendu i tada kliknite Finish.4). povucite ih iz dijagrama u desni dio okvira za dijalog kako biste ih uklonili i zatim povucite ispravna polja natrag u dijagram. kliknite Next. Unesimo stoga 1/1/97 kao po~etak i 1/1/99 kao kraj. Nakon {to ste odgovorili na sva pitanja prikazuje se va{ dijagram (slika 26. Ovisno o tablici ili upitu koje ste upotrijebili mo`da }ete morati unijeti dodatne informacije.STVARANJE DIJAGRAMA 193 5.

194

26. VJE@BA

UPOTREBA

PROZORA

PRINT PREVIEW

Rad s izvje{tajem s dijagramom u prozoru Print Preview je jednak radu koji ste nau~ili u 23. vje`bi. Izvje{taj mo`ete ispisati klikom na gumb Print ili mo`ete zatvoriti prozor klikom na gumb Close.

SPREMANJE

IZVJE[TAJA S DIJAGRAMOM

Da biste spremili izvje{taj s dijagramom, zatvorite prozor Print Preview klikom na gumb Close. Vidjet }ete pitanje da li `elite spremiti promjene koje ste uradili u izvje{taju. Kliknite Yes i bit }ete upitani za ime izvje{taja. Utipkajte ime koje `elite da se prika`e na kartici Reports u prozoru Database i tada kliknite OK. Access }e prije}i u prikaz Design gdje mo`ete unijeti promjene u izvje{taj. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti, ispisati i spremiti izvje{taj s dijagramom. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti Access na Internetu.

27. Vje`ba

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU
U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako iskoristiti mogu}nosti Accessa 2000 da biste svoj rad povezali s Internetom.

OSNOVE INTERNETA
Internet je brojna kolekcija spojenih mre`a ra~unala, a njezin najpopularniji dio je World Wide Web. Ve}ina Web datoteka je spremljena u formatu HTML – Hypertext Markup Language. Access nudi dva na~ina interakcije s Internetom: dolazne i odlazne. Drugim rije~ima, mo`ete ponuditi Accessove informacije ljudima koji koriste Internet ili Internet informacije ljudima koji koriste va{u bazu podataka. Da biste ponudili informacije dolaznim korisnicima (posjetitelji na Web stranici), morate dijelove baze podataka u~initi dostupnim, tako {to }ete spremiti tablice u HTML formatu i kopirati ih na poslu`itelj na Internetu (ra~unalo koje je direktno spojeno na Internet). Ako se va{a tvrtka povezuje s Internetom preko lokalne mre`e (LAN), tada vjerojatno ima i ra~unalo na koje izravno mo`ete spremiti HTML datoteke. Ako upotrebljavate modem za spajanje s Internetom, va{ doma}in mo`e ponuditi prostor na poslu`itelju za va{e HTML datoteke. Tako|er mo`ete podesiti hiperveze s ostalim URLsovima s bazom podataka tako {to }e korisnici imati izlazni pristup Web stranicama. Kada korisnici kliknu hipervezu za vrijeme rada na bazi podataka, njihov Web pretra`iva~ }e se otvoriti, u odvojenom prozoru, i prikazati odre|eni URL.

196

27. VJE@BA

Uniform Resource Locator (URL) URL je Web adresa. URL je jednak broju telefona za spajanje na Internet. Ve}ina ih zapo~inje s http:// i nakon toga slijedi ime stranice – primjerice, http://www.mcp.com. Neki URLsovi sadr`e odre|eni direktorij i imena datoteka: http://www.mcp.com/Pub/index.htm. U ovom primjeru Pub/ je direktorij, a index.htm je ime datoteke. Hiperveza Hiperveza je dio teksta ili sli~ica koju mo`ete kliknuti i tako brzo pristupiti odre|enom URLsu. Kada kliknete na hipervezu, va{ Web pretra`iva~ se otvara (ako je pode{en) i odre|eni podaci URLsa se prikazuju.

SPREMANJE

KAO

WEB

STRANICE

U HTML format mo`ete spremiti razne objekte Accessove baze podataka. Naj~e{}e }ete u HTML format spremati va{e tablice. Tablice sadr`e podatke, a njih korisnici Weba naj~e{}e i pregledavaju. Access 2000 se prema HTML odnosi kao i prema drugim formatima podataka pa je stoga lagano spremiti rad u HTML format. Slijedite naredne korake:

1. U prozoru Database odaberite objekt koji `elite izvoziti. 2. Odaberite File, Export. Prikazuje se okvir za dijalog Export. (Ime
okvira za dijalog je razli~ito ovisno o objektu; za tablicu, ono je Export Table “Ime tablice” To.)

3. Unesite ime za izvoznu datoteku. Ponu|eno ime je ime objekta. 4. Iz padaju}eg popisa Save as Type odaberite opciju HTML
Documents (slika 27.1).

5. (Mogu}nost) Ako `elite upotrijebiti predlo`ak formatiranja

HTML (drugim rije~ima, izvozni format zasnovati na postoje}oj datoteci HTML-a), potvrdite opciju Save Formatted.

6. Kliknite Save.

UPOTREBA ACCESSA

NA INTERNETU

197

SLIKA 27.1 Za vrstu datoteke odaberite opciju HTML Documents. 7. Ako ste potvrdili opciju Save Formatted, prikazuje se okvir za
dijalog HTML Output Options (slika 27.2). Unesite ili potra`ite ime postoje}e HTML datoteke na kojoj }ete zasnovati novo formatiranje (ako `elite) i kliknite OK.

SLIKA 27.2 Ako potvrdite opciju Save Formatted, mo`ete odrediti HTML datoteku na kojoj }ete zasnovati formatiranje.
Nakon spremanja u format HTML-a mo`da }ete `eljeti otvoriti spremljenu stranicu na Web pretra`iva~u kako biste vidjeli svoj rad.

UMETANJE HIPERVEZE ACCESSOVE OBJEKTE

U

Postoje dva na~ina dodavanja hiperveze Accessovoj bazi podataka. Prvi je stvaranje polja u tablici i pode{enje vrste podataka kao Hyperlink. Tada bilo koji tekst koji unesete u polje postaje hiperveza, a klikom na

3 Pode{enjem vrste podataka kao Hyperlinka. SLIKA 27. VJE@BA nju otvarate odre|enu Web stranicu. . SLIKA 27.3 podesili smo polje Breeders Home Page u tabici Dogs da ~uva URLs za po~etnu stranicu uzgajiva~a od kojih ste kupili psa. na slici 27. Access bilo koji podatak unesen u to polje shva}a kao URL. Kao {to vidite na slici 27.198 27. unijeli smo URLs u to polje i ono automatski postaje polje podcrtanih hiperveza. Primjerce.4.4 Bilo koji uneseni podatak u polje vrste podataka Hyperlink postaje hiperveza.

3.5 U okviru za dijalog Insert Hyperlink odredite URL za hipervezu. U okvir za tekst Type the File or Web Page Name unesite ime datoteke ili URL-a za hipervezu.doc). Prikazuje se okvir za dijalog Insert Hyperlink (slika 27. SLIKA 27. slijedite naredne korake: 1. mo`ete unijeti stazu za dokument u polje hiperveze (primjerice.5).UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 199 Ne samo za upotrebu na Webu Ako `elite. c:\mydocuments\contract1. Otvorite formu ili izvje{taj u prikazu Design. Ovaj na~in nije pridijeljen bilo kojem slogu ve} cijeloj formi ili tablici. Da biste postavili hipervezu. . imate li dokument koji podr`ava slog (ugovor u Wordu). Drugi na~in je postavljanje hiperveze u formu ili izvje{taj. Primjerice. 2 Kliknite gumb Insert Hyperlink na alatnoj traci. mo`ete hipervezu postaviti za dokument na tvrdom disku ili va{em LANU umjesto s Web adresom.

@elite li prona}i datoteku koja nije na Webu (datoteka na va{em tvrdom disku).200 27. Kliknete li sliku ili gumb. 5. Kliknite OK. Zatvorite stranicu svojstava. Prethodna metoda ume}e jednostavni tekst hiperveze koji ispisuje URL. mo`ete stvoriti sliku i njoj pridijeliti funkciju hiperveze. Kao i sve druge objekte tako i hipervezu mo`ete pomicati na `eljeno mjesto u formi (15. Kada prona|ete `eljenu stranicu. Slijedite naredne korake kako biste stvorili sliku koja }e imati funkciju hiperveze: 1. vje`ba). vje`bi. Umetnite sliku ili gumb za naredbu u izvje{taj ili formu kao {to ste nau~ili u 17. U okvir za tekst Hyperlink Address utipkajte URL (slika 27. 4. Kliknite desnom tipkom mi{a na sliku ili gumb i iz izbornika pre~ica koji se prikazuje odaberite opciju Properties. kliknite gumb File. Na stranici svojstava kliknite jaha~a kartice Format. kliknite gumb Web Page kako biste pokrenuli Web pretra`iva~ i prona|ite stranicu. Access ume}e hipervezu u aktivno podru~je. VJE@BA Pronala`enje Web stranice Ako ne znate adresu Web stranice. . pokre}ete hipervezu.6) ili kliknite gumb Build kako biste otvorili okvir za dijalog Insert Hyperlink i odabrali URL. 4. @elite li ne{to zgodnije. vratite se u Access pomo}u trake sa zadacima i adresa stranice je automatski unesena. 3. 2.

Data Access Pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze podataka i nude ih na Internetu.6 U okviru za tekst Hyperlink Address odredite URL i slika postaje hiperveza. poljima. l l l . Data access page mo`ete stvoriti na ~etiri na~ina: l Pomo}u opcije AutoPage. DATA ACCESS PAGES Ako ste koristili ranije verzije Accessa. Pomo}u ~arobnjaka. Ova kartica se koristi za stvaranje data access pages. ^arobnjak postavlja pitanja o izvorima. Stvoriti vlastitu data access page (nije preporu~ljivo za po~etnike). Data access pages su posebno dizajnirane Web stranice koje povla~e podatke iz baze podataka i nude ih na Internetu. Odaberite izvor sloga i opcija AutoPage }e stvoriti stranicu koja koristi sva polja iz odabranog izvora.UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 201 SLIKA 27. sada ste mo`da primijetili novu karticu ili gumb u prozoru baze podataka koja se zove Pages. Postoje}u Web stranicu upotrijebite kao data access page. izgledu i formatiranju i stvara stranicu na osnovi va{ih odgovora.

5. U prozoru baze podataka kliknite Pages.7. Odaberite Yes. Prikazuje se stranica. Kliknite OK. Kliknite gumb New. Kliknite opciju AutoPage: Columnar. U okvir za tekst File name utipkajte ime i odaberite Save. Tada Internet korisnici mogu pretra`ivati va{e podatke pomo}u vlastitih Web pretra`iva~a (slika 27. Prikazuje se okvir za dijalog New. Iz padaju}eg popisa odaberite tablicu ili upit koji `elite upotrijebiti. Jednostavna data access forma stvorena u Kada Access sprema data access page. prikaz na slici 27. Kada prebacujete datoteku HTML na Web poslu`itelj.8). 4. 1. uvjerite se da prebacujete i pridijeljenu mapu.202 27. Zatvorite prozor stranice. 3. 7. VJE@BA Najbolja je metoda za po~etnike stvaranje data access page pomo}u opcije AutoPage kako biste vidjeli o ~emu se zapravo radi.7 Accessu. (Na ovaj je na~in mo`ete spremiti kao odvojenu datoteku od baze podataka za objavljivanje na Internetu. Prikazuje se okvir za dijalog Save As Data Access Page. 2.) 8. Slijedite naredne korake kako biste upotrijebili opciju AutoPage. SLIKA 27. 6. . tako|er sprema i mapu koja sadr`i podatke. Prikazuje se okvir s pitanjem `elite li spremiti promjene.

U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako sigurno podijeliti podatke s ostalim ljudima.UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 203 SLIKA 27. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako podatke iz Accessa povezati s World Wide Webom. .8 Va{i podaci se pretra`uju obi~nim Web pretra`iva~em.

Ovaj na~in rada omogu}ava istovremeni rad vi{e korisnika u mre`i na istoj bazi podataka.28. OTVARANJE . ali uz odre|enu za{titu. mo`e se desiti da odre|eni korisnici namjerno ili slu~ajno uni{te va{ kompletan rad. DIJELJENJE ZA[TO DIJELITI PODATKE? Vjerojatno niste stvorili bazu podataka za osobnu upotrebu. BAZE PODATAKA U EKSKLUZIVNOM NA^INU RADA Za va{u bazu podataka mo`ete podesiti lozinku (pro~itajte sljede}i odlomak) ako je ona otvorena u dijeljenom na~inu rada. Ako ne za{titite svoje podatke. a ujedno sa~uvati sigurnost va{ih podataka. Mnogi }e ljudi imati pristup va{im podacima. Prema izvornoj postavci baze podataka se otvaraju u dijeljenom na~inu rada. Vje`ba BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako podijeliti podatke s drugim korisnicima. No svakako ne `elite podatke izlo`iti drugim korisnicima bez odre|ene za{tite. ve} ste je vjerojatno namijenili kao alatku cijelom timu stru~njaka ili ~ak i cijeloj tvrtki. Sljede}a vje`ba }e vas nau~iti kako podijeliti podatke s drugi korisnicima. ali ako `elite bazu podataka mo`ete otvoriti i u ekskluzivnom na~inu rada – odabirom opcije Exclusive u okviru za dijalog Open pri otvaranju datoteke.

Open. je pridjeljivanje lozinke bazi podataka. Kliknite jaha~a kartice Advanced. Oni koji ne znaju lozinku bit }e sprije~eni u otvaranju datoteke. 4. 2. Prije nije bila pode{ena na ekskluzivni na~in rada pa ne}e biti ni sada. 3. Security. Set Database Password. Options. Prikazuje se okvir za dijalog Set Database Password. 2. Ne odabirite bazu podataka iz donjeg dijela izbornika File. Za{to nije ekskluzivan na~in rada? Ako nakon pode{enja u opciju Exclusive ponovno `elite otvoriti bazu podataka. ona se otvara prema ranijim pode{enjima.1). . Kliknite OK. Za{to? Kada bazu podataka otvarate putem njenog imena u izborniku File. koji `ele unijeti promjene u bazu podataka.DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 205 Slijedite naredne korake kako biste podesili da se sve baze podataka otvaraju izravno u ekskluzivnom na~inu rada: 1. PRIDJELJIVANJE LOZINKE DATOTEKAMA PODE[ENJE LOZINKE Slijedite naredne korake kako biste podesili lozinku za bazu podataka: 1. Odaberite Tools. Kliknite OK. U okvir za tekst Password unesite lozinku koju `elite upotrijebiti i tada istu lozinku unesite i u okvir za tekst Verify (slika 28. Odaberite Tools. Otvorite bazu podataka koju `elite za{tititi. Bazu podataka morate otvoriti u ekskluzivnom na~inu rada (pro~itajte prethodni odlomak) da biste bili u mogu}nosti pridijeliti lozinku. BAZE PODATAKA Najlak{i na~in u spre~avanju drugih ljudi. U podru~ju Default Open Mode kliknite opciju Exclusive. 3. Prikazuje se okvir za dijalog Options. svakako upotrijebite naredbu File.

3. Odaberite Tools.206 28. UKLANJANJE ILI PROMJENA LOZINKE Promjena lozinke je proces u dvije faze. Na taj na~in ste lozinku uklonili iz baze podataka. VJE@BA Znakovi koje utipkavate prikazuju se kao zvjezdice. Security. prikazat }e se okvir za dijalog u koji }ete morati unijeti lozinku. Security. Ako je potrebno. Unset Database Password.1 Lozinke su osjetljive na velika i mala slova – utipkajte je dva puta kako biste bili sigurni da je ispravna. Security. User and Group Accounts da biste stvorili profil korisnika ili grupa. Prikazuje se okvir za dijalog s pitanjem o trenutnoj lozinki. Upotrijebite Tools. Najprije morate ukloniti staru. Sljede}i puta kada budete `eljeli otvoriti bazu podataka. a nakon toga podesiti novu lozinku. Te opcije nisu namijenjene za jedno ra~unalo ve} za ra~unala u mre`i. User and Group Permissions kako biste dali dozvolu za pristup svakom objektu u otvorenoj bazi podataka. . SLIKA 28. SIGURNOST NA RAZINI (SAMO ZA MRE@E) KORISNIKA Access je stvoren za rad vi{e korisnika pa stoga ima i jake opcije koje kontroliraju pristup bazama podataka. a zatim Tools. Unesite trenutnu lozinku i kliknite OK. a zatim upotrijebite prethodne korake kako biste podesili novu: 1. Slijedite naredne korake kako biste staru lozinku uklonili. Otvorite bazu podataka u ekskluzivnom na~inu rada. Utipkajte lozinku i kliknite OK. kontaktirajte svog mre`nog stru~njaka. 2.

odaberite Tools. Da biste upotrijebili ovu opciju. l l . kao {to je tablica. Send To.2 Opcija User-Level Security Wizard omogu}ava lagani na~in pode{enja kontrole pristupa. Da biste to uradili. odaberite tablicu ili neki drugi objekt i tada odaberite File. Objekte baze podataka. Security.2 prikazuje jedan okvir za dijalog tog ~arobnjaka. mo`ete poslati putem e-po{te i pridijeljenog dijela. Mail Recipient (as Attachment). zapravo je udvostru~uje i poma`e u pode{enju dozvole za radnu grupu. S DRUGIM KORISNICIMA NA BAZI PODATAKA Nekoliko je na~ina za suradnju na bazi podataka: l SURADNJA U mre`i mo`ete dijeliti datoteke baze podataka spremaju}i ih na glavni svima dostupni pogon i mapu. Slika 28. SLIKA 28.DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 207 Tako|er mo`ete upotrijebiti i opciju User-Level Security Wizard. Upotrijebiti mo`ete i opciju NetMeeting za odr`avanje online sastanaka. User-Level Security Wizard i slijedite upute na zaslonu. koja osigurava bazu podataka. Svaki korisnik ima pristup i mo`e unijeti promjene.

Kada krajnji korisnici unose podatke u datoteku baze podataka. morate biti sigurni da je ova opcija instalirana na va{e ra~unalo. ali i na ra~unala ostalih sudionika sastanka. Tako|er svi istovremeno moraju imati pokrenutu ovu opciju. . pa korisnici mo`da ne}e primiti ispravne datoteke koje ste poslali. Korisnici mogu otvoriti. ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata. Tada odaberite Tools. Korisnici mogu otvoriti. Nakon toga upotrijebite okvir za dijalog Call kako biste odre|ene suradnike pozvali na sastanak. ne trebaju pristup alatima za promjenu stvorenih objekata. Access 2000 omogu}ava upotrebu opcije Microsoft NetMeeting. alata za vo|enje sastanaka na mre`i. VJE@BA Promjena formata datoteke Kada putem e-po{te {aljete objekte baze podataka. STVARANJE MDE DATOTEKE Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Sve {to im treba je pristup podacima prikazanim u kontrolama. Meet Now. U ovim sastancima ostalim sudionicima mo`ete prikazati Accessove datoteke te u odvojenim prozorima porazgovarati o datotekama. Prije slanja otvorite izvezenu datoteku kako biste vidjeli odgovara li ona originalu i isplati li se poslati je drugom korisniku.208 28. Mde datoteka je baza podataka bez kôda i nije dozvoljen pristup prikazu Design. Online Collaboration. Da biste zapo~eli sastanak pomo}u opcije NetMeeting. ali ne mogu promijeniti dizajn baze podataka ili njezinih objekata. pregledavaju informacije pomo}u upita koji ste stvorili ili ispisuju izvje{taj. oni mijenjaju format (u TXT ili RTF). mijenjati pa ~ak i brisati podatke. U stvari bolje je da krajnji korisnici nemaju pristup prikazu Design kako ne bi mogli promijeniti izgled baze podataka. mijenjati pa ~ak i brisati podatke.

jedino {to u padaju}em popisu Files of Type odaberite MDE Files (*. Slijedite naredne korake kako biste datoteku baze podataka spremili kao mde datoteku: 1.) Make MDE File. Ova verzija izgleda potpuno isto kao original. U okvir za tekst File Name unesite ime za mde datoteku i kliknite Da biste otvorili i upotrijebili mde datoteku. Tako|er ne mogu stvarati nove forme ili izvje{taje.DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 209 Kada stvarate mde datoteku iz datoteke baze podataka. 3.mde). vje`bi (File. ali ih ne mogu prikazati i mijenjati u prikazu Design. itd. Database Utilities. izvje{taja ili tablica spremljenih kao mde datoteke. Otvorite bazu podataka koju `elite spremiti u mde datoteku. Korisnici ovih datoteka mogu upotrijebiti sve forme. Na ovaj na~in ne posti`ete samo sigurnosti ve} se s bazom podataka lak{e radi. Nema povratka Budite sigurni da struktura objekata baze podataka izgleda to~no kako ste `eljeli prije stvaranja mde datoteke. Make MDE File. 2. ali ne postoji pristup kontrolama za dizajn. Odaberite Tools. Prikazuje se okvir za dijalog Save MDE As. uraditi promjene i ponovno ih spremiti kao mde datoteke. slijedite istu proceduru koju ste nau~ili u 6. Ako `elite promijeniti izgled formi. Open). prvo morate otvoriti originalnu bazu podataka. zapravo stvarate reduciranu verziju baze podataka. tablice. . (Isti kao i obi~ni Save As okvir za dijalog. Bilo koji unos podataka u mde datoteci mora biti ponovno spremljen u novu mde datoteku.

U okviru za dijalog Encrypt As utipkajte novo ime za {ifriranu datoteku. Oprez [ifriranje spre~ava samo ljude koji koriste druge programe. Prije sljede}e upotrebe bazu podataka }ete morati de{ifrirati. U okviru za dijalog Encrypt/Decrypt Database odaberite datoteku baze podataka koju `elite {ifrirati.210 28. mo`da }ete imati pristup datotekama koje niste stvorili. mo`ete {ifrirati bazu podataka kako biste je dodatno za{titili. Samo vlasnik Ako radite s dijeljenim datotekama.) Kliknite Save. VJE@BA [IFRIRANJE BAZE PODATAKA [ifriranje “promije{a” sadr`aj baze podataka tako da je ona potpuno ne~itljiva. a stara (originalna) ostaje i dalje dostupna. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Open. 3.) Kliknite OK. Ako mislite da za{tita pomo}u lozinke nije dovoljna. [ifriranje stvara novu kopiju baze podataka. Odaberite Tools. kao {to je slu~aj u mre`i. . Nakon {ifriranja morat }ete upotrijebiti Windows Explorer kako biste prona{li i izbrisali originalnu datoteku baze podataka na kojoj je zasnovana {ifrirana kopija. 2. ~ak i za uslu`ne programe kojima bi neki stru~njak poku{ao ~itati bazu podataka izvan Accessa. Security. Original ostaje netaknut. Zatvorite sve baze podataka (ali ostavite otvorenim Access). Slijedite naredne korake kako biste {ifrirali bazu podataka: 1. Encrypt/Database. (Ovaj okvir za dijalog jednak je okviru za dijalog Save As. 4. ne mo`ete {ifrirati otvorenu bazu podataka. Ovo je vrlo va`no. Korisnici Accessa }e i dalje mo}i otvarati i mijenjati objekte baze podataka (ako nije za{ti}ena). Zapamtite. samo osoba koja je stvorila datoteku baze podataka mo`e je {ifrirati.

Primjerice. a u 2.3). kako ne bi do{lo do ne`eljenih promjena. mo`ete za{tititi pojedine kontrole u formi. . Promijenite svojstvo Locked u Yes (slika 28. Primjerice. SLIKA 28. Otvorite formu u prikazu Form Design. mo`ete za{tititi polje AKC Registration # u bazi podataka pasa. Kliknite jaha~a kartice Data. Zatvorite stranicu svojstava. koraku okvir za dijalog se naziva Decrypt As. ponovite korake. 4.3 Za{itite pojedinu kontrolu u formi. odnosno pretipkavanja va`nih brojeva. U 4. 2. Slijedite naredne korake kako biste za{titili polje prikazano u kontroli forme: 1. Otvorite formu u prikazu Form Design. Za{tititi mo`ete i cijelu formu od promjena i u~initi je samo za ~itanje i pregledavanje. 3. koraku odaberite Tools. 2. slijedite naredne korake kako biste formu za{titili od nezadovoljnih zaposlenika koji mogu imati pristup va{oj formi: 1. ZA[TITA PODATAKA U FORMI Ako `elite. Decrypt. 5. Kliknite kvadrati} u sjeci{tu dvaju ravnala (gornji lijevi kut) kako biste odabrali cijelu formu. Security. Kliknite desnom tipkom mi{a na kontrolu i odaberite opciju Properties.DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM KORISNICIMA 211 Da biste de{ifrirali bazu podataka. ali je procedura ista.

5.4).212 28. Allow Deletions u No. Zatvorite stranicu svojstava. U ovoj ste vje`bi nau~ili nekoliko na~ina za dijeljenje baze podataka s drugim korisnicima. Additions u No. Kliknite kako biste odabrali cijelu formu. VJE@BA 3. podesite opciju Allow Edits u No (slika 28. 4. podesite opciju Allow 7. Properties. podesite opciju 6. Odaberite karticu Data. Podesite opciju Allow Edits u No. Odaberite View. Da biste sprije~ili brisanje trenutnih slogova. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako uvoziti i izvoziti podatke.4 Kontrole ure|ivanja za cijelu formu. Da biste sprije~ili promjene u trenutnim slogovima. SLIKA 28. Da biste sprije~ili dodavanje slogova. .

predat }ete mu tablicu u Excelu i kada zavr{i s radom ponovno }ete tablicu vratiti u Access.29. ZA{TO UVOZITI I IZVOZITI PODATKE? Access je odli~an program. Naravno. i sada }ete `eljeti takve baze podataka prebaciti u Access. kao {to je dBASE ili FoxPro. Slijedite naredne korake kako biste uvezli podatke iz drugih programa: 1. podaci lagano prelaze u Access bez gubitka produktivnosti. . vje`ba). a ujedno je zaljubljenik u Excel i ne `eli u~iti Access. Primjerice. mo`da }e va{ poslodavac `eljeti kopirati popis kako bi ga sam pregledao. Otvorite Accessovu bazu podataka u koju `elite uvesti podatke ili stvorite novu. Vje`ba UVOZ I IZVOZ PODATAKA U ovoj }ete vje`bi nau~iti nekoliko na~ina da podatke koristite u drugim programima. Tada mo`ete podatke uvesti i spremiti ih u formatu Accessa. UVOZ PODATAKA IZ DRUGIH PROGRAMA Access prihva}a podatke iz mnogo drugih programa baza podataka. Pretpostavimo da ste upotrijebili razli~ite programe za izradu baze podataka. ali }ete ponekad `eljeti ili }e vam biti potrebno upotrijebiti podatke spremljene u Accessu u nekom drugom programu. praznu bazu podataka posebno za te podatke (5.

5. Ako vrsta koju trebate nije ispisana. ili ste u krivoj mapi ili pogonu. SLIKA 29. U okviru za popis. Nema imena! Ako se ne prika`e ime datoteke.1).214 29. ponovno pokrenite instalacijski program Microsoft Office i instalirajte `eljene filtere uvoza/izvoza. ili ste odabrali neodgovaraju}u vrstu datoteke. Odaberite File.1 Iz razli~itih izvora mo`ete uvesti podatke. . prikazuje se ime datoteke. a zatim kliknite Import. Get External Data. 3. Ovisno o vrsti datoteke iz koje uvozite podatke mnoge se stvari sada mogu dogoditi. Otvara se okvir za dijalog Import (slika 29. na sredini okvira za dijalog. 4. Otvorite padaju}i popis Files of Type i odaberite vrstu datoteke iz koje podaci dolaze. VJE@BA 2. Pro~itajte sljede}i odjeljak. Dvostruko kliknite ime datoteke ili kliknite jednom. Import. Pomaknite se u pogon ili mapu gdje je datoteka spremljena.

U prvom okviru za dijalog Import Spreadsheet Wizarda kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti. . (Na slici 29. Uvezena tablica prikazuje se na kartici Tables va{e baze podataka.2 Import Spreadsheet Wizard }e vas provesti kroz korake kako biste uvezli podatke iz radne stranice.3 vidite tri stranice. SLIKA 29. Kliknite radnu stranicu koju `elite uvesti kao tablicu. a oni sadr`e formate datoteka koji pribli`no odgovaraju Accessovim pa nema problema. ako ih vi{e i postoji. Nakon {to kliknete Import (5.2).) U okviru za dijalog prikazuje se prethodni pregled stranice. Slijedite naredne korake kako biste zavr{ili uvoz: 1. UVOZ PODATAKA IZ PRORA^UNSKE STRANICE Nakon {to kliknete na Import otvara se Import Spreadsheet Wizard (slika 29. korak u prethodnom odjeljku) Access radi pauzu i nakon toga prikazuje poruku Successfully imported file name. Kliknite Next.UVOZ I IZVOZ PODATAKA 215 UVOZ PODATAKA IZ PROGRAMA BAZE PODATAKA Access podr`ava uvoz podataka iz svih programa baza podataka (Paradox i dBASE).

Odaberite gdje `elite spremiti podatke. kliknite Next. u okvir za tekst Field Name utipkajte razli~ito ime za prvo ime polja i iz padaju}eg popisa Indexed odaberite ili opciju Yes ili No.3 Ako `elite mo`ete promijeniti imena polja. Kada pregledate i odaberete sva polja. uvoz mo`da ne}e biti ispravan.216 29.3). Odaberite opciju Do Not Import Field (Skip) ako uop}e ne `elite polje u uvezenoj tablici. SLIKA 29. 3. Ako prvi redak sadr`i imena polja. Upotrijebite vodoravnu kliznu traku na dnu okvira za dijalog kako biste se pomaknuli i vidjeli sljede}a polja i tada ih kliknite. opcije In a New Table ili In an Existing Table. 4. . 2. Odaberite imena za polja koja uvozite (slika 29. 5. Ako `elite. Ako odaberete opciju In an Existing Table. Kliknite Next. iz padaju}eg popisa odaberite tablicu. Ponovite prethodni korak. VJE@BA Slo`ene radne stranice Ako radna stranica sadr`i bilo {to drugo osim stupaca podataka (kao {to je elaborirani naslov ili slika). potvrdite opciju First Row Contains Column Headings. Kliknite Next.

Kliknite Next nakon odabira opcije. U ve}ini takvih tekstualnih datoteka za ozna~avanje kraja retka koristi se pritisak na tipku Enter. . Kliknite Next. slijedite naredne korake: 1. kao {to su zarezi ili tabulatori. Unesite ga i kliknite Finish. Ako uvozite podatke iz tekstualne datoteke. Polja pojedinih slogova su naj~e{}e odvojena ili tabulatorima ili zarezima. odaberite ili opciju Let Access Add Primary Key ili opciju No Primary Key. ako tekstualna datoteka sadr`i podatke u stupcima. Tada je svaki slog u vlastitom retku. Sada vidite uvezenu tablicu na kartici Tables prozora Database. Tako|er mo`ete uvesti podatke iz datoteka s fiksnom {irinom polja. 7. Ako nema. Kliknite OK. Bit }ete upitani da podesite polje primarnog klju~a. a polja odvojena zarezom nazivaju se Comma-Delimited. UVOZ PODATAKA IZ TEKSTUALNE DATOTEKE Uvesti mo`ete podatke iz tekstualne datoteke ~ija su polja na neki na~in odvojena. koji odvajaju polja. a drugo po~inje i gdje jedan slog zavr{ava. Kada se otvori Import Text Wizard. Odvajanja Polja odvojena tabulatorom nazivaju se Tab-Delimited. a drugi po~inje. morate se osloniti na razmake pa odaberite opciju Fixed Width. ispod podnaslova “Uvoz podataka iz drugih programa”. Ako vam je svejedno.UVOZ I IZVOZ PODATAKA 217 6. Drugim rije~ima. }e uvesti prora~unsku stranicu u bazu podataka kao tablicu. Access 1. postoje neki znakovi koji se upotrebljavaju kako bi pokazali gdje jedno polje zavr{ava. Bit }ete upitani za ime tablice. U prvom prozoru Import Text Wizarda odaberite opciju Delimited ako tekstualna datoteka ima odvajatelje. Ako prora- ~unska stranica ima jedinstveni stupac koji `elite upotrijebiti kao primarni klju~. slijedite korake s po~etka vje`be. odaberite opciju Choose my own Primary Key i iz padaju}eg popisa odaberite `eljeno polje.

5.4 Odaberite znak odvajanja i pogledajte da li je Access ispravno slo`io tekst u odgovaraju}e stupce. Primjerice. U okvir za tekst Other mo`ete utipkati bilo koji znak. VJE@BA Opcija Fixed Width Ova je opcija za tekstualne datoteke gdje su polja pode{ena u stupce pritiskom na razmaknicu. Unesite promjene i kliknite Next.218 29. Ako ste odabrali opciju Delimited. Kliknite Next.4). SLIKA 29. bit }ete upitani da odaberete znak odvajanja. ako je svako polje {irine 20 razmaka. Space ili Other (slika 29. 6. u okviru Field Options mo`ete promijeniti imena polja za svako polje. Kliknite Next. 3. Bit }ete upitani `elite li informaciju spremiti u novu ili postoje}u tablicu. Ako prvi redak sadr`i imena polja. Comma. Semicolon. Ako `elite. . Va{ izbor mo`e biti Tab. Kliknite gumb In A New Table ako informaciju `elite spremiti u novu tablicu ili gumb In An Existing Table i iz padaju}eg popisa odaberite ve} postoje}u tablicu. a odre|eni unos sloga zauzima 10 znakova. 4. zna~i da do sljede}eg unosa ima 10 razmaka. potvrdite opciju First Row Contains Field Names. 2.

Kliknite Next. forme. To je stoga {to Accessove baze podataka nisu jedna datoteka – mdb datoteka uklju~uje razli~ite objekte baze podataka (kao {to su tablice. 4. @elite li da Access stvori novo polje primarnog klju~a. Export. Otvorite padaju}i popis Save As Type i odaberite vrstu datoteke (slika 29. Ako `elite. IZVOZ PODATAKA U DRUGE PROGRAME Cijelu Accessovu bazu podataka ne mo`ete izvoziti u druge programe. 8. izvje{taji i makroi) koje nije jednostavno prebaciti u drugi program. 5. Prikazuje se okvir za dijalog Export Table. Kliknite gumb Save. Osim toga. odaberite neki drugi pogon ili mapu. upiti. Kliknite karticu Tables i ozna~ite bazu podataka koju `elite uvoziti. 3. Unesite ime pod kojim `elite spremiti tablicu i kliknite Finish. Tablica se prikazuje na kartici Tables. 6. Tablica u Accessu sadr`i sve va{e podatke. 7. kliknite opciju Let Access add Primary Key ili podesite jedno od postoje}ih polja kao polje primarnog klju~a ili odaberite opciju No Primary Key. 2. . Slijedite naredne korake kako biste izvozili tablicu: 1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i `eljenu tablicu. zapravo `elite izvoziti tablicu. U okvir za tekst File Name utipkajte ime kako biste stvorili novu datoteku u koju }ete spremati. `elite li izvoziti podatke. Odaberite File. Access sprema tablicu u odre|enom formatu.UVOZ I IZVOZ PODATAKA 219 7.5).

220 29. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako uvoziti i izvoziti podatke. U sljede}oj i posljednjoj vje`bi nau~it }ete kako pohraniti sigurnosnu kopiju va{e datoteke podataka kako ne biste ostali bez nje ako do|e do problema s ra~unalom. . VJE@BA SLIKA 29.5 Izvezite tablicu spremaju}i je u razli~iti format.

Save As. tako|er mo`ete pohraniti kao sigurnosnu kopiju. STVARANJE SIGURNOSNE KOPIJE DATOTEKE BAZE PODATAKA Da biste originalne datoteke baze podataka sa~uvali od nepredvidljivih problema va{eg ra~unala. Stvorite li sigurnosnu kopiju. Postoji nekoliko na~ina da biste pohranili sigurnosnu kopiju va{ih podataka na drugi disk. Vje`ba POHRANA PODATAKA SIGURNOSNA U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti sigurnosnu kopiju va{ih podataka iz Accessa i kako popraviti o{te}ene datoteke. System. Mogli biste: l Upotrijebiti Windows Explorer i kopirati datoteke baze podataka (mdb datoteke) na diskete. Stvoriti kopiju baze podataka spremaju}i je pod drugim imenom datoteke. (Bit }e vam potreban i originalni CD Windowsa 98. Datoteku s informacijama o radnoj grupi. morate periodi~no stvarati sigurnosne kopije datoteka. l l . Upotrijebite naredbu File. Upotrijebiti Backup program. upotrijebite mapu Control Panel i opciju Add/Remove Programs kako biste `eljeni program instalirali.mdw. Ako ne prona|ete ovaj program. koji se instalira s Windowsima 98. va{i }e podaci biti dostupni ~ak i u slu~aju da va{ ured zahvati po`ar ili ra~unalo napadne odre|eni virus.30.) Barem jednom tjedno upotrijebite ovaj program kako biste pohranili sigurnosne kopije va{ih podataka. Ovaj je program smje{ten u mapu Programs/Accessories/System Tools u izborniku Start.

kada zapo~nete rad s o{te}enom datotekom. Database Utilities. Access }e prona}i kvar i ponuditi popravak baze podataka. slijedite naredne korake kako biste otklonili kvar: 1. Odaberite Tools. Ako je va{a baza podataka ozbiljno o{te}ena. Compact and Repair Database. One se stvaraju svaki puta kada otvorite bazu podataka. No. VJE@BA LDB datoteke Ove datoteke nisu potrebne. POPRAVLJANJE O[TE]ENIH DATOTEKA BAZE PODATAKA Baze podataka se mogu o{tetiti na nekoliko na~ina. . Database Utilites. izvezite je u novu. Jedna tablica Ako `elite pohraniti sigurnosnu kopiju samo jedne tablice (ili nekog drugog objekta). a naj~e{}i je na~in gre{ka na va{em disku. Compact and Repair Database. Program ScanDisk Windowsa 98 pronalazi i ispravlja neke gre{ke. Pokrenite ovaj program kako biste sustav datoteka odr`avali u dobrom stanju. a Access ne prona|e kvar. Bazu podataka mo`ete urediti (u~initi kompaktnom) i popraviti odabirom Tools. 2. ako je baza podataka o{te}ena. U ve}ini slu~ajeva. vjerojatno je ne}ete mo}i otvoriti. praznu bazu podataka i tada pohranite kopiju samo nove baze podataka. Zatvorite sve baze podataka.222 30.

3. U okviru za dijalog Database to Compact From odaberite bazu podataka koju `elite popraviti i tada kliknite Compact (slika 30. ona zauzima mnogo manje mjesta na tvrdom disku. Kada se ispi{e Ready. dok su u ranijim verzijama to bile odvojene operacije. Unesite ime za novu datoteku u koju }ete spremiti popravljenu i ure|enu verziju i kliknite Save. Ako se baza podataka ure|uje i popravlja sama.1 Odaberite bazu podataka za ure|enje i popravak. tablice i drugi objekti zauzimaju i ponovno organizira ostale objekte baze podataka. U Accessu 2000 ure|ivanje i popravljanje baze podataka je istovremeno. ^estitamo! Pro~itali ste i posljednju vje`bu u knjizi i sada ste spremni za upotrebu Accessa 2000. postupak je zavr{en. Tada mo`ete otvoriti bazu podataka upotrebom naredbe File. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pohraniti sigurnosnu kopiju i popraviti bazu podataka. .1). na statusnoj traci }ete mo}i vidjeti napredak u radu.SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 223 Ure|ivanje Kada je baza podataka ure|ena. Open. Access uklanja prazan prostor koji izbrisani slogovi. SLIKA 30. 4.