DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL CICLO DE COMPRAS

Auditoría del ciclo de adquisiciones y pagos (compras y pagos) La adquisición de mercancías y servicios incluye partidas como la adquisición de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento e investigación y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisición y pago de servicios de empleados, ni tas transferencias internas y distribución de costos dentro de la organización. Lo primero forma parte del ciclo de nóminas y personal, Y lo segundo pasa a auditoria como parte de la verificación de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos también excluye la adquisiciones y pagos de capital (deuda que genera intereses y capital) social que se considera en forma separada. El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancías y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas también son una clase de transacción. Existe un número mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa típica. Procesamiento de las órdenes de compra. El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancías o servicios por el personal del diente. 1a forma exacta de la solicitud y la aprobación necesaria depende de la naturaleza de las mercancías y servicios, y de la política de la empresa. Requisición de compra: Solicitud de mercancías y servicios que presenta un empleado autorizado. Puede tomar la forma de una petición de adquisición de materiales por un superintendente o el supervisor del almacén, reparaciones externas por personal de oficina o de fábrica, o de una póliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo. Orden de compra: Documento que identifica la descripción, cantidad e información relacionada con las mercancías y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorización, para la adquisición de mercancías y servicios. Controles internos: La autorización correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta función, porque asegura que las mercancías y servicios se adquieran para propósitos autorizados de la organización y evita la adquisición de partidas excesivas o innecesarias. La mayoría de las compañías permiten la autorización general para la adquisición de necesidades regulares de operación, como inventario, en un nivel, y para la adquisición de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adquisiciones de activos fijos que rebasan un límite especifico en dinero necesitan la intervención del consejo de administración; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como pólizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los

sin importar la clasificación o método con que se determine su compensación. los sueldos. El departamento también es una fuente independiente de registros para la verificación interna de la información sobre salarios. tasas de pago. evaluaciones del desempeño y terminación del empleo. que la clasificación y adjudicación de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocación considerable en la utilidad neta. Forma de autorización de deducción: Forma que autoriza las deducciones por nómina. la mano de obra es una consideración tan importante en la evaluación del inventario en compañías industriales y dé construcción. En primer lugar. En segundo lugar. el ciclo involucra la obtención de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organización y la de los servicios de una manera correcta. deducciones autorizadas. incluyendo el número de exenciones para la retención de impuesto sobre ingresos. El ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados. Entre tanto. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo más bonificación. por último las nóminas son un área donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS Y CONTROLES INTERNOS. investigaciones del personal. Personal y nóminas El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados. Registro de personal: Registros que incluyen datos como la fecha de contratación. los impuestos retenidos y acumulados en las nóminas y los beneficios. PERSONAL Y EMPLEO El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El ciclo es importante por varias razones. oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o vendedores a comisión. FUNCIONES EN EL CICLO. . y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compañías. y al gobierno y otras instituciones.suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad señalada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento. bonos de ahorro de Estados Unidos y cuotas sindicales. salarios. impuestos a los patrones. y personal de fábrica y sindicalizado a los que se les paga por ahora. y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automática que bajan a un nivel predeterminado.

autorización por la administración.Forma de autorización de tasa de pago: Forma que autoriza la tasa de pago. la autorización del consejo de administradores. se le llama cheque cancelado. . La fuente de la información es un contrato laboral. PAGO DE LA NÓMINA La firma verdadera y distribución de los cheques se maneja de forma correcta para evitar su robo. El importe del cheque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. Después que se ha cobrado el cheque y el banco lo regresa a la empresa. o en el caso de funcionarios. Se prepara el cheque como parte de la función de formulación de la nómina pero la firma autorizada convierte al cheque en un activo. Cheques de nómina: Cheque suscrito al empleado por los servidos que desempeñó.

Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío. condiciones de entrega y condiciones de pago. Número de orden de compra. 2. necesarios para el logro de los objetivos de la empresa. Requisición o solicitud de materiales. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción. Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos. y por último aceptarlas. 3. materiales y equipo. calidad. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra.FUNCIONES Y RESPONSABLES QUE INTERVIENEN EN EL CICLO DE COMPRAS El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido. Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor. los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio. de seguro y relacionados. que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios. de manejo. es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. por determinados artículos a un precio determinado. clasificación. con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización Funciones: 1. cantidad. inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. Cantidad y dimensiones de las mismas. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: y y y y y y y y y y Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. . Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo. Procedimientos de compras. una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: y y y y y y y y y y y Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y dirección del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y de pago Cantidad de artículos solicitados Número de catálogo Descripción Precio unitario y total Costo de envío. La operación se formaliza luego de concretar el Pago o la Seña de los productos. Pedido Es el documento que utilizamos para que a través de la misma nos solicite los artículos deseados.y y Costo total de la orden. que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. de pago. En ese caso se procede a Facturar y Enviar los productos . las condiciones de entrega. cantidad y garantía de los materiales que están en posibilidades de ofrecer. de seguro y relacionados. Firma autorizada Cotización Es un documento manejado por los proveedores y en él se manifiestan a sus posibles clientes. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra. de manejo. Este comprobante es de uso interno para control de Stock de los productos solicitados. calidad. Costo total de la órden Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. La orden de compra Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. por determinados artículos a un precio determinado.

el departamento de recepción los desempaca y los cuenta. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. es decir a crédito o de contado. . etc. funciones. calidad. En cuanto a las condiciones exigidas por las empresas para ser proveedoras estas son referentes a: Condiciones de entrega. las copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra. quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibirá el pedido. Este formato contiene: y y y y y y y Nombre del proveedor Número de orden de compra Fecha en que se recibe el pedido. El registro de proveedores El Archivo de Proveedores. Cantidad recibida Descripción de los artículos Diferencia con la orden de compra (artículos dañados) Firma autorizada El original lo guarda el departamento de recepción. es decir el lugar donde llegará la mercancía. así como del empleado que lleva los pedidos. si es fabricante o distribuidor. Las copias se envían al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. También se debe anotar en eses archivo los siguientes datos: giro a que se dedica. Es una lista de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas. de pago. además se adjunta una copia de los materiales que van al almacén. etc. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador. etc..Recepción y comprobación de los materiales Cuando se despachan los artículos ordenados. el tiempo en que las entregarán. garantía de los materiales. nombres de los representantes. es un registro que se lleva principalmente para que sirva de ayuda al empleado que mecanografía el pedido. quien anota los datos suplementarios que copia del archivo. cantidad.

Orden de compra Seguimiento de orden Recepción de los materiales .Diagrama de responsabilidades de los que intervienen en el Ciclo de Compras Necesidad de materiales Deptos. envian requisiciones Almacen Existencia Si Se surten las requisiciones a los deptos No Cotización a proveedores Comparación de cotizac.

_________________________ Director Ejecutivo P R E S E N T E El área de Recursos Materiales solicita a través de este documento el aumento de presupuesto por la cantidad de $________________. Sin más por el momento me despido enviándole un cordial saludo _________________________ .ANEXOS (Ejemplos de Formatos) FPC002 FECHA:_________________ ASUNTO: SOLICITUD DE AUMENTO DE PRESUPUESTO C. ya que el presupuesto que se había asignado no cubre el monto de la cantidad a pagar. Por tal motivo se hace esta solicitud para adquirir el material de la orden numero __________ con fin de que las actividades de la organización no se vean afectadas.

) TOTAL DE PUNTOS OBTENIDOS CALIFICACIÒN 16 16 10 10 8 Comentarios: ________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ . 45 días o más 16 pts.... 7 Pts. 15 días 8 pts... mixto 16 pts.) 7.) 6.transporte para entrega de productos a domicilio (no cuenta 0 pts.Cumple los requisitos fiscales (No cumple 0 puntos.porcentaje de descuento ofertado en compras al mayoreo (5%..NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES FORMATO PARA SELECCION DE PROVEEDORES Nombre de la empresa: _____________________________________________ Domicilio: ______________________ Teléfono: _________________ Ciudad: _________________________ Correo Electrónico: ____________________ Propietario o representante legal: ___________________ RFC: ____________ PUNTOS 20 20 CRITERIOS 1....Horario de servicio (vespertino 8 pts... 15 % o más. si cumple 20 puntos) 2. si tiene 8 pts..... matutino 12 pts... 10 Pts.Medios de comunicación para solicitar productos (teléfono 5 pts.) 5..) 4. si cuenta 10 pts. Internet 10 pts. fax 7 pts.Cuenta con un catálogo de productos (no tiene 0 pts.Ofrece crédito (no 0 pts. 30 días 12 pts. 10%.) 3. 20 Pts.

Resultado menor a 85 puntos Resultado mayor o igual a 85 puntos. SE ACEPTA SE RECHAZA FORMATO DE ORDEN DE COMPRA Fecha de orden de compra: __________________ Número de compra: _______ Nombre del proveedor: ______________________________________________ CANTIDAD DESCRIPCION COSTO UNITARIO COSTO TOTAL TOTAL Comentarios: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________ Elaboro Autorizo .

Sin más por el momento me despido enviándole un cordial saludo. ._____________________ Director Recursos Materiales __________________________ Director Financiero FECHA: _________________ ASUNTO: SUSPENSIÓN DE ORDEN DE COMPRA C. _________________________ Director de Recursos Materiales P R E S E N T E Por este medio se le informa que la orden de compra con número ______________ no podrá ser adquirida por la organización debido a: ____________________________________________. Por este motivo se le constar que la orden será suspendida hasta nuevo aviso.

_________________________ NOMBRE Y FIRMA DIRECTOR EJECUTIVO .

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