LAPORAN PENDAHULUAN

PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Perioda : 6 Oktober 2009

Nomor Dokumen

DIKTI-PDPT.PRJ.LAP.01.PIS.10.09
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

Revisi

-

Lembar Pengesahan

Disiapkan Oleh:

{ { {

Tanda Tangan : Nama Posisi

:
:

…………………………………………………………

Tanda Tangan : Nama Posisi

Diperiksa Oleh :

:
:

…………………………………………………………

Tanda Tangan :

Disetujui Oleh :

Nama

:
:

………………………………………………………..

Posisi

ii

Daftar Perubahan

Revisi A

Deskripsi

B

C

D

E

F

G

iii

Daftar Isi

LEMBAR PENGESAHAN........................................................................................................................... II DAFTAR PERUBAHAN ............................................................................................................................ III DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ IV DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................. VI

PENDAHULUAN ....................................................................................... 7
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 7 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................. 9 SASARAN .................................................................................................................................... 10 LINGKUP PEKERJAAN .................................................................................................................. 10 SPESIFIKASI PEKERJAAN .............................................................................................................. 16 1.5.1 1.5.2 1.6 1.7 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta Implementasi Modul KPI Ditjen DIKTI......................................................................................................................................... 16 Pengembangan Database Terpusat ......................................................................................... 17

JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN .............................................................................................. 18 SISTEM DOKUMENTASI ............................................................................................................... 20

PENDEKATAN METODOLOGI ................................................................. 22
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS .......................................................................................... 23 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE ............................................................................... 24 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE [BI] ................................ 27 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM ....................................................................................... 29 METODOLOGI PENGEMBANGAN................................................................................................. 34 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM ............................................................................. 36 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM ........................................................................................ 37 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN ............................................................................ 41 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT SYSTEM .............................................................. 43

GAMBARAN UMUM PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI ............... 46
3.1 3.2 ARSITEKTUR PENGEMBANGAN BUSINESS INTELLIGENCE [BI]...................................................... 46 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE ......... 47 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 Data Warehouse ...................................................................................................................... 47 Data Mining.............................................................................................................................. 49 OLAP (Online Analytical Processing)......................................................................................... 50

ARSITEKTUR SISTEM APLIKASI..................................................................................................... 52

iv

3.4 3.5 3.6

SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI .......................................................... 54 PLATFORM APLIKASI ................................................................................................................... 56 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI ....................................................... 58

PERSIAPAN PELAKSANAAN PEKERJAAN................................................. 59
4.1 4.2 4.3 RENCANA KERJA ......................................................................................................................... 59 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN ......................................................................................... 61 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN ................................................................................... 64 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 Mekanisme Komunikasi............................................................................................................ 64 Manajemen Risiko .................................................................................................................... 65 Manajemen Perubahan ............................................................................................................ 66

MOBILISASI TIM SURVEY ............................................................................................................. 67

PELAKSANAAN SURVEY DAN RENCANA TINDAK LANJUT ....................... 68
5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY PENDAHULUAN ......................................................... 68 5.1.1 5.1.2 5.2 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning & Organization) ....................................... 68 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement Analysis – Define System) .................... 69

HASIL SURVEY ............................................................................................................................. 71 5.2.1 5.2.2 Dokumen Literatur ................................................................................................................... 71 Analisis Awal Kebutuhan Sistem .............................................................................................. 72
User Requirement ........................................................................................................................ 72 Dokumen Spesifikasi Database EPSBED .............................................................................. 72 Data Dictionary ............................................................................................................................. 73 Data Awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi ..................................................................... 73

5.2.2.1 5.2.2.2 5.2.2.3 5.2.2.4

5.3

RENCANA TINDAK LANJUT .......................................................................................................... 73

LAMPIRAN ............................................................................................ 74
1. 2. 3. 4. Lampiran 1. User Requirement .................................................................................................... 74 Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED ................................................................................... 74 Lampiran 3 Data Dictionary........................................................................................................ 74 Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi ............................................................................................... 74

v

Daftar Gambar

Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis .............................................................................................................. 23 Gambar 2. Pengembangan Data Model ................................................................................................................. 26 Gambar 3. Metodologi Pengembangan.................................................................................................................. 34 Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence ........................................................................ 47 Gambar 5. Implementasi Data Warehouse .......................................................................................................... 48 Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence .................................................................................................. 51 Gambar 7. Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI................................................................................. 53 Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional ........................................................................... 54 Gambar 9. Solusi Platform Sistem............................................................................................................................ 56 Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional........................................... 58 Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan .................................................................................................... 59 Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan .................................................................................... 63

vi

1
Pendahuluan
Bagian awal dari Laporan ini menjelaskan mengenai informasi pendahuluan dan kilasan proyek.

1.1 LATAR BELAKANG
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen DIKTI) adalah salah satu direktorat dalam Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Direktorat ini mempunyai peranan untuk mengayomi institusi-institusi pendidikan tinggi, terutama dalam hal

pengembangan kapabilitas pendidikan tinggi. Hal ini dilakukan dengan cara menyiapkan suatu tata kelola institusi yang berkualitas dan akuntabel, untuk mendorong inovasi dan keunggulan dalam pendidikan tinggi di Indonesia.
Ditjen DIKTI memerlukan data dan informasi yang berkaitan dengan pendidikan tinggi-pendidikan tinggi di Indonesia, baik itu supply ataupun demand. Data dan informasi ini dibutuhkan dalam rangka untuk menentukan kebijakan-kebijakan. Oleh karena itu, Ditjen DIKTI mengintegrasikan data dan informasi tersebut. Dengan adanya integrasi data dan informasi, Ditjen DIKTI dapat mengevaluasi standard dan kebijakan yang telah dikeluarkan dari laporan-laporan tersebut serta data-data yang terintegrasi didalamnya. Kebutuhan akan akurasi dan integritas data serta informasi, yang menjadi dasar analisa untuk pembuatan kebijakan-kebijakan Pendidikan Tinggi, telah menjadi alasan yang mendasar dari kegiatan ini.

Sebagai salah satu simpul utama dalam siklus MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

NASIONAL, Ditjen DIKTI memerlukan suatu instrumen yang kuat untuk mendapatkan
informasi yang akan digunakan dalam pengembangan kebijakan. Ditjen DIKTI juga memerlukan interaksi dengan simpul utama lainnya dalam siklus manajemen

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

7

pendidikan tinggi yang berperan sebagai penjamin kualitas institusi pendidikan tinggi, yaitu BAN-PT.

Dalam rangka implementasi kebijakan integrasi informasi Pendidikan Tinggi, maka diperlukan pengembangan Data Dictionary yang akan mendefinisikan data yang ada di dalam siklus manajemen pendidikan tinggi, baik internal Ditjen DIKTI maupun entitas lain yang terkait.

Ditjen DIKTI telah melakukan pengembangan tahap awal dari Data Dictionary tersebut yang akan menjadi dasar untuk pengembangan Data Dictionary lanjutan.

Pengembangan lanjutan Data Dictionary ini dilakukan untuk melengkapi kekurangankekurangan yang ada pada pengembangan Data Dictionary tahap sebelumnya.

Selain itu juga diperlukan pengembangan proses bisnis dan aliran data pada Ditjen DIKTI khususnya dan pada siklus manajemen pendidikan tinggi secara umum, untuk menjamin proses integrasi tersebut berjalan. Integrasi data dan informasi tersebut diwujudkan dengan pengembangan Database Terpusat dan modul master data, baik internal Ditjen DIKTI maupun entitas lain yang terkait. Acuan utama Database terpusat adalah dokumen Data Dictionary dan Proses Bisnis.

Adapun visi dan misi yang diemban Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah sebagai berikut:

VISI Menyediakan sumberdaya manusia dengan keunggulan kompetitif bangsa di percaturan Internasional MISI • • • Perluasan dan pemerataan hak akses. Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing. Penguatan tata kelola dan akuntabilitas pendidikan tinggi nasional.

Tugas dan Fungsi Tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis bidang pendidikan tinggi, dengan fungsi sebagai berikut :

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

8

1. Penyiapan perumusan kebijakan departemen di bidang pendidikan tinggi, 2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pendidikan tinggi; 3. Penyusunan standard, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang pendidikan tinggi; 4. Pembinaan dan pengembangan pendidikan tinggi sesuai perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, 5. Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang pendidikan tinggi, 6. Pelaksanaan urusan administrasi Direktorat Jenderal.

Dengan tugas dan fungsi disebutkan di atas, jelas bahwa efektifitas dan efisien pendidikan tinggi dalam rangka peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia menjadi tanggung jawab dan wewenang Ditjen Dikti.

Di dalam Laporan Pendahuluan ini, akan memuat usulan, project team, metodologi dan ruang lingkup pekerjaan serta kesepahaman pelaksanaan pekerjaan atas hasil kickoff

meeting dalam menyelesaikan pekerjaan ini dan

survei pendahuluan yang meliputi

preliminary business process dan spesifikasi akhir sistem

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan dari kegiatan ini adalah : 1. Mendefinisikan dan mencari kesepadanan data yang ada di internal Ditjen DIKTI dan entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi, seperti BAN-PT, Kopertis dan PSP (Pusat Statistik Pendidikan) Balitbang. 2. Menjamin integritas dan konsistensi antara data yang berasal dari Ditjen DIKTI maupun entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi. 3. Mendefinisikan dan mengklarifikasi proses bisnis masing-masing entitas di dalam siklus manajemen pendidikan tinggi serta menjamin aliran data yang komprehensif dari dan ke Ditjen DIKTI dan entitas pendidikan tinggi lainnya.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

9

4. 5.

Merancang dan mengimplementasikan Database terpusat Ditjen DIKTI. Menghasilkan informasi yang komprehensif serta menjamin integritas, kosistensi serta validitas data yang pada umumnya berasal dari database Ditjen DIKTI yang memiliki struktur, platform, teknologi, dan produk database yang berbeda.

1.3 SASARAN
Sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut: “Mengembangkan sebuah Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang lengkap,

akurat, real time, interaktif, menarik, terintegrasi dan mudah diakses“.

1.4 LINGKUP PEKERJAAN
Pengembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinnggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional yang dibangun memiliki fasilitas lengkap untuk menunjang proses pengelolaan dan informasi Ditjen DIKTI. Disamping itu fasilitas yang dimiliki dapat mampu menunjang proses pada tingkat operator sampai dengan tingkat eksekutif yang membutuhkan alat bantu dalam menganalisa informasi untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Ruang lingkup atau batasan pekerjaan sesuai dengan maksud, tujuan dan sasaran diatas dengan pertimbangan sebagai berikut :

A.

Persyaratan Umum : 1. Sistem yang dirancang memiliki spesifikasi sebagai berikut : a. b. Menggunakan Konsep Open System Berbasis Relational Database Management System (RDBMS)

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

10

c.

Sofware pembangunan sistem aplikasi dan tools yang digunakan untuk pembangunan dan pengembangan aplkasi.

d. e.

Memiliki prosedur backup dan recovery secara otomatis Database hasil imput user dapat di query dan sort unutk kepentingan pelaporan tertentu dan tersedia interface untuk melakukan query dimaksud.

2.

Sistem yang dibangun harus dapat menerapkan security system yang bekerja pada tiga level, yaitu : a. b. c. Level Operating System Level Database Level Aplikasi

Yang dapat diterapkan sampai dengan fungsi modul, atau submodul dan juga dapat diterapkan ke user atau group user. 3. Aplikasi yang dibangun berbasis web yang dirancang dengan platform open source dengan berbagai tingkatan akses user sesuai dengan

kewenangannya, antara lain : administrator, operator, pimpinan, pemohon dan user atau pengguna lainnya. 4. Aplikasi yang dibangun dapat dijalankan pada platform OS Windows server. XP, Vista atau Linux, Database RDBMS dan script pemrograman yang

berorientasi object, sehingga mampu menangani dan mengelola data. 5. Membangun perangkat lunak sistem yang telah dirancang secara terpusat dan ditempatkan di Data Center. 6. Aplikasi yang dibangun dapat diakses secara terbatas melalui jaringan internet dan jaringan lokal (LAN) dengan menggunakan browser internet. 7. Aplikasi yang dibangun harus user fiendly dengan interface berbasis Graphical User Interface (GUI) 8. Aplikasi dibangun dengan pendekatan metodologi ”Software Engineering” yang baik.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

11

B.

Kajian Sistem (Data dan Informasi) 1. Assessment Existing Aplikasi (legacy system) dan data yang dibutuhkan di Ditjen DIKTI namun belum memiliki aplikasi (DIKTI Transactional

Application). Kegiatan ini mencakup survei dan wawancara ke : a. b. c. d. e. 2. Masing-masing direktorat Di Ditjen DIKTI PSP Balitbang. BAN-PT Kopertis. Sample minimal dua PTN / PTS

Melaksanaan telaah terhadap organisasi serta tugas pokok dan fungsi yang terkait dengan mekanisme / siklus manajemen pendidkan tinggi di Ditjen DIKTI. Dan Inventarisasi lembaga lain yang relevan.

3.

Melakukan Survei inventarisasi data dan informasi, serta kebutuhan sistem yang terintegrasi kebutuhan Ditjen DIKTI dari seluruh sumber informasi (on field and on data center), agar mampu memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, menentukan tujuan pembuatan sistem dan mendifinisikan kendala-kendalanya.

4.

Formulasi sistem informasi dengan menganalisa permasalahan secara mendalam yang terkait dengan penyusunan database, sehingga mampu untuk dijadikan dokumen arsitektur atau desain struktur database.

5. 6.

Perencanaan infrastruktur jaringan pendukung sistem Pengembangan aliran data elektronik terstruktur.

C.

Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis Pengelolaan Pendidikan Tinggi [DIKTI] Kegiatan Penyempurnaan Data Dictionary dan Penyusunan Proses Bisnis Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI ini meliputi : i. ii. Penyempurnaan Data Dictionary Penyusunan Proses Bisnis Pengelolaan Pendidikan Tinggi DIKTI

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

12

III.1. Penyempurnaan Data Dictionary 1. Penyempurnaan Data Dictionary ini merupakan lanjutan dari

pekerjaan Pengembangan Data Dictionary yang telah dilakukan sebelumnya. 2. Data Dictionary mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut : a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD (Data Flow Diagram) b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran. c. Mendeskripsikan komposisi penympanan data d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi

penyimpanan dan aliran e. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam entity relationship diagram (ERD) 3. Penyempurnaan DFD yang telah dikembangkan sebelumnya tentang kebutuhan data untuk siklus manajemen pendidikan tinggi 4. Rancangan ERD dari Database Terpusat dengan Normalisasi yang mengacu pada Data Dictionary yang telah didefinisikan. 5. Pengembangan Data Dictionary ini harus meninjau aplikasi

pengelolaan data pendidikan, termasuk Padati Web dan Dapodik.

III.2. Rancangan dan Implementasi Modul KPI DIKTI 1) Proses Bisnis yang dikembangkan mencakup beberapa proses penentuan kebijakan di internal Ditjen DIKTI dan harus

memperhatikan interaksi ditjen DIKTI dengan entitas lainya (seperti : BAN-PT, KAP, Satker, Balitbang, Koperties, PTN/PTS, masyarakat pengguna, dll) 2) Proses bisnis yang dikembangkan harus mengakomudasi

pengumpulan/penyebaran data/informasi yang telah didefinisikan dan tidak terbatas pada Data Dictionary.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

13

D.

Pengembangan Database Terpusat Kegiatan Pengembangan Database Terpusat meliputi : i. ii. Pengembangan Database Terpusat. Migrasi dari data Legacy Application

Kegiatan rinci berdasarkan kebutuhan fungsional sebagai berikut : 1) Pembangunan dan Pengembangan database terpusat harus berdasarkan pada Data Dictionary yang dimiliki Ditjen DIKTI. 2) Pembangunan dan Pengembangan Database Terpusat mencakup paket Business Intelligence, Data Warehouse, dan OLAP (Online Analitycal Processing) 3) Sistem yang dibangun harus mengakomudasi sistem yang sudah berjalan selama ini, baik dari segi entri data maupun pelaporan.

E.

Entry Data / Migrate Data, Pengumpulan data dan informasi,; 1. Melakukan Collecting Data baik yang struktural basis data dan non struktural basis data. 2. Melakukan migrasi data dari Legacy Application a. Pemindahan data yang telah didefinisikan pada data dictionary, sekurang-kurangnya data yang berada pada Database Ditjen DIKTI terdahulu ke Database Terpusat. b. Transfer data diantara tipe dan format yang lama ke tipe dan format yang sesuai dengan arsitektur integrasi informasi. c. Perencanaan, ekstraksi, cleansing, load dan verifikasi.

3. Melakukan pemasukan data (entry data), untuk data yang belum berstruktur.

F.

Instalasi, Set up dan Implementasi Hadware, Software, Jaringan dan Aplikasi 1) Memasang dan membentuk (setting) parameter untuk operasi aplikasi sesuai dengan kebutuhan. 2) Instalasi Software pendukung

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

14

3)

Instalasi dan konfigurasi infrastruktur perangkat keras dan jaringan sesuai kebutuhan sistem yang terintegrasi.

4)

Instalasi dan Tuning Database di Platform Linux.

G.

Uji Coba dan Penyempurnaan (Finalisasi) 1. Melakukan Skenario Based Testing, berdasarkan Kebutuhan informasi (information requirenment) 2. Conduc System dan Complate System Testing

H.

Pelatihan, Sosialisasi dan Asistensi Implementasi aplikasi. 1. 2. Melakukan Pelatihan bagi Trainer Melakukan pelatihan teknis pemeliharaan aplikasi dan database kepada administrator. 3. Melakukan pelatihan operasional kepada staff / operator di Ditjen DIKTI, sesuai dengan modul aplikasi. 4. Melakukan pelatihan yang berhubungan dengan Development Tools yang digunakan kepada staf TI.

I.

Pembuatan Dokumen dan Laporan : 1. Laporan sepanjang pelaksanaan proyek a. b. c. d. laporan Pendahuluan Laporan Tengah Laporan Akhir Catatan Pertemuan / Risalah Rapat

2. Dukumen Teknis Sistem Aplikasi : a. b. c. d. Dokumen Spesifikasi Kebutahan Sistem dan Rancangan Sistem Dokumen Pengujian dan Materi Uji User Manual untuk User, Admin dan Programmer Source Code dan RDBMS

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

15

3. Handout Training 4. Soft Copy dalam bentuk CD dan Hard Copy

J.

Pendampingan dan Pemeliharaan selama 24 bulan.

K.

Pembelian Piranti Lunak / Software Pendukung yang dipersyaratkan

L.

Project Management Melakukan koordinasi, pengendalian, diskusi dan pembahasan dengan tim teknis serta menjalankan tahapan kerja sesuai dengan rencana kerja yang telah disusun.

1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN
Adapun spesifikasi pekerjaan dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta Implementasi Modul KPI Ditjen DIKTI

1.

Penyempurnaan Data Dictionary Penyempurnaan Data Dictionary ini sekurang-kurangnya terdiri atas 4 (empat) form sebagai berikut : 1) Data Flow Dictionary Entry Form ini menerangkan setiap data flow pada DFD 2) Data Store Dictionary Entry Form ini menerangkan setiap data strore yang unik dalam DFD 3) Data Structure Dictionary Entry Form ini menghubungkan summary description (deskripsi ringkasan) dari data flow dan data strore ke deskripsi detail dari data element. 4) Data Element Dictionary Entry

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

16

Form

ini

menyediakan

dasar

untuk

skema

database

untuk

menstandarkan deskripsi dari suatu elemen sehingga elemen itu direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan

2.

Perancangan dan Impelemtasi Modul KPI Ditjen DIKTI Kegiatan ini mencakup implementasi serta penjabaran proses bisnis (alur aktivitas) untuk mekanisme pelaporan KPI dari Institusi Pendidikan Tinggi yang minimal mencakup proses akademik, kegiatan riset, dan kegiatan pengabdian masyarakat.

1.5.2 Pengembangan Database Terpusat

1.

Pengembangan Basisdata Terpusat Database terpusat yang dikembangkan sekurang-kuranya memiliki modul-modul berikut : 1) Modul Data master Modul ini untuk mengelola data master yang telah didefinisikan dan di normalisasi hingga bentuk normal yang paling optimal. Data Master ini nantinya akan digunakan pada modul data transaksional. 2) Modul Data transaksional Modul ini untuk mengelola data transaksional yang telah didefinikasn dan dioptimalkan (denormalisasi) untuk mempercepat dan

mengefisienkan query ke database Kedua modul tersebut harus mengacu pada Data Dictionary milik Ditjen DIKTI yang telah dikembangkan pada proyek terpisah

2.

Sub-kegiatan Migrasi data dari Legacy application Migrasi data ini dilakukan sekurang-kurangnya terhadap aplkasi yang telah dikembangkan oleh Ditjen DIKTI, misalnya aplikasi EPSBED (Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri) dan SIMPEL (Sistem Informasi Manajemen Pelaporan)

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

17

1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN
Jadual Pelaksanaan pekerjaan Pangembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidkan Nasional Tahun Anggran 2009, dilaksanakan selama 4 (empat) bulan kalender dengan kegiatan sebagai berikut :

Waktu pelaksanaan Tanggal : 7 September 2009 s/d 31 Desember 2009
BULAN KE NO 1 1 2 Persiapan (Project Kick Off) Survey dan Identifikasi (Business Requiremen Analist) Analisa Pendahuluan (Pengumpulan Data) Analisa Sistem Berjalan Analisa Kebutuhan Sistem Penyempurnaan Data Dictionary 3 4 5 6 Pembahasan Berkala (Review) Rancangan Kebutuhan Sistem (Business Solution Design) Pengembangan (Data Warehouse, Software & Infrastructure Development) System Integration & Testing Konfigurasi, Instalasi & Set up 0% 10 % 0% 30 % 70 % 20 % 60 % KEGIATAN 1 2 Sept 3 Okt 4 Nov 5 Des 6 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

KETERANGAN [Hasil] 7 100 %

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

18

BULAN KE NO 1 KEGIATAN 1 2 Integrasi, Migrasi Data, Database User Acceptance Test (UAT), Finalisasi 7 System Procedure & Training, Sosialisasi Teknik Sistem komputer (TOT, Admin ) Operator Aplikasi (End User) 8 9 Dokumentasi dan Laporan L S P k R S L T U A L A Sept 3 Okt 4 Nov 5 Des 6 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

KETERANGAN [Hasil] 7 0% 0% 0% 0% 10 %

Pendampingan (On Going Support)

24 Bulan setelah Hasil Akhir Pekerjaan

Catatan : LP : Laporan Pendahuluan SK : Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak RS : Dokumen Rancangan Perangkat Lunak [Cetak Biru Perancangan] LT : Laporan Tengah UA : Dokumen Pengujian dan Materi Uji [UAT], Dokumen User Manual, Handout Training LA : Laporan Akhir, Source Code dan RDBMS

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

19

1.7 Sistem Dokumentasi
Sistem Penomoran Dokumen 1. Penomoran Dokumen : “PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI”

2. Aturan Penomoran

DIKTI-PDPT.PPP.LLL.XX.PIS.BB.TT

Keterangan :

DIKTI-PDPT PPP

: nama proyek ini

: nama Sub Pelaporan terdiri dari 3 yaitu PRJ SIS - Untuk laporan manajemen projek - Untuk Dokumen Sistem

ADM - Untuk Surat Administrasi / dokumen lain

LLL

: Nama / Jenin Dokumen : LAP LAT LAA - Laporan Pendahuluan - Laporan Tengah - Laporan Akhir

URS BSD TES

- User Requirement and Specification System - Busines Solution Design (Rancangan System) - Rancangan pengujian dan Materi Uji serta hasil testing

MAN - Petunjuk penggunaan Sistem dan Instalasi (User Manual) HAT - Handout Training

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

20

BAS

- Berita Acara Serah Terima

MOM - Minute Of Meeting

XX PIS BB TT

: Nomor urut untuk dokumen dari Sub Proyek tersebut : Pradipta Intimedia Selaras : Bulan dokumen dibuat : Tahun dokumen dibuat

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

21

2
Pendekatan Metodologi
Tercapai atau tidaknya sasaran yang diharapkan dari pekerjaan ini, sangat tergantung pada metode pendekatan yang akan digunakan. Oleh karena itu, metode pendekatan mempunyai peranan yang sangat strategis sebagai titik tolak pelaksanaan pekerjaan. Bagian ini menguraikan metode pendekatan yang digunakan tim konsultan yang didasarkan atas pemahaman terhadap tujuan, sasaran, ruang lingkup dan hasil akhir pekerjaan yang diharapkan.
Bertitik tolak dari pemahaman terhadap ruang lingkup pekerjaan, maka metode pendekatan yang akan dilakukan penyedia barang / jasa sebagai upaya pembangunan Sistem Informasi adalah melakukan pendekatan dari sisi pemberdayaan data-data dibidang data tahanan dan dan informasi kekayaan intelektual [knowledge properties].

Pemberdayaan data dilihat dari segi pelayanan informasi dan kebutuhan akan informasi itu sendiri. Melalui kajian yang mendalam terhadap kebutuhan pelayanan informasi dan faktor yang mempengaruhinya diharapkan dapat diidentifikasi permasalahan dan kendala yang dihadapi saat ini dan masa yang akan datang untuk Pengembangan secara menyeluruh dan terpadu.

Berdasarkan kajian tersebut, maka dapat disusun rencana tindak dan kerangka sistem. Pada prinsipnya, rencana tindak dan kerangka sistem merupakan upaya-upaya yang harus dilakukan untuk meningkatkan nilai dari konsep dan pembangunan Sistem Aplikasi dan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu penjajakan perluasan data dengan memasukan data-data terkait guna memperkuat informasi dibidang Manajemen Pendidikan Tinggi harus dimasukan dalam kajian. Namun harus tetap memperhatikan keterbatasan-keterbatasan sumber daya yang ada sehingga hasil akhir pekerjaan dapat langsung diterapkan.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

22

2.1 METODOLOGI SURVEI DAN ANALISIS
Metode yang akan digunakan untuk identifikasi dan analisis adalah dengan wawancara dan pengumpulan data dan dokumen melalui : Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang BAN-PT Kopertis Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi Swasta (PTS)

Diharapkan dari hasil survey dan analisis tingkat kejelasan dari pekerjaan dapat diukur dengan tepat dalam bentuk : Daftar data Daftar prosedur Daftar asumsi Daftar kendala Analisa resiko Daftar kebutuhan informasi

Dengan Kerangka Kerja Proses Bisnis yang digambarkan sebagai berikut :

Telaah Data Mart Requirenmentt

Rancangan dan Monitoring

Master Plan / Blueprint ICT

GAP Analysis

System Definition : - Platform Technology - Data Warehouse - Application - Infrastructure - Software Support - SOP / Regulation - dll

Best Practice ICT

Gambar 1. Kerangka Kerja Proses Bisnis

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

23

2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN DATABASE
Untuk mendapatkan sebuah struktur database yang berkualitas maka akan digunakan teknologi perancangan database yang telah banyak direkomendasikan oleh para ilmuwan database dan telah banyak diimplementasikan oleh para praktisi database.

Secara garis besar perancangan database meliputi dua tahap yaitu tahap Conceptual Design dan tahap Physical Design.

1. Conceptual Design (Konsepsual Disain)
Konseptual disain dimaksudkan untuk memetakan kebutuhan-kebutuhan database sesuai dengan proses bisnis yang telah didifinisikan pada tahap user requirement. Dalam kaitannya dengan rancangan database maka dokumen proses bisnis yang telah ada pada dokumen user requirement akan melahirkan Entitas-Entitas yang saling mempunyai keterkaitan yang rumit sehingga perlu dipetakan agar mudah dipahami oleh user sekaligus sebagai rujukan ketika database enginer akan membuat rancangan fisik database. Peta Entitas yang saling berkaitan tersebut biasa dikenal dengan “Entitas Relatinship Diagram”. a. Entity (Entitas) Tapah awal dalam perancangan konsepsual data base adalah penentuan entitas. Entitas adalah “the thing of importance” atau sesuatu yang dianggap terkait baik langsung maupun tidak langsung terhadap sistem yang akan dibuat. Oleh karena itu entitas ini perlu dicatat adanya dan perlu dimonitor perkembangannya. Dalam tahap ini database enginer akan menentukan entitas apa saja yang akan berperan dalam struktur data yang akan digunakan dalam sistem dan mendifiniskan secara detil beberapa hal yang terkait dengan entitas yaitu menentukan atribut entitas, kunci entitas, dan menentukan kuat atau lemahnya entitas. b. Relationship (Keterbuhungan) Setelah pendifinisan entitas maka yang akan dilalukan adalah menentukan hubungan antar entititas. Dalam tahap ini database enginer akan menentukan bagaimana hubungan-hubungan antar entitas , memberikan atribute pada hubungan entitas, menentukan kunci hubungan, dan menentukan konstrain-konstrain yang ada pada hubungan entitas.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

24

Konstrain-konstrain tersebut meliputi konstrain kardinalitas dan konstrain partisipasi. c. Entity Relationship Diagram (Diagram Entitas) Hasil akhir dari konsepsual disain adalah diagram keterhubungan entitas atau entity relatinship diagram biasa disingkat ERD. Dengan diagram entitas ini project owner (Pemilik proyek) sudah mulai bisa membaca apakah struktur data yang akan dibuat sudah memenuhi kebutuhannya atau belum. Dengan demikian ERD dapat digunalan sebagai medium antara pemilik pekerjaan dengan pengembang dalam kaitannya dengan perancangan struktur data.

2. Physical Design (Disain Fisik)
Setelah perancangan database secara konsep selesai maka tahap selanjutnya adalah perancangan database secara phisic. Dalam konsepsual disain hanya menentukan entitas secara konsep artinya tidak terkait dengan RDBMS manapun. Dalam tahap phisical disain maka akan dilkakukan penterjemahan konsepsual disain kedalam RDBMS Target. Dalam pekerjaan ini sebagai RDMS target adalah Orale BI. Dalam tahap disain fisik ini pekerjaan yang akan dilakukan adalah: a. Penterjemahan model data logik yang diperoleh dari tahap konseptual disain kedalam RDMS target (Oracle BI). Tahap ini meliputi rancangan relasi-relasi dan aturan integritas. b. Perancangan dan implementasi representasi fisik. Dalam tahap ini akan dilakukan analisa transaksi, pemilihan organisasi file, pemilihan indeksindeks, pertimbangan penambahan redundansi yang diperlukan, dan estimasi ruang disk yang diperlukan. c. Perancangan dan implementasi mekanisme pengamanan. Dalam tahap ini akan ditentukan aturan-aturan pengkasesan dan akan ditentukan view-view yang diperlukan untuk pemakai.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

25

Cenceptual Data Model :

Non Graphical Object :
List Data Of Items Code Data Type Length Precision

List Of Diagram :

Diagram Referensi Diagram Pendukung Transaksi
wi l aya h : 1 i d _wi l ayah kd_ wi l aya h n m_ wi l aya h i d xal l n m p i m pi n an n m cp te l p cp a l am at cp i d en ti fi er_ 2 <pi > Seri al Cha racters (3 0) Vari ab l e characte rs Vari ab l e characte rs Vari ab l e characte rs Vari ab l e characte rs Vari ab l e characte rs Vari ab l e characte rs <M > <M > (1 00) (3 0) (5 0) (5 0) (5 0) (1 00) kd _stsksstsk nm _stsksstsk untuk i de nti fi er_1 sta tu s kasu s/tersan gka <pi > Cha ra cters (2) Vari ab l e cha racters (1 00 ) Cha ra cters (1) <M> <M> <p i > <pi > rel a ti o nshi p_ 10 rel a ti o nshi p _2 2

ka su s me no nj o l i d kss tgl ke j a di a n1 tgl ke j a di a n2 ke t o prtran s tuj ua n ke teran ga n j ns kss i de nti fi e r_1 <p i > Seri al (8) Date Date Vari abl e ch aracte rs (50 0) Vari abl e ch aracte rs (10 0) Vari abl e ch aracte rs (20 0) Cha racte rs (1 ) <M >

bkt n arkob a

re l ati on sh i p_ 12

List Of Entities In Diagram Name Code Parent Generate Number

<pi >

rel ati o nshi p_ 13

tsk narko ba

re l ati on sh i p _46

rel a ti o nshi p_ 45

wi l a yah i ntern asi o nal kd ne ga ra nm ne ga ra i de nti fi e r_1 <p i > <p i > Ch aracte rs (4) Va ri a bl e ch ara cters (10 0) <M > <M > de ti l tkp no tkp al a ma t cp i de nti fi e r_1 <pi > <p i > In teg er Vari ab l e characte rs (1 00 ) <M >

Physical Data Model :

List Of Diagram & Normalization :

Data Dictionary :

Diagram Referensi Diagram Pendukung Transaksi
barang bukti i d brgbukti SERIAL <pk> kd jnsbrgbukti CHAR(2) <fk2> kd satuan CHAR(5) <fk1> nm brgbukti VARCHAR(100)

FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_BRGBU

Database Name Tables name Fields
bkt narkoba INT4 <pk,fk1> INT4 <pk> CHAR(5) <fk2> INT4 <fk3> BOOL FLOAT8 VARCHAR(100)

bkt rekap id_wilayah kd peran rek_id brgbukti periode no_brg kd satuan id brgbukti narkoba yn jumlah keterangan brg INT 4 CHAR(1) INT 4 CHAR(6) INT 4 CHAR(5) INT 4 BOOL FLOAT8 VARCHAR(100) <pk,fk1> <pk,fk1> <pk,fk1> <pk,fk1> <pk> <fk2> <fk3>

bkt hukum mati id hukmati INT4 <pk,fk1> no_brg INT4 <pk> kd satuan CHAR(5) <fk2> id brgbukti INT4 <fk3> narkoba yn BOOL jumlah FLOAT8 keterangan brg VARCHAR(100) FK_TR_BRGBU_RELATIONS_TR_SATUA i d kss no_brg kd satuan i d brgbukti narkoba yn j umlah keterangan brg

No Name

Data Type/Size

Primary Foreign Key Mandatory

FK_T_BRGBUK_RELAT IONS_T R_SAT UA FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_SATUA FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_SATUA

satuan kd satuan CHAR(5) <pk> nm_satuan VARCHAR(50)

List Of Tables in Diagram Code

Gambar 2. Pengembangan Data Model

Dengan selesainya rancangan fisik ini maka pihak pemilik pekerjaan sudah dapat memperoleh gambaran secara real bagaimana struktur data yang dibuat dalam sistem serta sudah dapat memperkirakan ukuran hardisk yang harus disediakan baik untuk kebutuhan sekarang maupun kebutuhan yang akan datang, karena rancangan data

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

26

yang baik akan bisa memperkirakan secara tepat perkembangan ukuran database sesuai dengan perkembangan transaksi yang terjadi. Fase terakhir dari rancangan fisik adalah fase testing. Struktur data yang sudah diimplementasikan kedalam RDMS target (Oracle BI) perlu diuji untuk mengetahui apakah entitas beserta atribut-atributnya, keterhubungan (relationship) antar entitas, dan konsrain-konstrain integratitasnya sudah memenuhi harapan atau belum.

Dengan melalui pentahapan perancangan database yang bisa dipertanggung jawabkan baik secara teoritis maupun pengalaman praktis maka diharapkan akan menjadi solusi terhadap perbaikan pangkalan Data Poltek Pos sebagaimana disebutkan dalam Kerangka Acuan Kerja.

2.3 METODOLOGI PENDEKATAN IMPLEMENTASI BUSINESS INTELLIGENCE [BI]
Dalam membangun dan mengimplementasikan BI di lingkungan Ditjen DIKTI, terdapat 3 (tiga) pendekatan yang bisa digunakan. Masing-masing dari pendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi yang akan membangun BI. Pendekatan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Top-down Approach
Pendekatan top-down sangat tepat bagi suatu organisasi yang akan membangun BI dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang melakukan perubahan proses kerja (Business Process re-engineering) secara menyeluruh di seluruh aspek organisasi. Pada pendekatan ini, kerangka data

warehouse secara menyeluruh (enterprise data warehouse) harus disusun
terlebih, baru kemudian diikuti oleh data warehouse departemental (data mart). Kelebihan dari pendekatan ini adalah : Pembangunan BI langsung mencakup data seluruh organisasi. Kerangka BI akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari berbagai data

mart (data parsial).
Penyimpanan data menjadi terpusat.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

27

-

Kontrol informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi

Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi adalah : Waktu implementasi lebih lama Risiko kegagalan relatif tinggi karena kerumitannya Membutuhkan biaya yang relatif besar

b. Bottom-up Approach
Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya, dalam pendekatan bottom-up BI yang disusun justru dari tingkat departemental (departemental data

warehouse), baru Kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse
organisasi secara keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat bagi kebutuhan suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu

departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen tersebut akan dilanjutkan ke departemen lainnya.

Kelebihan dari pendekatan ini adalah : Implementasi lebih mudah untuk dikelola dan lebih cepat

memperhatikan hasil. Resiko kegagalan relatif lebih kecil. Bersifat

incremental, dimana data mart yang penting dapat

dijadwalkan lebih awal. Memungkinkan anggota tim proyek untuk belajar dengan baik.

Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisipasi adalah : Tiap data mart merupakan departemental view. Memungkinkan terjadinya duplikasi data di setiap data mart di masing-masing departemen. Data tidak konsisten dan data sulit direkonsiliasi. Terdapat banyak interface yang sulit dikelola.

c. Practical Approoch
Pendekatan ini mengkombinasikan ke dua pendekatan sebelumnya untuk mendapat kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembang BI di suatu

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

28

organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan pendefenisian arsitektur kebutuhan data warehouse organisasi (Ditjen DIKTI) secara keseluruhan (standarisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan BI pada tiap departemen yang menbutuhkan.

2.4 METODOLOGI PERANCANGAN SISTEM
1. Metodologi Jaringan (Komunikasi data)

Jaringan komputer dengan basis TCP/IP yang digunakan dalam jaringan Internal Ditjen DIKTI membutuhkan pengelolaan yang ketat mengingat terbatasnya resource (nomor IP) dan kompleksitas pertukaran data antar lembaga/Unit pelayanan. Selain itu untuk mendukung kelancaran Pengelolaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi [Aplikasi Manajemen Pendidkan Tinggi] Terpadu dengan memberikan bantuan teknis pada masing-masing perangkat Lembaga/Unit Pelayanan perlu dibangun suatu unit pelaksana di bawah Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem Informasi. Tolak ukur keberhasilan dari unit teknis ini diukur dalam “Service Level Guarantee” atau tingkat kualitas penggunaan jaringan terjamin. Unit teknis tersebut akan bertanggung jawab atas 4 hal yakni :

A. Network Management B. Sistem Security C. Audit dan Kontrol teknologi D. Topologi
A. Network manajemen akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti tercantum di bawah ini. Pada pelaksanaannya, network manajemen akan berkaitan erat dengan masalah sistem security.

1. Pendistribusian IP bagi setiap komputer di masing-masing kantor 2. Pendaftaran subnet baru 3. Konfigurasi gateway-router di setiap kantor 4. Pengembangan untuk peningkatan kualitas jaringan.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

29

B. Sistem security akan meliputi pekerjaan-pekerjaan seperti :

1. Konfigurasi firewall di setiap gateway-router terutama untuk
subnet yang mempunyai server-server

2. Konfigurasi firewall di Unit Kerja Pengolahan Data dan Sistem
Informasi yang membatasi jaringan Internal dan jaringan luar

3. Mensosialisasikan virus-virus baru yang timbul dan perbaikan
yang diperlukan untuk masing-masing program antivirus

4. Mengisolasi komputer atau server yang terkena virus agar tidak
mengganggu dan merusak komputer lain C. Aspek Audit dan Kontrol meliputi pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan :

1. Membuat dan mensosialisasikan juklak-juklak yang berhubungan
dengan Aplikasi Sistem Informasi Terpadu

2. Melakukan audit dalam jangka waktu tertentu pada setiap subnet
yang ada

3. Mengkoordinasikan pembakuan nama data yang akan digunakan
oleh seluruh perangkat terpasang D. Topologi jaringan komputer terlihat bahwa terdapat 2 tipe jaringan yakni:

1. Jaringan sekunder yang menghubungkan komputer-komputer
dalam subnet kelas C dalam masing-masing kantor.

2. Jaringan utama (Backbone) yang menghubungkan antar kantor /
Direktorat / Lembaga lainnya. Jaringan sekunder biasanya digunakan sharing printer, file dan pertukaran data internal kantor. Sedangkan jaringan utama digunakan pada saat seorang pengguna komputer ingin memperoleh data dari luar kantornya seperti dari kantor lain atau dari luar kalangan Aplikasi melalui internet.

Dengan adanya gateway-router di antara jaringan utama dan jaringan sekunder maka kepadatan pertukaran data sudah terisolasi di masingmasing jaringan. Dengan demikian kecepatan jaringan utama (bandwidth) tidak perlu bertambah secara proporsional dengan jumlah subnet.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

30

Kecepatan jaringan yang paling populer saat ini adalah 100 Mbps (Ethernet 100baseT) yang dapat digunakan pada masing-masing subnet. Untuk jaringan utama yang komunikasi antar-kantor dapat digunakan kecepatan 1000 Mbps (Ethernet1000baseFX).

Kabel yang digunakan untuk jaringan sekunder adalah kabel UTP (Unshielded Twisted Pair) category 5 yang dapat dibeli secara mudah. Jaringan utama menggunakan kabel UTP category 5e atau fiber-optic bila jarak antara 2 gateway router lebih dari 100 m.

2.

Metodologi “Business Process Re-enginering”.

Berdasarkan acuan informasi yang dimiliki saat ini dan kebutuhan lebih lanjut perlu dirancang ulang struktur data yang dimiliki saat ini. Hal tersebut dilakukan dengan menggunakan metoda ‘Entity Relationship Model’, yaitu pembentukan suatu model informasi yang berdasarkan fungsi dan proses bisnis yang akan dijalankan oleh aplikasi tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengelompokan informasi yang ada dan dibutuhkan pada kumpulan informasi yang memiliki arti sendiri atau biasa disebut

Entiti. Setelah dibentukan pengelompokan tersebut, dibentuk hubungan yang terjadi
antar kelompok tersebut dengan memetakan hubungan antara satu kelompok informasi dengan kelompok informasi lainnya dalam ruang lingkup yang berhubungan dengan aplikasi yang dirancang. Berdasarkan model tersebut akan diperoleh gambaran suatu struktur data yang diperlukan untuk menunjang ruang lingkup proses dari aplikasi tersebut.

Adapun struktur data yang terbentuk tersebut akan menjadi Basis Data (Database) bagi semua proses yang dimiliki aplikasi, sehingga semua pemakai akan menggunakan informasi yang sama sesuai dengan proses yang dilakukannya.

3.

Metodologi ‘Open System’

Untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi aplikasi rancangan yang akan dibentuk, baik untuk kebutuhan saat ini ataupun disaat mendatang, pada dasarnya aplikasi ini dirancang dengan menggunakan produk atau alat bantu yang mengacu pada standar terbuka, baik dari segi basis data dan juga pemrogramannya. Hal ini

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

31

dilakukan untuk bukan hanya untuk meningkatkan fleksibilitas implementasi, tapi juga untuk meningkatkan kemampuan konektivitas sistem ini dengan sistem informasi lainnya yang dimiliki oleh IT Ditjen DIKTI. Dengan mengacu pada metodologi ini, diharapkan akan memudahkan integrasi informasi dan aplikasi lainnya dilingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

4.

Metodologi ‘Client/Server’

Sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan kemudahan penggunaan informasi, dan juga untuk lebih mengoptimumkan implementasi aplikasi yang tersebar, harus digunakan metoda rancangan yang berbasis Client/Server. Hal ini untuk memungkinkan pemakai menggunakan dan mengeksploitasikan perangkat keras atau peralatan proses yang standar, yaitu Personal Komputer yang sudah umum dan banyak digunakan saat ini. Sehingga pemakai hanya melihat atau berhubungan dengan Personal Komputernya, tanpa harus dipusingkan perangkat apa yang ada dibelakang proses yang dilakukan dan bagaimana bila terjadi perubahan pada perangkat tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini memungkinkan untuk

menggunakan bermacam jenis Pemroses Utama atau Server yang bervariasi tanpa harus merubah cara pemakaian atau kerja pemakai yang telah dilakukannya selama ini. Disamping itu teknologi ini akan dapat menunjang implementasi Web Based

Application bila dikembangkan kemudian. 5. Metodologi ‘Relational Database Management System (RDBMS)’

Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dibidang basis data, rancangan dan implementasi aplikasi yang direncanakan harus menggunakan basis data dengan arsitektur relational data. Hal ini dilakukan karena banyak keuntungan yang ditawarkan oleh arsitektur data ini, mulai dari pendekatan pembangunan sistemnya sampai dengan kemudahan pemakaiannya dan alat bantu untuk mengeksploitasi basis data RDBMS tersebut. Disamping itu basis data ini sudah menggunakan pendekatan proses yang terbuka dan memenuhi banyak kriteria kemudahan pemrosesan yang sangat membantu dan diharapkan dalam operasi sistem informasi yang terbaru, seperti : Referensi data terintegritas, yaitu membentuk relasi antar informasi, sehingga tidak terjadi lagi suatu informasi bisa terbentuk tanpa memenuhi persyaratan pembentukannya.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

32

Standar bahasa (SQL), bahasa komputer non prosedural yang memudahkan pemrosesan informasi baik bagi pemrogram dan juga pemakai akhir. Penggunaan data domain, sehingga menghindari dan mengurangi kesalahan dalam pembentukan data. Implementasi Trigger, dimana digunakan untuk memudahkan pemrograman dan pemeliharaan komplektisitas pemrosesan untuk menjadi terlihat lebih mudah dilakukan. Mendukung implementasi data terdistribusi, dimana data dapat berada dimana saja sesuai dengan kebutuhan pemrosesan dari data tersebut, sehingga tidak perlu data harus berada secara terpusat.

6.

Metode Penyusunan algoritma
adalah sekumpulan aturan dan/atau sederetan langkah untuk

Algoritma

menyelesaikan satu tugas. Penyusunan algoritma bertujuan sebagai langkah persiapan dalam pembuatan program aplikasi. Beberapa alat bantu akan digunakan untuk mempermudah penyusunan algoritma seperti Data Flow Diagram (DFD), Flow Chart, Input Proses Output Chart (IPO).

7.

Metode Penyusunan Aplkasi berbasis Web

Pemilihan system tools untuk membangun web disesuaikan dengan database dan system development tool program aplikasi supaya terdapat kompatibilitas diantara sub sistem. Penyusunan web terdiri atas pembuatan template halaman web, pembuatan script, pembuatan sistem keamanan dan content management. Rancangan halaman muka harus dapat mencerminkan nilai-nilai dari Ditjen DIKTI. Selain itu juga harus dibuat semenarik mungkin agar pengunjung web tidak bosan. Faktor kecepatan download mesti ditekan seminimum mungkin sehingga waktu akses menjadi kecil. Kemampuan infrastruktur yang ada juga mesti dipertimbangkan dalam merancang halaman web. Bandwidth yang kecil tentu berbeda rancangan dengan bandwidth yang besar. Seluruh faktor-faktor tersebut menjadi bahan untuk dikaji dalam perancangan web.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

33

2.5 METODOLOGI PENGEMBANGAN
Untuk memastikan bahwa kemajuan pengembangan berjalan dengan lancar, penyedia barang / jasa mengusulkan sebuah metodologi pengembangan yang sudah teruji. Metodologi tersebut menggambarkan pekerjaan-pekerjaan pengembangan, orang yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan, serta hasil pekerjaan yang ingin dicapai. Yakni Rational Unified Process (RUP) dengan tool Rasional Rose dan Power

Builder.. Tahap-tahap yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

Gambar 3. Metodologi Pengembangan

1.

Inception Phase Pada fase pertama ini, dibentuk sebuah tim yang terdiri dari para key user

dan developer. Keterlibatan pengguna sangat penting untuk memastikan
sistem akan dapat memberikan solusi pada masalah/kebutuhan. Tugas utama dari tim ini adalah mendefinisikan serta mengidentifikasi ruang lingkup pada high-level requirements, proses bisnis, konfirmasi cakupan dari proyek dan indikator keberhasilan pekerjaan. Selain itu juga dilakukan koordinasi jadwal kerja tim dan menyiapkan sarana pengembangan.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

34

Hasil Pekerjaan: dokumen definisi proyek
2. Elaboration Phase Pada tahap ini akan dilakukan analisa lebih mendalam dari setiap

requirement yang didapat, sehingga dapat dicari suatu solusi untuk
mengatasi suatu problem yang ada. Kemudian tim dapat mendefinisikan bisnis proses yang baru dan mengidentifikasi batasan-batasan teknis. Selain itu, pada tahap ini akan dilakukan identifikasi lebih detil pada setiap

requirement. Pekerjaan tim adalah membuat spesifikasi teknis dan alur
data dari requirement yang ada. Aktifitas ini akan dilakukan beberapa kali dengan sistem design prototyping.

Hasi Pekerjaan : dokumen system design dan dokumen perencanaan
3. Construction Phase Pada tahap ini akan dilakukan pembangunan sistem berdasarkan dokumen

design yang dihasilkan pada tahap Design, dan mengintegrasikannya
dengan sistem yang sudah berjalan. Konstruksi aplikasi akan dilakukan mengikuti standar pengembangan yang sudah dibuat

Hasil Pekerjaan : Application Alpha Version
4. Transition Phase Pada tahap ini akan dilakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa fungsionalitas yang dibuat sudah memenuhi requirement dan design.

Integration Test dilakukan untuk keseluruhan fungsionalitas pada sistem
agar memenuhi standar kualitas yang sudah ditentukan. Tim bertanggung jawab untuk membuat metodologi pengujian dan melaksanakan beta-test. Aplikasi yang teruji dengan baik diikuti dengan User Acceptance Test yang menyatakan penyerahan aplikasi. Pada tahap ini akan berfokus pada bug

fixing, training ke user pengguna, dan migrasi data dari aplikasi lama ke
aplikasi yang baru.

Hasil Pekerjaan: metodologi pengujian, surat serah terimapekerjaan

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

35

2.6 METODOLOGI PENGUJIAN INTERNAL SISTEM
Pengujian didefinisikan sebagai suatu proses menjalan program aplikasi dengan maksud untuk menemukan kesalahan dari program atau struktur basis data. Pengujian merupakan Proses formal yang ditentukan oleh tim pengujian, yang meliputi pengujian unit, pengujian terintegrasi, dan pengujian seluruh sistem (package) yang ditentukan oleh program yang berjalan di komputer. Seluruh pengujian saling terkait dan ada prosedur pengujian serta kasus pengujian dalam melakukan pengujian.

Pengujian memiliki 2 tujuan, yaitu tujuan langsung dan tujuan tidak langsung. Tujuan langsung adalah untuk mengidentifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang mungkin ada dalam Pengujian Langsung yang diuji. Sedangkan tujuan tidak langsung adalah Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan kesalahan (tindakan corrective dan preventive).

Konsep pengujian dibedakan dalam 2 kelompok. Dalam pelaksanaannya ke dua konsep pengujian tersebut akan digunakan. Konsep pengujian tersebut adalah:

1. Pengujian 'white box' Pengujian white box merupakan pengujian detil secara prosedural, dengan mengamati jalur-jalur logikal yang dibentuk oleh struktur pengendalian program (loop, percabangan). Pengujian ini dapat mengungkap 100% kesalahan logika yang mungkin muncul, bersifat exhaustive : ledakan kombinatorial untuk modul/program yang besar dan kompleks. Pengujian white box ini dilakukan pada awal tahap pengujian, dan digunakan untuk pengujian unit (unitary testing). Aktivitas dari pengujian ini diantaranya adalah : a. Menguji tiap jalur paling sedikit satu kali. b. Menguji tiap kondisi percabangan untuk nilai 'benar' dan 'salah'. c. Menguji loop pada batas-batas loop dan pada daerah operasionalnya. d. Menguji struktur data internal untuk memastikan Kebenarannya.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

36

2. Pengujian 'black box' Pengujian ini berfokus pada persyaratan fungsional dari perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan tidak pada awal tahap pengujian, tetapi dipertengahan yaitu pada pengujian integrasi (integration testing), dan diakhir pengujian, yaitu pada pengujian system (system testing). Pengujian ini mengungkap kesalahankesalahan pada fungsi-fungsi yang salah/hilang, antarmuka, akses ke basis data eksternal, kinerja, serta inisialisasi dan terminasi program.

Pelaksanaan pengujian dikelompokkan dalam 4 phase pengujian, sesuai dengan tahapan pekerjaan. Kelompok pengujian tersebut adalah :

No 1.

Jenis Pengujian Pengujian Unit

Metode Pengujian White box

Waktu Pengujian

2.

Pengujian Modul

Black box White box White box

3.

Pengujian connectivity

4.

Pengujian Sistem (aplikasi dan infrastruktur)

Black box

Setelah unit program (prosedur, fungsi, class, dsb) selesai dibuat. Pengujian ini dilakukan sendiri oleh Programmer dan Setelah dilakukan integrasi pada modul yang lain. Pengujian ini dilakukan oleh tester dan QA. Pengujian yang dilakukan oleh tester dan QA dengan parameter terukur berupa tingkat kebocoran suatu node (baik power dan jaringan data) Setelah seluruh sistem diselesaikan dan diintegrasikan. Pengujian ini dilakukan oleh Konsultan dengan Pemiliki Pekerjaan dalm UAT.

2.7 METODOLOGI IMPLEMENTASI SISTEM
Adapun yang diusulkan dari metoda implementasi sistem adalah bagaimana meningkatkan efisien dan juga efektivitas serta kemudahan operasional yang dijalankan oleh pemakai yang akan mengoperasikan aplikasi tersebut. Adapun pendekatan yang dilakukan adalah sebagai yang diuraikan dibawah ini.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

37

A. Persiapan Data Master dan Data Awal : Data master dan data awal merupakan referensi data yang akan digunakan sebagai data valid pada saat testing dan pelatihan. Agar Data yang ada (Data Legacy) baik yang berbentuk paper dan paperless dapat dimanfaatkan dalam sistem aplikasi yang baru maka akan dilakukan pembuatan sistem aplikasi pendukung untuk melakukan migrasi data dari format yang lama ke Database format baru dengan tujuan :

1. Memiliki data yang terbaharui dan terpusat. 2. Memliki sekuritas / keamanan data yang dirancang dengan sistem
clustering database

3. Mengikuti format RDBMS (Relation Data Based Management System) 4. Dapat digunakan (retreave) pada aplikasi lain (SISTEM INFORMASI
TERINTEGRASI). Pematangan dan migrasi data merupakan proses terbentuknya data hasil dari survei (raw data) menjadi informasi (datamart) yang dapat dimanfaatkan oleh sistem yang akan dibangun. Terdapat dua kriteria raw data yang dapat dimatangkan dan migrasi, yaitu data yang sudah berbentuk struktur tabel dan data dalam bentuk non-struktur tabel.

B. Penyusunan SOP (Standard Operating Prosedure) dan SLA (Service Level aggreement) Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam bab diatas, agar sistem ini berjalan sesuai dengan kaidah-kaidah prosedur yang baku. C. Persiapan Unit Organisasi Pendukung Teknologi Informasi Agar Aplikasi Manajemen Pendidikan Tinggi yang ber Pangkalan Data yang akan diimplementasikan dengan baik, maka dibuat suatu unit organisasi yang menjalankan fungsi : Pusat konsultasi Help Desk : Melayani pengguna/operator secara online dari tempatnya bekerja didalam Ditjen DikTI. Pendukung komputasi untuk eksekutif : membantu eksekutif untuk mengoperasikan komputernya serta penunjanggnya.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

38

-

Pengamanan Jaringan : Mengelola keamanan jaringan Depdiknas. Pusat pelayanan operasional jaringan : Membantu staf Badan yang membutuhkan pertolongan di bidang jaringan dan mengelola Backbone.

-

Administrasi server : mengelola server yang ada seperti web server, mail server, aplication server, database server, dll didalam lingkungan Ditjen DIKTI.

-

Manajemen data : mengelola data secara sistimatis serta mebuat back up data, tuning data, dll didalam lingkungan Ditjen DIKTI.

D. Aplikasi :

1. Free text Query
Pada prinsipnya fungsi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada para pemakai dalam mengakses dan mendapatkan informasi yang ada didalam “Data Bank”. Dengan pendekatan ini pemakai diibaratkan akan mempunyai jangkauan langsung kepada informasi tanpa harus melalui pihak ketiga. Dalam hal ini pemakai akan memutuskan sendiri kriteria informasi apa yang dibutuhkan secara interaktif dengan memilih kriteria informasi yang tersedia dilayar komputer dan

mengkombinasikan kriteria tersebut untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan yang diinginkannya.

2. Grafikal
Sesuai dengan kelebihan dari Personal Komputer, tampilan yang akan dihadapi pemakai dibentuk dengan menggunakan tampilan grafis yang atraktif, baik bagi fasilitas pemasukan dan penyajian data, harus tersedia dalam bentuk grafik, sehingga lebih intuitif dan mudah bagi pemakai dalam mengoperasikan aplikasi. Hal ini diharapkan akan mendorong pemakai untuk lebih senang menggunakan aplikasi lebih lanjut.

3. Pull Down Menu
Sesuai dengan pendekatan kemudahan pengenalan informasi, manusia lebih mudah mengingat nama dibandingkan dengan kode. Untuk hal tersebut, sistem ini harus dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan informasi dengan bentuk tekstual, dibandingkan dengan sistem kode, sehingga pemakai aplikasi, khususnya pemakai

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

39

entri data, dalam memasukan dan melengkapi informasi yang dibentuk, akan dengan mudah memilih informasi tersebut dengan daftar nama atau uraian yang ditampilkan dilayar, tanpa harus mengetahui kode apa yang digunakan berhubungan dengan data tersebut. Diharapkan dengan fasilitas dan pendekatan ini kesalahan pemasukan data akan dapat dikurangi sampai tingkat yang minimum.

4. Drill Down Facility
Untuk memahami permasalahan atau menganalisa informasi, dibutuhkan ketajaman informasi yang diketahui. Berdasarkan itu, aplikasi ini harus dilengkapi dengan fasilitas yang memungkinkan pemakai untuk mengeksplorasi informasi dengan lebih rinci.

Dari kumpulan informasi yang dimiliki, pemakai dapat menyaring kriteria yang dipilihnya. Setelah itu pemakai dapat menampilkan informasi tersebut dilayar dengan menggunakan fasilitas ‘Display’. Berdasarkan informasi yang telah ditampilkan, pemakai bisa mengeksplorasi informasi lebih lanjut untuk melihat hal yang lebih rinci dari suatu jenis informasi. Contohnya adalah bila pemakai menampilkan informasi rangkuman dari suatu program, maka dengan menyentuh kolom nama program tersebut bisa melihat rincian atau uraian kegiatan dari program tersebut. Bila ingin dirinci lebih lanjut, dapat diberi batasan kriteria tambahan, seperti tanggal kegiatan, penanggung jawab, dan juga referensi lainnya. Seberapa rinci informasi yang ingin ditampilkan, tergantung seberapa rinci informasi tersebut dibentuk, jadi tidak dibatasi lagi oleh keberadaan pemrogram komputer.

5. Text Image
Dalam mengolah informasi berdasarkan kebutuhan, diperlukan tampilan gambar yang dapat membantu merepresentasikan informasi tersebut dengan lebih baik. Dengan fasilitas ini pemakai dimungkinkan untuk menggabungkan text dan image sekaligus.

6. Informasi Yang Proaktif
Dengan fasilitas ini, pemakai dapat memiliki fasilitas untuk mengkombinasikan kriteria informasi yang dimiliki. Hal ini memungkinkan pemakai memperoleh informasi yang diharapkan dapat memenuhi suatu kriteria tertentu, dimana dapat membantu pemakai dalam melakukan analisa kemungkinan yang mungkin

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

40

terjadi dengan proses yang dihadapinya. Sebagai contoh pemakai dapat memonitor realisasi anggaran pelaksanaan suatu program dan juga rencana aktifitas kegiatannya. Berdasarkan hal tersebut akan dapat diperkirakan apakah akan tersedia anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan kedepan lebih lanjut.

2.8 METODOLOGI PELATIHAN DAN PEMBEKALAN
Untuk mencapai hasil yang optimal dalam rangka penguasaan Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan Tinggi (Manajemen Pendidkan Tinggi), baik secara sistem dan prosedur maupun dalam pengoperasiannya dan teori-teori didalamnya, maka diperlukan metodologi pelatihan agar apa yang telah dilakukan dapat dengan mudah diimplementasikan oleh peserta pelatihan.

Adapun Metoda dan Media Pembekalan adalah sebagai berikut : 1. Ceramah / perkuliahan Merupakan penyampaian materi yang menjelaskan masalah : A. Sistem Konsep Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen beserta environment-nya. Kebutuhan data dan informasi, pengelolahan data (struktur database) dan tampilan (penyebaran) data dan informasi.

B.

Kandungan Sistem (Knowledge) Konsep-Konsep Informasi SIM Data Warehouse, Executif Informastion System [EIS] Business Intelligence (OLAP) Global Kemampuan Sistem Aplikasi Analisis dan interprestasi terhadap hasil simulasi dan aliran Informasi Konsep Data masukan dan Hasil keluran dengan berbagai variable-variablenya

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

41

Praktek

praktek

(best

practice)

pemanfatan

aplikasi

berpangkalan pengetahuan.

2. Diskusi dan tanya jawab Hal ini dengan tujuan : Untuk mencari solusi dari materi yang sedang dibahas. Mengevaluasi kendala-kendala dilapangan dari pengelolaan sistem yang berjalan saat ini. Untuk mendapatkan masukan bagi sistem informasi aplikasi yang telah dikembangkan agar sesuai dengan situasi dan kondisi saat ini. Pemahaman bersama konsep Aplikasi atas penerapannya pada Ditjen DIKTI dan Instansi lain.

3. Praktek (Workshop) Dengan melakukan praktek secara langsung Modul-modul / Fitur Aplikasi untuk mendapatkan : Menjalankan fitur-fitur yang terdapat pada perangkat lunak. Simulasi model terhadap data dan informasi yang telah disiapkan.

Untuk mempermudah pelaksanaan dalam pelatihan ini penyedia barang / jasa menyiapkan:

1. Tenaga Ahli yang handal dan berpengalamam yang memiliki sertifikat dan dapat menyampaikan baik untuk traning of trainer (TOT), pengguna (dari tingkat operator sampai tingkat eksekutif), Administrator System,

Infrastructure System dan Aplication developer. 2. Bahan Materi Pelatihan (Handout Training) yang dipersiapkan secara baik (Silabus dan Materi Modul). 3. Ruang Kelas yang terbatas dengan sistem 1 komputer untuk 2 orang dan 1 pendamping. (selain instruktur yang telah ditunjuk, penyedia barang / jasa juga melibatkan tenaga ahli pengembangan sistem dalam rangka

pendampingan selama pelatihan)

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

42

2.9 METODOLOGI PEMELIHARAAN DAN SUPPORT SYSTEM
Pemeliharaan dan support system merupakan kegiatan yang dilakukan setelah sistem diselesaikan dan diinstalasi. Kegiatan pemeliharaan dan support system ini difokuskan pada perubahan yang berkaitan dengan adanya koreksi kesalahan, adaptasi, dan pengembangan yang dikehendaki user.

1. Dukungan Teknis (Onsite dan Offsite) Project tim harus memastikan bahwa sistem yang terpasang harus berjalan dengan baik sesuai dengan

system

requirement.

Guna

mendukung

terlaksanananya berjalannya sistem (aplikasi dan infrastruktur), maka konsultan melakukan penjadwalan pendampingan dengan tenaga operator terlatih dengan waktu berkunjung sesuai waktu kerja Setempet (Ditjen DIKTI) dan on-call 24 jam dengan jumlah tenaga ahli yang akan disesuaikan dengan kebutuhan hasil survey diatas.

Selama masa pendampingan tim konsultan Mitra dapat melakukan : Pemeliharaan langsung sistem infrastruktur dan Data Warehouse Hal yang dilakukan tim pendamping infrastrukur adalah menjaga agar sistem jaringan dan perangkat komputer berjalan sesuai dengan prosedur kerja, hal dilakukan adalah mempersiapkan kebutuhan dengan backup sistem sehingga jika terjadi down production (kritis) waktu perbaikan tidak lebih dari 1 jam dan waktu tanggap saat itu juga, jika on call waktu tanggap tidak lebih dari 5 jam. Pendampingan Sistem Aplikasi dan Database Selama masa pendampingan tim pendamping melakukan koreksi-koreksi dan menerima keluhan jika terjadi bug dan error system saat itu juga, hal ini dilakukan sebagai garansi sistem aplikasi yang telah

dikembangkan. selama masa pendampingan tim pendamping juga ikut dalam membantu terlaksananya pengoperasian NSW Airport. Pengembangan sistem aplikasi berkelanjutan

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

43

Guna pemanfaatan sistem secara optimal tim pendamping juga melakukan penambahan-penambahan kemampuan sistem aplikasi,

dalam rangka kebutuhan aplikasi yang berkelanjutan. Selain itu juga melakukan transfer knowledge pada staf operator dan administrator. Verifikasi dan pemeliharaan Data Tim pendamping secara berkala melakukan verifikasi data dan

pemeliharan data, agar data-data yang tersimpan benar-benar data yang benar dengan melihat hubungan antara masukan dan bentuk keluaran aplikasi. Manajemen kendali mutu dan Pelaporan Selama masa pendampingan, sehubungan Dan tim pendamping masa akan melakukan dan atau

pelaporan

berkala

dengan

pemeliharaan

maintenance

sistem.

melakukan

koreksi-koreksi

penyempurnaan yang menyangkut penyusunan Prosedure (SOP) dan tingakt pelayanan (SLA).

Standar Operating

2. Penanganan Flexibilitas Perubahan Ada 4 tipe perubahan yang dilakukan pada tahap pemeliharaan dan support system, yaitu :

Correction, yaitu : mengubah perangkat sistem untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada. Adaption, yaitu : modifikasi yang dilakukan terhadap perangkat sistem dikarenakan adanya perubahan lingkungan eksternal (misal: CPU, sistem operasi, aturan bisnis, karakter produk eksternal). Enhancement, yaitu : saat perangkat sistem dipakai, user meminta tambahan-tambahan fungsi, sehingga sistem perlu dikembangkan dari kebutuhan semula. Prevention / sering disebut software re-enginering, yaitu: harus dilakukan untuk memungkinkan perangkat sistem supaya menjadi sesuai dengan keinginan end user.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

44

Dengan

4

tipe

perubahan

tersebut.

Kami

sebagai

konsultan

memiliki

kemampuan menampung perubahan minor (User Requirement) selama 3 bulan tanpa penambahan biaya.

3. Waktu Tanggap Perbaikan / Penanganan Adapun waktu tanggap dalam menanyani permasalahan Down time Recovery (DTR) selama masa pemeliharaan dan support sistem adalah sebagai berikut : a. Setiap permasalahan akan ditanggapi dengan batas waktu (Respontime Down Time Recovery) sebagai berikut: Kategori Masalah Kritis Tinggi Medium Rendah Kategori Masalah 30 menit setelah menerima pemberitahuan dari pengguna. 60 menit setelah menerima pemberitahuan dari pengguna. 4 jam setelah menerima pemberitahuan dari pengguna. 1 hari setelah menerima pemberitahuan dari pengguna. Waktu Penyelesaian 1 jam berikutnya 5 jam berikutnya 1 hari berikutnya 2 hari berikutnya

b.

Kategori permasalahan dikelompokkan sebagai berikut: Kritis: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang tampak dengan penghentian sistem secara abnormal; Tinggi: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan data kritikal dan di mana tidak ada informasi sama sekali dari sistem; Medium: Suatu kegagalan perangkat lunak atau perangkat keras yang tampak dengan kesalahan hasil berkenaan dengan hal kritikal dan di mana masih ada informasi dari sistem; Rendah: Suatu kekurangan fasilitas tambahan atau variasi yang ditemukan pada perangkat lunak atau perangkat keras yang menyangkut hal yang tidak kritikal dan di mana masih ada informasi dari sistem.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

45

3
Gambaran Umum Pangkalan Data Pendidikan Tinggi
Pada bab ini memberikan gambaran umum hasil priliminary Business Proses dan Keluaran Dari Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Direktorat Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional.

3.1 Arsitektur Pengembangan Business Intelligence [BI]
Dalam mengimplementasikan BI di Ditjen DIKTI, hal utama yang harus diperhatikan adalah bahwa BI harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi dalam mencapai tingkat kinerja organisasi (organization

performance) yang

diinginkannya. BI harus sepenuhnya membantu organisasi dalam melaksanakan tugas yang diembannya. BI harus menyatu dengan proses pekerjaan itu sendiri dan menghasilkan informasi-informasi yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan. Secara garis besar, implementasi BI pada Ditjen DIKTI dapat dilihat pada garfik di bawah ini :

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

46

Performance Management Analytical Flow

KONTEKS ORGANISASI Ditjen DIKTI Regulasi, Visi & Misi, Peningkatan, Pelayanan, Kendala, beban Kerja dll

STRATEGI ORGANISASI Ditjen DIKTI Tujuan dan Sasaran TIK

RANCANGAN PELAYANAN Ditjen DIKTI SIKLUS MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI MANAGEMEN KEPRIMAAN

Dikelola pada DATA WAREHOUSE
PROSES MANAJEMEN PROSES HASIL PELAYANAN

Data Mart KPI

Pengambilan Keputusan

Gambar 4. Arsitektur Pengembangan Business Intelegence

3.2 ELEMEN-ELEMEN PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA DALAM BUSINESS INTELLIGENCE
3.2.1 Data Warehouse
Data warehouse merupakan tempat penyimpanan untuk ringkasan dari data historis
yang diambil dari basis data-basis data yang tersebar di suatu organisasi. Data

warehouse mengumpulkan semua data Ditjen DIKTI dalam satu tempat agar dapat
diperoleh pandangan yang lebih baik dari suatu proses bisnis/kerja dan meningkatkan kinerja organisasi. Data warehouse mendukung proses pembuatan keputusan manajemen. Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

47

Secara garis besar, kedudukan data warehouse di implementasi BI dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Nampak bahwa penyusunan suatu data warehouse yang lengkap, integratif serta terhubung dengan semua data operasional merupakan modal pokok dikembangkannya BI di Ditjen DIKTI.

Gambar 5. Implementasi Data Warehouse

Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan sebagaimana di bawah ini:

Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data

warehouse, yaitu :
-

Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu
departemen atau fungsi bisnis

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

48

-

Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse,
lebih mudah dimengerti dan dipahami.

Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta
dan dimensi dalam suatu data warehouse.

Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung
dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu. Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi sehingga menghasilkan respon time yang cepat.

3.2.2 Data Mining
Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan query”. Namun
pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan

query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi
operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah ekstraksi informasi atau pola yang penting atau menarik dari data yang berada pada basis data yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi informasi yang bermanfaat.

Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum

data mining yaitu :
a. Predictive and Classification Modeling, yang biasa digunakan untuk memperkirakan suatu kejadian khusus. Diasumsikan bahwa seorang analis mempunyai pertanyaan khusus untuk ditanyakan. b. Link Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-

record pada basis data.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

49

c. Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan record-

record yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini
merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data mining lainnya dilakukan. d. Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-record yang dipandang tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali tersebut.

3.2.3 OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP merupakan kunci dari BI, yang digunakan untuk menganalisisis data dan informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support System (DSS) dan Expert Infotmation System (EIS). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan melalui OLAP antara lain seperti : melakukan query, meminta laporan yang ad hoc, mendukung analisis statistik, analisis interaktif, serta membangun aplikasi multimedia.

Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan menjadi 3 kategori utama : a.

Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP) adalah OLAP yang
secara langsung mengarah pada basis data multidimensi. MOLAP memproses data yang telah disimpan dalam array multidimensional di mana semua kombinasi data yang mungkin dicerminkan, masing-masing di dalam suatu sel yang dapat diakses secara langsung.

b.

Relational Online Analytical Processing (ROLAP) Relational Online Analytical Processing (ROLAP) adalah suatu format
pengolahan OLAP yang melakukan analisis data secara dinamis yang disimpan dalam basis data relasioanal bukan pada basis data multidimensi. ROLAP merupakan bentuk teknologi dari OLAP yang paling berkembang.

c.

Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP) merupakan kombinasi antara
ROLAP dengan MOLAP. HOLAP dikembangkan untuk mengkombinasikan antara kapasitas data pada ROLAP yang besar dengan kemampuan proses pada MOLAP.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

50

Sedangkan yang dimaksud dengan Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem informasi yang menggunakan model keputusan dan basis data untuk membantu proses pengambilan keputusan pada level manajerial. Adapun Executive Information

Systems (EIS) adalah sistem informasi strategis bagi manajemen atas (eksekutif) yang
menyediakan akses yang cepat untuk informasi selektif faktor-faktor kunci terkait implementasi strategi organisasi.

Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi BI dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 6. OLAP Dalam Business Intelligence

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

51

3.3 Arsitektur Sistem Aplikasi
Platform dasar dari aplikasi adalah Web Based System. Tujuan penggunaan web based system ini adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja & integritas data, karena seluruh klien dapat di-maintain pada satu titik, yaitu Web Server. Selain itu, sistem ini memungkinkan penggunaan yang luas, tanpa ada kebutuhan setting aplikasi di sisi klien dan sistem yang dibangun memenuhi tingkat otoritas pengguna (previlage Access) .

A.

Pengembangan Dengan Aplikasi Web Based, Three Tier, Berbasis Centralize Aplikasi menggunakan multitier distribution application model. Hal ini berarti application logic terbagi menjadi beberapa komponen tergantung fungsinya dan terpasang dalam beberapa mesin yang berbeda tergantung pada tier mana pada Web Services Environment komponen tersebut diperlukan.

B.

Pengembangan dengan User Interaction Analysis Satu hal penting yang sering terlupakan dalam pembangunan suatu aplikasi adalah adanya user interaction analysis. Kita menyadari bahwa interaksi user merupakan hal yang sangat diperlukan untuk mewujudkan aplikasi yang mudah digunakan dan tepat guna.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

52

Berikut adalah arsitektur aplikasi & database :

Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI

Internal & Eksternal User

Executive

Access Control, Level Access & Security Management System

Application Layer Logic
Executive Information System Analitical & Statistical Model Sistem Informasi Key Performance Indicator (KPI)

OLAP [Online Analytical Processing]
Database Application Logic 75 % Scripting SQL 25 % Scripting Application

PLATFORM (OS : Linux Server & DB : Oracle BI) )

Data Warehouse
Multidimension Database
Konsolidasi

Buckup Database

Gambar 7 Arsitektur Aplikasi & Database Ditjen DIKTI 7.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

53

3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI
Adapun Gambaran Site Map Fungsi tersebut, adalah sebagai berikut :

PORTAL GATEWAY
Dasboard : Key Performance Indicator DIKTI Distribusi Informasi DIKTI

Login

Pendaftaran

APLIKASI MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

Kelola Fungsi Admin User Mgnt. Master Data Form Content LOG Sistem

Kelola Fungsi Sistem
Entri Data Seleksi Data Edit Data Validasi Data Hapus Alret

EIS = Executive Information System Laporan Tabular Mgt. Pendidikan. Tinggi Laporan Tabular Mgt. Pendidikan Tinggi

SI KPI = Key Performance Indicator Indikator Keprimaan Akademik Indikator Keprimaan Pengab. Masyarakat Indikator Keprimaan Riset Rekap Indikator Keprimaan

Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

54

Penjelasan Pendekatan modul pada gambar Diatas : o Portal Gateway (Dasboard) Merupaka gateway / Pembuka Sistem Informasi yang berisikan fungsi Login dan display terhadap rekapitulasi KPI dalam bentuk Grafik dan penyebaran informasi / laporan yang bersifat kesimpulan. o Executive Informastion System (EIS) Merupakan Sistem Informasi Eksekutif yang menyajikan laporan-laporan hasil pembentukan hasil analytical & Statistic dari data mart siklus manajemen pendidikan tinggi yang penyajian pelaporan yang dapat berupa grafik dan tabulasi sesuai kebutuhan. o Sistem Informasi Indikator Keprimaan (Key Performance Indicator – KPI) Merupakan modul indikator keprimaan yang terdiri dari : 1. Indikator Keprimaan Akademik Indikator Keprimaaa Mahasiswa Indikator Keprimaan Alumni Indikator Keprimaan Dosen (tetap dan tidak tetap) Indikator Keprimaan Program Studi Indikatir Keprimaan Staf Administrasi Indikator Keprimaan Institusi

2. Indikator Keprimaan Riset Indikator Keprimaan Bahan Penelitian Indikator keprimaan Sarana dan Prasaran Indikator keprimaan Angka Riset (Mahasiswa dan Dosen) Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri)

3. Indikator Keprimaan Pengabdian masyarakat Indikator keprimaan Perpustakaan Indikator Keprimaan Data Aktifitas dan Lokasi Indikator Keprimaan Perusahaan Indikator Keprimaan Sumber Dana (Bantuan Dalam & Luar Negeri) Indikator Keprimaan Publikasi

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

55

o

Modul Kelola Fungsi Adminitrator dan Fungsi Sistem Merupakan Aplikasi yang mendukung berjalannya Front-end Proses yang mengelola fungsi-fungsi proses berjalannya Sistem Aplikasi yang dijalankan oleh Administrator dalam rangka mengelola pengguna (User Management), Otoritas Pengguna (User Id & Pasword), pengaturan jalannya aplikasi (Data Master / referemsi), pencatatan pengguna (log System), Setup Struktur Organisasi dan lain-lain. Sistem ini juga mengatur pengguna dari kelola fungsi dan modul yang diperbolehkan untuk diolah dan dimanfaatkan (aktif penuh, sebagian atau read only). Dan juga yang menangani fungsifungsi query, update, entry, approval, reject, delete, Alret dan help online

Fungsi-fungsi atau fitur-fitur yang berjalan pada Sistem Informasi telah dijelaskan pada bab 1 subbab Ruang Lingkup pekerjaan, Demikian juga pada gambar site map fungsi aplikasi yang akan dibangan dimana modul-modul diatas masih bersifat hipotesa awal, dengan melakukan survei dan diskusi dapat dikembangkan sesuai dengan arahan pihak IT Ditjen DIKTI.

3.5 PLATFORM APLIKASI

Gambar 9. Solusi Platform Sistem

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

56

Server Site Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut: o o o o o o o Linux sebagai Operating System. Oracle Database 11g Sebagai RDBMS Server. Oracle Werehouse Builder sebagai pendukung Business Intelligence. Oracle Descovery sebagai reporting service Apache Web Server WSASWSO2 Sebagai Web Service. WSASWSO2 adalah software open source yang cukup handal sebagai antarmuka antar legacy sistem dengan DB-PDPT. o Loader engine akan dibangun dengan menggunakan teknologi sqlloader yang sudah tersedia di dalam oracle database.

Client Site Perangkat lunak yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. 2. Windows / Linux sebagai Operating System. Microsoft Internet Explorer, Firefox atau yang lainnya sebagai Web Browser.

Development Tools Perangkat lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut : 1. Oracle Werehouse Builder 2. Oracle Descovery 3. Oracle Form 4. Oracle Report 5. Java Server Pages (bila diperlukan).

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

57

3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI
Berdasarkan Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007 Dikti Departemen Pendidikan Nasional dalam Pengembangan Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011, maka Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi di gambarkan sebagai berikut :

Gambar 10. Siklus Manajemen Pembangunan Pendidikan Tinggi Nasional

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

58

4
Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan
Persiapan pelaksanan pekerjaan merupakan kesiapan konsultan dalam melaksanakan pekerjaan ini , dalam rangka mempersiapan survei pendahuluan setelah dilakukan kickoff meeting dan kesepahaman bersama.

4.1 RENCANA KERJA
Rencana Program Kerja sebagai tahapan pelaksanaana pekerjaan secara keseluruhan meliputi beberapa tahapan yaitu :
PERSIAPAN (Kickoff) BUSINESS REQUIREMENT ANALYST (BRA)

Tahap Persiapan dan Perancangan

BUSINESS SOLUTION DESIGN (BSD)

Tahap Pengembangan

DEVELOPMENT

TESTING (Configuration & Setup , Data Migration) INTEGRATION TEST (UAT) Tahap Implementasi dan Evaluasi Capacity Building (Training)

Deploy to Production Tahap Pendampingan (IT Support)

Pendampingan, Pemeliharaan dan Garansi

Gambar 11. Tahapan Pelaksanaan pekerjaan

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

59

Adapun Hasil Tahapan secara singkat dijelaskan sebagai berikut : Tahap PERSIAPAN & PERANCANGAN Tahap Detail Persiapan [Kickoff] • • • Analisa Kebutuhan Sistem (Business Requirement Analist – BRA ) • Hasil Project Management and Organization, Definisi masalah. Maksud dan tujuan Kerangka kerja, Perkiraan waktu dan biaya Project Management Report Analisa sumber daya dan kebutuhan sistem (software, hardware, infrastruktur dan pendukung) Analisa Kebutuhan Business Intelligence Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Sistem (User Requirement Document) Laporan Pendahuluan (Inception Report) Menyusun logika kerja system Disain data (data dictionary), system dan pendukung. Dokumen Rancangan Perangkat Lunak (Design System Document) Pembuatan pangkalan data (database) Pembuatan program aplikasi. Pembangunan sistem, instalasi software dan jaringan Partial test Laporan Tengah (Interim Report & Technical Guide) Tes sistem keseluruhan Evaluasi, perbaikan, UAT Dokumen Pengujian dan Materi Hasil Uji (Testing and Implementation Document) Dokumen Petunjuk Pengunan Aplikasi (User manual & SOP Document) Sosialisasi & Pelatihan : TOT, operator, teknisi, administrator dan developer. Handout Training Document

• •

• Rancangan Sistem (Business Solution Design – BSD) • • • PENGEMBANGAN Development, Build System & Configuration • • • • • EVALUASI Testing [UAT] • • •

Capacity Building (Training)

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

60

Tahap

Tahap Detail • • Deploy & Operational • • • • • • • •

Hasil Operational and maintenance System Document Laporam Akhir (Final Report Document) Pendampingan dan Pemeliharaan Bantuan teknis (Call Center) Garansi Aplikasi Down Time Recovery First Line Support (onsite – offsite) Second Line Support (onsite – offsite) Pengembangan berkelanjutan Laporan berkala pendampingan dan maintenance.

4.2 ORGANISASI PELAKSANA PEKERJAAN
Dalam rangka pelaksanaan pekerjaan ini Konsultan membentuk Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan yang berupa Tim Pelaksana Pekerjaan. Tim Pelaksana ini mempunyai mekanisme kerja sendiri dan mempunyai kewenangan untuk melakukan hubungan dengan instansi lain (Nara Sumber). Pembentukan Tim Pelaksana ini dilatarbelakangi oleh pengalaman perusahaan dalam menangani berbagai pekerjaan jasa konsultansi.

Organisasi Tim Pelaksana Pekerjaan Tim Pelaksana Pekerjaan akan terdiri dari beberapa tenaga ahli handal dari berbagai latar belakang pendidikan sesuai dengan yang disyaratkan dalam Kerangka Acuan Kerja serta ditunjang oleh beberapa orang Tenaga pendukung.

Tim akan bekerja dengan sebaik-baiknya dan akan berhubungan dengan Tim Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber lain yang telah ditunjuk oleh Ditjen DIKTI dalam bentuk koordinasi dan konsultasi secara rutin. Selain itu Tim juga akan membina hubungan dengan instansi lain yang terkait dengan pekerjaan ini. Secara struktural, Tim Pelaksana Pekerjaan merupakan organisasi fungsional dari

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

61

perusahaan. Oleh karena itu, Ketua Tim (Project Manager) bertanggungjawab langsung kepada Direktur Perusahaan. Ketua Tim Pelaksana pekerjaan akan memimpin suatu organisasi yang khusus dibentuk untuk melaksanakan pekerjaan ini.

Internal Tim Ahli Pembangunan Sistem sebagai Ketua Tim bertanggungjawab langsung kepada Direktur Perusahaan. Ketua Tim akan memimpin, mengarahkan dan

mengkoordinasikan kerja anggota Timnya untuk mencapai tujuan dan sasaran pekerjaan sebagaimana yang telah ditetapkan didalam Kerangka Acuan. Untuk maksud tersebut, Ketua Tim mengatur jadwal kerja tim, jadwal diskusi rutin anggota tim dan berkonsultasi dengan Tim Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber lain. Ketua Tim juga merekomendasikan penggunaan model/metoda analisis tertentu yang akan digunakan.

Eksternal Tim Perusahaan menyelesaikan urusan administrasi proyek dengan Pemimpin Proyek/Bagian Proyek melalui Ketua Tim. Dalam hal masalah teknis, Ketua Tim beserta Anggota berhubungan dengan Tim Internal/Supervisi Teknis (Counterpart) yang dibentuk oleh Pemberi Pekerjaan, dan dengan pihak-pihak lain yang dinilai penting untuk dihubungi. Kepentingan hubungan eksternal dengan berbagai pihak tersebut adalah sebagai berikut :

1)

Dengan Tim Internal Teknis (Counterpart), hubungan Tim Pelaksana Pekerjaan bersifat pembinaan teknis untuk menjamin kualitas teknis hasil pekerjaan konsultan.

2)

Dengan Instansi sektoral di lingkungan Ditjen DIKTI dan program Assessment IT Environment.

3)

Tim Pelaksana Pekerjaan juga akan melakukan konsultasi dengan pihak-pihak lainnya yang dinilai penting untuk dimintai pendapatnya.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

62

Ditjen DIKTI
Steering Communitee
DIREKSI KONSULTAN

Narasumber TI

Tim Supervisi Teknis

Team Pelaksana Konsultan

Mgr. Proyek / Ahli SIM
Admijstrasi Proyek / Sektretaris

Data Warehouse & Application Engineer

TA BPE

TA Business Analyst

TA Database Architect

TA QA

Database, Application Developer & Implementor

TA Database Adm & Eng.

TA Database Programmer & Web Design

TA Adm System, Network & Data Communication

TA Doc

TA Trainer

TENAGA PENDUKUNG / ASISTEN

Garis Garis Garis Garis

Komando Konsultasi Hubungan Kontraktual Hubungan Nara Sumber

Gambar 12. Struktur Organisasi Pelaksana Pekerjaan

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

63

Pelaksanaan pekerjaan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI, akan dilaksanakan dalam waktu 4 (empat) bulan kalender dengan kebutuhan jasa tenaga ahli sebagai berikut:

Tenaga Ahli : No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Tenaga Ahli Tenaga Ahli Project Manager Tenaga Ahli Business Process Engineer Tenaga Ahli Business Analyst Tenaga Ahli Quality Assurance [QA] Tenaga Ahli Database Architect Tenaga Ahli Programmer Database Tenaga Ahli Tenaga Ahli Tenaga Ahli Network Tenaga Ahli Tenaga Ahli Tenaga Ahli Tenaga Ahli Database Administrator Database Engineer Data Communication & Administrator System Dokumentasi Pengajar / Instruktur (Trainer) Web Designer TOTAL Jumlah 1 1 2 1 3 3 2 1 1 1 2 5 1 25

4.3 MANAJEMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN
4.3.1 Mekanisme Komunikasi
Rencana koordinasi dan komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam proses pelaksanaan kegiatan. Rencana koordinasi dan komunikasi ini melibatkan baik pihak Konsultan maupun pihak Ditjen Dikti secara bersama-sama. Beberapa hal yang diperlukan dalam koordinasi dan komunikasi pada proses pelaksanaan kegiatan ini antara lain:

(1). Point of Contact
Adanya kejelasan tempat koordinasi yang diketahui oleh semua personil yang terlibat akan mempermudah dan memperlancar proses pelaksanaan kegiatan.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

64

Untuk itu mungkin diperlukan suatu sekretariat kecil yang menjadi fasilitas pendukung tersebut. Pihak Ditjen Dikti maupun Pihak Konsultan memiliki tempat pertemuan bersama yang dapat dipergunakan setiap kali dibutuhkan.

(2). Person in Charge Person in charge atau orang yang bertanggung jawab pada masing-masing
Pihak harus definitif dan memiliki kewenangan jelas. Person in charge dari Pihak Konsultan adalah Direksi pada tingkat kebijakan (steering committee) dan Ketua Tim (team leader) pada tingkat teknis. Pihak Ditjen Dikti, pada tingkat kebijakan dapat diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen/Kuasa Pengguna Anggaran atau yang dikuasakan dan pada tingkat teknis dapat diwakili oleh Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan atau yang dikuasakan

(3). Media Komunikasi
Selama proses pelaksanaan kegiatan berbagai media komunikasi dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan. Media komunikasi yang umum seperti telepon, text messaging, email, maupun messenger dapat dipergunakan secara intensif. Namun demikian, rapat koordinasi masih diperlukan sebagai media yang dapat dijadualkan sesuai kesepakatan. Untuk keperluan koordinasi dan sosialisasi yang lebih bersifat substantif,

focus group discussion dan workshop dapat diselenggarakan.
sasaran yang tepat.

Media ini

diharapkan dapat menjadi salah satu sumber penting dalam mencapai

4.3.2 Manajemen Risiko
Risiko dalam pelaksanaan suatu kegiatan selalu ada, untuk itu diperlukan pengelolaan risiko sehingga dapat diminimalkan kejadian dan dampaknya. Identifikasi awal risiko pelaksanaan kegiatan ini diantaranya: (1). Keterlambatan Penyelesaian Kegiatan (a). (b). (c). Kemungkinan terjadinya risiko Dampak risiko Mitigasi : tinggi : : sedang

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

65

i. Disiplin dan pengendalian pelaksanaan jadual pelaksanaan kegiatan; ii. Tim yang ditunjuk pada Pihak Ditjen Dikti harus mampu meluangkan waktu sesuai kebutuhan; iii. Koordinasi dan komunikasi yang intensif dan terdokumentasi dengan baik. (2). Lingkup Kegiatan Yang Melebar (a). (b). (c). Kemungkinan terjadinya risiko Dampak risiko Mitigasi : tinggi : : rendah

i. Kesepakatan lingkup kegiatan melalui pelaksanaan kick off

meeting disepakati kedua belah pihak;
ii. Penerapan manajemen perubahan; iii. Dokumentasi pada setiap rapat dilakukan dengan baik. (3). Hasil Yang Tidak Sesuai Harapan (a). (b). (c). Kemungkinan terjadinya risiko Dampak risiko Mitigasi : rendah s.d.sedang : tinggi :

i. Pemahaman terhadap lingkup, bentuk, kedalaman, dan substansi luaran dipahami dan disepakati kedua belah pihak; ii. Komunikasi lebih intensif dan terdokumentasi; iii. Analisis kebutuhan harus dilakukan secara cermat. (4). Data/Informasi Yang Diperoleh Tidak Akurat/Tidak Lengkap (a). (b). (c). Kemungkinan terjadinya risiko Dampak risiko Mitigasi i. : tinggi : : sedang s.d. tinggi

Adanya tim pendamping yang kompeten dan memiliki akses yang baik terhadap sumber data;

ii.

Komitmen dari Pimpinan harus dapat dibangun;

4.3.3 Manajemen Perubahan
Perubahan terhadap berbagai aspek kegiatan mungkin dapat terjadi selama proses pelaksanaan kegiatan. Jika terjadi perubahan, maka harus dapat dikelola secara baik

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

66

agar dapat diketahui, dipahami, dan disepakati bersama sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman atau misinformed. Beberapa hal dasar berikut dapat dipergunakan dalam pengelolaan perubahan, misalnya: (1). Setiap perubahan harus dilakukan melalui mekanisme change request, yaitu permintaan perubahan secara tertulis dari Pihak yang

mengusulkan perubahan. Hal ini dapat dilakukan melalui media komunikasi yang tersedia (rapat, workshop, dsb.); (2). Setiap permintaan perubahan harus didokumentasikan, baik

perubahan yang disepakati maupun perubahan yang tidak dapat disepakati bersama; (3). Setiap permintaan perubahan dievaluasi dampaknya secara bersamasama oleh kedua belah Pihak sebelum disepakati untuk disetujui atau ditolak; (4). (5). Hanya perubahan yang disetujui yang dapat dilaksanakan; Dokumentasi terhadap permintaan perubahan sebaiknya ada pada Pihak Konsultan maupun Pihak Pemberi Kerja.

4.4 MOBILISASI TIM SURVEY
Sesuai dengan rencana kerja dan struktur organisasi pelaksana pekerjaan diatas, maka konsultan melakukan persiapan survei dengan menyiapkan tim aplikasi yang bertugas melakukan wawancara dan studi literatur guna mendapatkan data dan informasi dalam rangka pembangunan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditejen Dikti.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

67

5
Pelaksanaan Survey dan Rencana Tindak Lanjut
Bagian ini menguraikan kegiatan survei dan hasil survey yang dilakukan oleh tim konsultan dan rencana tindak lanjut (action plan) sebagai bahan kemajuan pelaksanaan pekerjaan.

5.1 TAHAPAN DAN RUANG LINGKUP SURVEY PENDAHULUAN
5.1.1 PERSIAPAN – KICKOFF MEETING (Project Planning & Organization)
Pada tahap ini akan dilakukan suatu pertemuan antara PT. Pradipta Intimedia Selaras (sebagai Pengembang) dan TIM Internal Ditjen DIKTI (sebagai Supervisi Teknis), di mana kedua pihak akan memastikan bahwa project akan dijalankan sesuai dengan tujuan dan harapan dari kedua belah pihak.

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah : − − − Scope Of Work & Project Cost Definition. Menunjuk project team Mengadakan pertemuan internal untuk mengkonfirmasikan project schedule, project team, dan system definition − Mengadakan kick-off meeting untuk mengkonfirmasikan project schedule dan project team.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

68

Tools yang digunakan adalah : MS Project

Deliverables: Project Management Document

Hasil : Tersedia ruang workshop untuk pengembangan Sistem Pangkalan Data Telah terinstall pada lingkungan pengembangan OS server : Linux Redhat 5.3 32 bit Database server : oracle 10 R2 32 bit BI Publisher 10.1.3.3.3

5.1.2 ANALISA KEBUTUHAN BISNIS (Business Requirement Analysis – Define System)

Analisa kebutuhan bisnis dari sistem yang akan dibangun meliputi analisa sebagai berikut :

1. Analisa Pendahuluan Sistem Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada tentang Data dan Infromasi Ditjen DIKTI, Aplikasi Pendukungnya dan Infrastrukturnya dan keinginan-keinginan terhadap sistem yang akan diimplementasikan, dan kemudian merumuskannya. Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah: − Mengumpulkan data dan fakta di lapangan melalui wawancara, kuisoner dan survey. − − Identifikasi Permasalahan Menyusun Laporan Hasil Survey.

2. Analisa Sistem yang sedang berjalan

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

69

Tujuan yang hendak dicapai dalam tahap ini adalah untuk mendapatkan rumusan masalah secara lebih rinci, mengetahui unjuk kerja sistem yang sedang berjalan, serta usulan pemecahan terhadap masalah-masalah yang timbul. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah melakukan tinjauan terhadap struktur organisasi, kegiatan unit-unit kerja, serta peraturan-peraturan yang berkaitan dengan aktifitas unit-unit kerja sehingga didapat potret dari Kebutuhan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, beserta penerapan siklus manajemen pendidikan tinggi yang mencakup kebutuhan pada : Masing-masing Direktorat di Ditjen DIKTI Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang BAN-PT Kopertis Minimal 2 (dua) Perguruan Tinggi Negeri (PTN) atau Perguruan Tinggi Swasta (PTS)

Di dalam tahap ini aktivitas yang dilakukan adalah: − Mengumpulkan fakta di lapangan melalui wawancara, survey/audit dan review terhadap data detail, existing system dan operation work flow. − − − − − Analisa Data dengan implementasi Business Intelligence Analisa Resiko Analisa Prosedur Analisa Informasi yang tersusun Analisa sistem yang sedang berjalan (legacy system).

3. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requirenment Analysis) Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan selanjutnya dapat diuraikan perkiraan global kebutuhan Implementasi Pangkalan data Pendidkan Tinnggi (Sistem Informasi Manajemen Pendidkan Tinggi) , identifikasi kebutuhan pendukung perangkat keras, perangkat lunak komputer, dan jaringan komunikasi data. Tujuan dari phase ini adalah untuk mendapatkan daftar detail requirement untuk kebutuhan implementasi.

Aktivitas-aktivitas pada phase ini adalah : − Melakukan audit terhadap existing system dan operation work flow

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

70

− −

Melakukan Business Process Analysis Pengelolaan Pendidkan Tinggi (DIKTI) Penyusunan rancangan aplikasi untuk diselaraskan dengan Konsep Teknologi Informasi Terkini dan proses bisnis yang meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. Aplikasi SIM PDPT & KPI (Use Case Diagram) Struktur Basis Data, Normalisasi data dan Metadata. Analisa Penyempurnaan Data Dictionary Infrastruktur Penyelarasan dan Integrasi Sistem dari Aplikasi yang pernah dikembangkan (seperti pada Padati Web dan Dapodik).

− − −

Mendefinisikan kebutuhan detail hardware (komputer, jaringan, dll). Mendefinisikan spesifikasi detail software aplikasi pendukung. Penyusunan program strategis dan prioritas pengembangan aplikasi sesuai kebutuhan internal & eksternal

Rancangan Detail Level 3 (tiga) Aplikasi SIM KPI (Sistem Informasi Manajemen Key Performance Indecator)

Metode & Tool yang digunakan adalah : Unified Modeling Language [UML] Rational Rose & Power Designer Oracle SQL Manager (Cube Data Model)

Deliverables dari 3 aktifitas diatas adalah : User Requirenment (Specification Requirement Syatem Document) dan Inception Report (Laopran Pendahuluan)

5.2 Hasil Survey
Dari survey yang dilakukan, diperoleh beberapa fitur kebutuhan pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi.

5.2.1 Dokumen Literatur
Adapun Dokumen Literatur yang di dapat adalah sebagai berikut :

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

71

-

Laporan Blueprint Tahun Anggaran 2007

Pengembangan Sistem

Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu) 2008 – 2011, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Laporan Assessment Tahun Anggaran 2007 Pengembangan Sistem

Informasi Pendidikan Tinggi (SIM Terpadu), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. User Requirement PDPT Dokumen Spesifikasi Database EPSBED Sample data EPSBED Data awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi Dokumen Data Dictionary eksisting, sistem dan pendukung.

5.2.2 Analisis Awal Kebutuhan Sistem
Penyusunan Analisa kebutuhan Sistem secara detail akan dilakukan dan disajikan secara dokumen tersendiri (Software Requirement Spesification & Software Design Document)

5.2.2.1

USER REQUIREMENT

Sesuai dengan tahapan pengembangan sistem Software Development Life Cycle (SDLC) maka sebagai tahap pertama untuk mengembangkan sistem ini adalah melakukan analisis kebutuhan sistem. Dimulai dengan melakukan asesmen kebutuhan user. Hasil sementara kebutuhan user yang teridentifikasi hasil dari pemahaman dokumen Perencanaan TI Dikti yang telah ada dan dokumen dan survey s`ementara terhadap counter part Dikti. Hasil sementara dapat dilihat pada lampiran 1. User Requirement . 5.2.2.2 D O K UME N SP E SI FI K AS I D AT AB AS E E P S BE D

Spesifikasi database EPSBED hasil investigasi awal yang telah dilakukan. Database EPSBED ini yang akan ditarik dengan ETL kedalam datawarehouse untuk keperluan penyusunan report BI. Saat ini database ini tersimpan dalam Database System MySql. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

72

5.2.2.3

D AT A D I C TI O N AR Y

Data dictionary baru yang telah dinormalisasi. Data dictionary ini masih dalam proses untuk mendapat bentuk yang paling sesuai untuk kepentingan pengelolaan perguruan tinggi. Lampiran 3 Data Dictionary

5.2.2.4

D AT A AW AL K PI PE NG ELO L AAN P ER G U R U AN TI NG G I

Sebagai acuan awal penyusunan BI report, berikut adalah data awal KPI Pengelolaan Perguruan Tinggi yang berhasil diperoleh. KPI ini masih dimungkinkan berkembang seiring dengan masih dilakukannya asesmen yang lebih mendalam. Lampiran 4. KPI PT.

5.3 Rencana Tindak Lanjut
Rencana tindak lanjut untuk tahap berikutnya adalah : 1. Asesmen lanjut untuk : o o o 2. 3. 4. 5. 6. 7. Penyempurnaan Data Dictionary Indikator Keprimaan User Requirement dan ketersediaan data

Menyusun detil arsitektur Sistem Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Menyusun logika detil sistem PDPT Persiapan administrasi pengambilan data EPSBED Merancang star schema Merancang report BI PDPT. Melakukan koordinasi dan review rutin terhadap kemajuan pembangunan aplikasi.

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

73

LAMPIRAN

1. 2. 3.
4.

Lampiran 1. User Requirement Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED Lampiran 3 Data Dictionary Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi

Laporan Pendahuluan Pengembangan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi - DIKTI

74

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful