MICROSOFT ACCESS XP

Access es un sistema, miembro del Paquete Office, que permite crear, administrar y utilizar “BASES DE DATOS”. Una base de datos es un conjunto de archivos relacionados. Además, cada uno de ellos contiene datos, también relacionados, almacenados mediante un formato que permite encontrarlos directamente, no importa el lugar donde se encuentren.

Ingreso a Microsoft Access XP
Menú inicio / programas / microsoft Office / microsoft Access Ó inicio / ejecutar / simplemente msaccess La pantalla inicial de Access, se presenta de la siguiente manera:

Introducción
El Access se define como un “gestor de bases de datos relacionales gráfico e interactivo”. Veamos que es eso…. Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas; cada “tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros:

Base de datos relacional: permite crear “relaciones” entre diferentes tablas. Piensa en la tabla de “Clientes”, la tabla de “Artículos” y la tabla de “Pedidos” de una empresa; si podemos relacionar las tres tablas, conseguiremos entre otras cosas: Evitar información duplicada: “Clientes” por un lado y datos del cliente en la tabla “Pedidos” por otro. Ahorrar espacio. Aumentar la velocidad y precisión en la gestión de la B.D.

Gestor de bases de datos: es un sistema informático que nos permite gestionar los datos de una B.D., esto es: Extraer información determinada de la B.D. (consultas) y/o Imprimirla (informes), a partir de unas características determinadas y en un orden determinado.

Gestor de B.D. gráfico e interactivo: Gracias al entorno gráfico e interactivo del “Windows”, el Access se ha convertido en uno de los más potentes y utilizados de los programas de gestión de bases de datos.

Profesor: Julio Magán Gastelú

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Pantalla inicial de la base de datos:

Al abrir una tabla podrás observar en la parte inferior lo siguiente:

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Observa los controles de navegación (que aparecen en la parte inferior izquierda de la pantalla):

Salir de Microsoft Access
Salir o Cerrar el Access

Salir o Cerrar la tabla “Productos”

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a la izquierda SIETE OBJETOS. CONSULTAS E INFORMES Profesor: Julio Magán Gastelú 4 . FORMULARIOS. La ventana. sobre el nombre a asignar al nombre de la base de datos por ejemplo “bd1” alojándolo en la carpeta que desea y a continuación aparece la ventana siguiente: Aquí. los más habitualmente utilizados son TABLAS. de los cuales. comenzará el proceso de trabajo con los Asistentes de Access. solicitará información.Creación de una base de datos Clic en la opción base de datos en blanco de panel ubicado al lado derecho Inmediatamente. muestra.

Datos numéricos utilizados en cálculos 1. de replica). puede tener una o varias tablas. binarios) vinculado a incrustado en una tabla de Access. Por ejemplo: una tabla puede contener información de clientes. dependerá de la información que contendrá. a continuación aparece un cuadro con los tipos de datos que puedes utilizar en Access: Tipo de Dato Descripción Tamaño Texto Memo Numérico Fecha / Hora Moneda Auto numérico Si / No Objeto OLE Hipervínculo (Predeterminado) Texto combinaciones y Hasta 255 caracteres o la números. propiedad Tamaño del campo (el menor de los dos valores). se llaman campos y las filas. tales como nombre. la réplica). Las columnas de la tabla. el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. Objeto (como por ejemplo una hoja de Hasta 1 gigabyte (limitado cálculo de Excel. fotos. etc. registros. utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Texto o combinación de texto y números Puede contener hasta 2048 almacenada como texto y utilizada como caracteres. Debes tener presente que una base de datos.535 caracteres. como los números de teléfono. Texto extenso o combinación extensa de Hasta 65. así como números que no requieren longitud que indique la cálculos.TABLAS Las tablas conforman la estructura fundamental de un sistema administrativo de bases de datos. y campos que contengan 1 bit uno de entre dos valores (Sí / No. dirección. Valores de fecha y hora para los años del 8 bytes. por el espacio disponible en gráficos. dirección de hipervínculo. Otra tabla puede contener información acerca de los cantantes. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer Profesor: Julio Magán Gastelú 5 . sonidos u otros datos disco). Verdadero / Falso o Activado / Desactivado). Número secuencial (incrementado de uno a 4 bytes (16 bytes sí el valor uno) único que Access asigna cada vez que se de la propiedad Tamaño del agrega un nuevo registró a una tabla. un documento de Word. campos Auto numéricos no se pueden actualizar. Al crear tablas debes definir los tipos de campo. 100 al 9999. Valores de moneda y datos numéricos 8 bytes. testo y números. Los campo es Id. Una tabla es una colección de datos referentes al mismo tema. Valores Sí o No. 2. teléfono. 4 u 8 bytes (16 bytes sí matemáticos.

Aparecerá la siguiente ventana : Profesor: Julio Magán Gastelú 6 . CREAR TABLAS 1.Asistente para búsquedas clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Clic en la opción Tablas de la barra de Objetos. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. 2. 3. Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para realizar la búsqueda (habitualmente 40 bytes). Seleccionar el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana de base de datos.

7. Esta clave principal no debe tener valores duplicados. DEFINIR LA CLAVE PRINCIPAL Antes de guardar la tabla tienes que asignar una clave principal a alguno de sus campos. claros y seguros. formas de carga y de accesos mucho más cómodos.4. Son los FORMULARIOS. puede iniciar la carga de información en el archivo. allí definiremos el tamaño del campo. Aparecerá la ventana de diseño. del mismo modo que lo haría en una Planilla de Cálculos. Pero. es decir. Observa que en la parte inferior aparecen opciones en la ficha General. Puedes crear tablas utilizando la Vista Hoja de datos. Si el usuario así lo desea. por Profesor: Julio Magán Gastelú 7 . la Vista Diseño o con ayuda del Asistente de Tablas. 6. al asignar el campo clave principal asegúrate que los datos no se repitan. Presiona la tecla TAB para poder pasarte a la siguiente columna poder seleccionar el tipo de dato y la descripción que utilizaras para tu campo. Access tiene preestablecidas. en ella se tendrá que ingresar los nombres a los campos e indicar el tipo de dato que contendrá cada uno de ellos. 5. Seleccionar la Opción Vista Diseñó. Nos sirve de identificador de registros.

Digita en el recuadro el nombre de la Tabla. podrás observar en el recuadro de indexado aparece la opción Si (sin duplicados) GUARDAR TABLA 1. Aparecerá en el extremo izquierdo el símbolo de clave principal.ejemplo: el código de alumno. el código de los cantantes o interpretes. Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA 1. etc. Seleccionar con un clic la tabla que desea modificar. luego darle un clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas de Access ó clic derecho / clave principal 2. 3. Clic en la opción Diseño de la barra de herramientas de la ventana de base de datos. 3. Ubicar el cursor en el campo que desee. Profesor: Julio Magán Gastelú 8 . el número de libreta electoral. Te aparecerá la siguiente ventana : 2. Clic en el botón Aceptar. 1. 2.

) Eliminación de Registros 1. 3. Profesor: Julio Magán Gastelú 9 . etc. clic derecho en el registro que desea eliminar clic en eliminar registro si desea añadir repita los pasos pero elija al final nuevo registro 2. insertar. te sitúas en el campo presionar el botón derecho luego elegir la opción que desees (eliminar.Luego podemos modificar el campo que deseas. copiar. Si deseas insertar o eliminar un campo de la tabla.

Profesor: Julio Magán Gastelú 10 . puedes crear relaciones entre ellas utilizando un campo común. Te aparecerá automáticamente el cuadro Mostrar tabla. Relación Varios a Varios: Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra y viceversa. Veamos los tipos de relaciones que puedes establecer: Relación Uno a Uno: Por ejemplo. no es necesario que los campos relacionados posean el mismo nombre. siendo esta la forma más común de base de datos. 2.RELACIONES EN UNA TABLA Access se utiliza para crear bases de datos relacionales. En este caso. es decir. Ubica el cursor en la ventana de la base de datos. 3. puedes crear una tabla que registre a los cantantes que participaran en un concierto benéfico. La relación entre tablas puede variar según la cantidad de registros que se relacionan entre sí. Aquí se agregaran las tablas que se desean relacionar. Clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas o menú herramientas / relaciones. debido a que puede haber lanzado varios Cds. puedes tener una tabla con cantantes y una tabla con los títulos de los Cds. La relación uno a varios es el tipo de relación más común. Relación Uno a Varios: Este tipo de relación existe cuando un registro tiene datos en común con varios registros de otra tabla. Luego de crear tablas y definir la clave principal de cada tabla. ya que combinan datos procedentes de varias tablas en forma fácil. Por ejemplo. Una relación entre Tablas existe cuando un registro tiene uno o más datos en común. Pasos: 1. Cerrar todas las tablas que están abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas. con uno o varios registros de otra tabla. cada cantante puede relacionarse con varios registros de la tabla Cds. puede que un registro de una tabla se relacione con varios registros de la otra tabla o sólo con uno.

Aparecerá la siguiente ventana : 8. 6. Clic en el botón Agregar. Selecciona las tablas que deseas relacionar. 7. Empezar a crear las relaciones (llevar el puntero y colocarlo en el campo que desea relacionar. En la parte inferior del cuadro de dialogo te aparece el tipo de relación establecida. Clic en el botón Crear. luego mantener presionado el botón izquierdo del Mouse y sin soltarlo arrastrar hasta el campo de la tabla con que desea relacionarse). 5.4. Profesor: Julio Magán Gastelú 11 . 9.

La Hoja de Propiedades Todas las secciones de un formulario (encabezado. seleccione el botón que corresponda y desplace el puntero del Mouse sobre el formulario y dibuje el control en el área que desea. Además. seleccione el campo y arrástrelo hasta la posición deseada en el formulario. Profesor: Julio Magán Gastelú 12 . Para colocar un objeto en el formulario. las cuales permiten clasificar las propiedades según su uso. Contiene los botones de todos los controles que se pueden utilizar en el diseño de un formulario. Cuadro de Herramientas Es el “centro de órdenes” de diseño de formularios. detalle y pie) y cada control del formulario poseen una lista de propiedades. un formulario te permitirá visualizar las imágenes de tu base de datos. cambiar el tamaño y editar los controles existentes. Observará que se colocara una Etiqueta y un Cuadro de texto. (Incluye una ficha de eventos (un evento es una acción que el usuario o el sistema produce sobre el objeto). Listas de Campos Se usa en combinación con el cuadro de herramientas para colocar controles dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el formulario. También posee un botón (denominado Más controles) que permite el acceso a todos los controles. Podemos empezar a describir a cada una de las herramientas del Cuadro de Herramientas: Herramienta Seleccionar objeto Es la herramienta predeterminada. esto se hace con el fin de dar una mejor apariencia al momento de ingresar la información. Utilice esta herramienta para seleccionar.FORMULARIOS Los formularios son un objeto más de una base de datos en Access que se utilizan para visualizar e introducir información en las tablas. Esta ventana esta diseñada con varias fichas. Para colocar un campo en el formulario.

un asistente para controles le ayudara a introducir las propiedades del control cada vez que sea nuevo. El dato puede venir desde un campo de tabla o consulta o también desde una función que el usuario pueda introducir en la propiedad Origen del control. cambia de un estado a otro.Botón Asistente para controles Pulse éste botón para activar el Asistente para controles. Profesor: Julio Magán Gastelú 13 . Puede utilizar esta herramienta para crear encabezados o información en el formulario. horas y memos en el formulario. números. Herramienta Grupo de opciones Utilice esta herramienta para agrupar botones de alternar botones de opción o casillas de verificación. Herramienta Botón de alternar Utilice esta herramienta para crear un botón de alternar que contenga un valor activado/desactivado. Es un objeto contenedor. fechas. Herramienta Cuadro de texto Se usa para la visualización de campos de texto. Al presionarlo. Herramienta Botón de opción Utilice esta herramienta para crear un botón de opción (llamado algunas veces Botón de radio) que contenga un valor activado/desactivado. Herramienta Etiqueta Crea un objeto con texto fijo en el formulario. verdadero/falso o si/no. Cuando un botón aparece presionado. verdadero/falso o si/no. cambia de un estado a otro. Al presionarlo.

Herramienta Cuadro combinado Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado que contenga una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda ser editado. Herramienta cuadro de lista Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que contenga una lista de posibles valores para el control. Herramienta Rectángulo Utilice esta herramienta para añadir rectángulos vacíos o con color al formulario y así mejorar su apariencia. Herramienta Subformulario/Subinforme Utilice esta herramienta para incrustar un formulario en el formulario actual. puede introducir los valores en la propiedad Origen de fila del control. También puede especificar una tabla o consulta como origen de fila. puede introducir los valores en la propiedad Origen de fila del control. Para crear la lista. Herramientas Más Controles Pulse este botón para abrir una ventana que muestre todos los controles AvtiveX que han sido instalados en su sistema. Utilice esta herramienta para hacer disponible en el formulario un objeto ActiveX. Profesor: Julio Magán Gastelú 14 . Herramienta Botón de comando Utilice esta herramienta para crear un control Botón de comando que pueda activar una macro o un procedimiento de Visual Basic. Para crear la lista. Herramienta Marco de Objeto dependiente Utilice esta herramienta para añadir un objeto proveniente de otra aplicación. Herramienta Marco de objeto independiente. Herramienta Línea Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así su apariencia. También puede especificar una tabla o consulta como origen de fila. Herramienta Salto de página Utilice esta herramienta para añadir un salto de página entre las páginas de un formulario de varias páginas. Herramienta Control ficha Utilice esta herramienta para crear una serie de páginas en su formulario. Herramienta Imagen Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática al formulario.

clic en la opción CREAR FORMULARIO UTILIZANDO ASISTENTE. haga clic en la opción formulario de la parte izquierda. Por último clic en la opción NUEVO Inmediatamente. luego ACEPTAR Hacer clic en los campos que desea incluir en los formularios luego pasar al lado derecho haciendo un clic en las opciones: Pasar uno Pasar todos los campos Para quitar un campo con las opciones invertidas. Profesor: Julio Magán Gastelú 15 .Creando un formulario Cuando culminó el diseño de la tabla. Access mostrará la siguiente pantalla: Elegir la tabla o consulta: haciendo clic en el triángulo invertido luego clic tabla o consulta en la Clic en la opción Asistente para formularios. luego clic en la opción FORMULARIO.

haciendo un clic en una de las opciones luego clic en la opción SIGUIENTE.Clic en la opción SIGUIENTE En la siguiente ventana elija el tipo de distribución de los datos. En columnas tabular Hoja de datos Justificado Profesor: Julio Magán Gastelú 16 .

quedando la pantalla de trabajo. se debe elegir el aspecto del Formulario. aparecerá la última ventana. Access. Clic en FINALIZAR.En la ventana que continúa en el proceso del Asistente. como se puede ver a continuación: Clic en SIGUIENTE. conformada de la siguiente manera: PARA VER O INTRODUCIR INFORMACIÓN”. que sugerirá “ABRIR EL FORMULARIO formato final al Formulario de carga y acceso a la información. Uno de los más conocidos es el llamado “EXPEDICIÓN”. dará Profesor: Julio Magán Gastelú 17 .

haremos clic en la barra de menú superior en Ventana + Mosaico vertical. debemos ubicar cual será nuestro formulario principal. Profesor: Julio Magán Gastelú 18 . Posteriormente haremos clic en el icono trabajar en el enlace con el sub-formulario. • Al momento de tener la ventana del formulario en vista diseño. para comenzar a Es de hacer notar que deben existir dos formularios. uno que contendrá al otro.• • • Para empezar. y a su vez la ventana de la Bd.

Soltaremos el Mouse y quedará creado el sub-formulario. Profesor: Julio Magán Gastelú 19 . haremos clic sin soltar en el formulario que servirá como Sub-formualrio y lo arrastraremos hasta el espacio ampliado anteriormente en el formulario principal. • • • Maximizamos la ventana para obtener una mejor visibilidad del formulario y poder ubicar y agrandar el Sub-Formulario según sea requerido.• • Al tener las dos ventanas en vista vertical ampliamos un poco el Pie del formulario. En la ventana de la Bd. que será donde se coloque el Sub-Formulario. No necesariamente debe verse el Sub-Formulario en su totalidad.

puede cambiar el formato desde la barra de formato. Como podemos observar el formulario principal cuenta con sus “Botones de Desplazamiento”.• Hagamos clic en el icono Vista para observar como nos queda el formulario. arrastrando de la parte inferior del nombre 4. rastrar hacia el formulario las herramientas a utiliza por ejemplo etiqueta. clic en la opción diseño para ingresar a la estructura de la tabla 3. los cuales permiten navegar entre los registros contenidos en cada uno de ellos. ubicarse en el formulario a la cual desea crear el campo calculado 2. seleccionar el área luego escribir. • • Y este es el producto final de la creación del Sub-Formulario. así como el Sub-Formulario. Formato a un formulario 1. abrir la parte del formulario que desea modificar por ejemplo el encabezado. ar Profesor: Julio Magán Gastelú 20 .

clic derecho en el cuadro de texto de cantidad 6. clic en la opción diseño para ingresar a la estructura de la tabla 3. ubicarse en el formulario a la cual desea crear el campo calculado 2. arrastrar hacia el formulario dos cuadros de texto 4. clic en la opción propiedades aparece la siguiente ventana: Profesor: Julio Magán Gastelú 21 . 7. cambiar la etiqueta del cuadro de texto con el nombre de cantidad y total 5.Creación de campos calculados 1.

aparece la siguiente ventana: 12.8. luego aceptar Profesor: Julio Magán Gastelú 22 . luego aparece: 13. estos los elegimos de la parte central de la ventana 14. clic en la pestaña datos 11. clic en la pestaña todas luego cambiar el nombre por CANTIDAD 9. clic derecho en el cuadro de texto de total 10. clic en los tres puntos consecutivos. empezamos a construir la formula con el signo igual (=) luego hacemos clic en los campos a calcular por ejemplo calculamos UNIDADES * CANTIDAD .

Este tipo de consulta obtiene los datos de una o mas tablas y muestras los resultados en una hoja de datos en la que puedes actualizar los registros (con algunas restricciones). cambiar y analizar datos de distintas maneras. Una consulta puede recopilar datos de múltiples tablas para usuarios como origen de datos en un formulario e informe. pero uno de ellos dice etiqueta. Profesor: Julio Magán Gastelú 23 . por ejemplo. Los tipos de consultas que puedes crear en Access son: Consulta de Selección Es el tipo de consulta más habitual. promedios y otros de totales. cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos. Una consulta es una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para realizar una canción sobre los datos.RECUERDA: Cuando este construyendo las formulas podrá observar que hay dos nombres iguales. Consulta de Parámetros Es una consulta que. También puedes utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas. muestra su propio cuadro de diálogo que solicita información. cuando se ejecuta. Consulta de Tabla de Referencias Cruzadas Muestra valores resumidos (sumas. cuentas. puedes diseñarla para que solicite dos fechas. Puedes diseñar la consulta para que solicite más de un dato. CONSULTAS Una de las principales ventajas de Access es la facilidad y rapidez con que permite encontrar la información haciendo uso de las consultas. como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Las consultas se usan para ver. este indica que es el texto del campo y no podrá ser calculados. También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes.

de actualización. la consulta de paso a través. la consulta de definición de datos y la subconsulta son ejemplos de consultas específicas de SQL. los cuales pueden ser escogidos según nuestra necesidad o requerimiento. Después de haber escogido los nombres de los campos damos clic en Siguiente> • Profesor: Julio Magán Gastelú 24 .Consulta de Acción Es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación. de datos anexados y de creación de tabla. CREANDO UNA CONSULTA • En la base de datos creada. Posteriormente nos presenta una nueva ventana llamada “Asistente para consultas sencillas”. Consulta SQL Es una consulta creada mediante una instrucción SQL. hagamos clic en “crear una Consulta • • • utilizando el asistente”. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación. Esta contiene Tablas/Consultas y campos disponibles de las que están formadas. Escogeremos algunos campos:  con el icono >> se seleccionará todos los campos.  para retirar campos no deseados o seleccionados por error lo haremos con el icono < el cual los retirara uno por uno o en su defecto el icono << retirara todos los ya seleccionados. La consulta de unión.

• A continuación nos pregunta si deseamos una consulta que nos presente los registros de forma detallada o en resumen. haremos un clic en la segunda opción y posteriormente en Finalizar Profesor: Julio Magán Gastelú 25 . • Damos clic en Siguiente> • Para terminar la creación de la consulta nos pregunta que nombre deseamos darle y si queremos abrirla para “ver la información” o “modificar el diseño…”. • Para efectos de creación de la consulta. lo cual seleccionaremos según nuestro requerimiento.

o Mostrar: Indica si los registros serán vistos al ejecutar la consulta. o O: Es el lugar donde se ubicaran criterios adicionales para la consulta. digitemos lo siguiente: 02/02/01. Adicionalmente nos muestra los siguientes items: o Orden: se refiere a sí los registros serán ordenados en forma ascendente. descendente o ningún orden. Damos clic en Aceptar Profesor: Julio Magán Gastelú 26 . o Criterios: Son la ubicación donde se colocara el parámetro que regirá la búsqueda o filtro al ejecutar la consulta. digitaremos lo siguiente: [INGRESE FECHA].• • A continuación maximizamos “ ” la ventana de mejor visibilidad de su forma. y en la parte inferior los campos ya desplegados. A continuación haremos clic al icono de ejecución . consulta para tener una Como podemos ver nos presenta el cuadro de campos de la BD en la parte superior. En el campo que contiene las fechas ingresadas con anterioridad en la tabla y ubicándonos en el lugar de los criterios. • • • • • Inmediatamente después aparecerá un cuadro de mensaje el cual le solicita que “ingrese fecha”.

en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:  Criterio: C* (o cualquier otra letra)  Criterio: [INGRESE UN NOMBRE] o: [INGRESE UN NOMBRE] Es Nulo  Criterio: Negado “JUAN …. Podemos observar como la consulta nos muestra el resultado del parámetro puesto en el criterio. registros con la fecha especificada por nosotros. Probemos otros parámetros de ejemplo: (Cada uno es un ejemplo independiente de parámetro) En el campo Nombre.” (escriba cualquier nombre que no desea que se liste o se muestre al ejecutar la consulta)  • Profesor: Julio Magán Gastelú 27 . o sea.

sirve para extraer conclusiones o tomar decisiones. Cómo crear un informe: Clic en la opción INFORMES. Para que esto se pueda efectuar con seguridad y eficacia. en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:  Criterio: #02/02/01#  Criterio: Entre #01/02/01# y #28/02/01#  Criterio: >= #01/03/01# y <=#31/03/01# En el campo Salario. Clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente. en la fila de Criterio digitemos lo siguiente:  Criterio: >4000  Criterio: >4000 Y <=6000 • Informes La información que se almacena.• En el campo Fecha de Ingreso. es necesario utilizar extractos y/o resúmenes o simplemente listados de los datos guardados y procesados. Clic en la opción NUEVO Profesor: Julio Magán Gastelú 28 .

Luego clic en la opción Asistente para informe luego clic en la opción ACEPTAR Clic en los campos que pasaran a ser parte del informe.Clic en el triángulo Invertido luego elegir la tabla que mostrará un informe. se hará clic en cada uno de ellos. con lo que irán siendo incluidos uno a uno. y en el botón. pasarán todos los nombres de la lista de la izquierda. Si se desea incluir todos. Profesor: Julio Magán Gastelú 29 . Clic en SIGUIENTE En la presente ventana elegir el tipo de nivel de agrupamiento. con hacer clic en el botón. Si se quiere incluir sólo algunos de los campos. a la ventana vacía que se encuentra a su lado.

Para ello hacer un clic en el campo pasarlo al lado derecho luego clic en la opción SIGUIENTE En esta ventana se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los campos para ello clic en el triángulo invertido luego escoger el campo que desea. Luego hacer clic en la opción SIGUIENTE Elegir el tipo de la distribución de los datos. observe que puede ordenar hasta 4 campos. Profesor: Julio Magán Gastelú 30 . haciendo un clic en una de las opciones.

ya preestablecidos.Clic en el tipo de distribución de la hoja puede ser horizontal o vertical Clic en la opción SIGUIENTE Cuando determinó el formato del informe. Luego de elegir un formato. deberá seleccionarse uno (para lo cual podrá observarse cada una de las muestras de Access). clic en SIGUIENTE. clic en SIGUIENTE. en el que se verá la Siguiente ventana: Profesor: Julio Magán Gastelú 31 . de los cuales. para llegar al paso final. apareciendo otra ventana que mostrará distintos estilos o diseños de informes.

e incluso si se lo desea modificar o directamente ver. Access mostrará en pantalla una VISTA PREVIA del formato del informe. deberán establecerse algunos datos: el título o nombre del informe. luego de unos segundos. Un ejemplo de informe podría ser el siguiente: Profesor: Julio Magán Gastelú 32 . ordenada.En esta última ventana del Asistente. subdividida y con el aspecto que fue definido en los distintos pasos del Asistente. con toda la información contenida en la base de datos seleccionada. Si no se modifica ninguna de las opciones predeterminadas y clic en Terminar.

como podría ser agrandar o achicar tamaños de campos. Se observa en el extremo inferior derecho. que permite “dibujar” nuevos elementos (LLAMADOS “OBJETOS”). podrán hacerse dichos cambios. puede dibujarse un nuevo Botón en un formulario.). Para que la explicación sea práctica. y se le insertarán las instrucciones que deberá cumplir cuando el usuario lo decida. HACIENDO “CLIC” SOBRE ÉL. es una barra de herramientas. se le asignará un nombre (de acuerdo a la tarea que se le ha asignado). inicial. al igual que sus “hermanos menores”. que permitirá ingresar al formato del informe que ha generado Access. CANCELAR. Profesor: Julio Magán Gastelú 33 . El cuadro de herramientas de Access. MACROS: Cuadro de Herramientas o Controles – Utilización con Macros Access permite automatizar operaciones repetitivas. pero con mayor cantidad y calidad de posibilidades. utilizando el Botón de Comandos de la barra de herramientas luego se le asignó una tarea y un nombre identifica torio de la misma. o cualquier otro medio que sirva para mejorar el aspecto o adecuarlo al gusto del usuario. Así. El botón de esta barra de herramientas. También podrán agregarse cuadros de control. informe. se utilizará un formulario de carga de datos utilizada para relevamiento de equipos del Ministerio de Salud de la Provincia. Este botón fue colocado allí. etc. (Command Bottom): Con esta herramienta. solo arrastrando y soltando. como se ha dicho en clases anteriores. Para ello es necesario conocer una nueva barra de herramientas. en modo PROGRAMACIÓN. la aplicación de instrucciones preestablecidas dentro del sistema.. gráfico. pie de páginas. títulos.Con esto han finalizado todos los pasos del Asistente. en la mencionada ventana hay una opción de DISEÑO. debiendo cerrarse algunas ventanas intermedias para volver a la PANTALLA MENU. o de listas o de textos. etc. que servirá de ejemplo para combinar con la creación de Macros. será el denominado BOTON DE COMANDO. Si se desea efectuar algunos cambios en el diseño del informe. un botón con la leyenda “ GUARDAR REGISTRO”. esto es. mediante la utilización de MACROS. etc. Word y Excel. que se maneja. A ese nuevo botón (del tipo de los comunes ACEPTAR. dentro de los formularios o de los informes. y que se junten en las denominadas MACROS (en realidad son Macroinstrucciones). llamada CUADRO DE CONTROLES O DE HERRAMIENTAS.

haga clic en Macros. bajo Objetos. Profesor: Julio Magán Gastelú 34 .. • Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Bd.CREANDO UNA MACRO • En la ventana de Bd.

Microsoft Access lleva a cabo las acciones en el orden en el que se enumeren. Para agregar más acciones a la macro. Profesor: Julio Magán Gastelú 35 . En la parte inferior de la ventana. Los comentarios son opcionales pero harán la macro más fácil de entender y mantener. especifique los argumentos de la acción. Introduzca un comentario para la acción. si es que se requiere alguno.• En la columna Acción. • • • • Haga clic en la acción “abrir formulario”. nos moveremos a otra fila de acción y repetiremos los pasos anteriores. haga clic en la flecha para presentar la lista de acciones.

• • • Haga clic en la acción “CuadroMsj”. especifique los argumentos de esta nueva acción. • Haga clic en X para cerrar la Macro. Profesor: Julio Magán Gastelú 36 . Introduzca un comentario para la acción. En la parte inferior de la ventana.

• Asig ne un nombre a la Macro. Profesor: Julio Magán Gastelú 37 .• Ahora haga clic en Sí para guardar la Macro. Haga clic en Aceptar. doble clic directamente sobre la De esa manera podrá ver el resultado de las Acciones creadas en dicha Macro. o Macro. • Haga clic en Aceptar para Finalizar. • • • Haga un clic al icono.

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