“Si la redacción es el corazón de un periódico, el servicio de documentación –su archivo–, es su cerebro”, Cebrián, 1981.

Jun Luis

Las funciones de la Documentación para Comunicadores
1) Función previsora: Una parte de las informaciones que recibimos a través de los medios de comunicación es previsible. Todos los años se informa sobre algunos acontecimientos que se repiten como por ejemplo la llegada del invierno, las Navidades, etc. Y son acontecimientos que se pueden prever de una año a todo. Muchos acontecimientos se repiten cíclicamente como las elecciones, los juegos olímpicos o la entrega de los Oscar, por ejemplos. Otros eventos se celebran con cierta periodicidad, como el recuerdo del nacimiento de grande personajes o el Centenario del Quijote. Diariamente, incluso algunos periódicos recuerdan como una agenda las efemérides. Todos estos acontecimientos serán noticia y son previsibles. Es relativamente sencillo saber que van a ocurrir y es importante tener preparado el material informativo necesario para que la previsión pueda convertirse en noticia. Para ello es necesario que los documentalistas trabajen con base de datos en la que tengan registrados estos acontecimientos y puedan ordenarlos cronológicamente, a modo de agenda. Esta anticipación a los hechos permite a los redactores avanzar en su tarea de preparación de la información, a la cual también contribuye la Documentación. La anticipación posibilita una mejor organización del trabajo informativo. A través de este trabajo el documentalista puede detectar datos que produzcan en el futuro una noticia y avisar a los redactores del posible interés de esa informativa. Es tarea del documentalista revisar lo que publican otros medios y acudir a fuentes de información que le puedan aportar materiales noticiosos.

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Las rebajas es uno de los acontecimientos comerciales que se resaltan en los medios de comunicación en determinados momentos del año desde hace ya muchos años.

2) Función preparatoria: Anticiparse a las noticias previsibles permite llevar a cabo una buena preparación de las informaciones. Los periodistas documentalistas habrán recurrido a los centros de documentación o a las fuentes especializadas para profundizar en la detalles de una noticia o entrevista a realizar. Averiguará cual ha sido su trayectoria, su perfil biográfico, etc. Es decir, deberán haber investigado y profundizado en los aspectos de fondo de esa noticia en el por qué de esa información. En esa preparación de la noticia puede observarse la diferencia de profesionalidad de los medios. Como indica Galdón “toda información implica una información previa” y todo proceso investigación está indisolublemente asociado al rastreo de fuentes de información de muy distinto tipo, objeto de análisis de los servicios de Documentación. Este mismo autor apunta que hay géneros periodísticos que necesitan preparación documental especial: la semblanza biográfica, el reportaje o la entrevista. Tomando como ejemplo este último género parece difícil imaginar que un periodista que vaya, por ejemplo a entrevistar al arquitecto Santiago Calatrava no se haya documentado previamente y conozca suficiente datos sobre el personaje y sobre la obra. Sin esas informaciones previa, es raro será que el periodista pueda formularle buenas preguntas que den pie al arquitecto a ofrecer informaciones novedosas y originales, que resulten interesantes para el lector. Con una pregunta simple como ¿cuáles han sido sus últimas obras ejecutadas darán lugar a una respuesta sobradamente conocida por los lectores de los lectores habituales de los periódicos. Es una pregunta que a penas requiere preparación documental previa, pero que a penas aporta nada nuevo. Otras cuestiones más preparadas como ¿cuáles son sus respuestas a las críticas recibidas tras la construcción del Aeropuerto de Zamudio?, esta

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pregunta implica que el periodista conoce la obra del autor y que ha seguido su repercusión en la prensa especializada. El trabajo de preparación documental realizado por el periodista marca la diferencia entre una entrevista superficial y una entrevista en profundidad. El trabajo de preparación documental no afecta sólo al trabajo informativo. También es básica para la ficción y la persuasión. No puede concebirse la escritura de un guión cinematográfico sin haber investigado en profundidad sobre lo que se está por escribir. Tampoco es posible imaginar que el diseñador de una marca de chocolate, por ejemplo, no tenga en cuenta determinados datos científicos que pongan en relieve las buenas propiedades de este producto. Encontrar este tipo de información le proporcionará argumentos para hacer más convincente su campaña y conseguir una mayor efectividad publicitaria. Incluso una vez realizada la campaña, habrá que documentase sobre el tipo de medio de comunicación que consumen los destinatarios del anuncio, los horarios en los que ven la tele o los programas de radio que más escuchan con el objetivo de lograr la mayor efectividad posible.

3) Función crítico-verificadora: Todos los comunicadores tienen la obligación de transmitir información fiable y veraz. Verdadera y correcta. Esta corrección es especialmente importante en el caso de los informadores, pero no es desdeñable en el campo de la Publicidad, la Comunicación Corporativa o las Relaciones Públicas. Para ofrecer informaciones correctas a los lectores, telespectadores, radioyentes o internautas, los profesionales de la comunicación, deberán dedicar una parte de su tiempo a verificar los datos que están ofreciendo. Los centros de documentación y las fuentes que él se manejan son herramientas claves para comprobar la corrección de los datos que se están aportando en el mensaje informativo y en el persuasivo. La rapidez con la que se trabaja en los medios de comunicación dificulta la tarea de comprobación de datos.

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Revisar, corroborar y corregir deben ser pasos imprescindibles antes de presentar un trabajo o mandar a imprimir un documento.

En estrecha relación con esta función crítico-verificadora Gabriel Galdón apunta también la función rectificadora. Si bien lo deseable es que no se comentan errores en los distintos mensajes que se generen, también lo es, que si se comenten sean reconocidos y corregidos inmediatamente por el medio de manera que generen confianza en sus mensajes. Los apartados de fe de erratas y los destinados al defensor del oyente, del lector, etc. Son sin duda, los espacios reservados para cumplir esta función rectificadora a la que debe ayudar la Documentación. Fuentes: GIMENEZ, TOLEDO, Elea, “Manual de documentación para Comunicadores” Eunsa, 2004. Páginas 30,31 y 32 y FUENTES I PUJOL, María Eulalia (edit), Manual de Documentación Periodística, Síntesis, 1995. 4. Función completiva La función completiva consiste en aportar datos concretos a una información que permitan enriquecerla. Un antecedente de otro año, una fotografía o las declaraciones de protagonista de la información son algunos de los ejemplos de cómo se puede “completar” una información. Es necesario aportar un dato más porque sino no se entiende (como una foto). Cuántas veces ante una información que sucede a última hora de la tarde, esperamos el periódico del día siguiente porque sabemos que esa información estará completada, documentada, profundizada. El seguimiento de una noticia, muestra cómo la documentación va permitiendo ampliar poco a poco ampliar una información, evita la mera transcripción de un teletipo y aporta información que le permita al lector situar la noticia en un determinado contexto, conocer las causas de esa noticia o sus consecuencias. Sin un buen servicio de documentación, la noticia que puede ofrecerse es una simple reproducción de la información facilitada por una sola fuente. Es precisamente la tarea de contextualización de la noticia y de análisis de la misma la que diferencia a un medio de otro.

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(Ver ejemplos en el manual, pág. 33.) 5. Función lingüístico-clarificadora El lenguaje utilizado en los medios de comunicación juega un papel clave en la efectividad de esa comunicación. Las palabras y expresiones empleadas en un informativo o en un anuncio están cargadas de sentido y, a veces, tras una expresión aparentemente inocente se esconde una clara intencionalidad política o ideológica. Las palabras no se eligen al azar, como lo cuenta Alex Grijelmo (Director de la Agencia EFE) que observa que las palabras se utilizan para manipular, para decir o para conversar. Entre “abertzales” y a la carrera. (también puede ser completiva) ¿Puede un informativo manipular una información para hacerla favorable o desfavorable para el Gobierno, por ejemplo?,¿Qué tipo de expresiones se incorporan a un guión cinematográfico que pretende llegar a los adolescentes? En ambos casos se juega con el lenguaje para lograr los objetivos pretendidos. Grijelmo creador del libro de estilo de El País señala que “los mensajes que excluyen vocablos conocidos por el público para sustituirlos por otros desconocidos pueden adquirir un gran valor de sugestión inconsciente. Una formula de seducción publicitaria consiste, por ejemplo, en enviar a millones de personas hispano parlante, monolingües, un mensaje en inglés o en francés”. Como consumidores potenciales, nos atrae más un anuncio que nos hable de “fluido con liposomas” que de “crema hidratante”. Lo diferente, lo técnico, lo científico nos arrastra. Los comunicadores deben cerciorarse de la corrección lingüística de sus mensajes mediante la consulta de las fuentes indicadas. Deberá acudir a herramientas como diccionarios lingüísticos, etimológicos, de dudas, ideológicos, o libros de estilo para encontrar las expresiones más adecuadas.

6. Función informativa Para preparar una información es necesario conocer las fuentes más importantes relacionadas con ese tema, además de los expertos que pueden hablarnos sobre esa cuestión. Pero no sólo se debe ser capaz de buscar, recuperar, reunir y analizar esa información, sino también estructurarla y redactarla. Son productos que implican una compilación de datos, y en ocasiones, un cierto análisis de los mismos. Las formas que adoptan son: cronologías, estadísticas, cuadros explicativos, obituarios o necrológicas, semblanzas, biografías, antecedentes o infográficos. Aportar más información si no se entiendo la noticia. Tendrá toda la información en el titular. “El PP exige que se convoque a Chávez y el Gobierno lo descarta”. A veces, la tarea informativo-documental es tan importante que los centros de documentación tienen profesionales dedicados pura y exclusivamente a esta tarea. Es el caso, por ejemplo del Departamento de Documentación de la agencia EFE.

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En el ámbito de la publicidad o de mensajes con objetivos de entretenimiento o persuasivo, podemos encontrar, por ejemplo un anuncio de televisión en el que se muestran distintas zonas de una misma ciudad en distintos momentos históricos. El mensaje que quiere transmitir el anunciante es que hay cosas que nunca cambian. Para ello habrá que recuperar y compilar imágenes que serán el centro del anuncio. En este caso la función informativa se transforma en función ilustrativa, mostrando e informando, pero con imágenes.

7. Función profesional: Nos va a demostrar lo que el profesional sabe, su formación, su especialización, alguien k además de hacer su trabajo se ha especializado en la tecnología. En esta función hay un exceso de tecnología, por eso, va a tener que manejar muchos programas. El profesional va a tener que seguir muy de cerca las nuevas publicaciones científicas que aborden aspectos relacionados con su especialidad, ya que la actualización de sus conocimientos es una de las claves para obtener el éxito profesional del siglo XXI. 8. Función modélico-narrativa: Nos habla de formas de trabajar. Un argumento es algo que funciona en publicidad mas que dos imágenes sin conexión. En el cine, la primera persona atrae maás al espectador. Son anuncios como los de Loreal, que siempre te intentan convencer de algo que no va a pasar solo por seguir vendiendo. Son modelos narrativos que aplicados a la publicidad funcionan. (SI TODOS LAS FUNCIONES DE LA DOCUMENTACION SE APLICARAN A TODOS LOS TRABAJOS SERIA MEJOR). Se refiere a la posibilidad de que la documentación aporte formas de expresión que puedan utilizarse como base a la hora de abordar determinados temas complejos, delicados o especiales en la comunicación. Los silogismos son estructuras eficaces en la publicidad y la narración en primera persona en el cine, acerca más al espectador, se prevé una serie de expresiones formales que ayudan a informar mejor de un determinado asunto. 9. Función probatoria: En ocasiones, los documentos dejan de ser meras fuentes de información para convertirse en auténticos protagonistas de las noticias, de películas o de anuncios publicitarios. Son las pruebas fehacientes de aquello que se quiere comunicar y demuestran algo que se había dicho o discutido, que se había ocultado o tergiversado.

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Un ejemplo de ésta función sería el Fairy o algunos anuncios que lanzan las ONGs al sacar la realidad que se está viviendo en el tercer mundo (anuncio de ANESVAD). También lo asociamos a la serie que emite TVE Cuéntame que explica los avatares de una familia española de clase media en los años finales de la dictadura. Función sugestiva: Mientras te documentas te puedes encontrar con algo que no esperabas que puede ser la fuente de tu inspiración. Generalmente, los profesionales van a cetros de documentación en busca de documentos que les aporten información, la cual, será en muchas ocasiones un tema para investigar o idea para desarrollar. También podemos encontrar a algún director de cine que confiesa que la idea de su película surgió al leer una noticia en el periódico, o simplemente por una escena contemplada en la calle. (Anuncio de PEPSI en el que salen diferentes jugadores de fútbol en un contexto que corresponde a las películas del oeste con solo ver las primeras imágenes ya lo vemos, porque esta inspirado por ejemplo en una película del oeste, o en otra película diferente etc.)

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