Statewide Library Archives Museum  DOTPF Project No. 68816    April 6, 2011       To:    State of Alaska DOT&PF  Attn:  Kim Mahoney  DOTPF Statewide Public Facilities  2200 East 42nd Avenue  Anchorage, AK 99508    RE:  Design Team Status Report – Statewide Library Archives Museum – March 2011    1) Progress to Date  1.1) The design and contractor team has completed schematic design (35%), reconciled  the cost estimate with the budget and is preparing to start the design development  (65%) phase of design.  2) Accomplishments During Reporting Period  2.1) Operating Cost Projections:  Preliminary operations and maintenance cost  projections were completed for the project.  This information was compared to  existing operating costs for the Library, Archives and Museum in their various  locations.  This initial comparison shows that there should be no increase in building  operating expenses for the Department of Education and Early Development despite  a significant improvement to program functionality and secure storage.  2.2) Schematic Design Cost Estimates:  Parallel cost estimates were developed by the  design team and contractor then reconciled with one another.  The combined team  then identified over $7.5M in cost savings, bringing the cost and scope in alignment  with the budget.  As a result the project is on budget with no loss in functionality or  square footage.  2.3) Exhibit Design:  Exhibit design moved to the forefront during a workshop in mid‐ March.  The workshop produced a framework for an exhibit master plan that will be  rolled out for public comment in May.  2.4) Digital Initiative:  In mid‐March, work began on upgrades to digital archives protocol.   These efforts will lead to improvements to the digital access portals, both public and  inter‐agency.  A goal was established to roll out phase 1 of improvements to the  digital archives in early 2012.  2.5) Energy Efficiency and Sustainability:  The A/E team held internal design charettes to  discuss innovations in energy efficiency and sustainable design using the framework  of the Living Building Challenge.  These meetings set the stage for a well‐attended  public Charette on the evening of March 15 in Juneau.  Information gathered during 

Statewide Library Archives Museum   March 2011  Page 2 

ECI/Hyer, Inc.  THA Architecture Inc. 


these meetings led to ongoing targeted efforts in energy modeling, daylight  modeling, and design refinements.  3) Planned Activities in Upcoming Reporting Period  3.1) Exhibit Design:  Exhibit design will continue leading to publication of a draft exhibit  master plan in early May and an exhibit concept report in early June.  The concept  report will then be vetted with stakeholders statewide.  3.2) Digital Archives:  Work on the digital initiative is ongoing with a draft ‘road map’  anticipated in early May and a final road map completed in June.  This will set the  framework for improvements to digital access statewide.  3.3) Design Development:  The design and contractor team will move into the design  development phase of the project in which specific material solutions and building  systems are identified.  4) Challenges Encountered and Proposed Solution  4.1) Funding Timeline versus Cost Escalation:  Events in the Middle East and Japan are  increasing the possibility of significant cost escalation in the future.  To manage this  risk the project cost plan assumes that all funding will be in place by July of 2012  which allows for an aggressive buy‐out of materials that may be susceptible to  escalation.  5) Anticipated Project Schedule and Budget  5.1) Overall Schedule:  Schematic Design is complete. Subsequent milestones are as  follows:  5.1.1) Final DD (65%) Report & Cost Estimate:  September 9, 2011  5.1.2)Final CD (100% ) Drawings & Specs:  April 8, 2012  5.2) Design Budget:  Design efforts are proceeding according to budget.    5.3) Project Budget and Program:  The project is on budget with no loss in functionality  versus the base program.  The building remains at approximately 120,000 sf plus 70  underground parking spaces.  5.3.1)    Total Project Budget:  $126.95M  5.3.2) Funding to Date:  $27.45M  5.3.3) Remaining Need: $99.5M (half is needed by February 2012 and the remainder  by July 2012 to manage cost escalation)    Sincerely,  ECI/Hyer, Inc.    Brian Meissner, AIA 


Sign up to vote on this title
UsefulNot useful