You are on page 1of 2

 

 
Statewide Library Archives Museum 
DOTPF Project No. 68816 
www.alaskalamp.blogspot.com 
 
April 6, 2011    
 
To:    State of Alaska DOT&PF 
Attn:  Kim Mahoney 
DOTPF Statewide Public Facilities 
2200 East 42nd Avenue 
Anchorage, AK 99508 
 
RE:  Design Team Status Report – Statewide Library Archives Museum – March 2011 
 
1) Progress to Date 
1.1) The design and contractor team has completed schematic design (35%), reconciled 
the cost estimate with the budget and is preparing to start the design development 
(65%) phase of design. 
2) Accomplishments During Reporting Period 
2.1) Operating Cost Projections:  Preliminary operations and maintenance cost 
projections were completed for the project.  This information was compared to 
existing operating costs for the Library, Archives and Museum in their various 
locations.  This initial comparison shows that there should be no increase in building 
operating expenses for the Department of Education and Early Development despite 
a significant improvement to program functionality and secure storage. 
2.2) Schematic Design Cost Estimates:  Parallel cost estimates were developed by the 
design team and contractor then reconciled with one another.  The combined team 
then identified over $7.5M in cost savings, bringing the cost and scope in alignment 
with the budget.  As a result the project is on budget with no loss in functionality or 
square footage. 
2.3) Exhibit Design:  Exhibit design moved to the forefront during a workshop in mid‐
March.  The workshop produced a framework for an exhibit master plan that will be 
rolled out for public comment in May. 
2.4) Digital Initiative:  In mid‐March, work began on upgrades to digital archives protocol.  
These efforts will lead to improvements to the digital access portals, both public and 
inter‐agency.  A goal was established to roll out phase 1 of improvements to the 
digital archives in early 2012. 
2.5) Energy Efficiency and Sustainability:  The A/E team held internal design charettes to 
discuss innovations in energy efficiency and sustainable design using the framework 
of the Living Building Challenge.  These meetings set the stage for a well‐attended 
public Charette on the evening of March 15 in Juneau.  Information gathered during 
Statewide Library Archives Museum   ECI/Hyer, Inc. 
March 2011  THA Architecture Inc. 
Page 2 
 
these meetings led to ongoing targeted efforts in energy modeling, daylight 
modeling, and design refinements. 
3) Planned Activities in Upcoming Reporting Period 
3.1) Exhibit Design:  Exhibit design will continue leading to publication of a draft exhibit 
master plan in early May and an exhibit concept report in early June.  The concept 
report will then be vetted with stakeholders statewide. 
3.2) Digital Archives:  Work on the digital initiative is ongoing with a draft ‘road map’ 
anticipated in early May and a final road map completed in June.  This will set the 
framework for improvements to digital access statewide. 
3.3) Design Development:  The design and contractor team will move into the design 
development phase of the project in which specific material solutions and building 
systems are identified. 
4) Challenges Encountered and Proposed Solution 
4.1) Funding Timeline versus Cost Escalation:  Events in the Middle East and Japan are 
increasing the possibility of significant cost escalation in the future.  To manage this 
risk the project cost plan assumes that all funding will be in place by July of 2012 
which allows for an aggressive buy‐out of materials that may be susceptible to 
escalation. 
5) Anticipated Project Schedule and Budget 
5.1) Overall Schedule:  Schematic Design is complete. Subsequent milestones are as 
follows: 
5.1.1) Final DD (65%) Report & Cost Estimate:  September 9, 2011 
5.1.2)Final CD (100% ) Drawings & Specs:  April 8, 2012 
5.2) Design Budget:  Design efforts are proceeding according to budget.   
5.3) Project Budget and Program:  The project is on budget with no loss in functionality 
versus the base program.  The building remains at approximately 120,000 sf plus 70 
underground parking spaces. 
5.3.1)    Total Project Budget:  $126.95M 
5.3.2) Funding to Date:  $27.45M 
5.3.3) Remaining Need: $99.5M (half is needed by February 2012 and the remainder 
by July 2012 to manage cost escalation) 
 

Sincerely, 
ECI/Hyer, Inc. 
 

Brian Meissner, AIA 
68816‐LibraryArchivesMuseum‐2011‐03.docx