Projektmanagement: nexum AG im Interview „Transparenz und Sicherheit zählen“

Inkrementelles Vorgehen, iterative Phasen, Spiralvorgehensmodell – das im Projektmanagement geläufige Vokabular erschließt sich Außenstehenden nur sehr schwer. Doch Axel Heinrichs
Bereichsleiter Projektmanagement
bei der nexum AG axel.heinrichs@nexum.de

dahinter verbirgt sich ein einfaches Prinzip: Projekte im Rahmen der gegebenen Zeitund Budgetplanung in hoher Qualität umzusetzen. Im Geschäftsalltag halten Projektmanager die Fäden zusammen. Dabei ist das Projektmanagement das Zünglein an der Waage, das den Unterschied zwischen koordinierter Effizienz und großem Chaos macht. Im Interview erklärt Axel Heinrichs, Bereichsleiter Projektmanagement bei der nexum AG, welchen Herausforderungen Projektmanager gegenüberstehen, welche Tools sie einsetzen und wie sie gemeinsam mit ihren Kunden an Projekterfolgen arbeiten. Was macht das Projektmanagement bei der nexum AG genau? Axel Heinrichs: Wir sorgen dafür, dass Projekte im avisierten Timing und unter Berücksichtigung des vorhandenen Budgets qualitativ bestmöglich umgesetzt werden. Unsere Projektmanager koordinieren die beteiligten Gewerke – beispielsweise die Konzeption, das Design, die Entwicklung und die Redaktion – und bilden die Schnittstelle zwischen den Projektbeteiligten bei der nexum und dem Kunden. Als Handwerkszeug setzen wir unterschiedliche Methoden und Tools ein und arbeiten dabei sehr prozessorientiert. Welche Tools setzen die nexum-Projektmanager ein? Axel Heinrichs: Generell picken wir uns jene Bausteine aus der Welt des Projektmanagements heraus, die sich zur Lösung der jeweiligen Aufgabe am besten eignen. Das kann beispielsweise das Vorgehen nach dem Wasserfallmodell sein. Dies bedeutet, dass Projekte in einzelne Phasen aufgeteilt werden, die in puncto Timing und Ressourceneinsatz in Abhängigkeiten zueinander gestellt und dann in einer festen Reihenfolge nacheinander angegangen werden. Dabei liefern die Ergebnisse einer Phase immer eine bindende Vorgabe für die folgende Phase.

Neben den Phasen selbst dient die Definition von Meilensteinen der Nachvollziehbarkeit des Projektfortschritts wie auch als Basis für das Reporting gegenüber unseren Kunden. Daneben arbeiten wir bei der nexum AG gerade bei komplexeren Projekten überwiegend nach agilen Vorgehensmethoden. Derzeit sind wir dabei, uns in diesem Bereich nach dem Projektmanagementverband PMI zertifizieren zu lassen. Was bedeutet agiles Vorgehen? Axel Heinrichs: Im Gegensatz zu statischen sind agile Methoden auf ein flexibles Projektvorgehen ausgelegt und gehen beispielsweise davon aus, dass sich der Verlauf eines komplexen Projekts nicht von Beginn an exakt vorhersehen und planen lässt. Ein Beispiel ist das Spiralvorgehensmodell: Im Gegensatz zum Wasserfallmodell gibt es hier keine Übergabe fertiger Projektbestandteile oder Pakete. Oder bildlich gesprochen keinen Staffellauf zwischen den einzelnen Gewerken. Stattdessen ist das Vorgehen iterativinkrementell. In diesem Fall bedeutet das, dass wir uns spiralförmig den Projektzielen annähern und dabei immer Einfluss auf alle Projektbestandteile nehmen können. Das hat den Vorteil, dass wir im Projektverlauf jederzeit flexibel bleiben – auch wenn sich die Ziele zwischenzeitlich ändern, was in der Praxis bei komplexen Projekten sehr häufig vorkommt. Voraussetzung ist die Einbeziehung und Koordination aller beteiligten Gewerke von Beginn an. Neben den unterschiedlichen Vorgehensweisen spielt beim Projektmanagement auch eine Reihe weiterer Faktoren eine wichtige Rolle, die Projektmanager berücksichtigen müssen. Welche sind das genau? Axel Heinrichs: Ein großes Thema ist beispielsweise die Risikobewertung. Die Erstellung einer Risikomatrix ist Standard bei der nexum AG. Sie hilft dabei, Projektrisiken zu identifizieren und letztlich auch zu bewerten. Diese reichen von externen Faktoren, die Einfluss auf den Projektverlauf haben, bis hin zu internen Faktoren, wie einem zusätzlichen Mitarbeiter, der bei einer Erweiterung des Projekts neu hinzugezogen wird und das Projekt zuvor nicht in allen Details begleitet hat.

Auch im Projektcontrolling haben wir einige Standards etabliert. Beispielsweise fest umrissene Monatsabschlüsse, die neben der Kostentrend- und Soll-Ist-Analyse eine so genannte Meilensteintrendanalyse beinhaltet. Im Vergleich zur Bestandsaufnahme via Soll-Ist-Analyse bezieht sie sich auf den künftigen Projektfortschritt. Wie arbeiten Projektmanager mit Kunden konkret zusammen? Axel Heinrichs: Hier ist es wichtig, sich im regelmäßigen Austausch auf die für den Kunden relevanten Punkte zu fokussieren. Viele Kunden bekommen gar nicht mit, wie und in welcher Detailarbeit ihre Projekte im Hintergrund gesteuert werden. Für viele ist es auch gar nicht wichtig, denn im Vordergrund steht der Projekterfolg. Was jedoch am Ende des Tages zählt, ist den Kunden jederzeit Transparenz zu bieten und Sicherheit zu vermitteln. In der Regel haben sie wenig Erfahrung im Projektmanagement. Das müssen sie auch nicht, aber es lohnt sich, einen Blick auf die Methoden des Projektmanagements zu werfen. Vor allem, um zu verstehen, wieso das eigene Projekt in der jeweiligen Weise angegangen wird und welche Auswirkungen kundenseitige Änderungen in der Projektorganisation haben. Insofern sind Projektmanager im Umkehrschluss mehr als reine Koordinatoren: Sie sind Berater, die dafür sorgen, dass Kunden ihre Projektziele unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren wie Zeit- und Ressourceneinsatz erreichen. Was sollte ein Projektmanager mitbringen, der sich bei der nexum AG bewirbt? Axel Heinrichs: Zu den benötigten Skills gehört einerseits eine fundierte Basis in Form eines kaufmännisch oder technisch orientierten Studiums oder einer adäquaten Ausbildung. Eine gewisse Zahlenaffinität ist darüber hinaus ebenso wichtig wie zielorientiertes Handeln, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, Teams motivieren zu können. Für die nexum AG ist es zudem immer von großem Vorteil, wenn die- oder derjenige praktisches Hintergrundwissen über die Tätigkeiten mitbringt, die unser Kerngeschäft ausmachen. Oder einfach gesagt: Mir ist ein Projektmanager lieber, der selbst schon mal eine Website erstellt hat und weiß, was alles dahinter steckt, als jemand, der die – für sich alleine betrachtet oftmals abstrakten – Vorgehensmodelle nicht effizient in den Projektalltag übersetzen kann.

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