MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS

1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN 1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN 1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO 1.7.-LA REORGANIZACIÓN

CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS 2.2-CLASIFICACIÓN 2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN 2.4.-ACTUALIZACIÓN

CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN 3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS

AUTO EVALUACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división de l trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuale s administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores. El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facil ite su diseño e implementación.

CAPÍTULO 1 Estructura y organización de las empresas.

La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los pr ocedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES. Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la ³eficiencia´ en sus actividades, independientemente de la natu raleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias,

La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. han puesto especial interés a la ³organización´ como parte fundamental del proceso administrativo. Estructuras organizacionales formales. en otras palabras. 1. Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados. hoteleras. Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización. que sugiere orden y relaciones armoniosas. es de gran importancia que el acto de organizar de có mo resultado una estructura de la organización. el cual es divisionado. y 1. existen cuatro componentes básicos en la organización formal: y a) y b) y c) y d) El trabajo. Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo -personas.1. en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos.1.1 Importancia de la organización. 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido.). Los gobiernos. gubernamentales. El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. Sin embargo. 1. etc. y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización.bancarias. han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias. con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. una parte de importancia de l a tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. sin dejar de mantener un sano equi librio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo.2 La estructura organizacional . que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema. porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas.

se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. así como el precepto que define a la estructura organizacional..modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a l a vez sirve para limitar. con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional. fundadores de la empresa. Estructuras monofuncionales. . ó como lo definió Jorge Etkin.es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. modelos formales por medio de los cuales.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un ³modelo´ es la representación de alguna cosa. orientar y anticipar las actividades Organizacionales.3. un método al cual se recurre para describir marcos normativos. símbolos gráficos.. . sean estos materiales. las definiciones que se consideran las mas completas son las siguient es: Estructura. 1.1. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son.es una actitud metodológica. o sea. 1. Estructura Organizacional. en cuatro clases ó tipos fundamentales. ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica ´. ³En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos. Organización.Existen diversas definiciones de los conceptos ³estructura´ y ³ organización´ (lo cual dificulta precisar estos términos). se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales. en la mayoría de los casos. en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura.

Estructura Funcional.3. 1. es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). También conocida como departamentalización funcional.2. se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas. un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: . se fundamenta en los principios de la teoría clásica. Esta estructura.NIVELES OPERATIVOS 0 0 0 0 0 Figura No.

.

Estructuras no piramidales. en esa área de especialidad al responsable de un determinado proyecto. quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas. en .3. estas estructuras están basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea hori zontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico. Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior.3. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización de los grandes organismos.3. 1.Figura No.4. por ejemplo el gerente de finanzas apoya. 2 Organigrama de estructura jerárquica 1. en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional. se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles. Estructura descentralizada. entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de prod uctos y/o territorios. ya que.

La figura siguiente (Figura No. Por esta razón son también conocidos como ³matriciales. por equipos ó por proyectos´.cual conserva la autoridad sobre todo el proceso. .3) corresponde a un ³Organigrama de estructura no piramidal´.

el análisis detallado de las relaciones Organizacionales. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro so bre el cual debe elaborar los manuales administrativos. 3 Organigrama de estructura no piramidal 1. factible el funcionamiento de la organización formal.Figura No. hay muchos tipos de autoridad. Se emplean para hacer. dan origen a varias relaciones entre direct ivos y unidades Organizacionales. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de d ecisiones. Estos tipos de autoridad. . Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos. que se extienden por toda la estructura de la organización.4. las que a través de los manuales. pues estas son en sí. se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura. Como veremos en este capítulo. para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. Las relaciones en la organización.

establecen la autoridad y las jerarquías. entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. quién a su vez la delega a otro.1. y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. En la mayoría de las empresas. o sea.4. La autoridad así formada a dado origen a la expresión ³ autoridad d e línea´. las relaciones entre superiores y subordinados. es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes. existe la ³autoridad staff´. por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de d ecisiones. Las relaciones formales. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama . y esta es la esencia de la autoridad lineal.1. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional. Un superi or manda directamente a los subalternos. Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una ³autoridad de ideas´ y a los funcionarios de línea una ³autor idad para dar ordenes´. y que permiten efectuar las funciones y actividades.

.

Figura No. 4 Autoridad lineal y staff .

las responsabilidades y la autoridad en la organización. en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos. para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones. Actividad. expresadas en forma genérica. esto es.1 Las funciones.2. un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines.3. Las relaciones no formales. Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos. 1. . las actividades los deberes.5. presentamos un ejemplo práctico: Función. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional.compra de materiales. Debemos entender estos términos como ³las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional´.Las actividades.4. la agrupación de las actividades afines. 1.cotización de materiales.5. 1.Las obligaciones o deberes. debe realizar una persona para realizar una o varias funciones..2..Las funciones. 1.5. pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. Son la cantidad de trabajo específico que.5.1.

la tribu. Las responsabilidades.El desarrollo tecnológico. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. En conclusión. .5. pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia. dando lugar a la especialización en el trabajo´. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. así pues. esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo.Necesidad de agrupar las distintas actividades. Necesidad de eficientar los factores de la producción. contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales. y en los primeros pueblos.Aprovechar la especialización. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como ³sinergia´ . 1. La división del trabajo. Podemos definir a la respons abilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados. .1. la autoridad es el dere cho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal.) 1. el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo. que define tipo de trabajo para zonas en particular. La autoridad. etc. eficiencia y con el mínimo esfuerzo. la cual fomenta la productividad. es decir la autoridad moral. en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores. los propios directivos deben contribuir a ello comenzando po r formular sus propias responsabilidades. . líderes. las responsabilidades se describen en los manuales de organización. Podemos definir a la división del trabajo como ³la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo.5. La representa ción gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos. y y - El factor geográfico. tales cómo: .6.5.4.

En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: y y - Volumen de trabajo. ó en otros casos. Deficiencia o falta de controles. Problemas en la organización Organiz acional. este tipo de divisió n permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad. . Tramos de control muy amplios. Baja productividad.1. Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas. ó en los de las áreas en particular. División del trabajo horizontal.2. Inadecuada división del trabajo. puestos y actividades. La reorganización Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil. que provocan su obsolescencia. 1.1. se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional. Estabilidad en el volumen de trabajo. el cual es determinado por factores internos. La división del trabajo vertical. 1.6.6. Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la in iciación de una reorganización son los siguientes: Internos: y y y y y y - Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa. el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. División del trabajo vertical.7.

li i t i lt l . E t y y y : A Sit Si t i i tífi l líti .t t t i i ti l i i t fi i . E t li i i f t E t .l t t i i li i fi l. j . l í t i i i i i l . i t t l i i l í l . j ti i t i l t . t . l i . l l t i t t . i l lt l. l lt i i i li j i i i . i i .y y i i P l t ti l i t . i .

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que. .Figura No. 5 Proceso de reorganización Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales. coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. así pues el proceso será cíclico. Capítulo 2 Los manuales administrativos. o síntomas como los llamamos en este capítulo. cada que la organización presente problemática en sus activid ades ó funciones.

dirección y control administrativo. que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administra tivas de la organización. de que se tenga registro. Antecedentes. Para Terry G. citamos algunos conceptos de diferentes autores. memorándums. Lo define ³ Un documento que contiene.1. Definición de manual de procedimientos. Definición de manual Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades.2. Continolo G. Lo conceptualizará como: ³ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo.Instrumento administrativo básico para coordinación. organización. . información y/o instrucci ones sobre historia. ante cedentes y objetivos.1. El uso de los manuales. así como las tareas especificas y la autori dad asignadas a cada miembro del organismo. . que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo´. política y procedimientos de una empresa.. Definición de manual de políticas. es una guía q ue permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo´. en forma ordenada y sistemática.Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. . funciones. data de los años de la segunda guerra mundial. y y y Definición de manual de organización.1.2. y Duhat Kizatus Miguel A. . Definición. etc.1. a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas. y y 2. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición.: ³Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa´. 2. instrucciones internas.Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.R. ya sea conjunta ó separadamente.

Precisar funciones. Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización). y y y y Facilitar la descentralización. Objetivos. mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de polític as).2.1. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos). 2. Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos). y dependiend o del grado de especialización del manual. Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimi ento ( manual de procedimientos). Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas). . Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas. actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica). Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organi zación). Clasificación.3. decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos. pero establec ieron la base para los manuales administrativos. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manua les administrativos). y y y 2. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos). podemos mencionar los siguientes objetivos: y y y y y - Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).ciertamente estos intentos carecían de un perfil técnico.

Manual de ventas. Manual de contabilidad. Manual de personal. por su contenido y por su funció n específica. Por su contenido y Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos. . por ejemplo políticas y procedimientos. y y y y y y Por función específica y y y y Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones. Manual de producción. en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: y y y y - Manual de historia del organismo. Manual de finanzas. Manual técnico.3. Manual de procedimientos. Manual de políticas. Manual de crédito y cobranza. Manual de organización.) Figura No. Manual de compras. historia y organización). Manual de adiestramiento o instructivo. Planeación y proceso de elaboración.Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos. 6 Clasificación de los manuales administrativos 2.

lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos. en sus principales componentes. políticas y por función específica) es diferente. así como la unidad de medida de tiempo a usar (día. . empieza con una adecuada planeación. sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales. así pues. Estimar el tiempo total para la elaboración del manual. al igual que la gráfica PERT sirve para establecer g ráficamente el proceso de elaboración de los manuales.La primera etapa en la manualización de un organismo. Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia. personal. el primer paso en la elaboración de un manual administrativo. su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados. organización y tecnología usada etc.3. Diagnóstico situacional de la empresa. Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos. será la programación básica para este fin. finanzas.). Estructurar en forma de flujo la secuencia. etc.1. Las siglas PERT significan ³ técnica de evaluación y revisión de programas³. 2. mes. en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como: y y - Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo. por lo que el siguiente pas o en la planeación será. Determinar la secuencia de dichas etapas. es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales. las gráficas PERT y CPM. bimestre. las siglas CPM significan ³método del camino crítico´ otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl. ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo. Recopilación de la información Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo. y La elaboración de cada manual administrativo (organización. procedimientos. El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo. es recomendable seguir los siguientes pasos: y y y y - Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo. el programa de trabajo.

3. el grado de especialización del manual. quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales. veraz y oportuna con relación a las funciones. . La información recabada debe seguir un procesamiento. permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro. gráficas. la entrevista permite. el posible uso ó frecuencia de consulta. en la medida de lo posible. los pasos de este proceso de organización de la información.. es importante que el analista. Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual. que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos. Mediante la investigación documental obtendremos. La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual. etc. permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión. además de conocer información de la estructura. las cuales permitirán conocer información específica de un gran n úmero de personas. a que personas va dirigido. instructivos reportes etc. si el presupuesto lo permite. Redacción. tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona. Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información. cuestionarios y entrevistas. preciso y comprensible. 2. la opinión de las personas que realizan las actividades. teniendo en cuenta. Procesamiento de la información. leyes. para que pueda ser aprovechada al máximo.2. actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. escritos. se debe contratar a un especialista en corrección de estilo. previamente diseñadas. pues la resistencia al cambio. debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas.La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental. son los siguientes: y y y - Depuración Clasificación. 2. con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. observaciones. y Análisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la i nformación. los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa.3.3. Es recomendable establecer un periodo de tiempo su ficiente para le redacción del manual.

3. Que permita hacer referencias rápidas y precisas. título del procedimiento. durante la primera revisión. Proporcionar críticas específicas y constructivas. es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales. 2. y Cuadros de distribución. directivos y usuarios.2. además de usar numeración consecutiva con el total de hojas. Diagramas de flujo. . tres características importantes que debe tener un manual son: y y y - Facilidad de lectura y/o consulta. cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes. son sin duda las gráficas. las representaciones gráfica mas comunes son: y y y - Organigramas. pues facilitan la comprensión de los manuales. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización. 2. ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importa nte texto. ésta información permite al usuario consultas rápidas. es decir. dond e se asienta la información básica de cada manual como: título del manual. fecha de publicación. cumple con su objetivo básico. Revisión y aprobación. etcétera. la revisión se efectúa en dos fases. su distribución en las páginas.6. Formato y comprensión. usando correctamente los espacios en blanco. los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado. Respirar confianza por su apariencia y orden.3. el de ser consultado. Un manual administrativo. Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales.5. al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas. todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales ba jo los siguientes aspectos: y y y - Revisión justa y objetiva del material . número de página. En la práctica.3. Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.4 Elaboración de gráficas. analistas.

como herramienta de trabajo. nuevos puestos. por lo menos en forma anual. El valor de los manuales administrativos. se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos. ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones. por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo. dentro del período programado para esta sección. la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos. que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones. debido a las siguientes ra zones: y A) Por seguridad. es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos. nuevos procedimientos. Actualización. culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. este control deberá ser de uso del área de personal. adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan. 2. siendo recomendable efectuarse cada seis meses. en caso de se r procedentes. es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización. la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final. quien deba tener un ejemplar de todos los manuales.. a quienes deban asignarse un ejemplar. distribución y control de los manuales. siendo solamente la gerencia general ó dirección. a cargo del analista y directivos de la empresa. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos. y B) Por costo. por cambio de políticas. que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales. es decir sólo a los usuarios de cada manual. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manu ales administrativos. La unidad administr ativa encargada de las revisiones y actualizaciones . Posterior a esta revisión. viene a dar paso a la impresión .4. llevando a cabo un control estricto. Por lo anterior se recomienda llevar un control de d istribución de manuales. ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia. etcétera. para que en su momento. radica en la información contenida en ellos. en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución.y - Evitar cambios sólo por gusto personales. pues la reposición de los manuales genera un gasto. notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal. La mayoría de los organismos no planean sus revisione s y actualizaciones. Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación. cuando existen cambios.

) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo. organización y métodos. la división del trabajo. etc. Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la ³organización´ de las estructuras. en el se tratará de precisar: y El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organizaci ón anteriormente). modernización administrativa. por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para. se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas. así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual . etc.1. para toda la organización especifico para un área determinada). Funciones y responsabilidades. las relaciones dentro de la organización. Cabe mencionar que las características de los manuales.).. Perfil laboral sugerido. El número de puestos y niveles jerárquicos. Objetivos generales y específicos. que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos.Manuales de organización. se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general. etcétera. son resultado de la recopilación y la práctica misma. situación que se establece mediante un diagnóstico situacional. etc. y y y y La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible. por lo que e n nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual. así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos. Capítulo 3 Guía práctica para diseño de manuales administrativos. métodos procedimientos. así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos. gerente general. acerca de los puntos antes descritos. consejo de accionistas. consejo de administración. Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización. etc. debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general. Es imprescindible una planeación cuidadosa. y de be ser acorde con el plan general de la empresa. a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración. si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios. . modernización administrativa.( métodos y procedimientos. de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativo s. 3.