BỘ QUỐC PHÒNG

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

TÀI LIỆU ĐÀO TẠO HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ CHO NGƢỜI SỬ DỤNG
(Dành cho NVKT chi nhánh tỉnh/tp)
LƢU HÀNH NỘI BỘ

HÀ NỘI, THÁNG 11 NĂM 2010

BỘ QUỐC PHÒNG

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI

PHÊ DUYỆT Ngày …tháng… năm 2010 TỔNG GIÁM ĐỐC

TÀI LIỆU ĐÀO TẠO HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ CHO NGƢỜI SỬ DỤNG
(Dành cho NVKT chi nhánh tỉnh/tp)
LƢU HÀNH NỘI BỘ

NGƢỜI BIÊN SOẠN

P. KHOA HỌC CN TẬP ĐOÀN

HÀ NỘI, THÁNG 11 NĂM 2010

MỤC LỤC PHẦN 1: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ ỨNG DỤNG……… …..7 Chƣơng 1: MỤC ĐÍCH TRIỂN KHAI HĐH và PMNM ............................................... 7 I. Mục đích triển khai .............................................................................................. 7 II. Tình trạng hiện tại trƣớc khi triển khai HĐH và PMNM: ................................... 7 III. Nội dung giải pháp mới: ................................................................................... 7 IV. Hiệu quả khi áp dụng giải pháp: ....................................................................... 8 Chƣơng 2: GIỚI THIỆU MỘT SỐ ỨNG DỤNG TRÊN UBUNTU ........................... 10 I. Trình quản lý file Nautilus: ................................................................................ 10 1. Mở nhiều tab trong Nautilus: ......................................................................... 10 2. Hiển thị các tập tin ẩn: .................................................................................... 11 3. Copy đƣờng dẫn tới thƣ mục hiện thời: ......................................................... 11 4. Tùy biến cách hiển thị: ................................................................................... 11 5. Truy cập nhanh đến các thƣ mục yêu thích: ................................................... 12 II. Bộ gõ tiếng việt X-unikey: ................................................................................. 12 1. Khởi động bộ gõ ............................................................................................. 12 2. Tắt bộ gõ ......................................................................................................... 12 3. Thay đổi bảng mã ........................................................................................... 12 III. Bộ gõ tiếng việt Scim-unikey: ........................................................................ 12 1. Khởi động bộ gõ: ............................................................................................ 13 2. Cấu hình Scim-unikey: ................................................................................... 13 IV. Hƣớng dẫn cấu hình và sử dụng từ điển StarDict: ......................................... 14 V. Hƣớng dẫn sử dụng Firefox ............................................................................... 15 1. Tắt chế độ lƣu mật khẩu trên Firefox: ............................................................ 15 2. Sử dụng tính năng Tab trên Firefox ............................................................... 16 3. Đánh dấu các địa chỉ thƣờng truy cập: ........................................................... 17 VI. Thay đổi mật khẩu ngƣời dùng: ..................................................................... 18 VII. Nén và giải nén file: ....................................................................................... 19 Chƣơng 3: HƢỚNG DẪN CẤU HÌNH MÁY IN ........................................................ 22 I. Kết nối tới FTP server, file chia sẻ trên Windows. ............................................ 22 1. Kết nối tới FTP Server: .................................................................................. 22 2. Kết nối tới file chia sẻ trên máy tính cài Windows: ....................................... 23 II. Hƣớng dẫn cài đặt máy in kim. .......................................................................... 23 III. Chia sẻ máy in: ............................................................................................... 24 PHẦN 2: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG WRITER ........................................................... 25 CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI WRITER ................................................................... 26 I. Cách khởi động Writer ....................................................................................... 26 II. Màn hình làm việc của Writer............................................................................ 26 III. Các màn hình thể hiện văn bản ...................................................................... 27 IV. Làm việc với file văn bản ............................................................................... 27 1. Tạo một tài liệu mới ....................................................................................... 27 2. Lƣu tài liệu lên đĩa .......................................................................................... 27 3. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa ......................................................................... 28 4. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF ............................................................... 29 5. Hiện/ẩn thanh công cụ .................................................................................... 29 6. Thay đổi đơn vị tính trên thƣớc ...................................................................... 29 7. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc ................................................................. 30 8. Thoát khỏi môi trƣờng làm việc ..................................................................... 30

CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN ...................................................................... 31 I. Một số thao tác soạn thảo cơ bản ....................................................................... 31 1. Nhập văn bản .................................................................................................. 31 2. Thao tác trên khối văn bản ............................................................................. 31 II. Các kỹ năng định dạng văn bản ......................................................................... 33 1. Định dạng ký tự .............................................................................................. 33 2. Sao chép định dạng......................................................................................... 34 3. Thay đổi định dạng mặc định ......................................................................... 34 4. Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự ......................................................... 34 5. Chọn màu chữ................................................................................................. 35 6. Tô nền văn bản ............................................................................................... 35 III. Định dạng đoạn văn bản ................................................................................. 37 1. Căn chỉnh lề .................................................................................................... 37 2. Thiết lập Bullets and Numbering ................................................................... 38 3. Thiết lập Tab .................................................................................................. 41 4. Soạn thảo công thức toán học......................................................................... 42 5. Chia văn bản thành nhiều cột ......................................................................... 42 6. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản .................................................................. 43 7. Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản .................................... 44 8. Kiểm tra lỗi chính tả ....................................................................................... 45 9. Chức năng đánh dấu sự thay đổi .................................................................... 45 10. Chèn chú ý vào văn bản .............................................................................. 46 11. Tạo và quản lý các Style ............................................................................. 47 12. Tham khảo chéo .......................................................................................... 51 IV. Tìm kiếm và thay thế văn bản ........................................................................ 51 1. Tìm kiếm văn bản ........................................................................................... 52 2. Tìm và thay thế văn bản ................................................................................. 52 V. Tính năng AutoCorrect ...................................................................................... 53 1. Thêm một từ viết tắt ....................................................................................... 53 2. Xoá đi một từ viết tắt ...................................................................................... 54 3. Tính năng hoàn thành từ - Word Completion ................................................ 54 4. Chèn ký tự đặc biệt ......................................................................................... 55 CHƢƠNG 3: BẢNG BIỂU ........................................................................................... 56 I. Thực đơn và thanh công cụ về bảng .................................................................. 56 II. Tạo bảng mới ..................................................................................................... 57 III. Một số thao tác trong bảng ............................................................................. 59 IV. Trình bày nội dung trong bảng ....................................................................... 63 V. Vẽ khung và tô nền ............................................................................................ 63 VI. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng .................................................................. 64 VII. Tính toán trên bảng......................................................................................... 65 VIII. Sắp xếp dữ liệu trên bảng ........................................................................... 65 IX. Chèn chú thích cho bảng ................................................................................ 66 CHƢƠNG 4: IN ẤN ..................................................................................................... 68 I. Xác lập khổ giấy và hƣớng in ............................................................................ 68 II. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang ............................................................... 68 1. Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header .............................................................. 68 2. Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer .............................................................. 69 3. Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang ........................................... 70 III. Thiết lập tùy chọn mặc định ........................................................................... 70

IV. Mục lục tự động ............................................................................................. 72 1. Tạo mục lục tự động ....................................................................................... 72 2. Xóa một mục lục ............................................................................................ 73 3. Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu ......................... 74 4. Chỉnh sửa mục lục .......................................................................................... 74 5. Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản ...................................... 74 V. In ấn .................................................................................................................... 75 1. Xem văn bản trƣớc khi in ............................................................................... 75 2. In ..................................................................................................................... 75 PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD ...................... 78 PHẦN 3: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CALC ................................................................ 80 Chƣơng 1. LÀM VIỆC VỚI CALC .............................................................................. 80 I. Làm quen với chƣơng trình Calc ....................................................................... 80 1. Mở chƣơng trình Calc .................................................................................... 80 2. Màn hình làm việc của Calc ........................................................................... 80 3. Tạo một bảng tính mới ................................................................................... 82 4. Lƣu bảng tính lên đĩa ...................................................................................... 82 5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa ..................................................................... 83 6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc ................................................................. 83 II. Làm quen với các trang tính............................................................................... 84 1. Thêm và xoá các trang tính ............................................................................ 84 2. Đổi tên trang tính ............................................................................................ 85 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính ................................................................ 85 4. Ẩn và hiện lại một trang tính .......................................................................... 86 5. Bảo vệ trang tính ............................................................................................ 86 6. Chọn nhiều trang tính ..................................................................................... 87 Chƣơng 2. XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH .................................................. 88 I. Xử lý dữ liệu trong bảng tính ............................................................................. 88 1. Các kiểu dữ liệu .............................................................................................. 88 2. Các toán tử trong công thức ........................................................................... 89 3. Nhập dữ liệu ................................................................................................... 90 4. Sửa, xóa dữ liệu .............................................................................................. 92 5. Các thao tác với ô ........................................................................................... 92 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính .............................................................. 93 7. Định dạng dữ liệu ........................................................................................... 97 8. Ghi chú cho ô ............................................................................................... 100 9. Bảo vệ ô hoặc miền ...................................................................................... 101 10. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu .............................................................. 102 II. Quản trị dữ liệu ................................................................................................ 103 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ........................................................................... 103 2. Sắp xếp dữ liệu ............................................................................................. 103 3. Lọc dữ liệu .................................................................................................... 104 4. Tổng kết theo nhóm ...................................................................................... 106 Chƣơng 3. TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN................................................................... 109 1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề ..................................................................... 109 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang .............................................................. 110 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang ................................................. 111 4. In ................................................................................................................... 111

6

PHẦN 1: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ ỨNG DỤNG Chƣơng 1: MỤC ĐÍCH TRIỂN KHAI HỆ ĐIỀU HÀNH VÀ PHẦN MỀM NGUỒN MỞ
I. Mục đích triển khai - Mục đích Triển khai hệ điều hành và phần mềm nguồn mở tại Tập đoàn:

 Nâng cao năng suất lao động: Nhân viên tập trung hơn trong công việc, hệ thống phần mềm ổn định phục vụ tốt hơn công tác sản xuất kinh doanh, tăng cƣờng an ninh bảo mật  Nâng cao thƣơng hiệu Viettel.  Tiết kiệm chi phí mua bản quyền phần mềm.
II. Tình trạng hiện tại trƣớc khi triển khai HĐH và PMNM: - Trƣớc đây các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows và các phần mềm

không có bản quyền, việc sử dụng phần mềm không có bản quyền là vi phạm luật bản quyền. - Do sử dụng Windows không có bản quyền nên không thể update các bản vá lỗi, không có sự hỗ trợ từ nhà sản xuất, hệ thống rất dễ bị tấn công, nhiễm virus và có nhiều lỗi trong quá trình sử dụng.
III. Nội dung giải pháp mới: Đầu năm 2008, Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành nghiên cứu khả

năng sử dụng hệ điều hành và phần mềm nguồn mở trong Tập đoàn. Qua khảo sát các phiên bản Linux hiện có, Phòng Khoa học Công nghệ đã quyết định lựa chọn hệ điều hành Ubuntu (Ubuntu có khả năng tƣơng thích tốt với các thiết bị phần cứng, không đòi hỏi cấu hình cao, dễ sử dụng, là phiên bản Linux trên Desktop thông dụng nhất hiện nay), Phòng Khoa học Công nghệ đƣa ra danh sách các phần mềm nguồn mở đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của ngƣời dùng (Dựa trên kết quả khảo sat nhu cầu ngƣời dùng và kết quả nghiên cứu). Sau hơn 6 tháng nghiên cứu và khảo sát yêu cầu sử dụng của ngƣời dùng, để đánh giá hiệu quả của hệ điều hành và phần mềm nguồn mở, Phòng Khoa học Công nghệ đã quyết định tiến hành cài đặt thử nghiệm tại các Bƣu cục của công ty Bƣu chính Viettel, với 1 số lý do sau: - Các Bƣu cục chủ yếu sử dụng các ứng dụng nội bộ trên nền Web và các ứng dụng văn phòng (Word, Excel). - Nhân viên Bƣu cục có kỹ năng sử dụng máy tính thấp (Mục đích để đánh giá khả năng thích ứng của ngƣời dùng với hệ điều hành và phần mềm nguồn mở).
7

- Máy tính tại Bƣu cục thƣờng xuyên bị lây nhiễm Virus, để khắc phục nhân viên phải gửi máy về các vùng (Hà Nội, Đà Nẵng, TPHCM), gây ảnh hƣớng lớn đến công việc hàng ngày (Mục đích đánh giá tính ổn định và khả năng lây nhiễm virus trên hệ điều hành và phần mềm nguồn mở). Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành cho cài đặt thử nghiệm tại các Bƣu cục ở Hà nội, sau 1 tháng cài đặt thử nghiệm, kết quả hệ điều hành và phần mềm nguồn mở đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của ngƣời dùng và phát huy đƣợc các ƣu điểm của hệ điều hành Linux nhƣ: Tính ổn định, ít nhiễm virus và bảo mật, ngƣời dùng thích ứng nhanh với hệ điều hành và phần mềm mới. Sau thành công bƣớc đầu, dƣới sự chỉ đạo của Ban TGĐ, sự hỗ trợ của nhân viên IT chi nhánh viễn thông tỉnh, Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành đào tạo sử dụng hệ điều hành và phần mềm nguồn mở cho nhân viên IT công ty Bƣu chính và nhân viên IT chi nhánh tỉnh qua cầu truyền hình và chỉ đạo cài đặt hệ điều hành và phần mềm nguồn mở tại các Bƣu cục trên toàn quốc. Song song với việc triển khai tại các Bƣu cục, Phòng Khoa học Công nghệ tiến hành cho cài đặt thử nghiệm tại tại một số Cửa hàng, Chi nhánh của Viettel tại các tỉnh cho kết quả tốt. Từ năm 2010 đến nay Tập đoàn đã triển khai cài đặt cho hơn 2500 PC tại tất cả Cửa hàng, Siêu thị trên toàn quốc. Phòng Khoa học Công nghệ đã tiến hành xây dựng tài liệu đào tạo, hƣớng dẫn sử dụng cho nhân viên IT, ngƣời dùng, để tiến hành cài đặt tại các Cửa hàng, siêu thị. Ngoài ra, Phòng Khoa học Công nghệ vẫn đang tiếp tục khảo sát khả năng sử dụng hệ điều hành và phần mềm nguồn mở cho một số phòng/ban của các đơn vị khác trong Tập đoàn. Phấn đấu đến hết năm 2011 50% máy tính tại Tập đoàn sử dụng HĐH và PMNM .
IV. Hiệu quả khi áp dụng giải pháp: a. Giá trị làm lợi về kinh tế:

o Tiết kiệm chi phí bản quyền phần mềm. o Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc: theo thống kê thực tế tại công ty Bƣu chính riêng tại hà nội 1 tháng phải cài lại 10PC/100PC, sau khi đƣa HĐH và PMNM vào sử dụng sau 16 tháng triển khai chỉ có khoảng 10 PC phải cài lại (Chủ yếu do lỗi phần cứng). Tại Các tỉnh số lƣợng máy tính phải cài lại thấp hơn rất nhiều so với khi sử dụng hệ điều hành Windows. o Sử dụng HĐH và PMNM ngƣời sử dụng không cài đặt đƣợc game online, tập trung hơn trong công việc, nâng cao năng suất lao động.
8

b. Giá trị làm lợi khác: o Nâng cao thƣơng hiệu Viettel: Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel không sử dụng phần mềm vi phạm bản quyền. o Viettel là đơn vị đầu tiên tại Việt nam triển khai thành công HĐH và PMNM trên toàn quốc với số lƣợng máy tính nhiều nhất

Hình 1-1: Đăng tải kết quả triển khai HĐH và PMNM tại ICT NEWS

9

Chƣơng 2: GIỚI THIỆU MỘT SỐ ỨNG DỤNG TRÊN UBUNTU
Nội dung: 1. Trình quản lý file Nautilus. 2. Bộ gõ tiếng việt X-unikey. 3. Bộ gõ tiếng việt Scim-unikey. 4. Bộ từ điển Stardict. 5. Tắt chế độ lƣu mật khẩu trên Firefox. 6. Nén và giải nén file. Trình quản lý file Nautilus: Nautilus là trình quản lý tập tin và thƣ mục mặc định trong Ubuntu, tƣơng tự nhƣ Windows Explorer trong Windows. 1. Mở nhiều tab trong Nautilus: Mở nhiều tab là một tính năng nổi trội của Nautilus, với việc mở nhiều tab, bạn có thể mở đồng thời nhiều thƣ mục trong cùng một cửa sổ chƣơng trình đang chạy, các thao tác sao chép, cắt, dán cũng diễn ra thuận lợi hơn. I.

Hình 2-1: Chƣơng trình Nautilus Để mở thêm 1 tab mới, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl-T, để tắt tab đang mở, bạn dùng tổ hợp phím Ctrl-W. Ngoài ra, bạn cũng có thể di chuyển nhanh giữa các tab bằng cách nhấn Ctrl-PageUp (nhảy tới tab liền trƣớc), Ctrl-PageDown (nhảy tới tab liền sau), Alt-n (nhảy tới tab thứ n, n là số đếm).

Hình 2-2: Mở nhiều tab trong Nautilus

10

2. Hiển thị các tập tin ẩn: Các tập tin ẩn là tập tin bắt đầu bằng ký tự chấm (.), chúng mặc định không hiển thị trong Nautilus. Để hiển thị lại các tập tin này, bạn chỉ cần nhấn Ctrl-H, nhấn thêm một lần nữa để ẩn chúng đi.

Hình 2-3: Ẩn hiện các tập tin 3. Copy đƣờng dẫn tới thƣ mục hiện thời: Thông thƣờng, bạn thấy đƣờng dẫn tới thƣ mục hiện thời là các nút bấm (để tiện cho việc truy cập lại các thƣ mục mẹ). Nếu bạn truy cập vào thƣ mục có nhiều cấp thì việc gõ lại đƣờng dẫn chính xác đến thƣ mục hiện thời khá khó khăn. Để có thể sao chép đƣợc đƣờng dẫn đó, bạn chỉ cần chuyển chế độ hiển thị đƣờng dẫn ở dạng nút bấm sang dạng text bằng cách nhấn vào nút hình cây viết chì bên trái đƣờng dẫn:

Hình 2-4: Thanh địa chỉ Location Lúc này, bạn sẽ dễ dàng copy đƣờng dẫn nhƣ một đoạn text thông thƣờng. Để trở lại chế độ cũ, chỉ cần nhấn vào biểu tƣợng cây viết chì một lần nữa. 4. Tùy biến cách hiển thị: Trong Ubuntu nói riêng và Linux nói chung thì thông tin chi tiết về tập tin, thƣ mục (bao gồm quyền sở hữu, ngày tháng,…) thƣờng đƣợc quan tâm đặc biệt. Để hiển thị các thông tin này trong Nautilus, bạn chọn kiểu hiển thị List View trong nút thả xuống bên phải:

11

Hình 2-5: Hiển thị Listview trong Nautilus Ngoài ra, trong cách hiển thị thông thƣờng, bạn có thể thay đổi kích thƣớc thumnail của các hình ảnh bằng cách nhấn vào hình kính lúp cộng và trừ ở bên phải (cạnh hộp thả xuống).

Hình 2-6: Thay đổi kích thƣớc Thumnail. Truy cập nhanh đến các thƣ mục yêu thích: Bạn có nhiều thƣ mục thƣờng xuyên vào, và mỗi lần nhƣ vậy, bạn lại phải vào theo từng cấp thƣ mục, từ thƣ mục mẹ tới thƣ mục con, rất mất thời gian. Để tối ƣu thao tác này, bạn có thể đánh dấu các thƣ mục này lại. Cách làm rất đơn giản: truy cập vào thƣ mục cần đánh dấu và nhấn Ctrl-D, tên thƣ mục đƣợc đánh dấu này sẽ hiển thị ở thanh bên trái, mỗi lần cần truy cập vào, bạn chỉ cần click vào tên thƣ mục đó là đƣợc. II. Bộ gõ tiếng việt X-unikey: 1. Khởi động bộ gõ 5. - Sau khi khởi động máy tính bộ gõ có biểu tƣợng 2. Tắt bộ gõ - Để tắt bộ gõ click chuột trái vào chƣơng trình 3. Thay đổi bảng mã - Để thay đổi bảng mã click chuột phải vào biểu tƣợng: III. Bộ gõ tiếng việt Scim-unikey: 12 ở góc màn hình.

1. Khởi động bộ gõ: - Sau khi khởi động, scim sẽ có hình bàn phím ở góc màn hình: - Để thay đổi chế độ gõ trong Scim-unikey, sử dụng phím tắt ctrl + space, hoặc ctrl + shift, hoặc click vào hình bàn phím để tắt bật bộ gõ

Hình 2-7: Chọn chế độ gõ 2. Cấu hình Scim-unikey: - B1: Click chuột phải vào biểu tƣợng scim ở ngoài màn hình chọn SCIM Setup:

-

Hình 2-8: Chọn cấu hình SCIM B2: Click FrontEnd -> Global Setup chọn keyboard layout là English (US), tích chọn Share the same input method among all applications.

-

Hình 2-9: Cấu hình định dạng bàn phím B3: Mục IMEngine bỏ chọn tích ở Other.

13

-

Hình 2-10: Cấu hình SCIM – bỏ tùy chọn Other B4: Mục Unikey Setup bỏ chọn Preedit is default và Process W at word begin.

Hình 2-11: Cấu hình SCIM Lưu ý: Scim Unikey không có tính năng chuyển đổi định dạng giữa Unicode và TCVN. Để chuyển đổi sử dụng OviConvert của OpenOffice, chi tiết xem thêm phần OpenOffice. IV. Hƣớng dẫn cấu hình và sử dụng từ điển StarDict: Stardict có 2 chế độ để tra từ scan và query: - Chế độ query sử dụng để tra từ trực tiếp, nhập trực tiếp trên textbox không cần lựa chọn từ điển có thể nhập cả tiếng việt và tiếng anh.

14

-

Hình 2-12: Giao diện chƣơng trình Stardict Tắt hộp thoại đang tra, stardict sẽ chuyển sang chế độ scan:

-

Hình 2-13: Chế độ Scan Để ta từ bôi đen từ cần tra (chỉ tra đƣợc từng từ, không dịch đƣợc cả đoạn văn bản):

Hình 2-14: Tra từ với Stardict. V. Hƣớng dẫn sử dụng Firefox 1. Tắt chế độ lƣu mật khẩu trên Firefox: - Vào Edit -> Preferences trên menu của firefox.

15

-

Hình 2-15: Truy cập vào mục tùy chỉnh trên Firefox Vào tab security -> Tích bỏ chọn mục “Remember passwords for sites”.

Hình 2-16: Tắt bỏ tính năng lƣu mật khẩu trên Firefox. Kiểm tra các mật khẩu đã lƣu trƣớc đó click vào mục Saved Passwords

Hình 2-17: Xóa bỏ các mật khẩu đã lƣu trên firefox. - Click vào Remove All để xóa các tài khoản đã đƣợc lƣu trƣớc đó. 2. Sử dụng tính năng Tab trên Firefox - Để tăng tốc độ truy cập trên firefox, và di chuyển nhanh giữa các cửa sổ, chung ta nên sử dụng tính năng tab trên firefox. - Để truy cập 1 địa chỉ bằng tính năng Tab, Click vào dấu “+” phía dƣới thanh địa chỉ để mở ra 1 tab mới. 16

Hình 2-18: Mở tab mới trên firefox. Hoặc Click chuột phải vào link và chọn “Open Link in New Tab”.

Hình 2-19: Mở tab mới từ Link. Để đóng 1 Tab đang mở, click chuột phải vào tab cần đóng và chọn “Close Tab”

Hình 2-20: Đóng tab. 3. Đánh dấu các địa chỉ thƣờng truy cập: - Click chuột phải vào Tab cần đánh dấu và chọn “Bookmark This Tab”

17

-

Hình 2-21: Đánh dấu 1 tab Nhập tên website, mục Folder chọn Bookmarks Toolbar và click Done để kết thúc.

Hình 2-22: Đặt tên web site đã đánh dấu. VI. Thay đổi mật khẩu ngƣời dùng: - Vào Start -> System -> Administration -> Users And Groups.

Hình 2-23: Truy cập User and Groups. Click vào Unlock nhập mật khẩu tài khoản hiện thời:

18

Hình 2-24: Nhập mật khẩu administrator để thay đổi thông tin. Click vào tên user cần đổi mật khẩu: Chọn Tab Account -> Nhập mật khẩu mới ở trƣờng User Password, và nhập lại vào trƣờng Confirmation (Mật khẩu phải bao gồm ký tự số, chữ, ký tự đặc biệt).

Hình 2-25:Thay đổi mật khẩu. VII. Nén và giải nén file: 1. Giải nén file: - Cách 1: Click chuột phải vào file nén (Đuôi .rar, .zip) chọn Extract Here

19

-

Hình 2-26: Giải nén file. Cách 2: Click đúp vào file cần giải nén chọn Extract và chọn đƣờng dẫn nơi lƣu file giải nén.

2. Nén file: - Click chuột phải vào file hoặc folder cần nén chọn “Create Archive”

Hình 2-27: Giải nén file.

20

-

Chọn định dạng nén là “.zip” và click Create

Hình 2-28: Giải nén file. Tóm tắt nội dung của toàn chƣơng Giới thiệu 1 số ứng dụng trong Ubuntu nhƣ: - Trình quản lý file Nautilus: Tƣơng tự nhƣ trình quản lý file Windows Explorer của Windows. - X-Unikey: Trình gõ Tiếng Việt trong Ubuntu. - Scim-Unikey: Trình gõ Tiếng Việt trong Ubuntu - Stardict: Từ điển. - Tắt chế độ lƣu mật khẩu trên Firefox. - Thay đổi mật khẩu ngƣời dùng. - Nén và giải nén file

21

Chƣơng 3: HƢỚNG DẪN CẤU HÌNH MÁY IN
Nội dung: 1. Kết nối tới FTP server và file chia sẻ trên Windows 2. Hƣớng dẫn cài đặt cấu hình máy in kim 3. Chia sẻ máy in

I. Kết nối tới FTP server, file chia sẻ trên Windows. 1. Kết nối tới FTP Server: Để kết nối tới FTP Server sử dụng Nautilus, trên thanh địa chỉ gõ ftp://địa chỉ

Hình 3-1: Kết nối tới Ftp server Mục Connect có 2 tùy chọn: - Connect anonymously, chọn tùy chọn này nếu server cho phép đăng nhập không cần xác thực, - Connect as user: Chọn tùy chọn này để nhập username và password

Hình 3-2: Tùy chọn kết nối 22

Bên dƣới có 3 tùy chọn với mật khẩu: - Forget password immediately: nếu chọn tùy chọn này mỗi khi truy cập vào thƣ mục phải nhập lại mật khẩu - Remember password until you logout: Nhớ mật khẩu theo phiên làm việc, đến khi ngƣời dùng logout khỏi hệ thống. - Remember forever: Lƣu mật khẩu trên máy. 2. Kết nối tới file chia sẻ trên máy tính cài Windows:

Hình 3-3: Kết nối tới file chia sẻ trên máy tính cài Windows Ubuntu kết nối tới máy tính cài Windows thông qua giao thức samba (smb), để kết nối tới máy tính này, mở computer, gõ smb://ip_mayWindows, click vào forder cần truy cập, nhập username và password, tùy chọn lƣu password cũng có 3 tùy chọn - Forget password immediately: nếu chọn tùy chọn này mỗi khi truy cập vào thƣ mục phải nhập lại mật khẩu - Remember password until you logout: Nhớ mật khẩu theo phiên làm việc, đến khi ngƣời dùng logout khỏi hệ thống. - Remember forever: Lƣu mật khẩu trên máy II. Hƣớng dẫn cài đặt máy in kim. - Click menu -> System -> Administration -> Printing

-

Hình 3-4: Ẩn hiện các tập tin Click New hệ thống nhận máy in và cài đặt

23

-

Hình 3-5: Cài đặt máy in Click vào loại máy in cần cài, tại viettel có 2 loại máy in kim là LQ-300+ và LX-300, click Forward

-

Click Provide PPD file, chọn đúng file PPD của loại máy và click forward để cài đặt.

(Tải file PPD từ địa chỉ: ftp://10.2.0.19/Tai%20lieu%20ho%20tro%20Ubuntu/Huong%20dan%20cau%20hinh %20in%20hoa%20don-hopdong/) (Cách chọn khổ giấy, hợp đồng tham khảo phụ lục 1). III. Chia sẻ máy in: 24

Với máy Ubuntu, trên máy cần chia sẽ vào System -> Printing, vào menu server > settings, tích chọn Show printers share … và Publish shared printers ….

Hình 3-6: Tùy chọn chia sẻ máy in Tóm tắt nội dung của toàn chƣơng Kết nối tới FTP Server, hệ thống file chia sẻ trên Windows. Cài đặt máy in kim. Chia sẻ máy In.

25

PHẦN 2: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG WRITER CHƢƠNG 1: LÀM QUEN VỚI WRITER
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc: Cách khởi động Writer Màn hình làm việc của Writer Các màn hình thể hiện văn bản Tạo một tài liệu mới Lƣu tài liệu lên đĩa Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF Hiện/ẩn thanh công cụ Thay đổi đơn vị tính trên thƣớc Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Thoát khỏi môi trƣờng làm việc I. Cách khởi động Writer Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Applications\Office\OpenOffice.org Word Processor. - Cách 2: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của OpenOffice.org Word Processor nếu nhƣ nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop. - Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Places\Recent Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. II. Màn hình làm việc của Writer Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thƣờng có dạng nhƣ sau:

Hình 1.1: Giao diện chính của OpenOffice.org Writer

Thƣờng thì môi trƣờng làm việc trên Writer gồm các thành phần chính sau: 26

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chƣơng trình OpenOffice và tên tài liệu đang soạn thảo. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa các biểu tƣợng của các lệnh thƣờng dùng. - Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa các biểu tƣợng của các lệnh định dạng cho văn bản. - Thanh thƣớc kẻ (Ruler Bar): Gồm 2 thƣớc (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thƣớc này bạn có thể điều chỉnh đƣợc lề trang văn bản, cũng nhƣ thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Vùng soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trong vùng này sẽ đƣợc in ra máy in khi sử dụng lệnh In. - Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết đƣợc một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang nào, dòng bao nhiêu,… - Thanh cuộn (Scroll Bar): Các thanh này nằm ở bên phải và phía dƣới cửa sổ Writer, bên trong có các mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống hoặc sang phải, trái. III. Các màn hình thể hiện văn bản Writer có một số cách để xem văn bản nhƣ sau: - Print Layout: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo. - Web Layout: Cho thấy tất cả các định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình. - Zoom: Xem văn bản theo tỷ lệ tùy ý. Để tùy chọn hình thức hiển thị văn bản, bạn vào menu View rồi chọn các kiểu hiển thị mong muốn. IV. Làm việc với file văn bản 1. Tạo một tài liệu mới Bạn có thể tạo một tài liệu mới trong bộ soạn thảo Writer bằng những cách sau: - Vào menu File\New\Text Document. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng New trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. 2. Lƣu tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải đƣợc lƣu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .odt. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Sẽ có hai khả năng xảy ra: Nếu đây là tài liệu mới, hộp hội thoại Save As xuất hiện: 27

Hình 1.2: Hộp hội thoại Save As

- Trong hộp Save chọn nơi để lƣu tài liệu mới. - Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng thƣ mục để mở thƣ mục bạn muốn lƣu tài liệu mới vào. - Nhập tên tài liệu mới vào hộp File name. - Bộ soạn thảo Writer luôn mặc định sẵn phần mở rộng của tài liệu là Open Document Text (.odt). Khi bạn muốn lƣu tài liệu ở dạng mở rộng khác nhƣ .doc; .txt; .html… thì nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp hội thoại Save as type và chọn dạng mở rộng mong muốn. Nếu tài liệu của bạn đã đƣợc ghi vào một tệp, khi thực hiện lệnh Save, tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ đƣợc ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác lưu tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 3. Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Writer cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những tài liệu đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình này, mà còn cả những tài liệu đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình MS Word (tệp .doc, thậm chí là .docx). Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây: - Vào menu File\Open. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open trên thanh công cụ. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open xuất hiện:

28

Hình 1.3: Hộp hội thoại Open

- Trong hộp Places chọn nơi chứa tài liệu. - Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng tệp chứa tài liệu cần mở. - Nhấn chọn tài liệu cần mở. 4. Xuất khẩu tài liệu ra dạng tệp .PDF - Mở tài liệu muốn xuất ra dạng tệp .PDF. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Export directly as PDF trên thanh công cụ. - Nhập tên cho văn bản trong hộp File name của màn hình hộp hội thoại Export. 5. Hiện/ẩn thanh công cụ - Vào menu View\Toolbars, rồi chọn tên thanh công cụ muốn hiển thị hoặc ẩn đi. 6. Thay đổi đơn vị tính trên thƣớc - Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 1.4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General

- Chọn đơn vị đo lƣờng cần thay đổi trong hộp Measurement unit. 29

7. Xem nhiều trang văn bản cùng lúc Writer cho phép bạn xem nhiều trang văn bản cùng lúc trên màn hình, ví dụ nhƣ sau:

Hình 1.5: Xem nhiều trang văn bản cùng lúc

Để chọn chế độ xem một hoặc nhiều trang văn bản cùng lúc, bạn nhấn chuột vào các biểu tƣợng tƣơng ứng tại góc dƣới bên phải của màn hình.

Hình 1.6: Chọn chế độ xem

8. Thoát khỏi môi trƣờng làm việc Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit. - Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.

30

CHƢƠNG 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc: Một số thao tác soạn thảo cơ bản Các kỹ năng định dạng văn bản Định dạng đoạn văn bản Tìm kiếm và thay thế văn bản Tính năng AutoCorrect Chèn ký tự đặc biệt I. Một số thao tác soạn thảo cơ bản 1. Nhập văn bản (1) a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là SCIM Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải đƣợc cài đặt phần mềm này để có đƣợc bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. (2) b. Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thƣờng để soạn thảo tài liệu nhƣ là: - Các phím ký tự a, b, c, .. , z. - Các phím số từ 0 đến 9. - Các phím dấu: „ , > < ? [ ] { }… - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu. - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thƣờng. - Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản. - Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab. - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách. - Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu. - Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình. - Sử dụng phím Home, End để đƣa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản. - Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ. - Sử dụng phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trƣớc điểm trỏ. 2. Thao tác trên khối văn bản 2.1. Di chuyển trong tài liệu (1) a. Dùng chuột - Dùng thanh cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn. - Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến. (2) b. Sử dụng phím - Để sang phải, trái một ký tự hoặc lên hay xuống một dòng: Sử dụng 4 phím mũi tên. 31

- Để về đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home và End. - Để lên đầu màn hình hay xuống cuối màn hình: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Page Up hoặc Ctrl+Page Down. - Để về đầu tài liệu hoặc xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home hoặc Ctrl+End. (3) c. Phóng to, thu nhỏ tài liệu - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Zoom trên thanh công cụ rồi chọn phần trăm thích hợp, hoặc kéo thanh trƣợt trên thanh Zoom tại góc dƣới bên phải màn hình.
Hình 2.1: Thanh Zoom

2.2. Hiệu chỉnh văn bản (1) a. Chọn văn bản: - Chọn một khối văn bản tùy ý: Nhấn giữ và kéo chuột qua khối văn bản đó. - Chọn một hình: Nhấn chuột vào hình đó. - Chọn nhiều dòng: Nhấn giữ và kéo chuột tại vùng của các dòng. - Chọn một đoạn: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của đoạn văn muốn chọn. - Chọn toàn bộ văn bản: Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột tại điểm đầu và điểm cuối của văn bản, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A. (2) b. Xóa văn bản, hình ảnh: - Chọn văn bản hoặc hình ảnh muốn xóa rồi nhấn Delete. Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thƣờng và ngƣợc lại: - Để chuyển chữ in thƣờng thành chữ in hoa, vào menu Format\Change Case\Uppercase. - Để chuyển chữ in hoa thành chữ in thƣờng, vào menu Formar\Change Case\Lowercase. (3) c. Chức năng Undo và Redo: - Để hủy bỏ thao tác vừa làm để trở lại tình trạng trƣớc đó: Nhấn chọn biểu tƣợng Undo trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z. - Để trở lại tình trạng văn bản vừa mới hủy bỏ: Nhấn chọn biểu tƣợng Redo thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y. trên

(4) d. Di chuyển và sao chép bằng cách kéo thả: - Chọn đối tƣợng cần di chuyển hoặc sao chép (thông tin chi tiết xem phần chọn văn bản trang 17). - Di chuyển con trỏ chuột đến đối tƣợng vừa chọn, nhấn giữ chuột trái cho đến khi xuất hiện mũi tên rỗng hƣớng trái thì kéo chuột đến vị trí mới rồi thả ra (Trong trƣờng hợp sao chép thì nhấn giữ phím Ctrl trƣớc khi thả chuột tại vị trí muốn sao chép tới). (5) e. Di chuyển và sao chép vùng đệm (Clipboard): 32

- Chọn đối tƣợng cần di chuyển hoặc sao chép. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím trên Ctrl+X. (Trong trƣờng hợp sao chép thì nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C). - Đƣa con trỏ chuột đến vị trí muốn dán rồi nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. II. Các kỹ năng định dạng văn bản 1. Định dạng ký tự (1) a. Cách 1: - Chọn khối văn bản muốn định dạng. - Nhấn chọn các biểu tƣợng định dạng ký tự mong muốn trên thanh công cụ định dạng. + Font chữ. + Size + Bold : Nhấn vào mũi tên bên phải của hộp này để chọn phông : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp này để chọn cỡ chữ. : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để in đậm ký tự.

+ Italic : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để in nghiêng ký tự. + Underline : Nhấn chuột vào biểu tƣợng này để gạch chân ký tự. (2) b. Cách 2: - Chọn khối văn bản muốn định dạng. - Vào menu Format\Character, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 2.2: Hộp hội thoại Characters – Thẻ Font

- Nhấn chọn thẻ Font. - Chọn phông chữ ở trong hộp Font. - Chọn cỡ chữ trong hộp Size. - Chọn kiểu hiển thị ký tự trong hộp Typeface. 33

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thiết lập các định dạng ký tự cho đoạn văn bản đã chọn. 2. Sao chép định dạng - Chọn đoạn văn bản mẫu. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Format Paintbrush trên thanh công cụ. - Khi đó con trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn bản mới và nhấn chuột. 3. Thay đổi định dạng mặc định - Chọn đoạn văn bản cần thay đổi định dạng. - Vào menu Format\Character. - Chọn định dạng rồi nhấn nút <<OK>>. 4. Điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự - Chọn đoạn văn bản cần điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự. - Vào menu Format\Character\Position, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 2.3: Hộp hội thoại Character – Thẻ Position

- Chọn khoảng cách giữa các ký tự trong hộp Spacing: + Default: Khoảng cách giữa các ký tự ở mức bình thƣờng theo mặc định của hệ thống. + Expanded: Giãn khoảng cách giữa các ký tự. + Condensed: Co khoảng cách giữa các ký tự. - Chọn vị trí của ký tự so với dòng (lên hoặc xuống) tại mục Position. + Normal: Bình thƣờng. + Superscript: Ký tự đƣợc nâng lên phía bên trên dòng một khoảng cách nào đó. + Subscript: Ký tự đƣợc hạ thấp xuống bên dƣới dòng một khoảng cách nào đó. Khi chọn Superscript hoặc Subscript bạn có thể điều chỉnh: o Khoảng cách nâng lên hay hạ xuống của ký tự so với dòng trong hộp Raise/lower by. 34

o Kích thƣớc lớn hay nhỏ của các ký tự nâng lên hay hạ xuống trong hộp Relative font size. - Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập trên. 5. Chọn màu chữ Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản bạn thực hiện các thao tác sau: - Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản cần chọn màu chữ cho các ký tự. - Bƣớc 2: Nhấn chuột vào biểu tƣợng Font color xuất hiện bảng màu cho phép bạn lựa chọn. trên thanh công cụ, khi đó sẽ

Hình 2.4: Hộp hội thoại màu phông chữ - Font color

6. Tô nền văn bản (1) a. Cách 1: - Chọn đoạn văn bản cần tô nền. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, khi đó xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 2.5:

Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph

- Tại khung As, chọn Color hoặc Graphic: + Color: Chọn màu trong bảng màu tại khung Background color để làm nền cho đoạn văn bản. 35

+ Graphic: Chọn hình từ bất kỳ để làm nền cho đoạn văn bản. Sau khi chọn Graphic sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 2.6: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn bản – Paragraph

+ Trong phần File, nhấn chuột vào nút <<Browse>> để chọn đƣờng dẫn tới thƣ mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm nền cho đoạn văn bản. + Trong phần Type: Bạn có thể xác định kiểu chèn hình nền vào đoạn văn bản: o Chọn Position, rồi nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình nền trong đoạn văn bản. o Chọn Area nếu bạn muốn chèn hình nền phủ toàn bộ không gian của đoạn văn bản. o Chọn Tile nếu bạn muốn chèn hình nền theo kiểu lợp ngói, không gian văn bản đủ rộng để chứa đƣợc bao nhiêu hình nền cần chèn thì sẽ có bấy nhiêu hình nền xuất hiện trên đoạn văn bản đó sau khi bạn chọn mục này. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận nền văn bản đã chọn. (2) b. Cách 2: Để chọn màu nền cho văn bản, bạn thực hiện các thao tác sau: + Bƣớc 1: Chọn đoạn văn bản cần tạo màu nền. + Bƣớc 2: Nhấn chuột vào biểu tƣợng Background color cụ. Một bảng màu xuất hiện cho phép bạn chọn lựa: trên thanh công

36

Hình 2.7: Cửa sổ màu nền – Background Color

+ Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu chọn No Fill tƣơng đƣơng việc chọn màu trắng. III. Định dạng đoạn văn bản 1. Căn chỉnh lề 1.1. Sử dụng hộp hội thoại định dạng - Chọn đoạn văn bản cần định dạng. - Vào menu Format\Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 2.8: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing

- Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập các thông tin sau: + Before text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề trái. + After text: Chọn khoảng cách thụt lề cả đoạn văn bản so với lề phải. + First line: Chọn khoảng cách thụt lề của dòng đầu tiên trong đoạn. - Nhấn chọn thẻ Alignment: + Tại khung Options, chọn: o Left: Căn văn bản về bên trái. 37

o Right: Căn văn bản về bên phải. o Center: Căn văn bản vào giữa. o Justified: Căn đều hai bên. + Trong hộp Alignment tại khung Text-to-text: o Automatic: Tự động. o Baseline: Đƣờng thẳng cơ bản. o Top: Phía trên. o Middle: Khoảng giữa. o Bottom: Phía dƣới. - Nhấn nút <<OK>> để áp dụng các thiết lập. 1.2. Sử dụng thanh công cụ và thước

Hình 2.9:

Thƣớc trong Writer

(1) a. Căn văn bản: - Chọn văn bản. - Trên thanh công cụ, nhấn chuột vào biểu tƣợng Align Left để căn trái, Align Right để căn phải, Centered để căn giữa, Justified để căn đều hai bên. (2) b. Khoảng cách cho lề trái, lề phải: - Nhấn giữ chuột và kéo lề trên thanh thƣớc kẻ. (3) c. Một số phím tắt: - Căn trái: Ctrl+L - Căn giữa: Ctrl+E - Căn phải: Ctrl+R - Căn đều hai bên: Ctrl+J 2. Thiết lập Bullets and Numbering Phần này sẽ hƣớng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer. 2.1. Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bƣớc sau đây: - Chọn đoạn văn bản muốn tạo ký hiệu đầu đoạn. - Vào menu Format\Bullets and Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering:

38

Hình 2.10: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets

- Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập. - Bạn có thể chọn một kiểu Bullet là các hình ảnh khác trong thẻ Graphics.

Hình 2.11: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics

- Để thiết lập các tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dòng bạn có thể thao tác nhƣ sau: + Chọn thẻ Options.

39

Hình 2.12: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options

+ Thiết lập các tùy chọn về việc đánh dấu đầu dòng nhƣ mong muốn. + Nhấn nút <<OK>> nếu muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập. + Nhấn nút <<Remove>> nếu không muốn thực hiện các tùy chọn vừa thiết lập. + Nhấn nút <<Reset>> nếu muốn trở lại định dạng ban đầu. 2.2. Thiết lập Numbering Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, bạn thao tác nhƣ sau: - Chọn đoạn văn bản muốn đánh số. - Vào menu Format\Bullets and Numbering. - Chọn thẻ Numbering type nhƣ hình sau:

Hình 2.13: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type

- Thiết lập các thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbering type. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc đánh số chỉ mục với những thông tin vừa thiết 40

lập. 3. Thiết lập Tab Tab là công cụ đƣợc sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dƣới dạng các cột. Đặt các điểm canh cột – Tab: Theo ngầm định các điểm canh cột đƣợc đặt cách nhau 0.5 inches (1,27 cm) bắt đầu từ lề. (1) a. Các loại Tab: : Nội dung gõ bắt đầu từ biên trái của Tab và di chuyển dần về bên phải.

- Left tab

- Right tab : Nội dung gõ bắt đầu từ biên phải của Tab và di chuyển dần về bên trái. - Center tab : Nội dung gõ vào sẽ giãn đều ra hai bên của Tab. - Decimal tab: Tab thập phân – Nếu nội dung gõ là text thì nội dung gõ vào sẽ dịch chuyển sang bên trái. Nếu nội dung gõ vào có dấu chấm thập phân thì dấu thập phân đó sẽ đƣợc đặt vào vị trí trung tâm của điểm dừng Tab. (2) b. Cách đặt Tab: - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Tab Alignment khi nào chọn đƣợc loại Tab cần sử dụng. nằm bên trái thƣớc ngang cho đến

Hình 2.14: Biểu tƣợng Tab

- Trên thanh thƣớc kẻ nhấn chuột tại vị trí muốn đặt Tab. - Muốn thiết lập các thông tin cho các điểm dừng Tab, vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Tabs.

41

Hình 2.15: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs

- Trong khung Position chọn vị trí của Tab muốn đặt dấu dẫn đầu. - Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt. - Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu. - Nhấn nút <<New>>. - Nhấn nút <<OK>>. 4. Soạn thảo công thức toán học Cách soạn thảo một công thức toán học đƣợc tiến hành nhƣ sau: - Chọn vị trí cần chèn công thức toán học vào trong tài liệu. - Vào menu Insert\Object\Formula. - Tiến hành nhâp công thức cần thiết. 5. Chia văn bản thành nhiều cột OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp ngƣời dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống nhƣ định dạng trên các trang báo và tạp chí). Mỗi đoạn văn bản có thể đƣợc chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin nhƣ: bảng biểu, hình vẽ,… giống nhƣ thao tác trên các trang tài liệu thông thƣờng. - Chọn vùng văn bản muốn chia cột. - Vào menu Format\Columns, xuất hiện hộp hội thoại Columns:

42

Hình 2.16: Hộp hội thoại Columns

- Thiết lập các thông số cho hộp hội thoại Columns với các định dạng tƣơng tự nhƣ hình vẽ mô tả. + Đánh số lƣợng cột cần chia vùng văn bản vào ô Columns hoặc có thể chọn các hình có sẵn. + Chọn độ rộng của các cột văn bản cần chia trong hộp hội thoại Width. + Chọn độ rộng giãn cách giữa các cột trong hộp hội thoại Spacing. + Chọn đƣờng kẻ phân cách các cột văn bản bằng cách chọn kiểu đƣờng phân cách trong hộp Line, chọn chiều cao và vị trí tƣơng ứng trong hộp Height và hộp Position. - Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập. 6. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu đoạn văn bản. 6.1. Cách tạo - Đặt con trỏ tại đoạn văn muốn tạo chữ cái lớn - Drop Caps. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps.

43

Hình 2.17: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps

- Thiết lập các thông số cho chữ lớn này: + Trong khung Settings: o Đánh dấu vào mục Display drop caps. o Chọn số ký tự cần in lớn trong hộp Number of characters. o Chọn chiều cao của chữ cần in lớn trong hộp Line. + Trong khung Contents: o Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn o Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ đƣợc in lớn - Nhấn nút <<OK>> để hoàn tất việc thiết lập các định dạng cho kiểu chữ in lớn. 6.2. Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn - Chọn chữ cái lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa. - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps. - Thay đổi các thông số định dạng về chữ cái lớn cần sửa. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa với những thông tin vừa mới thiết lập. 7. Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản Để chèn chú thích cuối trang (Footnote) hoặc chú thích cuối văn bản (Endnote), bạn thực hiện một trong hai cách sau: (1) a. Cách 1: - Đƣa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản. - Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị thanh công cụ Insert. - Khi thêm chú thích cuối trang: + Nhấn chuột vào biểu tƣợng Insert Footnote Directly Insert để thêm chú thích vào cuối trang hiện thời. + Nhấn chuột vào biểu tƣợng Insert Endnote Directly Insert để thêm chú thích vào cuối văn bản. trên thanh công cụ trên thanh công cụ

Hình 2.18: Thanh công cụ Insert

- Nhập nội dung chú thích vào khung Footer nơi cuối trang hoặc cuối văn bản. (2) b. Cách 2: - Đƣa con trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản. - Vào menu Insert\Footnote, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Footnote:

44

Hình 2.19: Hộp hội thoại Insert Footnote

- Trong mục Numbering, chọn biểu tƣợng hiển thị chú thích là số tự động hay là ký tự đặc biệt. + Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu hiện cho phần chú thích cần thêm vào. + Character: Khi nhấn chuột vào biểu tƣợng , hộp hội thoại Special Characters xuất hiện, sau đó chọn một ký tự đặc biệt làm dấu hiệu cho chú thích cần thêm vào. - Trong mục Type: + Footnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối trang hiện thời. + Endnote: chọn mục này để chèn thêm chú thích vào cuối văn bản. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện. 8. Kiểm tra lỗi chính tả Để thực hiện việc kiểm tra lỗi chính tả cho văn bản, bạn có thể thực hiện các cách sau: Vào menu Tools\Spellcheck, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Autospellcheck trên thanh công cụ, hoặc nhấn phím F7. 9. Chức năng đánh dấu sự thay đổi Chức năng đánh dấu sự thay đổi cho phép làm nổi bật những thay đổi đƣợc gây ra đối với tài liệu để bất cứ ai biên soạn tài liệu đều có thể nhìn thấy ai thay đổi cái gì và khi nào. 9.1. Ghi lại và hiển thị sự thay đổi - Để ghi lại những thay đổi đƣợc gây ra đối với tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record. - Để hiển thị hoặc ẩn đi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show. - Để thêm lời giải thích cho những thay đổi đã đƣợc đánh dấu, đƣa con trỏ đến vùng văn bản có đánh dấu sự thay đổi, sau đó vào menu Edit\Changes\Comment. - Để chấm dứt việc theo dõi những thay đổi trong tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa. 9.2. Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi và lời giải thích - Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại Accept or Reject Changes.

45

Hình 2.20: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

- Khi bạn chọn một thay đổi nào trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes, thì nội dung thay đổi đƣợc làm nổi bật trong tài liệu của bạn. - Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn thực hiện theo thay đổi đã chọn. - Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn. - Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản. - Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong văn bản. 10. Chèn chú ý vào văn bản Để thêm một chú ý không có liên quan đến sự thay đổi đã đƣợc lƣu giữ, bạn thực hiện nhƣ sau: - Đƣa con trỏ đến vị trí mà bạn muốn chèn thêm chú ý, vào menu Insert\Note, xuất hiện khung màu vàng bên lề phải cho phép bạn gõ chú ý của mình vào.

Hình 2.21: Hộp hội thoại Insert Note

- Để định dạng nội dung của chú ý: o Chọn nội dung cần định dạng. o Nhấn chuột phải, chọn Bold để in đậm, Italic để in nghiêng, Underline để gạch chân hoặc Strikethrough để gạch ngang nội dung đã chọn. - Để xóa chú ý: o Xóa 1 chú ý: Nhấn chọn chú ý cần xóa, nhấn chuột phải và chọn Delete Note. o Xóa tất cả chú ý không rõ nguồn gốc: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes by Unknown Author. 46

o Xóa tất cả chú ý trong văn bản: Nhấn chuột phải vào chú ý bất kỳ, chọn Delete All Notes. 11. Tạo và quản lý các Style Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lƣợt từng đoạn nhƣ vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style. Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể đƣợc gán bởi một tổ hợp phím nóng. Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều đoạn văn bản khác nhau. 11.1. Tạo Style mới Để tạo một Style mới hãy làm nhƣ sau: - Vào menu Format\Styles and Formatting hoặc nhấn phím F11, cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện:

Hình 2.22: Cửa sổ Styles and Formating

- Chọn chức năng tạo kiểu định dạng: + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho đoạn văn . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho ký tự . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho khung . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho trang văn bản . + Chọn chức năng tạo kiểu định dạng cho danh sách . - Thêm mới Style: + Tại hộp hội thoại chức năng tạo kiểu định dạng đã chọn, nhấn chuột phải chọn New, hộp hội thoại thiết lập thông tin cho kiểu định dạng tƣơng ứng xuất hiện:

47

Hình 2.23: Hộp hội thoại Paragraph Style – Thẻ Organizer

+ Thẻ Organizer: Nhập tên cho Style mới vào mục Name. Ví dụ “Than_VB”. + Thẻ Font: Nhấn chọn thẻ này để định dạng phông chữ cho Styles. + Thẻ Tabs: Nhấn chọn thẻ này để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần). + Thẻ Borders: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đƣờng viền cho Style (nếu cần). + Thẻ Numbering: Nhấn chọn thẻ này để chọn kiểu đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số (nếu cần). + ... + Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút <<OK>> để hoàn tất. - Sử dụng Style vừa tạo đƣợc: Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng nhƣ Style “Than_VB” đã tạo đƣợc ở trên, hãy làm nhƣ sau: + Đặt con trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng. + Mở cửa sổ Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào Style “Than_VB”. 11.2. Điều chỉnh Style - Mở hộp hội thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần điều chỉnh ở danh sách Styles (ví dụ muốn sửa lại định dạng cho Style “Than_VB”). - Nhấn chuột phải vào Style, chọn Modify, hộp hội thoại Modify Style xuất hiện cho phép thay đổi lại định dạng của Style này. - Thay đổi các thông tin định dạng cho Style này nhƣ đã làm khi tạo Style mới. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc điều chỉnh Style. 11.3. Cách gán style bằng các phím tắt Bạn có thể tạo các phím tắt để gán nhanh cho các style trong tài liệu của bạn. Một số phím tắt đã đƣợc tạo sẵn bởi hệ thống. Ví dụ: tổ hợp phím Ctrl+1 đƣợc gán cho style Heading 1, tổ hợp phím Ctrl+2 đƣợc gán cho style Heading 2. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các phím tắt này hoặc tạo phím tắt cho riêng mình. 48

Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu Tools\Customize\Keyboard, xuất hiện hộp hội thoại Customize, chọn thẻ Keyboard.

Hình 2.24: Hộp hội thoại Customize

- Trong khung Shortcut keys, chọn tổ hợp phím tắt muốn gán, ví dụ: Ctrl+8. - Trong khung Functions, kéo thanh trƣợt tại ô Category xuống phía cuối danh sách và chọn Styles. - Trong khung Function, chọn Style đƣợc gán phím tắt, ví dụ: Style “Text body”. - Nhấn nút <<Modify>>, khi đó phím tắt Ctrl+8 sẽ xuất hiện trong khung Keys. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc gán phím tắt cho Style. 11.4. Xóa Style - Trong cửa sổ Styles and Formating, chọn Style muốn xóa. - Nhấn chuột phải và chọn Delete. - Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>. Chỉ xóa được Style do người dùng tự tạo ra, không xóa được style của hệ thống. 11.5. Tạo Style cho các đề mục theo hình thức phân cấp - Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering. - Chọn thẻ Numbering.

49

Hình 2.25: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Numbering

- Chọn con số tƣơng ứng cho đề mục trong phần Level. Ví dụ: số 1 tƣơng ứng cho Heading 1, số 2 tƣơng ứng cho Heading 2… - Trong mục Numbering, nhấn chuột vào mũi tên bên phải phần Number và chọn hình thức đánh số, ví dụ: 1, 2, 3,... - Lần lƣợt chọn các cấp 2, 3, 4,… cho các Heading 2, 3, 4,… - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện. 11.6. Thiết lập chế độ thụt dòng cho các đề mục – Heading - Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hiện hộp hội thoại Outline Numbering. - Chọn thẻ Position.

Hình 2.26: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Position

- Chọn giá trị thụt dòng cho các đề mục tƣơng ứng trong phần Indent. - Tƣơng tự chọn các cấp tƣơng ứng trong phần Level cho các Heading khác và thiết 50

lập giá trị trong phần Indent. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện. 12. Tham khảo chéo Trong khi soạn các tài liệu gồm nhiều chƣơng, phần, mục… khác nhau, bạn có thể mong muốn ngƣời đọc xem nội dung của phần này và tham khảo tới phần khác để hiểu rõ hơn nội dung đó. Vậy làm thế nào để ngƣời đọc có thể chuyển nhanh tới phần cần tham khảo đó? Chức năng tham khảo chéo cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Để chèn một tham khảo chéo, bạn thực hiện nhƣ sau: - Đặt chuột tại vị trí cần chèn tham khảo chéo, sau đó vào menu Insert\Crossreference. - Trên hộp hội thoại Fields: o Tại mục Type: Lựa chọn loại của nội dung cần tham khảo tới. Ví dụ: Headings – Chọn tham khảo khảo tới những nội dung có Style là Heading,… o Tại mục Selection: Hiển thị những nội dung thuộc loại đƣợc chọn ở mục Type. Để tham khảo tới nội dung nào trong danh sách này, nhấn chọn nội dung đó. o Tại mục Insert reference to: Chọn cách chèn tham khảo chéo. Ví dụ: Page – Chèn trang của nội dung cần tham khảo chéo, Reference – Chèn chính nội dung cần tham khảo chéo vào văn bản,… - Nhấn nút <<Insert>> để thực hiện việc chèn tham khảo chéo.

Hình 2.27: Chèn tham khảo chéo

Tham khảo chéo xuất hiện dưới dạng liên kết nhanh, cho phép bạn nhấn chuột vào đó để chuyển tới nội dung tham khảo chéo ngay lập tức. IV. Tìm kiếm và thay thế văn bản Tính năng Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc với một tài liệu có số lƣợng trang lớn.

51

1. Tìm kiếm văn bản Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm nhƣ sau: - Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu. - Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện:

Hình 2.28: Hộp hội thoại Find & Replace

- Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for. Ví dụ: Viet Nam. - Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm nhƣ sau: + Match case: tìm kiếm ký tự, từ hay cụm từ có phân biệt chữ hoa, chữ thƣờng. + Whole words only: tìm kiếm từ hay cụm từ không phân biệt chữ thƣờng hay chữ hoa. - Nhấn nút <<Find>>, con trỏ sẽ tự động chạy đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. 2. Tìm và thay thế văn bản Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm đƣợc bởi một cụm từ mới. Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu Edit\Find & Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, khi đó hộp hội thoại Find & Replace xuất hiện. - Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế.

52

Hình 2.29: Hộp hội thoại Find & Replace

+ Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for, ví dụ: cụm từ cần tìm để thay thế ở đây là Viet Nam. + Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with, ví dụ: cụm từ sẽ thay thế ở đây là Việt Nam. - Nhấn nút <<Find>> để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể nhấn nút <<Replace>> để thay thế cụm từ tìm đƣợc bởi cụm từ mới đã chỉ định ở mục Replace with, hoặc nhấn nút <<Replace All>>, Writer sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm đƣợc nhƣ chỉ định. V. Tính năng AutoCorrect Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó. 1. Thêm một từ viết tắt Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bƣớc sau: - Vào menu Tools\AutoCorrect, hộp hội thoại AutoCorrect xuất hiện. - Chọn thẻ Replace.

53

Hình 2.30: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Replace

- Tại ô Replace, thêm từ muốn thay thế. Ví dụ: TTPTPM. - Tại ô With, thêm từ cần thay thế. Ví dụ: từ cần thay thế bằng từ viết tắt TTPTPM là Trung tâm Phát triển Phần mềm. - Nhấn nút <<New>> để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer. - Nhấn nút <<OK>>. 2. Xoá đi một từ viết tắt Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bƣớc sau: - Vào menu Tools\AutoCorrect, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect. - Chọn thẻ Replace. - Tìm từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào ô Replace. - Nhấn nút <<Delete>> để xóa cụm từ viết tắt này. 3. Tính năng hoàn thành từ - Word Completion Nếu tính năng hoàn thành từ đƣợc kích hoạt, Writer sẽ đoán từ mà bạn đang định gõ vào và đƣa ra gợi ý cho từ đó. Để chấp nhận gợi ý đƣợc đƣa ra nhấn phím Enter, nếu không bạn tiếp tục gõ từ đó. - Bạn có thể tùy chọn chức năng hoàn thành từ bằng cách vào menu Tools\Autocorrect\Word Completion, xuất hiện hộp hội thoại sau:

54

Hình 2.31: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Word Completion

- Thiết lập các thông số trong hộp hội thoại AutoCorrect + Tích chọn mục Enable word completion để sử dụng tính năng hoàn thành từ. + Tích chọn Append space để thêm khoảng trắng tự động sau từ đƣợc chấp nhận. + Tích chọn Show as tip để hiện các từ đƣợc gợi ý nhƣ thủ thuật. + Thay đổi phím xác nhận gợi ý Hoàn thành từ của Writer trong mục Accept with. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận thiết lập. 4. Chèn ký tự đặc biệt Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ nhƣ: ╖ √ ╬ © £, .... Với tính năng Special Characters của Writer sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách đơn giản. - Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt. - Vào menu Insert\Special Characters, hộp hội thoại Special Characters xuất hiện:

Hình 2.32: Hộp hội thoại Special Characters

- Chọn ký tự cần chèn bằng cách bấm đúp chuột vào biểu tƣợng của ký tự đó hoặc nhấn vào ký tự cần chèn rồi nhấn nút <<OK>>.

55

CHƢƠNG 3: BẢNG BIỂU
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc: Thực đơn và thanh công cụ về bảng Tạo bảng mới Một số thao tác trong bảng Trình bày nội dung trong bảng Vẽ khung và tô nền Chuyển đổi văn bản và bảng Tính toán trên bảng Sắp xếp dữ liệu trong bảng Chèn chú thích cho bảng I. Thực đơn và thanh công cụ về bảng

Hình 3.1: Thanh công cụ về bảng - Table

Tên biểu tƣợng Bảng - Table Kiểu đƣờng viền – Line Style Màu đƣờng viền – Line Color Đƣờng viền – Borders Màu nền – Background Color Nhập ô – Merge Cells Chia ô – Split Cells

Miêu tả Chèn một bảng vào trong tài liệu. Bạn cũng có thể nhấn vào mũi tên bên phải biểu tƣợng này, sau đó kéo chuột để lựa chọn số hàng, số cột của hàng. Mở công cụ kiểu đƣờng viền để sửa kiểu cho đƣờng viền của bảng. Mở công cụ màu đƣờng viền để sửa đổi màu của đƣờng viền. Mở công cụ đƣờng viền để có thể lựa chọn các cạnh có đƣờng viền. Mở công cụ màu nền để có thể lựa chọn màu nền cho bảng. Kết hợp các ô đƣợc lựa chọn thành một ô duy nhất. Mở hộp hội thoại chia ô để có thể định nghĩa cách bạn phân chia một ô.

56

Tên biểu tƣợng Tối ƣu hóa - Optimize

Miêu tả Mở công cụ tối ƣu hóa để có thể phân bổ các hàng, các cột đều nhau, hay tối ƣu hóa chiều cao, độ rộng của các hàng, cột. Canh lề nội dung của các ô đƣợc lựa chọn về phía trên của ô. Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía trung tâm của ô Canh lề nội dung của các ô lựa chọn về phía dƣới của ô. Chèn một dòng vào phía bên dƣới của dòng đƣợc lựa chọn. Chèn một cột vào sau cột đƣợc lựa chọn. Xóa một dòng hay nhiều dòng đƣợc lựa chọn từ bảng.

Trên - Top Giữa (Dọc) – Center (Vertical ) Dƣới – Bottom Chèn dòng – Insert Row Chèn cột – Insert Column Xóa dòng – Delete Row

Xóa cột – Delete Column Xóa một cột hay nhiều cột đƣợc lựa chọn từ bảng. Tự động định dạng – AutoFormat Mở hộp hội thoại tự động định dạng, ở đó bạn có thể lựa chọn trong một tập hợp rất nhiều các định dạng đƣợc định nghĩa từ trƣớc bao gồm: phông chữ, kiểu tô, và đƣờng viền

Mở hộp hội thoại định dạng bảng, ở đó bạn có thể sửa Thuộc tính bảng – Table đổi rất nhiều thuộc tính cho bảng nhƣ: tên, căn chỉnh, Properties giãn cách, độ rộng cột, màu nền của bảng. Sắp xếp – Sort Tổng – Sum
Bảng 1:

Mở hộp hội thoại sắp xếp, nơi bạn có thể xác định các tiêu chuẩn sắp xếp cho các ô đƣợc lựa chọn. Kích hoạt chức năng tính tổng. Bạn có thể tham khảo phần “Tính toán trên bảng” trang 68.
Chức năng của các biểu tượng trên thanh công cụ bảng

Để hiển thị thanh công cụ Table bạn có thể vào menu View\Toolbars\Table. II. Tạo bảng mới (1) a. Cách 1: - Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản. - Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng Table hiện một bảng lƣới nhƣ sau:

trên thanh công cụ, xuất

57

Hình 3.2:

Thêm bảng mới từ thanh công cụ

- Nhấn giữ và kéo chuột qua lƣới đó để chọn số hàng và số cột muốn tạo rồi thả chuột. (2) b. Cách 2: - Đặt trỏ chuột tại vị trí muốn tạo bảng trong văn bản. - Vào menu Table\Insert\Table, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Table thanh công cụ, xuất hiện hộp hội thoại: trên

Hình 3.3:

Hộp hội thoại Insert Table

- Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp hội thoại này: + Đánh tên bảng trong hộp Name. + Gõ số cột của bảng vào mục Columns. + Gõ số dòng của bảng vào mục Rows. + Muốn chọn mẫu bảng đã có sẵn, bạn nhấn <<AutoFormat>>. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại AutoFormat nhƣ sau:

Hình 3.4:

Hộp hội thoại AutoFormat

- Chọn mẫu bảng mong muốn. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo bảng mới.

58

(3) c. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F12, rồi thao tác giống như cách 2. III. Một số thao tác trong bảng (1) a. Di chuyển đến điểm chèn: Nhấn chuột tại ô muốn đến hoặc sử dụng bàn phím nhƣ sau: + Đến ô kế: Nhấn phím Tab. + Về ô trƣớc: Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab. + Lên xuống một hàng: Sử dụng phím mũi tên. (2) b. Chọn ô, hàng, cột: - Chọn một ô: Nhấn chuột tại vùng chọn của ô (bên trái ô). - Chọn một hàng: Đƣa chuột ra đầu trái của hàng muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn. - Chọn một cột: Đƣa chuột lên trên đầu cột muốn chọn, khi con trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên thì nhấn chuột để chọn cột. - Chọn toàn bộ bảng: Vào menu Table\Select\Table. (3) c. Chèn hàng, cột: - Chèn hàng: + Muốn chèn thêm hàng, đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn hàng, nhấn chuột phải chọn Row\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Row. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Rows.

Hình 3.5:

Hộp hội thoại Insert Rows

+ Nhập số hàng cần chèn thêm vào hộp Amount. + Tích chọn Before nếu muốn chèn thêm hàng mới vào trƣớc hàng đã chọn. + Tích chọn After nếu muốn chèn thêm hàng mới vào sau hàng đã chọn. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thêm hàng. - Chèn cột: + Muốn chèn thêm cột, đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn, nhấn chuột phải chọn Column\Insert hoặc vào menu Table\Insert\Columns. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Insert Columns:

59

Hình 3.6:

Hộp hội thoại Insert Columns

+ Thao tác tiếp theo tƣơng tự nhƣ phần chèn hàng. (4) d. Xóa hàng, cột: - Chọn hàng hoặc cột cần xóa. - Vào menu Table\Delete, chọn Rows nếu muốn xóa hàng và chọn Columns nếu muốn xóa cột. (5) e. Điều chỉnh hàng, cột: - Cách 1: + Để thay đổi chiều cao của hàng: Dời con trỏ chuột đến hàng lƣới ngang của hàng đó, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu, nhấn giữ và kéo lên hoặc xuống để thay đổi chiều cao của dòng. + Để thay đổi độ rộng của cột: Dời con trỏ chuột đến lƣới dọc của cột, khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thì nhấn và kéo chuột sang phải hoặc trái để thay đổi độ rộng của cột. - Cách 2: + Chọn hàng hoặc cột cần thay đổi kích thƣớc. + Vào menu Table\Table Properties, khi đó xuất hiện hộp hội thoại Table Format. + Chọn thẻ Columns.

Hình 3.7: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Columns

60

+ Chọn độ rộng cho từng cột theo ý muốn. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc thay đổi độ rộng của cột. (6) f. Trộn và chia ô: - Trộn nhiều ô thành một ô: + Chọn các ô cần trộn với nhau. + Vào menu Table\Merge Cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng trộn ô Merge Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Merge. - Chia một ô thành nhiều ô + Chọn ô cần chia nhỏ. + Vào menu Table\Split cells, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Split Cells trên thanh công cụ tạo bảng, hoặc nhấn chuột phải chọn Cell\Split, khi đó hộp hội thoại chia ô Split Cells sẽ xuất hiện:

Hình 3.8: Hộp hội thoại Split Cells

+ Chọn số cột hoặc số dòng cần chia trong hộp Split cell into. + Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều dòng thì sau khi chọn số dòng cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Horizontally. + Nếu muốn chia ô đã chọn thành nhiều cột thì sau khi chọn số cột cần chia bạn sẽ nhấn chọn mục Vertically. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chia ô. (7) g. Gộp bảng và chia bảng: Toàn bộ một bảng có thể chia thành 2 bảng và 2 bảng có thể đƣợc gộp lại thành một bảng. - Chia bảng: + Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng mà bạn muốn tách bảng thành hai từ dòng chứa ô đó (bảng đƣợc chia trực tiếp ngay phía trên của con trỏ). + Nhấn chuột phải và chọn Split Table, khi đó xuất hiện hộp hội thoại chia bảng Split Table.

61

Hình 3.9: Hộp hội thoại Split Table

+ Chọn các định dạng về dòng tiêu đề cho bảng mới. - Gộp hai bảng: + Xóa khoảng trắng giữa hai bảng bằng cách dùng phím Delete. + Chọn một ô trong bảng thứ 2. + Nhấn chuột phải và chọn Merge Tables, khi đó xuất hiện hộp hội thoại gộp bảng Merge Tables.

Hình 3.10: Hộp hội thoại Merge Tables

+ Chọn Join with previous table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng ở phía trƣớc nó. + Chọn Joint with next table khi muốn gộp bảng chứa ô đang chọn với bảng sau nó. (8) h. Lặp lại tiêu đề khi sang trang: Bạn có thể lặp lại tiêu đề của một bảng nào đó khi sang trang mới mà bảng đó kéo qua nhƣ sau: - Vào menu Table\Insert\Table, xuất hiện hộp hội thoại chèn bảng:

Hình 3.11:

Hộp hội thoại Insert Table

- Tích chọn ô Heading và Repeat Heading. - Chọn số dòng và cột cho bảng. 62

- Nhấn nút <<OK>> để thiết lập bảng với tiêu đề đƣợc lặp mỗi khi bảng đó kéo dài sang trang mới. IV. Trình bày nội dung trong bảng Bạn có thể định dạng phông chữ, kích thƣớc, căn lề, định dạng về số… bằng cách nhấn chọn các biểu tƣợng chức năng tƣơng ứng trên thanh công cụ định dạng bảng Table.

Hình 3.12: Thanh công cụ Table

Ngoài ra, bạn có thể định dạng nội dung trong bảng biểu bằng cách chọn vùng cần định dạng và nhấn chuột phải, chọn Font, Size, Style, Alignment,… V. Vẽ khung và tô nền (1) a. Vẽ khung: Một bảng khi đƣợc chèn vào trong văn bản đã tự động vẽ khung. Tuy nhiên để cho đẹp hơn bạn có thể vẽ lại. - Chọn toàn bộ bảng (vào menu Table\Select\Table) hoặc chọn những ô cần vẽ khung. - Trên thanh công cụ định dạng bảng Table thực hiện các thao tác sau: + Nhấn vào biểu tƣợng Line Style: để chọn nét vẽ. + Nhấn vào biểu tƣợng Line Color (of the border): để chọn màu đƣờng vẽ. + Nhấn vào biểu tƣợng Borders: để chọn đƣờng viền thích hợp. Bạn còn có thể vẽ khung cho bảng bằng cách đưa con trỏ vào một vị trí nào đó trên bảng cần vẽ khung, nhấn chuột phải chọn Table, hoặc vào menu Table\Table Properties. Trên hộp hội thoại Table Format, chọn thẻ Border để chọn các đường viền thích hợp. (2) b. Lựa chọn màu nền và hình ảnh: - Tô nền cho một hay nhiều ô, hàng hoặc toàn bộ bảng: + Chọn các ô, hàng hay bảng muốn tô nền. + Nhấn chuột phải và chọn Table hoặc vào menu Table\Table Properties, chọn thẻ Background. Khi đó hộp hội thoại màu nền – Background xuất hiện. + Trong mục As, nhấn chọn là Color. + Trong mục Background color chọn màu thích hợp. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tô nền. - Tạo nền bằng hình ảnh cho một ô, dòng hay toàn bộ bảng: + Thao tác tƣơng tự phần tô nền. + Khi xuất hiện hộp hội thoại màu nền Background xuất hiện, chọn Graphic trong mục As. + Chọn đƣờng dẫn chứa hình ảnh muốn chèn làm nền bằng cách nhấn nút <<Browse>> trong mục File. + Chọn kiểu đặt hình ảnh.

63

Hình 3.13: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Background

o Position: Xác định vị trí đặt hình ảnh trên bảng lƣới vị trí. o Area: Giãn hình ảnh để phủ kín vùng đã chọn. o Tile: Lát hình ảnh để phủ đầy vùng đã chọn. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo nền bằng hình ảnh. Bạn có thể vẽ khung và tô nền bằng cách vào menu Format\Paragraph. VI. Chuyển đổi giữa văn bản và bảng Trình soạn thảo giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa bảng và văn bản. Để chuyển dữ liệu văn bản vào một bảng: - Chọn vùng dữ liệu văn bản để chuyển vào bảng. - Vào menu Table\Convert\Text to Table, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 3.14: Hộp hội thoại Convert Text to Table

- Chọn cách phân cách trƣờng: + Tabs: Tab. 64

+ Paragraph: Đoạn văn. + Semicolons: Dấu chấm phẩy. + Other: Ký tự khác. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi. Để chuyển đổi từ một bảng thành văn bản - Chọn bảng muốn chuyển đổi. - Vào menu Table\Convert\Table to Text. - Chọn cách phân cách trƣờng. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện chuyển đổi. VII. Tính toán trên bảng Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh nào đấy thì Writer cũng có khả năng nhƣ một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc), tuy nhiên nó chỉ xử lý đƣợc những phép toán đơn giản. Tính tổng: Giả sử có một bảng số liệu nhƣ sau: STT Họ và tên Lƣơng Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 ? 2 3 Trần Văn Anh Lê Thị Hoa 1.300.000 200.000 1.450.000 200.000 ? ?

? ? ? Tổng cộng Sử dụng hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? - Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng. - Mở mục chọn Table\Formula, hoặc nhấn phím F2, hộp hội thoại Formula xuất hiện:
Hình 3.15: Thanh công thức

- Gõ công thức cần tính ở mục Formula. Ví dụ: = SUM và dùng chuột bôi đen những ô cần tính tổng. Công thức này đƣợc áp dụng để tính tổng. - Cuối cùng nhấn phím Enter để hoàn tất việc tính tổng. Tƣơng tự với các ô còn lại, ta đƣợc kết quả nhƣ sau: Giả sử có một bảng số liệu nhƣ sau: STT Họ và tên Lƣơng Phụ cấp Thực lĩnh 1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 1.800.000 2 3 Trần Văn Anh Lê Thị Hoa Tổng cộng 1.300.000 200.000 1.450.000 200.000 4.250.000 700.000 1.500.000 1.650.000 4.950.000

VIII. Sắp xếp dữ liệu trên bảng Dữ liệu trên bảng có thể đƣợc sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu nhƣ sau: STT Họ và đệm Tên Điểm trung bình 65

1 2 3 4 5

Nguyễn Văn Bình Đoàn Văn Lê Thị Cao Thái Vũ Văn Lâm Hoa Sơn Anh

7.3 7.0 7.8 6.9 5.0

Sắp xếp bảng theo Tên, Họ đệm và Điểm trung bình: - Chọn vùng cần sắp xếp, cụ thể trong bài toán này bạn chọn cột Họ và đệm, cột Tên và cột Điểm trung bình. - Vào menu Tools\Sort hoặc menu Table\Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.

Hình 3.16: Hộp hội thoại Sort

- Thiết lập thuộc tính cho hộp hội thoại này nhƣ sau: + Key: Tiêu chí lọc. + Column: Chọn số cột dữ liệu cần sắp xếp. + Key type: Chọn kiểu tiêu chí lọc: o Alphanumeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng vừa số vừa chữ. o Numeric: Kiểu tiêu chí lọc ở dạng số. + Order: Chọn trật tự sắp xếp: o Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. o Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc sắp xếp dữ liệu. Sau khi sắp xếp theo cột Tên, thu đƣợc bảng kết quả nhƣ sau: STT Họ và đệm 1 Vũ Văn 2 3 4 5 Lê Thị Đoàn Văn Cao Thái Tên Điểm trung bình Anh 5.0 7.3 7.8 7.0 6.9 Hoa Lâm Sơn

Nguyễn Văn Bình

IX. Chèn chú thích cho bảng - Đặt con trỏ chuột trong bảng cần chèn chú thích. 66

- Nhấn chuột phải, chọn Caption. Khi đó xuất hiện hộp hội thoại Caption. - Gõ nội dung cần chú thích cho bảng đã chọn vào mục Caption.

Hình 3.17: Hộp hội thoại Caption

- Chọn các thông số về kiểu chữ số trong mục Numbering, dấu phân cách trong mục Separator. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện.

67

CHƢƠNG 4: IN ẤN
Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc: Xác lập khổ giấy in và hƣớng in Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang Mục lục tự động Cách in văn bản I. Xác lập khổ giấy và hƣớng in - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page nhƣ hình sau:

Hình 4.1:

Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page

- Thiết lập các thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format: o Format: chọn khổ giấy o Width: độ rộng của khổ giấy o Height: chiều cao của khổ giấy o Orientation: hƣớng của trang giấy.  Portrait: hƣớng giấy dọc  Landscape: hƣớng giấy ngang - Thiết lập các thông tin cho phần lề trang – Margin: o Left: lề trái của trang giấy. o Right: lề phải của trang giấy. o Top: lề bên trên của trang giấy. o Bottom: lề bên dƣới ở trang giấy. II. Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 1. Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header Cách 1: - Vào menu Insert\Header\Default, xuất hiện khung ở đầu trang nhƣ sau:

68

- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này. Cách 2: - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Header, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 4.2:

Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header

- Tích chọn ô Header on. - Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao. - Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở đầu trang nhƣ cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung này. 2. Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer Cách 1: - Vào menu Insert\Footer\Default, xuất hiện khung ở cuối trang nhƣ sau: - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này. Cách 2: - Vào menu Format\Page, chọn thẻ Footer, xuất hiện hộp hội thoại nhƣ sau:

Hình 4.3:

Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer

- Tích chọn ô Footer on. - Thiết lập các thông số về khoảng cách, lề, độ cao. 69

- Nhấn nút <<OK>>, xuất hiện khung ở cuối trang nhƣ cách 1. - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung này. 3. Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang - Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number. - Chèn tổng số trang hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count. - Chèn ngày hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Date. - Chèn giờ hiện tại: Vào menu Insert\Fields\Time. III. Thiết lập tùy chọn mặc định - Khởi động OpenOffice.org Writer

Hình 4.4:

Màn hinhd chính của Writer

- Thiết lập định dạng khổ giấy mặc định - Sử dụng thanh thực đơn Format → Page… - Đặt khổ giấy là A4. - Thiết lập Margins

Hình 4.5:

Đặt các tham số khổ giấy in

- Thiết lập Font mặc định mong muốn. - Format → Character…

70

Hình 4.6:

Đặt các tham số font

- Thiết lập Paragraph mặc định mong muốn.

Hình 4.7:

Đặt các tham số đoạn văn bản

- Lƣu các thiết lập đã định dạng thành file template với định dạng là .ott - File → Save As…

Hình 4.8:

Lƣu file mặc định

- Import template: File → Templates →Organize… - My Templates → Import Template … 71

Hình 4.9:

Import file mẫu

- Chọn nơi chứa file mẫu (template) → Chọn Open

Hình 4.10:

Chọn nơi chứa file mẫu

- Thiết lập template vừa tạo là mặc định theo mong muốn

Hình 4.11:

Thiết lập mẫu mặc định

- Hoàn thành thiết lập mặc định theo mong muốn. IV. Mục lục tự động 1. Tạo mục lục tự động Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho 72

ngƣời đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng. Các bƣớc tạo mục lục tự động: - Bƣớc 1: Tạo Style cho tất cả các tiêu đề (của chƣơng, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục. Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới”. - Bƣớc 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. Vào menu Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại Insert Index\Table xuất hiện nhƣ sau:

Hình 4.12:

Hộp hội thoại Insert Index/Table

+ Nhập tiêu đề trong phần Title. + Chọn Table of Contents trong mục Type. + Để bố trí mục lục hoặc bổ sung thêm các Style khác trong mục lục, bạn chọn mục Additional Styles, rồi nhấn chọn , khi đó xuất hiện hộp hội thoại Assign Styles.

Hình 4.13:

Hộp hội thoại Asign Styles

+ Chọn Style cần bố trí hoặc thêm vào mục lục. + Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng trên mục lục. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc bố trí nội dung của mục lục. + Nhấn nút <<OK>> để thực hiện tạo mục lục tự động. 2. Xóa một mục lục - Mở tài liệu muốn xóa mục lục. - Nhấn chuột phải vào phần mục lục và chọn Delete Index/Table. 73

3. Cập nhật một mục lục sau khi thay đổi tiêu đề trong tài liệu - Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu. - Sửa nội dung tiêu đề trong tài liệu. - Đƣa con trỏ chuột trở về phần mục lục, chọn một vài dòng. - Nhấn chuột phải và chọn Update Index/Table. 4. Chỉnh sửa mục lục - Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục. - Chọn một phần của mục lục muốn chỉnh sửa. - Nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table. - Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries.

Hình 4.14:

Hộp hội thoại Insert Index/Table

- Thiết lập các thông số trong mục Structure. - Tƣơng tự thiết lập cho các thông số khác trong mục Styles, Columns và Background nếu cần. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc chỉnh sửa mục lục. 5. Tạo liên kết cho mục lục với nội dung trên văn bản - Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục. - Di chuyển con trỏ đến phần mục lục của văn bản, nhấn chuột phải và chọn Edit Index/Table. - Chọn thẻ Entries. - Chọn cấp độ đề mục trong mục Level. - Trong mục Structure, nhấn chuột trong hộp hình chữ nhật ở trƣớc nút <<E# >>sau đó nhấn chuột nút <<Hyperlink>>. - Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút <<E>> và sau đó nhấn chuột vào nút <<Hyperlink>>. - Lặp lại các thao tác tƣơng tự với các cấp tiêu đề khách nếu bạn muốn tạo đƣờng siêu liên kết hoặc nhấn chuột vào nút <<All >>. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tạo liên kết.

74

Hình 4.15:

Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries

V. In ấn 1. Xem văn bản trƣớc khi in - Vào menu File\Page Preview, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Page Preview trên thanh công cụ, khi đó văn bản chuyển sang chế độ xem trƣớc khi in. - Xem xong muốn trở về màn hình ban đầu nhấn vào biểu tƣợng Close Preview trên thanh công cụ. 2. In (1) a. In nhanh: - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Print File Directly các trang hiện hành. trên thanh công cụ để in tất cả

(2) b. In trên một mặt giấy (In thông thường): - Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại sau:

Hình 4.16:

Hộp hội thoại Print

- Thiết lập các thông tin chi tiết về máy in, vùng in và số bản in: + Name: Tên máy in. + Print range: Chọn vùng in. o All: In tất cả các trang văn bản hiện hành. o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in các trang rời rạc, 75

dùng dấu gạch nối để in các trang liên tiếp. + Number of copies: Số bản in cần sao, lựa chọn số lần nhân bản trang in bằng cách gõ số lần lặp vào. - Nhấn nút <<Options>> để thiết lập các thông số cho việc in ấn. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện thao tác in. (3) c. In trên hai mặt giấy (In nâng cao): Trong nhiều trƣờng hợp bạn muốn tiết kiệm giấy hoặc để phục vụ cho mục đích sử dụng nào đó, bạn cần in tài liệu của mình trên cả 2 mặt giấy. Hiện nay có rất nhiều máy in hỗ trợ bạn thực hiện công việc này, tuy nhiên nếu máy in của bạn không hỗ trợ chức năng in 2 mặt thì bạn vẫn có thể thực hiện điều này dễ dàng trong Writer. Sau đây là hƣớng dẫn cách in 2 mặt đối với cả hai trƣờng hợp: - Trƣờng hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức năng in 2 mặt + Bƣớc 1: Đặt lệnh in toàn bộ trang chẵn của văn bản o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Options>>, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 4.17:

Hộp hội thoại Print Options

o Tích chọn ô Left pages, bỏ chọn tại ô Right pages. o Nhấn nút <<OK>>. o Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print. + Bƣớc 2: Đặt giấy đã in trang chẵn trở lại khay giấy của máy in. Bạn cần lƣu ý với các máy in khác nhau thì cách đặt giấy sẽ khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên trên hay xuống dƣới, đầu trang giấy quay ra hay quay vào. Tốt nhất bạn nên in thử để kiểm tra. + Bƣớc 3: Đặt lệnh in toàn bộ trang lẻ còn lại của văn bản. o Thực hiện tƣơng tự nhƣ bƣớc 1 nhƣng tích chọn ô Right pages thay cho Left pages. - Trƣờng hợp 2: Đối với máy in hỗ trợ chức năng in 2 mặt Với máy in có hỗ trợ chức năng này thì việc in 2 mặt sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cách thực hiện nhƣ sau: + Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>, xuất hiện hộp hội thoại:

76

Hình 4.18:

Hộp hội thoại Properties của máy in

+ Trên bảng thuộc tính của máy in hiện ra, chọn trang Finishing và tích chọn vào ô Print On Both Sides. + Nhấn nút <<OK>>. + Tiếp tục nhấn nút <<OK>> trên hộp hội thoại Print, máy in sẽ in một mặt rồi tự động đảo giấy để in mặt còn lại. Với cách in này bạn có thể chọn in một số trang nhất định, in nhiều bản,… tương tự như cách in thông thường.

77

PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD
Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 3.0 và Microsoft Word (nhiều phiên bản). Xem: Word có các cách xem cơ bản sau (dựa trên từng phiên bản): - Normal: Là cách xem đƣợc đề xuất (bởi Microsoft) để thực hiện hầu hết việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách xem tƣơng ứng. - Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu nhƣ khi xem trực tuyến. Cách xem tƣơng ứng trong Writer là lựa chọn xem Web Layout. - Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ đƣợc in ra. Cách này tƣơng ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong Writer. - Reading Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu nhƣ trang sách. Writer không có cách xem tƣơng ứng. - Outline: Cách này cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có Navigator, sẽ đƣợc chi tiết ở phần sau. Thanh trạng thái: Thanh trạng thái tƣơng tự nhƣ trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang). Navigator: Word không có khái niệm tƣơng tự Navigator (Điều hƣớng). Để bắt đầu Navigator, nhấn phím F5 hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Navigator trên thanh công cụ. So sánh các phím tắt chính: Chức năng Gạch dƣới các từ không dấu cách Phím tắt trong Word Ctrl+Shift+W Phím tắt trong Writer Không có tƣơng ứng Không có tƣơng ứng chuẩn Ctrl+F7 Ctrl+F10 Không có tƣơng ứng chuẩn Không có tƣơng ứng chuẩn Ctrl+Shift+P Ctrl+Shift+B Nhấn chuột phải > Default Nhấn chuột phải > Default 78

Thay đổi kích cỡ phông Ctrl+Shift+P Từ đồng nghĩa Hiển thị/giấu các ký tự không in Thụt lề Không thụt lề Chỉ số trên Chỉ số dƣới Shift+F7 Ctrl+Shift+* Ctrl+M Ctrl+Shift+M Ctrl+Shift+= Ctrl+=

Xóa bỏ định dạng ký tự Ctrl+Spacebar Xóa bỏ định dạng đoạn văn Ctrl+Q

Chức năng Nhảy tới điểm chỉnh sửa trƣớc đó Dịch chuyển đoạn văn lên trên Dịch chuyển đoạn văn xuống dƣới Tìm kiếm Thay thế
Bảng 2:

Phím tắt trong Word Shift+F5 Không có tƣơng ứng Không có tƣơng ứng Ctrl+F Ctrl+H

Phím tắt trong Writer Cần phải dùng trình nhắc trên Điều hướng Ctrl+mũi tên đi lên Ctrl+mũi tên đi xuống Ctrl+F Ctrl+F

Bảng so sánh phím tắt trong Word và Writer

Nhập số và công thức: Không giống nhƣ Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt động giống các bảng tính hơn. Ví dụ: Các giá trị đã đƣợc tính toán thay đổi khi dữ liệu đƣợc nhập vào (không cần phải lựa chọn và nhấn phím F9 để cập nhập các kết quả đã tính nhƣ trong Word). Cách nhập công thức trong Writer tham khảo phần “Tính toán trên bảng” trang 68. Biểu đồ trong Writer: Biểu đồ đƣợc sao chép từ một bảng tính Calc và đƣợc dán vào một tài liệu Writer theo mặc định sẽ là một đối tƣợng nhúng. Không giống nhƣ thao tác trong Microsoft Office, chỉ có các dữ liệu liên quan đến biểu đồ mới đƣợc nhúng. Trong Microsoft Office việc sao chép và dán một biểu đồ cũng đồng thời nhúng nó, nhƣng nếu bảng tính Excel có dung lƣợng 8MB (không hẳn là không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ đƣợc dán vào một tài liệu Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8MB. Khoảng cách giữa các đoạn và trƣớc ngắt trang: Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word. Cụ thể là: - Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua. - Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên và ở dƣới của hai đoạn. - Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang trắng. Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sau đó. Các thanh đầu trang và cuối trang: Phần đỉnh trang khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn trống, tiếp theo là dòng đầu trang, và sau dòng đầu trang là vùng văn bản chính của trang. Chiều cao tự động cho phép đầu trang hoặc cuối trang tăng lên hoặc co lại tùy thuộc vào nội dung của chúng. Khoảng cách: Xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu trang/cuối trang giãn tới vùng giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính. Các lề trái và phải đƣợc thụt vào từ các lề trang và không thể có giá trị âm.

79

PHẦN 3: HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG CALC Chƣơng 1 LÀM VIỆC VỚI CALC
I. Làm quen với chƣơng trình Calc 1. Cách khởi động Calc 2. Màn hình làm việc của Calc 3. Tạo một bảng tính mới 4. Lƣu bảng tính lên đĩa 5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa 6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc 1. Mở chƣơng trình Calc Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Calc. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút Start->Office->OpenOffice.org Spreadsheet Các nội dung của mục này:

Hình 1-1

: Mở chƣơng trình Calc

- Cách 2: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,… 2. Màn hình làm việc của Calc Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng nhƣ sau:

80

Hình 1-2

: Màn hình chính của Calc

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X, với X là một con số. - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Calc trong khi làm việc. - Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng, giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn. - Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, hai mục này chỉ ra Ô hiện thời và nội dung Ô hiện thời đó. - Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang tính. - Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng thái phím Insert,… - Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc đƣợc đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính. - Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang đƣợc đánh 81

thứ tự bằng số từ 1 đến 65536. - Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác định bằng cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23. - Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền xung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc dƣới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này đƣợc hiển thị trên thanh công thức. 3. Tạo một bảng tính mới Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chƣơng trình khác trong bộ OpenOffice, ví dụ, mở bảng tính từ chƣơng trình Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\New\Spreadsheet; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ biểu tƣợng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet; hoặc - Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở một bảng tính mới. 4. Lƣu bảng tính lên đĩa Thƣ mục mặc định để lƣu các bảng tính là thƣ mục “ngƣời dùng” trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Calc. Để lƣu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Save; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ. Biểu tƣợng này sẽ có màu xanh đen và không chọn đƣợc nếu nhƣ tệp đã đƣợc lƣu và không có bất cứ sự thay đổi nào mới; hoặc - Nhấn t ổ hợp phím Ctrl+S. Nếu trƣớc đó bảng tính chƣa đƣợc lƣu, khi đó với bất cứ cách nào nêu trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lƣu bảng tính. - Chọn vị trí lƣu bảng tính mới. - Đặt tên b ả n g tính tại ô File name. - Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lƣu tệp dƣới dạng .xls, .xml,… - Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lƣu bảng tính lên đĩa. 82

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As. Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng… 5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa Calc cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những bảng tính đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình này, mà còn mở đƣợc cả những bảng tính đƣợc tạo ra bằng chƣơng trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx). Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Vào menu File\Open; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện Tìm đến thƣ mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu đƣợc chọn sẽ mở ra trên màn hình Calc. Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org. 6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các cách sau: - Vào menu File\Exit; hoặc - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q. - Chọn vị trí lƣu bảng tính mới. - Đặt tên bảng tính tại ô File name. - Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lƣu tệp dƣới dạng .xls, .xml,… - Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lƣu bảng tính lên đĩa. trên thanh công cụ;

83

II.

Làm quen với các trang tính 1. Thêm và xoá các trang tính 2. Đổi tên trang tính 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính 4. Ẩn và hiện lại một trang tính 5. Bảo vệ trang tính 6. Chọn nhiều trang tính

Các nội dung của mục này:

1. Thêm và xoá các trang tính Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện nhƣ sau: Thêm trang tính: - Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 1-3

: Hộp hội thoại Insert Sheet

- Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:  Before current sheet: Xuất hiện trƣớc trang tính hiện thời.  After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời. - Chọn số lƣợng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets. - Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name. - Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới. Xoá trang tính: - Chọn trang tính cần xoá. - Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính 84

và chọn Delete Sheet. Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>. 2. Đổi tên trang tính Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung của từng trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 1-4

: Hộp hội thoại Rename Sheet

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính. 3. Sao chép/Di chuyển một trang tính Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách thực hiện nhƣ sau: - Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 1-5

: Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính. - Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ đƣợc di chuyển ra trƣớc trang tính đƣợc chọn trong danh sách này, hoặc sẽ đƣợc di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position) - Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính. Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau: - Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột. 85

- Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột. 4. Ẩn và hiện lại một trang tính Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách thực hiện nhƣ sau: Ẩn một trang tính: Chọn trang tính cần ẩn; vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính đƣợc chọn sẽ biến mất và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời. Hiện lại trang tính: Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 1-6

: Hộp hội thoại Show Sheet

- Chọn trang tính cần hiện trong danh sách. - Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó. 5. Bảo vệ trang tính Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do ngƣời khác gây nên, bạn có thể thực hiện nhƣ sau: - Chọn trang tính cần bảo vệ. - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 1-7

: Hộp hội thoại Protect Sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password. - Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu. Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ đƣợc bảo vệ và không sự thay đổi nào có thể thực hiện đƣợc đối với trang tính đó. Để bỏ bảo vệ, thực hiện nhƣ sau: - Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ. - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại: 86

Hình 1-8

: Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống. - Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ. Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu nhưng không thay đổi được dữ liệu đó. Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau: - Vào menu File\Save As. - Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password. - Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>. - Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau). - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu. Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập đúng Calc mới mở bảng tính đó. 6. Chọn nhiều trang tính - Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn chuột vào thẻ tên cuối. - Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần chọn. - Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.

87

Chƣơng 2 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
I. Xử lý dữ liệu trong bảng tính 1. Các kiểu dữ liệu 2. Các toán tử trong công thức 3. Nhập dữ liệu 4. Sửa, xóa dữ liệu 5. Các thao tác với ô 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 7. Định dạng dữ liệu 8. Đặt tên cho ô hoặc miền 9. Ghi chú cho ô 10. 11. Bảo vệ ô hoặc miền Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:

1. Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đƣợc tạo ra nhƣ sau: 1.1. Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z. - Những dữ liệu dạng chuỗi nhƣ số nhà, số điện thoại, mã số... khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán. - Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đƣợc căn sang trái ô. 1.2. Dạng số (Number) - Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows. - Theo mặc định, dữ liệu dạng số đƣợc căn sang phải ô. 1.3. Dạng công thức (Formulas) - Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả đƣợc thể hiện trong ô.
Nếu thấy #### #DIV/0! #NAME? Có thể là do Cột quá hẹp Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)

88

Nếu thấy #N/A

Có thể là do Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) - Trong cách trình bày dƣới đây: DD là 2 con số chỉ ngày MM là 2 con số chỉ tháng YY là 2 con số chỉ năm Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trƣờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán. 2. Các toán tử trong công thức 2.1. Toán tử số Phép toán cộng trừ * nhân / chia ^ lũy thừa %phần trăm Ví dụ 10 + 5 = 15 10 - 5 = 5 10*5 = 50 90/3 = 30 3^2 = 9 50%*600 = 300

Thứ tự ƣu tiên của các phép toán nhƣ sau: lũy thừa trƣớc rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ƣu tiên (nhƣ nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự ƣu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ đƣợc thực hiện trƣớc. 2.2. Toán tử chuỗi & Nối chuỗi.

Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu đƣợc là: TinHọc 2.3. Toán tử so sánh > < >= <= <> Lớn hơn Nhỏ hơn Lớn hơn hoặc bằng Nhỏ hơn hoặc bằng Khác

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).

89

3. Nhập dữ liệu 3.1. Dữ liệu bất kỳ - Đƣa con trỏ về ô cần thiết. - Nhập dữ liệu theo loại dạng thức. - Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau: + Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dƣới. + Nhấn một phím mũi tên để đƣa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấn phím → sẽ đƣa con trỏ sang ô bên phải. + Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái. 3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật Chuỗi số với bƣớc nhảy là 1: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1. - Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta đƣợc một chuỗi số 1, 2, 3,... Chuỗi số với bƣớc nhảy bất kỳ: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó. - Về ô dƣới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số 4. - Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.

Hình 2-1

: Nhập chuỗi số với bƣớc nhảy là 2

Chuỗi ngày tháng năm tăng: - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu. - Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. - Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bƣớc nhảy là 1. Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách: + Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo. + Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

90

Hình 2-2

: Hộp hội thoại Fill Series

+ Trong phần Time unit chọn:  Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,…  Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không đƣợc tính)  Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,…  Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,… + Chọn bƣớc nhảy tại ô Increment. + Nhấn nút <<OK>>. Điền một danh sách tự tạo: - Nếu d a n h sách này chƣa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu Tools\Options:

Hình 2-3

: Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

- Trong khung Entries lần lƣợt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng. - Nhấn nút <<OK>>. 91

Để sử dụng danh sách tự tạo: - Nhập m ộ t giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu. - Điền tự động tới ô cuối miền nhƣ phần trên. 3.3. Dữ liệu kiểu công thức - Phải bắt đầu bởi dấu = - Khi cần l ấ y số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức. 3.4. Công thức mảng Ngoài công thức tƣơng đối nhƣ trên, Calc còn cung cấp một phƣơng tiện nhỏ gọn hơn, đó là mảng (array). Mảng đƣợc dùng khi ta gặp phải một lƣợng tính toán nhiều và phức tạp trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm đƣợc bộ nhớ (thay vì phải có 100 công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ). - Nhập c ô n g thức mảng (array formula): Bƣớc 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng Bƣớc 2: Khác với công thức tƣơng đối (trong ví dụ trên là =C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7. Bƣớc 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tƣơng ứng. - Sửa một công thức mảng: Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng. 4. Sửa, xóa dữ liệu Sửa: Làm theo một trong hai cách sau: - Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đƣa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa. Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngƣợc lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi. - Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter. Xóa - Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter. 5. Các thao tác với ô Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị trí khác. Tính năng này đƣợc gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc lƣu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu bị cắt đƣợc loại bỏ khỏi trang tính nhƣng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác. Với chức năng cắt và dán, dữ liệu đƣợc chuyển từ ô này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích). Trong trƣờng hợp bạn không muốn di chuyển dữ liệu mà cần nhân 92

bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó. Di chuyển dữ liệu: - Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển. - Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X. - Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích. - Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste - Trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. Sao chép dữ liệu: - Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép. - Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích. - Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste - Trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính 6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột Một cột / một hàng - Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh kích thƣớc sao cho xuất hiện kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. - Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dƣới số của hàng cần điều chỉnh kích thƣớc sao cho xuất hiệ n, kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. Nhiều cột / nhiều hàng - Cột: Chọn các cột cần điều chỉnh kích thƣớc. Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại: trên thanh công cụ,

Hình 2-4

: Hộp hội thoại Column Width

Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width. Nhấn nút <<OK>>. - Hàng: Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thƣớc. Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

93

Hình 2-5

: Hộp hội thoại Row Height

Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height. Nhấn nút <<OK>>. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện như sau: - Vào menu File\Page Preview. - Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau:

Hình 2-6

: Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trƣớc khi in

- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó. 6.2. Chèn ô, hàng và cột Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để đƣa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện nhƣ sau: - Chèn ô: Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu, vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-7

: Hộp hội thoại Insert Cells

94

Chọn Shift cells down để đẩy các ô đƣợc chọn xuống dƣới, hoặc chọn Shift cells right để đẩy các ô đƣợc chọn sang phải. Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh. - Chèn hàng: Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các hàng đƣợc chọn xuống dƣới. - Chèn cột: Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột đƣợc chọn sang phải. Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column. 6.3. Xóa ô, hàng và cột - Xóa ô: Chọn các ô cần xóa,vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-8

: Hộp hội thoại Delete Cells

Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dƣới. Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh. - Xóa hàng: Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu, vào menu Edit\Delete Cells. - Xóa cột: Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu, vào menu Edit\Delete Cells. Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách: + Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá. + Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter. 6.4. Chuyển hàng thành cột và ngược lại Giả sử cần chuyển dữ liệu đang đƣợc xếp thành cột trong các ô A2:A6 thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm nhƣ sau: - Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)

95

Hình 2-9

: Ví dụ về chuyển cột thành hàng

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C. - Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3). - Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:

trên thanh công

Hình 2-10

: Hộp hội thoại Paste Special

- Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose. - Nhấn nút <<OK>> để kết thúc. Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung). 6.5. Ẩn/hiện hàng, cột Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trở lại. Cách thực hiện nhƣ sau: - Ẩn các hàng, cột: Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi, Vào menu Format\Rows\ Hide (hoặc Format\Columns\Hide). - Hiện lại các hàng, cột đã ẩn: Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dƣới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trƣớc và ngay sau chúng là cột B và cột F. Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show). 6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dƣới thì không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tƣơng tự nhƣ vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau: - Cố định hàng: Chọn hàng ngay dƣới những hàng cần cố định, vào menu Window\ Freeze. 96

- Cố định cột: Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định, vào menu Window\ Freeze. - Cố định cả hàng và cột: Đƣa con trỏ về ô ngay dƣới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đƣa con trỏ về ô C3.Vào menu Window\Freeze. - Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để bỏ dấu tích trƣớc chức năng này. 7. Định dạng dữ liệu 7.1. Định dạng ký tự Dùng thanh công cụ định dạng:

Hình 2-11

: Định dạng phông chữ

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name. - Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size. - Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng, chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân. - Chọn màu nền tại ô Background Color. - Chọn màu chữ tại ô Font Color. Dùng menu: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.

Hình 2-12

: Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font

97

- Chọn một kiểu chữ trong khung Font. - Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thƣờng. - Chọn một cỡ chữ trong khung Size. - Nhấn nút <<OK>>. Dùng bàn phím: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng. - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân. 7.2. Định dạng số - Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tƣợng tƣơng ứng trên thanh định dạng. Số 123 0.156 12.345 12.345 Dùng biểu tƣợng Điền dấu tiền tệ Nhân với 100 và điền dấu % Lấy thêm một số thập phân Giảm đi một số thập phân Đổi thành $123.00 15.60% 12.3450 12.35

7.3. Canh biên (dóng hàng) Chọn vùng dữ liệu cần canh biên. Dùng biểu tƣợng (chỉ căn đƣợc theo chiều ngang):

Hình 2-13

: Căn lề cho dữ liệu

Dùng menu (căn đƣợc cả theo chiều ngang và chiều dọc): - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.

98

Hình 2-14

: Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment

- Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm: Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang. Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc. Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees. 7.4. Kẻ khung - Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Border trên thanh công cụ và chọn đƣờng kẻ khung cần thiết. Hoặc: - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.

Hình 2-15

: Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders

- Chọn kiểu đƣờng kẻ trong ô Style, màu của đƣờng kẻ trong ô Color. - Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung đƣợc chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn. 7.5. Tô màu nền - Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền. - Nhấn chuột vào biểu tƣợng Background Color trên thanh công cụ và chọn màu nền cần thiết. 99

Hoặc: - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.

Hình 2-16

: Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background

- Chọn màu nền cần thiết. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận màu nền vừa chọn. 7.6. Định dạng tự động Calc có sẵn một số khuôn mẫu đƣợc sử dụng để định dạng bảng. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng. - Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-17

: Hộp hội thoại AutoFormat

- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị tại ô giữa của hộp hội thoại. - Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn. 8. Ghi chú cho ô Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một cách rõ ràng hơn. Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia là tuyệt đối? … Tạo ghi chú: - Chọn ô cần tạo ghi chú. - Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi 100

chú màu vàng. - Nhập ghi chú vào ô. - Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã đƣợc ghi chú. Xem ghi chú: - Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó. Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa. Sửa ghi chú: - Chọn ô có ghi chú cần sửa. - Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất hiện ô ghi chú cho phép sửa. - Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó. Xoá ghi chú: - Chọn ô có ghi chú cần xoá. - Nhấn chuột phải chọn Delete Note. 9. Bảo vệ ô hoặc miền Trong một số trƣờng hợp, để giới hạn quyền sử dụng của ngƣời khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ. - Vào menu Format\Cells. - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.

Hình 2-18 - Tích chọn: Hide all:

: Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection

Để che dấu không cho xem tất cả 101

Protected: Hide formula:

Để bảo vệ ô Để che dấu không cho xem công thức

Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra. - Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác dụng. Thao tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hƣớng dẫn tại trang 18. 10. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sự thay đổi đó để bạn có thể biết đƣợc bảng tính của mình thay đổi cái gì và thay đổi khi nào. Ghi lại sự thay đổi: - Để ghi lại những thay đổi đƣợc gây ra đối với dữ liệu, vào menu Edit\Changes\Record. Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất kỳ bị thay đổi, Calc sẽ tự động ghi lại thay đổi đó và thông báo cho bạn biết bằng cách hiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di chuột vào ô, khung màu vàng sẽ hiện lên thông báo về thời gian và hành động thay đổi. Ví dụ nhƣ sau:

Hình 2-19

: Ví dụ về sự thay đổi đƣợc ghi lại

- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách: Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes. Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet. Nhấn nút <<OK>>. - Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt việc theo dõi sự thay đổi của dữ liệu. Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi: Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-20

: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes 102

- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ đƣợc chọn trên trang tính của bạn. - Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn. - Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi đã chọn (loại bỏ thay đổi). - Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong bảng tính. - Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả thay đổi trong bảng tính. II. Quản trị dữ liệu Các nội dung chính trong mục này: 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu 2. Sắp xếp dữ liệu 3. Lọc dữ liệu 4. Tổng kết theo nhóm 1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu Khi quản lý thông tin về một đối tƣợng nào đó, ví dụ nhƣ quản lý nhân viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó nhƣ: họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lƣơng, phụ cấp, chức vụ,… Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối tƣợng cần quản lý. Các thuộc tính đó thƣờng đƣợc biểu diễn dƣới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,…) và đƣợc hợp nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liêu. Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng nhƣ một danh sách, ví dụ: Danh sách sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi,… Mỗi danh sách có thể gồm có một hay nhiều cột, mỗi cột đƣợc gọi là một trƣờng (field), tên của cột đƣợc gọi là tên trƣờng. Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trƣờng đƣợc gọi là hàng tiêu đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin về đối tƣợng đƣợc quản lý. 2. Sắp xếp dữ liệu Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng đƣợc chọn theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,… Một số điểm lƣu ý khi sắp xếp dữ liệu: - Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột (trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu. - Danh sách không có tên trƣờng thì tên cột sẽ thay thế. - Trƣờng quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất đƣợc xếp thứ tự theo khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai đƣợc xếp thứ tự theo khoá thứ ba. Cách sắp xếp dữ liệu: 103

- Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp. - Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria.

Hình 2-21 - Chọn khoá sắp xếp.

: Hộp hội thoại Sort – Thẻ Sort Criteria

- Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện sắp xếp danh sách. - Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns). 3. Lọc dữ liệu Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở dữ liệu ban đầu. 3.1. Các yếu tố cơ bản Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính: - Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề. - Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trƣờng hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phƣơng pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu. - Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đƣa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau:  Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trƣờng làm tiêu đề.  Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trƣớc các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh nhƣ >, >=, <, <=. - Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thƣờng gọi là điều kiện và – and) đƣợc thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thƣờng đƣợc gọi là điều kiện hoặc là – or) đƣợc thực hiện không đồng thời. - Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức): cho phép đƣa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau: 104 thẻ

 Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhƣng không đƣợc trùng với tên trƣờng nào.  Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)  Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn. 3.2. Lọc tự động (AutoFilter) - Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề). - Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trƣờng. - Để lọc theo trƣờng nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên trƣờng đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tƣơng ứng của trƣờng.

Hình 2-22

: Ví dụ về lọc tự động trong Calc

- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn. - Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của trƣờng đã lọc, chọn All. - Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter để bỏ dấu chọn. 3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác nhƣ sau: - Xây dựng miền tiêu chuẩn. - Chọn miền dữ liệu định lọc. - Vào menu Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại:

105

Hình 2-23

: Hộp hội thoại Advanced Filter

- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng. - Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dƣới. - Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao. 4. Tổng kết theo nhóm 4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu, ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện nhƣ sau: - Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết. - Vào menu Data\Subtotals, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-24

: Hộp hội thoại Subtotals

- Chọn trƣờng dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by. - Tích chọn trƣờng dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate subtotals for. - Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function. 106

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tổng kết theo nhóm. Ví dụ: Danh sách nhân viên đƣợc tổng kết theo nhóm Giới tính:

Hình 2-25 : Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính - Để bỏ tổng kết theo nhóm, chọn <<Delete>> trên hộp hội thoại Subtotals. 4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây đƣợc gọi là: Bảng tổng hợp. Bảng tổng hợp đƣợc chia làm 4 vùng: - Page Field: Toàn bộ dữ liệu đƣợc tổng kết theo từng nhóm của trƣờng đƣợc chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp. - Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một dòng. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trên xuống dƣới. - Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết trên một cột. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trái sang phải. - Data Field: Vùng dữ liệu đƣợc sử dụng để phân tích bằng các phép toán khác nhau nhƣ Sum, Count, Average,… Tạo mới một bảng tổng hợp: - Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột. - Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 2-26

: Hộp hội thoại Select Source

- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp hội thoại: 107

Hình 2-27

: Hộp hội thoại DataPilot

- Kéo và thả các nút tên trƣờng tại các vùng thích hợp để phân tích dữ liệu. - Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trƣờng cần phân tích vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của trƣờng đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang các phép toán khác nhƣ Count, Average, Max, Min,… bằng cách nhấn vào tên trƣờng tại đây rồi nhấn nút <<Options>>. - Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp. Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền đƣợc lĩnh theo phòng và theo chức vụ:

Hình 2-28

: Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot

Điều chỉnh bảng tổng hợp: - Thay đổi vị trí các trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trƣờng tại vị trí mong muốn. - Bổ sung các trƣờng: chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp, vào menu Data\DataPilot\ Start. - Thực hiện lại các bƣớc nhƣ khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trƣờng vào các vị trí mong muốn. - Xóa trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo tên trƣờng cần xóa ra khỏi bảng. - Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp: Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp, vào menu Data\DataPilot\Refresh.

108

Chƣơng 3 TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN
Các nội dung của mục này: 1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang 4. In 1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề - Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn thẻ Page.

Hình 3-1 : Hộp hội thoại Page Style – Thẻ Page - Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format: - Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô Width, chiều cao giấy tại ô Height. - Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy dọc hoặc Landscape để in giấy ngang. - Đặt lề cho giấy tại khung Margin:  Left  Right  Top : Lề trái : Lề phải : Lề trên

 Bottom : Lề dƣới - Nhấn nút <<OK>>. Đơn vị đo trong Calc đƣợc mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách: - Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options. - Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General. - Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn tại ô 109

Measurement unit. - Nhấn nút <<OK>>. Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem trƣớc khi in. Cách thực hiện nhƣ sau: - Vào menu File\Page Preview. - Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đƣờng kẻ lề xung quanh trang giấy nhƣ hình sau:

Hình 3-2 : Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trƣớc khi in

- Để điều chỉnh lề trên, dƣới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề trang, bạn dùng chuột kéo đƣờng kẻ lề đó tới vị trí mong muốn. 2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang - Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 3-3 : Hộp hội thoại Headers/Footers

- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay đổi các tiêu đề này lần lƣợt tại trang Header và Footer của hộp hội thoại. 110

- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer):  Left area  Center area  Right area : Đặt tiêu đề bên trái : Đặt tiêu đề ở giữa : Đặt tiêu đề bên phải : Định dạng cho tiêu đề

 Header/Footer : Chọn kiểu tiêu đề sẵn có  Custom header/footer - Nhấn nút <<OK>>. Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô Header on (hoặc Footer on). 3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề, bạn tiến hành các bƣớc nhƣ sau: - Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại: - Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) nhƣ mong muốn.

Hình 3-4 : Hộp hội thoại Edit Print Ranges

- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2, nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên. - Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên. - Nhấn nút <<OK>>. Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó vào khung Print range. Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trƣớc khi in (Page Preview) hoặc khi in ra giấy. 4. In - Trƣớc khi in, bạn nên xem trƣớc khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra nhƣ mong muốn. - Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chƣa. 111

Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau: - Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 3-5 : Hộp hội thoại Print - Lựa chọn nội dung in ra trong khung Print:  All sheets : In tất cả các trang tính  Selected sheets : In các trang tính đƣợc chọn  Selected cells : In các ô đƣợc chọn - Lựa chọn vùng sẽ in trong khung Print range: - Nhập vào số lƣợng bản cần in ra trong ô Number of copies. - Nhấn nút <<OK>>. Bạn có thể in nhanh các trang tính đƣợc chọn bằng cách nhấn chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ. Nếu máy in của bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn có thể chọn chế độ này để tiết kiệm giấy in. Khi đó, máy in của bạn sau khi in mặt thứ nhất sẽ tự động kéo giấy trở lại để in mặt tiếp theo. Cách thực hiện nhƣ sau: - Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>. - Chọn trang Finishing rồi tích chuột vào ô Print On Both Sides.

Hình 3-6 : Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này

- Nhấn nút <<OK>> rồi thực hiện in ấn nhƣ bình thƣờng. 112

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful