QM Verfahrensanweisung Interne Audits

1 Zweck und Geltungsbereich Durch diese Verfahrensanweisung soll sichergestellt werden, dass die Anwendungen und die Wirksamkeit der Regelungen des QM- Systems regelmäßig überprüft werden und so das Qualitätsmanagementsystem ständig verbessert wird. Beteiligt sind: • • • Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) Auditor(en) Auditierte Organisationseinheit

2 Erläuterungen, Begriffe, Abkürzungen Internes Audit Regelmäßige und systematische Untersuchung des dokumentierten Qualitätsmanagementsystems im Hinblick auf Anwendung und Wirksamkeit.

3 Aufzeichnungen • • • • Einladung und Auditplan Auditprotokoll Maßnahmenplan Qualitätsbericht

4 Mitgeltende Regelungen und Dokumente • • • Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen Umgang mit Fehlern

5 Beschreibung/ Vorgehensweise
Arbeitsschritt 1 Für die Audits wird zu Beginn eines Jahres einen Jahresplanung erstellt, die zugleich die Einladung für die Mitarbeiter darstellt. Die Termine und Inhalte der Audits werden am Monatsanfang bekannt gegeben, in besonderen Fällen sind außerplanmäßige Audits möglich . 2 Der Plan wird von der Klinikleitung genehmigt, die Audittermine berücksichtigen dienstliche und persönliche Belange der Mitarbeiter. 3 Die Beauftragung der Auditoren geschieht durch die Klinikleitung. Die drei QMBs führen die Audits durch, sofern es nicht ihre eigenen Arbeitsbereiche anbelangt. In diesen Fällen auditiert der jeweils betroffene QMB nicht mit. Zuständigk eit QMB Mitgeltende Dokumente Auditplan Anlage 1 dieser VA Bemerkungen

Klinikleitung QMB, Klinikleitung

Auditplan

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QM Verfahrensanweisung Interne Audits
Zuständigk eit QMB/ Auditoren Mitgeltende Dokumente

Arbeitsschritt 4 Zur Vorbereitung der internen Audits werden die Qualitätsdokumente der Abteilung zugrunde gelegt. Insbesondere die relevanten Verfahrensund Arbeitsanweisungen werden vorab daraufhin geprüft, ob etwaige Korrektur- und Änderungsvorschläge vollständig eingearbeitet worden sind. 5 Bei der Durchführung der Audits spricht der QMB mit den Mitarbeitern die Handbuchkapitel mit den dazugehörigen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen und den Formblättern hinsichtlich der Aktualität durch. Die Dateien werden im PC geöffnet, nicht gespeicherte Formblätter werden im entsprechenden Ordner oder in relevanten Regelwerken durchgesehen. Im Audit wird überprüft, inwiefern diese Regelungen Anwendung finden und ob sie (noch) sinnvoll und effizient sind. Teil der Gespräche sind darüber hinaus Verbesserungsvorschläge seitens der auditierten Mitarbeiter. Die vorbereitete Checkliste ist zugleich das Auditprotokoll, in dem Korrektur- und Verbesserungsvorschläge vermerkt werden. 6 Einvernehmlich mit den Mitarbeitern werden Korrektur- und Verbesserungsvorschläge protokolliert und im Maßnahmenplan festgelegt. Das Protokoll und der Maßnahmenplan fließen in das Management- Review mit ein 7 Die Maßnahmen werden gemäß den Vereinbarungen im Audit- Protokoll durchgeführt, ggf. wird vorher die Leitung informiert 8 Der QMB überwacht die Durchführung und Wirksamkeit der korrektur- und Vorbeugemaßnahmen anhand des Maßnahmenplans 9 Die Auditergebnisse werden vom QMB zusammen gefasst und gemeinsam mit der Klinikleitung im Rahmen eines ManagementReviews erörtert

Bemerkungen

QMB/ Auditor

QMB/ Auditoren

Anlage 2

Leiter der auditierten Abteilungen QMB Anlage 3

QMB, Klinikleitung

Anlage 2 und 3

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Anlagen • • • Anlage 1_FB_Auditplan und Einladung Anlage 2_FB_Auditcheckliste und -protokoll Anlage 3_FB_Maßnahmenplan

Freigeber:

Datum:

Unterschrift

Datum d. Überprüfung: (nach 3 Jahren)

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