INFORMÁTICA BASICA UNIVERSIDAD DE PAMPLONA 2007

GUIA DE TALLER PROCESAMIENTO DE DATOS NUMERICOS CON EXCEL ¿Qué es Excel? Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo, integrada en el entorno

Windows y desarrollada por Microsoft, una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos más complejos como préstamos

hipotecarios; Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Una hoja de cálculo pueden contener en sus celdas: – texto – valores numéricos, fechas y datos horarios – fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

La utilización de Excel se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Esp. Adm. Jorge H. Santafé

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Intro para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú o comando para seleccionar, etc. ¿Qué asimilaremos en este Taller? Uso de las funciones básicas para la composición y edición de un libro: • • • • • • • • • Identificación de un libro de Calculo y de las hojas de que lo componen. Selección del tipo, tamaño y estilo de la fuente tipográfica Introducción de datos literales y numéricos en filas y columnas de una tabla Modificación del ancho de las columnas Asignación de nombre del libro y de nombres de las hojas Marcación de líneas y bordes de las celdas de una hoja de cálculo Cálculo automático de promedios aritméticos por fila y por columna Presentación gráfica de resultados Llenado de una hoja de cálculo a partir de datos de otras hojas, con copiar y pegar Acomodación automática del ancho de las columnas de datos Práctica de cálculo automático de promedios aritméticos por fila y por columna Cálculo de promedios ponderados con fórmula personalizada Presentación gráfica de resultados mediante barras dobles

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ACTIVIDAD N° 1: PRIMEROS PASOS CON LIBROS Y GRAFICOS 1. En el escritorio de Windows haga un click con el cursor del mouse en la etiqueta Inicio y luego en Programas. 2. Ubique en el menú desplegable de programas el ítem de Microsoft Excel y haga un clic sobre él. 3. Tras unos segundos que toma la carga del programa y la aparición momentánea de su identificación en la pantalla, se deberá configurar automáticamente el escritorio de trabajo de Excel, con una barra con varios nombres de menús desplegables de comandos en la parte superior de la ventana (Archivo, Editar, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana y Ayuda). Bajo esta barra habrá una serie de íconos (en cantidad y ubicación variable según la configuración que se haya dado al programa cuando fue instalado). Estos íconos, igual que los que pueden aparecer en la barra inferior, equivalen a comandos de uso frecuente disponibles también como rótulos en los menús desplegables. Lo que Excel muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows (figura 1) y consta de las siguientes barras o componentes:

1. Barra de Título 2. Barra de Menús 3. Barra o barras de Herramientas 4. Barra de Referencia 5. Barra de Nombre del Documento.

El Libro por crear constituye lo que en OpenOffice.org Calc se denomina una planilla. Cada Planilla puede estar compuesto por una o más planillas individuales, que son Hojas, organizadas como tablas bidimensionales, con filas (horizontales) Esp. Adm. Jorge H. Santafé

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y columnas (verticales) compuestas de celdas. En las celdas se introducen los datos (textos, números, etc.) que componen cada hoja. Cada celda se identifica en la hoja por una letra para la columna y un número de orden para la fila. Por ejemplo, G8 identifica la celda de la columna G y fila 8.

5. Si bien el aspecto del escritorio de Excel se puede personalizar, es decir, adaptar a las preferencias de cada usuario del programa en cuanto a las barras y botones o íconos presentes en el escritorio, para el trabajo básico es conveniente tener disponibles solamente las barras principales: Estándar, Formato y Dibujo. Asegúrese de tener visibles estas barras haciendo lo siguiente: • Haga un click en el menú Ver y luego en Barras de herramientas. Al costado derecho asegúrese de que tengan la marca de activación los casilleros que aparecen junto a las barras Estándar, Formato y Dibujo. Si alguno de estos casilleros está en blanco, haga un click en su interior. Si cualquiera de las otras barras de herramientas tiene la marca desactívela haciendo un click en su casillero. ,

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A continuación se procederá a crear un directorio o carpeta en el escritorio del PC o en una unidad de almacenamiento USB personal para guardar el documento que se elaborará en esta sesión de trabajo. 6. Haga un click con el mouse en la celda A1. Digite la palabra ALUMNOS y pulse la tecla Intro. Para avanzar el cursor hacia las celdas laterales o inferiores, pulse las teclas de dirección (flechas hacia los lados, arriba y abajo), según corresponda. También puede hacer un click con el mouse en cualquier celda en la que desee insertar un dato. 7. Para los datos numéricos conviene - antes de introducirlos en la hoja cerciorarse el tipo de indicador de decimales que usa el programa (separador y posiciones de decimales). Ubicar el cursor en una celda vacía en la que se desea introducir un dato numérico y elegir la opción Celdas del menú Formato. Se presentará la siguiente caja de diálogo:

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Notar que se debe elegir la opción Número del menú del mismo nombre en la caja de diálogo. Entonces en esta caja de dialogo se puede establecer el número de cifras (posiciones) decimales deseadas para los datos, En nuestro caso usaremos solamente 1 decimal, y la opción de separador de miles para sus datos numéricos si lo requiriere. 9. Introducir en la hoja de cálculo la información de alumnos y notas de los 3 evaluaciones de la Materia de Sistemas, con el formato para decimales determinado anteriormente pero sin preocuparse por ahora del formato de la tabla en relación al modelo. CELDA DE SELECCIÓN TODA LA HOJA

10. El rectángulo gris de la hoja que está a la izquierda de A y sobre 1, o sea, en la esquina superior izquierda de la tabla, permite seleccionar para edición toda la hoja de una vez, haciendo un click sobre él. Seleccione toda la hoja y cambie la fuente tipográfica a Bookman Old Style y el tamaño a 12 puntos.

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11. Para acomodar el ancho de las columnas al espacio que requiere la información almacenada en ellas, comenzaremos por aumentar el ancho de la columna ALUMNOS. Para ello, hacer un click en la celda que contiene el encabezado, o sea, la letra A, de modo de seleccionar para edición toda la columna. A continuación llevar el cursor a la línea de separación de dicho encabezado y el de la columna vecina, o sea, de la letra B. Cuando el cursor adopte la forma de doble-flecha horizontal, presionar el botón izquierdo del mouse y arrastrar hacia la derecha sin soltar el botón, hasta lograr un ancho apropiado para la columna de ALUMNOS. Una vez conseguido esto, soltar el botón del mouse. 12. Repetir la maniobra anterior para aumentar el ancho de la columna de PROMEDIOS. Después adelgazar las columnas de las notas de las evaluaciones, acomodándolas al ancho ocupado por los encabezados. 13. Seleccionar completas las columnas B, C, D y E y alineamos a la derecha información que contienen, usando el icono para alinear a la derecha de la barra de herramientas. La tabla debería ahora presentar el siguiente aspecto:

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14. Escriba PROMEDIOS en la celda A22. Así, en las celdas vecinas de la misma fila, podremos más tarde obtener los promedios de notas del curso para cada evaluación aplicada en esta asignatura. 15. Seleccionar las celdas comprendidas desde la B2 hasta la E21, haciendo un clic en B2 y arrastrando el mouse – sin soltar el botón izquierdo – bajando en diagonal hasta la celda E22. En el menú Formato, elegir la opción Celdas…. En la caja de diálogo marcar la opción Número de la categoría homónima. En la casilla para indicar el número de posiciones decimales, indicar 1 (notas irán con un decimal). Hacer un click en el botón Aceptar. Observar que en la planilla ahora se mostrarán todas las notas con 1 decimal. 16. En el borde inferior de la hoja, sobre la barra de herramientas de dibujo, aparecen unas etiquetas con los nombres “Hoja 1”, “Hoja 2”, etc. Haga doble click en la etiqueta “Hoja 1” y reemplace ese nombre por Sistemas I. Reemplace la etiqueta “Hoja 2” por Sistemas II Y “Hoja 3” por Sistemas III. Haciendo un clic en la etiqueta Sistemas I se vuelve a esa hoja del cuaderno de Excel. 17. Ir al menú Formato y seleccionar la opción Página… Implementar las decisiones de formato (tamaño del papel, márgenes y encabezado) que se indican en las siguientes figuras:

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NOTA: Para escribir el encabezado de la hoja, usar la pestaña Encabezamiento, luego hacer clic en la opción Editar, igualmente para el pie de pagina.

18. Ubicar el cursor con un click en la celda E2. Del menú Insertar seleccionar la opción Función… Se presentará un cuadro de diálogo, en el cual hay que elegir en categoría Estadística en la ventana inferior (Función) y Promedio.

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19. Haga clic en siguiente, en el cuadro número 1 haga clic en el botón reducir , luego seleccione las celdas de las cuales deseamos obtener el promedio, por el momento será el promedio del primer estudiante (celdas B2, C2, D2) (B2:D2), vuelva hacer clic sobre el botón reducir, y luego haga clic en le botón Aceptar.

20. Al aceptar se obtendrá el promedio del primer alumno. Para extender el cálculo automático a los restantes alumnos del curso, simplemente ubique el cursor en el vértice inferior derecho de la celda E2 (que tiene el primer resultado) y – cuando el cursor adopte la forma de una cruz – arrastre hacia abajo, sin soltar el botón izquierdo del mouse hasta la celda E21. Verifique algunos de los resultados para comprobar. 21. Ubique ahora el cursor en la celda B22. Aplique el método de cálculo automático (Insertar, función, estadística, promedio) ya utilizado para obtener el promedio de todo el curso en la primera evaluación. Después extienda automáticamente el cálculo hacia la derecha para obtener los promedios del curso en las demás evaluaciones, hasta E22.

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22. Seleccionar las celdas desde A1 hasta E17. En el la barra de herramientas de Formato seleccionar la opción Borde y después en la opción .

23. Seleccionar la columna E completa y aplicar negritas para destacar. Seleccionar la fila 22 y aplicar negritas. 24. Seleccionar las celdas desde A2 hasta E21. Pulsar el botón de la barra superior de herramientas que tiene el icono datos de la hoja. , para dar orden ascendente a los

25. Para presentar en un gráfico de barras los promedios de los alumnos en esta asignatura, seleccione las celdas A1 hasta A21. Presione y mantenga presionada la tecla Ctrl (control) mientras selecciona las celdas E1 hasta E21. Así habrá seleccionado simultáneamente 2 columnas de datos para el gráfico. 26. Haga un click en el botón (Asistente para gráficos) de la barra principal, Se mostrará el asistente para gráficos, siga los siguientes pasos: Esp. Adm. Jorge H. Santafé

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Seleccione tipo de grafico “Columnas”, “Compara valores entre categorías”, “Columnas Agrupadas”, luego haga clic en siguiente.

Seleccionamos EL tipo de serie “Columnas”, luego haga clic en siguiente.

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En el la casilla Título del Grafico escriba “Promedios Sistemas”, active la casilla “Eje de Categoría X” y escriba “Estudiantes”, active la casilla “Eje de Categoría Y” y escriba “Calificaciones”. Luego haga clic en el botón Siguiente.

Y seleccionar “Como objeto en” y por ultimo dar clic en finalizar.

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