COMO CALCULAR LA RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE SU SALARIO

Existen dos procedimientos para la Retención en la fuente por concepto de salarios. A continuación se explica
el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La estructura a seguir para la depuración es la siguiente:
Procedimiento número 1:
Se suma el total pagos laborales del mes 
• En dinero o en especie
• Sean o no factor salarial, vacaciones
• Viáticos permanentes
• Directos o indirectos
(-) Cesantías, intereses sobre cesantías y prima mínima legal de servicios
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
• Aporte obligatorio al sistema de salud (4%)
• Aportes pensionales obligatorios
• Aportes voluntarios hasta el límite legal
• Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación salud y
educación que cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas 
• Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen protección a la maternidad.
• Gastos de entierro del trabajador
• Gastos de represen funcionarios oficiales
• Exención para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
(=) Base de retención
Procedimiento número 2:
A. Se suma el total pagos laborales del mes 
• En dinero o en especie
• Sean o no factor salarial, vacaciones
• Viáticos permanentes
• Directos o indirectos
(-) Cesantías e intereses sobre cesantías
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional 
• Aporte obligatorio al sistema de salud (4%)
• Aportes pensionales obligatorios
• Aportes voluntarios hasta el límite legal
• Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación salud y
educación que cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas 
• Indemnización .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen protección a la maternidad
• Gastos de entierro del trabajador
• Gastos de represen funcionarios oficiales
• Exención para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
(=) Este resultado se divide por 13 o el número de meses que corresponda.
(=) Ingreso mensual promedio (Base para determinar porcentaje fijo de retención).
Hasta aquí hemos determinado el porcentaje fijo que se aplicara en los seis meses siguientes a la fecha del
cálculo.
Luego, mensualmente, se sigue el mismo procedimiento que en el procedimiento 1 para determinar la base de
retención, a la cual se le aplicara el porcentaje fijo determinado en le procedimiento anterior (A), puesto que
una cosa es determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje fijo. Una vez
determinado el porcentaje fijo, este se aplicara en cada uno de los siguientes seis meses, así la base
depurara en cada mes, no alcance el tope mínimo para estar sometido a retención en la fuente. 

Ejemplo: supongamos que se aplicara retención en la fuente sobre ingresos gravables superiores a
1.000.000, y en el caso que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el salario solo
sea de 800.000 una vez depurado, en tal caso se debe aplicar el porcentaje fijo de retención ya determinado
con anterioridad. Esto no sucedería en el procedimiento 1, ya que solo se aplicaría retención si el salario
gravable supera el 1.000.000 de que hablamos en este ejemplo. En otras palabras, una vez determinado el
porcentaje fijo, este se aplicara a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual de
 los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que solo se aplicaría retención si el los ingresos
gravados superan el 1.000.000
Continuación procedimiento 2:
B. 
Se suma el total pagos laborales del mes
· En dinero o en especie
· Sean o no factor salarial, vacaciones
· Viáticos permanentes
· Directos o indirectos
(-) Cesantías e intereses sobre cesantías.
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional 
· Aporte obligatorio al sistema de salud (4%)
· Aportes pensionales obligatorios
· Aportes voluntarios hasta el límite legal
· Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación salud y
educación que cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas 
• Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen protección a la maternidad
• Gastos de entierro del trabajador
• Gastos de represen funcionarios oficiales
• Exención para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
(=) Base de retención que se multiplica por el porcentaje fijo de retención (A*B)
El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año, y se tomara
el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el calculo, es decir que si se hace el calculo
en diciembre de 2007, se tomaran los ingresos hasta el mes de noviembre (noviembre 2006-noviembre 2007),
que es el mes anterior al mes de diciembre en el cual se hizo el cálculo.
En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomaran en cuenta los meses que lleve y
se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los
ingresos de esos 10 meses y una vez depurados se dividirán por 10 para determinar la base. Recuerde que
cuando se lleva un año a más, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores se dividirá en 13.
Una vez determinado el procedimiento a utilizar, el valor allí establecido se lleva a la siguiente tabla para
determinar el valor a retener:
 

Rangos en UVT** Tarifa 

IMPUESTO
Desde Hasta Marginal
>0 95 0% 0
> 95 150 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos de 95 UVT)*19%
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos de 150 UVT)*28%
> 150 360 28%
más 10 UVT
(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos de 360 UVT)*33%
> 360 En adelante 33%
más 69 UVT

El valor del Uvt para el 2011 es de $25.132 según resolución 012066 del 19 de noviembre de 2010.

Concepto y valores que se deducen o descuentan del total de ingresos para determinar la base
sometida a retención
Cesantías e intereses sobre cesantías
El artículo 206 de Estatuto tributario en su numeral 4, establece que son exentas siempre y cuando el salario
mensual promedio de los seis últimos meses del empleado no exceda de 350 UVT ($7.718.900).
La parte no gravada (la que excede el límite) se determinará así:

Mayor de 350 UVT hasta 410 UVT el 90%

Mayor de 410 UVT hasta 470 UVT el 80%
 Mayor de 470 UVT hasta 530 UVT el 60%
Mayor de 530 UVT hasta 590 UVT el 40%
Mayor de 590 UVT hasta 650 UVT el 20%
Mayor de 650 UVT en adelante el 0%

Prima mínima legal de servicios

La razón por la que se excluye no es por que se exenta o sea ingreso no constitutivo de renta, sino porque la
retención se le practicara directamente según el monto del pago por concepto de prima de servicios. La prima
de servicios sólo se excluye en el procedimiento número1, en el 2 se incluye dentro de la totalidad de ingresos
gravados, es decir, que sólo si se utiliza el procedimiento 1, la retención en la prima de servicios se puede
determinar en forma independiente.
Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
Los siguientes conceptos se consideran como ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional:
Aporte obligatorio al sistema de salud (4%)
· Aportes obligatorios a fondos de pensión
· Aportes voluntarios a los fondos de pensión siempre y cuando, sumados con los aportes obligatorios, no
superen el 30% del ingreso laboral o tributario del año.
· Reembolso de gastos del trabajador
· Los pagos que el empleador pague a terceros por concepto de alimentación del trabajador o su familia,
siempre y cuando el trabajador no devenga más de 15 salarios mínimos mensuales.
Rentas exentas
El artículo 206 de Estatuto tributario en su numeral, contempla como exentas las rentas originadas en
indemnizaciones por accidente de trabajo, las indemnizaciones que impliquen la protección de la maternidad,
lo recibido por gastos de entierro del trabajador y el seguro y las compensaciones por muerte de los miembros
de las fuerzas militares y de la policía nacional.
Igualmente, el 25% de las rentas de trabajo son exentas. La renta exenta por este concepto no puede superar
mensualmente el valor de 240 UVT.
Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
El trabajador puede disminuir de la base de retención, lo pagado por concepto de intereses o corrección
monetaria originados en préstamos para adquisición de vivienda. En este caso el valor máximo a solicitar
mensualmente como deducción es de 100 UVT.
El trabajador pude disminuir de la base de retención, lo pagado por concepto de salud y educación del
trabajador, su cónyuge y hasta dos hijos. En este caso, el valor a deducir no debe superar el 15% del total de
los ingresos gravados del periodo respectivo, y adicionalmente que los ingresos laborales durante el año sean
inferiores a 4.600 UVT .
Nota: El empleado solo puede deducir uno de los dos conceptos enunciados, o bien el pago por vivienda o el
pago por salud y educación.
Aunque la empresa puede aplicar indistintamente uno u otro procedimiento de retención, una vez elegido uno
de ellos, este se debe aplicar durante todo el periodo correspondiente.
Para el caso de los empleados que laboran por primera vez, necesariamente se debe utilizar el procedimiento
número 1, puesto que para utilizar el procedimiento número 2, se requiere haber trabajado un año o menos,
para efectos de sacar el promedio respectivo.