You are on page 1of 65

CORPORATE AND LOCAL INDUCTION POLICY 

Documentation Control 
Reference  HR/T&D/003 
Approving Body  Trust Board 
Date Approved  7 April 2011 
Implementation date  7 April 2011 
Version  4 
Supersedes  NUH version 3.1 (June 2010, appendix B 
revised October 2010) 
Consultation undertaken  Human Resource Management Team 
Learning and Education Committee 
Trainers Forum 
Medical Mandatory Lead 
NHSLA Policy Authors 
Staff Side NUH 
Trust Health and Safety Committee 
Directorate Mandatory Training Leads 
Statutory and Mandatory Topic Leads 
Corporate Induction Topic Leads 
Staff Side Policy Sub Group 
Directors’ Group 
We Are Here For You Steering Group 
Date of Completion of Equality  January 2011 
Impact Assessment 
Date of Completion of We Are  January 2011 
Here for You Assessment 
Date of Environmental Impact  January 2011 
Assessment (if applicable) 
Target audience  All managers and staff 
Supporting Documents &  Statutory and Mandatory Training policy 
Procedure  Personal Development Review policy 
Medical Appraisal to Support Revalidation
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011[Type text]  [Type text]  21] 
policy 
Secondment policy 
Recruitment and Selection policy 
Manual Handling Policy 
Single Equality Scheme 
Equal Opportunities Policy 
Major Incident Plan 
Business Continuity Policy 
Waiting List Management Policy 
Fraud and Corruption Policy 
Infection Prevention and Control Policy 
Risk Management Policy 
Incident Reporting and Management 
Policy 
Slips, Trips and Falls Policy 
Safe Handling, Disposal and Reporting of 
Sharps and Blood Borne Viruses 
Exposure Injuries Policy 
Provision of Spiritual and Pastoral Care 
Policy 
Review Date  April 2014 

Lead Executive  Director of Human Resources 

Author/Lead Manager  Paula Ward 
Assistant Director of Learning and 
Organisational Development 
Julie McCarthy 
Management Development Lead 
Further Guidance/Information  Human Resources Managers 
Learning and Organisational Development


Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
CONTENTS 
Paragraph  Title  Page 
1  Introduction  4 
2  Policy Statement  4 
3  Equality and Diversity Statement  5 
4  Equality Impact Assessment Statement  6 
5  Environmental Impact Assessment Statement  6 
6  We Are Here For You Mission Statement  6 
7  Key Principles  6 
8  Scope  7 
9  Definitions  7 
10  Management Mentoring  11 
11  Induction and Training Support Buddy  12 
12  Roles and Responsibilities  12 
13  Failure to attend induction programmes  19 
14  Evaluation of induction and training programmes  20 
15  Dissatisfaction with the Application of this Policy  20 
16  Training for Managers  20 
17  Monitoring and Evaluation  20 
18  Useful Contacts  20 
19  Advice  20 
Appendix A  Corporate Induction Administration Booking Process  21 
Appendix B  Induction Week Programme  22 
Appendix C  Temporary Staff Sign On Sheet  24 
Appendix D  Local Induction Guidance Leaflet  26 
Appendix E  Local Induction Checklist Document  28 
Appendix F  Local Induction Completion Questionnaire  32 
Appendix G  Management Mentoring: A Guide to Mentoring  33 
Appendix H  Management Mentoring: My Mentor and Me  41 
Appendix I  Managers Induction Programme  47 
Appendix J  Managers Induction Flow Chart  48


Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
Appendix K  Reporting and Recording Arrangements  49 
Appendix L  Corporate Induction Programme Topic Request Form  50 
Appendix M  Equality Impact Assessment  51 
Appendix N  We are Here for You Policy Assessment  60 
Appendix O  Employee Record of Having Read the Policy  63 

CORPORATE AND LOCAL INDUCTION POLICY 
1.  INTRODUCTION 
1.1  Nottingham  University  Hospitals  NHS  Trust  aims  to  provide  the  best 
working environment for all employees and the safest treatment and care 
for its patients, ensuring minimal risk in all the services (clinical and non­ 
clinical)  it  provides.  In  order  to  achieve  this,  on  joining  the  Trust  all 
employees  must  attend  Corporate  Induction  and  their  Local  Induction, 
and where relevant a Professional Induction and a Managers’ Induction, 
to gain the knowledge and skills required to provide a safe and effective 
service. 
1.2  The  Trust  recognises  that  the  ever­changing  healthcare  environment 
poses  a  number  of  challenges  to  the  Trust  in  order  to  minimise  the 
exposure to preventable risks. The Trust also recognises that employees 
are our most valuable asset which have an impact, directly or indirectly, 
on patient care. 
1.3  A well inducted  and trained workforce enables  organisational objectives 
for  safety  and  high  quality  care  to  be  achieved  in  a  timely  and 
professional manner. 

2.  POLICY STATEMENT 
2.1  The  Trust  is  committed  to  the  provision  of  a  comprehensive  induction 
programme  that  ensures  all  new  employees  (including  new  managers’) 
receive  appropriate  information  and  development,  and  understand  the 
Trust’s  vision  and  the  ‘We  are  here  for  you’  values  and  behaviours  in 
order  to  do  their  jobs  to  the  highest  possible  standards  and  operate 
safely. 
2.2  The  Trust  requires  that  all  new  employees  (temporary  and  permanent) 
receive  an  effective  introduction  to  the  Trust  upon  commencement  of 
employment without exception. This is a mandatory requirement.

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
2.3  The policy sets out the Trusts’ arrangements for induction, namely:
· Provide  information  related  to  Corporate,  new  Manager  and  Local 
Induction topics that all employees must adhere to.
· Set  out  the  roles  and  responsibilities  in  respect  of  Corporate, 
Professional, Managers’ and Local Induction procedures.
· Set  out  the  arrangements  for  ensuring  new  employees  attend 
Corporate  Induction,  that  all  new  managers  attend  the  Managers’ 
Induction,  and  relevant  staff  groups  attend  their  Professional 
Induction in line with their contractual obligation.
· Set  out  the  arrangements  for  recording,  monitoring  and  reporting  of 
attendance at both the Corporate and the Managers’ Inductions.
· Set  out  arrangements  for  following  up  those  who  fail  to  attend  the 
Corporate and Managers Induction.
· Set  out  arrangements  for  completion  and  recording  of  the  Local 
Induction. 

3.  EQUALITY AND DIVERSITY STATEMENT 
3.1  All patients, employees and members of the public should be treated fairly 
and  with  respect,  regardless  of  age,  disability,  gender,  marital  status, 
membership or non­membership of a trade union, race, religion, domestic 
circumstances,  sexual  orientation,  ethnic  or  national  origin,  social  & 
employment status, HIV status, or gender re­assignment. 

3.2  ALL  TRUST  POLICIES  AND  TRUST  WIDE  PROCEDURES  MUST 


COMPLY  WITH  THE  RELEVANT  LEGISLATION  (NON  EXHAUSTIVE 
LIST) WHERE APPLICABLE:
· Equality Act 2010
· Employment Relations Act (1999)
· Rehabilitation of Offenders Act (1974)
· Human Rights Act (1998)
· Trade Union and Labour Relations (Consolidation) Act 1999
· Part Time Workers ­ Prevention of Less Favourable Treatment 
Regulations (2000)
· Fixed Term Employees ­ Prevention of Less Favourable Treatment 
Regulations (2001)


Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
4.  EQUALITY IMPACT ASSESSMENT STATEMENT 
4.1  NUH is committed to ensuring that none of its policies, procedures, 
services, projects or functions discriminate unlawfully.  In order to 
ensure this commitment all policies, procedures, services, projects or 
functions will undergo an Equality Impact Assessment. 
4.2  A  COPY  OF  THE  EQUALITY  IMPACT  ASSESSMENT  FOR  THIS 
POLICY CAN BE FOUND IN APPENDIX M. 
4.3  REVIEWS  OF  EQUALITY  IMPACT  ASSESSMENTS  WILL  BE 
CONDUCTED  IN  LINE  WITH  THE  REVIEW  OF  THE  POLICY, 
PROCEDURE, SERVICE, PROJECT OR FUNCTION 

5.  ENVIRONMENTAL IMPACT ASSESSMENT STATEMENT 

5.1  THE  ENVIRONMENTAL  IMPACT  OF  THIS  POLICY  HAS  BEEN 


CONSIDERED  AND  NO  FURTHER  ACTION  IS  REQUIRED  AT  THIS 
TIME. 

6.  WE ARE HERE FOR YOU STANDARD MISSION STATEMENT 
6.1  This  Trust  is  committed  to  providing  the  highest  quality  of  care  to  our 
patients, so we can pledge to them that ‘We are here for you’. This Trust 
supports a  patient centred culture of  continuous improvement  delivered 
by  our  staff.  The  Trust  established  the  Values  and  Behaviours 
programme  to  enable  Nottingham  University  Hospitals  to  continue  to 
improve  patient  safety,  outcomes  and  experiences.  The  set  of  twelve 
agreed  values  and  behaviours  explicitly  describe  to  employees  the 
required way of working and behaving, both to patients and each other, 
which  would  enable  patients  to  have  clear  expectations  as  to  their 
experience  of  our  services.  The  ‘We  are  here  for  you’  Compliance 
Toolkit can be found on Appendix N. 

7.  KEY PRINCIPLES 
7.1  Corporate  Induction  and  Local  Induction  are  mandatory,  as  are  the 
Managers’  Induction  (for  band  8b  and  below)  and  the  Professional 
Induction  e.g.  Nursing  and  Midwifery  for  relevant  staff  groups.  The 
inductions  must  be  completed  at  the  commencement  of  employment, 
regardless of an individual’s post, ability or patterns of work. 
7.2  The requirement to complete induction is a priority over any other forms 
of training and is a mandatory obligation.

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
7.3  Guidance  relating  to  this  policy  informs  employees  of  the  minimum 
requirements for Corporate , Local and Managers’ Inductions. 
7.4  Changes to the Trust’s induction requirements and  subsequently  to  this 
policy  must  be  made  via  the  subject  specialist  lead  using  the  Trust 
template  (Appendix  L)  and  submitting  it  to  the  Learning  and  Education 
Committee (LEC). LEC will be the approving committee. No subject can 
be  defined  as  necessary  at  Corporate  Induction  unless  it  has  been 
approved via this process. 
7.5  These  requirements  have  been  collated  on  the  basis  of  external 
assurance frameworks that feed into Trust policy documents for all topics 
relevant to induction. The requirements will be subject to change due to 
internal  and  external  developments  and  will  be  reviewed  and  re­issued 
trust­wide as necessary. 

8.  SCOPE 
8.1.  This  policy  applies  to  all  employee  groups,  whether  employed  on  Trust 
or national terms and conditions, working as volunteers, seconded to the 
Treatment Centre and those on fixed term and temporary contracts of 8 
weeks  or  more  within  the  Trust.  For  temporary  workers  under  8  weeks 
the  line  manager  should  complete  the  Temporary  Staff  Sign  Off  Sheet 
(Appendix  C),  local  induction  guidance  for  temporary  workers,  locums, 
volunteers and agency staff can be found on Appendix D. 

9  DEFINITIONS 
9.1.1 Employee 
The term employee defines all full and part time staff paid by Nottingham 
University  Hospitals  or  other,  including;  temporary  staff,  research  staff, 
staff  seconded  to  the  Treatment  Centre  and  those  on  fixed  term  or 
temporary contracts. 
9.1.2 Manager 
The term manager defines all full and part time staff who manage people 
that are paid by Nottingham University Hospitals. 
9.2  Failure to attend 
Failure  to  attend  any  of  the  relevant  corporate  and  professional 
inductions  highlighted  will  be reported  to  the relevant line  manager  and 
could  be  escalated  to  Director  level  by  Learning  and  Organisational 
Development  (L&OD),  should  the  employee  fail  to  attend  within  three 
months  of  appointment,  detailed  in  appendix  A.  The  same  process  will

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
apply  to  newly  appointed  managers  of  band  8b  and  below  should  they 
fail  to  attend  a  managers’  induction  within  six  months  of  appointment, 
detailed in appendix J. 
9.3  Mandatory  Why do we have it?  Key Purpose  Who is it for? 
Yes  The compulsory  The key purpose of the  All new starters 
Corporate  corporate induction  corporate induction  contracted to work 8 
Induction 
programme is  programme is: weeks or more, 
designed to ensure  including medics. 
that all new  · Welcome new 
Junior Doctors should 
employees to the  employees to the Trust. NOT attend the 
Trust are provided  · Provide employees  corporate Induction 
with essential  with essential  but should view the 
information and  information that will  induction disc issued 
training, an  enable them to start  on appointment and 
example can be  performing safely and  complete the 
found on appendix  effectively and identify  mandatory online 
B. with their manager  test.Temporary 
further training  employees working 
requirements. less than 8 weeks, 
Information  · Make them aware of  agency employees, 
provided is an  the Trust’s culture,  locums, employees on 
assurance  vision, expected values  internal 
requirement  as an  and behaviours, equality 
transfers/promotions, 
introduction to  and diversity and Trust  and employees who 
ensuring the health,  objectives.
have left and are 
safety and welfare  · Ensure the 
returning within 6 
of all new  requirements of risk  months should NOT 
employees whilst at  management are 
attend corporate 
work.  understood and  induction. These staff 
complied with. must attend their local 
· Raise awareness of  induction with their 
corporate and local  line manager to 
policies and procedures  ensure they receive 
which govern and  essential Trust 
regulate their work. information, including 
· Ensure that all basic  health and safety, risk 
legislative training  management and fire 
requirements are fulfilled  safety guidance. See 
within the first three  appendix D for local 
months of employment  induction guidance for 
to ensure safe,  temporary employees 
knowledgeable and  and appendix C for 
effective working  the Temporary 
practice across all  Worker’s Sign – On 
Directorates with new  document. 
employees being sign 
posted to additional  .
levels of training they 
may need to undertake 

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
depending on their role. 
Mandatory  Why do we have it?  Key Purpose  Who is it for? 
Yes  The local workplace  Managers should  All new starters ­ 
Local  induction is a  arrange to meet the new  including temporary 
Induction 
mandatory  employee and  employees working 
requirement to  commence local  more than 8 weeks, 
meet our NHSLA  induction when they first  employees on internal 
standards and  attend their place of  transfers/promotions 
ensures all  work.  and employees who 
employees receive  have left and are 
consistent and  At the Local Induction  returning within 6 
relevant information  the manager identifies  months. 
regarding the  all statutory and 
mandatory training  Temporary employees 
requirements of 
requirements relevant to  working less than 8 
their role, and 
the new starters role to  weeks, agency 
additional statutory, 
ensure that it is booked  employees, locums, 
mandatory training 
and attended in  and volunteers should 
relating to their 
accordance with the  complete the 
specific area of 
relevant policies and  Temporary Workers 
work. 
associated timescales.  Sign On Local 
Induction Document 
The local induction  Appendix C 
provides employees with 
essential information 
that will enable them to  Treatment Centre staff 
perform safely and  will have a local 
effectively.  induction arranged 
and performed by the 
The manager must  Treatment Centre 
complete the Local  team. 
Induction checklist 
(Appendix E) during the 
induction process and 
complete the Local 
Induction Completion 
Questionnaire (Appendix 
F) to finalise the 
induction in month 6 
after appointment. This 
should compliment and 
form part of the first 
appraisal review, 
supporting development 
and training information 
needed for the Training 
Needs Analysis. 
Mandatory  Why do we have it?  Key Purpose  Who is it for? 
Yes  This is mandatory  The Managers’ Induction  All staff externally and 
Managers’  for all internal staff  is designed to support  internally appointed to 
Induction 
new to a  managers in key people  a management post of

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
management role  management skills, to  band 8b and below. 
and all newly  ensure that they  Or by request for new 
appointed  understand the Trust’s  managers of 8c and 
managers from  values, behaviours and  above. Appointing 
outside the  standards of effective  Officers should 
organisation at  management. The key  request a place 
band 8b and below  purpose of the  allocation on the 
and should be  Managers’ Induction  recruitment checklist 
attended within the  programme is  to provide  during the 
first six months of  information on a number  appointment process. 
appointment to  of key topics, see 
ensure they fully  appendix I for details. 
understand the key 
policies and 
procedures relating 
to managing within 
NUH.Newly 
appointed 
managers, 
internally promoted 
and externally 
recruited of band 8c 
and above can 
attend the 
Managers Induction 
either voluntarily or 
through 
recommendation 
from their manager. 
Mandatory  Why do we have it?  Key Purpose  Who is it for? 
Professional  Yes for  The Trust has  Specialist employees  Defined roles and 
Induction  all identified that some  groups need role  areas requiring 
defined  professions e.g.  specific local induction  specialist induction 
areas  nurses and  and statutory and  include, nursing and 
midwives, will need  mandatory training in  midwifery induction 
to define local  addition to the corporate  (Appendix B), Junior 
requirements for a  induction requirements  Doctors, Clinical 
mandatory  e.g. nurses and  specialists, Allied 
professional  midwives.  Health Professionals, 
induction  Nursing 
These speciality 
incorporating  Auxiliaries/HCA’s 
inductions will be led by 
relevant statutory  (Appendix B), and 
the Clinical/ Specialist 
and mandatory  Estates and Facilities. 
training lead within each 
training that are 
area and will ensure that  This list is not 
specific to that staff 
all statutory and  exhaustive, and 
group which does 
mandatory training  specialist group 
not affect other staff 
requirements are  induction attendance 
groups. 
provided to the relevant  will be identified at 
employees prior to  appointment and 
commencement of their  delivered by the
10 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
roles and within the  Clinical / Specialist 
assurance timeframe.  Tutors for each 
specific group. 
Junior Doctors should 
view the induction disc 
issued on 
appointment and 
complete the 
mandatory online test. 

9.4  Training Definitions 
Training  for  all  staff  that  is  underpinned  by  statute, 
including the induction. 
Statutory  The  Management  of  Health  and  Safety  at  Work 
Training  Regulations 1999 and the Health and Safety at Work 
Act  1974  cover  fire  safety,  manual  handling  and 
basic health and safety training 
Corporate  Relates to training that the Trust  has identified must 
Mandatory  be undertaken by all staff, underpinned by guidelines 
Training  and recommendations 
Role Required  Relates  to  training  that  the  trust  has  identified  must 
Mandatory  be  undertaken  by  specified  groups  of  staff, 
Training  underpinned by guidelines and recommendations 
Relates  to  training  that  NUH  requires  its  staff  to 
undertake to meet the 2016 Vision; however it is not 
Essential 
necessarily  underpinned  with  any  professional 
Training 
guidelines,  recommendations  or  statutory 
requirements. 
Optional  training  is  training  that  is  pertinent  to  and 
will  support  an  individual’s  personal  and  career 
aspirations by helping them to develop the skills and 
Optional 
knowledge  they  need  to  enable  career  progression. 
Training 
If  study  leave  or  financial  support  is  required  from 
the  Trust,  the  support  must  be  agreed  by  the  line 
manager. 

10  MANAGEMENT MENTORING 
10.1  It  is  advised  that  all  new  managers  joining  the  Trust  seek  a  mentor  to 
support  them  in  their  new  role.  Mentors  are  usually  senior  employees
11 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
who  can  support  managers  by  guiding  their  professional  and 
developmental decision making, based  on  experience.  When choosing 
a mentor they should not be a direct report, and preferably situated in a 
different  Directorate  to  allow  the  manager  freedom  to  discuss 
confidential  personal  and  developmental  matters,  with  impartial 
guidance. Appendix G provides a ‘Guide to Mentoring’. 
10.2  It is the responsibility of the manager to directly approach their potential 
mentor to confirm their acceptance and mutually agree the terms of the 
developmental  relationship.  Appendix  H  ‘My  Mentor  and  Me’  provides 
more  detailed  guidance  on  how  to  select  and  get  the  best  out  of  a 
mentor relationship. 
10.3  Mentoring  also  occurs  within  professions  e.g.  students,  preceptorships 
for newly registered staff and clinical supervision for registered and non­ 
registered  staff.  These  professional  mentoring  schemes  will  have  their 
own set of guidelines to support them, see appendices H and G for more 
details. 

11.  INDUCTION AND TRAINING SUPPORT BUDDY 
11.1  THE  TRUST  RECOGNISES  THAT  NEW  EMPLOYEES  MAY  NEED 
ASSISTANCE  DURING  THEIR  INITIAL  INDUCTION  TRAINING  AND 
THROUGHOUT  THE  FIRST  THREE  MONTHS  OF  COMPULSORY 
TRAINING. EMPLOYEES WITH A DISABILITY, SUCH AS VISUAL OR 
AUDITORY  IMPAIRMENT,  OR  LITERACY/NUMERACY  LIMITATIONS 
MAY  NEED  SUPPORT  IN  MEETING  THE  REQUIREMENTS  OF  THE 
TRAINING  PROGRAMMES.  ANY  SUPPORT  REQUIRED  MUST  BE 
HIGHLIGHTED  AT  THE  EARLIEST  OPPORTUNITY  PRIOR  TO 
APPOINTMENT  BY  THE  EMPLOYEE  TO THEIR  LINE  MANAGER  TO 
ENSURE  THAT  ASSISTANCE  CAN  BE  PROVIDED.  THE  LINE 
MANAGER  WILL  TAKE  RESPONSIBILITY  TO  INFORM  THE  TOPIC 
LEADS  OR  TRAINING  PROVIDERS  PRIOR  TO  THE  NEW  STARTER 
ATTENDING  THE  EVENT  SO  THAT  NECESSARY  ARRANGEMENTS 
CAN BE MADE. 
11.2  SHOULD  ADDITIONAL  SUPPORT  BE  REQUIRED,  A  VOLUNTEER 
‘BUDDY’  (SUITABLE  EMPLOYEE  FROM  THE  DIRECTORATE)  WILL 
BE  ALLOCATED  BY  THE  MANAGER  TO  ATTEND  ANY  INDUCTION 
OR  TRAINING  PROGRAMME,  ALONG  WITH  THE  NEW  EMPLOYEE 
TO  PROVIDE  ANY  SPECIAL  REQUIREMENTS  TO  SUPPORT  THE 
NEW EMPLOYEE’S LEARNING NEEDS. 

12.  ROLES AND RESPONSIBILITIES

12 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
12.1  Responsibility of the Trust Board
· To  ensure  that  the  Trust  complies  with  statutory  and  assurance 
obligations.
· To ensure the provision of suitable and sufficient training and instruction 
on Corporate and Local Induction to ensure all employees can fulfil their 
role competently and safely. 

12.2  RESPONSIBILITY OF DIRECTORS
· To  ensure  the  effective  implementation  and  monitoring  of  this  policy 
through  the  activity  reports  as  detailed  on  Appendix  K  the  reporting 
schedule.
· To ensure that managers are adequately resourced and have the ability 
to identify the needs of their new employees.

· TO  FOLLOW  UP  ANY  EMPLOYEE’S  FAILURE  TO  ATTEND  ANY 


PART  OF  THEIR  INDUCTIONS  WITHIN  THE  THREE  MONTH  TIME 
FRAME(6  MONTHS  FOR  THE  MANAGERS  INDUCTION).  ‘DID  NOT 
ATTENDS’  (DNA’S)  WILL  BE  REPORTED  AS  DETAILED  ON 
APPENDIX  K.  DIRECTORS  WILL  BE  HELD  TO  ACCOUNT  SHOULD 
ANY  OF  THEIR  EMPLOYEES  FAIL  TO  ATTEND,  AS  THIS  WILL  BE 
CONSIDERED A SERIOUS RISK TO THE EMPLOYEE, ASSURANCE 
COMPLIANCE AND THE TRUST.
· To  ensure  that  Local  Inductions  are  conducted  at  commencement  of 
employment  for  all  new  employees  and  the  completion  of  the  Local 
Induction  Questionnaire  (Appendix  F)  is  completed  at  the  first  6  month 
appraisal review.
· To ensure training providers and subject specialist leads are adequately 
resourced.
· To  ensure  training  providers  and  subject  specialist  leads  have  fully 
embedded  the  ‘We  are  here  for  you’  standards  in  training  material  and 
are  regularly  updating  material  through  LEC  to  reflect  organisational  or 
professional  changes  to  provide  a  consistent  message  with  relevant 
information for new starters focussed on quality, safety and efficiency. 
12.3  Responsibilities of Managers 

12.3.1 RESPONSIBILITIES OF MANAGERS TO NEW STARTERS 
ALL  NEW  EMPLOYEES  MUST  ATTEND  CORPORATE  INDUCTION 
AS  PER  SCHEDULE  ON  9.3,  APPENDIX  A.  MANAGERS  WILL  BE 
HELD  ACCOUNTABLE  SHOULD  ANY  NEW  EMPLOYEE  FAIL  TO
13 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
ATTEND WITHIN THE GIVEN THREE MONTH PERIOD FROM THEIR 
START DATE (SIX MONTHS FOR MANAGERS’ INDUCTION).
· MANAGERS  MUST  ENSURE  NEW  EMPLOYEES  ARE  AVAILABLE 
TO  ATTEND  CORPORATE  INDUCTION,  MANAGERS’  INDUCTION 
(AS  APPLICABLE  SEE  9.3)  AND  THE  RELEVANT  PROFESSIONAL 
INDUCTION.  MANAGERS  MUST  CONDUCT  A  LOCAL  INDUCTION. 
PRIORITY  MUST  BE  GIVEN  TO INDUCTION  TRAINING  WHICH  IS  A 
MANDATORY  REQUIREMENT  WHICH  MUST  BE  COMPLETED  IN 
FULL  WITHIN  THREE  MONTHS  OF  COMMENCEMENT  OF 
EMPLOYMENT.  MANAGERS  SHOULD  TAKE  INTO 
CONSIDERATION  EMPLOYEES  WITH  PART  TIME  OR  UNSOCIAL 
HOURS. WHERE ANY INDUCTION SESSION IS PLANNED TO LAST 
A  DAY,  EMPLOYEES  SHOULD  TYPICALLY  GO  DIRECTLY  TO  THE 
SESSION AND NOT BE EXPECTED TO REPORT FOR DUTY.
· THE  MANAGER  SHOULD  IDENTIFY  AND  COMMUNICATE  TO  NEW 
EMPLOYEES  ALL  THE  CORPORATE,  MANAGER,  PROFESSIONAL 
AND  LOCAL  INDUCTION  DETAILS,  EMPHASISING  THEIR 
OBLIGATION  TO  ATTEND  ALL  INDUCTIONS  AND  ASSOCIATED 
MANDATORY  TRAINING.  MANAGERS  MUST  ENSURE  THAT  NEW 
EMPLOYEES  ARE  AWARE  OF  THEIR  SPECIFIC  TRAINING 
REQUIREMENTS  FOR  THEIR  ROLE  AND  THE  AVAILABILITY  OF 
THE PROGRAMMES.
· MANAGERS  MUST  ENSURE  THAT  EMPLOYEES  ARE 
APPROPRIATELY  PREPARED  FOR  THEIR  INDUCTION,.  ACCOUNT 
SHOULD  BE  TAKEN  TO  PROVIDE  ANY  ADDITIONAL 
SUPPORT/GUIDANCE  THE  EMPLOYEE  MAY  REQUIRE  TO  FULFIL 
THEIR  TRAINING  E.G.  EMPLOYEES  WITH  DISABILITIES  OR 
SPECIALIST  NEEDS.  THIS  SHOULD  BE  NOTIFIED  TO  THE 
TRAINING  PROVIDER  IN  ADVANCE  OF  THE  SESSION  SEE 
DETAILS IN SECTION 11.
· SHOULD AN EMPLOYEE FAIL TO ATTEND PLANNED INDUCTIONS 
OR COMPULSORY TRAINING THE MANAGER MUST INVESTIGATE 
WHY  AND  ENSURE  THEY  ATTEND  THE  NEXT  AVAILABLE 
TRAINING  WITHIN  THREE  MONTHS  OF  THEIR  START  DATE. 
DISCIPLINARY ACTION MAY BE TAKEN AGAINST THE EMPLOYEE 
FOR  FAILURE  TO  ATTEND  IN  THE  GIVEN  TIMESCALE,  SEE 
APPENDIX A.
· MANAGERS  MUST  ENSURE  THAT  LOCAL  INDUCTION  IS 
CONDUCTED  AT  COMMENCEMENT  OF  EMPLOYMENT  AND  THAT 
LOCAL INDUCTION CHECKLIST ARE COMPLETE. A COPY OF THIS 
COMPLETED  FORM  SHOULD  BE  GIVEN  TO  THE  MANGERS

14 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
MANAGER.AND  ONE  PLACED  IN  THE  EMPLOYEE’S  PERSONAL 
FILE.
· MANAGERS  MUST  ENSURE  THEIR  STAFF  ARE  AWARE  OF  THIS 
POLICY AND COMPLETE APPENDIX O. 
Managers must enforce this policy  and manage any employees that do 
not  attend  and  complete  the  relevant  corporate,  managers’  and  local 
induction  training  in  accordance  with  the  appropriate  employment 
policies.  Any  manager  who  fails  to  comply  with  this  policy  will  also  be 
managed in accordance  with the appropriate performance management 
policies.
· Newly  appointed managers  of  band  8b and below must  also attend the 
Manager’s Induction programme within six months of their appointment. 
See 9.3 (Appendix I, Appendix J). 

12.3.2 RESPONSIBILITIES OF MANAGERS TO TRAINING PROVIDERS
· PROVIDE  TRAINERS  WITH  UP  TO  DATE  TRAINING  MATERIAL 
WHERE  NECESSARY  TO  SUPPORT  CHANGES  WITHIN  THEIR 
DEPARTMENTS.
· WITH SUPPORT  FROM THE  TRAINING PROVIDER OR SPECIALIST 
SUBJECT  LEAD,  MANAGERS  ARE  RESPONSIBLE  FOR 
SUPPORTING  EMPLOYEES  WHO  FAIL  ANY  PART  OF  THE 
INDUCTION  PROCESS  ASSESSED,  ENSURING  ANY  GAPS  IN 
KNOWLEDGE ARE ADDRESSED.
· TO IDENTIFY AND INFORM THE TRAINING PROVIDER IN ADVANCE 
OF THE EVENT OF ANY ADDITIONAL SUPPORT DELEGATES WILL 
NEED TO COMPLETE THE PROGRAMME. 
12.3.3  RESPONSIBILITIES  OF  MANAGERS  TO  BOOK,  REPORT  AND 
RECORD
· ADHERE  TO  THE  APPOINTMENT  PROCEDURES  FOR  BOOKING 
ANY INDUCTION TRAINING SEE  APPENDIX A FOR GUIDE  TO THE 
BOOKING  PROCESS  AND  REFER  TO  RECRUITMENT  AND 
SELECTION POLICY REQUIREMENTS.
· RECORD  ATTENDANCE  OF  CORPORATE  INDUCTION  AND 
MANDATORY  TRAINING  ON  THE  LOCAL  INDUCTION  CHECKLIST. 
THE  MANAGERS  MANAGER  SHOULD  RECEIVE  A  COPY  OF  THIS 
AND ONE SHOULD BE STORED IN THE PERSONNEL FILE.
· INFORM TRAINING PROVIDERS OR SUBJECT SPECIALIST LEADS 
IF  AN  EMPLOYEE  IS  ABSENT  ON  BOOKED  INDUCTION/TRAINING 
DAYS.
15 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
· ENSURE EVENTS WHICH ARE PLANNED BUT NOT  ATTENDED BY 
THE NEW STARTER ARE RE­SCHEDULED WITHIN THE REQUIRED 
TIMEFRAMES. 

12.4  Responsibilities of the Recruitment Team
· To book new  starters  onto the  next available relevant inductions as per 
the instructions from the Appointing Officer.
· Ensure the maximum numbers for induction events are not exceeded to 
preserve the quality of the experience.
· Advise  new  starters  in advance  of  the  session of  the  correct date, time 
and venue for their induction programmes.
· Advise  line  managers/Appointing  Officers  when  their  new  starter  will 
attend induction programmes 
12.5  Responsibilities of Employees
· To be familiar with the policy.
· To attend ALL Induction and Mandatory training in order to fully comply 
with contractual obligations. Failure to  attend could  result in disciplinary 
action being taken and the employee possibly placed on restricted duties 
until  they  have  met the standards  required to be able  to  operate  safely 
and effectively.
· Ensure that on attending the induction the new starter signs in and out to 
confirm attendance in accordance with the guidelines issued. 

AT  LOCAL  INDUCTION,  ALL  EMPLOYEES  WILL  IDENTIFY  AND 


AGREE  WITH  THEIR  MANAGER  THE  MANDATORY  TRAINING 
NEEDED  FOR  THEIR  ROLE  AND  ATTEND  ALL  WITHOUT 
EXCEPTION.
· DETAILS  OF  TRAINING  ATTENDED  SHOULD  BE  RECORDED  BY 
THE EMPLOYEE AND THEIR MANAGER AND REVIEWED AT THEIR 
LOCAL  INDUCTION  COMPLETION  REVIEW  ,  APPENDIX  F,  WHICH 
SHOULD  BE  CONDUCTED  WITH  THE  FIRST  FORMAL  HALF 
YEARLY APPRAISAL. THE MANAGER SHOULD KEEP A SUMMARY 
OF  THIS  INFORMATION  ON  THE  LOCAL  INDUCTION  CHECKLIST 
APPENDIX E FOR THE NEW STARTER AND PROVIDE DETAILS TO 
THE DIRECTORATE OR MANDATORY TRAINING LEAD.
· ALL  EMPLOYEES  ARE  RESPONSIBLE  FOR  ARRIVING 
PUNCTUALLY  AND  ATTENDING  THE  FULL  DURATION  OF  ALL
16 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011
INDUCTION  AND  MANDATORY  TRAINING  PROGRAMMES. 
SHOULD  UP  TO  15%  OF  A  SESSION  HAVE  BEEN  COMPLETED 
THEN  THE  EMPLOYEE  WILL  BE  TURNED  AWAY  AT  THE 
TRAINERS’ DISCRETION.  LATE  ARRIVAL  OR  EARLY  DEPARTURE 
WILL  BE  RECORDED  AS  NON  ATTENDANCE.  THE  EMPLOYEE 
WILL  THEN  BE  EXPECTED  TO  ATTEND  THE  NEXT  AVAILABLE 
INDUCTION/TRAINING SESSION.
· WHERE  ANY  INDUCTION  OR  MANDATORY  TRAINING 
PROGRAMME  FINISHES  EARLY  OR  IS  CANCELLED  THE 
EMPLOYEE  WILL  BE  EXPECTED  TO  RETURN  TO  WORK  TO 
COMPLETE  THEIR  CONTRACTED  HOURS  UNLESS  EXPRESSLY 
TOLD NOT TO.
· ALL  EMPLOYEES  MUST  ENSURE  THAT  MANAGERS,  TRAINING 
PROVIDERS  AND  SUBJECT  SPECIALIST  LEADS  ARE  MADE 
AWARE OF ANY INDIVIDUAL ADDITIONAL REQUIREMENTS PRIOR 
TO  ATTENDING  THE  COURSE  TO  AID  FULL  PARTICIPATION  IN 
THE PROGRAMME. SEE SECTION 11. 

12.6  Responsibilities  of  Training  Providers,  Subject  Specialists/Leads 


and Mandatory Training Leads 

CORPORATE,  MANAGERS’,  PROFESSIONAL  AND  LOCAL 


INDUCTION  TRAINING  IS  PROVIDED  BY  A  VARIETY  OF  TRAINING 
TEAMS WITHIN THE TRUST. WITH THE GUIDANCE AND SUPPORT 
OF  THE  LEARNING  &  ORGANISATIONAL  DEVELOPMENT 
DEPARTMENT,  TRAINING  PROVIDERS  AND  SPECIALISTS/  LEADS 
ARE RESPONSIBLE FOR THE FOLLOWING:
· PROVIDE  THE  APPROPRIATE  TYPE,  QUALITY  AND  VOLUME  OF 
TRAINING  TO  ENSURE  COMPLIANCE  WITH  THE  RELEVANT 
STATUTE, ASSURANCE AND POLICY REQUIREMENTS, ENSURING 
THE  PROGRAMME  IS  REVIEWED  ANNUALLY  AS  A  MINIMUM 
THROUGH THE LEC SUB­COMMITEE.
· REFLECT  THE  TRUST  VISION  AND  HIGHLIGHT  THE  ‘WE  ARE 
HERE  FOR  YOU’  VALUES  AND  BEHAVIOURS  AS  STANDARD,  TO 
ALL  ASPECTS  OF  THE  TRAINING  MATERIAL,  ENSURING  THEY 
ARE EMBEDDED INTO THE SESSIONS.
· ENSURE TRAINERS ATTEND ALL PLANNED DELIVERY SESSIONS 
PUNCTUALLY  TO  AVOID  DISRUPTION  TO  THE  INDUCTION 
PROCESS.

17 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
· ENSURE  A  REPLACEMENT  TRAINER  IS  AVAILABLE  AS 
EMERGENCY  COVER,  WHEREVER  POSSIBLE  SHOULD  ANY 
UNFORESEEN  DIFFICULTIES  OR  ABSENCE  OCCUR  TO  ENABLE 
THE NO CANCELLATION POLICY TO BE UPHELD WHICH WILL BE 
MONITORED THROUGH THE LEC. 
WITH  GUIDANCE  AND  SUPPORT  OF  THE  LEARNING  AND 
ORGANISATIONAL  DEVELOPMENT  AND  EQUALITY  AND 
DIVERSITY  DEPARTMENTS,  ENSURE  PROVISION  OF  TRAINING 
MATERIAL IN THE CORRECT FORMAT FOR ALL PARTICIPANTS.
· ENSURE  THAT  ANY  PARTICIPANT  WITH  SPECIALIST  TRAINING 
NEEDS  WHICH  HAVE  BEEN  NOTIFIED  TO  THEM  BEFORE  THE 
EVENT  RECEIVE  THE  NECESSARY  LEVEL  OF  SUPPORT  TO 
ENSURE FULL PARTICIPATION IN THE PROGRAMME.
· TRAINING  PROVIDED  AT  INDUCTION  NEEDS  TO  BE  AS 
INTERACTIVE  AND  ENERGISED  AS  POSSIBLE  FOR  ALL 
EMPLOYEES  ATTENDING,  AND  IS  THE  RESPONSIBILITY  OF 
SUBJECT  LEADS  TO  ENSURE  THAT  EMPLOYEE  PARTICIPATION 
IS INCORPORATED INTO TRAINING MATERIAL.
· CONTRIBUTE  TO  THE  TRAINING  NEEDS  ANALYSIS  PROCESS  IN 
THE  TRUST  BY  ADVISING  THE  TRUST  VIA  LEC  ON  THE  NEEDS 
AND LEGISLATIVE REQUIREMENTS FOR TRAINING WITHIN THEIR 
SPECIALIST  FIELD,  INCLUDING  IDENTIFYING  THE  APPROPRIATE 
LEVEL  OF  TRAINING  AND  ADDITIONAL  TRAINING 
REQUIREMENTS FOR DIFFERENT STAFF GROUPS.
· PROVIDE  TRAINERS  WITH  UP­TO­DATE  TRAINING  MATERIALS 
AND  ASSOCIATED  ADVISORY  NOTES  TO  ENABLE  THE 
THEORETICAL COMPONENT OF TRAINING TO BE DELIVERED.
· MANAGE  PRACTICAL  TRAINING  REQUIRED  FOR  THEIR 
SPECIALITY,  AND  LEAD  ON  ARRANGING  APPROPRIATE 
ASSESSMENTS  TO  CONFIRM  COMPETENCES  OF  STAFF 
DELIVERING TRAINING.
· ENSURE  ALL  TRAINERS  FULLY  UNDERSTAND  THE  ‘WE  ARE 
HERE  FOR  YOU’  STANDARDS,  AND  ALL  TRAINERS  ARE 
PROVIDED WITH THE RESOURCE TO INCORPORATE THE VALUES 
THROUGHOUT THEIR TRAINING SESSIONS.
· ENSURE  THE  LEARNING  OUTCOMES  OF  TRAINING  MEET  THE 
REQUIREMENTS OF THE RELEVANT STATUTE, ASSURANCE AND 
POLICY AND PROVIDE AN APPROPRIATE COURSE OUTLINE FOR 
PUBLISHING.

18 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011
· ASSIST  MANAGERS  WITH  SUPPORTING  EMPLOYEES  WHO  FAIL 
TO  REACH  THE  REQUIRED  MARK  OR  STANDARD  FOLLOWING 
INDUCTION OR IN ANY ASSESSED COURSE.
· ENSURE DELEGATES WHO ATTEND INDUCTION HAVE SIGNED IN 
AND OUT AS REQUIRED TO CONFIRM ATTENDANCE.
· TO ENSURE THAT THEY REPORT ON COMPLIANCE AGAINST THE 
SPECIFIC  POLICY  THEIR  TRAINING  IS  DESIGNED  TO  SUPPORT 
INCLUDING  INDUCTION  ATTENDANCE  REQUIREMENTS  FOR  ALL 
NEW STARTERS, SEE APPENDIX K FOR REPORTING DETAILS.

· Maintain  detailed  records  of  attendance  of  any  induction  or  mandatory 
training through OLM which is not centrally recorded by L&OD. No other 
record  of  attendance  levels  will  be  accepted  as  evidence,  or  contribute 
where applicable, to the reporting and recording requirements outlined in 
Appendix K.
· Adhere to the Trusts’ Trainer Standards
· Update  LEC  through  the  Trainer’s  Forum  of  best  practices  or  issues 
affecting performance, delivery or attendance of the corporate and local 
induction programmes. 
12.7  Responsibilities  of  Learning  and  Organisational  Development 
Department

· SUPPORT  TRAINING  PROVIDERS  AND  SUBJECT 


SPECIALISTS/LEADS  AS  OUTLINED  WITH  OLM  INPUTTING, 
REPORTING  AND  RECORDING  ARRANGEMENTS  AS  PER 
SCHEDULE ON APPENDIX K.
· ACT  AS  TRAINING  PROVIDER  FOR  A  NUMBER  OF  COURSES  ON 
THE INDUCTION PROGRAMMES.
· THE ASSISTANT DIRECTOR OF L&OD TO DEFINE, MAINTAIN AND 
UPDATE  THE  POLICY  ON  CORPORATE  AND  LOCAL  INDUCTION 
AND  WORK  WITH  TRAINING  PROVIDERS  TO  APPROVE 
PROGRAMMES  AND  ENSURE  THAT  TRAINING  IS  PROVIDED  IN 
THE MOST EFFECTIVE AND EFFICIENT WAY.
· TO  ENSURE  MAINTENANCE  OF  CENTRAL  RECORDS  FOR 
CORPORATE AND LOCAL INDUCTION AND PROVIDE OVERVIEWS 
ON  SUCH  TRAINING  ACTIVITY  TO  THE  TRUST  BOARD  AS 
DETAILED IN APPENDIX K.
· RESPONSIBLE  FOR  INPUTTING  CORPORATE  INDUCTION 
ATTENDANCE  ONTO  OLM  ON  A  MONTHLY  BASIS,  INCLUDING
19 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011
REPORTING  OF  INDUCTION  INCIDENT  FORMS  FOR  NEW 
EMPLOYEES  WHO  FAIL  TO  ATTEND  INDUCTION  WITHIN  THE 
THREE MONTH TIME SCALE (APPENDIX K).
· THE  ASSISTANT  DIRECTOR  OF  L&OD  WILL  BE  RESPONSIBLE 
FOR  COMMISSIONING  ACTION  PLANS  TO  ADDRESS  ANY 
DEFICIENCIES FROM TRAINING PROVIDERS OR SUBJECT LEADS. 
RELEVANT  LINE  MANAGEMENT  WILL  BE  RESPONSIBLE  FOR 
ENSURING THE ACHIEVEMENT OF ACTION PLANS.
· THE  ASSISTANT  DIRECTOR  OF  L&OD  WILL,  EACH  YEAR, 
COMMISSION  A  TRAINING  NEEDS  ANALYSIS  FROM  ALL 
TRAINING  PROVIDERS  AND  SUBJECT  LEADS  THROUGH  THE 
PERSONAL  DEVELOPMENT  REVIEW  POLICY.    THIS  WILL  ALLOW 
THE  INFORMATION  TO  BE  AGGREGATED,  REPORTED  TO  THE 
BOARD  AND  LEC  AND  THE  DEVELOPMENT  DIRECTORY  TO  BE 
PUBLISHED.
· MONITOR  THE  EFFECTIVENESS  OF  THIS  POLICY  THROUGH  LEC 
BY AUDITING
· Delivery of induction programmes against schedule/workforce
· Attendees against expected numbers
· Review of training programme content
· Analysis of feedback from participants 
12.8  Responsibilities of the Learning and Education Committee 

12.8.1THE  LEC  SUB  COMMITTEE  WILL  BE  RESPONSIBLE  FOR 


APPROVING  NEW  STATUTORY  OR  MANDATORY  TRAINING 
RELEVANT  TO  CORPORATE  INDUCTION,  APPENDIX  L,  AND 
OVERSEEING  AMENDMENTS  TO  ALTERATIONS  IN  PROVISION 
OR PRACTICE FOR EXISTING TOPICS. 

12.8.2  The  LEC  will  be  responsible  for  monitoring  the  effectiveness  of  this 
policy and it’s application through auditing
· Delivery of induction programmes against schedule/workforce
· Attendees against expected numbers
· Review of training programme content
· Analysis of feedback from participants 
13.  FAILURE TO ATTEND INDUCTION PROGRAMMES

20 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
13.1  Failure of the employee to attend or failure to record attendance of their 
corporate  and  local  induction  will  result  in  Learning  and  Organisational 
Development  issuing  a  ‘Did  Not  Attend’  (DNA)  report  as  detailed  in 
Appendix A. In the first instance DNA's will be reported to line managers 
to ensure that the employee attends the next planned induction.  Should 
the employee persistently fail to attend, an Induction Incident form which 
will be completed and reported to Director level if there are any induction 
requirements outstanding three months post appointment. 

13.2  SHOULD AN EMPLOYEE FAIL TO ATTEND PLANNED INDUCTIONS 
OR  COMPULSORY  TRAINING  THEIR  MANAGER  MUST 
INVESTIGATE  WHY  AND  ENSURE  THEY  ATTEND  THE  NEXT 
AVAILABLE  TRAINING  WITHIN  THREE  MONTHS  OF  THEIR  START 
DATE.  DISCIPLINARY  ACTION  MAY  BE  TAKEN  AGAINST  THE 
EMPLOYEE FOR FAILURE TO ATTEND IN THE GIVEN TIMESCALE. 

14.  EVALUATION OF TRAINING PROGRAMMES 
14.1  All  corporate  induction  materials  will  be  reviewed  at  least  annually 
through  LEC  sub  commitee.    The  review  must  reference  both  subject 
leads and  nominated trainers to ensure that  both external requirements 
and feedback from participants is considered at each review. 
14.2  Training programmes will be updated during the year if there is a change 
in  legislation  or  other  external  or  internal  requirement  change  and  the 
LEC sub committee will be informed. 

15.  DISSATISFACTION WITH THE APPLICATION OF THIS POLICY 
15.1  Any employee who is  dissatisfied with the way this  policy is  applied  will 
be able to use the Trust’s Grievance Policy. 

16.  TRAINING 
16.1  No  formal  face  to  face  training  is  provided  on  this  policy  for  managers. 
The  supporting  tools  in  the  appendices  and  on  the  intranet  should 
provide sufficient guidance. 

17  MONITORING AND EVALUATION 
17.1 Monitor the effectiveness of this policy through LEC by auditing annually
· Delivery of induction programmes against schedule/workforce
21 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
· Attendees against expected numbers
· Review of training programme content
· Analysis of feedback from participants 
17.2  Reporting to Trust Board attendance figures at corporate induction event 
on a monthly basis 

18  USEFUL CONTACTS 
18.1  Individual  topic  leads  and  Learning  and  Organisational  Development 
should be able to assist with individual queries in addition to information 
which can be found on the intranet. 
19  ADVICE 
19.1  Advice on the application of this policy is available from Learning 
and  Organisational  Development  or  subject  leads,  Human 
Resource  and  the  Learning  and  Organisational  Development 
department

22 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011

Corporate Induction Administration Booking Process  Appendix A 

Step 4 ­ Recruitment 
Step I – Manager  Step 2 ­ Manager  Step 3 ­ Recruitment  Team sends out a letter 
completes New  sends New Starter  team book new  to the Individuals’ home 
Starter ‘A’ form  ‘A’ form to the  starter onto next  address indicating date of 
Induction  Recruitment team  available Corporate  the induction event, 
induction and the  venue and a timetable 
Managers/Professio 
nal  Induction as 
applicable... 

Step 5 – The Mandatory 
Training Coordinator 
copies the delegates list 
from the database to 
create a register. 

Step 6 ­ The 
Step 9 Any new  Step 8 – A monthly  Step 7 –Attendees  Course 
starter not  attendance report is  are input onto OLM  Administrators sets 
completing the  produced and sent  via the L&OD  up the room, 
induction within 3  to Directorates and  administration team.  welcomes delegates 
months are reported  HRM’s to inform  and oversees the 
to their area Director  them on attendance,  registration process 
using an incident  people who need to  Delegates sign in 
form.  rebook and DNA’s. and out the event. 

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011[Type text]  [Type text]  21] 
Appendix B 
Example Induction Week Programme including Nursing and Midwifery 
Professional Induction and Market Place Information 
For more details and confirmation of current programme please log onto 
http://nuhnet/human_resources/Learning_Organisational_Development/Pages/CorporateInduction.aspx 

Monday 
Mandatory / Manual Handling 
Start Time  End Time 
08.30  09.15  Report to Induction week venue for programme detail and 
introduction 
09.15  11.15  We are here for you, All staff workshop 
11.15  11.30  Break 
11.30  12.00  Fire Safety 
12.00  13.00  Lunch / Travel 
13.00  17.00  Back Care, Patient Handling 
13.00  15.00  or Load Handling (Non­Clinical Staff)
Tuesday 
Local Induction / Manual Handling 
Start Time  End Time 
09.00  10.15  Skills for Life  ­ Non Reg Nursing Only 
09.00  12.00  Local induction (report to your new department) 
12.00  13.00  Lunch 
13.00  17.00  Back Care and Patient Handling 

Wednesday 
‘We are Here for you’ Corporate Induction 
Start Time  End Time 
08.30  09.00  Registration 
‘I feel Cared for/ Appreciated’ 
09.05  09.30  Welcome 
09.30  10.00  Working at NUH 
10.00  10.30  Equality & Diversity 
10.30  10.45  Break 
10.45  11.00  Chaplaincy 
11.00  11.30  Listening to our patients 
11.30  12.15  Safeguarding Vulnerable adults and children 
12.15 – 12.45  Lunch 
‘I feel safe / Supported’ 
12.45  13.15  Infection Prevention & Control 
13.15  14.45  Health & Safety Risk Management / Clinical Quality and 
Patient Safety 
14.45  15.15  Emergency planning 
15.15  15.30  Break 
‘I feel confident / Encouraged’ 
15.30  16.00  Information Governance 
16.00  16.30  Security 
16.30  16.45  Counter Fraud 
16.45  17.00  Achieving Timely Outcomes 
17.00  17.15  Evaluation of programme questions and sign out. 

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
Example Professional Induction – Nurses and Midwives 
Professional Induction – Nurses and Midwives to include Nursing 
Auxiliaries/HCA’s. Full programme details will be issued on induction week. 
Monday  There is a mandatory nurses and midwives 
Tuesday  induction lasting 2 days which currently runs 
on the Monday and Tuesday following 
corporate induction week 

Example Induction Market Place 
Market place  Handouts  Face to Face  Frequency of 
subjects  attendance 
ICT  P  Always 
City Library  P  Always 
Greenfield med  P  Always 
Library 
Q Active  P  Always 
Hospitals Charity  P  Always 
finance  P  Sometimes 
Union  P  Sometimes 
Kiddivouchers  Leaflets  Always 
Equality & Diversity  Speaker and  Always 
Leaflets 
Chaplaincy  Speaker and  Always 
Leaflets 
Transport  Leaflets  Always 
HR Contact  Leaflets  Always 
numbers 
Staff Handbook  Leaflets  Always 
Safeguarding  Booklet  Always 
Adults 
Major Incident Plan  Leaflets  Always 
Counter Fraud  Speaker and  Always
Leaflets 

Corporate and Local Induction Policy  25 
Version 4 
April 2011 
TEMPORARY STAFF SIGN­ON SHEET  Appendix C 

This form must be completed before any temporary worker commences work in the 
department and retained locally for 12 months with the managers manager. 
___________________________________________________________________ 

a) Temporary Worker Details 

Name of Worker ……………………………………………………………………………. 

Name of Agency …………………………………………………………………………… 

Start Date …………………………………………………………………………………….. 
___________________________________________________________________ 

b) Agency Checks 

This section must be completed by the agency providing the temporary worker. This section 
does not need to be completed for NHS Professionals staff or temporary workers who hold 
substantive contracts elsewhere at NUH. 

√ 
Identity of worker verified 
Right to work in the UK confirmed 
Relevant qualifications verified 
Evidence of current professional registration has been checked directly with 
the regulatory body 
Employment history and references have been obtained (covering the last 3 
year’s of employment) 
Enhanced CRB clearance has been obtained (for all posts with access to 
patients or sensitive information) 
Occupational Health Clearance (for clinical posts with direct patient contact) 

I confirm that all of the above checks have been undertaken. 

Signed ………………………………………………………………………………………. 

Print Name ………………………………………………………………………………….. 

Date …………………………………………………………………………………………. 

On Behalf of (Agency) …………………………………………………………………….. 

Please fax to 0115 ………………………………………………………………………….. 

or email to …………………………………………………………………………………….. 

Continued overleaf
Corporate and Local Induction Policy  26 
Version 4 
April 2011 
c) For Completion by the Temporary Worker 

I confirm that I have received a local induction to include: 

Fire 
Infection Control 
Health and Safety 
Local relevant procedures 
Who to contact if I need assistance 

I confirm that I will not undertake any duties that I am not competent to undertake. 

Confidentiality, Data Protection and Information Security 

I  understand  I have a legal  duty  to  uphold  the  confidentiality  of  all information held by  the 
Trust,  including  patient,  health,  financial,  personal  and  administrative  information  that  I 
gather and use as part of this assignment. This duty lasts indefinitely and will continue after 
the termination of this assignment. 

Signed ……………………………………………………………………………………….. 

Print Name .…………………………………………………………………………………. 

Date ………………………………………………………………………………………….. 
___________________________________________________________________ 

d) For Completion by the Line Manager 

I  confirm  that  the  above  named  worker’s  identity  has  been  verified  on  commencement  of 
the assignment and that local induction has been provided. 

Start Date of Above Named Temporary Worker ………………………………………. 

Signed ……………………………………………………………………………………….. 

Print Name ……………………….…………………………………………………………. 

Position ……………………………………………..………………………………………. 

Ward/Department ….…………………………………………Date ………..……………. 
___________________________________________________________________ 

Copy of completed form to be retained by Ward/Department Manager in a 
file marked “Temporary Staff Records”. A copy should also be sent to 
the managers manager. Copies to be retained for 12 months. 
o
Corporate and Local Induction Policy  27 
Version 4 
April 2011 
LOCAL INDUCTION GUIDANCE LEAFLET  Appendix D 

ESSENTIAL INFORMATION FOR ALL: 

o  TEMPORARY STAFF  o  AGENCY EMPLOYEES 
o  LOCUMS  o  VOLUNTEERS 

Please complete the Appropriate Induction Checklist document and retain locally for 
audit purposes. 

INTRODUCTION 

Even though your time at Nottingham University Hospitals (NUH) might be short it is still vital, 
and a mandatory requirement, that you complete a local induction with your line manager. 

This leaflet is designed to give you essential information that will help you be able to practice 
safely and effectively, whilst working as an employee at NUH. 

Please read this leaflet carefully.  If you feel that you are not getting the Induction you need, 
you must discuss this with your Clinical Lead or Line Manager for your Directorate. 

KEY ELEMENTS OF YOUR LOCAL  INDUCTION 

The induction must be specific to the role you will be carrying out (e.g. job duties, manual 
handling, clinical protocol, PAS, CPR etc) and conducted when you first report to work in your 
new department at NUH. 

For all volunteers, temporary, locum and agency staff starting work in the Trust the key 
elements of your local induction are: 

o  A named individual will be responsible for co­ordinating and overseeing your induction to 
the Trust. 

o  An Introductory session with your manager/supervisor is required to discuss the role and 
any training needs, familiarisation with equipment and relevant corporate and local 
procedures/protocols. e.g.
-Bleep system incl Hospital at Night -Consent to Examination/  Treatment
-Confidentiality -Cardiopulmonary Resuscitation Policy 
-Medicines code of practice ­ Medical Appraisal and Revalidation Policy 

o  Specific training needs will be identified, e.g. Risk management, governance, equipment 
with your competence assessed as appropriate 
o  You will be provided with information of the following key areas; 

­ An introduction to the Directorate, management team and colleagues
Corporate and Local Induction Policy  28 
Version 4 
April 2011 
­ An introduction to the key protocols and working practices, including the ‘We Are Here for 
You’ values and behaviours 

EMPLOYEE RESPONSIBILITIES 

You are responsible for:

· Attending and participating in 
any induction arranged

· Reading and familiarising yourself with all relevant policies, protocols and other matters 
drawn to your attention during the induction process.  Copies of the key Trust policies 
are available on the intranet/the ward.

· Ensuring, before you undertake any clinical procedure within the Trust, that:
- You are the right individual to do the task or procedure
- You know what to do (and what not to do)
- You know how to do it correctly and safely
- You know what to do if things go wrong
- You know how to get help, and you seek help if you need it 
IF YOU ARE UNHAPPY ABOUT ANY OF THESE POINTS, OR UNSURE ABOUT YOUR 
COMPETENCE, AT ANY TIME, YOU MUST SEEK HELP AND ADVICE 

Equally you have a responsibility to immediately intervene if you think the actions of any 
other individual may cause imminent harm to a patient or another employee, and, in any 
event, and a responsibility to adhere to the ‘We Are Here for You’ values and standards of 
behaviour by bringing to the attention of a senior member of staff any concerns they may 
have about the performance, behaviour or conduct of another employee. 
Such concerns should be reported to a senior person such as a Consultant, a Clinical 
Director, an Assistant Medical Director, the Medical Director or the Director of Human 
Resources. 

A RECORD OF THE INDUCTION WILL BE KEPT BY YOUR MANAGERS MANAGER, 
SIGNED BY THE EMPLOYEE AND THE PERSON PROVIDING THE INDUCTION. FOR 
VOLUNTEERS AND STAFF WORKING 8 WEEKS OR LESS THIS WILL BE THE 
TEMPORARY STAFF SIGN ON SHEET. FOR VOLUNTEERS AND STAFF WORKING 
8 WEEKS OR MORE YOU WILL NEED TO ATTEND THE CORPORATE INDUCTION 
IN ADDITION TO YOUR LOCAL INDUCTION AND THE RELEVANT CHECKLISTS.

Corporate and Local Induction Policy  29 
Version 4 
April 2011 
Appendix E 
Local Induction Checklist Document 
_____________________________________________________________________ 
NAME: …………………………………………………………………. 
POSITION: ………………………….   DEPARTMENT: 
……………… 

Completed  Employee signature 
Personal/Payroll Documentation 
Appointment Form A 
National Insurance Number 
Job Description, Person Spec & KSF 
profile 
Contract 
Birth Certificate 
Qualification Certificates 
Professional Registration 
Bank Account Details 
Pension opt­out (if applicable) 
Driving Licence 
Application for authorised car use 
Identification Badge 
Uniform 
CRB Clearance 
Evidence of identity 

Orientation 
Working Area/Tour of Department 
Introduction to Line Manager 
Introduction to Colleagues 
Introduction to local trade union 
representatives 
Amenities 
Access Areas Authorised 
Computer Access, E­mail Account set up 
(where applicable) 
Personal Security, Locker, Alarms 
Car Parking 

Personal Related Issues 
Statutory and Mandatory Training 
Hours of Work/Time Keeping Procedures
Corporate and Local Induction Policy  30 
Version 4 
April 2011 
Here for You Values & Behaviours 
Study Leave Policy 
Health and Attendance Policy and 
Reporting 
Annual Leave Policy 
Grievance Policy 
Disciplinary Policy 
Travel Claim Forms 
Childcare support /vouchers 
Trade Union Membership 
Confidentiality/Data Protection 

ICT 
Electronic ACCESS FORM 
(Tick where applicable) 
Patient Master Index 
NotIS 
EDIS 
Waiting list 
CRIS 
Other QMC Systems 
Computer Access, E­mail Account set up 
Shared area 
Password issued 

Governance and Health and 
Safety 
Risk Management Policy and local risk 
management arrangements 
Policy for the management of incidents 
including near misses 
Serious Untoward Incident Policy 
COSHH (Specific to working area) 
Personal Protective Clothing 
Emergency Planning 
Business Continuity 
Patient and Public Involvement 
Manual Handling and Back Care 
Fire Safety including Policy, Drills, Exits 
and Equipment 
First Aid 
Infection Control (including sharps 
arrangements) 
Smoke Free Site Policy 
Occupational Health Form completion 
Safeguarding Children and Young
Corporate and Local Induction Policy  31 
Version 4 
April 2011 
People 
Safeguarding Adults 
Whistle blowing Policy 
Security arrangements 
Outcomes of any local risk assessment 
that generate significant risk 
Medical Devices Training 
Harassment and Bullying 
Psychological Well Being at Work 

Communication 
Telephone/Directories/Messages 
Bleep System 
Hospital Intranet 
Informed of Team/Department Meetings 

Departmental Policies and 
Procedures as appropriate 
Trust Values, Mission, Objectives 
Directorate and Department Aims and 
Objectives 
All Medics: Medical Appraisal and 
Revalidation Policy 

Practice (where applicable) 
Professional Accountability 
Codes of Professional Conduct 
Maintenance of Professional Registration 

This section is profession specific but should also include the following 
general areas for most employees: 

Structure of Organisation (how employee 
‘fits in’ with this) 
Appraisal 
Patient Care 
Management Standards 
Appropriate use of Resources 
Equal Opportunities 
Staff Survey 
Cardiac Arrest Procedure 
Location of Emergency Equipment 
NHS Constitution 
Acceptance of Gifts and Hospitality 
Litigation
Corporate and Local Induction Policy  32 
Version 4 
April 2011 
Standards of Business Conduct Policy 
Complaints Procedure 

Induction 
Corporate Induction has been attended 
and all sessions completed within 3 
months of appointment including 
Safeguarding Vulnerable Adults and 
Children, Health and Safety­Risk 
Management; clinical quality and patient 
safety, Infection Prevention and Control, 
Security, Counter Fraud, Emergency 
Planning. 
Fire Lecture has been attended 
Manual Handling Course (Load or 
Patient handling as applicable to the 
role) 
Conflict Resolution has been attended 
All Staff workshop has been attended 
Managers’ Induction has been completed 
within 6 months for all newly appointed 
people managers 
Professional Inductions have been 
attended as relevant e.g. N&M and non 
registered nursing 
Local induction planned 

Local Induction 6 month review 
Feedback Questionnaire Completed 

To be completed by the Manager 
I can confirm that the employee has successfully completed the Induction programme. I am satisfied 
that the employee has a sufficient understanding of the working environment in order to carry out 
his/her duties. 
Signed…………………………….. (Position)  ………………………. (Date) 
To be completed by the Employee 
I can confirm that I have successfully completed the Induction Programme. I have a sufficient 
understanding of my working environment to carry out my duties. 
Signed…………………………….. (Employee)  ………………………. (Date) 
THIS DOCUMENT SHOULD NOW BE PLACED IN THE EMPLOYEE’S PERSONAL FILE. 
THE INDIVIDUAL, SHOULD RETAIN A COPY FOR THEIR OWN RECORDS AND THE 
MANAGERS MANAGER SHOULD RETAIN A COPY FOR MONITORING PURPOSES.

Corporate and Local Induction Policy  33 
Version 4 
April 2011 
Appendix F 
Local Induction Completion Questionnaire 
To be completed by the manager with the employee 6 months from start 
date with the first appraisal and retained in the personnel file. 
When starting work at NUH what were your first 
impressions of the Trust? 

During your first 6 months of employment have your 
impressions of the Trust changed at all? If so how? 

What element of the Corporate Induction process did 
you find most relevant to you within your first 6 months 
of work? 

Was your Local Induction 
of benefit to you when starting your new role? 
Have you completed your mandatory training and how 
have you applied your new skills? 

What Trust policies have you read and how have they 
helped you settle into both the Trust and your new role? 
What is your understanding of the values and 
behaviours standards and how have you applied them 
in your daily environment? 
Do you feel your new role has allowed for personal 
development opportunities? 

How has your line manager and colleagues contributed 
to ensuring a successful start to your career at NUH? 

How do you feel your first 6 months of employment at 
NUH has been? Please provide details. 
Are there any areas of your role that you would like 
additional support for, or training provision to enable you 
to work to maximum benefit for both your colleagues 
and patients? 

With reference to all the knowledge you have acquired 
during your first 6 months of employment, what are you 
most looking forward to about your future career at 
NUH? 

Is there anything that you would change?

Corporate and Local Induction Policy  34 
Version 4 
April 2011 
Appendix G 

A Guide to 

Mentoring 

For the mentor

Corporate and Local Induction Policy  35 
Version 4 
April 2011 
Mentoring in Organisations 

Mentoring is used in organisations for various purposes e.g.

· Support for development

· Induction

· Career progression

· Support in a new job or project

· Within change programmes 

What is Mentoring? 

The relationship between mentor and mentee is all important.

· There needs to be a high degree of trust and mutual regard

· The mentor helps another person become what that person aspires to be

· The mentor helps the mentee to realise his or her potential 

You have probably been mentored already.  Ask yourself these questions:

· Who took an interest in my welfare and development?

· Who has been a useful role model in my life?

· Who helped me to uncover and use hidden talent or ability?

· Who helped me face and resolve a difficult situation in my personal and/or 
professional life?

· Who challenged me to acquire a new vision and take a new direction? 
The answer = A mentor.
Corporate and Local Induction Policy  36 
Version 4 
April 2011 
Mentoring – The Benefits

· Mentee  ­ benefits by developing confidence, learning more 
effectively and quickly, and acquiring new perspectives

· Mentor  ­ benefits by acquiring improved ways of working with 
people and satisfying the desire to help others

· Both  ­ mentor and mentee benefit by developing a wider 
perspective on their organisation and work

· Line Manager ­ benefits by having a more motivated and effective team 
member

· Organisation  ­ benefits by having more fulfilled, committed, 
resourceful and motivated employees 

Mentoring, Coaching & Training 

There is no simple distinction between these activities.  However:

· Coaching  tends  to  have  a  specific  and  tightly­focused  goal  (e.g.:  helping 
someone to prepare for an interview or to make a presentation to an audience)

· Training  tends  to  be  wholly  work­related  and  concentrates  exclusively  on 
someone’s professional skills, knowledge and behaviours

· Mentoring  goes  further  in  offering  support  and  advice  to  someone  as  a 
person,  and  may  touch  on  any  aspect  of  their  life;  the  mentor  may  offer 
coaching or training from time to time as appropriate, but may also encourage 
the mentee to seek help from specialists in these roles.

Corporate and Local Induction Policy  37 
Version 4 
April 2011 
You  have  been  chosen  by  someone  as  their  mentor….so what 
are the attributes of a good mentor?
· You have relevant job­related experience and skills

· Very well developed interpersonal skills 
­ You’re a good listener and a clear, concise communicator

· You are able to empathise and appreciate how your colleague thinks, feels 
and behaves

· You  are  approachable  –  You  are  willing  to  make  the  time  to  develop  a 
strong supportive relationship with colleagues

· You have the desire to help and develop people

· You have an open mind and a flexible, positive attitude

· You inspire and motivate those around you

· The Trusts We Are Here For You behavioural standards details the twelve 
key  standards  which  positive  role  models  display.    Successful  Mentors 
consistently  display  the  behaviours  detailed  in  the  handbook.    More 
information  on  the We  are  here  for  you  values  and  behavioural  standards 
are available via the Intranet.

· Recognition that confidentiality is crucial.  Secrecy is inappropriate.  Should 
your mentoring relationship result in disclosure of information that could put 
patients or staff at risk or a conflict of interest arises you must discuss with 
your mentee what the next steps should be.

· Know  what’s  outside  of  your  expertise.    Mentees  can  raise  issues  / 
concerns and questions that may fall outside of your ability to support them 
with  or  you  may  feel  uncomfortable.    Unless  you  are  a  trained  counsellor 
should  any  issues  arise  that  you  feel  you  cannot  help  with  then  point  the 
mentee in the direction of someone who might be able to help.  Depending 
on the nature of the issue(s) options are: 
o  Occupational  Health  or  their  o  Union representative 
own GP  o  Dignity at Work champion 
o  Their  manager  or  Human  o  RightCoreCare 
Resources representative  o  A NUH Staff Association

Corporate and Local Induction Policy  38 
Version 4 
April 2011 
The Mentoring Process – As a mentor you will… 

Stage 1: Establish the  Stage 2: Create  Stage 3: Action Plan 


Relationship  Understanding as 
Relationship Develops 
Take  the  lead  building  Give support and advice  Encourage new ideas 
rapport  with  your 
colleague 
Make  sure  they  Give  your  mentee  some  Help  the  mentee  make 
understand  what  constructive feedback  their own  decisions 
support  you’ll  provide 
and your commitment to 
them 
Offer support  Coach  and  demonstrate  Help the mentee think in 
skills  different ways 
Listen  and  ask  open  Listen  and  challenge  Support  development  of 
questions  positively  a  practical    Personal 
Development Plan 
Help  them  establish  Ensure  they  have 
their priorities  valuable  and  practical 
actions  to  concentrate 
their efforts on 
Give  information  about  Confirm  and  challenge 
specialists  their action plan 
Share your experiences  Set aside  time to review 
their  progress  with them 
and  always  try  to  keep 
to the arrangements 
Offer  the  mentee  lots  of 
encouragement 
Be patient 
Meet  up  as  often  as 
required 
Use  a  variety  of 
communication  methods 
e.g.  a  quick  call  before 
that  committee 
presentation  will  help 
settle the nerves!

Corporate and Local Induction Policy  39 
Version 4 
April 2011 
Words to Avoid & Words to Use When Giving Feedback 

Words to Avoid  Words to Use 

Cut off Options  Offer Options 

You have too…  Will you… 
You can’t…  What have you considered? 
It’s not our policy…  It works well when… 
Why don’t you… 
It’s required, it’s necessary 

Make Judgement  Make No Judgement 

Worst  It may not work well if… 

Create Uncertainty  Create Confidence 

Um….I’m not sure  You could…what might the result be 
I’ll try  What might happen if you tried….? 
Here’s what I’ve done… 

Shut Down Communication  Get Information 

What’s your problem?  Can you tell me about the 
Manipulate  difficulty you’re having? 
What in particular is most 
challenging? 

“You” Messages  “I” Messages 

You didn’t…  I heard… 
You shouldn’t…  I realise… 
Why didn’t you…  I noticed…

Corporate and Local Induction Policy  40 
Version 4 
April 2011 
Your First Mentoring Meeting 

Ideally, you should make contact with your new mentee within 5 – 10 days of 
receiving their details.  You can then arrange your first phone or face­to­face 
meeting.  During that meeting you should consider the following and make a 
checklist throughout the meeting:

· What do you expect to learn from each other

· What are your responsibilities towards each other

· Where and how often will you meet and for how long

· What limits (if any) are there on confidentiality

· When and how will you check the relationship is ‘right’ for both of you

· Agree that openness and trust are essential.  Agree how that will happen

· Gain agreement to give honest and timely feedback (e.g. to be a critical 
friend)

· How formal or informal do you want the meetings to be?

· If you need an agenda or if you’ll agree topics on the day?

· How will you know if the mentoring support is working?

· Your key areas for discussion throughout the relationship will be: 

o  Work related issues 

o  General basic training issues 

o  Personal/domestic issues (if appropriate)

· How and when the mentee will give feedback to the mentor

· How you’ll know that the mentoring relationship has run it’s course

Corporate and Local Induction Policy  41 
Version 4 
April 2011 
Tips for Effective Mentoring 

1.  Understand how mentoring differs from other roles you are asked to play. 
You may also be taking on the role of coach. 

2.  Take on the role only if you are willing and able to invest the time and effort 
to be a good mentor. 

3.  Invest time early on in the relationship to establish rapport and a regular 
schedule for discussions as appropriate. 

4.  Recognise your own strengths and weaknesses in relation to your 
colleagues needs, so that you can guide them to other sources of help where 
appropriate.  You are not expected to be their main point of contact for 
everything they do, their line manager also needs to support, guide and 
develop them. 

5.  Understand the distinction between counselling and advising, and 
whenever possible encourage your new colleague to work out their own 
solutions with you acting only as a sounding­board. 

6.  Remember that you will be seen as a role model and that how you are seen 
to manage in day­to­day situations will affect the relationship you have with 
this person. 

7.  The feedback you give should be clear, honest, and constructive, and be 
designed to build confidence. 

8.  Remember you don’t need to be formally ‘trained’ to be a great Mentor. 
You’ve been chosen by the mentee because of the knowledge, skills and 
experience that you have. 

9.  Keep it simple. 

Further Information on other mentoring schemes e.g. for preceptorships for 
newly registered staff and clinical supervision can be found on 
http://nuhnet/majortrauma/Documents/Preceptorship%20Guidelines%20Ratifie 
d%20by%20NMSG%20June%202010.doc

Corporate and Local Induction Policy  42 
Version 4 
April 2011 
Appendix H 

My Mentor and Me… 

A guide for the mentee

Corporate and Local Induction Policy  43 
Version 4 
April 2011 
Mentoring in Organisations 

Mentoring is used in organisations for various purposes e.g.

· Support for development

· Induction

· Career progression

· Support in a new job or project

· Within change programmes 

What is Mentoring? 

The relationship between mentor and mentee is all important.

· There needs to be a high degree of trust and mutual regard

· The mentor helps another person become what that person aspires to be

· The mentor helps the mentee to realise his or her potential 

Mentoring – The Benefits

· Mentee  ­ benefits by developing confidence, learning more 
effectively and quickly, and acquiring new perspectives
· Mentor  ­ benefits by acquiring improved ways of working with 
people and satisfying the desire to help others
· Both  ­ mentor and mentee benefit by developing a wider 
perspective on their organisation and work
· Line Manager ­ benefits by having a more motivated and effective team 
member
· Organisation  ­ benefits by having more fulfilled and motivated employees

Corporate and Local Induction Policy  44 
Version 4 
April 2011 
Mentoring, Coaching & Training 

There is no simple distinction between these activities.  However:

· Coaching  tends  to  have  a  specific  and  tightly­focused  goal  (e.g.:  helping 
someone to prepare for an interview or to make a presentation to an audience)

· Training  tends  to  be  wholly  work­related  and  concentrates  exclusively  on 
someone’s professional skills, knowledge and behaviours

· Mentoring  goes  further  in  offering  support  and  advice  to  someone  as  a 
person,  and  may  touch  on  any  aspect  of  their  life;  the  mentor  may  offer 
coaching or training from time to time as appropriate, but may also encourage 
the mentee to seek help from specialists in these roles. 

Attributes of a Good Mentor

· They have relevant job­related experience and skills

· Very well developed interpersonal skills

· Ability  to  empathise  and  appreciate  how  a  colleague  thinks,  feels  and 
behaves

· Approachable

· Possess the desire to help and develop people

· They have an open mind and a flexible, positive attitude

· Inspire and motivate others

· Adheres to The Trusts We are here for you behavioural standards

Corporate and Local Induction Policy  45 
Version 4 
April 2011 
Being a Mentee 

People learn how to be a mentee through being part of a mentoring 
relationship.   With  commitments, experience  and  practice, mentees 
become  better  at  making  the  most  of  the  mentoring  process. 
Successful mentees:
· Accept challenge willingly and are committed to the mentoring process
· Have  trust and confidence in their mentor: the they  are willing to discuss 
issues openly
· Recognise  that  learning  can  involved  taking  risks  in  order  to  make 
progress
· Want to be active in their development and see learning as a continuous 
process
· Make  progress,  and  recognise  when  the  relationship  is  reaching  it’s 
natural end 

The Mentoring Process 

As a mentee ensure that you know what you want…

· A sounding board
· A giver of encouragement
· A critical friend
· A source of emotional support
· A confidant
· A source of knowledge 

And the areas for discussion that are in or out of scope…

· Mentees work related issues
· Mentors work related issues
· New knowledge / skills / behaviours
· Career development
· Relationship management
Corporate and Local Induction Policy  46 
Version 4 
April 2011 
· Time management
· Personal issues 
Finding the right mentor…

· The  mentoring  relationship  is  primarily  about  you….your  welfare,  your 


development and your progress
· Check out who is available as a mentor
· Who  do  you  know  that  you  respect  or  that  you  know  has  some  of  the 
experience, skills or attributes that you are interested in
· Is  it  important  to  you  to  have  a  mentor  from  the  same  e.g.  ethnic/  gender 
background?
· If you don’t know anyone ask a colleague who could help
· If your mentoring arrangements are part of a programme of mentoring then 
identify a few mentors in case demand is high and be ready to wait if your 
mentor is popular
· Some mentees do find themselves with more than one mentor
· Confidentiality is crucial.  Secrecy is inappropriate.  Should your mentoring 
relationship result in disclosure of information that could put patients or staff 
at risk or a conflict of interest arises then your mentor will discuss with you 
what  the  next  steps  should  be.    In  addition  if  you  mentor  feels  unable  to 
support you with a particular issue then they will be only too happy to point 
you in the direction of another colleague that could help. 

The process you’ll be part of 

Stage 1: Establish the  Stage 2: Create  Stage 3: Action Plan 


Relationship  Understanding as 
Relationship Develops 
Prepare your agenda  Talk about yourself  Make decisions 
Be  ready  to  share  Listen  and  ask  Think in different ways 
information  about  questions 
yourself 
Listen  and  ask  open  Be ready to prioritise  Develop  your  Personal 
questions  Development plans 
Agree  how  frequently  Get  prepared  for  those  Keep things practical 
you  will  speak  and  for  challenging questions 
how long 
Give  your  views,  ideas  Identify  who  else  can 
and  opinions  and  then  help you 
discuss 
Be ready to for feedback  Give  your  mentor  some
Corporate and Local Induction Policy  47
Version 4 
April 2011 
that’s given to you  feedback 
Share your experiences  Do  what  you  say  you’ll 
do in between meetings 
Your First Mentoring Meeting 

Establish if you need to contact your mentor or if they’ll be in touch with you 
and then be ready to discuss and agree the following at your first meeting

· What do you expect to learn from each other
· What are your responsibilities towards each other
· Where and how often will you meet and for how long
· What limits (if any) are there on confidentiality
· When and how will you check the relationship is ‘right’ for both of you
· Agree that openness and trust are essential.  Agree how that will happen
· Gain agreement as to how the mentor will give you honest and timely 
feedback (e.g. to be a critical friend)
· How formal or informal do you want the meetings to be?
· If you need an agenda or if you’ll agree topics on the day?
· How will you know if the mentoring support is working?
· Your key areas for discussion throughout the relationship will be: 
o  Work related issues 
o  General basic training issues 
o  Personal/domestic issues (if appropriate and agreed)

· How and when will you give feedback to the mentor
· How you’ll know that the mentoring relationship has run it’s course
·
Having a mentor is a great opportunity for personal growth and 
development…Enjoy it! 

Further Information on other mentoring schemes e.g. for preceptorships for 
newly registered staff and clinical supervision can be found on 
http://nuhnet/majortrauma/Documents/Preceptorship%20Guidelines%20Ratifie 
d%20by%20NMSG%20June%202010.doc
Corporate and Local Induction Policy  48 
Version 4 
April 2011 
Appendix I 
Example Manager’s Induction Programme 
Topic  Content  Time  Presenter 
Registration  · Registration and Coffee 08.30 – 08.45  Learning and 
Organisational 
Welcome & Introduction  · Housekeeping 08.45 – 09.00  Development 

· Ideal Manager 09.00 ­ 09.15 

Manager’s Standards · Management Expectations  09.15 – 09.45 


and Standards – Effective 
service support & delivery 
Finance · Introduction to finance; The  9.45 – 10.30  Dave Shannon 
financial challenges to 
come 
BREAK 15 MINS 10.30 – 10.45 

Finance Cont’d · Budget management 10.45 – 11.45  Dave Shannon 

· CIP implementation  11.45 ­ 12.30 
LUNCH 12.30 – 13.00 

Human Resources  Recruitment & Selection 13.00 – 13.30  Jamie Tennant 


Employee Life Cycle  · Electronic Recruitment 
Process
· Interview Techniques 

Managing Performance & 
Development
· Policy Management 13.30 – 14.30  Bel Rowe 
· Managing Relationships Becky Hatch 
· Decision Making
· Appriasals/360Degree 
Integrated Governance –  Health & Safety 14.30 – 14.50  Heather Churchill 
Patient Safety and Health  · Risk Management  Locksley McPherson 
and Safety 

Clinical 14.50–  15.10  Owen Bennett 


· Incident Reporting  Mavis Hawley 

Fire  Fire
· Management response  15.10 – 15.30  Gary Tibbs 
BREAK 15 MINS    15.30 – 15.40 

Business Continuity · Emergency procedures  15.40­ 16.00  TBC 

ICT · HIS & PAS systems 16.00­ 16.15  TBC 


· E­Rostering 

Equality & Diversity · Equality Act 2010 16.15 – 16.45  Giles Matsell 


· Dignity at Work policy 

Executive Team Q&A  · Opportunity to review the  16.45 – 17.15  Executive Directors


Session day and ask any 
outstanding questions 

Corporate and Local Induction Policy  49 
Version 4 
April 2011 
Manager Induction Flow Chart  Append

Appointing Officer completes ‘A’ or ‘C’ form and Pre Employment Check form, selecting Manager’s induction as appropriate. 

Recruitment Team add names of people who require a Managers Induction to database from Appointing Officers form 

L&OD request list of names for Managers Induction from Recruitment Team Database 6 weeks before Managers Induction 
date. 

L&OD write out and send a back up email to invite new managers to the next planned date requesting a response 
within 10 working days. 

New manager RSVP’s 

Booked on  No – not able to attend  No reply 

Attend  1 st  Fail to  Next date issued  Chase 


attend 

2 nd  Fail to attend 

On 2 nd  fail to attend report to 
Directorate Management team using an incident form 

Corporate and Local Induction Policy 
Version 4  48
April 2011 
Reporting Framework  Appendix K 
Minim 
Lead OLM inputter & 
NHSLA  um  Prefi  Sub  Frequency of 
Course Name  Contigency OLM  Report  To 
Standard  Data  x  Category  Report 
Inputter 
Set 
A  B  C  G  H  I  J  K  L 
Learning and  Mandatory Training 
164  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
164 Corporate Induction A  Development  DNA's ­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
164 Corporate Induction B  Development  DNA's­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
164 Corporate Induction C  Development  DNA's­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  164 Corporate Induction for  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
S2.1  Induction  Volunteers at NUH  Development  DNA's­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  164 Corporate Induction New  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
2010  Development  DNA's­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  164 Corporate Induction  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
TUPE  Development  DNA's­ live  current  Monthly ­ live 
Learning and  Mandatory Training 
164  Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
164 Induction for Managers  Development  DNA's­ live  current  Quarterley ­ new 
Learning and  Mandatory Training 
Organisational  Report / Corporate  DMT/ HRM's ­ 
Junior Doctor Induction  Development  DNA's­ live  current  Quarterley ­ new

Corporate and Local Induction Policy  51 
Version 4 
April 2011 
Appendix L 
Corporate Induction Programme Topic Request Form 
APPLICANT’S DEPARTMENT 
RESPONSIBLE MANAGER 
DEPARTMENT 
ADDRESS 
EMAIL 
TELEPHONE 
ASSESSMENT OF NEED 
SUBJECT 
STATUTORY or MANDATORY 
WHAT IS THE REQUIREMENT 
WHERE IS THE REQUIREMENT DEFINED? 
(Quote appropriate legislation and text) 
LEVEL  OF  CORPORATE  RISK  FOR  NON­ 
COMPLIANCE 
WHEN DOES THIS NEED TO BE APPLIED BY 
RELATED POLICIES 
TRAINING TO BE PROVIDED 
WHO SHOULD ATTEND 
WHAT ARE THE AIMS/ OUTCOMES/ OBJECTIVES 
LIST CONTENT 
WHO ARE THE FACILITATORS 
WHO WILL ADMINISTER 
FORMAT (Classroom, e­learning, etc) 
DURATION 
FREQUENCY 
ARE UPDATES REQUIRED, WHO FOR, HOW OFTEN? 
DATES FOR UPDATE TRAINING 
HOW WILL IT BE REPORTED ON? 
WHO WILL THE REPORT GO TO AND HOW OFTEN? 
HOW WILL TRAINING BE RECORDED? 
FINANCIAL ASSESSMENT 
COSTS OF SET­UP 
RUNNING COSTS 
WHERE FUNDED FROM 
COST TO THE TRUST OF STAFF ATTENDANCE
52 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Appendix M 

Equality Impact Assessment Report Outline 

(Sections 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9 and 11 must be included within every EIA Report. 
A full impact assessment must contain all sections.) 

1.  Name of Policy or Service Corporate and Local Induction Policy 

2.  Name of Responsible Manager Paula Ward 

3. Name of person completing assessment Julie McCarthy 

4. Date EIA Completed 17 th  January 2011 

5. Description and Aims of Policy/Service (including relevance to equalities) 
Nottingham  University  Hospitals  NHS  trust  aims  to  provide  the  best, 
safest treatment and care for it’s patients  and to minimise risk in all the 
services (clinical and non­clinical) it provides. 
This in turn will contribute to creating a safe environment for employees 
and  visitors  to  the  Trust.  In  order  to  achieve  this,  all  employees  must 
attend relevant corporate and local induction programmes. 
It covers all employees of the Trust, whether employed on national or Trust 
terms and conditions of service. 
The purpose of this policy is to:
· Provide information about corporate and local induction
· Set out the roles and responsibilities in respect of design and delivery 
of all induction programmes
· Identify training  requirements in terms  of  programme and frequency, 
for  all  staff  groups,  employed,  contracted  or  working  as  volunteers 
within the Trust, as determined by subject specialist leads

53 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
· Set  out  the  arrangements  for  ensuring  relevant  employees  attend 
ongoing training
· Set  out  the  arrangements  for  recording,  monitoring  and  reporting  of 
attendance at corporate induction.
· Set out arrangements for following up those who fail to attend.
· Set out arrangements for completion and recording of local induction 

6. Brief Summary of Research and Relevant Data N/A 

7. Methods and Outcome of Consultation 
Consultations have been with Human Resources , LEC, Trainers Forum, 
Health and Safety Committee, Staff Side Leads, Directorate Mandatory 
Training Leads and NHSLA Leads. 

8. Results of Initial Screening or Full Equality Impact Assessment: 

Age  No impact identified 
Gender  No impact identified 
Race  No impact identified 
Sexual Orientation  No impact identified 
Religion or belief  No impact identified 
Disability  Possible impact identified 
Dignity and Human  No impact identified 
Rights 
Working Patterns  Possible impact identified 
Social Deprivation  No impact identified 
Age  No impact identified 

9.  Decisions and/or Recommendations (including supporting rationale) 
The implementation of the buddy support system for staff that need 
additional support on the day with for example a disability or those with 
numeracy/literacy. This will provide support for employees with special 
need requirements. Training material is also available in a variety of 
formats, managers to inform trainers in advance of the requirements for 
their staff so adaptations and relevant materials can be made.
54
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Managers to ensure that training, including corporate and local 
induction, is part of working week to ensure employees are attending 
statutory and mandatory training as part of their contracted paid hours 

10.  Equality Action Plan (if required) N/A 

11.  Monitoring and Review Arrangements (including date of next full review) 
The monitoring and review of this policy, its EIA and any associated 
documents should follow the planned review timescales unless there are 
specific changes in legislation. 

Screening Grid 

Equality Area  Is this policy or  Assessment of Potential  Reasons for 


(Protected  service RELEVANT  Impact:  Assessment 
Characteristics)  to this equality  HIGH 
area?  MEDIUM 
YES / NO  LOW 
NOT KNOWN 
positive (+)  negative (­) 
Age  No  Low  Low 
Disability  Low  Medium  Format of training 
materials and the 
Yes  need for possible 
additional 
support. 
Gender  Low  Low 
No 
Reassignment 
Race  No  Low  Low 
Religion or Belief  No  Low  Low 
Sex  No  Low  Low 
Sexual Orientation  No  Low  Low 
Marriage & Civil  Low  Low 
Partnership 
No 
Pregnancy &  Low  Low 
Maternity 
No 
Social Deprivation  No  Low  Low 
Dignity and Human  Low  Low
Rights 
No 
55 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Working Patterns  Low  Medium  Times of training 
Yes  versus hours 
worked.

56 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Full Impact Assessment Grid 

Note:  Only the equality areas marked as relevant in the screening need 
to be fully impact assessed 

Equality  Key points of  Does the policy / service or its  Key issues for 


Area  research and  implementation:  action 
(Protected  consultation  Breach  Prevent  Promote  [Will form basis 
Characterist  equalities  discrimination  equality /  of action plan] 
ics)  legislation?  or inequality?  good 
from  relations? 
Screening 
Grid 
Age  N/A 

Disability  Identifying  See action 


training  plan 
requirements 
for 
employees 
and plan to 
provide 
support 
buddies. 
Sex  N/A 

Race  N/A 

Religion  N/A 

Sexual  N/A 
Orientation 

Gender  N/A 
Reassignm 
ent 
Marriage /  N/A 
Civil 
Partnership 
Pregnancy /  N/A
Maternity 
57 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Social  N/A 
Deprivation 
Dignity and  N/A 
Human 
Rights 
Working  Awareness  See action 
Patterns  of hours  plan
worked by 
employee 
attending 
training 

58 
Policies and Procedures Development, Approval, Implementation and Review Policy 
Version 5 
March 2011 
Action Plan Template 

Corporate and Local Induction Policy 
Equality  Issue  Action to be  By  Responsible  Expected  Monitoring  Data 
groups  identified  taken  When  Person  Outcome  Arrangements  Required 
or 
communi 
ties 
affected 
Disability  Possible lack  Discussions to be  Trainers Forum  Full participation of 
of training  held with training  Members and E&D  employees who 
materials in  providers re  lead  require additional 
alternative  formats available  training 
formats  requirements 

Possible lack  New starter letter  Clearer identification  The policy has 


of identifying  to have a  of additional needs  now been revised 
training  paragraph to  for employees  and sections 
needs of  ensure Trust is  added to ensure 
employees  advised of  employees advise 
prior to  specialist  training providers 
attending  requirements  of additional 
induction  prior to  requirements to 
attendance.  Provision of support  ensure full 
Provision of  buddies for  participation
support  employees with 
employees to  disability to aid the 
help with  induction process 
induction 
difficulties 
Corporate and Local Induction Policy  59 
Version 4 
April 2011 
Working  Employees  Discussions with  Employees able to  Programme is now 
Patterns  possibly  line managers to  attend as part of  one day only in 
attending  ensure training is  working hours  length with 
training on  part of working  supplementary 
days off  week  mandatory 
training, managers’ 
induction and 
specialist 
professional 
inductions to 
support the 
ongoing local 
induction. 
Managers are 
advised in the 
policy to take into 
consideration the 
needs of part time 
and unsocial hours 
workers when 
attending the 
induction events 
however the 
induction is a 
mandatory 
requirement and 
will need to be 
attended in full. 
There is a 12 week 
time frame to
Corporate and Local Induction Policy  60 
Version 4 
April 2011 
ensure new 
employees have 
an opportunity to 
make the 
necessary 
arrangements. .

Corporate and Local Induction Policy  61 
Version 4 
April 2011 
Appendix N 

We Are Here For You Policy and Trust­wide Procedure Compliance 
Toolkit 

The We Are Here For You service standards have been developed together with more than 
1,000 staff and patients.  They can help us to be more consistent in what we do and say to 
help people to feel cared for, safe and confident in their treatment.  The standards apply to 
how we behave not only with patients and visitors, but with all of our colleagues too. 

They apply to all of us, every day, in everything that we do.  Therefore, their inclusion in 
Policies and Trust­wide Procedures is essential to embed them in our organization. 

This toolkit has been designed for Policy Owners to assess the compliance of their Policy or 
Trust­wide Procedure in light of the We Are Here For You values.  It is now mandatory for 
all Policies and Trust­wide Procedures to incorporate the We Are Here For You Values and 
undergo this compliance assessment. 

Please complete the grid below to assess your Policy or Trust­wide Procedure.  The toolkit 
will then advise Policy­owners on the steps they need to take to become We Are Here For 
You compliant. 

To what extent is your Policy or Trust­wide Procedure affected by the following We 
Are Here For You values? 

Please rate each value from 1 – 3 (1 being not at all, 2 being affected and 3 being very 
affected) 

1.  Polite and Respectful  3 
Whatever our role we are polite, welcoming and 
positive in the face of adversity, and are always 
respectful of people’s individuality, privacy and 
dignity. 
2.  Communicate and Listen  3 
We take the time to listen, asking open 
questions, to hear what people say; and keep 
people informed of what’s happening; providing 
smooth handovers. 
3.  Helpful and Kind  3 
All of us keep our ‘eyes open’ for (and don’t 
‘avoid’) people who need help; we take 
ownership of delivering the help and can be 
relied on. 
4.  Vigilant (patients are safe)  3
Every one of us is vigilant across all aspects of 
safety, practices hand hygiene and 
demonstrates attention to detail for a clean and 
Corporate and Local Induction Policy 
Version 4 
April 2011 
tidy environment everywhere. 
5.  On Stage (patients feel safe)  3 
We imagine anywhere that patients could see or 
hear us as a ‘stage’. Whenever we are ‘on stage’ 
we look and behave professionally, acting as an 
ambassador for the Trust, so patients, families 
and carers feel safe, and are never unduly 
worried. 
6.  Speak Up (patients stay safe)  3 
We are confident to speak up if colleagues don’t 
meet these standards, we are appreciative when 
they do, and are open to ‘positive challenge’ by 
colleagues. 
7.  Informative  3 
We involve people as partners in their own care, 
helping them to be clear about their condition, 
choices, care plan and how they might feel. We 
answer their questions without jargon. We do the 
same when delivering services to colleagues. 
8.  Timely  1 
We appreciate that other people’s time is 
valuable, and offer a responsive service, to keep 
waiting to a minimum, with convenient 
appointments, helping patients get better quicker 
and spend only appropriate time in hospital. 
9.  Compassionate  2 
We understand the important role that patients’ 
and family’s feelings play in helping them feel 
better. We are considerate of patients’ pain, and 
compassionate, gentle and reassuring with 
patients and colleagues. 
10.  Accountable  3 
Take responsibility for our own actions and 
results 
11.  Best Use of Time and Resources  3 
Simplify processes and eliminate waste, while 
improving quality 
12.  Improve  3 
Our best gets better.  Working in teams to 
innovate and to solve patient frustrations 
TOTAL  33 

If your Policy or Trust­wide Procedure scores 16 or more, you are required to review the 
document and make changes to ensure the values are reflected in the document.  In 
addition to this, you are required to insert a We Are Here for You standard mission 
statement, as outlined below. 

If your Policy or Trust­wide Procedure scores 15 or less, you are required to insert a We 
Are Here for You standard mission statement, as outlined below.
Corporate and Local Induction Policy  63 
Version 4 
April 2011 
We Are Here For You standard mission statement: 

This  Trust  is  committed  to providing  the  highest  quality  of  care  to  our patients,  so  we  can 
pledge  to  them  that  ‘we  are  here  for  you’. This Trust  supports  a  patient  centred  culture  of 
continuous  improvement  delivered  by  our  staff.  The  Trust  established  the  Values  and 
Behaviours  programme  to  enable  Nottingham  University  Hospitals  to  continue  to  improve 
patient safety, outcomes and experiences. The set of twelve agreed values and behaviours 
explicitly describe to employees the required way of working and behaving, both to patients 
and  each  other,  which  would  enable  patients  to  have  clear  expectations  as  to  their 
experience of our services. 
We Are Here For You Policy Sub Group members are available for guidance relating to this 
toolkit.  Their contact details are below. 

We Are Here For You Policy Sub­group members: 

The We Are Here For You Policy Sub­Group are all willing to help Policy­Owners when re­ 
working Policies in­line with this toolkit.  The contact details for the group are below: 

Jackie Wilbourn, Directorate HR Manager, X55697 
jackie.wilbourn@nuh.nhs.uk 

Mike O’Daly, Trust Secretary, X66429/62349/62908 
mike.odaly@nuh.nhs.uk 

Alyson Packham, Named Nurse Safeguarding Team, X63432/56809 
alyson.packham@nuh.nhs.uk 

Isabella Furse, Safeguarding Vulnerable Adults Consent Manager, X61627 
isabel.furse@nuh.nhs.uk 

Sue Arnold, Matron – Neuro & Spinal, MSKN, X67579 
susan.arnold2@nuh.nhs.uk

Corporate and Local Induction Policy  64 
Version 4 
April 2011 
APPENDIX O 
CERTIFICATION OF EMPLOYEE AWARENESS 

Document Title  POLICIES AND PROCEDURES ­ 
CORPORATE AND LOCAL INDUCTION POLICY 
Version (number)  4 
Version (date)  APRIL 2011 
I hereby certify that I have:
· Identified (by reference to the document control sheet of the above 
policy/ procedure) the staff groups within my area of responsibility to 
whom this policy / procedure applies.
· Made arrangements to ensure that such members of staff have the 
opportunity to be aware of the existence of this document and have the 
means to access, read and understand it. 
Signature 

Print name 

Date 

Directorate/ 
Department 

The manager completing this certification should retain it for audit and/or other 
purposes for a period of six years (even if subsequent versions of the 
document are implemented). The suggested level of certification is;

· Clinical directorates ­ general manager
· Non clinical directorates ­ deputy director or equivalent. 

The manager may, at their discretion, also require that subordinate levels of 
their directorate / department utilize this form in a similar way, but this would 
always be an additional (not replacement) action.

Corporate and Local Induction Policy  65 
Version 4 
April 2011