Projektdokumentation

SS 2008

RessorTräume
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Kurs Projektmanagement und Führungsinformationssy steme BMS 5/6 CMM 5/6 SEM 5/6 GBM 6 / BizJ 6

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Verfasser:

Dominik Jung Raissa Scheider Laura Geitmann Oliver Diepes Florian Tresp Philipp Heuer

Version: Status:

x.x in Arbeit / freigegeben

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1. Projektname Heuer
Bei der Projekt „RessorTräume“ geht es um die Umgestaltung der Räumlichkeiten des Gebäudes Nr. 7 der BiTS Iserlohn zu Räumen die für studentische Unternehmungen nutzbar sind. Dadurch soll erreicht werden, dass im Hauptgebäude der BiTS mehr Räumlichkeiten für Vorlesung zur Verfügung stehen.

2. Projektinitiierung und Projektauftrag
2.1 Ausgangssituation Heuer
Das Gebäude Nr. 7 der BiTS Iserlohn ist im Mietvertrag der Hochschule mit dem Besitzer ausschließlich für studentische Unternehmungen vorgesehen. Momentan nutzen lediglich das „B7-Veranstaltungsressort“ und das Musikressort die Räumlichkeiten des Gebäudes. Sämtliche anderen sogenannten Ressorts nutzen Räume im Hauptgebäude der BiTS. Ressortkultur ist essentieller Bestandteil der BiTS, da • die BiTS Unternehmerhochschule sein möchte und Ressorttätigkeit für ein ganzheitlich bildendes Studium steht. • Ressortarbeit ist essentieller Bestandteil eines praxisnahen Studiums Gleichzeitig existieren mittelfristige Wachstumsziele für die Studentenzahl an der BiTS deren Realisierung sehr wahrscheinlich ist.

2.2 Problemstellung Dominik
Durch die Verfolgung der Wachstumsziele steigt die Zahl der Studenten an der BiTS kontinuierlich, während das Platzangebot im Hauptgebäude an seine Grenzen stößt. Derzeit werden mehrere Räume im Hauptgebäude dauerhaft für die Ressortarbeit genutzt (z.B. Bits.FM, BitsTV, Foto & Designressort, b.one etc) Diese Tatsache erschwert das Raumproblem im Hauptgebäude, das durch steigende Studentenzahlen im WS 2011/12 noch größer sein wird. Ressorts benötigen eine Umgebung die flexibel ist und mitwächst, gleichzeitig Synergien nutzbar macht (Bsp. Musikressort & BitsFM). Problem ist es, einen Weg zu finden, langfristig Ressortaktivitäten zu ermöglichen und zu fördern. Dies ist im Haupthaus nur unter erschwerten Bedingungen zu erreichen, da sich die Ressorträume im gesamten Gebäude verteilt auf verschiedenen Stockwerken befinden.

2.3 Zielsetzung (SMART-Kriterien) Heuer
Die Möglichkeit diese Aktivitäten in einem Gebäude zentral zu bündeln ist vorhanden (1. Stock B7-Gebäude) und mit vertretbarem Aufwand realisierbar.

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2.4 Auftragsklärung (W-Fragen) Dominik
> Beschreiben Sie hier die Antworten auf die W-Fragen als Bestandteil der Auftragsklärung für die erste Projektskizze und deren Diskussion. 1. Warum? Siehe 2.2. (Problemstellung) 2. Was muss gemacht werden (Ziele)? Instandsetzung der Räume im 1. Stock des B7-Gebäudes zur Nutzung durch die Ressorts. Die wichtigsten Teilschritte hierzu • Begehung des 1. Stocks • Maßnahmenplan bauliche Instandsetzung + Kostenkalkulation • Entwurf Sicherheitskonzept • Absprache mit den Ressorts (Anforderungen an die Räume, Raumzuweisung, Mithilfe bei der Instandsetzung, etc.) • Maßnahmenplan weitergehende Instandsetzung • Entrümpelung • Durchführung • Ergebnischeck, evtl. Nachbesserungen 1. Wie? Die Externen Dienstleister stellen ihr eigenes Arbeitsmaterial. Sonstige anfallende Werkstoffe werden durch die Projektleitung eingekauft. 2. Wo? B7-Gebäude, 1. Stock, auf dem Campus der BiTS Iserlohn. 3. Wer (Akteure)? Entrümpelung, bauliche Instandsetzung und Renovierung durch externe Dienstleister. Einrichtung durch die Ressorts. Endgültig Liste nach der Begehung und Maßnahmenbesprechung. Absehbare Akteure sind -Geschäftsführung -Baufirmen (Maler, Elektriker, Klempner) -Hausmeister -Ressortleiter -Ressortmitglieder

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4. Wann? Start: 20. 5. 2011 (Ab sofort) Deadline: Beginn Wintersemester am 4.10.2011 5. Wie gut? Ziel: Langfristig nutzbare Lösung • • • • • Keine baulichen Mängel Optisch ansprechend bzw. Atmosphäre fördernde Gestaltung Vernünftige Qualität der Materialien. (Anschaffung belastbarer Materialien / Objekte) Die Ressorträume sind für alle in den Ressorts aufkommenden Aktivitäten technisch ausgestattet (Anschlüsse, Kabel, etc.) Berücksichtigung von zukünftigen Ausbaumöglichkeiten bei der Planung

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3. Projektauftakt und –vorbereitung I
3.1 Projektteam und Projektleiter
Projektleitung Dominik Jung Team-Mitglieder Raissa Scheider Laura Geitmann Oliver Diepes Florian Tresp Philipp Heuer

3.2 Projektstrukturplan Oliver

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3.3 Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Flo
> Beschreiben Sie hier die Zuständigkeiten (Verantwortungen der Teammitglieder) in Ihrem Projekt. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten – – – – – – Kommunikation BiTS (GF, Marketing ) Kommunikation Dienstleister ( Firmen ) B7 Marketing für Nutzer „ Bauleitung “ Finanzieller Rahmen

3.4 Teilprojekte und Arbeitsaufträge Flo
> Beschreiben Sie hier ggf. die Teilprojekte bzw. Arbeitsaufträge (2./3. Ebene des Projektes) Teilprojekte und Arbeitsaufträge – – – – – – – – Genehmigung einholen Angebote einholen „ Wie lassen sich Studenten integrieren “ ( Renovierung) Bedarfsanalyse Sponsoren / Geldgeber finden Durchführung „ Controlling „ Räume bei den Ressorts „ vermarkten “

3.5 Projektbeteiligte Raissa
> Beschreiben Sie hier, welche Stakeholder von dem Projekt betroffen/beteiligt sind und welche Interessenlagen bzw. Erwartungen diese einbringen.
BiTS-Geschäftsleitung: Die Geschäftsleitung erwartet durch das Projekt eine kostengünstige Vergrößerung ihrer Kapazitäten und eine schnelle und qualitativ zufriedenstellende Durchführung der Renovierung durch das beauftragte Unternehmen. Desweiteren erwartet sie eine Verbesserung der Zufriedenheit der Studenten, die sich z.B. in der Evaluation zeigt. Die Geschäftsleitung möchte, dass sowohl die sich im Gebäude 1, als auch im Gebäude 2 befindenden Ressorts die Pläne für den Umbau und Umzug unterstützen und die neuen Räumlichkeiten gerne annehmen.

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BiTS-Studenten allgemein: Die Studenten fühlen sich derzeit unter der stark ausgelasteten Belegung der Vorlesungsräume benachteiligt und erwarten von der Schaffung neuer Räumlichkeiten eine spürbare Verbesserung ihrer Studiensituation. Gleichzeitig wollen sie durch die Umbau- und Renovierungsarbeiten im Gebäude 2 nicht belastet oder z.B. bei Veranstaltungen des Party-Ressorts „B7“ in ihrem Handeln eingeschränkt werden. Derzeit sich im Gebäude 1 befindende Ressorts: Die Ressorts erwarten von den neuen Räumlichkeiten im Gebäude 2 mindestens eine gleichwertige Unterbringung und Infrastruktur, wenn nicht eine Verbesserung zu ihrer aktuell Situation und keine finanzielle Belastung durch den Umzug. Außerdem möchten sie während der Umzugsphase ihrer Ressorts in ihrer laufenden Arbeit nicht behindert werden. Derzeit sich im Gebäude 2 befindende Ressorts: Die BiTS-Band und das Party-Ressort „B7“ nutzen bisher als einzige Ressorts die Räumlichkeiten des Gebäudes 2. Sie erwarten, dass sie ihren Betrieb ohne Störungen fortsetzen können und die derzeit genutzen Räume ihnen auch weiterhin zur Verfügung stehen. Sofern dies gegeben ist und den beiden Ressorts auch renovierte Räume zur Nutzung überlassen werden, ist der Ausbau der Räume durchaus in ihrem Interesse. Bewohner des großen Wohnheims / Vermietungsfirma LöNa Die BiTS-Studenten, die in unmittelbarer Umgebung des Gebäudes 2 wohnen, erwarten weder unter Lärmbelastung, noch unter Gehwegbehinderungen zu leiden. Dozenten an der BiTS: Die Dozenten erwarten durch die vergrößerten Raumkapazitäten, dass Vorlesungen nicht mehr bis in die Abendstudenten gelegt werden und eventuell weniger Vorlesungen am Samstag stattfinden. Außerdem rechnen sie damit, dass die Infrastruktur der früheren RessorTräume mindestens dem derzeitigen BiTS-Standard entspricht, bzw. über diesem liegt. Für die Renovierung der Räumlichkeiten im Gebäude 2 beauftragtes Unternehmen: Das Unterehmen erwartet eine schnelle Durchführung des Projektes und eine entsprechende Bezahlung. Außerdem möchte es nicht durch Veranstaltungen des PartyRessorts „B7“ in seiner Arbeit eingeschränkt werden. Hausmeister an der BiTS: Die Hausmeister erwarten von dem beauftragten Unternehmen eine rasche und qualitativ zufriendenstellende Renovierung der Räume und einen problemlosen Umzug der Ressorts in das Gebäude 2.

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3.6 Projektorganisation / Projektorganigramm Laura
> Beschreiben Sie hier das Projektorganigramm und die Kommunikationswege zu den wesentlichen Stakeholdern (Projektleiter, Projektteam, Lenkungsauschuss, etc.)

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4. Projektauftakt und –vorbereitung II
4.1 Projektphasenplanung

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Bezug der mit Bestellung der der Grobentwurf Handwerker AbspracheRäume Geschäftsführung offizielle Eröffnung der Neuen Begleitung der wegen Budget Design der Räume in B2 und Räumlichkeiten Unter anderem Handwerken B7. Wie sollen die Räume aussehen Nutzung der Bezug durch Ressorts Feinentwurf Räume durch die Ressorts Absprache mit den Ressortleitern Ehemalige Absprache mit dem Was soll alles geändert werden? nutzbar machen Besondere Ressorträume im B2B7- und dem Musikressort Besichtigung des Leerstandes mit Beteiligten Hochschulleitung, Vermieter, Architekt/Statiker...

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4.2 Projektmeilensteinplan
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Termine mit Anwesenheit des Lenkungsausschuss Termin Soll 27.5. 17.6. 30.6. Gebäudeausrüstung 12.8. 2.9. 7.9. 30.9. 4.10. 14.10. Termin Ist

Zielvorgabe 1. Meilenstein Gespräche mit Ressorts abgeschlossen 2. Meilenstein Endgültiger Bauplan + Budget steht 3. Meilenstein Ungebrauchte Einrichtung ist entsorgt 4. Rohbaumaßnahmen Meilenstein abgeschlossen & technische

5. Meilenstein Innenausbau abgeschlossen (Bezugsfertig) 6. Meilenstein Equipment steht in Räumen bereit 7. Meilenstein Bezug & Einrichtung abgeschlossen 8. Meilenstein Eröffnungsfeier zur Ressortmesse 9. Meilenstein Erster Reviewtermin

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4.3 Projektzeitplan

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4.4 Personaleinsatzplan
> Ordnen Sie den Vorgängen in Ihrem Projektzeitplan die notwendigen Ressourcen (Personal) zu.

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4.5 Projektkostenplan
EXCEL-Tabelle Separat Ausgedruckt

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4.6 Projektrisiken

Akzeptanzrisiken
Die Lösung wird von einen oder mehreren unserer Stakeholder abgelehnt. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Ressortleiter- und Mitglieder das Projekt ablehnen, liegt bei nahezu null Prozent, da diese Stakeholder-Gruppe von dem Projekt nur profitieren kann. Allerdings könnte es sein, dass der Besitzer des „B7“ oder die Geschäftsführung sich gegen die Projektumsetzung ausspricht, weil sie das Gebäude beispielsweise für andere Zwecke nutzen wollen. Da wir von der Entscheidung der Geschäftsführung und des Besitzers abhängig sind, müssen wir dieses Risiko auf jeden Fall berücksichtigen. Eintrittswarscheinlichkeit: 20 %  Mittleres Risiko Zeitaufschläge: Wenn die Räumlichkeiten nicht freigegeben werden, findet das Projekt nicht statt Kostenaufschläge: Es entstehen kaum Kosten, da das Projekt nicht stattfindet Risikomanagement für die Akzeptanzrisiken: Uns muss es mithilfe einer massiven PR-Aktion gelingen, die Geschäftsführung und den Besitzer des „B7“ von unserem Vorhaben zu überzeugen. Durch geschickt gebrachte Argumente (beispielsweise, dass die Umsetzung des Projektes die Zufriedenheit der Studenten steigert und somit ein positives Image nach außen getragen wird) mindern wir das Risiko, dass die Geschäftsleitung oder der Besitzer gegen die „Ressortträume“ stimmen.

Auslastungsrisiken
Die Personalressourcen für die Renovierungsarbeiten sind nicht in ausreichendem Maße verfügbar. Es könnte sein, dass Handwerker oder auch ein Mitglied unseres Projektteams für längere Zeit aufgrund von Krankheit, Tod oder weil er ein besseres Jobangebot bekommen hat, ausfallen. Außerdem kann es sein, dass wir mit zu wenig Personal geplant haben und sich somit das Projekt verzögert, was weitere finanzielle Konsequenzen nach sich zieht. Dieses Risiko müssen wir unbedingt kalkulieren. Eintrittswarscheinlichkeit: 20 %  Mittleres Risiko Zeitaufschläge: eine Verzögerung des Projektes bis zu 3 Wochen Kostenaufschläge: Möglicher Mehraufwand aufgrund des Ausfalls von Personal  bis zu 15 % Mehrkosten Risikomanagement für die Auslastungsrisiken: Es muss vor Projektbeginn ein ausgiebiger Projektplan vorliegen, der alles bestens organisiert und uns stets einen Überblick gibt. Wenn eine sehr sorgfältige Planung vorliegt, ist es zu verkraften, wenn Personal ausfällt. Allerdings ist es sehr schwierig, diese Risiken zu „managen“ beziehungsweise dieses Risiko komplett zu eliminieren.

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Qualitätsrisiken
Es muss das Risiko kalkuliert werden, dass unsere Auftraggeber mit der Qualität unserer Arbeit nicht zufrieden sind. Entweder gefallen den Stakeholdern Es die von uns in Auftrag gegebenen Pläne zur Umgestaltung der Räume nicht oder die Arbeiten sind im Nachhinein nicht zufriedenstellend umgesetzt worden. Eintrittswarscheinlichkeit: 10 %  Geringes Risiko Zeitaufschläge: Projekt könnte um mindestens eine Woche verzögert werden/ nach Abschluss des Projektes müssen Nacharbeiten getätigt werden, wenn Auftraggeber nicht zufrieden sind  circa. drei bis vier Tage zusätzlich Kostenaufschläge: bis zu 5 bis 10 % zusätzliche Kosten Risikomanagement für Qualitätsrisiken: Um dieses Risiko zu mindern oder auch ganz zu eliminieren, müssen im Vorfeld ausgiebige Gespräche mit den Stakeholdern geführt werden, um alle Wünsche zu berücksichtigen. Wenn im Vorfeld die Planung mit den Stakeholdern abgestimmt wird, dann ist es nicht sehr wahrscheinlich, dass Nacharbeiten getätigt werden müssen. Somit ist eine detaillierte Absprache vor der operativen Umsetzung unabdingbar.

Kostenrisiken
Das Risiko, dass mögliche Zusatzkosten entstehen können ist bei unserem Projekt unbedingt zu berücksichtigen. Zwar sollte auch das Budget im Vorfeld ausgiebig geplant werden, allerdings ist es höchstwahrscheinlich, dass es im Laufe des Projektes aus verschiedensten Gründen (zusätzliches Personal, Schäden, Ausfall von Arbeitskräften) zu Zusatzkosten im kleinen Umfang kommt. Somit ist hier die Eintrittswarscheinlichkeit äußerst hoch. Es ist allerdings unwahrscheinlich, dass sich die Kosten verdoppeln oder aber verdreifachen. Da bei unserem Projekt nicht allzu viel Risiken bestehen, die finanzielle Schäden nach sich ziehen, wird es zu einer sehr großen Finanzlücke nicht kommen. Eintrittswarscheinlichkeit: 25 %  Mittleres Risiko Zeitaufschläge: Wenn wir auf weitere liquide Mittel angewiesen sind und diese nicht sofort erhalten, könnte sich das Projekt um knapp eine Woche verlängern Kostenaufschläge: Wie oben beschrieben, wird es wahrscheinlich nur zu Zusatzkosten in einem geringen Maße kommen Risikomanagement für Kostenrisiken: Es muss unbedingt ein ausgereifter Budgetplan vorliegen, der vor Beginn der operativen Umsetzung des Projektes mehrmals in Zusammenarbeit mit Finanzexperten geprüft wird. Doch auch eine andere Maßnahme muss getroffen werden, um dieses Risiko zu verringern:

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Es sollte bei der Finanzplanung immer ein wenig „Luft“ gelassen werden. Das Budget sollte nie bei der Planung ganz ausgereizt werden. Ein gewisses finanzielles Polster sollte immer mit eingerechnet werden. Somit kommt man den Kostenrisiken zuvor und es besteht keine Gefahr für das Projekt.

Einzelrisiken Schließung des Gebäudes „B7“
In den letzten Wochen stand immer wieder zur Debatte, das Gebäude „B7“ komplett zu schließen. Da es aufgrund von Lärmbelästigung und gewaltsamen Vorfällen immer wieder zu Polizeieinsätzen gekommen ist, drohen die Geschäftsleitung und der Eigentümer das komplette Gebäude zu schließen und eventuell sogar abzureißen. Wenn diese Drohung in die Tat umgesetzt wird, dann wird unser Projekt scheitern. Eintrittswarscheinlichkeit: 10 %  Geringes Risiko Zeitaufschläge: Wird das „B7“ im Laufe des Projektes aufgrund von aktuellen Vorkommnissen doch geschlossen, dann war die Vorarbeit für die Umsetzung umsonst. Somit würden Tagen, vielleicht sogar Wochen verloren gehen. Kostenaufschläge: Wenn das Projekt scheitert, dann wurde das Kapital, welches bereits für das Projekt ausgegeben wurde, völlig umsonst investiert. Risikomanagement für das Einzelrisiko: Für unser Projektteam ist es schwer zu beeinflussen, ob Studenten bei den Partys im „B7“ in den nächsten Wochen für Ärgernis sorgen, sodass die Geschäftsführung das „B7“ schließt. Um dafür zu sorgen, sollte man bei der internen PR-Aktion betonen, dass das Projekt nur zustande kommt, falls das Partygebäude auch für die Studentenschaft geöffnet bleibt. Mit dieser Anmerkung könnte man das Risiko minimieren, dass weitere Polizeieinsätze folgen und somit das „B7“ endgültig geschlossen wird.

Die Räume im „B7“ sind nicht nutzbar
Da die Räume im ersten Stock des „B7“ schon seit Jahren nicht mehr benutzt werden, könnte sich herausstellen, dass die Räumlichkeiten beispielsweise mit Asbest oder Schimmel verseucht sind. Die Räume müssten deshalb kernsaniert werden, was die Projektdauer in die Länge ziehen und die Projektkosten in die Höhe gehen lassen würde. Außerdem könnte im schlimmsten Fall ein Statiker herausfinden, dass das gesamte Gebäude einsturzgefährdet ist. Eintrittswarscheinlichkeit: 20 %  Mittleres Risiko Zeitaufschläge: Wenn das Gebäude kernsaniert werden müsste, würde sich das Projekt um knapp zwei Wochen verlängern Kostenaufschläge: Die Gesamtkosten würden sich um 15 % erhöhen, falls die Räume komplett kernsaniert werden müssten

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Risikomanagement: Bevor das Projekt in die detaillierte Planung geht, sollten unbedingt Fachmänner die Räumlichkeiten inspizieren. Falls wirklich Schimmel oder Asbest entdeckt werden würde, könnte das Projekt noch in der Startphase – also dann, wann die Kosten noch ziemlich gering sind – entweder abgebrochen oder entsprechende Koste weiter einkalkuliert werden. Allerdings können wir dieses Risiko nicht minimieren, sondern uns nur gut auf das Risiko vorbereiten.

Plan B

Falls unser Vorhaben tatsächlich nicht wie geplant im ersten Stock des „B7“ umgesetzt werden kann, müsste es nicht letztendlich nicht bedeuten, dass wir die gesamte Idee verwerfen müssten. Das Kernproblem ist, dass sich die Ressorts einen kleinen Raum teilen müssen. Es gibt allerdings noch weitere Leerstände in der BiTS. Zwar sind diese nicht so optimal wie die Räumlichkeiten im „B7“, allerdings würden diese Räumlichkeiten auch ihren Zweck erfüllen.

4.7 Risikomanagement
> Überprüfen Sie Möglichkeiten zur Risikoabwälzung oder Risikoverlagerung bzw. Risikominimierung. Beschreiben Sie hier Alternativpläne (Plan B)

5. Projektdurchführung I
5.1 Projekt Kick-off
> Beschreiben Sie hier die Inhaltes des Kick-off Meetings. Erstellen Sie ein Protokoll des Meetings.

5.2 Projektmarketing
> Beschreiben Sie hier, welche Aktivitäten Sie in Ihrem Projekt durchführen, um über das Projekt zu informieren und für das Projekt zu werben.

5.3 Projektkommunikation
> Beschreiben Sie hier, wie die Kommunikation in Ihrem Projekt läuft (innerhalb des Teams und Kommunikation außerhalb des Teams). Beschreiben Sie Art (Einsatz von Techniken, Tools) und Frequenz der Kommunikation.

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6. Projektdurchführung II Laura
6.1 Statusberichte
> Beschreiben Sie hier den Statusbericht (Ampeldarstellung) über Ihr Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt.

6.2 Management-Berichte
> Beschreiben Sie hier kurz als Management-Information eine kurze Stellungsnahme zu Ihrem Projekt.

6.3 Maßnahmenplanung (To Do Lists)
> Beschreiben Sie hier die Maßnahmen, welche Aktivitäten in nächster in Ihrem Projekt bearbeitet werden.

6.4 Änderungsmanagement
> Beschreiben Sie hier, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um vor dem Hintergrund der veränderten Rahmenbedingungen (Zeit und Kosten) Ihr Projekt noch erfolgreich beendet werden kann.

7. Projektdurchführung III Flo
7.1 Kommunikationsverhalten
> Beschreiben Sie hier, wie das Projektteam zusammenarbeitet als allgemeine Beschreibung. Bitte keine Namen nennen!

7.2 Teamentwicklung
> Beschreiben Sie, welche Maßnahmen Ihr Team in Angriff nehmen möchte, um die Zusammenarbeit (noch) zu verbessern.

8. Projektabschluss Raissa & Oli
8.1 Projektabschlussbericht
> Beschreiben Sie hier die Projektergebnisse Ihres Projektes und in wieweit die Projektziele erreicht wurden bzw. warum sie nicht erreicht wurden.

8.2 Projektdokumentation
> Beschreiben Sie, wie die detaillierten Projektergebnisse dokumentiert bzw. archiviert werden und wie diese für (auch für andere Projektleiter) zukünftig verfügbar sind.

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8.2 Projektergebniskommunikation
> Beschreiben Sie hier, wie Sie die Ergebnisse des Projektes veröffentlichen bzw. in der Organisation bekannt machen.

8.4 Projekt Review (Lessons Learned)
> Beschreiben Sie hier die Ergebnisse der SWOT-Analyse und die Erfahrungen aus Ihrem Projekt.