OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

1

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 16/11/2009 06/05/2010 12/05/2010 09/06/2010 26/07/2010 27/08/2010 12/09/2010 23/09/2010 12/10/2010 25/10/2010 11/11/2010 13/12/2010 19/01/2011 Versión 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 Descripción Elaboración del manual. Elaboración del manual de Usuario. Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización de las opciones de: Datos de Institución Educativa: parámetros, Año Académico (activación), Módulos y especialidades, Procesamiento de notas: prematrículas Actualización del manual de Usuario a la fecha Actualización del manual de Usuario a la fecha Autor PO YC YC YC YC LA YC YC YC YC YC YC YC

28/01/2011 21/02/2011

2.0 2.0

YC YC

Autor(es): YC : Yajaira Canal LA : Liz Alvarez

Revisores: HZ : Hugo Zumaeta

2

Contenido
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Introducción.......................................................................................................................... 4 Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6 Datos de la Institución Educativa ..................................................................................... 11 Año Académico.................................................................................................................. 21 Fases .................................................................................................................................. 24 Períodos de Evaluación .................................................................................................... 26 Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28 Grados y Secciones .......................................................................................................... 29 Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41 Padrón Nacional del Personal ........................................................................................... 43 Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51 Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59 Administrar Roles .......................................................................................................... 61

a) ............................................................................................................................................. 62 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63 Asignación Accesos a Familiar........................................................................................... 64 Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69 Matrícula de Estudiantes............................................................................................... 83 Nómina de Matrícula ................................................................................................... 101 Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 106 Resoluciones IE ........................................................................................................... 118 Estudiantes por sección .............................................................................................. 123 Padrón de Apoderados ............................................................................................... 127 Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................ 128 Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131 Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133 Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136 Registro de Notas Genérico ....................................................................................... 139 Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146 Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148 Procesar Notas ............................................................................................................ 151 3

............. 168 Reporte Recuperación y Subsanación ................ b) ALCANCE DEL SISTEMA Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2..................... 32........ El sistema apoya los procesos administrativos......0 (Sistema Web)............. basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema....... Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU............ se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas. 33.......... Es de fácil manejo y administración....... 168 Registro de Notas de Área a Cargo ..... Listas de Estudiantes......0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas.............................................. UGEL.. el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas (DRE........ 4 ........... 159 Impresión de Boletas de Información .............................................. e) Configuración Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema...... Boletas de Notas y Actas de Evaluación................. ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.......................... Registros de Evaluación............................ 169 1.... 35....... Distrito......... 163 Acta Consolidada de Evaluación... Introducción a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2...... c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes módulos: d) Administración del Sistema Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario.................................... Reportes de Inasistencias... De similar manera.........0 de tal manera que sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada........................... generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula.................. Proceso Disgregado de Notas..... Centro Poblado). 36..........31........ 167 Recuperación Subsanación ......................... El SIAGIE versión 2............ 34...

Adicionalmente. h) Administrar Red Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas. i) Seguridad Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema. la asignación de roles y la administración de privilegios. manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. g) Administrar IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana. el sistema cuenta con las siguientes características: j) Ayuda Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula. la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema.f) Administrar Personal Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Asistencia y Evaluación de estudiantes. Para ver los videos pulse sobre la opción que quiere ver 5 .

0.gob. Ingreso al Sistema Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www. Ingrese al SIAGIE 2.minedu.0 mostrara la ventana principal del sistema 6 .2. después ingresar a la opción de “Intranet” Ingrese a la opción Intranet Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0 Después de pulsar la opción SIAGIE 2.pe/. mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación.

Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa. en el primer ingreso al sistema.En ocasiones. Para facilitar la configuración de la I. se pide el correspondiente cambio de password por parte del usuario.E a los usuarios. la primera ventana que mostrará el Sistema será la el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I. EL asistente de configuración de Instituciones educativas. entonces esta ventana no se visualizará. mediante la siguiente ventana. 7 .

Turnos de la I.E Año Académico El año Académico que se desea inicializar.Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario está asociado Seleccione los turnos de la IE Los datos ingresados en esta ventana son: Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno. Se trata de los años académicos vigentes para 8 . Turnos con los que cuenta la Institución Educativa.

Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráfico de la aplicación de estos dos roles de usuario. Número de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa.todas las instituciones educativas a nivel nacional. n. …. Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de secciones por grado en la I. Tipo de periodo de evaluación Tipo de Periodo Dependiendo de lo indicado en este campo. Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme” 9 . El sistema creará las aulas 01. Trimestral: 03 periodos trimestrales Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema Básico: El usuario tiene las opciones básicas Completo: El usuario tiene todas las opciones disponibles para la gestión de la IE. se creará: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. donde n es el número indicado en este campo.. el estado estará en “Procesado”. 03.E Después de ingresar la información pulse el botón grabar. con el fin de poder ver la culminación del proceso. Es optativo pulsar varias veces el botón Refrescar. 02.

Sin embargo. El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas. el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.En este punto. En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario del sistema: 10 . Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de IIEE.

Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esta opción no tiene un botón para Agregar. teléfono. Datos de la Institución Educativa Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa.CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL 3. como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE. Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE. le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar 11 . entre otros. correo electrónico y dirección de página web. La primera vez. lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE. además permite complementar la información con los datos del director. Mediante esta opción se realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esto último brinda la seguridad de que solo las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

entre otros. Parámetros y Programa en la IE. tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal” Buscar personal en Sistema Único de Planillas Búsqueda de personal en la base del sistema Tamaño del escudo 12 .En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE. email y dirección web de la IE. teléfono. A continuación realice los siguientes pasos: a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar.

Turno Días de la Semana Laborales Identificador del personal Anexo Nivel Educativo Nombre de la institución educativa Encargado de la gestión Departamento de institución educativa Provincia de institución educative Distrito de institución educative Dirección de institución educative Nombre del centro poblado Tipo de institución educative Forma de enseñanza (escolarizado. Local DRE Ugel Resolución AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO Fecha Res. no escolarizado. Forma Cod.E. etc) Código numeral asignado al local DRE a la cual pertenece la Institución Educativa Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la institución educativa Fecha de la resolución de autorización Turno de enseñanza Seleccione los días laborables de la I.E 13 .Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son: Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular Anexo Nivel Nombre Gestión Departamento Provincia Distrito Dirección Centro Poblado Tipo I.

E Característica Datos de Registro Director Teléfono Email Página Web Modo de enseñanza establecido Nombre del director de la IE Número telefónico de la IE Cuenta de correo electronic Dirección de página web 1. se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden: 2. 14 . Cuando se buscan la información en el SUP.Horas pedagógicas por día Genero Distribución de las horas pedagógicas por día Genero de la I. se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opción Registro de Personal. Buscar Personal en el SUP. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE.

En la opción de horas pedagógicas puede agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana. Para modificar los datos del turno.3. 15 . Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre Seleccione el turno Ingrese el horario del turno Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre 4. Para modificar las horas pedagógicas por día.

Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana:

16

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5.

Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

6.

Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema

17

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen

b)

MODIFICAR PARÁMETROS.Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación Boleta de información.

Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se visualiza con un valor de 40:

18

entonces mediante esta opción se indica cuántas líneas se reservará para las apreciaciones escritas del tutor. Visualización de datos de libretas de notas 19 . Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas. el usuario debe volver a generar las boletas de información para que se vean los resultados. Si es que el check anterior fue desmarcado. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas.Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en este parámetro: NOTA: Ante un cambio en este parámetro.

1. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas. Modificar Programas en la IE. se muestra una pantalla parecida a la siguiente: 20 . clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE. aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber seleccionado el o los programas adecuados. Por defecto. el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa le IE en el año indicado.Para modificar los programas en la IE. tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. el usuario podrá seleccionar el o los programas.. Ya en la modificación.

21 . indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia. Agregar Año Académico.Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Año Académico Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema. Registrar Año Académico Enlace modificar Año Académico Eliminar el registro a.. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes. 4.

d. Modificar Año Académico. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico. Eliminar Año Académico... b.Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del año académico Calendario fecha de inicio de año académico Calendario fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE.. Especialidades. 22 . Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos: El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar.Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. el estado que se le asigna es Inactivo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación: c.

Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. 23 . El detalle de la información copiada se aprecia en el informe.e. los docentes. etc. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo. se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico: Al pulsar el botón SI. El resultado sería parecido al siguiente.. Entre la información que copia se encuentra: las secciones.El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. las áreas por grado en la IE. al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. entonces se mostrará el siguiente mensaje: Hacer clic en año inactivo Al aceptar. el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Cambio de estado del año académico.

Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto. Fases Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular. Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente: 24 . Hacer clic en año abierto Nota: El cierre de un año académico es irreversible. es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico. período de recuperación).Nota: El proceso puede demorar algunos segundos. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. 5. en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.

.Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. c.Registrar Fase Enlace Modificar Fase Permite cambiar el estado de la fase. d. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico. b.Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Esta función es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Listado de fases ESTADO Activo Inactivo Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta Estado Permite Asistencia Identificador y descripción de la fase..Esta opción permite cambiar el estado de una fase. una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos... Agregar Fases. Eliminar Fases. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Elimina el registro a. Mientras la fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos. Modificar Fases.Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. 25 . Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado. Cambiar estado de Fases. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Para grabar los datos pulse el botón Grabar..Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación Enlace de modificar deshabilitado. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período Listado de tipo periodo. 6. Períodos de Evaluación Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico. a. Puede ser: 26 . Agregar Período por IE.

Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios. Enlace Modifica Período Evaluación El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. queda la siguiente ventana. Finalmente.Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).. se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Eliminar Período por IE.Fecha Inicio Fecha Fin Estado Calendario fecha inicio del período de evaluación Calendario fecha fin del período de evaluación Estado de la etapa de evaluación En el inicio del año académico.. c. en la siguiente ventana: b. al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado. 27 . Modificar Período por IE. Posteriormente. Por ejemplo. respectivamente a En evaluación y Evaluado.

Medida del local en metros cuadrados.7. Registro de Ambiente a. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de área física Descripción Ubicación Capacidad Estudiantes Área Estado Descripción del ambiente Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. mesas y armarios. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Condición del local físico del ambiente Estado de bienes: carpetas. 28 . Registro de Ambientes Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa.Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información. Agregar Ambiente. sillas..

regulares. regulares.. Inicialmente se mostrará lo siguiente: 29 .. regulares. regular.Enlace Modifica Ambiente Eliminar el registro b. Reporte de Datos de Ambiente. buenos Los estados pueden ser malo.. buenos Los estados pueden ser malo.Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo. Estado del ambiente: Bueno. d. c. regulares. Ubicación física del aula. buenos Los estados pueden ser malo. Grados y Secciones Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico en particular. malo. buenos 8. Descripción del Reporte: Aula Ubicación Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas Es la descripción del aula. Modificar Ambiente.Se obtiene al pulsar el botón Imprimir. Eliminar Ambiente.Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente: El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares a cada grado. Lista de Grados disponibles Marcar la casilla de selección de registro. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. 30 .Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. A GREG AR G R AD O POR A Ñ O .. Agregar áreas por grado. a.El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a un determinado grado. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Elimina el registro 1.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego seleccione los talleres y pulse el botón Agregar. Finalmente pulse aceptar Pulse sobre el aspa 31 . En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE. debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres. Finalmente pulse Agregar Seleccione los talleres que va agregar Dado que los talleres que aparecen son áreas.

Al presionar el botón Agregar. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE. 3..Si el área tiene criterios de evaluación relacionados. Número de Áreas por Grado. 2. se muestra esta ventana. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”..Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). si es que ello fuera necesario.Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado. Eliminar Grado por Año. 32 . Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado. entonces primero deben ser eliminados. Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar. se deberá hacer clic en el ícono .

Agrega Criterio de Evaluación Elimina el registro 5. Contenido Silábico.Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio... Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.Permite registrar el contenido silábico del área genérica.Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.Contenido Silábico Números de criterios de evaluación 4.. Criterios de Evaluación. 6. 33 . Agregar Criterios de Evaluación.

.Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Código Diseño Código Nivel Código Grado Código Área Código Descripción Fecha Programada Identificador del año académico Identificador del diseño curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de área generic Identificador del contenido silábico Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada. Mostrar Lista de Secciones. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.. 8. Agregar Contenido Silábico. 34 .7.Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.

Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. A GREG AR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular. 35 . pulse doble click en el registro del personal.. pulse doble click en el registro del aula. Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas.Opción para modificar la sección Horarios de Sección Estudiantes de Sección b. Para grabar los datos pulse el botón Grabar Listado de Personal Listado de Aulas Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa.

En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Es el turno en el que funcionará la sección. Vacantes Fase Área Recuperación Turno 2) Agregar Secciones en la fase recuperación.Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Sección Descripción Tutor Identificador de sección Descripción de la sección Es el personal encargado o responsable de la sección. pulse doble click en el registro del personal. se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. En la fase de recuperación de la IE. Previamente debe estar registrado como personal de la IE. Para grabar los datos pulse el botón Grabar Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa.. 36 . Aula Num.Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Área relacionada a la fase de recuperación. Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. Número de vacantes disponibles.

Después elija la sección. Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana 37 . Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas. seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del aula. mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas. pulse doble clic en el registro del aula.

Listado de Áreas Genéricas Listado de Docentes Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. Opción para modificar los horarios Elimina el registro 4) Asignar Horarios a la Sección.Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área 3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.Al seleccionar el enlace “Num.. mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación.. Hora de inicio del dictado Hora de fín del dictado 38 . Horas” de un registro.Después de verificar la información pulse grabar. se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

cuando sea usuario del sistema.Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección. solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo.. se muestra el listado de estudiantes de la misma. de la siguiente manera: Pulse aquí para ver la última boleta de notas como muestra la siguiente ventana Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente: 39 . Para una sección regular: Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección. Listado por Estudiantes por Sección.Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente.

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección. 5) Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana

40

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo de evaluación

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área

Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área

9.

Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.

Agregar fecha especial

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

41

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Tipo fecha Especial Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción de la fecha especial Tipo de fecha especial

Fecha Desde Fecha Hasta

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrará la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial

Eliminar el registro

b.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

c.

d.

42

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

10. Padrón Nacional del Personal
Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.

43

Eliminar registro Búsqueda por filtros

Modificar datos del personal Registrar nuevo personal

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos, nombre y código modular.

Seleccione el criterio de búsqueda

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

44

Calendario para elegir la fecha Listado de Ubigeo

Seleccione el año escolar en curso

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Número Personal Tipo documento Es personal SUP Identificador asignado por el sistema Tipo y número de documento de identidad Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados. Género masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal País de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instrucción de la persona Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.

Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Número Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instrucción Asociar año académico

El registro del lugar de nacimiento
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto ingresado

Permite hacer búsquedas exactas al texto de detalle ingresado.

45

Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n): Seleccione los años académicos y luego pulse el botón agregar 46 . el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado: Como puede observar sólo se muestran cinco páginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año académico determinado en la IE del usuario. Asociar año académico. entonces el sistema le mostrará Huancavelica e Ica.Selección el registro Listado Ubicación Geográfica ¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica. entre otros más. Sin embargo.

Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de personal. muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Búsqueda por Filtros. Luego de pulsar el botón Buscar.. tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.. el usuario debe pulsar el botón Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.Para buscar un personal de la IE. después de registrar todos los datos. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”. Pulse busca personal Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Personal Código Modular Tipo de Documento Número de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Número de documento de identidad b. Pulsar el botón Buscar el cual nos mostrara la siguiente pantalla Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente: 47 . Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo.Se accede al pulsar el botón Buscar.. código modular ó tipo y número de documento.Finalmente. a.. 2. Búsqueda Específica. se tiene do modalidades de búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros.Buscar Personal.

utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. El botón Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado 1. Por ejemplo. 48 . 3. apellido patero o materno..2. todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre. Pulse sobre el registro el cual abrirá la siguiente imagen Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando 3.Modificar Personal. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la modificación).Para modificar los datos de un personal. seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que creó el personal. el sistema mostrará..

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. Registro de documentos de identidad. Agrega un nuevo documento Editar Eliminar Agrega documento Las opciones alternativas de editar. También es posible. se muestran al posicionarse sobre el registro.Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo. se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. eliminar. actualizar y cancelar de un registro de documento. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. modificar los datos de su domicilio. 49 . una vez grabado el registro del personal.

utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar. tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.Para eliminar un personal.Listado de Ubigeo Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Dirección Teléfono Tipo de servidor Condición Ubicación geográfica Dirección de la persona Número telefónico de la persona Tipo de servidor público Condición laboral Cargo Cargo del personal dentro de la institución educativa: Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.Eliminar Personal. 50 . Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.. 4..

personal administrativo.). Note que es importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele ser diferente de un año para otro. etc. etc.). 51 .Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir registros relacionados (áreas asociadas. El mensaje es similar al siguiente: 11. así como también nos permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. asistencia de personal. Registro Personal de la IE En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución Educativa (docentes.

Puede hacerse por Apellidos y Nombres así como por código modular. Esta opción también permite la signación de áreas curriculares que están bajo la responsabiliad de un personal de la IE. 52 . a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar fácilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignación o edición. Estado Activo o No Activo Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario. Si no selecciona un filtro de búsqueda nos aparecerá el siguiente mensaje: Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.Código interno del sistema.

b) Agregar Personal por IE. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Marcar la casilla para agregar a la IE. Esta opción muestra solo el personal que labora en la I. para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”.. ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de agregación de personal. y luego pulse grabar Criterios de Búsqueda: El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE. Esta opción muestra todo el personal en general. 53 . respectivamente.Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el botón Agregar.E.

También puede ingresar los apellidos y nombres (en minúsculas o mayúsculas y pueden estar en cualquier orden) Finalmente si lo que sabe es el DNI ingréselo y pulse buscar.Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda especializada como sigue: Puede Ingresar el código modular.E se tiene que cambiar el estado pulsado el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar Aceptar. Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la siguiente ventana: 54 . Para que el docente pueda ser un personal activo de la I. El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón grabar nos mostrara la siguiente ventana.

Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). Para asignar áreas al personal se ingresa a este enlace. Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de áreas asociadas al personal.. Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una persona (docente.Cambio a estado Activo c) Eliminar Personal por IE. d) Asignar Personal de la IE por áreas. generalmente) a un área determinada para una sección. El cero indica que no tiene áreas asignadas.. 55 . En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se elimine el registro. Botón para eliminar la asociación del docente a la IE en el año académico en curso.Mediante esta opción es posible asociar un personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Entonces. Es el grado de la IE asociado al personal de la IE. aparecerá la siguiente ventana. Es el área que será asociada al personal Es el estado de la asociación El registro puede quedar de la siguiente manera: 56 . que muestra las áreas que el un personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área): Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana. El sistema solicita los siguientes datos: Diseño Grado Area Estado Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse.

se muestra la siguiente ventana: En esta ventana se registran los siguientes datos: Sección Día Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área. Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un docente en particular. Este registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción de Grados y Secciones. Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el docente. de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema. Al pulsar el botón Agregar. pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda. e) Asignar Secciones al personal por áreas. se puede observar la asignación que el personal tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.Cuando se graba el registro. principalmente con respecto al proceso de evaluación.Una vez realizado el paso anterior. Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace.. Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones 57 . se podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y área.

. en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45. Hora Desde Hasta El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases. 20:30) Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases. f) Imprimir el personal de la Institución Educativa.Mediante el botón Imprimir. es posible obtener los siguientes listados del personal: Ejemplos de estos listados se muestran a continuación: Listado de personal de la institución educativa: 58 .de clase.

Registro Asistencia Personal IE Esta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institución educativa por los meses correspondientes al año académico establecido para la institución educativa.Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa: 12. Pulse seleccionar para ingresar la asistencia Listado de registro de asistencia por mes 59 .

esos días serán susceptibles de registro de asistencia. 60 . Al presionar el botón Grabar.Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado Leyenda: Descripción de los estados El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre cada una de las celdas. se tienen se presenta el siguiente mensaje: Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativa se ha indicado que se laboran un conjunto de días en particular.

podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol. Administrar Roles Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada Institución Educativa.Por ejemplo: Se incluye sábado como día laborable. Como puede notar. Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana: 13. 61 . el día sábado se activa para poder registra la asistencia.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol Descripción El código el cual va identificar al Rol La descripción del Rol Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación de usuarios de un determinado rol Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios pulse guardar.Al pulsar la opción de usuarios abrirá la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol Al hacer click en el enlace de actualizar Privilegios abrirá la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales se podrá modificar de cuerdo al requerimiento Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el botón grabar. 62 .

E 14.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema. así mismo se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario.El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de mantenimiento. El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento Seleccione el privilegio que tendrá el usuario de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I. Mantenimiento de usuarios Esta opción permite administrar a los usuarios de la I. Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana 63 .

SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una ventana que solicite el cambio de password. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. 15.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I. el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente: 64 .Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE. Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema. Ingrese nuevamente la contraseña. si es que existiera. Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido. Asignación Accesos a Familiar Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo.E. Inicialmente. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa. debe coincidir a la contraseña ingresada en el campo anterior. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. Login Usuario Contraseña Confirmar contraseña Correo Electrónico Cambiar password 1era vez Rol Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.

Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Teléfono Email Cuenta Usuario Usuario login Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el teléfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar. Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después pulse el botón “Buscar” 65 .Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana: Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Código de familiar El código que identifica al familiar Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.

Pulse el botón modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes Luego. pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente.Ingrese la información requerida y pulse buscar Doble clic para seleccionar al familiar Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar. se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información: 66 .

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.Después de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionar Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema. Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones. se podrá acceder mediante el enlace correspondiente. 67 .

clave como se muestra en la siguiente ventana. 68 .En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I. Seleccionar al estudiante y pulse grabar Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario.

a. Búsqueda por filtros Búsqueda específica Impresión de la Ficha de Matricula. Nuevo Estudiante.. Calendario para selección de fecha Listado de Ubigeo: Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante. Registro de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema.Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo. recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS 16. tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara 69 .

jpg. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante. Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si éste ya existe en la base de datos.bmp. Estudiante Código Estudiante Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. distrito) Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes. se mostrará la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. como por ejemplo: Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje El control de la homonimia en el sistema.Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nro. En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno. Debe pesar menos menos de 500 Kb. Género masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes. País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento. . Para acceder a la información pulse doble clik en el registro 70 . y ser de los formatos . provincia.

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante. un familiar o una docente de una IE. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante. b. seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de homonimia. Nuevas pestañas Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante.. Modificar Estudiante.Para modificar un estudiante. se hace clic en el botón correspondiente y aparece la siguiente ventana. entonces la ventana se carga con los datos del estudiante. 71 . después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana. utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro. En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia. el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. en caso contrario. entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “registrado como”.

se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse “Abrir”. país de nacimiento. Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso: Finalmente. fecha de nacimiento. Así: GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código de Estudiantes. Sexo. Apellidos y Nombres. lugar de nacimiento y foto del estudiante.Ingresando al botón Examinar. estado civil. la imagen queda asociada al registro del estudiante. 72 .

A continuación se va a detallar las demás fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Lugar Residencia Dirección Lugar Teléfono Año de nacimiento Ubicación geográfica del domicilio del estudiante Detalle de la dirección del domicilio del estudiante Lugar de domicilio Teléfono de domicilio Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana. FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente 73 .

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Ficha Datos Secundario. Año de labores Edad correspondiente al año de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Número de horas semanales que laboró Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral Registro de Situación Laboral Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Edad Descripción Horas Sem. se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios 74 .

Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante. 75 . lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha: Ingrese el número de documento Seleccione el tipo de documento Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada Los otros datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna Lengua por parte de madre Segunda Lengua Segunda lengua que domina Religión Religión que profesa.Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios En esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.

Calendario Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control Fecha del chequeo médico realizado Tipo de control realizado. del Parto Número Hermanos Lugar que ocupa Detalles del modo de nacimiento Número de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del peso y talla del estudiante. Resultado Observaciones Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales FICHA ESTADO DE SALUD: 76 .Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante Parto Modo de nacimiento del estudiante Obs.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad: Si se trata de una vacuna: Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna. FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE): FICHA OTROS (Controles de salud): Los datos que se registran en este mantenimiento son: 77 . Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar 78 .Alergias Experiencia Traumática Tipo de Sangre Detalle de las alergias que puede sufrir Accidente o caso acontecido Tipo de sangre del estudiante GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar Lugar Nacimiento Parentesco Lugar de nacimiento del familiar Relación del familiar con el estudiante Sexo Grado Instrucción Género masculino o femenino Grado alcanzado.

ubicado en la parte superior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula.Se pulsa el botón “Imprimir Ficha de Matrícula”. Generar Ficha de Matrícula..Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar c. Generación de la ficha única de matrícula Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF. 79 .

80 .Para eliminar un estudiante.. utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”. Eliminar Estudiante.. muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento. Luego de pulsar el botón Buscar. tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento. Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Código del Educando Tipo de Documento Número de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de único de estudiante Documento de identidad Número de documento de identidad f.d. Matricula de estudiantes.. Búsqueda Específica.. Filtros (apellidos nombres y código modular) Campo para ingreso de texto g. Permite registrar una nueva matricula o ratificar una matrícula del estudiante consultado.Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante.Se accede al pulsar el botón Matricular. tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción. Botón para matricular al estudiante. código del educando ó tipo y número de documento. Búsqueda por Filtros.Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. e.

el sistema le mostrará este mensaje. el sistema mostrará el siguiente formulario: 81 . Si el estudiante tiene al menos un familiar registrado.En caso el estudiante no tenga algún familiar registrado.

82 .

17. Matrícula de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año académico. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes 83 .

Para grabar los datos pulse el botón Grabar.Búsqueda por datos específicos a. Nueva Matrícula. Enlace Registrar el apoderado Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Código de matrícula Identifica a la matrícula..Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo. tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Es un número que es asignado por el sistema para cada año académico en 84 .

El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Muestra la imagen asociada al estudiante. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado.E Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula. Situación matrícula Ingresante Promovido Repite El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Corresponde al estudiante que ha sido matriculado. es decir ha repetido el grado. Si es promovido. entonces no se permitirá el primer grado del nivel. El código que identifica al estudiante.Código de Estudiante Fecha de matrícula: Foto estudiante Apellidos y nombres: Condición de Matricula cada IE. Si la matrícula es Ingresante. El estudiante procede de una IE 85 . Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar Reentrante Reingresante Grado Sección Trabaja Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema. El estudiante no ha sido promovido. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema.

Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I. se mostrará la siguiente ventana indicando la I. Su casa Nombre I. Búsqueda y creación de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrícula.diferente a la de la matrícula.E. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Condicion Laboral En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE). Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones  “En la I. Nombre de la Institución Educativa.E El estudiante no proviene de ninguna IE.  86 . año.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE. grado y sección como se muestra en la siguiente ventana. el código de matrícula. requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. “Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botón de ayuda. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”.

Registrar Estudiante Búsqueda dentro de la IE Búsqueda en el archivo general de estudiantes En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente ventana Pulse sobre el registro En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana: 87 .

Estudiante Código Educando Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Identificador asignado por el sistema. se requiere registrar la información del apoderado que está matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Género masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento.Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos. la ventana que queda se parece a la siguiente: Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje: 88 . provincia. distrito) Una vez registrado el estudiante.

De igual manera. se marcará Hombre en sexo. entonces se marcará Mujer. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre. Lugar Nacimiento Parentesco Sexo Grado Instrucción Lugar de nacimiento del familiar. Estado civil del familiar. con el parentesco Padre. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú.Luego de presionar Aceptar. 89 . Ultimo grado alcanzado. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. se muestra el siguiente formulario que solicita la información del apoderado: Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.

ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar” Búsquedas específicas Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código matrícula..Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar. b. Note que el número de estudiante que se ha creado. Modificar Matrícula. Con ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrícula.Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Seleccione la opción de apoderado Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. código de estudiante ó tipo y número 90 . Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la información.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Es apoderado Tipo y número de documento Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso. En la ventana encontrará los siguientes complementos:   Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Las cuales pasamos a describir a continuación: REQUISITOS DE MATRICULA. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. REGISTRAR APODERADO.. permite realizar la actualización de los datos del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”. Permite ver la fotografía del estudiante. Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana. luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios..Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Asimismo.de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de estudiante. 91 .

entonces se marcará Mujer. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana. se marcará Hombre en sexo. con el parentesco Padre. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. Lugar Nacimiento Parentesco Sexo Grado Instrucción Lugar de nacimiento del familiar. Ultimo grado alcanzado. 92 .Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. De igual manera. Estado civil del familiar. Si se eligió el parentesco Madre.

pulse el botón modificar para que pueda ingresar la información 93 .Pulse el enlace para modificar el familiar En la ventana también esta la opción de “Otros Datos” Ingrese a la opción de “Otros Datos” En dicha opción encontrara   Áreas exoneraradas Áreas a Cargo Como se muestra en la siguiente ventana.

No todas las áreas pueden ser exonerables. tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.. Resolución Fecha Observaciones Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación 94 . Documento que autoriza la exoneración del estudiante.Pulse Modificar AGREGAR AREA EXONERADA. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables. como por ejemplo Religión. Pulse grabar para guardar la información ingresada.Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas áreas pulse el botón “Agregar”. caso contrario pulse salir Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseño Curricular Areas Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica.

En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.Se quedara registrada el área exonerada.Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico. se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo.. 95 . no existe un grado previo). Dado que la situación de esta matrícula es Promovido. en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de “ID” Pulse el enlace para modificar REGISTRAR AREA A CARGO.

tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo.Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado Año al que corresponde al área a cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Eliminar Matrícula. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula.Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar.. 96 . Área Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana c. Una vez ubicado el registro pulse el botón Eliminar. La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro.

Pulse la opción cuando este seguro que todos los datos están correctos Estado Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los datos. 97 .Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada: d. Confirma matrícula. el estado de matricula que se encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opción 98 .Estado paso a definitiva Para lo cual saldrá la siguiente ventana: Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado “DEFINITIVA”.

99 .Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente ventana.

. si pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula 100 .Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula.e. Imprimir.

automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrícula.Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL a la que está adscrita la IE. también tenemos que elegir una de las opciones. Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla 101 . R. Seleccione la sección Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección. Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana: Primero tiene que seleccionar el grado.D institucional. Nómina de Matrícula Esta opción permite emitir los formatos oficiales de Nómina de matrícula de las secciones de la institución educativa. 18.

La imagen de la cara anterior es como sigue: La imagen de la cara posterior: 102 . pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula.Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección Pulse el botón Generar Nómina Después.

Remisión del formato de la nómina de matrícula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02. tal como lo muestra este diagrama: 103 .

para remitir el usuario deberá marcar el check de Remitir nómina formato PDF.Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en el sistema. Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación similar a la siguiente: Tal como lo advierte en esta ventana. 104 . Note también que no es posible volver a generar el formato de la sección en curso ya que queda bloqueada la caja de check. tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de matrícula y dicho archivo es capturado y almacenado en la base de datos del sistema.

es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. con lo que aparece una ventana como la siguiente: Note que es posible armar un paquete con formatos de secciones de diferentes grados. Luego de confirmar esta ventana. Por ejemplo: En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección. es posible también imprimir el formato de paquete. con el fin de obtener un listado rápido de los formatos que se vienen generando. Aunque no es lo recomendable. Este es el número de paquete Impresión del formato de paquete. Para agrupar formatos en paquetes de envío se debe pulsar el botón Establecer paquetes de envío. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los 105 .Al seleccionar una sección. Finalmente. Todos los formatos generados pueden ser agrupados en paquetes de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos. es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente. los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío.

es posible obtener el listado mencionado: Actualizado al 19/04/2011 (por ehzr) 19. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes.formatos oficiales a la UGEL. Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados en el siguiente esquema: 106 . se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema. Registro de Nómina Básica En algunos casos. de esta manera: Luego de seleccionar el paquete y pulsar el ícono. para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una institución educativa.

El usuario. Si hay inconsistencias. al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de realizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo. 9. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada. ya no sobre el archivo Excel. el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas. se transfiere la información y se elimina automáticamente los datos cargados. ver actividad 4) Si no existen inconsistencias. 7. 5. tras lo cual se muestra la siguiente pantalla: 107 . En ambos casos. deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar los datos por Excel (o directamente. 2. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre la aplicación. 8. el sistema debe validar la información ingresada. 6. si el usuario desea realizar una nueva carga completa. Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año académico en curso y posteriormente ingresar a esta opción. 3. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección. Se sube (upload) el archivo. Se realiza el registro de los estudiantes. 4.El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente: 1.

solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. Se activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los estudiantes de la sección. Entonces se va a descargar un archivo Excel. b) Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. El nombre del archivo tiene esta estructura: 108 . El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga.a) Se selecciona el grado y la sección En este sector puede consultar los estudiantes siendo matriculados en la sección.

por ejemplo. muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados. al pulsar el botón Guardar.xls Por ejemplo. se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades. 109 . el anexo de la institución educativa y un separador Es el nivel educativo de la IE Es el año académico Es el código de grado Es el código de la sección Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo Ejemplo Nomina_ 06352840_ B0 2011 10 (es primer grado de secundaria) 04 (que le corresponde a la sección 4° D de esta IE) _84327 .Posiciones Del 1 al 7 Del 8 al 16 Del 17 al 18 Del 19 al 22 Del 23 al 24 Del 25 al 26 Del 27 al 35 Del 36 al 39 Descripción Identifica que se trata de un archivo de nómina Es el código modular. c) Al abrir el archivo.

Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la sección 110 . Si el usuario intenta hacerlo. le mostrará un mensaje similar al siguiente: La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados.

usted debe cerrar el archivo Excel. Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente generado. solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página. Si la IE es mixta. esta columna contendrá la letra M (Mujeres). La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase. se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante cuenta con DNI. etc. Si el usuario de la IE desea incluir más estudiantes en la hoja. por ejemplo. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel. si la IE es de solo mujeres. algunos alcances sobre esta hoja de cálculo: La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo. 53. 111 . se mostrará por defecto H (hombres) Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro. e) Una vez guardado el registro. de tal manera que . deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas: 51.Aquí. por ejemplo. en las nóminas de matrícula imprimirá el DNI con el prefijo de DNI. 52. Si el estudiante tiene DNI. en el caso de la segunda lengua: Estos valores se corresponden con los valores encontrados en la primera página: d) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente..

Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos. el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.f) Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar. g) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. 112 . solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario h) Al presionar Aceptar.

Para eliminar registros Para modificar registros Para agregar registros i) El usuario puede eliminar. 113 . agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la nómina. Para modificar un registro.

apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos. Las validaciones del sistema son: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos: En algunos casos. el sistema solicita la confirmación por parte del 114 . Si el estudiante tiene código de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir. el sistema realiza una serie de validaciones sobre la información registrada por el usuario.Para grabar los datos registrados. Si todo hace indicar que se trata del mismo estudiante. posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga nuevamente. es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres. repitiendo los pasos anteriormente descritos. tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente: k) Al presionar el botón Validar datos. j) Sin embargo. entonces como código de estudiante debe quedar en blanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI.

por lo tanto. El sistema no creará otro estudiante. se debe hacer doble clic sobre el registro. 115 . pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la hoja de cálculo es el válido. estará indicando que se trata de la misma persona. el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma validación e impide la transmisión. es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema. Caso 2: Tratamiento del código de estudiante: En algunos casos. es decir es OTRA persona con los mismos datos.usuario que viene realizando la carga. Si el usuario pulsa el botó Salir. el usuario está obligado a corregir la información antes de transmitir. Para indicar que es un homónimo. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuación: En este punto.

tal como lo muestra la ventana de siguiente: El nuevo código del estudiante es el DNI El antiguo código del estudiante se queda registrado como un l) nuevo documento. los estudiantes ya tienen un DNI. el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de cálculo. el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales. el sistema emite el siguiente mensaje: 116 . El archivo Excel de carga contenía DNI para estos estudiantes Luego de transferir la información.Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. m) Si no hay problemas. Para ello se puede Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos.

tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia: o) Luego de transferir.n) Finalmente. 117 . el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información. el sistema muestra el mensaje siguiente: Al presionar el botón Aceptar. se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. p) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la opción de Nómina de matrícula.

20. Inicialmente la lista está vacía. Resoluciones IE Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema. Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución. 118 . Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas.

Por ejemplo. según la finalidad de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución. Es una descripción breve o resumida de la resolución. corresponde al rango final de agrupación. Es el texto de la resolución 119 .Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución No está disponible para ingreso por el usuario. entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades. N° resolución Fecha de aprobación Responsable Fecha de inicio Fecha de fin Descripción Texto resolución Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución. si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional. Al igual que el campo anterior.

120 . por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana: Al presionar el botón Agregar. Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema. En este caso se trata de una resolución de matrícula. Mientras la resolución esté como registrada. podrá ser eliminada. automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.Al grabar la resolución. Note el ícono siguiente . se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar. lo cual permitirá seleccionar ya sea. Si selecciona el filtro por grados 121 . grados secciones o estudiantes.En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial.

apareciendo de la siguiente manera: Fíjese en la leyenda. el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado.Si selecciona el filtro por secciones Si selecciona el filtro por estudiantes. 122 . se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la resolución. Se puede buscar por apellidos y nombres o por código de estudiante: Al presionar el botón Grabar.

el sistema le pedirá confirmar la acción. Estudiantes por sección Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección. también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje. 21. Secciones del grado Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado Diseño Curricular Nacional vigente La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. se emite un mensaje de culminación del proceso La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de eliminación. Luego de esperar unos segundos.Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Orden Automático 123 .

Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente. Pulse Orden Automático b. cambiando el orden de los números En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados El usuario puede cambiar la numeración 124 . Se podrá cambiar el orden de la lista.Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

c. En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia. En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia. como se muestra en la siguiente ventana.Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado. Modificación de una matrícula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante matriculado 125 .

El usuario 126 . Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla. mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones. Los estados posibles son: Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior.Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado Después de pulsar el enlace. en la cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. La matricula no puede ser modificada La matrícula fue anulada y no tiene validez. En proceso Definitiva Anulada La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior.

Padrón de Apoderados Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados filtrándolos por grado. sección. Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseño Curricular Grupo Sección El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseño curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La sección del cual quiere saber la lista de apoderados Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado. pues se activa el botón de eliminación Los cambios de estado posibles son los siguientes: Pre matrícula No No No Si En proceso No No Si Si Definitiva Si Si No Si Anulada Si Si Si No Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada 22.podrá eliminar toda la información del estudiante. diseño curricular. grupo. grupo y sección 127 .

Cambio de Sección por Estudiante Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico. Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. 128 . principalmente.23. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.. Para grabar los datos pulse el botón Grabar. libretas. e. notas. Agregar. tales como: asistencia. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno. tras lo cual se muestra el siguiente mensaje: 129 . Hasta este momento. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso. puede quedar de esta forma: Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción. el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. El registro. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco.

Se obtiene al pulsar el botón Imprimir. Al ser confirmado. Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso. Reporte de cambios de sección. 130 . se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.. f.Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.

Numero de resolución del cambio de sección. Fecha de registro del cambio de sección Motivo del cambio de sección. Sección Destino del cambio. Apellidos y nombres del estudiante Procesado. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa: Al presionar el botón Agregar. Registrado.Descripción del Reporte: Código de estudiante Estudiante Estado Fecha Observación Resolución Sección Destino Sección Origen Código de identificación del estudiante. Traslado de Estudiantes Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa. Sección Origen 24. aparece la siguiente ventana: 131 .

El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo. Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.E a la cual se le va trasladar al estudiante El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente: En este campo se ingresa el nombre de la IE. Es correlativo a la IE durante un año académico. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial. 132 .Los datos que se solicitan son: Código traslado Código matrícula Grado Sección Observaciones: Resolución traslado Fecha traslado IE a trasladar Es un número autogenerado por el sistema. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. El registro quedaría de esta manera: Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado El usuario registra alguna observación Es la resolución que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante.

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana 133 .Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción: Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes. tal como se muestra a continuación: Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda). 25. Retiro de Estudiantes Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académido. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar” Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE. el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le corresponden.

tal como se muestra a continuación: 134 . Motivo por el cual se está retirando el estudiante. en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro Pulse el enlace para modificar la información Note que luego del registro de Retiro Estudiante. Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue. el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden. nombre del estudiante Número de la resolución de traslado. Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante. Fecha que va ser realizado el traslado. Apellido materno. Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código de retiro Código de matrícula Nombre de estudiante Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador único de matrícula del educando Apellido paterno.Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda). 135 .

Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera informativa. con la finalidad que el usuario marque. 136 .CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN 26. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda. Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente: Enlace Registro de Asistencia Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes. se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a. y como límite hasta la fecha actual. que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro. c. para su posterior consulta. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto). así como una descripción por cada uno de los estados. d. para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa. Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar. b. Asistencia Mensual a la IE Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa por meses. solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases.

Descripción Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asistió No se registro Símbolo F T J U símbolo de punto espacio en blanco 137 .Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado Fechas especiales marcadas Si pone el cursor aparecerá el significado de cada letra Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con éxito Para marcar la asistencia. Los valores son detallados a continuación. se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia.

luego el sistema mostrará la siguiente ventana: b. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia. pulse el ícono de la impresora. Eliminar asistencia La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia” Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar” En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono 138 .a.

grado. Registro de Notas Genérico Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo. El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuración realiza por la institución educativa para el año académico.Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar” 27. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana: Allí se pide ubicar la siguiente información: Diseño Curricular Periodo Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al que pertenece la institución educativa. Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema. sección y área. 139 .

Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas: Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el botón de generar archivo Excel. Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este archivo: Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas existentes. mostrara la siguiente ventana. de lo contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados. como por ejemplo: Grado Sección Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a ingresar notas.El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluación. Esto significa que este archivo se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este momento. Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen: Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”. 140 .

la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado.Datos generales Esta leyenda corresponde a los criterios de calificación En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado. El usuario ya puede ir ingresando las notas: 141 . tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas. se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. Naranja: Retirado Amarillo: Trasladado Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botón Modificar.

AD serán de color azul y B. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A. se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso. El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado. se realiza la grabación: 142 . esta nota no esta permitida. Esta nota se calcula al final. cuando se guarda el ingreso para esta sección.Cualquier ingreso incongruente. - - Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias. por ejemplo: Finalmente. Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”. se ha definido que para tipos de notas vigesimales. la aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente. es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”. Note que la nota final por área no es editable. C serán de color rojo.

se calculan las notas finales. el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad.Note que al grabar. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia: Si el usuario confirma. 143 . a. entonces se desactivan los botones de modificación. Esto se hace con el botón de Cerrar registro. Cuando se tratan de notas literales. la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación.

Note que ambos botones se bloquean. este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5. Pulse la opción “Generar Archivo Excel” Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana. donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel. Generación de archivo Excel para carga de notas Como se mencionó anteriormente. el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.16 Registro de Notas por Docente” 144 . El usuario no podrá modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios. b.

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada. 145 .Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación: En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada área.

pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel. Busque el archivo de excel Pulse “Abrir” Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga 146 . Subir Notas desde Excel Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. al encontrarlo pulsamos el botón abrir. 28.En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar.

Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas Informe de Inconsistencias Ingrese las notas directamente En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales. Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante. Que el criterio de evaluación haya sido modificado 147 .Informe de Carga Pulse “Cargar Notas” Pi Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información de las notas que se han registrado. Relación de inconsistencias Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:    Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto. pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

148 . para lo cual se tiene que elegir el grado y sección. Opción para realizar nueva carga 29. Registro de Apreciaciones de Docentes Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes. Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de estudiantes.Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

Opción para registrar las apreciaciones Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo. Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana 149 .

Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana. en el caso que quiera seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información. 150 .Ingrese las apreciaciones del estudiante Después de ingresar la información pulse el botón grabar.

Apreciaciones del Docente 30. Es decir desde la estación del usuario. se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos. tanto para las fases regulares y de recuperación. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. Este proceso tiene las siguientes características:  Se ejecuta centralizadamente.  Es asíncrono. FASE REGULAR Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular. El usuario debe indicar el año académico. tal como lo muestra la siguiente pantalla: 151 . Procesar Notas Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso. Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de notas.

La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado. Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente Informe de Proceso de Cálculo de Notas Datos de la fecha. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados. secciones. En esta columna los estados posibles son:  Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo. Este proceso consiste en actualizar la 152 . La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. número de estudiantes) d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación  c) Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. b)  En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. hora y usuario que ejecuto el proceso Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas.Porcentaje de avance Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año académico.

Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente. Aplica las reglas de promoción y repitencia Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla: Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso. Procesos previos.situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana. Así mismo se puede consultar el informe del proceso: 153 . el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el estado de Conforme.

e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente: 154 . Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente.

Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones. 155 .Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventana f) La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito. Seleccione el grado Seleccione la sección Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO. 156 . Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.Áreas y criterios de evaluación. de esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Los estados se encuentran como Evaluados. Asegúrese de ello. Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso. el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso: 157 .Proceso de generación de pre-matrícula. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado. Cuando el estado se encuentra en evaluado Recién se activan el botón Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. de lo contrario.

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

FASE DE RECUPERACION Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.

Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.

158

31. Proceso Disgregado de Notas
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:

Sector de selección.

Sector de selección de estudiantes para procesar

Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado
Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

en que se encuentra el 159 registro

Diseño Curricular Fase Período

Escoger el diseño curricular Escoger un periodo

Criterio de Selección

Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

160

161 .Pulse esta opción para actualizar el % de avance % de Avance Selección los grados Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Selección: Secciones. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas. Seleccione las secciones Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana.

162 . por ejemplo: Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.Sector de búsqueda de estudiantes Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar. sino se emitirá este mensaje Finalmente. Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar. es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

por estudiante. En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas 163 . se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas: Cuando el periodo se muestra en letra cursiva. Inicialmente. Impresión de Boletas de Información Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO. por secciones.Para ver un informe detallado del procesamiento. se puede acceder al link “Ver Informe”. no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. 32.

Regresando a la impresión de boletas. se indica el criterio de selección. Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión” En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente ventana: Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión” También existe la opción de selección “Por secciones” 164 .Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión” La última opción de selección es “Por estudiante” Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando 165 .

166 . presionando el botón de Generar archivo de impresión.Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic. Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse “Generar archivo de impresión” Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones. sobre alguno de ellos.

167 . Acta Consolidada de Evaluación Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.33. Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir. pulsa el botón Generar Acta y se muestra el acta correspondiente.

Registro de Notas de Área a Cargo Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante. examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte.34. Recuperación Subsanación Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación. en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación 35. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante: 168 .

Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota Después de ingresar la Información pulse el botón grabar. 36. Reporte Recuperación y Subsanación Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación.En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo. Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana: 169 .

Seleccione año académico y haga click en Mostrar reporte Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la siguiente ventana: En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperación Nota y fecha de recuperación 170 .