2

KATA-KATA ALUAN

Cabaran ekonomi global telah menukar perspektif budaya kerja ke arah prestasi kerja yang lebih cemerlang dengan mempraktikkan amalan-amalan yang terbaik. Salah satu amalan terbaik untuk menjadi organisasi yang berdaya saing ialah dengan mengamalkan Sistem Persekitaran Berkualiti (QE). Di organisasi yang terunggul, Sistem QE yang diamalkan telah membawa kepada peningkatan keberkesanan operasi dan keyakinan pelanggan terhadap organisasi mereka. MITI, sebarang Kementerian pertama yang dipersijilkan amalan QE ini perlu meneraju dan terus menjejaki amalan-amalan terbaik secara berterusan dengan meningkatkan amalan QE supaya menjadi lebih berkesan di dalam operasi seharian dan seterusnya menjadi budaya kerja kepada setiap warga kerja di MITI. Saya percaya, buku panduan ini akan menjadi bahan rujukan untuk menjalankan Sistem QE dan memberi faedah kepada semua warga MITI dalam memperbanyakkan lagi aktiviti-aktiviti penambahbaikan secara konsisten dan berterusan.
Y. BHG. TAN SRI ABDUL RAHMAN MAMAT KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA & INDUSTRI

3

ULASAN Usaha MITI untuk membudayakan amalan persekitaran berkualiti (QE) ini telah bermula sejak awal tahun 2006 lagi dan usaha ini diberi keutamaan oleh pihak pengurusan apabila aktiviti-aktiviti untuk meningkatkan amalan 5S dijadikan salah satu cabang utama di dalam pelaksanaan Kempen Cekap dan Mesra yang dicetuskan pada tahun 2008. Pada asasnya, MITI sentiasa memberi tumpuan kepada aktivitiaktiviti 3S iaitu SISIH, SUSUN dan SAPU. Walau bagaimanapun, untuk memastikan amalan 3S ini menjadi lebih berkesan dan berkekalan, amalan ini perlu diseragamkan dan diamalkan pada setiap masa. Oleh itu akitiviti-akitiviti 3S yang sedang dijalankan perlu dipantau dan dinilai dengan kaedah yang sistematik. Di sinilah peranan amalan S yang keempat dan kelima iaitu SERAGAM dan SENTIASA AMAL perlu diterapkan. Dengan adanya buku panduan ini, pengurusan QE di MITI dapat dijalankan secara sistematik ke arah kecemerlangan amalan QE dan seterusnya meningkatkan prestasi setiap pekerja di dalam organisasi.
Y.BHG. DATO’ KAMARUDDIN ISMAIL TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA / PENGERUSI JAWATANKUASA INDUK KUALITI MITI

4

cara yang paling berkesan untuk menggunakan buku panduan ini adalah dengan membaca. tentang bagaimana teknik pengurusan QE berfungsi. Ia adalah mengenai pemindahan pengetahuan untuk memudahkan proses pembelajaran secara berterusan dengan memberikan anda garis panduan yang praktikal dan contohcontoh sebenar daripada organisasi yang telah mendahului.TUJUAN BUKU PANDUAN Buku panduan langkah-langkah pelaksanaan QE ini adalah bertujuan untuk menerangkan konsep QE dalam format yang mudah supaya boleh menjadi rujukan kepada pihak pengurusan dan semua pekerja. PUAN HANIBAH AB WAHAB KETUA PENYELARAS SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI MITI 5 . membincangkan dan mempraktikkannya di dalam sesi pembelajaran berkumpulan dengan bimbingan daripada fasilitator 5S. Akhirnya. Buku panduan ini dapat memberikan maklumat yang mencukupi tentang bagaimana sesebuah organisasi perlu menggabungkan setiap ‘S’ ke dalam fungsi tugasan mereka sebagai budaya kerja organisasi untuk mendapatkan penambahbaikan yang berterusan.

DO . jawatankuasa 5S.CHECK – ACT Pelan Pelaksanaan 5S Langkah 1: Pembentukkan jawatankuasa 5S Objektif.Kandungan Kata-kata aluan Ketua Setiausaha Ulasan Pengerusi Jawatankuasa Induk Kualiti MITI Tujuan Buku Panduan Pengenalan Memahami 5S • • • • • SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL 3 4 5 8 9 9 10 10 11 11 12 12 12 13 14 Kenapa 5S? Apa yang bukan 5S? Faedah melaksanakan 5S Kunci kejayaan 5S Bagaimana memulakan pelaksanaan 5S PLAN . tugas dan tanggungjawab Langkah 2 : Memulakan Zon 5S Langkah 3 : Latihan 5S Langkah 4 : Pengumuman dan Perlancaran 5S Jawatankuasa Latihan 5S 16 19 22 23 24 26 6 .

Garis Panduan untuk latihan SISIH • • Huraian Garis Panduan 27 Garis Panduan untuk latihan SUSUN • • Huraian Garis Panduan 35 Garis Panduan untuk latihan SAPU • • Huraian Garis Panduan 39 Garis Panduan untuk latihan SERAGAM • • Huraian Garis Panduan 42 Garis Panduan untuk latihan SENTIASA AMAL • • Huraian Garis Panduan 45 Penilaian kendiri dan persijilan 5S Objektif Garis panduan untuk Penilaian diri Audit Dalaman 5S Contoh Senarai 5S Audit 47 7 .

sesebuah organisasi itu perlu meneruskan amalan QE ini dengan cara yang sistematik bagi: • • • • Mengenalpasti. teknik pengurusan persekitaran berkualiti (QE) semakin diiktiraf dari segi peningkatan keupayaan produktiviti dan persaingan yang semakin meluas. Teknik Pengurusan 5S bermula dengan huruf 'S’.PENGENALAN Pada masa ini. mengurangkan dan mengelakkan pembaziran Membina semangat kerja berpasukan Merangsang suasana kerja yang lebih selesa Membentuk satu sistem ke arah penambahbaikan produktiviti dan kualiti. Dalam usaha untuk menjadi organisasi bertaraf dunia. 8 .

SISIH Menyisihkan dan membuang benda yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Teknik pengurusan 5S yang menjadi asas kepada mana-mana organisasi yang mempunyai inisiatif untuk bersaing.MEMAHAMI PENGURUSAN SISTEM PERSEKITARAN BERKUALITI (QE) Sistem Persekitaran Berkualiti (QE) adalah salah satu kaedah pengurusan yang diamalkan di Jepun dengan fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang mampu memastikan standard yang di tetapkan serta menerapkan semangat untuk penambahbaikan berterusan. 9 .

SAPU Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan rapi agar tiada habuk atau kekotoran di lantai. 10 . mesin dan peralatan.SUSUN Menyusun barang yang diperlukan dengan kemas dan sistematik agar ia mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

SERAGAM Mengekalkan keseragaman pengurusan piawaian tempat kerja yang baik dengan memastikan semua barangan sentiasa bersih dan teratur. 11 .

KENAPA 5S? Konsep 5S mudah difahami kerana: • • • Tidak memerlukan kepada pemahaman istilah-istilah yang sukar Mudah. banyak organisasi telah melaksanakan sistem 5S dan mendapat pencapaian yang memberangsangkan.SENTIASA AMAL Melatih individu untuk mengamalkan sistem 5S secara berterusan agar ia menjadi suatu kelaziman dan membentuk satu budaya dalam organisasi. logik dan merupakan tabiat semulajadi manusia Boleh dilaksanakan oleh industri atau organisasi yang terdiri daripada pelbagai saiz APA YANG BUKAN 5S? • • • • Latihan pengemasan Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan Satu cara untuk membuat orang bekerja Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh: Bulan Kualiti sahaja atau hampir dengan tarikh audit sahaja. FAEDAH MELAKSANAKAN 5S Pada masa kini. Sebagai 12 .

BERKESAN dan dapat dilaksanakan dengan KOS YANG RENDAH.contoh Pengarah Urusan sebuah syarikat yang telah memenangi Anugerah 5S di Peringkat Kebangsaan menyatakan : ‘Kami belum pernah melihat satu pendekatan ke arah penambahbaikkan secara keseluruhan yang begitu MUDAH. Sistem 5S perlu dijalankan secara sistematik seperti berikut: 13 . Secara am.’ Kelebihannya adalah : • Tempat kerja menjadi bersih dan teratur • Tempat kerja menjadi lebih selamat • Pencapaian yang boleh dilihat secara tidak langsung yang dapat menggalakkan penjanaan idea yang lebih banyak dan kreatif • Mengurangkan masa pencarian • Aliran operasi kerja yang cekap • Sebarang masalah dapat dikesan semasa proses pengeluaran • Mengurangkan kecacatan pada produk atau perkhidmatan • Kaedah-kaedah dan standard yang jelas • Mengurangkan masa memproses inventori • Memaksimakan penggunaan kawasan • Mengurangkan rungutan pelanggan KUNCI KEJAYAAN 5S Perkara yang paling penting untuk memastikan sistem 5S ini mencapai kejayaan adalah kerjasama dan penglibatan menyeluruh daripada semua pihak terutama sokongan daripada pengurusan tertinggi.

• • • • • Mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat yang menjadi model 5S untuk penambahbaikan yang berterusan Melatih semua pekerja untuk mengamalkan 5S Mengadakan kempen 5S Merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan kitaran P-D-C-A(Rancang.buat.periksatindakan) Mengamalkan Penilaian Prestasi dan Sistem Ganjaran 14 .

When. Bagi memulakan 5S : Pelaksanaan Langkah Demi Langkah. setiap fasa perlulah dikenal pasti secara menyeluruh mengikut kitaran P-D-C-A dan pendekatan 5W1H (WhatWhere. How much) seperti berikut: PLAN . Who.RANCANG • Persediaan  Memberi pendidikan dan latihan kepada semua pekerja  Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S  Memulakan Zon 5S  Menentukan objektif.BAGAIMANA MEMULAKAN PELAKSANAAN 5S Pendekatan yang dibincangkan dalam buku ini adalah mudah dan menggunakan metodologi yang sistematik dan sesuai untuk diperkenalkan dan dilaksanakan oleh pelbagai saiz dan jenis organisasi. matlamat dan fasa pelaksanaan  Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara perasmian DO – LAKUKAN • SISIH  Mengenalpasti apa yang diperlukan SUSUN  Menentukan apa dan cara penyusunan 15 • .

CHECK – PERIKSA • Penilaian  Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman 5S  Penanda arasan sesama bahagian dan dengan organisasi lain  Memastikan langkah 5S yang mantap diikuti oleh semua ACT. mengikuti dan mengamalkan peraturan dan prosedur  Usaha yang berterusan bagi memastikan keadaan yang diingini berkekalan.• SAPU  Mengenalpasti punca kotoran  Mengenalpasti penyebab masalah  Bertindak menyingkirkan punca kekotoran dan penyebab masalah SERAGAM  Siapa yang bertanggungjawab?  Apa tindakan yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang ingin dipelihara?  Bila tindakan perlu diambil?  Di mana perlu dilaksanakan?  Apa prosedur yang perlu diikuti? • • SENTIASA AMAL  Setiap pekerja perlu memahami.TINDAKAN • Penambahbaikan yang berterusan 16 .

Ia memberikan satu rangka kerja yang terbaik untuk : • Proses asas bagi peningkatan kualiti dan produktiviti • Membentuk penambahbaikan yang berterusan • Amalan-amalan yang terbaik • Kunci Petunjuk Prestasi Fasa 1 dan Fasa 2 adalah sebagai PEMBOLEH GERAK (ENABLERS). Fasa 3 dan Fasa 4 adalah PENCAPAIAN SEBENAR. PELAN PELAKSANAAN 5S Peningkatan prestasi dalam sesebuah organisasi adalah satu cabaran yang berterusan dan organisasi akan mendapat faedah yang terbaik dengan menggunakan pelbagai pendekatan. Selepas setiap kitaran perlulah disemak: • • Fasa-fasa yang memerlukan penambahbaikan Pendekatan yang dapat memberikan kesan ke atas hasil 17 .Berikut adalah PELAN PELAKSANAAN 5S yang sangat berguna (lihat muka surat 17). setiap fasa perlulah dilaksanakan seperti yang telah dirancang dalam PELAN PELAKSANAAN 5S. Menjadikan 5S sebagai satu budaya  Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang  Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan pekerja  Pendaftaran Persijilan 5S  Mengambil bahagian dalam Pertandingan Kebangsaan 5S  Membuat semakan kitaran P-D-C-A Bagi memastikan pelaksanaan 5S ini berjaya.

• Penilaian kendiri untuk menilai keberkesanan tindakan 18 .

19 .

• Memberi ganjaran dan meghargai usaha-usaha setiap pekerja. • Menerima KPI ( Indeks Prestasi Utama ) • Merujuk kitaran PDCA 20 • • • .PLAN ( rancang ) Persediaan : • Menyediakan latihan dan pengetahuan untuk semua. • Membentuk Jawatankuasa 5S • Menubuhkan zon 5S • Menentukan objektif 5S. sasaran dan fasa pelaksanaan DO ( lakukan ) SISIH : • Kenalpasti apa yang penting SUSUN : • Tentukan apa dan bagaimana untuk menyusun SAPU : • Kenalpasti sumber kekotoran • Kenalpasti penyebab utama • Ambil tindakan untuk mengurangkan sumber penyebab kekotoran SERAGAM : • Siapa yang bertanggungjawab? Apakah tindakan yang diambil untuk mengekalkan keadaan yang diidamkan? Bilakah tindakan ini akan diambil? Di mana mereka perlu memohon? • Apakah prosedur yang perlu diikut? SENTIASA AMAL : • Menerapkan amalan 5S kepada RUTIN • Membandingkan sasaran semasa dengan sasaran yang yang ditetapkan.

JAWATANKUASA 5S Badan 5S meliputi yang berikut: • Jawatankuasa induk 5S MITI  Timbalan Ketua Setiausaha (Industri)  Pengarah Kanan/Pengarah sebagai Ahli ( atau sesiapa yang telah dilantik oleh Pengerusi)  Pengarah Pentadbiran sebagai Penyelaras • Jawatankuasa Latihan 5S • Jawatankuasa Promosi 5S • Jawatankuasa Audit 5S Jawatankuasa Induk 5S bertanggungjawab untuk menyediakan satu pelan pelaksanaan dan melaksanakan pemantauan bagi memastikan aktiviti 5S itu dilaksanakan secara berkesan di seluruh organisasi. Jawatankuasa Promosi dan Jawatankuasa Audit adalah seperti yang dinyatakan di muka surat 20 dan 21. Fungsi Jawatankuasa Latihan. Tanggungjawab bagi melaksanakan 5S boleh diagihkan kepada semua pekerja di dalam organisasi.LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S Objektif: Mendapatkan kerjasama daripada semua pekerja di setiap peringkat bagi dan membentuk satu budaya penambahbaikan kerja yang berterusan dan semangat kerja berpasukan yang cemerlang. Setiap ahli perlu tahu tanggungjawab 5S masing-masing dan mengamalkannya. Adalah menjadi tugas pengerusi untuk mentadbir dan mendorong setiap pihak yang di pertanggungjawabkan seperti berikut: 21 .

Melantik: • Koordinator 5S • Fasilitator dari setiap jabatan • Ketua 5S bagi setiap zon PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB: Pengerusi 5S: • • • • Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi Menyokong semua aktiviti dalam perlaksanaan 5S Mentadbir kebertanggungjawaban pada setiap pihak yang dipertanggungjawabkan Koordinator 5S: • • • • • Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti pelaksanaan Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi Bertindak sebagai sumber pemberi maklumat Fasilitator 5S: • • • • • Menyokong pelaksanaan 5S Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Memberikan motivasi dalam kumpulan Memastikan pelan pelaksanaan pekerja Mengawasi sistem pengukuran 22 .

Ketua 5S: • • • Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan Tanggungjawab pekerja: • Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak kerja kumpulan JAWATANKUASA LATIHAN 5S Fungsi • • Mengenal pasti latihan 5S untuk semua Menjadualkan semua jenis latihan 5S  Latihan Kesedaran 5S  Pelaksanaan langkah demi langkah 5S untuk fasilitator  Pelaksanaan langkah demi langkah Audit Dalaman 5S JAWATANKUASA PROMOSI 5S Fungsi • • • Mempromosikan 5S Mengenalpasti semua jenis latihan 5S Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada individu/kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti promosi • Menilai semula keberkesanan kempen promosi 23 .

dan mempamerkan nama individu-individu yang terlibat dalam setiap kumpulan dan kawasan yang dipertanggungjawabkan Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap seksyen Memastikan saiz seksyen dan kekuatan kumpulan adalah selaras Penentuan tanggungjawab bagi kawasan yang dikongsi • • • Fungsi Koordinator 5S/ Fasilitator / Ketua 5S adalah penting dalam mengaplikasikan 5S agar aktiviti 5S berjalan dengan lancar seperti yang dirancang. Fasilitator 5S akan menyerahkan tanggungjawab.LANGKAH 2: MEMULAKAN ZON 5S Pasukan Penyelaras 5S akan membuat pembahagian zon. 24 . menentukan bilangan peserta dalam satu kumpulan. Ini melibatkan: • • Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil Membahagikan kumpulan mengikut kawasan. dan mengagihkan aktiviti dalam bentuk tugasan mudah.

(Lihat muka surat 20) Setelah selesai sesi latihan persediaan awal.LANGKAH 3: LATIHAN 5S Objektif: Untuk menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga kerja yang dapat memberikan kerjasama yang bermakna dalam aktiviti 5S. yang mana merupakan langkah permulaan pelaksanaan amalan 5S. Pelaksanaan langkah demi langkah. setiap individu akan mendapat pengetahuan asas dan diberi tanggungjawab bagi tindakan yang akan dilaksanakan. Program latihan ini. Latihan perlulah merangkumi: • • • • Kesedaran tentang 5S pada peringkat pengurusan tertinggi Kesedaran tentang 5S pada peringkat pekerja Pemahaman Langkah Demi Langkah untuk Fasilitator Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S 25 . Program ini merupakan tanggungjawab jawatankuasa latihan 5S. Rancangan pelaksanaan fasa 5S perlulah disediakan dan diumumkan semasa pengisytiharaan Pelaksanaan Amalan 5S. merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalam mengaplikasikan usaha 5S. Kesilapan yang paling utama dilakukan apabila hendak melaksanakan sistem 5S adalah gagal untuk memberikan latihan yang secukupnya pada peringkat permulaan.

pelaksanaan Langkah Demi Langkah 5S diteruskan mengikut apa yang telah dirancang.LANGKAH 4 : PENGUMUMAN / PELANCARAN 5S Objektif: Mengumumkan rancangan promosi adalah semata-mata untuk mempromosikan aktiviti 5S. • • • Mengumumkan Polisi. 26 . Garis Panduan untuk melancarkan aktiviti 5S Pada tahap ini. polisi dan matlamat Pelaksanaan Langkah Demi Langkah 5S. pihak pengurusan perlu mengesahkan Rancangan 5S. menetapkan sasaran. Objektif dan Matlamat 5S Mengumumkan Zon 5S Mengumumkan Slogan 5S Selepas pelancaran 5S dibuat dengan jayanya.

DASAR 5S 27 .

OBJEKTIF 5S 28 .

garis panduan dan Pelekat Peningkatan 5S. • Mengenalpasti dan mencadangkan aktiviti promosi • Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada individu / kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti semasa promosi • Menilai semula keberkesanan kempen promosi 5S AUDIT COMMITTEE JAWATANKUASA AUDIT 5S Fungsi-fungsi • Membina kriteria penilaian 5S.JAWATANKUASA LATIHAN 5S Fungsi-fungsi • Mengenalpasti latihan 5S untuk pekerja. • Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman • Menghantar Laporan Audit pada setiap bulan kepada pihak pengurusan. • Menjadualkan semua jenis latihan  Latihan Kesedaran 5S  Pelaksanaan Langkah Demi Langkah untuk Fasilitator  Pelaksanaan Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S JAWATANKUASA PROMOSI 5S Fungsi-fungsi • Mempromosikan kempen 5S. 29 . • Menyediakan garis panduan untuk mengukur impak audit.

Garis Panduan untuk latihan SISIH Huraian: ‘S’ yang pertama merujuk kepada penyisihan bahan-bahan yang tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja. Garis Panduan: Ia adalah langkah-langkah untuk menyimpan mengikut: • • • Apa yang diperlukan Kuantiti yang diperlukan Bila ia diperlukan Untuk melaksanakan ‘S’ yang pertama. Langkah 3: Menentukan Kriteria ‘Red-Tag’ 30 . Proses ‘Red-Tag’ sering digunakan. Strategi ‘Red-Tag’ membantu untuk mengenalpasti barangan yang tidak diperlukan dan tahap keperluan sesuatu barang. Terdapat 6 langkah yang perlu dipatuhi bagi memastikan Proses‘Red-Tag’ dapat dilaksanakan dengan jayanya. Langkah 1: Melancarkan Projek ‘Red-Tag’ Kebiasaannya dilakukan oleh Jawatankuasa Induk yang mewujudkan kawasan simpanan dan merangka cara-cara pelupusan bagi barangan yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan Borang Red-Tag. Langkah 2: Mengenalpasti sasaran ‘Red-Tag’ Menspesifikasikan jenis-jenis benda atau barang dan kawasan kerja fizikal yang perlu dinilai semula.

Langkah 5 : Penentuan barangan yang di ‘Red-Tag’ Putuskan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil seperti yang ditunjukkan dalam jadual 1. • Adakah ia berguna ? • Kekerapan penggunaan ? • Kuantiti penggunaan ? Langkah 4 : MelekatkanTag Kerja-kerja melekatkan tag ini perlu dilakukan dengan cepat dan muktamad.Skop sasaran adalah diselesaikan sebelum Perasmian 5S.Tiga Soalan yang perlu disoal untuk menentukan keperluan sesuatu barangan. TINDAKAN YANG PERLU DI AMBIL Buang serta-merta Mencari pembeli yang menawarkan harga yang tinggi Cari cara yang paling mudah dan selamat untuk dilupuskan BARANG YANG TIDAK PERLU Barang tiada nilai dan senang untuk di lupuskan Barangan yang ada nilai dan boleh di jual Barangan yang tiada nilai dan pembuangannya memerlukan kos yang tinggi Jadual 1: Pelan Tindakan S Pertama 31 .

Kata kuncinya dalam penerangan ini adalah untuk melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. sesebuah organisasi dapat mengukur sebarang penambahbaikan dan penjimatan sepanjang proses dilaksanakan.Langkah 6: Dokumenkan Hasil ‘Red-Tag’ Semua perkara yang dilakukan perlu dilaporkan sebagai salah satu prosedur perakaunan. Dengan ini. Sisih adalah satu teknik yang terbaik untuk mengubah struktur tempat kerja yang lama kepada satu kawasan kerja yang lebih efektif untuk mempertingkatkan kecekapan dan keselamatan di tempat kerja. tatacara kerja dapat dikurangkan. Impak Jangkaan: • • • • • Mengenalpasti barangan yang perlu dan menyusunnya di tempat dan lokasi yang betul Barangan yang tidak perlu dilupuskan Menjimatkan masa mencari barang Penambahbaikan suasana tempat kerja Memaksimumkan penggunaan ruang 32 . komunikasi antara pekerja menjadi bertambah baik dan produktiviti dapat ditingkatkan. Apabila kerja-kerja ‘Red-Tag’ selesai dijalankan mengikut Pelan Tindakan seperti dijadual 1.

33 .

SOP OF RED T MINTA KEBENAR MASING-MASING YANG TIDAK DI P MAKLUMKA 34 .

KEMBALIKAN U 35 *LENGKAP .SOP OF RED T BAGI BAHAGIAN BARANG TERS BORANG DIISI.

Prosedur Operasi Standard ( SOP ) .‘Red-Tag’ Borang yang perlu diisi semasa meletakkan barang di kawasan Red-Tag Barang-barang yang telah didaftarkan dilekatkan dengan Red-Tag Contoh barang-barang yang diletakkan di kawasan Red-Tag setelah aktiviti Penyisihan 1S menggunakan Borang Red-Tag 36 .

Ia menekankan aspek keselamatan. Garis Panduan: Apabila ‘S’ yang pertama dapat dilaksanakan dengan jayanya. BARANGAN YANG PERLU Barang yang kerap di gunakan Benda yang jarang digunakan Benda yang tidak di gunakan TINDAKAN YANG PERLU DI AMBIL Disusun di tempat yang paling dekat dengan pekerja Boleh disusun jauh sedikit dari pekerja Disimpan berasingan dan diberi pengenalan yang jelas mengenainya. Proses yang ditunjukkan dalam Jadual 2. menyingkir bahan buangan dalam proses pengeluaran atau dalam kerja-kerja perkeranian dan Jadual 2: Pelan Tindakan S Kedua 37 .Garis Panduan untuk mengamalkan SUSUN Huraian: ‘S’ yang kedua ini sesuai dengan satu kenyataan yang sangat popular: “Satu tempat untuk semua barangan dan semuanya di tempat yang betul”. apa yang tertinggal perlu diatur supaya memudahkan penggunaan dan penyimpanan seperti dalam gambarajah di bawah. kecekapan dan keberkesanan cara penyimpanan dan secara tidak langsung dapat menambahbaik keadaan tempat kerja.

Mewujudkan papan peralatan ( “tool boards” ). Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah digunakan . gunakan rak atau almari. kelengkapan dan alat penyukat mengikut jenis mesin. Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod warna agar ia mudah dikenal sekali imbas. Jangan simpan semua barangan di satu tempat.dapat memastikan semua barangan perlu disimpan di tempat yang terangkum dalam ‘S’ yang kedua ini adalah: Antara aktiviti yang terangkum dalam ‘S’ yang kedua ini adalah: • • • • • • • • • • • • • Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam menyusun barangan dapat dikesan dari jauh Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan alatan. Kata kunci dalam penerangan ini adalah semua orang. Faedah dapat dilihat melalui masa adalah masa 38 . Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barangan Label setiap barangan dan tempat penyimpanan (kawalan visual) Menggunakan bekas yang lutsinar untuk memudahkan pencarian Menggunakan kereta sorong yang direka khas untuk menyusun peralatan. Simpan barangan yang berlainan di tempat yang berasingan.Label perlu bagi memudahkan proses pencarian barangan sekiranya pemiliknya tiada di tempat kerja. Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan rekabentuk yang serupa bersama. Gunakan bekas kecil untuk menyimpan barangan yang kecil.

Mengurangkan masa pencarian barangan 4R diamalkan. Right Place.pencarian yang dapat dijimatkan. Impak Jangkaan: • • • • Barangan mudah disimpan ditempatnya selepas digunakan. Dengan adanya sistem yang teratur ini. Memudahkan pencarian. penyimpanan dan pencarian semula barangan. “Right Item. First-In First-Out (FIFO) dipraktikkan. maka tidak berlaku pembaziran tenaga manusia atau inventori yang berlebihan. Right Quantity dan Right Method” 39 .

Susunan yang teratur dan kemas untuk meningkatkan disiplin kerja 40 .SISTEM FAIL DAN INDEKS DI PEJABAT Sistem Fail yang jelas. menggalakkan kerja yang lebih berdisiplin dan mengurangkan masa untuk pencarian Borang-borang yang di gunakan disusun dengan kemas dan mengikut nombor agar mudah diambil.

Rutin harian membersih adalah penting untuk mengekalkan persekitaran yang kita inginkan dan tidak berselerak. produk dan perkhidmatan yang tinggi. Jadual 5S : 41 • .Garis Panduan untuk melatih SAPU Huraian : ‘S’ yang ketiga menekankan aspek kebersihan kerana ia dapat menjamin tempat kerja menjadi lebih selesa dan selamat. Untuk memastikan ‘S’ yang ketiga dapat dilaksanakan dengan jayanya sebagai aktiviti harian yang berfaedah. Garis Panduan: ‘S’ yang ketiga merujuk kepada kebersihan di tempat kerja. seperti: • Zon 5S : Mewartakan semua kawasan kebersihan dan nama orang yang bertanggungjawab ke atas kawasan tersebut. langkah berikut perlulah diamalkan: Langkah 1: Tugasan kerja-kerja Pembersihan Kebersihan adalah tanggungjawab SETIAP pekerja dalam sesebuah organisasi dan ia perlulah dibahagikan mengikut kawasan kebersihan yang berbeza. termasuklah penyimpanan yang lebih jelas yang mana dapat mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja. Semua orang suka bekerja dalam suasana kerja yang bersih yang mana ini dapat meningkatkan semangat dan produktiviti.

Matlamat utama di sini adalah untuk memastikan tempat kerja dan segala-galanya dalam keadaan bersih dan boleh berfungsi dengan baik. Mengenalpasti alatan dan bahan yang diperlukan dan apa yang perlu dibersihkan di setiap kawasan. Langkah 4: Menyediakan Alatan dan Bahan Pembersihan Menyediakan alatan mencuci dan bahan yang diperlukan agar ianya mudah digunakan apabila diperlukan. Tentukan sasaran dan kategorikan agar mudah digunakan. Kerja-kerja pembersihan perlu dilakukan mengikut keperluan dan kesesuaian tanpa mengambil masa yang agak lama. 42 . Ini dapat diperolehi melalui kombinasi aktiviti membersih dan mengenalpasti sebarang kerosakan sebelum ia berlaku.Menerangkan dengan lebih terperinci kelainan kawasan dan nama pekerja yang telah ditugaskan termasuklah jadual tugasan harian mereka Langkah 2: Mengenalpasti apa yang perlu di bersihkan. Semua peralatan yang tidak berfungsi atau yang rosak perlu di perbaiki supaya sentiasa dalam keadaan yang baik. Langkah 5: Perlaksanaan Kebersihan. Satu standard pembersihan perlu diwujudkan dan ditanamkan pada setiap pekerja bagi memastikan pekerja melakukan kerja-kerja pembersihan dengan lebih efisien. Langkah 3: Mengenalpasti kaedah yang akan di gunakan.

Sistem perlabelan yang kemas dan mengikut sistem yang tersusun dengan kod warna tertentu Impak Jangkaan : • Kualiti kerja dan produk yang tinggi. • Persekitaran kerja yang lebih selesa dan selamat • Mudah dilihat dan mengurangkan masa pencarian • Mengurangkan kos penyelenggaraan • Memberikan gambaran yang positif kepada pelanggan 43 .

 Bila sesuatu tindakan perlu diambil?  Kawasan mana perlu diberi penekanan?  Prosedur yang perlu dipatuhi untuk menjamin kesungguhan pekerja? • Kerja-kerja yang sedang dijalankan/ peraturan inventori Prosedur pembersihan. Senarai semak ini perlu sebagai panduan untuk memberi gambaran yang jelas bagi memastikan ‘3S’ diamalkan ditempat kerja secara berterusan. Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas ‘3S’ Kata kuncinya adalah untuk memperkukuhkan ‘3S’ dengan mengadakan prosedur dan piawaian.Garis Panduan untuk mempraktikkan SERAGAM Huraian: Penerapan ‘3S’ yang pertama secara berterusan dapat menjamin kelancaran proses kerja yang berkesan. Garis Panduan: Sekiranyan ‘3S’ yang pertama telah dilaksanakan. Jadual Penyelenggaraan. Aktiviti ini dilaksanakan untuk 44 • . Contoh-contoh garis panduan seperti: Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi:  Siapa yang bertanggungjawab? (Ownership)  Langkah yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang diinginkan dapat dikekalkan. langkah seterusnya adalah memberi tumpuan terhadap amalan keseragaman kerja yang terbaik. Pelan ini mestilah merangkumi prosedur dan senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja.

Impak Jangkaan: • • • • • Standard tempat kerja yang baik Sistem Kawalan Visual yang baik Memperkukuhkan peraturan dan Standard Operation Prosedur (SOP) Perkongsian maklumat dalam standard yang diperlukan Penambahbaikan operasi dan aliran kerja Diatur dengan lebih tersusun supaya lebih mudah digunakan 45 .mengenalpasti cara kerja yang terbaik dan memastikan setiap orang menjalankan tugasan yang telah diberikan di tempat kerja.

Garis Panduan: 46 .STORE Contoh kod warna untuk setiap bahagian dalam syarikat Garis Panduan untuk mempraktikkan SENTIASA AMAL Huraian: Memastikan kesemua 5S seperti dijelaskan sebelum ini sentiasa dapat diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan menggunakan P-D-C-A secara efektif.

bukan melalui arahan dan denda. Menerapkan amalan yang terbaik. Kata kunci pada huraian ini adalah nilai yang dikongsi bersama. Nilai yang dikongsi bersama ini penting untuk menghasilkan sebuah organisasi bertaraf dunia. keselamatan dan piawai kualiti secara tekal. Nilai ini dicapai melalui tunjuk ajar dan kerjasama pasukan.• • • Membina kesedaran tentang pentingnya 5S melalui latihan semula. Impak Jangkaan: • • • • • Patuh dengan peraturan ditempat kerja. Kajian semula  Slogan dan Poster 5S  Buletin 5S. Gunakan teknik/ pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.Pelaksanaan 5S memerlukan kepada tunjuk ajar bagi pekerja melakukan perkara yang mudah dengan betul. Meningkatkan kecekapan operasi dalam suasana tempat kerja yang lebih selesa. Memberikan ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan oleh pekerja. agar sebarang perkembangan dalam aktiviti 5S.  Kejayaan 5S – petunjuk piawai dan prestasi S yang terakhir adalah untuk SENTIASA AMAL yang memerlukan disiplin diri kerana tanpanya agak sukar untuk mengekalkan kebersihan. 47 . Membentuk disiplin dan semangat kerja berpasukan. Cara pemikiran ‘Kaizen’ diterapkan pada setiap pekerja.

mengaudit prestasi mereka melalui audit secara mingguan atau bulanan dengan menggunakan Senarai Semak 5S. menawarkan 48 . Garis Panduan untuk Penilaian Kendiri 5S Aktiviti dalam Fasa 2 sepatutnya telah dapat menunjukkan kemajuan dalam momentum 5S.Ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan secara sihat sesama bahagian dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan terbabit.Penilaian Kendiri 5S dan Persijilan 5S Objektif: Memastikan organisasi dapat menggunakan kekuatan yang ada dalam membuat penambahbaikan yang perlu disamping menunjukkan dimana kedudukan sesebuah organisasi dalam pergerakan 5S. Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit perlulah dipamerkan di setiap sudut 5S setiap bahagian. AUDIT DALAMAN 5S Audit Dalaman 5S dalam sesebuah organisasi adalah bahagian yang terbaik untuk membuat Penilaian Kendiri 5S. Kebanyakan organisasi yang berjaya. Penilaian dan persaingan ini perlulah disusuli dengan sistem ganjaran. Organisasi yang telah mempunyai aktiviti 5S yang berjaya. Lembaran Ringkasan Audit dan Pelekat Penambahbaikan 3S. Penilaian kendiri 5S perlu di awasi dan didokumenkan melalui metodologi Audit Dalaman.

49 .ganjaran secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori.