−Índice • Introducción. 3 • Archivado y documentación. 3 • Objetivos de la clasificación. 3 • Sistemas de clasificación. 4 • Sistema alfabético 4 • Sistema alfa−numérico. 4 • Archivo General.

4 • Organización de archivos de una oficina técnica. 5 • Catálogos. 5 • Manual de usuario. 5 • Hoja de control. 5 • Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 6 • Justificación de su empleo. 6 • Revistas y libros técnicos. 6 • Manual de usuario. 6 • Hoja de control. 7 • Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 7 • Justificación de su empleo. 7 • Normas y reglamentos. 8 • Manual de usuario. 8 • Hoja de control. 8 • Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 • Tarifas. 9 • Manual de usuario. 9 • Hoja de control. 9 • Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 • Documentos técnicos. Proyectos. 10 • Manual de usuario. 10 • Hoja de control. 10 • Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 10 • Numeración y archivado de dibujos. 11 • Ficheros auxiliares. 12 • Fichero numérico. 13 • Archivado de carpetas. 13 • Ficha AWF. 14 • Archivado de originales. 15 • Archivado de originales. 15 • Numeración de los originales. 15 • Fichero índice de originales. 16 • Archivado de copias. 16 • Copias para archivar. 16 • Copias para taller. 16 • Préstamo de proyectos. 17 • Bibliografía. 17 0. Introducción. La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás 1

La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos: − Elementos de consulta y documentación: Catálogos. −Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos. Fichero Numérico. 2 . hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores. − Elementos de trabajo: Archivo General Proyectos. La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación. Revistas y libros técnicos. • Archivado Y Documentación. Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo. Originales. − Plotters: Para plasmar los planos en láminas. − Guillotina: Para recortar las láminas. análisis y uso de la información sobre la calidad. Tarifas. − Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo. El fin de la Oficina Técnica es dar información y evitar trabajo innecesario a los Alumnos. y Normas. Fichero Alfabético. • Objetivos de la clasificación. Copias y correcciones. Boletines. • Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo. A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la realización de trabajos: − Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos. Los objetivos del archivo se pueden expresar como: • Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico. • Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos. abreviaturas. se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos.1 Sistema alfabético Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. 1. y así sucesivamente Si la palabra principal fuese la misma.2. El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados. Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca. según el número de cada letra. de acuerdo a la fecha de entrada. generalmente. Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo. existiendo diversas variantes. Cuando tenemos que la inicial es la misma.• Guardar la documentación es tiempo que sea útil. En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema. 1. • Sistemas de clasificación. de toda la documentación empleada y necesaria. la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente. • Archivado en conformidad con las normas.2 Sistema alfa−numérico. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados. etc. • Establecer un archivado organizado de forma sistemática. Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños. pueden tener una relación correlativa secundaria. se ordena por la segunda letra. Los más utilizados son dos.2. • Archivo General. aplicando la misma regla. leyes y disposiciones legales. 3 .

por el 4 . Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones. o sea. todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario. Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como: • Catálogos. donde tenemos un catálogo determinado. • Proyectos. * Ingeniería Técnica Industrial Electrónica. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento. • Libros técnicos Tendremos una sección común para todas las carreras que serán: * Boletín Oficial. Partiendo del principio. se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. y de la cual tenemos un ejemplo. Una vez tengamos la "hoja de control". Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año. • Tarifas. • Catálogos. pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar. esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso. • Revistas. luego estas se dividirán en partes mas pequeñas. * Normas. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones: * Ingeniería Técnica Industrial Mecánica. Una vez rellenada. Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general. lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control. de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardados en un archivo general. • Organización De Archivos De Una Oficina Técnica. Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. • Manual de usuario. * Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería. * Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas. * Ingeniería Técnica Informática.

se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría. A−9 y A− 12. según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite. Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar. Los que son denominados como catálogos generales. Estos archivadores van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes. ordenadas alfabéticamente. Tipos de archivadores. y otro que archiva los llamados "generales". Unos más extensos que contienen los llamados catálogos "monográficos" y las "hojas informativas". Además esta confección se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catálogos de ésta Oficina. En el caso real de nuestra oficina Técnica. se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben. se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos • Hoja de control En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la información útil del catálogo y saber dónde tiene que ir archivado. los archivadores para los catálogos monográficos y las hojas informativas son los A−9. El diseño y formato de esta hoja puede variar y no está normalizado. Un ejemplo de la hoja de control para catálogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta. para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos. Los archivadores de catálogos de la Oficina Técnica. lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de interés futuro para rellenar la misma. tenemos los llamados A−8. Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente. 5 . hasta volver a llenarlo. Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos".fabricante). hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajón inferior cuando hemos llenado el primero. El archivador que contiene los catálogos generales no lleva éstas guías en los laterales donde se depositaban las carpetas. A−8 y A−12. siendo para los catálogos generales el archivador A−7− Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes. donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catálogos reales cualesquiera. albergan dos clases diferentes de catálogos. • Sistema de archivado. ya que normalmente los catálogos generales son de tamaños bastante más grandes de los monográficos. Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar. y "hojas informativas".

Para poder consultar adecuadamente el contenido de una revista técnica. es necesaria una adecuada clasificación de las mismas. • Justificación de su empleo. Todos los datos son importantes pero lo son más los que nombran el año de edición. 6 . Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su archivado. Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. El nº' de la revista y la especialidad. Se ordenan alfabéticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta. Estos datos son los que se han creído necesarios por parte de los encargados de las revistas para su confección en la hoja tipo. para que no se extravíen y tengamos un fácil acceso a ellas. se encuentran debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto. Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que deban de echar mano de un catálogo por los motivos que sean. • Revistas y libros técnicos. Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrará en el archivador general. En el sumario se ponen los puntos más importantes de los que trata la revista. • Manual de control El tema de las revistas y libros técnicos es muy parecido al de los catálogos.Estos tienen unas estanterías donde se colocan los catálogos ordenados alfabéticamente con el criterio utilizado para ello. como las de los restos de archivadores de la Oficina Técnica. Lo primero que se hace para la clasificación es el rellenar completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto. se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los demás elementos archivados. Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a continuación de éste apartado. • Hoja de control. a que dispongan de él de forma sencilla y rápida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la búsqueda del mismo. Todos los archivadores irán provistos de cerraduras para que los catálogos estén más protegidos y no desaparezcan. Estas llaves. donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con los demás útiles necesarios para la catalogación de todos documentos. podrá disponer de la información y localización más rápida y ordenada. Una vez que esta hoja está debidamente rellenada. Además con la posterior base de datos.

y una vez las tengamos así se colocan atendiendo al nº de la revista. 7 . En la fotocopia que se puede ver a continuación se puede observar en las hojas rellenas de cómo se colocan y en qué orden en el archivador A−9. se archivan atendiendo a su especialidad. • Normas y reglamentos • Manual de usuario. sus respectivos números y años correspondientes. debernos de ponerlas por orden alfabético. se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros técnicos. Se utilizan estas estanterías porque la consulta resulta más fácil así que no si metiésemos las revistas en carpetas colgantes. • Sistema de archivado. Es una forma ante todo cómoda y útil en el caso que nos ocupa. • Justificación de su empleo. se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan hacer uso de ellas. etc. que dificultaría más su búsqueda. Además el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace más fácil su uso como aquí se ha descrito. Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes estanterías y si no cupiesen se pondrían las de una especialidad en un armario y las de otra especialidad en otro. El tema de las normas es uno de los más solicitados para hacer todo tipo de consultas para la realización de trabajos. para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos. Cuando se adquiere una nueva norma. Tipos de archivados. proyectos. Una vez que se ha rellenado. Así podemos saber las que tenemos en ese archivador. Una vez se encuentren así. Principalmente. tiene que ir definido para una mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos ocupan. Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes. se le hace una recopilación de los datos necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas. Dentro de cada especialidad. pero dado el nº que tenemos se pone como se ha dicho en primer lugar. estarán preparadas para su consulta.A continuación se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control. siguiendo los datos del año y nº de cada una de las distintas revistas técnicas. Esta forma de archivado de las revistas técnicas y libros.

Debido al elevado precio de las normas.Esto se hace constar en la hoja de control. 8 . en el archivador principal. poniendo en la pestaña escrito el grupo de números que hemos comentado anteriormente. Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestañas como las que se han utilizado en catálogos. Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las demás hojas de control de los diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina. para una mejor búsqueda de la misma. Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la fotocopia que a continuación se pone. En primer lugar se anotan el número de norma. se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las normas y reglamentos • Hoja de control. Luego se apuntan la denominación de la norma y también el número de hojas que tiene la norma en concreto. Tipos de archivadores. También se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO. hay que tener un especial cuidado en el préstamo de ellas y en no extraviarías. En ésta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una correcta archivación. Sólo debemos de ordenar la norma según los números que se le han asignado a cada una: nº de norma / grupo / año de revisión. Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas. el grupo al cual corresponde y el año de revisión. Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se encuentran. Una vez que la tenemos archivada en su lugar. • Sistema de archivado. se repiten los pasos con la siguiente norma a archivar. para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos. Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus lugares correspondientes. Todo ello ordenado numéricamente. rellenada con una norma real.Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina. dado el precio que ellas tienen. Aquí es sistema de archivado es más sencillo que los demás que hemos visto anteriormente. bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela. Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guías laterales de los armarios. aunque cabe la posibilidad de que pudieran estar en la biblioteca de la escuela .

Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo. Proyectos.• Tarifas. y deben de estar debidamente archivados. −proyectos−. Es uno de los documentos que se manejan más comúnmente. llamados "nuevos" y "viejos". son uno de los documentos más importantes para archivar. • Manual de usuario Los documentos técnicos. Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello. Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepción de los documentos recibidos. Si ese documento nuevo es repetido. que sirve de referencia. sobre todo los que más acostumbrados estamos a utilizar o realizar. en el archivador viejo. El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos. Se ve que es un método de control muy sencillo. • Documentos técnicos. Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su archivado posterior. se debe de apuntar en las hojas de control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo. • Hoja de control. Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos: 9 . (si los hubiese). En estos casos es importante tener una actualización reciente de los precios y cambiar estos documentos por los anteriores. Tipos de archivadores. se pasa el anterior a los archivadores viejos y los documentos del mismo elemento que se tenían. Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en la siguiente página. para revisión. Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos. se tiran a la papelera. corrección. (ya se tenía). para las consultas de estos precios. realización. que se necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la realización de los trabajos y proyectos en la Oficina. anterior. • Manual de usuario. En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepción de las actualizaciones de los precios que nos envíen nuevos. Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que allí ponen. • Sistema de archivado. uno nuevo y otro viejo. Son cajas que contienen los documentos ordenados según el número de actualización y su fecha. Así se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento.

1002. siendo estos numerados y archivados como veremos a continuación asi como las carpetas. • Presupuesto. Está claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se extravíen los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control. Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos. Ese número irá ordenado numéricamente y se le asigna por la fecha de entrega del proyecto para su archivado. originales. ficheros auxiliares. con una letra delante de ese número indicaremos la especialidad del proyecto. como es nuestro caso. se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los proyectos. Dadas las características de formato y tamaño de los proyectos los archivadores son bastante grandes y son de estanterías para depositar allí los proyectos archivados. Para ello me basaré en la norma U.• Memoria. que trata sobre la numeración decimal de capítulos. • Sistema de archivado. • Pliego de condiciones. Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Técnica. y los apuntes dados en clase. y tarjetas AWF. a los responsables del archivado de Proyectos. Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares correspondientes. Esta hoja de control puede presentarse también por orden alfabético de los títulos. En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realizó como el número que se le asigna al proyecto para la posterior identificación. de poner cristaleras en estos archivadores. copias. • Hoja de control En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto. El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeración rápido y eficaz. Además se hace recomendable. Tipos de archivadores. 10 . • Numeración Y Archivado De Planos. Estos le realizan una ficha y le colocan un número propio que lo diferencie de los demás proyectos y por el cuál nos vamos a referir a partir de este instante.E. • PERT.N. para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales están y cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo. • Planos. • Anexos. para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos.

025.ZZZ.15. Son las diferentes posibilidades de estudio dentro de un mismo campo.XXX.XXX.W. IA. así pues tendremos: M.W.YY.YY.W. Seguiremos con el ejemplo anterior: M. * ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artículos estudiados. cada tipo diferente de proyecto está numerado. (Proyecto de la rama de industrias agrícolas).ZZZ.XXX. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinería).W. I.XXX.ZZZ.ZZZ. (Proyecto de rama de informática).XXX. Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda llevar a error como nos ocurre con la rama de Informática e Industrias Agrícolas.ZZZ. Normalmente no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicará el número de grupo. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros grupos nos indican que es un proyecto mecánico que trata sobre reductores.YY.YY. Intentaré explicarme con el siguiente Ejemplo: Si en un proyecto tenemos la numeración M. Las dos cifras siguientes nos indican el número de plano dentro de cada grupo. por ejemplo "Reductor de acoplamiento directo". H.Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS. sabemos que es un proyecto mecánico y el numero 25 nos señala un campo de estudio.XXX.W.W. El tercer grupo nos indica el tipo de reductor que es.YY. Acto seguido voy a realizar una descripción detallada de cada cifra: * SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos dentro de la Oficina Técnica. * XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos.025. dentro de cada especialidad. (Proyecto de rama mecánica). * YY: Este grupo es un subgrupo del anterior.YY.XXX.ZZZ.YY.W.W. 11 . (Proyecto de la rama de electrónica). E.XXX. por ejemplo reductores. Para entendemos mejor.

• Ficheros Auxiliares. Creo que la segunda es de manejo mas rápido y a la larga mas eficaz. 200.IA. documentos auxiliares como listas de piezas. Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de despiece.15. 12 .025.100 101..15.Sigamos con el ejemplo anterior: M.025.100. es el plano de conjunto de cada grupo. El fichero alfabético es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de realizar un trabajo y al acabar éste para su correspondiente anotación. En el caso de tener varias modificaciones se le añaden letras. Normalmente el plano 100. 300. *W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones. Hay dos formas de ordenar estos ficheros. 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un proyecto nuevo. Cuando introduzcamos alguna modificación o documento auxiliar pondremos el número 1 o 2 respectivamente. Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de ficheros auxiliares. Una es de forma alfabética y otra de forma numérica. Por ejemplo: E. 102.. • Fichero Numérico.

Veámoslo con el siguiente ejemplo: ÍNDICE NUMÉRICO (Mecánica) M.025 REDUCTORES M. memoria y anexos. M.15.Su misión es la de impedir que se repita el número de distintos trabajos.03. el número del proyecto. − Anotación en las fichas del grupo principal o ficha índice (fichero numérico) del número YY otorgado a los trabajos afines.E. − Rellenado de las fichas AVVT la cual será introducida en el fichero. Emplearemos un registro en forma de fichas verticales de formato A5.000. −−−−−−− M. Las primeras fichas nos darán todos los trabajos de numeración ZZZ.025.1010.025.N. Reductor de velocidades. M.025. El número de carpeta lo pondremos en el lomo de 13 .025. Las siguientes fichas serán de los grupos YY que hay en cada ZZZ. −−−−−−−−−−−−− −−−−−−−−−−−−− M.025. En estas carpetas están todos los documentos de un proyecto. Reductor de acoplamiento directo.01.001. autor y fecha. Reductores. El orden para las anotaciones es: − Anotación en el índice numérico el grupo ZZZ que es la designación del grupo. presupuesto. Reductor epicicloidal. Estos documentos son planos. − Anotación de cada uno de los números ZZZ en una hoja guía. • Archivado De Carpetas. M.02. Vigas. Como ya sabemos los proyectos están guardados en carpetas. M. En cada carpeta tendrá que estar escrito el título del proyecto. Dentro de cada especialidad tendremos cada ficha. Reductor de rueda sin fin. Estructuras. Estas tienen unas dimensiones determinadas por la norma U. pliego de condiciones. PERT.

14 . si sólo se emplea una hoja.001 M1. • Ficha AWF. o.ZZZ. la ficha que se emplea en Oficina Técnica es para dibujos. Realizaremos un índice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su mejor localización.ZZZ.ZZZ.002 y así sucesivamente. Estas fichas están previstas para el control de originales y copias. hoja n de n cuando empleemos n hojas... en casos de una gran complejidad.998 M. ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirán un orden ascendente. Estas fichas están normalizadas en las normas AWF alemanas. • Numeración de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades. Por ejemplo: M. Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". hoja 2 de n. La numeración a seguir será: SS. hoja 1 de n. los primeros. • En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados: Hojas únicas. Ni que decir tiene que el índice será diferente para cada especialidad.ésta. La ficha AWF tiene carácter didáctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una. tal vez hasta tres. SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos. dos. • En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los números del grupo XXX y a la derecha de éste anotaremos el Nº del original.YY. N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha SS. El rellenado de las fichas se hará de la siguiente forma: • En el lugar del número de dibujo anotaremos sólo la parte que es común para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo añadiremos un número. una ficha para cada plano. El fichero tiene para algunos trabajos.999 M1.

todo esto dentro de cada especialidad. y debajo de éste el del formato precedido de "Nº de Original". Empezaremos con los formatos A4 que son los mas numerosos y otro será de A0. Nº de proyecto.YY.ZZZ. Nº de discos con el que cuenta ese proyecto y Nº de carpeta para poder localizarlo rápidamente. etc. tal como a continuación se indica: 15 . en rollos. además del número que hemos hablado anteriormente(SS:ZZZ. escritos.W. es decir.XXX. Tenemos archivadores verticales colgantes.XXX. Este número.• Archivado De Originales. se colocarán con la numeración ascendente. Los originales en disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la búsqueda de disquetes o cd´s será rápida y sencilla. etc. Autor: Nº de fichero: Fecha: Título: Nº de proyecto: Nº de carpeta: Nº de discos: Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Le colocaremos una pegatina con los siguientes datos: Autor. en bandejas por tamaños. Hoy en día también debemos tener en cuenta los originales entregados en disquetes de ordenador o cd´s. • Numeración De Los Originales En todos los documentos. el de formato. • Archivado De Originales.YY. Cada hoja va numerada con su número Nº: SS. de los cuales podemos obtener copias por procedimientos heliográficos. esquemas. Para facilitar la colocación de los originales conforme se vayan colocando en el archivo. los números menores debajo de los mayores. tela. Fecha. Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. estará formado siempre por dos grupos de cifras. Tanto los disquetes como los cd´s irán ordenados según orden de entrega. que se empleará para el resto de los formatos. Para elegir uno de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliación de estos archivadores. En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con divisiones para los distintos formatos. realizados en material transparente (papel. Título. prescindiendo de su contenido y en el orden cronológico conforme se va incorporando al archivo. poliester).W) se coloca un número de original según el tamaño de documento. Entendemos por originales aquellos dibujos.

A3 para los A3 y así para todos los formatos hasta el A0. estas las denominarnos de dos maneras: a)Copias para "archivar".* La primera cifra es la característica de formato. y que no podrán colocarse en bandejas de A0. Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la información completa de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos. es decir: A4 para los A4. tal como se van realizando los planos. se empleará la cifra "E". los originales. • Fichero Índice De Originales Así como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del número SS.YY. Nºdisco Proyecto A4−2 −−−−− 1 Nombre del proyecto 2 • Archivado De Copias. b)Copias para "taller". que como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable". indirectamente. Dentro de cada especialidad haremos una ficha para cada formato y para los discos.... aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm.. Para proteger. • Copias Para Archivar. Para los formatos especiales. Cada serie de formatos tiene una serie de numeración: − A4−I. es necesario organizar el archivado de los copias...W. y se guardarán en tubos.ZZZ. etc. A4 DISCOS FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES (Mecánicos) (Mecánicos) A4−1 −−−−− N' de plano. ....XXX. cuestión a tener siempre presente. 16 . Como anteriormente estas fichas serán de tamaño A5 y estarán guardadas en el archivo general en la sección de originales.. La razón de este proceder es la de no doblar el original. * La segunda cifra. también emplearemos un fichero pera evitar que el mismo número de original lo lleven dos originales distintos.... se obtiene de los números correlativos de la serie natural. A4−2. A4−25. Tendremos una copia al lado de cada archivador. separada de la anterior por un guión.

en las otras copias de taller si las hubiese y.ZZZ. mandará hacer esas correcciones en las copias para archivar. habrá que interesar al responsable de la O. en los originales.. colgantes generalmente. la restituirá a su carpeta o la destruirá cuando esté inservible.. sobre todo. el cual. antes de archivar o destruir la copia.En este archivador se organizan las carpetas. La ficha a rellenar a la hora de retirar un proyecto será la siguiente: Título del proyecto: Nº: Autor: Nº Carpeta: Documentos prestados: Documentos devueltos: 17 . Como mencioné al principio del punto 2. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del producto respectivo. El plazo para devolver el proyecto será de quince días.5. • Copias Para Taller. El encargado del archivo. en el de taller pueden tenerse varias repetidas o. se le exige que lo haga en el plazo previsto. de manera que haya una para cada uno de los números S. simplemente no tener ninguna. Es frecuente que estas copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la producción. se sacan todas las copias que se creen necesarias. Aquí habría que implantar alguna sanción tipo económica o delimitar el uso de la oficina a esa persona ya que entorpece el buen funcionamiento de ésta. El método que hemos seguido en nuestra oficina me parece que es el adecuado. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias para archivar.T. y en casos necesarios para cada uno de los S. con la diferencia de que así como en este debe haber siempre una copia y sólo una. • Préstamo De Proyectos. Para poder coger un proyecto debemos ser alumnos de segundo o tercer curso. el proyecto es el único documento que se puede sacar de la Oficina Técnica. Generalmente cuando se termina un original.ZZZ. y las otras se remitirán a los interesados o se archivan hasta esperar ser utilizadas en un archivador idéntico al de copias para "archivar". en estos casos.YY. y así estará siempre disponible y de fácil acceso. Es imprescindible presentar el carnet de la escuela debidamente actualizado. si procede. al entregar una copia se anota el destinatario y se debe devolverla. El único fallo que se tiene es que no se hace mucho caso a los proyectos que no se devuelven a tiempo e incluso que no se devuelven. En toda empresa bien organizada.

Pliego de condiciones. Presupuesto. Pliego de condiciones Presupuesto. Planos. .Planos. HUTTE. Y del Dibujo Mecánica 4 EDITORIAL EDEBÉ. Anexos. Memoria. Anexos. 1 1 18 . Las definiciones y conceptos fundamentales de los archivos se han sacado de los apuntes que se sacaron de la asignatura de Oficina Técnica. Prestado a: Nº de carnet: Fecha de préstamo: Fecha de entrega: Devuelve tarde: SI NO Sanción: • BIBLIOGRAFÍA. PERT. del Manual del Ingeniero de Taller. Memoria. Toda la información para la realización de éste trabajo ha sido sacada de preguntar a los responsables de los distintos archivos de la Oficina Técnica. PERT. llamados Organización De Archivos.