You are on page 1of 19

2007

Pengembangan sistem
ERP
Bagian dari layanan bisnis menyeluruh
theaccountant.info
Artikel proposal ini membahas proses implementasi sistem informasi berbasis
komputer pada perusahaan, hingga akhirnya perusahaan mengadopsi sistem
besar yang terintegrasi penuh yang biasa disebut dengan Enterprise Resource
Planning (ERP). Pada artikel ini juga dibahas bagaimana kami dapat membantu
anda dalam melakukan implementasi sistem yang paling cocok untuk perusahaan
anda.

Hafid f Habibi – hafid@theaccountant.info


theaccountant.info
1/1/2007
1 Latar belakang.

Pengembangan Sistem ERP Daftar Isi


Latar belakang. 1
ERP adalah singkatan dari “Enterprise Resource Planning” yang merupakan SCM – Supply Chain Management. 2
solusi tepat untuk seluruh kebutuhan bisnis danmanajemen anda. Aplikasi
Enterprise Resource Planning (ERP) 3
ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales,
Sistem informasi akuntansi. 3
Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi,
Human Resources, Finance dan akuntansi. Sistem Informasi Manajemen 4
Penyatuan pulau-pulau informasi 5
CRM : Consumer Relationship Management
Latar belakang. 5
Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan. Strategi Implementasi. 7
Oleh karenanya adalah wajar apabila perusahaan mempunyai Tahap pengembangan sistem informasi
kebutuhan akan suatu sistem informasi yang mudah, handal dan perusahaan 7
tepat guna. Tahap pengembangan perusahaan. 8
Tahap pengembangan sistem informasi
Secara umum, seluruh sistem informasi perusahaan dapat
akuntansi. 8
digambarkan kedalam grafik berikut ini :
Tahap pengembangan sistem informasi
manajemen. 9
Internal Perusahaan Tahap pengembangan ERP. 9
Ketersediaan sumberdaya. 9
ERP – Enterprise
Resource Bagaimana kami bisa membantu anda. 13
CRM - Customer
SCM - Supply chain
Supplier Relationship Customer Pengembangan perusahaan. 13
management
Planning Management

Pengembangan sistem akuntansi. 14


Solusi pada tahap pengembangan sistem
akuntansi 16
Solusi terpisah. 16

Gambar 1 Diagram umum sistem informasi perusahaan Solusi terintegrasi. 16


Pengukuran kinerja melalui akuntansi
Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal
manajemen. 16
perusahaan terdiri dalam 3 kelompok besar:
Pengembangan sistem manajemen dan
pengembangan ERP. 17
- SCM : adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan
pengendalian atas supplier. Solusi Capital ERP™ 17
- ERP : adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan Solusi Operating ERP™ 18
semua aspek internal perusahaan. Layanan lain 18
- CRM : adalah sistem informasi untuk melakukan
pengendalian atas konsumen perusahaan.
theaccountant.info
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 2
Pengembangan sistem ERP

SCM – Supply Chain Management.


Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan suplier.
Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar
tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:

- Manajemen Stok bahan baku


- Manajemen Utang dan Aging Utang
- Manajemen Reorder Point
- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange (EDI) yang
memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime sehingga resiko kekurangan stok
akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan
sebagai berikut :

Perencanaan Produksi
ED I

Supplier Pengiriman Stok gudang Proses Produksi


C
os
tin
g

Utang Akunting

Supply chain management ERP (sebagian)

Gambar 2 Hubungan supply chain management dengan ERP

Proposal pengembangan ERP | 2007


3 Latar belakang.

Enterprise Resource Planning (ERP)


ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam
perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :

Sistem Sistem
informasi Informasi ERP
Akuntansi Manajemen

Sistem informasi akuntansi.


Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang pada dasarnya dirancang untuk memenuhi
pengendalian akuntansi perusahaan. Sistem ini mempunyai karakteristik : (1) menyediakan suatu sistem
kendali yang handal agar dapat menghasilkan data
yang handal yang dapat dijadikan dasar pembuatan
Sistem informasi akuntansi memiliki dua
laporan keuangan; dan (2) mencatat dan karakteristik utama :
mengkonversi transaksi keuangan menjadi informasi
yang berguna bagi manajemen dalam mengambil
- Pengendalian atas transaksi keuangan
keputusan dan - Konversi data keuangan menjadi laporan
keuangan
Sistem Kendali Internal
Sistem kendali internal adalah suatu sistem yang
digunakan untuk manjaga seluruh aset perusahaan. Sistem kendali internal adalah suatu komponen
yang sangat penting. Pada prinsipnya, sistem ini mempunyai tiga tujuan utama :

- Mencegah terjadinya kesalahan pencatatan akuntansi, baik yang disengaja maupun tidak.
- Mendeteksi apabila terjadi kesalahan.
- Melakukan koreksi atas kesalahan yang terjadi.
Sistem
Sistem kendali internal yang handal dapat menurunkan resiko kendali
penyalahgunaan aset perusahaan secara efektif. Tetapi akuntansi
tidak menjamin bahwa dengan sistem kendali internal yang Transaksi Perlakuan
canggih sekalipun, penyalahgunaan aset akan dapat Keuangan Akuntansi
dieliminasi sepenuhnya. Oleh karenanya, diperlukan audit
secara periodik atas kendali internal dan laporan keuangan. Laporan
Keuangan

Pencatatan Transaksi Keuangan


Pada intinya, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk Gambar 3 Komponen penyusun laporan keuangan
melakukan konversi atas data transaksi menjadi informasi
laporan keuangan.

2007 | Proposal pengembangan ERP


theaccountant.info 4
Pengembangan sistem ERP

Sistem Informasi Manajemen


Sistem informasi manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja
atas perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan sehari-
hari

•Controls
•Measurements

Information System

Accounting System
•Controls

Management
•Measurements

•Controls
•Measurements

•Controls
•Measurements

•Controls
•Measurements

Gambar 4 Komponen sistem informasi manajemen

Komponen komponen tersebut dapat diterangkan lebih lanjut sebagai berikut :

- Assets Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan mengamankan


seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam laporan keuangan kedalam
pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah
o Manajemen kas dan setara kas.
o Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak tertagih, serta aging
pencairan piutang.
o Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan pembelian, costing
persediaan dengan metode rata-rata realtime atau fifo.
o Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk amortisasinya.
o Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan aktiva tetap,
impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva tetap
o Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance perusahaan secara
keseluruhan.
- Liabilities Management : Mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan sedapat
mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu yang telah disepakati
oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam komponen ini adalah
o Manajemen kewajiban lancar.
o Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya adalah membuat schedule
perencanaan pembayaran kewajiban jangka panjang perusahaan.

Proposal pengembangan ERP | 2007


5 Latar belakang.

- Equity management : mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan memberikan


penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,1 serta menghitung rasio
Earning Per Share (EPS).
- Production Management system : merupakan sub sistem manajemen yang sangat kompleks.
Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam dua sub kelompok:
o Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk
mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :
 Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat waktu, tepat
guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.
 Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat. Kesalahan
produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin, kesalahan operator,
kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada faktor lain.
 Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun fasilitas pabrik lain.
 Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.
o Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan harga pokok
produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan (costing) yang sesuai
dengan kebutuhan manajemen.
o Sub kelompok akuntansi keuangan. Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan
informasi yang relevan kepada sistem informasi akuntansi perusahaan.
- Costing dan Expenses system. Sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan.

Penyatuan pulau-pulau informasi


Sistem ERP adalah suatu sistem yang menyatukan semua subsistem-subsistem diatas. Sistem ini luar
biasa kompleks, tetapi apabila diinplementasikan, akan sangat memudahkan manajemen dalam
melakukan monitoring pekerjaan sehari-hari, evaluasi, dan pada akhirnya mengambil keputusan.

CRM : Consumer Relationship Management


Kekuatan sekaligus kelemahan terbesar dari perusahaan menengah keatas adalah generalisasi produk
dan layanan. Semakin besar suatu perusahaan , maka akan semakin perusahaan itu menjual produk
masal yang seragam. Disisi lain, keinginan konsumen sangat berbeda-beda, tergantung dari banyak
sekali faktor-faktor yang menjadi
CRM adalah singkatan dari “Customer Relationship
pertimbangannya dalam membeli suatu
Management”. Software CRM mensupport proses bisnis
produk2.
anda untuk mencari, mendapatkan, dan mempertahankan
CRM adalah sistem informasi yang bertujuan konsumen. Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul-
untuk memudahkan pelayanan kepada modul seperti Sales Force Automation, Call Management,
dan Self Service.

1
Nilai “delutif” adalah nilai EPS saham yang didasarkan atas beredarnya instrumen derivatif yang dapat ditukarkan
kesaham. Instrumen derivatif tersebut biasanya berbentuk option, swap, atau waran.
2
Disarikan dari buku “marketing in venus” – Hermawan Kartajaya.
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 6
Pengembangan sistem ERP

konsumen perusahaan. Secara umum dapat digambarkan sebagai berikut :

ERP

Sales person Penjualan

Marketing research

Persediaan barang Pengiriman


Marketing
Piutang
Costing

Customer Relationship
akuntansi Management system

Gambar 5 Hubungan ERP dengan Customer Relationship Management

Ruang lingkup CRM adalah :

1. Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan perusahaan. Dengan sistem ini,
dapat dilakukan evaluasi efektivitas dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam
melakukan promosi atas suatu produk.
2. Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen kedalam kelompok-kelompok,
diharapkan perusahaan dapat dengan mudah menemukan sasaran pemasaran produk-
produknya.

3
Marketing Scheme adalah suatu strategi dan metode pemasaran tertentu yang dianut perusahaan dalam
memasarkan suatu produk.
Proposal pengembangan ERP | 2007
7 Strategi Implementasi.

3. Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan konsumen. Konsumen dapat
melakukan tracing atas produk pesanannya.
4. Dan lain-lain.

Strategi Implementasi.
Sistem ERP merupakan sistem yang luar biasa kompleks, dan oleh karenanya, butuh dana yang besar
dan waktu yang lama agar perusahaan dapat mengimplementasi sistem ini secara menyeluruh. Bagian
ini akan membahas strategi implementasi sistem ERP
agar dapat diimplementasi secara tepat guna, tepat
waktu dan tepat biaya. Untuk menghindari kegagalan
pengembangan sistem, adalah penting
Tahap pengembangan sistem informasi untuk mengetahui tahapan
perusahaan pengembangan sistem yang tepat bagi
Banyak sekali pengembangan sistem informasi yang perusahaan anda
gagal diimplementasikan perusahaan. Hal ini biasanya
dikarenakan ketidak samaan interpretasi kebutuhan yang diinginkan oleh perusahaan dengan yang
dilihat oleh konsultan pembuat sistem. Oleh karenanya adalah sangat penting untuk mengetahui evoulsi
pengembangan sistem informasi

Tahap Tahap
Tahap
pengembangan pengembangan
pengembangan Tahap ERP
sistem informasi sistem informasi
perusahaan
akuntansi manajemen

Infrastruktur IT mulai Intrastruktur jaringan Dibuat infrastruktur


dikembangkan mulai dipakai berbasis WEB

Mulai membuat analisis Analisis manajerial


manajerial secara dilakukan
terkomputerisasi terkomputerisasi
Pencatatan sederhana, sistem informasi
banyak terjadi kesalahan akuntansi mulai dibenahi

Terdapat kebutuhan Integrasi atas semua


sistem terintegrasi sistem informasi

Mulai ada analisis Analisis kinerja menjadi Analisis kinerja pada


manajerial atas kinerja lebih luas semua aspek

Gambar 6 Strategi implementasi sistem informasi perusahaan

2007 | Proposal pengembangan ERP


theaccountant.info 8
Pengembangan sistem ERP

Tahap pengembangan perusahaan.


Pada tahap ini, perusahaan masih baru berdiri dan manajemen belum begitu butuh atas pelaporan dan
pengukuran kinerja perusahaan. Tahap ini juga berlaku pada perusahaan lama yang manajemennya
tidak butuh pengukuran.4

Solusi perusahaan pada tahap ini lebih kepada bagaimana mengimplementasikan sistem sederhana yang
dapat memenuhi dua sasaran penting :

1. Membuat pengendalian internal yang cukup untuk menjaga aset perusahaan dan
2. Menyelenggarakan pencatatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum.

Tahap pengembangan sistem informasi akuntansi.


Tahap ini ditandai dengan dimulainya pengembangan sistem informasi akuntansi. Biasanya pada tahap
ini, perusahaan sudah mulai menambah modul pencatatan akuntansi (GL5) dengan modul-modul
otomatis yang terspesialisasi, seperti modul utang piutang,
penjualan, inventori, dan lain-lain. Tahap ini merupakan
tahap yang paling krusial dari semua tahap, karena (1). Tahap pengembangan sistem
Faktor manajemen yang biasanya mempunyai ekspektasi informasi akuntansi merupakan
yang sangat tinggi atas sistem baru padahal perusahaan tahap yang paling krusial dalam
belum mempunyai sumberdaya yang cukup (2). Faktor pengembangan sistem informasi
internal perusahaan yang berkembang secara cepat sehinga kedepan
sangat sulit untuk menemukan solusi sistem komputer yang
cocok dan (3). Ketidaktahuan pihak manajemen dan pengembang software atas apa yang sebenarnya
cocok dipakai oleh perusahaan, karena organisasi yang sedang berkembang.

Solusi yang dapat dipakai pada perusahaan ditahap ini harus memenuhi beberapa sasaran penting :

1. Memberikan solusi modular atas kebutuhan perusahaan.


2. Mengembangkan kapasitas dari program akuntansi (GL) sehingga dapat meningkatkan
ketepatan dan kecepatan penyajian laporan akuntansi secara tepat guna.
3. Menyiapkan infrastruktur jaringan komunikasi yang handal untuk menjadi dasar pengembangan
sistem informasi.
4. Memperkenalkan manajemen atas sistem informasi manajemen.

4
Perusahaan seperti ini banyak ditemukan pada perusahaan retail tradisional. Sekalipun usaha memiliki omset
yang besar, manajemen dan pemilik tidak begitu peduli atas pencatatan dan pengukuran kinerja. Kebanyakan dari
mereka memiliki prinsip “selama masih untung, ngapain repot?”
5
GeneraL Ledger (GL) adalah program yang biasa digunakan perusahaan dalam membuat laporan keuangan
Proposal pengembangan ERP | 2007
9 Strategi Implementasi.

Tahap pengembangan sistem informasi manajemen.


Pada tahap ini manajemen telah membuat sistem-sistem kecil, biasa disebut pulau-pulau informasi, dan
mereka sedang dalam tahap integrasi sistem. Pada saat ini, solusi yang ditawarkan harus memenuhi
beberapa target sebagai berikut :

1. Integrasi pulau-pulau informasi.


2. Memperluas skup sistem akuntansi manajemen yang terintegrasi.
3. Menggabungkan sistem kendali kedalam komputer.
4. Mulai diperkenalkan sistem ERP

Tahap pengembangan ERP.


Tahap ERP merupakan pengembangan lebih lanjut dari tahap informasi manajemen diatas. Disini,
seluruh integrasi mulai dibuka kepada pihak-pihak yang berkepentingan (seperti suplier dan konsumer).

Apabila dirangkum, solusi seluruh tahap dapat digambarkan sebagai berikut :

Full Integration
es

AR

MGT Inv System


l
Sa

IC
Integrate

To Supplier To Consumer
GL
In
v
en

AP
to
yr

Pengembangan perusahaan

Pengembangan sistem akuntansi

Pengembangan sistem manajemen

Pengembangan ERP

Gambar 7 Rangkuman pengembangan sistem informasi

Ketersediaan sumberdaya.
Pengembangan sistem merupakan suatu pekerjaan yang sangat besar dan bisa jadi merubah
fundamental perusahaan. Implementasi sistem juga membutuhkan sumber daya yang sangat banyak.

2007 | Proposal pengembangan ERP


theaccountant.info 10
Pengembangan sistem ERP

Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur “ABC”


PT. ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur cat tembok
emulsi. Pada kegiatannya sehari-hari, perusahaan memproduksi banyak sekali varian dan jenis
produk. Produk utama perusahaan adalah cat tembok emulsi yang mempunyai ribuan corak dan
warna. Atas permintaan pasar, perusahaan juga mulai membuat cat tembok beraneka aroma.
Perusahaan mempunyai kantor pusat di Jakarta dan pabrik di karawang. Seluruh operasional
perusahaan dapat dikendalikan secara realtime7 oleh kantor pusat Jakarta. Perusahaan
menginvestasikan banyak uang untuk membangun server data dan web di Jakarta. Untuk menjaga
kompabilitas dan tingkat ekonomis, server dijakarta dibangun menggunakan teknologi LINUX.
Arsitektur database perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:

Bagian A Server

Jaringan Komunikasi

Bagian C
Bagian B

6
Contoh kasus ini diambil dari kasus yang sebenarnya terjadi. Pihak manajemen keberatan apabila kami
memasukkan identitas perusahaan dan oleh karenanya, kami menyamarkannya dengan menggunakan nama ABC.
7
Realtime adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada cara proses yang langsung mempengaruhi
pencatatan pada sistem basis data pusat. Lawan dari kata ini adalah pemrosesan berangsur (Batch)
Proposal pengembangan ERP | 2007
11 Strategi Implementasi.

Contoh kasus6 : Implementasi ERP pada perusahaan manufaktur “ABC”

Bagian A adalah kantor pusat jakarta. Bagian B adalah bagian produksi pabrik dan bagian C
merupakan departemen support pabrik.
Pada mulanya, perusahaan menginvestasikan banyak sekali dana dalam membangun
infrastruktur ini yang apabila dirinci dapat dijabarkan sebagai berikut:

- Investasi atas pengadaan komputer server Rp. 25.000.000


- Investasi atas pengadaan jaringan komunikasi Rp. 5.000.000
- Investasi atas pengadaan software ERP Rp. 150.000.000
- Instalasi dan konfigurasi komputer klien tiap bagian Rp. 10.000.000
- Training staff Rp. 5.000.000
Total Rp. 195.000.000
Pihak manajemen yakin bahwa sistem akan membawa keuntungan ekonomis pada
masa depan. Sistem tersebut dicatat sebagai aktiva tetap dan kemudian disusutkan dengan
metode garis lurus sepanjang 4 tahun (sesuai dengan tarif golongan I pajak).
Pada kenyataannya, ternyata sistem hanya meningkatkan efisiensi sebesar Rp.
15.000.000 perbulan dan inipun dihasilkan hanya dari berkurangnya biaya fax. Semua biaya
masih tinggi. Meskipun sedikit berkurang, Masih ditemukan transaksi penjualan yang tidak
tercatat, kehilangan stok gudang, bocornya resep cat baru, dan lain-nya.

Apa yang terjadi pada PT ABC? Kenapa implementasi sistem ERP sebesar lebih dari Rp. 150juta gagal?

Untuk dapat berhasil, implementasi sistem tidak hanya membutuhkan dana yang lumayan besar dalam
inplementasi, tetapi juga membutuhkan beberapa faktor penting seperti :

1. Resiko inheren perusahaan. Ada beberapa


perusahaan yang memang sudah dari “sananya”
mudah untuk diimplementasikan sistem, ada juga Untuk implementasi sistem dapat
yang sangat sulit diimplementasikan sistem. Hal ini berhasil, beberapa faktor harus
diperhatikan, yaitu :
sangat berpengaruh pada seberapa esketensif dan
rumitnya bisnis perusahaan. Sebagai contoh :
Koperasi simpan pinjam kecil pasti akan 1. Resiko inheren bisnis.
2. Resiko kultur perusahaan.
membutuhkan sistem yang jauh lebih rumit 3. Resiko Kolusi
dibandingkan pembuatan sistem monitoring
produksi pada perusahaan manufaktur menengah
yang mempunyai produk homogen (standar).
2. Resiko kultur perusahaan. Kultur perusahaan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya
suatu implementasi sistem. Implementasi sistem baru biasanya disertai dengan perubahan
proses bisnis. Reaksi seluruh pekerja, dari pemilik sampai pekerja lapangan dalam menerima
atau menolak perubahan proses bisnis akan sangat berpengaruh pada sukses atau tidaknya
implementasi sistem.

2007 | Proposal pengembangan ERP


theaccountant.info 12
Pengembangan sistem ERP

FAKTA : Penentang Perubahan.


Manusia secara psikologis malas untuk berubah kepada sesuatu yang baru, meskipun dia tahu persis
bahwa perubahan itu akan membawa kearah yang lebih baik.

3. Kolusi. Seberapa canggihnya sistem baru, tidak akan dapat berhasil apabila para pengguna
melakukan kolusi. Karena pada akhirnya, sistem dijalankan oleh manusia dan kolusi merupakan
musuh utama sistem

Proposal pengembangan ERP | 2007


theaccountant.info
solusi menyeluruh atas kebutuhan
13 Bagaimana akuntansi
kami bisa dan bisnis
membantu anda
anda.
Jl. Raya kebayoran lama no. 194a Blok B3 Jakarta 12230
Telp
Email
: (021) 92660024
: support@theaccountant.info
“Kualitas dengan biaya yang terjangkau.”
Yahoo messenger : haf_habibi Tidak seperti perusahaan lain, kami
menyediakan jasa sistem dan layanan
akuntansi dan sistem secara integral dan
komprehensif. Selain layanan sistem, kami
juga memberikan layanan atestasi (audit)
laporan keuangan.

Prinsip kerja kami adalah memberikan suatu layanan yang ekslusif untuk tiap-tiap klien. Oleh karenanya,
adalah sangat penting bagi kami untuk mengetahui bagaimana kami dapat membantu anda. Semua biaya
layanan akan sangat tergantung pada skup pekerjaan yang kami akan lakukan.

Bagaimana kami bisa membantu anda.


Secara keseluruhan, layanan kami dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 8 Solusi pada tiap tahap pengembangan sistem informasi

Pengembangan perusahaan.
Pada tahap ini, layanan kami lebih terfokus pada:

1. Membantu manajemen dalam membuat laporan keuangan (kompilasi). Kami menemukan


bahwa banyak sekali perusahaan yang berada pada tahap ini belum sepenuhnya mengerti
bagaimana membuat laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum. Produk dari layanan ini adalah:
a. Laporan keuangan (neraca, laba rugi, aruskas, perubahan ekuitas, dan catatan atas
laporan keuangan) yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di
Indonesia.
b. Surat manajemen yang berisi hal-hal penting yang ditemukan ketika layanan kompilasi
dilaksanakan.

2007 | Proposal pengembangan ERP


theaccountant.info 14
Pengembangan sistem ERP

2. Membantu manajemen untuk membuat sistem kendali internal sederhana tetapi efektif dalam
mengendalikan transaksi.
3. Membantu manajemen agar dapat menghasilkan laporan keuangan sendiri dengan
memperkenalkan standar akuntansi yang berlaku umum melalui training akuntansi keuangan.
4. Menyiapkan infrastruktur sistem informasi akuntansi, seperti piranti lunak general ledger, yang
dapat membantu manajemen menyiapkan laporan keuangannya sendiri.

Layanan Outsourcing
Dewasa ini, banyak perusahaan multinasional8 yang merasa bahwa jauh lebih hemat untuk
menyerahkan pelaporan akuntansi kepada akuntan. Perusahaan tersebut tidak mempunyai bagian
akuntansi. Dengan kata lain, banyak perusahaan yang telah membuktikan bahwa jauh lebih hemat
dan praktis untuk membiarkan akuntan membuatkan laporan keuangan untuk tiap bulannya. Kami
juga menyediakan jasa outsourcing semacam ini untuk keperluan bisnis anda.

Pengembangan sistem akuntansi.


Pada tahap ini, pengembangan sistem akuntansi lebih dititik beratkan pada pengayaan fungsi akuntansi
perusahaan. Secara umum, akuntansi keuangan dapat dibagi kedalam diagram dibawah ini:

Akuntansi Keuangan
Penyesuaian
Siklus kas masuk Siklus kas keluar
(adjustment)

Siklus
Siklus penjualan Siklus pembelian
pembiayaan

persediaan persediaan
Piutang
barang barang Hutang Biaya-biaya
dagang
dagangan dagangan

Gambar 9 Pengembangan sistem akuntansi

8
Perusahan multinasional dewasa ini sering kali memusatkan bagian akuntansinya kedalam satu divisi. Hewlett
packard memusatkan akuntansinya ke malaysia. Ada pula perusahaan yang melepaskan divisi akuntansinya untuk
dijalankan oleh akuntan. Perusahaan seperti Intel tidak memiliki akuntan internal yang khusus membuat laporan
keuangan. Akuntan internal perusahaan lebih difokuskan untuk menghitung akuntansi manajemen.
Proposal pengembangan ERP | 2007
15 Bagaimana kami bisa membantu anda.

Secara umum, akuntansi keuangan disusun atas : (1). Transaksi kas masuk dan keluar dan (2). Transaksi
penyesuaian. Pada diagram diatas, dapat dilihat bahwa sebagian besar kas masuk dihasilkan dari
penjualan, yang berimplementasi pada :

a. Pencatatan piutang. Merupakan hasil dari transaksi penjualan yang bermuara pada arus
kas masuk. Hal-hal yang krusial pada sub sistem piutang dagang adalah Analisis aging
piutang, yang berguna untuk mengendalikan piutang agar tidak terlambat ditagih.
Analisis ini juga berguna untuk mengelompokkan pengutang (debitor) kedalam tingkat
kelancaran; lancar, kurang lancar atau tidak lancar.
b. Penjualan akan mengakibatkan berkurangnya persediaan barang dagangan dan harga
pokok penjualan barang tersebut. Subsistem persediaan akan secara otomatis
menghitung stok barang yang tersisa dan harga pokoknya menurut metode yang telah
ditetapkan sebelumnya9.

Pengeluaran uang perusahaan biasanya dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok, yang
penanganannya dapat digambarkan pada diagram dibawah ini:

Dikapitalisasi Biaya Produksi atau


Biaya biasa Lainnya
menjadi Aktiva biaya penjualan
Merupakan biaya yang
Langsung dinikmati Mempunyai manfaat terkait dengan
Biaya yang merupakan
manfaatnya pada jangka panjang bagi produksi. biaya dibayar dimuka
periode tertentu. perusahaan.
Biaya konversi dan
biaya bahan baku.
Misalnya :
Dimasukkan dalam
• beban listrik Biaya-biaya lain yang
neraca dan
• Beban gaji Mempengaruhi Harga sifatnya diakui.
diamortisasi setiap Pokok Produksi dan (accrued expenses)
tahun.
Persediaan

Gambar 10 Pengelompokan biaya

Biaya biasa, biaya yang dikapitalisasi menjadi aktiva, dan biaya lainnya biasanya dapat dihitung dengan
mudah tanpa bantuan modul khusus. Masalah paling krusial adalah menghitung biaya produksi atau
biaya penjualan. Pada metode pencatatan biaya penjualan, faktor kerumitan terletak pada dua hal :

1. Pergerakan stok persediaan dan reorder point10.


2. Pembebanan biaya persediaan dengan metode yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk perusahaan manufaktur, kerumitan akan bertambah sangat tinggi dengan adanya Penetapan
harga pokok penjualan dengan menghitung biaya bahan baku dan biaya konversi11.
9
Metode pembebanan harga pokok penjualan dari stok dapat dilakukan dengan 3 cara : (1) metode first in first
out, (2) metode last in last out, dan metode rata-rata. Kebanyakan perusahaan menggunakan metode rata-rata
karena kepraktisannya.
10
Reorder point adalah titik dimana perusahaan akan memesan stok kembali. Terdapat banyak metode untuk
menentukan kapan sebaiknya perusahaan memesan stok kembali.
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 16
Pengembangan sistem ERP

Solusi pada tahap pengembangan sistem akuntansi


Pada tahap ini, solusi yang terbaik bukanlah sistem yang sangat canggih dan terintegrasi, tetapi lebih
kedalam eksplorasi manajemen atas kebutuhan otomatisasi perhitungan siklus pendapatan dan biaya
serta pengukuran kinerja perusahaan melalui akuntansi manajemen. Banyak sekali kegagalan
implementasi sistem pada tahap ini dikarenakan kesalahan dalam interpretasi kebutuhan klien oleh
konsultan. Oleh karenanya, kami menawarkan solusi solusi sebagai berikut:

Solusi terpisah.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang bersifat terpisah dari GL (tidak otomatis
mempengaruhi laporan keuangan). Solusi ini menawarkan
biaya yang jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
akurasi perhitungan data. Solusi terpisah menawarkan biaya yang
jauh lebih ekonomis tanpa menghilangkan
Faktor kendali kesalahan yang lebih kecil merupakan akurasi perhitungan
kekurangan dari solusi ini. Tetapi, sebagian besar masalah
dapat dipecahkan melalui solusi ini.

Solusi terintegrasi.
Merupakan solusi modul-modul tambahan GL yang terintegrasi dengan GL (otomatis mempengaruhi
laporan keuangan). Solusi ini menawarkan faktor kendali kesalahan yang lebih besar.

Kekurangan dari solusi ini adalah biaya yang relatif lebih mahal ketimbang solusi terpisah.

Pengukuran kinerja melalui akuntansi manajemen.


Akuntansi manajemen mulai diperkenalkan untuk dipakai secara ekstensif pada perkembangan ditahap
ini. Tujuan utama dari akuntansi manajemen adalah untuk lebih mengefisiensikan operasional
perusahaan agar dapat bersaing lebih baik dengan kompetitornya.

Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya


Akuntansi manajemen yang paling sering dipakai adalah untuk pengelolaan biaya. Sering kali
manajemen salah memperlakukan biaya, sehingga mereka salah pula dalam mengambil keputusan
stratejik yang pada akhirnya bisa kalah dalam persaingan.
Contoh klasik adalah bagaimana sony corporation kurang dapat bersaing dengan perusahaan
elektronik lain karena produk memory stick™nya. Memory stick dirancang oleh sony dan digunakan
secara eksklusif hanya untuk produk-produk sony saja. Manajemen “ngotot” untuk mempertahankan
memory stick meskipun telah banyak produk sejenis yang sudah terlanjur merajai pasar (seperti
secure digital, MultiMedia Card, dll). Manajemen sadar sepenuhnya apabila tidak dipaksakan kepada
semua produk sony, maka produk memory stick tidak akan laku dipasaran. Hal ini dikarenakan harga
yang terlalu mahal yang tidak dikompensasikan dengan kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan
produk sejenis lain yang ada dipasaran.
Kenapa biaya produksi memory stick jauh lebih mahal untuk kinerja yang lebih buruk daripada

11
Biaya konversi adalah biaya yang digunakan untuk merubah bahan baku menjadi bahan ½ jadi atau bahan jadi.
Biasanya terdiri atas biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik.
Proposal pengembangan ERP | 2007
17 Bagaimana kami bisa membantu anda.

Akuntansi Manajemen : Pengelolaan biaya


MMC atau SD? Mungkin salah satunya karena manajemen salah dalam menjalankan stratejik
perusahaan mereka. Hal ini sangat erat hubungannya dengan akuntansi manajemen yang
mengendalikan biaya. Apabila perhitungan salah, maka dapat dipastikan pengambilan keputusan
stratejik yang salah.

Pengembangan sistem manajemen dan pengembangan ERP.


Pada tahap ini, pengembangan lebih pada pengayaan fungsi akuntansi dan akuntansi manajemen dan
persiapan kearah ERP. Pada tahap pengembangan ERP, biasanya perusahaan menemukan bahwa
caranya melakukan bisnis bisa berubah dengan sangat dramatis. Pengaruh sistem teknologi informasi
akan sangat berpengaruh pada seberapa jauh proses bisnis berubah.

Perkembangan sistem ke ERP membutuhkan sumberdaya yang sangat amat besar dan banyak. Hal ini
disebabkan karena :

1. ERP harus dibuat dan dikustomisasi spesifik hanya untuk suatu perusahaan tertentu.
2. ERP hanya bisa dijalankan pada perusahaan yang telah mempunyai prasarana teknologi
informasi yang cukup canggih, baik dari prasarana komputer, sarana jaringan komunikasi data,
dan hal-hal lain yang terkait.

Oleh karenanya, kami menawarkan dua solusi untuk implementasi ERP sebagai berikut :

Solusi Capital ERP™


Capital ERP™ merupakan solusi terlengkap dan termahal, karena pada solusi ini, sistem akan disetup
untuk dipakai secara ekslusif hanya untuk perusahaan anda. Solusi ini termasuk :

- Setup infrastruktur komputer (server) untuk basis data dan server untuk web dan jaringan
terkait. Termasuk didalamnya konfigurasi untuk keamanan data perusahaan anda.
- Instalasi dan konfigurasi ERP kedalam server.
- Kustomisasi ERP yang disesuaikan dengan perusahaan anda.
- Training untuk pengguna.

Solusi ini tidak termasuk pembelian segala piranti keras pendukung.

Kelebihan dari sistem ini adalah :

- Sistem hanya dipakai ekslusif untuk anda. Oleh karenanya dapat dimanfaatkan semaksimal
mungkin untuk pengembangan kustomisasi lebih lanjut.
- Data relatif lebih aman, karena berada dalam pengawasan anda.

Sedangkan kelemahannya adalah :

- Anda mengurus sendiri server database dan server web anda.


- Investasi alat dan program yang sangat tinggi.
- Biaya operasional tinggi untuk perawatan sistem dan alat pendukungnya.
2007 | Proposal pengembangan ERP
theaccountant.info 18
Pengembangan sistem ERP

- Biaya upgrade alat yang harus dilakukan secara periodik.


- Reliabilitas sistem sangat tergantung atas seberapa sering perawatan atas sistem.

Solusi Operating ERP™


Operating ERP™ merupakan solusi yang paling praktis, karena anda hanya menyewa gunakan piranti
lunak ERP kami. Kami yang merawat infra struktur server data dan web. Keuntungan dari solusi ini
adalah :

- Biaya yang sangat terjangkau. Sewa sistem dapat dibayar perbulan, per tiga bulan, per enam
bulan atau per tahun.
- Tidak ada investasi besar atas sistem dan server yang sangat mahal.
- Tidak ada biaya perawatan server. Kami yang akan merawat server untuk anda.
- Server yang sangat reliabel (99% uptime).

Keterbatasan skema ini adalah :

- ERP yang diberikan adalah ERP standar yang bisa dipakai oleh banyak perusahaan.
- Kurang dapat dikustomisasi untuk perusahaan yang sangat spesifik.

Layanan lain
Sebagai penyedia layanan menyeluruh, theaccountant juga memberikan layanan atestasi atas laporan
keuangan seperti audit atas laporan keuangan.

Proposal pengembangan ERP | 2007