You are on page 1of 300


Superpay Manual
Copyright © 2007 Computastore Ltd.
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, 
stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, 
electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without 
the prior written permission of the publisher.
Although every precaution has been taken in the preparation of this 
manual, Computastore Ltd. assume no responsibility for errors or 
omissions. Neither is any liability assumed for damages resulting from 
the use of the information contained herein.

Product and company names mentioned herein may be the trademarks 
of their respective owners.

Warning and Disclaimer

Every effort has been made to make this manual as complete and as 
accurate as possible, but no warranty or fitness is implied. The 
information provided is on an ‘as is’ basis. Computastore Ltd. shall have 
neither liability nor responsibility to any person or entity with respect to 
any loss or damages arising from the information contained in this 

Legislation Changes
Inland Revenue regulations are under constant review and there are 
frequent legislation changes. This means that payroll software often 
moves at a faster pace than the accompanying manual. If there have been 
any major program changes since this manual was written you will have 
received Update notes which explain the changes.

Computastore Ltd., 31 Thomas Street, Manchester, M4 1NA
Tel: 0161 832 4761 Fax: 0161 819 3129
Email: Website:
Section A – Installers Guide
1. Installation
1.1 Package contents    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A1
1.2 Licence agreement   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A1
1.3 Organisation of this manual  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A1
1.4 System requirements   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A2
1.5 Hotline support    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A3
1.6 Install Superpay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A3
1.7 Window size   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A8
1.8 Check printing from Superpay    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A10
1.9 End session   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A12

2. Networks
2.1 Network licence   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A13
2.2 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A13
2.3 Organisation of Superpay’s data   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A14
2.4 Prepare the server for installation   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A14
2.5 Prepare the workstation for installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A14
2.6 Install Superpay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A15
2.7 Other workstations    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A15
2.8 And finally    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A15
2.9 Single user on a peer to peer network    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A15
2.10 Multi‐User set up   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A16

3.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A17
3.2 Confirm Windows version   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A17
3.3 General notes about Print Helper   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A18
3.4 Download Print Helper program    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A19
3.5 Print Helper set up icon    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A19
3.6 System Requirements    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A20
3.7 Start Print Helper   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A20
3.8 Select Superpay printer  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A21
3.9 Select ‘file to watch’   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A21
3.10 ‘Active’ Print Helper icon   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A22
3.11 Prepare Superpay for Print Helper   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A22
3.12 Confirm Print Helper works    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A22
3.13 What happens next    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A23
3.14 Change printer   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A23
3.15 Download Microsoft .NET Framework 2.0   . . . . . . . . . . . . . . . . A23

Page 1

4. System and printer details

4.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A29
4.2 System details screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A29
4.3 Default payslip style    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A29
4.4 Other payslip styles for laser printers   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A29
4.5 Dot matrix payslips   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A30
4.6 Backup/restore disk drive   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A30
4.7 Close System Details screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A30
4.8 Printer Control screen 1  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A30
4.9 Printer Control screen 2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A31
4.10 End session    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A32

5. Sundry items
5.1 Mailing list  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A33
5.2 Superpay files ‐ Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A33
5.3 Data files    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A34
5.4 Program files   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A34
5.5 System files   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A35

Section B – New Users Guide

1. Introduction
1.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B1
1.2 Training   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B1
1.3 Forms needed   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B2
1.4 Year end online filing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B2
1.5 Updates    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B3
1.6 Hotline support    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B3
1.7 Warranty   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B4
1.8 Copyright  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B4
1.9 Screen displays   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B4

2. Getting started
2.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B5
2.2 Data entry    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B5
2.3 Load Superpay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B6
2.4 Enter licence number   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B7
2.5 Logo screen – select company    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B7
2.6 Company number (multi‐company versions only)  . . . . . . . . . . . . B7
2.7 Date  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B8
2.8 Data path (unlimited version only)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B8
2.9 Password   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B8
2.10 Main menu    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B8
2.11 System overview    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B9

Page 2

2.12 Default settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B9

3. Company record
3.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B11
3.2 Prompt options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B11
3.3 Shift‐Help    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B13
3.4 Screen 1 – Company data   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B14
3.5 Screen 1 ‐ Passwords   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B14
3.6 Screen 2 – Payroll options  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B16
3.7 Screen 3 – More payroll details   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B17
3.8 Screen 4 – Tax credit funding  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B18
3.9 End session   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B18

4. Payslip headings
4.1 Do you need Payslip Headings?   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B19
4.2 Display Payslip Headings    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B20
4.3 Description   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B21
4.4 Flags   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B23
4.5 NL code   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B24
4.6 End session   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B24

5. Employee records
5.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B25
5.2 Allocate employee codes    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B25
5.3 Totals to date    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B26
5.4 Choose menu option   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B27
5.5 Prompt options on new employee record   . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B27
5.6 Employee record – Screen 1   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B31
5.7 Gross pay items (Fields 2‐12)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B32
5.8 Gross pay items – examples   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B32
5.9 Pay interval (Field 13)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B39
5.10 After‐tax items (Fields 14‐20)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B40
5.11 After tax items – loans  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B40
5.12 After tax items – attachments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B41
5.13 After tax items – student loan    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B45
5.14 Accrual (Field 21)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B46
5.15 Tax code (Field 23)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B46
5.16 NI code (Field 24)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B47
5.17 Other items in constants box    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B48
5.18 Pensions (Fields 35‐62)    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B50
5.19 Employee record – Screen 2   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B55
5.20 Statutory Sick Pay (SSP) (Field 63)    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B55
5.21 Parental Pay (Fields 63a‐72)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B55
5.22 Last pay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B58
5.23 Pay Details    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B58
5.24 Main pay details (Fields 75‐80)    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B59

Page 3

5.25 Second Pay Details (Fields 81‐87)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B60
5.26 Address (Fields 88‐92)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B61
5.27 Comment (Field 93)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B61
5.28 Attachment box (Fields 94‐100)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B62
5.29 Employee record – Screen 3    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B62
5.30 What next?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B64

6. Run payroll
6.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B65
6.2 Run payroll menu screen    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B66
6.3 Pay day  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B66
6.4 Which interval  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B67
6.5 Tax week/month   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B67
6.6 All on holiday   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B68
6.7 Which payroll type  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B68
6.8 Employees   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B69
6.9 Employee payslip screen  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B69
6.10 Pre‐set payslip items    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B70
6.11 Extra items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B71
6.12 Pension, tax and NI    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B74
6.13 Student Loans and attachments   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B75
6.14 Net pay  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B75
6.15 Negative gross or net pay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B76
6.16 Prompt   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B76
6.17 Casual employees  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B79
6.18 Exit ‘Run payroll’   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B79
6.19 End of run   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B79
6.20 What next?  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B79

7. Print payslips and reports

7.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B81
7.2 ‘For’ field   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B82
7.3 Monthly summary   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B83
7.4 Stakeholder pension summary  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B84
7.5 Nominal analysis   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B84
7.6 Subcontractor vouchers (option 9)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B85
7.7 User reports (option 4 on Main Menu)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B85
7.8 Employee reports print options   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B88
7.9 Print P45ʹs    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B89

8. ‘Undo’ mistakes
8.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B93
8.2 Correct a payslip – 3 easy steps   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B93
8.3 Correct a payslip which has been printed    . . . . . . . . . . . . . . . . . . B95
8.4 Correct a payslip – net pay adjustment  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B95
8.5 Correct a payslip – no net pay adjustment   . . . . . . . . . . . . . . . . . . B97

Page 4

8.6 Correct a payslip – large negative adjustment    . . . . . . . . . . . . . .  B97

8.7 Correct a payslip – deleted employee  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B99
8.8 Correct a payslip – more than one employee    . . . . . . . . . . . . . . .  B99
8.9 Correct an ‘archive’ payslip   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B102
8.10 Correct a payslip from a previous year    . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B106

9. Sundry Items
9.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B107
9.2 Company record options    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B107
9.3 Set up Directors’ NI   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B111
9.4 Enter an employee code   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B114
9.5 In‐year online filing   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B116
9.6 Bureaus – monthly summary and IR payments   . . . . . . . . . . . .  B116
9.7 Conclusion    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  B119

Section C – Reference
1. Attachment of earnings
1.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C1
1.2 Council Tax attachment    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C2
1.3 CSA (Child Support Agency) order    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C3
1.4 County Court (non‐priority) order   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C5
1.5 Admin cost   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C6
1.6 2 and 4 weekly paid employees  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C6
1.7 Carry forward unpaid maintenance   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C6
1.8 Holidays – fixed deductions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C7
1.9 Holidays – Council Tax percentage deductions   . . . . . . . . . . . . . . C7
1.10 Employee with both student loan and attachment  . . . . . . . . . . . C8
1.11 Employee leaves  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C8
1.12 Attachments and net to gross pay calculations   . . . . . . . . . . . . . . C8
1.13 Second attachment – general   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C8
1.14 Second attachment – example of a CSA order  . . . . . . . . . . . . . . . C9
1.15 Two Council Tax attachments   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C11
1.16 Second attachment – only one Council Tax order    . . . . . . . . . . C11
1.17 Second non‐priority attachment    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C13
1.18 Payment of attachments   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C14
1.19 Conclusion    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C14

2. Bureaus
2.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C15
2.2 Company numbers    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C15
2.3 Licence   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C15
2.4 Move between companies    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C16
2.5 Client lists   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C17

Page 5

2.6 Backup and restore data   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C20
2.7 Copy a company  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C21
2.8 System details screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C22
2.9 Payslip quantities   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C24
2.10 Company closes down and opens up again  . . . . . . . . . . . . . . . . C24
2.11 Transfer files to a client   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C26
2.12 Transfer files from a client    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C26
2.13 Monthly payment to the Inland Revenue  . . . . . . . . . . . . . . . . . . C27
2.14 Set up new clients around year end    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C27
2.15 New clients with SMP and SSP    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C27

3. Change pay interval

3.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C29
3.2 Inland Revenue rules   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C29
3.3 Mid‐month change from weekly to monthly   . . . . . . . . . . . . . . . . C30
3.4 Mid‐month change from monthly to weekly   . . . . . . . . . . . . . . . . C30
3.5 Warnings   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C30
3.6 Change from weekly to 4 weekly  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C31
3.7 Extra payments in addition to the main payroll   . . . . . . . . . . . . . C32

4. Contact
4.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C33
4.2 Hotline support    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C33
4.3 Website  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C34
4.4 Updates    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C34
4.5 Mailing list  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C34
4.6 Maintenance pro‐formas   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C35
4.7 Orders    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C35
4.8 Payment   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C36

5. Directors’ NI
5.1 Special rules  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C37
5.2 Difference between directors’ and standard NI  . . . . . . . . . . . . . . C37
5.3 Employer’s NI on directors earnings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C38
5.4 Select basis for each director  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C38
5.5 Starters   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C38
5.6 Leavers   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C39
5.7 Employee ceases to be a director   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C39
5.8 Director changes NI code mid‐year  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C39
5.9 Directors fees paid but not yet voted    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C41

6. Holidays
6.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C43
6.2 Holiday pay and tax/NI limits   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C43
6.3 Individual holidays    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C43
6.4 All on holiday   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C44

Page 6

6.5 Holidays and flat rate pensions   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C45
6.6 Holidays and after‐tax items    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C45
6.7 Construction industry holiday pay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C47
6.8 Holiday pay accruals – the basics   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C48
6.9 Holiday pay accruals – sundry items   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C51
6.10 Holidays and attachments    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C53
6.11 Holidays – advance into Week 53   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C54
6.12 Holidays over the tax year end   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C54

7. Leavers
7.1 Leavers  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C55
7.2 Reprint a P45  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C57
7.3 Student Loan  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C57
7.4 Undelete – leaver comes back    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C58
7.5 Leavers – directors NI   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C59
7.6 Leavers – net pay rounding   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C59
7.7 Attachment   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C59
7.8 SMP    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C60
7.9 SSP   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C60
7.10 Leaver’s employee code   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C60

8. Pensions
8.1 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C61
8.2 Set up pension    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C61
8.3 Some pension examples    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C64
8.4 Stakeholder pension providers ID  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C66
8.5 Contracted out NI codes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C66
8.6 Contracted out scheme references  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C67
8.7 Run payroll   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C68
8.8 Pension totals   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C70
8.9 Stakeholder pension payslip layouts    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C70
8.10 Pension reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C71
8.11 Stakeholder pension reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C72

9. SMP and SPP

9.1 Legislation changes   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C75
9.2 Overview  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C75
9.3 Set up employee record, screen 1    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C77
9.4 Set up employee record, screen 2    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C78
9.5 Average pay   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C79
9.6 Run payroll – payslip screen    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C83
9.7 Run payroll – number of weeks paid   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C84
9.8 Run payroll – amount paid    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C85
9.9 Run payroll – SMP prompt  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C85
9.10 Run payroll – SMP/SPP not displayed   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C86
9.11 Run payroll – standard deductions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C88

Page 7

9.12 Payroll reports    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C88

9.13 Small Employers’ Relief    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C88
9.14 Parental Pay totals   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C90
9.15 Two periods of Parental Pay in one year    . . . . . . . . . . . . . . . . . . C90
9.16 Bureau with new client   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C91

10. SSP
10.1 Overview   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C93
10.2 Enter sick days    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C93
10.3 Display SSP on payslip screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C95
10.4 Adjust ordinary pay for SSP paid    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C96
10.5 Reclaim SSP   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C98
10.6 SSP reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C98
10.7 Prompt on diary screen   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C99
10.8 Sick note for more than 1 week    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C99
10.9 No SSP displayed when you store the diary    . . . . . . . . . . . . . . C100
10.10 Enter work days – one week only   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C103
10.11 Enter work days – more than one week   . . . . . . . . . . . . . . . . . C104
10.12 Enter Sickness before Diary    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C107
10.13 Last SSP1(L) details    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C109
10.14 New users    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C109
10.15 Starters   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C110
10.16 Leavers   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C111
10.17 Your company is part of a larger group   . . . . . . . . . . . . . . . . . C111
10.18 SSP forms  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C111
10.19 Other uses for the calendar   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C111

11. Starters
11.1 Set up new employee’s details   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C113
11.2 Allocate employee code  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C113
11.3 Which tax code to use    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C113
11.4 Print a new employee record   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C114
11.5 Enter P45 details   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C114
11.6 Use the P45 prompt to enter a P6  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C116
11.7 Starter with a student loan   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C116
11.8 Payment method    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C117
11.9 Pay interval – Wk/Mn (F2)    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C117
11.10 Start date   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C118
11.11 Directors NI  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C118
11.12 Entitlement to Parental Pay    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C118
11.13 SSP    . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C118


Page 8
Installers Guide

Section A
1 Installation

1.1 Package contents

In addition to this manual, your SUPERPAY package contains:
 A CD containing your SUPERPAY program.
 A Licence Agreement and post paid envelope.
 Your Licence number form.
 A ring binder for update notes.
 A sample payslip stationery pack.
 A FAQ (Frequently Asked Questions) manual.

1.2 Licence agreement

Before proceeding, please ensure that you read and agree to our Licence 
terms. Then return the completed Licence Agreement in the post paid 
envelope at the back of the binder. Do not proceed if you have not
signed our Licence Agreement.

1.3 Organisation of this manual

1. Installers Guide
The Installers Guide (this section) tells you how to install SUPERPAY and 
PRINT HELPER. There is sufficient detail to guide you through the Installa‐
tion process on your own. However, if you have IT support personnel they 
should install SUPERPAY and PRINT HELPER and check that your printer 
works with SUPERPAY. It is important to consult your IT support staff if 
your payroll PC is part of a network, even if you intend to run SUPERPAY 
as a stand alone installation.

Installers Guide

2. New Users Guide

The New Users Guide explains how to set up your payroll data, run a pay‐
roll and produce weekly, monthly and year end reports. This section 
assumes a basic knowledge of PAYE.

3. Reference
The Reference section explains more advanced payroll operations such as 
Directors’ NI, pensions, SSP, SMP etc.

1.4 System requirements

To run SUPERPAY and PRINT HELPER and file online at year end you need:

1. A recent version of Windows

 Windows Vista (any edition), or
 Windows XP (Home or Professional) with Service Pack 2, or
 Windows 2000 with Service Pack 4.

If you do not know which Windows version is on your PC, see 3.2 below.

2. Microsoft .NET Framework 2.0 or 3.0 (unless you have Windows

Vista which includes .NET)
If needed, you can update your system software with free downloads 
from Microsoft’s website – see Chapter 3.

3. A suitable printer
SUPERPAY is a DOS program and many printers are designed to work only 
with Windows software. If your printer cannot print directly from SUPER-
PAY, you need to install PRINT HELPER to ‘translate’ SUPERPAY’s printouts 
into a Windows format.
Dot matrix printers and some inkjet and laser printers connected to a par‐
allel port on your PC do not need PRINT HELPER. If you have not yet pur‐
chased a printer for your payroll, you should consider what type of 
payslips you require. For example, if you want to print a large number of 
multi‐part forms you will need a dot matrix printer. If you want security 
laser payslips you will need a laser printer rather than an inkjet.

4. Network installations
If you intend to run SUPERPAY on a network, refer to Chapter 2 for more 

Chapter 1: Installation

1.5 Hotline support

The SUPERPAY Hotline number is 0161 832 4761.
The Hotline is open Monday to Friday 9:00am to 
5:00pm excluding Bank Holidays. Each year it is closed 
between Christmas Eve and New Year’s Day inclusive.
If you have not yet returned your Licence Agreement, 
as a brand new user we will record your telephone number and will 
require your company name and Licence number before dealing with an 
enquiry. We do not provide installation support to mobile telephone num‐

Email support
If you work on SUPERPAY out of normal office hours, you can email queries 
to We normally respond to emails during the next 
working day. If your email raises a particularly complex issue, it may take 
a few days before we get back to you.

1.6 Install Superpay

Step 1 – Insert CD in drive

Diagram 1: Setup Wizard

Insert your SUPERPAY CD in your CD drive. After a short pause the above 
screen is automatically displayed. Click on NEXT.

Installers Guide

Step 2 – Confirm installation directory

Diagram 2: Confirm folder name

The screen prompts the default directory C:\SUPERPAY. If you want to 
install SUPERPAY in a different directory, either type a directory name or 
click on BROWSE to find a directory. (If you BROWSE and then click on a 
directory, that directory name is automatically inserted in the location 
It is good practice to accept the default directory if possible. Even if you 
need to change the drive letter, you should still call the directory SUPER-
PAY. This makes it easier to install updates when there are legislation 
changes. If you install SUPERPAY in a different directory, subsequent users 
may incorrectly install updates in the default directory rather than the 
‘live’ directory.
Click on NEXT to continue. Since the SUPERPAY folder does not yet exist, 
SETUP asks if you want to create the directory.

Diagram 3: Create SUPERPAY folder

Click on YES to continue.

Chapter 1: Installation

Step 3 – Add SUPERPAY to start menu (if required)

Diagram 4: Create shortcut in Start menu

At the bottom of the screen, a DO NOT CREATE A START MENU FOLDER tick box 
is displayed. If you are not sure what this means, leave the box ticked and 
click on NEXT.
If you know what this means and you want SUPERPAY in your START menu, 
untick the box and either accept the default folder (which follows stand‐
ard Windows conventions) or enter another folder name. Then click on 

Step 4 – Create desk-top icon(s)

SETUP then asks if you want to create some icons

Diagram 5: Create icons if required

Tick CREATE A DESKTOP ICON. Leave the other box unticked. Then click on 

Installers Guide

Step 5 – Confirm installation instructions

Diagram 6: Installation details

Click INSTALL to proceed.

Step 6 – Installation in progress

Diagram 7: Progress bar

A progress bar is displayed while SUPERPAY is being installed.

Chapter 1: Installation

Step 7 – Finish installation

Diagram 8: Installation complete

Click on FINISH to complete the installation.

Step 8 – SUPERPAY icon and Licence number

Double click the SUPERPAY icon which is now on your desktop.

Diagram 9: SUPERPAY Icon

Diagram 10: Enter licence number

Since this is the first time that you are loading SUPERPAY, you need to enter 
your Licence Number (in the format of a letter, then 4 or 5 numbers, plus 
3 groups of 3 numbers; e.g. X1234‐123‐456‐789). Then enter your Com‐
pany Name.

Installers Guide

Step 9 – Select company

SUPERPAY then displays the Company selection window. What fields are 
displayed depends on your version of SUPERPAY.

Diagram 11: Select company (unlimited version)

 Number (multi‐company versions only)
Enter the number of the company you want to set up first – usually 1. 
(Single company users are not asked this question.)
Normally you press ENTER to accept today’s date.
 Data path – SP unlimited version only
Press ENTER to store your data in the same directory as your SUPERPAY 
program. If you want to store your data in a different directory you 
will need to use Windows or DOS to create the directory before you can 
enter that directory name here.

Step 10 – Remove SUPERPAY CD

SUPERPAY then displays the MAIN MENU. Remove the master CD and file it 
in a safe place. This CD is not used for actual payroll processing.

1.7 Window size

After installation, SUPERPAY is sometimes displayed in a small window. 
Although this does not affect the running of SUPERPAY, it can be difficult to 
read the screen. To temporarily make SUPERPAY run in ‘full screen’ mode 
press ALT-ENTER. To switch back to a small window at any time press ALT-
ENTER again. Alternatively, you can permanently change the size of the 
SUPERPAY window as described below.

Chapter 1: Installation

Run in full screen mode

Close SUPERPAY. Right click on the SUPERPAY icon on your desktop to dis‐
play a list of options.

Diagram 12: Select Properties from pop-up list

Left click on PROPERTIES.

Diagram 13: Select Full Screen (Screen tab)

Choose the SCREEN tab, select FULL SCREEN, and click OK to apply the 
change and close the window. When you next load SUPERPAY, the program 
will run in full screen.

Run in bigger window (rather than full screen)

Load SUPERPAY. Right click on the small icon in the top left of the SUPERPAY 
window to display a list of options.

Diagram 14: Select Properties from pop-up list

Installers Guide

Left click on PROPERTIES. Click on the FONT tab (if not already selected) 
and the following screen is displayed.

Diagram 15: Select bigger font (Font tab)

Select ‘Lucida Console’ as the font (instead of Raster Fonts). Then select a 
suitable font size – usually 16. Now click OK.

Then select SAVE FOR FUTURE WINDOWS and click OK to close this window.

1.8 Check printing from Superpay

Now that you have successfully installed SUPERPAY, you need to deter‐
mine if your printer can print directly from SUPERPAY.

Step 1 – Make sure printer connected

Make sure your printer is properly connected and can print from a Win‐
dows program such as Word or Notepad.

Chapter 1: Installation

Step 2 – Choose Company Record option

Following on from Step 10 in 1.6 above, you should now have the SUPER-
PAY MAIN MENU displayed.

Diagram 16: Main Menu – New company selected

Press 7 to highlight the COMPANY RECORD option and press ENTER.

Step 3 – Enter your company’s name

Diagram 17: New company record

A blank Company Record is then displayed.

Diagram 18: Enter company name

Enter your company’s name in the Name field and press ENTER. The high‐
light moves to the next line. Now press F10. Then press F9.
If your printer prints something, you do not need to worry at this stage 
about the actual format of what was printed. The main point is that you do 
not need PRINT HELPER and should now end the session and proceed to 
Chapter 4.

Installers Guide

If your printer does not print, you need to install PRINT HELPER and should 
now end the session and go to Chapter 3.

1.9 End session

Always EXIT SUPERPAY by pressing the ESC key on the MAIN MENU and, 
when asked the following question,

enter Y to confirm. NEVER close down SUPERPAY by clicking the X button 
in the top right of the window.

2 Networks

2.1 Network licence

If you intend to install SUPERPAY on a network, you need to purchase the 
Network licence which costs a one‐off fee of £100 + VAT.

2.2 Overview
If you have a network with a server, you may want to install SUPERPAY on 
the server and run it from a workstation.

Advantages of this setup are:

1. It can be easier to backup data when it is stored on a central server 
rather than on usersʹ workstations.
2. If you have multiple SUPERPAY operators they can share the same 
installation. Updates only have to be installed once and they are avail‐
able to all operators.
3. If a workstation fails or is upgraded you donʹt have to reinstall SUPER-
PAY on the new one. You need only set up a new shortcut to the server 

There are some cautions as well:

1. The payroll data may be accessible to other network users. You should 
use the security features of Microsoft Windows to prevent unauthor‐
ised users reading from or writing to the SUPERPAY folder.
2. If you use a portable computer and work away from your office you 
would need to synchronise your data when you reconnect. SUPERPAY 
does not have any built in facilities to do this. (Note: We do not pro‐
vide installation help at anywhere other than the telephone land line 
registered for your SUPERPAY installation.)

Alternative – install locally

If you do not want to install SUPERPAY on the server, you can install it on 
one workstation and run it from there. The disadvantage of this set up is 

Installers Guide

that your SUPERPAY data is not backed up from the server and the data 
cannot be shared.

2.3 Organisation of Superpay’s data

SUPERPAY is an MS–DOS program, and by default follows the pre‐Win‐
dows convention of storing the program and data in the same folder.
This has the advantage of making the program very portable. Since it is 
not a Windows program, the only installation required is to copy the pro‐
gram and data files to the installation folder and set up desktop short‐
If an accident or mistake causes you to lose your SUPERPAY installation, 
you can get it back by simply copying a backup copy of the folder to the 
installation location.

2.4 Prepare the server for installation

1. Find a place on the server to hold the SUPERPAY program and data. 
This can be anywhere on the serverʹs disk(s).
2. Create a folder – you may find future maintenance easier if you name 
the folder Superpay.
3. Set permissions on the SUPERPAY folder so that all payroll operators 
have read and write access to it.
4. Share the folder just created. You can either share the SUPERPAY folder 
itself, or share some point higher in the folder structure. If you have an 
existing share that provides access to the SUPERPAY folder you can use 
that one.
5. Set permissions on the share so that the payroll operators have read 
and write access to it.

2.5 Prepare the workstation for installation

Map a drive letter on each operatorʹs workstation to access SUPERPAY on 
the server. You must use the same drive letter on each workstation, so if 
you have more than one SUPERPAY operator you need to choose a drive let‐
ter that is available to all of them.
Use Windows Explorer to map the drive (Tools/Map Network Drive). 
Ensure that the ‘Reconnect at logon’ checkbox is ticked.
The following instructions assume that you mapped drive S to a place on 
the server that contains a folder called SUPERPAY.

Chapter 2: Networks

2.6 Install Superpay

Insert the SUPERPAY CD in the workstation’s CD drive, or run the setup 
from our website ( and install SUPERPAY. Change the 
suggested install location to the path to the server using the mapped drive 
(S:\Superpay in our example).
If you are only running SUPERPAY from one workstation, that is all you 
need to do.

2.7 Other workstations

If you want to access SUPERPAY from other workstations, do the following:

Map a drive
Map a drive from each workstation to the server. The mapped path to the 
SUPERPAY folder on the server must be the same on all workstations 
(S:\Superpay in our example).

Create a shortcut to SUPERPAY on each workstation

Install the SUPERPAY CD to S:\Superpay on each workstation. This sets up 
an icon for you and also checks that the write permissions are correct.

Confirm installation
If you double click on this new shortcut, SUPERPAY should start.

2.8 And finally

Ensure that the folder on the server that contains SUPERPAY will get backed 
up. If it should be lost, all that is needed to restore it is to copy the backup 
of the folder to the same place on the server that it came from.
When there is an update to SUPERPAY, it should be installed from the work‐
station to the drive letter and path in use (S:\Superpay in our example). If 
you have more than one operator, you need only install the update once 
from any one of the workstations.

2.9 Single user on a peer to peer network

Sometimes users of the single company SUPERPAY want to call up SUPER-
PAY from more than one work‐station.

1. In order to run SUPERPAY on a peer to peer network all the worksta‐
tions must use the same drive mapping. Decide which PC will be the 
main SUPERPAY installation. This will be called the host computer.

Installers Guide

2. Use Windows Explorer or My Computer to create a C:\SUPERPAY direc‐
tory on the host computer. Then set it as a shared folder.
3. Map the shared Superpay folder as a drive letter on all the computers 
which will run Superpay – including the host computer. You can use 
any drive letter you wish – we suggest S for SUPERPAY.

Create a shortcut to SUPERPAY on each workstation

Install the SUPERPAY CD to S:\Superpay on each workstation. This sets up 
an icon for you and also checks write permissions are correct.

Confirm installation
If you double click on this new shortcut, SUPERPAY should start.

2.10 Multi-User set up

More than one operator can work on different SUPERPAY companies at the 
same time. SUPERPAY uses a ‘Company locking’ feature so that no two 
operators can work on the same company at the same time.


3.1 Overview
You only need to read this chapter if your Windows software is not up to 
date (see 1.4) or if you need the PRINT HELPER to print from SUPERPAY (see 

3.2 Confirm Windows version

If you do not know what version of Windows is on your PC, hold down 
the Windows key (i.e. the key between CTRL and ALT) and press the PAUSE/
BREAK key (top right of your keyboard) to display a System Properties 
window. (On a laptop you may also need to press the FN (function) key.)

Diagram 19: System properties window

Check your version of Windows. If you have a compatible version of Win‐
dows but do not have the correct Service Pack, download the software you 

Installers Guide

need from Microsoft’s website before proceeding. Service Pack downloads 
are free but can take a long time to download.
Unfortunately, this manual cannot guide you through the Service Pack 
downloads since each Windows update depends on what updates are 
available from Microsoft at the time of the download, and what system 
software is already on your PC.
In addition, if you have not updated your PC recently (or not at all) you 
may have a backlog of High Priority updates which you need to down‐
load before you can download a Service pack. There is no way round this. 
To run PRINT HELPER you need up‐to‐date Windows systems software.

Downloads on a dial up Internet connection

Even if there is no updates backlog, Windows Service Packs are large 
downloads which take a while even on a high speed Broadband connec‐
tion. If you only have a dial up service, it may take hours to download the 
required software.

3.3 General notes about Print Helper

Do I need Print Helper?

If you have already established that your printer cannot print directly 
from SUPERPAY (see 1.8 above) you will need PRINT HELPER to ‘translate’ 
SUPERPAY’s output into a format which your printer understands.

How do I install Print Helper on my PC?

PRINT HELPER is a free download from SUPERPAY’s website (www.super-

How does Print Helper work?

Once you have set PRINT HELPER up, when you press F10 in SUPERPAY to 
print, SUPERPAY sends your printouts to a file on disk. PRINT HELPER then 
takes over and sends this ‘PRINT’ file to your printer.
All this happens in the background, and once you have downloaded and 
set up PRINT HELPER you are not aware that the module is running.

Does Print Helper work on a Network?

If you run SUPERPAY on a network, you should contact our help desk for 
advice. How you set up PRINT HELPER on a network depends on your net‐

Chapter 3: Downloads

work configuration – e.g. does each workstation have its own printer or is 
there one network printer for several SUPERPAY workstations?

3.4 Download Print Helper program

Start Internet Explorer and go to our website ( Click 
on the DOWNLOADS button at the top of the home page:

Diagram 20: Downloads page

In the DOWNLOAD PRINT HELPER section, click on the link to the PRINT
HELPER program. (You may need to scroll down to see this.)

Diagram 21: Select download option

This is a standard Windows download. Choose RUN or OPEN, whichever 
option is displayed. If you are asked any security questions click on Yes to 
proceed. On each screen which follows, accept the default answers to 
install the program until you click on FINISH.

3.5 Print Helper set up icon

Close SUPERPAY’s website.There is now a grey F10 SET-UP icon on your 

Diagram 22: Print Helper desktop icon

Installers Guide

Double‐click this icon to start PRINT HELPER.

3.6 System Requirements

To run PRINT HELPER you need Microsoft’s .NET FRAMEWORK VERSION 2.0 on 
your PC. If, at this stage, you get a:
‘The application failed to initialise…’
message (or nothing happens), then you do not have the correct version of 
.NET on your computer and you need to download it now. The .NET FRAME-
WORK is a free download from Microsoft’s website. If you do not know 
how to download this, refer to 3.15 below.

3.7 Start Print Helper

When you start PRINT HELPER a small red PRINT HELPER icon is displayed in 
your System Tray to indicate that it is running.

Diagram 23: Inactive Print Helper icon in the system tray

(The System Tray – the bottom right corner of your desktop – holds pro‐
grams such as your firewall which automatically load when you turn on 
your PC. They run in the background and do not normally require opera‐
tor intervention. This is exactly how PRINT HELPER works. You set up the 
module, and then when you ask SUPERPAY to print, PRINT HELPER automat‐
ically runs – with no further intervention from you.)

Chapter 3: Downloads

3.8 Select Superpay printer

Double‐click the red (or green) PRINT HELPER icon to display the following 
SETTINGS screen.

Diagram 24: Settings for PRINT HELPER

Select a printer from the drop down list in the usual way.

3.9 Select ‘file to watch’

You now need to tell PRINT HELPER where SUPERPAY will save your print‐
outs. If you store SUPERPAY in the default directory of c:\superpay this is 
already set for you.
You should not need to enter or change any other fields on this screen – 
the file name rep.txt is already displayed – so now click on SAVE to close 
the SETTINGS window and activate the module.

Installers Guide

3.10 ‘Active’ Print Helper icon

Now that you have activated the PRINT HELPER module, the System Tray 
icon changes from red to green.

Diagram 25: Green F10 icon

If you later realise you want to change a SETTING, double click this icon to 
re‐display the SETTINGS screen, and enter the changes.

3.11 Prepare Superpay for Print Helper

The next step is to return to SUPERPAY. On the MAIN MENU, choose option 8, 
UTILITIES and then choose option 2, PRINTER CONTROL. Press PAGE DOWN to 
display the next screen. Press F6.

Diagram 26: Printer Control screen 2 - F6 prompt

This sets up rep.txt in the PRINTER 1 LOCATION field and inserts a string of 
numbers in the PRINTER INITIALISE and CONDENSED ON and OFF fields. Press 
F9 to STORE this screen.

3.12 Confirm Print Helper works

Return to the MAIN MENU and choose option 7, COMPANY RECORD. Press F10 
to ‘print’ the screen. (Note: It does not matter what report you choose to 
print here. We suggest COMPANY RECORD because it is easy to print this 
screen without knowing how SUPERPAY works.)
The first time you use PRINT HELPER, it may take a few seconds to convert 
the output and start printing. When something prints you have success‐
fully set up PRINT HELPER.

Chapter 3: Downloads

3.13 What happens next

From now on, whenever you press F10 in SUPERPAY, the printout will be 
sent to a REP.TXT file which PRINT HELPER automatically sends to your 

3.14 Change printer

If you want to change your printer, do this in PRINT HELPER, not SUPERPAY; 
i.e. double click on the green F10 icon in your System Tray, select the new 
printer from the drop down printer list and then SAVE the screen.

3.15 Download Microsoft .NET Framework 2.0

.NET is a free download from Microsoft’s website. The remainder of this 
chapter tells you how to download this .NET software.

Step 1 – Go to Microsoft’s website

Diagram 27: Microsoft’s website

Use Internet Explorer to go to the Microsoft website at 
This web page changes frequently, so your screen may look quite different 
from the diagram above.

Installers Guide

Step 2 – Click on Downloads & Trials

Now click on DOWNLOADS & TRIALS in the ‘Microsoft Sites’ list (the list is at 
the top right of the above screen). Your screen will have a list similar to the 
list below.

Diagram 28: List of Microsoft sites accessible from the Home page

Step 3 – Click on Download Center

On the Downloads & Trials screen, click on DOWNLOAD CENTER (first on 

Diagram 29: Microsoft’s Downloads & Trials

Step 4 – Click on .NET option in list of popular downloads

In the Download Centre, you can see:
.NET Framework Version 2.0 Redistributable Package (x86)

Chapter 3: Downloads

is option 4 in Popular Downloads. (If, when you view this screen, this 
option is not displayed, you will then need to choose More Popular Down‐

Diagram 30: Microsoft Download Center

Step 5 – Click on Download

Diagram 31: Microsoft .NET Framework 2.0 download screen

Click on the Download button (in centre of screen). There is no need to 
read the description.

Step 6 – Click on RUN.

The DOWNLOAD follows standard Windows conventions.

Installers Guide

1. Click Run or Open (whichever is displayed).

Diagram 32: Standard file download security warning

2. The DOWNLOAD takes quite a while and a progress window is dis‐

Diagram 33: Download in progress

3. You are then asked if you want to run this software. Click on RUN.

Diagram 34: Security warning before Run

Chapter 3: Downloads

4. The Installation program then checks whether this is a new Installa‐
tion of .NET, or an update. If it is new, it may ask you to close Internet 
Explorer before continuing.

Diagram 35: Verifying the downloaded file

If this is a new installation, follow the installation instructions until the 
program is successfully downloaded. If, on the other hand, .NET is already 
installed, you are asked if you want to Repair or Uninstall the software.

Diagram 36: .NET Framework Version 2.0 already installed

If you are asked this question, click CANCEL (at the bottom of the screen) to 
end the download because you already have .NET Framework 2.0 on your 
computer. You then confirm the CANCEL and click on FINISH.

Installers Guide

4 System and printer

4.1 Overview
You now need to set up your SYSTEM DETAILS and PRINTER CONTROL 

4.2 System details screen

Choose UTILITIES (option 8 on the MAIN MENU) and then SYSTEM DETAILS
(option 6).The highlight is automatically in the PAYSLIP STYLE field. Enter 
an appropriate code for the payslips you will use (see the sample pack for 
product codes).

Diagram 37: System details

4.3 Default payslip style

SUPERPAY’s default I2 layout is for payslip product code PL which is the 
standard laser/inkjet payslip.

4.4 Other payslip styles for laser printers

 P2 for Heat Seal laser (Mailer) payslips (product code PLHS)
 O2 for Pressure Seal laser payslips (product code PLPS).

Installers Guide

4.5 Dot matrix payslips

Enter B2 for a dot‐matrix printer. This works with 1 part, 2 part, 3 part and 
security continuous payslips; i.e. product codes P1, P2, P3 and PS. If you 
will use continuous security mailer payslips (product code PM) enter A2 

4.6 Backup/restore disk drive

CD drive
You cannot back up SUPERPAY onto a CD.

Floppy drive
If your workstation has a floppy drive, you can backup your SUPERPAY 
data to floppy disk(s), in which case you do not need to change the drive 
letter here. However, floppy disks have limited storage and you may end 
up with lots of disks if you are running SUPERPAY for several companies or 
you have lots of employees.

USB flash drive

You can backup your data to a flash drive etc. in which case enter the 
appropriate drive letter here; e.g. H.

4.7 Close System Details screen

Press F9 to STORE any changes. This returns you to the UTILITIES menu.

4.8 Printer Control screen 1

Choose Option 2, PRINTER CONTROL. Screen 1 displays a list of forms. This 
screen has two functions:
 It allows you to use the DESTINATION function to specify different print‐
ers for different reports or forms – e.g. a laser printer for plain paper 
reports and a dot matrix for 2 part or security payslips. If you want to 
utilise this function, call our hotline. This manual assumes that you use 
the same printer for everything.
 It lists the reports and forms which are sitting in your spool file waiting 
to be printed. You can then select which ‘pages’ you want to print. 
Since you have not yet run any payrolls, there is nothing waiting to be 
Press PAGEDOWN to move to Screen 2.

Chapter 4: System and printer details

4.9 Printer Control screen 2

Diagram 38: Printer Control screen 2

If you only use one printer, your printer details are Printer 1.

If you downloaded and set up PRINT HELPER, you do not need to enter any 
fields on this screen (printer 1 shows as rep.txt) so you can skip now to 
Chapter 5.

Location field
If you do not use PRINT HELPER you need to check your location is set up 
correctly. Enter prn, lpt1 etc. prn is the standard code for a parallel printer, 
and SUPERPAY prompts this. If you wish, you can enter a specific port 
name, such as lpt1, lpt2, or lpt3. SUPERPAY will then send reports to that 
port instead.You can also enter a filename if you want to create a print file 
on disk (e.g. rep.txt for PRINT HELPER installations).
If you have a network printer and are running Windows 2000, NT, ME, or 
XP you can re‐route one of the lpt ports to the UNC address of the network 
printer. However, most SUPERPAY users choose to install PRINT HELPER 
rather than re‐route an lpt port.

Dot matrix printers

If you use a dot matrix printer, there is nothing more to enter on this 
screen, so skip now to Chapter 5.

Laser or inkjet printers

Press F2. SUPERPAY then inserts the correct initialisation and condensed 
print codes. If you have a HP DeskJet printer and the F2 key does not work 

Installers Guide

correctly, enter the following initialise code (do not change any of the 
other fields set up with the F2 key):
27 38 108 50 54 97 54 54 70

4.10 End session

You have now completed the SUPERPAY installation on your system, and 
can proceed to Chapter 5.

5 Sundry items

5.1 Mailing list

Payroll programs are regularly updated for legislation changes. To ensure 
that you know when updates for SUPERPAY are available ‘SUBSCRIBE’ to 
SUPERPAY’s email list. Go to: and click on DOWNLOADS. 
Then click on SUBSCRIBE and SEND us a blank email (with the default email 
‘subject’ of subscribe). We will then email a confirmation reply to you. On 
this email, click REPLY to confirm. There is no charge for our mailing serv‐
We cannot add you to SUPERPAY’s email list; this is something that you 
need to do. If you have a separate IT department, it is good practice for 
both the IT and payroll departments to ‘subscribe’ independently so that 
the IT department will know when to update your software, and you will 
know what changes have been made to the program.
At any time you can remove your email address from our mailing list. To 
do this, go to SUPERPAY’s website, click on DOWNLOADS and click on SUB-
SCRIBE as described above. Change the email subject from SUBSCRIBE to 
UNSUBSCRIBE and send a blank email to us.

We do not send attachments with our emails; we simply inform you when 
the program or manual has been updated. It is then up to you to down‐
load an update. Please note: We do not email you about every small 
change to the program.

5.2 Superpay files - Overview

Information about SUPERPAY’s files is included in this Installers Guide 
since you may find this information useful if you need to RESTORE files 
after a system crash or from a backup system which is outside the 
SUPERPAY program. There are three types of files: data, program and 

Location of files
If you want to know where your existing SUPERPAY program and data files 
are stored, load SUPERPAY in the usual way and press ALT-F10 anywhere 

Installers Guide

within the program. The screen then displays a window of system infor‐
mation which includes the location of your:
Program files:
Local files:
Shared files:
Data files:
If you have the 250+ (i.e. unlimited) version of SUPERPAY, you can choose 
where to store your data. With all other versions, your SUPERPAY data is 
always in the same directory as your SUPERPAY program.

5.3 Data files

Each company has one company file and for each tax year one employee 
file. The names of these files include the company number, so Company 
1ʹs files for 2007/2008 are:

i.e. the Y08 stands for the Employee Records for the year ending 5/04/08. 
Company 3ʹs files are:

You can see that the three digits after the ‘SCʹ are the company number. 
The two digits at the end of the second file represent the tax year end. 
When you have been using SUPERPAY for more than a year you will have 
an employee file for each tax year. For example, if you started using 
SUPERPAY on 6th April 2002, in 2007/2008 you have the following files:

i.e. you will have six employee files (one for each tax year) and one com‐
pany file.

5.4 Program files

If you need to go back to a backup of your SUPERPAY program (e.g. if your 
hardware malfunctions and you lose your SUPERPAY programs) you can 
re‐install your latest update CD which is a complete program. Alterna‐

Chapter 5: Sundry items

tively, you can download the latest version from our website www.super-
If your computer has malfunctioned and you want to check whether you 
still have all your SUPERPAY files on disk, here is a list of SUPERPAY’s pro‐
gram files:
SPREP***.DAT (approximately 155 files, usually increases each year)

Report layouts
If you have copied the sample reports as described in the New Users 
Guide each of the sample reports is in the format:

where 999 is a number between 001 and 699, usually in the 300 to 399 
range. These sample reports are stored in the same directory as your 
SUPERPAY program.

Similarly, if we have designed some special reports for you, these reports 
will also be in this format.

5.5 System files

In addition to the individual company files, there are also:
Spool file SPSPOOL.DAT
System file SPSYSTEM.DAT
Configuration file SPCONFIG.DAT

These three files are common to all companies; i.e. there is only one spool 
file, one system file, and one configuration file no matter how many com‐
panies you run on SUPERPAY.

Spool file
The Spool File contains any reports you have saved using the SPOOL print 
prompt option. If there is no Spool File when you choose the SPOOL 
option, SUPERPAY creates the file for you. The contents of the Spool File are 
shown on PRINTER CONTROL, Screen 1.

Installers Guide

System file
The System File is displayed as Option 6 on the UTILITIES menu. It contains 
‘system’ information which is common to all your companies – see 4.2.

Configuration file
The configuration file contains:
 the last company number accessed,
 the last date used within SUPERPAY,
 directory locations of your SUPERPAY program, shared, local and 
data files, and
 printer details.

It is not displayed within SUPERPAY.

Colour scheme file(s)

There are also colour scheme files in the range:

Most users accept the displayed colours rather than create their own col‐
our scheme.

New Users Guide

Section B
1 Introduction

1.1 Overview
Welcome to SUPERPAY’s New Users Guide. At this stage you should have 
installed SUPERPAY and set up your system so that your printer works with 
SUPERPAY. If not, refer back to the Installers Guide and follow through the 
SUPERPAY set up procedures.

Different Versions
The same SUPERPAY manual applies whatever size payroll you have. This 
is because SUPERPAY has the same core functions whether you have the 
smallest single company version (SP1-10) or the unlimited version (SP) 
which allows an unlimited number of employees for an unlimited number 
of companies.
Your licence number determines which functions are available to you. For 
example, single company versions cannot change company number.

Organisation of this manual

This New Users section guides you through setting up your data and run‐
ning your first payroll on SUPERPAY. It is designed to be read in sequence. 
It specifically does not cover every possible function available within 
SUPERPAY. If your payroll needs to do something that is not covered by this 
Guide, refer to the FAQ (Frequently Asked Questions) booklet, email sup- or telephone our hotline.

1.2 Training
SUPERPAY is easy to use and has come top in all the recent ICAEW surveys 
of payrolls used by accountants. Most new users work through this New 
Users Guide and run payrolls without any special SUPERPAY training. (You 
can call our Hotline on 0161 832 4761 if you get stuck.)
If you want a day’s intensive training on SUPERPAY, Computastore can rec‐
ommend third party training at your premises. The 2007 daily rate is £300 
+ expenses + VAT. The price is the same for one, two or 3 people attending 

New Users Guide

the training session. The training day is from 10:00 am to 4:00pm with a 
break for lunch.
If you are new to PAYE, we suggest you attend a free Inland Revenue PAYE 
course to learn the basics. You can telephone your local tax office for more 
information on their training provision.

1.3 Forms needed

As part of your SUPERPAY package, you have received a sample pack of 
payslips.You can order the forms by calling our hotline on 0161 832 4761.

SUPERPAY’s standard laser payslip has been specifically designed to fold 
over so that the employee’s name and address is visible in a standard DL 
window envelope which can be purchased from any stationers.
On dot matrix payslips, you can choose a payslip option which prints an 
employee’s name and address on a separate payslip before the employee’s 
actual payslip. You can then use the perforation as a fold line so that the 
name and address is visible in a standard DL window envelope.
If you pay your employees in cash, SUPERPAY’s paypackets are made with 
strong manila paper for notes and coins. It fits both laser and continuous 

Plain paper reports

Reports are printed on either A4 sheets or continuous 9½ʺ x 11ʺ plain list‐
ing paper.

Inland Revenue forms

You will need Inland Revenue P45 and P60 forms which you can order free 
of charge from the Inland Revenue Orderline. (Tel: 08457 646 646.)

1.4 Year end online filing

You can file your year end data using SUPERPAY’s Filing by Internet (FBI) 
module which is available as a free download from our website www.super- The program changes each year in line with Inland Revenue 
specifications. Each March we supply a separate FBI booklet to guide you 
through the process. This is supplied as part of your annual Maintenance.

Chapter 1: Introduction

1.5 Updates
All PAYE legislation rates and bands are written into SUPERPAY and cannot 
be changed by you. When there are legislation changes we provide an 
update to cover the changes. The update may be a CD, an Internet down‐
load or whatever media is the current best method of updating payroll 
software. (Technology is changing all the time so we cannot say how 
future updates will be supplied.) Please file any update notes in your 
SUPERPAY ring binder supplied with this manual.

There are usually two updates a year – on 6th April and in May or June. 
As well as any necessary legislation changes, the updates contain any pro‐
gram enhancements made since the previous update. Licenced SUPERPAY
users can always download the latest version of SUPERPAY from our Web‐
site (

Register on our website

If you register your email address with us you will be notified when 
SUPERPAY is updated. You can then download the most recent version of 
SUPERPAY – see 5.1 in the Installers Guide for registration details.

Maintenance charge
To be able to use these updates, you need to renew your licence each year. 
We send Maintenance pro‐forma invoices in December to cover annual 
licence renewal which runs from February to January.

1.6 Hotline support

Even though new users receive free hotline support for one full year, you 
need to renew your support contract on 1st February of the current tax 
year. For example, if you buy SUPERPAY in August, you will be invoiced for 
6/12 of the annual Maintenance the following February.
We send out all our Maintenance Invoices at the same time each year. This 
keeps costs to a minimum which is reflected in our annual Maintenance 
charges. No part‐year Licences are issued.

Inland Revenue Helpline

We like to be as helpful as possible (which is why we come top in the 
ICAEW surveys) but we do not have the authority to advise you on certain 
PAYE queries such as what tax or NI code you should use for particular 
employees or whether ‘redundancy pay’ is subject to tax or NI.

New Users Guide

You should telephone the Inland Revenue or your accountant for advice 
on these matters. When the Inland Revenue or your accountant tells you 
what to do, we can tell you how to do it on SUPERPAY.

1.7 Warranty
Until you are completely familiar with SUPERPAY, you should take care 
checking your computer results to ensure that unwanted facilities have 
not been engaged in error.
Please see your Licence Agreement for details of your warranty.

1.8 Copyright
The SUPERPAY programs, manuals and payslips are copyright and all 
rights are reserved by Computastore Ltd. They may not be copied in 
whole or in part without the prior consent in writing from Computastore 

1.9 Screen displays

The screens displayed in this New Users Guide correspond to SUPERPAY 
Version 3.18 (latest tax change 18th May 2007). If there have been legisla‐
tion changes which affect the screen displays you will have received any 
relevant update notes which document the changes.
Because of the need for frequent legislation changes, payroll software 
often moves at a faster pace than the accompanying manual. So, do not 
worry if your screen displays differ from this manual. If there are major 
changes there will be update notes to explain the changes.

2 Getting started

2.1 Overview
As part of the SUPERPAY installation, you loaded SUPERPAY and selected a 
company (Section 1.6 in the Installers Guide, steps 8 and 9). In case you are 
not the person who installed SUPERPAY we repeat that start up information 
in 2.3 to 2.8 below. If you have already started up SUPERPAY read 2.2 below 
and then skip to 2.9.

2.2 Data entry

SUPERPAY is a DOS program running in a Windows environment. This 
means that you need a mouse to load the program, but once the SUPERPAY 
logo screen is displayed, you no longer use a mouse to move around the 
screen or choose options. This speeds up data entry. If you are unfamiliar 
with DOS data entry, you need to read this section.
1. When running SUPERPAY, NEVER close the program by clicking the X 
button in the top right corner of the window.

Diagram 1: Do not use this button to close Superpay

2. Always EXIT SUPERPAY by pressing the ESC key on the MAIN MENU and 
enter Y to confirm EXIT from SUPERPAY.

Diagram 2: Superpay exit prompt

3. As a general rule, press ENTER when you have finished typing a field.
4. Choose a menu option by entering the menu number; e.g. to choose 
option number 4 on a menu, type 4 and press ENTER. (You can also use 
the cursor keys to move up and down the list but it is quicker to type 
the option number.)
5. Use your cursor keys or ENTER key to move around the screen field by 

New Users Guide

6. At the bottom of many of the screens there is a list of options called the 
PROMPT. Press the appropriate function key along the top of your key‐
board to choose an option; e.g. to STORE an Employee Record, press 
the F9 function key.
7. At any time you can press the ESC key to:
 go back a menu or
 escape from your current screen without saving any changes you 
may have made to the screen.
8. When SUPERPAY asks for a range of employees, you can:
 leave both fields blank to choose all employees.
 enter an employee’s number in both fields, to choose one employee.
 enter the codes of the first and last employees in the required range.
 enter a department letter to choose all employees in a department; 
e.g. enter A to A for all employees in department A; enter A to C for 
all employees in departments A, B and C.
9. If you have more than one company, you can go to the MAIN MENU, and 
press ALT-F2 (i.e. hold down the ALT key and press F2) to change com‐
pany; i.e. you do not have to close down and load up SUPERPAY again 
with a different company.
10. When SUPERPAY asks a y/n type question, type:
Y  ENTER    or    N  ENTER
for yes or no. The Y or N can be in capitals or lower case.

2.3 Load Superpay

If you do not already have SUPERPAY loaded, double click your SUPERPAY 
icon to display the SUPERPAY logo screen.

Diagram 3: Superpay desktop icon

Chapter 2: Getting started

2.4 Enter licence number

If this is the first time that SUPERPAY has been loaded, the following mes‐
sage is displayed:

Diagram 4: Enter licence number

Enter your Licence number (include the dashes and do not enter any 
spaces). Then enter the name of your company (i.e. the name of the com‐
pany on your Licence Agreement). If your installer has already done this 
for you (see 1.6 in the Installers Guide) SUPERPAY does not ask you to enter 
your Licence details again. Instead the screen below is displayed.

2.5 Logo screen – select company

Diagram 5: Select a company (on logo screen)

What you enter next depends on which version of SUPERPAY you have.

2.6 Company number (multi-company versions only)

SUPERPAY asks for the company number. Enter Company 1 to start with. 
(You are not asked for the company number if you have the single com‐
pany version of SUPERPAY.)

New Users Guide

2.7 Date
SUPERPAY asks for the date. As a new user, SUPERPAY prompts today’s date. 
Press ENTER to accept the displayed date or enter a new date.

2.8 Data path (unlimited version only)

If you have the unlimited version, SUPERPAY asks for the data path. Most 
bureaux use the same directory for both the SUPERPAY data and program 
in which case leave this field blank and press ENTER. If you want to use a 
different directory, enter the folder name here (the folder must exist).

2.9 Password
When (if) you set up password(s) on your COMPANY RECORD, SUPERPAY 
also asks for a password here on the Logo Screen. However, as a brand 
new user you have not yet set up any passwords, so you are not asked that 
question yet.

2.10 Main menu

When you have completed the Logo screen, SUPERPAY displays the MAIN

Diagram 6: Main Menu

The MAIN MENU lists SUPERPAY’s main options. When you choose a MAIN
MENU option (apart from COMPANY RECORD), you are presented with 
another list of options. To move from one option in, for example, the 
Employee Records menu to an option in the Utilities menu you must 
always come back through this MAIN MENU screen.

Chapter 2: Getting started

Company name
As part of your Installation instructions, you entered your Company name 
in the Company Record (see 1.8 in the Installers Guide), so your Company 
name is displayed in the top left of the screen.

2.11 System overview

To run your first payroll you need to:
 Set up your Company record – Chapter 3.
 Set up your Payslip headings – Chapter 4.
 Set up your Employee Records – Chapter 5.
 Run your payroll – Chapter 6.
 Print your payslips and reports – Chapter 7.

2.12 Default settings

Where possible, SUPERPAY prompts default settings to make it as easy as 
possible for new users to get a payroll up and running.
At this stage you do not need the answer to ‘Why would I need this field?’ for 
every field on the Company and Employee records. If you do not know 
what a field is for, it is probable that your company does not need it. Sim‐
ply go with the default settings, run a payroll, see if you get unexpected 
results and if you do, then look again at the default settings.
When you are more familiar with SUPERPAY you can come back and have 
a look again at all the fields on the Company, Employee and Payslips 
Headings records to see if SUPERPAY could perhaps do more to help with 
your payroll processing if you changed some of the default settings.

New Users Guide

3 Company record

3.1 Overview
If you are following through this manual in sequence, the MAIN MENU is 
currently displayed. Choose option 7, COMPANY RECORD.

Diagram 7: Choose Company Record

There are four screens for each company. Many of the fields will not con‐
cern your company in which case leave the default settings unchanged.
(You can ignore Screen 4 which is no longer needed for current pay‐
rolls. However, this screen is retained in case existing SUPERPAY users 
need to go back and look at previous years’ data.)
This chapter describes only the fields that most new users need to enter to 
get their payroll up and running on SUPERPAY.

3.2 Prompt options

At the bottom of the COMPANY RECORD screen, there is a list of options 
called the PROMPT.

Diagram 8: Company record prompt

New Users Guide

STORE saves all four screens and returns you to the MAIN MENU. When you 
are setting up a new company, STORE creates the Company.

PRINT prints the COMPANY RECORD currently displayed. For technical rea‐
sons the report does not include Screens 3 and 4. If you want a printout of 
your Inland Revenue payments which are stored on Screen 3, the MONTHLY
SUMMARY report can include these figures (see 7.3).

There is no PASSWORDS prompt on a new record; it is displayed only when 
you already have some passwords. The passwords themselves are not 
automatically displayed.
If you want to change or display passwords, press the PASSWORDS
prompt. SUPERPAY then asks for a password and checks what you type 
against your companyʹs existing passwords. If correct, SUPERPAY then dis‐
plays passwords up to the level that you enter.
You can then change any of your passwords by overtyping the displayed 
password with a new password and then storing the revised record.

NEXT SCREEN displays the next screen (without saving to disk any changes 
to the current screen). Though the prompt is not displayed, you can also 
use PREVIOUS SCREEN (i.e. press PageUp) to move back a screen.
 When you are on Screen 4, NEXT SCREEN displays Screen 1. When you 
are on Screen 1, PREVIOUS SCREEN displays Screen 4.
 If you make a change to the COMPANY RECORD data and then use NEXT
SCREEN or PREVIOUS SCREEN to move to another screen, remember to 
STORE the record when you have finished.
 You must have something in the COMPANY NAME field before you can 

Std tax year

Diagram 9: Company record prompt on screen 3

Chapter 3: Company record

This prompt is only displayed on Screen 3. STD TAX YEAR sets the number 

of tax weeks in each tax month back to the default settings which agree 
with the Inland Revenue P32 form. As a new user, you can ignore this 

3.3 Shift-Help

Diagram 10: Shift-Help option

You can press SHIFT-F1 (i.e. hold down the SHIFT key and press F1) to dis‐
play brief information on the field currently highlighted. This extra infor‐
mation overwrites the PROMPT line. Extra information will continue to be 
displayed as you move around the screen until you press SHIFT-HELP again 
to re‐display the PROMPT.
In the above diagram, the highlight is on the DISTRICT NO field and the field 
description shown at the bottom of the screen is

If you press ENTER, the field description changes to FIELD 23:…

New Users Guide

3.4 Screen 1 – Company data

Diagram 11: Company Record – Screen 1

Name (Field 1)
Length: 35 alphanumerics

Enter your Company name. There must be something in this field before 
you can move the highlight to another field.
Address (Fields 2-6)
Length: (5 alphanumeric fields)
1st line: 35
2nd, 3rd, 4th line: 30 each
5th line: 9

Enter your Companyʹs PAYE address.
Sort code/Account number/Account name (Fields 7-9)
Enter these fields if you intend to pay your employees by BACS, AUTOPAY, 
or ONLINE BANKING. You only need to enter an Account name if it differs 
from the name stored in field 1 above.

3.5 Screen 1 - Passwords

Passwords (Fields 10-13)
Length: Maximum 8 alphanumerics each

If you do not need passwords, leave these fields blank and press PAGE-
DOWN now to move to screen 2.

Set up Passwords
SUPERPAY is supplied without any pre‐set passwords; i.e. all 4 password 
fields are blank. When you set up passwords here make sure you memo‐
rize or write them down so that you wonʹt be locked out of a company just 

Chapter 3: Company record

because you forgot a password. Once set up, you will need to enter the 
password exactly as you first entered it; i.e. SUPERPAY will check that you 
enter the same mix of spaces, and upper and lower case letters.

4 different password levels

Each of the 4 passwords has its own level of authority. If someone 
attempts to carry out a function which requires a password higher than 
the one they have entered, SUPERPAY will not continue.
You choose the number of passwords you want and leave blank those lev‐
els you donʹt need.

One password
Most users set up one password in Level 4.

Diagram 12: A level 4 password

A Level 4 password stops anyone getting past the SUPERPAY logo screen 
without a password, but once into the system, you have access to all 
SUPERPAY’s functions for all companies.

If you were to set up a password only in Level 1, SUPERPAY would only ask 
for a password if you tried to DELETE a company. This would mean that 
anyone could view and process your payroll data.

Two passwords
Example: One for the weekly payroll, and one for the monthly payroll. 
Fill in Level 3 or 4 for the weekly payroll and Level 2 for the monthly pay‐

New Users Guide

3.6 Screen 2 – Payroll options

Diagram 13: Company Record – Screen 2

At this initial stage, new users should accept all the default settings in the 
Options box on this screen. Move the highlight down the screen until you 
reach the Inland Revenue references section.
PAYE references – general
These two fields are printed on Year end forms (P14’s, P60’s), payslips and 
other reports (P45’s, Deduction cards).
These fields are also used for identifying your submission when you file 
online at the end of the year. Errors in these two fields are the biggest 
source of failure of SUPERPAY year end online submissions. Unfortunately, 
we cannot eliminate these errors by validating these fields for you since 
SUPERPAY does not have access to the Inland Revenue’s records. So, it is up 
to you to take care when entering these fields. In particular do not enter 
spaces, commas, hyphens, full stops or forward slashes in either field.
E'er reference (Field 21)
Length: 7 alphanumerics

This is your PAYE reference. (It is on your yellow P30 booklet, e.g. B134 or 
BZ12345.) Do not enter the district number and forward slash in front of 
the reference.
PAYE references – District No (Field 22)
Length: 3 numeric

This is your PAYE district number; e.g. 490. It is the first three numbers of 
the Collection reference on your yellow P30 booklet.

Chapter 3: Company record

Year end disk references – general

The screen has been subdivided at this point. The Permit No, E’er Code 
and A/c Office ref (Fields 24, 26 and 27) are now obsolete. Leave these 
fields blank.
District Name (Field 23)
Length: 40 alphanumerics

This is your PAYE district name; e.g. North West 2.
Con/Out Cert No (Field 25)
Length: 9 alphanumerics

Enter this field only if you run a Contracted out pension scheme. (This is 
the ECON number.)

3.7 Screen 3 – More payroll details

Diagram 14: Company Record – Screen 3

 The Tax Credit box is not needed for payrolls run after April 2006.
CODES boxes for now.
 At this stage, the only box which you need to complete is the TOTAL NI
AMOUNTS box. This box determines how much Parental Pay reclaim is 
shown on the MONTHLY SUMMARY (the report which shows how much 
you need to pay over to the Inland Revenue at the end of each month). 
Please note: These fields have nothing to do with SSP.
Total NI amounts (Fields 5 and 6)
Length: Enter 1, 2, 3 or 4 (default is 4 in both fields)

Small Employers reclaim the total Parental Pay (SMP/SPP/SAP) paid plus 
NIC compensation. Large employers reclaim 92% of the amount paid.

New Users Guide

In order to calculate the value of Parental Pay reclaim correctly, SUPERPAY 
needs to know your NI totals for the previous two tax years. At the end of 
each tax year, SUPERPAY updates these fields automatically As a new user 
you need to enter these fields yourself. Enter 1, 2, 3 or 4 as appropri‐
ate.The MONTHLY SUMMARY will then automatically calculate any Parental 
Pay reclaim based on what you enter here.
The default setting is 4; i.e. SUPERPAY assumes that you can claim back 
only 92% of the amount of Parental Pay paid out.

3.8 Screen 4 – Tax credit funding

This screen is no longer used.

3.9 End session

Press F9 to store your COMPANY RECORD and return to the MAIN MENU. You 
can now move on to PAYSLIP HEADINGS.

4 Payslip headings

4.1 Do you need Payslip Headings?

The PAYSLIP HEADINGS file has four specific functions:
1. It allows you to store standard HEADINGS for your payslips. This saves 
entering the same text on each employee’s Record. Instead, you enter 
HEADING numbers on each employee’s Record, and RUN PAYROLL 
replaces the numbers with the corresponding text.
2. It allows you to analyse your payroll for management reports. When 
you print the DEPARTMENT TOTALS report the value for each HEADING is 
shown in a separate column.
3. It provides a way of grouping your HEADINGS into different nominal 
cost centres.
4. It enables you to set up Gross Pay items which are not subject to all
four calculations of PAYE, NI, Pension and Holiday Pay. (If the item is 
subject to none of these calculations, enter it as an After‐tax item.)

Small companies
If you have a small payroll (e.g. SP1-10) you do not need to set up HEAD-
INGS. Instead you could enter the text Basic Pay, Salary etc. on each 
employee’s record and bypass PAYSLIP HEADINGS altogether. If you do not 
want any HEADINGS, move on to the next chapter now. However, the 
remainder of this manual assumes that you have set up HEADINGS.

New Users Guide

4.2 Display Payslip Headings

Following on from the previous chapter, the MAIN MENU is now displayed. 
Choose option 5, EMPLOYEE RECORDS, to show the employee record menu.

Diagram 15: Employee records menu

Choose option 3 on this menu. As a new user, a blank PAYSLIP HEADINGS 
screen is displayed for you to set up your own HEADINGS.

Diagram 16: Blank payslip headings file

You can have up to 99 HEADINGS for each company split over 3 screens plus 
5 fixed HEADINGS on Screen 3. Press PAGEDOWN to move from screen to 
screen. The following diagram shows a screen which has already been set 

Chapter 4: Payslip headings

Diagram 17: Sample Payslip Headings

Each HEADING has three fields. Do not worry if you are not sure what HEAD-
INGS you will need – you can come back to this screen at any time and add 
another item if you need extra HEADINGS when you start setting up your 
employees’ details. If you run a bureau, each company has its own set of 

Note: Most users separate their Gross pay and After tax HEADINGS. How‐
ever you do not have to enter all your gross pay items on the left of the 
screen and the after tax items on the right as in the diagram above. If you 
wanted, you could have, for example, Mileage (an after tax item) as HEAD-
ING 1, and Basic (a gross pay item) could be HEADING 2.

4.3 Description
In the description field enter the text that you want printed on your 
employees’ payslips; e.g. Basic Pay, Overtime, Bonus, Attendance, BUPA 
etc. The text is completely flexible within the size constraints of the pays‐
lip and only you can decide what is most meaningful to your employees.

‘Global’ values
If you wish, you can enter a value or a rate of pay after the text. This is use‐
ful if a lot of your employees are on the same amount or rate. You only 
need to enter the HEADING number on the employees’ Records. SUPERPAY 
will then pay the standard value unless you enter an alternative value on 
an employee’s Record.
Example: Your Business Mileage allowance is 40p per mile. All employ‐
ees receive the same car rate, so you set up a HEADING of Mileage @0.40 
(say HEADING 20 – see Diagram 17 above). For each employee with possible 

New Users Guide

business mileage, enter *20 as an After‐tax item on his Record (i.e. you do 
not enter a value on his Record).

Diagram 18: Mileage rate set up as *20

This shows up in RUN PAYROLL as:

Diagram 19: Payslip screen shows ‘Mileage @ 40p’

One employee has a motorbike and he receives 22p per mile. On his 
Record, enter *20 @0.22 (i.e. you enter a value on his record). His payslip 
screen will show ‘Mileage @ 0.22’.
The advantage of using a global rate or value is that when there is a rate 
change (e.g. a payrise) you only have one field to change, instead of hav‐
ing to change each employee’s Record.

Chapter 4: Payslip headings

Fixed Headings
At the end of the list of 99 headings there are five fixed HEADINGS; Misc 
Gross, Misc Net, HP Accrual, SSP, and Parental Pay.

Diagram 20: Fixed headings (on Screen 3)

You cannot alter the text for these items, but you can change the flags and 
enter NL codes if required.

4.4 Flags
Each time you enter the description for a new HEADING, SUPERPAY auto‐
matically inserts the ‘Flags’ NTPH. These letters represent NI, Tax, Pension, 
and HP Accrual respectively.
RUN PAYROLL checks the ‘Flags’ for each gross pay item on a payslip, and 
includes or excludes the item as appropriate when calculating NI, Tax, 
Pension, and HP Accrual amounts. So, by removing one or more letters 
from the ‘Flags’ field, you can exclude a gross pay HEADING from one or 
more of the above calculations.

Pension and Holiday Pay flags

If you do not have Pensions or Holiday Pay accruals, you do not need to 
delete the P or H flags – just leave them on the HEADINGS file – they will 
have no effect on your payroll calculations.

After-tax items
There is no need to delete the flags for After‐tax items. RUN PAYROLL
ignores the Flags for all items in the After‐tax items box on the payslip 

New Users Guide

Flags on Negative Gross Pay Items

If a deduction is allowable for tax but not NI (e.g. Payslip giving) enter T 
as the only flag, i.e. delete N, P and H. This deducts the item from the Tax‐
able total and Net Pay but does not have any effect on NI, Pension or HP 
accrual calculations.

Flags on fixed headings

You can change the Flags for the fixed HEADINGS if you wish. E.g. you 
might want SSP excluded from Pension or Holiday Pay accrual calcula‐

4.5 NL code
NL codes only need to be entered if you want to use SUPERPAY’s Nominal 
Analysis report or need to import totals from SUPERPAY’s Nominal Link 
File option.
If you use these NL codes, to complete your double entry book‐keeping you 
also need to enter Nominal Codes on Screen 3 of your Company Record (e.g. 
the code for Cash Book).

NL codes on fixed headings

You can enter NL codes against the first three fixed HEADINGS (Misc Gross, 
Misc Net and HP Accrual). You cannot enter NL Codes against SSP and 
Parental Pay which are automatically posted to the same NL account as 
employer’s NI (which is set up on Screen 3 of your Company Record).

4.6 End session

When you have finished setting up your HEADINGS, press F9 to STORE. 
Then choose PAYSLIP HEADINGS again and press F10 to PRINT the screen. It is 
important to PRINT the screen after you have STORED the record. Our hot‐
line experience shows that some operators PRINT the screen and then, 
instead of STORING the record they press EXIT. This results in a printout 
which does not agree with the stored HEADINGS which RUN PAYROLL will 
This printout will be useful when setting up your Employee Records. 
Now press EXIT (you have already stored the record) to return to the 
EMPLOYEE RECORDS menu. You can now move on to setting up your 
employees’ Records (Chapter 5).

5 Employee records

5.1 Overview
Now that you have set up your COMPANY RECORD and PAYSLIP HEADINGS 
you can set up your EMPLOYEE RECORDS.
There are three screens for each employee. As with the COMPANY RECORD, 
SUPERPAY displays ‘default’ settings (often blank) in many of the fields so 
that you rarely need to enter all the fields on any one record.
This chapter goes through each screen in turn. The field descriptions are 
in the order that the highlight moves round the screen; i.e. in field number 
Before you go any further, you need to:
 Allocate employee codes.
 Calculate your totals to date (unless you are starting at Week 1).

5.2 Allocate employee codes

Allocate a unique code to each employee. (Note: You also need to allocate 
codes to employees who have already left in this tax year so that you can 
store their totals for Year end.)
Each employee code must be unique. Sort your employees into depart‐
ments or cost centres. Then allocate employee codes in the format X99999 
where X is the employeeʹs department letter. You do not have to use all 5 
digits for the code – see below.

You can have any letter in the range A to Z as the department. This gives 
26 departments. If you do not use departments, give everyone the same 
department letter; e.g. A.
An employee can belong to one department only during any pay period. 
To change an employee’s department between pay periods, simply use 
the F3 prompt to change department letter.

New Users Guide

Format of employee code

 The first character must be the department letter. The remaining char‐
acters can be any combination of letters, numbers, forward slashes (/), 
or hyphens (‐).
 The employee code can have 2 to 6 characters; e.g. A1, A01, A001, 
A0001, A00001 are all acceptable. However, you should try to keep the 
employee code reasonably short to speed up enquiries etc.
 Once you have decided on the number of characters, keep this num‐
bering consistent throughout your payroll. SUPERPAY sorts your 
employee numbers on each character in sequence from left to right. So, 
A001 comes before A002 but A002 comes before A01.
 Even if you are a very small company, it is not a good idea to set up 
your codes as A1, A2 etc. If you find you later need to upgrade to the 
20 record licence and continue the same sequence, A11 to A19 will 
come before A2 etc. Much better to set up your codes as A01, A02 etc. 
to allow for future expansion – numbers can be easily changed but its 
best not to have to.
 When setting up your employees for the first time, it is a good idea to 
leave gaps between employee numbers. Then it is easy to slot starters 
into the gaps when they later join your company; e.g. set up your 
employees as A01, A03, A06 etc.
 You cannot incorporate spaces between characters.

Change employee code once it has been set up

To change an employeeʹs department or number, use the E'EE CODE 
prompt F3.

5.3 Totals to date

What totals you enter depends on when you start SUPERPAY. At the begin‐
ning of the tax year there are no totals to date. At any other time get 
together your P11 deduction working sheets or other payroll records. For 
each employee, total the employerʹs and employeeʹs NI as at last week; i.e. 
the week before the first week you want to run live. Do not use the P45
prompt to enter totals unless the employee is a starter.
Set up any employee who has already left in this tax year and DELETE his 
employee Record. This way you will have the leaver’s details stored on file 
for Year End but he will not be displayed during RUN PAYROLL.

Chapter 5: Employee records

5.4 Choose menu option

Following on from the previous chapter, you should now have a printout 
of your PAYSLIP HEADINGS and the EMPLOYEE RECORDS menu is displayed.

Diagram 21: Employee records menu


Diagram 22: Enter an employee code

SUPERPAY displays a blank EMPLOYEE RECORD, and waits for you to enter 
an employee code. Enter the code of your first employee.

5.5 Prompt options on new employee record

Store (F9)
STORE saves all 3 screens; i.e. you can move freely from screen to screen 
without losing any data you have already entered and press STORE only 
when you have finished setting up all 3 screens.
When you press STORE, SUPERPAY checks the Record and warns if you 
have made an invalid entry. If such a warning is displayed, press EXIT to 

New Users Guide

clear the message and then make the necessary correction(s) before you 
press STORE again.

Text (F6)
TEXT displays a window showing your current PAYSLIP HEADINGS. How‐
ever, if you are following this manual in sequence, you should have a 
printout of your current PAYSLIP HEADINGS and so you should not need to 
use this option at this stage.
You cannot change PAYSLIP HEADINGS here on the employee’s Record. If 
you realise you need to add to or change a HEADING, press STORE to save 
the data you have already entered, EXIT back to the EMPLOYEE RECORDS
menu and choose PAYSLIP HEADINGS again. You can then make any 
required changes to your HEADINGS before returning to the employee’s 

Diary (F4)
DIARY displays the employee’s SSP record which you can view or update.

P45 (Shift-F4)
Use this P45 prompt only to enter P45, P6 or P9 details for an employee who 
started earlier in the current tax year. Press P45 and SUPERPAY pops up a
P45 box.

Diagram 23: P45 pop-up box

Enter the tax code, total pay to date and total tax to date from the P45 and 
press STORE. While doing your initial set up, do not enter the date of leav‐
ing or Week/Month number even if these details are on the P45.
 Zero tax on P45

Chapter 5: Employee records

If the employee has paid no tax to date, enter zero in the P45 tax field. 
If you leave this field blank, SUPERPAY thinks you have not entered the 
field and displays a Warning ‘Wrong Combination of fields’ message.
 Change P45 fields
If you realise you have made a mistake and want to change the fields 
in the P45 box on Screen 3 of an employee’s Record, press the P45 
prompt again. Change the fields in the Pop‐Up box and then press 
STORE – you cannot access the P45 details on Screen 3 directly.

 P45 and subsequent P6 or P9
Enter only the most recent form – e.g. you received a P45 when an 
employee joined. Some time later, this was followed by a P6 from the 
Tax Office. Enter only the most recent details.
 P45 from a previous year
If you are setting up records to start from the beginning of the new tax 
year, do not use the P45 prompt.
 Do not use this prompt:
to enter totals to date for employees who are not starters, or
if there are no totals on the P45 etc.; i.e. the employee is on a Week 1 tax 
code. Instead enter his tax code on Screen 1 of his Record.
 Subsequent starters
When you run SUPERPAY live – i.e. you are no longer entering historic 
information – enter the date of leaving and Week/Month number when 
completing the P45 box. SUPERPAY will then check the tax, and amend 
the tax total if necessary before storing it on the employee’s record.

Delete (F5)
If an employee has already left, press DELETE instead of STORE when you 
finish setting up his Record. The Record will then be flagged as DELETED 
and remain on file until Year end but will not be displayed in RUN PAYROLL 
Press DELETE and SUPERPAY asks:
Delete requested – are you sure (Y/N)?
and prompts Y. Press ENTER to confirm. The employee’s Record is then 
cleared from the screen.

New Users Guide

NextScr (Page Down) and Page Up

NEXTSCR displays the next screen on the employee’s Record. When you are 
on the last screen (Screen 3), NEXTSCR displays the first screen.
PAGEUP displays the previous screen of the employee’s Record. When you 
are on the first screen (Screen 1), PAGEUP displays Screen 3. (Note: This 
option is not displayed.)

Print a new record

Press the F9 function key when you have entered your employee’s details 
and want to move on to the next employee.
To PRINT a new Record, you first have to STORE the Record and then re‐
enter the employee’s code to bring back his Record. You can then press 
PRINT. When you are setting up all your employees for the first time, rather 
than print them one at a time you should LIST ALL EMPLOYEES in one go 
(EMPLOYEE REPORTS menu, option 5 – see diagram below).

Diagram 24: Print all employee records

If you have made a real mess of a new Record and want to start again from 
scratch, press EXIT instead of STORE. SUPERPAY then asks:

Diagram 25: Prompt after changes made

Enter Y to confirm and clear the screen. If you pressed EXIT by mistake, 
you can enter N (instead of Y) and carry on with what you meant to do 
(either continue entering fields, or press F9 to STORE the record).

Chapter 5: Employee records

In the same way as the COMPANY RECORD, SHIFT-HELP (i.e. hold down the 
SHIFT key and press F1) displays brief details about the current field, over‐
writing the PROMPT. Press SHIFT-HELP again to re‐display the PROMPT.

Other prompt options

Diagram 26: Full employee record prompt

When you have run a payroll you will notice that there are extra prompt 
options at the bottom of each employee’s Record. These are not required in 
the initial set up and so are not covered here.

5.6 Employee record – Screen 1

Diagram 27: Sample employee record screen 1

Employee code
Length: 6 alphanumerics, format X99999

Enter the number that you have allocated to this employee – see 5.2 above.
Employee name (Field 1)
Length: 25 alphanumerics

Enter the employeeʹs full name. You can enter either first name(s) or sur‐
name first but you must use the same format for all your employees. If you 
enter surnames first, enter Y in the COMPANY RECORD'S ‘ARE SURNAMES
FIRST IN E'EE RECORDS' option (Screen 2).

New Users Guide

5.7 Gross pay items (Fields 2-12)

Length: 11 fields of 20 alphanumerics

1. You can have up to 11 Gross Pay items for each employee.
2. Only set up items here if you want them on the employeeʹs payslip 
every pay run. (You enter occasional or non‐recurring Gross pay 
items as extra items during RUN PAYROLL.)
3. Gross Pay items can be a mixture of rates of pay or flat amounts. For 
each item you enter a description (the HEADING) and then a value. If 
needed, you can also set up a standard number of hours; e.g. 35.
4. Values can be positive or negative, and there is no need to enter deci‐
mal zeros; e.g. you can enter £15 as 15, or 15.0 or 15.00.
5. Do not enter a pound sign, ‘£’.
6. The maximum value for each line is ±999,999.99. However, even 
though individual lines may be negative, RUN PAYROLL will not let you 
store a negative Total Gross pay and the maximum value for the total 
of all the gross pay items is +9,999,999.99.
7. Do not enter Pension deductions as a Gross Pay deduction. Pensions 
have special rules and are totalled separately from other items. So, use 
the designated Pensions box (fields 35 to 62) to set up pensions.
8. All Gross Pay items will be subject to Tax and NI unless you specifi‐
cally change the ‘Flags’ for the item on the PAYSLIP HEADINGS file – see 
4.4 above.
If you set up percentage pensions and/or HP accruals (field 21 and 
fields 35 to 62) all Gross Pay items will also be subject to pension and/
or HP accrual unless you specifically change the ‘Flags’ in PAYSLIP

5.8 Gross pay items – examples

SUPERPAY’s format for pay items is very flexible. This section shows exam‐
ples of the most popular types of Gross Pay items. The set up on the 
Employee Record is shown together with the corresponding payslip 
screen. Using the examples as a guide, you should then be able to see how 
to set up your own employees’ pay items.

Chapter 5: Employee records

1. Flat amount

Diagram 28: Set up a flat amount

You enter a description and then enter a value; i.e. Salary and £2500.25. Do 
not enter pound signs. Rather than type the word Salary, most users use 
heading numbers such as *1 (see below)

Diagram 29: Enter heading number (instead of text)

or *2 etc. The description on the payslip will be identical whether you type 
in the text or enter a heading number.

Diagram 30: Payslip of Salary paid employee

2. Variable flat amount

When you RUN PAYROLL you will see that the highlight does not stop on a 
fixed pay item. So, if an employee’s pay is likely to change from period to 

New Users Guide

period, do not enter the value here on the Employee’s Record. Instead, 
leave the value blank and enter the value during RUN PAYROLL.

Diagram 31: Set up variable flat amount

The above gross pay item is displayed during the RUN as:

Diagram 32: Variable flat amount

and the highlight waits for you to enter a value on the payslip screen.

3. Rate(s) of pay
Many employees are paid a rate of pay; e.g. an agreed amount per hour 
for basic hours, weekday overtime, and weekend overtime etc.
Using your printout of the PAYSLIP HEADINGS file, enter headings as *1, *2 
etc. rather than type in the text; e.g. enter *1 instead of typing ‘Basic Payʹ 
and enter the @ symbol and the rate.

Diagram 33: Set up rates of pay

These items will then be displayed on the employee’s payslip screen as:

Chapter 5: Employee records

Diagram 34: Rates of pay

The highlight on the payslip screen pauses and waits for you to enter the 
number of units for each rate (in this case the number of hours). If, for 
example, there is no overtime, you simply press enter for zero units. As 
you can see from this example you can have a mixture of rates and flat 
amounts on an employee’s payslip.

4. Extra description
You can enter extra description relating to a PAYSLIP HEADING by typing on 
the next line the text that you want printed on the payslip. Enter a value 
of zero on this extra description line. You can not enter any additional text 
on the same line as a heading number.
Example: An employee gets £550 Basic each week which includes a tem‐
porary supervisor allowance. Basic is Heading 1. Enter this item over two 
lines on the employee’s Record as:

Diagram 35: Set up extra description

This is displayed on the payslip screen as:

New Users Guide

Diagram 36: Extra description

The 0.00 on the extra description line is not printed on the payslip.

5. Commission or piecework
Values can include more than 2 decimal places; e.g. 2.123456. This is useful 
for piecework rates or for commission percentages.
Example: For a commission of 2¼% enter a rate of .0225 on the 
employee’s Record.

Diagram 37: Set up commission as a rate

This is displayed on the payslip screen as:

Diagram 38: Commission percentage displayed on payslip

Chapter 5: Employee records

The highlight waits for you to enter the value of goods sold (e.g. £20,000) 
and then calculates the amount payable.

Diagram 39: Commission calculation

Piecework is entered in the same way; i.e. you set up the rate per piece and 
then during RUN PAYROLL, you enter the number of ‘pieces’.

6. Net to gross
Enter n after the value if an employee receives a fixed Net pay each week 
and you want RUN PAYROLL to calculate the Gross pay required to achieve 
that Net pay. You can only have one such item on an employeeʹs payslip.
Example: An employee receives £350 Net Wages each week. Set this up as 
350n. There is no space before the n.

Diagram 40: Set up a net to gross pay item

New Users Guide

This amount will then be grossed up in RUN PAYROLL.

Diagram 41: Net to gross

If the employee’s Net pay changes every week, set up the text *1 on his 
Record and enter the Net to gross (350n or 275n or 288.95n etc.) on his 
payslip screen.

7. Global values
The value of a HEADING can be different for each employee or you can use 
the same global value for everyone. Global values save you having to re‐
key the value for each employee and simplify rate changes since you only 
need to change the global value once rather than change the value on each 
employeeʹs Record. These global values can apply to flat amounts or rates.
You set up global values on your PAYSLIP HEADINGS file. An example of this 
has already been included in Chapter 4. If you want to apply a global value 
to most but not all employees, set up the global value on the PAYSLIP HEAD-
INGS file. Then enter the value on the employees’ Records only for those 
whose rates differ, and leave the value blank for all other employees.

8. Standard number of Hours

If an employee regularly works the same number of hours at a given rate 
each week, enter his standard hours on his Record. RUN PAYROLL will then 
prompt this number and wait for you to either press ENTER to accept the 
displayed number or enter another number.

Chapter 5: Employee records

Example: An employee earns £8.25 an hour and regularly works 35 hours 
a week at this rate. On his Record enter *1 @8.25 35.

Diagram 42: Set up standard hours for an hourly pay item

RUN PAYROLL displays:

Diagram 43: Standard hours

The cursor pauses on 35, and waits for you to either press ENTER or alter 
the hours. (Note: Standard hours can be any heading number and can be 
entered on any Gross pay line on the employee’s Record. Similarly, you 
can have standard units in the After tax items.)

5.9 Pay interval (Field 13)

Enter W, M, 2 or 4 (for Weekly, Monthly, 2‐Weekly or 4‐Weekly).

Diagram 44: Choose the pay interval

When you have finished setting up Gross Pay items, the highlight moves 
into the Last Run box. SUPERPAY only gives you this Pay interval? choice 
when you first set up an employee. If you realise you need to change the 
pay interval of an employee you have already STORED you will notice that 
the cursor no longer stops in this field. Instead use the WK/MN (F2) prompt 
at the bottom of the screen.

New Users Guide

5.10 After-tax items (Fields 14-20)

Length: 7 fields of 20 alphanumerics

Enter each field in exactly the same way as Gross Pay items. To deduct an 
item – e.g. union subs – enter a negative value.
You can have up to 7 after‐tax lines on the payslip. These can be any com‐
bination of permanent items set up here in the After‐tax box, Loan repay‐
ments, Attachments or Court Orders, Student Loans and items entered 
during RUN PAYROLL. If you enter something on each of the 7 lines here, 
you will not get the chance to enter any more items during RUN PAYROLL.
Items entered in these fields have no effect on the Standard Deductions; 
i.e. Tax, NI, Pension, HP Accrual. They are simply added to or deducted 
from the employee’s Net Pay.
You can set up a Loan, Attachment or Student Loan in any one of the 
After‐tax lines – see below.

5.11 After tax items – loans

On any one of the after‐tax lines enter a heading *L with the negative value 
of the deduction to be made each week. Then enter the balance outstand‐
ing in the loan field (field 22). The maximum value for a loan is 9 numeric; 
i.e. £999,999.99.

Diagram 45: Set up a loan

Chapter 5: Employee records

Each week RUN PAYROLL deducts the amount you set up as an After‐tax 
item (using the HEADING *L) until the balance in the Loan field is zero.

Diagram 46: Loan deduction

If the balance outstanding (e.g.£5) is less than the weekly repayment (e.g. 
£10), RUN PAYROLL automatically adjusts the last payment to bring the bal‐
ance to zero (i.e. deducts only £5.).
When the balance outstanding reaches zero, RUN PAYROLL no longer 
deducts a repayment from the employeeʹs payslip but the text ‘Loan’ is 
still displayed (with a value of zero).

Diagram 47: Loan repaid in full

To make future payslips look neater, once the Loan has been repaid, you 
should delete the After‐tax item from the employeeʹs Record.

5.12 After tax items – attachments

First enter *A3, *A2, *A1 or *A on one of the After‐tax lines. You decide 
how much administration charge (if any) you want to make (current max‐
imum is £1 per deduction). Then enter the appropriate fields in the 
Attachments box (bottom right of Screen 2). The following examples show 

New Users Guide

a Council Tax attachment, a CSA order (Child Support Agency), and a 
Court Order (i.e. a non‐priority County Court judgement).
If an employee has more than one Attachment, determine which one has 
priority and set it up as *A3 etc. Then set up any additional Attachment as 
a standard After‐tax item; i.e. you will have to calculate how much to 

Council Tax attachment

Diagram 48: Council Tax attachment (Screen 1)

There are three different sets of rates for Council Tax Orders. SUPERPAY 
selects the applicable rate based on what you enter on the after‐tax line.
 *A3 is for orders issued on or after 1st April 2007.
 *A2 is for orders issued between after 1st October 1998 and 31st March 
 *A1 is for CT orders issued prior to 1/10/1998. (It can take many years 
for some attachments to be fully paid, so there may still be some *A1 
attachments in force.)
As well as the after‐tax item on Screen 1, you also need to enter the total 
amount due and any administration charge in the Attachment box on 
Screen 2.

Diagram 49: Council Tax attachment (Screen 2)

Chapter 5: Employee records

SUPERPAY automatically calculates and displays the amount payable on 
the employee’s payslip screen.

Diagram 50: Council Tax deduction

In the above example the £15.41 includes the £1 administration charge; i.e. 
it is not shown separately.

CSA (Child Support Agency) order

Enter *A as an after‐tax item on Screen 1.

Diagram 51: CSA order (Screen 1)

Then enter the amount to be deducted in the Attachment box; i.e. there are 
no pre‐set rates (Screen 2).

Diagram 52: CSA order (Screen 2)

New Users Guide

In this example there is no administration charge. SUPERPAY will deduct 
£30 as long as the employee’s ‘Net earnings’ are more than £250.

Diagram 53: CSA deduction

If the employee’s ‘Net earnings’ are less than the Protected Pay (£250 in 
this example) the payslip still shows the text ‘Attachment’ but no deduc‐
tion is made.

Diagram 54: CSA - pay too low for deduction

Since CSA is a priority order, any unpaid CSA is carried forward to the 
next pay period until the earnings are sufficient to cover current and back‐
dated CSA.

County Court (non-priority) order

Enter *A as an after‐tax item.

Diagram 55: County Court order (Screen 1)

Chapter 5: Employee records

Then enter the amount to be deducted in the Attachment box; i.e. there are 
no pre‐set rates. Enter N for non‐priority

Diagram 56: County Court order (Screen 2)

In this example, there is an administration deduction of £1 in addition to 
the County Court attachment of £4.25.

Diagram 57: County Court deduction

SUPERPAY deducts £5.25 on the payslip screen. If the employee’s ‘Net earn‐
ings’ are not sufficient to pay this amount, SUPERPAY deducts what it can, 
and does not carry forward any underpayment (since this is a non‐priority 

5.13 After tax items – student loan

If an employee has a student loan enter *S on any after tax line. Do not 
enter any amount.

Diagram 58: Student Loan

New Users Guide

RUN PAYROLL automatically calculates the amount due in accordance with 
the latest Inland Revenue rates and adds this to the total deducted on 
Screen 3 of the employee’s Record.

Diagram 59: Student Loan deduction

The calculation is automatic (£8 in this example) and the highlight does 
not stop on the Student Loan line.

5.14 Accrual (Field 21)

Length: 7 alphanumerics

If you operate a Holiday Pay accrual scheme, enter here the amount of 
Holiday Pay you want to accrue each week. This can either be a flat 
amount or a percentage of gross pay. Then enter the total amount of Holi‐
day Pay accrued to date on Screen 3 of the employee’s Record. This facility 
is not widely used so no examples are shown in this section of the manual. 
If you want to know how to set up a HP accrual, please see 6.8 ‐ 6.9 in the 
Reference section for more details.

5.15 Tax code (Field 23)

Length: 6 alphanumerics

Enter the employeeʹs tax code as it is written; e.g. 522L, 522L W1, BR, BR
W1, NT, 0T (zero T), K100, 120T W1. On a new Record, SUPERPAY auto‐
matically prompts the Emergency Tax code.

Week 1/month 1
Enter W1 or M1 to designate Week 1 or Month 1. For example enter 522L 
Week 1 as 522L W1 or 522L M1.

Chapter 5: Employee records

Emergency tax code

If a starter does not have a P45 and you expect him to work for you for 
more than one week, you must complete a P46. If the employee does not 
sign the P46, then you must put him on a BR W1 tax code. This means that 
he will receive no tax allowances and all his pay will be taxed at the Basic 
Rate of tax (22% for 2007/8; 20% from 6/4/08).
If the employee signs the P46, put him on the Emergency Tax Code (in 
2007/2008 522L W1 or 522L for School or College leavers).

No tax
Enter NT for no tax. NT is a valid code, but is not often allocated by the 
Inland Revenue. However, when it is, it is usually on a Week 1 basis – i.e. 
you do not refund any tax already paid. Exceptionally, it can be on a 
cumulative basis, so it is up to you to enter NT W1 or NT. If the Inland 
Revenue Tax Code change simply states NT, you should assume NT W1. 
If in doubt telephone your tax office.

If you know a student working for you during the holidays is not going to 
exceed the annual taxable pay allowance, get him to sign a P38S and put 
him on a cumulative NI tax code rather than 522L. SUPERPAY will then con‐
vert the student to a 522L code if his pay to date goes over the annual Earn‐
ings Threshold.

D prefix code
D prefix codes are always calculated on a Week 1 basis so you do not enter 
W1 after them.

Year End
If you are setting up employees’ Records to start from the beginning of the 
tax year remember to change all Week 1/Month 1 suffix tax codes to 
cumulative codes (in accordance with Inland Revenue regulations); i.e. 
522L W1 becomes 522L. You may also need to apply a global tax code 
change, e.g. update all L codes by 21 on 6/4/08.

5.16 NI code (Field 24)

Enter the employeeʹs current NI code.
A Standard employee.
B Reduced NI rate for women who hold an appropriate Certificate of 

New Users Guide

C Employee with employer NI but no employee NI; e.g. over retirement 
D Standard employee on COSR pension scheme.
E Women with reduced NI rate on COSR pension scheme.
F Standard employee on COMP pension scheme.
G Woman with reduced NI rate on COMP pension scheme.
J Deferred, not contracted out.
L Deferred, contracted out, salary related (COSR) pension scheme.
S Deferred, contracted out, money purchase (COMP) or Stakeholder pen‐
sion scheme.
X Employee with no employee or employer NI. X is used for employees 
under 16 years and others who do not come under NI regulations.

Terms used in above list

 Deferred means that the employee pays 1% employee NI; the employer 
pays standard rate NI.
 COSR is Contracted out Salary Related pension scheme.
 COMP is Contracted out Money Purchase pension scheme.

B code
Married women who wish to pay reduced NI contributions must produce 
an appropriate Certificate of Election. Otherwise allocate A or D NI code 
to them.

C code
Employees over retirement age must produce an Age Exemption certifi‐
cate to go on to C code. Note: C code still has employer NI even though the 
employee pays no NI.

Students are usually A code; only students under 16 are Code X (no NI).

5.17 Other items in constants box

Director (Field 25)
Length: Enter Y or N

There are special NI regulations for Directors – so make sure you enter Y 
here for the last payslip of the year for all directors – see 9.3.

Chapter 5: Employee records

NI number (Field 26)

Length: 13 alphanumerics

Enter the employeeʹs NI number (e.g. AB 12 34 56 C). If you omit the 
spaces, SUPERPAY slots them in when you press ENTER. If you leave this 
field blank, RUN PAYROLL prints ‘(Not known)’ in the NI box on the payslip.
Male/female (Field 27)
Length: Enter M or F

Enter M or F for male or female.
Date of birth (Field 28)
Length: Date format DD/MM/YY

Enter the employee’s date of birth as Day/Month/Year (e.g.15/09/80).
Start date (Field 29)
Length: Date format DD/MM/YY

Enter the date the employee started. This is essential for new directors.

Leave date (Field 30)
Length: Date format DD/MM/YY

Enter the date an employee left. You still need to DELETE the employee to 
ensure that RUN PAYROLL does not display his details. If you DELETE the 
Record and do not enter this field, SUPERPAY slots in the processing date as 
the Leave Date.
CIS Expiry date (Field 31)
This field is no longer used.
Emp’ee type (Field 32)
Length: Enter C, H, P, T or I

Use this field to specify:
 Casual employees.
 Held employees – e.g. during a Trade Dispute.
 Employees who need a P11D. P is used by PAS’s P11D Organiser soft‐
 Employees who have their pay details imported from a Timeclock file 
using our separate timeclock import module.
 The correct Irregular payments calculation of Average pay for Direc‐
tors’ Parental Pay and SSP.
You can enter multiple combinations if required.

New Users Guide

Clock/Cert. number (Field 33)

Length: 15 alphanumerics

Enter this field if an employee has a different number from his Employee 
Code (field 1); e.g. a clock number. You can use this field when importing 
data from a timeclock.
Pension c/out no (Field 34)
Length: S or A followed by 7 numbers and one letter
If the employee is in a contracted out pension scheme, enter the SCON 
here without spaces (e.g. S4234008J).

5.18 Pensions (Fields 35-62)

Enter pensions in this pension box rather than as Gross pay or After‐tax 
items. Always enter the contributions as positive amounts; RUN PAYROLL 
deducts any employee contributions entered here. (You enter any pen‐
sion totals to date on Screen 3.)

Diagram 60: Empty pension box (bottom right of Screen 1)

Each employee can have up to four different pension calculations. These 
can be separate parts of the same pension – e.g. a percentage of gross pay 
plus a flat rate AVC – or completely different pensions.
Leave blank those fields which do not apply to this employee. The first 3 
lines are for non‐stakeholder pensions. Line 4 is only for Stakeholder pen‐
Pensions – Type (lines 1, 2 and 3 only)
Enter a number in the range 1 to 6 so that RUN PAYROLL knows whether to 
deduct the pension before or after tax and NI.
 Type 1 – The e’ee contribution is deducted before tax is calculated.
 Type 2 – The e’ee contribution is deducted after tax is calculated.
 Type 3 – The e’ee contribution is deducted after tax has been calcu‐
lated. The actual deduction is the amount shown on the screen less
Basic Rate tax. E.g. Up to 5/4/08 a Type 3 e’ee pension of £10 gives rise 
to a £7.80 deduction on the employee’s payslip (i.e. after 22% Basic Rate 
deduction). After 6/4/08, £8 will be deducted (i.e. after 20% Basic Rate 

Chapter 5: Employee records

 Types 1, 2 and 3 are not allowable for NI; i.e. the pension is deducted 
after NI is calculated.
 Types 4, 5 and 6 are as 1, 2 and 3 above but before NI has been 
deducted. Type 4 is used for salary sacrifice pension schemes. Types 5 
and 6 are seldom used.
It is important to enter the correct number. If you enter 1 and the Type 
should be 2, you are in effect giving the employee double tax allowances 
on this pension – once at source during RUN PAYROLL and the pension com‐
pany will also claim tax allowances for that employee since they believe 
the deductions have been made Net of tax.
There is no type field for Stakeholder pensions. RUN PAYROLL automati‐
cally deducts the employee pension after deduction of tax and NI.
Pensions – Emp’ee
Length: 7 alphanumerics

Enter the amount deducted from the employee’s pay each week or month.
Flat amount
Enter the amount deducted; e.g. 7.25 and RUN PAYROLL deducts £7.25 each 
pay day. If the employee goes on holiday for a week and you advance his 
tax week by one, SUPERPAY deducts £7.25 x 2 = £14.50.
Note: For two and four weekly payrolls enter the equivalent weekly con‐
tribution. RUN PAYROLL then deducts the amount you enter here x 4.
Example: A 4 weekly employee pays £50 Pension. Enter 12.50 here on his 
Record, and RUN PAYROLL deducts £50 every 4 weeks. If you enter 50.00 
here, RUN PAYROLL deducts 4 x £50.00 = £200 every 4 weeks.
Percentage deduction
Percentage pension deductions can either be a percentage of all an 
employee’s pay (including bonuses and overtime) or a percentage of part 
of his pay.
 If you want SUPERPAY to deduct a percentage of all his pay simply enter 
the percentage.
 If you want SUPERPAY to calculate a percentage pension on only part of 
gross pay, enter the percentage here and update the P (for pension) 
flags on the PAYSLIP HEADINGS file.

New Users Guide

Pensions – Emp’er
Length: 7 alphanumerics

Enter the amount of pension an employer contributes each week or month 
(if any). A contribution can either be a percentage of gross pay or a flat 
amount. Enter the percentage sign after the amount for percentage pen‐
If the employer’s contribution is a percentage it must be on the same basis 
as the employee’s contribution; i.e. if the employee’s percentage pension is 
a percentage of Hourly Pay only, then the employer’s will also be a per‐
centage of Hourly Pay.
Pensions – Pay range
Length: 2 fields: each 5 alphanumerics for start and end of pay range

These two fields allow you to calculate a percentage pension on that part 
of an employee’s pay which is within pre‐defined limits. You can enter any 
amount between 1 and 99,999 (whole pounds only) or L in the first field 
and/or U in the second field, representing the lower and upper NI limits.
Pensions – ID
Length: a number in the range 1 to 299

You must enter this field for Stakeholder pensions (line 4). When Stake‐
holder pensions were introduced, it was expected that pension companies 
would want reports in their own format. This never materialised but you 
still need to enter something in this field. We suggest you enter 1 as the ID.
Pensions – Reference
Length: 13 alphanumerics

You can leave this blank. This field is not printed on any of SUPERPAY’s 
standard reports but is printed on Stakeholder pension reports (see 7.4).

Some pension examples

Example 1: Stakeholder pension.
An employee pays £10 a week to a Stakeholder pension. For a Stakeholder 
pension you need an ID. See 8.4 in the Reference section for the list of ID’s.

Diagram 61: Stakeholder pension

Chapter 5: Employee records

This is displayed on the payslip screen as:

Diagram 62: Stakeholder pension (payslip screen)

Example 2: Pension Net of tax (non Stakeholder).
An employee pays £10 Net of tax.

Diagram 63: Pension net of tax

Example 3: Percentage pension deducted gross (non Stakeholder).
An employee pays 3% and the employer 5% of his total gross wage each 

Diagram 64: Pension as a percentage of gross pay

Example 4: Percentage pension on part of gross pay.
An employee pays 3% of his basic Salary each week; there is 5% employer 
contribution. Set this up on the employee record in the usual way.

Diagram 65: Step 1 - Percentage entered on Employee Record

New Users Guide

On the PAYSLIP HEADINGS file remove the P (for pension) ‘Flag’ on all Gross 
Pay items that are used for this employee except Salary.

Diagram 66: Step 2 - Amend Payslip Headings

The employee does not receive commission or supervisor’s allowance so 
the P has been left on these flags. Similarly, you do not need to change the 
flags on the after‐tax items since flags are ignored for all after‐tax items.

Diagram 67: Payslip screen shows amount deducted

The payslip screen deducts 3% of the Salary as employee pension, but 
does not deduct any pension from the overtime or bonus.

Pensions - more information

See Chapter 8 in the Reference section for more information.

Chapter 5: Employee records

5.19 Employee record – Screen 2

Diagram 68: Sample Employee Record Screen 2

5.20 Statutory Sick Pay (SSP) (Field 63)

There are three SSP fields on this screen. All other details relating to an 
employee’s SSP records are recorded on the employee’s DIARY which you 
access through the DIARY prompt (F4) on each individual employee’s 
If you are setting up a payroll mid‐year and want to enter the number of 
weeks and value of SSP paid for the year to date, you must do this through 
the DIARY.
SSP – Weeks and Amount
You cannot change these fields directly; you need to enter the information 
via the DIARY.
SSP – Average Pay (Field 63)
This field is no longer used.

SSP - More Information

See Chapter 10 in the Reference section for more information.

5.21 Parental Pay (Fields 63a-72)

When you have been using SUPERPAY for a while, you enter the EWC and 
Start dates on an employee’s Record and RUN PAYROLL can calculate the 
Average pay and update the remaining Parental Pay fields.
As a new user, SUPERPAY does not have sufficient pay history to calculate 
an employee’s Parental Pay automatically and you have to enter some 
fields yourself.

New Users Guide

New Parental Pay

If an employee is about to go on Parental Leave, you need to calculate the 
Average Weekly Pay and enter this figure along with the other fields in 
this Parental Pay box on the employee’s Record.
Note: SUPERPAY does not check the start date to see if an employee has 
been working long enough to get Parental Pay. That check is up to you; if 
you enter the Parental Pay box, SUPERPAY assumes that the employee is 
entitled even if the start date is recent. SUPERPAY checks only to see if the 
employee’s average earnings are below the lower earnings limit, in which 
case SUPERPAY will not pay Parental Pay.

Ongoing Parental Pay

Enter all the fields in the Parental Pay box – you cannot simply enter the 
value of Parental Pay already paid. If there are any errors in what you 
enter, SUPERPAY either does not let you STORE the record, or RUN PAYROLL 
makes a Parental Pay adjustment on the employee’s first payslip.

Parental Pay fully paid in this tax year

If an employee has already received Parental Pay in this tax year and is not 
entitled to any more, you still need to enter all the Parental Pay details in 
the SMP box; i.e. EWC date, MPP start date etc. in addition to the total paid. 
If you enter an incorrect combination of fields, SUPERPAY will not let you 
STORE the Record.

Enter Y in the STOP PAYING SMP field so that RUN PAYROLL will not adjust the 

value of any SMP already fully paid.

Set up Parental Pay

Chapter 9 in the Reference section explains how to set up Parental Pay. Below 
is a summary of the information stored in each field in the Parental Pay 

Diagram 69: Parental Pay box

Chapter 5: Employee records

EWC date (Field 64)

Length: Date field

This is the date the baby is due (this is on the MATB1 certificate). If the 
employee is not entitled to PARENTAL PAY, do not enter this field. Note: You 
enter this field even if you are paying SPP.
Start date (Field 65)
Length: Date field

Enter the calculation start date for Parental Pay.
Higher rate (Field 66)
Length: Enter Y or N

Under current legislation, you should not need to change the default Y.
Stop paying (Field 67)
Length: Enter Y or N

You should not need to change the default N.
Average pay (Field 68)
Length: 10 numeric (maximum value 9,999,999.99)

Enter the value of the employee’s average Weekly Gross Pay in the 8 
weeks (or 2 months if monthly paid) prior to the Qualifying Week – see 9.5 
in the Reference section.
Weeks paid (Field 69)
Length: 2 numeric

Enter the number (if any) of weeks already paid to an employee in the cur‐
rent PPP (Parental Pay Period). This field plus the Weeks worked field 
must not exceed 39 weeks SMP for babies due after 1st April 2007. (The 
limit was 26 weeks SMP for babies due before that date.) The maximum 
amount of Paternity Pay is 2 weeks.
Weeks worked (Field 70)
Length: 2 numeric

If an employee has worked during the PPP and so lost some Parental Pay 
entitlement, enter the number of weeks worked.
Total amount (Field 71)
Length: 10 numeric

Enter the total value of Parental Pay already paid to the employee in this 

New Users Guide

Amount this year (Field 72)

Length: 10 numeric

In many cases you enter the same figure here as the previous field. How‐
ever, where an employee’s PPP straddles a tax year end, enter here the 
value of Parental Pay paid in the current tax year.

5.22 Last pay

Net pay
Length: SUPERPAY updates this field

You do not enter anything here.
Round to (Field 73)
Length: Maximum value ±10.00

Enter the amount that the employeeʹs Net Pay is to be rounded to. E.g. 5 
indicates that the employeeʹs pay is to be rounded up to the next £5 
pounds. You would normally only use this field if you round the pay for 
several employees or departments rather than the whole payroll.

Round whole payroll

If you round everybody’s pay there is no need to enter this field on each 
employeeʹs Record. Simply enter the rounding amount on the COMPANY
RECORD. If you want to exempt a few individuals from this global round‐
ing, enter 0.01 here on their individual records. This makes SUPERPAY 
round to 1p which means no rounding.
Length: 5 numeric, maximum ±9.99

You cannot enter this field.
Last pay – C/f (Field 74)
Length: 5 numeric, maximum ±9.99

This is the rounding amount to be carried forward to the employee’s next 
payslip. You enter this field only if you have been using Net Pay Round‐
ing on your previous payroll and have an amount to carry forward.

5.23 Pay Details

The Main Pay and Second Pay boxes hold an employee’s payment details. 
Most employees have only one pay method in which case set up the Main 
Pay box. Sometimes employees want part of their wages paid into a differ‐
ent account or savings fund, so SUPERPAY allows you to split Net pay in 

Chapter 5: Employee records

two – the Main Pay and Second Pay. PAYMENTS determines the split by 
what you enter in the Second Pay Amount field. If both pay methods are 
the same, the employee has two entries on the relevant payment printout.

5.24 Main pay details (Fields 75-80)

Pay method (Field 75)
Length: 1 alphanumeric (default is C for cash)

Enter here how the employee is paid – by cash, cheque etc. Enter:
A for Autopayments
B for BACS (including online banking)
C for cash
G for Giro (no longer used)
Q for cheque
O for other
The remaining fields in this section apply only if you use Autopay or, 
BACS. Note: This includes all the recent online banking systems such as 
Business Master, Lloydslink, Hexagon, Bank Line etc.
Sort code (Field 76)
Length: 6 numeric in format 999999

Enter the employeeʹs bank sort code. E.g. enter 40‐30‐60 as 403060. When 
you STORE the Record, SUPERPAY searches through its internal list of banks 
and displays a warning if it cannot find the sort code. If this warning is 
displayed, you should then call the Record up again and correct the entry. 
If the entry is correct, you can ignore the message since the Bank List is 
only used for giros which banks no longer accept.
If you want to set up a new bank, choose option 5 on the Employee 
Records menu.

Diagram 70: Add or change bank details menu option

New Users Guide

The following screen is displayed for you to enter your new bank’s details.

Diagram 71: Add new bank

A/c no (Field 77)
Length: 10 numeric

Enter the employeeʹs bank account number.
A/c name (Field 78)
Length: 25 alphanumerics

Leave blank if the employeeʹs bank account is in his own name; i.e. enter 
the bank account name only if it differs from the employee’s name (field 
1). This often applies to joint accounts.
Roll no (Field 79)
Length: 15 alphanumerics

Enter this field only if the employee’s wages are paid into a savings 
account with a Building Society. Note: This field is for a Building Society 
Roll number – it is not the same as a current account number.
Ref (Field 80)
Length: 8 alphanumerics

For employees paid by Autopay, enter the employeeʹs unique Autopay 
reference number allocated by the bank (usually 5 digits).

5.25 Second Pay Details (Fields 81-87)

These fields are identical to the Main Pay Details apart from the ‘Amount’ 
field, and so the field descriptions are not repeated.

Chapter 5: Employee records

Amount (Field 82)

Length: Maximum value 9,999,999.99 or 99.99%

Enter a fixed amount (e.g. 100 for £100) or a percentage of Net Pay to be 
deducted from the Main Pay each week and paid by a second method.

5.26 Address (Fields 88-92)

Length: 5 lines, each 25 alphanumerics

Enter your employeeʹs address.The number of lines you can use for the 
address is defined by what you have already entered on Screen 2 of your 
COMPANY RECORD. The default setting is all 5 lines.

Note: If you store addresses or other personal employee information, you 
must be registered under the Data Protection Act.

5.27 Comment (Field 93)

Length: 20 alphanumerics

Use this field to store any useful information about an employee such as 
Job Description, Pay Review date, Sick Note to 30/08/07 etc. SUPERPAY
does not print this comment on any standard reports apart from the 
EMPLOYEE RECORD print. However, RUN PAYROLL displays any comment 
next to the employee’s name on his payslip screen. It can therefore be used 
as a reminder field.

Diagram 72: Sample comment field

This comment is shown at the top of the payslip screen.

Diagram 73: Comment displayed on payslip screen

New Users Guide

5.28 Attachment box (Fields 94-100)

This box is covered in 5.12 above and Chapter 1 in the Reference section.

5.29 Employee record – Screen 3

Diagram 74: Sample Employee Record – Screen 3

If you are starting at Week 1, there are no totals to enter on this screen 
apart from HP Accrual (if used). If you are starting mid‐year, get together 
your P11 deduction working sheets or other payroll records for each 
employee – including this tax yearʹs leavers. For each employee, total the 
employer and employee NI as at last week; i.e. the week before the first 
week you want to run live.
P45 totals
The cursor does not stop on these fields. To enter P45 details for someone 
who has already started, press SHIFT-F4 and enter the details (see 5.5 
above). To change any of the displayed details, press SHIFT-F4, amend the 
displayed P45 window, and when you STORE the record, SUPERPAY 
updates the screen.
Year to date
As with the P45 totals, the cursor does not stop on these fields. The Gross 
and Tax fields are the sum of the totals from the P45 and This Employment 
fields. SUPERPAY automatically updates these totals when you enter P45 or 
This Employment fields.
This employment – Gross Pay totals (Fields 94-97)
Length: 4 fields, maximum 9,999,999.99

For many employees you enter the same total in all 4 pay fields. However, 
each field has a different function.
 Pay is the total value of all Gross Pay items.

Chapter 5: Employee records

 Gross pay for: Tax is the Taxable Gross.
 Gross pay for: NI is the total of all Gross pay items which have been 
subject to NI. This includes all NIʹable pay, even if it is outside the NI 
limits. This figure is needed to calculate directors’ NI. It is not necessar‐
ily the same as the sum of the ‘Gross pay for NI’ fields in the NI totals 
box if the employee has earned above or below the NI limits.
 Gross pay for: Pension is the total Gross pay subject to pension.

Tax, Stud. loan, Net pay and HP Accrl (Fields 98-100)

Length: 4 fields, maximum 9,999,999.99

Enter these fields if appropriate. (New users do not usually enter Net pay.)
Pension totals (Emp’ee and Emp’er) (Fields 102-109)
Length: 8 fields (maximum 9,999,999.99 each)

Enter pension totals (if any) for the year to date. The 4 lines correspond to 
the 4 pensions on Screen 1 (Stk = Stakeholder pension).
Tax Credit totals (Fields 110-117)
These fields are no longer used.
NI totals (Fields 118-144)
Length: 3 lines of 8 fields each

Enter the totals on Line 1. If the employee’s code has changed, enter the 
most recent code on line 2, etc.
NI Code, Emp'ee and Emp'er
Enter the employee’s NI code, and employee and employer NI contribu‐
Gross pay for NI
Enter the Gross pay (GP) on which NI has been calculated.
 To LEL: GP up to and including the Lower Earnings Limit (whole 
pounds only).
 To ET: GP from LEL up to and including the Earnings Threshold.
 To UEL: GP from ET up to and including the Upper Earnings limit.

C/Out rebate (E’ee and E’er) (Fields 117/8, 126/7, 135/6)

These fields show the accumulated employee and employer NI rebates for 
employees on a contracted out NI code.

New Users Guide

5.30 What next?

List all employees

When you have set up your employees, you may wish to LIST ALL EMPLOY-
EES or print DEDUCTION CARDS (EMPLOYEE REPORTS menu, options 1 and 5) 
so that you can confirm that what you have entered is correct. You may 
instead prefer to print sample reports 901, 902 (and 904 if you pay by 
Autopay or BACS) to check your set up details. Chapter 7 tells you how to 
access these sample reports.

Print P35 etc.

You should print a P35 (YEAR END menu, option 1) and MONTHLY SUMMARY
(PAYSLIPS/REPORTS menu, option 4) to check that the tax and NI on your 
new SUPERPAY system agree with the totals from your old payroll. There 
are now so many statutory totals that you need to keep, it is important to 
make sure everything is correct before you start running SUPERPAY ‘live’.

When you have finished setting up your employees, backup your data 
(UTILITIES, FILE MAINTENANCE, option 1). It is often useful to have a backup 
which agrees exactly with your previous payroll. You can then go back 
and start again if you want to try out various options on your first 
‘dummy’ run.

End Session
You are now ready to run your first payroll – see Chapter 6.

6 Run payroll

6.1 Overview
This chapter describes how to RUN a PAYROLL in SUPERPAY. Before getting 
down to specifics, there are several points which should be noted before 
you start your first RUN PAYROLL.

Employee selection
You select the range of employees you want to process; i.e. you do not 
have to RUN your whole payroll in one go.

Payslip display
RUN PAYROLL displays each employee’s payslip in turn for you to complete. 
The display is in the same format as the printed payslip so you can imme‐
diately see the effect of any entries you make during the RUN. If you make 
a mistake, you can press ESC and start again.

Pay items
You set up an employee’s pay items either:
 permanently on an employee’s personal Record so they are displayed 
every week, or
 you enter them on the employee’s payslip screen during the RUN so that 
they are included only on this week’s payslip.
The set up is identical. For example you enter permanent and temporary 
Pay item descriptions as heading numbers (e.g. *1) or text. The set up of 
pay items was covered in Chapter 5 and the examples illustrating the most 
popular types of gross and after‐tax pay items are not duplicated here.

Interrupt the Run

You can EXIT the RUN at any time, and come back to the place where you 
left off. This is useful if you need to change an employee’s Record (e.g. to 

New Users Guide

change a tax code). When you have made the change you can return to the 
RUN and take up again where you left off.

There is a line of PROMPT options at the bottom of the screen. Each option’s 
specific function is described in 6.16 below.

Print payslips
RUN PAYROLL allows you to process your payslips. The PRINT PAYSLIPS/
REPORTS Main Menu option prints payslips which have already been 

6.2 Run payroll menu screen

On the MAIN MENU choose option 1, RUN PAYROLL. The following RUN PAY-
ROLL MENU screen is then displayed.

Diagram 75: Run Payroll Menu

The options on this screen allow you to select which employees will be 
included in the RUN for the tax week/month selected.

6.3 Pay day

Enter the PAY DAY. SUPERPAY prompts the system date. Either accept this 
date or change it. This date is very important in SUPERPAY. It is the date
the employees are paid.
It is not the date on the employees’ timesheets or the date that you process 
the payroll. Our hotline experience shows that operators often automati‐
cally accept the displayed date or enter the earnings period date if the 
employees are paid a ‘week in hand’. For various statutory calculations, 
SUPERPAY assumes that the date entered here is the date the employees are 

Chapter 6: Run payroll

Run a payroll for a previous tax year

You cannot enter a PAY DAY for a previous tax year here. If you want to go 
back and run or re‐run a payslip in a previous tax year, change the System 
date on the MAIN MENU first and then return to RUN PAYROLL. (As a new 
user, this will not apply to you at this stage, but its useful to know for next 

6.4 Which interval

Enter W, M, 2 or 4 for weekly, monthly, 2‐weekly, or 4‐weekly.
 SUPERPAY displays only the options that apply to your employees; e.g. 
if you do not have any 2 or 4 weekly employees, SUPERPAY only gives 
you the choice between M and W (for monthly or weekly).
 If you can RUN only one type of payroll for the date entered (e.g. all 
your employees are monthly paid), this question is not displayed.
 If you have already run all your weekly employees for the tax period, 
SUPERPAY does not give you the W option. This also applies to the other 
options; e.g. if you have already run all your monthly employees for 
the tax month, you do not get the M option here.

6.5 Tax week/month

When you enter the interval SUPERPAY displays the tax week/month for 
the Pay day that you have entered; e.g. for a Pay day of 15/06/07, SUPERPAY 
displays Week 11, Month 3, or Week 12 (for two and four weekly paid) 


You cannot change the Tax period directly. If you want to RUN a payroll for 
a different period, press EXIT to go back and change the PAY DAY.

New Users Guide

6.6 All on holiday

SUPERPAY prompts N. Press ENTER to move on to the next question or enter 
Y. If you enter Y, SUPERPAY asks ‘to week ( )?’. Enter the week/month you 
want to advance to.
Example: SUPERPAY displays Week 25 next to the Pay day and the whole 
payroll is about to go on two weeks’ holiday. Enter 27 here.
If only part of your payroll is going on holiday, enter N here and use the 
HOLIDAY prompt to advance the tax week on each individualʹs payslip 
screen (see 6.16 below).

6.7 Which payroll type

Diagram 76: Select payroll run type

Enter 1 for Full payroll

This is the most common option. Choose it to process a payslip for all your 
current employees who have not already been paid for the tax period you 
have chosen. All your employees will be displayed in turn for you to build 
up their payslips on screen.

Enter 2 for Salaries (no intervention)

Choose this option if all (or nearly all) your employees’ pay is the same 
each week since it is quicker to have SUPERPAY process all the payslips 
automatically rather than build up each payslip on the screen. The RUN 
will then stop only when it comes to an item which needs an entry; e.g. 

Chapter 6: Run payroll

Enter 3 for Individuals

Choose this option if you do not want to process the whole payroll. 
Instead of automatically displaying the next employee, SUPERPAY displays 
a blank payslip screen and waits for you to enter an employeeʹs code.

Diagram 77: Enter specific employee code

When running individuals, the payslip screen is exactly the same as the 
FULL PAYROLL option. The only difference between the options is that in the
INDIVIDUALS option, the EMPLOYEE CODE prompt is redisplayed after each 
payslip. When you have finished the RUN, press EXIT to return to the MAIN

6.8 Employees
This option allows you to choose all employees (i.e. FULL PAYROLL) within 
a given range. Press ENTER twice to select all employees or enter a range of 
departments (e.g. A ‐ C) or employees (e.g. A015 ‐ B023). If you want to 
process one employee only, choose option 3 (INDIVIDUALS) above rather 
than enter his number in both fields here.

6.9 Employee payslip screen

SUPERPAY then displays an employeeʹs payslip screen.

Diagram 78: Sample Employee Payslip Screen before processing

New Users Guide

Week number
The employeeʹs week number and the number of weeks his pay covers 
(the pay interval) are shown in the top right of the screen. SUPERPAY high‐
lights the pay interval if it differs from the rest of the payroll.

Diagram 79: Pay interval highlighted

6.10 Pre-set payslip items

You can have up to 11 gross pay and 7 after‐tax items on a payslip. These 
can be a mixture of rates, flat amounts, SSP, PARENTAL PAY, STUDENT LOANS, 
and ATTACHMENTS. They can either be pre‐set on the employeeʹs Record, or 
you can enter them as extra items during RUN PAYROLL.
Below is a recap of the information about pay items which has already 
been covered in Chapter 5.

 Values can be positive or negative.
 Each line can be up to plus or minus 999,999.99.
 The total pay can be up to 9,999,999.99.
 Rates of pay and units can include more than 2 decimal places, e.g. 
Piecework @1.12345 per unit or Commission @.025 (i.e. 2.5%), but the 
money column is shown to 2 decimals.
 There is no need to enter decimal zeros; e.g. you can enter £15.00 as 15, 
15.0 or 15.00.
 Do not enter a pound sign, ‘£’.

Rates have the ‘@’ symbol in front of the rate payable. Enter the number 
of units against each item, and SUPERPAY calculates the total amount.
 If you want zero units for a displayed rate, press ENTER (i.e. there is no 
need to enter zero), and SUPERPAY moves on to the next line.
 If you enter a standard number of units on the employee’s Record (e.g. 
35 hours), in RUN PAYROLL the cursor stops on the pre‐set units field. 
Either press ENTER to accept the displayed number or overtype it with 
another number.

Chapter 6: Run payroll

Flat amounts
Permanent flat amounts are automatically displayed and you cannot 
change the value on the payslip screen. If you need to change a permanent 
item, escape the RUN, change the employee’s record and then return to the 
RUN and pick up where you left off.

If you have a variable flat amount (e.g. bonus or expenses) enter the value.

Zero values
Zero value gross pay or after‐tax items are shown as zero on the screen 
and blank on the printed payslip.
Example: An employee has not worked any overtime so you press 
ENTER to move on to the next pay line. The value is zero on the screen, 
but when you print the payslip, 0.00 is not printed on the Overtime line 
(i.e. the value is left blank).

‘Net to gross’ pay

Enter n after a value to show that it is a Net amount. SUPERPAY ‘grosses upʹ 
the value and shows the Gross Pay, Pension (if it applies), Tax and NI 
needed to arrive at the Net value that you have entered.
Example: You enter a value of 300n (or 300.00n) in one of the gross 
pay lines and press ENTER. SUPERPAY then displays the Gross Pay, Tax, 
NI and any Pension needed to arrive at £300 Net pay.
You can enter n here in RUN PAYROLL, on an employeeʹs Record, or on the 
PAYSLIP HEADINGS file. (Note: You can only have one net to gross item on a 
payslip.) A Net bonus is covered in Q11 in the FAQ 2007 booklet.

6.11 Extra items

If you have not used all 11 gross pay and 7 after tax items, you can enter 
extra items. You use the cursor keys to move from pre‐tax to after‐tax 
items and back again. Enter any extra items in exactly the same way as you 
set up permanent items on an employeeʹs Record.

Extra flat amount

First, enter the heading. Normally you enter *n where n is the heading 
number. The following example shows a Bonus entry which has been set 
up as heading 4 on the PAYSLIP HEADINGS file.

New Users Guide

Step 1 – enter heading and press ENTER.

Step 2 – SUPERPAY displays the text and waits for you to enter a value.

Step 3 – you enter the value.

This amount will be included under the correct heading on your Depart‐
ment Totals report. Note: You do not have to enter heading numbers; 
instead you could type the actual text Bonus at Step 1 above. The amount 
entered will then be included in the Misc Gross or Misc Net totals.
Example: You want to pay a Christmas bonus. Rather than set up a spe‐
cial heading, you type the text Christmas Bonus and then enter the 

Extra rate of pay

To enter an extra rate during the RUN, enter the description, key in the @ 
symbol and the rate payable. Then press ENTER and key in the number of 
units. The following shows an example of an overtime payment.
Example: You want to enter an overtime payment of 4 hours @ £24.52 per 
hour. Overtime is your heading number 3.
Step 1 – enter heading and rate payable and press ENTER.

Chapter 6: Run payroll

Step 2 – SUPERPAY displays the text and waits for you to enter the number 
of hours.

Step 3 – you enter the number of hours.

SUPERPAY calculates how much to pay. This value will be included under 
the correct heading on your Department Totals report. Note: As with flat 
amounts, you do not have to enter heading numbers; instead you could 
type the actual text Overtime at Step 1 above.

Extra text
If you want to enter some extra description on the payslip, you can enter 
up to 20 characters on any free lines on the payslip screen. Then enter a 
value of zero on these lines. (Note: You cannot enter additional text on the 
same line as a pre‐set heading.)
The value of zero is shown on the payslip screen, but shows as blank on 
the payslip.
Example: It is an employee’s 60th birthday. You enter Happy 60th Birth‐
day as an extra description on the payslip screen.

Zero values are not printed on the actual payslip, so the employee will 
only see the text that you have typed.

You must use the DIARY prompt (F4) to enter SSP. SUPERPAY will then auto‐
matically display the value to be paid and update your records accord‐
ingly. SSP is covered in Chapter 10 in the Reference section.

New Users Guide

Parental Pay
You set up PARENTAL PAY on an employee’s Record and SUPERPAY automat‐
ically displays the amount payable. SMP is covered in the employee 
records section. Parental Pay is covered in Chapter 9 in the Reference section.

Add extra Heading number during the Run

During RUN PAYROLL you may realise that you should have set up an extra 
Heading (e.g. you want to enter Hotel exps). You cannot change the PAYS-
LIP HEADINGS file here on the payslip screen. Instead:

 Press EXIT twice to exit the RUN.
 Go to your PAYSLIP HEADINGS file and set up the Heading – but note you
cannot change an existing Heading in the middle of a run – you can 
add extra Headings but do not change one that already exists. Even if 
you only change the spelling, SUPERPAY detects that a Heading has 
been changed mid‐run (which it does not allow) and this can have 
unforeseen (to you) consequences when you continue your payroll.
 Return to RUN PAYROLL.

6.12 Pension, tax and NI

SUPERPAY automatically calculates and displays pension, tax and NI as 
you enter Gross Pay items.

When (or if) you change the Gross Pay (e.g. enter an extra item), these 
items change instantly on the screen. Which Gross Pay items are subject to 
these deductions is determined by the ‘Flagsʹ fields on your PAYSLIP HEAD-
INGS file. E.g. you could have Salary subject to a percentage pension, but 
overtime and bonus excluded from the pension calculation.

 Pension calculations are based on what is stored in the special pension 
fields on Screen 1 of the Employee records.
 Pensions can be deducted from Gross before calculating tax or NET of 
tax. (NET means that the pension is deducted from the employeeʹs Net 
pay.) Pensions are always shown in the line above tax and NI calcula‐
tions even though they may have been deducted after tax and NI has 
been calculated.

Chapter 6: Run payroll

 No Stakeholder pension is displayed if there is not enough gross pay to 
pay the pension.
 An employee can have up to four pensions. The contributions under all 
four schemes and the total are shown. However, if the values for all 
four pension elements are too big to fit in the space on the payslip only 
the total is shown.

National Insurance
SUPERPAY uses the exact percentage method; manual tables use gross pay 
increments so you can have slight differences between the two systems. 
Both methods are acceptable to the Inland Revenue.

6.13 Student Loans and attachments

Student Loans and Attachments are automatically displayed in the ‘After‐
tax’ section of the payslip screen on whatever line you have set up on the 
employee’s Record.

6.14 Net pay

SUPERPAY automatically displays the Net Pay. When you have no more 
items to enter, check that everything is correct, and then press STORE.

Net pay rounding

If the employeeʹs Net Pay is rounded (e.g. to £1), the Net Pay displayed is 
the rounded amount. (The rounding calculation is shown underneath the 
Net Pay value.)

Diagram 80: Net pay rounding example

In the above example, the employeeʹs actual net pay is £391.24. SUPERPAY 
deducts 92p which was rounded up last week, making a total of £390.32, 
and then rounds this up 68p to make £391.00.

New Users Guide

6.15 Negative gross or net pay

Even though individual items can be negative, SUPERPAY will not let you 
STORE a negative Gross or Net Pay. If you have a negative Gross or Net 
you have 3 choices:
 Re‐enter some details to make the Gross pay positive or zero.
 If the Gross Pay is correct, enter a positive after‐tax adjustment to make 
the Net pay zero. Adjust the employee’s pay the following week.
 Bypass this employee; i.e. EXIT the payroll and restart the RUN from the 
next employee. Then investigate and resolve the problem later.

6.16 Prompt
Each of the prompt options at the bottom of the payslip screen is described 

When the displayed payslip is correct, press STORE to save the payslip and 
update your employee Records and SUPERPAY reports.

Prompt – Holiday
HOLIDAY allows you to advance the tax week for an employee.

Step 1 – Press F3 and SUPERPAY asks you to enter the new tax week.

Step 2 – Enter the new week number; i.e. the last week of his holiday.

If you are not sure what to enter here, look in the top right of the screen for 
the current tax week number.

In this example the employee is about to go on two weeks’ holiday. The 
current week is Week 18, so you need to enter 20 here (i.e. 18 + 2).

Chapter 6: Run payroll

Step 3 – SUPERPAY displays the new week number and pay interval in the 
top right of screen.

SUPERPAY adjusts the employeeʹs tax and NI limits and any flat rate pen‐
sion for the number of weeks paid.
Step 4 – You can now pay the employee his normal pay plus two weeks’ 
holiday pay (3 weeks’ pay in total). RUN PAYROLL will not display that 
employee again until Week 21.
Important note
If you press EXIT because you need to re‐enter some payslip items, the 
tax week is reset back to the standard week. So, if you press EXIT to 
make some corrections you need to press HOLIDAY again and advance 
the tax week again.

Prompt – Interval
The INTERVAL prompt is very similar to the holiday prompt except that it 
changes the INTERVAL without changing the tax week. You need this if you 
have not paid an employee for a few weeks and this week’s pay is for one 
week only.
Step 1 – You notice the employee’s pay interval is highlighted and is not 
correct. In this example the employee has not been paid for 7 weeks.

Press SHIFT‐F3 (i.e. hold down the Shift key and press F3).

Step 2 – SUPERPAY then asks you to enter the new pay interval (the 
employee’s current pay interval is displayed).

Step 3 – Overtype the displayed number (in this example 7) with the cor‐
rect interval. SUPERPAY displays the new pay interval in the top right of 

New Users Guide

SUPERPAY also adjusts the employeeʹs NI limits and any week 1 tax and flat 
rate pension for the number of weeks paid.
Important note
In the same way as HOLIDAY, if you press EXIT to re‐enter any payslip 
items, the Interval is reset back to its original value and you would 
need to press INTERVAL again.

Prompt – Diary
If an employee has been sick, press the DIARY prompt and enter the sick 
days. SUPERPAY then calculates:
 whether a PIW has been formed.
 what days to pay (if any).
 whether this PIW is linked to a previous PIW.

When you STORE the diary, the SSP value is displayed on the payslip 
screen. If you want to change the number of days paid, press the DIARY 
prompt again and change the employee’s DIARY. Please see Chapter 10 in the 
Reference section for further details.

Prompt – Text
TEXT displays your PAYSLIP HEADINGS. This is useful if you want to enter an 
additional item and you do not know what HEADINGS have already been 
set up. When you have finished viewing your HEADINGS press EXIT to re‐
display the payslip screen.

Prompt – SMP
This prompt is only displayed when you have entered an Expected Week 
of Confinement (EWC) date on Screen 2 of an employee’s Record. If you 
want to pay SMP/SPP and no prompt is displayed, EXIT the RUN, and com‐
plete the PARENTAL LEAVE box on the employee’s Record before returning to 
the RUN — see Chapter 9 in the Reference section for more information.

Prompt – Exit
You can press EXIT to clear what youʹve entered for this employee and start 
again. If you want to escape from RUN PAYROLL (for example to update an 
employee’s Record before doing his payslip) press EXIT twice. When you 
return to RUN PAYROLL, SUPERPAY will automatically start again where you 
left off.

Chapter 6: Run payroll

6.17 Casual employees

If you have casual employees, rather than use the INTERVAL prompt you 
should enter C in the EMP’EE TYPE field in the CONSTANTS section on Screen 
1 of their Records. RUN PAYROLL will then always default to an interval of 1 
for these Casual employees.

Prompt – Skip
If you have entered C (for casual) in the EMP’EE TYPE field on an 
employee’s Record, RUN PAYROLL displays a SKIP prompt for that 

If the casual employee is not being paid this week, press F2 to skip the 
employee this week. SUPERPAY asks for confirmation.

Press ENTER to confirm the skip and move on to the next employee, or 
press EXIT to cancel the request and pay the employee. This allows you to 
RUN FULL PAYROLL and bypass casual employees if they are not being paid 
this week.

6.18 Exit ‘Run payroll’

If you want to leave RUN PAYROLL before the end of the RUN, press EXIT once 
or twice (depending on what is displayed on the screen) to return to the 
MAIN MENU. If you are running the SALARIES (NO INTERVENTION) option you 
can EXIT the RUN only when the cursor stops at an item for which a value 
is needed.

6.19 End of run

At the end of the RUN (or when you press EXIT twice to interrupt the pay‐
roll) SUPERPAY returns to the MAIN MENU.

6.20 What next?

When you have successfully completed RUN PAYROLL, move on to Chapter 7 
for guidance on how to print your payslips and reports.

New Users Guide

7 Print payslips and

7.1 Overview
Now that you have RUN a payroll, you can print payslips and reports. 
Choose PAYSLIPS/REPORTS (option 2 on the MAIN MENU) to display the fol‐
lowing menu.

Diagram 81: Payslips/reports Menu

The PAYSLIPS/REPORTS menu lists options which are calculated from your 
payslips. The reports are often in the format of one line per employee, one 
line per department etc.
As a new user, we suggest you select each option in turn and study each 
printout. You can then decide what reports will be useful for your com‐
pany. However, all companies need payslips, a WAGES BOOK and/or 

There are several points worth noting here:
 These print options do not change your Records in any way so you can 
print them as often as you like.
 You can print payslips and reports in any order.
 If you UNDO/RESTORE an employee, SUPERPAY automatically updates 
the relevant reports which you should then reprint – see Chapter 8.
 You can print reports/payslips for a range of weeks, even across tax 

New Users Guide

Choose each option and press ENTER to accept the default settings. Then 
choose a PRINT prompt. For payslips, press F4 to print a sample as often as 
you need until you are happy with the alignment. Then press F10 to print 
your payslips.
The remainder of this chapter describes print options in more detail than 
you need at this stage. However, this extra information will be useful 
when you have been using SUPERPAY for a while and have a range of 
weeks to choose from.

7.2 ‘For’ field

Choose an option and complete the sub‐menu which is displayed on the 
right of screen. The following screen is the most common sub‐menu. This 
section describes the FOR field.

Diagram 82: Report details sub-menu

1. You usually press ENTER to accept the displayed Week or Month 
number. SUPERPAY always prompts the last payroll RUN; e.g. in the 
above diagram, the last option run was a Week 14 payroll. You can 
overtype this with a different period; e.g. M3 for Month 3, T14 for a two 
weekly payroll, or F16 for a four weekly payroll.
2. You can choose a range of weeks/months in the current year; e.g.


Enter the range with a hyphen between the first and last week number.

Chapter 7: Print payslips and reports

3. You can also choose a range of weeks/months for more than one tax 

The above screen is for the weekly payrolls from 1st July 2006 to 30th 
June 2007.
4. Sometimes you might choose all payments in the current year

This is especially useful if you want all the payslips or a WAGES BOOK 
for an individual employee for the whole of the year to date.

7.3 Monthly summary

Diagram 83: Monthly Summary screen

When you choose MONTHLY SUMMARY, SUPERPAY asks for the tax year. As a 
new user you should accept the default 08 which is for the tax year ending 
5th April 2008. When you have been using SUPERPAY for more than one 
year, you can print the MONTHLY SUMMARY for the current or previous 
years. If you enter 07-08, SUPERPAY will print the MONTHLY SUMMARY for the 
two tax years ending 5th April 2007 and 5th April 2008.
The MONTHLY SUMMARY shows the totals needed to calculate how much 
you have to pay to the Inland Revenue each month. These are the totals 
you would enter on a manual P30 yellow payment booklet.
 Which weeks are included in each tax month is determined by the 
‘Income tax year’ section on Screen 3 of your COMPANY RECORD.

New Users Guide

 SSP reclaim – If you start using SUPERPAY mid year, SUPERPAY can only 
analyse SSP paid through the calendar section of your employees’ SSP 
diaries; any entries in the ‘Before diary’ section are not included in this 
 PARENTAL PAY – The amount you can reclaim depends on whether or 
not you qualify for Small Employer’s Relief – see COMPANY RECORD, 
Screen 3.
 To show the balance outstanding at any time, you need to enter your 
Revenue payments on Screen 3 of your COMPANY RECORD.
 You can agree your MONTHLY SUMMARY to your weekly and monthly 

7.4 Stakeholder pension summary

Diagram 84: Stakeholder pension screen

At the end of each calendar month, you can print a Stakeholder Pension 
report to send to your Pension company. This report only prints the Stake‐
holder totals; i.e. those pensions set up on the Stakeholder pension Line 4 
of the EMPLOYEES’ RECORDS. Please see 8.11 in the Reference section for fur‐
ther details.

7.5 Nominal analysis

SUPERPAY can print this report even if you have not set up any Nominal 
Ledger codes in SUPERPAY. However, to make the report more useful, you 
can enter Nominal Codes (8 characters maximum) on Screen 3 of your 
COMPANY RECORD and on your PAYSLIP HEADINGS file (see 4.5 above).

Nominal link file (option 6)

This option creates a file on disk which can be linked to third party Nom‐
inal Ledgers. You would need to contact your accounts supplier to deter‐
mine if SUPERPAY fields can be imported into your Nominal Ledger.

Chapter 7: Print payslips and reports

7.6 Subcontractor vouchers (option 9)

This option is no longer available. The Inland Revenue introduced a new 
CIS system on 6th April 2007, and there is now a separate CIS module to 
cover the new scheme.

7.7 User reports (option 4 on Main Menu)

The USER REPORTS screen lists sample reports which are not included in 
the standard menus. As a new user, you currently have no samples in 
your USER REPORTS menu, so nothing happens when you select this 
First, you need to transfer the samples into your USER REPORTS screen.

Transfer sample reports

Choose REPORT DESIGN (UTILITIES, option 3). A list of reports is then dis‐
played. Each report has an ID number.

Diagram 85: Report Design screen

The sample reports are numbered from 900. We suggest you COPY the 
samples to numbers in the range 301 to 327.

New Users Guide

Step 1 Press F7. SUPERPAY displays:

Diagram 86: Copy a report

Step 2 Enter 901. SUPERPAY displays Employee names and addresses next to 
the layout number.

Diagram 87: Copy sample reports into User reports screen

Enter 301 in the ‘to’ box and press SPACE.
Step 3 The sample ‘Employee names and addresses’ report has now been 
stored as report 301.
Step 4 Repeat steps 1 and 2 for any of the following sample reports you 
think might be useful.

901 Employee names and addresses
902 Employee Tax/NI codes etc.
903 Employee address labels
904 Employee bank details
905 Employee pay report – alphabetic
906 Employee loans/attachments report
907 Amounts paid this period report
908 Amounts paid this year report
909 Hours worked this period report
910 Hours worked this year report
911 Blank timesheet for completion

Chapter 7: Print payslips and reports

912 Net pay analysis
914 HP accrual to date
918 Multi‐period Wages Book
919 Employees by start/leave dates
920 Number of employees in each company
921 Company address labels
922 Company address plain paper (C5 env)
923 Company address plain paper (DL env)
924 Company year end references
925 Pensions this pay period
926 Internet Filing mandatory fields
927 IR pre‐visit data export
When you have finished copying the reports that you want, exit REPORT
DESIGN and go back to the MAIN MENU. Choose option 4, USER REPORTS. The 
screen now looks like this:

Diagram 88: User reports screen

Enter the layout number of any report you wish to print. All the copied 
samples except 303 and 321 are plain paper reports, and we suggest that 
you print each report in turn so that you can see what each one looks like 
with your data. (You could instead press F8 to view the report on screen.) 
After each print, SUPERPAY returns to the MAIN MENU, so you need to re‐
choose USER REPORTS between each printout.
Note: ‘Report’ 327 is not a paper report. It is a file format requested by the 
Revenue prior to an Inspection – see FAQ 2007, Q3 for more details.

Description of sample reports

Most companies use the following sample reports.
301 – This report lists employees’ names and addresses on plain paper. 
Print or view this before you do your year end so that you can quickly 
identify any missing or incomplete addresses.

New Users Guide

302 – This report lists Tax codes, NI numbers etc., one line per 
employee so that you can quickly check the essential data for new cli‐
304 – This lists Bank details for each employee – one line per employee.
318 – The MULTI-PERIOD WAGES BOOK prints totals for a range of weeks 
or months which can be agreed to financial accounting periods as well 
as tax years. E.g. to print a report from Week 20 in the 2006/2007 tax 
year to Week 19 in 2007/2008 enter: From: 07w20 To: 08w19.

7.8 Employee reports print options

On the MAIN MENU, choose EMPLOYEE RECORDS (option 5).

Then choose EMPLOYEE REPORTS (option 2).

Chapter 7: Print payslips and reports

The EMPLOYEE REPORTS menu is then displayed.

As with the PAYSLIPS/REPORTS menu, we suggest you print each of these 
options in turn so that you can see which reports will be useful to you. 
However, many of these reports print one page per employee so we advise 
you not to select all employees if you simply want to look at the report. We 
suggest you enter the same employee number in both fields when SUPER-
PAY asks:

If you leave both fields blank, SUPERPAY will print the report for all your 
employees and this could be a lot of printing if you have many employees.

Which reports to print?

If you are setting up mid‐year – i.e. you have entered totals to date on the 
employees’ Records, you should print DEDUCTION CARDS and TOTALS TO
DATE to check that your totals agree with the totals carried forward from 
your previous system.

7.9 Print P45's

This option prints computer P45ʹs for you to give to your leavers. The 
forms are available free of charge from the Inland Revenue. You cannot 
use manual P45’s in your printer.
In October 2008, the Inland Revenue will introduce new P45 forms which 
will include the employee’s date of birth and gender. Old forms will be 
withdrawn from April 2009. During the 2008/9 tax year, Computastore 
will issue a SUPERPAY update for this change.

New Users Guide

Step 1 – When an employee leaves, enter a leave date on his Record

Step 2 – Press F5 to DELETE the record. This sets a PRINT P45 flag for that 

employee to be included in the next P45 print run. SUPERPAY then asks:

Step 3 – Press ENTER (for Y) and press EXIT back to the EMPLOYEE RECORDS 

menu. Then choose option 7.

Step 4 – Enter the E’ee type and E’ee’s fields in the usual way.

Chapter 7: Print payslips and reports

Step 5 – Choose laser or continuous and then load your P45 forms and 
choose SAMPLE. You need to print a SAMPLE to check your alignment with‐
out losing the PRINT P45 flag. If you print a ‘real’ P45 and the alignment is 
out, you would have to reset the flag on the Record (see below). Unlike 
most of SUPERPAY’s reports, you can print P45’s once only.

Laser P45's
Laser P45ʹs consist of two A4 sheets. So, if you are printing several P45’s, 
make sure you load sheet 1, sheet 2, sheet 1, sheet 2 etc. (This is the way 
they are stored in the Inland Revenue stationery box.)
If your laser P45’s do not line up properly you can use the P45 offset fields 
in the SYSTEM DETAILS file. These offset fields have exactly the same func‐
tion as the P14 offset fields which are described in the FAQ 2007 booklet 
Page 41.

Continuous P45's
Continuous P45ʹs are in exactly the same format as manual P45ʹs with a 
margin for sprocket holes. Since you have to line up the forms, continuous 
P45ʹs are really only useful if you have several employees leaving at the 
same time; i.e. it may be easier to print a P45 on plain paper and then man‐
ually transcribe the information onto the Inland Revenue form, rather 
than load and align the special stationery.

Reprint a P45
You cannot simply re‐choose the PRINT P45 option to reprint a P45. Instead 
you need to:
 Go the Employee’s Record.
 UNDELETE his Record.
 DELETE his Record again.

This resets the PRINT P45 flag, and you can then reprint the form.

Online Filing of Inland Revenue copy

From April 2009, all medium and large companies will have to file the 
Inland Revenue copy of the P45 online. This will require you to transfer 
over to a new Windows version of SUPERPAY from April 2009. More details 
of this change will be issued closer to the changeover date.

New Users Guide

8 ‘Undo’ mistakes

8.1 Overview
If you realise you have made a mistake after a payslip has been stored 
and/or printed you need to ‘undo’ the incorrect payslip before SUPERPAY 
will let you re‐do the employee’s payslip.
Step 1 – Go the employee’s Record and UNDO the payslip.
Step 2 – STORE the undone Record.
Step 3 – Choose RUN PAYROLL again and re‐do the payslip.
These 3 steps are all that you usually need. You do not need to ‘undo’ the 
whole payroll when you make a mistake on one or two employees.

8.2 Correct a payslip – 3 easy steps

The following example assumes that you realise that you have made a 
mistake after you have STORED an employee’s payslip screen and have 
then pressed EXIT to end the RUN and go back to the MAIN MENU.

Step 1 – Undo the payslip

1. Choose option 5, EMPLOYEE RECORDS, and call up the individual’s 
Employee Record. Check the week/month number in the bottom left 
of the screen is this week – i.e. check that you really have STORED the 
payslip for this week (in this example Week 14).

2. Press F7 to UNDO RUN.

New Users Guide

3. SUPERPAY displays an Action Box.

4. Press ENTER to select UNDO LAST RUN and SUPERPAY cancels the 

employee’s latest payslip.

i.e. in this example the Week number changes back to Week 13.

Step 2 – Store the record

Press F9 to STORE the changed Record.

Step 3 – Correct the payslip

Go back to RUN PAYROLL and choose RUN FULL PAYROLL again (if that is your 
usual choice). SUPERPAY automatically re‐starts the RUN with the UNDONE 

Diagram 89: Previous pay details displayed

RUN PAYROLL displays the message ‘Using last run’s data’ at the top of the 
screen. You can then add or amend any items without having to re‐key 

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

If you want to start the payslip again from scratch or the pay interval is not 
correct, press EXIT to clear the entries.

Diagram 90: Clear previous payslip

When you press EXIT you will see that the ‘Using last run’s data’ message 
is no longer displayed and you can then start afresh.
Whether you add something to an existing payslip or start again from 
scratch, enter the payslip in the usual way. Then STORE the revised payslip 
and RUN PAYROLL moves on to the next employee.
Summary This is the most common case; the remainder of this chapter 
tells you what to do in other cases.

8.3 Correct a payslip which has been printed

If the incorrect payslip has been printed, UNDO and RE-RUN the payslip 
exactly as described in 8.2 above. The only difference is that when you 
have corrected the payslip screen, you also need to re-print the individual 
employee’s payslip.
You also need to reprint any other reports which you have already printed 
– e.g. WAGES BOOK – which now show the revised figures.

8.4 Correct a payslip – net pay adjustment

If an employee has already been paid an incorrect amount, UNDO and RE-
RUN his payslip exactly as described in 8.2 above.

However, when you re‐RUN the payslip you need to ensure that the 
revised payslip shows the Net pay that the employee actually received. To 
do this, enter any difference in Net pay as an After-tax adjustment. You 
then recover or pay any difference next week by either subtracting or add‐
ing the difference as an After‐tax item.

New Users Guide

Example: When an employee receives his Week 14 pay he informs you 
that his £267.27 Net pay does not include 4 hours weekend overtime.
UNDO his record, and re-RUN his payslip as described above. Using ‘last 
run’s data’, add 4 hours week end overtime.

Diagram 91: Revised payslip – new net pay

The Net pay is now £316.55 and you owe the employee
£316.55 less £267.27 = £49.28.
Enter -49.28 as an After‐tax adjustment so that his Net pay shows the 
£267.27 he actually received.

Diagram 92: Revised payslip – original net pay

You will need to add £49.28 to his Net Pay next week as a positive After 
tax item. Give the employee a copy of the revised payslip with next week’s 
payslip so that he can see how the £49.28 adjustment has been calculated. 
The important point about this example is that you cannot change what 
the employee has already been paid so you need to make the revised pay‐
slip agree with his actual Net pay. If you do not, your pay records will not 
agree with your Cash Book.

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

8.5 Correct a payslip – no net pay adjustment

You only need to make a Net pay adjustment if the employee has received 
the wrong amount. If you have not paid the employee yet, no Net pay 
adjustment is necessary when you re‐run a RESTORED payslip. Similarly, if 
the employee received the correct amount and it was the payslip that was 
wrong you do not have to make any adjustment.
Example: A director draws cash throughout the month which is then 
grossed up. Originally you entered drawings of £1505n. The following 
month you realise that you should have entered £1620n.
RESTORE and re‐RUN his payslip as described in 8.2. There will be no net 
pay adjustment since the director has received the correct amount and it 
was the payslip that was wrong.

8.6 Correct a payslip – large negative adjustment

If the difference between the original and revised payslip gives rise to a 
large negative adjustment, you may not want to take off the whole 
amount in one go. In this case, set up the Adjustment as a Loan on Screen 
1 of the employee’s RECORD:
 Enter the balance outstanding in the Loan outstanding field (field 22).
 On one of the After‐tax lines enter *L with the value of the deduction 
you will make each week.
Each week, SUPERPAY will reduce the balance outstanding by this deduc‐
tion until the adjustment has cleared.
Example: same payslip as before (i.e. Week 14 undone).

Diagram 93: Incorrect payslip already paid into bank

New Users Guide

In this example, you realise that the employee was on a week’s unpaid 
leave and so should not have been paid at all. Unfortunately, the money 
has already been paid into his bank account.

Diagram 94: Revised payslip with correct net pay

When you re‐run his payslip, you see he should have been paid only 
£26.93 tax refund; i.e. he has been overpaid by:
£267.27 ‐ £26.93 ‐ £240.34
Enter this as a positive after tax adjustment to reflect his actual Net pay.

Diagram 95: Revised payslip showing overpayment

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

This is a large sum to repay, and you decide the employee can pay it back 
in 3 instalments of £85, £85 and £70.34. Set up the loan on the employee’s 

RUN PAYROLL will then take the repayment from his next 3 payslips.

Diagram 96: Overpayment repaid as a loan repayment

8.7 Correct a payslip – deleted employee

The F7 UNDO prompt is not displayed on a DELETED employee’s record. If 
you realise that you need to UNDO a payslip for a DELETED employee, you 
need to first UN-DELETE his record and then follow the relevant instructions 
in this chapter. (Do not forget to DELETE his record again when you have 

8.8 Correct a payslip – more than one employee

If you have more than one payslip to correct, you can repeat the UNDO pro‐
cedure for each employee as described above, and then re‐RUN all the pay‐
slips together. If you have more than a few employees to re‐RUN it may be 

New Users Guide


rather than RESTORE each Record individually.

Diagram 97: Undo all last run menu option

It is not often that you need to UNDO the whole payroll. It is usually only 
one or two payslips that have mistakes in which case you should UNDO 
only those payslips on the individual employee Records.
If you UNDO the whole payroll it is essential to re‐run everyone who was 
paid. Our hotline support calls show that this is not always done – e.g. you 
have a payslip but there is no record of the pay for that week on the 
Employee’s record.

Use This Option With Caution

As long as you re‐run everyone, this option is very useful when you want 
to correct quite a few payslips (e.g. you are half way through the payroll 
when you realise you have forgotten to enter a bonus on each payslip). 
This option has exactly the same effect as the UNDO RUN prompt on each 
individualʹs Record.

Choose UNDO ALL LAST RUN, and enter the range of employees or depart‐
ments. Then enter the week number that you want to UNDO. SUPERPAY 
prompts you with the latest week or month number.

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

SUPERPAY asks you to confirm your selection.

Press SPACE to start the UNDO or ESC to cancel. UNDO ALL only changes 
those Records which have been RUN for the period selected. When com‐
plete, SUPERPAY tells you how many employees have been UNDONE.

Press ESC to return to the EMPLOYEE RECORDS MENU.

Undo all – one week at a time

This UNDO ALL option goes back one week or month. If you need to UNDO 
ALL for more than one week, choose this option as many times as needed, 
and enter one week number earlier each time until you have UNDONE back 
to the required period. You can then re‐RUN each pay period in sequence 
to correct any payslip error(s).
Please note: UNDO ALL does not RESTORE deleted employees. If you want 
DELETED records included in the UNDO ALL, then you need to UNDELETE 
them first before proceeding with the UNDO.

No reverse Undo all

On an individual employee’s Record you can RESTORE forwards as well as 
backwards and so can effectively reverse an UNDO LAST RUN. You cannot 
reverse this global UNDO ALL LAST RUN in one go. If you need to reverse or 
cancel the UNDO ALL, you need to go to each individual employee’s Record 
and RESTORE it forwards.

Correct payslips
To correct the payslips, go back to RUN PAYROLL. Re‐enter the same PAY
DATE again and re‐RUN the payslip(s) as described above for individuals.

New Users Guide

Re-print payslips and reports

Re‐print your payslip(s) and reports which now show the corrected fig‐

8.9 Correct an ‘archive’ payslip

If you want to correct and reprint a payslip several weeks after it was orig‐
inally produced, it is most likely that the employee has already been paid 
the wrong amount. So, you will need to make an After‐tax adjustment on 
his next ‘live’ payslip. The value of the adjustment will be the difference 
between what he was originally paid and what he should have been paid.
Net pay adjustments have already been described in 8.4 above if you are 
only going back one week. If, however, you need to go back more than one 
week, you will need to work out the total Net pay adjustment for all the 
weeks that need to be re‐RUN.
Before you start, you need to have to hand the original payslips or WAGES
BOOK from the week of the error right through to the present week. If you 
do not have these to hand you can print the WAGES BOOK now, before you 
RESTORE the record. This is best illustrated with an example.

Example: In Week 27 you realise you should have entered a new tax code 
for an employee in Week 22.

Step 1 – Re-print payslips which need to re-done.

You probably have copies already of these payslips but they are usually 
stored with all the other employees’ payslips for the individual weeks. Its 
much better to simply re‐print the payslips in one go on plain paper.
Go to PAYSLIPS (PAYSLIPS/REPORTS menu, option 1). SUPERPAY prompts 
W26 in the ‘For’ box. Enter W22-W26 and enter the employee’s number in 
both fields in the E’ee’s selection fields.

Then press F10 to PRINT the payslips on plain paper. In this example, the 
net pay for the five weeks is £298.11, £316.33, £316.54, £334.32 and £298.32.

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

Step 2 – Restore the record

Now go to the EMPLOYEE RECORDS menu, option 1. Enter the employee’s 
number and display his record. Press F7 to UNDO RUN. SUPERPAY displays 
the same Action Box as described in 8.2 above.

Press Cursor down to move the highlight to the ‘Restore to ..’ line and 
press ENTER. SUPERPAY then asks you to choose a week number to 
RESTORE to, prompting the Week/Month number prior to the current one.

General points about Restore

You have three options:
1. You can enter a Week or Month number, or
2. Press the Up or Down arrow to step through the previous weeks, and 
then press ENTER on the week you want, or
3. If the employee is fairly new you can go right back right to the begin‐
ning by entering W0 or M0 (i.e. week or month zero).
When you press ENTER, SUPERPAY sets the Record back to the displayed 
week number and flags all subsequent payslips as CANCELLED.
If you enter a week number which has not got any data for that employee, 
SUPERPAY beeps and informs you that there is no data for the period you 
entered. Also, if you have made recent changes to the employee’s record, 
SUPERPAY may display a warning about alterations.

As with UNDO LAST RUN, RESTORE changes the displayed Record. To save 

the RESTORED Record, you need to press STORE. If you press EXIT, the 
RESTORED Record is not saved.

New Users Guide

Step 3 – Back to this specific example – enter the required week no

Enter 21 to bring the employee’s Record back to Week 21.

Step 4 – enter the change

The last run box has now changed to show that you are back in the 
‘archive’ Week 21 record.

Enter the tax code change (i.e. for this example, overtype 522L with 412L) 
and STORE the revised record.

Step 5 – Re-run ‘archive’ payslips

Go back to RUN PAYROLL and enter the original PAY DAY so that SUPERPAY 
selects the correct tax week. Re‐RUN the payslip as described in 8.4 above.

Diagram 98: Week 22 payslip after tax code correction

You can see that the lower tax code means that the Net pay is now only 
£205.05. Previously it was £298.11. So you need to make a positive after‐tax 
adjustment to bring the Net pay on the revised payslip back to what the 
employee actually got paid.

Chapter 8: ‘Undo’ mistakes

Diagram 99: Corrected Week 22 payslip with adjustment

You need to re‐RUN the payslips for each week from the RESTORED week 
up to the current week. Even if there were no subsequent errors, his tax 
and NI totals to date now differ from the original payslips. Using the copy 
payslips (printed in Step 1 above) make sure you enter any pay rate 
changes or adjustments that were on the original payslips.
In this example the differences were £93.06 (for the first week of the drop 
in tax code), £4.18, £4.40, £4.18 and £4.18; i.e. a total of £110.00 over 5 weeks. In 
Week 27, you need to make a negative after tax adjustment to recover the 

Diagram 100: Revised Week 27 payslip shows total overpaid

(This is a good example where you might want to set up the balance to be 
re‐paid as a loan rather than all in one go – see 8.6 above.)

Step 6 – Re-print payslips and reports

Re‐print your payslip(s), DEPARTMENT TOTALS, WAGES BOOK, etc. for each 
week re‐RUN. The reports now show the revised figures.

New Users Guide

Step 6 continued – Re-print as a batch

You can print the revised payslips and reports all together. In this exam‐
ple, in the employee selection box enter

to re‐print the revised payslips. SUPERPAY then prints the five payslips 
together in a batch.
Note: You need to re‐print revised reports for all your employees – not just 
this employee.

Pay out difference in Net Pay

The above example resulted in an overpayment by the company to the 
employee. You can also have a situation where the company owes the 
employee money – e.g. if his tax code went up, not down – in which case 
you would pay the extra as a positive adjustment in Week 27.

8.10 Correct a payslip from a previous year

As a new user, this section does not apply to you just yet, but it may prove 
useful next year.
If you want to go back and correct a previous year’s payslip – e.g. in April 
you want to change a March payslip, change the system date on the MAIN
MENU to the correct tax year and SUPERPAY will load in that year’s data. You 
can then RESTORE to whichever week you want as described above.
If you have already filed online or sent off paper P14’s you will need to 
inform the Revenue of the amendment.
Please note: If you change a previous year’s data, SUPERPAY uses the 
amended data for calculating SSP and Parental Pay in the current year. If 
you have already paid some SSP or Parental Pay in the current year, check if 
the changes you make affect such payments.

9 Sundry Items

9.1 Overview
This chapter gathers together sundry unrelated items which have not been 
covered elsewhere in this guide.

9.2 Company record options

Diagram 101: Company Record Screen 2 – options box

In order to get you started, Chapter 3 skipped past the Options box on 
Screen 2 of the Company Record. Now that you have set up some employ‐
ees and RUN a PAYROLL, these options will have more meaning and you 
may now want to change some fields.
After-tax items x weeks (Field 1)
Length: Enter Y or N (default is N)

This option is used for weekly paid employees with fixed value after‐tax 
If you enter Y here and then advance the tax week – e.g. for holidays – RUN
PAYROLL multiplies all fixed value After‐tax adjustments by the number of 
weeks the employee is paid. For example, if the pay interval is 2 weeks, 
then RUN PAYROLL multiplies all fixed value after‐tax items by 2. If you 
leave N in this field, RUN PAYROLL does not adjust any After‐tax items when 
employees go on holiday.

New Users Guide

Example: You have Y in this field. An employee pays a £10 union sub 
each week. If you use the PAYROLL RUN holiday prompt and give him two 
weeks’ pay, then 2 x £10 = £20 union sub will be deducted.

2 and 4 weekly paid employees

If you run 2 or 4 weekly payrolls you need to make sure that you co‐ordi‐
nate what you enter here with what you enter on each employee’s Record.
Example: A 4‐weekly paid employee has an After‐tax deduction *8 of £10 
per week.
1. You enter *8 -10 as the After‐tax item on his Record:
 You need to enter Y here so that RUN PAYROLL will deduct £10 x 4 = 
£40 for the 4 weeks.
 If you enter N here, RUN PAYROLL will deduct £10 from the employee 
each time he is paid; i.e. £10 for 4 weeks.
2. You enter *8 -40 as the After‐tax item on his Record.
 You need to enter N in this field so that RUN PAYROLL will deduct £40 
from the employee each time he is paid.
 If you enter Y here, RUN PAYROLL will deduct £40 x 4 = £160 for the 4 
Note: This field has no effect on flat rate pensions – see 5.18 above.
Print payslips with zero net pay (Y/N) (Field 2)
Length: Enter Y or N

The default is Y. Most companies do not change this. This option has no 
effect on the calculated amounts – i.e. it does not set any payslips to a zero 
Net pay. It is simply a print option which is used by some companies who 
like to process payslips every week for every employee on file but only 
want to print those payslips which have a value.
IR payments in m/summary (Y/N) (Field 3)
Length: Enter A, Y or N (default is A)

Leave the default A here. Then if you enter PAYE payments on Screen 3, the 
MONTHLY SUMMARY prints a payment line for each month and you can see 
what is outstanding. If you do not complete Screen 3, no payment line is 
Extended department codes (Y/N) (Field 4)
Length: Enter Y or N (default is N)

Leave the default N here if all your departments fit in the range A to Z.

Chapter 9: Sundry Items

Enter Y only if you want your reports analysed over more than 26 depart‐
ments. SUPERPAY will then use the first two characters of your employees’ 
codes as the department. This gives you up to 260 departments; e.g. A0, 
A1, A2 etc.
If you enter Y here and the second character of an employeeʹs code is a let‐
ter, SUPERPAY groups this second letter with the number 9; i.e. AA AB, AC 
etc. are all grouped with department A9.
Deduct SSP from fixed first pay item (Y/N) (Field 5)
Length: Enter Y or N (default is Y)

If you pay an employee SSP, SUPERPAY can automatically adjust his salary 
so that he still receives his normal amount that week/month. If you leave 
Y here, SUPERPAY reduces any fixed gross pay item on line one of his pay‐
slip by the value of SSP paid.
Example: An employee is paid £2350 Salary each month. This is set up on 
line 1 of the Gross pay items on her Record.

During RUN PAYROLL, you enter 1 week sick in her SSP DIARY. RUN PAYROLL

then displays SSP 29.02 and automatically adjusts line 1 so that the total 
gross pay remains at £2350.

New Users Guide

If you do not pay the full salary when salaried paid employees are sick, 
enter N here. You would then need to manually adjust the Gross pay 
amount on the payslip screen when paying out SSP. (i.e. You would enter 
a negative adjustment on the payslip screen since you cannot change a 
fixed amount directly.)
Everyone on P35 /P14's (Y/N) (Field 6)
Length: Enter Y or N (default is N)

Employees who are paid less than the lower NI earnings limit and have no 
SSP reclaim or PARENTAL PAY do not need to be included on a paper P35 at 
the end of the tax year. (Their details are instead recorded on a P38A.) If you 
prefer to print a P35/P14 and P60 for all employees whatever their earnings 
then enter N here.
Note that this option affects only paper P35 and P14/P60 forms. The online 
year end filing option includes all employees (i.e. the FBI module ignores 
this question). However, if you have N in this field, no P60’s will be printed 
for low paid employees even if they have been filed online.
Are surnames first in e’ee records (Field 7)
Length: Enter Y or N (default is N)

SUPERPAY has a free format employee name field. However, Inland Reve‐
nue forms and returns require the surname to be printed before fore‐
names so you need to enter Y or N here to tell SUPERPAY which part of the 
name field is the surname.
If you set up your employee names with surnames first, e.g. Smith Timo‐
thy, enter Y here. If you enter forenames before the surname, e.g. Timothy 
Smith, enter N.
Number of address lines to print on forms (Field 8)
Length: Enter 1, 2, 3, 4 or 5 (default is 5)

If you use one or more lines of the employeeʹs address box for remarks or 
telephone numbers, enter here the number of lines used solely for the 
address. Then when you print a payslip with an address (e.g. the standard 
laser payslip) SUPERPAY will print addresses only and exclude remarks etc. 
What you enter here is also used for year end forms and returns.
Overseas employer (Field 9)
Length: Enter Y or N (default is N)

Leave the default N in this field unless the company is an overseas 
employer who does not pay Employer NI. Employee NI is unchanged by 
this field.

Chapter 9: Sundry Items

9.3 Set up Directors’ NI

Directors’ NI is calculated on an annual basis whereas standard NI is 
based on earnings in the current period only.

Effect of Directors’ basis on NI calculation

Using the Directors’ basis, no NI is deducted until a directorʹs year to date 
earnings reach the Earnings Threshold – in 2007/2008 this is £5225.00. 
Then, the whole of a director’s subsequent pay becomes subject to 11% NI 
until the annual Upper Earnings Limit is reached. Then 1% Employeeʹs NI 
is payable. (There are equivalent limits for employers.) This can result in 
very different NI deductions each pay period even when Gross earnings 
are unchanged.

Director receives irregular payments and low paid directors

1. If a director receives irregular payments – e.g. he is paid large sums 
once or twice a year and nothing in between – he must stay on the 
Directors’ basis for the whole year.
2. This also applies to directors who receive a regular salary which is 
below the Lower Earnings Limit (LEL); i.e. low paid directors have to 
stay on the Directors’ basis. (The LEL is £87 weekly or £377 monthly in 
In these cases, enter Y in the Director field which is on Screen 1 (Constants 
box) of the Employee’s Record.

New Users Guide

When you run a payslip on the Directors’ basis, you will see the text Direc‐
tor next to the NI code – see the diagram below.

Diagram 102: NI calculated on Directors’ basis

Director receives a regular salary

If a director’s regular salary is above the Lower Earnings Limit each pay 
period (£87 weekly or £377 monthly in 2007/8) enter N in the Director field.
Run the director’s payslips in the usual way until you come to the last pay‐
slip for the year. Then enter Y in the Director field so that the director’s 
final payslip will be on the Directors’ basis; i.e. the accumulated earnings 
for the year will be subject to the correct NI calculation.

Diagram 103: Month 12 payslip on Directors basis

This method matches directors’ NI deductions more evenly to their pay 
and still complies with Inland Revenue regulations. However, there are 
three disadvantages to this method.
1. You may forget to change the director over to the Directors’ basis for 
his final payslip and the wrong NI for the year is deducted.
2. The director may have to pay some extra Employee NI on a large mid‐
year bonus separately from receiving the bonus. On his last payslip for 

Chapter 9: Sundry Items

the year the director might have a large NI bill which he personally 
has not made provision for.
So, if you pay big bonuses mid‐year, you should forewarn your direc‐
tors that they may have extra NI to pay at year end (or when they leave 
if they leave mid year).
3. You have to get the director’s agreement.
Note: You do not have to use the same basis for all your directors.

Enter Director in Comment field as a reminder

If you run your own company’s payroll it is not difficult to remember to 
switch a director back to the correct Director’s NI basis before you run 
your Week 52 or Month 12 payroll. If you run a bureau you may forget to 
do this change for all the directors for all your clients since you do not per‐
sonally know the names of all your clients’ directors.
To ensure that you do not forget to do this essential change, we suggest 
you enter the text ‘Y/E:Set Director’ in the Comment field on Screen 2 of the 
director’s Employee Record.

Diagram 104: ‘Director’ reminder in Comment field

This text will then be displayed on the director’s payslip screen each 
month. Thus, if you are running a leaver’s payslip or you are running a 
Week 52 or Month 12 payroll, you will see this comment and can visually 

New Users Guide

check that the text Director is next to the NI code. If it is, then the payslip 
will be correctly calculated on the Directors’ basis.

Diagram 105: Director’s Month 12 payslip screen

If the text Director is not shown next to the NI code, EXIT the RUN, go to the 
Employee’s Record and enter Y in the Director field (i.e. switch the direc‐
tor over to the Director’s basis) before processing his last payslip for the 

Special note regarding year end

When you have run CREATE NEXT YEAR’S FILES, leave the Director field as Y 
in last year’s files. (So your year end documents and online filing will be 
In the new tax year, go to your directors’ Employee Records and change 
the Director field back to N to start on the standard NI basis again.

9.4 Enter an employee code

When SUPERPAY asks for an employee code you have 6 options:
 Key in an employee code, and press ENTER.
 Use ? to display ‘Employee codes and namesʹ until you find the code 
you want. Then, key in that code and press ENTER.
 Search for an employee by name (or by part of his name).
 Press ENTER to display the next employee on file. At the beginning of 
the file ENTER displays the first employee.
 Press CURSOR DOWN to step forward one at a time through your 
employeesʹ names. CURSOR UP steps back through the names. Once 
you have located the employee, press ENTER to display his details. 
When you reach the end or beginning of the file, SUPERPAY displays No 
more at the bottom of the screen.

Chapter 9: Sundry Items

 When SUPERPAY asks for a range of employees, you can leave both 
fields blank to choose all employees.

Display list of employee codes and names

Anywhere SUPERPAY asks for an employee code, you can use ? to display 
a window of your employees’ names and codes.

Diagram 106: List all employee names and numbers

You can also key in the character(s) you want SUPERPAY to list from, fol‐
lowed by a question mark. Then press ENTER.
For example, if you know the employee is department E, enter E?.

A list is displayed, starting with E00000. If you have more than 15 employ‐
ees in the list, PAGE DOWN or UP and CURSOR DOWN or UP step forward and 
backwards through the list. When you see the employee you want, enter 
his code. SUPERPAY then redisplays your original screen.

Search for an employee’s name

If you have many employees and do not want to PAGE DOWN through a list 
of employee names and numbers, you can search for an employee’s name.

When SUPERPAY asks for the employee code, press CTRL-F (‘f’ for find) and 
SUPERPAY displays a ‘Name to find’ box. Enter part of the employee’s 

New Users Guide

name, and SUPERPAY searches for the first employee whose name contains 
the string entered.
If found, SUPERPAY displays that employee’s details. If there is no match 
SUPERPAY displays No more at the bottom of the screen. If the employee 
displayed is not the one you want, press EXIT back to the (now empty) 
Employee code field and press CTRL-N (‘n’ for next). You can continue 
doing this until you find the employee you want.

9.5 In-year online filing

All companies with 50 or more employees will need to file and receive in‐
year forms online from April 2009. Small companies (less than 50 employ‐
ees) will need in year filing from April 2011.
In‐year online filing applies to sending P45’s and P46’s and receiving P6’s, 
P9’s and Student Loan notifications. From the above dates, your payroll 
software will need to automatically update your employees’ records for 
these in‐year forms.
What this means for you is that, if you have 50 or more employees, you 
will need to upgrade to a Windows version of SUPERPAY by April 2009. 
Windows SUPERPAY will be launched in Autumn/Winter 2008. The SP1-10,
SP1-20 or SP1-50 Windows versions will be released the following year.

9.6 Bureaus – monthly summary and IR payments

The MONTHLY SUMMARY shows what you owe the Inland Revenue each 
month. The report shows the total for the current month and for the year 
to date. If you enter Inland Revenue payments on Screen 3 of the Com‐
pany Record the MONTHLY SUMMARY shows the amount outstanding at any 
If you run a bureau, you probably do not know when your clients pay the 
Inland Revenue. However, if you do not enter any payments on the Com‐
pany Record, after Month 1 the MONTHLY SUMMARY does not show the 
actual amount outstanding. We recommend that bureaus use the CO
RECORD Screen 3 to record the amounts clients have been instructed to 
pay. This ensures that the MONTHLY SUMMARY shows the outstanding figure 
each month. This is best illustrated with an example.

Chapter 9: Sundry Items

Month 0
Check that you have A or Y in the IR PAYMENTS IN M/SUMMARY field on 
Screen 2 of the client’s CO RECORD.

Diagram 107: Co Record Options – Print payments on Mthly Summary

Month 1
At the end of April you print the MONTHLY SUMMARY which shows that the 
client has to pay £3,533.11 to the Revenue.

Diagram 108: Monthly summary shows amount due for Month 1

After you print the above report, enter £3,533.11 on Screen 3 of the client’s 
Company Record, Enter a pay date of 30/04/07. (It does not matter what 
date you enter here.).

Diagram 109: Enter Month 1 ‘payment’ on Company Record Screen 3

New Users Guide

Month 2
In May you run your client’s payrolls in the usual way. Then, when you 
print May’s MONTHLY SUMMARY at the end of the month, the report shows 
the amount the client has to pay this month.

Diagram 110: Monthly Summary shows amount due for Month 2 only
Enter this amount (i.e. £2878.25) on the client’s Co Record with a pay date 
of 31/05/07.

Month 3
In Month 3, you RUN your client’s Month 3 payrolls in the usual way but, 
for example, this month you also need to go back to Month 2 and re‐run 
an incorrect payslip (e.g. you need to enter extra hours for an employee).
When you print the MONTHLY SUMMARY for Month 3 the total due is now 
Month 3’s total plus the extra tax and NI from Month 2; i.e. £2853.61 is 
due. This is £2632.88 for Month 3 plus an extra £220.73 for Month 2.

Chapter 9: Sundry Items

Your client needs to pay this Outstanding amount – not just the Month 3 

Diagram 111: Monthly Summary shows total due (M3+M2 adj)

Enter this Outstanding total as the amount paid on Screen 3 of that com‐
pany’s Record.

Month 4 onwards
Continue doing this each month.

By entering payments each month as you go along, the MONTHLY SUMMARY 
shows exactly what your client needs to pay over to the Inland Revenue 
each month. This is particularly useful when you need to go back to a pre‐
vious month and re‐run a payslip.

9.7 Conclusion
You have now reached the end of the New Users Guide.

New Users Guide


Section C
1 Attachment of

1.1 Overview
Attachment of Earnings Orders require employers to deduct money from 
employees’ pay in order to discharge employees’ debts or to pay child 

There are 3 types of Attachment:
 Council Tax orders for unpaid Council Tax – see 1.2.
 Child Support Agency (CSA) orders for child support – see 1.3.
 Court orders to clear outstanding County Court judgements – see 1.4.

Each type of attachment has its own method of calculation.

Administration charge
You can make a nominal Administration charge each pay period. The cur‐
rent maximum is £1 per deduction – see 1.5 below for more information.

Net earnings
To know how much to deduct, you need to know an employee’s ‘Net Earn‐
ings’ which are calculated as:
Gross Pay less tax, less NI, less any pension deduction.
This is not necessarily the same as Net Pay. ‘Net Earnings’ includes SSP 
but excludes SMP, SPP, or SAP. ‘Net Earnings’ also excludes any positive or 
negative After‐tax items.

Multiple orders
If an employee has more than one Attachment, Council Tax and CSA 
orders are always deducted first (in date order) and other (non‐Priority) 
orders are deducted from the remainder – again in date order.


1.2 Council Tax attachment

A percentage of ‘Net Earnings’ is deducted each pay period until the total 
debt has cleared. The percentage used depends on the employee’s ‘Net 
Earnings’ for the period and also on the date of the Attachment order.

Date of the order

There are three bands of rates which vary from 3% to 50% depending on 
the date on the Council Tax order.
 *A3 is for orders issued on or after 1st April 2007.
 *A2 is for orders issued between after 1st October 1998 and 31st March 
 *A1 is for orders issued prior to 1/10/1998. (It can take many years for 
some attachments to be fully paid, so there may still be some *A1 
attachments in force.)

Set up the correct band of rates

On an employee’s Record, enter *A3, *A2 or *A1 on any available line in 
the After tax items box (Screen 1).

Diagram 1: Council Tax attachment (Employee Record, Screen 1)

RUN PAYROLL will then select the applicable percentage to use based on the 
employee’s ‘Net Earnings’ each period.

Set up amount outstanding

Enter the total amount due plus any Admin charge in the Attachment box 
on Screen 2 of the employee’s Record.

Diagram 2: Council Tax attachment (Employee Record, Screen 2)

Chapter 1: Attachment of earnings

RUN PAYROLL automatically calculates and displays the amount payable on 
the employee’s payslip screen.

Diagram 3: Council Tax attachment (1/4/07 rate) payslip screen

In this example the £15.41 Attachment includes £1 Admin charge; i.e. the 
Admin charge is not shown separately.

1.3 CSA (Child Support Agency) order

A fixed Deduction is made each period as long as the employee earns 
above a certain Protected Pay. On an employee’s Record, enter *A on any 
available line in the After tax items box (Screen 1).

Diagram 4: CSA order (Employee Record, Screen 1)

Then enter the amount to be deducted each pay period plus any Admin 
charge in the Attachment box on Screen 2 of the employee’s Record.

Diagram 5: CSA order (Employee Record, Screen 2)


In this example there is no Admin charge.

Diagram 6: CSA order payslip screen

 RUN PAYROLL deducts £30 as long as the employee’s ‘Net earnings’ are 
more than £250.
 If the employee’s ‘Net earnings’ are less than the Protected Pay (£250 in 
this example) the payslip still shows the text ‘Attachment’ but no 
deduction is made.

Diagram 7: CSA order – pay too low so no deduction

Since CSA is a Priority order, any unpaid CSA is carried forward to the 
next pay period.
 If the employee’s ‘Net Earnings’ are more than the Protected Pay but 
insufficient to pay the full deduction, RUN PAYROLL deducts only that 
amount which allows the employee to still receive his Protected Pay. 
Any unpaid CSA is then carried forward.
 If in a subsequent pay period the employee’s earnings increase, RUN
PAYROLL will take off the current CSA deduction plus any balance not 
deducted in previous period(s).

Chapter 1: Attachment of earnings

1.4 County Court (non-priority) order

A fixed Deduction is made each period as long as the employee earns 
above a certain Protected Pay. On an employee’s Record, enter *A on any 
available line in the After tax items box (Screen 1).

Diagram 8: County Court attachment (Employee Record, Screen 1)

Then enter the amount to be deducted each pay period plus any Admin 
charge in the Attachment box on Screen 2 of the employee’s Record. Enter 
N for non‐Priority orders

Diagram 9: County Court attachment (Employee Record, Screen 2)

In this example, there is an Admin charge of £1 in addition to the County 
Court Attachment of £4.25.

Diagram 10: County Court attachment payslip screen

RUN PAYROLL deducts £5.25 on the payslip screen. If the employee’s ‘Net 
earnings’ are not sufficient to pay this, SUPERPAY deducts what it can, and 
does not carry forward any underpayment since this is a non‐Priority 


1.5 Admin cost

The examples in 1.2 and 1.4 above show how you set up an Admin Charge 
on an employee’s Record. RUN PAYROLL deducts whatever you enter here 
up to a £99.99 maximum although most employers charge between 50p 
and £1.
1. Holidays – If an employee goes on holiday and receives several weeks’ 
pay on one payslip, RUN PAYROLL only deducts the value entered here; 
i.e. the Admin cost is a charge per payment rather than per pay 
2. Statutory limit – The Attachment Order shows what the current Statu‐
tory limit is. (£1 for 2006/2007.) RUN PAYROLL does not check that your 
charge is within this Statutory limit. This limit is subject to change 
without notice and it is up to you to make sure that you do not deduct 
more than you are allowed to.
3. If any deduction at all has been made you can make the full Admin 
charge even if this brings the employee’s ‘Net Earnings’ below his Pro‐
tected Pay. However, if no deduction has been made because the 
employee’s Earnings are too low, you cannot make an Admin charge.

1.6 2 and 4 weekly paid employees

Admin cost: RUN PAYROLL deducts the figure you enter in the Attachment 
box; i.e. the value entered here is a charge per deduction made – not a 
charge per week.
Deduction and Protected Pay: Enter a weekly equivalent. RUN PAYROLL 
multiplies the amount by the number of weeks’ paid.

1.7 Carry forward unpaid maintenance

If the employee’s Net Earnings are insufficient to make the full deduction 
on a priority order you must carry forward any unpaid maintenance to 
the employee’s next payslip.

Chapter 1: Attachment of earnings

SUPERPAY looks after this c/f field.

Diagram 11: Unpaid attachment c/f

If an employee goes on unpaid leave and you produce no payslip at all for 
him, you need to manually adjust the c/f field on the employee’s Record.

1.8 Holidays – fixed deductions

SUPERPAY multiplies the Deduction and Protected Pay by the number of 
weeks or months paid. (Still only one admin charge.)

1.9 Holidays – Council Tax percentage deductions

When you pay more than one week on a payslip, SUPERPAY averages the 
total ‘Net Earnings’ over the total number of weeks paid and uses the 
appropriate percentage for that average pay.

Employee gets paid the same each week

If the employee gets paid the same each week (including Holiday Weeks) 
then there is nothing extra for you to do.

Employee’s pay changes from week to week

If an employee’s Holiday pay differs from his Ordinary pay (e.g. his Ordi‐
nary pay includes overtime), you must RUN separate payslips for Ordinary 
pay and Holiday pay. This is best illustrated by an example from the 
‘Council Tax Attachment of Earnings Orders Guide to Employers’.
Example: Employee is paid £800 for 3 weeks’ pay on one payslip. His Net 
Earnings are £300 for Ordinary Pay, and £500 for 2 weeks’ Holiday Pay. 
Under the pre April 2007 regulations, the Attachment for the 3 weeks is:
£300 x 17% = £51 on his Ordinary pay, plus
£250 x 12% = £30 x 2 = £60 on 2 weeks’ Holiday Pay
i.e. a Total of £111 deduction.
1. If you put all 3 weeks on one payslip, RUN PAYROLL calculates:
£800/3 = £266.67 x 17% x 3 = £136.


i.e. RUN PAYROLL deducts too much.
2. If you run 2 separate payslips, RUN PAYROLL calculates:
£300 x 17% = £51 on his Ordinary Pay and
£500/2 = £250 x 12% x 2 = £60 on his Holiday Pay
i.e. £51 + £60 = £111 which is the correct deduction.

1.10 Employee with both student loan and attachment

Where an employee has both a Student Loan and a CSA or County Court 
Attachment, you must enter the earliest one first in the after‐tax items.
 If the Student Loan is entered before the Attachment then the Student 
Loan is calculated first, and the Attachment is calculated on what is 
 If the Attachment is entered before the Student Loan, the Attachment 
is calculated first.
 If the Attachment has a Protected pay, that is also applied to the Stu‐
dent Loan.
 If the Attachment is for unpaid Council Tax, no Student Loan is 
deducted even if the Student Loan pre‐dates the Council Tax Attach‐

1.11 Employee leaves

When an employee leaves, you need to inform the Court/Agency which 
issued the original order if there is an ongoing Attachment. There are 
rules regarding time limits which you must adhere to – please see your 
Original Order for more details.

1.12 Attachments and net to gross pay calculations

If an employee who is paid Net has an Attachment, SUPERPAY calculates 
the Net to gross, and then deducts the Attachment; i.e. the employee does 
not end up with the Net pay that you enter – he ends up with Net minus 

1.13 Second attachment – general

You set up second and subsequent CSA orders manually. When calculat‐
ing the deduction, do not confuse ‘Net Earnings’ with Net Pay. They may 
or may not be the same figure; e.g. if the employee has after‐tax items.

Chapter 1: Attachment of earnings

First Attachment is a Priority order

If the first Attachment is a Council Tax or CSA order, leave the existing 
Attachment unchanged and follow the examples in 1.14 below.

First order is a non-Priority order

If the existing order is a County Court Judgement, and the second order is 
a Council Tax or CSA order, then you need to set up the second Attach‐
ment as the automatic attachment (i.e. as described in 1.2 and 1.3 above) 
and manually set up the existing order as the second Attachment. It does 
not matter that the County Court judgement pre‐dates the Council Tax or 
CSA order. These Priority orders are always deducted first.
If the existing and subsequent Attachments are all County Court judge‐
ments, then deduct them in date order.

1.14 Second attachment – example of a CSA order

In May 2007, you receive a CSA order for a weekly paid employee who 
already has a Council Tax Attachment. This second CSA order is for £75 
Deduction per week with Protected Pay of £225. You charge £1 Admin 
charge. Set up the description for this second Attachment as an After‐tax 
item on Screen 1 of the employee’s Record.

Diagram 12: Second CSA order

The *A3 above is for the first (Council Tax) Attachment. The description 
for this second Attachment is then displayed on the employee’s payslip 
screen as:

Diagram 13: Second CSA order payslip screen


RUN PAYROLL waits for you to enter the amount. In this example. there is 
sufficient ‘Net Earnings’ to deduct the full amount so enter ‐76; i.e. £75 
CSA deduction plus £1 Admin cost.
(The displayed £64.47 Attachment is the original first Priority Attachment 
(in this case Council Tax) which RUN PAYROLL calculates automatically.)

Set up extra reminder text on employee’s Record

It is up to you to visually check that the employee’s Net Earnings are suf‐
ficient to deduct the standard deduction. To save you having to check the 
original CSA order each week, we suggest you enter 3 extra text lines in 
the After tax items section on the employee’s Record.

Diagram 14: Second CSA order (Employee Record, Screen 1)

All three lines have a value of zero – they are description lines only. They 
are displayed on the employee’s payslip as:

Diagram 15: Second Attachment payslip screen – with extra text lines
RUN PAYROLL waits for you to enter the deduction as described above (usu‐
ally ‐76). The zeros on the ‘text only’ lines are shown on the screen but are 
not printed on the payslip.

Deduction carried forward

If you have an underdeduction to carry forward, make a manual note of 
the amount and deduct it as soon as the employee’s earnings are sufficient 
to cover the balance.

Chapter 1: Attachment of earnings

1.15 Two Council Tax attachments

Council Tax attachments are deducted on a percentage basis – i.e. you 
deduct a percentage based on the employee’s earnings. The more an 
employee earns the higher the percentage. If you get two Council Tax 
orders for the same employee you need to contact the issuing office to 
check what they want you to do.
Some councils instruct companies to add both orders together and deduct 
both as one; other councils instruct users to deduct the oldest order first 
and then deduct the second attachment on the remainder.
Because of this differing advice, you need to contact the issuing office to 
confirm exactly what you should do with a second Attachment. We are 
not authorised to advise you.

1.16 Second attachment – only one Council Tax order

If the first Attachment is a CSA order and the second Attachment is a 
Council Tax order, each period enter the Council Tax Attachment on the 
employee’s payslip screen. You can not set up the order permanently on 
the employee’s Record since you cannot determine what percentage to use 
until RUN PAYROLL has calculated the employee’s ‘Net Earnings’ for the 
However, we suggest you set up a text line in the After‐tax items on the 
employee’s Record as a personal reminder to deduct the Council Tax 
attachment each pay period.

Diagram 16: Second Council Tax order (Employee Record, Screen 1)


The 5/07 date reminds you which set of rates to use (in this example the 
April 2007 rates). This text is shown on the employee’s payslip screen as:

Diagram 17: Second Council Tax order payslip screen – 1

RUN PAYROLL then waits for you to enter an Attachment line. (The £51 is for 
the first CSA order.) The employee’s ‘Net earnings’ are £322.37 so the 
April 07 deduction rate is 7%. Enter this as shown below (do not forget to 
enter the minus sign).

Diagram 18: Second Council Tax order payslip screen – 2

Chapter 1: Attachment of earnings

When you press ENTER, RUN PAYROLL calculates the amount – see below.

Diagram 19: Second Council Tax order payslip screen – 3

1.17 Second non-priority attachment

Example: In May 2007, you receive a County Court Attachment for a 
weekly paid employee who already has a Council Tax Attachment. The 
order is to deduct £20 per week with Protected Pay of £225. You charge £1 
admin charge. Set up this second attachment as an After‐tax item on 
Screen 1 of the employee’s Record.

Diagram 20: Second non-priority order – Employee Record

This shows on the employee’s payslip screen as:

Diagram 21: Second County Court order – payslip screen

RUN PAYROLL waits for you to enter the amount to deduct. In this case there 
are sufficient ‘Net Earnings’ to deduct the full amount so enter ‐21; i.e. £20 


Deduction plus £1 Admin cost. When calculating the deduction, remem‐
ber not to confuse ‘Net Earnings’ with Net Pay. They may or may not be 
the same figure; e.g. if the employee has after‐tax items.
(Note: The displayed £18.50 Attachment is the original Attachment which 
RUN PAYROLL calculates automatically.)

If there are insufficient ‘Net earnings’ to deduct the standard deduction, 
deduct what you can while still leaving the employee with his Protected 
Pay. Do not carry forward any underdeduction.

Consolidate County Court orders

Rather than operate multiple orders for the same employee, you can write 
to the local court and ask them to consider consolidating multiple court 
orders as a Consolidated Attachment of Earnings Order (CAEO).

1.18 Payment of attachments

You pay over Attachments deducted to the Issuing Body as per the 
Instructions shown on the Original Order. To print a list of Attachments 
deducted this week, use sample report 906 (which you have probably 
already copied to User report 306 – see 7.7 in the New Users Guide, Step 4).

1.19 Conclusion
The regulations regarding Attachments are complex. We have summa‐
rised the main points in this chapter, and shown how you operate the var‐
ious types of Attachment through SUPERPAY.
However, we do not claim that this manual includes everything you need 
to know to operate all types of Attachment. You should read the appropri‐
ate Employer’s Guides for more information – particularly for details of 
how the various Attachments interact with one another when you have 
more than one Attachment for the same employee.

2 Bureaus

2.1 Overview
This chapter gathers together those features which are used by multi‐com‐
pany bureau installations.

2.2 Company numbers

Your company numbers need to be within the range appropriate to your 
SUPERPAY licence:

SP40 Any number in the range 1 to 40.
SP100 Any number in the range 1 to 100.
SP250 Any number in the range 1 to 250.
SP Any number in the range 1 to 999.
On the SP40, SP100 and SP250 versions, SUPERPAY program and data files 
are stored in the same directory.

More than 999 companies

On the SP version, if you have more than 999 companies you can separate 
your companies into separate folders (directories). Many SP users store 
‘live’ clients in one directory and ‘obsolete’ clients in another directory. 
That way, when a company becomes ‘obsolete’ you do not need to change 
its company number. This make archive retrieval easier. Other companies 
separate their client list alphabetically; e.g. A‐L in one folder, M‐Z in 
another etc.

2.3 Licence
SUPERPAY licences run for 12 months from February to the following Janu‐
ary. If you need access to more company numbers, you can trade in your 
existing program against the cost of a new licence plus any extra Mainte‐
nance charge for the year.
If you want to trade down to a smaller version of SUPERPAY in order to 
reduce your annual Maintenance you need to do this at MAINTENANCE 
renewal (i.e. before we issue your new licence for the next 12 months). 
Before entering the revised licence, make sure that all your company num‐


bers fall within the range of your new version – you can use the RENUMBER 
function if necessary.
There is a one‐off Network licence (current cost £100 + VAT) to permit 
SUPERPAY to be run on a network. It does not matter if you only run SUPER-
PAY from one PC; if you contact us with a query which is related to the fact 
that your installation is on a Network, you need the Network Licence.
There are also second and subsequent installation Licences to run SUPER-
PAY on more than one PC or in more than one location.

Finally, please note that a multi-company licence is not the same as a 
multi-location licence; e.g. SP40 is for running 40 companies in one loca‐

2.4 Move between companies

When you have finished processing one client and want to move onto 
another company, go back to the MAIN MENU. Then press ALT-F2 to display 
the Select Company window.

Diagram 22: Select company window

Enter the number of the company you want to work on and press ENTER. 
The important point to note is that you do not need to EXIT out of SUPERPAY 
and re‐enter the logo screen just to change company/directory.
The Data path field is only displayed on the SP (unlimited) version.

Chapter 2: Bureaus

2.5 Client lists

Company directory (Utilities, option 5)

This option displays and/or prints a list of your clients. Each company in 
the current directory is displayed.

Diagram 23: Company directory

F6 alternates the displayed sequence between BY NUMBER (for a numeric 
list) and BY NAME (for an alphabetic list). The display shows all your com‐
panies – including obsolete companies which have not been run this year. 
The PRINT option prints the displayed sequence. If you want a report 
which lists only your current clients, print Sample report 920 or 924 – see 
If you have more than 18 companies, you can press PAGE DOWN to display 
the next screen. If you have SP(unlimited) you can see what companies are in 
another directory by typing that directory name in the Directory of box.

Number of employees in each company (report 920)

Sample report 920 is useful for billing purposes. For each company, it tells 
you the total number of employees and the number of DELETED employees 
each client has on file.

Year end references report (report 924)

You can use sample report 924 to view or print a list of your current com‐
panies with their PAYE references. Note: The Permit Number field is no 
longer used – it was a field used for disk returns and has nothing to do 
with online filing.

Employees by start/leave date (report 919)

Sample report 919 is useful for clients who have around 50 employees.


Online filing requirements and incentives are dependent on the number of 
employees a company has at a specific date in October chosen by the Rev‐
enue each year. In November, when the Inland Revenue sends out online 
filing letters you should print/view report 920 to see if any of your clients 
are close to the 50 limit (either above or below). If needed, you can then 
print/view sample report 919 to ensure that the Inland Revenue has cor‐
rectly categorised your clients.

Erase (delete) a company – general

If you have ‘obsolete’ companies on file which are no longer required, you 
can DELETE them and reuse the numbers.
However, SUPERPAY data files do not occupy much space and we advise 
you to keep ‘obsolete’ data for as long as possible. Our hotline experience 
shows that even if you no longer run a client’s payroll, you may still get 
Inland Revenue queries about data from several years ago. (This also 
applies to year end online filing data.)
Use the DELETE option with extreme caution. Once DELETED, a company 
can only be retrieved from a backup since DELETE removes all record of the 
company – including previous years’ data. There is no UNDELETE COMPANY
If you simply want to free up some company numbers, we suggest you 
renumber obsolete companies to a particular band of numbers – e.g. if you 
have the SP100 version, save company numbers 90 to 99 for your obsolete 

Erase (delete) a company – instructions

To DELETE a company, go to the UTILITIES, FILE MAINTENANCE menu. Choose 
option 5 and enter the number of the company you want to DELETE. If the 
company has a password, SUPERPAY will ask you to enter it now. The fol‐
lowing warning is then displayed – note the company name is displayed 
to ensure you do not inadvertently DELETE the wrong company.

Chapter 2: Bureaus

Diagram 24: Delete a company option

Press SPACE to remove the company. You can immediately re‐use the com‐
pany number if required.

Renumber a company – general

Use the FILE MAINTENANCE, RENUMBER option to change a company’s 
number. Note: You can only change to a number that is not being used by 
another company.
If, for example, you wish to renumber Company 57 as number 32 and 
Company 32 already exists, you must first renumber Company 32 as 
another (spare) number.

Renumber a company – instructions

To RENUMBER a company, go to the UTILITIES, FILE MAINTENANCE menu. 
Choose option 3 and enter the existing and new numbers of the company 
you want to renumber.

Diagram 25: Renumber a company

The company is immediately renumbered.


Store your data in more than one Directory

If you have the SP (unlimited) option you can separate your data into as 
many folders/directories as you need. To do this you must:
 First create the extra directories in Windows Explorer (or DOS).
 Enter the new directory name in the data path field on the SUPERPAY 
logo screen or Alt-F2 window (see 2.4 above).
 After doing this you can set up new companies in the new directory.
 You can also COPY existing companies into the new directory (see 2.7).

2.6 Backup and restore data

Multi‐company users do not have to be in a particular company in order 
to back it up. (SUPERPAY asks for the company number and prompts the 
current number.) In addition, you can enter ALL to BACKUP/RESTORE all 
your companies in one go.

Diagram 26: Backup all

BACKUP ALL backs up all your company files plus your System and Config‐
uration files and User report layouts (if any). If you BACKUP company by 
company, SUPERPAY only backs up company files. So, it is a good idea to 
take a full backup – i.e. enter ALL – at least once a month to ensure that 
you have a complete backup of all your files.

Backup/restore disk drive

We suggest that bureaus do not backup onto floppy disk(s). Because 
SUPERPAY is an archive payroll, you would soon need to backup onto mul‐
tiple disks. Instead, we recommend that you backup onto a memory stick 
on your USB port.
 You cannot back up SUPERPAY onto a CD.

Chapter 2: Bureaus

 Before you backup onto a memory stick, go to UTILITIES, SYSTEM DETAILS

and enter the appropriate drive letter – e.g. G or H – in the Backup/
restore disk drive field.

Diagram 27: Change backup destination

 When you choose the FILE MAINTENANCE, BACKUP and RESTORE options, 
the wording of the options will not have changed (i.e. the screen still 
refers to a floppy drive) but SUPERPAY will backup your data to the cor‐
rect drive and RESTORE will retrieve it from there.

Restore option
To prevent you from accidentally overwriting a lot of data files, you can 
only RESTORE one company at a time if the files already exist on your hard 
drive. Also, you can only RESTORE to the same directory that the files were 
BACKED up from.

Backup and restore outside SUPERPAY

We can provide support when you use SUPERPAY’s BACKUP and RESTORE 
functions. However, if you store your data across a network, we advise 
you to use Windows to copy the whole folder to a backup location (e.g. a 
USB flash drive).

2.7 Copy a company

There are two main reasons why a bureau might want to copy a company.
1. Try out some new ideas
If you want to try out some new ideas without altering the ‘live’ com‐
pany use COPY to create a new company. You can then ‘play about’ 
with the copy, and your ‘live’ company stays unchanged. You can then 
DELETE the copy company when you have finished.

2. Company closes down


If a company closes down and immediately opens up again under a 
different name, some users copy the company as described in 2.10 

Copy – instructions
1. For SP40, SP100 and SP250 versions, COPY allows you to duplicate a 
company with a different company number from the original com‐
2. If you have SP (unlimited) you can COPY a company to a different 
number and/or directory or drive. Choose this option and enter your 
details in the COPY box.

Diagram 28: Copy company option on SP (unlimited) version

3. If you attempt to COPY onto a company that already exists, a warning 
is displayed and you can either overwrite the existing company or EXIT 
the option and choose another company number/destination.

2.8 System details screen

SYSTEM DETAILS (Utilities, option 6) stores global settings for your SUPER-
PAY program. These settings apply to all your companies and changes you 
make to this screen affect all your companies – though you can set up pay‐
slip styles for individual companies.

Chapter 2: Bureaus

Example: Payslip style
Set up a default style; e.g. enter M2 for standard laser payslips which most 
of your clients use.

Diagram 29: ‘Global’ payslip style

On individual COMPANY RECORDs you can then enter – for example – the 
style for heat seal laser payslip (P2) for those companies who want secu‐
rity laser payslips.

Diagram 30: Individual company payslip style

Any entry here on the CO RECORD overrides the SYSTEM DETAILS. (Nor‐
mally this field is blank so that SUPERPAY prints the style set up on the SYS-


Optional text on payslips

There is a 50 character field on the SYSTEM DETAILS screen for you to enter 
an optional payslip message.

Diagram 31: Optional payslip message

This payslip message allows bureaux to personalise their clients’ payslips 
and does not interfere with any of the pre‐printed boxes on the payslip.

2.9 Payslip quantities

There are generous quantity discounts for large payslip orders. However, 
do not order more than 12 months’ supply at a time. SUPERPAY’s payslips 
do not often change but we cannot say whether future legislation will 
impact on our payslip designs.

2.10 Company closes down and opens up again

If a company closes down and immediately opens up again under a differ‐
ent PAYE reference, you can COPY the company as described in 2.7 above.
However, having copied the data there is still a lot of setting up on the 
new company. If you have less than 30 employees it could be quicker just 
to set up the employees’ details again (as if it were a brand new client). If 
you have more than 30 employees to transfer to the new company, we 
offer a data transfer service and you should contact us for an estimate of 
the cost.
In case you want to use the COPY COMPANY option to set up your new com‐
pany, the required steps are detailed below.
1. Copy the company as described in 2.7 above. You now have two iden‐
tical companies which for clarity are described below as the old com‐
pany and the new company.
2. On the old company:

Chapter 2: Bureaus

 Print a list of Employee codes and names. This shows which 
employees have already left before the close down – you need this 
for step 6 below.
 Make sure that you have a copy of the latest payslips. If you run a 
bureau you may no longer have these, in which case, print another 
copy (on plain paper) now. You need these for step 9 below.
 If the employees are paid by Autopay or BACS, print sample report 
904 which shows the employees’ current bank details. You need this 
for step 11 below.
 DELETE all the current employees and issue P45’s. Leave the com‐
pany on file until year end for online filing or paper P14’s.
3. The remainder of these instructions apply to the new company. 
Change the company’s name to the new name; e.g. Fred Bloggs (2007) 
4. On the COMPANY RECORD, blank out any Inland Revenue payments on 
Screen 3.
5. On the Employee Records, either RESTORE each individual employee 
back to Week/Month 0 or UNDO the whole payroll one period at a time. 
This brings the totals back to zero. E.g. if the employees are monthly 
paid and it is only Month 3, then use the UNDO ALL option three times; 
i.e. one month at a time. If the employees are weekly paid and you are 
at Week 40, it may be easier to RESTORE each employee’s record indi‐
6. REMOVE all the employees who had already left before the close down. 
These are listed on the Employee codes and names report printed in 
step 2 above.
7. Print a MONTHLY SUMMARY to check that all your totals are now at zero 
– by restoring back to Week/Month 0 you will be back to the records at 
6th April.
8. Using the P45 prompt, enter the details of the P45’s printed in step 2 
above. As well as setting up the totals to date, this also ensures that the 
employees’ Tax Codes reflect any changes since 6th April.
9. Check the rates of pay etc. from the employees’ most recent payslips, 
and apply any changes to their Records and PAYSLIP HEADINGS.
10. You may need to enter SSP in the BEFORE DIARY. Similarly, ongoing 
Parental Pay, Loans and Attachments may need to be entered.
11. Finally, if the employees are paid by Autopay or BACS, print sample 
report 904 again and compare the details with the report printed in 
step 2 above. Apply any changes.


As you can see, there are a lot of steps.

2.11 Transfer files to a client

If you sell SUPERPAY to one of your clients, you can transfer their payroll 
data so that your client does not have to re‐key existing data.

Renumber the company on your records

It is most likely that your client will opt for a single company version of 
SUPERPAY. If this is the case, you need to RENUMBER your client’s data as 
Company 1 on your system before transferring the data. All single com‐
pany versions are for Company number 1 only and do not have access to 
the RENUMBER option.

Transfer data
If you use BACKUP to transfer your client’s data onto a memory stick, 
remember that your client can only RESTORE into the same directory name 
as the data was backed up from. If both you and your client store SUPER-
PAY data in the default directory C:\SUPERPAY, the BACKUP/RESTORE is 
If either of you uses a different directory you should use Windows or 
SUPERPAY’s COPY command to transfer the data onto a USB memory stick 
(if you have the unlimited SUPERPAY). Your client can then use Windows 
Explorer to transfer the data from the memory stick onto their PC.

2.12 Transfer files from a client

If one of your clients uses SUPERPAY, you can transfer his data to your PC 
if he needs you to run his payroll; e.g. if his payroll operator has gone on 
leave etc.

Renumber the company

As in 2.11 above, it is most likely that your client’s data is on the single 
company version of SUPERPAY. If this is the case, RENUMBER your Com‐
pany 1 to some other number before transferring your client’s data.

Transfer data
As in 2.11 above, if your client has used BACKUP to transfer his data, you 
can only RESTORE into the same directory name as the data was backed up 
from. If both you and your client store SUPERPAY data in the default direc‐
tory C:\SUPERPAY, the BACKUP/RESTORE is straightforward.

Chapter 2: Bureaus

If either of you uses a different directory on your PC, and you have SP
(UNLIMITED) you can set up a temporary directory with the same name as 
your client’s directory. RESTORE the files into that directory and then use 
DOS or Windows Explorer to COPY the data into your ‘live’ directory.

Alternatively, use Windows to copy data from your client’s PC to a mem‐
ory stick and to then copy the data from the memory stick to your PC.

2.13 Monthly payment to the Inland Revenue

The MONTHLY SUMMARY shows the breakdown of what your client owes the 
Inland Revenue. The report shows the total for the current month and for 
the year to date. Please see 9.6 in the New Users Guide for more information 
on displaying amounts outstanding on the MONTHLY SUMMARY.

2.14 Set up new clients around year end

Around year end, before setting up a new client, you need to decide what 
date you want to start running SUPERPAY from. If you are going to run 
SUPERPAY from a date which is not within the current tax year, on the Logo 
Screen or on the ALT-F2 window on the MAIN MENU enter a date in the new 
tax year before you set up the COMPANY’S RECORD.
Example: You are going to run a new client from 6th April 2008. The cli‐
ent sends you their data in March for you to start entering their details 
ready for Week 1/Month 1. Make sure that you have a 6th April 2008 or 
later date when you set up the new COMPANY RECORD. If you leave the date 
as March 2008, the company will be set up for the tax year 2007/2008, rather 
than 2008/2009. You would then have to CREATE NEXT YEAR’s FILES before 
you could run Week 1.

2.15 New clients with SMP and SSP

You should print a P35 listing (Year end, option 1) before you RUN the first 
payroll for new clients. This will show whether you have entered the 
brought forward SSP and SMP correctly.


3 Change pay interval

3.1 Overview
Use the WK/MN prompt on the bottom of an employee’s Record to change 
‘Pay interval’ (e.g. to change from Weekly to Monthly).

Diagram 32: Pay Interval prompt

You have a choice of 4 options – weekly, monthly, two weekly and four 
There are special Inland Revenue rules relating to a change in an 
employee’s pay interval. If you set up an employee with the wrong pay 
interval and have not yet paid him, use SUPERPAY’s WK/MN prompt to 
change the interval; i.e. this does not come under the Inland Revenue’s 
special rules.
If however, the employee has already been paid, even if only once, you 
need to be aware of the rules before using the WK/MN prompt.

3.2 Inland Revenue rules

Please read the Employer’s Further Guide to PAYE and NIC’s (6th April 2007 
edition) – Chapter 1, Page 12 for a full explanation of the rules which are 
Briefly, if the change is not at the beginning of a tax month the rules 
require you to treat the employee’s pay in one way for the NI calculation, 
and in a different way for the PAYE calculation. This is possible on a man‐
ual system. SUPERPAY can not do this.


So, we advise you to change interval only at the beginning of a tax month. 
If you follow this advice, please ignore 3.3 and 3.4 below.

3.3 Mid-month change from weekly to monthly

If the employee has already been paid as weekly for part of the month, 
UNDO the employee’s Record back to the beginning of the tax month. Then 
RUN his payslip for the whole month making sure you include any weekly 
wages in his Gross pay. In the After‐tax section enter as a negative item the 
Net pay that he has already received as weekly wages.
As you can see, by using UNDO and re‐RUN it is possible to change mid‐
month from Weekly to Monthly but we do not advise it.
If you do not use UNDO and re‐RUN, the rules are complicated – please see 
the Inland Revenue guide.

3.4 Mid-month change from monthly to weekly

If an employee has already been Monthly paid in the same tax month that 
you want to pay him Weekly, the rules state that you should:
1. Keep him as Monthly for the PAYE calculation until the end of the tax 
month, and then switch him over to weekly.
2. For the NI calculation, change him to Weekly straight away.
As you can see, if you change mid‐month from Monthly to Weekly, the 
rules want you to use the Monthly PAYE table and the Weekly NI table for 
the same pay. This is possible on a manual system, but SUPERPAY does not 
handle different pay intervals for PAYE and NI on the same payslip. In this 
case, you would have to make a manual calculation – much better to 
change over to a shorter tax period only at tax month end.

3.5 Warnings
RUN PAYROLL checks for ‘conflicting runs’ and warns if you have changed 
INTERVAL at the wrong time. For example, if you change an employee from 
Weekly to Monthly when you have already paid the employee for 2 weeks 
in that month, RUN PAYROLL displays a warning when you RUN the 
Monthly payroll. If this happens, you should read and follow the instruc‐
tions above.

Chapter 3: Change pay interval

3.6 Change from weekly to 4 weekly

The same principles apply to this situation with an added complication – 
there are special rules for the tax week number for 2 and 4 weekly pay‐
Example: Pay on 6th April is:
 Tax week 4 for 4 weekly payrolls
 Tax week 2 for 2 weekly payrolls
 Tax week 1 for weekly payrolls.

Example: Pay on 14/12/07 is:
 Tax week 40 for 4 weekly payrolls
 Tax week 38 for 2 weekly payrolls
 Tax week 37 for weekly payrolls.

If an employee changes from weekly or 2 weekly to 4 weekly, you should 
ensure that his first payslip after the change shows an interval of no more 
than 4 weeks – if it does, use the Interval prompt to change the interval 
back to 4.
Example: Pay interval needs changing on first payslip
A weekly paid Employee is paid on 14/12/07. This is Tax Week 37.

On 11/01/08 (4 weeks later), you change his pay interval to 4 weekly and 
he is paid with the 4 weekly payroll which is Tax Week 44.

Diagram 33: Change from weekly to 4 weekly pay interval

As you can see, the Tax week and pay Interval on his first 4 weekly payslip 
shows Week 44, 7 weeks. (The highlight shows that the interval is different 
from the rest of the payroll). Press the INTERVAL prompt (SHIFT-F3):


Overtype the existing pay interval (7); i.e. type 4 and press ENTER.

The revised pay interval is then displayed.

Diagram 34: Revised 4 weekly pay interval

3.7 Extra payments in addition to the main payroll

If the extra payment is before the end of the tax month, UNDO the 
employee’s payslip and re‐RUN the payslip adding the extra payment to 
the Gross Pay and taking off the Net pay already paid in the After tax sec‐
tion. If the extra payment is in the next tax period but before the normal 
pay day see the Inland Revenue regulations – it can get a bit complicated 
for K tax codes so you should check the rules.

4 Contact

4.1 Overview
This chapter tells you how you can contact us and how we keep you 
informed about changes which affect your payroll.

4.2 Hotline support

You can telephone the SUPERPAY Hotline on 
0161 832 4761. When you telephone, please have 
SUPERPAY (or the FBI module) loaded so that we can 
provide you with a swift resolution to your query.
The Hotline is open Monday to Friday 9:00am to 
5:00pm excluding Bank Holidays. Each year the hotline 
closes between Christmas Eve and New Year’s Day inclusive.
If you have not yet returned your Licence Agreement, we will record your 
telephone number and ask for your company name and Licence number 
before answering any query.
We do not provide installation support to mobile telephone numbers.

You can email queries to If you work on SUPERPAY 
out of normal office hours, we normally respond to overnight emails dur‐
ing the next working day. If your email is particularly complex it may take 
a few days before we get back to you.
Sometimes, we may ask you to email us your file(s) as an attachment so 
that we can investigate your query more fully. If we do this, we treat your 
data as strictly confidential. At busy times our hotline staff deal with 
many queries so it is helpful if you detail in the body of the email what has 
been discussed so far.


Post or Fax
If you send us a written query by post or fax we usually telephone or email 
you to sort out your query.
Sometimes we receive floppy disks with a compliment slip with no details 
of why the disks have been sent. As with emails, it is helpful if you detail 
what has been discussed so far; e.g. is the enclosed disk a data conversion 
or do you have you a complex SSP query etc.?

4.3 Website
Licenced SUPERPAY users can always download the latest version of 
SUPERPAY and SUPERPAY’s PRINT HELPER, FBI and CIS modules from our 
website (
The SUPPORT page lists FAQ’s. These FAQ’s are also documented in the FAQ
2007 paper manual.

4.4 Updates
When there are legislation changes we provide an update to cover the 
changes. An update may be a CD, an Internet download or whatever 
media is the current best method of updating payroll software. (Technol‐
ogy is changing all the time so we cannot say how future updates will be 
supplied.) If we send you any written notes, please file them in your 
SUPERPAY ring binder which was supplied with your original package.

There are usually two legislation changes each year – on 6th April and in 
May or June.

4.5 Mailing list

Payroll programs are regularly updated. To ensure that you know when 
updates for SUPERPAY are available ‘SUBSCRIBE’ to SUPERPAY’s email list. 
Go to and click on DOWNLOADS. Then click on SUB-
SCRIBE and SEND us a blank email (with the default email ‘subject’ of sub‐
scribe). We will then email a confirmation reply to you. On this email, click 
REPLY to confirm. There is no charge for our mailing service.

We cannot add you to SUPERPAY’s email list; this is something that you 
need to do. If you have a separate IT department, it is good practice for 
both the IT and payroll departments to ‘subscribe’ independently so that 
the IT department will know when to update your software, and you will 
know what changes have been made to the program.

Chapter 4: Contact

At any time you can remove your email address from our mailing list. To 
do this, go to SUPERPAY’s website, click on DOWNLOADS and click on SUB-
SCRIBE as described above. Change the email subject from SUBSCRIBE to 
UNSUBSCRIBE and send a blank email to us.

We do not send attachments with our emails; we simply inform you when 
the program or manual has been updated. It is then up to you to down‐
load an update. Please note: We do not email you about every small 
change to the program even though we post such changes on our website.

4.6 Maintenance pro-formas

You need to renew your SUPERPAY licence each year. We send Maintenance 
pro‐forma invoices in December to cover annual licence renewal which 
runs from February to January. When you pay the pro‐forma we send you 
a Tax Invoice. An update may be sent with this Tax Invoice or may be sent 
The CIS Licence is charged separately from the main SUPERPAY program 
licence. CIS pro‐formas are sent out in February with the Maintenance 
running from 6th April each year.

4.7 Orders
Most SUPERPAY users order payslips by telephone on 0161 832 4761 
(same number as the hotline), though you can also order goods by fax (on 
0161 819 3129) or post.

Deliveries are usually by 48 hour Parcelforce and we quote 3 working 
days to allow for delays. If you want to speed up your order you can pay 
£3 + VAT for a 24 hour Parcelforce service.
Neither the 24 or 48 hour Parcelforce service guarantees deliveries. If you 
urgently need a small supply of payslips, we can arrange for a Special 
Delivery. The cost of this service depends on the exact weight of the goods. 
If you need goods urgently, you should contact us by telephone.

Our current software price list is posted on our website 
on the Versions tab on the DESCRIPTION page. If you want to upgrade your 
software, the cost is usually the difference in price between your existing 
payroll and what you want to upgrade to plus the difference in the annual 
Maintenance charge.


4.8 Payment
We accept cheques made out to Computastore or online bank transfers. If 
you want to pay us online please telephone us on 0161 832 4761 and we 
will supply the relevant information. We do not accept credit card pay‐

5 Directors’ NI

5.1 Special rules

There are special rules for Directors’ NI. The Inland Revenue’s CA44 April 
2007 Guide (National Insurance for Company Directors) covers all aspects 
of Directors’ NI and this chapter does not duplicate that information.
This chapter covers only the main points you need so that you can effec‐
tively use SUPERPAY to conform to the special rules. However, we do not 
claim that SUPERPAY automatically calculates directors’ NI in all circum‐
stances. Specifically, SUPERPAY does not automatically handle changes of 
directors’ NI codes during the year – see 5.8 below. Neither does it identify 
the difference between fees which have been paid in advance and those 
which have been voted.

5.2 Difference between directors’ and standard NI

Directorsʹ NI is calculated on an annual or pro‐rata basis whereas stand‐
ard NI is based on earnings in the current period only. This means that:
 Using the Directors’ basis, no NI is deducted until a directorʹs year to 
date earnings reach the annual Earnings Threshold – in 2007/2008 this is 
£5225. Then, the whole of the director’s subsequent pay becomes sub‐
ject to NI at 11% until the annual Upper Earnings Limit is reached 
when 1% Employee NI is payable. There are equivalent limits for 
 If an employee (i.e. not a director) is paid above the weekly or monthly 
Upper Earnings Limit in any one period, only 1% Employee NI is 
deducted on the top slice of income. Equivalent directors’ earnings 
could be subject to anything between nil Employee NI and 11% deduc‐
 To avoid this variability in NI deductions, follow the Inland Revenue 
approved method of calculation outlined in section 9.3 in the New Users 
Guide. This explains how to set up Directors’ NI on SUPERPAY and that 
information is not duplicated here.


5.3 Employer’s NI on directors earnings

Employer’s NI for Directors is on the same annual or pro‐rata basis as 
Employee NI. This means that no NI at all is payable until the annual or 
pro‐rata Earnings Threshold is reached. Using the method outlined in sec‐
tion 9.3 in the New Users Guide, Employer’s NI is more evenly spread 
throughout the year.

5.4 Select basis for each director

You do not have to use the same basis for all directors. In fact, you must 
get each individual director’s permission to use the method outlined in 
section 9.3 in the New Users Guide. However, it is much easier if you use the 
same basis for all your directors. Note: Whichever method you use to cal‐
culate Directors’ NI, the total NI deducted at the end of the year is the 

5.5 Starters
When a director starts during the tax year, the NI annual limits are appor‐
tioned according to the start date; e.g. if a director starts on 6th October the 
NI limits are half the annual limits. If you enter the correct Start date on 
the director’s Record SUPERPAY will apportion the NI limits according to 
Inland Revenue regulations.

Diagram 35: Start date for director

Former employee becomes a director

You need to set up a new Record for the director to distinguish his earn‐
ings as a director from his earnings as an employee. Ensure that you enter 
the date of his appointment as the Start Date so that SUPERPAY can appor‐
tion the NI limits correctly. On this new Record, enter his taxable totals to 
date using the P45 prompt. Then DELETE his old Record.
As described in section 9.3 in the New Users Guide, if the new director’s 
earnings are regularly above the NI Lower Earnings Limit, you can deduct 

Chapter 5: Directors’ NI

standard NI until the last payment in the tax year, when you must run him 
as a director.

5.6 Leavers
If a director leaves during the year and you have deducted standard NI 
from his pay as described in section 9.3, you must put him on the Direc‐
tors’ basis before running his last payslip.
A starter’s NI limits are apportioned according to the period employed in 
the tax year. This does not happen with leavers. When a director leaves, 
his NI is still calculated using the full year’s limits. If he started during the 
year, use the original pro‐rata NI limits (apportioned according to the start 
date – not the leaving date).

5.7 Employee ceases to be a director

If an employee ceases to be a director during the year but continues as an 
employee, you still need to use the Directors’ basis for him.

5.8 Director changes NI code mid-year

SUPERPAY does not automatically calculate NI for a director who has more 
than one NI code during a tax year. If a director changes NI code, what 
you do next depends on what basis you have been using to calculate his 

Standard basis until year end

If the director is on the standard basis (as described in section 9.3) you can 
continue with that method.
1. Enter the new code in the NI code field on Screen 1. SUPERPAY will 
deduct NI on the new code on the standard basis since you have N in 
the DIRECTOR field.
2. At year end (i.e. after you have run his last payslip for the year) enter 
Y in the ‘Director’ field on Screen 1 of the employee’s Record. Then use 
the Inland Revenue Guide to manually calculate what NI should be 
deducted under each code from the director and his employer for the 
year to date. If you do not know how to do this, telephone the Inland 
Revenue Helpline who will help you calculate the correct figures.


3. Manually enter the correct totals on Lines 1 and 2 of the NI totals on 
Screen 3 of the director’s Record.

Diagram 36: NI code change

Any changes you enter will be correctly reflected in the MONTHLY SUM-
MARY. You may need to deduct some more NI from the director or 
refund some NI already paid. Make any necessary adjustment as an 
after-tax item on his next payslip in the new tax year.
4. STORE the record and make sure you do not run any more payslips for 
the director for this year.

Directors’ basis
If a director has been paid on the Directors’ NI basis (i.e. you have Y in the 
Director field on Screen 1 of his Record), a change of NI code requires a 
few more steps.
1. PRINT the director’s record – keep the printout safe until year end. 
DELETE this record (which is now the old record).

2. Set up a new record with the new NI code. Enter the date of change as 
the START date, and enter Y in the DIRECTOR field.
3. Enter his taxable gross and tax to date from the old record using the 
P45 prompt. Do not enter any NI totals.

4. SUPERPAY will deduct NI on the new record on the Directors’ basis 
since you have Y in the DIRECTOR field.
5. At year end (i.e. after you have run his last payslip for the year) use 
the Inland Revenue Guide to manually calculate what NI should be 
deducted under each code from the director and his employer for the 
year to date. If you do not know how to do this, telephone the Inland 
Revenue Help‐line who will help you calculate the correct figures.
6. Manually enter the correct totals on Lines 1 and 2 of the NI totals on 
Screen 3 of the new record. Any changes that you make will be cor‐
rectly reflected in your MONTHLY SUMMARY. You may need to deduct 
some more NI from the director or refund some NI already paid. 
Make any necessary adjustment as an after‐tax item on his next pays‐
lip in the new year.

Chapter 5: Directors’ NI

7. On the new record manually add the P45 taxable gross and tax totals 
to This employment totals. Now call up the P45 box and blank out the 
fields. STORE this new record.
8. Make sure you do not run any more payslips for the director.
9. REMOVE the old record – it was already deleted in step 1 above.

5.9 Directors fees paid but not yet voted

SUPERPAY does not automatically recalculate a director’s NI when any fees 
previously paid are subsequently voted. The Inland Revenue Guide, sec‐
tions 29 and 30 explain exactly what to do when fees are drawn before 
they have been voted.
Manually make any necessary adjustments to the director’s Record.


6 Holidays

6.1 Overview
This chapter brings together all the information relating to the PAYE treat‐
ment of holidays in SUPERPAY.

6.2 Holiday pay and tax/NI limits

SUPERPAY combines ‘normal’ pay and ‘holiday pay’ on one payslip and 
adjusts the tax and NI limits for the number of weeks paid. This is accept‐
able to the Inland Revenue unless the employee has:
 some items which are subject to tax but not NI – e.g. Construction 
Industry Holiday pay – see 6.7 below.
 some items which are subject to NI but not tax and the employee has a 
Week 1 tax code.
 the employee has a Council Tax Attachment – see 6.10 below.

If you have such items you need to process the holiday pay separately 
from the ‘normal’ pay.

6.3 Individual holidays

If an employee is about to go on holiday, use the HOLIDAY prompt at the 
bottom of the employee’s payslip screen to advance the tax week.
Step 1 – Press F3 and SUPERPAY asks you to enter the new tax week.

Step 2 – Enter the new week number; i.e. the last week of his holiday.

If you are not sure what to enter here, look in the top right of the screen for 
the current tax week number.


In this example the employee is about to go on two weeks’ holiday. The 
current week is Week 18, so you need to enter 20 here (i.e. 18 + 2).

Step 3 – SUPERPAY displays the new week number and pay interval in the 
top right of screen.

SUPERPAY adjusts the employeeʹs tax and NI limits and any flat rate pen‐
sion for the number of weeks paid.
Step 4 – You can now pay the employee his normal pay plus two weeks’ 
holiday pay (3 weeks’ pay in total). RUN PAYROLL will not display that 
employee again until Week 21.
Important note – If you press EXIT because you need to re‐enter some pay‐
slip items, the tax week is reset back to the standard week. So, if you press 
EXIT to make some corrections you need to press HOLIDAY again and 
advance the tax week again.

6.4 All on holiday

Instead of using the HOLIDAY prompt at the bottom of each employee’s pay‐
slip screen, you can advance the tax week for the whole payroll on the RUN
PAYROLL MENU screen. SUPERPAY asks if the whole payroll is about to go on 
holiday, prompting N. Normally you press ENTER and move on to the next 
When your whole payroll is about to go on holiday, enter Y.

Diagram 37: All on holiday

Chapter 6: Holidays

SUPERPAY asks ‘to week (   )?’. Enter the week or month you want to 
advance to.
Example: In the above Diagram, SUPERPAY displays Week 11 next to the 
PAY DAY. The whole payroll is about to go on two weeks’ holiday, so enter 
13 here.
SUPERPAY then adjusts the NI limits, tax free pay and flat rate pensions for 
the number of weeks paid for all your employees. If only part of the pay‐
roll is going on holiday, enter N here and use the HOLIDAY prompt to 
advance the tax week on each individualʹs payslip screen (as described in 
6.3 above).

HP period differs from rest of payroll

If you have advanced the tax week for the whole payroll on the RUN PAY-
ROLL MENU screen, you can use the individual’s HOLIDAY prompt (F3) at the 
bottom of the payslip screen to enter a different week for an individual.
Example: If a security guard works through your annual summer shut‐
down, use the F3 HOLIDAY prompt to set the guard’s pay week back to the 
current tax week even though everyone else has their pay week advanced.

6.5 Holidays and flat rate pensions

When employees go on holiday, RUN PAYROLL multiplies all flat rate pen‐
sions by the number of weeks paid.
Example: An employee pays £17.25 pension each week. If the employee 
goes on holiday for a week and you advance his tax week by one, RUN PAY-
ROLL deducts £17.25 x 2 = £34.50 pension.

6.6 Holidays and after-tax items

When employees go on holiday, you have to decide if you want RUN PAY-
ROLL to automatically multiply flat rate After tax‐items by the number of 
weeks paid.


Example: An employee normally pays £15 union sub each week. If he is 
paid 1 week’s wages plus 1 week’s holiday pay, do you want SUPERPAY to 
deduct £15 or £30?
If you want SUPERPAY to deduct £30, enter Y in the AFTER TAX ITEMS x
WEEKS field on Screen 2 of your COMPANY RECORD.

Diagram 38: Company Record, Screen 2

If you enter Y in this field, SUPERPAY multiplies all permanent flat after‐tax 
amounts by the number of weeks paid.
If you leave N (the default) in this field, RUN PAYROLL does not automati‐
cally adjust any after‐tax items when employees go on holiday, leaving 
you to enter any extra items. You would choose this if most flat rate After 
tax items are only deducted when the employee is actually at work – e.g. 
a deduction for work clothes.
Note: This field has no effect on flat rate pensions – see above.

Chapter 6: Holidays

6.7 Construction industry holiday pay

Construction Industry Holiday Pay (CIS Holiday Pay) is subject to tax but 
not NI. If you have employees on SUPERPAY who are paid CIS Holiday Pay 
set up a special PAYSLIP HEADING.

Diagram 39: CIS Holiday Pay

Remove the N Flag; i.e. the Flags should now show T or TP (if the holiday 
pay is subject to a percentage pension).

HP Accrual
If you accrue CIS Holiday Pay, remove the N flag on the special HP Accrual 
HEADING on Screen 3 of your PAYSLIP HEADINGS file.

Diagram 40: CIS Holiday Pay Accrual

NI calculation on payslip
Since no NI is deducted, CIS Holiday Pay must not be combined with nor‐
mal pay on a payslip. This is because SUPERPAY averages the total pay 
over the number of weeks paid.


Example: In Week 10, you pay an employee £290 for 1 week’s normal pay 
plus £500 for 2 weeks’ CIS Holiday Pay.
 If you advance the week to Week 12 and pay £790 on one payslip, 
SUPERPAY averages the pay which is subject to NI over 3 weeks. Only 
£290 is subject to NI so no NI would be deducted (since £290/3 = £96.67 
is less than the weekly Earnings Threshold).
 So, in this example you should produce a payslip for Week 10 for the 
normal pay, and a 2 week payslip for Weeks 11 and 12 for the CIS Hol‐
iday pay. When you do this, the employee pays NI on the £290 for Week 

6.8 Holiday pay accruals – the basics

Some companies have Holiday Pay (HP) accruals, whereby an amount is 
set aside each week and paid out when employees go on holiday. HP 
accruals are subject to PAYE only when paid out, when the payment is 
included in Gross Pay.

Step 1 – Set up HP accrual

HP accruals can be set up to accrue a percentage of pay or a flat amount 
can be set aside each pay period.

Diagram 41: Holiday Pay accrual

Enter the accrual in the Accrual field on Screen 1 of the employee’s Record 
(maximum amount £9,999.99 or 99.99%)

Chapter 6: Holidays

Step 2 – Total accrued

SUPERPAY stores the total accrued on Screen 3 of the employee’s Record.

Diagram 42: Accrued holiday pay

If you have a total accrual carried forward from a previous payroll system, 
enter the amount in this field.

Step 3 – Pay out accrued Holiday Pay

When you want to pay out accrued holiday pay, RUN PAYROLL can pay out 
all or part of the accrued total on an employee’s payslip screen. HP accru‐
als can be paid either as a rate (e.g. £80 a day) or a flat amount.

Step 3a – Pay out flat amount

In the Gross pay items, enter *H as the HEADING.

Diagram 43: Pay out accrued holiday pay


SUPERPAY displays the text ‘Holiday Pay’ and prompts the amount 
accrued to date – in this case £840.25.

Diagram 44: Accrual to date

You then enter the amount you want to pay.
 Press ENTER if you want to pay out the displayed total.
 You can overtype the displayed total with a different amount.

Step 3b – Pay out a rate

If you enter a Rate, e.g. *H @ 80 (that is, £80 per day), RUN PAYROLL does 
not display the accrual to date. For example, if you type:

and then press ENTER, RUN PAYROLL displays:

and waits for you to enter the number of days/hours.

Chapter 6: Holidays

When you press ENTER, RUN PAYROLL displays the amount payable and 

deducts this from the accrual to date total on Screen 3 of the employee’s 

Step 3c – Pay too much Holiday Pay

If you enter an amount greater than has been accrued to date, RUN PAYROLL 
displays the following warning.

You can then either accept or amend the figure already entered; i.e. SUPER-
PAY allows you to STORE a negative total in the Accrual to date field on the 
employee’s Record.

Step 4 – SUPERPAY shows amount accrued on payslip

Whether the employee receives accrued HP or not, SUPERPAY prints this 
weekʹs accrual and new total to date at the bottom of the employee’s pay‐
slip. No accrual is calculated on a HP payment.

6.9 Holiday pay accruals – sundry items

1. Tax Period
SUPERPAY does not automatically adjust the tax interval when you pay out 
accrued Holiday Pay. If the employee is about to go on holiday, remember 
to use the HOLIDAY prompt (F3) to advance the individual’s tax week or 
advance the whole payroll on the RUN PAYROLL menu screen – see 6.3 and 
6.4 above.

2. Flags on Payslip Headings

A payout of accrued HP can be subject to any combination of pension, NI 
and tax in the same way as any other gross pay item. There is a special HP 
accrual HEADING already set up on Screen 3 of the PAYSLIP HEADINGS file 


and you can amend the flags if you wish. Note: There is no H flag since 
you do not want an accrual made on the payout of accrued Holiday Pay.

Diagram 45: Special HP Accrual Heading

If you want a percentage HP Accrual calculated on only part of an 
employee’s pay, you can use the flags to exclude pay items – e.g. one‐off 
bonuses. (You simply remove the H flag from the excluded pay item.)

3. Confirm Accrual of Holiday Pay

You can enter the letter P on an employee’s accrual field so that each time 
you RUN his payslip, SUPERPAY pauses to ask you to confirm that you want 
to accrue Holiday Pay for that week.


Chapter 6: Holidays

If you have set up your employees in this way, when you STORE a payslip, 

Type Y or N and then press ENTER.
Some companies use this P (for pause) feature to ensure that Holiday Pay 
is only accrued when an employee has met certain pre‐set conditions; e.g. 
if they work a certain number of hours or earn over a certain amount.
Other companies use this Pause feature to selectively choose which weeks 
to include for accrual of Holiday Pay.
Example: Your employees receive 1 week’s HP in Week 40 based on their 
average pay over the 8 weeks up to and including Week 39.
Set up the HP accrual as 1/8 (i.e. enter 12.5%) of the wages for Weeks 32‐39 
inclusive (i.e. enter 12.5%P in field 21 on Screen 1 of the employees’ 
Records.) When you press F9 to store the payslip screen, SUPERPAY asks 
you to confirm the accrual. Enter Y each week.
In Week 40, pay out the accrued HP. Enter *H as a gross pay item on each 
employee’s payslip screen. RUN PAYROLL prompts the average pay over the 
past 8 weeks for you to either accept or overtype.
If the employees are to receive 2 weeks’ HP, then you should accrue 2 x 1/
8 = 1/4 = 25% each week so that RUN PAYROLL can prompt you with the cor‐
rect figure.

6.10 Holidays and attachments

Fixed deductions
SUPERPAY multiplies fixed Deductions and Protected Pay by the number 
of weeks/months paid. (There is still only one admin charge.)

Council Tax percentage deductions

When you pay more than one week on a payslip, SUPERPAY averages the 
total ‘Net Earnings’ over the total number of weeks paid and uses the 
appropriate percentage.
If the employee gets paid the same each week (including Holiday Weeks) 
then there is nothing extra for you to do. If an employee’s Holiday pay dif‐
fers from his normal pay (e.g. his normal pay includes overtime), you 


must RUN a separate payslip for the normal pay and the Holiday pay. 
Please refer to section 1.9 for more details of this restriction.

6.11 Holidays – advance into Week 53

If you want to pay Holiday Pay in Week 52, you cannot use the HOLIDAY 
prompt to advance the tax week. The special rules for pay in Weeks 53, 54, 
and 56 mean that any pay for these weeks cannot be combined with pay 
for Week 52. So you need to pay any Week 52 pay separately from Week 
53 pay; i.e. produce two payslips.
To ensure that you conform to these special rules SUPERPAY will not let you 
advance the week on the RUN PAYROLL MENU screen or press the HOLIDAY 
prompt (F3) to advance the week on an individual’s payslip.
If you try to get round the rules by using SHIFT-F3 to change the INTERVAL 
on an individual’s payslip, the employee’s NI will be correct but his tax 
will be wrong. So, you need to process pay for Week 52 on a separate pay‐
slip from Holiday Pay for Week 53.
(In 2007/2008 only those companies with a Friday or Saturday Pay day 
should have a Week 53, 54 or 56 payroll.)

6.12 Holidays over the tax year end

If you want to pay Holiday Pay for Week 1 (or later) together with some 
pre‐year end pay, you cannot advance the tax week into the new tax year. 
Similarly you cannot advance the tax week by using the special rules for 
Week 53, 54 or 56.
These constraints are set by the Inland Revenue, not SUPERPAY.

7 Leavers

7.1 Leavers

Step 1 – RUN the employee’s last payslip

Step 2 – Enter the employee’s leaving date on his record

Diagram 46: Leaving date

If you leave this field blank, the DELETE function (Step 3 below) slots in the 
system date as the employee’s leaving date.

Step 3 – DELETE the employee’s record

Press F5 to DELETE. SUPERPAY asks:

and prompts Y. Press ENTER to confirm. The Record is flagged as DELETED, 
cleared from the screen, and a PRINT P45 flag created for this employee.


Step 4 – Print P45

Press ESC to EXIT back to the EMPLOYEE RECORDS menu.

Diagram 47: Print P45 menu option

 Choose option 7.
 Enter the E’ee type and E’ees fields in the usual way.
 Choose laser or continuous. Both types of form are available free of 
charge from the Inland Revenue. You cannot use manual P45’s in your 
 Load your P45 forms and choose SAMPLE to check your alignment with‐
out losing the PRINT P45 flag. If you print a ‘real’ P45 and the alignment 
is out, you would have to reset the flag on the Record (see below). 
Unlike most of SUPERPAY’s reports, you can print P45’s once only.
Laser P45's
Laser P45ʹs consist of four A5 sections printed onto two A4 sheets. If you 
are printing several P45’s, make sure you load sheet 1, sheet 2, sheet 1, 
sheet 2 etc. (This is the way they are stored in the Inland Revenue station‐
ery box.)
If your laser P45’s do not line up properly you can use the P45 offset fields 
in the SYSTEM DETAILS file. These offset fields have exactly the same func‐
tion as the P14 offset fields which are described in the FAQ 2007 booklet 
Page 41.
Example 1: Enter 100 in the P45 offset vertical field to move the print 
down one line (‐100 moves it up).
Example 2: Enter 100 in the P45 offset horizontal field to move the print 
right one character (‐100 moves it left).
Continuous P45's
Continuous P45ʹs are in exactly the same format as manual P45ʹs with a 
margin for sprocket holes. Since you have to line up the forms, continuous 

Chapter 7: Leavers

P45ʹs are really only useful if you have several employees leaving at the 
same time; i.e. it may be easier to print a P45 on plain paper and then man‐
ually transcribe the information onto the Inland Revenue form, rather 
than load and align the special stationery.

Step 5 – Give P45 to employee

Step 6 – Send off copy to the Revenue

From April 2009, companies with more than 50 employees will need to 
send the P45 details online to the Inland Revenue.

Step 7 – Future Run payrolls

DELETED records are not displayed in RUN PAYROLL.

Step 8 – Year end

The DELETED record remains on file until year end when the DELETED 
employee’s details will be filed online or printed on a P14. SUPERPAY does 
not print P60’s for DELETED employees.
CREATE NEXT YEAR’S FILES removes DELETED records from next year’s 

7.2 Reprint a P45

If the original P45 does not line up properly or is damaged, you cannot 
simply choose the PRINT P45 option again to print another P45 for the same 
employee. Instead you need to:
 Go back to the Employee’s Record.
 UNDELETE his Record.
 DELETE his Record again.

This resets the PRINT P45 flag, and you can then reprint the form.

7.3 Student Loan

If you have *S as an After‐tax item on an employee’s Record, SUPERPAY 
prints Y in the Student Loan box of the P45 when he leaves.


7.4 Undelete – leaver comes back

When you DELETE a record the DELETE prompt changes to UNDELETE.

Diagram 48: Undelete prompt on Deleted record

The UNDELETE function allows you to correct any mistakes; it should not 
be used to re‐instate leavers.
If a leaver comes back in the same tax year, you should not UNDELETE him. 
Instead you should set up another Record (with a new employee number). 
The Inland Revenue wants a separate record for each period of employ‐

Casual employees and undelete prompt

If an employee is Casual you should not use the DELETE and UNDELETE
options. Instead, you should set up the Emp’ee type field on Screen 1 of his 
record as Casual so you can call him up only when he works for you.

You can SKIP his payslip when he has not worked – see 6.17 in the New 
Users Guide if you want to know more about this feature.

Chapter 7: Leavers

7.5 Leavers – directors NI

If a director leaves during the year and you have deducted standard NI 
from his pay, you must put him on the directors’ basis before running his 
final payslip.
A starter’s NI limits are apportioned according to the period employed in 
the tax year – this does not happen with leavers. When a director leaves, 
his NI is calculated using the full year’s limits. If he started during the 
year, use the original pro‐rata NI limits (apportioned according to the start 
date – not the leaving date).

7.6 Leavers – net pay rounding

When an employee whose pay has been rounded is leaving, change the 
rounding amount to 0.01 before running his last payslip.
Example: An employee who has his Net Pay rounded each week to the 
nearest £1 is leaving. The following diagram shows his Net Pay rounding 
fields on Screen 2 of his Record.

Change the ‘Round: To’ field to 0.01.

This clears the rounding b/f, and ensures no rounding amount is carried 
forward. After running his final payslip, the Net Pay rounding fields now 

7.7 Attachment
When an employee leaves, if there is an ongoing Attachment you need to 
inform the Court or Agency which issued the original order. There are 
rules regarding time limits which you must adhere to – please see the 
Original Order for more details.


7.8 SMP
At the end of an employee’s Maternity Pay Period, SUPERPAY stops paying 
SMP. If the employee is not returning to work you should then DELETE her 
record so that her payslip screen is no longer displayed.

7.9 SSP
When an employee leaves, you must check his SSP DIARY to see whether he 
has had any SSP in the previous 8 weeks. If he has, complete an SSP1(L). 
Only enter whole weeks.
Example: If an employee had 5 Qualifying days per week, round down 3 
days SSP or less and round up more than 3 days. E.g. if he had 3 days SSP, 
round this down to zero weeks and you donʹt need to complete a Leavers 
form SSP1(L). If he had 4 days SSP, enter 1 week on the SSP1(L).

7.10 Leaver’s employee code

You cannot re‐use a leaverʹs code until after year‐end when DELETED 
records are erased from the current Employee File. However, we advise 
you not to re‐use numbers even if the employee left in the previous year.
1. If you are likely to print reports using data from previous years it is 
best not to re‐use any deleted numbers.
2. Similarly, if a new employee is sick during his first 8 weeks, SUPERPAY
may incorrectly look at a leaver with the same number in a previous 

8 Pensions

8.1 Overview
Pensions are not the same as other deductions from pay and there is a spe‐
cial Pension box on the employee’s Record for you to set up pensions.
All but the very smallest employers must offer a Stakeholder Pension to 
their employees. So SUPERPAY has a dedicated Stakeholder Pensions line 
(line 4) in the pension box.

8.2 Set up pension

Enter employee and employer pension contributions in the pensions box 
on Screen 1 of an employee’s Record. Do not set up employee pensions as 
negative Gross pay or After‐tax items.

Diagram 49: Empty Pensions box (Employee Record, Screen 1)

Number of pensions
Each employee can have up to four different pension calculations. These 
can be separate parts of the same pension – e.g. a percentage of gross pay 
plus a flat rate AVC – or completely different pensions. Leave blank those 
fields which do not apply to this employee. The first 3 lines are for non‐
Stakeholder pensions. Line 4 is only for Stakeholder pensions.

Enter the deduction as a positive amount

Always enter pension contributions as positive amounts; RUN PAYROLL 
deducts any employee contributions entered in the Pensions box.


Tax relief
Approved pensions are allowable for tax but not National Insurance. Tax 
relief can be given at source (i.e. the pension is deducted before tax) or can 
be claimed by the Pension provider (i.e. the pension is deducted after tax 
has been deducted).
With Stakeholder Pensions, tax relief is always claimed by the Pension 
provider, so make sure you set up Stakeholder Pensions in the special 
Stakeholder line (Line 4).

Type field (lines 1, 2 and 3 only)

Enter a number in the range 1 to 6 so that RUN PAYROLL knows whether to 
deduct the pension before or after tax and NI.
 Type 1 – The e’ee contribution is deducted before tax is calculated.
 Type 2 – The e’ee contribution is deducted after tax is calculated.
 Type 3 – The e’ee contribution is deducted after tax has been calcu‐
lated. The actual deduction is the amount shown on the screen less
Basic Rate tax. E.g. Up to 5/4/08 a Type 3 e’ee pension of £10 gives rise 
to a £7.80 deduction on the employee’s payslip (i.e. after 22% Basic Rate 
deduction). After 6/4/08, £8 will be deducted (i.e. after 20% Basic Rate 
 Types 1, 2 and 3 are not allowable for NI; i.e. the pension is deducted 
after NI is calculated.
 Types 4, 5 and 6 are as 1, 2 and 3 above but before NI has been 
deducted. Type 4 is used for salary sacrifice pension schemes. Types 5 
and 6 are seldom used.
It is important to enter the correct number in the Type field. If you enter 1 
and the Type should be 2, you are in effect giving the employee double tax 
relief on this pension – once at source during RUN PAYROLL and the Pension 
provider will also claim tax allowances for that employee since they 
believe the deductions have been made Net of tax.
There is no type field for Stakeholder pensions. RUN PAYROLL automatically 
deducts a Stakeholder pension after deduction of tax and NI (in accord‐
ance with the regulations).

Emp’ee field (7 alphanumeric)

Enter the amount deducted from the employee’s pay each week or month.
1. Flat amount

Chapter 8: Pensions

Enter the amount deducted – e.g. 7.25 – and RUN PAYROLL deducts 
£7.25 each pay day. If the employee goes on holiday for a week and you 
advance his tax week by one, SUPERPAY deducts £7.25 x 2 = £14.50.
2. Four weekly payrolls etc.
Enter the equivalent weekly contribution. RUN PAYROLL then deducts 
the amount you enter here x 4.
Example: A 4 weekly employee pays £50 Pension. Enter 12.50 here on 
his Record and RUN PAYROLL will deduct £50 every 4 weeks. If you enter 
50.00 here, RUN PAYROLL will deduct 4 x £50.00 = £200 every 4 weeks.
3. Percentage deduction
To deduct a percentage pension, enter the ‘%’ sign after the amount. 
Percentage pension deductions can either be a percentage of all an 
employee’s pay (e.g. including bonuses and overtime) or a percentage 
of part of the employee’s Gross pay.
 If you want SUPERPAY to deduct a percentage of all the pay simply 
enter the percentage.
 If you want SUPERPAY to calculate a percentage pension on only part 
of the Gross pay, enter the percentage here and update the P (for 
pension) flags on the PAYSLIP HEADINGS file.

Emp’er field (7 alphanumeric)

Enter the amount of pension an employer contributes each week or month 
in the same way as employee contributions. Enter either a percentage of 
Gross pay or a flat amount.
If the employer’s contribution is a percentage of Gross pay, it must be on 
the same basis as the employee’s contribution; i.e. if the employee’s per‐
centage pension is a percentage of Basic Pay only, then the employer’s will 
also be a percentage of Basic Pay.

Pay range (2 fields, each 5 alphanumeric)

These two fields allow you to calculate a percentage pension on that part 
of an employee’s pay which is within pre‐defined limits. You can enter any 
amount between 1 and 99999 (whole pounds only) or L in the first field 
and/or U in the second field, representing the lower and upper NI limits.

ID (a number in the range 1 to 299)

You must enter this field for Stakeholder pensions (line 4) but can leave it 
blank on the first three lines. If you want to analyse pensions by pension 


provider, then you need to enter different ID’s for each provider – see the 
list in 8.4 below. If you do not need any pension analysis, enter 1 as the ID.

Reference (13 alphanumeric)

You can leave this blank on lines 1 to 3 but should enter a reference for 
Stakeholder pensions. This field is not printed on SUPERPAY’s standard 
pension reports but is printed on the Stakeholders pension reports – see 
8.8 below.

8.3 Some pension examples

Example 1: Stakeholder pension.
An employee pays £10 a week to a Stakeholder Pension. Enter an appro‐
priate ID number – see 8.4 below for the current list of ID’s.

Diagram 50: Example of a stakeholder pension

This is displayed on the payslip screen as:

Diagram 51: Stakeholder pension (payslip screen)

Example 2: Pension Net of tax (non Stakeholder).
An employee pays £10 Net of tax.

Diagram 52: Pension net of tax

Chapter 8: Pensions

Example 3: Percentage pension deducted gross (non Stakeholder).
An employee pays 3% and the employer 5% of his total gross wage each 

Diagram 53: Pension as a percentage of gross

Example 4: Percentage pension on part of gross pay.
An employee pays 3% of his basic Salary each week; the employer pays 
5%. Set this up on the employee’s Record in the usual way.

Diagram 54: Pension as a percentage of gross (E’ee record)

On the PAYSLIP HEADINGS file remove the P (for pension) Flag on all Gross 
Pay items that are used for this employee except Salary.

Diagram 55: Payslip Headings (P for pension removed)


The employee does not receive commission or supervisor’s allowance so 
the P has been left on these flags. Similarly, the after‐tax items still have all 
four flags.

Diagram 56: Payslip screen

The payslip screen deducts 3% of the Salary as employee pension, but 
does not deduct any pension from the overtime or bonus.

8.4 Stakeholder pension providers ID

The following is a list of ID’s for Stakeholder Pension Companies. How‐
ever, you can enter in the ID field any number in the range 1 to 299.
1. Abbey National 2. Allied Dunbar 3. Axa (Sunlife)
4. B&CE 5.Bank of Scotland 6. Barclays
7. Britannic 8. CIS 9. Clerical Medical
10. Eagle Star 11. Friends Provident 12. HSBC
13. Legal and General 14. Marks & Spencer 15. Merrill Lynch
16. Nationwide 17. Natwest 18. NFU
19. Norwich Union 20. NPI 21. Pearl
22. Police Mutual 23. Prudential 24. Royal & Sun Alliance
25. Royal Liver 26. Royal Scottish Assurance 27. Schroder
28. Scottish Amicable 29. Scottish Equitable 30. Scottish Life
31. Scottish Mutual 32. Scottish Widows 33. Standard Life
34. Teachers 35. TUC 36. Virgin

8.5 Contracted out NI codes

If your employees are in an approved Contracted Out pension scheme, 
both the employer and employee pay reduced NI contributions. The 
appropriate NI codes for these reduced rates are as follows:
D Standard employee on COSR pension scheme.

Chapter 8: Pensions

E Women with reduced NI rate on COSR pension scheme.
F Standard employee on COMP pension scheme.
G Woman with reduced NI rate on COMP pension scheme.
L Deferred, contracted out, salary related (COSR) pension scheme.
S Deferred, contracted out, money purchase (COMP) or Stakeholder pen‐
sion scheme.
The employer must have a Contracted out certificate to use these codes.

Terms used in above list

1. Deferred means that the employee pays 1% employee NI; the 
employer pays standard rate NI.
2. COSR is Contracted out Salary Related pension scheme.
3. COMP is Contracted out Money Purchase pension scheme.

8.6 Contracted out scheme references

If your employees are in a contracted out pension scheme and hence pay 
reduced NI contributions, you need to set up the ECON and/or SCON num‐
bers to identify the scheme.

Company record
Enter the Employer Contracting Out Number (ECON) on Screen 3 (Field 
25) of the COMPANY RECORD.

Diagram 57: ECON number in the Company Record

This Con/Out Cert No field is in the format of 9 alphanumeric characters 
starting with the letter E and ending with a letter; e.g. E3567891A.


Employee record
If the employee is in a contracted out money purchase pension scheme, 
e.g. NI code F, you enter the Scheme number (SCON) in the Pension c/out 
no field.

Diagram 58: SCON number

The format of this field is an S or A followed by 7 numbers and one letter
without spaces (e.g. S4234008J).

Year end returns

If you have an employee with a contracted out NI code and the ECON or 
SCON number is missing, your online filing returns will fail VALIDATION. 
You would then need to correct the Employee and/or Company Record.

Contracted out pensions helpline

If you are uncertain about your ECON and SCON numbers, telephone the 
Revenue’s Contracted‐out Pensions Helpline on: 084591 50150.

8.7 Run payroll

RUN PAYROLL automatically calculates and displays any employee pension 
in the Standard Deductions section of the payslip screen.

 When or if you change the Gross Pay (e.g. when you enter an extra 
item), a percentage pension deduction changes instantly on the screen. 

Chapter 8: Pensions

Which Gross Pay items are subject to a percentage deduction is deter‐
mined by the Flags fields on your PAYSLIP HEADINGS file.
 Pensions are always shown in the line above tax and NI even if they are 
a Type 2 or Stakeholder pension (i.e. deducted after tax and NI has 
been calculated).
 No pension is displayed if there is no Gross pay.
 In accordance with Stakeholder regulations, if the pension is a Stake‐
holder pension, no flat amount pension is deducted if there is insuffi‐
cient Gross Pay to pay the whole deduction.
 If the pension is not a Stakeholder pension, if there is any gross pay at 
all, the full flat amount pension is deducted even if this puts the Net 
pay into negative. Since you cannot STORE a negative net pay, you 
would then need to make a payslip adjustment to bring the negative 
net pay back to zero or EXIT the RUN and change the employee’s record.
 An employee can have up to four pensions. The contributions under 
each scheme and the total are shown.

If the values for all four pension elements are too big to fit in the space 
on the payslip only the number of deductions and total is shown.


8.8 Pension totals

SUPERPAY stores the totals for each pension scheme on 4 lines in the special 
‘Pension totals’ box on Screen 3 of the employee’s Record. The maximum 
value for each pension total is £9,999,999.99. Stakeholder Pension totals 
are stored on Line 4.

Diagram 59: Employee record, Screen 3 – Pension totals

 The Gross Pay for Pension will differ from the Pay in This Employment 
if you have set up percentage pension deductions which are not calcu‐
lated on the whole of an employee’s pay – e.g. the ‘Gross for Pension’ 
total may exclude bonus and overtime payments.
 The Gross Pay for Pension will differ from the Gross Pay for Tax if the 
employee has a Type 1 pension, i.e. the pension is deducted from Gross 
before tax is calculated.
You do not usually need to amend any of these totals which are automat‐
ically updated by SUPERPAY.

8.9 Stakeholder pension payslip layouts

The standard payslip layouts are B2, I2 etc. and any employee pension is 
printed above the National Insurance and Tax – i.e. in the same format as 
the payslip screen.
If you change the 2 to 3 e.g. B3, I3 etc., the payslip prints any employee 
pension after the National Insurance and Tax. In addition, ‘Stakeholder 
pension’ is printed instead of ‘Pension’ for those employees who pay into 
a Stakeholder scheme. If you run a bureau and only some of your clients 
have Stakeholder pensions, set up B3, I3 etc. on the SYSTEMS DETAILS 

Chapter 8: Pensions

screen. The word ‘Stakeholder’ will be printed only on the payslips of 
those employees who pay into a Stakeholder pension.

Diagram 60: Stakeholder pension payslip style (System Details screen)

8.10 Pension reports

User Report 325 lists the Employer and Employee contributions for the 
current pay period for each of the four pension lines for each employee. (If 
you have not got this sample report in your User Reports menu, refer to 
section 7.7 in the New Users Guide.)

Diagram 61: Pension (this period) report

This report lists the pension contributions for each employee with subto‐
tals for each department and a grand total for the company.


You can also print a PENSIONS TO DATE report from the EMPLOYEE REPORTS 

menu (option 2 on the EMPLOYEE RECORDS menu).

Diagram 62: Pensions (year to date) report

This report is in exactly the same format as User Report 325 and shows the 
totals for the year to date.

8.11 Stakeholder pension reports

User Report 325 and the PENSIONS TO DATE report do not provide pension 
information in the format required by Stakeholder pension regulations.
If any of your employees have a Stakeholder pension, at the end of each 
calendar month, choose PAYSLIPS/REPORTS option 7. This report is only for 
Stakeholder pensions which have been set up on Line 4 of the special pen‐
sion box on Screen 1 of each employee’s Record.

Diagram 63: Stakeholder pensions report

When you choose this option, SUPERPAY displays a sub‐menu.

Chapter 8: Pensions

1. Which month?
 Enter the month you want printed as 3 characters, Apr, May, Jun etc. 
SUPERPAY prompts last month (unless you are in April when SUPERPAY 
prompts Apr).
 You can enter a range of months e.g. Apr-Jun for the first quarter.
 You can do year to date reports by entering the range Apr-XXX where 
XXX is the current month.

2. Pension Company ID
Enter the appropriate ID. This can be any number in the range 1 to 999 but 
needs to coincide with the ID’s already entered on your employees’ 
Records – see 8.4 above. Enter ALL if you want SUPERPAY to print a report 
for all the Stakeholder Pension companies used by your employees.

3. Type
Enter 1 or 2. The Detail report shows the breakdown for each pay period. 
You should print two copies of the Summary; one for you and one for the 
Pension company. The Detail report is for your records only.

4. Print report
SUPERPAY prints the details of the pension contributions for all your 
employees for the Pension company ID selected. Weekly, 2 weekly, 4 
weekly, and monthly paid employees are all printed on the same report in 
Employee code order.

5. Highlight differences
Stakeholder Pension companies want you to highlight if an employee has 
not made the contribution the Pension company expects. Use the Com‐
ment column to show if the expected contribution has not been deducted 
and the reason for the difference.
SUPERPAY’s report shows the current weekly etc. contribution and the 
number of payslips produced. You must visually check this report to see 
if the contribution multiplied by the number of payslips equals the 
amount deducted.
 2 or 4 weekly payrolls
You enter the weekly contribution on the employees’ Records and for 
2/4 weekly payrolls, the pension report shows 1 payslip and the 
weekly amount. The amount deducted is usually two or four times this 


amount. In these cases there is no need for a comment since the pen‐
sion company will receive the amount they expect.
If you have three 2 weekly or two 4 weekly runs in a calendar month, 
the deduction will be 6 or 8 times the weekly amount. This may need a 
comment – its best to check with the Pension company.
 Holidays over a month end
If an employee goes on holiday over a month end, he will have a higher 
contribution than expected this month (e.g. 4 weeks’ usual pension + 2 
weeks’ pension for 2 weeks’ holiday) followed by a lower contribution 
next month. This will probably require a comment; its best to check 
with the Pension company.
 Pension summary – lower deduction because of low pay
In accordance with Stakeholder regulations, SUPERPAY makes no 
deduction if there is insufficient Net Pay to make the full deduction. If 
this happens, you can pick this up from your Detail report where you 
will see zero in the contribution column. This definitely needs a note in 
the Comment column.

Reports around year end

In accordance with Stakeholder Pension regulations, SUPERPAY prints 
Stakeholder reports for the calendar month, not the tax month. This 
means that in April, SUPERPAY prints Stakeholder payments up to and 
including 31st March. If you have a weekly pay interval, this report will 
not necessarily include Week 52, 53 etc. Similarly in May, the April report 
includes all the pension deductions in the period 1st to 5th April from the 
previous tax year.

9 SMP and SPP

9.1 Legislation changes

The rules for Statutory Parental Pay change frequently. If there have been 
legislation changes since this manual was written in June 2007 you will 
have received update notes detailing the changes.
SAP (Statutory Adoption Pay) is not specifically covered by this manual. If 
you would like help setting up SAP, please telephone our helpline.

9.2 Overview
Below is a brief guide to SMP and SPP. For further general information 
please refer to the Inland Revenue Employers’ Guide.

Mothers are entitled to 39 weeks’ SMP and fathers are entitled to one or 
two weeks’ SPP. To qualify for this pay, an employee must give you ade‐
quate notice, provide sufficient evidence, must have been employed long 
enough, and must have had sufficient average earnings.
It is up to you to decide whether an employee is eligible. SUPERPAY checks 
for low pay, but performs no other checks to determine an employee’s 
entitlement. If you are at all unsure whether an employee is entitled to SMP 
or SPP, telephone the Inland Revenue hotline who can best advise you.
If an employee is not entitled to SMP or SPP, do not complete the Parental 
Leave box on the employee’s Record.

For SMP, the employee must produce her MATB1 form which shows the 
baby’s Due Date. For SPP, the employee must complete form SC3 which 
declares his family commitment.


Length of service
SUPERPAY does not check the length of service – even if you enter a start 
date on Screen 1 of the employee’s Record. It is up to you to determine if 
the employee has worked long enough. Briefly, the rules are:
 The employee must have been employed by you continuously for at 
least 26 weeks up to and into the 15th week before the week the baby is 
 In addition, for SPP only, the employee must continue to work for you 
right up until the date the baby is born.

The employee’s ‘average earnings’ need to be above the Lower Earnings 
Limit which for 2007/8 is £87.00 per week.

Rate payable
The rate for the first 6 weeks is 90% of the Average Weekly Earnings. 
For the remaining 33 weeks the rate is the lower of 90% of the Average 
Weekly Earnings or the standard rate.
The rate payable is the lower of 90% of Average Weekly Earnings or the 
standard rate. The Paternity Pay period is one or two weeks taken con‐
secutively; i.e. the employee cannot take one week now and another 
week later.
The standard weekly rate is the same for SMP and SPP and increases 
slightly each year. For 2007/8, the standard rate is £112.75 per week.

When can you start paying SMP or SPP?

The Inland Revenue Employer’s Guide explains the rules for when you 
can start payment of SMP and SPP.

You claim back a percentage of the SMP and SPP paid by deducting it from 
your monthly payment to the Inland Revenue. The amount reclaimed 
depends on your company’s National Insurance payments for the Quali‐
fying Year (usually last year). If you are a large employer, you can reclaim 
92% of the amount paid. If you are small, you can reclaim 100% of the 
amount paid plus NIC compensation (4.5% for 2007/2008).

Chapter 9: SMP and SPP

9.3 Set up employee record, screen 1

Reduce normal salary

Most employees do not get SMP or SPP on top of their normal Pay. SUPER-
PAY does not automatically adjust the normal pay. It is up to you to adjust 
the employee’s Gross Pay items either on the EMPLOYEE RECORD or on the 
Payslip Screen so that the employee receives the correct pay.

Constants box

1. Male/female indicator
SUPERPAY does not pay SMP to a man, so make sure you have F for 
female if you are paying SMP.
2. Irregular pay
If you enter an amount in the Average Pay field on Screen 2 (see 9.5 
below), ignore this section.
If an employee is paid on an irregular basis – e.g. a director who 
receives irregular bonuses – enter I for irregular in the Emp’ee type 
field. This tells SUPERPAY to calculate the employee’s ‘Average pay’ in a 
particular way as specified by the Inland Revenue regulations.


9.4 Set up employee record, screen 2

Complete the PARENTAL LEAVE box on Screen 2 of the Employee’s Record.

Diagram 64: Parental leave box

SUPERPAY prompts SMP. Overtype this with SPP if you are paying Statutory 
Paternity Pay.

2. EWC/MW date
Enter the due date which is on the MatB1 form. You still need to enter the 
due date for SPP – not just the Start date of the Paternity leave.

3. Start date
This is a calculation Start date; i.e. the date you want SUPERPAY to use as 
the Start date for payment. This is usually the actual start date unless the 
employee is paid a ‘week in hand’. If the employee is paid a week in hand 
enter the ‘actual’ start date plus a week – see example below.
Example: Your employees are paid each Friday, a week in hand. An 
employee starts Parental Leave on Monday 11th June. The first week’s 
Parental Pay is due on Friday 22nd June 2007.
 If you enter 11/06/07 (Monday) as the START DATE, SUPERPAY pays 2 
weeks’ Parental Pay on 22/06/07 (Friday) for the weeks beginning 11th 
and 18th June.
 When you enter 18/06/07 (Monday) which is the actual Start date + 7 
days, SUPERPAY correctly pays 1 week’s Parental Pay on 22/06/07.

Chapter 9: SMP and SPP

4. Higher rate (Y/N) and Stop paying

Leave these fields as Y and N respectively. The Higher rate is now referred 
to as the Earnings Related rate by the Revenue, but many users still refer 
to it as the Higher rate.

5. Average pay
If you leave this field blank, RUN PAYROLL will calculate the average 
weekly pay and pay 90% of this amount for Higher rate (Earnings 
Related) SMP. However, for SMP in particular we strongly recommend you 
calculate this figure manually and insert whatever figure you consider 
correct. RUN PAYROLL will not overwrite anything you enter here.
This field is described in 9.5 below.

6. Weeks
1. Paid – leave this field blank.
2. Worked – leave blank for SMP. For SPP, if the employee only wants one 
week’s SPP, enter 1 here.

7. Total amount and amount this year

Leave these fields blank.

9.5 Average pay

The Inland Revenue has issued extensive guidance on how to calculate the 
Average Pay for SMP. It is not enough to know exactly when and how 
much an employee was paid in the relevant period; you also need to know 
if an employee is regularly paid and if a payment was mistimed because 
of holidays etc. This information is not available to SUPERPAY.
Example: Employee paid early for Christmas
You pay regular monthly wages on the last day of each month. On Friday 
21st December you pay the 31st December wages. If an employee is regu‐
larly paid and her SMP Qualifying Week falls between 22nd and 31st 
December, the Inland Revenue guidance is to ignore the 21st December 
However, if the employee’s wages are on an irregular basis – e.g. casual – 
the guidance states that you include the 21st December pay.


Why you should manually calculate the average pay

An employee’s Average Pay for SMP and SPP is ‘normally’ the average 
weekly pay in the 8 weeks or 2 months up to and including the Saturday 
in the Qualifying Week. In the majority of cases, this calculation is 
straightforward. However, there are many possible exceptions to the 
general rule so you should always calculate the figure manually. If you do 
not know how to do that, telephone the Inland Revenue hotline to confirm 
what figure you should use. Even the SMP calculator on the Inland Reve‐
nue’s website does not follow the Inland Revenue’s own guidance in cases 
of mistimed holiday payments for ‘regularly’ paid employees.
Whether you calculate the Average Pay yourself or ask the Revenue to do 
it for you, you need the date of the Saturday in the Qualifying Week and 
the employee’s earnings in the previous 8 weeks/2 months.

Step 1 – Determine Saturday in Qualifying week

1. Press ALT-C to call up SUPERPAY’s calculator.

Diagram 65: SUPERPAY’s calculator

Chapter 9: SMP and SPP

2. Enter the Expected Due Date separated by semicolons. In this exam‐
ple, enter 10;07;07. The calculator correctly shows this as a date. (If 
you enter 10/7, the calculator assumes that you want to divide 10 by 7.)

3. The Qualifying Week is 15 weeks earlier than the Due Date so enter -
15w and press ENTER.

SUPERPAY goes back 15 weeks from the Due Date and displays the 
Qualifying Week date – in this case Tuesday 27th March 2007.

The Saturday in the Qualifying Week is 4 days later; i.e. 31st March 


Step 2 – Determine ‘set’ period’

Now go back 8 weeks. Continuing with the above example, type 31;03;07 
and press ENTER. (The actual calculation should be 8 weeks before the last 
pay day on or before the Saturday of the Qualifying Week but you do not 
know that date until you print the report). Then type -8w and press ENTER.
SUPERPAY goes back 8 weeks and displays the required date.

Step 3 – Print a Wages Book for relevant period

Print a WAGES BOOK which shows the amounts and dates of each payment 
for the employee for the appropriate period. In this example, these pay‐
ments are all in last year (2006/7), so go back into last year and print a 
WAGES BOOK for the whole year for that employee.

Diagram 66: Wages Book for whole year for employee

If the ‘set’ period runs over two tax years, print a WAGES BOOK for both tax 
years for the employee.

Step 4 – Manually calculate Average Pay

You now have the amounts and dates of payment from the WAGES BOOK.
Either calculate the Average Pay yourself or telephone the Inland Revenue 

Chapter 9: SMP and SPP

helpline. When you know how much the Average Pay is, enter that 
amount in the Parental Leave box.

Average pay – directors

There are special Inland Revenue rules for the calculation of Average Pay 
for Directors and SUPERPAY does not distinguish between voted and non 
voted remuneration etc. If a director’s pay consists of Irregular voted 
bonuses as well as a contractual salary, you must enter I in the Emp’ee type 
field on Screen 1 of the Director’s EMPLOYEE RECORD. We suggest that if 
you have a director on SMP you always check with the Inland Revenue 
Helpline what figure they want you to use as her SMP Average Pay.

This section may seem complicated when in most cases the Average Pay is 
easy to calculate. However, there are so many possible variations because 
of missed or mistimed payments that it is important to be aware of the 
need to check the figure that SUPERPAY uses in its PARENTAL PAY calcula‐
It is difficult to summarise the reasons why the figure that SUPERPAY cal‐
culates may be incorrect. The Inland Revenue’s guidance on this issue is 
very comprehensive with lots of examples and that information is not 
duplicated here.

9.6 Run payroll – payslip screen

Diagram 67: SMP paid

SUPERPAY automatically displays the number of weeks SMP or SPP and the 
amount in the Gross Pay items box.


9.7 Run payroll – number of weeks paid

First payment
SUPERPAY calculates the number of weeks from the START DATE to the PAY
DATE. SUPERPAY always rounds up to the next week.

Example: The START DATE is Friday 21/09/07. You run September’s salaries 

with a PAY DAY of Friday 28th. SUPERPAY displays 2 weeks SMP for weeks 
beginning Friday 21st and 28th. If your PAY DAY is Thursday 27th, SUPER-
PAY pays 1 week SMP only.

If you want to change the number of weeks paid, you need to change the 
START DATE on the employee’s Record.

Subsequent payments
Any PARENTAL PAY due is automatically displayed. SUPERPAY pays the 
number of weeks PARENTAL PAY from the START DATE to the current PAY
DATE less the number of weeks already paid.

Number of Weeks – maximum

RUN PAYROLL looks at the combined entries in the Weeks Paid and Weeks 
Worked fields and stops paying:
 SMP when the combined total is 39 weeks.
 SPP when the combined total is 2.

Adjust number of weeks paid

If you do not agree with the number of weeks paid, you cannot move the 
highlight onto the PARENTAL PAY line on the payslip screen. If you want to 
change the number of weeks, either EXIT the RUN and change the PAY DATE 
on the RUN PAYROLL MENU SCREEN, change the START DATE on the 
employee’s Record or press the F7 prompt – see 9.9 below.

Split weeks
Even though the Revenue allows you to split a weekly payment of SMP or 
SPP over two pay periods for babies due after 1st April 2007 there is no 
obligation to do so and SUPERPAY continues to pay full weeks only.

Pay Parental Pay as a lump sum

SPP is for two weeks only so there is not usually a problem paying both 
weeks together.

Chapter 9: SMP and SPP

SMP on the other hand is for 39 weeks. It is not against the regulations to 
pay SMP as a lump sum but there are two points to consider.
 You cannot advance the 39 weeks past the tax year end. Even if you 
advance only to Week 52/Month 12 you may deduct the wrong tax or 
NI if there is a rate or band change mid‐year. Also, if there are less than 
39 weeks until year end, both the employer and employee will pay 
more NI than would be payable if the SMP was paid weekly or monthly.
 39 weeks is a long time, and the employee may change her mind and 
return to work or go and work somewhere else. If there is an overpay‐
ment of SMP, this is an overpayment of Wages which you would need 
to recover from the employee who may have already spent the money.
Our advice is not to pay SMP as a lump sum.

9.8 Run payroll – amount paid

SUPERPAY shows the total amount for the number of weeks paid – see 
Diagram 67 above.

 For the first 6 weeks, the employee receives the Earnings Related rate 
(this used to be referred to as the Higher rate). This is the lower of 90% 
of the employee’s Average Weekly Earnings or the Standard rate. If you 
do not agree with this rate, you need to change the Average Pay in the 
employee’s Parental Leave box.
 For the remaining 33 weeks, the employee receives the lower of 90% of 
the employee’s Average Weekly Earnings or the Standard rate.

SPP is payable at the lower of the Standard rate and Earnings Related rate.

9.9 Run payroll – SMP prompt

When you enter an EWC date in the PARENTAL LEAVE box on an employee’s 
Record, RUN PAYROLL displays an SMP prompt on the employee’s payslip 
screen. Note: The F7 prompt shows SMP even when the employee is set up 
for SPP.


You do not normally need to use this prompt since SUPERPAY automati‐
cally displays the number of weeks and amount. If you press F7 the fol‐
lowing box is displayed:

How many weeks at work

Enter the number of weeks the employee has worked, if any, during the 
pay period. You normally enter 0 here. However, if a father is only taking 
1 week instead of 2 weeks SPP, you can enter 1 here.
SMP rules state that if an employee works during her MPP, she loses SMP 
entitlement for that week. You would only enter a value here if the 
employee returned to work and then went straight back on Maternity 
Leave. SUPERPAY will then reduce her SMP entitlement by the number of 
weeks entered here.
Do not enter anything here if the work days are KIT (Keeping in Touch) 

Pay all due SMP now

This question allows you to pay all the SMP due to the employee as a lump 
sum. You normally enter N here. If you enter Y, SUPERPAY alters the SMP 
payment to the full amount of SMP payable.
We do not recommend paying SMP as a lump sum – see 9.7 above.

Stop paying SMP

Once the employee starts her MPP, SMP normally continues for 39 weeks. 
However, you can stop paying SMP at any time by entering Y either here 
during the RUN or on her Record. You can also use this function to cancel 
a second week of SPP.

9.10 Run payroll – SMP/SPP not displayed

Even if you have correctly set up an employee’s PARENTAL LEAVE box, there 
are 4 main reasons why no SMP or SPP is displayed on the payslip screen.

Chapter 9: SMP and SPP

1. Using last run’s data

If you have already run and then undone the employee’s payslip, RUN PAY-
ROLL does not recalculate any PARENTAL PAY changes you have made until 
you press EXIT to remove the ‘Using last run’s data’ message at the top of 
the screen.

2. Low pay
When an employee’s Average Pay is less than the Lower Earnings Limit 
SUPERPAY displays a low pay message.

If you think that the employee should receive SMP or SPP, EXIT the run and 
on Screen 2 of the employee’s RECORD enter the Average Pay you have cal‐

3. No pay history for new employee

If you have entered an EWC and START DATE but no AVERAGE PAY on the 
Record of a newly set up employee, RUN PAYROLL displays:

Press ESC to clear the message and SUPERPAY then asks you to enter the 
employee’s Average Pay.


SUPERPAY then uses the amount you enter here to calculate the Earnings 

4. Not enough pay history

To calculate the employee’s AVERAGE PAY, you need to know the earnings in 
the 8 weeks prior to the Qualifying week i.e. you need to go back 23 weeks 
from the DUE DATE. If SUPERPAY has not enough pay history, the following 
message is displayed:

EXIT the RUN, go back to the employee’s Record and enter the Average Pay 
before returning to RUN PAYROLL.

9.11 Run payroll – standard deductions

SUPERPAY calculates Tax, NI, and pension on PARENTAL PAY in the same 
way as any other Gross Pay item. However, PARENTAL PAY is ignored for 
Attachment of Earnings Order calculations.

9.12 Payroll reports

1. Department totals – SMP/SPP and Employerʹs NIC compensation (4.5% 
for Small Employers in 2007/08) are itemised separately.
2. Wages book – the total SMP and SPP is shown in the SSP/SMP column.
3. Monthly summary – the reclaimable PARENTAL PAY plus any NIC com‐
pensation is shown and deducted from the total payment amount.
4. Nominal analysis – the reclaimable and non‐reclaimable amounts of 
PARENTAL PAY are shown separately.

5. Year end – the total amount of SMP and SPP paid is shown on each 
employee’s P60 and P35 Continuation Sheet. The P35 summary (FBI 
module) shows the reclaimed PARENTAL PAY.

9.13 Small Employers’ Relief

Small Employers can reclaim 100% of any PARENTAL PAY paid plus NIC com‐
pensation. Large employers can reclaim 92%. You deduct the Reclaim total 
from your monthly payment to the Inland Revenue.

Chapter 9: SMP and SPP

Eligibility for Small Employers’ Relief (SER) is determined by your total NI 
contributions (excluding Y code NI) in the tax year before the Saturday of 
the relevant employee’s Qualifying Week. The current SER limit is £45,000 
gross NI for the year.

What you need to do

When you have been using SUPERPAY for two full tax years, you do not do 
anything; SUPERPAY has enough pay history to know when to apply SER.
If you have been using SUPERPAY for less than two tax years, you need to 
set up the SER fields on Screen 3 of your COMPANY RECORD.

The default setting for both years is 4 (i.e. until there is enough pay history 
SUPERPAY assumes that you are not entitled to SER). To change this setting 
simply enter 1, 2, or 3 in the relevant field and press F9 to STORE the 

Your company is part of a larger group

Sometimes for administrative reasons, users split their company into sev‐
eral SUPERPAY companies even though all the ‘companies’ have the same 
PAYE reference. If you do this, after Year End, check that the SER setting is 
correct. CREATE NEXT YEAR’S FILES may have incorrectly set the SER field as 
a small company when in fact the combined NI for all the companies is 
greater than £45,000. If this happens, manually change the field to the cor‐
rect value.

You change these fields mid-year

If you change these NI settings mid‐year, SUPERPAY adjusts any reclaimable 
PARENTAL PAY for the whole year and the MONTHLY SUMMARY for prior 
months may change. It is up to you to check this, and make any adjust‐
ments to your Monthly payment as appropriate.

Employers with NI close to the SER limit

If your annual gross NI contributions are close to £45,000 you could be 
below the limit one year, and above it the next (or vice versa).


Because SER depends on the tax year before the Saturday of an employee’s 
Qualifying Week, the MONTHLY SUMMARY may reclaim 92% for   one 
employee but 104.5% for another. This is best illustrated with an example.
Example: You pay two employees standard rate SMP for the week begin‐
ning 19/08/07.
Employee A has a Qualifying Week of 24/2/07. The tax year before the 
Qualifying Week is 05/06. Your total NI for that year was £43,500 so for 
employee A you can reclaim 104.5% of the amount paid.
Employee B has a Qualifying Week of 14/04/07. The tax year before the 
Qualifying Week is 06/07. Your total NI for that year was £45,500. So, for 
employee B you can reclaim only 92% SMP.

9.14 Parental Pay totals

RUN PAYROLL stores an employee’s PARENTAL PAY totals in the PARENTAL PAY 
box on the employee’s Record. You can update these totals manually.

Total amount This field shows the total value of PARENTAL PAY paid to an 

employee. (This pay can cross tax years.)
Amount this year This field often displays the same figure as the TOTAL
AMOUNT field. However, if an employee’s PARENTAL PAY straddles a tax year 
end, this field shows the value of PARENTAL PAY paid in the current tax year.

9.15 Two periods of Parental Pay in one year

If an employee has two periods of PARENTAL PAY within one year (e.g. the 
end of one period of SMP at the beginning of the tax year and the start of a 
second period of SMP at the end of the year) make a note of the figure in 

Chapter 9: SMP and SPP

the AMOUNT THIS YEAR field (Screen 2) from the first PARENTAL LEAVE. Now 

enter this amount in the Additional Parental Leave box on Screen 3.

Then clear the first set of PARENTAL PAY details from Screen 2 and set up the 
new PARENTAL PAY details in the PARENTAL LEAVE box – i.e. Screen 2 always 
shows the latest PARENTAL PAY details.

9.16 Bureau with new client

There are 3 types of PARENTAL PAY you might need to enter on a new client’s 
New Parental Pay – Set this up exactly as described above. Since the 
employee has no pay history on SUPERPAY, manually calculate the AVER-
AGE PAY – see 9.5 above.

Ongoing Parental Pay – Your client needs to provide the EWC DATE and 

START DATE. The totals already paid in this tax year are not enough.

Enter all the fields in the PARENTAL LEAVE box. If there are any errors in 
what you enter, SUPERPAY will either not let you STORE the record, or RUN
PAYROLL will make a PARENTAL PAY adjustment on the employee’s first pay‐
Parental Pay which has ended – Enter the correct figure in the AMOUNT
THIS YEAR field along with the correct SMP/SPP/SAP identifier. However, if 
you only enter these two fields, SUPERPAY will not let you STORE the 
Record. So, even though the employee is not entitled to any more PAREN-
TAL PAY you still need to complete the PARENTAL LEAVE box – see example 

Enter the EWC DATE, START DATE and TOTAL AMOUNT fields (in addition to the 

AMOUNT THIS YEAR). These fields need to be valid but do not need to be cor‐


rect. Then enter Y in the STOP PAYING field so that RUN PAYROLL will not 

adjust the values that you have entered.

You should print a P35 and MONTHLY SUMMARY before you run a payroll for 
this new client. This allows you to check that the b/f figures are correct 
before you run any more PARENTAL PAY.

10 SSP

10.1 Overview
When an employee is sick you:
 Enter his sick days on his DIARY.
 RUN PAYROLL calculates the SSP automatically.
 The MONTHLY SUMMARY calculates any reclaim. (In most cases, there is 
no reclaim.)
However, you should skim through the whole of this chapter to make sure 
you have not overlooked something, and stop at anything which is rele‐
vant to your company. The Inland Revenue Employers’ Guide covers gen‐
eral SSP information and that is not duplicated here.

10.2 Enter sick days

Diagram 68: Diary prompt


Step 1 – display Diary

You call up an individual’s DIARY either during RUN PAYROLL or from his 
EMPLOYEE RECORD before the RUN. In most cases you call up the DIARY dur‐
ing RUN PAYROLL. On the employee’s payslip screen, press F4 (for DIARY).

Diagram 69: Employee’s diary

The cursor flashes on the current date in the Calendar section of the diary. 
On this diary, there are no previous entries.
To move the cursor around the Calendar use CURSOR UP/DOWN/LEFT/RIGHT, 
the ENTER key, BACKSPACE, and PAGE UP/DOWN. Even though there are only 
16 weeks visible at a time, there are in fact 66 weeks in the Calendar – the 
whole of the current tax year plus 91 days at the beginning to allow for late 
notification of sickness.

Step 2 – enter sick days

You can enter individual S’s on the screen or enter a range of dates 
instead. We advise you to enter a date range instead of individual days – 
it is easier and will also mean that you do not forget to enter weekends etc. 
where appropriate.
Press F6 for DATES.

and SUPERPAY displays a date range box.

Enter S as the status and then the start and end dates of his sickness 
period; e.g. 25/06/07 and 01/07/07. You enter all the days of sickness 
including weekends and bank holidays. Part days do not count for SSP.

Chapter 10: SSP

Example: An employee comes to work at 9:00am Monday morning and 
goes home ill at 9:30am. The first day of sickness for SSP is Tuesday.
When you press ENTER after the second date, SUPERPAY re‐displays the 
DIARY with S’s in the sick days.

Diagram 70: Sick days

Step 3 – enter work days (if needed)

Most employees work Monday to Friday and this is the default work pat‐
tern. If the employee’s work pattern needs to be changed see 10.9 and 10.10 

Step 4 – store the diary

Press F9 to STORE the DIARY.

10.3 Display SSP on payslip screen

RUN PAYROLL automatically displays any SSP on the payslip screen.

Diagram 71: SSP displayed on payslip screen


Number of days
Following on from the example in 10.2 above, SUPERPAY pays 2 days SSP 
since 3 Qualifying Days (Work days) are Waiting days.

SUPERPAY automatically calculates two fifths of the weekly SSP rate; for 
2007/2008 this is £72.55 / 5 x 2 = £29.02.

Change SSP line

If you want to change the SSP, you need call up the DIARY again, and make 
any changes there. When you press STORE, the employee’s payslip is 
redisplayed with the revised SSP line.

10.4 Adjust ordinary pay for SSP paid

You do not normally pay SSP on top of an employee’s normal pay.
Example: An employee who normally receives a fixed salary (e.g. £400 a 
week) does not usually get SSP on top of this salary.

1. Hourly paid employee

If the employee is paid an hourly rate, simply reduce the number of hours 
being paid.

2. Salary paid employee (i.e. fixed amount each pay period)

If the employee is paid a fixed amount each pay period you cannot move 
the cursor into that Gross Pay line to change the amount. Instead SUPER-
PAY usually changes the figure automatically for you. This is best illus‐
trated with an example.

Diagram 72: Fixed Salary = £400

Diagram 73: Fixed Salary + SSP = £400

Chapter 10: SSP

As you can see SUPERPAY has reduced the £400 salary by £72.55 SSP so that 
the employee still receives £400 gross pay. This automatic reduction for 
SSP paid only works if the fixed value item is on line 1 of the employee’s 
payslip. If the fixed salary is on any other line, SUPERPAY does not reduce 
the value you enter.

3. Salary paid – no automatic change to salary for SSP paid

If you do not want SUPERPAY to reduce your employees’ fixed pay, EXIT the 
RUN, and change your COMPANY RECORD, Screen 2 SSP field.

Diagram 74: Do not reduce fixed salary for SSP payments

RUN PAYROLL will not then reduce an employee’s salary when SSP is paid.

Diagram 75: SSP – no automatic reduction in normal Pay

4. Only pay SSP

If you do not normally pay full pay when employees are off sick, you 
should change the default setting in the DEDUCT SSP FROM FIXED FIRST PAY
ITEM field on Screen 2 of your COMPANY RECORD from Y to N (as described 
in 3. above). SUPERPAY then makes no automatic reduction for any SSP 
If an employee is paid a salary you may then need to enter a negative line 
on his payslip screen so that he only receives SSP. This is best illustrated 
with an example.
Example: An employee is paid £400 per week (this has been set up as  *1
400). RUN PAYROLL displays this amount on his payslip. When the 
employee is sick, you enter the sickness on his DIARY and RUN PAYROLL dis‐


plays £72.55 SSP – see Diagram 75 above. His total gross pay is now £472.55 
but you only want to pay the SSP amount.
On the next blank line, enter *1 -400.

Diagram 76: SSP – enter negative salary

When you press ENTER the payslip shows a total gross of £72.55.

Diagram 77: SSP – enter negative salary

By using the same payslip heading number for the deduction (*1 in this 
example) the DEPARTMENT TOTALS and NOMINAL ANALYSIS both show the 
correct value of zero for this employee against the ‘Salary’ heading.

10.5 Reclaim SSP

If any SSP can be reclaimed, this is shown on the MONTHLY SUMMARY. 
Whether you can claim back any SSP depends on how much NI you pay 
and what other SSP is paid out during the month. Very few employers 
can reclaim any SSP. (The reclaimable amount is the amount of SSP paid 
out which exceeds 13% of the total NI for the month.)

10.6 SSP reports

1. SSP is shown separately on the WAGES BOOK and DEPARTMENT TOTALS.
2. The MONTHLY SUMMARY shows any SSP reclaim and deducts it from the 
total payable to the Inland Revenue.
3. Year End P14/P60’s and P35 continuation sheet shows each employee’s 
gross SSP. The FBI P35 shows the total reclaim for the year.

Chapter 10: SSP

4. The NOMINAL ANALYSIS shows reclaimable and non‐reclaimable SSP as 
separate Balance Sheet and Profit and Loss Account items.
At the end of the tax year, you can optionally print employees’ DIARIES. 
These show sickness for the year.

10.7 Prompt on diary screen

Diagram 78: Default prompt options

In most cases, the only options you need are F6 for DATES and F9 to STORE. 
However, other options are available which allow you to move from sec‐
tion to section on the Diary screen.

F6 prompt
In the Calendar section, the F6 prompt is for DATES. In the other sections, 
the F6 prompt takes the cursor back to the Calendar section.

F7 prompt
In the Calendar, SSP1(L) and Sickness Before Diary sections the F7 prompt 
takes the cursor to the Work Days section. In the Work Days section the F7 
prompt displays the PATTERN screen.

10.8 Sick note for more than 1 week

RUN PAYROLL pays all the sick days that you enter on the DIARY. If a sick 
note goes past the end of the current Pay Period, enter the period end date 
as the last sick day, rather than enter the last day on the sick note.
Example: An employee who is paid each Friday sends in a sick note for 3 
weeks from 3rd to 23rd Sept 07. If you enter the sick dates as 03/09/07 to 23/09/
07, RUN PAYROLL pays 3 weeks’s SSP (less any Waiting days) all in one go. 
This is OK if the employee is monthly paid. If he is weekly paid, this is not 
usually what you want. Instead, you should enter the sick note as follows:
 In Week 1 enter dates as 03/09/07 to 07/09/07 (i.e. Mon – Fri)
 In Week 2 enter 08/09/07 to 14/09/07 (i.e. Sat – Fri)
 In Week 3 enter 15/09/07 to 21/09/07 (i.e. Sat – Fri) or 23/09/06 (Sun)
 In Week 4 enter 22/09/06 to 23/09/06 (i.e. Sat/Sun if not already entered)

Even if the employee does not normally work at the weekend, it is impor‐
tant to enter the final Saturday and Sunday so that the last day of sickness 


is correctly recorded. This could be important if the employee is off sick 
again within the next 8 weeks.
Before running the payslip for the first week of sickness, you may wish to 
enter the date the sick note ends in the COMMENT field on Screen 2 of the 
employee’s record.

Diagram 79: End date of Sick note in comment field

For example, enter Sick Note to 30/9. SUPERPAY will then display this 
comment at the top of the employee’s payslip screen as a reminder.

Diagram 80: Comment displayed on payslip screen

The Comment is merely a reminder to the payroll operator to enter the 
sickness on the employee’s DIARY; it is not printed on the payslip. When the 
Sick Note ends, go back to the employee’s Record and delete the Com‐

10.9 No SSP displayed when you store the diary

When you enter Sick days and Work days and STORE the DIARY, RUN PAY-
ROLL calculates the value of SSP payable. Sometimes SUPERPAY does not 
pay SSP when you expect it to. If this happens, call up the DIARY from the 
payslip screen and double check that the Sick days and Work days you 
have entered are correct. If there are no obvious mistakes for you to cor‐
rect, it can be useful to follow through the checks that SUPERPAY makes.

Chapter 10: SSP

Step 1 – is SUPERPAY using last run’s data?

If you have already run and then undone the employee’s payslip and 
updated the employee’s SSP diary in the EMPLOYEE RECORDS section, RUN
PAYROLL does not recalculate any SSP changes you have made until you 
press EXIT to remove the ‘Using last run’s data’ message at the top of the 

When you press EXIT, SUPERPAY displays the SSP.

Step 2 – has a PIW been formed?

Are there 4 consecutive sick days? If there are not 4 days of sickness there 
is no SSP.
Example: Have you entered the weekend if appropriate?

For employees who do not work at the weekend, it is usual to assume that 
an employee who is sick on Friday and Monday has also been sick on Sat‐
urday and Sunday (unless you know otherwise). If you only enter two S’s 
on his DIARY, SUPERPAY will not join up the Friday and Monday for you. It 
is up to you to enter Saturday and Sunday as Sick Days. This error can be 
avoided if you always use the F6(DATES) prompt to enter sickness rather 
than enter individual S’s.


Example: (again for Mon–Fri employees). If an employee is sick on Tues‐
day and Wednesday, no SSP will be paid since these two days will never 
form a PIW.

Step 3 – has the employee had all the SSP he is entitled to?
Has the employee already had 28 weeks SSP in this PIW or series of linked 
PIWs? SUPERPAY will pay only up to the 28 week limit. You can print the 
employee’s DIARY and count how many weeks SSP have already been paid 
in the current year.
The employee’s Record, Screen 2 also shows the total SSP paid in the cur‐
rent PIW or linked PIW’s (which could be over more than one year).

Step 4 – is the sickness linked to a previous PIW

Has the employee been sick in the last 8 weeks? If yes, you do not need to 
recalculate the Average pay to see if the employee is eligible for SSP or not. 
If the employee was not eligible for SSP at the start of the linked period of 
SSP then he will not be eligible this time.

Step 5 – has the employee served 3 Waiting Days?

Example: An employee who works Monday to Friday is off sick from 
Wednesday to Friday and returns to work on Monday. You assume that he 

Chapter 10: SSP

was also sick on Saturday and Sunday, so 5 days of sickness. A PIW has 
been formed but there are only 3 Qualifying Days so no SSP in this PIW.
Example: An employee works on Tuesday and Thursday each week.

Diagram 81: 1 week sick – only 2 waiting days

If he is off for one full week, he will not have been sick for 3 Qualifying 
Days; i.e. he only has 2 Waiting Days so no SSP is payable.

Step 6 – is the employee excluded because of low pay?

Are the employee’s Average earnings less than the NI Lower Earnings 
Limit? It is easy to check this. Print the employee’s DEDUCTION CARD 
(EMPLOYEE REPORTS menu, option 1) which shows if the employee’s actual 
earnings in the previous 8 weeks are above the LEL.
If the employee’s earnings are normally just above the LEL, there may be a 
week with no earnings at all (e.g. the employee was on unpaid holiday) 
which then brings the average down below the LEL and so no SSP is pay‐

10.10 Enter work days – one week only

If your employees work Monday to Friday inclusive, ignore this section.
So that SUPERPAY can calculate the number of sick days to pay, you need 
to enter the days the employee would have worked if he had not been sick 
(i.e. his Qualifying Days).


What you do
When you have entered the sick days, move the cursor to the week con‐
taining the sick days (if it is not already on that week). Then press F7 for 

Diagram 82: Enter 1 week’s Qualifying Days

The cursor then moves into the WORK DAYS section with the cursor flashing 
in the same week as the sickness. You now enter Q for each Qualifying 
Day in the week of sickness. (Remember: If he normally works Monday to 
Friday you do not need to do any of this.) Use the DELETE key or SPACE bar 
to blank out any Q’s you do not want.
Example: An employee normally works Tuesday to Saturday. You move 
the cursor to the week of the sickness and press F7. You blank out the Q in 
the M (for Monday) column, and then use your CURSOR RIGHT key to move 
the cursor across to the S (for Saturday) column. Enter Q and then press F9 
to STORE the DIARY (or press F6 to move back to the Calendar if you have 
not finished with the Calendar section).

10.11 Enter work days – more than one week

If the employee is off sick for more than one week, it is easier to get SUPER-
PAY to fill in the Q’s for all the weeks rather than enter the Q’s individually. 
However, if the employee’s work days do not follow a fixed Pattern you 
still need to enter individual Q’s for each week of sickness as you go along.
This section describes what you do when the employee has a Pattern to his 
work days. As before, if the employee works Monday to Friday each 
week, ignore this section.

What you do
When you have entered the sick days, move the cursor to the first week 
containing the sick days (it may already be on that week). Then press F7 

Chapter 10: SSP

for WORK DAYS. The cursor then moves into the WORK DAYS section with the 

cursor flashing on the first week of this sickness.

Call up pattern screen

Now press F7 for PATTERN and SUPERPAY displays a screen full of Patterns. 
If this is the first Pattern that you are setting up, the fields are all blank. 
There are four weeks for each of 15 Patterns. These 15 Patterns can be 
applied to any employee within the company – this saves having to enter 
the Q’s for each employee if several employees have the same work pat‐

Enter pattern number

To set up a new Pattern choose the next blank ID number. To use an exist‐
ing Pattern, enter the number of the Pattern you want.

Enter date
Enter the date you want to start the Pattern from – SUPERPAY prompts with 
the Sunday of the week the cursor was at on the DIARY. The cursor then 
moves to the first week of the Pattern ID that you have chosen.

Diagram 83: Set new pattern from the start of this period of sickness

New pattern
If the employee works the same days each week enter the Qualifying Days 
in the first week only and then press STORE.
Example: An employee always works Tuesday to Saturday. You move the 
cursor to T (for Tuesday) and enter Q for each day up to Saturday. (This is 
Pattern 2 on the diagram below.)

Diagram 84: Example of Tuesday to Saturday pattern

Then press STORE. SUPERPAY re‐displays the employee’s DIARY showing the 
new work days Pattern for all the weeks from the date that you entered on 
the Pattern screen.


Use existing pattern

If you want to use an existing Pattern, enter the Pattern ID and the date 
and then press STORE to redisplay the employee’s DIARY with the new 
Work Days Pattern.
If you want to change a pattern, blank out any existing Q’s and enter new 
ones on the appropriate days. When you STORE this new (changed) Pat‐
tern, this will have no effect on any other employee’s DIARY which has 
already been set up with the old Pattern.

Multiple weeks in the pattern

A work Pattern can consist of up to 4 weeks. You enter each week in the 
same way as described above for entering a one week only Pattern except 
that you use your CURSOR keys to move across from one week to the next.
Example: 3 week pattern.
Week 1 – Mon, Weds, Thurs
Week 2 – Tues, Fri, Sat
Week 3 – Sun, Mon, Fri
Week 4 – goes back to Week 1 etc.
This is Pattern 3 on the diagram below.

Diagram 85: 3 week work pattern

This is displayed on the Diary as shown below.

Diagram 86: 3 week work pattern on DIARY

Shift work but no fixed pattern

If the employee’s Shift work does not follow any fixed Pattern, enter Q’s 
for each day in Week 1 and then press STORE. SUPERPAY then displays 7 

Chapter 10: SSP

Qualifying Days per week on the employee’s DIARY. This is Pattern 4 on  
the diagram below.

Diagram 87: No fixed work pattern (7 Qualifying Days per week)

Diagram 88 below shows this pattern on an employee’s Diary.

Diagram 88: No fixed work pattern on DIARY

Multiple patterns for same employee

You can use the PATTERN key to apply as many Patterns as you wish to an 
employee’s DIARY for different weeks in the tax year. However, if you go 
back to an earlier period and change an employee’s work Pattern, this 
could result in an over/under payment of SSP which will be displayed on 
the employee’s next payslip. So you should use caution to apply Patterns 

10.12 Enter Sickness before Diary

On the right of the DIARY screen is the Sickness before Diary section.
When you first start using SUPERPAY (or you take on a new client), you 
may have employees who have already received SSP during the current 
tax year (or who have a linked PIW). There are eight fields to enter. Since 
SUPERPAY does all the SSP calculations for you (with no manual override), 
you have to enter the start dates etc. of any current PIW or linked PIW – you 


cannot just enter the value and number of days SSP paid for the year to 

Diagram 89: Sickness before diary

Start date
Enter the date of the first sick day in the current PIW or linked PIW.

Date last paid

Enter the date of the last SSP day that was paid to the employee.

Date last sick

Enter the last day of sickness. In most cases, this is the same as the Date 
last paid, or a later non‐qualifying day (e.g. the last SSP day paid was a Fri‐
day and this date is the following Sunday).
For employees who have on‐going SSP when you start using SUPERPAY, 
the first day you enter into the Calendar should be the first day immedi‐
ately after this date so that there is no break.

Weeks paid
Enter the number of weeks paid so far in the current PIW (or linked PIW). 
This is a decimal number based on the number of qualifying days in the 
week (e.g. for a 5 day week, 6 days would be entered as 1.2 (one week and 
one day).

Total amount
Enter the total value of SSP paid to the employee, including any SSP paid 
from the previous tax year if the SSP is linked across the tax year.

Amount this year

Enter the total value of SSP paid to the employee in the current tax year.

Chapter 10: SSP

Note: You can only enter this value if you have called up the DIARY from the 
EMPLOYEE RECORD screen. If you call up the DIARY from the employee’s 
Payslip screen the cursor does not stop on this field.

Amount for SER

Currently, this field is zero. (SSP was abolished in 1995/96.)

Sick work days

Enter the total number of sick work days (including any Waiting days) in 
the last set of linked PIW’s. In the above example (Diagram 89), there were 
15 sick days, of which 3 were waiting days and so only 12 days; i.e. 2.4 
weeks were paid.

Enter 1 (for standard rate SSP). Currently there are no other bands.

10.13 Last SSP1(L) details

Enter the details from an employee’s SSP1(L) form (if there is one) when a 
new employee joins the company. The employee still has to serve 3 Wait‐
ing Days before receiving SSP – the SSP1(L) is used only for working out 
whether the employee has reached his 28 week SSP limit.

10.14 New users

New period of sickness

You enter sickness on an employee’s DIARY in the same way as described 
below. When you have been using SUPERPAY for 8 weeks, the SSP calcula‐
tion is completely automatic. Until 8 weeks have passed, SUPERPAY can 
only average an employee’s pay over the number of weeks you have been 
using SUPERPAY. If the employee’s earnings are close to the lower NI earn‐
ings limit, in this initial period you should check that SUPERPAY has not 
incorrectly excluded or included an employee for SSP.

New periods of sickness – linked to previous SSP

If you have SSP during the first 8 weeks of running SUPERPAY, SUPERPAY 
does not know if the SSP is linked to a previous period of sickness. If there 
is any linking, you need to enter the SICKNESS BEFORE DIARY section of the 
employee’s DIARY – see 10.11 above.


Recording SSP already paid

If you have already paid SSP in this tax year, you need to enter the SICK-
NESS BEFORE DIARY section of the relevant employees’ DIARIES as detailed 
above. (You do not enter previously paid SSP in the Calendar section of 
the DIARY.) Any such SSP is shown on the P35/P14’s etc. but any SSP already 
reclaimed is not shown on the MONTHLY SUMMARY.

SSP already reclaimed

If you have reclaimed SSP in the period before you started SUPERPAY, keep 
a manual record of the amount reclaimed to put on your year end P35 
form. If you file online, SUPERPAY will ask new users for any reclaim 

Bureau with SSP for new client

You enter any SSP in the BEFORE DIARY box as described below. If the SSP 
has already been paid, do not enter the SSP in the Calendar section. Any 
S’s in the Calendar would be paid again. You will need your client to pro‐
vide the start date of the sickness and the latest date of SSP paid. Without 
these dates, SUPERPAY can not calculate any linking.

10.15 Starters

You should ask all starters if they have been given an SSP1(L) by their pre‐
vious employer. If yes, enter the details in the SSP1(L) section of the 
employee’s DIARY.
The employee still has to serve 3 Waiting Days before receiving any SSP; 
the SSP1(L) is used only for working out whether the employee has 
reached his 28 week SSP limit.

Average pay
If you enter Sick Days on the DIARY of an employee’s first payslip, RUN PAY-
ROLL will ask you to enter the employee’s Average Gross pay, so that a cal‐
culation can be made (since there is no pay history).

Chapter 10: SSP

You can then enter the average pay.

Linking letter
You should ask new employees if they have an Inland Revenue Linking 
Letter to give you. If they give you this form, you do not pay SSP for either 
up to 8, 52, or 104 weeks from the date they last received certain benefits. 
Please read the relevant Revenue documentation for more details.

10.16 Leavers
When an employee leaves, you must check his SSP DIARY to see whether he 
has had any SSP in the previous 8 weeks. If he has, complete an SSP1(L). 
Only enter whole weeks.
Example: If he had 5 Qualifying Days per week, round down 3 days SSP 
or less and round up more than 3 days. For example, if he had 3 days SSP, 
round this down to zero weeks and you do not need to complete a Leavers 
form SSP1(L). If he had 4 days SSP, enter 1 week on the SSP1(L).

10.17 Your company is part of a larger group

Sometimes for administrative reasons, users split their company into sev‐
eral SUPERPAY companies even though all the ‘companies’ have the same 
PAYE reference. If you do this, you need to check any SSP reclaim.

SSP reclaim is the excess of SSP paid over 13% of the total NI for the 
month. You could find that SUPERPAY shows some SSP reclaim on your 
MONTHLY SUMMARY which is not reclaimable when you look at the com‐
pany as a whole.
It is up to you to check any SSP reclaim if you split your company.

10.18 SSP forms

You may need 3 forms – SSP1(L), SSP1(E), SSP1(T), all of which are supplied 
free of charge by the Inland Revenue.

10.19 Other uses for the calendar

You can enter up to two letters on each day of the Calendar. The letters 
available are shown at the bottom right of the screen. They are:
S Sick Days


W Withheld. Enter W if the employee was off sick but SSP was withheld. 
Days that are withheld are not paid.
T Transfer. Enter T if the employee reaches the 28 week SSP limit and 
has been transferred to the DWP for payment. Stops subsequent pay‐
ments in this PIW.
H Holiday. Enter H for Holiday days. This simply records holidays 

11 Starters

11.1 Set up new employee’s details

SUPERPAY displays a blank employee Record and the cursor waits for you 
to enter an employee code.

11.2 Allocate employee code

Enter the code that you have allocated to this new employee (see below). 
SUPERPAY displays NEW next to the code.

Even if you are a very small company, it is not a good idea to set up your 
codes as A1, A2 etc. If you find you later need to upgrade to the 20 record 
version and continue the same sequence, A11 to A19 will come before A2 
etc. Much better to set up your codes as A01, A02 etc. to allow for future 
expansion – numbers can be easily changed but its best not to have to. (See 
5.2 in the New Users Guide for more information on employee codes.)
You should not re‐use the codes of employees who have left in the previ‐
ous tax year if you are likely to print reports using data from previous 
years – e.g. multi period Wages Book.
In addition, if a new employee is sick during his first 8 weeks and you re‐
use leavers’ codes, SUPERPAY may incorrectly look at the history of a 
leaver’s pay if they had the same number in a previous year.

11.3 Which tax code to use

On a new Record, SUPERPAY automatically prompts the week 1 Emer‐
gency Tax code in the tax code field (522L Week1 for 2007/8).
If a starter does not have a P45 and you expect him to work for you for 
more than one week, you must complete a P46. If the employee does not 
sign the P46, then you must put him on a BR Week 1 tax code. This means 
that he will receive no tax allowances and all his pay will be taxed at Basic 
Rate (currently 22%).
If the employee signs the P46, put him on the Emergency Tax Code (in 2007/
2008 522L W1 or 522L for School/College leavers).


If you employ a student during the holidays and know he is unlikely to 
exceed his annual taxable pay allowance (e.g. £5220 for 2007/8) when he 
starts get him to sign a P38S and put him on an NI tax code rather than 522L. 
This NI code does not apply if you employ a student part‐time during 
term time, when the student needs to complete a P46 in the normal way.

11.4 Print a new employee record

When you create a new employee Record, only 6 options are displayed; 
STORE, TEXT, DIARY, P45, DELETE and NEXTSCR. To PRINT a new Record, first 
STORE the Record and then re‐enter the employee’s code to bring the 
Record back. You can then press F10 to print it.

11.5 Enter P45 details

When a new employee gives you a P45, go to his Record and press SHIFT-
F4 to call up the P45 box.

Diagram 90: P45 pop-up box

Enter each field and press F9 to STORE. This STORES the P45 in memory. (To 
STORE the record permanently, press F9 again.)

 Zero tax on P45
If the employee has paid no tax to date, enter zero in the P45 tax field. 
If you leave this field blank, SUPERPAY thinks you have not entered the 
field and displays a Warning ‘Wrong Combination of fields’ message.
 Change P45 fields

Chapter 11: Starters

If you realise that you have made a mistake and want to change the 
fields in the P45 box on Screen 3 of an employee’s Record, press the P45 
prompt again.

Diagram 91: P45 details on Screen 3 of an Employee’s Record

Change the fields in the pop‐up box and then press STORE – you cannot 
access the P45 details on Screen 3 directly.
 P45 from a previous year

Do not enter any totals from a previous year’s P45. If you are setting up 
records to start from the beginning of the new tax year, do not use the 
P45 prompt.

 Employee on Week 1/Month 1 tax code
Since there are no totals to enter, do not use the P45 prompt if the 
employee is on a Week 1 tax code. Instead enter the tax code on Screen 
1 of the employee’s Record.

Check tax calculation

In accordance with Inland Revenue specifications, when you press F9 to 
STORE the P45 pop‐up box, SUPERPAY checks that the tax on the P45 is cor‐
rect for the Tax Code, Week or Month number and Total Pay to Date. If the 
tax is correct, SUPERPAY updates the employee’s totals to date on Screen 3.
If the tax is not correct, SUPERPAY displays a warning to let you know that 
the correct tax will be stored on the EMPLOYEE’S RECORD instead of the tax 
figure that you entered. If this happens, check your entries (e.g. did you 
enter W3 instead of M3?). If your entries agree with the P45, write the cor‐
rect tax on Part 3 of the P45 before sending it to the Inland Revenue.
Because of the way K code tax is calculated, there is no check on K code 

Omit tax check

This tax checking of the P45 is in accordance with Inland Revenue regula‐
tions. If you do not want SUPERPAY to do this check, leave blank the Date 


of leaving and the Week number fields. If you have already filled in these 
two fields, use the DELETE key or SPACE BAR key to blank them out.

No P45
If a starter has no P45 and is not a school or college leaver, you need to get 
the employee to complete a P46 – see section 11.3 above.

11.6 Use the P45 prompt to enter a P6

You may receive a P6 from the Inland Revenue some time after an 
employee has started working for you. On the Employee’s Record, press 
SHIFT-F4 to call up the P45 box. Enter the details from the P6 in the P45
fields. Leave blank the DATE OF LEAVING and the WEEK/MONTH fields. Then 
press F9 to STORE the P6 in memory. Press F9 again to permanently STORE 
the P6 details.

P45 details already in P45 box

If the employee had previously given you a P45, you will already have 
details in the P45 pop‐up box. Overtype the tax code and then blank out 
the DATE OF LEAVING and WEEK/MONTH using the space bar or delete key. 
This is important – you do not want SUPERPAY to check and perhaps 
change the tax to date figure that the Inland Revenue has sent you.

Zero tax
In the same way as you enter P45’s, if there is no tax to date on the P6 enter 
zero in the tax field. If you leave this field blank, SUPERPAY thinks you have 
not entered the field and displays a ‘Wrong Combination of fields’ mes‐
sage and will not let you STORE the record.

11.7 Starter with a student loan

If a starter has Y in the Student Loan box of his P45, enter *S in the after‐
tax items on the employee’s Record – see 5.13 in the New Users Guide for an 

Chapter 11: Starters

11.8 Payment method

When you set up a new employee Record the default payment method is
C for cash.

Diagram 92: Default payment method

Sometimes operators set up new employees, enter the employee’s bank 
details but forget to change the C for cash. Then when the operator prints 
(for example) an AUTOPAY report the employee is not on the list.
If this happens to you, go back to the employee’s Record, UNDO the RUN, 
enter the revised payment details and STORE the Record. Then when you 
re‐RUN the employee’s payslip, RUN PAYROLL sets a flag to tell PAYMENTS to 
include the employee in the next (for example) AUTOPAY list.
The point to note is that you must set up the pay details correctly before 
the RUN, so that RUN PAYROLL can set the flag for PAYMENTS. If you simply 
change the employee’s Record after the RUN, the flag is not changed until 
next week and the employee will not be added to the (for example) AUTO-
PAY list for this week.

The easiest way to check a new employee’s pay method is to check the pay 
method shown underneath the Net pay on the payslip screen and printed 

Diagram 93: Payment method on payslip screen

11.9 Pay interval – Wk/Mn (F2)

There are special Inland Revenue rules governing a change of pay inter‐
val. If you set up an employee with the wrong pay interval and have not 


yet paid him, use this WK/MN prompt to change the interval; i.e. obviously 
this does not come under the Inland Revenue’s special rules.

11.10 Start date

This field is essential for new directors, but for most employees SUPERPAY 
does not use this field. However, it can be useful for your personnel 
records and can be used by REPORT DESIGN.

11.11 Directors NI
When a director starts during the tax year, the NI annual limits are appor‐
tioned according to the start date; e.g. if a director starts on 6th October the 
NI limits are half the annual limits.
Ensure you enter the correct Start date on the director’s Record so that 
SUPERPAY can apportion the NI limits in accordance with the Inland Reve‐
nue regulations. The method for calculating pro‐rata limits is documented 
in the Inland Revenue’s Guide and is not repeated here.

11.12 Entitlement to Parental Pay

When a relatively new employee is about to go on Parental Leave, you 
need to check how long the employee has worked for you. Use the Inland 
Revenue Tables or SUPERPAY’s calculator (see 9.5 above) to see the latest 
start date which gives 26 weeks continuous employment up to the Satur‐
day of the Qualifying Week. If the employee started after that date he or 
she will not be entitled to STATUTORY PARENTAL PAY and you must inform 
the employee. SUPERPAY does not check this for you.

11.13 SSP

You should ask all starters if they have been given an SSP1(L) by their pre‐
vious employer. If yes, enter the details in the SSP1(L) section of the 
employee’s DIARY.
The employee still has to serve 3 Waiting Days before receiving any SSP; 
the SSP1(L) is used only for working out whether the employee has 
reached his 28 week SSP limit.

Linking letter
You should ask new employees if they have a DWP Linking Letter to give 
you. If they give you this form, do not pay SSP for either up to 8, 52 or 104 

Chapter 11: Starters

weeks from the date they last received certain benefits. Please read the rel‐
evant DWP documentation for more details.

Average pay
If you enter Sick Days on the DIARY of an employee’s first payslip, RUN PAY-
ROLL will ask you to enter the employee’s Average Gross pay, so that a cal‐
culation can be made (since there is no pay history).




Account name Calendar C111
Employee bank B60 Cancel
Account number Payslip B102
Employee bank B60 Car
Accrual, Holiday Pay C48, C51 Car fuel benefits C33
Address Casual employees B49, B79
Company B14 Change
Employee B61 Company C16
Employee address on forms B110 Employee code B26
Advance the tax week Weekly to 4 weekly C31
Whole payroll C44 Weekly to monthly C29
After‐tax items B70 Window size A8
Holidays C45 CIS expiry date B49
Multiply by holiday weeks B107 Comment field, employee record B61
Attachments C1 Company
2/4 weekly paid employees C6 Change company C16
Admin cost C6 Company record
Council Tax C2 Address B14
Court orders C5 Deduct SSP from Gross Pay B109
CSA order C3 Extended department codes B108
Deduction c/f C6 IR payments on Monthly Summary
Holidays C7, C53 B108
Interact with Student Loans C8 Multiply after‐tax items B107
Leavers C8, C59 Name B9, B14
Net earnings C1 Passwords B14
Pay attachments C14 PAYE references B16
Second attachment C9, C13 Print zero payslips B108
Set up employee record B41 Prompt options B11
Automated payments Record PAYE paid C27
Payment reference B60 References for disk return B17
Screen 1 B14
Screen 2 B16
Screen 3 B17, B116, C27
B Screen 4 B18
Small Employers’ Relief B17
Tax credits funding B18
Employee bank details B59
Configuration file A36
Building society roll number B60
Construction Industry Holiday Pay C47
Contracted out NI B63
List of companies C17
Contracted out NI codes C66
Monthly PAYE payment C27
Copy a company C21
Set up new clients at year end C27
Copyright B4
Transfer files to/from a client C26
Council Tax C2
Holidays C7, C53

Page 1

Court order C5 Enter employee code B114

CSA order C3 Employee code B25, B31
Change B26
Entering and finding B114

D Leavers C60
List codes and names B115
Starters C113
D prefix tax code B47
Employee name, Find B115
Data files
Employee record
Location C20
2/4 weekly payroll B39
Address B61
Date of birth B49
After‐tax items B40
Default/system date B8
Allocate employee code C113
Leave date B49
Code B25, B31
Employee type B49
An employee B29, C55
Flat payslip amounts B36
Global values B38
Enter range of departments B69
Gross pay items B32
Set up extended departments B108
Import data B49
Diary B78
Leavers employee code C60
Name B31
Net to gross items B37
Directors NI B48, C37
Pay interval B39
Change of NI code C39
Pensions B50, C61
Director becomes employee C39
Screen 1 B31
Employee becomes director C38
Screen 2 B55
Employer contributions C38
Screen 3 B62
Fees not yet voted C41
Leavers C39, C59
Start date B49
Standard number of hours B38
Starters C38, C118
Store record B27
Year end B114
Timeclocks B49
Display employee codes and names B115
EWC date C78
Exit key B79
.NET Framework A23
Expected week of confinement C78
SUPERPAY program A3
Extra payslip items B71
Extra description B73

Join mailing list A33, C34
Colour schemes A36
Change weekly to monthly C30,
Data files A34
List of program files A35
Display codes and names B115
Location A33

Page 2

Program files A34 Calculate monthly payment C27

Report design layouts A35 Inland Revenue forms B2
System files A35 Installation A1
Flags on payslip headings B23
Flat payslip amounts B71

Fortnightly payroll B39
Four weekly payroll B39, B67
Last net pay B58

G Attachments C8, C59

Delete an employee B29, C55
Global Directors NI C39, C59
Values on payslip headings B21 Leave date B49
Gross pay items B32, B70 Leaver’s statement (SSP) C111
Text B33 Print P45 B89
Re‐use code C60
SSP C111
Licence A1, C16
H Enter Licence Number B7
Linking Letter C118
Shift‐Help B31
Loans B40
Holidays C43
Logo screen A8, B7
Advance all employees B68, C45
Advance one employee B76
After‐tax items C45
All on holiday B68
Attachments C53 M
Construction Industry Holiday Pay Main Menu B8
C47 Male or female indicator B49
Council Tax attachment C7, C53 Monthly Summary
Holidays around year end C54 Show PAYE payments C27
HP accrual B46, C48, C51 Monthly summary
Tax/NI limits C43 Show PAYE payments B108
Week 53 C54 Multi‐company C16, C61
Whole payroll C44 System details C22
Hotline A3, C33
HP accrual B46, C48, C51

Total to date B63


I Company B9, B14

Employee B31
Importing data Employee bank account B60
Timeclocks B50 Find employee B115
Inland Revenue National Insurance B75

Page 3

B code B48 Enter a P45 B28, C114

Contracted out B63 Laser form B91, C56
Director changes code C39 No P45 received C116
Directors NI B48, C37 Print a P45 B89
Employee rebate B63 Remove or change details B29,
Employer rebate B63 C114
NI code B47 Stationery B91, C56
NI number B49 P6
Totals to date B63 Enter P6 details C116
.NET Framework A2, A23 Parameters file B3, C34
Net pay B75 Passwords B12, B14
Last net pay B58 Pay in addition to main run C32
Negative pay B76 Pay interval B39, B77, C44
Rounding B58, B75 Change interval B77, C29
Total to date B63 Wk/Mn prompt C117
Net to gross B37, B71 Pay method B59
Interaction with Attachments C8 PAYE payments to IR B108
Network installation A13 PAYE reference B16
Peer to peer network A15 Payroll run B65
New Payroll type B68
Company B5, B11, B19, B25, Payslip
B65, B81 Correct a payslip B93, B95, B97
New users Date B66
Getting started B5, B11, B19, B25, Extra description B73
B65, B81 Extra payslip items B71
Set up employee records B27 Miscellaneous pay items B74
Set up payslip headings B20 Print zero payslip B108
Next Screen Screen display B69
Company record B12 Standard deductions B74, C68
Employee record B30 Payslip headings B19
Nominal analysis Description B21
Create link file B84 Display during run B78
Nominal codes B24 Flags B23
Print report B84 Global values B21
Number NL codes B24
Building society roll number B60 Pensions B32, B50, B74, C61
NI number B49 COMP scheme B48, B52, C64,
Payroll week B68 C67
Contracted out no C64
Contracted out number B50, B52,
C63, C66
P COSR scheme B48, C66
Examples B52, C64
Stakeholder summary C71
Surnames first B110
Totals to date B63
Permanent pay items B70
Continuous form B91, C56

Page 4

Previous gross and tax B62 Skip an employee B79

Print Small Employers’ Relief B17, C88
Company record B12 SMP C75
Nominal analysis B84 Amount this year B58
P45 B89 Average pay B57, C79
Stakeholder summary C71 Change number of weeks paid C85
Printer requirements A2 Directors C83
Prompt Employee record B55
Company record B11 EWC date B56, B57, C78
Payslip screen B76 Low pay C87
MPP start date B57
No SMP displayed C87

R Number of higher paid weeks B57
Prompt on payslip screen B78
Reclaim SMP C88
Range of departments B69
Reduce normal pay C77
Rate of pay B70, B72
Set up SMP C77, C78
Reclaim SMP C88
Small Employers’ Relief B17, C88
Renumber a company C19
SMP on reports C88
Stop paying B57
Totals C90
Totals to date B57
Roll number B60
Two SMP’s in one year C90
Warning messages C87
Amount B58
Weeks paid B57
B/f B58
Weeks worked B57
C/f B58
Work during MPP C86
Net pay B58
Software Download A17
Run payroll B65
Sort code
All on holiday B68
Employee bank B59
Full payroll B68
Split Net Pay B60, B61
Individuals B69
Spool file A35
Salaries B68
SPP, Statutory Paternity Pay. See SMP
SSP B73, B78
Adjust fixed gross pay B109
S Average Pay B55, C119
Calculation C100
Salaries B68 Check reclaim C111
Sample reports Diary C94
Description of reports B87 DWP Linking Letter C118
View list of samples B85 Employee record B55
SAP, Statutory Adoption Pay C75 Enter sick days C93, C103
Second pay details B60, B61 Enter work pattern C105
SER. See Small Employers’ Relief Forms C111
Shift‐Help B31 Leavers C111
Sick weeks (SSP) B55 Linking rule C102

Page 5

Other uses for calendar C111 Students B47, C114

Pay no other pay C97 Tax credits B63
Reclaim C98, C111 Funding B18
Reports C98 Text for payslip heading B33
Sick notes C99 Text prompt B28, B78
Sick weeks B55 Timeclock data B50
Sickness before Diary C107 Totals to date
SSP1(L) form C109, C118 Gross and Tax B62
Starters C110 Training B1
Work days C103
A new company B5, B11, B19,

B25, B65, B81 W
Warranty B4
Directors NI C38, C118
Previous pay B62
Microsoft A23
SSP C110
Superpay A15
Start date B49
Week number B77, C44
Student Loan C116
Last tax week number B67
Window size A8
Company record B12
Windows version A17
Employee record B27
Wk/Mn prompt
Payslip B76
Change weekly to monthly C29
Student Loans B45
Student Loans B45
Tax code C114
Subcontractors B49
Certificate number B50 Year end
CIS expiry date B49 Directors’ NI B114
Superpay Everyone on P35/P14’s B110
Download program A3 Year end return on disk
System details Reference numbers B17
Multi‐company C22 Year to date totals B62
System file A36

Tax to date B63
Tax code B46
D code B47
Emergency tax code B47
NT tax code B47
Starters C113

Page 6