Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

Autori: Petronela Iacob şi Endre Erdődi Manageri Publici Unitatea de Politici Publice Revizia a II-a
Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO, Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

Cuprins
1. Motivaţie / Notă de fundamentare ..................................................................4 2. Introducere în tematica procedurală................................................................5 3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ....................................7 3.1. Iniţierea de proceduri scrise................................................................. 7 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7 3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)............................................................ 7 3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7 3.3. Antetul şi subsolul paginilor ................................................................. 7 3.4. Conţinutul formularului de procedură ..................................................... 8 3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8 3.5.2. Reguli de redactare...................................................................... 9 3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise ........................................ 9 3.6. Conţinutul procedurii ....................................................................... 10 3.6.1. Scopul .................................................................................... 10 3.6.2. Domeniul de aplicare .................................................................. 10 3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime ...................................................... 10 3.6.4. Documente de referinţă şi conexe .................................................. 11 3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11 3.6.6. Responsabilităţi şi verificare ......................................................... 13 3.6.7. Anexe .................................................................................... 13 3.7. Avizare şi aprobare.......................................................................... 13 3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13 3.7.2. Procedurile operaţionale ............................................................. 14 3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 15 2

.................................................................................8....... Procedurile operaţionale .......10....... Revizia procedurii .............. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale ..............3..........................2.......................... 18 5... Procedurile operaţionale .................... 15 3.............................10.9...... 16 3........2....... 16 3....1.......................................................... 15 3................................2.............. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem ..... Procedurile de sistem ...................................................9...................... 20 Anexa 1: Model procedură de sistem (inclusiv formulare) Anexa 2: Model procedură operaţională (inclusiv formulare) Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL Anexa 5: Registrul procedurilor operaţionale scrise 3 .......................... 17 4.........................Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3........... Procedurile de sistem ......................................1....... 15 3... Procedurile de sistem ........10....................................... Înregistrarea şi arhivarea procedurii...... 16 3...............8..............9........................ 15 3.................. 16 3....... 19 Bibliografie ................................... Prevederi comune.....................1............. Procedurile operaţionale ...........9...........

Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de: Ordonanţa Guvernului nr. controlul şi procedurile. inclusiv auditul intern. 4 . sistemul informaţional. de asemenea. modificat şi completat prin OMFP nr. Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul administraţiei publice europene. republicată.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 1. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv. implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial intern. Potrivit OG nr. Acolo unde se consideră necesar. metodele şi procedurile”. stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale. Respectarea regulamentelor externe. cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. 1389 din 22 august 2006. mijloacele. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una exhaustivă. a politicilor interne şi a principiilor de management. pentru a asigura: Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace. organizarea. 119/1999. structurile organizatorice. eficient şi eficace. responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele. organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern. în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic. Pentru elaborarea. ci conţine elementele minimale ale unei proceduri. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea. în conformitate cu actele normative în vigoare. pot fi adăugate părţi suplimentare. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene defineşte CI ca fiind „totalitatea politicilor şi procedurilor” concepute şi implementate de managementul instituţiei. Motivaţie / Notă de fundamentare Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. acesta include. controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice. Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei nr. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr.

recomandăm ca elementele minimale de structură prevăzute în Ordinul menţionat să fie respectate. OMFP nr. Foarte important este faptul că. corect şi eficient posibil („red-tape” „smart-tape”2). scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn). 2. Pentru aceasta. De asemenea. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă. o procedură foarte bine formulată va fi un eşec. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1). atribuţiei sau sarcinii1. O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă.1. în momentul reactualizării procedurilor deja existente. în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în OMFP 1389/2006. metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat. adesea sinonim cu birocraţie excesivă. în lipsa unor prevederi externe aplicabile.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Aplicabilitate şi mod de lucru Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei gestionează programe cu finanţare europeană sau finanţate de către alte forumuri internaţionale. Definiţie Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul). în dorinţa de a 1 5 . dacă aceasta nu este şi aplicată în practică. acest manual va fi utilizat: în elaborarea de noi proceduri. în vederea executării activităţii. deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor. sugerăm direcţiilor întocmirea unui plan de elaborare şi reactualizare a procedurilor operaţionale şi de sistem. care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate. pentru toate direcţiile. pentru toate direcţiile care nu gestionează programe finanţate din fonduri externe. 946 din 4 iulie 2005 şi „Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice” – MEF. inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea. Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes. este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid. deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri. Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. ci. un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate. pentru următorii 2 ani. p. 2 „Red-tape” este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale. Introducere în tematica procedurală 2. contrar acestei afirmaţii. 17.

Tipuri de proceduri Procedurile se clasifică în două categorii: a. trebuie să 2. salariaţilor. simple şi specifice. b. disponibile şi accesibile managerului. Accepţiuni ale termenului a.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 2. să nu fie redundante. 6 . metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern. numite şi „proceduri generale”. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări de rang superior.2. b. bine înţelese şi bine aplicate. respectiv al standardului nr. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie: scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte.3. 17. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. eficiente. „proceduri de proces”. „proceduri formalizate” etc. reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu „simplificare administrativă”). Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister. intitulat „Proceduri”. precum şi terţilor. actualizate în mod permanent. diminua efectele „red-tape” a luat naştere „smart-tape”. aduse la cunoştinţa executanţilor. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”.

1.1. 7 . Proceduri operaţionale (PO) Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRL pentru a descrie activităţile sau procesele. Se va utiliza fontul Times New Roman 20. 3. Direcţiile de specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS. Proceduri de sistem (PS) Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către direcţiile de specialitate. 3.3.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3. Denumirea procedurii şi codul acesteia. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3. persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO. GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Denumirea procedurii. pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate. Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe). În primul caz. Antetul va cuprinde: Denumirea ministerului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale. cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului de Management (asigurat de către Unitatea de Politici Publice). Codul procedurii.2.2. Numărul ediţiei şi al reviziei.2. Elaborarea primei pagini Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente: Antetul MDRL. 3. în vederea eficientizării şi standardizării acestora. Conducătorul compartimentului. în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Numărul paginii. precum şi data. va stabili lista procedurilor operaţionale necesare. Iniţierea de proceduri scrise 3. Antetul şi subsolul paginilor Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit.1.

Formular evidenţiere modificări. numărul ediţiei şi reviziei etc).. Când totul este completat. Conţinutul propriu-zis al procedurii. Formular avizare procedură. Formulare. Se vor nota succesiv cu 1. 3. decât să salveze sub alt nume anexa. 3.. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat. pentru PO: Anexa 2. Lista de distribuire a procedurii. b.5. Paragrafe. a. Conţinutul formularului de procedură Conţinutul formularului de procedură va fi următorul: Prima pagină. denumirea procedurii..1. să completeze cu datele necesare în secţiunile predefinite (semnalate cu paranteze pătrate –[]-) şi la cele solicitate de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet. i. se actualizează şi cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta – Update field – Update page numbers only). b.2 şi următoarele). Mod de redactare 3. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de „bifă” sau „liniuţă”). Cuprins.5. pentru PO: Anexa 2 (p.1. pentru PS: Anexa 1. Exemple: a. Iniţiatorul procedurii nu trebuie să facă altceva. pentru PS: Anexa 1 (p.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Subsolul va cuprinde o linie îngroşată. 1.4. subparagrafe a. b. Anexe. Aceste anexe reprezintă de fapt „scheletul” procedurilor. 8 .1. 1. în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Exemple: a. să şteargă „Anexa 1”. respectiv „Anexa 2” din colţul sus-dreapta de pe prima pagină.1.2 şi următoarele). c.

jos: 2. e.5. Justify. unde NN. respectiv PO. ca şi procedura. cu diacritice.NN. c. Margini: sus: 1 cm. Formatul hârtiei: A4. antet: 1. alocat de compartimentul care a realizat procedura. b.YY. Între rânduri se păstrează un rând.XXX. În partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului. XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. iar între paragrafe un spaţiu de 6 puncte. Codul unei PS este format din grupul PS. 3.NN. respectiv YY – reprezintă numărul de ordine a PS. b. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii.XXX. alocat de secretariatul GM. stânga şi dreapta: 2 cm. c. Codul unei PO scrise este format din grupul PO. 3. Textul va fi scris cu font de 12 normal. e. restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman.2. În măsura în care este posibil.25 cm. e.ZZ. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.1. unde NN reprezintă numărul de ordine al PS scrise.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei d. unde XXX reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise. iar YY reprezintă numărul de ordine a PO. d.ZZ sau F-PO. Reguli de redactare a. subsol: 2 cm. iar ZZ – reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective.3.5 cm. f. d. 9 . Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 3.YY.) se vor scrie cu font de 14. scris cu corp 12 normal Times New Roman. Pentru evidenţieri se va utiliza stilul italic. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1. Times New Roman.5. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3. Domeniul de aplicare Este o parte procedurală importantă. abrevieri şi acronime Vor fi definiţi termenii care: reprezintă un element de noutate. Scopul În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare. 3. pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora. 3. Definiţii. 10 . pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi selecţie la nivelul ministerului. delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei. prezintă cadrul general. Totodată.6. descrie modul în care sunt arhivate documentele etc. concluziile şi recomandările auditorilor interni.1. b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri.6. deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. stabileşte procedurile contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului.3. pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili: precizarea activităţii. enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată. etc. descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea în deplasări. enumerarea compartimentelor implicate în activitate.6. dacă este cazul. Cuprinde 4 elemente principale.6. a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii. obiectivele. trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză. constatările. Exemple: a.2. este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză. Conţinutul procedurii 3. elemente ce trebuie respectate întocmai.

pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. a.6.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Abrevierile şi acronimele: se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex.) Se recomandă ca atât definiţiile. nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare. Generalităţi: caracteristici generale ale activităţii. legalitate.6. PO = procedură operaţională. Acolo unde este cazul. Ap. UPP = Unitatea de Politici Publice.) 11 . confidenţialitate etc. reglementările pot fi grupate astfel: reglementări internaţionale. legislaţie secundară. Ap = aplicare. Exemplu: Abreviere A Ah. Ah = arhivare etc. transparenţă. reglementări interne.4. legislaţie primară. pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul activităţii procedurate până în acel moment. PS = procedură de sistem.5. Documente de referinţă şi conexe În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. Descrierea procedurii Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri. DPP E V ZL … Explicaţie Aprobare Arhivare Aplicare Direcţia de politici publice Elaborare Verificare Zile lucrătoare 3. cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în ordine alfabetică. 3. întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate. Adiţional.

Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis. manuale. umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia). Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat. Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor. sub formă tabelară). beneficiari). Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor al ministerului. riscurilor şi a măsurilor de limitare a efectelor acestora). se reia PAS 1. Documente utilizate: formulare standard. să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor. explicat. c. calculatoare. pentru ca în final. Exemplu: Se recomandă întocmirea unui tabel de forma: PAS Unitate responsabilă/ Funcţia responsabilului UPP / Manager public sau CEE Document Acţiune/ Operaţiunea Termen Anexa 1 NI Realizarea unei Note interne de informare după participarea la o şedinţă /întâlnire /seminar /training. liste de verificare. în folder Note de informare).01. indicatori de performanţă. instrucţiuni. Modul de lucru: Planificarea (resurselor. financiare (bugetul necesar).). electronică (pe folderul comun al direcţiei. d. care intră în aria de interes a UPP.0 1 2 UPP / Coordonator NI 1 ZL 3 UPP / Manager public sau CEE NI Arhivare: a. (în de 1 ZL b. timpului.UPP. 2 ZL Formular Standard FPO. responsabililor. la anexă. Dacă nu se aprobă.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei b. Resurse necesare: materiale (elementele de logistică: materiale informatice. ghiduri. =STOP PROCEDURĂ 12 . acces la baze de date etc. format hârtie biblioraftul Note informare). Aprobare: Dacă se aprobă --> PAS 3.

Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat. De exemplu: Nr. Compartimentul va trimite PS modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. secretariatul GM va include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM discutarea şi aprobarea PS.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3. Ah.7. Secretariatul GM verifică conformitatea PS cu prevederile din OMFP 946/2005. 2 ZL 1 ZL 1 ZL Permanent 1 ZL Acţiunea/ Operaţiunea Termen 3.6. Procedurile de sistem a. cu termene limită ce trebuie respectate. Dacă PS nu respectă prevederile. PS se verifică de către conducătorul/ superiorii direcţi ai compartimentului responsabil şi se transmite către secretariatul GM. După elaborare. c.6. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul FPS. prevăzut în secţiunea 3. b.7. iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. d. formulare.7.7. verificarea şi aprobarea procedurii. 13 . 3. Responsabilităţi şi verificare Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea. Avizare şi aprobare 3. Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile pentru realizarea acţiunilor din procedură.8). crt.1.6. Anexe tabele. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS.02 (Anexa 1. schema grafică a circuitului documentelor. 1 2 3 4 5 Compartimentul responsabil/ Funcţia responsabilului UPP/ Manager public sau CEE UPP/ Coordonator UPP/ Coordonator UPP UPP/ Manager public sau CEE E V A Ap. scheme logice. p. modele de completat.00.

000. preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO. compartimentul responsabil va transmite PO împreună cu formularul FPO. Dacă PO nu respectă prevederile.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei e. g. c. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor. 3. După elaborare. După ce PO a obţinut avizul secretariatului GM. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei programate a GM. secretariatul va retransmite varianta finală a PS. PO se transmit de către compartimentul responsabil secretariatului GM. secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Reprezentantul compartimentului responsabil. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. în colaborare cu secretariatul GM. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprobă una sau mai multe proceduri. GM îşi dă avizul asupra proiectului PS în cadrul şedinţei acesteia. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente). b.02 (Anexa 2. va include observaţiile şi recomandările fondate legal şi metodologic ale membrilor GM în proiectul PS. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii. După avizul GM. Procedurile operaţionale a. aşa cum a rezultat aceasta după includerea eventualelor observaţii. 14 .7. Dacă există consens. d. iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. Secretariatul va trimite PS către membrii GM prin email în vederea consultării acestora. Decizia va fi semnată de către preşedintele sau vicepreşedinţii GM. e. PS se aprobă de către ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei. prin adoptarea unei decizii în acest sens. după caz. p.8) compartimentelor implicate. în vederea formulării de observaţii (dacă există mai multe direcţii cărora li se aplică PO). Cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei GM. se consideră că acesta nu are observaţii. f. Acestea vor avea la dispoziţie 5 zile lucrătoare pentru a formula observaţii. h.00. aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO. Dacă în acest termen un compartiment nu a transmis nicio observaţie. PO se consideră aprobat. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor.2.

g. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul MDRL. Distribuirea PS se va face de către direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS. p.1. originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire (F-PO. 9). b. Revizia procedurii 3. d. e.8. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia.2.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei f. compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM. p. originalul PS se păstrează la secretariatul GM. Distribuirea procedurii 3. 3. 15 . b. dacă este cazul.1. privind locul unde PS poate fi accesată.03 – Anexa 1. După finalizarea distribuirii.8. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea reviziei PS. 3. 3. b. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul ministerului sau iniţiată de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii.9.03 – Anexa 2. Forma aprobată a PO va fi transmisă secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare.9.00.8.9) compartimentelor implicate/afectate de PO.000. Procedurile operaţionale a. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri. Procedurile de sistem a. După aprobarea PO. prin email. c. conform listei de distribuire a procedurii (F-PS. Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. c. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe. Procedurile de sistem a.00. După aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltării regionale şi locuinţei.

Dacă GM consideră oportună revizia procedurii. Procedura. p.1. aprobării şi distribuirii. aceasta va solicita conducătorului responsabil cu elaborarea. completându-se corespunzător lista de distribuire a procedurii (F-PS. 3. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO. 3. cu paginile modificate ale reviziei se difuzează conform prevederilor paragrafului 3. Înregistrarea şi arhivarea procedurii 3. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. PS se înregistrează într-un registru secretariatul GM. şi 3. p. e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS. care aplică sau este interesată de o PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.2.01 – Anexa 1 sau 2. f. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3. amendarea PS.9.9. Prevederi comune a. avizării. în momentul difuzării procedurii modificate se retrage vechea procedură. g. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare.00. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul compartimentelor. b.8. se modifică ediţia procedurii scrise. d.00. După această perioadă PS 16 .6. conform paragrafelor 3.10.10. conform Anexei 4.3). De asemenea.3.8.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei d. Procedurile operaţionale a. De asemenea. b. electronic ţinut la b. Procedurile de sistem a.3). c. 3. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretariatul GM.03 – Anexa 1 sau 2.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei sunt transmise la arhiva ministerului reglementărilor specifice arhivării.2. Procedurile operaţionale a. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut compartimentul care a elaborat PO. După această perioadă PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării. 17 . conform Anexei 5. 3. la cu respectarea b.10.

03 Draft PS F-PS.00. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem Iniţierea PS de către GM Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc compartimentele responsabile de elaborarea PS Se stabilesc termenele Elaborarea PS Conducătorul compartimentului responsabil desemnează persoanele care vor elabora PS Elaborare PS Verificare PS de către conducătorul compartimentului Compartimentele MDRL Biblioteca virtuală de proceduri Prin Formularul FPS.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 4.02 Transmiterea PS către secretariatul GM Secretariatul verifică conformitatea PS cu OMFP 946 Termen: 3 zile lucrătoare Consultarea GM Secretariatul include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM.00. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei Secretariatul transmite PS membrilor GM spre consultare Difuzarea PS Originalul PS şi formatul electronic (în PDF) se trimite la secretariatul GM Secretariatul va distribui PS compartimentelor Secretariatul depune PS în biblioteca virtuală şi înregistrează în registrul PS -PS în original -PS în format PDF Conform? DA NU Observaţii Aprobare PS Compartimentul responsabil va elabora ordinul MDRL pentru aprobarea PS Aprobare PS de către ministru Modificarea PS De către compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrătoare -Draft PS Avizarea PS de către GM Avizare PS prin decizie a GM Draft PS refăcut Observaţii? NU -Draft PS final Transmitere PS refăcut Către secretariatul GM Avizare din partea Secretariatului în termen de 1 zi lucrătoare DA -Observaţii din partea membrilor GM Preluare observaţii Compartimentul responsabil preia observaţiile fondate metodologic şi legal Secretariatul GM transmite varianta finală a PS către membrii GM cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei 18 .

Draft PO Transmiterea PO către secretariatul GM Secretariatul verifică conformitatea PO cu OMFP 946/2005 Termen: 3 zile lucrătoare Transmitere copie listă distribuie către secretariatul Comisiei Difuzarea PO Originalul PO se păstrează la compartimentul responsabil. forma finală e decisă de preşedintele GM Modificarea PO De către compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrătoare Draft PO refăcut Avizarea PO Compartimentul responsabil transmite PO compartimentelor implicate Observaţiile acestora se fac în termen de 5 zile lucrătoare Avizare PO de către secretariat Termen: 1 zi lucrătoare Observaţii? NU Observaţii transmise compartimentului responsabil DA 19 .00.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 5.000.000.03 PO în format PDF Termen: 3 zile lucr. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale Iniţierea PO de către conducătorii de compartimente Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc termenele şi persoanele responsabile de elaborarea PO Secretariatul GM depune PO în biblioteca virtuală de proceduri Compartimentele afectate/ implicate din MDRL Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora PO Verificare PO de către conducătorul compartimentului Prin Formularul FPO.02 Aprobare PO De către conducătorul compartimentului responsabil Conciliere între compartimentele avizatoare În termen de 7 zile lucrătoare în cadrul unor întâlniri Dacă nu se ajunge la consens. se înregistrează în registrul propriu de PO şi se distribuie compartimentelor afectate Formatul electronic (în PDF) şi o copie după lista de distribuţie se trimite la secretariatul GM PO în original Conform? DA Implică mai multe compartimente? NU NU Observaţii DA -Draft PO -Formularul FPO.00.

republicată.01. 20 .2009). Organization for Economic Co-operation and Development (2003). (online). OMDRL nr. ediţia II (14.pdf .Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Bibliografie Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar şi Control (2005). disponibil pe: http://www. modificat şi completat prin OMFP nr. Quidance for Preparing Standard Operating Procedures. Ministerul Finanţelor Publice.mfinante. Administrative Simplification in OECD Countries. OG nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian. OMFP nr.epa. From Red Tape to Smart Tape. United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007). 1389 din 22 august 2006. cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea. disponibil pe: http://www. accesat pe 15 iulie 2008. organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management. (online). Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice.pdf. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful