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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA Sistema: Finanzas. Enero- 2.

008

Sub-Sistema: Contabilidad Fiscal.

GOBIERNO DE LARA Asunto: Manual de Normas y Procedimientos.


DIRECCION GENERAL SECTORIAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FISCAL Código Nº 1-08-10305021-01 Actualización Nº ________________

INDICE
INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . .04

OBJETIVO. . . . . . . . . . . . .06

GLOSARIO DE TERMINOS. . . . . . . . . .08

UNIDADES QUE INTERVIENEN. . . . . . . . .13

FORMAS UTILIZADAS. . . . . . . . . . .14

MARCO LEGAL. . . . . . . . . . . .16

NORMAS:

 GENERALES. . . . . . . . . . .17
 ESPECIFICAS. . . . . . . . . . .18

PROCEDIMIENTOS:

 RECEPCION Y DISTRIBUCION DE LA INFORMACION. . . . .23

 ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES QUE


AFECTAN LA EJECUCIÓN DEL GASTO: (FUNCIONAMIENTO/INVERSION). .24

 ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES QUE


AFECTAN LA EJECUCIÓN FINACIERA (BANCOS). . . . . .26

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INDICE
 ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES QUE
AFECTAN LA EJECUCIÓN DE INGRESOS. . . . . . .30

 ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES DE LA


INCORPORACIÓN Y DESINCORPORACIÓN DE BIENES (MUEBLES E
INMUEBLES). . . . . . . . . . .33

 ANÁLISIS, REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES QUE


AFECTAN LAS CUENTAS DE FONDOS DE TERCEROS. . . . .34

 ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMACION A ENTES


EXTERNOS. . . . . . . . . . . .36

FORMATOS UTILIZADOS. . . . . . . . . .40

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INTRODUCCION

El presente documento tiene por objeto establecer una base normativa y proporcionar en
forma ordenada las actividades principales de los procedimientos para analizar, registrar
y verificar las transacciones realizadas por el Departamento de Contabilidad Fiscal, así
como para la preparación de Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el
análisis y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y
gastos.

Un manual de Normas y Procedimientos es una herramienta para la gestión del trabajo


administrativo; útil para proporcionar información sobre una actividad a quien la necesite;
permite tener una visión clara y concreta de los pasos a seguir siendo una guía para el
personal que se inicia en un cargo.

Teniendo como premisa que la contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de


información financiera más importante de los organismo del sector público, a través del
cual se puede conocer la gestión realizada y los efectos que ellas producen en el
patrimonio público. Estos procedimientos no son limitativos sino un instrumento útil para el
desarrollo de las funciones propias del Departamento de Contabilidad Fiscal y su
aplicación habrá de realizarse dentro de las disposiciones legales vigentes.

Debido a su carácter de documento de consulta, este manual debe ser tomado como
elemento de referencia, por lo que no debe alterarse y cualquier modificación que se
pretenda hacer al mismo, deberá ser materia de análisis y autorización.
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OBJETIVOS

 Ejecutar y responder por la aplicación de metodologías, mecanismos e


instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables.

 Registrar sistemáticamente todas las transacciones que afectan la situación


económica-financiera de la Gobernación del Estado Lara.

 Producir estados financieros básicos (Balance General, Balance de Comprobación,


Estado de Resultados y anexos) de la Entidad.

 Verificar la aplicación del Plan Contable adoptado.

 Aplicar las normas generales de contabilidad, dictadas por la Contraloría General


de la República y los demás principios de contabilidad de aceptación general del
sector público.

 Aplicar el Plan de Cuentas Patrimoniales de la Contabilidad Pública

 Realizar la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre


precisión en la información financiera.

 Garantizar calidad en el registro, para producir información financiera necesaria


para la toma de decisiones.
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OBJETIVOS

 Presentar información contable con su respectiva documentación, de manera que


facilite el ejercicio de control y auditoria interna y externa.

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GLOSARIO DE TERMINOS
CAUSADO.
Cuando se contrae una obligación de pago por los bienes o servicios recibidos o
disposiciones contractuales.

CENTRO DE REGISTRO.
Lugar donde es posible introducir datos al sistema.

COMPROBANTES.
Documentos que sirven de respaldo y demuestran la validez del registro contable.

COMPROMISO.
Acto Administrativo mediante el cual se dispone formalmente la realización de un
gasto.

DOCUMENTO FÍSICO.
Soporte en el que se materializan distintos actos. Es la formación de un hecho o
un acontecimiento operativo que ocurre de un proceso administrativo. Todo
soporte donde se represente información.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO.
Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada,
comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo
para permitir su uso posterior.

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GLOSARIO DE TERMINOS
ESTADOS FINANCIEROS.
Instrumentos que permiten evaluar y medir la situación económica de una
empresa u organización en un periodo determinado permitiendo la toma de
decisiones. Los estados financieros reflejan la recopilación y resumen de los datos
contables que surjan de las anotaciones en los Libros Diario y Mayor.

FORMATO/FORMULARIO.
Cualquier método de organización de la información. Puede ser el formato de un
archivo, es decir, la forma en que se almacena en él la información.
Planilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna
finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los
huecos libres con la información personal requerida.

FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD.
Controlar:
Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en
forma eficaz y eficiente, es necesario que sus operaciones sean
controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso
contable y cumplir con sus fases de: sistematización, evaluación y
registro.
Informar:
El informar a través de los estados financieros los afectos de las
operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no

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GLOSARIO DE TERMINOS
al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y
propietarios:
1. Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos,
deudas, patrimonio, productos y gastos
2. Observar y evaluar el comportamiento de la entidad.
3. Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos
y otras entidades.
4. Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados.

LIBROS PRINCIPALES Y DE REGISTRO.


Libro Diario, Libro Mayor y los auxiliares que fuesen necesarios.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO.
Documento que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite
registrar, mantener y transmitir en forma detallada, ordenada y sistemática la
información de una organización. Expresa de manera analítica las normas y
procedimientos a través de los cuales se canaliza la actividad de la empresa y
enuncia su funcionamiento básico.

NORMAS.
Orientación o guía que fija el límite definido por la dirección de la organización,
referida a la acción o gestión administrativa que contribuirá al logro de sus
objetivos.

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GLOSARIO DE TERMINOS
PARTIDA DOBLE.
La ecuación contable está dada por los cambios que se dan tanto en el Activo
como en el Pasivo, que son registrados por medio de la aplicación de sistemas
contables para expresar los hechos económicos y jurídicos de la empresa de
forma eficiente. Esto quiere decir que a todo cargo corresponde un abono por la
misma cantidad, así se da un equilibrio entre activos y pasivos expresando de una
mejor manera los hechos económicos y jurídicos de una empresa.

REGISTRO CONTABLE.
Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente
económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la
información financiera del mismo.

REGISTRO PRESUPUESTARIO.
Asiento de erogaciones realizadas por las dependencias y entidades en relación a
la asignación, modificación y ejercicio de los recursos presupuestarios que les
hayan asignado.

PLAN DE CUENTAS.
Es un catálogo que sirve para identificar las cuentas, conceptualizada ésta como
el medio por el cual se controlan las transacciones que genera una operación.
Las cuentas deben identificar lo hechos y cuantificarlos.

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GLOSARIO DE TERMINOS
PROCEDIMIENTO.
Agrupa los trámites administrativos lógicos y secuénciales que permiten hacer
más eficientes el flujo de información de la organización.

SISTEMA.
Conjunto ordenado de procedimientos, operaciones y métodos relacionados
entre sí, que contribuyen a realizar una o varias funciones.

TRANSACCIONES.
Hechos que afecten la ecuación patrimonial y que ameritan un registro contable.

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UNIDADES QUE INTERVIENEN


1. Dirección General Sectorial de Administración y Finanzas.

1.1. Dirección de Finanzas.

1
1111
1 Departamento de Contabilidad Fiscal.

1.1.1.1. Área de Recepción.

1.1.1.2. Área de Programa de Funcionamiento.

1.1.1.3. Área de Programa de Inversión.

1.1.1.4. Área de Ingresos.

1.1.1.5. Área de Banco.

1.1.1.6. Área de Bienes (Muebles e Inmuebles).

1.1.1.7. Área de Fondos de Terceros.

1.1.1.8. Área de Suministro de Información a Entes Externos.

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FORMAS UTILIZADAS
Área de Programa de Funcionamiento/ Inversión:
 Ejecución diaria del gasto.
 Reporte: De Causado No Pagado.
 Reporte: Ejecución del gasto presupuestario por específica.
 Reporte: Detalle de Documentos Procesados.
 Reporte: De confirmaciones de pago.
 Informe de Cierre Mensual de Compromiso y Causado emitido por
cada programa.
 Mayores Analíticos.
Área de Banco:
 Movimiento Bancario Diario.
 Documentos Bancarios: NC, ND, Plazos Fijos, Planillas de
Liquidación.
 Acta de Arqueo.
 Relación de Cheques en Custodia.
Área de Ingreso:
 Resoluciones Crédito Adicional.
 Información diaria.
 Planilla de Liquidación de Ingresos.
Área de Bienes:
 Movimiento Mensual emanado del Departamento de Bienes.
 Planillas BM-1, BM2, BM3.
 Listado de Inventario.
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FORMAS UTILIZADAS

Área de Fondos de Terceros:


 Documentos bancarios (NC, ND, depósitos, relación de cheques
(Libro Banco)).
 Oficios de nóminas (estadal, nacional).
Área de Suministro de Información a Entes Externos:
 Resumen de la Ejecución Financiera de las Específicas.
 Estado de Ejecución Financiera por Partidas de Inversión y
Funcionamiento.
 Estado de Ejecución Financiera por Partidas de Inversión y
Funcionamiento de vigencia anterior.
1. Balance General.
2. Estado de Resultados.
3. Balance de Comprobación.
4. Anexos del Balance.
5. Conciliación del Gasto Presupuestario.
6. Informe de Retenciones pendientes por cancelar.
7. Conciliación de los Ingresos Recaudados.
8. Conciliación de las Cuentas Bancarias con la disponibilidad financiera y el
Arqueo de Caja.
9. Conciliación del Gasto Presupuestario con la ejecución financiera del Gasto.

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MARCO LEGAL
11 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
1
1 Sistema Integral De Gestión Y Control De Las Finanzas Públicas (SIGECOF).
(1.997). Base conceptual. Fase 1.
1
1 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público.
1
1 Reglamentos No. 1, 2, 3 y 4 de la Ley Orgánica de Administración Financiera
del Sector Público.
1
1 Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado Lara y su Reglamento
No. 1.
1
1 Ley Orgánica de la Administración Pública Gaceta Oficial 37.305 de fecha
17/10/2.001.
1
1 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial Nº 37.347 de fecha 17/12/2.001.
1
1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Lara, Gaceta Oficial Nº 1931
de fecha 30/06/2.003.
1
1 Resolución 153 de la Contraloría General del Estado Lara de fecha 19/07/2.001,
Gaceta Extraordinaria Nº 66 de fecha 09/08/2.001.
1
11 Providencia administrativa. Publicada en Gaceta N° 38313 de fecha 14/11/2.005.

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NORMAS GENERALES
1. El personal de cada área del Departamento de Contabilidad Fiscal debe verificar que los
datos contabilizados en los registros auxiliares y principales sean homogéneos.

2. El personal de cada área del Departamento de Contabilidad Fiscal debe registrar las
operaciones en orden cronológico en el libro diario utilizado por la Superintendencia
Nacional de Control Interno y Contabilidad Pública con empleo de la regla de la partida
doble, la cual se utiliza a los fines de permitir el equilibrio patrimonial a través del sistema
de cuentas. Para ello, cada hecho o fenómeno en contabilidad origina dos o más efectos
compensados que afecta dos o más cuentas, de modo que, en atención a las
disposiciones de nuestro Código de Comercio, cada partida indique quién es el acreedor y
quién es el deudor.

3. El personal de cada área del Departamento de Contabilidad Fiscal debe elaborar


obligatoriamente, al término de cada mes y de cada ejercicio, los estados financieros
básicos que surjan de las anotaciones en los libros diario y mayor. También podrán
elaborarse en cualquier oportunidad y a solicitud de las autoridades de las instituciones
interesadas en el conocimiento de la gestión.

4. El personal del Departamento de Contabilidad Fiscal deberá mantener el control de


acceso mediante “claves personalizadas” al sistema automatizado para garantizar la
protección del contenido de la base de datos en sus diferentes momentos (uso,
almacenamiento y transmisión).

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NORMAS ESPECIFICAS

 ÁREA DE RECEPCIÓN.
1. Toda la documentación electrónica (original) y documentación física (copia) sin
excepción debe llegar al área de recepción (Bandeja de Recepción).
2. Los documentos electrónicos (original) y documentos físicos (copia) recibidos de
las diferentes unidades deben ser distribuidos a las diferentes áreas del
Departamento de Contabilidad Fiscal el día que se generen y en fechas
posteriores.
3. Se recibirán de las diferentes unidades los documentos electrónicos (original) y
documentos físicos (copia) durante la jornada laboral para así evitar acumularlos
para el final de la jornada.

 ÁREA DE PROGRMA DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN.


1. Todo documento electrónico (original) debe tener asignado un único asiento
contable y tiene un “tipo documento” (Código) específico para evitar confusión al
momento de realizar el registro del asiento contable.
2. Las devoluciones de documentos electrónicos (original) y documentos físicos
(copia) sólo se procesarán si están debidamente solicitadas por escrito por el Jefe
de la unidad solicitante.
3. El área de programa de Inversión y Funcionamiento del Departamento de
Contabilidad Fiscal deberá recibir el cierre los primeros cinco (5) días de cada mes
del Departamento de Programa de Inversión/Funcionamiento.

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NORMAS ESPECIFICAS

4. El área de programa de Inversión y Funcionamiento del Departamento de


Contabilidad Fiscal deberá recibir la certificación del pagado durante los primeros
cinco (5) días de cada mes de la Dirección de Tesorería.
5. Todos los asientos contables se rigen por la regla de Partida Doble.

 ÁREA DE BANCOS.
1. Todos los movimientos bancarios deben ser recibidos diariamente del área de
recepción.
2. Cada movimiento bancario debe traer anexo todos los soportes
correspondientes para su registro incluyendo en estos la justificación del mismo.
3. Al realizar traslados de fondos, se deben transcribir tanto la nota de débito y
crédito preferiblemente el mismo día ó en su defecto el día posterior al movimiento
financiero.
4. Las Renovaciones de Plazo Fijo se contabilizan a través de un “Documento
Manual” en el sistema.
5. El área de Bancos del Departamento de Contabilidad Fiscal deberá recibir al
final de cada mes el reporte “Cheques en Custodia” y el “Acta de Arqueo” de la
Dirección de Tesorería. Los saldos de la cuenta “Cheques en Custodia” se
actualizarán mensualmente mediante un “Documento Manual” (Excel); en base a
los montos de los referidos reportes.

 ÁREA DE INGRESOS.
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NORMAS ESPECIFICAS

1. Toda liquidación y recaudación de Ingreso deben estar cargados al sistema


Kerux de acuerdo al tipo de documento (Código) que corresponda.
2. Una vez que el movimiento de ingresos llega a status de fin en el modulo de
contabilidad, y se requiere la devolución del mismo; debe ser solicitado por escrito
y firmado por el Jefe de la unidad interesada en dicha devolución.
3. El documento que llega por el sistema Kerux para la contabilización del ingreso
recaudado debe incluir en la referencia el número de identificación del documento
(IDOC) del ingreso liquidado, así como también debe coincidir el concepto de
ambos, para que se establezca la relación entre el liquidado y el recaudado.
4. Toda recaudación se contabiliza cuando se tenga el documento físico (copia) de
la misma.
5. Los Créditos Adicionales se contabilizan de forma manual, previa recepción de
la copia de la Resolución y Decretos respectivos, registrados presupuestariamente
en el mes en referencia.

 ÁREA DE BIENES (MUEBLES E INMUEBLES).


11 El encargado del área de Bienes deberá recibir la información de la
incorporación y desincorporación de bienes para su contabilización los primeros
ocho (8) días de cada mes.
11 El registro para la incorporación y desincorporación de bienes tendrá como
soporte la relación mensual enviada por el Departamento de Bienes Estadales.
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NORMAS ESPECIFICAS

11 El área de Bienes del Departamento de Contabilidad Fiscal recibe el formulario


(BM-2) para su registro contable del Departamento de Bienes Estadales (cuando
existan movimientos de desincorporación por falta de bienes).

 ÁREA DE FONDOS A TERCEROS.


1. Los soportes que debe llevar el Reporte “Libro de Banco” al ser entregado al área
de Fondos a Terceros son:
 Depósitos Bancarios correspondientes.
 Notas de Débito y oficio.
 Notas de Crédito y oficio.
 Cheques Anulados.
2. Se recibirán los memorandos de nómina una vez emitidas las órdenes de pago.
3. Para realizar el registro contable de las retenciones se requiere como soporte el
memorando de la nómina y el depósito bancario respectivo.

 ÁREA DE SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A ENTES EXTERNOS.


1. Esta área es la encargada de atender los requerimientos externos de
información relacionada con las ejecuciones del gasto y de los ingresos y cualquier
otra información solicitada por los órganos controladores.
2. La información estará sustentada en el contenido de las Ejecuciones Financieras
y Presupuestarias y en los Estados Financieros.

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NORMAS ESPECIFICAS

3. Mensualmente debe emitirse información relacionada con las ingresos y gastos


a los organismos descritos a continuación:
 Ministerio de Finanzas
 Instituto Nacional de Estadísticas
 Banco Central de Venezuela.

4. Al cierre contable de cada mes, se debe elaborar el cuadro “Existencias del


Tesoro”, dado por la diferencia existente entre los ingresos y gastos del período en
referencia.

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