Bagi Anda yang bekerja di perusahaan besar, job description atau uraian jabatan adalah sesuatu yang sudah

lazim. Tidak perlu dibantah lagi, job description sangat diperlukan. Job description yang lengkap akan sangat membantu dalam proses seleksi, training, penilaian kinerja dan perencanaan kompensasi. Tanpa job description, bagaimana Anda bisa melakukan penilaian yang akurat dan adil bagi karyawan? Berdasarkan kriteria apa Anda menilai karyawan Anda, bila apa yang diharapkan dari dia tidak jelas? Namun, masih ada perusahaan, khususnya yang beskala kecil (dengan karyawan tak lebih dari 50 orang), yang tidak membuat job description untuk karyawannya dengan berbagai alasan. Memang tidak mudah membuat job description yang baik, terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang sifatnya baru, yakni yang hanya ada di perusahaan tertentu. Atau, karena sedikitnya jumlah karyawan, maka karyawan dituntut untuk memegang berbagai tanggung jawab yang berbeda. Dengan berbagai alasan ini, maka perusahaan tersebut tidak membuat job description untuk posisi-posisi yang ada di dalam perusahaan. Sesungguhnya, membuat job description mungkin tidak sesulit yang Anda bayangkan. Tulisan ini mencoba membantu Anda membuat job description. Meskipun uraian jabatan yang Anda buat tidak seratus persen akurat untuk posisi di perusahaan Anda, namun setidaknya Anda dan karyawan Anda mempunyai pegangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan, dan melakukan penilaian. Analisis Jabatan Untuk membuat job description, pertama kali yang perlu dilakukan adalah analisis jabatan. Ini adalah proses menganalisis sebuah posisi/jabatan dan mengumpulkan informasi selengkap-lengkapnya untuk membuat job description. Proses pengumpulan informasi itu biasanya melalui wawancara dengan karyawan, mengamati karyawan dalam mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, meminta karyawan mengisi kuesioner dan lembar kerja, dan mengumpulkan informasi tentang posisi/jabatan tersebut dari sumber-sumber sekunder (buku, internet). Setelah semua informasi terkumpul, si analis menuliskan hasil analisis tersebut dan melakukan review bersama karyawan pemegang posisi/jabatan tersebut. Dokumen itu kemudian dipresentasikan kepada supervisor si karyawan untuk review lebih lanjut (sering si supervisor ini sendiri adalah si analis). Supervisor bisa menambah, menghapus, atau mengubah tanggung jawab, pengetahuan dan skill yang diperlukan, dan juga karakteristik yang lain. Setelah mendapat persetujuan dari supervisor, maka dokumen itu pun diteruskan kepada level yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan terakhir. Setelah itu maka perusahaan dapat mempersiapkan sebuah dokumen job description untuk posisi/jabatan tersebut yang ditandatangani secara resmi.

pada hari libur dan akhir pekan seperti yang disyaratkan oleh pekerjaan tertentu. Nama jabatan 2. Penulisan Job Description 1. -Perlu juga diingat bahwa masukan dari karyawan penting. -Karyawan perlu fokus pada fakta saja --tidak melebih-lebihkan dan tidak merendahkan kemampuan dan pengetahuan yang diperlukan untuk pekerjaan. Bisa juga ditambahkan Indikator Keberhasilan. tidak relevan dalam hal ini. Tugas dan tanggung jawab 7. Atasan langsung 4. Analis hanya ingin mengetahui mengenai pekerjaan si karyawan. -Jangan mencampurkan dengan hal lain. Bawahan langsung 5. Pengetahuan. tidak akan ada pengurangan gaji atau posisi tertentu yang akan dihilangkan. keluhan-keluhan. Ringkasan pekerjaan 6. Laporan yang harus dibuat. oleh karena si sekretaris dianggap dapat menyelesaikan penghitungan tersebut dengan sempurna.Peran Karyawan Karyawan memegang peran yang sangat penting dalam proses ini. Si analis bisa jadi mengusulkan perubahan dalam nama jabatan atau penyesuaian lain. Beberapa saran di bawah ini bisa digunakan untuk membantu karyawan dalam proses analisis jabatan: -Karyawan perlu menyisihkan waktu untuk memikirkan tugas dan tanggung jawab sehari-harinya. Atau pada kesempatan lain. -Ingatlah juga bahwa tidak ada konsekuensi yang buruk dari proses analisis jabatan. seorang sekretaris department SDM yang tentunya memiliki tugas menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi. -Karyawan perlu menjelaskan persepsi dia sendiri mengenai konsep posisi yang dipegangnya. tiba-tiba dimintakan bantuan untuk membantu menyelesaikan perhitungan cuti disebabkan dia yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan ini mengundurkan diri secara mendadak. tapi keputusan manajemen menentukan batasan-batasan dalam sebuah posisi. Contoh: bersedia bekerja lembur. maka ia tetap diminta untuk melakukan penghitungan tersebut. tapi hal ini terpulang pada keputusan manajemen. Buatlah catatan atau buku harian untuk merekam aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan Anda. Karena si sekretaris mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan sangat baik sementara pengganti dari karyawan yang mengundurkan diri tersebut belum didapatkan maka pekerjaan tersebut tetap dilakukan oleh si sekretaris. Pengalaman yang diperlukan 9. keterampilan dan kemampuan yang diperlukan 8. maka dapatlah dikatakan bahwa pekerjaan penghitungan tersebut . Misalnya. sehingga berbicara mengenai kinerja. hubungan dengan karyawan lain. Tingkat jabatan 3. Hingga kemudian si pengganti didapatkan. serta karakteristik yang lain. dan Wewenang dalam posisi tersebut. gaji. Persyaratan khusus (bila ada). Padahal jika kita meninjau kembali bobot pekerjaan tersebut.

tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan. Pihak SDM hendaklah sesegera mungkin merumuskan Job Description dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut. pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki ataupun pengalaman kerja yang dimilki. Serta pengembangan untuk setiap jabatan dapat dilakukan dengan lebih baik. dalam hal ini mereka yang menangani job analysis perlu memiliki uraian tugas dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut. Bagaimana memulai menentukan job description untuk suatu jabatan? Pertama-tama haruslah diidentifikasi apakah fungsi dan tujuan dari jabatan tersebut. Job Description akan menghindari terjadinya perbenturan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. kondisi pekerjaan. Di dalamnya terkandung nama jabatan. Apabila hal tersebut di atas terjadi berkali-kali dan terjadi di berbagai bagian. peralatan dan hubungan kerja yang digunakan. karyawan akan merasa diuntungkan oleh karena ia akan mengetahui dengan jelas batas . serta tuntutan yang diperlukan dari sebuah jabatan. Berkaitan dengan hal ini maka setiap jabatan pun harus memiliki spesifikasi. seorang staff resourcing memiliki fungsi untuk membantu supervisor resourcing dalam proses rekruitment. Dengan menentukan fungsi dari seorang staff resourcing tersebut maka jelas akan dipahami bahwa seorang staff resourcing tidak akan mengerjakan tugas-tugas dari seorang staff training. Hal ini tentunya akan berdampak kepada lajunya bisnis dari perusahaan tersebut yang secara tidak langsung juga akan berdampak kepada laba yang diperoleh perusahaan. Perusahaan. Apakah yang dimaksud dengan job description? Secara teori job description merupakan suatu uraian singkat tentang tugas. Selain itu juga aktivitas yang perlu dilakukan. maka hal ini akan menimbulkan suatu kerancuan dari setiap pekerjaan-pekerjaan yang ada. Adanya Job Description akan memudahkan pihak karyawan untuk menentukan bentuk training yang diperlukan. Bila kemudian dibutuhkan suatu perubahan atas sebuah Job Description. misalnya tuntutan pendidikan yang dimiliki si pengisi kerja. Gunanya Memiliki Job Description Adanya Job Description akan membuat pekerjaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dan efisien. maka haruslah segera dilakukan guna mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat. bentuk evaluasi yang harus dilakukan serta jenjang karir bagi setiap jabatan. Untuk menghindari terjadinya kerancuan tersebut di atas maka pihak SDM. Hal ini juga dapat dibantu dengan mengadakan interview kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang aktual. Di lain pihak. Hal ini untuk menghidari adanya perbedaan pendapat antara karyawan dan pihak management tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Sebagai contoh.sama sekali tidak memiliki hubungan dengan pekerjaan sebagai seorang sekretaris. atau spesifikasi personal pemegang jabatannya. Uraian tugas inilah atau yang biasanya disebut job description yang kelak akan mengatur jalannya aktifitas dari setiap karyawan tanpa terkecuali dari jabatan yang paling rendah hingga jabatan yang tertinggi. dalam hal ini SDM perlu menganalisa setiap jabatan yang ada.

Apakah juga ia telah mencapai tujuan yangtelah dicantumkan dalam Job Descriptionnya.wewenang yang dimilikinya supaya tidak tumpang tindih dengan rekan kerjanya yang lain. mulailah merumuskan Job Description ada untuk kepentingan diri Anda dan perusahaan. lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan bawahannya. . Adanya Job Descriptionjuga akan membuat evaluasi kerja menjadi lebih terarah. Evaluasi kerja tahunan dapat dilakukan sebagai penilaian apakah si karyawan telah dapat menjalankan Job Descriptionnya dengan benar. Hal ini tentunya akan berpengaruh kepada kompensasi yang diterima karyawan. Bagi pekerja baru. adanya Job Description akan membuat ia dapat memiliki gambaran yang baik tentang pekerjaannya serta memiliki alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang yang lebih terarah. Di dalam penyusunan Job Description juga hendaknya ditentukan apakah yang menjadi tugas utama serta tugas tambahan dari suatu jabatan. Jika demikian. Jangan sampai karena merasa sudah menjadi atasan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful