Kako napisati poslovno pismo

Osnovni elementi Zaglavlje/adresant Datum Adresat Predmet Uvodni pozdrav Tekst Završni pozdrav Ime i prezime i potpis Prilozi Poslovno pismo osnovni je vid komunikacije u savremenom poslovanju, čija je svrha da čitaocu pruži određenu informaciju. Iako poslovno pismo po pravilu služi za komunikaciju između dve različite kompanije, kada god želite da imate trajnu zabelešku o tome da ste nekom poslali neku informaciju, odlučite se za pisanje poslovnog pisma. Ova vrsta dokumenta ima veoma jasno i precizno definisanu strukturu koja ne trpi odstupanja. Prvo, i najvažnije, primaocu poslovnog pisma mora odmah biti jasno uočljivo ko mu piše. Dakle, u vrhu stranice, zaglavlju, pišu se osnovni podaci pošiljaoca – adresanta. Preduzeća naravno imaju svoje memorandume u kojima se nalaze ovi podaci. Ukoliko je reč o individualnom poslovnom pismu, u zaglavlju stoje osnovni podaci o pošiljaocu – ime, prezime, adresa, kontakt telefon (pravilo o broju mobilnog telefona primenjuje se i u ovom slučaju), e-mail. Sledeću celinu predstavljaju podaci o primaocu. Dakle, naziv kompanije, odnosno ime, prezime i adresa primaoca. Ukoliko znate ime i perezime primaoca, pravila lepog ponašanja vezana za ovaj vid poslovne korespondencije nalažu da se uz ime i prezime navedu i podaci o funkciji/zvanju osobe kojoj se obraćate. Ispod adresnih podataka primaoca navodi se mesto i vreme pisanja pisma. Datum se piše arapskim brojkama, bez nule ispred jednocifrenih brojeva, sa tačkom iza. Nakon datuma piše se puno ime meseca, pa onda godina sa četiri cifre i tačkom. Nakon datuma slanja pisma, navodi se predmet pisma, odnosno kratak i jasan opis sadržaja pisma (npr. Predmet: Ponuda) Primaoca pisma oslovljavajte u skladu sa pravilom – ako je primalac poznat, pismo započinjete rečima „Poštovani gospodine/gospođo Petrović”. Ukoliko ne znate ime i prezime adresanta, pismo počinjete samo frazom „Poštovani”. Prvi pasus Vašeg poslovnog pisma treba da sadrži jasnu i preciznu informaciju o razlozima Vašeg obraćanja adresatu. Ostali deo teksta treba da se odnosi isključivo na predmet Vašeg pisma. Informacije treba da su kratke, stil pisanja jasan i sažet. Posebnu pažnju obratite na pravopis. Poslednji pasus, pre pozdrava, služi da iznesete svoja očekivanja u vezi sa predmetom Vašeg pisma. Na kraju, naravno, pozdrav. Opet formalan – „S poštovanjem” ,

Podaci po se ovde mogu ispisati u sredini strane. sve dok ne narušavate jasnost odvajanja pasusa. sadržajnost. kombinovana. nego se nastavljaju odmah jedan ispod drugog. zupčasta. Što se grafičkog izgleda stranice tiče. Veoma je važno da ne zaboravite da se na kraju pisma potpišete. mada ovo više i nije striktno pravilo. više će Vam odgovarati blok forma. Nasuprot prethodnoj. odnosno dokle god su svi neophodni elementi na broju i dokle god je na prvi pogled uočljivo ko piše kome. Vaš potpis. Raspored nekih elemenata malo možete i da menjate. I podaci primaoca i ostali delovi pisma takođe su poravnati sa osnovnim sadržajem pisma. kako bi se potpuno videli kroz prozorčić i kako biste omogućili poštaru da Vaše pismo dostavi na pravu adresu...„Srdačan pozdrav” i sl. to obavezno i navedite. taksativno pobrojano. Na kraju. kada je pisano i da li ga prati dodatna dokumentacija. obratite pažnju i da su naziv i adresa primaoca otkucani u desnom delu strane (kombinovana forma). dakle. Zupčasta forma se naziva još i "evropska. Slobodna forma. slobodna. ne veće od 12 tačaka. pod stavkom „Prilozi”. odnosno potpis pošiljaoca se stavlja u desnom delu strane. Ovo smo mi nazvali "slobodna forma". Što se tipografskih pravila tiče. ukoliko uz Vaše poslovno pismo šaljete i bilo kakvu prateću dokumentaciju. te se vizuelno dobija na dužini teksta. • • • • • Blok forma. Generalno nije neophodno da se u dlaku pridržavate svih pravila forme pisama. tako da više teksta može stati na jednu stranu. Kombinovana forma. za pisanje molbi i slično. Sa zupčastom formom štedite na prostoru. Blok forma je i pogodnija za kraća pisma. bez obzira za koju se formu odlučite. poput naslova. obzirom na razmake koji se stavljaju. Pismo u ovoj formi se sastavlja isto kao u blok formi. osim što se podaci primaoca. u zupčastoj formi se pasusi ne razdvajaju redom razmaka. kao i potpis pošiljaoca stavljaju u desni deo deo strane. svečana" forma. i ovde važi preporuka da koristite standardne fontove. te se može koristiti pri obraćanju značajnim poslovnim partnerima. u savremenoj poslovnoj komunikaciji postoji više prihvaćenih oblika poslovnog pisma – blok forma. na kraju pisma. Pasusi se razlikuju po tome što se početak svakog od njih malo uvlači. Times New Roman ili Arial. No. Ukoliko je prozorčić koverte na levoj strani. Pisanje u blok formi prvenstveno podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni i da se između pasusa pravi red razmaka. ali i da obavezno otkucate svoje ime i prezime. koja je osnovna svrha pisma. Blok . navedeni elementi isti su za sve. Zupčasta forma. Kako odabrati formu? Ukoliko pismo šaljete u koverti koja ima prozorčić u desnom delu. preglednost i urednost pisma.

a šaljete ga poštom. rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font. Pismo ne mora da započinje oslovljavanjem adresata. Na kraju pisma se obavezno potpišite. možete i tamo naznačiti mesto i datum. a uz potpis otkucajte i puno ime i prezime.". tipa "Dragi gospodine XY" ili "Draga Sanja" i slično. telefon. međutim. srdačno Vas pozdravljam" i slično. a detaljnije ih predstavite u prilogu koji dostavljate. Pismo završite sa prigodnim pozdravima tipa "Uz poštovanje". i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje. oslovljavanje može biti neformalnije. Poslovna komunikacija treba da bude kratka i jasna. Ako pišete konkretnoj osobi. nego da sadrži samo naznaku predmeta pisma.. e-mejl. i da već u početku pisma bude vidljivo koja je svrha pisanja. organizacija. Ispod podataka o pošiljaocu se uvek naznačuju podaci adresata . Adresant ..pošiljalac pisma. U principu se piše u gornjem desnom uglu strane. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju. Adresat . obavezno to naznačite tako što ćete u donjem levom uglu strane napisati "Prilozi:" i ispod toga ih nabrojati pod crticama. Ovo obavezno naznačite u pismu.• • • • • • • • • • forma je poznata i kao "američka". Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. kao memorandum kompanije. Ukoliko imate potrebu da primaocu skrenete pažnju i na podatke kojih ima mnogo. Font. pa Vam ova određenja možda mogu pomoći da formu pisanja prilagodite geografskom poreklu primaoca. Mesto i datum pisanja. kompanija.naziv organizacije i eventualno ime osobe kojoj je pismo upućeno. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova. a maximum veličina fonta je 12. pismo započnite sa "Poštovani gospodine XY. ukratko ih spomenite u pismu. a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana. Na primer. stavite samo "Poštovani". Ispod predmeta se pravi jedan red razmaka i počinje prvi pasus pisma. koliko god je to moguće. Oslovljavanje primaoca. Potpis pošiljaoca. "Pozdravljam Vas u nadi da ćemo sarađivati na obostrano zadovoljstvo". web adresa ili drugi bitni podaci). adresa i mesto. . mi Vas sa poštovanjem pozdravljamo". U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja. Ukoliko već poznajete osobu kojo se obraćate i imate sa njom prisniji odnos. adresa i mesto. Dužina pisma. "Očekujući Vaš odgovor. Predmet." ili "Poštovana gospođo-ice XY. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu. Ukoliko ne znate ime osobe kojoj pišete. Prilozi. ili se mogu otkucati (naziv ili ime pošiljaoca. ako imate prostora u donjem levom uglu strane. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. " Predmet : Ponuda" Telo pisma i pozdrav. Ako uz pismo šaljete i dodatne dokumente. Koristite standardne fontove. u kratkom i jasnom opisu. faks. "Očekujući Vašu porudžbinu.).primalac pisma (osoba. postarajte se da stranice budu zaheftane.

Arial i Times New Roman su možda najprimereniji za ovakva pisma.Saveti i uputstva . u skladu sa sadržinom i svrhom pisma. pišu se u levom delu strane. U poslednjem pasusu se obično iznose očekivanja za neku dalju akciju po pitanju teme Vašeg pisma. Blok forma. Adresat . Ako ne znate ime te osobe.). Koristite standardne fontove. Ako pošaljete pismo u nekom od nestandardnih fontova. Jezik. a ispod potpisa otkucajte i puno ime i prezime. Oni mogu biti već biti uneti u zaglavlju. ili se otkucaju u gornjem desnom uglu strane (naziv organizacije. Telo pisma i prilozi. to naznačite u posebnom pasusu. Poslovna pisma u principu ne treba da prelaze jednu stranu i treba da budu kratka i jasna. e-mejl. drugi podaci po potrebi . Stvaljaju se u gornji desni ugao strane. rizikujete mogućnost da primalac neće moći da ga pročita pošto nema taj font.primalac pisma. počnite sa "Dear Sir" ili "Dear Madam" ili sa "Dear Sir or Madam" ako ne znate kog pola je osoba kojoj pišete. Ako znate ime osobe kojoj pišete. U prvom pasusu kratko i jasno iznesite razlog svog pisanja. Na kraju pisma se obavezno potpišite.Kako napisati formalno (poslovno) pismo na engleskom • • • • • • • • • • • Adresant . i ukoliko je potrebno i funkciju ili zvanje. međusobno poravnati u odnosu na levu marginu i da se pasusi odvajaju sa jednim praznim redom. Stil pisanja treba da bude formalan. web adresa. Pozdrav. Potpis pošiljaoca.pošiljalac pisma. Ukoliko pišete u ime firme/organizacije. adresa i mesto. a završava se pozdravom.telefon. odmah ispod podataka o pošiljaocu. a u ostatku pisma dajte relevante informacije o temi Vašeg pisma. završite sa "Yours faithfully". adresa i mesto.. Podaci pošiljaoca se uvek prvi naznačuju u pismu. Font.naziv organizacije i eventualno ime konkretne osobe (ili samo funkcija) kojoj je pismo upućeno.. a maximum veličina fonta je 12. Počeci pasusa se ne uvlače. počnite pismo sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime". nemojte ovde stavljati Vaše lično ime. Ako ste počeli sa "Dear Sir" ili "Dear Madam". završite ga sa "Yours sincerely". Nemojte koristiti skraćenice (na primer. Ako ste pismo počeli sa "Dear Mr/Mrs/Miss/Ms + prezime". Pisma na engleskom jeziku se pišu u blok formi. što znači da su svi delovi teksta (osim podataka o pošiljaocu i mesta i datuma pisanja). faks. Ukoliko uz pismo prilažete neka dokumenta. Oslovljavanje primaoca. . Dužina pisma. pogotovo ako pismo šaljete e-mejlom. Mesto i datum pisanja. Podaci adresata . Ovo obavezno naznačite u pismu. a šaljete ga poštom. Ukoliko Vaše pismo ipak ima više strana. postarajte se da stranice budu zaheftane. kao memorandum kompanije. napišite "do not" umesto "don't").

Pomenite njihove kvalifikacije. Sačuvajte kontakt. Ukoliko to nije izričito neophodno. Dovoljno je što odbijate nekoga.Saveti i uputstva . Napišite nešto pozitivno o kandidatu. iskustvo ili. Ovim pokazujete da ipak imate poštovanja i time im ukazujete malu pažnju. Izostavite bilo kakve emocionalne izlive . Završite pismo "Sa poštovanjem" i otkucajte svoje puno ime i prezime i funkciju. Isti principi se primenjuju i ukoliko Vi odbijate posao.pozitivne ili negativne. Poželite im uspeh u daljoj karijeri/radu. Zahvalite se za njihovo uloženo vreme i interesovanje. seminar. Istaknite da je razlog odbijanja to što ste našli kandidate sa kvalifikacijama koje su bile više odgovarajuće. nemojte ga potpisivati rukom. .Potpis. odnosno da je konkurencija bila jaka. Obratite se osobi po imenu ili prezimenu. učešće u nekom programu i slično. barem. konferenciju ili druge konkurse. sa zaglavljem. • • • • • • • • Nemojte biti neprijatni i suviše kritični. Ovako možete stvoriti korisnu bazu ljudi za buduće aktivnosti. naznačite da ćete sačuvati njihov kontakt u slučaju da se otvore konkursi koji više odgovaraju njihovom profilu. stvarati odbojnost ili neprijatelje. entuzijazam i motivisanost. Pismo treba da bude kratko i jasno. Pismo otkucajte na zvaničnom formularu. Budite zvanični i sažeti. Zahvalite se što su konkurisali za posao ili program. ne morate mu još pogoršavati stvari. Ukoliko ima potrebe.Kako napisati pismo odbijanja Ovi saveti su pisani u obliku odbijanja kandidata za posao.

org. Razumljivost. ako je baš potrebno. naznačite njihovo ime na obaveštenju. Na primer. Ali obratite pažnju da imate tačne podatke. ostavite za kraj. morate imati kontakte medija.da biste znali kome da pošaljete obaveštenje. da bude jasno i ne previše dugačko. I novinari se vremenom smenjuju i deluje vrlo neprofesionalno da obaveštenje naslovite na nekoga ko više tu ne radi ili je sad na drugoj rubrici. Obično se ova obaveštenja šalju faksom a u poslednje vreme polako i mejl više ulazi u upotrebu. Ako nemate dobre kontakte u medijima. Ako imate kontakte u medijima. to se ne vidi).mediacenter.. Nemojte prenatrpavati obaveštenje .kako biste bili fer prema svim medijima. Utvrdite prvo koji primaoci informacija su Vaša ciljna grupa i onda izaberite medije koji dopiru do te grupe ljudi.Saveti i uputstva . dnevnim novinama i nedeljniku koji izlazi tek za 5-6 dana. Razmislite i da li je Vaše obaveštenje interesantno samo "dnevnim" medijima ili na primer i nedeljnim časopisima. obaveštenje bi trebalo svima da pruža istu informaciju odnosno sve bitne sadržaje.obratite pažnju na ove rokove. Počnite od najbitnijih informacija a one nevažne izostavite ili. specijalizovani. možda će vaša vest za taj nedeljnik već biti bajata.yu Kojim medijima i novinarima slati obaveštenje? Ovo zavisi od onoga što predstavljate u obaveštenju. za sledeću nedelju će to već možda biti bajata vest.za to izdanje. Stavite datum . Nedeljni mediji npr. poznajete novinare koji se bave upravo tim temama o kojima Vi želite da ih obavestite.. Istaknite ono što je tom mediju zanimljivo . konciznost . Ali. Ako pošaljete u isto vreme obaveštenje i npr. za neke medije možete malo menjati strukturu obaveštenja pa u prvi plan istaći ono što će im najviše privući pažnju. obaveštenje pošaljite na desk-redakciju i oni će ga već proslediti odgovarajućoj osobi. se finaliziraju i idu u štampu obično 2-3 dana pre izlaženja i ako Vaše obaveštenje zakasni. potražite ih na sajtu Medija centra http://www. Ako nemate sopstveni adresar ili kontakte u medijima.Kako napisati obaveštenje za medije Adresar medija . Rokovi za slanje obaveštenja . istaknite to bolje u primerku koji šaljete lokalnom mediju. To mogu biti nacionalni mediji.obaveštenje treba da pruža bitne informacije. ako u Vašem obaveštenju postoji nešto što je od lokalnog karaktera. lokalni. Treba odmah da se vidi šta je tema tog obaveštenja (samo iz naslova "Obaveštenje za medije". prema potrebi.istaknite datum izdavanja obaveštenja kako bi bilo jasno da je vest aktuelna.

Naznačite koja je Vaša funkcija/pozicija.nepotrebnim podacima i objašnjenjima.ako citirate neku osobu iz svoje organizacije/kompanije. izbegnite ovu grešku u nazivu.ako tema obaveštenja zavređuje dobru fotografiju.ako pozivate novinare na konferenciju. Po pitanju forme. za pisanje obaveštenja uglavnom važe osnovna pravila pisanja formalnog pisma. Fotografija . neki novinari će radije sami da fotografišu šta je potrebno nego da koriste fotografiju koja je poslata svim medijima. I sebi i njima štedite i vreme i novac. ostavite svoje kontakt podatke kako bi Vas mogli kontaktirati. insistira da se objavi ili traži da se novinski tekst objavi bukvalno kao prepisano obaveštenje. onda je i obezbedite. Mada. Ostavite svoje kontakt podatke . Konferencija za štampu . Deluje vrlo neprofesionalno kada PR posle slanja obaveštenja zove novinare da pita zašto obaveštenje nije objavljeno. To je za novinare i javnost mnogo interesantnije nego izjava potparola ili PR-a. Time samo otežavate čitanje i razumevanje teksta i komplikujete novinarima život jer oni rade po kratkim rokovima i uglavnom nisu raspoloženi da čitaju Vaše romane. Citati . neka to bude neki od viših funkcionera. odnosno ako sve što imate da kažete može lepo da stane i u jedno obaveštenje za novinare.u slučaju da novinara zanimaju još neke dodatne informacije.svaki medij ima svoju uređivačku politiku i na njima je da odluče da li će neku vest objaviti ili ne i kako će je obraditi. Nemojte pritiskati novinare . Ne zovete valjda na konferenciju samo novinare iz štampanih medija? Konferenciju nemojte sazivati bez doborog razloga. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful